Üniversiteler İçin Öğrenci Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Uygulaması

Üniversiteler İçin Öğrenci Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi
Uygulaması
Abdulkadir Yaldır1, Mehmet Ulaş Koyuncuoğlu2, Beyazıt Demir2
Pamukkale Üniversitesi, Yönetim Bilişim Sistemleri Bölümü
Pamukkale Üniversitesi, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
1
2
akyaldir@pau.edu.tr, ulas@pau.edu.tr, beyaz.dmr@gmail.com
Özet: Öğrenci toplulukları öğrencilerinin bilimsel, sosyal, kültürel, sportif ve sanatsal
etkinliklerini gerçekleştirmek amacıyla kurulan yapılardır. Pamukkale Üniversitesi için öğrenci
topluluklarının oluşturulması, topluluk üye, danışman ve yöneticilerinin belirlenmesi ve
topluluk etkinliklerinin düzenlenmesini sağlayan bir sistem geliştirilmiştir. Topluluk başkan ve
danışmanlarının birlikte yönetebileceği bu sistem; öğrenci üyelik başvurularının alınması,
üyeler ile yöneticiler arasında iletişimin sağlanması, topluluk etkinliklerinin planlanarak
duyurulması ve bilgilerin raporlanmasını sağlamaktadır. Öğrencilerin aktif faaliyet göstermek
istedikleri topluluklar birbirinden bağımsız etkinlikler düzenleyerek üniversite içinden ve
dışından birçok paydaşı bir araya getirebilmektedir. Toplulukların sistem üzerinde
oluşturulması ve bu topluluklara yönetici atanmasına, etkinlik taleplerinin yapılıp etkinliklerin
tamamlanmasının ardından değerlendirme formlarının ilgili idari birim yönetimine ulaştırılma
sına kadar olan tüm süreci kapsayan bir sistem tasarlanmış ve web tabanlı olarak uygulamaya
sunulmuştur. Bu bakımdan topluluk yönetimi bilgi sistemi Türkiye’de üniversiteler için
geliştirilen ilk topluluk yönetim sistemlerinden birisi olma özelliğini taşımaktadır. Geliştirilen
sistem diğer üniversiteler için parametrik olarak uyarlanabilir ve esnek bir şekilde uygulama
alanı yaratılabilir.
Anahtar Kelimeler: Üniversite Topluluk Yönetimi, Etkinlik Yönetimi, Yönetim Bilgi Sistemi
Student Union Management Information System Application for Universities
Abstract: Students unions are organizations established for performing the scientific, social,
cultural, sportive and artistic activities of students. A system that allows establishment of
student unions, determination of members, advisers and managers of the unions and
organization of union events is developed for Pamukkale University. This system, which can
be managed by the presidents and advisers of the unions, ensures taking membership
applications from students, establishes communications between the students and managers,
allows planning and notification of union events and reporting of the information. Unions,
where students would like to operate in an active way, may organize independent activities and
bring many stakeholders both inside and outside of the university together. A system that
covers the whole process from the establishment of unions on the system to assignment of
managers to these unions, from making event requests and to submission of assessment forms
to the relevant administrative unit management after the completion of the events is designed
and applied as web-based. In this context, union management information system is one of the
first union management system developed for universities in Turkey. Developed system may
be applied to other universities parametrically and a flexible application area may be created.
Keywords: University Union Management, Event Management, Management Information
System
1. Giriş
Pamukkale Üniversitesi (PAÜ) Sağlık,
Kültür ve Spor (SKS) Daire Başkanlığı
tarafından
öğrencilerin
ders
dışı
faaliyetlerinin düzenlenmesi; toplulukların
oluşturulması, topluluk üye/yöneticilerin
belirlenmesi ve etkinliklerin düzenlenmesini
sağlayacak bir sisteme ihtiyaç duyulmuştur.
Öncesinde manuel olarak yürütülen
yukarıdaki işlemlerin otomasyon ortamında
gerçekleştirilmesi amacıyla bir sistem
geliştirilmesine ve mevcut bilgi sistemleri
ile entegre edilmesine karar verilmiştir.
PAÜ SKS Daire Başkanlığı’nın topluluk
başkanları ve danışmanlar ile birlikte
yönetebileceği bu sistem; öğrenci üyelik
başvurularının
alınması,
üyeler
ile
yöneticiler arasındaki iletişimin sağlanması,
topluluk
etkinliklerinin
planlanarak
duyurulması ve bilgilerin raporlanmasını
sağlamaktadır.
Toplulukların sistem üzerinde oluşturulması
ve bu topluluklara yönetici atanmasına,
etkinlik taleplerinin yapılıp etkinliklerin
tamamlanmasının ardından değerlendirme
formlarının SKS Daire Başkanlığı’na
ulaştırılmasına kadar olan süreci kapsayan
bir sistem analiz ve tasarım çalışması
yapılmış ve ihtiyaç duyulan yazılım
geliştirilmiştir. Topluluk Yönetim Bilgi
Sistemi (TYBS) adını verdiğimiz bu yazılım
Pamukkale Üniversitesi Bilgi Sistemi olan
Pusula Bilgi Sistemi’ne entegre edilmiştir.
TYBS diğer üniversitelere de entegre
edilebilir olması için parametrik olarak
tasarlanmış ve geliştirilmiştir.
Geliştirilen TYBS dört temel kullanıcı
rolünün işlem yapabileceği bir sistemdir.
Bunlar: SKS Personel/Yönetici, Topluluk
Başkanı, Topluluk Danışmanı ve Topluluk
Üyeleridir.
SKS
Personel/Yönetici
kullanıcısı yetkileri dâhilinde sistem
üzerinden
topluluk
oluşturup,
bu
topluluklara topluluk başkanı ve danışmanı
atayabilmektedir. Gerektiği takdirde veya
talep
üzerine
bu
kullanıcıları
güncelleyebilmektedir. Aynı zamanda SKS
personeli topluluk üyelerinin ve yöneticilerinin
bilgilerini anlık ve yıllık bazda rapor halinde
istediği parametrelerle raporlayabilmektedir.
Topluluk Başkanı yöneticisi olduğu topluluğun
üyeleriyle iletişim kurabilmekte ve etkinlik
duyurusu yayınlayabilmektedir. Bu süreç
sırasıyla, topluluk danışmanı ve SKS biriminin
onayından geçen etkinliklerin oluşturulup
duyuru yapabilmesini kapsamaktadır. Topluluk
Danışmanı üyelik başvurularının kabulü/reddi,
üyelik silme ve etkinliklerin onaylanması
işlemlerini yapabilmektedir. Öğrenciler birden
fazla
topluluğa
üyelik
başvurusunda
bulunabilmektedirler.
Üyelik
başvurusu
aşamasında sistemde kayıtlı olan bilgiler kimlik
doğrulamasıyla
görüntülenmektedir.
Duyuruların ve etkinliklerin sistem üzerinden
takip edilmesi üyelere zaman açısından tasarruf
sağlamakta ve bu sayede etkinliklere gönüllü
olarak katkı yapabilmektedirler.
Çalışmanın
ikinci
bölümde,
kullanılan
teknolojiler olarak Telerik, LINQ, JQuery,
Twitter Bootstrap ve AmChart açıklanmıştır.
Üçüncü bölümde ise sistem tasarımı
kapsamında Genel Bakış Akış Diyagramına,
Veritabanı Modeline ve sistemden üretilen
önemli raporlara yer verilmiştir. Sonuç ve
öneriler bölümünde ise bu çalışma ile ilgili elde
edilen sonuçlara yer verilmiş olup, çalışmanın
eksik yönlerine ve geliştirilmesi için neler
yapılabileceğine dair bir takım önerilerde
bulunulmuştur.
2. Kullanılan Yazılım Teknolojileri
2.1. Telerik
Telerik platformu; web, hibrit ve zengin
kullanıcı arayüzü (User Interface-UI) araçları
ile güçlü bulut servisi entegrasyonu için
modüler bir platformdur. Bu, uçtan uca gelişme
ve proje yönetim çözümleri, uygulamanın her
bir adımı için servisler ve araçlar tarafından
sağlanır. Telerik platformuna AppBuilder,
Backend Service, Analytics ve Mobile Testing
entegre edilmektedir [1]. Bu da tasarım,
derleme, test, bağlantı, yayınlama ve
uygulamada karşılaşılan zorlukların çözümünde
yardımcı olmaktadır.
2.2. LINQ
LINQ, program ve veri arasındaki ilişkiyi
başka bir boyuta taşıyan devrimsel bir
programlama metodolojisidir. LINQ, bir
programlama arayüzü sunar. Genel olarak
programlama dillerine getirdiği eklentilerle
SQL benzeri tek bir söz dizimi ile farklı
tiplerdeki verilerin sorgulanmasını sağlar.
Programlama dilleri ile sorgu yazmak, tip
güvenli çalışma, ifadelerin otomatik olarak
tamamlanması
ve
IntelliSense
gibi
özelliklerle
geliştiricinin
üretkenliğini
artırmayı sağlar [2].
2.3. JQUERY
JQuery
aslında
bir
JavaScript
kütüphanesidir.
HTML
dokümanların
yönetiminde,
animasyon
oluşturmada,
etkileşimli
sayfaların
hazırlanmasında
kullanılan daha az kodla, daha etkin ve daha
çok iş yapılmasını sağlayan web etkileşimli
bir JavaScript kütüphanesidir. JQuery
uygulamalarından
faydalanmak
ve
uygulama geliştirmek için öncelikle bu
sistemin mevcut kütüphane dosyasını
oluşturacağımız
HTML
dokümanlara
eklememiz gerekir [3].
2.4. Twitter Bootstrap
Web uygulamalarını daha hızlı, modern bir
yapıyla oluşturulmasını sağlayan çok
kodlamanın hazırlanmış halidir. Twitter
Bootstrap
CSS
tarafından
LESS’i
kullanmakta ve CSS ve JS hazır halde
bulunmaktadır. Tasarım dilinde en çok
kullanılan
framework
uygulamasıdır.
Bootstrap GitHub tarafından açık kaynak
kod olarak geliştirilmekte ve HTML5’in
tüm
özelliklerini
desteklemektedir.
Bootstrap ile oluşturulmak istenen projeler
için özel olarak tasarlanmış JQuery
eklentileri de mevcuttur [4].
2.5. SQL Server Reporting Services
(SSRS)
Microsoft tarafından geliştirilen, SQL
Server’in bir bileşeni olarak gelen rapor
üretim aracıdır. Tasarımcılar tarafından
belirli bir formatta şeması oluşturulmuş
raporları veri seti ile bağlayarak görsel hale
getirir. Görüntülenmekte olan raporlar PDF,
Word, Excel, CSV, XML, JPG gibi formatlara
dönüştürülerek aktarılabilirler.
2.6. AmChart
İhtiyaca göre JavaScript/HTML5 destekli
grafikler oluşturmayı sağlayan JS grafik
kütüphanesidir. Grafikler modern, standartlara
uyumlu eşsiz işlevsellik ve performans sunar.
AmChart JS Kütüphanesi her türlü cihazda
çalışacak
şekilde
responsive
olarak
tasarlanmıştır. Grafikler JSON ya da
JavasScript API’si kullanılarak oluşturulabilir
[5].
2.7. Microsoft Visual Studio
Microsoft Visual Studio, Microsoft tarafından
geliştirilen tümleşik bir geliştirme ortamıdır
(IDE). Microsoft Windows, Windows Mobile,
Windows CE, .NET Framework, .NET
Compact Framework ve Microsoft Silverlight
tarafından desteklenen tüm platformlar için
yönetilen kod ile birlikte yerel kod ve Windows
Forms uygulamaları, web siteleri, web
uygulamaları ve web servisleri ile birlikte
konsol ve grafiksel kullanıcı arayüzü
uygulamaları geliştirmek için kullanılır [6].
2.8. ASP.NET
ASP.NET
web
uygulama
geliştirme
(framework) çatısıdır. Microsoft’un geliştirmiş
olduğu klasik ASP’nin üzerinde önemli
geliştirmeler
yapılarak
oluşturulmuştur.
ASP.NET modern bir teknolojidir ve web
sayfaları, web uygulamaları ve XML web
servisleri hazırlanmasına olanak sağlar.
ASP.NET programlama dili değildir [7].
2.9. SQL Server
SQL Server’ı iki tür veritabanı yönetmek için
kullanırız. Bunlar OLTP (Online Transaction
Processing) veritabanları ve OLAP (Online
Analytical Processing) veritabanları. Genel
olarak farklı client’lar network üzerinden
haberleşerek veritabanlarına erişirler. SQL
Server ile terabyte boyutundaki veritabanları
yönetilebilmektedir. Birden fazla sunucu
arasında Windows Clustering yaparak SQL
Server kullanılabilir [8].
3. Sistem Tasarımı
Proje, klasik yazılım geliştirme süreçleri
kapsamında kullanıcılarla görüşülerek ve
gerekli
yönetmelik
ve
yönergeler
incelenerek
analiz
çalışmaları
ile
başlamıştır. Analiz çalışmasını takip eden
tasarım çalışmaları ise kullanıcılarla yapılan
toplantılarda değerlendirilmiş ve son hali
üzerinden yazılım geliştirme aşamasına
geçilmiştir. Yazılım geliştirme aşaması
sonrasında ise tüm olası kullanıcı
davranışları ve veri türleri göz önünde
bulundurularak gerekli testler yapılmış ve
kullanıcılara görsel kullanım kılavuzu
niteliğinde eğitim videoları hazırlanmıştır.
Sistem Ağustos 2014 tarihinde gerekli
yetkilendirme ve entegrasyonları da
yapılarak yayına alınmış ve gerekli destek
PAÜ Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafında
verilmektedir.
Şekil 1’de Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi için
Genel Bakış Diyagramı verilmiştir. Buradan da
görüleceği üzere bir öğrenci sistem üzerinden
başvuruda bulunabilmekte ve daha önce yaptığı
topluluk
başvurularının
detaylarını
görüntüleyebilmektedir.
Aynı
zamanda
öğrencinin disiplin suçu varsa bu durum
topluluk başvuru detayında sistem üzerinden
takip edilebilmektedir. Sistemden öğrenciye
üyesi
olduğu
toplulukların
etkinlik
bilgilendirmeleri gelmekte, bu etkinliklerin
zaman ve yer bilgisi öğrenci tarafından etkinlik
çizelgelerinden takip edilebilmektedir.
Şekil 1’de tasarlanmış olan Genel Bakış
Diyagramında gösterilen işlemlerin yürütüldüğü
rollere ilişkin işlemler Şekil 2’te ayrıntılı olarak
belirtilmiştir.
- Etkinlik Onay
- Üye Onay
Öğrenci
- Etkinlik Bilgi
- Başvuru Detayları
- Öğrenci Disiplin Durumu
- Topluluk Başvurusu
-
0
Sistem
Topluluk Yönetim
Bilgi Sistemi
Topluluk Bilgileri
Etkinlik Başvuru Takvimi
Etkinlik Onay
Etkinlik Sonuç Onay
SKS Personeli
- Etkinlik İstek
- Etkinlik Listesi
- Üye Listesi
- Üye Başvurusu
Topluluk
Danışmanı
-
Etkinlik Talep
Etkinlik Sonuç Formu
Etkinlik Fotoğrafları
Üye Başvurusu
- Etkinlik Talep
- Etkinlik Sonuç Formu
- Etkinlik Fotoğrafları
Topluluk
Başkanı
Şekil 1: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Genel Bakış Diyagramı
Öğrenci
Topluluk Başkanı
- Topluluk Başvurusu
- Yeni Topluluk Talebi
- Etkinlik İzleme ve Katılma
- Üye İlk Onay İşlemleri
- Etkinlik İlk Formu/Fotoğraf İşlemleri
- Topluluk Bilgi Güncelleme
Topluluk Danışmanı
- Üye İkinci Onay İşlemleri
- Etkinlik İkinci Formu/Fotoğraf İşlemleri
- Topluluk Bilgi Güncelleme
SKS Personeli
-
Topluluk Oluşturma Talep Alma
Etkinlik Yönetimi/Onayı
Etkinlik Türü ve Yeri Tanımlama
Etkinlik, Üye Listesi Raporlama
Üye Arama, Disiplin Kontrolü
Şekil 2: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Rollere Göre İşlemler
Topluluk başkanı sistem üzerinden ilk
olarak öğrencilerin topluluk başvurularını
görmekte ve bu başvurular ilk olarak onun
onayından geçmektedir. Ayrıca topluluk
başkanı sistem üzerinden etkinlik talebinde
bulunabilmekte ve onaylanan etkinlikler
için etkinliğin tamamlanması durumunda
sisteme değerlendirme formunu ve etkinliğe
ilişkin fotoğrafları yükleyebilmektedir.
dosyaları
SKS
onaylamaktadır.
personeline
gitmeden
Topluluk danışmanı, topluluk başkanı
tarafından üye başvurusu onaylanan
öğrencilerin danışman onaylarını yapıp
üyeliklerini kabul etmektedir. Ayrıca
topluluk başkanı gibi etkinlik talebinde
bulunup, topluluk başkanının yüklediği
Uygulama için üçüncü normal form seviyesine
kadar normalize edilmiş ilişkisel bir veritabanı
modeli oluşturulmuştur. Oluşturulan veritabanı
modeli için Varlık-İlişki/Entity Relationship (ER) Diyagramı Şekil 3’te gösterilmiştir.
SKS personeli sistem üzerinden toplulukları
oluşturma, etkinlik takvimini belirleme, etkinlik
onaylama ve etkinlik sonuç onaylama
işlemlerini yürütmektedir. Ayrıca etkinlik
listeleri ve üye listelerine raporlama
modülünden ulaşabilmektedir.
lu_etkinlikResimTur
dt_tasinmaz
lu_onayDurum
tx_etkinlikResim
lu_etkinlikTur
dt_etkinlik
dt_ogrenciTopluluk
tx_toplulukEtkinlik
dt_nufus
tx_etkinlikDegerlendirme
dt_ogrenci
dt_rol
dt_toplulukGenelKurul
dt_menuRol
tx_sayfaBilgisi
dt_programDal
dt_topluluk
lu_adresTur
tx_adres
dt_menu
Şekil 3: Veritabanı E-R Diyagramı
E-R Diyagramından da görüleceği gibi
öğrenci nüfus tablosu, öğrenci ve öğrenci
topluluk
tablolarıyla
bire-çok
ilişkilendirilmiştir. Bir programda birden çok
öğrenci olduğundan dolayı program dal ile
öğrenci tablosu arasında bire-çok ilişki vardır.
Diğer taraftan ilgili menülere yetki için rol
tablosuyla
ilişkilendirilme
yapılmıştır.
Buradaki rol tablosu hem sayfa hem de menü
rol tablolarıyla ilişkilendirilerek sayfa
yetkilendirmeleri roller üzerinden yapılmıştır.
Aynı şekilde etkinlik tablosu, etkinlik
değerlendirme, topluluk etkinlik ve etkinlik
resim tablolarıyla bire-çok ilişkilendirilirken,
bu tablolar doğrudan onay durum tablosuyla
bire-bir ilişkilendirilmiştir. Etkinlik resimleri
farklı formatlarda sisteme yüklenebilekte ve
bu
resimlere
onay/ret
kararı
verilebileceğinden dolayı yine bire-çok ilişki
kurulmuştur.
Şekil 4’te belirli tarihler arasında topluluklar
tarafından talep edilen ve onaylanan
etkinlikler listesinin bir kısmı görülmektedir.
Bir topluluğun genel kurul üyeleri ve başkanı
da dahil olmak üzere tüm onaylanmış
üyelerinin listelendiği üye listesi ise Şekil 5’te
görülmektedir.
Öğrenci toplulukları bazında üye sayıları ve
yüzdelik dağılımları ise Şekil 6’da
gösterilmiştir.
Şekil 4: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Etkinlik Listesi
Şekil 5: Topluluk Yönetim Bilgi Sistemi Üye Listesi
Şekil 6: Topluluk Üye Sayıları ve Dağılımlar
4. Sonuç ve Öneriler
Üniversiteler İçin Topluluk Yönetim Bilgi
Sistemi projesi ile birlikte, öğrencilerin ders
dışı faaliyet olarak etkinlik gösterdikleri
topluluklar ve faaliyetleri bir bilgi sistemi
altyapısına kavuşturulmuştur. Uygulama
web tabanlı ve kullanıcı dostu bir yazılıma
dönüştürülmüştür.
Daha
önce
idari
birimlerin manuel olarak yürüttükleri
topluluklara ait işlerin bu projeyle şeffaf ve
sürdürülebilir şekilde takip edilmesi
sağlanmış ve geliştirilen yazılım Üniversite
Yönetim
Bilgi
Sistemi’ne
entegre
edilmiştir. Topluluk işlemlerinin ve
beraberinde gerçekleştirilen etkinliklerin
manuel olarak yürütülmesi hem kâğıt
israfına yol açmakta hem de çağımızın
gerisinde bir uygulama olarak yer
almaktaydı. Bununla beraber işlerin hatalı
yapılması ve takibinin mümkün olmadığı
düşünüldüğünde
mağduriyetlere
de
sebebiyet vermekteydi. Uygulama ile işlerin
basitleştirilip yönetmelik ve yönergelere
uygun bir süreç takip edilerek sunulması,
kullanıcılar açısından olayların takibi, ilgili
raporların düzgün ve zamanında alınması ve
onay işlemleri gibi birçok sürecin hatasız
bir şekilde yapılmasının önünü açmıştır.
Bu bağlamda, topluluk oluşturma, topluluk
yöneticilerinin atanması, topluluklara üye
başvurularının
yapılması,
üyelik
onaylama/reddetme
işlemleri,
etkinlik
oluşturulması, etkinliklere ait katılımların
alınması
ve
etkinlik
sonuçlarının
değerlendirilmesine kadar olan bütün
sürecin basit bir yapıda sunulduğu bu sistem
zaman tasarrufu sağlamaktadır. Aynı
zamanda web tabanlı olması nedeniyle
istenilen her yerden sisteme erişmek ve
işlem yapmak mümkündür. Etkinliklerin
sistem üzerinden online olarak görünmesi
etkinliklere katılımı da arttırmaktadır.
Sistem kullanıcılardan kaynaklanan hataları
minimum düzeyde tutmakta ve elde edilen
çıktılar Pamukkale Üniversitesi birimleri
arasında doğru bilgi ve belgeler sağlanmasına
yardımcı olmaktadır.
Sistem için ilerleyen zamanlarda mobil
uygulama versiyonunun da geliştirilmesi
planlanmaktadır.
Uygulama
Pamukkale
Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Yönergesi
yanında YÖK Çerçeve Yönetmeliğine de uygun
bir şekilde ve parametrik olarak hazırlandığı
için Türkiye’deki diğer üniversitelere de
rahatlıkla adapte edilebilir durumdadır.
Uygulamaya e-posta bildirimlerinin yanında
hem danışmanlar hem de topluluk başkanlarına
yeni üye taleplerinin SMS yolu ile de
bildirilmesi yapılabilir. Aynı şekilde, üye
öğrencilere yaklaşan topluluk etkinliklerinin eposta yanında SMS yoluyla da iletilmesi
yapılabilir.
Kaynaklar
[1] http://www.telerik.com/ (29.11.2015)
[2]http://ibrahimozby.blogspot.com.tr/2009/05/l
inq-nedir.html (29.11.2015)
[3] http://www.ismailgursoy.com.tr/jquerynedir/ (29.11.2015)
[4] http://tugdev.github.io/111/BOOTSTRAP/
(29.11.2015)
[5] http://www.amcharts.com/javascript-charts/
(29.11.2015)
[6]http://tr.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Visua
l_Studio (29.11.2015)
[7] http://www.teknologweb.com/asp-net-nedirne-ise-yarar/ (29.11.2015)
[8] http://www.yazgelistir.com/makale/sqlserver-nedir (29.11.2015)