Access 2013 - Yrd.Doç.Dr. Altan MESUT

Access 2013
Dış Veri ve Veritabanı Araçları
Hazırlayan: Yrd. Doç. Dr. Altan MESUT
DIŞ VERİ
• DIŞ VERİ sekmesi kullanılarak başka veritabanlarından,
Excel'den, metin veya XML dosyalarından veri alışverişi
yapılabilir.
• İçeri Aktar ve Bağlantı Oluştur grubu içinde yer alan
simgeler kullanılarak başka kaynaklardan veri alınabilir,
Dışarı Aktar grubu içinde yer alan simgelerle de Access
tablolarından başka kaynaklara veri aktarımı yapılabilir.
• İçeri aktarma verinin kopyalanması anlamına gelirken,
bağlantı oluşturma ise Access'te veriler üzerinde
değişiklik yaptığımızda aslında bağlanılan kaynak
üzerinde değişiklik yaptığımız anlamına gelir.
Excel'den veri alma
• Öğrencilerinin staj bilgilerinin saklı olduğu aşağıdaki
gibi bir Excel tablomuz olduğunu düşünelim.
• Bu verileri Access'te Stajlar tablosuna aktarmak için
izleyeceğimiz adımlar ilerleyen slaytlarda verilmiştir.
1
3
2
4
Bu seçeneği kaldırırsanız ilk satırda yer alan
ÖğrenciNo, Staj Yeri, … gibi bilgiler Access'te o
alanların etiketi yapılmaz, ilk kaydın verisi yapılır.
1
2
Bu adımda her alan için
otomatik olarak belirlenen
veri türünü değiştirebiliriz.
1
3
Bu adımda birincil anahtar olarak
yeni bir alanın eklenmesine,
ÖğrenciNo alanının kullanılmasına
veya birincil anahtar olmamasına
karar verebiliriz.
Eğer yaratılacak olan tabloda öğrencinin
başka staj kaydı da olabilecekse (öğrenci
mezun olabilmek için 1'den çok staj
yapmalıysa) birincil anahtar ÖğrenciNo
olamaz, yeni bir alan olmalıdır.
1
Bu adımda tablonun ismini belirliyoruz
Eğer daha önceki adımlarda Son düğmesine
tıklasaydık varsayılan değerler ile ve tablo
adı olarak Excel'deki sayfa adını kullanarak
(örneğin Sayfa1) tablomuz oluşturulacaktı.
1
Bu seçenek seçilirse sihirbazın tüm adımlarında belirlediğimiz
değişiklikler kaydedilecek ve ilerde bu adımlar ile uğraşmadan
hızlıca aynı Excel dosyasından aynı şekilde verileri aktarabileceğiz.
1
Stajlar Tablosu
• Oluşturulan Stajlar tablosunda birincil anahtar olan
Kimlik alanının ismini StajNo olarak değiştirebiliriz.
• İleride Excel'de yapılan değişiklikleri yine Access'e
aktarmak istersek Kaydedilen İçeri Aktarmalar
seçeneği ile hızlıca gerçekleştirebiliriz.
2
Bu adımda Evet tıklandığında Stajlar tablosu üzerinde yaptığınız
değişiklikler yok olacaktır (Kimlik alanının ismini StajNo olarak
değiştirdiyseniz bu adımdan sonra yine Kimlik olacaktır).
1
1
Eğer ikinci seçeneği seçseydik Excel'deki veriler varolan bir tabloya eklenirdi (tablodaki
diğer veriler silinmeden). Üçüncü seçenek ise Excel ile bağlantı kurar (Access üzerinde
değişiklik yapılamaz ama Excel'de yapılan değişiklikler Access'e yansıtılır)
2
Bu adımda İleri tıklanırsa bağlantının isminin
değiştirileceği son adıma geçilir. Son tıklanırsa
bağlantının ismi Excel'deki sayfanın ismi ile aynı olur.
• Excel ile tablo bağlantısı kurduğumuz için Bağlı Tablo
Yöneticisi seçeneği aktif hale geldi. Bu seçeneği
kullanarak bağlı tabloların Excel'den değiştirilmiş son
hallerini Access'e güncelleyebiliriz. Bu seçeneği
kullanmasak ta bağlı tablo açıldığında son hali getirilir
yada F5 tuşu ile güncellenebilir.
• Access'te bağlı tablo açıkken Excel sayfası salt okunur
olarak açılabilir (Excel'den de değişiklik yapılamaz)
• ODBC Veritabanı Access haricindeki veritabanlarından
veri alabilmek için kullanılan seçenektir. Metin türü ve
XML türü dosyalardan veri alabilmenin yanısıra, Diğer
seçeneği kullanılarak SharePoint, Outlook ve HTML gibi
farklı veri kaynaklarından da veri elde edilebilir.
Dersler tablosu seçili iken Excel seçeneğine
tıkladığımız için Belgelerim altında
Dersler.xlsx dosyası varsayılan olarak seçilir.
İstersek dosyanın adını değiştirebilir,
varolan bir Excel dosyasını seçerek yeni bir
sayfa olarak eklenmesini de sağlayabiliriz.
İlk seçenek seçildiğinde
altındaki seçenekler de
aktif hale gelir. Son
seçeneğin aktif olması
için tablonun açık ve
bazı kayıtların seçili
olması da gereklidir.
Örnek: Seçili
olan bölümün
aktarılması
Notlar tablosunda
yandaki gibi bir
seçim yaptıktan
sonra, önceki slaytta
yer alan ilk ve son
seçenekleri seçersek
Excel'e aktarılan
veriler alt resimdeki
gibi olacaktır.
Örnek: Metin Dosyasına Aktarma
Eğer önceki örneği Excel değil de Metin Dosyası seçerek yapsaydık
aşağıdaki gibi bir çıktı oluşurdu:
----------------------------------------------------------------------------------------|
ÖğrenciNo
|
DersKodu
|
DersYılı
|
Vize1
|
Vize2
|
----------------------------------------------------------------------------------------|
1010302022 | BİL117
| 2013-2014
|
60
|
70
|
----------------------------------------------------------------------------------------|
1010302022 | BİL118
| 2013-2014
|
70
|
75
|
----------------------------------------------------------------------------------------|
1010302022 | FİZ103
| 2013-2014
|
80
|
75
|
----------------------------------------------------------------------------------------|
1010302022 | FİZ104
| 2013-2014
|
65
|
74
|
----------------------------------------------------------------------------------------|
1010302045 | BİL118
| 2013-2014
|
73
|
60
|
----------------------------------------------------------------------------------------|
1010302045 | FİZ104
| 2013-2014
|
60
|
60
|
----------------------------------------------------------------------------------------|
1010302045 | MAT102
| 2013-2014
|
65
|
64
|
----------------------------------------------------------------------------------------|
1010302055 | BİL118
| 2013-2014
|
55
|
34
|
----------------------------------------------------------------------------------------|
1010302055 | MAT102
| 2013-2014
|
73
|
78
|
----------------------------------------------------------------------------------------|
1010302055 | TD101
| 2013-2014
|
65
|
64
|
----------------------------------------------------------------------------------------|
1010302092 | BİL118
| 2013-2014
|
65
|
64
|
-----------------------------------------------------------------------------------------
ÖğrenciNo sütununun sağa, DersKodu ve DersYılı sütunlarının sola,
diğerlerinin ortaya hizalı olması, Access'te de bu şekilde olmasından
kaynaklanıyor (biçimlendirme ve düzen ile dışarı aktar seçildiği için).
Metin Dosyasına Aktarmada Verileri biçimlendirme ve
düzen ile dışarı aktar seçilmeseydi:
1
Alan ayırma karakteri olarak Noktalı Virgül yerine Virgül seçersek ondalıklı sayılarda
ayıraç simgesi olarak ta kullanıldığı için sonraki adımda sorun yaşayabiliriz (istersek
Diğer seçip yanındaki kutuya istediğimiz karakteri de girebiliriz).
1
Metin türü verilerin çift tırnak yerine tek tırnak
içinde veya tırnaksız saklanması için seçim
Son tıklandığında sihirbazın
başında seçilen dosyaya, bu
metin kutusundaki biçimde
veriler yazılır. İleri tıklanırsa
dosya isminin değiştirilebileceği
bir adım daha görüntülenir.
2
E-posta ile Gönder seçeneği
seçildiğinde önce postaya ek
olarak ilave edilecek dosya
türü seçilir. Aşağıdan
tablonun tamamının mı,
yoksa seçilen kısmının mı
dosyaya ekleneceği belirlenir.
Tamam tıklanınca kullanılan
e-posta uygulamasında yeni
bir posta açılır ve oluşturulan
dosya bu postanın ekinde yer
alır.
Word ile Birleştir seçeneği
seçildiğinde Adres Mektup
Birleştirme Sihirbazı açılır.
Varolan bir Word belgesine
mi yoksa yeni bir Word
belgesine mi bağlanacağı
seçilir ve Tamam tıklanır.
Örnek: Eğer "adres" adında bir alana sahip olan Öğrenciler
tablosu seçili iken Word ile Birleştir seçeneğini tıkladıysanız,
seçtiğiniz Word dosyasının adres mektup birleştirme alıcı
listesine bu bilgiler otomatik olarak aktarılır.
VERİTABANI ARAÇLARI
• Access, çeşitli görevleri yerine getirmek için geçici, gizli nesneler
oluşturur. Bazen bu geçici nesneler silinse de veritabanı bu disk
alanını kullanmaya devam eder.
• Veritabanı dosyanız, geçici ve silinmiş nesnelerden kalanlarla
dolduğunda işlem performansı düşebilir: Nesneler yavaş açılabilir,
sorguların çalışması normalden uzun sürebilir, vs.
• Sıkıştırma yoluyla kullanılmayan alan ortadan kaldırılarak
veritabanı dosyanız küçültülür (gerçekte bir sıkıştırma işlemi
uygulanmaz).
• Kullanıcı verileri değiştirmeye başladığında ve ağ hizmeti kaybı gibi
bir sebepten dolayı değişiklik kesintiye uğradığında Access,
veritabanı dosyasını bozulmuş olarak işaretler.
• Bozulmuş bir veritabanı dosyasını açmaya çalıştığınızda, Access'in
dosyayı otomatik olarak onarmasına izin vermeniz istenir.
Bozulmuş bir veritabanı dosyasını onarmak ve açmak
için Veritabanını Sıkıştır ve Onar komutunu da kullanabilirsiniz.
• Access ortamında makrolar, veritabanınıza işlev eklemek
üzere kullanabileceğiniz basitleştirilmiş bir programlama dili
olarak kabul edilebilir.
• Örneğin form üzerindeki bir komut düğmesine bir makro
ekleyebilirsiniz, bu sayede söz konusu düğmenin her
tıklanışında bu makro çalıştırılabilir.
• Makrolar bir raporun açılması, bir sorgu işleminin
gerçekleştirilmesi veya veritabanının kapatılması gibi
görevleri yerine getiren eylemler içerir.
• Elle gerçekleştirdiğiniz çoğu veritabanı işlemi makrolar
sayesinde otomatik hale getirilip, zaman kazancı sağlanabilir.
• NOT: Dersin içeriğine dahil olmasa da, makrolar hakkında
daha fazla bilgi edinmek isteyen öğrenciler Access
programlamaya giriş bağlantısı üzerinden bilgi edinebilir.
• İlişkiler simgesinin kullanımından ilk Access dersinde
bahsedilmişti (Tablo oluşturulduktan sonra ilişkilerin
kurulması ile bilgi tutarlılığı sağlanabiliyordu).
• Nesne Bağımlılıkları simgesi ile seçili
nesneyi kullanan nesneler
görüntülenebilir (nesneler: tablo,
sorgu, form yada rapor).
• Yanda Dersler tablosunun nesne
bağımlılıkları gösterilmiştir. Eğer
Dersler tablosu silinirse tüm bu
nesneler etkilenir.
• Veritabanı Belgeleyicisi ile seçilen nesneler hakkında
detaylı bilgiye yazıcı çıktısı alınabilecek bir biçimde
ulaşılır (bak sonraki slayt).
• Performansı Çözümle ile yavaş çalışan sorgular üzerinde
iyileştirmeler yapılarak performans artışı sağlanabilir.
• Tabloyu Çözümle ile bir tabloda gereksiz tekrar eden
bilgiler varsa bulunur ve bu tabloda tekrarlı verileri
içeren alanlar farklı bir tabloya aktarılarak tekrarlar
önlenir (bu yöntem normalizasyon olarak bilinir).
• Örneğin Hocalar tablosu olmasaydı, Dersler tablosundaki
Hocası alanı birçok kere hocanın adını, soyadını ve ünvanını
tekrar edecekti. Bunun yerine hoca numarasını tekrar etmesi
daha az yer kaplar.
Veritabanı Belgeleyicisi ile İlişkilerin gösterimi
EK BİLGİLER
• Sonraki slaytlarda DOSYA menüsündeki Seçenekler
tıklanarak ulaşılan sayfada yapılabilecek bazı yazı
tipi ayarlarından bahsedilecek ve Internet bağlantısı
olduğu durumlarda seçilebilen çevrimiçi
şablonlardan bir örnek verilecek.
Bu kısımda veri sayfası görünümünde
kullanılan yazıtipinin boyutu, kalınlığı, altı
çizili olması ve italik olması ayarlanabilir.
Fakat yazı tipinin hangisi olacağı seçilemez.
z
Tabloların alanları
için varsayılan
alan türü ve alan
boyutları ayarlanır
Sorgu tasarımı için belirlenen
yazı tipi, aynı zamanda SQL
görünümünde de kullanılacaktır.
1
1
2
Veri tabanı açıldığı anda Öğrenci Listesi adında bir form
ile başlar. Form üzerinde veri girişi yapılabileceği gibi Yeni
tıklanarak Öğrenci Ayrıntıları formuna da gidilebilir.
1
2
Veli Bilgileri ve Acil Durum Bilgileri
sekmelerine de veri girişi yapılabilir.
İlk kayıt olan Ahmet Dursun Öğrenci Ayrıntıları formundan
girilmişti, diğer iki kayıt ise Öğrenci Listesi formunda yer
alan tablo üzerinden girildi. Sol tarafta bu iki form dışında
görünen Veliler Alt Formu ise aslında Öğrenci Ayrıntıları
formunda Veli Bilgileri sekmesi altında yer alan alt formdur.
Uygulama: Formlar üzerinden veri girişi yaptıktan sonra
diğer nesnelere de (2 tablo, 2 sorgu ve 8 rapor) göz atın.