fen işleri müdürlüğü - Denizli Büyükşehir Belediyesi

FEN ĠġLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ
TEġKĠLAT YAPISI VE ÇALIġMA ESASLARINA DAĠR YÖNERGE
BĠRĠNCĠ BÖLÜM
AMAÇ, KAPSAM, HUKUKĠ DAYANAK, ĠLKELER ve TANIMLAR
Amaç
Madde 1- Bu yönergenin amacı; Denizli Belediyesi Fen İşleri Müdürlüğü’nün
kuruluş, görev, yetki, sorumluluk ve çalışmalarını düzenlemektir.
Kapsam
Madde 2- Bu Yönerge; Fen İşleri Müdürlüğü bünyesinde faaliyet gösteren birimlerin
kuruluşu ile görev, yetki ve sorumluluğunda bulunan iş ve işlemlerin düzenlenmesi ve
yürütülmesine ilişkin esas ve usulleri kapsar.
Hukuki dayanak
Madde 3- Bu Yönerge; Denizli Belediye Meclisi’nin 05/05/2008 gün ve 223 sayılı
kararı ile kabul edilerek 01.01.2009 tarihinde yürürlüğe giren Denizli Belediye Başkanlığı
Teşkilat Yönetmeliği’nin 43’üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Ġlkeler
Madde 4- Belediye hizmet ve faaliyetlerinde etkinlik, eşitlik, hizmette kaliteyi
artırmak, belediyenin güçlü ve zayıf yönlerini tespit ederek, fırsat ve tehditleri analiz etmek,
sorunlara kalıcı ve yerinde çözüm üretmek, geleceğe dönük stratejiler belirlemek, mevcut
kaynakları optimum şekilde kullanmak, çalışanların kuruma bağlılığını artırmak, yönetime
kullanılabilir ve etkin bir karar almada destek sağlayıcı nitelikte bilgi sunmak, yönetici ve
diğer pozisyonlarda görev yapan personelin motivasyonunu sağlamak, performansını
artırmak, toplam kalite yönetimine geçmek.
Faaliyetlerini yüksek nitelikli insanların çalıştığı, çalışanları ortak değer ve amaçlar
etrafında kenetlenmiş, kabul edilebilir ve sürekli iyileştirme sağlayan, teknolojik altyapıyı
etkin ve verimli kullanan ve öğrenen organizasyon yapısına sahip, öncü ve örnek bir
belediyecilik anlayışıyla gerçekleştirmek. Bu anlayışa uygun amaç ve hedeflere ulaşabilmek
için gerekli nitelik ve yetkinliklere sahip personel yapısını oluşturmak.
Tanımlar
Madde 5- Bu Yönergede adı geçen;
Belediye
Başkanlık
Başkan
Meclis
Encümen
Müdürlük
: Denizli Belediyesi’ni,
: Denizli Belediye Başkanlığı’nı,
: Denizli Belediye Başkanı’nı,
: Denizli Belediye Meclisi’ni,
: Denizli Belediye Encümeni’ni,
: Fen İşleri Müdürlüğü’nü,
ifade eder.
-1-
ĠKĠNCĠ BÖLÜM
MÜDÜRLÜĞÜN KURULUġU VE GÖREVLERĠ
KuruluĢu
Madde 6- Müdürlüğün görevlerini etkin ve verimli bir şekilde yürütebilmesi için 4
birim ve bu birimlere bağlı servislerden oluşturulur. Müdürlüğün teşkilat şeması aşağıda
gösterilmiştir:
FEN ĠġLERĠ MÜDÜRLÜĞÜ
Ġdari ĠĢler,
Ġhale ve Satın
Alma Birimi
Yol ĠĢleri
Birimi
Yapım ĠĢleri
Birimi
Bakım,
Onarım ve
Ġkmal Birimi
Müdürlüğün görevleri
Madde 7- Müdürlüğün görevleri aşağıda sayılmıştır:
1. Müdürlüğün yetki ve hizmet alanında kalan yapı, tesis, onarım, inşaat ve hizmetlerin yıllık
yatırım, plan ve programlarını yapmak, söz konusu hizmet ve yatırımların ihale edilmesini,
kontrollük işlerinin yürütülmesini sağlamak,
2. Yapı, tesis, onarım ve inşaat işlerinin kontrollük işlerinin yürütülmesini yapmak veya
yaptırmak,
3. Hizmet ve yatırımlar için gerekli olan malzeme, iş makinesi, yedek parça vb. diğer
ihtiyaçların teknik şartnamelerini hazırlamak/hazırlatmak ve temin etmek,
4. 18. madde uygulaması ve altyapısı tamamlanmış yolları açmak,
5. Açtığı yolların tekniğine uygun olarak temel ve üst kaplamalarını yapmak veya yaptırmak,
6. Altyapı ve üstyapı konusunda ilimizde faaliyette bulunan diğer kurum ve kuruluşlar ile
koordinasyonu sağlamak için periyodik toplantılar yaparak altyapı işlerinin koordinasyonunu
ve takibini yapmak,
7. Belediye hizmetlerinde kullanılmak üzere tekniğine uygun asfalt üretimini yapmak veya
yaptırmak, bu konuda gerekli alımları yapmak,
8. Asfalt şantiyesinde ürettiği veya dışarıdan satın aldığı üretilmiş asfaltı, altyapısı
tamamlanmış yollara serme ve sıkıştırma işlemini yapmak veya yaptırmak,
9. Belediyenin ihtiyaç duyduğu çeşitli demir işlerini yapmak veya yaptırmak,
10. Belediyeye ait yapıların tadilatı, elektrik ve sıhhi tesisat, ısıtma ve soğutma tesisatlarının
bakım ve onarım işlerini yapmak veya yaptırmak,
11. Yol ve kaldırımların sürekli hizmette olması için gerekli bakım ve onarımı yapmak veya
yaptırmak,
12. Gecekondu veya kanunen yerinde korunması mümkün olmayan yapıların yıkım işlerini
yapmak/yaptırmak,
-2-
13. Belediyenin telsiz iletişimini ve elektrik ile ilgili işlerini yapmak/yaptırmak,
14. Belediyeye ait araç ve iş makinelerinin verimli çalışmalarını sağlamak, talep halinde ve iş
durumuna göre görevlendirmeleri yapmak, iş makineleri ile ilgili her türlü tamir, bakım
işlerini, akaryakıt teminini sağlamak,
15. Korkuluk imalatı gibi çeşitli demir işlerini yapmak/yaptırmak.
Müdür
Madde 8- Denizli Belediyesi Teşkilat Yönetmeliği’nde ve bu yönergede belirtilen
görevlerin yerine getirilmesinden ve koordinasyonundan öncelikle Belediye Başkanına veya
bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı birinci derecede sorumludur.
Birimlerin görevleri
Madde 9- Madde 6’da Müdürlük Teşkilat Şeması’nda gösterilen birimler ve birimlere
bağlı servislerin görevleri:
Ġdari ĠĢler, Ġhale ve Satın Alma Birimi
Birim dört servisten oluşur:
İdari İşler Servisi

Müdürlük ile ilgili yazışmaları yapmak,

Gelen, giden evrak kaydını, evrakların dosyalama ve arşiv işlerini yapmak,

Müdürlük personelinin hasta sevk ve izin formlarını düzenler ve takip etmek,

Müdürlük personel listesini hazırlamak ve güncellemek,
 İhale ve satın alma servisince temin edilen kırtasiye, cd, toner, kartuş vb. malzemeleri
teslim almak, imza karşılığı müdürlük personeline teslim etmek,
 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’na göre Müdürlüğün giderlerinin
gerçekleştirilmesini sağlamak, Kanun gereği Müdürlükle ilgili diğer işlemleri yürütmek,
 2863 sayılı Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kanunu kapsamındaki kültür
varlıklarının röleve, restorasyon, restitüsyon projeleri, sokak sağlıklaştırma, çevre düzenleme
projeleri ve bunların uygulamaları ile değerlendirme, muhafaza, nakil işleri ve kazı
çalışmalarına ilişkin mal ve hizmet alımlarını yapmak.
İhale ve Satın Alma Servisi
 Yapılacak olan mal veya hizmet alımı için eğer müdürlük tarafından yapılacak ise 4734
sayılı Kamu İhale Kanunu’na göre ihaleyi yapmak ve sözleşmenin onaylanarak mal veya
hizmet teminini sağlamak,
 Eğer alım Destek Hizmetleri Müdürlüğü sorumluluğunda gerçekleştirilecek bir alım ise
teknik şartnameyi hazırlamak,
 İhale sürecinin tamamlanması ile birlikte imzalanan sözleşmede tanımlanan tüm süreçleri
ve zaman planını takip etmek,

İhalenin bitişiyle birlikte hakediş raporlarını hazırlamak,

Alınan mal veya hizmetin muayene kabulünü hazırlamak.
-3-
Taşınabilir Kayıt ve Kontrol Servisi
 Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve
niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma
verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek,
 Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak,
bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek,
 Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri
düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek,

Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek,
 Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı
korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak,
 Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama
yetkilisine bildirmek,
 Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok
seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek,
 Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını
yapmak ve yaptırmak,

Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak,
 Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine
sunmak.
Laodikeia Yönetim Servisi
 Laodikeia ören yerinde yürütülen çalışmalar için gerekli mal, hizmet alımı ve yapım
işlerinde görev almak,

Laodikeia ören yerinde yürütülen çalışmaların kontrol ve koordinasyonunu sağlamak,
 Laodikeia ören yerinde yürütülen kültürel aktivitelerin planlanması ve yürütülmesi,
korunması, imar, güvenlik, çevre koruma, temizlik, restorasyon ve peyzaja ilişkin çalışmaları
Laodikeia Kazı Başkanlığı ve Denizli Valiliği ( Müzesi Müdürlüğü) nin görüşlerini de alarak
denetlemek,

Yeni çalışmaları planlamak ve koordine etmek.
Yapım ĠĢleri Birimi
Birim iki servisten oluşur:
Kontrol Servisi
 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’na göre yapılan yapım, mal veya hizmet alımı işlerine ait
kontrollük hizmetlerini yürütmek,
 4734 sayılı Kanun’a göre yapılan yapım, mal veya hizmet alımı işlerine ait hakedişleri ve
ilgili ödeme evraklarını; 4734 sayılı Kanun’u, Mahalli İdareler Harcama Belgeleri
Yönetmeliği’ni, yapım işi ise Yapım İşleri Genel Şartnamesi’ni de dikkate alarak tanzim
etmek,
 4734 sayılı Kanun’a göre yapılan yapım, mal veya hizmet alımı işlerine ait muayene
kabul, geçici kabul ve kesin kabulleri; ilgili muayene ve kabul yönetmeliklerine, yapım işi ise
Yapım İşleri Genel Şartnamesi’ne, varsa ilgili teknik şartnamelere göre yapmak,
-4-
 Kontrollük hizmetlerini yürütürken vatandaşlardan veya amirlerinden gelen uygun
talepleri ilgili yükleniciye üst yöneticisinin bilgisi dahilinde iletmek ve gereğinin yapılmasını
sağlamak,
 4734 sayılı Kanun’a göre yapılan yapım, mal veya hizmet alımı işlerine ait “İş Deneyim
Belgesi”ni tanzim etmek ve üst yöneticinin onayına sunmak,
 Gerek görülmesi halinde, 4734 sayılı Kanun’a göre yapılacak olan yapım, mal veya
hizmet alımı işlerine ait teknik şartnameleri hazırlayarak İhale ve Satın Alma Servisi’ne
iletmek.
İnceleme Servisi
 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’na göre yapılan yapım, mal veya hizmet alımı işlerine ait
hakediş, geçici kabul, kesin kabul ve ilgili diğer evrakları kontrol etmek, hesap hatası veya
evrak noksanlığı olması durumunda düzeltilmesi için Kontrol Servisi’ne geri göndermek,
 İncelenip kontrol edilen ödeme evraklarına ait ödeme emrini ve varsa hakedişleri
imzalayarak gerçekleştirme görevlisine göndermek.
Yol ĠĢleri Birimi
Birim üç servisten oluşur:
Asfalt Servisi
 Asfalt çalışmaları için gerekli olan bitüm, agrega, kal-yak, iş makinesi, yedek parça,
avadanlık vb. malzemelerin alınması için İhale ve Satın Alma Servisi’ne talepte bulunmak,
hizmetlerin aksamadan yürütülmesi için gerekli malzeme stoğunu yapmak, alınması gereken
önlemleri almak,

Karla mücadele çalışmaları yapmak,

Asfalt yol imalatı, asfalt tamiratı ve yama işlemlerini yapmak,
 Asfalt şantiyesindeki plentte sıcak ve soğuk asfalt üretimi yapmak, sıcak asfaltı, sathi
kaplamayı, temel malzemesini; gerekli iş makineleri ile sermek ve silindirle sıkıştırmak,

Gerekli görülen yerlerde asfalt kazıma makinesi ile asfalt kazımak,

Asfalt kesme makinesi ile asfaltı kesmek,
 Çalışmalar sırasında çıkan moloz, kazınmış asfalt gibi malzemelerin nakliye, depolanma
vb. işleri yapmak,

Gerekli yerlerde yolu süpürge aparatıyla süpürmek, sulama tankeriyle sulamak,
 Yol imalatlarıyla ilgili hafriyat ve tesviye çalışmaları yapmak.
Kaldırım Servisi
 Kaldırım çalışmaları için gerekli olan kilit taş, bordür, beton, parke, iş makinesi, yedek
parça, avadanlık vb. malzemelerin alınması için İhale ve Satın Alma Servisi’ne talepte
bulunmak, hizmetlerin aksamadan yürütülmesi için gerekli malzeme stoğunu yapmak,
alınması gereken önlemleri almak,

Mevcut kaldırımların, asfalt harici üst kaplamaların ve kilit taş yolların tamiratını yapmak,
 Bordür tanzimi, kaldırım dolgusu, kalıp-beton işleri, parke, kilit taş, traverten vb.
malzemelerle kaldırım üst kaplaması imalatı ve kilit taş yol tanzimi yapmak,

Kaldırım imalatlarıyla ilgili hafriyat ve tesviye çalışmaları yapmak,
 Çalışmalar sırasında çıkan moloz, daha sonra kullanılmak üzere sökülen bordür, kilit taş
gibi malzemelerin nakliyesi, depolanması vb. işleri yapmak,
-5-
 Hizmet binalarında kendisi ile ilgili tamir ve tadilat işlerinden sorumlu olmak.
İş Makineleri Servisi
 İş makineleri servisi çalışmaları için gerekli olan yedek parça, avadanlık vb. malzemelerin
alınması için İhale ve Satın Alma Servisi’ne talepte bulunmak, hizmetlerin aksamadan
yürütülmesi için gerekli malzeme stoğunu yapmak, alınması gereken önlemleri almak,
 İmar durumuna aykırı, kaçak veya kamulaştırılmış yapıları gerekli güvenlik önlemlerini
almak kaydı ile yıkmak,

İmar durumuna göre yeni yollar açmak,

Hafriyat, dolgu, tesviye, nakliye, sıkıştırma işlerini yapmak,

İş makinelerinin sevk ve idaresinden sorumlu olmak.
Bakım, Onarım ve Ġkmal Birimi
Birim iki servisten oluşur:
Atölye Servisi
 Belediyeye ait kamyon, otobüs, motor, motosiklet vb. araçlar ile iş makinelerinin
zamanında tamir edilmesi ve kullanılması için gerekli olan akaryakıt, yağ, yedek parça, tamir
takımları vb. malzemelerin alınması için İhale ve Satın Alma Servisi’ne talepte bulunmak,
hizmetlerin aksamadan yürütülmesi için gerekli malzeme stoğunu yapmak, alınması gereken
önlemleri almak,
 Belediyeye ait kamyon, otobüs, motor, motosiklet vb. araçlar ile iş makinelerinin bakım
ve onarımını yapmak,
 Belediyeye ait kamyon, otobüs, motor, motosiklet vb. araçlar ile iş makinelerinin
kullanacağı akaryakıt ve madeni yağı depolamak, akaryakıt istasyonundan araçlara yakıt
ikmali yapmak,
 Tamirat, kaynak, boya, korkuluk vb. imalatlar yapmak.
Elektrik, Telsiz ve Telefon Servisi
 Elektrik, telsiz, telefon arızalarının giderilmesi için gerekli yedek parça, avadanlık, kablo,
elektrik direği vb. malzemelerin alınması için İhale ve Satın Alma Servisi’ne talepte
bulunmak, hizmetlerin aksamadan yürütülmesi için gerekli malzeme stoğunu yapmak,
alınması gereken önlemleri almak,

Hizmet binaları, parklar ve su pompalarındaki elektrik arızalarını gidermek,
 Parklar, hizmet binaları vb. yerlerin aydınlatılması için elektrik direği ve projektör montajı
yapmak,

Elektrik, telefon abonelik işlemlerini takip etmek,

Belediyeye ait aktif, reaktif sayaçların endeks takibini yapmak,

Hizmet binalarındaki güç kaynakları ve jeneratörlerin bakım ve onarımını yapmak,

Belediyenin telsiz ve telefon ile kesintisiz haberleşmesinden sorumlu olmak,
 Elektrik, telefon, telsiz kullanım bedellerine ait faturaları derlemek ve ödenmesi için
gerçekleştirme görevlisine iletmek,

Resmi ve özel günlerde ayrıca Belediye Meclis Salonu’nda ses düzeni kurmak,

Elektrik, telsiz, telefon ile ilgili tesisatları yapmak.
-6-
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
ORTAK HÜKÜMLER
Müdürlük bütçesi
Madde 10- Fen İşleri Müdürlüğü, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol
Kanunu ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümleri uyarınca Belediye
Başkanının bütçe çağrısına istinaden yıllık gider bütçe tasarılarını hazırlayarak yasal süresi
içerisinde Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne teslim etmek zorundadır.
Müdürlüğün taĢınır mal iĢlemleri ve ihtiyaçların temini
Madde 11- Fen İşleri Müdürlüğü’nü ilgilendiren mal ve hizmet alımları, 4734 sayılı
Kamu İhale Kanunu’na göre yapılacak alımlar ile hurdaya çıkan malzemelerin satışı Destek
Hizmetleri Müdürlüğünce, yapım ihaleleri ise müdürlük tarafından gerçekleştirilir. Ayrıca
doğrudan temin sınırları içerisinde kalan tamir, bakım, onarımlar ile yedek parça alımları
müdürlükçe gerçekleştirilir. Destek Hizmetleri Müdürlüğünce gerçekleştirilecek ihaleler
müdürlükle koordineli olarak gerçekleştirilir. Müdürlük birimine ait mal ve malzemelerin
giriş-çıkış ve muhafaza işlemlerini yapmak, hurdaya çıkan malzemeleri yok etmek veya
satmak, bunlara ilişkin kayıtları tutmakla görevli ve yükümlüdür.
Ġnceleme ve araĢtırma
Madde 12- Fen İşleri Müdürü, kendi müdürlüğünün faaliyet alanları ile sınırlı olmak
üzere; yurtiçi ve yurtdışında bulunan resmi ve özel kuruluşlarda inceleme-araştırma yapmak
üzere personel görevlendirebilir. Bu tür görevlendirmelerde Başkanlık Makamından onay
alınması gerekir. Ancak yurtdışı görevlendirmeler İnsan Kaynakları ve Eğitim
Müdürlüğü’nün koordinesinde gerçekleştirilir.
YazıĢmalar
Madde 13- Müdürlük; Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında
Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yazışma yapar. Belediyenin diğer birimleri ile
yazışması olduğu taktirde, aralarındaki yazışmaları öncelikle ele almak ve sonuçlandırmak
zorundadır.
Ortak görevler
Madde 14- Birden fazla belediye birimini ilgilendiren iş veya görev söz konusu
olduğunda koordinatör müdürlük Başkanlık Makamı tarafından belirlenir.
Prosedürler
Madde 15- Yukarıda sayılan görev alanları ile ilgili işler, tanımlanan prosedürlere
göre yürütülecektir. Söz konusu prosedürler bu yönergenin yürürlüğe girmesi ile birlikte 2 ay
içerisinde müdürlük tarafından hazırlanır ve Başkanlık Makamının onayı ile yürürlüğe konur.
DeğiĢiklik
Madde 16- Bu yönergede yapılacak her türlü değişiklikler Başkan onayı ile yapılır,
değişiklik teklifinin Başkan onayına sunulması işlemi İnsan Kaynakları ve Eğitim
Müdürlüğü’nün koordinesinde gerçekleştirilir.
Yürürlükten Kaldırılan Yönerge
Madde 17- Bu Yönergeden önce yürürlükte olan Fen İşleri Müdürlüğü Teşkilat Yapısı
ve Çalışma Esaslarına Dair Yönerge ve değişiklikleri yürürlükten kaldırılmıştır.
-7-
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
SON HÜKÜMLER
Yürürlük
Madde 18- Bu yönerge hükümleri Başkan onayıyla yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 19- Bu yönerge hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.
(Bu Yönerge, Başkanlık Makamı’nın 28/02/2012 gün ve 1052 sayılı Onay’ı ile 28/02/2012
tarihinde yürürlüğe konulmuştur.)
-8-