Proje Ekiplerinin Geliştirilmesi

 Proje
Ekiplerinin
Geliştirilmesi
Bir ekip, birbirlerini destekleyen becerilere sahip, ortak bir amaca
kendilerini adamış ve her biri bu amaç için kendini sorumlu
Ekip geliştirme, hem
hisseden az sayıdaki kişiden oluşur.
paydaşların bireysel olarak
Proje çalışmalarının niteliği gereği sonuca en etkili şekilde
katkı yapma yeteneklerini,
dışından), farklı uzmanlık alanlarından ve farklı hiyerarşik
hem de bir ekip olarak işlev
düzeylerden gelen kişilerin bilgi ve deneyimlerini birleştirmeleri
ulaşabilmek için örgütün çeşitli bölümlerinden (ya da örgüt
görme yeteneklerini artırmayı
gerekir. Projenin başarısı bu kişiler arasında bilgi ve deneyim
alışverişinin ve işbirliğinin başarısına bağlı olacaktır. Ancak bunun
amaçlar. Ekip geliştirme için
gerçekleştirilmesi her zaman kolay değildir.
gerekli temel bireysel
Bu durumun bazı nedenleri vardır. Örneğin, proje ekibinin üyeleri
gelişmedir (yönetimsel ya da
teknik açıdan). Hem bireysel
hem de ekip olarak gelişmeye
uygulamada projede kimin çalışacağına başkaları karar verir. Bazı
durumlarda ekip üyeleri projeye uygun olanlardan değil, o dönem
için durumu ve zamanı uygun olanlar arasından atanır. En ihtiyaç
duyulan kişiler işlerinin yoğunluğu ve zamanlarının bulunmaması
ilişkin faaliyetler proje
nedeniyle projeye tahsis edilmezler. Rastgele seçilmiş olanlar da
boyunca devam eder.
daha önemli gördükleri esas grevlerini bırakarak ek görev olarak
teorik olarak proje yöneticisi tarafından seçilmelidir. Fakat
algıladıkları proje için zaman ayırmazlar ya da çalışmaya istek
duymazlar. Çünkü proje işi geçici, kendi işleri ise kalıcıdır.
Performanslarını değerlendiren bir yöneticileri vardır ve
performansları asıl işlerinde yaptıklarına göre değerlenmektedir.
Bu kişiler projeye zaman ayırırlarsa esas işlerini ihmal etmeleri
nedeniyle kaybedeceklerinden endişe duyarlar.
Peki uygun niteliklere sahip olmayan, proje çalışmaları konusunda
deneyimsiz, ilgisiz, isteksiz kişilerden oluşturulan bir grup ekip
haline getirilebilir mi? Getirilebilirse bu nasıl olacaktır?
Ekip geliştirme yoluyla…
1 Ekip geliştirme sorumluluğu kime aittir?
Ekip performansını ölçmek için ekip amaçlarına
Bir proje sırasında ekip geliştirme bireysel ekip
üyeleri hem fonksiyonel yönetici hem de proje
yöneticisi sorumluluğuna sahip oldukları zaman
özgü başarı ölçütleri kullanılır. Örneğin, ekibin
planlanan amaçlara ulaşması, müşteri tatmin
derecesi, maliyetlere uyum, üretim kalitesi,
(matriks organizasyon yapısı nedeniyle) genellikle
ürünün ya da hizmetin teslim zamanı vb.
karmaşıklaşır. Bu ikili raporlama ilişkisinin etken
Ayrıca hem bireyler hem ekibin tamamı için de
yönetimi sıklıkla proje için kritik bir başarı
ekip çalışmasına bağlılık, bireysel katılım
faktörüdür ve genellikle proje yöneticisinin
düzeyi, işbirliği, problem çözümü, planlama ve
sorumluluğudur.
amaç tayini, değişim veya risk almaya
heveslilik, öğrenmeye yatkınlık vb. ölçütler de
Ekip geliştirme faaliyetleri ekip performansını
geliştirmek için spesifik ve öncelikli olarak
kullanılabilir.
yapılması gereken yönetimsel ve bireysel
Ekip performansını ölçmek ve değerlendirmek
eylemleri kapsar. Planlama sürecinde yönetim
amacıyla kullanılabilecek pek çok yöntem
kademelerinde yer almayan ekip üyelerinin
katılımını sağlamak, çatışmaları ortaya çıkarmak
ve çözmek için temel kurallar oluşturmak gibi
vardır. Bu yöntemler şunlardır:
 Diğer kuruluşlardaki benzer ekiplerle
eylemlerin çoğu ikinci bir etki olarak ekip
kıyaslama (benchmarking) yapmak: Bu
performansını yükseltebilir.
yöntem masraflı ve zaman alıcı olabilir. Ayrıca
kıyaslama yapılacak ekip bulunması da
Ekip oluşturma faaliyetlerinin niteliği ve
oldukça güçtür.
uygulaması duruma göre farklılık gösterir.
Örneğin, bazı ekip oluşturma faaliyetleri düzenli
 Ekip ilerlemesini asıl amaçlarına ve iş
bir seyirde devam eden inceleme toplantılarındaki
programına göre değerlendirmek: Amaçların
beş dakikalık bir takvim kalemini oluşturabilir.
tüm ekiplerin ortak noktası olduğu dikkate
Bazıları ise anahtar paydaşlar arasındaki insan
alınırsa, bu çok önemli bir standarttır. İş
ilişkilerini geliştirmek için tasarlanan genişletilmiş,
programları iki nedenle daha az önemlidir.
şirket dışında, profesyonel olarak desteklenen
Birincisi, ekip elinde olmayan nedenlerle
faaliyetler şeklinde gerçekleştirilir.
programın gerisinde kalabilir. İkincisi, her
Ekip geliştirme için neler yapılmalıdır?
ekip sürprizlere ve yeni fırsatlara açıktır. Bir
projenin ilk haftalarında plansız programsız iş
Performans değerlemesi
Performans
faaliyetlerinin bir parçasıdır. Haftalarca, aylarca ve
yıllarca süren diğer işlerde olduğu gibi proje
 Ekibin dışarıdan bir danışman tarafından
ekiplerinde de belirli aralıklarla değerlendirme
gözlemlenmesini sağlamak: Objektif bir
yüküyle insanları çok sıkarak bir arada
değerlemesi
yapmak
ekip
yapılmalıdır ki, neyin iyi gittiği ve hangi işin
programın gerisinde kaldığı ya da saptığı tespit
edilsin.
ödüllendirmek
müdahalesini gerektiren noktaları tespit etmek için
Bu
kullanılabilir. 2 değerlendirmeler,
ve
ekip
lideri
ile
başarıları
üyelerinin
tutmak, onları işlerinde keşfettikleri fırsatların
peşinden gitmekten alıkoyacaktır.
değerlendirme için tarafsız birinin yardımı
alınabilir. Danışman ekibin görev alanında
deneyimi bulunması durumunda ekibin
performansını benzer çalışmaları yapan başka
ekiplerin performansıyla kıyaslayabilecektir.
 Ekip çalışmasını değerlendirmek üzere formel
Ekip geliştirmeyi destekleyecek
ve informel ekip tartışmalarını teşvik etmek: Bu
ödüllendirme ve tanıma sistemleri
tür toplantılar kısa süreli proje ekiplerinin
Bunlar arzulanan davranışı geliştirmek ya da
performanslarını değerlendirmek için uygundur.
desteklemek için gerekli formel yönetim
 Neyin iyi gidip gitmediğini tespit etmek ve bunu
öğrenmenin gelecekteki projelere nasıl yardımcı
faaliyetleridir.
olacağını görmek için sorgulama oturumları
Etken olmak için bu tür sistemlerin performans
düzenlemek: Bu oturumlar performans
ile ödül arasında açık, kesin ve ulaşılabilir
değerlemesi için ve üyelerin neyi iyi, neyi yanlış
şekilde bağlantı kurması gerekir. Örneğin,
yaptıklarını görebilmesi için mükemmel birer
projenin maliyet hedeflerini karşılamak için
fırsattır.
ödüllendirmenin bir proje yöneticisinin
kadrolama ve tedarik kararları üzerinde uygun
bir kontrol düzeyine sahip olması gerekir. Bir
proje yöneticisi projenin maliyet hedeflerini
karşıladığı için ödüllendirilmesi durumunda, bu
yöneticinin kadrolama ve tedarik kararlarını
etkileyebilmesi gerekir.
Uygulayıcı organizasyonun sistemleri uygun
olmayabileceği için projeler kendi ödül ve
tanıma sistemlerine sahiptirler. Örneğin, agresif
program amaçlarını karşılamak için normal
çalışma süresinin üzerinde çalışmak için
Yukarıda sıralanan yöntemler karmaşıklık,
gönüllülük ödüllendirilmeli ya da tanınmalıdır;
maliyet ve zaman açısından farklılık gösterir.
yetersiz planlamanın bir sonucu olarak fazla
Geniş kapsamlı görevi olan ve kurum başarısı
çalışmaya ihtiyaç duyulması durumunda bu
üzerinde etkisi olacak ekipler için daha ayrıntılı
bir yöntem kullanmakta yarar vardır. Dar
kapsamlı görevlerde daha basit yöntemlerin
kullanımı uygun olacaktır.
Ekip üyeleri genellikle birden fazla rol üstlenirler.
Örneğin, bireysel katkılarıyla, ekip üyesi rolleriyle
yapılmamalıdır.
Ödüllendirme ve tanıma sistemleri aynı
zamanda kültürel farklılıkları da dikkate
almalıdır. Örneğin, bireyselciliğin
ödüllendirilmesinin güç olabileceği bir kültürde
ve daha büyük bir kurumun üyesi olarak. Bu
uygun bir ekip ödülü mekanizması geliştirilmesi
nedenle bireylerin bu rollerindeki
performanslarını değerlendirirken aşağıdaki
yöntemlerden en az ikisinin birleştirilerek
kullanılması gerekir:
gibi.
 Ekip arkadaşlarının birbirlerini değerlendirmesi
 Müşterilerin (iç ya da dış) ekip üyelerini
değerlendirmesi
 Ekip üyelerinin kendi kendilerini
değerlendirmesi
 Ekip liderinin/yöneticisinin ekip üyelerini
değerlendirmesi
3 Ekip üyelerini bir araya getirecek
düzenlemeler
İnsanların bir ekip olarak çalışma yeteneklerini
artırmak için aktif ekip üyelerinin aynı fiziksel
yerde bir araya getirilmesi gerekir. Bir araya
getirme genellikle daha büyük ve kapsamlı
projelerde kullanılmakla beraber küçük
projelerde de etken olabilir. (Örneğin, ekibin bir
araya geldiği ya da hali hazırda yürümekte olan
iş kalemlerini bıraktığı bir “savaş odası” )
Ekip geliştirme için planlama, örgütleme,
yönlendirme, liderlik yapma, koordine ve kontrol
etme gibi genel yönetim becerileri gerekir. Ayrıca
performans değerlemesi, eğitim, ödüllendirme ve
tanıma sistemleri kurulmalı ve ekip üyelerini bir
araya getirecek düzenlemeler yapılmalıdır
Ekip geliştirme eğitimi
Eğitim proje ekibinin becerilerinin, bilgisinin ve
yeterliliklerinin geliştirilmesi için tasarlanan
Ekibin başarılı olabilmek için bilgiye, beceriye,
kurumsal nüfuza ve işin nasıl yapılacağıyla ilgili
teknik bilgi birikimine sahip olması gerekir.
Etken ekip, işin yapılması için önem taşıyan tüm
yetenekleri bir araya getiren insanlardan oluşur.
İhtiyaç duyulan yeteneklerin eksikliği ya da
yetersizliği ekibin amacını tehlikeye sokar. Bu
durumda ekipler zayıflıklarını mutlaka
gidermelidirler. Başarılı ekipler genellikle
çalışırken bu zayıflıklarını fark ederler ve bunları
gidermenin yollarını ararlar.
faaliyetlerin tümünü içerir. Eğer proje ekip üyelerini
yönetim ya da teknik beceri eksiklikleri varsa, bu
tür beceriler projenin bir parçası olarak
geliştirilmelidir ya da projeye uygun yeni bir kadro
oluşturacak adımlar atılmalıdır. Eğitim için
doğrudan ve dolaylı giderler genellikle proje sahibi
organizasyon tarafından ödenir. Eğitim formel (sınıf
eğitimi, bilgisayara dayalı eğitim gibi) ya da
informel (diğer ekip üyelerinden geribildirim gibi)
olabilir. Yetişkin eğitiminin nasıl olacağı
konusundaki literatür oldukça zengindir.
Ekip geliştirmenin öncelikli sonucu proje performansının geliştirilmesidir. İyileşmeler çok çeşitli
kaynaktan gelebilir ve proje performansının çeşitli alanlarını etkileyebilir. Örneğin ekip geliştirme,
 Bireysel becerilerde iyileşmeler spesifik bir bireyin kendisine verilen görevleri daha etken bir şekilde
yerine getirmesini sağlayabilir.
 Ekip davranışlarında iyileşmeler (çatışmaların su yüzüne çıkarılması ve çözülmesi) proje ekip
üyelerinin çabalarının daha büyük bir oranını teknik faaliyetlere vakfetmelerini sağlayabilir.
 Bireysel becerilerde ya da ekip yeterliliklerinde iyileşmeler proje işini yapmanın daha iyi yollarını
belirlemeyi ve geliştirmeyi kolaylaştırabilir.
 Ayrıca ekip geliştirme çalışmaları sonucunda üretilen bilgi performans değerlendirmeleri için
kullanılabilir.
Kaynak: S.Benligiray vd. (2010). Proje Analizi ve Değerleme. Editör: A.Sevim, Anadolu Üniversitesi AÖF
Yayını, No: 2138 6. Bölüm: Proje İnsan Kaynakları Yönetimi.
4