ÎÖNETİM, BİLGİ VE SİSTEM Günümüzde gelişmiş ve gelişmekte

ÎÖNETİM, BİLGİ VE SİSTEM
ı.
YÖNETIM BILIŞIM SISTEMLERINE GIRIŞ
Günümüzde
gelişmiş
ve
gelişmekte
olan
ülke
toplumlarında görülen en büyük özellik, teknoloji destekli
bilgi patlamasıdır.
Bilgisayarlar ve telekomünikasyon
araçları, özel yaşamımızda ve iş hayatımızda büyük
değişikliklere sebep olmaktadır.
Bu büyük değişiklikler
yüzünden gelecek hakkında tahminler yapmamız oldukça
güçleşmektedir.
Bilgi teknolojisinin gelişmesi, büyük
sistemlerin yönetimi ile de ilişkilidir.
Bilgi (information), veriye (data) göre, davranışları
etkileyen ve daha anlamlı sinyallerden oluşur.
Anlamlı
olan konu, veri yığınları üretmek değil, yöneticiler için
seçkin bilgiler elde etmektir.
Yönetim Bilişim Sistemleri (YBS) , yönetim teorisinin,
bilgi jenerasyonunun ve yönetimde sistem tasarımının bir
uygulamasıdır.
YBS
ile
yöneticilere gerek duydukları
bilgiler sağlanır.
YBS'nin temelini aşağıdaki kavramlar oluşturmaktadır:
1. Sistem ve yönetim bilimi,
2. Organizasyonlarda yönetim,
3. Organizasyonel sistemler,
4. Veri, bilgi ve haberleşme sistemleri,
5. Bilgisayar sistemleri,
6. Veri tabanı yönetimi,
23
7. Planlama, kontrol ve karar verme teknikleri,
YBS ile ilgili bir organizasyonda sistem analizi,
yönetim bilimi ve bilgisayar sistemleri ağırlıklı geniş bir
iş eğitimi görmek gerekmektedir.
2. YBS TANIMI
Geçmiş, şimdiki zaman ve gelecek ile ilgili toplanan
ham veriler, yöneticilerin gerek duyacağı şekilde işlenerek
onlara sunulmalıdır. YBS söz konusu ham verileri anlamlı
bilgilere dönüştürür ve yöneticilere sağlar.
Uygun
yöneticiler
tarafından
kullanılmadıkça
bilgilerin hiç bir değeri yoktur.
Uygun yapıda bir YBS
olmazsa ham bilgi kullanışsız olur.
YBS çeşitli
kaynaklardan gerekli verileri toplayarak ve bu bilgileri
işleyip karar vericilere sunarak organizasyonun planlama,
kontrol ve operasyon fonksiyonlarını destekler (Kenneva,
1970).
Diğer bir deyişle, YBS ham veriyi planlama Ve
kontrolde kullanılabilecek anlamlı bilgiye dönüştürür.
Finansal
İdareciler
Enstitüsü
Yönetim
Bilişim
Sistemleri Komitesi tarafından yapılan bir tanıma göre YBS,
işletmedeki
planlama,
kontrol
ve
aktivite
değerlendirmeleriyle ilgilenen yönetim tarafından ihtiyaç
duyulan ve karar vermede kullanılan bilgilerin sağlanması
için tasarlanan sistemdir (Holmes, 1970) . Bu sistem, her
düzeydeki kar, planlama ve kontrolü vurgulayan bir çerçeve
içinde tasarlanır. YBS, işletmedeki finansal ve finansal
olmayan,
gerekli
bilgi alt
sistemlerinin biraraya
toplanarak yapıldığı bir tasarımdır.
-24-
3. YBS'NIN AMÄCI
Bilgi,
organizasyondaki
çeşitli
kaynaklardan
sağlandığı için, önemli bilgiler
çoğunlukla kontrol
sürecinde kullanılma ihtiyacı duyulana kadar bulunamaz. YBS
bilgisayarların yardımıyla gerekli bilgileri düzenler.
Böylece standartlara göre performans ölçümü ve buna bağlı
olarak gerekli düzeltmeler yapılabilir. YBS aynı zamanda
gelecek hakkında tahminler yapılmasına da yardımcı olur.
Herhangi bir zamanda bilgileri düzenleyen ve yöneten bir
sistem, organizasyonda koordine edilmiş kontrol çabası da
sağlar.
Sonuç olarak YBS'nin amacı, çeşitli kaynaklardan
gerekli verileri toplamak, onları işletmenin amaçlarına
göre işlemek ve bu işlenmiş bilgileri karar vermeye
yardımcı olmak üzere karar vericilere sunmaktır (Evren,
1987).
4. YBS'NİN GELİŞİMİ
Verinin işlenerek şirket yönetimini destekleyen bir
biçim alması sonucu bilgi oluşur.
Eski zamanlarda bilgi sembollerle gösterilirdi.
Bu
durum için verilebilecek klasik bir örnek kızılderililerin
dumana çeşitli şekiller vererek haberleşmede kullanmasıdır.
Dumanla verilen işaretler (veriler) diğer yerlilerce
görülür ve anlaşılıp kullanılırdı.
Böylece bu veriler
avlanacak hayvanların ya da olası düşmanın yerini gösteren
bilgiye dönüştürülmüş olurdu.
Toplumların gelişmesi ile YBS de daha karmaşık bir
yapıya sahip oldu: Yazılı elkitapları, hatta mors alfabesi
-25-
YBS'nin değişik biçimleridir.
Fakat yüz yüze görüşme
bilişim sistemlerinin en genel şeklidir. Bu görüşme kolay,
hızlı ve dostça bir bilgi alışverişini sağlar. Küçük bilgi
alışverişi varsa, sabit kayıt gerekli değilse ve işle
ilgili insan sayısı fazla değilse yüz yüze görüşme bir
bilişim sistemi olarak yeterlidir.
Bununla beraber bu
sistem çağdaş organizasyonlarda nadiren görülür. Günümüzde
organizasyonlar, paylaşılması ve saklanılması gereken,
yoğun miktarda karmaşık bilgilere ihtiyaç duyarlar.
Büyük miktarlarda bilgiyi işleme yeteneğinden dolayı
bilgisayar YBS'nin kaynağı olmuştur. Günümüzde bilgisayar,
organizasyonlarda
veriyi anlamlı
bilgiye
dönüştüren
standart yönetim yöntemi haline gelmiştir.
Önceleri
bilgisayar
sistemlerinin
çok
pahalı
olmasından dolayı, bu makinaların engin bilgi saklama ve
işleme yeteneklerinden
sadece çok büyük
işletmeler
yararlanabiliyordu.
Fakat bilgisayar teknolojisinin
gelişmesi ile daha ucuz mikrokompüterler ortaya çıktı.
Bir çok işletme bir kaç bin dolarlık bir yatırımla
etkin ve verimli bir yönetim bilişim sistemi kurabilir.
Böylece bilgisayar dosyaları geleneksel kağıt dosyaların
yerini
alabilir
veri
tabanı
yönetim
sistemleri
oluşturulabilir; karar destek sistemleri geliştirilebilir
ve yapay zeka kullanılabilir.
5. ETKİM BİR YBS İÇİM GEREKLİ ŞARTLAR
Yönetim
bilişim
sisteminin
öncelikli
özelliği,
kullanıcı ihtiyaçlarına uygun olmasıdır. Her organizasyonun
26
ve yöneticinin değişik kontrol ve planlama ihtiyaçları
vardır.
Çok uluslu bir üretici için tasarlanan ayrıntılı
bir sistem, perakende satış yapan bir satıcı için gereksiz
ve pahalı olacaktır.
Aynı şekilde bir personel yöneticisi
i l e muhasebe yöneticisinin ihtiyaçları da tamamen farklı
olacaktır.
YBS kullanıcının ihtiyaçlarını karşılamalıdır fakat
kullanıcı da bu sistemi nasıl kullanacağını bilmelidir.
Üstün düzeyde bir sistemin kapasitesi ve yapabilecekleri
kullanıcılar tarafından bilinmiyorsa o sistemin hiç bir
değeri yoktur.
Yönetim bilişim sistemini iyice tanıma ve
sisteme alışma için genellikle eğitim gerekir.
Sistemi
anlamama,
beraberinde
sisteme
karşı
güvensizlik ve sistemi kabul etmemeyi de getirir (Robey,
1989) .
Kullanıcılar
sistemi
uygularken
başarılarını
değerlendirebilmelidir 1er. Sistemin ihtiyaçlarını nasıl
karşıladığını analiz edebilmelidirler.
William H. Newman, aşağıdaki üç kuralın gerçekleşmesi
halinde YBS'nin kullanıcıların ihtiyaçlarını karşıladığını
iddia eder (Newman, 1985) :
1.
Sistem,
kullanıcıların
şimdiki
ve
uzun
dönem
hedefleriyle i l g i l i olmalıdır.
2.
Sistem,
kullanıcıları
Kullanıcıların yaratıcı
olmalı
ve
onları
olmasını
belli
zorlamamalıdır.
sağlayacak kadar esnek
kalıplar
içinde
düşünmeye
zorlamamalıdır.
3. Sistem, ayarlanabilir olmalıdır.
kişisel hem de organizasyonel
ihtiyaçlarının değişimine
göre sistemi ayarlayabilmelidirler.
27
Kullanıcılar hem
Bu kuralları gerçekleştirebilmek için bilgi düzeyi,
yararlı
bilginin
özellikleri,
çeşitli
organizasyon
seviyelerindeki bilgi ihtiyaçları ve değişik teknolojiler
için gerekli bilgi tipleri göz önünde bulundurulmalıdır.
6. SİSTEM KAVRAMI
6.1. sistem Tanımı
Günlük yaşamımızda sık sık kullandığımız sözcüklerden
biri de sistemdir.
Sistem terimi; bütünlüğü, tamlı^ı
temsil ettiği ve bileşenler grubunun optimum performansını
sağlamak için parçaları birleştirdiği için günümüzde bu
kadar popüler olmuştur.
Sistem biraraya gelmiş bileşenler grubudur. Örneğin
toplum. Bu bileşenler değişir, belli bir yapı kazanır ve
sistemin girdilerine uygun işleyiş göstererek arzu edilen
sistem çıktılarının üretilmesini sağlar.
Bu işleyiş
maddenin, bilginin veya enerjinin bileşenler arasında veya
bileşenlerle çevre arasında değişime uğramasıdır.
Kısa ve öz bir sistem tanımı yapmak istersek :
Bir sistem birbirleriyle etkileşim halinde olan, belli
bir zaman limiti içinde bilgi ve/veya enerji ve/veya madde
şeklinde girdiler üzerinde belli işlemlerin yapılmasıyla
ortak bir hedef veya hedefleri gerçekleştirmeye çalışarak
bilgi ve/veya enerji ve/veya madde şeklinde çıktılar üreten
bileşenler grubudur (Murdick, 1986).
O halde sistem, bileşenleri ile girdileri, çıktılara
belli bir hedef doğrultusunda çeviren bir yapıdır.
28
Tablo i. Bazı sistemler
SİSTEM
Satxş
mağazası
HEDEF(LER)
BİLEŞENLER
Doğru
zamanda
doğru
malı
sağlama
GIRDILER
ÇIKTILAR
İnsanlar
Binalar
Makinalar
Para
Satın
alınan mal
Para
Enerj i
Bilgi
Mal
Para
Hizmet
Bilgi
Hizmet
Bilgi
Banka
Müşteri
parasını
saklama
Kredi verme
Çek hizmetleri
İnsanlar
Binalar
Makinalar
Para
Para
Bilgi
Energi
Danışmanlık
şirketi
Müşterilere
danışmanlık
yapmak
İnsanlar
Binalar
Makinalar
Bilgi
Para
Bilgi
üniversite
Bilgi
yaymak ve
saçmak
Kamu hizmeti
yapmak
İnsanlar
Binalar
Makinalar
İnsanlar
Para
Bilgi
İnsanlar
Bilgi
Hizmet
Elektrik
santralı
Elektrik
şeklinde
enerj i
üretmek
İnsanlar
Binalar
Makinalar
Enerji
Bilgi
Elektrik
şeklinde
enerji
Hastahane
Sağlık
hizmeti
sağlamak
Doktor ve
hemşire
yetiştirmek
İnsanlar
Binalar
Makinalar
İnsanlar
İnsan
Malzemeler Raporlar
Hizmet
Enerj i
Para
Bilgi
Raporlar
Hizmet
Günlük yaşantımızdan bazı sistem örnekleri ve bu
sistemlerin temel özellikleri Tablo l'de verilmiştir.
6.2. Sınıflandırma
Sistem, çok çeşitli kategorilerde sınıflandırılabilir:
* Doğal - İnsan yapısı
* Sosyal, insan-makina ve makina
* Açık-kapalı
-29-
*
*
*
*
Kalıcı-geçici
Sabit-sabit olmayan
Alt-üst
Uyumlu-uyumsuz
a) Doğal -İnsan Yapısı Sistemler
Doğal sistemler doğada bolca görülür. Ekolojik yaşam
doğal bir sistem olduğu gibi, her organizma da kendi başına
bir sistemdir. Bir başka doğal sistem ise güneş sistemidir.
Yapay sistemler, üretim sistemlerinden uzay araştırma
sistemlerine kadar uzanan geniş bir yelpazede bulunan
çeşitli sistemlerdir.
Bu sistemler de içice geçmiş
sistemlerden oluşur. Örneğin bir iş organizasyonu içinde
onu oluşturan daha küçük sistemler vardır.
Her ne kadar sistemleri doğal ve yapay olarak
sınıflandırdıksa da genelde ele alınan sistem biraz doğal
biraz yapay bir yapıya sahip olur.
b) Sosyal, İnsan-Makina ve Makina Sistemleri
Sadece insanlardan oluşan sistemler sosyal sistem
olarak adlandırılır.
İş organizasyonları, hükümetler,
politik partiler, dernekler bu tür sistemlere örnektir.
En çok rastlanan sistem türü, bileşenleri insan ve
makina olan insan-makina sistemleridir. Yaptığı iş için
herhangi bir alet kullanan herhangi bir kişi bir insanmakina sistemine örnek teşkil eder. Daha karmaşık insanmakina sistemleri Tablo l'deki sistemlerdir.
-30-
Sadece makinalardan oluşan makina (mekanik) sistemler
girdilerini
kendileri
sağlar
ve
bakımlarını
kendi
kendilerine yaparlar. Sistemin işleyişine hiçbir insan
müdahalesi yoktur. Kendine yeten ve kendi kendini tamir
edebilen mekanik sistemlerin çeşitleri,
teknolojinin
gelişimi ile artmaktadır.
c) Açık ve Kapalı Sistemler
Açık sistemler çevre ile etkileşimi olan sistemlerdir.
Yaşayan canlılarda oluşan tüm sistemler açıktır. Kendinden
daha büyük sistemlerin içinde çalışan tüm sistemler açık
sistemdir.
Örneğin bir şirketin pazarlama bölümü
kendisinin de bir parçası olduğu şirket sistemi altında
çalışır ve açık bir sistemdir.
Benzer şekilde şirket
sistemi de ait olduğu endüstri sistemine dahildir ve açık
bir sistem durumundadır.
Benzer şekilde devam edersek endüstri sistemi ulusal
ekonomik sistemin bir parçasıdır.
Bu sistem de toplum
sisteminin bir parçasıdır. Toplum dünya sisteminin, dünya
da güneş sisteminin bir parçasıdır
Ve bu şekilde
bilinmeyene doğru devam edebiliriz.
Kapalı sistemin en büyük özelliği çevresiyle hiçbir
ilişkisi olmamasıdır. Sistemin çevresi değişse de sistemle
çevre arasındaki bir engel bu değişimin sisteme yansımasını
önler.
Örneğin
laboratuarda
deney
yapan
bir
fizikçi
deneyini gerçekleştirirken bazı çevre şartlarının deneyini
etkilemesini
getirir.
önleyerek
bu deney
sistemini
kapalı
hale
Başka bir örnek de eski demir perde ülkelerinin
ekonomik sistemleridir.
piyasalarda
olan
Ülkelerdeki yasalar sayesinde dış
değişiklikler
yansıtılmamıştır.
-31-
ülke
ekonomisine
d) Kalıcı (Sürekli) ve Geçici Sistimler
Doğal sistemler süreklidir.
Yapay sistemlerin ise
bazıları
süreklidir:
Bileşenleri
olan
insanların
operasyonlarından daha uzun süreli olan ekonomik sistemler.
Geçici sistemler ise belli bir süre zarfında görülen
ve daha sonra yok olan sistemlerdir.
Örneğin küçük
araştırma projeleri geçici sistemlerdir ve hedeflere
ulaşılınca son bulurlar. Bazı geçici sistemler ise geçici
olarak tasarlanmamalarına rağmen bu kategoriye girerler.
Örneğin başarılı olamayıp iflas eden şirketler.
e) Sabit ve Sabit Olmayan Sistemler
Sabit sistemlerin özellikleri ve işlemleri ya önemli
bir şekilde değişiklik göstermez ya da sadece tekrarlamalı
bir şekilde değişir.
Tarifeli deniz veya kara ulaşım
sistemleri,
liseler,
periyodik
kamu
ödemeleri
ve
süpermarketteki işlemler sabit sistemlere örnek olarak
verilebilir.
Reklam şirketi, araştırma- geliştirme laboratuarı ve
insan da sabit olmayan sisteme örnektir.
f) Alt ve Üst Sistemler
Daha önce de belirtildiği gibi sistem kendisinden daha
büyük bir sistemin bir parçasıdır.
Üretim, dağıtım ve kar düşünüldüğünde işletme bir »tam
sistem»dir. Tam sistem amaçlardan ve amacı gerçekleştirmek
-32-
için gerekli ilişkilerden oluşan ve belli sınırları olan
bir sistemdir (Optner, 1981).
Tam sistemi oluşturan daha ufak sistemler ise alt
(sub) sistemlerdir.
Üst (super/supra) sistemler ise tam olarak alt
sistemlerin karşıtı değildir.
Çok büyük, bileşik ve
karışık sistemler üst sistem adını alırlar. Örnek olarak
ekonomik sistem verilebilir.
g) Uyumlu ve Uyumsuz Sistemler
Uyumlu sistemler çevredeki değişimler karşısında
reaksiyon gösterir. Başta insan olmak üzere, yüksek-düzey
tüm canlılar uyumlu sistemdir. Çevresine adapte olan insan
çevredeki sistemlerle, örneğin enerji kaynakları ile ilişki
kurar, öğrenir ve değişikliklere maruz kalır.
Bilgisayar sistemleri ise kendilerine bakım yapmayı ve
çevre durumuna göre değişimi öğrenene kadar uyumsuz
sistemler olarak kalacaklardır.
Bu
sınıflandırmalar
ışığında
iki
sistemin
(organizasyonel ve yönetim bilişim) karşılaştırılması Tablo
2'de görülmektedir.
Tablo 2. Sistemlerin Karşılaştırılması
ORGANİZASYONEL
doğal
YÖNETİM BİLİŞİM
yapay
sosyal
sosyal ve insan-makina
açık
açık
-33-
sürekli ve geçici
sabit olmayan
uyumlu
geçici
sabit
uyumlu
6.3. Sistem Kavramları
BİLEŞENLER
Bileşenler, sistem içinde yapılan çeşitli işlemlerle
ilgili nesnelerdir. Bir araya getirildiklerinde sistemi
oluştururlar.
Eğer bir sistem çok büyükse alt sistemleri vardır. Bu
alt sistemlerin de alt sistemleri olabilir.
Bu şekilde
devam edersek sonunda alt sistem olmayan parçalarla
karşılaşırız.
İşte bunlar bileşenlerdir.
Diğer bir
deyişle hiyerarşik bir düzenlemede bileşenler en alt
düzeyde bulunur.
DEĞİŞKENLER
Sistemin girdileri değişik değerler alabilirler bu
yüzden
değişkendirler.
Aynı
şekilde çıktılar
da
değişkendirler.
Tanım
olarak değişkenlerin,
değişik koşullarda
ve
değişik sistem durumlarında farklı değerler alan elemanlar
olduğunu söyleyebiliriz.
Değişkenler
dört
sınıflandırılabilirler
karşıt
(Erkut, 1992):
-34-
kategori
içinde
*
*
*
*
Bağımsız ve Bağımlı
Denetlenebilir ve Denetlenemez
İçsel ve Dışsal
Girdi ve Çıktı
PARAMETRELER
Sistem
analizcinin
keyfi
değerler
verebildiği
miktarlardır.
Bunlar analiz boyunca değiştirilemezler,
sabit k a l ı r l a r .
İLİŞKİLER
İlişkiler,
sistemin
bileşenleri,
değişkenleri
ve
parametreleri arasındaki bağlantılardır. Bunlar sistemdeki
farklı değişkenlerin değerlerinin biribirleri ile, sistemin
parametrelerinin de diğerleri ile nasıl ilişkili olduğunu
gösterirler.
İlişkiler
yapısal,
işlevsel,
sırasal,
mekansal,
zamansal, mantıksal, matematiksel olabilir. Ayrıca nedensonuç ilişkisi ve enerjinin korunumu ilkesi de
sistem
kavramlarmdandır.
VARSAYIMLAR
Gerçek durumdan soyutlanan kabullerdir.
KISITLAR
Kısıtlar,
değişkenlerin
değerleri veya
kaynakların
nasıl tahsis edileceği üzerindeki sınırlandırmalardır.
-35-
Bu kısıtlar ya sistemin
tasarımcı tarafından konulur.
doğasında
vardır
ya
da
ÖLÇÜTLER
Sistemin hedeflerinin veya amaçlarının ve bunların
nasıl değerlendirileceğinin bir durumudur. Ölçüt yargılama
standardı olarak tanımlanabilir.
ARAYÜZ
Arayüz, iki sistem arası temas yüzeyi yani bir çeşit
sistem bağlantısıdır.
ENTROPİ
Entropi, herhangi bir sistemin evrenle birlikte
düzensizlik ve tesirsizlige doğru olan eğilimidir.
HOMEOSTAZİ
Homeostazi (latince homeostatis); sistemlerin yaşam
için
en
uygun
koşullara
uyum
sağlarken
dengelerini
korumalarını sağlayan kendi kendini düzenleme sürecidir.
Açık ve biyolojik sistemlerin özelliğidir.
6.4. Sistem Yaklaşımı
Sistem yaklaşımı; bekleyelim-ve-her-yönüyle-görelim
düşünüş tarzıyla,
"Görülen problemde ne kadar fark
edilebilir bileşen vardır? Bu bileşenler arasında ne tip
neden-sonuç ilişkileri vardır? Çeşitli durumlarda hangi
fonksiyonlar yapılmalıdır?" sorularını kendimize sorarak,
karmaşık yapıdaki insan ihtiyacına değer biçme yöntemidir
(Thome ve Willard, 1986) .
-36-
Yaklaşım,
* disiplinlerarasıdır
* hem nicel hem de niteldir
* organizedir
* yaratıcıdır
* teoriktir
* deneyseldir
* pragmatiktir (neden-sonuç ilişkisini araştırır)
Sistem yaklaşımı yönetime, bir organizasyona bir bütün
olarak veya dış çevrenin bir parçası olarak bakma imkanı
vermektedir.
6.5. Sistem Analizi
Sistem analizi (SA) bir problemi baştan ele alır ve
çözümüne kadar olan süreci kapsar (Stafford ve Neufwille
1984).
SA,
sistem yaklaşımının bir
parçası
olarak
kabul
edilir (Optner 1981).
Uygulamada sistem için en önemli kavram olan sistem
tasarımı üç ana
adımdan ve alt adımlardan oluşur (Evren,
1987):
* Analiz (Araştırma)
- Mevcut sistemin analizi
- Sistemin kapsamlı bir modelinin geliştirilmesi
* Hipotez (Sentez)
- Yeni bir sistem tasarımının ortaya konması
- Yeni sistemin denenmesi
37
* Uygulama
- Yeni sistemin pilot tesisi
- Yeni sistemin tam tesisi
SA çalışması, bir sistem ve onun işlediği çevre
hakkındaki
faktörleri
toplamayı,
düzenlemeyi
ve
değerlendirmeyi kapsar. SA'nin amacı daha iyi bir sistem
tasarımlama ve gelitirmektir. SA çalışmasının ürünü, yeni
sistemin soyut dizaynıdır.
SA sadece analiz faaliyetini
değil aynı zamanda soyut anlamda sentez faaliyetini de
kapsar.
SA çalışmasının temel aşamaları :
1. Amaçların tanımı
2. Etkinlik ölçülerinin formülasyonu
3. Alternatiflerin oluşturulması
4. Alternatiflerin değerlendirilmesi
5. Çözümün seçimi
-38-