Elektronik Belge Yönetim Sistemi Bilişim

Bilişim
Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Elektronik Belge Yönetimi
Elektronik Belge Yönetim Sistemi; İdarelerin faaliyetlerini yerine
getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun idare
faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların
içerik, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan ve bu belgelerin
üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan süreç içerisinde
yönetimini sağlayan sistemdir.
EBYS ile, gerek kurum içi birimleriniz arası yazışmalarınızı
gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarınızı
bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;
Yazışmaların standartlaşması,
Yazışmaların sevk, imzalama, ve onay sürelerinin kısaltılması,
Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf
edilmesi,
Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi,
hedeflenmektedir.
2
EBYS İle Neler Yapılabilir?
Tanımlı iş akışları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en
kısa yoldan ulaştırabilir .
Birimler arasında 7 gün 24 saat evrak alıp gönderilebilir .
Belgelerin dolaşımı ve durumlarını takip edilebilir .
Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenebilir.
Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek
tuşla ulaşılabilir .
Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı
sağlanır .
Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama ve imzalama
süreci ve sırasını tanımlanabilinir .
Belgelerin birden fazla noktaya (örneğin; tüm illere )aynı anda
tek tuşla dağıtımı yapılabilir
3
EBYS İle Neler Yapılabilir?
İzne çıktığımızda veya birimlerinizde gece nöbet sistemi
mevcutsa, görevleri yürütecek ilgililere vekalet verilebilinir.
Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin
performansı değerlendirilebilinir.
Belgelere erişim ve erişilmezlik yetkilendirmesi ve güvenliği
sağlanır .
Elektronik imza kullanılarak ile yazışma ve belge paylaşımının
bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kağıtsız
ofise geçiş sağlanabilinir .
Elektronik imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar
arası resmi yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi
sağlanır
4
EBYS’nin Getirileri
Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır.
Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf
sağlar.
Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar.
Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.
Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.
Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.
Elektronik imza ve arşivleme ile bilgisayar ortamındaki
yazışmalar yasal olarak yapılabilir.
5
6
EBYS den Pazar İhtiyaçları
Yüksek Hacimli
Dökümanlar
Yeni İçerikler
Yeni İletişim Kanalları
Daha Interaktif
Erişim Kolaylığı
Beklentisi
10 + yıl saklama
zorunluluğu
Hizmet Kalitesinde
Yüksek Beklenti
Arttırılmış Güvenlik
Kurumsal
Trendler
Müşteri
Trendleri
Daha az donanım kullanımı
Bakım Kolaylığı
Etkinlik
Parametreleri
Yeterlilik
Parametreleri
Daha Küçük Bütçeler
Yüksek Up-Time
Entegre Çözümler
Daha Basit Operasyon
Süreçleri
Müşteri Odaklı Çözümler
Entegre Otomasyon
EDM D.EPOSITORY Yaşam Döngüsü
Hızlı, Entegre, Etkin Arşivleme. Kişisel Döküman Bulutunuz
Döküman Arşivleme Yaşam Döngüsü
Topla
Koru
Sun
İyileştir
Arşivle
7
Neden EDM EBYS-1: D.epository
Döküman
Bulutu
Avantajlar
1:50 oranında
• Avantjlar
•
•
daha az storage
• 1:52
daha az
ihtiyacı
storage
ihtiyacı
Servis Yönelimli
Mimari
• Servis
Ölçeklenebilir
Yönelimli
Mimari
• Ölçeklenebilir
8
D.EPOSITORY yüksek sıkıştırma ve ölçeklenebilir
yapısı merkezi doküman ambarları yaratmanıza
imkan tanır.
Tek bir merkezde tüm veri tiplerini destekleyen
döküman bulutu
Email, SMS, AFP, Postscript, PDF, XML, Office vb.
Dijital içeriklerde 1:52 oranında sıkıştırma altyapısı
Veritabanı ve platform bağımsız mimari
Yerel çözümler için modüler bazda entegrasyon
Doküman Konsolidasyonu çözümü
İleri ve Kişiselleştirilebilir Raporlama
Yüksek Güvenlik
9
Neden EDM EBYS-2: Doküman Bulutu
Basım
Merkezi
3rd Party/
Yerel
Uygulamalar
Exchange
Sunucuları
CRM
Sunum
Masaüstü
Yazıcılar
MIS
Arşivleme
Yönetim
Çağrı
Merkezi
CCB
Web Portal
Fax
Neden EDM EBYS-3: Arşivleme
Döküman
Bulutu
•
Avantajlar
Yazıcı Havuzu
Desteği
Yazıcı Havuzu
Desteği
• Full Text
Fulltext Desteği
Desteği
•
Girdi
• • Girdi
formatında
formatndan
bağımsız
bağımsız
sunum
sunum
10
Döküman bazında 1:50 oranında sıkıştırma
Yazıcı Havuzu Detektörü ile arşivleme otomasyonu
0,4 KB döküman başına yer ihtiyacı(1 milyon
döküman -> 0.4 GB )
Döküman üzerinden veri alımı ile otomatik
endeksleme
Full-Text veri alım desteği
Tek Basım dosyası üzerinden birden çok klasöre
arşivleme
Elektronik İmza Desteği
Döküman birleştirme altyapısı ile konsolide
döküman sunumu
2.2 milyon sayfa/saat arşivleme hızı
AFP, Postscript ,PCL , Print PDF formatlarında
veri kabulü en döküman bulut
11
Neden EDM EBYS-4: İçerik Arşivleme
Döküman
Bulutu
Avantajlar
•
•
•
PDF,MS Office, XML ,TIFF,CAD,UBL, E-mail , SMS
, Fax vb. İçerikler için destek
Desteklenen formatlar için veri sıkıştırma
desteği
Kaynak Bazında
Entegrasyon
Toplu veya tekil iş akışları üzerinden döküman
kabulü
Pre&Post
Processing
Inbound /
otomasyonu
Hızlı Doküman
Erişimi
OutBound
döküman
alım
E-mail /SMS/Fax sistemleri üzerinden otomatik
döküman beslemesi
Döküman birleştirme altyapısı ile konsolide
döküman sunumu
Neden EDM EBYS-4: İçerik Arşivleme
Döküman
Bulutu
Avantajlar
•
•
•
Kaynak Bazında
Entegrasyon
Pre&Post
Processing
Hızlı Doküman
Erişimi
12
Tasarlanabilir Post & Pre Processing yetenekleri
ile içerik iyileştirme desteği
Dijital imza ve Zaman Damgası entegrasyonu
Döküman üzerinden veri alımı ile otomatik
endeksleme
Döküman yaşam döngüsünde
kişiselleştirilebilir gözden geçirme ve onay
mekanizmaları
1.2 milyon sayfa/saat arşivleme hızı
Versiyonlama desteği
Neden EDM EBYS-5: Endeksleme Altyapısı
Döküman
Bulutu
•
•
Avantajlar
Avantajlar
• Müşteri Odaklı
Sunum
Müşteri Odaklı
Sunum
• Endeksler
Endeksler arası
arası
sorgulama
sorgulama
Veritabanı
• • Veri
Tabanı
bağımsız
bağımsız
altyapı
altyapı
13
Kullanıcı Dostu kişiselleştirilebilir multi format
klasör altyapısı (Mektuplar, Faturalar
vb..)mekanizmaları
Müşteri odaklı ve kişiseleştirilebilir endeksleme
Tasarlanabilir Otomatik Endeksleme (Index
Extraction)
Full Text Endeksleme ve Arama Altyapısı
Endekler arası ve birden fazla endeks
üzerinden sorgu mekanizması(e.g. AccountNos
where DueDate > 20110807 SUMTOTAL > 150,00
)
Dökümanlar Arası İlişkilendirme Otomasyonu
Veritabanı bağımsız altyapı
Servis yönelimli mimari ile hızlı erişim ve
entegrasyon
Neden EDM EBYS-5: Endeksleme Altyapısı
Döküman
Bulutu
•
•
•
Avantajlar
Avantajlar
Müşteri Odaklı
• Müşteri Odaklı
Sunum
Müşteri Odaklı
Sunum
Sunum
• Endeksler
Endeksler arası
• Endeksler
arası
arası
sorgulama
sorgulama
sorgulama
Veritabanı
Tabanı
• Veri
bağımsız
Veri
Tabanı
•
bağımsız
altyapı
bağımsız
altyapı
altyapı
14
Neden EDM EBYS-6: Altyapısı
Döküman
Bulutu
•
Avantajlar
Avantajlar
• Kaynak ve
Kaynak
ve
Döküman
Dokümantasyon
Optimizasyonu
Optimizasyonu
•
• Sınırsız Kullanıcı
Sunırsız
Desteği Kullanıcı
Desteği
•
• Servis Yönelimli
Servis
MimariYönelimli
Mimari
15
Ölçeklenebilir mimari ile sınırsız Kullanıcı
Desteği
Bağımsız donanımlar üzerinde yük dengeleme
altyapısı
Akıllı Yük Dengeleme Sunucusu
Döküman girdi formatından bağımsız döküman
sunumu(e.g AFP2PDF, PS2PDF vb..)
Font ve İmaj optimizasyonu ile minimum
boyutta sunum
Toplu Döküman Sunum motoru ile konsolide
liste bazlı birleştirilmiş döküman sunumu
Web Servis Entegrasyonu
On the Fly Zenginleştirme Düzeltme
Toplu Basım Dosyası tekrar üretimi
Post & Pre processing yetenekleri
Neden EDM EBYS-7:Middleware Modülü
Döküman
Bulutu
Avantajlar
•
•
•
Yerel
uygulamalara
sıkıştırma
desteği
Operasyonel
sürelerde
İyileşme
Etkin
Yetenekler
Kolay Entegre edilebilir Sunum ve Storage
modülü
Sıkıştırma etkin sanal depolama çözümü
Web Service & API entegrasyon
D.EPOSITORY sıkıştırma teknolojisi ile
güçlendirilmiş native uygulamalar
Tek satırda entegrasyon (WriteToDisk() ->
D.EPOSITORY.insertDOC )
D.EPOSITORY yeteneklerini varolan döküman
arşiv yönetim uygulama üzerinde kullanma
imkanı
Varolan endeksleme mekanizmaları ile tam
entegre D.EPOSITORY
16
Bilişim
Teşekkürler
www.edmbilisim.com