Kalite El Kitabı - Burhaniye Ticaret Odası
advertisement
BURHANİYE TİCARET ODASI YÖNETİM SİSTEMLERİ EL KİTABI Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 2 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI İçindekiler Not: İki satır bulunan bölümlerde 1. Satırı ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi maddesi, 2. Satır TOBB Akreditasyon Standardı maddesidir. BÖLÜM Giriş (ISO 9001:2008 KYS) Giriş (TOBB Akreditasyon Standardı) Vizyon Misyon Değerler ve Çalışma İlkelerimiz Politika Akreditasyon İlkeleri Burhaniye Ticaret Odası Hakkında Proses Yaklaşımı ISO 9004 ile İlişkisi Diğer Yönetim Sistemleri ile Uyumluluk Kapsam Akreditasyon Süreci Genel Standardın Yapısı Uygulama Süreç ve Uygulama Atıf Yapılan Standart ve Dokümanlar Terimler ve Tarifler Kalite Yönetim Sistemi Temel Yeterlilikler Genel Şartlar Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı Dokümantasyon Şartları Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı Genel Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı Kalite El Kitabı Kalite Yönetimi Dokümanların Kontrolü Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı Kalite Kayıtlarının Kontrolü Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı Yönetim Sorumluluğu Temel Yeterlilikler Yönetimin Taahhüdü Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı Müşteri Odağı Üye İlişkileri Kalite Politikası Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı Planlama İş Planlaması ve Yönetimi Kalite Hedefleri ISO 9001:2008 TOBB AKRE. SAYFA NO. 0 Başlık 1 6 0.2 03 04 1.8 1.8 1.8 6 6 6 6 7 7 8 8 8 1 Başlık 5 9 1.1 5.1 9 1.2 5.2 9 2 3 ----- 10 11 4 1 12 4.1 1.1 12 4.2 1.1 12 4.2.1 1.1 12 4.2.2 1.8 12 4.2.3 1.1 13 4.2.4 1.1 13 5 1 14 5.1 1.1 14 5.2 1.7 14 5.3 1.1 14 5.4 1.4 15 5.4.1 1.4 15 Başlık 2 HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 3 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI İş Planlaması ve Yönetimi Kalite Yönetim Sisteminin Planlanması İş Planlaması ve Yönetimi Sorumluluk, Yetki ve İletişim Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı İnsan Kaynakları Yönetimi Sorumluluk ve Yetki İnsan Kaynakları Yönetimi Yönetim Temsilcisi Kalite Yönetimi İç İletişim Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı İnsan Kaynakları Yönetimi Yönetimin Gözden Geçirmesi İş Planlaması ve Yönetimi Genel Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı İş Planlaması ve Yönetimi Gözden Geçirme Girdileri İş Planlaması ve Yönetimi Gözden Geçirme Çıktıları İş Planlaması ve Yönetimi Kaynak Yönetimi Mali Yönetim İnsan Kaynakları Yönetimi İş Planlaması ve Yönetimi Kaynakların Sağlanması Mali Yönetim İnsan Kaynakları Yönetimi İnsan Kaynakları İnsan Kaynakları Yönetimi Genel İnsan Kaynakları Yönetimi Yetkinlik, Bilinç ve Eğitim İnsan Kaynakları Yönetimi İş Geliştirme ve Eğitim Altyapı Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı Mali Yönetim İş Planlaması ve Yönetimi Çalışma Ortamı Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı Ürün Gerçekleştirme Temel Hizmetler Ürün Gerçekleştirmenin Planlanması İş Planlaması ve Yönetimi Üye İlişkileri İletişim Ağı Politika ve Temsil 5.4.2 1.4 15 5.5 1.1, 1.3 16 5.5.1 1.1, 1.3 16 5.5.2 1.8 16 5.5.3 1.1, 1.3 17 5.6 1.4 17 5.6.1 1.1, 1.4 17 5.6.2 1.4 17 5.6.3 1.4 18 6 1.2, 1.3, 1.4 19 6.1 1.2 1.4 19 6.2 1.3 19 6.2.1 1.3 19 6.2.2 1.3, 2.4 19 6.3 1.1, 1.2 1.4 20 6.4 1.1 20 7 2 21 7.1 1.4, 1.7, 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, 21 HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 4 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI Bilgi, Danışmanlık ve Destek İş Geliştirme ve Eğitim Uluslar arası Ticaret Müşteri İle İlişkili Prosesler Üye İlişkileri Ürüne İlişkin Şartların Belirlenmesi Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı İş Geliştirme ve Eğitim Uluslar arası Ticaret Ürüne İlişkin Şartların Gözden Geçirilmesi Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı İş Planlaması ve Yönetimi Müşteri İle İletişim Üye İlişkileri Tasarım ve Geliştirme Tasarım ve Geliştirme Planlaması Tasarım ve Geliştirme Girdileri Tasarım ve Geliştirme Çıktıları Tasarım ve Geliştirmenin Gözden Geçirilmesi Tasarım ve Geliştirme Doğrulaması Tasarım ve Geliştirmenin Geçerli Kılınması Tasarım ve Geliştirme Değişikliklerinin Kontrolü Satınalma Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı Satın alma Prosesi Kalite Yönetimi Satın alma Bilgisi Kalite Yönetimi Satın alınan Ürünün Doğrulanması Kalite Yönetimi Üretim ve Hizmetin Sağlanması Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı İş Planlaması ve Yönetimi Üye İlişkileri Kalite Yönetimi Politika ve Temsil Bilgi, Danışmanlık ve Destek İş Geliştirme ve Eğitim Uluslar arası Ticaret Üretim ve Hizmet Sağlamanın Kontrolü Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı İş Planlaması ve Yönetimi Üretim ve Hizmet Sağlanması İçin Proseslerin Geçerliliği (HARİÇ TUTULDU) Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı Tanımlama ve İzlenebilirlik Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı Kalite Yönetimi 7.2 1.7 21 7.2.1 1.1, 2.4, 2.5 21 7.2.2 1.1, 1.4 21 7.2.3 1.7 22 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 Hariç Tutuldu Hariç Tutuldu Hariç Tutuldu Hariç Tutuldu Hariç Tutuldu Hariç Tutuldu Hariç Tutuldu 22 22 22 22 22 22 22 7.3.7 Hariç Tutuldu 22 7.4 1.1 22 7.4.1 1.8 22 7.4.2 1.8 23 7.4.3 1.8 23 7.5 1.1, 1.4, 1.7, 1.8, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5 23 7.5.1 1.1, 1.4 23 7.5.2 1.1 23 7.5.3 1.1, 1.8 24 HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 5 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI Müşteri Malı Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı Kalite Yönetimi Ürün Muhafazası Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü Kalite Yönetimi ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı İş Planlaması ve Yönetimi Genel Kalite Yönetimi İzleme ve Ölçme Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı İş Planlaması ve Yönetimi Kalite Yönetimi Müşteri Memnuniyeti Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı Üye İlişkileri Kalite Yönetimi İç Tetkik İş Planlaması ve Yönetimi Kalite Yönetimi Proseslerin İzlenmesi ve Ölçülmesi Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı İş Planlaması ve Yönetimi Kalite Yönetimi Ürünün İzlenmesi ve Ölçülmesi Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı İş Planlaması ve Yönetimi Kalite Yönetimi Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü Kalite Yönetimi Veri Analizi İş Planlaması ve Yönetimi Kalite Yönetimi İyileştirme Kalite Yönetimi Sürekli İyileştirme Kalite Yönetimi Düzeltici Faaliyet Kalite Yönetimi Önleyici Faaliyet Kalite Yönetimi Mali Yönetim 7.5.4 1.1, 1.8 24 7.5.5 1.1 24 7.6 Hariç Tutuldu 24 8 1.1, 1.4 25 8.1 1.8 25 8.2 1.1, 1.4, 1.8 25 8.2.1 1.1, 1.7, 1.8 25 8.2.2 1.4, 1.8 25 8.2.3 1.1, 1.4, 1.8 26 8.2.4 1.1, 1.4, 1.8 26 8.3 1.1, 1.8 26 8.4 1.1, 1.8 27 8.5 1.8 27 8.5.1 1.8 27 8.5.2 1.8 27 8.5.3 1.8 28 --- 1.2 28 HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 6 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI 0. GİRİŞ 0.1 Genel Burhaniye Ticaret Odası tarafındanoluşturulan Kalite Yönetim Sistemi (KYS) ve TOBB Akreditasyonuna ilişkin Entegre Sistemin ana hatlarıyla açıklandığı bu el kitabı, TS EN ISO 9001:2008 standardı ve TOBB Akreditasyon Kılavuzu (2013)’ünesasları çerçevesinde yürütülecek faaliyetlerin anayasası niteliğindedir. Entegre Yönetim Sistemleri El Kitabı’nda hizmetlerin verilme yöntemleri tanımlanmış, ayrıntılar ise, ilgili bölümlerde atıfta bulunulan Prosedür, Talimat veOrganizasyon (Görev tanımları) El Kitaplarında açıklanmıştır. Entegre Yönetim Sistemleri El Kitabı’nda açıklanan yönetim sistemlerinin temelinde Burhaniye Ticaret Odası’nın hizmet vermekle yükümlü olduğu kesimlerin beklenti, öneri ve memnuniyetlerinin önceliği ve bu öncelikler doğrultusunda beslenen, yenilenen, sürekli iyileştirilen yönetim ve hizmet anlayışı yer almaktadır. Söz konusu sistemle Odamız, tabi olduğu kanunlar, üye talepleri çerçevesinde üyelerinin ve diğer yararlanıcılarının (resmi ve resmi olmayan kurumlar) beklentilerini, çalışanlarının yetkin ve özverili hizmet anlayışıyla karşılamaktadır. VİZYONUMUZ Üyeleri ile stratejik ortaklık çerçevesinde ilçemizin ekonomik gelişimine yön veren; bu amaç ile Burhaniye’yi turizm ve zeytin-zeytinyağı sektörlerinde küresel marka yapmak, üniversite ve sanayici işbirliği ile organize sanayi bölgesini bölge ürünlerine katma değer sağlayacak yenlikçi bir üretim üssü yapmak, bu yolla istihdam yaratarak toplumun refahını artırmak. MİSYONUMUZ Yasal yükümlülüklerimizi eksiksiz yerine getirmek ve yasalarımız çerçevesinde üyelerimizin kurumsal ve ekonomik gelişimine katkı sağlamak, üyelerimizin haklarını korumak, bölge ekonomisine ilişkin bilgi bankası oluşturmak ve yenilikler hakkında üyelerimizi bilgilendirmek. YÖNETİM POLİTİKALARIMIZ KALİTE POLİTİKASI Kurumsal kaynaklarımızı üyelerimizin ekonomik ve kurumsal gelişimi yönünde kullanmak için hizmet altyapımızı, mali yapımızı ve insan kaynaklarımızı sürekli iyileştirerek kurumsal yeterliliğimizi artırmak. İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ POLİTİKASI İşimizin gerektirdiği nitelik, yetenek ve bütçe imkânları doğrultusunda yeterli sayıda insan kaynağını istihdam etmek ve sürekli gelişimlerini sağlamak. HABERLEŞME VE İLETİŞİM POLİTİKASI Kurumsal bilinirliğimizi artırmak; üyelerimiz ve toplumumuz ile iletişimde açık ve anlaşılır olmak ve iletişimin sürekliğini sağlamak, haberleşme ve iletişim tekniklerimizi sürekli iyileştirerek geri bildirimleri iyileşme fırsatı olarak dikkate almak. HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 7 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI MALİ YÖNETİM POLİTİKASI Yasaların verdiği yetki ve sorumluluklar dahilinde kurumumuzun amaç ve hedefleri doğrultusunda faaliyetlerini gerçekleştirmek, çalışma alanında ekonomik ve toplumsal yükümlülüklerini yerine getirecek mali güce sahip olmak, gelir kaynaklarını çeşitlendirmek, gelir-gider dengesi içinde mali itibarını sürdürebilir kılmak ve hizmetlerini güven içinde vermek. ÜYE İLİŞKİLERİ YÖNETİMİ POLİTİKASI Üyelerimiz ile stratejik ortaklık temelinde katma değer yaratacak bölgesel ve sektörel projeler oluşturmak ve sonuçlandırmak. Ekonomik kalkınma ile birlikte istihdam yaratarak ekonomik gelişimin yarattığı memnuniyeti ve refahı topluma yaymak. BİLGİ GÜVENLİĞİ POLİTİKASI Sahip olduğumuz bilginin bütünlüğünü korumak, ulaşılabilirliğini sağlamak ve bunun için teknik altyapımızı sürekli iyileştirmek ve insan kaynaklarımızın yetkinliğini artırmak. Burhaniye’nin “tarım, turizm ve ticaret” potansiyelinin ekonomiye aktif katılımında öncü rol alan yerel lider kurum olmak. AKREDİTASYON İLKELERİMİZ Odamızın hizmet kalitesinin geliştirilmesi için uygulanan ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi ve TOBB Akreditasyon Standart şartlarına uygun Entegre Yönetim Sistemi uygulamasında kararlı olmak Entegre Yönetim Sistemimiz tüm süreçleri açık ve anlaşılır tarif etmek, yasal koşulların karşılanması ve proses gereklerini etkin uygulamak Ölçülebilir tüm proseslerde performans kriterlerine göre izleme ve ölçme metotlarını kullanmak ve sonuçlarını objektif karar alma süreçlerinde kullanmak Entegre yönetim sistemini etkin uygulamak, kurumun geleceğine ilişkin stratejileri oluşturmak, uygulamak, üyelerin ve toplumun memnuniyetine odaklı çalışmak Değişen yasal ve teknik şartlara öncelikle kurumsal yapıda uyum sağlamak, üyelerin bireysel ve kurumsal olarak bilgilenmesine ve gelişimine katkı sağlamak Tüm hizmet proseslerimizde çözüme ve hızlı hizmete odaklı çalışmak, yasal çerçeve içinde işlemleri zorlaştıran bürokratik düzenlemeleri üyelerimizin lehine değiştirmek Entegre Yönetim Sistemimizin sürekli gelişmesi için iç ve dış (bağımsız) tüm kontrol mekanizmalarını çalıştırmak ve sonuçları objektif karar alma süreçlerinde kullanmak. BURHANİYE TİCARET ODASI İletişim Bilgileri Adres: Hürriyet Caddesi, No:58 Burhaniye / Balıkesir-TÜRKİYE Telefon: +90 (266) 4221044 Faks: +90 (266) 4127328 Web: www.burhaniye-to.org.tr e-posta: burhaniyeto@tobb.org.tr Hedeflerimiz Bkz. Master İş Planı,Hedefler Takip Listesi Yasal Yükümlülüklerimiz Ticaret Odasının Tanımı: HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 8 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI 5174 Sayılı TOBB ile Odalar ve Borsalar Kanunu’nun 4. Maddesine göre; Odalar; üyelerinin müşterek ihtiyaçlarını karşılamak, meslekî faaliyetlerini kolaylaştırmak, mesleğin genel menfaatlere uygun olarak gelişmesini sağlamak, mensuplarının birbirleri ve halk ile olan ilişkilerinde dürüstlüğü ve güveni hâkim kılmak üzere meslekî disiplin, ahlâk ve dayanışmayı korumak ve bu Kanunda yazılı hizmetler ile mevzuatla odalara verilen görevleri yerine getirmek amacıyla kurulan, tüzel kişiliğe sahip kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşlarıdır.” Ticaret Odalarının Görevleri: 5174 sayılı Odalar, Borsalar ve Birlik kanununun 12. maddesine göre ticaret odalarının görevleri: Meslek ahlâkını, disiplini ve dayanışmayı korumak ve geliştirmek, ticaret ve sanayinin kamu yararına uygun olarak gelişmesine çalışmak Ticaret ve sanayiyi ilgilendiren bilgi ve haberleri derleyerek ilgililere ulaştırmak, ilgili kanunlar çerçevesinde resmî makamlarca istenecek bilgileri vermek ve özellikle üyelerinin mesleklerini icrada ihtiyaç duyabilecekleri her çeşit bilgiyi, başvuruları durumunda kendilerine vermek veya bunların elde edilmesini kolaylaştırmak, elektronik ticaret ve internet ağları konusunda üyelerine yol gösterecek girişimlerde bulunmak, bu konularda gerekli alt yapıyı kurmak ve işletmek Ticaret ve sanayiye ait her türlü incelemeleri yapmak, bölgeleri içindeki iktisadî, ticarî ve sınaî faaliyetlere ait endeks ve istatistikleri tutmak, başlıca maddelerin piyasa fiyatlarını takip ve kaydetmek ve bunları uygun vasıtalarla yaymak 26. maddedeki belgeleri düzenlemek ve onaylamak Meslek faaliyetlerine ait konularda resmî makamlara teklif, dilek ve başvurularda bulunmak; üyelerinin tamamının veya bir kesiminin meslekî menfaati olduğu takdirde meclis kararı ile bu üyeleri adına veya kendi adına dava açmak Çalışma alanları içindeki ticarî ve sınaî örf, adet ve teamülleri tespit etmek, Bakanlığın onayına sunmak ve ilân etmek Üyeleri tarafından uyulması zorunlu meslekî karar almak Yurt içi ve yurt dışı fuar ve sergilere katılmak Gerektiğinde 507 sayılı Esnaf ve Küçük Sanatkârlar Kanununun 125 inci maddesinde sayılan mal ve hizmetlerin azamî fiyat tarifelerini, kendi üyeleri için, Bakanlıkça çıkarılacak yönetmeliğe uygun olarak tespit etmek ve onaylamak Deniz ticaretinin kamu yararına, millî ulaştırma ve deniz ticareti politikasına uygun şekilde gelişmesine çalışmak Millî ve milletlerarası deniz ticaretine ait incelemeler yapmak ve bu konudaki bilgileri sağlamak, Türkiye limanları arası ve yurt dışı navlun, acente komisyonu ve ücretleri ile liman masrafları gibi bilgileri toplamak ve bunları mümkün olan vasıtalarla en seri şekilde yaymak, dünya deniz ticaretindeki en son gelişmeleri izlemek, istatistikler tutmak ve bunları ilgililere duyurmak. Deniz ticaretine ait ticarî örf, teamül ve uygulamaları tespit ve ilân etmek, navlun anlaşmaları, konşimento ve benzeri evraka ait tip formları hazırlamak Yabancı gemi sahip ve donatanları ile denizcilikle ilgili müesseselere Türkiye limanlarının imkânları, çalışma şekilleri, tarifeleri ve liman masrafları hakkında bilgi vermek ve onlardan benzeri bilgileri sağlamak. Deniz ticareti ile ilgili milletlerarası kuruluşlara üye olmak ve delege bulundurmak İlgililerin talebi üzerine deniz ticareti ile ilgili ihtilaflarda hakemlik yapmak Deniz acenteliği hizmet ücret tarifelerini hazırlamak ve Bakanlığın onayına sunmak Sair mevzuatın verdiği görevlerle, ilgili kanunlar çerçevesinde Birlik ve Bakanlıkça verilecek görevleri yapmak Birliğin belirlediği standartlara göre üye kayıtlarını tutmak ve üyelik aidatlarına ilişkin belgeleri saklamak ve bunları Birliğe talep halinde bildirmek. Mevzuatla bakanlıklara veya diğer kamu kurum ve kuruluşlarına verilen işlerin, bu Kanunda belirtilen kuruluş amaçları ve görev alanı çerçevesinde odalara tevdii halinde bu işleri yürütmek HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 9 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI Üyelerinin ihtiyacı olan belgeleri vermek ve bunlara ilişkin gerekli hizmetleri yapmak Yurt içi fuarlar konusunda yapılacak müracaatları değerlendirip Birliğe teklifte bulunmak Üyeleri hakkındaki tüketici şikâyetlerini incelemek ve kuruluş amaçları doğrultusunda diğer faaliyetlerde bulunmak Ticaret ve sanayi odalarınca, odalar ayrı olan illerde ise sanayi odalarınca sanayiciler için kapasite raporları düzenlemek. 0.2 Proses Yaklaşımı Yöntemimiz Odamız, üye şartlarını karşılamak suretiyle üye tatminini artırmak için Yönetim Sistemlerinin geliştirilmesi, uygulanması ve etkinliğinin iyileştirilmesinde proses yaklaşımını benimsemiştir. Yönetim Sistemimizde kullanılan proses yaklaşımı: Şartların anlaşılmasının ve yerine getirilmesinin, Proseslerin değer katma açısından dikkate alınması gereksiniminin, Proses performans ve etkinliğinin sonuçlarının elde edilmesinin, Objektif ölçmelere dayandırılan proseslerin sürekli iyileştirilmesinin önemini vurgular. Uygulama ise; Planla: Üye istekleri ve kuruluşun politikası ile uyumlu sonuçların ortaya çıkması için gerekli objektif hedefleri stratejik plan ve proseslerin gerekliliklerine bağlı olarak oluşturur. Uygula: Proseslerden başarılı çıktı elde etmek için kaynakların planlı yönetim uygulaması, Kontrol et: Prosesleri ve hizmetleri, politikalar, hedefler ve hizmetin şartlarına göre izle, ölç ve sonuçları rapor et, Önlem al: Proses performansını sürekli iyileştirmek için faaliyetlerin başlatılması. Şeklinde yapılır. 1.0 KAPSAM 1.1 Genel Bu el kitabı Burhaniye Ticaret Odası'nın Kalite Yönetimi ve TOBB Akreditasyon Sistemini açıklar, gerekleri tanımlar, sorumlulukları tayin eder ve sistemin kurulumunda kılavuzluk eder. Burhaniye Ticaret OdasıKalite Yönetimi ve TOBB Akreditasyon Sistemi (Entegre Sistem); yasal şartları, üye isteklerini, toplumun beklentilerini ve diğer şartları da dikkate alarak üyelerinin ve toplumun odanın hizmetlerinden memnuniyetlerinin artırılmasına yönelik ISO 9001:2008 Kalite Yönetimi ve TOBB Akreditasyon Standardı (2013)’nı referans alarak oluşturulmuştur. Ayrıca güncel yasal şartları, üye istekleri ve sistemin sürekli iyileştirilmesi şartlarına uyma güvencesi için proseslerin belirlenmesi ve sistemin etkin olarak uygulanması yoluyla üye ve toplumsal memnuniyetin artırılması amaçlamıştır. 1.2 Uygulama: Kalite Yönetimi ve TOBB Akreditasyon Sisteminde odamızın üye istekleri ve uygulanabilir düzenleyici şartları yerine getiren hizmetleri sağlama kabiliyetini ve sorumluluğunu etkileyecek tüm faaliyetler dâhil edilmiştir. Burhaniye Ticaret OdasıEntegre Yönetim Sistemi; standartların uygulanabilir bütün maddelerini kapsamaktadır. Yalnız, ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi standardının 7.3 Tasarım ve Geliştirme, 7.5.2 Üretim ve Hizmet Sağlanması İçin Proseslerin Geçerliliği (Yol Verme) ve 7.6 İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü kapsam dışı bırakılmıştır. Finansal faaliyetler TOBB Akreditasyon Sistem Standardı Bölüm: “1.2 Mali Yönetim” Başlığı Entegre Yönetim Sistemleri El Kitabının son maddesi olarak sisteme dahil edilmiştir. . 2.0ATIF YAPILAN STANDART VE DOKÜMANLAR HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 10 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI Kalite Yönetimi ve TOBB Akreditasyonu standartları referans alınarak oluşturulan Entegre Yönetim Sistemimizin kurulması ve bu el kitabının hazırlanmasında aşağıdaki dış kaynaklı dokümanların şartları dikkate alınmıştır. ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemleri-Şartlar TOBB Akreditasyon Standardı (2013) T.C. 5174 Sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanunu Türk Ticaret Kanunu (ilgili maddeleri) Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Genel Sekreter Yönetmeliği Oda ve Borsa Şubeleri ile Oda Temsilciliklerinin Kuruluş ve İşleyişi Hakkında Yönetmelik Ticaret Sicili Yönetmeliği Oda Muamelat Yönetmeliği Organ Seçimleri Yönetmeliği Bu El Kitabında Entegre Yönetim Sistemimizdeki üst seviyedeki prosesler tanımlanmış prosedürlere ve diğer dokümanlara atıf yapılmıştır. Referans gösterilen dokümanların uygun revizyonları kullanılır. Entegre Yönetim Sistemimizdeki tüm dokümanların en son baskıları doküman üzerinden takip edilir. Entegre Yönetim Sistemimiz, sürekli iyileştirme felsefemiz ve Genel Yönetim Sistemimiz ile bir bütünlük içerisinde oluşturulmuştur. Tarihli ve tarihsiz dokümanlar standarttaki yöntemle izlenir. 3.0 TERİMLER VE TARİFLER Kalite Yönetim Sistemimiz, ISO 9000:2008, Kalite Yönetim Sistemleri-Temel Kavramlar, Terimler ve Tarifler standardında verilen Uluslararası terimler ve tarifleri kullanır. Ürün terimi, üyelerimiz ve toplumumuza hizmet birimlerimiz tarafından yasanın vermiş olduğu görevler çerçevesinde, resmi, ticari ve sosyal alanda verilen hizmetler için kullanılır. Müşteri terimi, odanın üyelerini, odanın temsil ettiği bölgenin ticaret ve sanayi ile uğraşan kuruluşları, bireyleri ve toplumu tarif etmek için kullanılır. Akreditasyon terimi, TOBB Akreditasyon Standardına uygun kurulan, üyelerin ve toplumun kesin fayda elde etmesine, kurumun ise sağlıklı ve sürekli bir yapıya kavuşturulmasına dayalı Yönetim Sistemini tarif etmek için kullanılır. 4.0 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ 4.1. Genel Şartlar (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı) Burhaniye Ticaret Odası tarafından hizmet sunulan kesimlerin talep ve beklentilerini dikkate alarak hizmette etkinliğin ve verimliliğin artırılması ve kurum çalışanlarının bu amaca yönelik üye odaklı hizmet bilincini geliştirerek, Entegre Yönetim Sistemi kurulması amacı ile TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi ve TOBB Akreditasyon Standardı (2013)’nda yer alan şartlar benimsenmiştir. Burhaniye Ticaret OdasıEntegre Yönetim Sisteminde Standart prosesleri olan Yönetim Sorumluluğu (5), Kaynak Yönetimi (6), Hizmet Gerçekleştirme (7) ile Ölçme, Analiz ve İyileştirme Prosesi (8), buna ek HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 11 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI olarak TOBB Akreditasyon Standardında yer alan Temel Yeterlilikler (1) ve Temel Hizmetlere (2) ilişkin şartlar Burhaniye Ticaret Odası tarafındankarşılanacaktır. EntegreYönetim Sisteminin gerektirdiğibu proseslerin sırasını ve birbirleriyle olan ilişkilerini Proses Etkileşim Şeması üzerinde göstermiş ve bu proseslerin işleyişinin ve kontrolünün etkinliğini temin etmek için gereken kriter ve metotları da bu prosesler için hazırlanan prosedürlerde belirlemiştir. Proseslerin işleyişi ve sürekli gelişimi için ihtiyaç duyulan kaynaklar Yönetim Kurulu tarafından sağlanır. Bu proseslerin planlanan sonuçlarına ulaşmak ve sürekli iyileştirmek için, bu prosesler izlenmekte, ölçülmekte ve analiz edilmektedir. Sistemin sürekliliği ve uygulanabilirliği TS-EN-ISO 9001:2008 revizyonuna ve TOBB Akreditasyon Kılavuzu (2013) şartlarına göre hazırlanan Entegre Yönetim Sistemi ile garanti edilmiştir. ENTEGRE SİSTEM PROSES ETKİLEŞİM ŞEMASI BİLGİ 5.1 Yönetimin Taahhüdü (KYS) 1.1 Yönetim O/B Mev. 5.2 Müşteri Odaklılık 1.7 Üye İlişkileri 5.3 Kalite Politikası (KYS) 1.1 Yönetim O/B Mevzuatı TATMİN 5.6 Yönetimin Gözden Geçirmesi (KYS) 1.8 Kalite Yönetimi 5.4 Planlama (KYS) 1.4 İş Planlaması ve Yönetimi 1.2 Mali Yönetim BİLGİ BİLGİ YÖNETİM SİSTEMLERİ 4.2 Dokümantasyon Şartları (KYS) 1.1 Yönetim O/B Mev. 4.2.3 Kayıtların Kontrolü 1.1 Yönetim O/B Mev. BİLGİ 8.2.1 Müşteri Memnuniyeti (KYS) 1.7 Üye İlişkileri 8.2.2 İç Tetkik (KYS) 1.8 Kalite Yönetimi 8.2.3 Proseslerin İzl. ve Ölçülmesi (KYS) 1.8 Kalite Yönetimi MÜŞTERİ (ÜYE) TATMİNİ 6.4 Çalışma Ortamı 4.2.3 Dokümanların Kontrolü (KYS) 1.8 Kalite Yönetimi 4.1. Genel Şartlar (KYS) Akreditasyon İlkeleri 8.5 Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler (KYS) 8. ÖLÇME, ANALİZ, İYİLEŞTİRME (KYS) 1.8 KALİTE YÖNETİMİ 6.3 Alt Yapı (KYS) 1.6 Bilgi ve İletişim Teknolojileri Kullanımı 6. KAYNAK YÖNETİMİ (KYS) / 1. TEMEL YETERLİLİKLER 6.2 İnsan Kayn. (KYS) 1.3 İnsan Kay. Yön. BİLGİ MÜŞTERİ (ÜYE) ŞARTLARI/YASAL ŞARTLAR 5. YÖNETİM SORUMLULUĞU (KYS) / 1.TEMEL YETERLİLİKLER / 8.3 Uygun Olmayan Ürün/Hiz. Kontrolü 1.8 Kalite Yönetimi 7. ÜRÜN/HİZMET GERÇEKLEŞTİRME / 2. TEMEL HİZMETLER ŞART 7.2 Müşteri ile ilişkili prosesler (KYS) 1.7 Üye İlişkileri 7.4 Satınalma 1.2 Mali Yönetim 7 Ürün Gerçekleştirme 2.2 Politika ve Temsil 2.3 Bilgi, Danışmanlık ve Destek 2.4 İş Geliştirme ve Eğitim 2.5 Uluslararası Ticaret 8. İşletim (BGYS) 7.5 Ürün/Hizmetin Sunumu (KYS) 7.1 İletişim Ağı ÜRÜN/HİZMET Ref: Proses Etkileşim Şeması (YSEK-Ek-01) 4.2 Dokümantasyon Şartları (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı) 4.2.1 Genel Burhaniye Ticaret Odası Yönetim Sistemi;yönetim(kalite)politikası ve hedeflerini,entegre yönetim sistemi el kitabını, prosedürlerini, proseslerinin etkin planlanmasını, işleyişini ve kontrolünü temin etmek için Burhaniye Ticaret Odası tarafından ihtiyaç duyulan dokümanları vereferans alınan standartların gerektirdiği kayıtları içeren bütünleşik bir sistemdir. Burhaniye Ticaret Odasıentegre yönetim sistemi dokümantasyonu;kalite yönetimi standardı ve TOBB Akreditasyon Standardı çerçevesinde, ilgili mevzuat ve organizasyon yapısı da dikkate alınarak oluşturulur. HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 12 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI Burhaniye Ticaret Odasıentegre sistem dokümanları dış ve iç kaynaklı dokümanlar olarak İki ana bölüm içermektedir. Dış kaynaklı dokümanlar; Kurum hizmetlerinin yasal dayanağını oluşturan 5174 sayılı kanun, Türk Ticaret Kanunu ve ilgili yönetmelikler ilestandartlar, uluslar arası anlaşmalardan oluşmaktadır. Kurum kaynaklı dokümanlar;iç yönerge ve entegre yönetim sistemi dokümanları ile kayıtlardan oluşmaktadır. Kurum kaynaklı dokümanlar; dış kaynaklı dokümanlar referans alarak hazırlanmış olup, bunlara (mevzuat ve standartlar) aykırı bir hüküm içeremez. 4.2.2. Kalite (Entegre Yönetim Sistemi) El Kitabı (1.8 Kalite Yönetimi) Burhaniye Ticaret OdasıEntegre Yönetim Sistemi El Kitabı, kurumumuz içinde hizmet etkinliğimizi ve verimliliğini (kalitesini) etkileyen faaliyetlerin bütün olarak planlanması ve yönetimi için kullanılan üst düzey bir doküman olup; amacı, vizyon, misyon, değerlerimiz ve yönetim politikamızauygun çalışmak için sorumlulukları açıklamak, sistem dokümanları için referans sağlamak, entegre yönetim sistemi için referans alınan standartların gereksinimlerinin nasıl sağlandığına yönelik genel bir bakış açısı sağlamaktır. Burhaniye Ticaret OdasıEntegre Yönetim Sistemi El Kitabı;kalite yönetim sistemi standardın uygulanabilir bütün maddelerini kapsamaktadır. Yalnız, 7.3 Tasarım ve Geliştirme, 7.5.2 Üretim ve Hizmet Sağlanması İçin Proseslerin Geçerliliği ve 7.6 İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü kapsam dışı bırakılmıştır.Aynı şekilde TOBB Akreditasyon Kılavuzunun 2.6 Maddesi Ticaret Borsalarının Satış Salonu ve Laboratuar şartını içerdiği için sistemimizden hariç tutulmuştur. Faaliyetlerimizle ilgili olarak kontrol altına alınamayan herhangi bir proses bulunmamakta, herhangi bir yeni ürün geliştirme çalışması yapılmamakta, rutin ve belirlenmiş işlem basamaklarına uygun olarak nitelikleri yasalar ve sistem dokümanları ile tanımlanmış hizmet sunumu gerçekleştirilmektedir. Bu el kitabı, sistem için oluşturulmuş dokümanlara atıfları içerir.Bu el kitabının hazırlanması, onaylanması, yayınlanması, dağıtımı, revizyonu ve yürürlükten kaldırılan bölümlerinin imhası Dokümanların Kontrolü Prosedürü (BTO-PR-01)’nde açıklanmıştır. 4.2.3. Dokümanların Kontrolü (1.8 Kalite Yönetimi) Entegre yönetim sistem dokümantasyonun oluşturulması, onaylanması, işlevsellik kazanması, kullanılması, iptali, revizyonu, güncelliğinin ve uygulanabilirliğinin takibine ilişkin prosedür hazırlanmış ve uygulamaktadır. Entegre Yönetim Sistemi dokümanları yayınlanmadan önce, dokümanın cinsine göre konu ile ilgili kişi tarafından yeterlilik/uygunluk açısından onaylanır. Onaylanan dokümanlar, sisteme uygunluğu açısından Yönetim Sistemleri Temsilcisi tarafından son kez incelenerek onaylanır ve ilgili bölümlere server üzerinden PDF formatında ulaşılabilirliği sağlanır. Dokümanlar, Entegre Yönetim Sisteminin etkinliği ve verimliliğinin sağlanması için sürekli gözden geçirilir ve gerektiğinde güncellenerek tekrar onaylanır. Güncellenen dokümanlar, yeni yayınlanan doküman gibi işlem görürler. Uygulamadan kaldırılan dokümanlar Yönetim Sistemleri Temsilcisi tarafından ilgili kişilere duyurulurlar ve ilgililer tarafından imha edilirler. Yayından kaldırılan dokümanlar kağıt ortamda ise “İPTAL” kaşesi basıldıktan sonra Yönetim Sistemleri Temsilcisi tarafından asılları saklanır, elektronik doküman ise Server üzerinde oluşturulan “REVİZYON” klasörüne alınır ve arşivlenir. HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 13 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI Dokümanların güncelliği master listearacılığı ile takip edilir. Dokümanların orijinalleri, önceki revizyonları ve iptal edilen dokümanlar Yönetim Sistemleri Temsilcisi tarafından tutulan kağıt ve elektronik doküman kayıtlardan izlenebilir. İLGİLİ DOKÜMAN : Dokümanların Kontrolü Prosedürü (BTO-PR-01) 4.2.4 Kayıtların Kontrolü Burhaniye Ticaret Odası’nda oluşturulanentegre yönetim sisteminin,standart ve mevzuat şartlarına uygunluğunun ve etkin yürütüldüğünün delilini sağlayan kalite kayıtlarının; tanımlanması, toplanması, tasnifi, ulaşılması, dosyalanması, muhafazası (güvenliğinin sağlanması) ve elden çıkarılması için dokümante edilmiş prosedür oluşturulmuştur. Bütün kayıtlar; okunaklı,hasar, bozulma ve kaybolmayı önleyecek uygun çevre şartları sağlanmış ortamlarda tekrar kolaylıkla kullanılabilecek şekilde muhafaza edilir. İLGİLİ DOKÜMAN: Kayıtların Kontrolü Prosedürü (BTO-PR-02) Arşiv Talimatı (BTO-TL-01) 5.0 YÖNETİMİN SORUMLULUĞU(1.1YÖNETİM VE ODA/BORSA MEVZUATI) 5.1 Yönetimin Taahhüdü(1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı) Burhaniye Ticaret Odası Yönetim Kurulu, oluşturulan Yönetim Sisteminin uygulanması,geliştirilmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesine yönelik taahhüdünü; Belirleyici ve düzenleyici mevzuat şartları dahil olmak üzere,üye ihtiyaçlarının karşılanmasının öneminin kurum içine iletilmesini, Yönetim politikasının oluşturulması,iç ve dış paydaşlara duyurulması ve gözden geçirerek sürekli iyileştirmesini, Yönetimin gözden geçirme toplantıları, izleme toplantıları, değerlendirme ve planlama toplantıları ile tüm etkinlikleri gözden geçirerek iyileştirmeyi sağlayıcı yeni kararların alınmasını, Tarafsız ve tutarlı performans değerlendirme sistemi oluşturup, elde edilen verileri sürekli iyileştirme için kullanılmasını, Fonksiyonel birim ve kademelere yönelik hedefleri içeren stratejik planlamanın yapılmasını, Kaynakların mevcudiyetini ve sürekliliğini güvence altına alarak, sağlamaktadır. İLGİLİ DOKÜMAN: Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü(BTO-PR-03) Eğitim Talimatı(BTO-TL-03) Stratejik Plan 5.2.Müşteri/ÜyeOdaklılık (1.7 Üye İlişkileri) Entegre yönetim sistemimiz dahil, yapılan her türlü çalışma ve sergilenenperformansmüşteri/üye odaklılığın bir göstergesidir. Burhaniye Ticaret OdasıYönetim Kurulu,üye geri beslemesi için üye memnuniyetini izleme ve ölçme faaliyetlerini yerine getirmekte ve üyelerimizin beklentilerini ne ölçüde karşıladığımızı ve bunun üyelerimiztarafından algılanma derecesini;anketler,yüz yüze görüşmeler, e-posta vb .yazışma metotları kullanarak sağlamaktadır. Odamıza bildirilen veçalışma sistematiğimizden kaynaklanan uygunsuzlukları ortadan kaldırmak amacıyla başlatılan Düzeltici/Önleyici Faaliyetlerin sonuçlarını üyelerimize bildirmek suretiylehizmetlerimizi ve entegre yönetim sistemimizi geliştiriyoruz. HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 14 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI İLGİLİ DOKÜMAN: Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü (BTO-PR-05) Ölçme ve Değerlendirme Prosedürü (BTO-PR-06) 5.3. Kalite Politikası(1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı) Ticaret ve sanayinin genel menfaatlere uygun olarak gelişmesini sağlamak, üyelerimizin mesleki faaliyetlerini kolaylaştırmak ve bu suretle ülkemizin ticari ve ekonomik hayatının gelişmesini sağlayıcı katkılarda bulunmak odamızın öncelikli amacıdır. Bu doğrultuda;müşteri ihtiyaç ve beklentilerini yasal şartlar çerçevesinde ve yönetim sistemlerinin öngördüğü biçimde yerine getirmek için çalışanlar sürekli bilgilendirilmekte, geliştirilmekte ve yönlendirilmektedir. Yine bu doğrultuda üye odaklı yönetim anlayışı benimsenerek üye şartlarının belirlenmesi ve bunun gereklerinin yerine getirilmesi için üyelerimizin ihtiyaç ve beklentileri sürekli olarak araştırılmakta ve izlenmekte, geri beslemelere uygun olarak, hizmet kalitesinin güvence altına alınması yönünde çalışmalar yapılmaktadır. Kurumumuzunmisyon ve vizyonu ışığındaYönetim (Kalite) Politikası, kurum yöneticilerinin ve çalışanlarının düşünce ve görüşleri dikkate alınarak, katılımcı bir anlayışla Burhaniye Ticaret Odası’nın kuruluş amacına uygun, entegre yönetim sisteminin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi ve şartlara uygunluğunu, üye memnuniyetini taahhüt eden, kurumumuzun stratejik ve süreç hedeflerinin oluşturulması ve gözden geçirilmesine çerçeve oluşturacak şekilde hazırlanmıştır. Yönetim (Kalite) Politikasının kurum çalışanlarınca anlaşılıp benimsenmesi amacıyla yayınlanmış, üyelerimizin ve çalışanlarımızın görebileceği hizmet alanlarında sergilenmiştir. 5.4 Kalite Planlaması (1.4İş Planlaması ve Yönetimi) 5.4.1 KaliteHedefleri/ Stratejik Hedefler Burhaniye Ticaret Odası’nın stratejik hedefleri kalite hedeflerini de içerecek nitelikte belirlenir. İlgili Proses sahipleri (Departman Sorumluları) tarafından, hizmet kalitesi, üye istekleri, yasal şartlar ve yönetim programları her bir proses için hedeflerin her yılın başında kurumsal stratejik amaçlarımıza uygun olarakbelirlenir. Hedeflerin;tutarlı, ölçülebilir, sürekli iyileştirmeye yönelik ve üye memnuniyetini destekleyecek şekilde olması için yönetim seviyesinde görüşülür ve Yönetim Kurulunun onayı ile yayınlanır. Entegre yönetim sisteminin uygulanması, bireysel ve kurumsal performansın iyileştirilmesi ve sürekli iyileşmenin sağlanması amacı ile hedefler belirlenir.Hedefler; yönetim sistemlerimizin etkinliği ve verimliliğini gözden geçirmeyi sağlayacak şekilde ölçülebilir olarak belirlenmektedir. Hedefler oluşturulurken, kurumun mevcut kaynakları ve planlanan performans çıktıları temel alınırve kurumun hizmet vermek ile yükümlü olduğu hedef kitlenin mevcut ve gelecekteki ihtiyaçları, kurumun mevcut imkanları ve kapasitesi dikkate alınır. Hedefler; performans raporlarının, yönetimin gözden geçirme toplantılarında gündeme alınması ile gözden geçirilir. Bunun yanında oluşturulan Akreditasyon İzleme Komitesi stratejik plandan üretilmiş Yıllık İş Planlarını Üç ayda bir gözden geçirir ve sonuçları yönetimin gözden geçirme toplantılarında Yönetim Kurulu seviyesinde değerlendirilir. Ana politikalarının oluşumu, politikaların tüm çalışanlara iletilmesi ve hedeflere ulaşmak için gereken uygulama planlarının yapılması, planlanan uygulamaların gerçekleştirilmesi ve sonuçların gözden geçirilerek sürekli iyileştirilmenin sağlanması Yönetim Kurulu’nun sorumluluğundadır. 5.4.2 Kalite Yönetim(Entegre Yönetim) SistemininPlanlanması (1.4İş Planlaması ve Yönetimi) Burhaniye Ticaret OdasıEntegre Yönetim Sistemi;temel yönetim politikaları doğrultusunda oluşturulur. Temel yönetim politikalarımızda (Kalite, İnsan Kaynakları, İletişim, Mali Yönetim, Üye İlişkileri Yönetimi) taahhüt edilen prensiplerin uygulanmasına yönelik hedefler oluşturulmuştur. Belirlenen hedeflere ulaşmak için prosesleri yürüten birimler tarafından İç ve dış kaynaklı dokümanlar ile Sistem planlaması yapılmakta ve HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 15 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI planlar hedefe ulaşılabilirlik ve sürekli iyileşmenin sağlanması amacıyla belirlenen metotlara göre izlenmektedir. Böylece hizmet talebinden hizmetin oluşturulması ve üyeye/müşteriye sunulması aşamalarına kadar kalite için gerekli şartlar oluşturulmuştur. Entegre Yönetim Sistemine yönelik mevzuat şartlarında her hangi bir değişiklik olduğunda, yeni şartlara uyum sağlayacak şekilde sistem planlamasının gözden geçirilmesi, gerekli revizyonların yapılması ve sisteminin bütünlüğünün sürdürülmesi Dokümanların Kontrolü Prosedürüne göre yapılır. İLGİLİ DOKÜMAN: Dokümanların Kontrolü Prosedürü (BTO-PR-01) 5.5 Sorumluluk, Yetki Ve İletişim (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı1.3 İnsan Kaynakları Yönetimi) 5.5.1 Sorumluluk ve Yetki (1.3İnsan Kaynakları Yönetimi) Entegre Yönetim Sisteminin eksiksiz olarak uygulanmasından başta Yönetim Kurulu olmak üzere tüm seviyelerde görev alan personel sorumludur. Sorumluluklar, yetkiler ve bunlar arasındaki ilişkiler tanımlanmış ve sistemin sürekli gelişinoktasında tüm personelin katılımı sağlanmıştır. Kurumumuzun organizasyon yapısı ve birimlerin görev ve yetkileri Organizasyon El Kitabında tanımlanmıştır. Böylelikle yetki karmaşası sonucunda ortaya çıkabilecek gecikmeler, aksaklıklar ve üye memnuniyetsizlikleri önlenmiştir. Kurumumuzun organizasyon şeması mevcut durumda aşağıdaki şekilde görülmektedir. Organizasyonda yapılacak herhangi bir değişiklik Organizasyon El Kitabında yer alan Organizasyon Şeması revize edilerek kurum ve üyelere bildirilir. İLGİLİ DOKÜMAN: Organizasyon El Kitabı (BTO-OŞ-01) 5.5.2. Yönetim Temsilcisi Yönetim Kurulu; Entegre Yönetim Sistemi İçin gerekli proseslerin oluşturulmasını, uygulanmasını ve sürdürülmesini sağlamak, Yönetim Sistemlerinin performansı ve iyileştirilmesi için herhangi bir ihtiyaç hakkında üst yönetime rapor vermek, Odada, üye şartlarının bilincinde olunması ve bu bilincinyaygınlaştırılmasını sağlamakamacı ile Yönetim Temsilcisi atanır. HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 16 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI 5.5.3. İç İletişim (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı, 1.3 İnsan Kaynakları Yönetimi) Burhaniye Ticaret Odası çalışanları arasında kurum kültürünü oluşturmak, birimler ve çalışanlar arasında bilgi akışını sağlamak, Entegre Yönetim Sistemi’nin etkinliğini artırmak amacıyla, yatay ve dikey haberleşmeyi sağlayacak etkin iletişim kanalları kurulmuştur. Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısı,Akreditasyon İzleme Kurulu Toplantıları, Planlı Personel Toplantıları, İntranet (kurum içi elektronik haberleşme ağı), Planlı Anketler,Performans Değerlendirme Toplantıları, Telefon, Sosyal amaçlı toplantılar, kutlamalar vb. kaynak/prosesleri kullanarak, performansının iyileştirilmesini, aktif, etkin ve verimli olunmasını, personelin kalite hedeflerine odaklanmasını ve katılımını sağlamaktadır. Bunun ile birlikte Aylık Meclis Toplantıları, Hesapları İnceleme Komisyonu Toplantıları, Haftalık Yönetim Kurulu Toplantıları yönetim seviyesinde iletişimin sağlanması ve kurumun yönetimine ilişkin etkin kararların alınması için yasal yükümlülüktür. Meslek Komiteleri Toplantıları ve üyelerimiz ile yapılan planlı, plansız ve geleneksel toplantılar üye geri bildirimlerinin alınması amacı ile Yönetim ve Genel Sekreterlik seviyelerinde gerçekleştirilir. Üyeler arası anlaşmazlıklarda ise gerekli olması halinde Disiplin Kurulu Toplantıları gerçekleştirilir. Kurumumuzda Yönetim Kurulunun ve/veya Meclisin kararına bağlı olarak ihtisas komisyonları kurulabilir. 5.6 Yönetimin Gözden Geçirmesi (1.4İş Planlaması ve Yönetimi) 5.6.1 Genel (1.4İş Planlaması ve Yönetimi) Yönetim Kuruluentegre yönetim sisteminin uygunluğunun,yeterliliğinin ve etkinliğinin sürekliliğini sağlamak amacıyla, sistemi yılda en az bir kez gözden geçirir. Yönetim Sistemleri Temsilcisi, toplantıdan en az Bir hafta önce toplantı tarihini ve gündemini yazılı olarak; Burhaniye Ticaret Odası Yönetim Kurulu’na, Tüm Birimlere ve Genel Sekreterin uygun göreceği diğer personele duyurur. Yönetimin gözden geçirmesi, iyileştirme fırsatlarının değerlendirilmesini, Kalite Politikası ve kalite hedefleri de dâhil olmak üzere Kalite Yönetim Sistemi’nde değişiklik ihtiyaçlarını içerir. Yönetimin Gözden Geçirmesi ile ilgili yöntemlerin belirlenmesi için dokümante edilmiş prosedür oluşturulmuştur. İLGİLİ DOKÜMAN: Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü (BTO-PR-03) 5.6.2 Gözden Geçirme Girdisi (1.4İş Planlaması ve Yönetimi) Yönetimin Gözden Geçirme Girdileri, gündem maddesi olarak hazırlanır ve çoğaltılarak kurul üyelerinin her birine dağıtılır. Toplantı sırasında her madde üzerinde, üyelerin görüşleri varsa alınır. Gündem maddeleri; Toplantı girdileri, İç ve dış tetkiklerin sonuçları Üye memnuniyet anketleri Çalışan memnuniyeti anketleri Uygunsuzluklara yönelik başlatılmış olan düzeltici /önleyici faaliyetler Hedef ve projeler Yönetim sistemlerini etkileyebilecek değişiklikler Bir önceki yönetim gözden geçirme toplantısında devam eden takip faaliyetleri Eğitim planının değerlendirilmesi ve yeni dönem eğitim planı HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 17 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI Proses performansları ve hizmetlerinuygunluğu Sistemin devamlılığı ve performansı ile ilgili kaynakların yeterliliği, vb.gibi sistemle ilgili konuları içerir. İLGİLİ DOKÜMAN: Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü (BTO-PR-03) 5.6.3 Gözden Geçirme Çıktısı(1.4İş Planlaması ve Yönetimi) Gözden Geçirme toplantıları; Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili yapılacak uygulama / doküman değişiklikleri İyileştirme önerilerinin değerlendirilmesi Yeni kaynak (insan ve donanım) ihtiyaçlarının belirlenmesi Revizyona uğrayacak hedefler ve yeni hedeflervb. gibi sistemin iyileştirilmesi konularında alınan kararları ve iyileştirme planlarını içerir. Gözden geçirme toplantıları sonuçları, ilgili prosedür çerçevesinde kayıt altına alınmaktadır. Buna ek olarak Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısında alınan ve toplantı raporuna geçen kararlar aynı zamanda Yönetim Kurulu Kararı olarak karar defterine de kaydedilerek, kararların takibinin yapılması sağlanır. İLGİLİ DOKÜMAN: Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü (BTO-PR-03) Kayıtların Kontrolü Prosedürü (BTO-PR-02) 6.0 KAYNAK YÖNETİMİ (1.2, MALİ YÖNETİM, 1.3 İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ, 1.4 İŞ PLANLAMASI VE YÖNETİMİ) 6.1 Kaynakların Sağlanması(1.2, Mali Yönetim, 1.3 İnsan Kaynakları Yönetimi) Burhaniye Ticaret Odası, Entegre Yönetim Sistemini uygulamak, sürdürmek ve etkinliğini sağlamak, sürekli iyileştirmek veüye şartlarının yerine getirilmesi kapsamında gerekli olan kaynakları; İnsan Kaynakları Elektronik araç, gereç, donanım kaynakları ve malzemeleri Bilgi Kaynakları Finansal kaynaklar (Bütçe Yönetimi) Diğer fiziksel kaynaklar Alt yapı ve çalışma ortamı, olarak belirlemiştir. Bu kaynakların karşılanması Yönetim Kurulunun sorumluluğundadır. Ancak bu kaynaklardan azami verimin alınması ve uygun yerde kullanılması ise Genel Sekreterin sorumluluğudur. İLGİLİ DOKÜMAN: İnsan Kaynakları Talimatı (BTO-TL-06) Satın Alma Talimatı(BTO-TL-09) 6.2 İnsan Kaynakları(1.3 İnsan Kaynakları Yönetimi) Burhaniye Ticaret Odası’nın temel kaynağı eğitilmiş, müşteri odaklı hizmet bilinci edinmiş, konusunda yetkin personeldir. Hizmetin kalitesini etkileyecek işlerde çalışan personelin görevlendirilmesinde işin nitelikleri ve personelin yetkinliği esas alınır. Kurumsal hedeflere ulaşmayı sağlayacak yetişmiş insan gücünün istihdam edilmesi Yönetim Kurulu’nun sorumluluğunda olmakla beraber, istihdam edilecek personelin sahip olması gereken özellikler Görev Tanımlarında belirlenmiş, sorumluluk verilecek personelin o sorumluluğu yerine getirebilecek kişilerden seçilmesi söz konusu kriterlere uygun personel alım politikası uygulanarak sağlanır. Böylece sistemin sürekli gelişimi ve hizmet kalitesinin sürekliliği garanti edilir, personelden kaynaklanacak hata oranı en aza indirilir. HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 18 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI İLGİLİ DOKÜMAN: İnsan Kaynakları Yönetimi Talimatı(BTO-TL-06) Eğitim Talimatı (BTO-TL-03) Görev Tanımları (BTO-GT) 6.2.1 Genel(1.3 İnsan Kaynakları Yönetimi) Burhaniye Ticaret Odası, hizmet kalitesini etkileyen işleri yapan personelin, öğrenim, eğitim, beceri ve tecrübe yönünden yeterlilik şartlarını; İşe alımlarda, kadronun aradığı yasal şartlarla (öğrenim durumu, deneyim vb.), Adaylık süresindeki (Oryantasyon Programı) performansı ve hizmet içi eğitimlerle yetiştirilmesiyle, Gizli sicil raporları ile yıllık değerlendirmenin yapılması ve değerlendirme sonucu, beceri ve tecrübesine göre görevlendirilmesiyle,sağlamaktadır. İLGİLİ DOKÜMAN: Eğitim Talimatı (BTO-TL-03) İnsan Kaynakları Yönetimi Talimatı (BTO-TL-06) 6.2.2. Yetkinlik, Eğitim ve Farkındalık (1.3 İnsan Kaynakları Yönetimi) Personel, görevlendirildiği birim ve kurumun faaliyetleri hakkında eksiksiz bilgi sahibi olması, çalışma konularını ve koşullarını iyi bilmesi, yönetim sistemlerine adapte olabilmesi, müşteri odaklı hizmeti tam anlamıyla sağlayabilmesi, sorumluluklarını tam olarak yerine getirebilmesi ve gerektiğinde yetkileri çerçevesinde inisiyatif kullanabilmesi ve bunları en az hata ile yapabilmesi için hizmet içi ve dışı eğitimlere tabi tutulmaktadır. Kurumda uygulanacak eğitimlerde; personelin yaptıkları işlerin önemi ve uygunluğunun farkında olmaları sağlanır ve kurumsal hedeflerin başarılması için personelin nasıl katkıda bulunacakları belirtilir. Öğrenim, beceri ve deneyim ile ilgili kayıtlar muhafaza edilir. İLGİLİ DOKÜMAN: İnsan Kaynakları Yönetimi Talimatı (BTO-TL-06) Eğitim Talimatı (BTO-TL-03) Kayıtların Kontrolü Prosedürü (BTO-PR-02) 6.3. Alt Yapı (1 Temel Yeterlilik) Burhaniye Ticaret Odası; hizmet şartlarına uygunluğun ve hizmetin kalitesinin sağlanması amacıyla gerekli altyapıyı ve diğer destek hizmetleri sağlamıştır. Bunların çalışılabilirliğinin devamı için gerekli ihtiyaç araştırması kurum içinde yapılır, altyapının sürekliliği için gerekli olan bakım ve onarımlar, Oda içinden ve dışından elemanlarca sağlanmaktadır. Burhaniye Ticaret Odası’nın çalışma alanı, hizmet ofisleri, eğitim salonu ve konferans salonundan oluşan beş kata yayılmış olup, hizmet ofisleri üye ve çalışanların ihtiyaçlarına cevap verecek şekilde düzenlenmiştir. Sunulan hizmetin kalitesini ve hızını artırmak amacıyla, ihtiyaç duyulan çağdaş bilgi ve iletişim teknolojisi, bilgisayar donanımı ve yazılım alt yapısı sağlanmıştır. İLGİLİ DOKÜMAN: Talimatlar 6.4 Çalışma Ortamı (1 Temel Yeterlilik) Odamızda çalışanların sağlıklı, etkin ve yüksek motivasyon ile çalışabilmelerine yönelik bir çalışma ortamı düzenlenmiş ve çalışanlardan gelen öneriler doğrultusunda da sürekli iyileştirmeler yapılmaktadır. Işık, ısı, ses görüntü gibi faktörler hizmeti aksatmayacak şekilde düşünülerek uygun bir çalışma ortamı oluşturulmuş ve çalışanlar için modern ve ergonomik bir çalışma ortamı yaratılmıştır. Sosyal ve Psikolojik şartların iyileştirilmesi, performans sistem uygulamaları, yapılan eğitimler, motivasyon etkinlikleri, planlı toplantılar vb. ile sağlanmaktadır. HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 19 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI İLGİLİ DOKÜMAN: Talimatlar 7.0 HİZMETİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ (2 TEMEL HİZMETLER) 7.1 Hizmet Gerçekleştirmenin Planlanması Burhaniye Ticaret Odası, hizmet gerçekleştirme için gerekli prosesleri, proses kartlarında ve işleyişi ise iş akış şemalarında tanımlar. Proseslerin geliştirilmesi ve iyi yönetilmesi için hizmet gerçekleştirme planlamasında; Hizmet için hedefler ve şartlar, Proseslerin dokümante edilmesi ve hizmete özgü kaynakların temini, Hizmete özgü gerekli doğrulama, geçerli kılma, izleme, faaliyetleri ve hizmet kabulü için kabul kriterlerinin belirlenmesi, Hizmet gerçekleştirme proseslerinin ve bunun sonucu meydana gelen hizmet şartlarının karşılandığına dair kanıtlarile ilgili kayıtların tutulması dikkate alınır. İLGİLİ DOKÜMAN: Talimatlar 7.2. Müşteri (Üye) ile İlişkili Prosesler (1.7 Üye İlişkileri) 7.2.1 Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı, 1.4 İş Planlaması ve Yönetimi) Burhaniye Ticaret Odasının üyetalepleri; mevzuat ve kurum kuralları çerçevesinde hizmet talep dilekçeleri, görüşmeler, toplantılar, anket ve araştrmalar aracılığıyla belirlenir. Şartların belirlenmesi esnasında aşağıdaki hususlar dikkate alınır. Üyenin hizmet şartlarının bütünlüğünü ve doğrulunu,çift yönlü iletişim ortamlarını kullanarak yada doğrudan Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolu Prosedürü dikkate alınarak üyenin Hizmet ile ilgili ihtiyaç şart ve beklentilerini belirler. Üyenin hizmete yönelik belirlenen ihtiyaç, şart ve beklentileri doğrultusunda ilgili kişiler yada oluşturulan çözüm grupları ile gerekli iyileştirmeler yapılır. Üye tarafından beyan edilmeyen ancak bilinen ve amaçlanan kullanım için gerekli olan şartlar,yürürlükteki mevzuat, ulusal/uluslar arası standartlar, hizmette ve teknolojideki gelişmeler dikkate alınarak hizmete yansıtılır. Hizmet ile ilgili yasal ve mevzuat şartlarıda dahil olmak üzere hizmete ilişkin yükümlülükleri içerir. Sürekli iyileştirmelerde yasal mevzuat şartları dikkate alınır. İLGİLİ DOKÜMAN: Talimatlar 7.2.2.Hizmete Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi(1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı) Hizmetlerimizin sunumu da dahil olmak üzere tüm aşamalardaki şartlar, mevzuatımızda (5174 sayılı kanun ve ilgili yönetmelikler) belirlenmiş olup, Burhaniye Ticaret Odası, bu hizmetleri sunabilme yeterliliğine sahiptir. Burhaniye Ticaret Odası olarak üyelerimizinhizmet talepleri, ilgili proseste belirtilen personel tarafından kontrol edilir. Hizmet talebi mevzuata uygunsa ve mevzuat şartlarında belirtilen şekli eksiklikleri de (evrak eksik olmaması, güncel olması ve beyanların doğruluğu) taşımıyorsa, hizmet kapsamımızdayer alan faaliyetler yerine getirilerek talep edilen hizmet verilir. Karşılanamayan talepler için mevzuat doğrultusunda çözüm yoluna gidilir. HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 20 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI Mevzuata aykırı talepler, gerekçesi de açıklanarak retedilir. Hizmet talepleri, mevzuat şartları yerine getirildiği durumlarda hizmet verilir. Hak sahiplerinin herhangi bir hizmet alırken hizmet almaktan vazgeçmeleri yada tarafımızca onlara verilen hizmetin durdurulması ve bizden istemiş olduğu hizmetin farklı boyutlarıyla ilgili yapmış olduğu değişiklikler ilgili mevzuatlar çerçevesinde yapılır. Hak sahibi hizmet alırken herhangi farklı bir hizmet istediğinde;hizmeti tekrar alıyormuş gibi işlemleri yeniden başlar. Evrak eksikliği bulunması halinde ise bu eksikliklerin giderilmesi yine ilgili proseste belirtilen personel tarafından, hizmet talep edenden istenir. Yukarıda belirtilen yöntemlerle gerçekleştirilen gözden geçirme ve sonuçlarının kayıtları, Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza edilir. Burhaniye Ticaret Odası olarak, mevzuattaki değişikliklerin personele duyurulması, gerektiğinde bu değişiklik nedeniyle ilgili dokümanların revizyona tabi tutulması ve yeniden dağıtılmasına ilişkin yöntemler Dokümanların Kontrolü Prosedüründe açıklanmıştır. İLGİLİ DOKÜMAN: Talimatlar 7.2.3.Üye ile İletişim (1.7 Üye İlişkileri) Burhaniye Ticaret Odası olarak, üyelerimizin düşüncelerinin, ihtiyaç ve beklentilerinin, tam ve doğru olarak anlaşılması, hizmetlerimiz ile ilgili bilgilerin verilmesi, başvurular ve hizmet taleplerinin alımı, üye şikayetleri de dahil olmak üzere üye geri beslemelerinde etkin iletişim kurulabilmesi için gerekli yöntemler belirlenmiştir. Gerek Kurum faaliyetleri gerekse Kurum tarafından sunulan hizmetlere ilişkin bilgiler, gerekli şartlar da belirtilmek suretiyle ilan edilmekte, bültenler, internet sayfası, ziyaretler, ilan panoları, telefon, faks,e-posta, sms, yazışma ve yüz yüze görüşmelerle bilgiler verilmektedir. Kuruma yapılan başvurular ise, telefonla, resmi yazışma, yazılı talep ve bizzat başvuru yolu ile kabul edilmektedir. Üye geri beslemeleri; hizmetin sunumu esnasında yüz yüze görüşmeyle, telefonla, anketlerle (e.posta dahil), müşteri görüş ve öneri kutuları ile alınmaktadır. İLGİLİ DOKÜMAN: Hizmet Birimleri Talimatı (BTO-TL-11) Genel YazışmaTalimatı (BTO-TL-05) Ölçme ve Değerlendirme Prosedürü (BTO-PR-06) 7.3. Tasarım veGeliştirme Tasarım veGeliştirme maddesi kapsam dışı bırakılmıştır. Bu nedenle Kalite El Kitabında yer verilmemiş, prosedür, proses yada diğer sistem dokümanları hazırlanmamıştır. Kapsam dışı bırakma ve haklı nedenleri Bölüm 4.2.2 de belirtilmiştir. 7.4. Satın Alma (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı) 7.4.1 Satın Alma Prosesi (1.8 Kalite Yönetimi) Burhaniye Ticaret Odası, satın alınan ürün ve hizmetlerinkuruluşumuzun ihtiyaç ve beklentilerini karşılaması amacıyla;satın alınan ürünün/hizmet değerlendirilmesi ve kontrolü için Satın Alma Talimatı oluşturulmuştur. HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 21 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI Ürün ve Hizmet aldığımız tedarikçilerimizi Odamızın şartlarını karşılama yetenekleri ve yeterlilikleri değerlendirilir. Bu değerlendirilmelerin kapsamı aşağıdaki maddelerden oluşur; Tedarikçinin yeterliliği Ürün/Hizmetin sağlanmasında sürekliliği (kapasitesi), Termin, Fiyat Daha önce yapmış oldukları hizmetlerdeki performansları,başka kuruluşların referansları Kurumumuz tarafından yapılan performans değerlendirme notu (Fiyat, Kalite, Termine uyum, yarattığı memnuniyet). Satın alma ile ilgili tüm süreçler üç grupta ele alınmıştır. Yasal Mevzuatın gerektirdiği gereksinimler. Uygulanan projeler kapsamında belirlenen gereksinimler. İhale veya teklif açılmasına gerek olmayan kırtasiye, sarf malzemeler vb. Sistem kapsamında oluşturulan tedarikçilerden yapılan satın alma gereksinimleri. İLGİLİ DOKÜMAN: Satın Alma Talimatı (BTO-TL-09) 7.4.2 Satın Alma Bilgisi (1.8 Kalite Yönetimi) Oda olarak; satın alacağımız ürün ve hizmetler ile ilgili bilgileri teknik ve İdari şartnamelerde, sözleşmelerde belirtiriz. Kurumumuz satın alımları prensip olarak Yönetim Kurulu tarafından onaylanan tedarikçilerden yapar. Onaylı tedarikçi listesi satın almadan sorumlu personel ve Genel Sekreter tarafından yılda bir defa hazırlanarak yönetim kurulunun onayına sunulur. Ayrıca satın alınacak ürünü tanımlayan açık bilgilerin bulunduğu satın alma dokümanlarını, tedarikçilerine iletir, bundan önce,satın alma ile ilgili ürün ve hizmete ait şartların yeterli olup olmadığı gözden geçirilerek yeterliliği sağlanır.Bunun için gerekli ise uzman komisyonlar kurulabilir. 7.4.3 Satın Alınan Ürün/Hizmetin Doğrulanması (1.8 Kalite Yönetimi) Genel sekreter’in harcama yetkisini aşan ve ihale gerektiren satın alımlarda Yönetim Kurulu ve/veya Meclis tarafından atanan geçici satınalma komisyonları kurulur. Satın alımlar komisyon tarafından gerçekleştirilmiş ise satın alma komisyonu ve/veya komisyonun belirlediği kişiler/birimler tarafından satın alınan ürün/hizmetkontrol edilerek doğrulanır ve kayıt altına alınır. Bu işlem şartnamede yazılan maddelere göre yapılır. Uygunsuzluk nedeniyle reddedilen ürün ve hizmetler kayıt altına alınır ve tedarikçi ile şartnameye aykırı konular görüşülür. İLGİLİ DOKÜMANLAR: Satın Alma Talimatı (BTO-TL-09) 7.5 Hizmetin Sağlanması(1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı, 1.4 İş Planlaması ve Yönetimi) 7.5.1 Hizmet Sağlamanın Kontrolü Hizmetlerimiz, 5174 sayılı kanun ve ilgili yönetmeliklerde tanımlanmıştır. Buna ek olarak stratejik hedeflerimiz doğrultusunda bölgemizin ve üyelerimizin ekonomik gelişimine ilişkin hizmetler verilir. Burhaniye Ticaret Odasıhizmetlerihizmet taleplerini takip eden süreçte hemen verildiği için proses içerisinde kontrol edilir. Bununla birlikte genel olarak hizmetlerin kontrolü, prosesin tüm aşamalarında işi yapan ve onaylayanın kontrolü olarak planlanır. İLGİLİ DOKÜMAN: Hizmet Birimleri Talimatı (BTO-TL-11) 7.5.2 Hizmet Sağlama Proseslerinin Geçerliliği Hizmet Sağlama Proseslerinin Geçerliliğimaddesi kapsam dışı bırakılmıştır. Bu nedenle Entegre Yönetim Sistemi El Kitabında yer verilmemiş, prosedür, proses yada diğer sistem dokümanları hazırlanmamıştır. Kapsam dışı bırakma ve haklı nedenleri Bölüm 4.2.2 de belirtilmiştir. HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 22 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI 7.5.3Tanımlama ve İzlenebilirlik(1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı, 1.8 Kalite Yönetimi) Burhaniye Ticaret Odası olarak hizmet şartlarını sağlamak,yanlış uygulamaları önlemek ve iyileştirmeye açık alanları tespit etmek için hizmet gerçekleştirme süreçlerinde gerçekleştirilen tüm faaliyetler iş akış şemalarında tanımlanmıştır. Faaliyetler gerçekleştirilirken ve hizmetin sunumu sonrası tüm doküman ve kayıtlar elektronik ve kağıt ortamda tanımlı dosyalarında tutulur. Bu tanımlama ve izleme işlemi departman bazında yapılır. Elektronik ortamdaki kayıtlar masa üstü bilgisayarlarda kullanılan hizmet programlarında, kağıt ortamdaki dokümanlar ise tanımlı dosyalarında tutulur. Bu yolla kayıtlara kolay ulaşım da sağlanmış olur. Böylece sunulan hizmetin takibi yapılabildiği gibi, hizmetin sunumuna delil oluşturan sorumlularda izlenebilmektedir.Hizmet tanımlama ve izlenebilirliğine ait kayıtlar Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza edilir. İLGİLİ DOKÜMAN: Kayıtların Kontrolü Prosedürü (BTO-PR-02) Talimatlar 7.5.4 Müşteri/Üye Malı (Varlığı) -(1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı, 1.8 Kalite Yönetimi) Burhaniye Ticaret Odası olarak, kendi kontrolünde olduğu veya kendisi tarafından kullanıldığı sürece müşteri mülküne özen gösterir. Ayrıca hizmetin sunumu için gerekli olan ve üyelerden talep edilen belge, rapor vb. dokümanların tamamı üye mülkü olarak tanımlanır. Müşteri/Üye mülkü, üyenin yazılı izni olmadan (resmi kurumların bilgi talepleri ve bilgi edinme kanunu çerçevesinde yapılan talepler dışında) hiç kimse veya kuruluşa verilmez. Müşteri/Üye mülkünün kaybolması, hasar görmesi veya kullanıma uygunluğunun kalmaması hallerinde,durum ilgili Birim Sorumlusu tarafından müşteriye bir yazı ile bildirilir ve bu kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza edilir. 7.5.5 Hizmetin Muhafazası(1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı) Burhaniye Ticaret Odası olarak, hizmetimizin sunumu da dâhil olmak üzere tüm aşamalarda, hizmetin uygunluğun korunmaktadır. Bu hizmetler esas itibariyle soyut, ancak çıktıları itibariyle somut (evrak,rapor,dosya vb.) halde olup, bu çıktıları koruma yöntemleri; ulaştırma (posta, kargo vb.), muhafaza ve arşivleme işlemlerini de içermektedir ve sadece hizmet için değil, hizmetin verilmesi aşamasında kullanılan bilgi ve belgeler için de sağlanmaktadır. Burhaniye Ticaret Odası olarak hizmet ile ilgili gelen ve giden tüm belgeler, zimmet ve gelen-giden evrak kayıt defterleri aracılığıyla izlenir. Yürütmekte olduğumuz hizmetler neticesi oluşan tüm kayıtlar, yeniden ulaşılabilirliğin sağlanması için ait oldukları elektronik ya da kağıt dosyaların veya klasörlerin içindearşivde saklanır. İLGİLİ DOKÜMANLAR: Arşiv Talimatı (BTO-TL-01) 7.6 İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü Hizmetlerimizisunarken herhangi bir ölçme ve izleme cihazı kullanmamamız nedeniyle sistemin bu maddesi kapsam dışı bırakılmıştır. 8.0ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME (1.1YÖNETİM VE ODA/BORSA MEVZUATI, 1.4 İŞ PLANLAMASI VE YÖNETİMİ) HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 23 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI 8.1. Genel (1.8 Kalite Yönetimi) Kurumumuzun Entegre Yönetim Sistemi şartlarına uygunluğunu sağlamak ve hizmetin istenilen özellikleri taşıdığını göstermek için, tüm faaliyetlerin kayıt, kontrol ve muhafaza işlemleri dokümante edilir. Yapılması gereken kontroller ve kayıtların ne olacağı mevzuat,plan ve prosedürler esas alınarak tespit edilmiştir. Yönetim Sisteminin uygunluğunun sağlanması ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için üyelerden gelen istek ve şikâyetler ile değişen yasal şartlar sürekli takip edilir. Alınan geri bildirimler ve sonuçlarıanaliz edilir, kurumumuzun ilgili seviyelerinde değerlendirilir. İLGİLİ DOKÜMAN: Ölçme ve Değerlendirme Prosedürü (BTO-PR-06) Düzeltici /Önleyici Faaliyet Prosedürü (BTO-PR-05) 8.2 İzleme ve Ölçme (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı, 1.4 İş Planlaması ve Yönetimi, 1.7, Üye İlişkileri, 1.8 Kalite Yönetimi) 8.2.1 ÜyeMemnuniyeti (1.7 Üye İlişkileri) Kurumumuz, üye memnuniyeti odaklı hizmet verebilmek için oluşturduğuEntegre Yönetim Sisteminin başarısını ve verilen hizmetlerin kalitesinin hedef kitleyi ne kadar memnun ettiğini ölçmek için Üye Memnuniyetini Ölçme ve Değerlendirme sistemi oluşturmuş ve uygulamaktadır. Yönetim Sistemi performansının göstergelerinden biri olan müşteri şartlarının karşılanma seviyesi her yıl en az bir defa yaptığımız üye memnuniyet anketi ile ölçülür. Anketten elde edilen sonuçlar personel ve yönetim kurulu seviyesinde değerlendirilir ve değerlendirmede alınan kararlar doğrultusunda yapılan performans iyileştirme çalışmaları ile üyelerimizin beklentilerinin en üst seviyede karşılanması hedeflenir. Ayrıca, hizmet binamızda bulunan “Şikayet ve Öneri Kutusu” ile müşteri/üye memnuniyet ve şikayetleri değerlendirilerek, sorumluları ve gereken iyileştirme faaliyetleri belirlenmekte ve yapılan işlemlerle ilgili nihai sonuç hakkında müşteriye bilgi verilmektedir Kurumumuz üye geri bildirimlerinin alınabilmesi için meslek komiteleri toplantıları, üyeler ile yapılan planlı, plansız ve geleneksel toplantılar, yüz yüze görüşmeler, konusu önceden belirlenmiş araştırma çalışmalarını da kullanır. İLGİLİ DOKÜMAN: Ölçme ve Değerlendirme Prosedürü (BTO-PR-06) 8.2.2 İç Tetkik (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı, 1.8 Kalite Yönetimi) Burhaniye Ticaret Odası Yönetim Sisteminin; mevzuata,sistemin referans aldığı standart şartlarına uygunluğunu ve uygulama ile dokümante edilen sistem arasında farkın olup olmadığını belirlemek, sistemin etkinliğinin ve sürekliliğinin tespiti amacıyla yapılacak iç tetkikleri planlamak, yürütmek, sonuçların raporlanması ve kayıtların muhafaza edilmesi ile ilgili sorumluluklar ve şartların sağlanmasına ilişkin yöntemleri belirlemek amacıyla dokümante edilmiş prosedür oluşturulmuştur. Odamız ile ilgili faaliyetlerin ve sonuçların planlanan düzenlemelere uygunluğunu doğrulamak ve sistemin etkinliğini belirlemek üzere planlı olarak iç tetkikler yapılmaktadır. Yapılan iç tetkikler uygulamaların ve tutulan kayıtların dokümante edilen sisteme uygunluğu ile üye memnuniyetinin artması gibi sistemin etkinliğinin denetlenmesini kapsamaktadır. Tetkiklerimiz; tetkik edilen faaliyetten doğrudan sorumluluğu olmayan personel tarafından gerçekleştirilir ve bu yolla tarafsızlık ilkesi uygulanır.Takip tetkiklerimiz de aynı ekip tarafından gerçekleştirilir. Gerçekleştirilen kuruluş içi kalite tetkikleri sonucunda bulunan uygunsuzluklar ile ilgili Düzeltici/Önleyici HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 24 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI Faaliyetleri uygulamak, faaliyet alanınınsorumlusuna aittir. İç tetkik sonuçlarıyla ilgili kayıtlar Kayıtların Kontrolü Prosedürüne uygun olarak muhafaza edilir. İLGİLİ DOKÜMAN: İç Tetkik Prosedürü (BTO-PR-04) 8.2.3 Proseslerin İzlenmesi ve Ölçülmesi (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı, 1.4 İş Planlaması ve Yönetimi, 1.8 Kalite Yönetimi) Odamızda; proseslerin planlanan sonuçlara ulaşabilme yeteneğini göstermesi açısından uygun metotlar belirlenmiş ve uygulanmaktadır. Proseslerin performansının ölçülmesi ve izlenmesi için, Proses Kartları oluşturulmuş, ve bu prosesler; proses sahipleri tarafından, prosesin adı, girdi-faaliyetler-çıktı detayları, tedarikçileri, kritik konular, performans kriterleri, etkileşen prosesler ve izleme süreleri baz alınarak yerine getirilmektedir. Planlanmış sonuçlar başarılamadığında hizmetin uygunluğunu sağlamak için düzeltici ve önleyici faaliyetler başlatılmaktadır. İLGİLİ DOKÜMAN: Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü (BTO-PR-05) Ölçme ve Değerlendirme Prosedürü (BTO-PR-06) 8.2.4 Hizmetin İzlenmesi ve Ölçülmesi(1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı, 1.4 İş Planlaması ve Yönetimi, 1.8 Kalite Yönetimi) Hizmet şartlarımız 5174 sayılı kanunda tanımlanmış olup, şartların karşılandığını doğrulamak için hizmet karakteristikleri, yetkin personel tarafından izlenmekte ve ölçülmektedir. Hizmet gerçekleştirmeye ilişkin iş akışları, izleme ve ölçme kriterlerini içermekte olup, mevzuatımızda, TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Standardına ve TOBB Akreditasyon Standardına uygun olarak hazırlanan Yönetim Sistemleri El Kitabının ilgili bölümlerinde, Proses Tanımlama Şemalarında ve Sistem Prosedürlerinde dokümante edilmiştir. Burhaniye Ticaret Odası, yazılı olarak yapılan hizmet talepleri, ilgili proses sahibi tarafından, mevzuata uygunluk ve şekli eksikliklerinin (evrak eksikliği, yanlış adres veya talebin anlaşılacak netlikte ifade edilememesi vb.) bulunup bulunmadığı yönünden doğrular. Talep mevzuata uygunsa ve şekli eksiklikler de bulunmuyorsa, talep edilen hizmet sunulur. Mevzuata aykırı talepler, ilgili proses sahibi tarafından gerekçesi de açıklanan bir yazı ile ret edilir. Şekli eksikliklerin bulunması halinde ise yine ilgili proses sahibi tarafından, eksikliğin giderilmesi yönünde bir yazı ile hizmet talep edenden istenir. Hizmet gerçekleştirmeye ilişkin prosesler yerine getirilirken, hizmetin kontrolü mevzuat ve ilgili Proses için gerek duyulan muayene, karar, değerlendirme ve onay noktalarında belirtilen yetkililer tarafından gerçekleştirilir. Yapılan kontrol sonucunda, herhangi bir uygunsuzluk tespit edilmezse, evrak üzerine atılan imza veya paraf ile bir sonraki süreç işletilir. Uygunsuzluk tespit edilirse, Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedüründe belirtilen yöntemler kullanılarak uygunsuzluk giderilir ve proses yeniden işletilir. 8.3 Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü(1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı,1.8 Kalite Yönetimi) Odamızca yürütülen faaliyetlerin ve sunulan hizmetin, mevzuat ve sistem şartlarına uygun olmayan biçimde yürütülmesi ve sunulmasını önlemek ve belirlenen uygunsuzluğun ortadan kaldırılması yönünde iyileşme sağlamak için dokümante edilmiş prosedür oluşturulmuştur. Uygunsuzluk saptandığında öncelikle uygunsuzluk giderilir ve tekrar aynı uygunsuzluğun oluşmaması için gerekli faaliyetler planlanır ve başlatılır. Uygunsuzluk giderildiğinde, şartlara uygunluğunu göstermek için hizmet yeniden doğrulanır. HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 25 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI İLGİLİ DOKÜMAN: Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü (BTO-PR-07) 8.4 Veri Analizi (1.1Yönetim ve Oda/Borsa Mevzuatı,1.8 Kalite Yönetimi) Burhaniye Ticaret Odası olarak oluşturulan yönetim sistemi standartlarıile mevzuat şartları arasındaki uygunluğu sağlamak ve Yönetim Sisteminin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesinin hangi konularda yapılabileceğinin değerlendirilebilmesi için; Personel ve üyelerin memnuniyetini ölçmeye yönelik yapılan anket sonuçları, dilek ve şikâyetler (memnuniyet derecesini artırmak için yapılacak faaliyetlere girdi), Uygun olmayan hizmetler (hizmet kalitesini arttırmak için girdi), Proseslerin izlenmesi ve Ölçülmesi sonucunda elde edilen bilgiler Tedarikçilerimiz (tedarikçi seçimi konusunda girdi)vb. veri olarak kullanılır. 8.5 İyileştirme Burhaniye Ticaret Odası, uygunsuzlukların sebeplerini bulmak ve tekrarını önlemek için ilgili faaliyetleri Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürüne göre gerçekleştirmektedir. 8.5.1 Sürekli İyileştirme Burhaniye Ticaret Odası olarak sürekli iyileştirme; Yönetim (Kalite) politikasının bir parçasıdır, Kurum hedefleri içerisinde yer alır, İç ve dış tetkik sonuçlarına göre yapılan faaliyetlerin bir bölümüdür, Veri analizi ile ortaya çıkan fırsatlara uygulanır, Yeni bir problemi çözen düzeltici faaliyetin sonucudur, Yönetim gözden geçirmesinin şart koşulan çıktısıdır. 8.5.2. Düzeltici Faaliyet Odamız; uygunsuzlukların sebeplerini bulmak, tekrarını önlemek için gerekli düzeltici faaliyetlerin belirlenmesi, planlanması, başlatılması ve etkinliğinin sağlanması amacıyla dokümante edilmiş prosedür oluşturmuştur. Bu prosedür, Üye şikayetleri de dahil olmak üzere uygunsuzlukların gözden geçirilmesi, Uygunsuzlukların nedenlerinin belirlenmesi, Uygunsuzlukların tekrarını önlemek için yapılacak düzeltici faaliyetlerin değerlendirilmesi, Yapılan düzeltici faaliyetlerin çıktılarının kaydedilmesi, Yapılan düzeltici faaliyetlerin etkinliğinin doğrulanmasıiçin sistematik bir yaklaşım sağlar. İLGİLİ DOKÜMAN: Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü (BTO-PR-05) 8.5.3 Önleyici Faaliyet Odamız; potansiyel uygunsuzlukların ortaya çıkmasını önlemek, bunların sebeplerini ortadan kaldırmak için; Potansiyel uygunsuzluklar ve sebeplerinin belirlenmesi, Uygunsuzlukların ortaya çıkmasını önlenmek üzere yapılacak faaliyetler için gerekliliğin değerlendirilmesi, Gerekli faaliyetlerin belirlenmesi ve yürütülmesi, Yapılan faaliyetlerin sonuçlarının kayıtları, Yapılan önleyici faaliyetin gözden geçirilmesiiçin şartları tanımlayan Önleyici Faaliyetler prosedürünü oluşturmuş ve uygulamaktadır. İLGİLİ DOKÜMAN: Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü (BTO-PR-05) HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter Yayın Tarihi: 26.11.2015 Revizyon No: 02 Doküman Kodu: BTO-EYEK-01 BURHANİYE TİCARET ODASI Sayfa No: 26 / 26 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ EL KİTABI 1.2 Mali Yönetim Burhaniye Ticaret Odası’nın mali gücünün sürekliliği ve üyelerimize yönelik hizmetlerin etkin verilebilmesi için kaynakların planlı yönetilmesi amacı ile oluşturulan mali politikaya uygun çalışılmaktadır. Bu kapsamda Yönetim Sistemleri Temsilcisi tarafından yıllık iş ve hizmet planları Yönetim Kurulu’nun da görüşü alınarak hazırlanır ve nihai olarak Yönetim Kurulu tarafından onaylanarak yürürlüğe girer. İş ve hizmet planlarının planlanmasında, kabulünde ve onayında Odanın Yıllık bütçesi dikkate alınır. Tüm harcamalar ve gelirler TOBB ile Odalar ve Borsalar Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’ne göre TOBB Net Muhasebe programına kaydedilir. KayıtlarGenel Sekreter tarafından aylık olarak Yönetim Kuruluna ve Meclise sunulur ve Aylık Mizanlar üzerinden onanır. Aylık hesap incelemeleri Oda Meclisi içinden seçilen Üç asil Üç yedek üyeden oluşan Hesapları İnceleme Komisyonu tarafından kontrol edilir. Kontrol sonrası tüm kayıtlar Meclis tarafından onaylanması için Meclis Başkanına sevk edilir. Kesinleşmiş Yıllık Hesaplarda ve Bütçede de aynı prosedür uygulanır. İLGİLİ DOKÜMAN: 5174 Sayılı TOBB ile Odalar ve Borsalar Kanunu TOBB ile Odalar ve Borsalar Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği Mali Politika Bütçe Hazırlama Talimatı (BTO-TL-04) HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Yönetim Sistemleri Temsilcisi Genel Sekreter
