PowerPoint Sunusu

İÇİNDEKİLER




Çalıştay Yönteminin Keşfi
Çalıştay Nedir?
Çalıştay süreci
Farkı yaratan 3 neden
o
o
o

İleri problem çözme teknikleri
Problem çözme süreci
Aktif yönetmenlik tarzı
Çalıştay Uygulamaları
o
o
o
o
o
Durum Tespit Çalıştayı
Proje Yönetim Çalıştayı
Süreç İyileştirme Çalıştayı
Müşteri Odaklılık Çalıştayı
Strateji Çalıştayları
 Amaç Belirleme Çalıştayı
 Fütüristik Stratejik Planlama Çalıştayı
 Vizyoner Eylem Çalıştayı
o
Kişisel Gelişim Çalıştayı
Bu dersin sonunda
Çalıştayın ne anlama geldiğini öğrenebilecek,
Çalıştay sürecinin nasıl işlendiğini kavrayabilecek,
Çalıştayın temel uygulamalarını sıralayabileceksiniz
Çalıştay(workshop)-Kurultay
Çalıştay yöntemini
keşfeden kişi Tunç Çelik'tir.
Tunç Çelik 1993 yılında
başladığı çalışmaları,
1998'de olgunlaştırmış,
2000 yılında ise Analiz
Sentez Danışmanlığı‘nı
kurmuştur. Tunç Çelik
çalıştay yöntemini en etkin
uygulayan kişi olarak,
danışmanlık projelerinde
de bu yöntemi etkinlikle
kullanmaktadır.
Çalıştay Yönteminin Keşfi
1) Toplantılarda çok zaman ve enerji kaybedildiğini
gören,
2) benzer sorunların tekrar tekrar masaya gelip
çözülemediğini gözlemleyen,
3) insanların düşüncelerini ifade edemeden ve
anlaşamadan ayrıldıklarını izleyen,
4) kalıcı çözüm için çok daha yeni ve etkili fikirlere ihtiyaç
olduğunu fark eden
Tunç Çelik, bu anlayışı sonucunda ileri problem çözme
teknikleri ile karşılaştırmış ve bu yöntemin Türkiye'deki
ustası olmuştur.
Uygulama içinde, problem çözme yöntemlerinin
öğrenilip kullanılmasındaki zorluğu gören Tunç Çelik,
usta bir yönetmen desteğinde çalışılması durumunda,
teknikleri bilmeyenlerin dahi fayda görmesini sağlayan
Çalıştay yöntemini geliştirmiştir.
Bu teknik;








Olayların derinlemesine incelenmesini sağlar,
Araştırma ve problem çözme gücünü geliştirir,
Etkinlik ve verimliliği arttırır
Özgün görüşlerin dile getirilmesini sağlar,
Katılımla fikir zenginliği, ve sinerji yaratır,
Ortam birlikteliği sağlar,
Güçlü teşhis, karar ve eylem planları üretme
sağlanır,
Çok daha kolay, hızlı ve keyiflidir.
Çalıştay nedir?
Çalıştay, bir grubun birlikte verimli şekilde çözüm
üretmesini sağlayan, disiplinli bir fikir üretme ve
karar alma aracıdır.
• Amacı ve konusu iyi tespit edilmiş
• Katılımcıların konuya göre seçildiği
• Problem çözme sürecinde adım adım ilerlenen
• Özel analiz ve sentez tekniklerinin kullanıldığı
• Analiz, değerlendirme, karar alma ve planlama
sürecidir.
Çalıştay Süreci
Çalıştay öncesinde, grubu doğru sonuca
götürecek soruları tespit edilir.
Çalıştay’ın etkin ve verimli geçmesi için ileri
problem çözme tekniklerini kullanıyor, grup
içindeki iletişimi ve ilişkileri aktif bir
yönetmenlik tarzla yönlendiriliyor. Üretilen
fikirlerin hızla sentezlenmesini ve elde edilen
bulguların eyleme dönüştürülmesi sağlanır.
Sentezlenmiş ve netleşmiş konular rapora
dönüştürülür
Çalıştay Aşamaları
Planlama Aşaması ;
Çalıştay sırasında kılavuzluk yapacak
danışman tarafından kuruluşun tanınması ve
çalışmayı talep eden kuruluş yöneticilerinin
konuya ısınmaları için ön görüşme yapılması
gerekmektedir.
Bu aşamada yapılması gereken bir diğer
önemli görev de çalışılacak grupların
oluşturulmasıdır. Bu şekilde analiz sürecinde
sorular doğru grup ve kişilere yöneltilmiş olacak
ve bu şekilde çalışmanın faydası artacaktır.
Uygulama Aşaması;
Planlama aşamasının tamamlanmasını takip
eden bir ile iki hafta içinde bir yada iki günlük bir
süre içinde (konuya ve amaca göre bu
değişebilir) çalıştay icra edilecektir.
Uygulama
Görüşlerin toplanmasını,
Önceliklilerin öne çıkarılmasını,
Durumun netleştirilmesini,
Gerektiğinde çözüm önerilerinin üretilmesini,
Çözümlerin taslak eylem planlarına
dönüştürülmesini içerir.
Raporlama ve Sunum Aşaması
Çalıştay çıktılarının çalışmadan kısa bir süre
sonra “tam olarak dokümante edilip, raporlanıp,
sunulması” sayesinde, yürütülen çalışmadan daha
sonraki aşamalarda da yararlanılması mümkün
olmaktadır.
Formula 1 ile Araba Benzetmesi
Bir yerden bir başka yere gitmek için çeşitli araçlar
kullanırız. Karar almak için de bir araya gelir ve toplantı
yaparız. Toplantıyı yönetmek araba kullanmaktır. Bir
toplantıyı iyi yönetebilirsiniz. Ancak çalıştay yönetmek bir
Formula 1 aracı kullanmaktır. Çok üst düzeyde, çok güçlü, çok
deneyimli olmak gerekir.
Serbest Dalış Benzetmesi
Serbest dalış sırasında yüzeyden
suyun dibine doğru bir halat gerilir.
Dalgıç buna tutunmaz, bundan güç
almaz. Bu halatın rolü sadece dalgıca
yönü göstermek, acil bir durumda
yardım almasını sağlamaktır. Belli bir
derinlikte dalgıç sağı-solu, yukarıyı ve
aşağıyı kaybedebilir. Bunun için bir
yön gösterici halata ihtiyaç duyulur.
Çalıştay da bir yönetim ekibinin bir
sorun ya da konuya dalmaya
başladığında, amacından sapmaması
ve yolunu kaybetmemesi, hedefine en
güvenli ve hızlı ulaşması için deniz
dibine inen kılavuz halat görevi
görmektedir.
Fark Yaratan 3 Neden
1) İleri problem çözme teknikleri
Çalıştay yönteminin temeli ileri problem çözme teknikleridir.
Bu teknikler sorunları analiz edip, ortaya çıkan fikirlerin
sentezlenmesine yarar.
2) Problem çözme süreci
Bu disiplin kök sorunlar tespit edilmeden, çözüm
üretilmesini önlemektedir. Bu şekilde gerçekçi çözümler
üretilirken, değerli çalışma zamanı da sonuç üretmeyecek
konularda harcanmamış olur.
3) Aktif yönetmenlik tarzı
Aktif bir yönetmen kurulu düzende duyulmaz hale gelmiş,
fark edilemeyen, söylenemeyenlerin ortaya çıkması için şarttır.
Bazı çözüm üretmeyen baskın fikir ve yaklaşımların da aşılması
için etkin ve deneyimli bir yönetmen şarttır. Deneyimli bir
yönetmen çalışmanın temel kurallarını bilir ve hangisinde ne
zaman ve ne kadar taviz vereceğini bilir. Yöntemden taviz
verilmemesi gereken noktada da öne çıkar. Aksi takdirde kurgu
ve yöntemlerin de bir faydası olamaz.
Çalıştay Çeşitleri
• Durum Tespit Çalıştayı
• Proje Yönetim Çalıştayı
• Süreç İyileştirme Çalıştayı
• Müşteri Odaklılık Çalıştayı
• Strateji Çalıştayları
• Kişisel Gelişim Çalıştayı
Durum Tespit Çalıştayı
Klasik danışmanlık uygulamalarında durumun
anlaşılması için birçok mülakat yapılır. Bu
mülakatlar sonucunda, söylenenlerin nasıl rapora
dönüşeceği hep bir merak ve endişe kaynağıdır.
Oysa daha az sayıda kritik mülakat sonucunda
tasarlanan Çalıştay aracılığı ile kritik
bilgiler toplanırken, aynı zamanda sentezlenir.
Önemli neden sonuç ilişkileri tüm katılımcıların
gözü önünde kurulur, kök sorun analizi yapılır.
Öncelikler ve çözüm önerileri de bu anlayış
birliğinin sağlanmasından sonra çalışılır.
Çalıştay bu nedenlerle, zamanı çok daha iyi
kullanan, şeffaf, kök sorunları ortaya çıkaran, daha
güçlü çözümler formüle edilmesini sağlayan ve
danışmanlık sürecini reengineer eden bir araçtır.
Proje Yönetim Çalıştayı
Proje yönetimi, şirketlerde sorunların parça
parça ve adım adım ele alınarak hedeflere
ulaşılması için hayati bir araçtır.
Öğrenmesi kolay proje yönetim sürecinin,
püf noktaları vardır. Bunlarda ki belirsizlikler
çalışmanın başarısını engeller. Çalıştay yöntemi
bu anlamda projelerin sigortası ve
kurtarıcısıdır.
1) Eğer amacı netleştirmekte ve sponsorun
desteğini almakta bazı eksikler varsa,
2) Ekip içinde uyumsuzluk ve çatışma fazla ise,
3) Sorun ya da çözüm üzerinde uzlaşılamıyorsa
4) Zaman geçmesine rağmen hala bir eylem
planı ortaya konulamadıysa
Süreç İyileştirme Çalıştayı
Süreçleri bütün bir değer zinciri olarak
grubun karşısına koyuyor ve katılımcıların
gözünde "zincirin bütününün iyi işlemesi"
fikrini görselleştirilir.
Yaşanan her aksaklık ve sorunun, sonraki
adımlara ve nihai müşteriye etkisini görünür
kılıp, ekibin aksaklıkların öncesindeki
nedenlere yönelmesini teşvik edilir.
Bu şekilde süreç çalışmaları da artık
Çalıştay yöntemi ile daha etkin, kolay ve hızlı.
Müşteri Odaklılık Çalıştayı
Bir kuruluşun temel bir işi, müşterilerini ve
ihtiyaçlarını düşünmektir. Bunu şirketin
pazarlama ve satıştan sorumlu liderleri sürekli
yapar.
Ancak zaman zaman, bu çalışmanın daha
geniş katılımla yapılması gereklidir. Böylece
yönetimin duyarlılık ve öncelikleri şirketin
geneline yayılmış olur.
Çalıştay ile müşteri ihtiyaçları ile iş
süreçlerini ilişkilendiriyor, şirketin ilerlemesi
için gerekli kritik iyileşme alanlarını da bu
şekilde ortaya çıkarılıyor. Bu şekilde belirlenen
hedefler çalışanlar için daha anlamlı oluyor ve
başarı olasılığı da yükseliyor.
Strateji Çalıştayları
Stratejik planlama sürecini etkin ve
günlük işleyiş ile ilişkili hale getiriliyor.
Stratejik planlamayı bürokrasi olmaktan
çıkarıp, yaratıcı ve hedef odaklı bir sürece
dönüştürülür.
Bir seferde tamamlanıp ilerlenen
çalıştaylar, sürecin kesikli şekilde de olsa,
sağlıklı ilerlemesini mümkün hale getiriyor.
Sentezleme ve proje yönetimi
becerimizi kullanarak ikinci adımda,
stratejik düşünceler ile şirketin günlük
gelişme önceliklerini ilişkilendirilir.
Şirket hedefleri ve birim-kişi hedefleri
üzerinde çalışarak, bu başlatılan çalışmaları
günlük olarak takip edilir hale getiriyoruz.
Amaç Belirleme Çalıştayı
Amaç bir insanın, organizmanın ya da
kuruluşun varlığının temelidir. Bunda net
olmayan her şey ya da yanlış tanımlanan
noktalar yapıya büyük zararlar verebilir.
Bu nedenle, "pratikte aktif olan amacı"
netleştirmek, bunu "olan ve olmayan ile
kıyaslamak", olması gereken, sade, uygun ve
güçlü amacın bulunmasının gereğidir. Değişimin
çekirdeği olan bu çalışma yapılmadan, değişim
programları yürütülmemelidir.
Altını çizmek istediğimiz nokta, bunun bir
misyon belirleme çalışması olmadığı ve
olamayacağıdır. Olsa olsa misyonun keşfi
denebilir.
Fütüristik Stratejik Planlama Çalıştayı
Özgün ve bugünün modern yaklaşımlarına
uygun senaryo geliştirme sürecinin
kullanılabilmesi için mutlaka kuruluşun
özelliklerine göre yeniden yorumlamakta ve
çalışma sürecini kuruluşa göre uyarlanmaktır.
Vizyoner Eylem Çalıştayı
İnsan zihni çoğu zaman tepkisel çalışır. Hep
şimdide neyi değiştirmek istediğine odaklıdır.
Oysa kimi zaman şimdiden bağımsız olarak,
"en istenen durum" gözde canlandırılmalı ve bizi
buraya götürecek yollar üzerinde düşünülmelidir.
Böylece çok daha yaratıcı, yeni yol ve yöntemler
bulabilir.
Kişisel Gelişim Çalıştayı
Öğrenmeyi öğrenme ve öğrenme çemberleri
kavramını duymuşsunuzdur. Bireylerden kendi
başlarına çalışmaları istendiğinde bunda
zorlanabilmektedirler.
Bu çalıştay uygulaması ile 5 ila 7 kişilik bir
ekibin birlikte bir öğrenme planı yapmalarına
yardımcı olmaktadır.
Çalıştay’ın Faydaları
Toplantıların verimi ve hızı artar. Verimsiz
ve stresli toplantılar biter!
Yaşayan ve yaratıcı eylem planları üretilir.
Projeler etkinleşir. Proje ekipleri hedefe
kitlenir, ekip içi uyumsuzluklar aşılır.
Normal toplantılarda ortaya çıkamayan
yaratıcılığı açığa çıkarır.
HAZIRLAYIP SUNAN
Damla SÖNMEZ
Betül ZORLUOĞLU
Meryem AKALAN