Kalite Sistem Dökümantasyonu Prosedürü

FĠRMA
LOGO
ABC San. Ve Tic. A.ġ.
Doküman No
Revizyon No
Yayın Tarihi
PROSEDÜRLER
Sayfa No
KALĠTE SĠSTEM
DOKÜMANTASYONU
1. AMAÇ
ABC San. ve Tic. A.Ş.‘nde uygulanan Kalite Yönetim Sistemini tanımlamak amacıyla oluşturulan
Kalite Sistem Dokümantasyon yapısını göstermek.
2. KAPSAM
Bu prosedür Kalite Yönetim Sistemi dahilindeki tüm dokümanları kapsar.
3. TANIMLAR
3.1 Stratejik Düzey Doküman: Hazırlama yetkisinin, üst yönetime verildiği doküman türüdür.
Firmanın stratejilerini belirler.
3.2 Taktik Düzey Doküman: Hazırlama yetkisinin, orta kademeye verildiği doküman türüdür.
Kaliteyi etkileyen işlerin nasıl yapıldığını ana hatlarıyla gösterir. Yön göstericidir.
3.3 Uygulama Düzeyi Doküman: Hazırlama yetkisinin, uygulama düzeyindeki insanlara verildiği
doküman türüdür. Bir işin basit ve açıklayıcı şekilde nasıl yapıldığını anlatan ya da iş yapılırken
oluşan verileri kaydetmek için kullanılan doküman türüdür.
4. SORUMLULUKLAR
4.1 Genel Müdür
Bu prosedürün her aşamada, uygulanması ve sürekliliği için gereken desteği vermek
4.2 Kalite Güvence Müdürü
Bu prosedürde anlatılan tüm faaliyetlerin firmada uygulanması, yürütülmesi ve sürekliliğinin
sağlanmasından sorumludur.
5. UYGULAMA
5.1 Genel
Kalite Yönetim Sistemimiz içinde yer alan tüm dokümanlar, Kalite Sistem Dokümantasyon yapısına
uygun olarak hazırlanır, tanımlanır ve uygulanırlar.
5.2 Doküman Türleri ve Tanımları
Kalite Dokümantasyon Sistemi kapsamındaki dokümanlar ve tanımları aşağıdaki gibidir:
Hazırlayan
FR-42-02 R(00)
Kontrol Eden
Onaylayan
FĠRMA
LOGO
ABC San. Ve Tic. A.ġ.
Doküman No
Revizyon No
Yayın Tarihi
PROSEDÜRLER
Sayfa No
KALĠTE SĠSTEM
DOKÜMANTASYONU
5.2.1 Kalite Politikası (PT): Üst yönetim tarafından resmi olarak duyurulan ABC San. ve Tic.
A.Ş.’nin kalite ile ilgili amaç ve yönünü gösteren doküman türüdür.
5.2.2 Hedef (HF): Kalite politikası doğrultusunda ulaşılması amaçlanan performans düzeylerinin
her biridir.
5.2.3 Kalite El Kitabı (EK): Kuruluşun kalite politikasını içeren ve Kalite Yönetim Sistemini tarif
eden doküman türüdür.
5.2.4 Prosedür (PR): İlgili standardın gerekliliklerine uygun olarak, kaliteyi etkileyen bir işi
yöneten, gerçekleştiren, doğrulayan, gözden geçiren organizasyonel bölüm ve personelin, yetki ve
sorumluluklarını ilgili faaliyetleri de içerecek ve yeterli kontrolü sağlayacak kadar detaylı tarif eden
doküman türüdür.
5.2.5 Talimat (TA): İşlerimizi nasıl yapacağımızı ayrıntılı olarak anlatan doküman türüdür.
5.2.6 Destek Doküman (DD): Yukarıda tanımlanan doküman türlerine destek olacak şekilde, bir
konu hakkında bilgi vermek veya bir konunun anlaşılabilmesi için detaylı tarif etmek için hazırlanan
doküman türüdür. (Şartnameler, Veri Tabloları, vb.)
5.2.7 Plan(PL): İşlerin yapılması sırasındaki kontrol noktalarını, kontrolleri ve sorumluları iş akışına
göre sırasıyla tanımlayan doküman türüdür. (Kalite planları, vb.)
5.2.8 Harici Doküman (HD): Dış kaynaklı olarak hazırlanmış ve Kalite Yönetim Sistemine dahil
edilmesi uygun görülmüş ve bir konu hakkında bilgi veren doküman türüdür. (Standartlar, kataloglar,
kullanım kılavuzları, vb.)
5.2.9 Form (FR): Prosedür ve talimatlarda tanımlanan işin yapılması sırasında oluşan bilgilerin
kaydı için oluşturulan dokümanlardır.
5.2.10 Süreç (SR): süreçler birleriyle olan ilişkilerine göre ana süreç, süreç, alt süreç ve detay süreç
olarak gruplandırılmış olup isimlendirilmeleri de buna uygun olarak normal numaralamaya ilave
olarak gerektiğinde harf ilaveleri yapılmıştır. Özel Yazılım Programında tüm süreçler arasındaki
hiyerarşik yapı görülmektedir.
5.2.11 Organizasyon ġeması (OS):ABC San. ve Tic. A.Ş.’nin organizasyonel yapısını tanımlamak
amacıyla oluşturulan dokümanlardır.
5.2.12 Kurum Yapısı (KY): ABC San. ve Tic. A.Ş.’nin kurumsal yapısını tanımlamak için
oluşturulan dokümanlardır (Misyon, Vizyon, Değerler ve Kurum Kültürü)
Hazırlayan
FR-42-02 R(00)
Kontrol Eden
Onaylayan
FĠRMA
LOGO
ABC San. Ve Tic. A.ġ.
Doküman No
Revizyon No
Yayın Tarihi
PROSEDÜRLER
Sayfa No
KALĠTE SĠSTEM
DOKÜMANTASYONU
5.3 Dokümantasyon Yapısı ve Doküman Türleri
ABC San. ve Tic. A.Ş.‘nde Kalite Sistem Dokümantasyon yapısı aşağıdaki gibidir:
Dokümantasyon Yapısı ve Doküman Türleri
PT
POLİTİKA
KY
KURUM YAPISI
STRATEJĠK
DÜZEY
HF
HEDEF
EK, KALİTE EL KİTABI
OS, ORG. ŞEMASI
PR, SR
PROSEDÜRLER,
SÜREÇLER
TAKTĠK DÜZEY
PL
KALİTE PLANLARI
TA
TALİMATLAR
DD
DESTEK DOKÜMANLAR
UYGULAMA
DÜZEYĠ
HD
HARİCİ DOKÜMANLAR
FR
FORMLAR
5.4 Doküman Formatları
Hazırlayan
FR-42-02 R(00)
Kontrol Eden
Onaylayan
FĠRMA
LOGO
ABC San. Ve Tic. A.ġ.
Doküman No
Revizyon No
Yayın Tarihi
PROSEDÜRLER
Sayfa No
KALĠTE SĠSTEM
DOKÜMANTASYONU
5.4.1 ABC San. ve Tic. A.Ş. Kalite Sistem Dokümantasyonuna dahil olan tüm dokümanların
hazırlanması esnasında, aynı doküman türlerinin aynı formatta hazırlanabilmesi için, her bir
doküman türüne özel formlar kullanılır.
5.4.2 FR-42-01 No'lu Kalite El Kitabı Formu kullanılarak Kalite El Kitabı, FR-42-16 No’lu
Kurum Yapısı Formu kullanılarak Kurum Yapısı dokümanları, FR-42-17 No’lu Organizasyon
ġeması Formu kullanılarak Organizasyon Şeması, FR-42-02 No’lu Prosedür Formu kullanılarak
prosedürleri, FR-42-03 No’lu Talimat Formu kullanılarak talimatlar hazırlanır ve böylece Kalite
Sistem Dokümantasyonuna dahil Kalite El Kitabı, Prosedürler ve Talimatlar kendi içlerinde uyum
gösterirler.
5.4.3 Destek Dokümanlar 3 farklı formatta hazırlanabilir. Bunlardan ilki FR-42-04 No’lu Destek
Doküman Formu ile tanımlanan destek dokümanlar, ikincisi kendilerine özel diğer formlar üzerinde
hazırlanan destek dokümanlar (Görev Tanımları, vb.), üçüncüsü ise hiçbir forma bağlı kalmadan
hazırlanan Destek Dokümanlardır. (Bkz. TA-42-03 No’lu Destek Doküman Hazırlama Talimatı )
5.4.4 Harici dokümanlar ve formlar için sabit bir format yoktur.
5.5 Dokümanın Tanımlanması
5.5.1 El Kitabı, Organizasyon Şeması, Kurum Yapısı, Prosedür, Talimat ve Destek Dokümanlarda
(hiçbir forma bağlı kalmadan hazırlananlar hariç) , Doküman No’su, Revizyon No’su, Yayın Tarihi,
Sayfa No’su kısımları doküman formatının içeriğinde yer alır ve Kalite Güvence Bölümü tarafından
dokümanı tanımlamak amacı ile doldurulur. Diğer Doküman türlerinde ise bu bilgiler dokümanın
üzerinde olmadığından kendilerine özgü kaşeler (Form Kaşesi, Destek Doküman Kaşesi, Harici
Doküman Kaşesi) kullanılarak doküman bilgileri tanımlanırlar.
5.5.2 Doküman Numaralandırma Sistemi
5.5.2.1 ABC San. ve Tic. A.Ş.’nde Kalite Yönetim Sistemi dahilindeki dokümanlar aşağıdaki şekilde
numaralandırılır (Doküman No’su bilgisi) :
DT - SM - SN
DT: Doküman Türünü ifade eder. Numaralandırılan doküman türünün kısaltılmasından oluşur. Bu
kısaltmalar Tablo 1’de verilmiştir.
SM: Standardın Maddesini ifade eder. Numaralandırılan dokümanın standardın hangi maddesini
karşılamak için oluşturulduğunu gösterir. Standart maddeleri Tablo 2’de verilmiştir.
Hazırlayan
FR-42-02 R(00)
Kontrol Eden
Onaylayan
FĠRMA
LOGO
ABC San. Ve Tic. A.ġ.
Doküman No
Revizyon No
Yayın Tarihi
PROSEDÜRLER
Sayfa No
KALĠTE SĠSTEM
DOKÜMANTASYONU
SN: Sıra Numarasını ifade eder. Aynı doküman türünden ve standardın aynı maddesini karşılamak
için oluşturulmuş dokümanların kendi aralarındaki sırasını ifade eder. 01’den başlayarak birer
artırılarak ve sıra ile numara verilir. Bu kısım ihtiyaca göre 2 haneden fazla da olabilir. Doküman sıra
numaraları FR-42-07 No’lu Doküman Kontrol Listesi kullanılarak belirlenir.
Tablo: 1
DOKÜMAN TÜRÜ
POLİTİKA
HEDEF
EL KİTABI
ORGANİZASYON ŞEMASI
KURUM YAPISI
PROSEDÜR
SÜREÇ
PLAN
TALİMAT
DESTEK DOKÜMAN
HARİCİ DOKÜMAN
FORM
KISALTMASI
PT
HF
EK
OS
KY
PR
SR
PL
TA
DD
HD
FR
Tablo: 2
MADDE NO
4.1
4.2
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
6.1
6.2
6.3
6.4
7.1
7.2
7.3
AÇIKLAMA
Kalite Yönetim Sistemi – Genel Şartlar
Kalite Yönetim Sistemi – Dokümantasyon Şartları
Yönetimin Sorumluluğu – Yönetimin Taahhüdü
Yönetimin Sorumluluğu – Müşteri Odaklılık
Yönetimin Sorumluluğu – Kalite Politikası
Yönetimin Sorumluluğu – Planlama
Yönetimin Sorumluluğu – Sorumluluk, Yetki ve İletişim
Yönetimin Sorumluluğu – Yönetimin Gözden Geçirmesi
Kaynak Yönetimi – Kaynakların Sağlanması
Kaynak Yönetimi – İnsan Kaynakları
Kaynak Yönetimi – Alt Yapı
Kaynak Yönetimi – Çalışma Ortamı
Ürün Gerçekleştirme – Ürün Gerçekleştirmenin Planlanması
Ürün Gerçekleştirme – Müşteri ile İlişkili Prosesler
Ürün Gerçekleştirme – Tasarım ve Geliştirme
Hazırlayan
FR-42-02 R(00)
Kontrol Eden
Onaylayan
FĠRMA
LOGO
ABC San. Ve Tic. A.ġ.
Doküman No
Revizyon No
Yayın Tarihi
PROSEDÜRLER
Sayfa No
KALĠTE SĠSTEM
DOKÜMANTASYONU
Ürün Gerçekleştirme – Satın Alma
Ürün Gerçekleştirme – Üretim ve Hizmetin Sağlanması
Ürün Gerçekleştirme – İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü
Ölçme, Analiz ve İyileştirme – Genel
Ölçme, Analiz ve İyileştirme – İzleme ve Ölçme
Ölçme, Analiz ve İyileştirme – Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü
Ölçme, Analiz ve İyileştirme – Veri Analizi
Ölçme, Analiz ve İyileştirme – İyileştirme
7.4
7.5
7.6
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
Örneğin: PR-42-01 numarası:
PR harfleri bu dokümanın türünün prosedür olduğunu,
42 numarası, standardın 4.2 maddesi olan Kalite Yönetim Sistemi-Dokümantasyon şartları ile ilgili
olduğunu,
01 numarası ise, standardın 4.2 maddesi ile ilgili ilk prosedür olduğunu ifade eder. Bu madde ile ilgili
ikinci bir prosedür yazıldığında seri numarası 02 olacaktır. PR-42-02 gibi.
Formlarda diğer dokümanlardan farklı olarak Doküman Numarası Revizyon Numarası ile birlikte
tanımlanır. Formların doküman numaralandırma sistemi DT-SM-SN R(RN) şeklindedir.
R : Revizyon kelimesinin kısaltılmışı ,
RN : Revizyon numarasını ifade eder.
Örneğin; FR-42-01 R(03) ile;
Kalite Sistemi Dokümantasyonu şartlarını karşılamak amacı ile hazırlanmış ilk formun üç kere revize
edildiği anlaşılmaktadır.
5.6 Kalite El Kitabının Hazırlanması
5.6.1 ABC San. ve Tic. A.Ş., Kalite El Kitabı Kalite Güvence Bölümü tarafından FR-42-01 No’lu
Kalite El Kitabı Formu üzerine hazırlanır. Kalite El Kitabı formunun alt ve üst bilgileri (Dokuman
No, Revizyon No, Yayın Tarihi, Sayfa No, Hazırlayan, Kontrol Eden, Onaylayan) diğer tüm
dokümanlarda olduğu gibi doldurulur.
5.6.2 Kalite El Kitabı içeriğinde yer alması gerekenler ise şunlardır:

KAPAK: Firma adının yer aldığı sayfadır.
Hazırlayan
FR-42-02 R(00)
Kontrol Eden
Onaylayan
FĠRMA
LOGO
ABC San. Ve Tic. A.ġ.
Doküman No
Revizyon No
Yayın Tarihi
PROSEDÜRLER
Sayfa No
KALĠTE SĠSTEM
DOKÜMANTASYONU

ĠÇĠNDEKĠLER: Kalite El Kitabının tüm sayfalarının listelendiği bölümdür.

DAĞITIM LĠSTESĠ: Kalite El Kitabı'nın dağıtılacağı bölümler bu sayfada belirtilmiştir.
 ÖNSÖZ: Bu bölümde Kalite El Kitabı'nın ne amaçla yazıldığından, Kalite El Kitabının firmanın
tüm bölümlerinde uygulanmasından bahsedilir. ABC San. ve Tic. A.Ş.’nin Kalite Yönetim
Sistemi ile ilgili taahhüdü yer alır.

FĠRMA TANITIMI: Bu bölümde firma tanıtılır

SÜREÇLERĠN BĠRBĠRĠYLE ETKĠLEġĠMĠ: Süreçlerin birbirleriyle olan etkileşimi ve süreç
sırası yer alır.

DĠĞERLERĠ: ISO 9001:2008 standardının maddelerini karşılayacak bölüm ya da bölümler
hazırlanır.
5.6.3 Kalite El Kitabı bölümleri standardın uygulanabilir her paragrafı için sorumlulukları, yetkileri,
ilişkileri yeterli detayda ve Kalite Yönetim Sistemi standardına göre karşılamalıdır.
6. ĠLGĠLĠ DOKÜMANLAR
Destek Doküman Hazırlama Talimatı
Kalite El Kitabı Formu
Prosedür Formu
Talimat Formu
Destek Doküman Formu
Doküman Kontrol Listesi
Kurum Yapısı Formu
Organizasyon Şeması Formu
TA-42-03
FR-42-01
FR-42-02
FR-42-03
FR-42-04
FR-42-07
FR-42-16
FR-42-17
Hazırlayan
FR-42-02 R(00)
Kontrol Eden
Onaylayan