olaya maruz kalan kişi - Fethiye Devlet Hastanesi

HASTA DOSYALARI ARŞİVİ İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
Döküman No
TA.PR.01
Yayın Tarihi
Nisan-2013
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
00
Sayfa No
1/3
1.0 AMAÇ
Hasta dosyaları arşivi bölümünün etkili çalışmasını sağlayarak, zamanında ve doğru bir şekilde işleyişini
sürdürmek. Elinde bulundurduğu arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak. Hasta
dosyalarını asli düzenleri içerisinde tasnif etmek. Dosyaların ne şekilde kabul edileceği ve içerisinde bulunması
gereken muhteviyatı yazılı olarak belirlemek. Saklama, imha usul ve esaslarını belirlemek. Dosyalama
işlemlerinde standart dosya planını uygulamak. Yangın, su baskını ve benzeri olaylarda alınacak önlemlere
ilişkin talimat hazırlamak. Yatarak tedavi gören her hasta için sabit dosya numarasını kullanmak.
2.0 KAPSAM
Fethiye Devlet Hastanesi arşiv faaliyetleri kapsamında yürütülen çalışmalar.
3.0 KISALTMALAR
FDH: Fethiye Devlet Hastanesi
4.0 SORUMLULAR
İdari ve Mali İşler Müdürü
Görevleri: İdari ve Mali İşler Müdürü bu alandaki görevini Hastane Yöneticisi (Başhekim) onayı ile İdari ve
Mali İşler Müdür Yardımcısına devreder.
Müdür Yardımcısın Görevleri
 Arşivin işleyişini kontrol eder; eksiklikleri tespit edip düzeltilmesini sağlar.
 Yangına, su baskınına, rutubete , haşerelere karşı önlen alınmasını sağlar.
 Arşivle ilgili teknik ve maddi imkânları sağlar.
 Arşivle ilgili yazışmaların yapılmasını sağlar.
Arşiv Memurları
Görevleri:
 Arşive hasta dosyaları , servislerde işi biten defter , Form vb. evrakların kabulünü yapar.
 Malzemelerin arşivdeki düzenini sağlar.
 Dosya ve evrakların bulunmasını sağlar.
 Kullanıma verilen evrakların geri teminini sağlar.
 Adli Röntgen Filmlerini ve Tomografi Evraklarını Acil Servisten zimmet karşılığında alır.
 Tek Hekim Raporlarını her ayın sonunda polikliniklerden alır.
Birimler ( Sağlık kurulu, İdare, Mutemetlik, Adli Rapor, ) her yılın sonunda 1 yıl önceki evraklarını arşiv
memuruna zimmet karşılığı teslim.
Birim Sorumluları ve Veri Giriş Elemanları (Klinikler, Acil Servis vb.)
Tıbbi kayıtların bir düzen içinde ve eksiksiz tutulması, saklanması ve kullanılmasından sorumludurlar.
5.0 TANIMLAR
Standart Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir
şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.
Sabit Dosya Numarası: Yatarak tedavi olan hastaların almış oldukları hasta kayıt numaralarının tek bir dosya
numarasında birleştirilmesi işlemidir.
Koruma yükümlülüğü: Elde bulunan her türlü evrakın zararlı olabilecek tüm unsurlardan korunmasıdır.
6.0 FAALİYET AKIŞI
HASTA DOSYALARI
 Servislerde işi biten hasta dosyaları, servis sorumlu hemşireleri tarafından arşive zimmet karşılığı teslim
edilir. Teslim edilen zimmet defterinin ilgili sayfası arşiv memuru tarafından fotokopisi çekilip ilgili
servisin klasörüne konur.
HASTA DOSYALARI ARŞİVİ İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
Döküman No
Yayın Tarihi
Revizyon No
Revizyon Tarihi
Sayfa No
TA.PR.01
Nisan-2013
00
00
2/3
 Hasta dosyaları hasta takip sıra numarasına göre dizilip arşiv defterine kaydı yapılır, içindeki evraklar
kontrolü yapılıp sıra numarasına göre arşivlenir.
 Acilde çekilen Adli Film ve Tomografiler acil hemşiresi tarafından acil zimmet defterine kaydı yapılıp her
mesai başlangıç saatinde zimmet karşılığı arşiv memuruna teslim eder. Arşiv memuru acil defterinin
fotokopisini çektirip klasörüne koyar. Gelen film ve tomografi zarflarını arşiv defterine kaydını yapıp sıra
numarasına göre sıralar.
 Tek hekim raporlarını her ayın sonunda poliklinik sekreterleri arşive teslim eder ve arşiv memuru sıra
numarasına göre klasörler servislerden gelen tedavi defterleri ve idareden gelen emekli olan personellerin
şahsi dosyaları arşiv kod defterine kaydı yapılıp arşive kaldırılır.
 Kliniklerden ve poliklinikten hastaya ait eski tarihli evraklar imza karşılığı arşivden dosya talep formu ile
verilir. Form arşivde kalır ve evrak teslim edilince istem formu iade edilir.
 Şahısların arşivden geçmiş yıllara ait özürlü raporu, tek hekim raporu, epikriz raporu vs gibi evraklar,
başhekim yardımcısı’nın onayı ile arşivden fotokopileri aslı gibi yapılıp şahıslara verilir.
 Arşiv sorumlusu teslim aldığı adli hasta dosyalarını küçükten büyüğe doğru sıraya koyar, arşiv defterine ve
bilgisayar ortamına kaydını yapar.
 ADLİ VAKA DOSYALARI
 Servis sorumlu hemşireleri adli hasta dosyalarını arşiv personeline zimmet karşılığı teslim eder.
 Arşiv sorumlusu adli vaka hasta dosyalarını küçükten büyüğe doğru sıraya koyar ve bilgisayara kaydını
yapar.
 Adli vaka hasta dosyaları kırmızı kaşe ve kırmızı kalemle “ADLİ VAKADIR” ibaresi yazılır.
 Adli vaka dosyaları sıra numarasına göre raflara yerleştirilir.
 NOT: Adli hasta dosyaları hastane dışına çıkarılamaz.
 Adli vakalarda evrak istemi ; Şahıs dilekçe ile Başhekimliğe müracaat eder. Eğer hastanede yatmış kişiye ait
bir evrak isteniyorsa sadece epikriz raporu (fotokopisi aslının aynısıdır yapılarak) verilir. Diğer evraklar
mahkeme isterse resmi yazı ile gönderilir. Adli vaka olup hastanede yatışı olmayan kişiye ait evrak isteminde
ise kesinlikle evrak verilmez.
 Hastanemiz adli rapor birimi dosya veya herhangi bir evrak isteminde bulunursa Arşiv Zimmet Defterine
imza atarak belgeyi alabilir. Haftalık veya 15 günde bir aldığı evrakları arşiv görevlisine teslim eder.(İlgili
Satıra Kırmızı Kalemle İade Edildi Notu Düşülür)
 Ölüm sonrası evrak isteminde ölen kişinin 1.derece yakınlarına(eş, ana-baba, kardeş, çocuğu) Başhekimliğe
verilen dilekçe karşılığında evrak verilir. Adli vakaysa kesinlikle belge verilmez.
Malzemenin Adı ve konusu
Hasta yatış dosyaları
Ameliyat defterleri
Anestezi defterleri
Laboratuvar defterleri
EEG-EMG kayıt defterleri
Endoskopi kayıt defterleri
Doğum kayıtları dosyası
Sağlık Kurulu defterleri
Klinik Tedavi defterleri
Yoğun Bakım defterleri
Aşı kayıt defterleri
Kurum içi ve dışı yazış. dosyası
Arşiv mevzuatı dokümanı
Muhtelif yazışmalar
Saklama süresi
Süresiz
Süresiz
Süresiz
10 yıl
10 yıl
20 yıl
Süresiz
20 yıl
20 yıl
10 yıl
2 yıl
5 yıl
Süresiz
5 yıl
Düşünceler
Kurumda saklanır, imha edilmez
Kurumda saklanır
Kurumda saklanır
Devlet Arşivine gönderilmez
Devlet Arşivine gönderilmez
Devlet Arşivine gönderilmez
Devlet Arşivine gönderilmez
Devlet Arşivine gönderilmez
Devlet Arşivine gönderilmez
Devlet Arşivine gönderilmez
Devlet Arşivine gönderilmez
Devlet Arşivine gönderilmez
Kurumda saklanır
İmha komisyonunca değerlendirilir
HASTA DOSYALARI ARŞİVİ İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
Döküman No
TA.PR.01
Yayın Tarihi
Nisan-2013
Revizyon No
00
Revizyon Tarihi
00
Sayfa No
3/3
Hasta Dosyası İçeriğinde Bulunacak Evraklar;
Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi (madde 12)
Hastane giriş kâğıdı ,Hasta Tabelası, Derece kâğıdı , Laboratuar istek kâğıdı ve tetkik raporları
Röntgen istek kâğıdı ve raporları, Hemşirelik Süreci Tanılama Formu,Hemşire Gözlem Formu
Hemşirelik Süreci bakım Planı,Yatan Hasta Eğitim Formu,Hasta Taburcu Eğitim Formu
Rıza Belgesi,Düşme Riski Ölçme Formu,Güvenli Cerrahi Kontrol Formu, Cerrahi/İnvaziv Doğrulama Formu
Epikiriz, Kan ve Kan Ürünleri Transfüzyon İzlem Formu,Doğum Bildirim Formu, Doğum Kartı, Bebek izlem
Formu, Partograf Formu, Doğum Eylemi Gözlem Formu, Acil Hasta Kartı, Adli Vaka Raporu, TİG Formu.
Hasta dosyasında bulunması gereken evraklar ( hasta dosyaları döküman kontrol formu) belirlenmiş
olup, bilgisayar ortamında ve basılı kopya olarak hasta dosyasında yer almaktadır.
Koruma yükümlülükleri şu esasları içermektedir (yönerge maddesi 4);
 Mükellefler, ellerinde bulundurdukları ve genel müdürlüğe teslim etmedikleri arşiv malzemesini her türlü
zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler.
 Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza, her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin
alınmasını sağlamak,
 Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimî çalışır durumda
bulundurulmasını sağlamak,
 Arşivin her bölümünde sıcaklık ve nem takibinin yapılmasını sağlamak.
 Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevî maddelerin kullanılmasını sağlamak,
 Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte
edilmesini sağlamak,
 Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesini sağlamak,
 Arşivlik malzemeler birim arşivlerinde 1–5 yıl süre ile, kurum arşivlerinde 10–14 yıl süre ile saklanır
(yönerge maddesi 5)
 Çalışmalar esnasında gizlilik esasları gözetilir. Her ne sebeple olursa olsun hasta dosyaları arşiv’den dışarıya
çıkartılamaz, başka amaçlar için kullanılamaz. Gerektiği durumlarda yetkili kişilere (kurum amiri, hastanın
kendi doktoru) zimmet karşılığı verilebilir. Soruşturmaya esas teşkil edecek dosyalar resmi müracaatları
sonrasında tayin edilen bilirkişilerce yerinde incelenebilir veya fotokopileri çekilir, aslı gibidir onayından
sonra ilgili yerlere gönderilir.(yönerge maddesi 9) (adli dosyalar adli rapor birimi tarafından, diğer dosyalar
kurum sicil birimi tarafından)
 Hasta dosyalarının arşive kabulü sırasında; Sağlık Bakanlığı Yataklı Tedavi Kurumları İşletme
Yönetmeliğinde belertilen esaslar hükmü uygulanır.(Y.T.K.İ.Y. madde 12)
 Tıbbi kayıtlarda yer alan bilgilerin gizlilik ve mahremiyetinin ihlali durumunda Bilgi Yönetim Sistemi Acil
Eylem Planı süreci başlatılır.
Uygunluk Kontrolü
 Arşive devredilecek malzemeler gözden geçirilerek sıra numaralarında eksiklik olup olmadığı,
 Dosya içindeki evrakın gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığı,
 Defter veya dosyalara numara ve ait olduğu yılının yazılıp yazılmadığı,
 Ciltli olarak saklanması gerekenlerin ciltlenip ciltlenmediği,
 Sayfalarının yırtık, kopuk, eksik olup olmadığına bakılır, varsa tamamlanır.
 Uygunluk kontrolleri ilgili birim personeli ile arşiv personelince müştereken yapılır.
HAZIRLAYAN
KONTROL EDEN
YÜRÜRLÜK ONAYI