Eczane - Kalite Güvence Birimi

GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ - KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
ŞAHİNBEY ARAŞTIRMA VE UYGULAMA HASTANESİ
ECZANE İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
Doküman No: HEC-P01
Revizyon No:
2
Yürürlük Tarihi: 16.07.2012
Revizyon Tarihi: 07.06.2017
Sayfa: 1/5
Revizyon Açıklaması
Madde No
- Kalite web sayfasının güncellenmesinden dolayı revizyon
yapılmıştır.
KAPSAM: Eczane
Hazırlayanlar
Ecz. Mevlüde KAVVAS
Eczacı
İmza
Tarih
07.06.2017
Gülay YABA
Kalite Yönetim Birimi
Kontrol Eden
Derya ÖZÇALIŞKAN
Kalite Koordinatörü
İmza
Tarih
07.06.2017
Onay
Dilek KIREKER
Hastane Müdür Yardımcısı
İmza
Tarih
07.06.2017
Onay
Yrd. Doç. Dr. Ersin BORAZAN
Kalite Yönetim Temsilcisi
İmza
Tarih
07.06.2017
Onay
Doç. Dr. Suat ZENGİN
Başhekim
İmza
Tarih
07.06.2017
Onay
Prof. Dr. Y. Zeki ÇELEN
Tıp Fakültesi Dekanı
İmza
Tarih
07.06.2017
Önemli: Kalite Yönetim Sistemi’ne ait güncel dokümanlar
dokümanlar “Kontrolsüz Kopya” hükmündedir.
http://kaliteguvence.gantep.edu.tr/
sayfasında bulunmaktadır. Basılan
GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ - KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
ŞAHİNBEY ARAŞTIRMA VE UYGULAMA HASTANESİ
ECZANE İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
Doküman No: HEC-P01
Revizyon No:
2
Yürürlük Tarihi: 16.07.2012
Revizyon Tarihi: 07.06.2017
Sayfa: 2/5
1. AMAÇ: Eczanede, ilaç ihtiyaç tespiti, temini, miat takibi, hasta adına ilaç çıkışı, saklama
koşulları için izlenecek yolu belirlemek.
2. TANIMLAR:
2.1.
Maksimum Stok Seviyesi: Hafta bazında kullanım miktarları esas alınarak belirlenmiş,
gereksiz malzeme stokunu önleyecek en üst miktar.
2.2.
Kritik Stok Seviyesi: İlacın temini için gerekli işlemlerin başlatılması gerektiğini
gösteren miktar.
2.3.
Minimum Stok Seviyesi: Her zaman mutlaka bulundurulması gereken miktar
3. SORUMLULAR: Eczacı, Eczane Teknisyeni
4. PROSEDÜR AKIŞI:
4.1. İhtiyaç Tespiti: Eczanede bulunan tüm ilaçlar için, kullanım hızına bağlı olarak, eczacılar
tarafından kritik stok seviyeleri, minimum stok seviyeleri ve maksimum stok seviyeleri
belirlenerek Hastane Bilgi Yönetim Sisteminde (HBYS) uyarı vermesi için parametreler
oluşturulmuştur.
4.1.1.Rutin Kullanılan İlaçlar İçin: Eczacı, her pazartesi ve gerektiğinde hafta içi herhangi bir
günde, rutin kullanılan ilaçların stok kontrollerini yapar. Kritik stok miktarı altında kalan ilaçları
parametrelere göre tespit eder. Bu ilaçların maksimum stok seviyesine ulaşması için gerekli
miktarları belirler ve listeler.
4.1.2.Rutin Olmayan İlaçlar İçin: İlaç ihtiyaçları, servis sorumlu hekimleri tarafından iç yazışma
ile sorumlu eczacıya iletilir. Sorumlu eczacı, gelen talepleri inceler, gerekli değerlendirmeleri
yapar, listeler oluşturarak, İlaç Alım Komisyonu gündemine getirir. Komisyon ilaçları
değerlendirir, onaylanan ilaçların satın alma süreci başlatılır. (Bkz: Satın Alma Prosedürü)
4.2. İlacın Eczaneye Devri:
4.2.1. Satın alma işlemi tamamlanmış ilaçlar, Döner Sermaye Ambarı’nda muhafaza edilir.
Eczacı tarafından, “Taşınır İşlem Fişi” ile Döner Sermaye Ambarı‘ndan “Depolama
ve Dağıtım Prosedürü”ne göre ile temin edilir.
4.2.2. Temin edilen ilaç ve malzemeler sayılır, miatları kontrol edilir, eczaneye girişi yapılır.
4.3. Yerleşim ve Takip:
4.3.1. Eczane teknisyeni “Eczane Yerleşim Planı”na göre ilaçları raflara yerleştirir.
4.3.2. İlaç ve malzemeler depoda miatları yakın olanlar ön tarafa gelecek şekilde rafa
yerleştirilir. İlk giren, ilk çıkar prensibi uygulanır.
4.3.3. İlaçların minimum, kritik ve maksimum stok seviyeleri HBYS’de uyarıcı renklerle kontrol
ve takip edilir. Sistem, ilacın maksimum seviyede olduğu zaman beyaz, kritik stok
seviyesinde mavi, minimum stok seviyesine geldiğinde kırmızı renkle uyarı verir.
4.3.4. İsmi ya da kutusu benzeyen ilaçlar karışıklığı önlemek için farklı raflara yerleştirilir.
(Bkz: Yazılışı, Okunuşu, Ambalajı Birbirine Benzeyen İlaç Listesi)
4.3.5. Pediatrik dozda olan ilaçlar farklı raflara yerleştirilir. (Bkz: Pediatrik Doz İlaç Listesi)
Eczane de bulunan ilaçların kilograma göre doz listesi oluşturulmuştur (Bkz: Acil
İlaçların Pediatrik Dozları)
4.3.6. Yeşil ve kırmızı reçeteye tabi ilaçlar kilitli dolaplara yerleştirilir. (Bkz: Kırmızı Reçeteye
Tabii İlaçlar Listesi) (Bkz: Yeşil Reçeteye Tabii İlaçlar Listesi)
4.3.7. Serum kutuları, adının ve son kullanım tarihinin yazdığı bölüm önde olacak şekilde
yerleştirilir.
Önemli: Kalite Yönetim Sistemi’ne ait güncel dokümanlar
dokümanlar “Kontrolsüz Kopya” hükmündedir.
http://kaliteguvence.gantep.edu.tr/
sayfasında bulunmaktadır. Basılan
GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ - KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
ŞAHİNBEY ARAŞTIRMA VE UYGULAMA HASTANESİ
ECZANE İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
Doküman No: HEC-P01
Revizyon No:
2
Yürürlük Tarihi: 16.07.2012
Revizyon Tarihi: 07.06.2017
Sayfa: 3/5
4.3.8. Koliler tavandan 40 cm aşağıda olacak şekilde ve koli üzerinde yazılı olan azami istif
yüksekliğine göre üst üste yerleştirilir. (Bkz: Depolama ve Dağıtım Prosedürü)
4.4. Saklama Koşulları:
4.4.1. Işıktan korunması gereken ilaçlar kapalı dolaplara yerleştirilir. (Bkz: Işıktan
Korunması Gereken İlaç Listesi)
4.4.2. 2-8 derecede saklanması gereken ilaçlar "Buzdolabı Yerleşim Planı"na göre
buzdolabına yerleştirilir. (Bkz: Buzdolabında Saklanması Gereken İlaç Listesi)
4.4.3. Oda sıcaklığında, 18-22 derecede, saklanması gerekenler ise depodaki raflara
yerleştirilir.
4.4.4. Eczanede bulunan klimayla sıcaklık ve nem seviyesi kontrol altında tutulur. Her gün
düzenli olarak kalibrasyonlu termometre ve nemölçerler ile kontrol edilerek Oda
Sıcaklık ve Nem Takip Formu’ na kaydedilir.
4.4.5. Buzdolabında ısı kontrolleri her gün düzenli olarak kalibrasyonlu termometre ile
yapılarak Buzdolabı Isı Takip Formu’na kaydedilir.
4.5. Son Kullanma Tarihi (Miat) Kontrolü:
4.5.1. İlaçların miat takipleri HBYS üzerinden uyarıcı renklerle kontrol ve takip edilir. İlk giren,
ilk çıkar prensibi geçerlidir.
4.5.2.
Eczacı/Eczane teknisyeni tarafından eczanedeki ilaç ve serum son kullanma tarihi
kontrolü ilaç alımından itibaren düzenli olarak her ay yapılır.
4.5.3. Eczacı “Son Kullanım Tarihi Yaklaşan İlaç Listesi”ni oluşturur. Bu ilaçların takibinden
eczacı sorumludur. Son kullanım tarihi yaklaşan ilaçlar tedarikçi ile yapılan anlaşmaya
bağlı olarak belirli sürelerde ilgili firmalara/depolara iade edilir ve yenisi ile değiştirilir.
4.6. İmha Etme: Taşıma, rafa dizme ve servislere verme esnasında kırılan, bozulmuş yada
hasar görmüş serumlar/ilaçlar için eczacı tarafından ”İlaç İmha ve Zayi Tutanağı” tutulur.
Son kullanma tarihi geçmiş yada bozulan ilaçlar ”İlaç İmha ve Zayi Tutanağı” ile “Atık
Yönetimi Talimatı”na göre bertaraf edilir. HBYS üzerinden zayi gösterilerek kaydı yapılır.
4.7. Yüksek Riskli İlaçlar: Eczanede bulunan yüksek riskli ilaçlar belirlenerek “Yüksek Riskli
İlaç Listesi” oluşturulmuştur ve bu ilaçlar hastane birimlerine kırmızı etiket yapıştırılarak
gönderilir.
4.8. Narkotik ve Psikotrop İlaçlar: Kullanılan birimlere teslimi ”Narkotik ve Psikotrop Ilaç İstemi
ve Kontrol Talimatı”na göre yapılır.
4.9. Hazırlama esnasında özel teknik/ekipman veya uzmanlık gerektiren (kemoterapi ilaçları gibi)
ilaçlar “Hazırlanması Özel Teknik/Teçhizat/Uzmanlık Gerektiren İlaçlar Listesi”ne göre
alanında uzman kişi tarafından uygun koşullarda hazırlandıktan sonra uygulama alanına
transfer edilmelidir.
4.10. İlaçların Hasta Bazında Çıkışı: İlaç ihtiyacı olan bölümlerin hekimleri tarafından HBYS’den
ilaç stokları görülebilir ve hasta ihtiyaçları doğrultusunda sistemden istem yapılabilir. Yatan
hastalara ilaçlar hasta bazında çıkılır. (Bkz: İlaç ve Sarf Malzeme İstem Talimatı)
4.11. İlaçların Transferi: İstemi yapılan ilaçlar klinik personelleri tarafından Günlük İlaç Teslim
Listesi imzalanarak teslim alınır. Narkotik ilaçlar ve mor reçete ile teslim edilen ilaçlar
eczaneden kliniğe transferi yapılırken “Reçete Teslim Tutanağı” doldurularak, teslim eden
eczacı ve teslim alan klinik doktoru imzalayarak teslim edilir. Mor reçete ile temin edilen kan
ürünleri küpürleri “İlaç ve Serum Fiyat Küpür Belgesi” yapıştırılarak fatura birimine
gönderilir.
Önemli: Kalite Yönetim Sistemi’ne ait güncel dokümanlar
dokümanlar “Kontrolsüz Kopya” hükmündedir.
http://kaliteguvence.gantep.edu.tr/
sayfasında bulunmaktadır. Basılan
GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ - KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
ŞAHİNBEY ARAŞTIRMA VE UYGULAMA HASTANESİ
ECZANE İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
Doküman No: HEC-P01
Revizyon No:
2
Yürürlük Tarihi: 16.07.2012
Revizyon Tarihi: 07.06.2017
Sayfa: 4/5
4.12. İlaçların Eczaneye İadesi: Eczaneden hasta bazında istem yapılarak servislere gönderilmiş
ilaçlardan, hastanın taburcu olması ya da ex olması nedeniyle kullanılmayan ilaçlar “İlaç/Sarf
Malzeme İade Tutanağı” doldurularak eczaneye teslim edilir. İade alınan ilaçlar HBYS
üzerinde geri alınarak, eczane stoklarına aktarılır. (Bkz: İlaç ve Sarf Malzeme İstem
Talimatı)
4.13. Fatura Kontrolü: Eczacı/eczane teknisyeni icmal listelerini “Sağlık Uygulama Tebliği”ne
göre kontrol eder. (Bkz: Depolama ve Dağıtım Prosedürü)
4.14. Koruyucu Ekipman: Eczacı/eczane teknisyeni için gerekli duruma göre kişisel koruyucu
ekipmanlar bulundurulur, gerekli durumlarda ilgili personelin kullanması için eğitim eczacı
tarafından verilir.
4.15. Kayıtların Arşivlenmesi: Eczaneye ait ilaç teslim kayıtları 1 yıl süre ile eczanede muhafaza
edildikten sonra imha edilir.
5. İLGİLİ DOKÜMANLAR:
5.1.
HEC-YD01
Işıktan Korunması Gereken İlaç Listesi
5.2.
HEC-YD02
Acil İlaçların Pediatrik Dozları
5.3.
HEC-YD03
Kırmızı Reçeteye Tabi İlaç Listesi
5.4.
HEC-YD04
Yeşil Reçeteye Tabi İlaç Listesi
5.5.
HEC-YD05
Yazılışı, Okunuşu, Ambalajı Birbirine Benzeyen İlaç Listesi
5.6.
HEC-YD06
Yüksek Riskli İlaç Listesi
5.7.
HEC-YD07
Pediatrik Doz İlaç Listesi
5.8.
HEC-YD08
Soğuk Zincirde Saklanması Gereken İlaç Listesi
5.9.
HEC-YD09
Eczane Yerleşim Planı
5.10.
HEC-YD10
Buzdolabı Yerleşim Planı
5.11.
HYH-YD33
İlaçlar Listesi
Hazırlanması
5.12.
HEC-F01-P01
Oda Sıcaklık ve Nem Takip Formu
5.13.
HEC-F02-P01
Son Kullanım Tarihi Yaklaşan İlaç Listesi
5.14.
HEC-F03-P01
Reçete Teslim Tutanağı
5.15.
HEC-F04-P01
Günlük İlaç Teslim Formu
5.16.
HEC-F05-P01
İlaç İmha ve Zayi Tutanağı
5.17.
HEC-F06-P01
İlaç ve Serum Küpür Belgesi
5.18.
HEC-F07-P01
Reçete (Yatan Hastalar İçin)
5.19.
HYH-F01-T03-P02
İlaç/ Sarf Malzeme İade Tutanağı
5.20.
HYH-F01-T07-P02
Buzdolabı Isı Takip Formu
5.21.
HYH-T03-P02
İlaç ve Sarf Malzeme İstem Talimatı
5.22.
HYH-T04-P02
Narkotik ve Psikotrop Ilaç İstem ve Kontrol Talimatı
5.23.
HENF-T06-P01
Atık Yönetimi Talimatı
5.24.
HSA-P01
Satın Alma Prosedürü
Önemli: Kalite Yönetim Sistemi’ne ait güncel dokümanlar
dokümanlar “Kontrolsüz Kopya” hükmündedir.
Özel
Teknik/Teçhizat/Uzmanlık
http://kaliteguvence.gantep.edu.tr/
Gerektiren
sayfasında bulunmaktadır. Basılan
GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ - KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
ŞAHİNBEY ARAŞTIRMA VE UYGULAMA HASTANESİ
ECZANE İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
5.25.
HSA-P02
5.26.
Taşınır İşlem Fişi
5.27.
T.C Sağlık Bakanlığı Sağlık Uygulama Tebliği
Doküman No: HEC-P01
Revizyon No:
2
Yürürlük Tarihi: 16.07.2012
Revizyon Tarihi: 07.06.2017
Sayfa: 5/5
Depolama ve Dağıtım Prosedürü
Önemli: Kalite Yönetim Sistemi’ne ait güncel dokümanlar
dokümanlar “Kontrolsüz Kopya” hükmündedir.
http://kaliteguvence.gantep.edu.tr/
sayfasında bulunmaktadır. Basılan