BÖLÜM15

BÖLÜM15
ENTEGRE OFİS
Alakoç
D- VERİ TABANI PROGRAMI
1. VERİ TABANI KAVRAMLARI VE VERİ TABANI OLUŞTUMA
1.1. Veri Tabanı Kavramları
Veritabanı (DataBase) : En genel tanımıyla, kullanım amacına uygun olarak
düzenlenmiş veriler topluluğudur. Bir amaç için toplanan bilgiler bilgisayar aracılığı ile
hafızada tutulacak ve daha sonra bu veriler istenilen şekilde kullanılacaksa bu veriler
bir veritabanı programı aracılığı ile kullanılmak zorundadır. Örnek olarak; Müşteri
adres defterleri, ürün satış bilgilerinin saklandığı dosyalar, öğrenciler ve öğrenciler ait
harç ve not bilgileri, personel bilgi dosyaları gibi bilgiler verilebilir.
Belirli bir konu hakkında toplanmış veriler bir veritabanı programı altında
saklanırlar. İstenildiğinde toplanan bilgilerin tümü veya istenilen özelliklere uyanları
görüntülenebilir, yazdırılabilir hatta bilgilerden yeni bilgiler üretilerek bunlar çeşitli
amaçlarla kullanılabilir.
Verileri koruması, onlara erişilmesinin sağlaması ve başka verilerle
ilişkilendirilmesi gibi işlemler bir veritabanından beklenen özelliklerdir. Veritabanı
kullanılarak, verilerden daha kolay yararlanılabilir, istenilen veriye çok kolay
erişilebilir, çeşitli sorunların çözümünde yardımcı olacak yeni bilgiler üretilebilir. En
önemlisi veriler bir merkezde toplanabilir, herkesin bu verilere yetkileri ölçüsünde
erişebilmesi, verileri düzeltebilmesi, silebilmesi veya görebilmesi sağlanabilir. Böylece
veri girişinde ve veriye erişimde etkinlik ve güvenirlilik sağlanmış olur.
Tablo (Table) : Verilerin satırlar ve sütunlar halinde düzenlenmesiyle oluşan
veri gruplarıdır. Veritabanları bir veya daha fazla tablodan oluşabilirler. Tablolar
arasında ilişkiler düzenlenebilir. Öğrenci not bilgileri, şirket muhasebe kayıtları gibi.
Tablonun satırları kayıt (record), sütunları ise alan (field) olarak isimlendirilir.
Herhangi bir veritabanı programında çalışmaya başlanılmadan önce, yapılacak
işe uygun veri tabanı tasarımı yapılmalıdır. Veri tabanı tasarımı yapılacak işin en
önemli aşamasıdır. Başlangıçta iyi tasarlanamayan bir veritabanı, ileride geriye
dönüşü olmayan verimsiz bir bilgi yığınına dönüşebilir. En basit hali ile veritabanı
tasarımında; hangi tabloların olacağı, bu tablolarda hangi alanların olacağı, tablolar
arasındaki alan ilişkilerinin neler olacağı ve alanlara ait özelliklerin tanımlanması
yapılır. Alan özelliklerinde alan adı, alan tipi, alanın uzunluğu, alanın varsayılan
değeri, bu alana yazılacak verilerin geçerlilik koşullarının başlangıçta tasarlanması
gerekir.
Office içerisinde bulunan Access programı kullanılarak profesyonel veri
tabanları hazırlanabilir. Veri tabanı programlarının diğer programlardan farkı vardır.
117
ENTEGRE OFİS
Alakoç
Access programını başlatmak için başlat-program tıklanır ve ekrana gelen
programlar listesinden Microsoft Access programı seçilir.
Şekil 1.1.1. Access programı başlatma penceresi.
Burada ekrana aşağıdaki Access Veritabanı programı başlangıç penceresi gelir.
Şekil 1.1.2. Access başlangıç penceresi
118
ENTEGRE OFİS
Alakoç
Yeni bir veri tabanı
oluşturmak için
penceredeki Boş
Veritabanı seçeneği
işaretlenerek Tamam
düğmesine basılır.
Eğer daha önce
hazırlanan veri
tabanlarından biri
açılmak isteniyorsa
kullanılır.
Varolan bir veritabanı
kullanılacaksa ekrana
gelen listeden seçilir.
Eğer listede istenilen
veritabanı yoksa, Tüm
Dosyalar kısmından
istenilen veritabanı
seçilir.
İptal düğmesi seçilirse Access herhangi bir veri
tabanı olmadan kullanılmak üzere açılır.
Şekil 1.1.3. Access Veritabanı işlemleri penceresi
Bölüm15, Bölüm16, Bölüm17, Bölüm18 ve Bölüm19’da Access Veritabanı
programı kullanımı bir örnek uygulama ile anlatılacaktır. Örnek uygulama;
üniversitede okuyan bir kısım öğrenciler ve bu öğrencilere ait ders notlarının
veritabanı ile yapılmasını kapsamaktadır. Seçilen örneğin basit bir öğrenci işleri
veritabanı olmasının nedeni, tüm öğrencilerin öğrenci işleri ile ilgili konulara yabancı
olmamalarıdır. Bu örnek, boş bir veritabanın yaratılması, veri tabanına bilgilerin
girilmesi, girilen bilgilerden çeşitli sorguların yapılması, çeşitli ekran formlarının
hazırlanması ve girilen bilgilere ait raporların hazırlanması gibi temel konuları
kapsamaktadır. Verilen örnekle; veritabanı mantığının daha iyi anlaşılması ve Access
programının öğrenilmesinin daha kolay olması amaçlanmıştır.
1.2. Boş Veritabanı Yaratılması ve Bilgilerin Girilmesi
İlk defa yaratılacak veri tabanı işleminde Boş Access Veritabanı seçilerek
tamam tıklanır ve ekrana aşağıdaki görüntü gelir.
119
ENTEGRE OFİS
Alakoç
Şekil 1.2.1. Yeni veritabanı yaratma penceresi.
Dosya adı kısmına örnek veritabanı dosyası için verilecek öğrenci bilgileri ismi
verilerek yarat düğmesine tıklanır. Böylece veritabanı yaratılmış olur. Daha sonra
ekrana bir veritabanı üzerinde yapılabilecek işlemler gelir. Access ekranında üç
bileşen bulunur. Bunlar Access menüleri, araç çubukları ve veri tabanı yönetim
penceresidir. Access’ deki menüler ve araç çubukları Word ve Excel gibi diğer
office programlarında olduğu gibidir ve kullanımı da benzer özellikler taşır.
Access’de menüler ve araç çubukları bulunulan yere göre sürekli değişiklik
gösterirler. Örneğin form tasarımını yapılırken farklı menüler ve araç çubuğu, tablo
tasarımını yapılırken ise farklı menüler ve araç çubuğu ekranda görüntülenir.
Access Veritabanı programı; bulunulan ortama göre en uygun menü ve araç
çubuklarını otomatik olarak ekrana getirir. Access veritabanında, veritabanı yönetimi
penceresinde yapabilecek işlemler aşağıdakiler gibidir:
Şekil 1.2.2.Veritabanı yönetim penceresi
120
ENTEGRE OFİS
Alakoç
1.3. Veri Tabanı Yönetim Penceresi
Tablolar : Veritabanının en önemli bileşenidir. Her veritabanında en az bir
tablo bulunur. Veritabanı işlemlerinde önce tablo/tablolar tanımlanır. Daha sonra
tablolara kaydedilecek bilgilerin neler olacağı ve bu bilgilere ait özellikler tanımlanır.
Öğrencinin numarası ve bunun sayılardan oluşması, öğrencinin adı soyadı ve bunun
harflerden oluşması gibi. Tanımlamalar bittikten sonra tablodaki bu alanlara ait
gerçek bilgiler yazılır. Yazılan bu bilgiler tablolarda tutulur.
Sorgular : Tablolara girilmiş bilgilerden belirli şartlara göre liste alınabilir,
gerektiğinde sorgulamalar yapılabilir. Değişik amaçlara göre sorgular hazırlanarak
tablodaki bilgilerin tümü, bir kısmı veya belirli şartı sağlayanların listesi alınabilir.
Örneğin, tıp fakültesi 1.sınıfta okuyan öğrencilerin listesi gibi.
Formlar : Tablolara ait bilgi girişlerinin tablolar bölümünde veri sayfası
görünümünde yapılabilmesine rağmen formlar hazırlanarak bilgi girişleri buradan da
yaptırılabilir. Form ekranı; bize bilgilerin daha görsel bir ekranda girilebilmesini,
görüntülenebilmesini, değiştirilebilmesini veya silinebilmesini sağlar. Ayrıca
kullanıcının kendisine özel bilgi giriş ekranlarını oluşturulabilmesini ve Access
Veritabanını kullanmayı bilmeyen insanlar tarafından kullanılan ekranın daha görsel
ve kolay kullanılmasını sağlayan bir ortam yaratır.
Raporlar : Tablolardaki ve hazırlanan sorgulardaki bilgilerin istenilen
düzenlemelere göre yazıcıdan alınabilmesi sağlayan bir ortamdır.
Sayfalar : Web sayfaları oluşturmak için kullanılır.
Makrolar : Bir eylemi gerçekleştirmek için (daha çok menüler ve araç
çubukları ile birden fazla adımda yapılabilecek işlemler için) kullanılan komut dilidir.
Yapılmak istenilen işlemleri gerçekleştiren, kaydedilmiş komutlar dizisidir.
Modüller : Bu kısım programcılık ile ilgilidir. Microsoft Visual Basic ile
yazılabilecek programlar kısmıdır. Programda kullanılacak fonksiyon, prosedür ve
global değişkenler ve tipleri burada tanımlanır. Kelime işlemciler, bir metnin
bilgisayarda düzenlenmesi amacıyla kullanılabilecek bir dizi fonksiyondan oluşan
hazır programlardır. (WinWord, StarOffice, WordPerfect vb.) Kelime işlemciler günlük
plan, ders notu, yıllık plan, ölçme ve değerlendirme, rehberlik faaliyetleri, bilgisayar
okur-yazarlığının öğretimi ve okulun idari işlerinde gerekli metin düzenleme
işlemlerinde kullanılabilir.
121