21.yy Bilgi Çağında, Bilgi Odaklı Kurumlar

21.yy Bilgi Çağında, Bilgi Odaklı Kurumlar
Doç.Dr. Berat Bir Bayraktar*
Giriş
Bilgi ve teknoloji çağını yaşadığımız 21.yy. rekabetin doruk noktada yaşandığı bir
çağı ifade etmektedir. Bu nedenle, gerek birey olarak, gerekse kurum olarak, değişimi ve
bilgi birikimini devamlı izlemek ve güncellemek gerekmektedir. Bu da, çağdaş iletişim
tekniklerini bilmeyi ve kullanmayı gerektirmektedir.
Yeni gelişen teknolojiler değişen gereksinimler artan nüfus bilgiye olan gereksinimi bilgi
kullanımını ve bilgi yönetimini ön plana çıkarmıştır.Bu eğilim tüm dünyada bilgi
toplumuna geçiş olarak değerlendirilmektedir. Bunu açtığımızda, üretilen ürün ve
hizmetin farklı olmasından, kurumun politikalarıyla, kültürüyle, toplumsal ve sosyal
sorumluluk anlayışıyla bir farklılık ortaya koyabilmesi, bir başka deyişle farkındalık
yaratabilmesidir. Ancak bunu yaparsa, kurumlar rakiplerinin önüne geçebilir, pazarda
lider konumuna gelebilirler. Bu da, kurumsal gelişmeyle, öğrenen oraganizasyon olmakla
ve müşteriden gelen ve piyasanın belirlediği ve kurumları değişmeye zorlayıcı faktörlere
çabuk cevap verebilme yeteneğiyle mümkün olur. Böylece maddi sermayenin yerini
zihinsel sermaye almıştır. Zihinsel sermayenin belli bir yere sınırlanmayan yapısı, bütün
yönetim ve toplum ilişkilerini değiştirmiştir.
Bu doğrultuda yeni fikirler üretmek, bunları uygulamaya koymak, yaratıcılığı
geliştirmek, geleceğe yönelik tahminler, öngörülerde bulunmak ve bu anlamda stratejiler
geliştirebilmek bilgiye önem veren, bilgiyi, kurumun en önemli girdisi olark gören bir
kurum olmak demektir. Diğer bir deyişle bilgi odaklı kurum olmak demektir.
Bilgi Odaklı Kurumların Önemi
Bilgi odaklı kurum olmanın önemini vurgulamak için, konuyu, dört boyut açısından
ele almakta fayda var;
Kurumsal açıdan; kurum daima gelişen, yenilikçi düşünce yapısına sahip, yeni
ürün/ hizmet gelişltiren, yeni politika ve stratejiler üreten bir yapıda olur.
Rakipler açısından; rekabet üstünlüğünü sağlamada bir avantaj yaratır. Farkındalık
ortaya koyarsınız. Onları yakalama, bir adım öne geçme ve daha da ileride lider
olma durumuna gelebilirsiniz.
Müşteriler açısından; müşteri siz farklı olduğunuz için tercih eder. Müşteri
bağlılığı, sadakati artar. Güven duygusu oluşturur.
Toplumsal açıdan; Entellektüel kesimin dikkatini çekersiniz. O güne kadar sizi hiç
duymamış, ya da sizinin ürünlerinizi hiç kullanmamış kesime de hitap etme şansını
yakalarsınız. Özellikle toplumsal konular gösterdiğiniz duyarlılık, tercih nedeni
olabilir. Ayrıca, ülkenin gelişmişlik düzeyine katkıda bulunmuş olursunuz. Bilgi
odaklı insanların çalıştığı bir kurum, bilgi odaklı toplum yaratmanın ön
koşullarından biridir.
1) KOBİ’lerin büyüme stratejileri açısından bakıldığında, bilgi nasıl bir önem taşır*
Aslında bir şirketin büyümesi, gelişmesi ve pazarda istediği konuma gelebilmesi
için çok farklı stratejiler uygulanmaktadır. Bunun bir tek formülü yoktur. Bu o
firmanın geçmişiteki uygulamalarına, kültürüne, hareket edebilme kabiliyetine,
kullandığı kaynaklara gore değişiklikler gösterebilmektedir.. Bir firma,
rakiplerinden tamamıyla farklı olabilmek için atılım yapma yolunu tercih edip, ona
gore bir büyüme stratejisi geliştirebilir. Örneğin, benzer ürün ve hizmetlerin var
olduğu bir piyasada, bu ürünleri üreten firmalarda da benzer uygulamalar söz
konusu ise, bu belli bir sure sonra artık bir dayatma, bir basma kalıplık haline
gelmeye başlayabiliyor. Örneğin 1980 lere kadar A.B.D. de televizyeon kanalları
belli bir format içinde yayın yapmakta idiler. Programların içeriğinden, yayın
zamanlarına kadar bir tıpa tıplık görebiliyordunuz. Daha sonra CNN ortaya çıktı ve
24 saat kesintisiz yayın ve haber kanalı olma niteliğiyle bu sıradanlığı ortadan
kaldırdı. Daha once kendi çapında faaliyet gösteren bu kanal, bir şekilde dayatma
olarak isimlendirilebilecek uygulamaları kırarak, bir farklılık getirdi ve kısa
zamanda büyüdü.
Farklı bir strateji de bir şirketin, diğer bir şirketi satın alması yoluyla büyümesi
olabilir.Güçleri birleştirerek büyümek.
Bizim konumuzla ilgili olarak verebnileceğimiz büyüme stratejilerine en güzel
örnek; firmanın ürettiği ürün ve hizmetlerde çeşitliliğe gidebilmesidir. Bu da
beraberinde farklı olmayı, farklılık yaratabilmeyi getirir.
2) Bilginin etkin yönetilmesi, KOBİ’lerdeki hangi iş süreçlerinde öne çıkmaktadır?
Özellikle planlama ve stratejik planlama, karar verme süreçlerinde, hedeflerin
belirlenmesinde, kurumsal iletişimin etkinliğini sağlamada,, yeni ürün/hizmet
geliştirmede, farklı pazarlara açılma süreçlerinde,vb.
Örneğin; SWOT analizleri
Fizibilite çalışmaları
Smart hedefler
360 derecelik Performans Depğerleme
Beyin fırtınaları
Proje çalışmaları
Geribildirim süreçleri
Piyasa araştırmaları
3) KOBİ’lerin, bilgi çağına, ekonomisine ayak uydurabilmesi için gereken kritik başarı
faktörleri nelerdir









Bir yönetim bilgi sisteminin varolması,
Kurum külüründe bilgiye, bilginin yönetilmesine önem veren bir anlayışın
olması,
Bilginin üretildiği, dökümantal hale getirildiği( belge ve döküman), erişim
kolaylığının sağlandığı, paylaşıldığı, saklanıp, korunduğu bir altyapının
oluşturulması. Kısaca etkin bir bilgi yönetim sisteminin var olması,
Sürekli değişen ve gelişen bilgi ve teknolojilerin takip edilmesi ve kuruma
uyarlanması,
Kurumsal iletişimi sağlayacak, etkinleştirecek platformların oluşturulması,
Yeni fikirlere, düşüncelere, projelere açık bir yönetim anlayışının varlığı,
Öğrenen bir organizasyon olmaya inanan bir yönetimin mevcudiyeti,
Personelin yeteneklerini, bilgi ve becerilerini kullanabilecekleri çalışma
ortamının varlığı,
Sosyal sorumluluk anlayışının hakim kılındığı bir organizasyon olma, vb
4) Bilginin İK Yönetimi Açısından önemi
İKY sürecine baktığımızda oldukça geniş bir yelpaze karşımıza çıkmakta. Personelin
seçimi, işe alım süreçlerinden, eğitimi, kariyer planlaması, performansının değerlemesi,
motive edilmesi, sosyalleşme süreçlerine katılımının sağlanması, ücret yönetimi, stres
yönetimine kadar, birçok unsur devreye girmektedir.Tüm bu süreçler, bilgi odaklı
olmak zorundadır. Örneğin personel alımı için, doğru işe doğru elemanı bulmak için,
ömce kurum olarak ne sitediğimizi bilmek gerekir. Bu da iş analiziyle başlar. Seçim
aşamasında, mülakatlar, sınavlar, değerlendirme aşamaları hep bilgiden yararlanma ve
sonucunda da yeni bilgilerin üretilmesi demektir. Devamında eğitim aşaması zaten başlı
başına bilgilendirme, öğrenen bir organizasyon yaratma amaçlarını içerir. Performans
değerleme/yönetim sürecinde, performans kritelerinin belirlenmesi, tamamen bilgi
odaklı değerlendirme tekniklerinden yararlanılması da yine bilginin önemini açığa
çıkarır. Motive edici unsurların belirlenmesi aşamasında, beklentilerin tesbiti, sosyal
ihtiyaçların karşılanmasına yönelik faaliyetlerin yapılması yine bilgi toplamayı ve
kullanmayı gerektirir. Kurum dışı değişimlere ayak uydurabilecek nitelikli, entellektüel
bir insan gücünün oluşturulması için, kurum dışında neler oluyor, bunların takibi,
analizi ve bilgi+beceri+tecrübe kazandırma faaliyetlerinin yapılması şartını getirir. Bu
da yeni teknolojileri ve bilgiyi armak, bulmak ve kuruma adapte ederek, çalışanlarla
özdeşleşmesini sağlama yoluyla mümkün olabilir.
7) Entellektüel Sermaye Kavramı ve önemi
Entellektüel sermaye, firmaya değer katan, yaratan,rakiplerine karşı üstünlük sağlayan,
ürün ve hizmette farklılık yaratan bilgidir. Genellikle çalışanlardan, müşteriden ya da
kurumdan kaynaklanan bir sermaye olarak isimlendirebiliriz.
İşletmelerin diğer girdileri gibi görünürde bir maddi değeri yok gibi görünse de,
yaratcağı değer açısından bakıldığında, ölçülemez bir değere sahip olan bilgidir.
Bu anlamda , işletmelerin entellektüel olmayan sermayesini bulmak ve yönetmek daha
kolaydır ama bilgiyi ki kişilerin zihninde mevcut olan kültür, yetenekleri,
tecrübelerinden oluşmaktadır, bunları somut hale getirebilmek ve süreçlerde
kullanılırlıklarını sağlamak zordur ama kurum için çok önemlidir. Artık şirketler, insan
kaynağı arayışında, tecrübeli olan, belli alanlarda yetenekleri olan kişileri tercih
etmektedirler. Çünkü bu insan gücüyle iş yapılacak, yeni fikirler, projeler üretilecek,
pazar payı büyüyecek, kar sağlanacaktır.
Özellikle, bilgi toplumu olma yolunda, gerek büyük ölçekli işletmeler, gerekse KOBİ
ler, sahip oldukları entellektüel sermayeyle, kültürel birikimle fark atacaklardır.
Değişimlerin çok fazla olduğu, bilgi ve teknolojinin çok hızlı üretilip, tüketildiği bu
çağda, krizlerden, radikal değişikliklerden en az olumsuzlukla etkilenmek için,
işletmeler, uzmanlaşmış, sorun çözücü kişilere daha fazla gereksinim duyacaklardır.
8) Üretimden Faaliyete Kurum İçi İletişim sorunları
Kurumsal iletişim sürecini ele aldığımızda, kurum çalışanlarının üstleriyle,
astlarıyla, birbirleriyle ve özellikle de müşterileriyle olan iletişim süreçleri açısından
değerlendirmek gerekir. Kurumsal iletişim aslında bilgiye erişim, bilgiyi paylaşma,
bilgi isteği, bilgiyi süreçlerde kullanma şeklinde olur.
Üst yönetim daha ziyade, çalışanlarını bilgilendirmek, hedef göstermek, emir vermek,
uyarmak, bilgi almak için onlarla iletişime girer. Astlar ise; üstlerine taleplerini,
şikayetlerini, beklentilerini dile getirebilmek, yine onlardan bilgi almak için onlarla
iletişime girer. Ama doğru iletşim kanalları yoksa, kurum esnek, demokratik bir iletişim
yapısına sahip değilse, bilgi alışverişi istenilen düzeyde olmaz, bir yerlerde tıkanır kalır.
En başta, iyi yapılandırılmış iş ve görev tanımlarıyla başlar belki de iletişim süreci.
Çalışanlar, kurumun kendilerinden ne beklediğini, hedeflerinin ne olduğunu bilmezse,
anlamazsa ya da yanlış anlarsa, yaptığı işi doğru yapmaz ve verimli olamaz. Bu
anlamda en çok karşılaşılan sorunlardan biri geribildirim mekanizmalarının olmaması
ya da işlememesidir. Çalışan, sorunlarını paylaşacağı, çözüm bulacağı kişi ya da
mekanizmaları bulmakta güçlük çeker. Daima engellerle karşılaşır, formal yapı ya da
kurallar zinciri, onu üstlerine, yöneticilerine ulaştırmada engel teşkil eder.
Etkin bir iletişim sürecinin önemli faaliyetlerinden olan anlama, dinleme, konuşma,
analitik düşünme, beden dilini etkin kullanma gibi unsurlar açısından baktığımızda,
yine en çok karşılaşılan sorunlardan bazıları da şunlardır; üstlerin, astlarını
dinlememesi, onları anlamaması, özellikle de empati göstermemesi, onlarla
konuşmaması ve bunlar için “zamanım yok”, “kısaca özetle”, bu çok basit bir
olay”,”benim ilgi alanıma girmiyor”, biz sana bir çok eğitim aldırdık, hala çözemedin
mi bu sorunu” gibi ifadelerle ya da düşüncelerle yanıt vermesi/vermemesidir.
Yine önemli bir sorun olarak karşımıza çıkan kurum kültürüne uyum sorunu vardır.
Çalışanların, kendilerini, kurumun değerlerine, vizyonuna, misyonuna, kimliğine ait
hissetmemeleri gibi bir problem, çatışmaların yaşanmasına, motovasyonlarının
düşmesine neden olur. Burada, kurum kültürü, çalışanlara, onlarla konuşmak,
konuşabilme ortamlarını sağlamak(beyin fırtınaları, sosyal faaliyetler, olaylar
yaratmak,vb), bilgilendirmek yoluyla aşılanmalıdır.
Ödüllendirme/ cezalandırma mekanizmalarının varlığı ve niteliği de kurumsal iletişim
açısından önem teşkil etmektedir. Çalışanlar, hedeflerine ulaştıklarında, projelerini
başarıyla tamamladıklarında, maddi ya da manevi olrak ödüllendirilmelidirler. Bu
onları onurlandırmak, kurumdaki varlığını kabul etmek, ona saygı duymak demektir.
Bunu sağlayan iletşim mekanizmalarının kurulması gerekir. Örneğin; intranet yoluyla
başarıların duyurulması, fotoğraflarının panolara asılması, sertifika verilmesi, teşekkür
edilmesi gibi küçük çaplı uygulamalar, onları motive edecektir.
9) Dışardan Gelen Bilginin Kurum içinde değerlendirilmesi
Kurumsal bilginin oluşum sürecine bakıldığında, birincil kaynaklı bilgi dediğimiz;
kurum içinde üretilen, kurum çalışanları tarafından kullanılan bilgi kastedilir. Bu bilgi,
planlama, karar verme gibi yönetim faaliyetleri sonucu ortaya çıkan bilgi+araştırma
geliştirme faaliyetleri sonucu oluşan bilgi+ insan kaynakları bilgisi+ ürün/hizmet
bilgisi+satış/pazarlama bilgisi+müşteri bilgisi gibi bilgilerin toplamıdır.
Öte yandan, kurumun iş süreçlerinde, birincil kaynaklı bilgi dediğimiz yukarıda
saydığımız türdeki bilgiler yeterli gelmediğinde, bir başka ifadeyle ihtiyaçları
karşılmadığında, dışarıdaki bilgiye ihtiyaç hissedilir. Örneğin danışmanlık
mekanizmaları, eğitim öğrenim faaliyetleri, farklı kurumların ar-ge çalışmaları,
veritabanları gibi bilgi kaynakları da kurumsal bilgi kapsamında değerlendirilir. Ne
varki bu tarz dışarıdan gelen bilgi, süreçlerde kullanılır hale getirilirse ve en önemlisi
çalışanların erişimi sağlanırsa kuruma ait bilgi olur. Bu da ancak, kurum dışı bilginin,
kuruma özgü hale getirilmesi, kullanıcıların yetkiler dahilinde kolay, hızlı ve güvenilir
bir şekilde ulaşabilecekleri network ortamının, altyapısının sağlanmasıyla
mümkündür.bu tür bilgi sadece zihinlerde kalırsa yani örtük bilgi olarak var olursa, hiç
bir anlamı olmaz. Örtük bilgi ne zaman açık bilgiye dönüşürse, bir başka ifadeyle bilgi
kaldıraçlama yapılırsa, o zaman bilgiden yararlanan, bilgi odaklı düşünen ve davranan
bir işletmeden söz edilir.
‘Bilgi yönetimi’ için Amrit Tiwana tarafından şöyle 10 aşamalı bir yol
haritası önerilmektedir.
1)
Yapılan iş için önemli olan bilginin belirlenmesi.
2)
İş stratejisi ile bilgi yönetiminin ilişkilendirilmesi.
3)
Şirkette var olan bilginin analizi.
4) Bilgi yönetimi sisteminin şirketin enformasyon teknolojileri varlığını
atmak yerine bunun üzerine inşa edilmesi.
5)
Yalnızca açık bilgi yerine örtük bilgi ve süreçlere odaklanılması.
6)
Şartlara uygun ileriye dönük bir bilgi yönetimi mimarisi tasarlanması.
7) Sonuca ulaştırıcı bir bilgi yönetimi sisteminin kurulması ve
yerleştirilmesi.
8) Bilgi yönetimi sisteminin çalışması için gerekli ödüllendirme yapıları,
liderlik ve kültür öğelerinin geliştirilmesi.
9)
Bilgi ölçümleri ve bilgi yönetimi yatırım karlılığının hesaplanması.
10) Daha önceki bilgi yönetimi uygulamalarından ders alınması