Kalite El Kitabını Hazırlayan İçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem
advertisement
Kalite El Kitabı 0 Giriş 0.1 Genel Kalite yönetim sisteminin benimsenmesi, Đzmir Ekonomi Üniversitesi Mütevelli Heyeti’nin stratejik bir kararıdır. Đdari yapılanmada, kalite yönetim sisteminin tasarımı ve uygulanması, çeşitli ihtiyaçlardan, özel hedeflerden, sunulan hizmetlerden, çalışılan proseslerden ve Đzmir Ekonomi Üniversitesi’nin büyüklüğü ve yapısından etkilenir. Kalite yönetim sisteminin yapısında kullanılan tüm araçlar, kullanılabilirliği ve uygulanabilirliği açısından, tek tipliliğe yatkın, ölçülebilir ve izlenebilir olarak seçilir. Kalite yönetim sisteminin yapısındaki tek tipliliğin veya dokümantasyonunun tek tipliliğinin uygulanması ISO 9001:2008 standardının amacı değildir. ISO 9001:2008 Standardın da belirtilen kalite yönetim sistemi şartları, hizmet için tamamlayıcı şartlardır. ISO 9001:2008 standardı, iç ve dış taraflarca Đzmir Ekonomi Üniversitesi Đdari Yapılanmasındaki Üst Yönetim şartlarını karşılamadaki yeterliliğini değerlendirmek için kullanılabilir. 0.2 Proses Yaklaşımı Bu Standarda bağlı kalarak oluşturulan Kalite El Kitabı kalite yönetim sisteminin, Öğrenci ve çalışanlarımızın şartlarını karşılamak ve tatminini artırmak için, geliştirilmesi, uygulanması ve etkinliğinin iyileştirilmesinde proses yaklaşımının benimsenmesini teşvik eder. Đzmir Ekonomi Üniversitesi idari yapılanmasının, etkin çalışması için birçok bağlantılı faaliyetleri tanımlanmış ve yönetilmektedir. Kaynakları kullananlar tarafından girdilerin, çıktılara dönüşümünün sağlanması için yönetilen faaliyet, proses olarak değerlendirilebilir. Bir prosesin çıktısı, bir sonrakine girdi oluşturabilir. Proseslerin çıktıları, bağlı olunan referans kaynak, dış doküman ve mevzuatlara yönelik hazırlanır. Đzmir Ekonomi Üniversitesi idari yapılanması içinde prosesler sisteminin uygulanması, bu proseslerin tanımlanması, etkileşimleri ve proseslerin yönetilmesi ile birlikte “proses yaklaşımı” olarak adlandırılabilir. Proses yaklaşımının avantajı, proseslerin oluşturduğu hem bireysel sistem dahilinde prosesler arası bağlantı ve hem de bunların tümü ve etkileşimleri üzerinde sürekli bir kontrol sağlamasıdır. Böyle bir yaklaşım, kalite yönetim sisteminde kullanıldığında, a) Şartların anlaşılmasının ve yerine getirilmesinin, b) Proseslerin değer katma açısından dikkate alma gereksiniminin, c) Proses performans ve etkinliğinin sonuçlarının elde edilmesinin, d) Objektif ölçmelere dayandırılan proseslerin sürekli iyileştirilmesinin önemini vurgular. Şekil 1’de gösterilen proses tabanlı kalite yönetim sistemi modeli Madde 4’ten Madde 8’e kadar verilen proses bağlantılarını gösterir. Bu gösterim, şartların girdi olarak tanımlanmasında iç ve dış müşterilerimiz olan Öğrenci ve çalışanlarımızın önemli bir rol oynadığını gösterir. Öğrenci ve çalışanlarımızın memnuniyetinin izlenmesi, Öğrenci ve çalışanlarımızın algılamaları ile ilgili bilgilerin, Đzmir Ekonomi Üniversitesi Đdari yapılanmasının iç ve dış müşteri beklenti ve isteklerini karşılayıp karşılamadığı açısından değerlendirilmesini gerektirir. Şekil 1’de gösterilen model, bu standardın tüm şartlarını kapsar, ancak bu prosesleri detaylı seviyede göstermez. Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 1/25 Kalite El Kitabı Şekil 1 - Kalite yönetim sistemi modeli Not - Ek olarak, “Plânla - Yap - Kontrol et - Önlem al” olarak bilinen PYKÖ metodolojisi, bütün proseslere uygulanabilir. PYKÖ kısaca şöyle açıklanabilir; Planla : Öğrenci ve çalışanlarımızın istekleri ve Đzmir Ekonomi Üniversitesi Đdari Yapılanmasının politikası ile uyumlu sonuçların ortaya çıkması için gerekli objektif hedefleri ve prosesleri oluştur, Yap : Prosesleri uygula, Kontrol et : Prosesleri ve hizmeti, politikalar, hedefler ve hizmetin şartlarına göre izle, ölç ve sonuçları rapor et, Önlem al : Proses performansını sürekli iyileştirmek için faaliyetler başlat. Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 2/25 Kalite El Kitabı Önsöz Đzmir Ekonomi Üniversitesi Genel Sekreterliği, değişen ve gelişen Türkiye’de, tüm öğrencilerimiz, öğrenci velilerimiz ve çalışanlarımızın memnuniyetini ve hizmetlerinin kalitesini arttırmak için sistemini ve organizasyonunu mevzuat hükümlerine bağlı kalarak, ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistem Standardı’na göre kurmuş ve sürekli iyileştirmeyi kendisine amaç edinmiştir. Bu amaçla çalışmalarımız, 2007 yılı içerisinde başlamış ve ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistem Standardı'nın ön gördüğü şartların gerçekleştirilmesi için gerekli organizasyon, eğitim ve uygulamalarla devam etmiştir. Đzmir Ekonomi Üniversitesi’nin, mevcut sistem yapısını bozmadan öğrencilerimiz, öğrenci velilerimiz ve çalışanlarımızın beklentilerini ve sistem gereksinimlerini yeniden gözden geçirerek, 2008 yılı içerisinde yapmış olduğu kapsamlı ISO 9001:2008 sistem revizyonları ile daha etkin bir sistem anlayışını tüm çalışanlarına ve dokümantasyon ağına yerleştirmiştir. Đzmir Ekonomi Üniversitesinin kalite çalışmalarını organize etmek ve çalışmaların koordineli bir şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla Genel Sekreterlik Makamına bağlı olmak üzere tüm idari birimlerde koordineli ve özverili bir çalışmada bulunulmuştur. Çalışanlarımızın ihtiyaç ve taleplerine uygun, sürekli gelişimi sağlayacak mesleki ve kişisel gelişime yönelik eğitim uygulamaları kalite yönetim temsilciliği kapsamında, durmaksızın tüm personelimiz için planlanmaktadır. Đzmir Ekonomi Üniversitesi’nin daha ileri gitmesi ve örnek alınacak Vakıf Üniversiteler arasında yerini en üst seviyede almasını sağlamak ve hizmetlerimizle öğrencilerimiz, öğrenci velilerimiz ve çalışanlarımızın memnuniyetini en üst seviyede tutmak görevimizdir. Bu amaç doğrultusunda, Đzmir Ekonomi Üniversitesi Đdari yapılanmasında, gerekli tüm değişikliklerin yapılması ve iyileştirme çalışmalarının durmaksızın devam etmesi için her türlü özveriyi göstermeye hazırdır. Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 3/25 Kalite El Kitabı ĐÇĐNDEKĐLER: 1. 2. 3. 4. Kapak Firma Tanıtımı ve Kapsam Firma Kapsamı Kalite Yönetim Sistemi 4.1 4.2 5. Genel Uygulamalar Dokümantasyon 4.2.1 Genel 4.2.2 Kalite El Kitabı 4.2.3 Dokümanların Kontrolü 4.2.4 Kalite Kayıtlarının Kontrolü Yönetimin Sorumluluğu 5.1 Yönetim Taahhüdü 5.2 Öğrenci ve Çalışanlara Odaklılık 5.3 Kalite Politikası 5.4 Planlama 5.4.1 Kalite Hedefleri 5.4.2 Kalite Sistem Planlaması 5.5 Sorumluluk Yetki ve Đletişim 5.5.1 Sorumluluk ve Yetki 5.5.2 Kalite Yönetim Temsilcisi 5.5.3 Đç Đletişim 5.6 Yönetimin Gözden Geçirmesi 5.6.1 Genel 5.6.2 Gözden Geçirme Girdileri 5.6.3 Gözden Geçirme Çıktısı 6. Kaynak Yönetimi 6.1 Kaynakların Sağlanması 6.2 Đnsan Kaynakları 6.2.1 Genel 6.3 6.4 7. 6.2.2 Yetkinlik Bilinç ve Eğitim Altyapı Çalışma Ortamı Hizmet Gerçekleştirme 7.1 Hizmet Gerçekleştirme Planlaması 7.2 Öğrenci ve Çalışanlarla Bağlantılı Prosesler 7.2.1 Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 4/25 Kalite El Kitabı 7.2.2 Hizmete Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi 7.2.3 Öğrenci ve Çalışanlarla Đletişim 7.3 7.4 Tasarım ve Geliştirme Satın alma 7.4.1 Satın alma Prosesi 7.4.2 Satın alma Bilgisi 7.4.3 Satın alınan Hizmetin Doğrulanması 7.5 Hizmet ve Servis Sunumu 7.5.1 Hizmet ve Servis Kontrolü 7.5.2 Hizmet ve Servis Proseslerinin Gerçekliliği 7.5.3 Belirleme ve Đzlenebilirlilik 8. 7.5.4 Öğrenci ve Çalışanların Mülkiyeti 7.5.5 Hizmet Muhafazası 7.6 Đzleme Ölçme Cihazlarının Kontrolü Ölçme Analiz ve Đyileştirme 8.1 Genel 8.2 Đzleme ve Ölçme 8.2.1 Öğrenci ve Çalışanların Memnuniyeti 8.2.2 Đç Denetim 8.2.3 Proseslerin Đzlenmesi ve Ölçülmesi 8.2.4 Hizmetin Đzlenmesi ve Ölçülmesi 8.3 Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü 8.4 Veri Analizi 8.5 Đyileştirme 8.5.1 Sürekli Đyileştirme 8.5.2 Düzeltici Faaliyet 8.5.3 Önleyici Faaliyet Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 5/25 Kalite El Kitabı 2. ĐZMĐR EKONOMĐ ÜNĐVERSĐTESĐ TANITIMI VE KAPSAM Tarihçe Anayasanın 130. Maddesi gereğince Ankara’da ilk vakıf üniversitesi Bilkent Üniversitesi kurulduktan sonra, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nda yapılan değişiklikler ile 10 Nisan 1991 gün ve 20841 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliği de artık bir vakıf üniversitesi kurulmasına izin veriyordu. Bunun üzerine, 1995 yılında “Đzmir Ticaret Odası Eğitim ve Sağlık Vakfı” Yönetim Kurulu Başkanı Ekrem DEMĐRTAŞ, 17 Kasım 1999’da ekonomi ağırlıklı bir üniversite kuracaklarını ilan etti. Bundan sonra yasal ve bürokratik işlemler için yoğun çalışmalar yapıldı. Kurucu Vakıf Yönetim Kurulu’nun çalışmalarına, Đzmir Ticaret Odası Yönetim Kurulu ve Meclisi de tam destek olunca daha yoğun ve heyecanlı çalışmalar başladı. Kurucular yılmadan geceli gündüzlü çalışmalar ile alternatif yer arayışlarını sürdürürken 14 Nisan 2001 tarih ve 24373 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan 4633 sayılı Kanun ile Đzmir Ekonomi Üniversitesi; 2 fakülte, 5 yüksekokul ve 2 enstitüden ibaret olarak resmen kuruldu. Kanunun çıktığı 14 Nisan günü de Üniversite’nin kuruluş tarihi olarak kutlanmaktadır. Bu arada çeşitli yerlerde yapılan incelemelerden sonra Büyükşehir Belediye Başkanı rahmetli Ahmet PĐRĐŞTĐNA’nın önerisi ile dokuz yıldır terk edilmiş Grand Plaza otelinin, üniversitenin eğitim binaları olarak kullanılmasına 01 Temmuz 2001 tarihinde karar verildi. Konferans salonu, derslikleri, ofis odaları, restoranı, kafeteryaları ve öğrenci yurdu ile üç ayda bitirilen ana bina da ilk yıl 288 öğrenci yer aldı. 22 Ekim 2001 Pazartesi günü derslerin başlamasıyla birlikte 26 Ekim 2001 Cuma günü de resmi açılış töreni 9. Cumhurbaşkanı Süleyman DEMĐREL’in ilk dersiyle yapıldı. Đlköğretim yılından itibaren aşağıda belirtilen birimler açılmış ve yıllar içinde açılan yeni birimler ve bölümler ile gelişmiştir: 2001-2002 : *Fen-Edebiyat Fakültesi; Matematik Bölümü. *Đktisadi ve Đdari Bilimler Fakültesi; Ekonomi, Đşletme ve Uluslararası Đlişkiler ve Avrupa Birliği Bölümü *Moda ve Desinatörlük Yüksekokulu *Yabancı Diller Yüksekokulu 2002-2003 : *Sosyal Bilimler Enstitüsü *Đletişim Fakültesi; Halkla Đlişkiler ve Reklamcılık Bölümü. *17 Nisan 2003 tarihinde Bilgisayar Bilimleri Fakültesi kuruldu. 2003-2004 : *Uluslararası Ticaret ve Finansman Bölümü. *LojistikYönetimi Bölümü. *Moda ve Desinatörlük Yüksekokulu’nun adı “Güzel Sanatlar ve Tasarım Fakültesi” oldu. 2004-2005 : *Medya Đletişim Bölümü. *Endüstriyel Tasarım Bölümü. *Đç Mimarlık ve Çevre Tasarımı Bölümü. *Đletişim Tasarım Bölümü. *MütercimTercümanlık (Đngilizce) Bölümü. 2005-2006 : *Psikoloji Bölümü *Mimarlık Bölümü. *10.07.2006 tarihinde “Fen Bilimleri Enstitüsü” kuruldu. * Endüstri Sistemleri Mühendisliği 2008-2009 : *Uygulamalı Yönetim Bilimleri Yüksekokulu; Mutfak Sanatları ve Yönetimi 2009-2010 : *Uluslararası Ortak Ön Lisans Programı (UOÖLP-Đskoç Mesleki Yeterlilikler Kurumu) ile aşağıdaki programlar ortak açılarak ve mezunlara çift diploma verilmektedir. Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 6/25 Kalite El Kitabı *Perakende Satış ve Mağaza Yönetimi *Đnsan Kaynakları Yönetimi *Dış Ticaret *Lojistik *Bilgisayar Programcılığı *Bilgisayar Bilimleri Fakültesi adı Mühendislik ve Bilgisayar Bilimleri Fakültesi oldu. 2010-2011 : *Elektronik ve Haberleşme Mühendisliği Bölümü *Sosyoloji Bölümü. *Hukuk Fakültesi kuruldu. Genel Bilgiler Đzmir Ekonomi Üniversitesi, T.C. Anayasası, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve Vakıf Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda "Đzmir Ticaret Odası Eğitim ve Sağlık Vakfı" tarafından kurulan Atatürk ilke ve inkılâplarına bağlı, katılımcı, yaratıcı ve girişimci bireyler yetiştirmeyi amaçlayan, yabancı dil ile eğitim veren bir yükseköğretim kurumudur. Üniversite 2001 yılında öğretime başlamış olup, hem Đzmir hem de Ege Bölgesi'nin ilk vakıf üniversitesidir. 2011 yılı itibariyle, Üniversitede mevcut olan birimler aşağıda belirtilmektedir. A- Fakülteler; 1- Fen Edebiyat Fakültesi; Matematik Bölümü, Psikoloji Bölümü, Mütercim Tercümanlık Bölümü Đngilizce) 2- Güzel Sanatlar ve Tasarım Fakültesi; Endüstriyel Tasarım Bölümü, Đç Mimarlık ve Çevre Tasarımı Bölümü, Đletişim Tasarım Bölümü, Mimarlık Bölümü, Moda Tasarım Bölümü 3- Đktisadi ve Đdari Bilimler Fakültesi; Ekonomi Bölümü, Ekonomi (Uluslararası Ortak Lisans Programı - SUNY), Đşletme Bölümü, Đşletme (Uluslararası Ortak Lisans Program - SUNY), Lojistik Yönetimi Bölümü, Uluslararası Đlişkiler ve Avrupa Birliği Bölümü, Uluslararası Ticaret ve Finansman Bölümü 4- Đletişim Fakültesi; Halkla Đlişkiler ve Reklamcılık Bölümü, Medya ve Đletişim Bölümü 5- Mühendislik ve Bilgisayar Bilimleri Fakültesi; Bilgisayar Mühendisliği Bölümü, Bilgisayar Mühendisliği Bölümü ( UOLP-SUNY Fredonia), Endüstri Sistemleri Mühendisliği Bölümü, Yazılım Mühendisliği Bölümü, Yazılım Mühendisliği Bölümü (UOLP-SUNY Fredonia ) 6- Hukuk Fakültesi; Hukuk Bölümü. B- Enstitüler; 1- Fen Bilimleri Enstitüsü; Finansal Matematik Yüksek Lisans Programı, Uygulamalı Đstatistik Yüksek Lisans Programı, Bilişim Teknolojileri Yüksek Lisans Programı 2- Sosyal Bilimler Enstitüsü; Đşletme Doktora Programı, Avrupa Çalışmaları Yüksek Lisans Programı, Finans Ekonomisi Yüksek Lisans Programı, Đşletme Yönetimi Yüksek Lisans Programı (MBA), Lojistik Yönetimi Yüksek Lisans Programı, Tasarım Çalışmaları Yüksek Lisans Programı C- Yüksekokullar; 1- Yabancı Diller Yüksekokulu 2- Uygulamalı Yönetim Birimleri Yüksekokulu; Mutfak Sanatları ve Yönetimi Bölümü Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 7/25 Kalite El Kitabı D- Araştırma Merkezleri; 1- EKOAB ( Avrupa Birliği Araştırma ve Uygulama Merkezi ), 2- EKOAF (Afrika Stratejik Çalışmalar, Araştırma ve Uygulama Merkezi ), 3- EKOGĐRĐŞĐM (Yaratıcı Girişimcilik Araştırma ve Uygulama Merkezi ), 4- EKOKAM ( Đzmir Đktisat Kongresi Araştırma Merkezi), 5- EKOKENT ( Bölgesel Kalkınma, Kent ve Çevre Araştırma ve Uygulama Merkezi ), 6- EKOLĐDER ( Liderlik ve Yönetişim Merkezi ), 7- EKOSEM ( Sürekli Eğitim Merkezi), 8- EKOTAM ( Tasarım Araştırma ve Uygulama Merkezi ), E- Đdari Yapılanma; 1- Bilgi Đşlem Müdürlüğü 2- Đnsan Kaynakları Müdürlüğü 3- Kütüphane Müdürlüğü 4- Mali Đşler Müdürlüğü 5- Öğrenci Đşleri Müdürlüğü 6- Proje ve Đnşaat Müdürlüğü 7- Teknik ve Đdari Đşler Müdürlüğü 8- Yönetim ve Bilgi Sistemleri Müdürlüğü 9- Yurt Müdürlüğü 10- Tanıtım, Halkla Đlişkiler ve Öğrenci Faaliyetleri Müdürlüğü 11- Sekreterlikler 12- Araştırma ve Uygulama Merkezleri Koordinatörlüğü Mütevelli Heyeti Đzmir Ticaret Odası Eğitim ve Sağlık Vakfı Yönetim Kurulu almış olduğu kararla, Đzmir Ekonomi Üniversitesi Mütevelli Heyeti üyeleri, 2011 yılı itibariyle aşağıdaki kişilerden oluşur. Ekrem DEMĐRTAŞ (Başkan) Metin AKDURAK (Başkan Yrd.) Necmi ÇALIŞKAN Mizyal AKIMSAR Jak ESKINAZI Sümer Rahmi NEMLĐ Vedat OZYAVUZGIL Erkan GÜLDOĞAN Fatih DALAN Cüneyt GÜLEÇ Prof.Dr. Candeğer YILMAZ Vahdet SARIKAYA Akın KAZANÇOĞLU Mehmet PAMUK Sefa SELGEÇEN Prof.Dr. Atilla SEZGĐN Turgut YEMĐŞÇĐ Hüseyin PAYZĐN Nuri Doğsağ ÖZPAMĐR Mütevelli Heyet üniversitenin en üst karar organı olup, mali ve idari konularda her türlü karar almaya yetkilidir. Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 8/25 Kalite El Kitabı ĐLETĐŞĐM: ĐZMĐR EKONOMĐ ÜNĐVERSĐTESĐ Adres: Sakarya Caddesi No:156 35330 Balçova/ĐZMĐR Telefonlar: Santral Telefonları; (232) 279 25 25 (232) 278 77 56 (232) 278 74 80 (232) 278 68 92 (232) 278 68 06 (232) 278 13 00 Faks: (232) 279 26 26 Web: http://www.ieu.edu.tr 3. KAPSAM ve KAPSAM DIŞI BIRAKILAN MADDEDLER Đzmir Ekonomi Üniversitesi’nin idari yapılanmasında kurulan ve uygulanmaya çalışılan ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi içerisinde Đzmir Ekonomi Üniversitesi’nin faaliyet konuları ve kapsam dışı bırakılan maddeler aşağıda belirtilmiştir. 3.1 Kapsam Đzmir Ekonomi Üniversitesi üst yönetimi, Yüksek Öğretim Kurumu ve hak sahiplerine düzenli olarak hizmet verdiğini göstermek, Üniversitemizde sunulan Eğitim ve Öğretim hizmetinin yürürlükteki mevzuat şartlarına uyduğunu ve üst yönetimin hak sahiplerinin memnuniyetini arttırmayı, kalite yönetim sistemini etkin bir şekilde uygulamayı amaçladığını ve sürekli iyileştirmeyi hedeflediğini belgelemek amacıyla, TSE EN ISO 9001:2008 Standardına göre, ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi için karşılanması gereken şartları kurmuştur. Đzmir Ekonomi Üniversitesi, "Lisans ve Lisans Üstü Eğitim" hizmeti vermektedir. Yüksek Öğretim Kurumuna ve öğrencilerine karşı, mevzuata uygun olarak gereken hizmetleri sunmaktadır. 3.2 Kapsam Dışı Bırakılan Maddeler Đzmir Ekonomi Üniversitesinde kurulan ve uygulanmaya çalışılan ISO 9001:2008 Kalite Yönetim sistemi içerisinde Đzmir Ekonomi Üniversitesinin faaliyet konularına yönelik faaliyetlerde kapsam dışı bırakılan madde sadece 7.3 Tasarım ve Geliştirme maddesidir. Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 9/25 Kalite El Kitabı 4. KALĐTE YÖNETĐM SĐSTEMĐ 4.1 Genel Uygulamalar Kalite Yönetim Sistemi, Đzmir Ekonomi Üniversitesi’nin ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Standardı’nın öngördüğü şartlara uygun olarak bir kalite yönetim sistemini oluşturmuş, dokümante etmiş, sürekliliğini sağlar hale getirerek etkinliğini sürekli iyileştirmektedir. Kalite Yönetim Sisteminin gerektirdiği ve bütün Đzmir Ekonomi Üniversitesi’nin uygulamalarını kapsayan prosedürleri ve proseslerini tanımlamıştır. Prosedür ve proseslerinin sırasını ve birbirleri ile etkileşimlerini Proses Etkileşim Tablosunda belirlemiş ve uygulamaktadır. Proseslerin çalıştırılmasını ve kontrolünün etkinliğini sağlamak için gerekli kriterleri ve metotları Doküman Kontrolü Prosedüründe tayin etmiş ve uygulamaktadır. Proseslerin çalıştırılmasını ve izlenmesini desteklemek için gereken kaynağın ve bilginin hazır bulundurulmasını Doküman Kontrolü Prosedürü’ne göre sağlamaktadır. Kalite Yönetim Sisteminin gerektirdiği ve bütün Đzmir Ekonomi Üniversitesi’nin uygulamalarını kapsayan prosedürlerini ve prosesleri Đç Tetkik Prosedürü ile ölçmekte Kalite Elkitabının 8.4 maddesinde belirtilen Veri Analizleme ve değerlendirmeleri ile analiz etmektedir. Planlanmış sonuçları başarmak ve prosesleri sürekli iyileştirmek için planlanmış aralıklarla Kalite El Kitabı’nın 5.6 maddesinde belirtilen Yönetimin Gözden Geçirmesine göre sürekli iyileştirmek için gerekli faaliyetleri Düzeltici Faaliyet Prosedürü’ne ve Önleyici Faaliyet Prosedürü’ne göre gerçekleştirmektedir. Đzmir Ekonomi Üniversitesinin hazırlamış olduğu tüm prosedür ve prosesleri ISO 9001:2008 Standardının belirtmiş olduğu şartlara uygun olarak yönetmektedir. Đzmir Ekonomi Üniversitesinin, hizmetin şartlara uygunluğunu etkileyecek herhangi bir prosesi dış kaynaklı hale getirmeyi seçtiğinde bu tür prosesler üzerindeki kontrolü sağlayacaktır. Bu tür dış kaynaklı hale getirilmiş proseslerin kontrolü, Kalite El Kitabı’nda ve ayrı bir proses başlığı altında tanımlanacaktır. Đzmir Ekonomi Üniversitesinin söz konusu olan kalite yönetim sistemi içinde dış kaynaklı hale getirmeyi seçtiği prosesler; yönetim faaliyetleri, kaynakların sağlanması, hizmet gerçekleştirme ve ölçmeler ile ilgili prosesler olduğunda bu prosesler için ayrı dokümantasyon oluşturacak ve kalite yönetim sistemi içinde tanımlarını yapacaktır. Ref. No: KEK.01.EK.02 Kalite Hedefleri Ref. No: KEK.01.EK.03 Proses Etkileşim Tablosu Ref. No: 60.00.PR.01 Doküman Kontrolü Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.02 Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.03 Đç Tetkik Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.04 Uygun Olmayan Ürün/Hizmet Kontrolü Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.05 Düzeltici Faaliyet Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.06 Önleyici Faaliyet Prosedürü Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 10/25 Kalite El Kitabı 4.2 Dokümantasyon Şartları 4.2.1 Genel Đzmir Ekonomi Üniversitesinin, ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Standardı’nın öngördüğü şartlara uygun olarak bir kalite yönetim sistemi dokümantasyonu hazırlanmıştır. Đzmir Ekonomi Üniversitesinin Genel Sekreterlik Kalite Politikası; Kalite Politikası olarak ayrı bir doküman olarak hazırlamış, yayınlanmış ve uygulamaya alınmıştır. Đzmir Ekonomi Üniversitesi Genel Sekreterlik Yönetim Temsilciliği hedefleri; Kalite Hedefleri olarak ayrı bir doküman olarak hazırlanmış, yayınlanmış ve uygulamaya alınmıştır. Đzmir Ekonomi Üniversitesi Genel Sekreterliği, Kalite El Kitabını hazırlamış yayınlanmasını sağlamış ve uygulamaktadır. ISO 9001:2008 Kalite Yönetim sisteminin dokümante edilmesini zorunlu kıldığı Doküman Kontrolü Prosedürünü, Kayıtların Kontrolü Prosedürünü, Đç Tetkik Prosedürünü, Uygun Olmayan Hizmet/Hizmet Kontrol Prosedürünü, Düzeltici Faaliyet Prosedürünü ve Önleyici Faaliyet Prosedürünü hazırlamış, yayınlamış ve uygulamaya almıştır. Proseslerin etkin planlanmasını, yürütülmesini ve kontrolünü sağlamak için Đzmir Ekonomi Üniversitesinin ihtiyaç duyduğu Kalite El Kitabının 5.6 maddesinde belirtilen Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı kayıtlarını, Kalite El Kitabının 6.2 maddesinde belirtilen Đnsan Kaynakları kayıtlarını, Kalite El Kitabının 6.3 ve 6.4 maddesinde belirtilen Alt Yapı ve Bakım Onarım kayıtlarını, Kalite El Kitabının 7.2 ve 8.2 maddesinde belirtilen öğrenci ve çalışanlarımızla ilişkiler kayıtlarını, Kalite El Kitabının 7.4 maddesinde belirtilen Satın alma ve Tedarikçi Değerlendirme kayıtlarını, Kalite El Kitabının 7.5 maddesinde belirtilen Hizmet Sağlanması ile ilgili kayıtlarını, Kalite El Kitabının 7.6 maddesinde belirtilen Đzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü ile ilgili kayıtlarını ve Kalite El Kitabının 8.4 maddesinde belirtilen Veri Analizi kayıtlarını, hazırlamış, yayınlamış ve uygulamaya almıştır. Ref. No: KEK.01 Kalite El Kitabı Ref. No: KEK.01.EK.01 Kalite Politikası Ref. No: KEK.01.EK.02 Kalite Hedefleri Ref. No: KEK.01.EK.03 Proses Etkileşim Tablosu Ref. No: KEK.01.EK.04 Organizasyon Şeması Ref. No: KEK.01.EK.05 Görev Tanımları Ref. No: 60.00.PR.01 Doküman Kontrolü Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.02 Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.03 Đç Tetkik Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.04 Uygun Olmayan Ürün/Hizmet Kontrolü Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.05 Düzeltici Faaliyet Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.06 Önleyici Faaliyet Prosedürü 4.2.2 Kalite El Kitabı Đzmir Ekonomi Üniversitesi, aşağıdaki maddeleri içeren Kalite El Kitabı’nı hazırlamış, yayınlamış ve uygulamaya almıştır. Kalite El Kitabımız oluşturulması aşamasında; a) Kalite yönetim sistemimizin kapsamı ve herhangi bir hariç tutmanın ayrıntıları Kalite El Kitabımızın 3. Maddesinde ayrıntılı olarak verilmiştir. b) Kalite yönetim sistemimiz için oluşturulmuş dokümante edilmiş prosedürleri, prosesleri ve bunlara yapılan atıfları içermektedir. Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 11/25 Kalite El Kitabı c) Kalite yönetim sistemimiz içerisinde yer alan prosedürler ve prosesler arası etkileşimler Proses Etkileşim Tablosu’nda gösterilmektedir. Proses etkinliğinin izlenmesi ve ölçülmesine yönelik olarak yapılan anket çalışmaları, iç tetkik sonuçları ve YÖK’ün denetimleri baz alınmaktadır. Ref. No: KEK.01 Kalite El Kitabı Ref. No: KEK.01.EK.03 Proses Etkileşim Tablosu Ref. No: 60.00.PR.03 Đç Tetkik Prosedürü Ref. No: Anketler 4.2.3 Dokümanların Kontrolü Đzmir Ekonomi Üniversitesinin kalite yönetim sistemi tarafından gerekli görülen dokümanlar Doküman Kontrolü Prosedürü ile kontrol edilmektedir. Doküman Kontrolü Prosedürümüz oluşturulurken dikkat edilen hususlar ve bunlara yapılan atıflar aşağıda ayrıntılı olarak verilmiştir. a) Đzmir Ekonomi Üniversitesinin kalite yönetim sistemi içindeki tüm dokümanlar, yayınlanmadan önce yeterlilik açısından Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından kontrolü yapılmakta ve bu kontrol sonrasında Genel Sekreter tarafından onaylanmaktadır. b) Dokümanların gözden geçirilmesi, gerektiğinde güncelleştirilmesi Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından ve tekrar onaylanması Genel Sekreter tarafından gerçekleştirilmektedir. c) Doküman değişikliklerinin ve güncel revizyon durumunun tanımlanması Doküman Kontrolü Prosedürü’ne göre gerçekleştirilmektedir. d) Yürürlükteki dokümanların ilgili baskılarının kullanım noktalarında bulunabilir olması Doküman Kontrolü Prosedürü’ne göre sağlanmaktadır. e) Dokümanların okunabilir kalması Prosedürü’ne göre sağlanmaktadır. ve kolaylıkla tanımlanabilmesi Doküman Kontrolü f) Dış kaynaklı dokümanların tanımlanmış olması ve bunların dağıtımın kontrol altında olması Doküman Kontrolü Prosedürü’ne göre sağlanmaktadır. g) Güncelliğini yitirmiş dokümanların istenmeyen kullanımın önlenmesi ve herhangi bir amaçla saklanmaları durumunda, uygun tanımlamalar Doküman Kontrolü Prosedürü’ne göre tanımlanmıştır. Ref. No: 60.00.PR.01 Doküman Kontrolü Prosedürü 4.2.4 Kayıtların Kontrolü Đzmir Ekonomi Üniversitesinin kalite yönetim sisteminin şartlara uygunluğunun ve etkin olarak uygulandığının kanıtlanması için Kayıtların Kontrolü Prosedürü’nü oluşturmuş ve muhafaza etmektedir. Kayıtlarını okunabilir olarak hazırlamış ve aynı kalması sağlanmış, kolaylıkla ayırt edilebilmekte ve tekrar elde edilebilir olarak düzenlenmesi sağlanmıştır. Kayıtların tanımlanması, muhafazası, korunması, tekrar elde edilebilir olması, saklama süresi ve elden çıkarılması için gereken kontrollerin tanımlanması amacıyla Kayıtların Kontrolü Prosedürü oluşturulmuştur. Ref. No: 60.00.PR.02 Kayıtların Kontrolü Prosedürü Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 12/25 Kalite El Kitabı 5.YÖNETĐM SORUMLULUĞU 5.1 Yönetim Taahhüdü Đzmir Ekonomi Üniversitesinin üst yönetimi, kalite yönetim sisteminin uygulanması, geliştirilmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için taahhütlerin yerine getirilmesine dair kanıtlarını aşağıdaki yollarla sağlamaktadır; Đzmir Ekonomi Üniversitesinin, yasal şartlar ve mevzuat şartları kadar, Öğrenci ve çalışanlarımızın şartlarının da yerine getirilmesinin öneminin kavranması ve tüm organizasyon içinde tüm seviyelere iletilmesi ve uygulanmasını sağlamaktadır. Kalite politikası, Kalite Politikası olarak ayrı bir doküman olarak hazırlamış, yayınlanmış ve uygulamaya alınmıştır. Kalite hedefleri, Kalite Hedefleri olarak ayrı bir doküman olarak hazırlanmış, yayınlanmış ve uygulamaya alınmıştır. Yönetimin gözden geçirmesinin periyodik aralıklarla Kalite El Kitabının 5.6 maddesinde belirtilen Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı kayıtları ile gerçekleştirmektedir. Kaynakların bulunabilirliğinin sağlanmasını Kalite El Kitabının 6.2 maddesinde belirtilen Đnsan Kaynakları kayıtları, Kalite El Kitabının 6.3 ve 6.4 maddesinde belirtilen Alt Yapı ve Bakım Onarım kayıtları, Kalite El Kitabının 7.2 ve 8.2 maddesinde belirtilen öğrenci ve çalışanlarımızla ilişkiler kayıtları, Kalite El Kitabının 7.4 maddesinde belirtilen Satın alma ve Tedarikçi Değerlendirme kayıtları, Kalite El Kitabının 7.5 maddesinde belirtilen Hizmet Sağlanması ile ilgili kayıtları, Kalite El Kitabının 7.6 maddesinde belirtilen Đzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü ile ilgili kayıtları ve Kalite El Kitabının 8.4 maddesinde belirtilen Veri Analizi kayıtları ile gerçekleştirmektedir. Ref. No: KEK.01 Kalite El Kitabı Ref. No: KEK.01.EK.01 Kalite Politikası Ref. No: KEK.01.EK.02 Kalite Hedefleri 5.2 Öğrenci ve Çalışanlara Odaklılık Üst yönetim, Öğrenci ve çalışanların tatmininin artırılması amacına yönelik olarak, Öğrenci ve çalışanlarımızın şartlarının belirlenmiş ve yerine getirilmiş olmasını sağlama ile ilgili olarak periyodik aralıklarla anket çalışmaları düzenlemekte ve değerlendirmeler Kalite El Kitabının 7.2 ve 8.2 maddesinde belirtilen öğrenci ve çalışanlarımızla ilişkilerimiz başlıkları altında ayrıntılı işlemiş ve takip edilmektedir. 5.3 Kalite Politikası Đzmir Ekonomi Üniversitesi üst yönetimi, kalite politikasını; a) Đzmir Ekonomi Üniversitesinin amacına uygun olmasını, b)Kalite yönetim sisteminin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesini ve şartlara uygunluk için bir taahhüdü içermesini, c)Kalite hedeflerinin oluşturulması ve gözden geçirilmesi için bir çerçeve oluşturulmasını, d)Đzmir Ekonomi Üniversitesinin içinde iletilmesini ve anlaşılmasını, e)Sürekli uygunluk için gözden geçirilmesini sağlamalıdır. Ref. No: KEK.01.EK.01 Kalite Politikası ĐZMĐR EKONOMĐ ÜNĐVERSĐTESĐ MĐSYONU, VĐZYONU VE TEMEL DEĞERLERĐ Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 13/25 Kalite El Kitabı 1. Misyon Đzmir Ekonomi Üniversitesi’nin misyonu, liderlik vasıflarıyla donanmış, girişimci ve eleştirel düşünebilen nitelikli mezunlar yetiştirmek ve özgün araştırmalarla bilime katkıda bulunmaktır. 2. Vizyon Đzmir Ekonomi Üniversitesi’nin vizyonu, evrensel düzeyde kaliteli eğitim-öğretim ve bilimsel araştırmalarla topluma öncülük eden seçkin bir yüksek öğretim kurumu olmaktır. 3. Kurumun Temel Değerleri • Katılımcılık; evrensel, esnek, çoğulcu, işbirliğine açık ve şeffaf bir akademik çevre yaratmak, • Yenilikçilik; etkili, yaratıcı ve bilimin üst sınırında disiplinler arası araştırma ve geliştirme faaliyetlerinin içinde yer almak, • Toplumsal sorumluluk; toplumsal kaynakların etkin yönetiminden sorumlu olmak ve içinde bulunduğu çevre ve toplumla birlikte hareket ederek evrensel bilgi üretmek, bu bilgiyi yaymak ve uygulamak, • Mükemmelliyetçilik; tüm faaliyetlerde en iyiyi aramak. 5.4 Planlama 5.4.1.Kalite Hedefleri Đzmir Ekonomi Üniversitesinin üst yönetimi hizmet şartlarının yerine getirilmesi için gerekli olanlarda dâhil olmak üzere, kalite hedeflerinin organizasyonunun ilgili fonksiyon ve seviyesinde oluşturulmasını sağlamıştır. Ref. No: KEK.01.EK.02 Kalite Hedefleri 5.4.2 Kalite Yönetim Sistemi Planlaması Đzmir Ekonomi Üniversitesinin kalite sistem planlamasını gerçekleştirmiş ve tüm faaliyetlerini bu doğrultuda gerçekleştirmektedir. Bu uygulamalar sırasında kalite sistemindeki bütünlük sürdürülmektedir. Bu planlamalar Kalite Politikasından başlamak üzere Kalite Hedefleri’nde, Proses Etkileşim Tablosu’nda ve Organizasyon Şeması’nda ayrıntılı olarak verilmiştir. Ref. No: KEK.01.EK.01 Kalite Politikası Ref. No: KEK.01.EK.02 Kalite Hedefleri Ref. No: KEK.01.EK.03 Proses Etkileşim Tablosu Ref. No: KEK.01.EK.04 Organizasyon Şeması 5.5 Sorumluluk, Yetki ve Đletişim Sorumluluk, yetki ve iletişim ile Đzmir Ekonomi Üniversitesi organizasyon şemasındaki bölümlerin iletişimleri ve buna bağlı sorumluluk ile yetkileri belirlenmiş, ayrı ayrı olarak dokümante edilmiştir. Ref. No: KEK.01.EK.04 Organizasyon Şeması Ref. No: KEK.01.EK.05 Görev Tanımları Ref. No: 60.05.FR.02 Đç Đletişim Formu 5.5.1 Sorumluluk ve Yetki Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 14/25 Kalite El Kitabı Đzmir Ekonomi Üniversitesindeki organizasyon şemasındaki bölümlere bağlı sorumluluk ve yetkilerin tanımlamaları Organizasyon Şeması ve Görev Tanımları ile ayrı dokümanlarda detaylı olarak verilmiştir. Ref. No: KEK.01.EK.04 Organizasyon Şeması Ref. No: KEK.01.EK.05 Görev Tanımları 5.5.2 Yönetim Temsilcisi Đzmir Ekonomi Üniversitesinin, Kalite Yönetim Komisyonu Đzmir Ekonomi Üniversitesi Antetli Kâğıdı ile Genel Sekreter onayı ile görevlendirilmiştir. Kalite Yönetim Komisyonu’nun mevcut görevlerine ek olarak üstlendiği görevler 5.5.1.Sorumluluk ve yetki bölümünde ve Görev Tanımları’nda belirtilmiştir. Ref. No: Đzmir Ekonomi Üniversitesi Antetli Kâğıdı 5.5.3 Đç Đletişim Đzmir Ekonomi Üniversitesinin organizasyonun tüm bölümlerinde gerektiği durumlarda sağlıklı bir şekilde iç iletişimin sağlanması için gerekli düzenlemeler yapılmıştır. Đzmir Ekonomi Üniversitesinde yazılı iletişim Đç Đletişim Formu veya e-posta ile sözlü iletişim ise kurulmuş olan dâhili telefon ve gerekli hallerde telsiz sistemleri ile sağlanmaktadır. Dâhili sistemler işletmemizin tüm bölümlerine ulaştırılmıştır. Đletişim için faaliyetlere aşağıdakiler örnektir: − iş alanlarında yönetim liderliğinde iletişim, − başarının tanınması için olanlar gibi, takım birifingleri ve diğer toplantılar, − ilan tahtaları, dâhili gazeteler/magazinler, − elektronik posta, web sayfaları gibi işitsel/görsel elektronik medya, − çalışan araştırmaları, bilgilendirme ve tavsiye panoları. Ref. No: 60.05.FR.02 Đç Đletişim Formu 5.6 Yönetimin Gözden Geçirmesi 5.6.1 Genel Üst yönetim organizasyonun kalite sisteminin uygunluğunun, yeterliliğinin ve etkinliğinin sürekliliğini sağlamak amacı ile her yıl, yılda bir kez olmak üzere iç denetimi takip eden iki hafta içinde planlanmış aralıklarla Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısını gerçekleştirmektedir. Bu gözden geçirmelere ilişkin kayıtlardan, toplantı duyurusunu gerçekleştirdiği Đç Đletişim Formu veya e-posta ve toplantıya katılanların ve toplantı kararlarının, sonuçlarının kaydedildiği Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Süreci ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Formu, Kayıtların Kontrolü Prosedürü’ne göre muhafaza edilmektedir. Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantılarına birim müdürleri ve Kalite Yönetim Temsilciliği ve Genel Sekreterlik tarafından toplantıya katılması için seçilen sorumlular katılır. Ref. No: 60.05.PR.01.FR.02 Đç Đletişim Formu Ref. No: 60.00.SR.01 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Süreci Ref. No: 60.05.FR.08 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Formu 5.6.2 Gözden Geçirme Girdileri Her yıl, yılda en az bir kez gerçekleştirilen Đç Denetimi takiben bir hafta içerisinde Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısına katılacak tüm personele duyurusu Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından yapılır. Đç Đletişim Formu veya e-posta ile numaralandırılarak yapılan duyuruda Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı’nın tarihi, saati, yeri, toplantıya katılacak personelin birimleri veya isimleri ile Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı’nın gündemi belirtilir. Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı’nın gündem maddelerinde; Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 15/25 Kalite El Kitabı • Đç Tetkik Sonuçları ve değerlendirmeleri • Uygun Olmayan Ürün/Hizmetin Kontrolü Kayıtları ve Sonuçları • Düzeltici Faaliyetler ve Değerlendirme Sonuçları • Önleyici Faaliyetler ve Değerlendirme Sonuçları • Öğrenci ve çalışanlarımızın Geri Beslemesi (Öğrenci ve çalışanlarımızın şikâyetleri ve önerilerinin kayıtları ve değerlendirilme sonuçları) • Proses Uygunlukları ve Hizmet/Hizmet uygunluğunun Gözden Geçirilmesi ve Değerlendirme Sonuçları • Kalite yönetim sistemini Etkileyen Değişikler (Revizyon veya yeni yayınlanan dokümanların değerlendirilmesi) • Bir önceki Yönetimin Gözden Geçirme Toplantı sonucunda alınan karalar ve sonuçları • Organizasyon içinde yer alan tüm üyelerin iyileştirme için önerileri olarak görüşülerek belirlenir. Ref. No: 60.05.PR.01.FR.02 Đç Đletişim Formu Ref. No: 60.00.SR.01 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Süreci Ref. No: 60.05.FR.08 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Formu 5.6.3 Gözden Geçirme Çıktısı Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısı, Đç Đletişim Formu’nda veya e-postada belirtilen tarihte ve yerde, duyurusu yapılan katılımcı personel ve üst yönetim tarafından gerçekleştirilir. Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı’na katılan tüm personelin tespiti için Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Formu tüm katılımcılara Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından imzalatılır. Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı’nda görüşülen gündem maddeleri ve toplantı kararları Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Formu’na veya Kalite Yönetim Temsilciliği karar defterine Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından kaydedilir. Yönetimin Gözden Geçirme Toplantılarında görüşülen gündem maddelerinin kararlarında; • • • Kalite Yönetim Sisteminin ve bu sisteme ait proseslerin etkinliğinin ve iyileştirmesinin, Öğrenci ve çalışanlarımızın beklentileri ve şartlarının hizmet iyileştirmeleri, Kaynak ihtiyaçlarının değerlendirilmesi sonuçları yer almaktadır. Ref. No: 60.00.SR.01 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Süreci Ref. No: 60.05.FR.08 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Formu 6. KAYNAK YÖNETĐMĐ 6.1 Kaynakların Sağlanması Đzmir Ekonomi Üniversitesi; a) Kalite yönetim sistemini uygulamak, sürdürmek ve etkinliğini sürekli iyileştirmek, b) Müşteri isteklerinin yerine getirilmesi yolu ile müşteri memnuniyetini artırmak için, gerekli olan kaynakları belirlemekte ve sağlamaktadır. Đzmir Ekonomi Üniversitesi Đdari yapılanmasında, Kalite Yönetim Sisteminin uygulanması, etkinliğinin iyileştirilmesi için ve Öğrenci ve çalışanlarımızın şartlarının yerine getirilmesiyle Öğrenci ve çalışanlarımızın memnuniyetlerinin arttırılması için gereken insan, donanım teçhizat ve finansal kaynakları belirlemiş ve bu kaynakları sağlamaktadır. Đzmir Ekonomi Üniversitesinin üst yönetimi ve birimleri tarafından hazırlanan Kalite Hedefleri ile kaynakların sağlanmasına yönelik çalışmalar planlamakta ve takip edilmektedir. Üst yönetim kaynakların sağlanması ile ilgili faaliyetleri her yıl düzenlenen Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı’nda değerlendirmekte ve Kaynak ihtiyaçları ile ilgili kayıtları Yönetimin Gözden Geçirme Toplantı Formu’nda Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından kayda alınmasını sağlamaktadır. Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 16/25 Kalite El Kitabı Ref. No: KEK.01.EK.02 Kalite Hedefleri Ref. No: 60.00.SR.01 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Süreci Ref. No: 60.05.FR.08 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Formu 6.2 Đnsan Kaynakları 6.2.1 Genel Đzmir Ekonomi Üniversitesinde hizmet kalitesini etkileyebilecek işi yapan personel veya personeller, uygun eğitim, öğrenim, beceri ve deneyim yönünden yeterlilikleri sağlanmaktadır. 6.2.2 Yeterlilik, Farkında Olma (Bilinç) ve Eğitim Đzmir Ekonomi Üniversitesi; a) Hizmet kalitesini etkileyen faaliyetleri yürüten personelin sahip olması gereken yeterliliği tayin etmektedir, b) Periyodik veya talebe ilişkin eğitimler sağlanmakta veya bu gibi ihtiyaçları karşılamak için diğer tedbirleri almaktadır, c) Alınan tedbirlerin etkinliği değerlendirilmektedir, d) Personelin yaptığı faaliyetlerin öneminin ve uygunluğunun farkında olmasını sağlanmakta ve kalite hedeflerinin başarılması için personelin nasıl katkıda bulunacakları belirlenmektedir, e) Eğitim, öğretim, beceri ve deneyim bilgi ve belgeleri Kayıtların Kontrolü Prosedürü’ne göre muhafaza edilmektedir. Ref. No: 71.00 Đnsan Kaynakları Müdürlüğü Süreçleri 6.3 Alt Yapı Đzmir Ekonomi Üniversitesi, hizmet şartlarına uygunluğunu sağlamak için gerekli olan altyapıyı tayin etmekte, sağlamakta ve sürdürmektedir. Alt yapı, uygulanabildiğinde aşağıdakileri kapsar: a) Binalar, çalışma alanları ve bununla ilgili tesisler; b) Proses teçhizatı, (yazılım ve donanım ), c) Destek hizmetleri ( taşıma veya iletişim gibi ). Ref. No: 80.00 Proje ve Đnşaat Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 77.00 Bilgi Đşlem Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70.01 Yurt Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 73.00 Teknik ve Đdari Đşler Müdürlüğü Süreçleri 6.4. Çalışma Ortamı Đzmir Ekonomi Üniversitesi, hizmetin şartlara uygunluğunu sağlamak için gerekli olan çalışma ortamını belirlemekte ve yönetmektedir. Ref. No: 80.00 Proje ve Đnşaat Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 77.00 Bilgi Đşlem Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70.01 Yurt Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 73.00 Teknik ve Đdari Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 72.00 Öğrenci Đşleri Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 78.00 Kütüphane Müdürlüğü Süreçleri Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 17/25 Kalite El Kitabı 7. EĞĐTĐM VE ÖĞRETĐM HĐZMETĐNĐ GERÇEKLEŞTĐRME 7.1 Eğitim ve Öğretim Hizmetinin Gerçekleştirmenin Plânlanması Đzmir Ekonomi Üniversitesi, eğitim ve öğretim hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli süreçleri plânlamakta ve geliştirmektedir. Hizmet gerçekleştirme plânlaması, kalite yönetim sisteminin diğer süreçlerinin şartları ile tutarlıdır. ( Madde 4.1) Hizmet gerçekleştirme plânlamasında, Đzmir Ekonomi Üniversitesi uygun olduğunda aşağıdakileri belirlemiştir; a) Hizmet için kalite hedefleri ve şartlar, b) Süreçlerin, dokümanların oluşturulması ve hizmete özgü kaynakların sağlanması, c) Hizmete özgü gerekli doğrulama, geçerli kılma, izleme, muayene ve deney faaliyetleri ve ürün veya hizmet kabulü için kriterler, d) Gerçekleştirme proseslerinin ve bunun sonucu meydana gelen hizmet şartlarının karşılandığına dair kanıtları sağlamak için gereken kayıtları, Kayıtların Kontrolü Prosedürü’ne göre kayıt altına almakta ve muhafaza etmektedir. Ref. No: 80.00 Proje ve Đnşaat Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 77.00 Bilgi Đşlem Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70.01 Yurt Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 73.00 Teknik ve Đdari Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 72.00 Öğrenci Đşleri Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 78.00 Kütüphane Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70… Sekreterlikler Süreçleri 7.2. Öğrenci ve Çalışanlarla Đlişkili Prosesler 7.2.1. Hizmetlerimize Bağlı Şartların Belirlenmesi Đzmir Ekonomi Üniversitesi; a) Hizmetlerimize yönelik olarak teslim ve teslim sonrası faaliyetler için şartlar da dâhil olmak üzere öğrenci ve çalışanlarımız tarafından belirtilmiş olan şartları, b) Öğrenci ve çalışanlarımız tarafından beyan edilmeyen ancak belirtilen veya bilinen ve amaçlanan kullanım için gerekli olan hizmet şartlarını, c) Hizmetlerimiz ile ilgili yasal ve mevzuat şartlarını, d) Đzmir Ekonomi Üniversitesi tarafından belirlenen ilâve şartları belirlemektedir. Ref. No: 77.00 Bilgi Đşlem Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70.01 Yurt Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 73.00 Teknik ve Đdari Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 72.00 Öğrenci Đşleri Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 78.00 Kütüphane Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70… Sekreterlikler Süreçleri Ref. No: YÖK Kanunları ve Yönetmelikleri Ref. No: Đzmir Ekonomi Üniversitesi Yönetmelik, Yönerge ve Esasları Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 18/25 Kalite El Kitabı 7.2.2 Hizmetlerimize Bağlı Şartların gözden geçirilmesi Đzmir Ekonomi Üniversitesi, hizmetlerine bağlı şartları gözden geçirmektedir. Bu gözden geçirme, Đzmir Ekonomi Üniversitesinin öğrenciler ve çalışanlarına hizmetleri sağlamayı taahhüt etmesinden önce (hizmetin verilmesi, hizmetin kabulü, hizmetin değişikliklerin kabulü sırasında ) yapılmaktadır. Burada: a) Hizmet şartları tarif edilmiştir. b) Önceden ifade edilenlerden farklı olan hizmet şartlarının çözümlenmesi sağlanmaktadır. c) Eğitim ve öğretim hizmetlerine yönelik şartları karşılama yeteneğine sahiptir. Hizmet şartlarına yönelik tüm faaliyetler gözden geçirilmekte, sonuçlarının kayıtları ve gözden geçirmeden kaynaklanan faaliyetler sürdürülmektedir. Öğrenci ve çalışanlarımızın hizmet şartlarına yönelik tüm faaliyetleri, süreçler adı altında dokümante edilmiştir. Hizmet şartları değiştiğinde, Đzmir Ekonomi Üniversitesi, ilgili dokümanların tadil edilmiş ve ilgili personelin bu değişiklikten haberdar edilmiş olmasını sağlamaktadır. Not - Bazı durumlarda, mesela internet ortamında hizmete yönelik şartlar, resmî bir gözden geçirme, için pratik değildir. Onun yerine gözden geçirme, hizmet ile ilgili bilgileri (kataloglar veya reklam malzemeleri gibi) kapsamaktadır. Ref. No: 77.00 Bilgi Đşlem Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70.01 Yurt Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 73.00 Teknik ve Đdari Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 72.00 Öğrenci Đşleri Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 78.00 Kütüphane Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70… Sekreterlikler Süreçleri Ref. No: YÖK Kanunları ve Yönetmelikleri Ref. No: Đzmir Ekonomi Üniversitesi Yönetmelik, Yönerge ve Esasları 7.2.3 Öğrenci ve Çalışanlarla Đletişim Đzmir Ekonomi Üniversitesi, aşağıdakilerle ilgili olarak öğrenci ve çalışanlarımız ile iletişim için etkin düzenlemeleri belirlemiş ve uygulamaktadır: a) Hizmetlerimizin bilgisi, b) Tadiller de dâhil olmak üzere, başvurular, sözleşmeler veya hizmet alımı, c) Öğrenci ve çalışanlarımızın şikâyetleri de dâhil olmak üzere müşteri geri beslemeleri. Ref. No: 77.00 Bilgi Đşlem Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70.01 Yurt Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 73.00 Teknik ve Đdari Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 72.00 Öğrenci Đşleri Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 78.00 Kütüphane Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70… Sekreterlikler Süreçleri Ref. No: Anketler Ref. No: Dilekçeler 7.3. Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Tasarım ve Geliştirilmesi Tasarım ve geliştirme maddesi Kalite Yönetim Sistemi içerisinde kapsam dışı bırakılmıştır. Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 19/25 Kalite El Kitabı 7.4. Satın alma 7.4.1 Satın alma prosesi Đzmir Ekonomi Üniversitesi, satın alınan ürünün, belirtilen satın alma şartlarına uygunluğunu sağlamaktadır. Tedarikçiye ve satın alınan ürüne uygulanan kontrolün tipi ve içeriği, satın alınan ürünün bir sonraki ürün veya hizmet gerçekleştirilmesine olan etkisine veya nihaî ürüne bağımlıdır. Đzmir Ekonomi Üniversitesi, tedarikçilerini, Đzmir Ekonomi Üniversitesi şartlarını karşılayan ürün veya hizmet sağlama yeteneği temelinde değerlendirilmekte ve seçmektedir. Seçme, değerlendirme ve tekrar değerlendirme için kriterler oluşturulmuştur. Değerlendirme sonuçları ve bu değerlendirme sonucu olarak ortaya çıkan gerekli faaliyetlerin kayıtları muhafaza edilmektedir. (Madde 4.2.4). Ref. No: 73.00 Teknik ve Đdari Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri 7.4.2 Satın alma bilgisi Satın alma bilgisi, satın alınacak ürünü açıklamakta ve uygun olduğunda aşağıdakileri içermektedir: a) Ürün onayı, prosedürler, proses ve donanımlar için şartları, b) Personelin niteliği için şartları, c) Kalite yönetim sistemi şartları. Đzmir Ekonomi Üniversitesi, tedarikçilere iletilmeden önce belirlenmiş satın alma şartlarının yeterliliğini sağlamaktadır. Ref. No: 73.00 Teknik ve Đdari Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri 7.4.3 Satın alınan ürünün doğrulanması Đzmir Ekonomi Üniversitesi, satın alınan ürünün belirtilmiş satın alma şartlarını karşılamasını sağlamak için muayene ve diğer gerekli faaliyetleri oluşturmuştur ve uygulamaktadır. Đzmir Ekonomi Üniversitesi, tedarikçinin yerinde doğrulama yapmak istediğinde, Đzmir Ekonomi Üniversitesi satın alma bilgisinde, talep edilen doğrulama düzenlemelerini ve ürünün serbest bırakılma metodunu belirtmektedir. Ref. No: 73.00 Teknik ve Đdari Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri 7.5 Eğitim ve Öğretim Hizmetinin Sağlanması (sunulması) 7.5.1 Eğitim ve Öğretim Hizmetinin Sağlamanın Kontrolü Đzmir Ekonomi Üniversitesi, kontrollü koşullar altında eğitim ve öğretim hizmetlerini sağlamayı plânlamış ve yürütmektedir. Kontrollü koşullar, uygulanabildiğinde; a) Hizmetin özelliklerini açıklayan bilgilerin bulunabilirliğini, b) Gerekli olduğunda, çalışma talimatlarının bulunabilirliğini, c) Uygun donanımın kullanımını, d) Đzleme ve ölçme cihazlarının bulunabilirliğini ve kullanımını, e) Đzleme ve ölçmenin uygulanmasını, f) Serbest bırakma, teslimat ve teslimat sonrası faaliyetlerin uygulanmasını kapsamaktadır. Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 20/25 Kalite El Kitabı 7.5.2 Hizmet sağlanması için proseslerin geçerliliği Đzmir Ekonomi Üniversitesi, elde edilen çıktının, bir sonraki izleme ve ölçme ile doğrulanamadığı yerlerde, üretim ve hizmet sağlama prosesini geçerli kılmaktadır. Bu, sadece hizmet kullanıma girdikten veya hizmet verildikten sonra kusurların görünür olduğu durumlardaki her prosesi içerir, Geçerli kılma, bu proseslerin plânlanmış sonuçlarının elde edilme yeteneğini göstermektedir; Đzmir Ekonomi Üniversitesi, uygulanabilir olduğunda aşağıdakiler de dahil olmak üzere bu prosesler için düzenlemeler yapmaktadır: a) Bu proseslerin gözden geçirilmesi ve onaylanması için tanımlanmış kriterler, b) Donanımın ve personelin yeterliliğinin onaylanması, c) Belirli metotların ve prosedürlerin kullanılması, d) Kayıtlar için şartlar ( Madde 4.2.4), e) Yeniden geçerli kılma. Ref. No: 80.00 Proje ve Đnşaat Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 77.00 Bilgi Đşlem Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70.01 Yurt Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 73.00 Teknik ve Đdari Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 72.00 Öğrenci Đşleri Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 78.00 Kütüphane Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 79.00 Tanıtım Halkla Đlişkiler ve Öğrenci Faaliyetleri Süreçleri Ref. No: 71.00 Đnsan Kaynakları Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70… Sekreterlikler Süreçleri 7.5.3 Tanımlama ve izlenebilirlik Đzmir Ekonomi Üniversitesi, uygun durumlarda, hizmetlerinin gerçekleştirilmesini uygun yollarla tanımlamaktadır. Hizmetlerinin durumunu izleme ve ölçme şartlarına göre tanımlamaktadır. Đzlenebilirlik bir şart olduğunda, hizmetlerini tek tek kontrol ve kayıt edebilme şartlarını sağlamıştır. Ref. No: 80.00 Proje ve Đnşaat Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 77.00 Bilgi Đşlem Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70.01 Yurt Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 73.00 Teknik ve Đdari Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 72.00 Öğrenci Đşleri Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 78.00 Kütüphane Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 79.00 Tanıtım Halkla Đlişkiler ve Öğrenci Faaliyetleri Süreçleri Ref. No: 71.00 Đnsan Kaynakları Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70… Sekreterlikler Süreçleri 7.5.4 Müşteri malı (varlığı) Kendi kontrolü altında olduğu sürece veya kullanıldığı sürece, Đzmir Ekonomi Üniversitesi müşteri malına dikkat göstermektedir. Đzmir Ekonomi Üniversitesi için müşteri malı olarak tanımlan kriterler öğrencilerinin ve çalışanlarının kişisel bilgileri ve Đzmir Ekonomi Üniversitesi bünyesinde tutulan kayıtlarıdır. Đzmir Ekonomi Üniversitesi, kullanım için veya hizmet oluşturmak üzere birleştirmek için sağlanan öğrencilerinin ve çalışanlarının kişisel bilgilerini tanımlamakta, doğrulamakta, korumakta ve güvenliğini sağlamaktadır. Herhangi bir öğrencinin veya çalışanın kişisel bilgileri kaybolursa, zarar görürse veya kullanım için uygun olmayan halde bulunursa, bu durum öğrenciye veya çalışana bildirilmekte ve muhafaza edilmektedir. (Madde 4.2.4) Not - Müşteri malı, fikir haklarını da kapsar, Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 21/25 Kalite El Kitabı Ref. No: 77.00 Bilgi Đşlem Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70.01 Yurt Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 73.00 Teknik ve Đdari Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 72.00 Öğrenci Đşleri Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 78.00 Kütüphane Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 79.00 Tanıtım Halkla Đlişkiler ve Öğrenci Faaliyetleri Süreçleri Ref. No: 71.00 Đnsan Kaynakları Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70… Sekreterlikler Süreçleri 7.5.5 Hizmetin korunması Đzmir Ekonomi Üniversitesi, proses süresince amaçlanan hizmetin uygunluğunu muhafaza etmektedir. Ref. No: 77.00 Bilgi Đşlem Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70.01 Yurt Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 73.00 Teknik ve Đdari Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 72.00 Öğrenci Đşleri Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 78.00 Kütüphane Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 79.00 Tanıtım Halkla Đlişkiler ve Öğrenci Faaliyetleri Süreçleri Ref. No: 71.00 Đnsan Kaynakları Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70… Sekreterlikler Süreçleri 7.6 Đzleme ve ölçme cihazlarının kontrolü Đzmir Ekonomi Üniversitesi, taahhüt edilen hizmeti sunma aşamasında kullandığı izleme ve ölçmeyi ve bunun için gereken izleme ve ölçme cihazlarını belirlemektedir. (Madde 7.2.1). Đzmir Ekonomi Üniversitesi, izleme ve ölçmelerin yapılabilmesini ve bunların izleme ve ölçme şartları ile tutarlı olmasını sağlayacak prosesleri oluşturmaktadır. Gerekli olduğunda, geçerli sonuçların sağlanması için ölçme teçhizatı; a) Belirli aralıklarla kalibre edilmiş veya doğrulanmış olmalı veya kullanılmadan önce uluslar arası veya ulusal referans ölçme standartlarına göre izlenebilir olmaktadır; bu tipte referans ölçme standartlarının bulunmadığı yerlerde, kalibrasyon veya doğrulamada “ esas alınan hususlar ” kaydedilmektedir, b) Gerekli olduğunda, ayar edilmiş veya yeniden ayar edilmiş olmaktadır, c) Kalibrasyon durumunun tayin edilmiş olmasını sağlamak için tanımlamıştır, d) Ölçme sonuçlarını geçersiz kılacak ayarlardan korumuştur, e) Taşıma, bakım ve depolanma sırasında hasar ve bozulmalara karşı korunmuştur. Ref. No: 73.00 Teknik ve Đdari Đşler Müdürlüğü Süreçleri 8. ÖLÇME, ANALĐZ VE ĐYĐLEŞTĐRME 8.1.Genel Đzmir Ekonomi Üniversitesi; a) Hizmetin uygunluğunu göstermek, b) Kalite yönetim sisteminin uygunluğunu sağlamak ve c) Kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmek için ihtiyaç duyulan izleme, ölçme, analiz ve iyileştirme çalışmalarını Veri Analizleme Yöntemleri sonuçlarını değerlendirerek, Đç Tetkik sonrası Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı ile planlamıştır. Đstatistiksel teknikler de dâhil olmak üzere uygulanabilir metotların kararlaştırılmasını ve bunların kullanımlarının detaylarını içermektedir. Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 22/25 Kalite El Kitabı Ref. No: KEK.01.EK.03 Proses Etkileşim Tablosu Ref. No: KEK.01.EK.04 Organizasyon Şeması Ref. No: KEK.01.EK.05 Görev Tanımlar Ref. No: 60.00.PR.01 Doküman Kontrolü Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.02 Kayıtların Kontrolü Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.03 Đç Tetkik Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.04 Uygun Olmayan Ürün/Hizmet Kontrolü Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.05 Düzeltici Faaliyet Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.06 Önleyici Faaliyet Prosedürü Ref. No: 60.00.FR.02 Đç Đletişim Formu Ref. No: 60.00.SR.01 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Süreci Ref. No: 60.00.FR.08 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Formu 8.2 Đzleme ve ölçme 8.2.1 Öğrenci ve çalışanlarımızın Memnuniyeti Kalite yönetim sistemi performansının ölçümlerinden biri olarak, Đzmir Ekonomi Üniversitesi, öğrencileri ve çalışanların şartlarını yerine getirip getirmediğine dair öğrenci ve çalışanların algılamasıyla ilgili bilgileri anket çalışmaları ile izlemektedir. Bunun dışında öğrenci ve çalışanlar, herhangi bir şikâyet konusunda dilekçeyle başvuru yapmakta ve gelen dilekçeler Đzmir Ekonomi Üniversitesi tarafından değerlendirilmektedir. Bu bilgilerin elde edilmesi ve kullanılması için Üst Yönetimce görevlendirilmiş ve Görev Tanımları belirtilmiş personellerce, öğrenci ve çalışanların beklentileri Anketler ile kayıt altına alınmaktadır. Bu faaliyetleri takiben öğrenci ve çalışanların memnuniyetsizliğine yönelik olarak acil düzenlemeler ve memnuniyet sağlanması gerçekleştirilir. Öğrenci ve çalışanların memnuniyetsizliğinin tekrarlanmaması için Düzeltici Faaliyet Prosedürü’ne göre düzenlemeler ve kontroller yapılır ve kayda alınır. Ref. No: Anketler Ref. No: Dilekçeler Ref. No: 60.00.PR.05 Düzeltici Faaliyet Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.06 Önleyici Faaliyet Prosedürü 8.2.2 Đç Denetim Đzmir Ekonomi Üniversitesi, kalite yönetim sisteminin a) Planlanmış düzenlemelere ve standart şartlarına uyup uymadığını, b) Etkin uygulanıp uygulanmadığını ve devamlılığını tespit etmek üzere, planlanan aralıklarla iç denetimler yapmakta ve bu çalışmaları Đç Tetkik Prosedürü’ne göre uygulamaktadır. Bu denetimler Đç Tetkik Eğitimi almış uzman personel tarafından gerçekleştirilmektedir. Denetçiler kendi bölümlerini denetleyememektedirler. Denetimin planlanması, yürütülmesi ve raporlanması ile ilgili konular Đç Tetkik Prosedüründe ayrıntılı olarak ifade edilmiştir. Ref. No: 60.00.PR.03 Đç Tetkik Prosedürü 8.2.3 Proseslerin Đzlenmesi ve Ölçülmesi Đzmir Ekonomi Üniversitesi kalite yönetim sistemi proseslerinin izlenmesi ve ölçülmesi için uygun metotlardan Proses Etkileşim Tablosu’nu takip ederek prosesler arası etkinliği ve iletişimi her yıl düzenlenen Đç Tetkik Prosedürü, YÖK Denetimleri, Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Süreci sonuçları ve Düzeltici Faaliyet Prosedürü değerlendirime sonuçları ile gerçekleştirmektedir. Ref. No: KEK.01.EK.03 Proses Etkileşim Tablosu Ref. No: 60.00.PR.03 Đç Tetkik Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.05 Düzeltici Faaliyet Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.06 Önleyici Faaliyet Prosedürü Ref. No: 60.00.SR.01 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Süreci Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 23/25 Kalite El Kitabı 8.2.4 Hizmetin Đzlenmesi ve Ölçülmesi Đzmir Ekonomi Üniversitesi, hizmetinin izlenmesi ve ölçülmesi için; öğrenci ve çalışanların şartları da dâhil tüm şartları sağladığını tespit etmek amacı ile hizmetin belirlenmiş karakteristiklerini Üst Yönetimce görevlendirilmiş ve Görev Tanımları’nda belirtilmiş personellerce yapmaktadır. Bunlar Anket çalışmalarının değerlendirilmesi ve Dilekçelerin değerlendirilmesi ile Đç Tetkik Sonuçları ve YÖK Denetim Sonuçlarına göre gerçekleştirilmekte ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Süreci ile değerlendirilerek sağlanmaktadır. Hizmet veya hizmet sunulmasına kadar geçen sürede, ilgili kayıtlar tutulmakta, izlemekte ve ölçülmektedir. Bu kriterlere uygunluğun delilleri Kayıtların Kontrolü Prosedürü’ne göre muhafaza edilmektedir. Ref. No: Anketler, Dilekçeler Ref. No: 60.00.PR.03 Đç Tetkik Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.02 Kayıtların Kontrolü Prosedürü Ref. No: YÖK Denetimleri 8.3 Uygun Olmayan Ürünün/Hizmetin Kontrolü Đzmir Ekonomi Üniversitesi, hizmet şartlarına uymayan çalışmaların, yanlışlıkla kullanımının veya teslimatın önlenmesi için hizmet ve ürün şartlarını tanımlamış ve kontrol edilmesini sağlamıştır. Kontroller ve uygun olmayan hizmetin ele alınması ile ilgili sorumluklar ve yetkiler Uygun Olmayan Ürün/Hizmetin Kontrolü Prosedürü’nde dokümante edilmiş ve tanımlanmıştır. Đzmir Ekonomi Üniversitesi uygun olmayan ürün ve hizmeti ele almıştır. a) Tespit edilen ürün veya hizmetin uygunsuzluğun giderilmesi için tedbir alınması, b) Đlgili yetkili ve uygulanabildiği durumlarda öğrenci ve çalışanların mutabakatla kullanımı, serbest bırakılması veya kabulü için yetkilendirmeyle, c) Hizmetin yâda ürünün asıl amaçlanan kullanımını veya uygulanmasını engellenmemesi için gerekli önlemlerin alınması ile uygunsuzlukların yapısı ve sonra alınan tedbirlere ait kayıtlar, alınan izinlerin kayıtları da dahil olmak üzere Kayıtların Kontrolü Prosedürü’ne göre muhafaza edilmektedir. Uygun olmayan ürün/hizmet düzeltildiğinde, şartlara uygunluğunu göstermek için yeniden doğrulamaya tabi tutulur. Teslimattan veya kullanılmaya başlandıktan sonra uygun olmayan ürün/hizmet tespit edildiğinde Đzmir Ekonomi Üniversitesi, uygunsuzluğun etkilerine veya uygunsuzluğun potansiyel etkilerine karşı uygun tedbirler almaktadır. Ref. No: PR.04 Uygun Olmayan Ürün/Hizmet Kontrolü Prosedürü 8.4. Veri Analizi Đzmir Ekonomi Üniversitesi kalite yönetim sisteminin uygunluğunu ve etkinliğini göstermek ve kalite yönetim sisteminin sürekli iyileştirilmesinin nerede yapılabileceğini değerlendirmek amacıyla Üst Yönetimce Görev Tanımları’nda belirtilmiş personellerce uygulaması, öğrenci ve çalışanlara yapılan Anket sonuçlarını, Düzeltici Faaliyet sonuçlarını, Önleyici Faaliyet sonuçlarını veri olarak kaydetmekte, değerlendirmekte ve analiz etmektedir. Bu analiz edilen veriler, izleme ve ölçme sonuçlarından ve diğer ilgili kaynaklardan doğan verileri içermektedir. Veri analizi, a) Öğrenci ve çalışanlarımızın memnuniyetini, b) Hizmet şartlarına uymayı, c) Önleyici faaliyetler için proseslerin ve hizmetlerin karakteristikleri ve eğilimlerini, d) Tedarikçiler ile ilgili bilgileri içermektedir. Bu konuyla ilgili olarak grafik ve histogramlar, pareto analizi yöntemleri ile Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Süreci’nin analiz sonuçları değerlendirilmektedir. Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 24/25 Kalite El Kitabı Ref. No: PR.05 Düzeltici Faaliyet Prosedürü Ref. No: PR.06 Önleyici Faaliyet Prosedürü Ref. No: 60.00.SR.01 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Süreci Ref. No: 60.05.FR.08 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Formu 8.5. Đyileştirme 8.5.1 Sürekli Đyileştirme Đzmir Ekonomi Üniversitesi, kalite politikası, kalite hedefleri, Đç Tetkik sonuçları, Veri Analizi sonuçları, Düzeltici Faaliyet sonuçları, Önleyici Faaliyet sonuçları ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Süreci sonuçlarını kullanmak yoluyla kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmektedir. Ref. No: PR.03 Đç Tetkik Prosedürü Ref. No: PR.04 Uygun Olmayan Hizmet/Hizmet Kontrolü Prosedürü Ref. No: PR.05 Düzeltici Faaliyet Prosedürü Ref. No: PR.06 Önleyici Faaliyet Prosedürü Ref. No: 60.00.SR.01 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Süreci Ref. No: 60.05.FR.08 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Formu 8.5.2. Düzeltici Faaliyet Đzmir Ekonomi Üniversitesi, tekrarını önlemek amacıyla uygunsuzlukların nedenini ortadan kaldıracak düzeltici faaliyetleri başlatmaktadır. Düzeltici faaliyetler karşılaşılan uygunsuzluğun etkilerine uygun şekildedir. Dokümante edilmiş prosedür hazırlanırken; a) Uygunsuzlukların gözden geçirilmesi (Öğrenci ve çalışanlarımızın şikayetleri dahil) b) Uygunsuzlukların nedenlerinin belirlenmesi, c) Uygunsuzlukların tekrarlanmamasını sağlamak için faaliyete olan ihtiyacın değerlendirilmesi, d) Gerekli faaliyetin belirlenmesi ve uygulanması, e) Başlatılan faaliyetin sonuçlarının kayıtları, f) Başlatılan düzeltici faaliyetin gözden geçirilmesi için şartları tanımlamak için Düzeltici Faaliyetler Prosedürü oluşturulmuştur. Ref. No: PR.05 Düzeltici Faaliyetler Prosedürü 8.5.3. Önleyici Faaliyet Đzmir Ekonomi Üniversitesi, oluşmasını önlemek amacıyla potansiyel uygunsuzlukların nedenlerini ortadan kaldırmak için önleyici faaliyeti belirlemektedir. Önleyici faaliyetler potansiyel problemlerin etkilerine uygun şekildedir. Dokümante edilmiş prosedür, a) Potansiyel uygunsuzlukların ve sebeplerinin tanımlanması, b) Uygunsuzlukların olmasını önlemeye yönelik faaliyete olan ihtiyacın değerlendirilmesi, c) Gerekli faaliyetin belirlenmesi ve uygulanması, d) Başlatılan faaliyetin sonuçlarının kayıtları ve e) Başlatılan önleyici faaliyetin gözden geçirilmesi için şartları tanımlamak için Önleyici Faaliyetler Prosedürü oluşturulmuştur. Ref. No: PR.06 Önleyici Faaliyetler Prosedürü Kalite El Kitabını Hazırlayan Đçerik Yönünden Kontrol Eden Sistem Yönünden Kontrol Eden Kalite Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi Kalite Yönetim Komisyonu Üyesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 ONAY Genel Sekreter Sayfa: 25/25
