Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim
advertisement
Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Dr. Türksel KAYA BENSGHİR Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü ANKARA Türksel KAYA BENSGHİR Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim TODAİE Yayın No: 274 Birinci Baskı Ankara, Haziran 1996 Copyright O TODAİE Tüm Haklan Saklıdır. ISBNî 975- 7669-54-7 Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü 1 Numaralı Cadde No:8 Yücetepe 06 100 Ankara Tel: 90-312-231 73 60 Faks: 90-312-23138 81 Kapak Tasanmı:İmge Ajans Baskı: TAKAV Matbaası, Ankara. Tel: 312- 287 51 66 Sevgili Eşim e ve A ilem e İÇİND EKİLER İçindekiler ........... — ...................................................... V Şekiller L istesi................................ Tablolar L istesi.......................................................... IX XI Kısaltmalar Listesi ............................................................................. XVII Önsöz ........................................................................... Giriş ....................................................................................... 2 BİRİNCİ BÖLÜM BİLGİ TOPLUMU VE ÖRGÜTLERDE BİLGİ TEKNOLOJİLERİ A. BİLGİ TOPLUMUNA GEÇİŞ ........................................... 8 1. Tarım Toplumundan Sanayi Toplumuna........................ ............. — . . . 9 2. Sanayi Toplumundan Bilgi Toplumuna ........................................... — 10 B. ÖRGÜTLERDE BİLGİ VE YÖNETİMİ 1. Kavramsal Olarak Bilgi ....................................... 13 ........ .14 2. Örgütlerde Bilginin Önemi ve Bilgi Gereksinimi .................................. 17 3. Bilgi İşleme Süreci ve Yöntemleri ............................................................21 4. Örgütün Bilgi İşlem Performansım Değerlendirme ...............................22 5. Bilgi Kaynaklarının Yönetimi ...................................................................24 C.BİLGİ TEKNOLOJİLERİ VE BİLGİ SİSTEMLERİ ...................28 1.Bilgi Teknolojilerine Öncülük Eden Gelişmeler ............................. — 28 2. Bilgi Teknolojilerinin Evrimi ................................. ¿ . . . . ......... 30 3. Bilgi Teknolojileri ve Unsurları ........................ 38 4. Bilgi Sistemi ve Unsurları ............................... 41 D. BT'nin ÖRGÜTLERE SUNDUKLARI OLANAKLAR ...................... 1. Endüstri Yapısında Değişme 43 ..... .............. .....................................— 46 2. Rekabet Üstünlüğü ................... ; ........................ 3. Yeni İş Olanakları ............................... V 48 ....49 İKİNCİ BÖLÜM YÖNETİM »ESTEK SİSTEMLERİ A. YÖNETİM »ESTEK SİSTEMLERİNE B A K IŞ ...........................................53 1. Veri İşleme Sistem i ........................................................................ 54 2. Yönetim Bilgi Sistemi ................................. . ............................................. 56 a. Yönetim Bilgi Sistemi G eliştirm e ..................................... 61 b. Yönetim Bilgi Sistemlerini Uygulama Alanları ............................... 74 3. Karar »estek Sistem leri........................................... . ......... 85 a- Karar »estek Sistemleri Geliştirme ..................................................94 b. Karar »estek Sistemleri Uygulama Alanları .................................. 97 c. Grup Karar »estek Sistemleri .........................................................105 d. Karar Destek Sistemlerinin Örgütle Bütünleşmesi........................113 4. Yönetici »estek Sistem leri........................................................................ 120 5. Yapay Zeka ve Uzman Sistem ler............................................................ 122 B. YÖNETİM İŞLEVLERİ VE YÖNETİM DESTEK SİSTEMLERİ .........126 1. Planlama İşlevi ve Yönetim Destek Sistem leri....................................... 127 2. Kontrol İşlevi ve Yönetim Destek Sistemleri ......................................... 129 3. Karar Alma ve Yönetim Destek Sistemleri.............................................130 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM UYGULAMADA »URUM: 100 KURULUŞ ARAŞTIRMASI A. GİRİŞ ........................ 139 B. YÖNTEM ...................... .....142 C. BULGULAR VE Y O R U M ................. 1. Genel B ilg iler.................................................. 143 143 2. Araştırmaya Katılan Kuruluşlarla İlgili Bilgiler ................................ 144 3. Araştırmayı Yanıtlayan Personel Hakkında B ilg i................................ 152 4. Bilgi Teknolojilerine Yapılan Yatırımlar .............................................. 158 5. Kuruluşlarda Bilgisayar Sistemleri ........................ VI 160 6. Kuruluşlarda İletişim Ağı ........................................................................ 162 7. Kuruluşlarda Yönetim Destek Sistemlerini Kurma ve Kullanma . . . . 168 a. Yönetim Destek Sistemlerini Kurma .............................................. 168 b. Yönetim Destek Sistemlerini Kullanma ....................................... 176 8. İşletme İşlevleri ve Yönetsel İşlerde Kullanım Düzeyi ......................... 200 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM BİLGİ TEKNOLOJİLERİNİN ÖRGÜTSEL ETKİLERİ A ÖRGÜTSEL YAPI VE YÖNETSEL SÜREÇLERE ETKİLERİ ............. 239 1.Örgüt Yapısında Değişim .................................. 243 a. Merkezileşme ve Yerelleşme ............................................................243 b. Otorite ve Kontrol .............................................................................247 c. Denetim Alanı ............................................................................. 249 d. Örgütsel Düzey S a y ısı........................................................................250 e. Departman Yapısı ............................................................................. 250 2. Yönetim Süreçlerinde Değişim ............................................................... 251 a. Karar Alma süreci ............................................................................. 252 b. İletişim süreci ......................................... 257 3. Personel ve İş Kapsamında Değişim .......................................................260 a. İş Kapsam ı...............................................................................................261 b. Personel .............. 263 4. Modern Örgütlerden Postmodern Örgütlere .................. B. TÜRKİYE'DE TİCARİ BANKA ÖRGÜTLERİNE ETKİLERİ 1. Türkiye'de Bankacılık Sistemi ve BT Kullanımı 267 ......... 271 ................................ 273 2. Bankacılık Sektörü ve BT Kullanımı .....................................................273 3. Elektronik Bankacılık ....................................... 277 4. BT'nin Ticari Banka Örgütleri Üzerine Etkileri ..................................288 Değerlendirme ve Sonuç .......................................................... 315 E k le r ............... 331 Kaynakça ..................................................................................................... . . . . . 351 Sözlük ........ 367 Dizin ................................................................ 379 vn ŞEKİLLER LİSTESİ 1. Veri, Bilgi, Üst B ilg i....................................................................................... 15 2. Örgütsel Düzeye Göre Bilgi Gereksinimi ...................................................... 20 3. Örgüt Tasarımında Galbraith'in Bilgi İşleme Modeli ................................... 23 4. Değerler Zinciri .............................................................................................. 45 5. Değer Sistemi ............................ 46 6. Bilgi Teknolojilerinin Değer Zincirine Katkısı ............................................ 47 7. Yönetim Bilgi Sisteminin Unsurları .............................................................. 59 8. İnsan Kaynaklan Bilgi Sistemi Modeli .......................................................... 85 9. Ankete Yanıt Veren Kuruluşların Türlere Göre D ağılım ı .......................... 144 10. Kuruluşların Personel D ağılım ı................................................................... 146 11. Bilgisayar Kullanım Deneyimi ....................................... , .......................... 161 12. Kuruluşların Mevcut İletişim Ağlarına Göre Dağılımı ......................... 162 13. Kuruluş Türüne Göre Kullanılan İletişim Ağı ............................................ 163 14. Faaliyet Alanlarına Göre Kullanılan İletişim Ağı ...................................... 164 15. Kurum içi iletişimde Kullanılan İletişim Yollan ....................................... 165 16. Kuruluş Türüne Göre Kullanılan Kurum İçi İletişim Y o lu ......................... 165 17. Kurum Dışı İletişimde Kullanılan İletişim Yollan .................................... 166 18. Kuruluş Türüne Göre Kullanılan Kurum Dışı İletişim Yolu .................... 167 19. Kurum İçi İletişim Yoluna Göre Mevcut Yönetim Destek Sistemleri ....... 179 20. Kurum Dışı İletişim Yoluna Göre Mevcut Yönetim Destek Sistemleri ... 180 21.İletişim Ağma Göre Mevcut Yönetim Destek Sistemleri ............................ 181 22. Yönetim Destek Sistemlerini Yöneten Birimler ......................................... 183 23. Kuruluş Türüne Göre Yönetim Destek Sistemlerini Yöneten Birimler ... 184 IX 24. Faaliyet Alanlarına Göre Yönetim Destek Sistemlerini Yöneten Birimler 184 25. Kuruluş Türüne Göre Rapor Hazırlama Zamanından Tasarruf E tm e 187 26. Kuruluş Türüne Göre Raporların Sunduğu Bilgi Niteliğinde İyileşme __ 188 27. Kuruluş Türüne Göre Zamanlı Bilgiler Sunarak Karar Almada Etkililik Sağlama .................................................................. 189 28. Kuruluş Türüne Göre Daha Nitelikli Bilgi Sağlama ...... , .......................... 190 29. Kuruluş Türüne Göre Yönetsel Verimlilikte Artış ........... 191 30. Kuruluş Türüne Göre İşte Başarı Sağlama ................................................ 193 31. Kuruluş Türüne Göre Yönetimde İyileşme Sağlama ................................. 194 32. Kuruluş Türüne Göre Politika Geliştirmede Etkililik Sağlama .................. 195 33. Kuruluş Türüne Göre Daha İyi Hizmet Sunma ............................... 196 34. Kuruluş Türüne Göre Sistem Bütünlüğü Sağlama .................................... 197 35. Kuruluş Türüne Göre İşte Yenilik Getirme ................................................ 198 36. Kuruluş Türüne Göre Rekabet Avantajı Sağlam a.................. 200 37. Kuruluş Türü ve Faaliyet Alanlarına Göre Yönetsel Düzeylerde BT Kullanımı ..............................................................................234 38. MIT 1990s Çerçevesi .................................. 240 39. Örgüt Stratejisi, İş Süreçleri ve BT ...............................................................241 40. Bankaların Yönetsel Düzeylere Göre Bilgisayarlardan Yararlanma Durumu .................................................................................... 277 41. Elektronik Bankacılığın Alt Unsurları ..........................................................278 42. Banka Örgütünde Yönetsel Düzeylerde Alman Kararlar ........ X 305 TABLOLAR LİSTESİ 1. Tanm ve Sanayi Toplumunun Yapısını Belirleyeu Özellikler ..................... 11 2. Bazı Ülkelerde Kişi Başına Düşen Uluslararası Telefon Görüşmesi ......................................................................................... 13 3. Bilgi İşlem Sürecinde Yaşanan Aşamalar ..................................................... 22 4. Bilgi İşlem Performansım Belirlemede Kullanılan K riterler......................... 23 5. Yönetsel Düzeylere Göre Bilgi Geieksinimi ................................................... 60 6. Personel Bilgi Sistem .................................................................................... 61 7. Muhasebe ve Finansman Bilgi Sistemi ......................................................... 61 8. Yöneticilerin Bilgi Kaynaklan ........................................................................ 68 9. Veri İşleme Sistemi ve KDS'nin Karşılaştırılması .................................... 94 10. KDS Mimari Yapılarının Karşılaştırılması ................................................. 97 11. Kurumsal ve Ad Hoc KDS'nin Karşılaştırılması ....................................... 104 12. Grup İhtiyaçtan ve GKDS"nin Özellikleri ........... 112 13. KDS'de Kullanıcı Eğitimi Aşamalan ......................................................... 117 . 14. KDS Değerlendirme Ölçütleri ..................................................................... 118 15. Ankete Yanıt Veren Kuruluşların Faaliyet Alanlan ve Türlere Göre Dağılımı ...... -..................................................................... 145 16. Kuruluş Türüne Göre Personelin Dağılımı ................................................. 145 17 Toplam Personel İçinde Bilişim Personel O ra m ........................................... 146 18.Toplam Personel Sayısına Göre Bilişim Personel Oranın Dağılımı ............ 147 19.Toplam Bilişim Personeli İçinde Veri Giriş Personel Oram .......... XI 148 20. Kuruluş Türlerine Göre Veri Giriş Personelin Toplam Bilişim Personeli İçinde Dağılımı .................................................. 148 21. Faaliyet Alanlarına Göre Veri Giriş Personelin Toplam.Bilişim Personeli İçinde Dağılımı .................................................. 149 22. Toplam Bilişim Personeli İçinde Programcı Personel Oram ..................... 149 23. Kuruluş Türüne Göre Toplam Bilişim Personeli İçinde Programcı Personel Oram ................................................................ 150 24. Faaliyet Alanına Göre Toplam Bilişim Personeli İçinde Programcı Personel Oram ................................................................ 150 25. Toplam Bilişim Personeli İçinde Çözümleyici Personel Oranına Göre Dağılımı .................................................................. 150 26. Kuruluş Türüne Göre Toplam Bilişim Personeli İçinde Çözümleyici Personel Oram ............................................................. 151 27. Toplam Bilişim Personeli İçinde Proje Planlama-Denetleme Personel Oranına Göre Dağılımı .................................................................. 151 28. Kuruluş Türüne Göre Toplam Bilişim Personeli İçinde Proje Planlama-Denetleme Personel Oram ................................................ 152 29. Faaliyet Alanına Göre Toplam Bilişim Personeli İçinde Proje Planlama-Denetleme Personel Oram ................................................. 152 30. Araştırmayı Yanıtlayan Personelin Mesleklere Göre Dağılımı ................................................................................. 154 31. Araştırmayı Yanıtlayan Personelin Uzmanlık Dalına Göre Dağılımı ___ 154 32. Araştırmayı Yanıtlayan Personelin Meslek ve Uzmanlık Dalına Göre Dağılımı .................................................................. 155 33. Anketi Yanıtlayan Personelin Bilişim Alanında Deneyim Yıllarına Göre Dağılımı .............................................................. 156 34. Kuruluş Türüne Göre Anketi Yanıtlayan Personelin Bilişim Alanında Deneyim Yıllarına Göre Dağılımı ..................... xn 156 35. Faaliyet Alanlarına Göre Anketi Yanıtlayan Personelin Bilişim Alanında Deneyim Y ıllam a Göre Dağılımı ................................. 156 36. Kuruluş Türüne Göre Bilişim Yöneticilerin Mesleklere Göre Dağılımı ............................................ 157 37. Faaliyet Alanlarına Göre Bilişim Yöneticilerin Mesleklere Göre Dağılımı ............................................................................ 158 38. Kuruluş Türü ve Mesleğe Göre Bilişim Yöneticilerin Bilişim Alanında Deneyimi ................................................. 158 39. Kuruluşların Bilgi Teknolojilerine Yatırımı ............................................... 159 40. Kuruluş Türüne Göre BT'ne Yapılan Yatırımlar (TL) .......................... 159 41. Faaliyet Alanlarına Göre BT'ne Yapılan Yatırımlar (TL) ......................... 160 42. Kuruluşların Sahip Olduğu Bilgisayar Sistemleri ...................................... 161 43. Faaliyet Alanına Göre Kurum İçi İletişim Yolu ........ 166 44. Faaliyet Alanlarına Göre Kurum Dışı İletişim Yolu ................... 167 45. Kuruluşların Bilgi Sistemleri Kurma Durumu ........................................... 169 46. Kuruluş Türüne Göre Bilgi Sistemleri Kurma Durumu .............................. 169 47. Faaliyet Alanlarına Göre Bilgi Sistemleri Kurma Durumu ................... 170 48. Kuruluşların Yönetim Destek Sistemleri Kurmama Nedenleri .................. 171 49. Faaliyet Alanlarına Göre Yönetim Destek Sistemlerini Kurmama Nedenleri......................................... 50. Kurma Hazırlığı Yürütülen Yönetim Destek Sistemleri .............. 171 172 51. Kuruluş Türüne Göre Yönetim Destek Sistemlerin Kurulmasını İsteyen Birimler ..................................................................... 172 52. Faaliyet Alanlarına Göre Yönetim Destek Sistemlerin Kurulmasını İsteyen Birimler ...................................................................... 173 53. Kuruluş Türüne Göre Yönetim Destek Sistemleri Kurarken Karşılaşılan Sorunlar ............................................................. 174 54. Faaliyet Alanlarına Göre Yönetim Destek Sistemleri Kurarken Karşılaşılan Sorunlar ..................... XIII 174 55. Kuruluş Türüne Göre Yönetim Destek Sistemleri İle Gerçekleştirilmek îstenen Hedefler .................. 175 56. Faaliyet Alanlarına Göre Yönetim Destek Sistemleri île Gerçekleştirilmek İstenen Hedefler ........................................................ 176 57. Kuruluşlarda Mevcut Yönetim Destek Sistemleri ..... 177 58. Kuruluş Türüne Göre Mevcut Yönetim Destek Sistemleri ......................... 177 59. Faaliyet Alanlarına Göre Mevcut Yönetim Destek Sistemleri .................... 178 60. Bilgisayar Kullanım Yılına Göre Mevcut Yönetim Destek Sistemleri ....... 178 61. Kuruluş Türüne Göre Yönetim Destek Sistemlerini Kullanma Deneyimi . 181 62. Yönetim Destek Sistemleri île Hedeflenen Amaçlan Gerçekleştirme 186 63. Faaliyet Alanlarına Göre Rapor Hazırlama Zamanından Tasarruf ............ 187 64. Faaliyet Alanlarına Göre Raporların Sunduğu Bilgi Niteliğinde İyileşme . 188 65. Faaliyet Alanlarına Göre Zamanlı Bilgiler Sunarak Karar Almada Etkililik Sağlama .................................................................. 190 66. Faaliyet Alanlarına Göre Daha Nitelikli Bilgiye Sahip Olma .................... 191 67. Faaliyet Alanlarına Göre Yönetsel Verimlilikte Artış ............................... 192 68. Faaliyet Alanlarına Göre îşte Başan Gerçekleştirme 192 69. Faaliyet Alanlarına Göre Yönetimde iyileşmeyi Gerçekleştirme ............... 193 • 70. Faaliyet Alanlarına Göre Politika Geliştirmede Etkililik............................ 195 71. Faaliyet Alanlarına Göre Daha İyi Hizmet Sağlama ............................... 72. Faaliyet Alanlarına Göre Sistem Bütünlüğü Sağlama 196 ............................ 198 73. Faaliyet Alanlarına Göre îşte Yenilik Sağlam a........................................... 199 74. Faaliyet Alanlara Göre Rekabet Avantajı Sağlam a.................................... 199 75. îşletme İşlevlerini BT Yardımıyla Yürüten Kuruluşların Dağılımı ............201 76. îşletme İşlevlerinde BT Kullanan Kuruluşları Faaliyet Alanlarına Göre Dağılımı ................................................................ 202 77. Kuruluş Türüne Göre Yönetsel îşleri BT île Destekleme Düzeyi .................204 78. Faaliyet Alanlarına Göre Yönetsel îşleri BT île Destekleme Düzeyi .......... 205 XIV 79. Kuruluş Türü ve Faaliyet Alanlarına Göre Yönetsel İşlerde Ortalama BT Kullanım Düzeyi ..................................................................... 233 80. Kuruluşların Yönetsel İşlerde BT Kullanım Düzeylerine Göre Sahip Oldukları Yönetim Destek Sistemleri ........................................236 81. Kaynak ve Alıcı Sayısına Göre Kullanılan Bilgi Sistemleri ......................... 258 82. Türkiye'de Bankacılık Sisteminin Gelişimi ............................................. 274 83. Kamu ve Özel Bankalarda Bilgisayar Kullanım Alanları ................... 275 84. BT Kullanım Öncesi ve Sonrası Şube İşlevlerinin Temel Özellikleri .........298 85. Türk Ticaret Banka Örgüt Yapılarında Yer Alan Yeni Birimler .................303 86. Türkiye'de 1985-1994 Döneminde Banka Personel Sayısında D eğişim 312 87. Türkiye'de Kamu ve Özel Ticaret Bankaların Personel Sayısında Değişim 312 88. Türkiye'de Ulusal Ticaret Bankalarda Çalışan Personelin Cinsiyete Göre Dağılımı (1985-94) ........................................... 313 XV KISALTMALAR LİSTESİ a.k. : Anılan kaynak age. : Adı geçen eser a.g.m. : Adı geçen makale Çev. : Çeviren Der. : Derleyen Ed. : Editör ed. : Edition C. : Cilt S. : Sayı s. : Sayfa vb : ve benzeri Vol. : Volume No. : Number v is : Veri İşleme Sistemi YB S : Yönetim Bilgi Sistemi YDS : Yönetim Destek Sistemleri YÖDS : Yönetici Destek Sistemleri KDS : K arar Destek Sistemi GKDS : Grup K arar Destek Sistemi US : Uzman Sistem YZ : Yapay Zeka EDP : Electronic D ata Processing MIS : Management Information System XVII MSS : Management Support Systems DSS : Decision Support Systems GDSS : Group Decision Support Systems GMIS :Generalized Management Information Systems GADS : Geographic Analysis and Display System ES : Expert Systems AI : Artificial Intelligent LAN : Local Area Network W AN : Wide Area Network BT : Bilgi Teknolojileri BS : Bilgi Sistemleri EPS : Executive Presentation Systems EIS : Executive Information Systems EM : Electronic Mail EVD : Elektronik Veri Değişim EDI : Electronic D ata Interchange SWIFT : Society for Worldwide Telecommunications IRM : Information Resource Management DBMS : Database Management Systems BÎM : Bilgi İşlem Merkezi YKB : Yapı Kredi Bankası CNC : Computerized Numerical Control XVIII ÖN SÖ Z Bilgi teknolojileri ve bilgi sistemleri, sanayi ötesi toplum aşaması olarak ortaya çıkan bilgi toplumu olma yolunda çok büyük aşamalar kaydedmiş Amerika, İngiltere, Japonya ve Singapur gibi dünyanın en zengini ülkelerde yaygın kullanım alanı bularak bilişimden, sosyolojiye, örgüt biliminden psikolojiye kadar pek çok disiplinin çalışma konusu içine girmiştir. Bu teknoloji­ lerin örgütlerde kullanılmasıyla birlikte getirdiği değişim ve yenilikler, yukarıda sayılan ve diğer disiplinlerin birarada bulunduğu disiplinlerarası inceleme ve çalışmayı zorunlu kılmaktadır. -Ülkemizde ise bu konuyla ilgili çalışmaların geçmişi, daha çok bilgisayarların sunduğu olanaklar, donanım ve yazdım yapısı ile ilgili teorik çalışmalar gibi konularda olmak üzere, bilgisayarların ülkemize girdiği 1960'h yıllara kadar uzanmaktadır. Ancak, bu çalışmalar arasında bilgi teknolojileriyle birlikte gündeme gelen örgütsel değişim ve bunların özellikle örgütsel yapı ve süreçler üzerine etkilerini ele alan ve araştırmaya dayalı sonuçlar çıkaran çalışmalar yok denecek kadar azdır. Bilgi teknolojilerine örgütsel perspektiften bakarak ilgili diğer disiplinlerin katkısıyla örgüt ve yönetim kuramı içinde yer alan tüm olguların ülkemiz kuruluşları bakınundan geçerliliğinin test edilmesine ve değişimin izlerini ortaya çıkarmaya katkıda bulunacak spesifik çalışmaların yapılmasına ihtiyaç vardır. Bu noktada herşeyden önce, bilgi teknolojileri terimi içinde yer alan unsurlardan sadece birisi olan bilgisayarlara yalnızca bir hesap ya da yazım makinası olarak bakma yanlışlığından kurtulma ve bu terimin barındırdığı diğer unsurlar olarak, iletişim araçları ve bunların bir bütünlük içinde sistematik işlemelerine olanak sağlayan metodolojiler ve prosedürleri geliştirme çabası büyük önem taşımaktadır. Bilgi teknolojileri ve sistemlerinin ülkemiz örgütlerinde kullanım düzeyini ve bu teknolojilerin örgütsel etkilerini banka örgütleri örneği ile ortaya koymayı amaçlayan bu çalışmanın önemli bir adım olduğu düşüncesindeyiz. Uzun soluklu bir çalışmanın ürünü olarak ortaya çıkan bu çalışmada, teşvik edici ve cesaretlendirici görüşleri ile katkıda bulunan danışmanım Prof. Dr. Birol Bumin'e teşekkür ediyorum. Disiplinlerarası bir çalışma olarak yürütülen bu XIX araştırmada, bana bilgi sistemlerinin taşanım konusuyla ilgili verdiği lisansüstü düzeyindeki dersim özel öğrenci olarak izleme firsatı sağlayıp, bu alanla ilgili teknik bilgiler kazandırarak ufkumu genişletmeme olanak tanıyan Prof. Dr. Ziya Aktaş'a; çalışmanın yürütülmesinde görüş ve eleştirilerinde yararlandığım Prof. Dr.Cengiz Yılmaz'a ve araştırmanın yanlızlığı içindeyken dinleme ve tartışma zemini sağlayarak katkıda bulunan meslekdaşım Dr. Birgül Ayman Güler'e bu vesile ile teşekkür etmek istiyorum. Çalışmada alan araştırmasına katılan kuruluşların bilişim yönetici ve personeli ile görüşme yapılan banka yöneticilerine, değerli görüş ve deneyimleriyle yaptıkları katkılardan dolayı teşkkür borçluyum. Öte yandan her türlü fedakarlığa katlanarak çalışma ortamı sağlayan eşime ve aileme, sunduğu olanaklardan dolayı TODAİE yöneticilerine; kütüphane personeline; her türlü yardana açık bilgi işlem personeli Filiz Kibaroğlu ve Rukiye Düzel'e; destek hizmetlerinde yardımcı olan Neriman Ozan'a, Resul Düzel'e ve diğer emeği geçenlere teşekkür ediyorum. Ankara, Haziran 1996 Türksel Kaya Bensgbir XX GİRİŞ Toplumsal, siyasal, teknolojik ve endüstriyel alanda hızlı değişmenin yaşandığı günümüzde insanoğlu, hızla tükenen kıt kaynaklan en rasyonel biçimde kullanma ve yönetme arayışı içinde, yeni kaynaklar yaratma, araçlar ve ilişkiler geliştirme çabasını sürdürmektedir. İnsanlık tarihinde yaşamda kalabilmenin koşulu olarak hep olagelen ve gelecekte de sürecek olan bu çaba, özünde insanın doğaya egemen olma ve varlığını koruma savaşının bir ürünü olmuştur. 21. yüzyıla girmeye dört yıl gibi kısa bir zaman kala; siyasal, ekonomik ve toplumsal olmak üzere her alanda büyük bir değişim yaşayarak bu yeni yüzyıla girme sancılarım çeken günümüz toplumu, tıpkı geçmiş yüzyıllarda yaşananlara benzer yeni toplumsal ilişkiler ve örgütlenme biçimine sahne olmaktadır. Bu benzerlik değişimin kendisinin geçirdiği evrelerde -eski doğruların hegemonyasının ortadan kalkması ve yeni doğruların kendini göstermesi, buna bağh olarak yeni ilişkiler ve kurumlar ve örgütlerin doğması vb- olmaktadır; yoksa değişimle bereber gelen ürünlerde değildir. İnsanlık tarihine kısa bir göz atıldığında bugüne kadar kaba bir tanımlama ile, ilkel toplum düzeninden tarım toplumuna, tarım toplumundan sanayi toplumuna geçişi yaşayarak ve nihayet tanımlayıcı terim olarak üzerinde henüz tam bir görüş birliğine varamadığımız sanayi ötesi toplum aşamasına gelinmiştir. Ancak farklı olgu, araç ve gelişmelerin damgasını vurduğu bu aşamaları, birbirinden kesin çizgilerle ayırmak güçtür. Nitekim her bir aşama bir önceki aşamanın doğurduğu alt yapı üzerinde yeşermiş ve varlık bulmuştur. Dolayısıyla her yeni aşama bir önceki aşamanın paradigmalarından bir kopuşu yaşayarak, kendi yeni paradigmalarım yaratmış ve bunlan egemen kılma araçlarını ve yollarını geliştirmiştir. Bu toplumsal aşamaları biçimlendiren ve damgasını vuran olgulara göz atıldığında, ilkel toplumdan tarım toplumuna geçişte daha fazla üretme arayışı içinde insanın fiziki gücünü desteklemek üzere ilk defa insan-makina işbirliğini doğuran mekanizasyon -tarımın kol gücü yerine basit mekanizmalarla çalışan alet ve araçlarla yapılması- dikkat çekerken, bu süreç içinde sanayi toplumunu, buhar gücünden yararlanarak üretimin otomatik gerçekleştirildiği montaj hattı ve 2 : Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim insanın fiziki gücünün tamamen yerine geçtiği makina, araç ve gereçlerle donatılmış fabrikaların temsil ettiği göze çarpmaktadır. Hızlı nüfus artışı ile birlikte sürekli artan ve çeşitlenen ihtiyaçları karşılamada insanın fiziki gücünün yanı sıra, zihinsel gücünü de desteklemek ve hatta onun yerine geçebilecek yeni araçlar geliştirme arayışı içinde varlık bulan bilgi teknolojileri -bilgisayar, iletişim, sistem ve metodolojiler- de, etkileri bugünden hissedilen sanayi ötesi toplumu biçimleyen temel faktör, olarak dikkat çekmektedir. Bu teknolojilerin üretim sürecine girmesiyle birlikte üretim ilişkileri ve örgütlenmesi de şekil değiştirmiştir. Bu açıklamalardan görüldüğü gibi, toplumsal aşamaları biçimlen­ diren temel olgu teknolojik gelişmeler ve bunların üretim süreciyle bütünleşmesi olmuştur. . . . . . . . . Nitekim, ilkel toplumdan tarım toplumuna geçişe tarım alanında başlayan mekanizasyon neden olurken; tarım toplumundan sanayi toplumuna geçişe, kitle üretime olanak tanıyan "Fordist üretim tarzı" temel oluşturmuştur. Öte yandan sürekli değişen dinamik bir toplumsal düzende, değişen ve çeşitlenen ihtiyaçları karşılamak üzere, üretimin bilgi teknolojileri (ki bu teknolojiler grup teknoloji­ lerinin, CAD, CAM ve FMS'lerin doğmasına neden olmuştur) yardımıyla dünya ölçeğinde gerçekleştirilip dağıtımına olanak sağladığı "esnek üretim" ve " esnek uzmanlaşma", sanayi ötesi topluma geçişin temel simgesi olmuştur. Günümüzde bu yeni dönem, sözedilen gelişmeyi tanımlamak üzere "Post-Fordist" dönem olarak adlandırılmaktadır. Üretim sürecinde yaşanan bu gelişmelere paralel olarak değişim, örgüt ve yönetim anlayışında kendini göstermiştir. Taylorizmle simgeleşen dönemde örgütlere birer makina olarak bakılmış ve örgütler bir kez en iyi şekilde kurul­ duğunda, tıpkı makinalar gibi kendiliğinden işleyeceği savunulmuştur. İnsan-sistem İkilisinde seçimini sistemden yana yapan makina örgüt anlayışı, ağırlıklı olarak tek düze çalışma ortamının geçerli olduğu sanayi toplumu döneminde egemen bir yaklaşım olarak varlık bulmuştur1. Öte yandan bu dönemde geçerli olan sistem yaklaşımının sonucu olarak, kapalı makina örgütlerin başarısızlığından yola çıkılarak, örgütlere birer canlı sistem olarak yaklaşan organik örgüt anlayışının varlık bulduğunu görmekteyiz. Birbirlerine zıt olan bu yaklaşımlardan organik paradigma, makina örgüt anlayışının tersine insan-sistem İkilisinden tercihini, insandan yana yapmıştır. Sanayi toplumu örgütlerini açıklamada kullanılan kuramlar arasında sistem yaklaşımı kuranımdan başka, 1970'li yıllarda yeşeren durumsallık yaklaşımı2, örgütsel 1 Selami Sargut, "Bürokrasinin Türkiye'deki Darboğazı: U lusal K ü ltü r-M a k in a Ö rg iit U zlaşm azlığı", K am u Y önetim i D isiplini S em pozyum u B ildirileri, T ürkiye ve O rta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü, Uluslararası Yönetim Bilimleri Enstitüsü Ulusal Seksiyonu, C ilt 1, Kasım 1995, Ankara, s. 121-141. 1 P.R. Lawrence ve J.W. Lorch, O rg an izatio n an d E n v iro n m en t, Homewood, Irwin., 1969. Giriş 3 ekoloji3, kurumsallaşma4, kaynak bağımlılığı5 ve örgütsel kültür6 kuramları ilk akla gelen örnekleri oluşturmaktadır. Günümüzde artık çoğunlukla sanayi toplumu döneminin gerçeklerine dayalı olarak geliştirilen bu kuramlar, karmaşıklığın ve dinamizmin doruklara ulaştığı sanayi ötesi toplum örgütleri için geçerliliğini kaybetmektedir. Nitekim bu yeni dönemin özelliği gereği, çok yönlülük ve karmaşıklığın bir arada bulunması nedeniyle, yukarıda örnekleri verilen tek bir paradigmanın hegemonyasındaki kuramların geçerliliğinin kaybolduğu, örgüt ve yönetim olgularım açıklamada çok paradigmalılığın ve bunların nasıl bir arada uzlaşabileceklerinin tartışılmaya başlandığım görmekteyiz.7 Yazında bu tartışmayı yapan yazarlara ömek olarak N.Jackson ve P.Carter, J.Hassard, M.Reed ve C.Perrow verilebilir.8 Bu tartışm alar yapıladursun, bugün Post-Fordist üretim ilişkilerinin geçerli olduğu yeni toplumsal* aşam aya gözler çevrildiğinde, bu topluma damgasını vuran mikro işleyicilerin gerek toplumsal, gerek örgütsel değişimi de beraberinde getirmektedir. Nitekim bir örgütsel kaynak olarak ön plana çıkan "bilgi" ve bu kaynağı yaratan ve yöneten teknolojilerin -bilgi teknolojilerinin- toplumun her alanında -bu düzlemde yer alan örgütlerde- yaygın kullanım alanı bulmasıyla birlikte, toplumsal ve örgütsel değişimi harekete geçirdiğine tanık olmaktayız. İşte bu noktadan hareketle, genelde; örgütleri derinden etkileyen bilgi teknolojilerinin örgütlere yönetsel amaçlar için hangi aşamalardan geçerek girdiğini görmek, bu süreç içinde bilgi teknolojilerinin gerek örgütsel yapılan, gerek yönetsel süreçleri nasıl etkilediğini irdelemek; özelde ise ülkemiz örgütlerinin bu teknolojileri yönetim alanında hangi düzeyde kullandıklan ve bu teknolojilerin kullanımı ile yaşadıklan değişimi tespit etmek ve incelemek, bu çalışmanın temel sorun alanım oluşturmuştur. 3 M .T.Hanna ve J. Freeman, T he Population Ecology o f Organizations", A m erican J o n m a l o f Sociology, V o l.8 2 ,1977, s.929-964. 4 J.W. M eyer ve B. Rowan, 'Institutionalized Organizations: Formal Structures as M yth and A m erican J o u r n a l o f Sociology, 1977, Vol.83., s.340-363. Reality", 3 J. Pfeffer, ve G.R. Salancik, T h e E x te rn a l C o n tro l o f O rg an izatio n s, Newyork, H arper and Row, 1978. A. Pettigrew, " O n Studying Organizational Cultures", A d m in istrativ e Science Q u a rte rly , Vol.24, 1979, s. 570-581. ‘ 7 Nitekim ülkem izde de B. Üsdiken, 13-14 Ekim 1994 tarihleri arasında TO D AİE tarafından düzenlenen Kamu Yönetimi Disiplini Sempozyumun'da "Ö rgüt Kuramında Yeni Yol Ayırımları: Kuzey Amerika, Avrupa ve Türkiye " başlıklı bildirisiyle yaptığı sunum da bu tartışm aya değinmiştir. * Bu tartışm alar hakkında bilgi için şu kaynaklara başvurulabilir: J. Hassard, "M ultiple Paradigms and Organizational Analysis : A Case Study", O rg an izatio n S tudies, Vol.12, s. 275-299; REED, M. R ethinking O rg an izatio n , Sage Pub., London, 1992. 4 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Ülkemiz örgütlerinin özellikle, 1980'li yılların ortalarından bu yana yoğun olarak bilgi teknolojilerine yatırımlara giderek, yönetim alanında bu teknoloji­ lerden yararlanmaya başladıkları ve bu teknolojilerin henüz başlangıç düzeyinde olsa da kimi örgütsel değişimlerin ip uçlarım vermeye başladığı varsayımından yola çıkılarak yapılan bu çalışma, dört bölümde yürütülecektir. Bunlardan birinci ve ikinci bölüm, daha çok konuyla ilgili yapılan yazın taramasıyla elde edilen bilgiler temelinde; üçüncü ve dördüncü bölüm bu kaynaklardan elde edilen bilgiler ışığında, ülkemiz örgütleri üzerinde yapılan araştırma sonuçlarına dayalı olarak işlenecektir. Birinci bölümde; toplumsal gelişme aşamalarına, bilgi ve yönetimine, bilgi teknolojileri (BT) alanındaki geüşmelere ve bu teknolojilerin örgütlere sundukları olanaklara yer verilecektir. Dört başlık altmda ele alınan bu bölümde; öncelikle toplumlann geçirdiği aşamalara kısaca değinilerek, bugün ulaşılan aşamaya hangi deneyim ve birikimlerle gelindiği ortaya konulacaktır. Sonra, yeni aşamada önem kazanan bilgi kavramı ve bu kaynağı işleme ve yönetme süreçleri ile örgüt­ lerin bilgi işlem performansını değerlendirme konulan ele alınacaktır. Son olarak, bu yeni aşamanın araçlan olan bilgi teknolojileri ve sistemlerinin temel unsurlan ile, bu teknolojilerin örgütlere sunduklan olanaklardan söz edilecektir. İkinci bölümde; yönetim destek sistemleri başlığı altmda, en temel yönetsel düzeydeki ihtiyaçlara yanıt veren veri işleme sisteminden başlayıp, yönetime rapor sunma ve kimi rutin olmayan kararlan almaya varıncaya kadar destek sunan bilgi sistemlerini geliştirme modellerine, uygulama alanlarına ve bu sistemlerin; planlama, kontrol ve karar almadan oluşan yönetim işlevleriyle olan ilişkilerine yer verilecektir. Üçüncü bölüm, ülkemizde faaliyet gösteren kuruluşlarda önceki bölüm­ lerde ele alman bilgi teknolojileri ve yönetim destek sistemlerinin, yönetim alanında kullanım düzeyinin tespiti amacıyla yapılan araştırma ve sonuçlarına ayrılmıştır. Araştırma kapsamına, Interpro tarafından 1994 yılı itibarıyla toplam donanım değerleri bakımından" İlk 100 Bilgisayar Kullanıcı Kuruluş" olarak tespit edilen kuruluşlar alınmıştır. Araştırmada tarafımdan geliştirilen anket formu9 kullanılmıştır. Toplam 83 kuruluşun yanıtladığı bu formla elde edilen veriler, SPSS (Statistical Packages for Social Science) paket programı ile değerlendirilerek raporlaştınlmıştır. Burada önce araştırma kapsamında ele alman problemler, araştırmanın amacı, önemi, varsayımları, sınırlılıkları ve yöntemi üzerinde durulacaktır. Daha sonra, bulgular ve yorum başlığı altmda; araştırmaya katılan kuruluşların faaliyet alanları, bilişim personel durumu, BT'ne yaptıkları yatırımlar, kullandıkları bilgisayar sistemleri ve iletişim ağlarının yer aldığı genel bilgilere yer verilecek ve bu kuruluşlarda yönetim destek sistemlerini 9 EK-2. Giriş 5 kurma ve kullanma ile, bunları yönetim işlevleri ve yönetsel işlerde kullanma düzeyleri incelenecektir. Örgütlerde değişim, teknolojik gelişmelere koşut olarak kapasite ve yetenek­ leri hızla artan BT'nin örgütlerde her alanda kullanılmasıyla birlikte, kendini göstermeye başlamıştır. Değişim kendini öncelikle bilgisayar destekli makinalann insangücü yerine ikame edilmesiyle işsizlik yaratma şeklinde göstermiş, zamanla bu işlerin kapsamım ve gereksinim duyulan personelin niteliklerini etkilemiştir. Bilgi teknolojileriyle ortaya çıkan değişimin dinamiklerini incelemek ve buradan elde edilen ipuçlarını değerlendirerek düzeltici kimi önlemleri zamanında almak, örgütlerin uzun soluklu olması için kaçınılmazdır, işte çalışmanın dördüncü bölümü bu ihtiyaçtan doğmuştur. Burada önce BT'nin örgüt yapılan, yönetim süreçleri, iş ve personel üzerine etkileri üzerinde durulacak, ardından bu bilgiler ışığında bilgi teknolojilerini yoğun olarak kullanmaya başlayan ülkemiz ticari banka örgütlerindeki değişim ele alınacaktır. Çalışmada bilgi teknolojilerinin örgütler üzerine etkilerini tespit etmek üzere, ticari banka örgütlerinin seçilme nedeni, ülkemizde bilgi teknolojilerine yoğun yatırım yapan ve yönetsel işlerinde ağırlıklı olarak kullanan sektörün bankalar olmasıdır. Nitekim bankalar, Interpro tarafından her yıl yapılan Türkiye'nin "İlk 100 Bilgisayar Kullanıcısı" sıralamasında ön sıralarda yer almaktadır. Bu araştırmada iki kaynaktan yararlanılmıştır. Bunlardan birincisi, 1994 yılı itibarıyla sahip oldukları toplam donanım değerlerine göre ilk 100 bilgisayar kullanıcısı sıralamasında önde gelen ve bu kuruluşlar üzerinde yaptığım araştır­ mada yönetim işlevlerinde BT'ni yoğun olarak kullandıklarım tespit ettiğim bankalarla bizzat yaptığım görüşmelerdir10. Bankaların örgütsel değişimden sorumlu organizasyon metod bölümü yöneticileri, BT yönetiminden sorumlu BÎM ve BT'ni yoğun olarak kullanan diğer bölüm (krediler gibi) yöneticileriyle görüşmeler yapılmıştır. İkincisi ise; yazmda yer alan konuyla ilgili daha önce yapılmış araştırmalar ve incelemelerdir. Her iki kaynaktan elde edilen bulgular birlikte değerlendirilerek, BT'nin Türkiye'de faaliyet gösteren ticari bankaların örgüt yapılarım ve yönetim süreçlerini nasıl etkilediğine ilişkin ipuçları elde edilmeye çalışılacaktır. Ancak genel eğilimleri ortaya koyan bu ip uçlarının kalın çizgiler olarak kendini göstermesi için bilgisayarlaşma açısından zamana ve bu konuda daha çok ilerlemeye gereksinim bulunmaktadır. Çalışmanın son bölümü ise, bu aşamaya kadar ulaşılan sonuçlara ve bunların değerlendirilmesine ayrılmıştır. 10 Yapı ve Kredi Bankası, İş Bankası, Vakıflar Bankası çalışmanın üçüncü bölümünde yer verilen alan araştırmasında BT'ni yönetsel açıdan yoğun kullanan bankalar olarak tesbit esilmiştir. Bu niteliklerinden dolayı adı geçen banka yetkilileriyle BT'nin banka örgütlerinde gündeme getirdiği değişimi tesbit etmek üzere görüşme yapm aya k arar verilmiştir. Konuyla ilgili önceden hazırlanan tem el başlıklar çerçevesinde bu bankaların başta BÎM yöneticileri olm ak üzere, haberleşme, organizasyon-metod, personel ve insan kaynaklan ile kredi bölümü yöneticileriyle görüşm eler yapılmıştır. 6 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Bu çalışmada yapılan araştırma ve incelemelerin, sanayi ötesi toplumunubilgi toplumunu- biçimlendiren bilgi teknolojilerinin örgütlere sundukları olanak­ lardan ve harekete geçirdikleri değişimin izlerinden yola çıkarak, bu yeni aşamada yer alacak örgütleri anlama ve açıklamada kullanılabilecek yeni paradigma ve kuramların geliştirilmesine bir nebze de olsa ışık tutacak verileri sağlaması ümit edilmektedir. BİRİNCİ BÖLÜM BİLGİ TOPLUMU VE ÖRGÜTLERDE BİLGİ TEKNOLOJİLERİ Yirmi birinci yüzyılın eşiğinde bulunan günümüz toplumu, bugüne kadar bilim ve teknoloji alanında ulaşılan gelişmelere paralel olarak; ilkel toplum, tarım toplumu ve nihayet gelişiminin doruğunda olan sanayi toplumu aşamalarından geçerek, bir başka yeni aşamanın sancılarım yaşamaktadır. Sözü edilen her aşama, kendine özgü teori ve ilkeleriyle biçimlenen toplumsal kurum ve uygulamalara sahne olmuş ve olmaya devam etmektedir. Tüm bu aşamaları ortaya çıkaran, biçimleyen, derinden etkileyen ve ortadan kaldıran temel faktörün, bilim ve teknoloji ile bu alanda yaşanan gelişmelerin olduğu görülür. Nitekim ilkel toplumdan taran toplumuna ve tarım toplumundan sanayi toplumu­ na geçişte, üretim teknolojisi alanında ulaşılan makinalaşmamn önemi büyüktür. Bugün ise ileri sanayi toplumundan, sanayi ötesi aşamaya geçişte vazgeçilmez ve tükenmez bir kaynak olarak önem kazanan bilginin elde edilmesi, işlenmesi ve yönetilmesinde ulaşılan bilgi teknolojileri belirleyici rol oynamaktadır. Öyle ki artık bilginin ve bilgi teknolojilerinin vazgeçilmez olduğu bu yeni toplumsal aşama, bilgi toplumu olarak adlandırılır olmuştur. Bu yeni toplumsal aşama, ister "bilgi toplum u", ister "sanayi ötesi toplum ", isterse "postm odernist toplum " olarak adlandırılsın; kabul edilen bir gerçek var ki, yeni toplumsal aşamanın kendine özgü kurumlan ve ilkeleri bulun­ duğu ve artık eski kural ve ilkelerin geçerliliğini kaybettiğidir. Bu yeni aşamayı biçimleyen faktörler olarak ileri sürülen "bilgi" ve "bilgi teknolojileri" ve bunların sunduğu olanaklar hakkında bilgi sahibi olmak, yeni toplum düzeni içinde varlık gösterecek örgütlerin tasarlanması, yönetilmesi ve faaliyetlerinin sürdürülmesine önemli katkı da bulunacaktır. 8 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim A. B İL G İ TO PLU M U N A G E Ç İŞ İnsanlık günümüze kadar kendine özgü karakteristikler taşıyan farklı toplumsal aşamalar geçirmiştir. Bunlar sırasıyla doğa ve avlanmaya dayalı "ilkel toplum ", arkasından, " ta rım toplum u", buhar gücünün sanayide kullanılması ile başlayan "sanayi-endüstri toplum u" ve nihayet bilginin bir kaynak olarak ön plana çıkması ile ve bu kaynağı işleme ve yönetmede kullanılan teknolojideki gelişmeler neticesinde yaşanmaya başlanan "sanayi ötesi toplum ", genel kabul görmüş deyimiyle, "bilgi toplum u"dur. Orta çağda insanlığın büyük bölümü, ilk çağların göçebe yapısından ayrılarak, yerleşik tarım uygarlığı içinde yaşamlarım sürdürmeye başladı. 18.ve 19.yüzyılda Sanayi Devrimi'ni gerçek­ leştiren toplumlar, sanayileşmiş ülkeler sınıfında yer ahrken; bu değişime siyasal, ekonomik ve hukuki yapılarıyla uyum sağlamayan toplumlar, gelişmemiş ya da gelişmekte olan ülkeler olarak adlandırıldı. Bugün Sanayi Devrimi'nin öncüleri olan ülkeler, teknolojik gelişmelerin sundukları olanakları en etkili biçimde kulla­ nabilmelerinin sonucu olarak, ileri sanayi toplumu uygarlığını aşmaktadırlar. Alvin Toffler'in deyimiyle, ikinci dalga toplumunu oluşturan bu ülkeler, üçüncü dalga uygarlığını yaşamaya adım atmışlardır.1 Günümüze kadar insanlık tarihinde yaşanan gelişmelerin seyrine bakacak olursak, yerleşik tarım düzenine geçişin ancak bin yalda gerçekleştiğini, buna karşın, tarım toplumundan sanayi toplumuna geçişin yalnızca üç yüzyılda gerçekleştiğini görürüz. Bugün toplumsal gelişmelerin seyri oldukça hızlanmıştır. Nitekim bu yeni uygarhğa geçişin çok daha kısa süre içinde olacağı beklenmektedir. Sanayi ötesi toplumlar olarak adlandırılan üçüncü dalga toplumlannı büyük bir kitle, artık günümüzde toplumlan derinden etkileyen ve biçimlendiren bilgi ve bunu işleyen teknolojide ulaşılan ileri aşama nedeniyle "bilgi toplumu" olarak adlandırmaktadır. Her ne kadar bugün, uygarlığın ulaştığı düzeyi adlandırma üzerinde henüz tam bir fikir birliğine varılmış değilse de, yeni uygarlığı betimlemek üzere kimileri "uzay çağı", kimileri ise "elektronik çağ"dan sözetmektedir. Ancak, özellikle 20. yüzyılın son çeyreğine damgasını vuran ileri bilgi teknolojileri ve bunların toplumsal ve ekonomik gelişmeye sundukları olanaklar, Toffler'in üçüncü dalga olarak betimlediği uygarlığın "bilgi toplumu" ya da ülkemizde kimi yazarların benimsediği şekilde, "bilişim toplumu" olarak adlandırılmasının isabetli bir tanım olduğunu göstermektedir. Bugün işleyiş biçimi, kurumlan, normlanyla ikinci dalga olarak adlandırılan sanayi top­ lumundan oldukça farklı niteliğe sahip olan bu uygarlık, nasıl adlandınlırsa adlandırılsın, yapışım belirleyen bir takım özellikleri bünyesinde taşımaktadır. Bu çalışmada, günümüzde ulaşılan uygarlık düzeyinin bilgi toplumu terimi ile 1 Alvin Toffler, (Çev. Ali Seden) Ü çüncü D alga, Bilimsel Sorunlar Dizisi, Altın Kitaplar, 1981. Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 9 betimlenmesi benimsenmiştir. Bilgi toplumu, bilgi üretimi ve etkdeşiminin olduğu toplum olarak düşünülmektedir. İlerleyen bölümlerde bu topluma geçişte yaşanan değişimler ve genel olarak bu toplumun temel özellikleri üzerinde durulacaktır. 1. TARIM TOPLUMUNDAN SANAYİ TOPLUMUNA Toffler'in birinci dalga olarak betimlediği tarım toplumunun egemen olduğu dünyada insanlar, ilkel ve uygar olarak ayrılmaktaydı. İlkel olarak adlandırılan insanlar kabileler halinde yaşayan, avlanma ve meyve toplama suretiyle yaşam­ larım sürdürme çabasmda olan ve dolayısıyla tarım devrimi ile karşılaşmamış kişilerdi. Uygar olarak adlandırılan toplumda ise, insanlar yerleşik düzende tarımla uğraşmakta ve geçimlerim toprağı işlemek suretiyle sağlamaktaydı. Bu toplumlarda ekonominin, aile yapısının ve kültürün temelinde "to p ra k " bulun­ maktaydı. Temelde merkeziyetçi olmayan ekonomik yapı içinde, her topluluk kendi ihtiyaçlarım karşılayabilmekteydi. MÖ 8000 yıllarında başlayan ve yaklaşık olarak 1750'lere kadar süren tarım toplumunda basit bir iş bölümü bulunmaktaydı2. Sınırları oldukça belirli olan toplumsal sınıflan; soylular, din adamlan, savaşçılar ve köleler oluşturmaktaydı. Sanayi toplumu işte bu nitelik­ lere sahip bir dünyada varlık göstermeye başladı. Kitle halinde üretimlerin yapıldığı büyük fabrikalar, tarlaları sürmek üzere geliştirilen traktörler, bürolar­ daki daktilo makineleri ve hayatı kolaylaştıran diğer pek çok alet, araç ve gereç sanayi toplumunun yarattığı ürünler olarak karşımıza çıkmıştır3. Bu getirileri ile sanayi toplumu dünyaya en etkili damgasını vuran dalga olmuştur. Tarım toplumundan sanayi toplumuna geçerken insanlığın yaşadığı değişme, yenilenme ve dönüşüm süreci, günümüzde bilgi teknolojilerindeki hızlı gelişme­ lerle varlık bulan bilgi toplumuna dönüşümde de oldukça kapsandı ve derin yaşanmaktadır. Bilgi teknolojileri insanlığa yeni fırsatlar yaratırken, toplumun yapısını da şekillendirmektedir. Elbette bu toplum içinde faaliyet gösteren ve yaşama savaşı veren örgütler ve bireyler de bu değişime ve yenilenme sürecine doğrudan maruz kalmaktadırlar. Bilgi toplumunun gerektirdiği yapısal ve köklü değişimleri yapabilmek, örgütler için yaşamsal bir zorunluluk olarak ortaya çıkmaktadır. Sanayi toplumu, teknolojik gelişmelerin ekonomiye ve üretim sürecine girmesiyle, tarıma dayah geleneksel toplum yapısının çözülmesiyle doğmuştur. Bu değişim sürecinde ortaya çıkan yeni sosyal yapdan ve yeni durundan şöyle özetleyebiliriz: 2 a .k , s.33. 3 a . t , s.45. 10 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim - Evlerde ve el tezgahlarında yürütülen üretim fabrikalarda yapılır oldu. Böylece konut ve işyeri birbirinden ayrıldı. Bu durum evden işe, işten eve yoğun bir trafik akışına neden olmuştur. - Fabrikalarda yürütülen kitle üretim, kent yapısını ve kentleşmeyi değiş­ tirmiştir. Geniş olan aile yapısı kan, koca ve çocuklardan oluşan çekirdek yapıya dönüşmüştür. - Tarım toplumunda serf olan köylüler, sanayi toplumunda endüstri işçisi olmuştur. Toprak sahibi olan aristokratlar ise sanayi toplumunun buıjuvazileri olarak toplumun üst ve saygın sosyal kesiminde yer almışlardır. - Sanayi toplumunda tanm toplumunun tüm kurum lan yenilenmiş ve bun­ lara yenileri eklenmiştir. Gerek kurumlar, gerek bireyler için akılcı davranışlar ön plana geçmiştir. Bunun sonucu olarak işbölümü, ekonominin vazgeçilmez unsuru olmuştur. Yeni teknolojilerin üretimde kullanılması ve işbölümü kitle üretimlere olanak sağlayarak sürekli olarak üretim artışına neden olmuştur.Bu durum ülkeleri, gerek üretime girdi olan hammaddelere ulaşma, gerekse çok büyük hacimlerde üretilen ürünleri pazarlamak üzere, yeni pazar arayışlarına zorlamıştır. - Sanayi toplumuna geçildiğinde, taran toplumunda yüzde 80'lere varan tarımsal üretim, yerini sanayi ürünlerine bırakmıştır. Öyle ki bu dönemlerde, tarımsal ürünlerin payının yüzde 5'lere kadar düştüğü görülmüştür. Sanayi töplumunun başlangıcında gıda ve tekstil gibi temel ürünlerle ilgili sektörlerde önemli geüşmeler sağlanırken, sonraları demir çelik, kimya, otomobil ve uçak gibi ara ye yatırım mallan sanayi ağırlıkla gelişmeye başlamıştır. Sanayi toplumu yukanda belirtilen gelişmelerin sonucunda teknolojisi, eko­ nomisi ve sosyal yapısı ile öncülü olan tarım toplumundan oldukça farklı yeni bir toplum yaratmıştır. Dinamik özellik taşıyan bu yapı sürekli olarak gelişmekte ve değişime uğramaktadır. Tarım ve sanayi toplumunun genel yapışım ortaya koyan özellikler Tablo l'de özetlenmiştir. 2. SANAYİ TOPLUMUNDAN BİLGİ TOPLUMUNA 21.yüzyıla geçişe çok az zaman kala, insanlık bugün sanayi devrimi ile yaşanan köklü değişim ve dönüşüme benzer bir süreci yaşamaktadır. Başlangıcı 20.yüzyılın son çeyreğine rastlayan bu dönüşümde yeni toplum düzeninde yer alacak kurumlar ve yapılan bugünden kısmen belirginleşmiştir. Yeni toplum yapısı ve işleyişinin nasıl olacağı konusunda, pek çok araştırmacı ve fütürist, düşünceler üretmekte ve çeşitli kestirimlerde bulunmaktadır. Tüm bu araştır­ macıların üzerinde hem fikir olduklan gerçek, artık sanayi toplumunun doğurduğu kurum, norm ve kuramların bugün sürekli değişen toplumsal yapıya Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 11 uymadığı ve bu yeni durumlara uygun yapı ve kuramların geliştirilmesi gerektiğidir. Buradan hareketle, bugünün toplumsal yapışım biçimlendirmeye yönelik yeni olguların ortaya atıldığı görülmektedir. Peter Druker'a göre günümüzde en büyük değişme, "devlet anlayışı ya da ekonomi biliminde" olmayıp, özellikle kapitalist toplumlann sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçmesinde olmaktadır. O'na göre bu değişim; bilgi işçiliğine geçiş, bilgi ve eğitime olan yöneliş, bilginin hızla ekonominin temeli ve gerçek sermayesi haline gelmesi, örgütlerin bilgiye dayah kuruluşlara dönüşmesi, bilgi işçilerinin toplumun değer ve normlarım belirleyen gruplar olması gibi niteliklere sahiptir.4 Değişimin ana hatları olarak sayılan bu niteliklerin hepsinde ortak bir kavrama "bilgi"ye dayamldığı görülür. Geleceğin toplumlanm ve dolayısıyla bu toplumda yer alan örgütleri ve bireyleri doğrudan etkileyen bilgi olgusu ilerleyen bölümde detaylı olarak incelenecektir. Tablo 1 : Tanın ve Sanayi Toplumunun Yapısını Belirleyen Özellikler Sanayi Toplum u Tarım Toplumu Kömür, gaz, petrol (fosile dayah yenilenemeyen) Eneıji İhsan/hayvan gücü, su, rüzgar (Yenilenebüen) Teknoloji Vinç, kaldıraç, pres (kas gücüne Montaj hattı, fabrikalar dayalı) (işiten, duyan, dokunan makineler) Aile Yapısı Toprağa bağlı geniş aile Fabrikalarda çalışan çekirdek aüe Eğitim Yok denecek kadar az Çok önemli Kurumsallaşma Yok İletişim Tüzel kişilik, sınırlı sorumluluk geliştirilmiş Basit bilgi alış-verişi (söz-işaret) Kitle iletişim araçları KAYNAK: Y azar Alvin Toffler'in Üçüncü D alga adlı kitabından yararlanılarak düzenlemiştir. Bilginin önem kazandığı ve bilgi teknolojilerinin bu yeni toplumsal yapıyı biçimlendirmede itici rol üstlendiği sanayi ötesi toplumu tanımlayan açıklamalar üzerinde durmak, bilgi toplumunun neyi ifade ettiğim anlamada yararlı olacaktır. Bilgi toplumu, her şeyden önce bilgiye değer veren, kullanmasını bilen ve bilgi üretebilen toplumdur. Bu toplum bilgi teknolojilerinden yaygın biçimde yararlanmasını bilen aktif ve edilgenlikten kurtulmuş toplumdur. Bu özellikleri ile bilgi toplumu, bilgi teknolojileri ile biçimlenmektedir. Bilgisayar,' donanım, yazılım, iletişim ve sistemlerinden oluşan bilgi teknolojileri, günümüzde insan Peter Druker, ( Çev. Birtane Karanakçi) Y en i G erçek ler, T ürkiye İş Bankası Kültür Yayınlan,Genel Yayın No:315, Tisam at Basım Sanayii, 1991, Ankara, S.177-178. * 12 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim yaşamının, evriminin dinamiğini oluşturmaktadır. Bilgi teknolojileri dünyada köklü değişimlere neden olmuştur ve yakın gelecekte de olmaya devam edecektir. Bilgi toplumunda, sanayi toplumunda ön planda olan maddi ürünler yerine, bilgi teknolojileri sayesinde bilgi üretimi önem kazanmaktadır. Sanayi toplumuna geçişin temel motoru, buharlı makinelerin keşfi olurken, bilgi toplumuna geçişte bilgisayarlar, iletişim teknolojisi, mikro elektronik, robotlar, biyoteknoloji ve ^fiber optikler gibi yeni makine ve malzemelerin üretimi, itici rol oynamaktadır. Bir toplumun bilgi toplumu aşamasını yaşamaya başlamasını tespit etmede şu iki kritere bakılabilir: (1) Bilgi sektörü payının GSMH'daki payı (2) Bilgi sektöründe çalışan işgücünün toplam nüfusa oram. Bu tespitte kullanılabilecek bir başka kriter de kişi başına telefon sayısı ya da uluslararası yapılan telefon görüşmesidir. Bu kritere bakıldığında; 1980 yılında bilgi toplumu aşamasını yaşayan ABD'de 100 kişi başına düşen telefon sayısı; 78.8, İngiltere'de 47.7, F.Almanya'da 46.4, Japonya'da 46 ve îşviçre'de 40.1 iken; henüz sanayileşmesini yeni yeni gerçekleştiren G.Kore'de 9, Yunanistan'da 28.9 ve ülkemizde ancak 4.2'dir. 1984 yılma gelindiğinde kişi başına düşen telefon sayısı en yüksek artış oram ile (%92) G.Kore'de 17.3'e, ülkemizde %69 artış ile 7.1'e, F.Almanya'da %28 artış ile 59.9'a, Yunanistan'da %23 artış ile 35.5'e ve bilgi toplumunu yaşayan Japonya'da daha düşük artış oram (%16) ile 53.5'e yükselmiştir5. Görüldüğü gibi, ülkemizde 1980'lerin başmda iletişim olanakları içinde en temel araç olan telefon sayısı bakımından diğer ülkeler arasında oldukça alt şualarda yer alırken, 1984 yılına gelindiğinde bilgi toplumu olmada bir adım öne geçmek üzere yüz kişi başına telefon sayısını, giriştiği köklü iletişim alt yapı çalışma­ larıyla bir nebze de olsa yükseltmiştir. Elbette ki bilgi toplumu olmada bu kriter tek başına bir gösterge olmasa da kaba taslak ülkenin ne ölçüde bildirişimde bu­ lunduğunun bir göstergesi olarak fikir verebilmektedir. Diğer taraftan, uluslar­ arası kişi başına düşen telefon görüşmesi kriterine göre ülkemizin durumuna bakıldığında, bu kriter de ülkemizin, henüz bilgi toplumu olma sürecinde oldukça başlarda olduğunu göstermektedir (Tablo 2 )6. Günümüzde insanlık teknolojik yenilikler ve bunların yönetimi konusunda sanayi toplumunun insanına göre daha bilinçlidir. Bilgi toplumunun getireceği yenilikleri yönetmede daha donatımlı olan ulusların, bu yeni toplum düzeninde dönüşüm ve değişim sürecine daha duyarh olması ve zaman geçirmeden uyum sağlaması, gelecek dünya düzeninde üstün olmasına katkıda bulunacaktır. 5 S tatistical Y earb o o k s, UN, 1980,1984. 6 Bu tablo Computerworld dergisinde yer alan Enformasyon Fakiriyiz: Bazı Ülkelerde Kişi Başına Uluslararası Telefon Görüşmesi (M I'IT ) tablosundan yararlanılarak hazırlanmıştır. Computerworld Monitor, S. 3, 16-22 Ocak 1995. Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 13 Tablo 2 Bazı Ülkelerde Kişi Başma Düşen Uluslararası Telefon Görüşmesi (1990, OECD) Ü lkeler L ü k sem b u rg .İsv içre G örüşm e Sayısı 423.7 209.2 B elçika 82.-3 O E C D O rta la m a sı 21.1 İsp an y a 18.4 Japonya 9.4 T ü rk iy e 3.4 D ü n y a O rtalam ası 7.3 Bilgi toplumuna doğru yol alırken, bu dönüşümle ortaya çıkabilecek bir takım yönetsel sorunlar üzerinde durmak gerekecektir. Bu sorunları şöyle sıra­ layabiliriz:7 Uygun bir örgüt yapısı tasarlamak; üst yönetim kademelerinde çalışacak personelin temin edilmesi, hazırlanması ve sınanmasını sağlamak çok sayıda uzmanın bulunduğu kuruluşlarda gelecekle ilgili görüş ve düşüncelerde birlik sağlamak ve uzmanların ödüllendirilmeleri, takdir edilmeleri, mesleki ilerlemelerini sağlayacak yollar geliştirmek. Bu sorunları incelemek ve bunların yanıtlarını araştırmak, bilgi toplumuna geçişi kolaylaştırıcı rol oynamaktadır. Sanayileşmeyi henüz gerçekleştirme çabasında olan ülkemizde, bu konular üzerinde vakit geçirmeden durmak, 21.yüzyıla her açıdan hazır olmak bakımın­ dan önem taşımaktadır. Bunun için her şeyden önce, bilgi kavramına daha yakın­ dan bakmak gerekir. Bu toplumun temel direği ve vazgeçilmez kaynağı olan bilginin; işlenmesi, yönetilmesi ve örgütler için önemi üzerinde durmak, öncelikli konular arasmda bulunmaktadır. B. Ö R G Ü T L E R D E B İL G İ V E Y Ö N ET İM İ Bilgi teriminin sanayi ötesi toplum aşamasına geçişin yaşandığı günümüzde sıkça kullanıldığına tanık olmaktayız. Bu terim gerek İngilizce'de gerek Türkçe'de farklı anlamlar yüklenerek kullanılmaktadır. Örneğin İngilizce'de information ve knowledge terimleri kimi zaman aynı anlamda kimi zaman ise farklı anlamlar yüklenerek kullanılmaktadır. Ülkemizde de bu terimlerin karşılığı olarak veri ve bilgi deyimleri zaman zaman aynı anlamda zaman zaman ise farklı anlam ifade edecek şekilde kullanılmaktadır. Ancak sanayi ötesi topluma sahip olduğu önemden dolayı adım veren bu terimlerin bilgi teknolojileri ve sistemleri 7 a-k., s.219. 14 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim alanında kullanımlarına dikkat etmek gerekmektedir. Çünkü bu terimler aşağıda açıklanacağı üzere farklı içeriklere sahiptir. Dolayısıyla bilginin yönetiminde de bu farklılığın göz önünde bulundurulması, konuyla ilgili rasyonel kararların alınm asın a zemin hazırlayacaktır. Bu bölümde bilgi kavramı açıldığa kavuşturul­ duktan sonra sırasıyla; örgütlerde bilginin önemi, bilgi işleme süreci ve yöntem­ leri, örgütlerin bilgi işlem performanslarının değerlendirilmesi ve bilgi kaynakla­ rının yönetimi ele alınacaktır. 1. KAVRAMSAL OLARAK BİLGİ Çok boyutlu bir kavram olması nedeniyle bilgi, değişik bağlamlarda değişik amaçlar için, farklı biçimlerde kullanılabilmektedir. Bunlardan veri (data) ve bilgi (inform ation) kavranılan, sık sık kanştınlm akta ve kimi zaman bu kavram­ lar yanlışlıkla birbirlerinin yerine kullanılmaktadır. Bilgi teknolojileri ve sistem­ leri yazınında, bu iki kavrama ilaveten üçüncü bir bilgi kavramı -üst bilgi (knowledge)-daha bulunmaktadır ki, aşağı yukan bu kavram da ilk bakışta diğer iki kavramın yüklendiği anlamı çağnştırmaktadır. Ancak, bu üç terim anlam bakımından birbirlerinden farklıdır. Her biri bilgi işleme sürecinin değişik aşamalarında çıktı olarak ortaya çıkan ürünlerdir. Bu açıdan bakıldığında veri, bu sürecin temel hammaddesi olarak ve çeşitli sembol, harf, rakam ve işaretlerle temsil edilen, ham işlenmeye hazır işlenmemiş gerçekler ya da izlenimlerdir.8 Ülkemizde bilişim alanındaki pek çok kavramın tanımlanması ve yerleşmesine büyük katkıları olan Köksal'a göre veri, "Olgu, kavram ya da komutları, iletişim, yorum ve işlem için elverişli biçimsel ve uzlaşımsal bir gösterimi"9 dir. Bilgi ise, verilerin, karar alma sürecine destek suna­ cak şekilde anlandı bir biçime getirilmek üzere, analiz edilerek işlenmesiyle ulaşı­ lan sonuçlardır. Koksal bu tanıma benzer şekilde bilgiyi, "Bilgi işlemde kullanı­ lan uzlaşımsal kurallardan yararlanarak kişinin veriye yönelttiği anlam"10 olarak tanımlamaktadır. Bilgi mevcut karar durumu ile doğrudan ilgilidir. Ü st bilgi terimi de spesifik bir amaca yönelik olarak bilgilerin çeşitli analiz, sınıflama ve gruplama işlemlerinden geçirilerek, ileri zaman diliminde potansiyel olarak kulla­ nılma hazır hale getirilmiş bilgidir.11 Üst bilgi, yargılama ile elde edilen deneyim­ lerdir. Üst bilgiler, biçimsel olarak kütüphanelerde ya da dokümantasyon merkez­ lerinde tutulmaktadn. Bu bilgilerin gelecekte kullanılma potansiyeli olduğu * A M Me Donough, In fo rm a tio n E conom ics A nd M a n ag em en t System s, Me Graw Hill, New York, 1963, S.71. 9 Aydın Koksal, Bilişim T e rim le ri Sözlüğü, T ü rk Dil Kurumu Y ayınlan, No: 476, Ankara, 1981, S.84. 10 ajk., s.26. 11 a-k., s.87-88. Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 15 varsayılır.12 Veri, bilgi ve üst bilgi olarak tanımladığımız temel bilişim terimle­ rinin iletişim esnasında sahip oldukları nitelikleri belirtmek üzere, şöyle bir sınıf­ lama yapılabilir (Şekil 1). Veri ve bilgi arasındaki farkı anlamak; iki nedenden dolayı önem arz etmektedir. Birincisi, yöneticilerin bilgi gereksinimleri ile veri temelli gereksinim­ lerine göre tasarımlayabilme; ikinci ise, karar verme düzeyindeki kişilere veri yerine, bilgi sağlama gerekliliği olmaktadır.Veri her ne kadar karar alıcıyı bilgi­ lendirmede kullanilan temel malzeme ise de, eldeki tüm veriler etkili kararlar almada gerekli bilgi üretemeyebilir. Pek çok örgütte oldukça fazla verilerin tutulduğu bir veri havuzu olmasına karşın, karar alıcıların, bu geniş veri havuz­ larından yararlanma olanakları kısıtlı olabilmektedir. Bu duruma meydan verme­ mek için, örgütün bilgi sistemi tasarlanırken, "bilgi" ile ne kastedildiğinin ortaya konması gerekir. Bilgiler karar vericinin ihtiyaçlarım karşıladığı sürece bir anlam taşırlar. Kişisel ve örgütsel etkili kararlar almada kilit rol üstlenen bilgilerin, belirli niteliklere sahip olması gerekir. Bilginin değerini belirleyen temel nitelikler; doğruluk, noksansızlık, zamanlılık, uygunluk, yerindelik ve ucuzluktur.13 \ Şekil 1: Veri, Bilgi, Üst Bilgi KAYNAK: IBM Sem iner N otlan, 1993 (Yayınlanmamış) 12 Me Luhan, L., The Gutenberg Galexy, University o f Toronto, USA, 1962. u Larry Long, M a n ag em en t In fo rm a tio n Systems, Prentice-Hali, New Jersey, 1989, s. 10-11. 16 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim D oğruluk, karara esas olacak bilginin sahip olması gereken en temel niteliktir. Bilgiler hatalardan arındırılmış olmalıdır. Kararın niteliğine göre doğru­ luk derecesi farklılık gösterebilir. Kimi kararlarda yüzde yüz doğru bilgilerin olması gerekirken, kimilerinde ise, bu oranda doğru bilgiye sahip olmak hem ekonomik, hem de rasyonel olmayabilir. Doğruluk derecesinin düşük tutulduğu bilgiler için karar verici, kabul edilebilir düzeyde doğruluk derecesini benimser. Bilginin doğru olması, etkin kararlar almada tek başına yeterli değildir. Bilginin doğru olmasının yanı sıra noksansız da olmalıdır. Eksik bilgi ile ulaşılan karar­ larda hata olasılığı oldukça fazladır. Örneğin fayda\maliyet analizi; fayda ile ilgili tam bilgi ortamında, maliyetle ilgili noksan bilgi ortamında yapıldığında kârlı olmayan projelere onay verme riskini doğurur. Noksansız bilgiye sahip olmak amacıyla gerekli-gereksiz ayırımı yapmadan her türlü bilgiyi karar vericiye sunmak da olumsuz sonuçlar doğurmaktadır. Bu nedenle bilgilerin uygunluk kriteri bakımından da test edilmesi gerekir. K arar vericiye sunulan bilgiler doğru, noksansız ve uygun olabilir, ancak karar esnasında bu niteliklere sahip bilgiler yoksa, ya da geç ulaştırılmışsa; bu bilgilerin hiç bir değeri olmayacaktır. Bu nedenle bilginin zam anında karar vericiye ulaşması gerekir. Bu ise, bilgilerin veri toplama ve işleme sürecinden zaman kayıplan olmadan kısa sürede geçme­ sini gerektirir. Ancak veri işleme sürecinin hızı ile ulaşılan sonuçların doğruluk derecesi arasmda ters bir ilişki vardır. Bu ilişki göz önüne alınarak bilgilerin istenilen düzeyde doğru ve zamanlılığını sağlamaya özen gösterilmelidir. Y ukanda sayılan niteliklere sahip bilgiler, karar vericinin anlayabileceği ve etkili olarak kullanabileceği şekilde iletilmelidir. Böylece karar için gerekli bilgileri edinen karar vericinin eyleme geçmesi sağlanır. Aksi halde yorumlanamayan ve anlaşılmayan bilginin karar vericiye hiçbir faydası olmaz. Davis, bilginin kalitesini etkileyen iki faktörden söz etmektedir. Bunlar taraflılık ve hatadır. Taraflılık faktörünü ortadan kaldırmak, karar verici için nispeten kolaydır. Çünkü tara f tutulduğunun farkına varan karar vericinin buna göre düzeltmelere gitmesi mümkündür. Hatayı düzeltmek daha zor ve uzun bir süreç gerektirir. Bilginin hatalı olması genellikle; ölçme ve toplama yöntemlerinin yanlış olması, veri işlemede hatalı yöntem kullanma, verinin kayıt edilmemesi (unutma, kayıp vb gibi nedenlerle) ya da yanlış kayıt edilmesi, kullanılan prog­ ramların yanlış olması ya da yanlış dosyalama yapılması gibi durumların sonucunda ortaya çıkmaktadır.14 Bu hatalardan kurtulmak için, veri işleme sürecinin her aşamasında kontrol işlemine önem verilmelidir. rü, Son yıllarda hammadde, işgücü ve sermayeye göre önemi artan bilgi faktö­ yöneticileri bilgi kaynaklarım etkin yönetme arayışına yöneltmiştir. 14 Cengiz Yılmaz, Bilgi İşlem ve Y önetim Bilgi Sistem i, Erciyes Üniversitesi, İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi, Yaym No: 2, Kayseri, 1988, s. 22-23. Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 17 Yöneticiler bilgi kaynaklarını yönetmede şu hedefleri gerçekleştirmeye özen gösterir olmuşlardır:15 (1) Etkin bir yönetim bilgi sistemi kurmak suretiyle işletmenin değerini yükseltmek (2) Karar ahcıya doğru zaman diliminde doğru biçimde, doğru bilgiler kazandırmak. Bu hedeflere ulaşmak için öncelikle örgütün bilgi gereksiniminin tam olarak ortaya konması gerekir. 2. ÖRGÜTLERDE BİLGİNİN ÖNEMİ VE BİLGİ GEREKSİNİMİ Günümüzün politik, sosyal ve ekonomik örgütlerinin giderek karmaşık yapıya bürünmeleri, bunların yönetimi ve denetiminde daha fazla bilgiye gereksinim duyulmasına yol açmıştır. Çağdaş örgütlerde ihtiyaç duyulan bilgi miktarı da hacimsel olarak gün geçtikçe artmaktadır. Bu denli çeşitlenen ve büyük hacimlere ulaşan bilgi yığınlarım anlamak, yorumlamak ve anımsamak, gerek kapasite ve gerekse zaman bakımından olanaksızdır. Örgütlerde bu tür bilgiler ancak sistematize edilerek etkili ve verimli kullanılabilir. Genel olarak, örgütlerde geçmişi hatırlamak, bugünü izleyebilmek ve geleceği planlamak amacıyla bilgiye ihtiyaç duyulmaktadır. Bugün artık bilgi, ekonomide en temel kaynak olarak karşımıza çıkmaktadır. Hammadde, sermaye ve işgücünden oluşan geleneksel üretim faktörleri ikincil öneme sahip olmuşlardır. Bu kaynaklan belirli bilgi sağlandığı müddetçe kolayca elde etmek mümkün olabilmektedir. Ancak bilgi kendi başına bir şey üretemez, yalnızca bir iş-görevle bütünleştiğinde üretken olabilir. Bu nedenle bilgi toplumu, örgütler toplumudur ve bu örgütlerin amacı uzmanlık bilgilerini bir işe entegre edebilmektir.16 Bilgi kişisel ve örgütsel kararların temelini oluşturur. Örgütsel hedeflere ulaşmak için tüm örgüt düzeylerinde bilgiye ihtiyaç duyulur. Ancak ihtiyaç duyulan bilginin türü, yapısı ve içeriği bu bilgiyi kullanan birimin işlev­ lerine göre farklılık gösterir. Örgütün alt düzeylerinde bulunan, yürütmeden sorumlu yöneticilerin bilgi ihtiyaçları rutin, günlük, yürütme ile ilgili kararlar için olurken; orta düzey ve özellikle üst düzey yöneticilerin bu ihtiyaçları uzun dönemli kararlar alma ve politikalar oluşturmada ortaya çıkar.17 Örgütün alt kademelerinde alman kararlan çok sayıda ve sürekli tekrar eden nitelikte olup, çoğunlukla bu kararlar programlanabilme özelliğine sahiptir. Bu özellikleriyle alt kademede, daha çok ayrıntılı ve çoğunlukla örgüt içi bilgilere ihtiyaç duyulur. Buna karşın, üst düzeylerde politika geliştirme ve planlamaya yönelik programlanamayan kararlar alındığı için, daha çok özetlenmiş (örgüt içi ve dış kaynaklı) bilgilere gereksinim vardır. Günümüz örgütlerinin yaşamsal 11 “ Larry Long, a.g.e., s . l l . Peter Druker, "The New Society o f Organizations", H a rv a rd B usiness Review, Sept-OcL, 1992, s.95-104. 17 Cengiz Yılmaz, a.g.e., s.28-29. 18 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim kaynağı olan bilginin de bir maliyeti söz konusudur. Ancak soyut nitelik taşıyan bu kaynağın maliyetini belirlemek zordur. Diğer taraftan, bilginin ekonomik olup-olmadığımn tespitinde maliyeti ile karşılaştırmaya tabi tutulacak bir başka değişkene - bilginin değeri - ihtiyaç duyulur. Bilginin değeri; yukarıda ayrıntılı olarak anlatılan doğruluk, kolay, hızlı ve zamanında elde edilebilme, ihtiyaçlara uygun olma, açık, kapsamlı ve esnek olma gibi niteliklerle belirlenir. Bilgi diğer kaynaklardan farklı olarak kullanıldıkça değer kazanmaktadır. Bilginin değeri en anlamlı bir biçimde bir karar bağlanımda kullanıldığında açıklanabilir. Bilgi alınacak kararlan ve yapılacak işleri etkilediği oranda değerlidir. Bilginin ekonomik olması için bilgiyi elde etmenin maliyeti onun değerinden yüksek olmalıda. Bilgi sistemlerinin amacı; bilginin maıjinal değerinin o bilgiyi elde etmenin marjinal maliyetine eşit olduğu optimum noktaya erişmektir. Bilginin değer ve maliyetini belirlemek örgütün bilgi sisteminin boyutunu belirlemede önem taşı­ maktadır. Bir bilgi sisteminin boyutu, tutulan bilgilerin değeri ile maliyetinin eşit olduğu noktaya kadar genişletilmelidir. Örgütlerde bilgisayara dayah bir bilgi sistemi tasarlamak ve gerçekleştirmek için bilgi ihtiyacı örgüt ve uygulama olmak üzere iki düzeyde belirlenmelidir. Örgüt düzeyinde belirlenecek bilgi ihtiyacı ile örgütün bilgi mimarisi tanımlanmış olur. Uygulama düzeyinde belirlenecek bilgi ihtiyacına göre oluşturulacak bilgi sistemi, örgütün bir birimine ya da bir faaliye­ tine hizmet sunar. Bu özelliği ile uygulama olarak geliştirilen bilgi sistemi, örgütün genel bilgi yapısının bir alt sistemi olmaktadır. Örgütlerde bilgi sistemi tasarımına giderken, bu iki düzeyi ayırt etmek gerekir. Örgütün bilgi gereksinim­ leri örgütsel düzey yerine uygulama düzeyinde ele alınırsa aşağıda belirtilen bir takım sorunlarla karşılaşılır:18 1. Bilginin bir uygulamaya ait olması halinde diğer uygulamalar için aynı bilgiye erişimde güçlük çıkabilir. Aynı bilginin birden fazla bilgi yapısı içinde yer alması tutarsız bilgilerin doğmasına neden olabilir. 2. Yeni uygulamalar için bilgi yapılan tasarlamak, mevcutlan yeniden tasarlamayı gerektirebileceği için fazla maliyete neden olabilir. 3. Herhangi bir uygulamaya ait bilgi, o uygulama için geliştirildiğinden, bir başka iş için yapılacak plansız sorgulama ve analiz yapma, zor ve maliyetli olabilir. Bu tür sorunlara meydan vermemek için, bilgiyi örgütün bir kaynağı olarak ele almak ve bilgi ihtiyaçlarım örgüt düzeyinde belirlemek gerekir. Böylece örgütün çeşitli birimleri, örgüt düzeyinde tutulan ortak bilgiyi kolaylıkla sorunsuz paylaşma olanağı elde eder. '* Albert L. Lederer ve Aubrey L. Mendelow, "Information Systems Planning: Top Management T akes Control", Business H o rizo ns, May-June 1988. Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 19 Günümüzde ilişkisel bilgi modellerinin, 4.kuşak programlama dillerinin ve çeşitli kullanıcı ara birimlerin geliştirilmesiyle örgütün bilgi ihtiyaçlarının tes­ pitinde klasik metodolojiler yerine yeni yöntemler kullanma şansı doğmuştur. Klasik metodolojide, bilgi ihtiyaçları uygulama düzeyinde belirlenmekte ve ana­ listler tasarımı kullanıcı isteklerine göre yapmaktadır. Bu yaklaşımda kullanıcı ve analist arasında yeterli işbirliği yapılamamaktaydı. Kullanıcı tam olarak ihti­ yaçlarım belirleyememekte ve temel tasarım kararlarından habersiz kalmaktaydı. Yeni yaklaşıma göre; bilgi ihtiyaçlarının tespitinde, hazırlık ve modelleme olmak üzere iki ana aktivite yürütülmektedir. H azırlık aşam asında; ihtiyaçlar tespit edilmekte ve var olan sistem anlaşılmaya çalışılmaktadır. Bu aşama modellemeye zemin teşkil edeceği için oldukça titiz yapılmalı ve şu noktalara dikkat edilmelidir: İhtiyaçlar çok iyi ortaya konmalıdır; sistemi kullanacak olan ya da bundan yararlanması söz konusu olan kişilerle sistemin getireceği değişim­ lerle ilgili görüşmeye gidilmelidir; gerek fonksiyonel düzeydeki yöneticiler, gerek­ se operasyonel düzeydeki çalışanların karşdaştıklan sorunlar derlenmek, yeni sisteme olan tepkileri toplanmalıdır; yeni sistemde operasyonel düzeyde çalışan­ ların yetenekleri, mevcut donanım ve yazılım nedeniyle kısıtlamalar ve zorunluluklar ortaya konmalıdır. M odellemede; örgütün gerçeklerini ve amaçlarını ihtiyaçlar doğrultusunda belirleme ve belgeleme yoluna gidilir. Modelleme faaliyeti veri ve işlem modeli olmak üzere iki alt bileşen çerçevesinde yürütülür. Bilgi modelinin temelini örgütün izlemek durumunda olduğu ilişkili bilgi elemanlar seti olarak "entity-varlıklar" oluşturmaktadır. Bilgi modelinin belirlenmesinde sırasıyla şu işlemler yapılmaktadır19: 1. "Entity "lerin belirlenerek grafiklerinin çizilmesi. Bu aşamada ihtiyaç olarak belirlenen bilgi elemanlarının "Entity" olup-olmadığı kontrol edilir, bunların hangi bilgi elemanlarından oluşacağı tespit edilir ve belirlenen "Entity" lerin grafikleri çizilir. 2."Entity" tanımlarının yapılması ve bunları oluşturan bilgi elemanlarının üstelerinin hazırlanması. H er "Entity"nin ilişki içinde olacağı diğer 'entity'ler belirlenir. Burada aynı zamanda "Entity'ler için gerekli bilgi elemanları tespit edilir. 3. Bilgi elemanlarının tanımlanması. Bilgi elemanlarının tek tek özellikleri, olası değerleri ve anlamlan belirlenir. Örgütsel düzeye göre gereksinim duyulacak bilgilerin niteliği de farklılık göstermektedir. Örneğin, çoğunlukla rutin ve kayıt tutma işlerinin yürütüldüğü operasyonel düzeyde, kısa döneme ışık tutacak ve rutin raporlarla sunulan bilgi­ w Z iya Aklaş, S tru c tu re d A nalysis a n d D esign o f In fo rm a tio n System s, Englewood, Cliffs, N.J., Prentice-Hall, USA, 1987, s.40-47. 20 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim lere gereksinim duyulur. Buna karşın, üst düzeylere doğru bu gereksinim, "Eğer ise" analizine olanak tanıyan ve çoğunlukla istisnai olarak hazırlanan raporlardan elde edilebilen bilgilere dönüşür (Şekil 2). Örgütün alt düzeylerinde bulunan büro çalışanları, sürekli olarak veri işleme sistemlerine girecek günlük kayıt tutma işlevini gerçekleştirir. Bu kayıtlardan yapılacak sorgulamalar ise, operasyonel düzeyde periyodik raporlar ile kısa dönemli geribesleme olanağı sunar Bu sorgu­ lamalar veri işleme sistemine dayak olarak gekştirilen yönetim bilgi sistemleri (YBS) içinde gerçekleştirilir. Örgütün taktik düzeyini oluşturan orta kademe yönetiminde ise bu iki sistemin üzerine kurulan karar destek sistemleri ile uzun dönemli geri besleme olanağı elde edilir. Bu düzeylerde gereksinim duyulan bilgilerin temel nitehği ise periyodik olmalarıdır. Şekil 2 : Örgütsel Düzeye Göre Bilgi Gereksinimi Kaynak: Long, L.:A_g.e., s.25. Örgütün en üst düzeyinde ise, stratejik kararlara esas olmak üzere gekş­ tirilen uzman ve karar destek sistemleriyle çoğunlukla bir kez alınan raporlar için bilgilere gereksinim duyulmaktadır. Bu düzeylerin her birinde gereksinim duyulan bilgileri işlemede değişik yöntemler kullanılmaktadır. Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 21 3. BİLGİ İŞLEM E SÜRECİ VE YÖNTEMLERİ Veri ve bilginin tanımına uygun olarak, veri ve bilgi işleme süreci farklılık gösterir. K arar alma işleviyle ilgili birtakım istatistiksel verilerin işlenmesi veri işleme, bu sonuçların karar almada yöneticiye yararlı anlandı raporlar haline dönüştürülmesi de bilgi işleme olarak tanımlanabilir.20 Yazında kimi yazarların yeri işleme ve bilgi işlemeyi aynı anlamda kullandıkları görülmektedir.21 Yabancı düde yazılmış çalışmalarda ise bu süreçleri farklı gören yazarların "Data Pro­ cessing" ve "Information Processing" deyimlerini kullandıklarına rastlanılmaktadır. Veri ve bilgi işleme süreci aslında birbirini izleyen işlemlerden geçen bir süreçtir. Veri işlemede girdi olarak işlenmemiş ham veriler, belirli bir süreçten geçerek işlenmiş veri durumuna getirilmektedir. Bilgi işleme sürecinde ise; bu işlenmiş veri (bir anlamda bilgi) ulaşılmak istenen hedefler doğrultusunda, gerekli birtakım süreçlerden geçerek (analiz, raporlama, sınıflama vs.) karar almaya yardımcı bügilere dönüştürmektedir. Burada ulaşılan bilgiler bir başka karar sorunu içinde daha sonra belki yeniden veri işleme sürecine bir ham veri gibi dönebilecektir. Gerek veri işleme gerekse bilgi işleme sürecinde genel olarak kayıt etme, sınıflama, sıralama, hesaplama, özetleme ve rapor etme faaliyetlerinden bir ya da birkaçı yapılmaktadır:22 Bu faaliyetleri kayıt etme, işleme ve raporlama olmak üzere üç farklı grup altında toplayabiliriz. İnsanoğlu bilgi işlemede etkili sonuçlar alabilmek için, sürekli arayış içinde olmuştur. Bilgi ihtiyacı artıkça ve önemi kavrandıkça, bu alana teknolojik gelişmeleri aktarmak suretiyle yeni yöntemlerin geliştirilmesi zorunlu olmaya başlamıştır. Böylece bilgi işlemede kullanılan yöntemler teknolojide ulaşılan aşamalara göre farklılık göstermiştir. Bu amaçla önceleri tamamen el ile yapılan bilgi işlem faaliyetleri günümüzde mekanik ve elektro mekanik bilgi işlem süreç­ lerini de aşarak elektronik ortamlarda bilgisayar aracılığı ile yapılır hale gelmiş­ tir. Teknolojik ilerlemelerin ürünü olarak, bilgi işlemede el ile bilgi işleme, mekanik bilgi işlem, elektro-mekanik bilgi işlem ve elektronik-bilgi işlem olmak üzere dört aşam a yaşanmıştır.23 Bu aşamalar ve sağladıkları avantajlar ve sahip oldukları dezavantajlar Tablo 3 'de sunulmuştur. Tablo 3'den görüldüğü üzere, gelişmiş bilgisayarların üretilmesiyle birlikte, bilgi işleme işlevinde devrim yaşanmış ve bugün artık örgütler çok büyük yığın­ lara ulaşan bilgilerle baş etmek durumunda kalmışlardır. Diğer taraftan büyük 20 Cengiz Yılmaz, a-g.e., s.33; Hayri Ülgen, İşletm e Y ön etim in d e B ilgisayarlar, İstanbul Üniversitesi Yayın No:2806, İstanbul, 1980 s.22. 21 Hayri Ülgen, a-g.e. 22 R.E. Glos, H .A B aher, In tro d u c tio n to Business, 6 Ed.South Western Pub.Co., Cincinati, 1967, s.539. 23 Bkz.Cengiz Yılmaz, a-g.e., S.41-48; Uman, Nuri, Bilgi İşlem de K o m p ü te rie r ve T ü rk iy e'd e K o m p u te rle rin D u ru m u , s.8; Hayri Ülgen, a-g.e., s.35-36. 22 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim hacimlere ulaşan bu kaynağı etkili kullanabilmek için mevcut performansın ölçülerek gerekli düzeltmelere gidilmesi, zorunlu hale gelmiştir. Tablo 3: Bilgi İşlem Sürecinde Yaşanan Aşamalar Bilgi işlem e A şam aları EI M ekanik Elektro-M ekanik Elektronik K ullanılan A ra ç la r A v a n ta jla r D eza v an tajla r - Esnek Zam an alıcı, güvenilir ve ekonom ik değil O tom atik hesap makinası Daha az zam an alıcı, güvenilir, standart çıktı Esnek değil, saklam ak zor, pahalı Delikli kartlı makineler Hızlı, etkili, kolay Pahalı, kesikli bilgi işlem süreci Bilgisayar Hızlı, güvenilir, veri taşım a otom atik Pahalı 4. ÖRGÜTÜN BİLGİ İŞLEM PERFORMANSINI DEĞERLENDİRME Bilgi işleme, örgütlerin yürüttüğü temel süreçlerden biridir. Yukarıda ayın­ ım yapılan veri ve bilgi İkilisinden yöneticiler için bilgi, verilerden daha fazla önemlidir. Bu nedenle bilgi işleme örgütler için son derece önemlidir. Örgütsel bilgi işleme süreci örgüt içinde yorumlanabilir durumlar yaratarak belirsizliği azaltır.24 Bu anlamda örgütün yapısı, kendi başına bir bilgi işlem sistemidir. Örgütsel yapı, belirli periyodlarla örgütün bilgi işlem gereksinimim ne ölçüde karşıladığını test etmek üzere gözden geçirilmelidir. Bu şekilde yapılan kontroller örgütte var olan bilgi işlem sorunlarım vakit kaybetmeden açığa çıkara­ bilmektedir. Örneğin, bu kontroller sonucunda örgütte aşın bilgi işleme faaliye­ tinin yapıldığı gözlenebilir. A şın bilgi akışı örgüt için faydalı olmamakta, yöneti­ cilerin gereksiz yere aşın bilgilendirilmelerine neden olmaktadır. Örgütün bilgi işlem sürecini anlamak üzere çeşitli yazarlar, değişik metotlar geliştirmişlerdir. Bunlara örnek olarak Huber, Galbraith, Daft ve Lengel modeli verilebilir.25 H uber M odeli: Huber örgütün bilgi sisteminin performansım belirlemede iki temel kriter kullanır. Bunlar sırasıyla verimlilik ve sürekliliktir( Tablo 4)26. 14 Daniel Robey, D esigning O rganizations, Irwin Homewood 3-Ed.Boston, 1991, s.450. “ a-k., s.451-456. ” a.k.,s.452. Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 23 Tablo 4 : Bilgi İşlem Performansım Belirlemede Kullanılan Kriterler A lt K rite rle r T em el K r ite rle r 1.V erim lilik M e saj R otası M esaj Ö zetlem e (Mesaj m birim lere dağılımım etkiler) (Mesajın anlaşılmasını sağlar) 2 .S ü rek lilik M esaj D üzeltm e M esaj G ecikm esi (Mesajın anlam ı değişir) (Mesajın zamanlanmasın! etkiler) Huber modelinde yer alan temel kriterlerden verimlilik, örgüt içinde kurulan bilgi işlem sisteminin birimlere sunduğu mesajların en etkili rotayı izleyerek gitmesini garantileyen mesaj rotası ve mesajm anlaşılmasını sağlayan mesaj özet­ leme alt kriterleri kullanılarak tespit edilir. Diğer taraftan, örgütün bilgi işlemini sürekli kılmak üzere, mesaj düzeltme ve mesaj gecikmesi alt kriterleri kullanılarak performans düzeyi yükseltilmeye çalışılır. G albraith M odeli: Örgütsel bilgi sistemleri ile ilgili uyumlu model, ilk defa Galbraith tarafından geliştirildi. Galbraith, örgüt tasarımının bilgi işleme sürecine dayalı olarak yapılması gerektiği üzerinde durarak, belirsizliği giderme­ de örgütlerin üç alternatife sahip olduğunu belirtmiştir (Şekil 3 ). Belirsizlik nedeniyle örgütte bilgi işlem talepleri büyük olduğu zaman iki genel stratejiden biri izlenenin (1) Çevresel strateji, tampon alan ve özerk -kendi kendine yeterli- bölünmelere gitmek suretiyle, bilgi işleme ihtiyacım azaltmak (2) Dikey bilgi sistemi ve yatay ilişkiler kullanmak suretiyle, bilgi işlem kapasitesini artırmak. Bu alternatifler arasındaki seçimi ise, her birinin getireceği maliyet yükü belirler. H er bir alternatifte yer alan kavramlara daha yatandan bakacak olursak, Galbraith'in modelini anlamak kolaylaşacaktır. Bilgi işleme ihtiyacım azaltma ile ilgili olarak yer alan çevresel strateji faktöründe dikkat çekilen nokta, belirsizliğin temel kaynağı olan çevresel gelişmeler, örgüt tasannu stratejisine dahil edildiğinde, bilgi işleme ihtiyacında azalma sağlamasıdır. Şekil 3: Örgüt Tasarımında Galbraith'in Bilgi İşleme Modeli r B ü ro k ra tik T asarım ( 1) Bilgi İşlem İhtiyacını A zaltan S eçenekler (2) Kurallar,hiyerarşik yapı ve kontrol alanım değiştirmek suretiyle belirsizliği gidermek v Tam pon alan Kendi kendine yeterli bölümler Bilgi İşlem E tkililiğini A rtıra n Seçenekler (3) Y atay ilişkiler Dikey bilgi sistemi 24 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Diğer bir faktör olarak önerilen tampon alanlar; birbirleriyle bağlı birimleri desteklemek üzere kullanılan stok alanlar için ilave kaynaklar ayırmayı ifade etmektedir. Böylece tampon alanları artırmak suretiyle örgüt kaynaklan kıt ol­ duğu zamanki kadar tahsis ve planlamaya ihtiyaç duymayacaktır. Kendi kendine yeterli gruplandırılmış bölümlendirme, otonom ve birbirinden farklı bölümler gibi hareket serbestisi olan bir yapılanmayı ifade eder. Fonksiyonlara göre bölüm­ lemeden farklı olarak bu tür bölümlendirmede her bölüm, kendi üstlendiği işi yapmak üzere gerekli fonksiyonel niteliklere sahip olmaktadır. Bu tü r örgütlen­ menin bilgi ihtiyacını azaltan bir etkisi bulunmaktadır. Örgütün bilgi işleme kapasitesini artırıcı faktörlerden biri olan yatay ilişkilendirme, takım esasma dayah olan proje ya da matriks örgütlenme ile sağlanmaktadır.Yatay iletişim kanalları dikey kanallarda olduğu gibi bilgi işleme işlevini üstlenmekten çok, desteklemektedir. Dikey bilgi sistemi ise aşağı ve yukarı olan kanal kapasitesini artırmak suretiyle yalnızca bürokratik yapıdaki bir örgüte destek sağlar. D aft ve Lengel M odeli : Daft ve Lengel; bilgi işleme gereksinimini teknoloji, bölümler arası ilişkiler ve çevre olmak üzere üç kaynağın yarattığım belirtmektedirler. Modele göre etkin örgütlerde farklı yapısal mekanizmalar belir­ sizlik ve muğlaklık (kapalılık) derecesine bağlı olarak kullanılır. Belirsizliğin çok az düzeyde olduğu durumlarda basit kurallar ve ileşitim süreçleri, ihtiyaç duyu­ lan tüm bilgiler yaratabilir. Ancak belirsizliğin ve muğlaklığın fazla olduğu durumlarda basit mekanizmalar ve sayısal içerikli raporlar yeterli olmaz. Bu durumlarda yüz yüze karşılaşma bu müphemliği gidermede etkin bir yol olmak­ tadır. Bu tür durumlarda örgütsel karmaşıklık ve belirsizlik bilgi kanallarım zenginleştirmek yoluyla giderilebilir. Örgütün bilgi işlemden sorumlu yöneticileri, mevcut bilgi işlem performansım değerlendirmede bu modellerden birini ya da bir kaçım bir arada kullanabilirler. Bilgi işlem performansının değişik modeller çerçevesinde değişik kriterler bakımından ortaya konulması daha kapsamlı bir incelemeye olanak tanır. Bilgi işlem performansı değerlendirilen örgütün bu süreçle yarattığı bilgi­ lerin ve bunların kaynaklarının yönetilmesi de, yöneticilerin sıkça yüz yüze kaldıkları sorunlar arasmda yer almaktadır. 5. BİLGİ KAYNAKLARININ YÖNETİMİ Bilgi kaynaklannın yönetimi (Information Resource Management -IRM), veri ve bilgilerin yönetimi olarak son yıllarda örgütlerin uğraşmak durumunda oldukları konular araşm a girmiştir. Nasıl ki bir malzeme ya da insan kaynak­ larının yönetimi, örgütün varlığım sürdürme ve rekabet üstünlüğünü sağlamada önemli ise, bugün artık bir kaynak olarak ele alınan bilgilerin yönetimi de bu Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 25 amaçlan gerçekleştirmede üzerinde düşünülmesi gereken bir konu olmaktadır. Bir şemsiye terim olan bilgi kaynaklarının yönetimi, aynı zamanda veri işleme, saklama, elde etme ve bilgi olarak elde edilen sonuçların saklanması ve iletilmesi gibi işlevleri yerine getiren bilgisayar donanımdan, yazılından, iletişim araçlan,örgüt içi ve dışı veri ve bügi tabanlan gibi bügiye ilişkin her türlü unsurun yönetimini içermektedir. Bügi kaynaklarının yönetiminde temel olarak, iki amacın gerçekleş­ tirilmesine çalışılır. Bunlardan en genel olanı, bügi teknolojileri ve bu teknoloji­ lerle desteklenen bügi sistemleri aracılığı üe kuruluşun değerini yükseltmek; diğeri ise, doğru bügiyi en uygun zamanda ve biçimde karar alıcıya sunabümektir.27 Stratejik bir kaynak olan büginin yönetimi, örgüt düzeyinde oluşturu­ lan veri tabanlan(database) ve bundan yöneten veritabanı yöneticüeri (Database Management Systems - DBMS) aracılığı üe gerçekleştirilir. Veritabanlan, fiziksel olarak tek bir veri temeli olmayıp, mantıksal olarak ilişküendirilmiş bügi temelleridir. Örgüt düzeyinde oluşturulan bu bügi temelleri büginin bütünlüğünü ve denetimini sağlamaktadır. Ancak merkezi denetim için veri tabam yönetim işlevlerini yürütmek üzere veri tabam yöneticüerine (Data Base Administrator DBA) ihtiyaç duyulmaktadır. Bügi kaynaklarım yönetmede gereksinim duyulan bir başka unsur da, veri sözlüğü-data dictionary-dür. Bu sözlükte verilerin özellikleri, kullanım alanlan ve kaynaklarına ilişkin bilgiler bulunur. Bügi yönetiminde en önemli sorun, bügi elde etme üe ilgili teknolojüerde sağlanan gelişmeler nedeniyle sürekli değişen bir çevrede faaliyet gösterme zorunluluğunun olmasıdır. Örgütte tüm yöneticüer büginin yönetiminden sorum­ ludur, ancak bu yöneticüerin örgütün bügi işleme faaliyetlerim yönetmekle sorumlu olan bügi yöneticisi üe işbirliği içinde olmaları gerekir. Yönetici için karara uygun bügi oldukça elzemdir. Bu nedenle uygun bilginin nerede saklan­ dığı, bunlara nasü erişüeceği ve nasü kullanüacağı önem kazanmaktadır. Örgütlerde kuUanüan bügüerin büyük bir kısmı bügisayar ortamında dosya­ larda (fileş) ya da veri tabanlarında saklanmaktadır. Bügi gereksinimi hangi örgütsel düzeyle Ugili olursa olsun, bügisayar ortamında tutulan veri ve bilgüer yöneticüere etkin kararlar almada gerek zamandan, gerekse maliyetten tasaruflar sağlar. Bu avantajlar ise, veri ve bügüerin dosyalar ve veri tabanlan olarak bügisayar ortamında tutulm alan üe gerçekleşmektedir. Bügüerin dosyalarda saklanmasında sıralı, rasgele ve indeksli olmak üzere üç farklı yöntem kullanılır Bunlardan sıralı dosya yapısmda veriler, tek bir anahtara göre tutulur. Bu yöntemde herhangi bir kayıta ancak tüm kayıtlar taranmak suretiyle erişi­ lebilmektedir. Bu yapısı üe sıralı dosyalama etkili çalışma ortamı sunmaz. Buna karşın, toplu girişlerin yapüdığı yöntem ucuzdur. Rastgele erişimli dosyalama 11 Larry Long, a.g.e., s. 13. 26 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim kayıtlara random olarak erişime olanak tanır. Bu yöntemde erişimi kolaylaştırmak üzere, her kayıta belirli bir disk adresi verilir. İndeksli olarak düzenlenen dosya yapısmda her kaydın disk adresini göstermek üzere yaratılan bir indeks tanımlanır. Bu indeks yardımıyla kayıtlara hem sıralı hem de rasgele erişim yapılabilmektedir. Dosya yönetiminde, oluşturulan veritabanın niteliğine bağh olarak birtakım > sorunlar yaşanabilmektedir. Bunlar arasında "veri bağımsızlığı", "veri tekrarı" ve "veri uyumsuzluğu" sayılabilir.28 Veri bağımsızlığı; verilerin her bir uygulama programına göre farklı yapıda düzenlenmesi sonucu, ortak bir veritabanı kulla­ nımına olanak tanımaması durumunda, sorun yaratan bir unsur olmaktadır. Veri tekrarı; her bir uygulama programı için ayrı bir veritabanı oluşturulması, veritabanlannda kimi verilerin tekrarına neden olmaktadır. Örneğin personelin kimlik bilgileri hem muhasebe, hem de personel biriminde yaratılan veri taban­ larında yer alarak aynı verilerin birden fazla ortamda bulunmasına yol açmak­ tadır. Veri uyumsuzluğu; herhangi bir veri kaleminde bir değişiklik söz konusu olduğunda, birden fazla ortamda tutulan aynı verilerden yalnızca biri üzerinde bu değişikliği yapıp, diğerlerine yansıtmamaktan doğar. Verilerle ilgili tüm bu sorunları çözmek için, veritabanı yönetim sistemleri gehştirilmektedir. Bir veri tabam yönetim sistemi; verilerin standart bir yapıda saklanmasına ve standart bir yapıda erişilmesine olanak sağlayan yazılımlardır. Veritabanı yönetim sisteminde uygulama programlan ihtiyaçlan olan verileri doğrudan saklama üniteleri aracılığı ile elde etmezler. Öncelikle veritabanı yönetim sistemine başvururlar. Veritabanı yönetim sistemi veritabanmda yer alan verilere erişir ve uygulama programlarının kullanımına sunar. Bu nedenle veritabanı yönetim sistemi veri ve uygulama programlan arasmda faaliyet göster­ mektedir. Veritabanı yönetim sistemi yazılından çoğunlukla ticari firmalar tarafından geliştirilir. Bu yazılımlar çoğunlukla şu alt unsurlan içermektedir29 Veri Sözlüğü: Veri sözlüğünde bir veri tabam içindeki her elemanın adlan, tanımlan ve verilerin birbirleriyle hangi ilişki içinde olacağı yer alır. Veri tabam yöneticisi veri sözlü­ ğünü kullanmak suretiyle, verileri uygun bir biçimde depolar. Böylece veri tekrarlan önlenebilmektedir. Veri Tanım lam a Dili: Verilerin sözlükte uygun bir şekilde yer alabilmesi için gerekli olan dü, verilere erişimde de etkinlik sağlamak­ tadır. Veritabanlan üzerinde işlem yaparken, bu dile ait standart komutlar kulla­ nılmaktadır. Teleişlemci E kran; veritabanı ve uzak terminaller arasmda üetişimi yöneten bir yazılımdır. Uygulama Geliştirme Sistemleri; 28 Robert Schultheis ve Mary Sumner, M a n ag em en t In fo rm atio n S ystem s:T he M a n ag er’s View, Southern Ilinois University a t Edwardsville,Irwin 1989, s.204-207. 29 a-k., s.209-210. Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 27 programcıların online olarak uygulama programlan geliştirmek üzere kullanabilecekleri bu sistemler, komutlar ve programlardan oluşur. Güvenlik Yazılımı; veri tabanlarım yetkili olmayan kullanıcılardan korumak üzere geliştirilen yazılımlardır. Arşivlem e Sistemi, başansızlık durumunda verileri kurtarmak üzere veritabanlanm yemden çalıştırmak üzere harekete geçiren çeşitli tool'lardan oluşmaktadır. R aporlam a Sistem leri, kullanıcı ya da yöneticilere herhangi bir program yazmadan değişik şekillerde çıktılar üretmesini sağlar. Sorgulam a Dilleri: Sorgulama dilleri veritabamndaki verilere erişmek üzere kullanılan komutlardan oluşmaktadır. Bu diller bir programcı yardımı olmadan yöneticilere, etkileşimli olarak veritabanlanndan ad hoc sorgulamalar yapmasına olanak sağlar. Sorgulama dillerine ömek olarak SQL (Structured Query Language) verilebilir. Sorgulama dilleri kullanıcılara kayıtlar ve veritabam süreci ile ilgili detaylı bilgi sahibi olmadan veritabamndaki bilgilere kolaylıkla erişmeye izin verir. Veritabam genel olarak ; ortak veri kullanımı, tekrar eden verilerde azalma, veri uyumluluğunu artırma, uygulama programcıları ve kullanıcıların verimlili­ ğinde artış, etkili bir veri yönetim ve kontrolü ve kaynak olarak verilerin önemin­ de artış gibi avantajları sağlar. Bu avantajlarına karşın veri tabanları, aynı anda birden fazla erişimin yarattığı sorunları, mülkiyet, kaynak ve güvenlik sorunlarım da beraberinde getirmektedir:30 Bir veri tabanına aynı anda birden fazla erişimin yapılması durumunda, eğer bu veri tabam çok kullanıcılar için tasarlanmamışsa güncellemede sorunlar orta­ ya çıkarır. Bu sorun ise kullanıcıların noksan bilgilerle karşılaşmasına neden olur. Bu durumu önlemek için, iki yol izlenebilir. Bunlardan biri, veri tabanına bir kullanıcı eriştiğinde sistemin bir başka kullanıcının isteğim karşılamaya kapalı tutulmasıdır. Diğeri ise, bir kullanıcı tarafından erişilen kaydın kilitlenerek diğer kullamcdara kapatılmasıdır. Diğer taraftan uygulamada örgütün bir işlevim yürütmek üzere bir bölümü tarafından yaratılan veri tabanlarım kendi bölüm­ lerine mal ettikleri ve bu kaynağın tüm örgütün malı olduğu gerçeğini yok saydıkları görülmektedir. Ancak veri tabanının tüm örgüt için başardı hizmet sunabilmesi onun tüm örgütün malı olduğu kabul edilmelidir. Veri tabam yöne­ tim sistemleri, örgütün tüm birimlerine hizmet sunmak üzere planlandığında bu birimlerin de bilgi teknolojileriyle donatılmalarım gündeme getirerek, yeni kaynaklara ihtiyacı gündeme getirir. Aynı şekilde veri tabam yönetiminde çözül­ mesi gereken bir başka önemli sorun da, veri güvenliğinin sağlanmasıdır. Örgüt­ ler sahip oldukları veri tabanlarında yapdacak her türlü değişikliği ve bunlara erişimi yetkili kişderin yapmasını sağlamak zorundadır. Aksi durumda önemli bir kaynak olan veri güvenliği tehlikeye girer. 30 Robert Schultheis ve Sum ner M., a.g.e, s.227-230. 28 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Bilgi toplumunun temel taşı olan veri ve bilgileri işleme ve yönetmede buraya kadar anlatılan yöntem ve modeller bilgi teknolojileri alanında yaşanan gelişmelerin ürünü olmuşlardır. Örgütlerin hayat damarları olan bilgi sistem­ lerinin ve bu sistemlere kolaylık sağlayan teknolojik araçların hangi aşamalardan geçerek günümüze geldiklerini ve bunların temelde hangi unsurlara sahip olduk­ larım bilmek; bilgi yaratma, yönetme ve kullanmada örgüt yöneticilerine rasyonel karar almada önemli bir alt yapı sunmaktadır. C. B İL G İ T E K N O L O JİL E R İ VE B İL G İ SİS T E M L E R İ İletişim ve bilgisayar teknolojilerini içine alan bilgi teknolojileri yoluyla dünya, ikinci endüstri devrimini yaşamaktadır. Bu devrim, dünyada köklü sosyal ve ekonomik değişimi gündeme getirmektedir. Bilgi teknolojilerinin günümüze kadar olan gelişimini incelemek, bize bugüne kadar bilginin yaratılmasında ve yönetiminde kullanılan araç-gereç ve yöntemleri görme ve bunların hangi ihtiyaç­ larla gelişim gösterdiklerini anlama firsatı sağlayacaktır. Bu amaçla ilkin, bilgi teknolojilerinin bugünkü seviyeye ulaşmasına katkıda bulunan gelişmeler özetle­ necek ve daha sonra, bilgi teknolojileri olarak isimlendirilen bilgisayar ve iletişim alanlarında bugüne kadar ulaşılan aşam alara yer verilecektir. Bunları takiben bilgi teknolojileri ve bilgi sistemlerinin unsurları özetlenecektir. 1. BİLGİ TEKNOLOJİLERİNE ÖNCÜLÜK EDEN GELİŞMELER İnsanlar sürekli olarak düşünce ve fikirlerini iletme yollan arayışı içinde olmuş; başlangıçta bunu konuşarak, daha soma edindikleri bilgileri kayıt etmek suretiyle gelecek nesillere aktarmaya çalışmışlardır. İlk çağlarda teknolojiden yoksun olmasına rağmen 'dil' bu ihtiyacı karşılamada bir araç olarak dikkat çek­ mekteydi.31 Taş devri olarak adlandırılan bu dönemlerde, avlanma ve barınma gibi konularda bilgi sahibi olan insanlar bu deneyimlerini sözlü olarak diğer insanlara aktarma olanağına sahiplerdi. Gelecek nesiller için kalıcı olmayan bu yöntemin yerine insanlar resimler yapmak suretiyle bilgi saklama tekniği geliştir­ diler. MÖ.2000 yılları civarında m ağara duvarlarına çizilen resimler, bilgilerin kayıt edilerek gelecek nesillere aktarılması çabalarının bir göstergesi olmaktadır. Bu dönemlerde resim yoluyla mesajlar aktarmak yalnızca duvarlar üzerine yapı­ lan çizimlerle değil; ağaç, taş, gibi diğer kahcı malzemeler üzerine yapılan çizimlerle de gerçekleşmiştir. Bu dönemlere ait günümüze kadar ulaşan kalıntılar 31 L. Derry, ve Wiliams T., A S h o rt H isto ry o f T echnology, s.214. 1960. Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 29 bilginin kayıt edilerek saklanmasının yapıldığı dönemi göstermesi bakımından önemlidir.32 Bilgilerin kağıt ortamına kayıt edilmesine yönelik ilk adım, MÖ 250 yılında Asya'da Pergamum'da üretilen parşumentin kullanılmaya başlaması ile atılmıştır. Parşument ilk defa Avrupa'da kiliselerde ve resmi işlerin yürütülmesinde kulla­ nılmıştır.33 Dünyada parşument yaygın olarak kullanılırken, kağıt Çinliler tara­ fından M..S. l.y.y.'da imal edilmiş ve yaklaşık olarak 500 yıl kullanılmıştır. Bu dönemlerde Araplar kağıt imal etme yöntemini Çin'lilerden öğrenerek, kullan­ maya başlamışlardır. Kağıt üretme süreci aşamalı olarak Sicilya'dan Ispanya'ya ve İtalya'ya, oradan da Almanya'ya yayılmıştır. Bilgi yönetimi ile ilgili olarak kağıdın keşfedilmesinden sonra yaşanan ikinci aşama, basım işinin matbaa ile gerçekleştirilmeye başlanmasıdır. Bu arada taşınabilir daktiloların icat edilmesi basım olayına yeni boyutlar getirerek basılı malzemelerin hacimlerinde artış sağlamıştır. Bu anlamda kitap, dergi ve gazete basınımda yaşanan devrim aydınlanma dönemine önemli katkılar sağlamıştır. Tüm bu keşifler ve icatlar insanoğlunun çok eski tarihler boyunca, çevreyi kontrol etme ve biçimlendirmede çok çeşitli araç-gereçlere kavuşmasını sağla­ mıştır. Ancak bilginin yönetimi konusu bu gelişim esnasında önemli ölçüde geri kalmıştır. Bu durumun belki de bir nedeni insan beyninin kendi başma fiziksel gücünden daha güçlü olması ve bu alanda destek sağlamanın fiziksel gücü des­ teklemeye oranla ikinci derecede öneme sahip olması olabilir. Bir başka neden, bilgi yönetimi için birbirini destekleyici alanlarda gelişmelerin zaman almasıdır. Bilgi yönetimi konusunda günümüze kadar yaşanan gelişmeleri, üç başlıkta toplayabiliriz. Bunlar sırasıyla; yazının keşfi, aritmetik işlemlerin geliştirilmesi ve matbaanın keşfidir.34 Yazının keşfiyle; bilgilerin kayıt edilerek mesaj olarak zaman ve uzayda taşınma olanağı elde edilmiştir. Aritmetik işlemlerle sayısal veriler üzerinde çok çeşitli işlemler yapılarak, sayısal verilerin doğru ve istenilen sayıda işlemlerden geçirilme firsatı sağlanmıştır. Matbaanın keşfi ise, yazılı metnin benzer kopyalarının çok sayıda çoğaltılması ile çok büyük kitlelere ulaş­ tırılmasını sağlamıştır. Diğer taraftan, buharlı lokomotiflerin geliştirilmesi, kara ve hava taşımacılığında yaşanan teknolojik ilerlemeler; telgraf, telefon, 'telsiz telgraf olarak adlandırılan radyo dalgalarıyla iletişim teknolojileri alanında yaşanan gelişmeler bilgi teknolojilerinin bu düzeye ulaşmasma önemli katkılar sağlamıştır. 32 a-k., s.216. 33 a.k., s.232. 34 John Haiton, " The Anatomy o f Computing "T he In fo rm atio n T echnology R evolution, (Ed.) Tom Forester, T he M IT Press, Massachusetts, 1986. 30 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim 2. BÎLGÎ TEKNOLOJİLERİNİN EVRİMİ ' Bilgi çağı olarak bugünü biçimlendiren teknoloji devriminin temeli; bilgi, bilgisayar ve telekomünikasyon -iletişim- arasm da var olan ilişkiye dayan­ maktadır. Mikro-elektronik teknolojisinin bu üç elemana uygulanması, bunların birbirlerine yakınlaşmasını ve birbirlerini desteklemesini sağlamıştır. Bu üç unsurdan bilgisayarlar, bilgiyi yönetmede ve işlemede daima organik bir role sahip olmuştur. Bilgisayarlar insanoğlunun karar alma işlevini desteklemek üzere zihinsel olarak birtakım hesaplamalar yapma gücünü artırm a çabası ile varlık bulmuş ve giderek karmaşıklaşan sorunların çözümüne paralel olarak, sahip olduğu nitelikleri de artmıştır. Bilgisayar Alanında Yaşanan Gelişmeler Bilgisayar teknolojisinin gelişmesinde, matematik alanındaki gelişmelerin önemli katkıları olmuştur. Leibniz'in aritmetik işlemleri yürütmede iki tabanına dayalı sayı sistemini geliştirmesi ile aritmetik işlemlerin yürütülmesinde basitlik sağlanmıştır.35 ikili sayı sistemi, günümüz bilgisayar teknolojisinin temelini oluş­ turmuştur. ikili sayı sisteminde iki durum açık-kapah ya da var-yok olarak temsil edilebilmektedir. Bu sayı sistemi dijital bilgisayarların geliştirilmesinde birinci adımı oluşturmuştur. 19.yüzyılın ortalarında İngiliz matematikçi George Boole, dijital bilgisayarların tasarımına olanak tanıyan, mantıksal çıkarımların sembolik dille yapılmasına yönelik bir mantık geliştirdi.36 Boole cebiri olarak adlandırılan bu mantık ile, işlem hızı yüksek hesaplayıcılar geliştirilmiştir. Boole cebiri ve ikili sayı sistemi saklanabilir programların geliştirilmesini sağlamıştır. Bu geliş­ meleri makine tasarımına Von Neumann aktarmıştır. Neumann, insan zekası ile yapay zeka arasındaki ayırıma da dikkat çekmiştir. O'na göre hesaplayıcılar karar vermede en iyi stratejinin formüle edilmesine yardımcı olabilirler, ama karan tek başına veremezler.37 Bu görüş insan zihninin çalışması ile yapay zeka alanındaki gelişmesi arasmda boşluk dolduran bir köprü olmuştur. Bilgisayarların bugünkü teknolojik düzeye ulaşmasında geçirdiği evreler incelendiğinde, bunların başlangıçta hesaplamalara destek sağlayıcı makinalar olarak geliştirildiği görülür. İnsanoğlu en eski çağlardan beri hesaplama işlemini yürütecek araç arayışı içinde olmuştur. Bu amaçla tarihte ilk hesaplayıcı olarak Çin, Yunan ve Roma'da Abakus'un kullanıldığı görülmektedir.38 35 A. VVilliams, T h e H isto ry o f T echnology - T h e Tsventieth C e n tn ry C .1900-1950 ,Part D, 1982, s .l 192. 36 E n cylopaedia B ritan n ica, Vol.II,15 İh EA ,1979, s.156. 37 Bronovvski, T h e A scent o f M an,1973, s.432-436. 3* J.F. Kelly, C o m p u terized M a n ag em en t In fo rm a tio n System ,The M acM illan Co.,1970, s. 178. Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 31 1550-1617 yıllarında İskoç matematikçisi John Napier sürgülü hesap cetvellerinin öncüsü olan "Napier's bones" olarak bilinen matematiksel işlemleri yapabilen makineyi keşfetmiştir.39 1642 yılında Blaise Pascal, bugünkü hesap makinelerin öncüsü olan yalnızca tam sayılarla toplama yapan bir hesaplama makinası geliştirdi. Mekanik olarak çalışan makine, dişli tekerleğin çevrilmesi ile tamsayıları arka arkaya toplayabilmekteydi.40 Wilhelm Von Leibniz 1671 yılında çarpma işlemini yapan makinayı geliştirmiştir, ikili sayı sistemine dayah olarak çalışan bu makine çarpma işlemini saklayabiliyordu ancak, hata yapma olasılığı oldukça yüksekti.41Charles Thomas 1820'de dört işlem yapmak üzere bir hesap makinası geliştirdi ve ticari kullanıma sundu. Bu arada Marie Jaquard delildi kartla kontrol edilen otomatik dokuma tezgahı geliştirdi. Bu gelişme günümüz bilgisayarlarının hafızalarının oluşturulmasına temel sağlamıştır.42 1830'da Charles Babbage, ilk mekanik bilgisayar tasarımını yaptı. Fark makinası adım verdiği bu makinayla, Babbage matematiksel fonksiyon tablo­ larım hesaplamayı ve yazmayı amaçlamıştır. Babbage daha sonra bu makine üzerinde çalışmayı bırakıp, analitik makine adım verdiği makine üzerinde çalıştı. Amacı daha ileri bir makine imal etmekti. Bu yeni tasarımda bilgiler makinaya Jacquard'in dokuma tezgahlan için geliştirdiği delikli kartlarla veriliyordu. Ancak Babbage'in bu tasarım lan, ilk otomatik bilgisayarlar olarak kabul edilmesine rağmen, hiçbir zaman imal edilmedi.43 Babage'in tasarladığı makinalar gerçek bilgisayara yalandı ancak, başardı olmalarını engelleyen iki durum söz konusu olmuştu. Bunlardan biri, Babbage makineleri üretmek için yeterli fon bulama­ mıştı, diğeri ise, elektronik olarak yapılması gereken işlerin o dönemin basit teknolojisi Ue yapılmasıdır. Basit matematiksel işlemleri yapmak üzere geliş­ tirilen, bu makinamn hesaplama işlevini ve yazma işlevini bir arada gerçekleş­ tirecek şekilde planlanması otomasyona doğru önemli bir adım olmaktaydı. 1890 yılına gelindiğinde D r .Hollerith, Jaquard'm geliştirdiği otomatik doku­ ma tezgahlarından esinlenerek 1890 nüfiıs sayımında kullanmak üzere delikli kartların kullanddığı bir tablo yapma makinası geliştirdi. Delikli kart sistemi olarak adlandınlan bu ilerleme, mekanik bügi işlemin başlangıcı sayılmaktadır. Fiziksel büyüklükler üzerinde işlem yapan ilk analog bilgisayarı, 1931 ydında Dr.Vanner Bush geliştirmiştir. İlk sayısal bilgisayar ise Dr.George Stibitz tara­ fından 1939'da Amerika'da Bell labaratuarlannda gerçekleştirildi.44 ikinci Dünya 39 a. k., s. 19. * A.Williams, a.g .e .,'s.ll5 9 . 41 a-k-, s. 1162-1164. 42 J.F. Kelly, a-g.e., s.2-6. 42 C.C. Gotliep, J.N.P.Hume, H igh S peed D a ta Processing, MacGraw-Hill Company N Y ,1958, s.7-8. 32 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Savaşı sırasında eldeki makinalar analitik sorunları çözmede çok yetersiz kalmaktaydı. Bu nedenle hesap makinelerini geliştirme çabalan hükümetler tara­ fından destek gördü. 1944 yılında Hovard Aiken IBM ile ortak çalışmasının ürünü olan M ARK I geliştirdi. Röle ile çalışan M ARK I'in toplam kapasitesi 72 karekterden oluşmaktaydı. Bu hesaplayım saniyede üç toplama, dört saniyede bir çarpma işlemi yapabiliyordu. 1945 yılına gelindiğinde J.P .Eckert ve J.Mauchly ENIAC adı verdikleri hesaplayıcıyı geliştirdiler. Otuz ton ağırlığında olan bu hesaplayıcıda röle yerine, radyo lambalan kullanıldı. ENIAC bu özelliğinden dolayı MARK I'e göre daha hızlı çalışmaktaydı. Ancak kapasitesi 20 karekterdi. 1946-1951 arasmda bilimsel çalışmalarda kullanılmak üzere çok değişik bilgi­ sayar prototipi geliştirildi. Bu dönemlerde işletmelerin ihtiyaçlarım karşılamak düşünülmemişti. İlk ticari bilgisayar UNIVAC I 1951 'de iki adet üretilerek biri nüfus sayım bürosuna diğeri General Electric Appliance fabrikasına monte edildi.45 1950'li yılların ortalarına doğru IBM bu alana girerek, ilk bilgisayarı olan IBM 701'i imal etti. Bu alanda IBM'den başka RCA, General Electric, Burrougs ve N CR gibi firmalar faaliyet göstermeye başladı. Radyo lambalarının kullanıldığı ve birinci kuşak olarak isimlendirilen 1954-1957 dönemde sırasıyla UNIVAC I, IBM 701, RCA, BİZMAC ve HONEYWELL D -1000 gibi bilgisayarları piyasa­ ya sürüldü. 1957 yılında radyo lambalarının yerine transistörlerin kullanılmaya başlaması ile ikinci kuşak bilgisayarlar üretilmeye başlandı. 1957-1964 yıllarını kapsayan ikinci kuşak bilgiyarlara örnek olarak IBM 1401,Remington Rand Solid State 80, Honeywell 800 ve RCA 501 verilebilir. Mikro îslevicilerde Gelişmeler 1964'de transistörler yerine mikro ve entegre devreler kullanılmaya başlandı. Bu değişim, hız ve güvenirliliği artırırken maliyetlerde düşme sağladı. Bütün­ leşik devre ilk defa Zenith'de kullanıldı46. Bundan sonra gerek bilgisayarlarda, gerekse cep hesap makinalannda bütünleşik devreler kullanıldı. 1961 yılında chip'lere 4 adet transistor yerleştirilirken bu rakam, 1965'de 5 mm'lik silikon alan üzerine yerleştirilmek üzere 30 olmuştur.47 Bu sayı yaklaşık olarak on bütünleşik devre anlamına gelmektedir. 1968'de ise 200 adet transistor tek bir chip'e monte edilmiştir. Bu gelişme maliyetlerde önemli düşme sağlamıştır. 1954'de yaklaşık 20 Pound'a satılan bir transistor 1965'de 20 peny'e düşmüştür. 44 J.Kanter, T h e C o m p u te r an d T h e E xecutive, Englewood, Cliffs,Prentice-Hall Inc N .J.,1967, s.7. 45 a.k., s.8. 45 Stephen Saxby, T h e A ge o f In fo rm a tio n :T h e P a st D evelopm ent an d F u tu re Significance o f C om puting and C om m unication,T he M acmillan Press Ltd, 1990, s.120. 47 a.k. Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 33 1960*lı yılların sonlarında tek bir chip üzerinde 1000 adet bütünleşik devre gerçeği yaşanmıştır. 1970'lerin başlanm a gelindiğinde Intel ilk RAM (Random Access Memory) Chip'i üretti. Bu gelişmeye kadar en ileri olarak sunulan hafiza birimlerine, yalnızca 64 BİT saklanabiliyordu. Ancak RAM chipler çok pahalıya üretiliyordu. Stanford Üniversitesinden H off daha ekonomik olan bir chip arayı­ şına girerek, bilgisayar işlemlerim kontrol etme işlevi olan CPU (Central Pro­ cessing unit) olarak çalışacak yan iletken (semi-conductor) araçlar üzerinde düşünmeye başladı. Bu alanda yapılan çalışmalar neticesinde 1971'de 4004 adıyla anılan chip üretildi. Bu chip 4 BIT'den oluşan bir bilgi işleme yeteneğine sahipti.IBM'in 1960'larda ürettiği ve $300.000 pazarladığı bilgisayarla aynı kapasiteye sahip olan 4 B IT li chip'in fiyatı $100'a kadar indi. Bu chip'ler daha soma trafik lambalan, video oyunlan ve yazar kaslarda kullanıldı. 1972'de Intel 8008'ü (ilk 8-BIT'lik chip'i) üretmişti. Gerçek kişisel bilgisayarın prototipi olan MARK-8'i üretmede kullanılan bu chip, $120'a satılmaktaydı. Bu gelişme, kişisel bilgisayar üretmenin ilk temellerim oluşturmaktaydı. 8008 güçlü bir teknik tasarıma sahip değildi, ancak bu model üzerinde yapılan geliştirme çalışmaları Intel'i 1973'de 8080'ni üretmeye sevk etti. 8080 mikro işleyici Intel 4004'den 20 kat daha hızlı çalışmaktaydı. Çalışma hızı 1 M hz (Saniyede 1 milyon devir) olan 8080 8 BÎT'lik mikro işleyiciye sahipti. 8080 ilk üretildiği dönemde $360'a satılırken 1980'lerde bu rakam $2.5 seviyelerine kadar indi. 1974'de 4 BIT'lik chip'lerin yerine 4KB'lik chipler üretilmeye başlandı. Bu gelişme bir chip üze­ rinde 10.000 transistörün bulunduğu büyük ölçekli entegre devrelerin (LSI) üretilmesini sağladı. 1975 yılında ise 8 BIT'lik mikro işleyicilerin yerini 16 BIT'lik işleyiciler almaya başladı. İşlem hızı da 1 mhz'den 2.5 mhz'a çıktı. Intel 16 mhz'e sahip mikro işleyicinin ilk üreticisi oldu. 1983'te Intel 8086 mikro işleyiciyi piyasaya sürdü. 20 BÎT'lik adresleme kapasitesi olan bu işleyicinin tasarımı çok pahalıya mal olmaktaydı. 1984 yılında piyasaya sürülen Intel 80286 ticari olarak iyi başarı sağladı. Bu arada Mikrosoft OS/2 işletim sistemini 80286'a göre tasarladı. 1985 yılına gelindiğinde piyasaya Intel tarafından 32 BIT'lik 80386 mikro işleyici sunuldu. 25 mhz'lik hıza sahip bu işleyici saniyede 5 milyon bilgi ( 5 MIPS) işleyebilmekteydi. 1986 ise Intel'in 80486 mikro işleyiciyi piyasaya çıkarttığı yıl oldu. M art 1993'te ilk defa resmi duyurusu yapılan PENTIUM mikro işleyiciler, 486 mikro işleyicinin sahip ol­ duğu MIPS hızından 5 kat daha hızlı çalışmakta olup (yaklaşık 100 MIPS), top­ lam 3.1 milyon transistörü bulunmaktadır. Bu özellikleriyle PENTTUMİar piya­ saya kısa sürede hakim olmaya aday görünmektedir. Öte yandan, tasarımı 1990'da tamamlanan P6 işleyicisi, kullanıcılarına 250 MlPS'lik ve 1993'te tasar­ lanan P7 işleyicisi de 500 M lPS'lik hızda çalışma olanağım 1997 ve 1998 yıllarında sunmaya hazırlanmaktadır. 34 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Intel 2000'li yıllara kadar 64 BIT'lik mikro işlemci olarak 860 ve 960! sunmaya hazırlanmaktadır. Saniyede 40 milyon komut işleyebilme kapasitesine sahip olan bu mikro işleyicilerle 3 boyutlu grafikler oluşturabilme olanaklı hale gelecektir. Bilgisayar piyasasmda Intel'in dışında başka firmalar da sürekli olarak daha etkili çalışan ucuz mikro işleyici üretme çabasında bulunmuşlardır. Bu firmalardan biri olan Motorola önce 63030 mikro işleyiciyi geliştirdi. Önümüzdeki yıllarda 1000 MIPS hıza sahip 88000'i sunmayı planlamaktadır. Bu açıklamalardan görüldüğü gibi mikro işleyici alanında sürekli gelişmeler kayıt edilmekte ve bunların bilgisayar alanına aktarılmasıyla çok kısa aralıklarla bilgisayar teknolojisinde devrimler yaşanmaktadır. Daha geçen bir kaç yıl öncesinin güçlü, hızlı 486 mikro işleyiciler, piyasaya pentiumlann sürülmesiyle hızla demode duruma düşmektedir. Bu gelişme ile 486 işleyiciler 286 ve 386 işleyicilerden daha kısa sürede elden çıkarılma durumunda kalmaktadır. Bu değişimde ise daha güçlü mikro işleyicilere gereksinim duyan ve ofis otomas­ yonu, istatistiksel paket programlan gibi entegre çalışan güçlü yazılımların geliştirilmesi de etken olabilmektedir. Son yıllarda donanım alanındaki gelişme­ lere paralel olarak yazılım alanında da önemli gelişmeler kayıt edilmiştir. Yazılım Alanında Gelişmeler Bilgisayarların hafızalarında kullanılan magnetik çekirdek hafızanın geliştirilmesi, bu araçları daha güvenilir bir niteliğe kavuşturdu. Bu nitelik bilgisayarların hafızalarının önemli ölçüde genişlemesine ve otomatik program­ lama fikrinin gelişmesine katkıda bulundu.48 Bilgisayarların laboratuar ortamında daha çok karmaşık hesaplamalar yapmak üzere askeri amaçlarla üretildiği ilk dönemlerde sınırlı kapasitelere sahip olmaları programların bünyelerinde saklan­ malarına engel teşkil etmekteydi. Bu makinalar diğer taraftan ikili sayı sistemine dayah olarak geliştirilen makine diline dayalı olarak çalışmaktaydı. M akine dili Birinci Kuşak Bilgisayar Dilini (First Generation Language) oluşturmaktaydı. Basit komutlar ve veriler ikili sayı sistemine dayah olarak hazırlanan delikli kartlarla makinalara yüklenmekteydi. Hazırlanan komutların uzunluğunda ve biçiminde bir standart bulunmamaktaydı, bu bütünüyle makinanın iç eleman­ larının düzenlenmesine bağlı olmaktaydı. Başlangıçta komutlar bilgisayara yüklenme sırasına göre okunmaktaydı, ancak sonraları programlamaya daha esneklik sağlayacak şekilde bir sayaç sistemi ile sıralama kontrolü olanaklı hale geldi. Bu kavram, ilk defa 1951'de UNIVAC I bilgisayarında kullanıldı.49 Programlama işleminin yapılmaya başlandığı ilk dönemlerde en temel sorun komutların yanlış kodlanma riskinin olmasıydı. Bilgisayarlar doğru oluşturulmuş algoritmaları ve doğru kodlanmış komutları işleyerek doğru sonuçlar 4" Goldstine, T h e C o m p u te r fro m Pascal T o V on N eum ann, 1972, s.310. 45 Stephen Saxby, a-g.e., s.110. Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 35 üretebilmekteydi, ikili sayı sistemi çabşanlara makinalarla iletişim kurmalarım sağlayabilmekte ancak kodlama esnasında yapılacak herhangi bir hata tüm programı etkilemekteydi. 1948'lere gelinceye kadar programlama ile ilgili olarak "floating point" ve "subroutines" kavranılan geliştirildi.Bu dönemde en önemli yenilik Bütünleştirici (Assemply) dillerin geliştirilmesinde oldu. İlk derleyici 1952'de Grace Hopper tarafından geliştirildi ve 1957'de ilk İngilizce yazılan veri-işleme derleyicisi üretildi. Bu derleyici daha sonra ilk yüksek seviyeli dillerden biri olan COBOL ile bütünleştirildi.50 Hafiza ve işletim sistemi alanlarında ortaya çıkan gelişmeler programların otomatik yapılmasına önemli katkılar sağlamıştır. Bu gelişmeler programcının makinelerin programlama esnasında nasıl çalıştığını bilme zorun­ luluğunu ortadan kaldırmıştır. Programlama alanında düzeltme kavramı olarak kullanılan "bug" terimini ilk defa Grace Hopper ortaya atmıştır. Bu terim daha sonraları sistemdeki hataları tanımlamak üzere kullanılmıştır.51 Bilimsel çalışmaları desteklemek üzere John Backus 1950'lerde üçüncü nesil dil olarak tanımlanan FORTRAN (FORMula TRANslator) programlam dilini geliştirdi. Bu dilin özellikle matematiksel işlemlere destek sunması hedef­ lenmişti. Bugün hâlâ günümüzde FORTRAN IBM ya da IBM uyumlu bilgi­ sayarlarda kullanılmaktadır. FORTRAN dilini takiben, günümüze kadar, değişik amaçlan gerçekleştirmek üzere , dördüncü nesil diller olarak sınıflandırılan (4GL) pek çok üst düzey dil - COBOL (Common Business Oriented Language), APT (Automatic Programming Tools), PASCAL, PL/1 (Programming Lan­ guage), APL, LISP (List Processing) ve BASIC (Beginners Ali Purpose Symboüc Instruction Code) geliştirilmiştir. Bunlardan COBOL iş dünyasının sorunlarına çözümler üretmek üzere; PL/I her alana destek sunan evrensel bir dil olarak ve BASIC programlama konusunda deneyindi olmayan yeni başlayanlar için geliştirilmiştir. Ancak programlama dilindeki bu çeşitlilik bilgisayar alanında günümüzün en önemli sorununu oluşturan "uyum suzluk"lann temelini oluşturmuştur. Her­ hangi bir programlama dili ile yazdan programların diğer dillere çevrilmesi kolay olmamakta ve bu amaçla yeni yazılımlara ihtiyaç duyulmaktadır. Ana Bellek Ünitesinde Gelişmeler M ikro işleyici alanındaki gelişmeler, yalnızca programlama alanında geliş­ melere destek sunmakla kalmamış; aynı zamanda ana ve ikincü belleklerin kapasitelerinin geliştirilmelerine de olanak tanımıştır. Kapasite büyüklüğü mikro işleyicinin hızlı ve etkili çalışması için hayati önem taşımaktadır. RAM 52 30 Slaler, P o rtra its in Silicon, 1987, s.34. 31 a -k , s.234. 36 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim (Random Access Memory) bellek olarak geliştirilen dinamik rasgele erişimli bellek, mikro işleyiciye önemli ölçüde hız kazandırmıştır. Intel'in ilk üretimi olan 1103 bellek chip'i 1970'lerde piyasaya sürülmüştür. Bu bellek en fazla 256 BIT'lik bilgi saklayabilmekteydi.l972'de 1024-BIT'lik değişken bellek piyasaya sunuldu. Bu ölçü 32X32iik alandan oluşan hücreler anlamına gelmektedir. 1977'de 16 KB (Kilo Byte)'lık RAM belleğin üretilmesini takiben 1980'de 64 KB, 1983'de 256 KB,1986'da 1 MB (Mega Byte),1989'da 4 MB ve 1992’de 16 MB kapasiteli bellekler piyasaya sunulmuştur. 16 KB'den 16 M B'a ulaşan bu kapasite artışı oldukça önemli bir gelişmedir. 1996 yılında bu büyüklüğün 64 M B'a ulaştığım görmekteyiz.53 Yardımcı Bellek Ünitesinde Gelişmeler Mikro işlemcilerin kapasite ve performanslarının gelişmesi, ikincil bellek olarak tanımlanan yardımcı belleklerin gelişmesine de önemli katkılar sağladı. Magnetik teyp ve bunu takiben hard disk ünitesi dijital olarak bilgilerin saklan­ masına olanak sağladı. Verilerin dijital saklanmasının yaşandığı dönemlerin başmda hard diskler önemli sorunlara neden olmaktaydı. Zamanla bu ünitelerin kapasitelerinde artış,maliyetlerinde düşme sağlandı. Disk saklama ünitesini etkili kullanmayı sağlayan metodolojiler geliştirilerek bu araçların mevcut kapasite­ lerinden en yüksek düzeyde yararlanma yollan arandı. 1970'lerde mikro bilgisa­ yarların üretilmeye başlanması ile yaklaşık 100 KB'lik veri saklama kapasitesi olan "floppy disketler" piyasaya sürüldü. Başlangıçta 8 inch büyüklüğünde olan bu disketler daha sonra 5.25 inch, 3 inch ve 3.5 inch, olarak üretildi. Bugün yaygın olarak kullanılan 3.5 inch'lik disketlerde yaklaşık 1.2 MB'lık bilgi grubu­ nu saklayabilmektedir. Günümüzde maksimum bilgi saklama kapasitesi-22 GB (Giga Byte)- IBM 3390 diskinde bulunmaktadır. Bu kapasite yaklaşık olarak 22 milyar Byte'a denk gelmektedir ve 3380K serisinin yaklaşık üç katından daha fazladır. Bugün bireysel saklama ünitesi olarak 300 MB'lık ve 900 MB'lık ikincil bellekler de bulunmaktadır. 1980'lerde optik saklama sistemleri magnetik teyp ve disklere alternatif olarak sunuldu. Başlangıçta bunlar compact disk olarak müzik çalar alanlarında kullanıldı, ancak sağladıkları bilgi saklama kapasiteleri ve maliyet tasarrufları bunların kısa sürede çok büyük hacimlerde bilgileri saklamada kullanılmalarını sağladı. Günümüzde optik saklama ünitesi olarak iki farklı disk bulunmaktadır. Bunlardan W ORM - W rite Once Read Many - yaklaşık olarak 1 GB (Giga Byte) kapasiteye sahiptir. W ORM'un geleneksel hard diskten en üstün yam, î2 R A M ve R O M bilgisayarlarda kullanılan iki farklı bellek türünü ifade etmektedir. RAM -Random Access Memory- bellek üzerinde sürekli değişen bilgiler saklanır. Bu belleğin hem okuma hem yazm a işlevi bulunmaktadır. ROM -Read Only Memory- belleği sistemin çalışması için gerekli olan sabit program lan saklar. ROM bellekteki bilgiler güç beslemesi kesilince silinmez, aynen kalır. 13 Clive Cookson, "A Fast Expanding Game", F in an cial Tim es, 8 Feb. 1990, s.22. Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 37 ucuz olması ve sürücüsünden çıkanlabilme özelliği nedeniyle kapasite artışına olanak sağlamasıdır. Diğer optik disk türü olan EO -Erasable Optical Drive1989'da piyasaya sürüldü. Diğer adı magnetik-optik disk olan bu EO'lar başlan­ gıçta unix işletim sistemi kullanan iş istasyonları için geliştirilmiştir. Bu diskler üzerine hem okuma hem yazma yapılabilmektedir. Optik diskler, geniş bilgi saklama özellikleri ile özellikle ansiklopediler, bibliyografik veri tabam çalışma­ ları ve işletme bilgileri için oldukça geniş bilgi saklama olanağı tanımaktadır. Dahası bu diskler metin ve sayısal bilgi saklamanın ötesinde resim, ses, görüntü saklayabilme özelliğine sahiptir. Bugün scanner'la desteklenen saklama üniteleri yalnızca bilgisayarda biçimlenmiş olan şekillerde bilgi saklamamakta aynı zamanda logo, imza gibi bilgileri de saklayabilmektedir. Doküman görüntüleme sistemi olarak adlandırılan bu sistemin 2000'li yıllarda oldukça yaygın kullanım olanağı bulacağı beklenmektedir. İletişim Teknolojileri Alanında Gelişmeler Bilgisayar alanında yaşanan gelişmelere paralel olarak, iletişim olanak­ larının geüşmesi, insanoğluna bilgilerin erişiminde ve dağıtımında yeni seçenekler ve fırsatlar sunmuştur. Bilginin iletiminde, Samuel Morse tarafından geliştirilen nokta ve çizgilerden oluşan mesajları çözen araç, 1930'larda yaygın olarak kulla­ nılmıştır. Sözlü iletişim aracı olarak telefon 1970'li yıllara kadar mesajm elektro­ nik iletildiği temel iletişim aracı olmuştur, ikinci dünya savaşından sonra teleks, Avrupa ve Amerika'da yaygın olarak kullanılmaya başlanmıştır. 1970'li yılların başlarında yaklaşık 154 ülke teleks kullanıcısı olmuştur. Bu dönemlerde kurulu­ lar iletişimlerini yürütmek üzere özel hatlar kiralama yoluna gitmişlerdir. Bunlara örnek olarak haber ajansları ve askeri kuruluşlar verilebilir. 1980'li yılların son­ larına gelindiğinde bilgisayarın özel iletişim hatları ile birlikte kullanıldığı görülür. Terminallerin üretilmesinde yaşanan geüşmeler, telefon ve teleks bağlan­ tıları ile sözlü ve yazıh mesajların iletilmesinde yeni olanaklar sağladı. Bu gelişmeler ISDN network'lin geliştirilmesine zemin hazırlamıştır. İletişim alanında bugün ulaşdan ilerlemeye, derişim tekniklerindeki gelişmelerin ürünü olan araçların önemli payı olmuştur. Bu araçlar arasmda telefon ve telgraflarda kudandan twisted-pair kabloları, fiber-optikleri, uydu (satellite) kanallarım ve radyo dalgalarım sayabdiriz. Otomatik çevirmeye dayalı olarak geliştirilen telefon ağı başlangıçta seslerin iletilmesi için geliştirilmişti. Ancak 1950'lere gelindiğinde, bu ağın başka amaçlar içinde kudandabileceği düşünüldü. Teleks bu fikre dayalı olarak geliştirilen ilk derişim aracı oldu. Böylece telefon şebekesi de yalnızca ses değil, yazılı mesajların da iletimi ola­ naklı hale gelmiştir. 1960'lı ydlarda ise, iletişim ve bilgisayar teknolojderinin birbirlerine yaklaşması, bilgisayarlara uzaktan erişimi sağlayan ağların 38 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim oluşturulmasına zemin hazırladı. Bu yapıda çok sayıda terminal (uç birimler) merkezde bulunan bir ana bilgisayara bağlanmaktadır. Uçlarda bulunan kullanıcılar, bu ağ içinde çalışmalarını ya PTT'den kiraladıkları hatları kullana­ rak ya da modem aracılığı ile otomatik çevirme yoluyla yürütmektedirler. Bilgi­ sayarların birbirlerine bağlanmasından oluşan ağlar ile, veriler otomatik olarak transfer edilebilmektedir. Ancak farklı özelliliğe sahip bilgisayarlarda bu trans­ ferler sırasında uyumsuzluklar ortaya çıkmaktadır. Sözkonusu uyumsuzluklar yerel ağlar (Local Area Network -LAN ) ve paket anahtarlarım (Packet Switching) yapılarının geliştirilmesi ile giderilmiştir.54 Yerel ağlar (LAN), iş merkezleri, üniversite ve hastane gibi çeşitü binalar­ dan oluşan kurumlar ya da tek bir bina içinde faaliyet gösteren kuruluşlarda bil­ gisayarlar arası iletişimi sağlamak üzere geliştirilmiştir. Bu yapı ile iletişim ağı terminallerin yalnızca birbirine bağlanması şeklinde ele alınmamakta ağa akıllı uçların da bağlanmasını sağlamaktadır. Böylece veriler, veri işleme gücü ve büyük ölçekli saklama ünitelerinin sundukları avantajlar paylaşılabilmektedir. Günümüzde Intel ve Digital Equipment şirketinin ortaklaşa geliştirdikleri Ethernet ve IBM tarafından üretilen Token Ring LAN protokolleri yaygın olarak kullanılmaktadır. Paket anahtarlama, mesajm paketlere bölünerek transfer edildiği bir sistemdir. Bu paketlerin her biri kaynak ve hedef adresleri ile hata kontrol ele­ manlarına sahiptir. Mesajlar sisteme PAD - Package assembler / disassembler yoluyla iletilir. Günümüzde X.25 ve X.400 protokolleri yaygın olarak kullanılan paketleme anahtarları olmaktadır. 1984'de geliştirilen ve 1988'de nitelikleri artırılan X.400'ler özellikle iş ortamında dokümanların kağıtsız olarak bir bilgisayardan diğerine nakledilmesine olanak tanımaktadır. Görüldüğü gibi bilgisayar ve iletişim alanı, sürekli bir arayış ve yeniliklere sahne olmaktadır. Bu süreç içinde ise teknolojik gelişmeler, bu ikisini birbirine yaklaştırmakta ve zaman ve mekan kısıtlılığını ortadan kaldırarak, insanoğluna yeni hizmetlerin kapılarım açmaktadırlar. Bilgi teknolojileri şemsiyesi altmda anılan bilgisayar ve iletişim araçları, örgüt dünyasına çeşitli işlevleri gerçek­ leştirmek üzere tasarlanan bilgi sistemleri içinde hizmet vermektedirler. 3. BİLGİ TEKNOLOJİLERİ VE UNSURLARI Ülkemizde bilgi teknolojileri ve bilgi sistemleri terimlerinin neyi ifade ettiği, bu alana yabancı olan ve bu terimlerle yeni yeni yüz yüze gelenlerce sıkça karıştırıldığı ve açıkça bunların neleri içerdiğinin bilinmediği gözlenmektedir. Dolayısıyla bu teknolojilerden yararlanmada istekli olan yöneticilerin, 54 Stephen Saxby, A-g.e., s.290. Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 39 ihtiyaçlarını tam bilgi ortamında ve bu alana hakim olarak belirleyemedikleri için kimi zaman çok büyük hacimlerde yatırım yapmalarına karşın, bekledikleri avantajları elde edemedikleri görülmektedir. Bu nedenle 21. yüzyılın iyi işleyen örgütleri olma hedefim taşıyan örgüt yöneticileri, bu terimlerin içeriklerini bilmek ve bu alanda yaşanan teknolojik gelişmeleri yalandan takip etmek zorun­ dadırlar. Bu bölümde genel olarak bilgi teknolojileri denilince nelerin kast edildiği ve bu terim içinde yer alan unsurların ve bunlarla ilgili araçların neler olduğuna değinilecektir. Bilgi teknolojileri; kavram olarak, verilerin kayıt edilmesi, saklanması, belirli bir işlem sürecinden geçirmek suretiyle bilgiler üretilmesi, üretilen bu bilgilere erişilmesi, saklanması ve nakledilmesi gibi işlemlerin etkili ve verimli yapıl- masına olanak tanıyan teknolojileri tanımlamada kullanılan bir terimdir.55 Bilgi teknolojileri; sesli, resimli, metinli ve sayısal verilerin elde edilmesi, işlenmesi, saklanması ve dağıtımım yürüten mikro-elektroniğe dayalı hesaplama ve iletişim teknolojilerini içerir. Bu çerçevede, başta bilgisayarlar ve bunlara destek sunan girdi ve çıktı donanımları olmak üzere faks, mikrografik, teleko­ münikasyon, doküman doldurma ve hazırlama makineleri ve basım makineleri vb. bilgi teknolojileri terimi içinde yer alan donanımlar olmaktadır. Bilgi tekno­ lojileri lazer, fiber optik, ses tarayıcıları gibi iletişim teknolojilerinin gelişimine paralel olarak hızla gelişmektedir. Bilgi ve iletişim teknolojilerinin işbirliği içinde gelişmesi, bilginin üretilmesi ve akışının daha etkili ve verimli gerçekleş­ tirilmesinde devrimsel bir değişimi sağlamıştır. Bilgi artık daha verimli ve etkili işlenebilmekte, daha hızlı ve arzu edilen biçimlerde iletilebilmekdir. Bilgi teknolojileri mekanik teknolojiler ile karşılaştırıldığında; kullanıcıya sundukları destek bakımından aralarındaki fark daha belirgin ortaya çıkmaktadır. Mekanik teknolojiler, kullanıcıların fiziksel yeteneklerini geliştirmek ya da bu güçlerinin yerine ikame edilmek üzere destek sağlarken, bilgi teknolojileri kullanı­ cının zihinsel yeteneklerini geliştirmek ya da bu yeteneklerinin yerine ikame edil­ mek üzere fayda sağlar. Genel olarak bilgi teknolojileri kontrol sürecinde, esnek­ lik sağlamada ve bir işbirliği ve eşgüdümün gerçekleştirilmesinde önemli katkılar getirmektedir. Yukarıda yapılan açıklamalardan görüldüğü üzere bilgi teknolojileri temelde veri-bilgi toplama, saklama, işleme, elektronik olarak dağıtımı ve nakledilmesi işlevlerini yerine getirirler. Bilgi teknolojileri donanım, yazılım ve veritabanı olmak üzere başlıca üç alt elemana sahiptir. Donanım, bilgisayarların fiziksel yapışım oluşturan beş farklı araç ve teçhizattı ifade eder. Bunlar girdi ve çıktı birimleri, merkezi işlem birimi, veri ve programlar için ikincil bellek ve tüm bu donanımlar ve kullanıcı arasında Kate Behan ve D iana Holmes, U n d erstan d in g In fo rm a tio n Technology, Prentice Hall, 2 nd ed. NY, 1990, s.l. 55 40 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim işbirliği sağlayan iletişim birimleridir. Donanımın faaliyetlerini yönlendiren komutlar genel olarak yazılım olarak adlandırılmaktadır. Yazılımlar, sistem ve uygulama olmak üzere iki farklı amaç için geliştirilmektedir. Sistem yazılım ları, donanıma ait alt elemanların faaliyetlerini koordine eder, ana ve yardımcı bellek arasındaki hareketi kontrol eder, girdi, çıktı ve merkezi işlem birimi arasında bilgi akışını denetler. Uygulam a yazılım ları, kullanıcı ve yöneticilere yardımcı olmak üzere veriler üstünde işlem yapmak için yazılan programlardır . Kullanıcıların sistem yazılımları hakkında fazla bilgi sahibi olması gerekmez. Ancak, uygulama yazılımları konusunda derinliğine bilgi sahibi olmaları ve hatta bu programların yazılımlarına katkıda bulunmaları, bu programların etkili ve verimli kullanımı bakımından önemli avantajlar sağlamaktadır. V eritabanı, uygulama yazılımları tarafından kullanılacak tüm verileri içerir. Veriler veri tabam yönetimi yazılımları ile yönetilen dosyalarda toplanır. Veriler ve bilgiler bilgisayar teypleri , diskler, disketler ve benzeri fiziksel araçlar kullanılarak veritabanlannda tutulur. Bilgi teknolojisinin bu üç unsurunun bir arada uygun çalışmasını olanaklı kılmak üzere sistem konfügürasyonu belirlenir. Sistem konfügürasyonunu biçimleyen iki parametre bulunmaktadır. Bunlardan birincisini oluşturan zaman­ lam a (timing) parametresi, veri girişlerinin yapılacağı zamanlamayı belirler. Bu parametre, veritabanlannda tutulan verilerin ve bilgilerin yaşını doğrudan etkile­ diği için üzerinde önemle durulması gereken bir değişken durumundadır. Sistem, yapılacak işin niteliğine ve gereklerine göre zamanlama parametresi bakımından iki şekilde düzenlenebilir: a) Gerçek Zamanlı-Sürekli: Bu yöntemde, verilerin işlemler ortaya çıktığı anda veri tabanına işlenmesi suretiyle sürekli olarak güncel kalması sağlanır. Bu yöntemin uygulanmasını zorunlu kılan işler arasmda en iyi ömek ve uygulama alanı olarak hava yollan ve otelcilikte rezervasyon işlerinin yapılması gös­ terilebilir. b) Periyodik Toplu Îşlem-Kesikli: Toplu işlemde adından da anlaşıldığı gibi veritabanının güncelleştirilmesi günlük, haftalık, aylık gibi beürli zaman aralıklan ile gerçekleştirilir. Bu yöntemin en iyi uygulama örneğini üretim programlarının düzenlenmesi işinde görebiliriz. Bilgi teknolojilerinin zamanlama parametresi bakımından oluşturulacak konfügürasyonu karar alma işlevine sunulan desteğin niteliğini doğrudan etki­ lemektedir. Örgütsel karar almada gereksinim duyulan bilgiler, zamanlı bilgiye olan gereksinimleri balonundan farklılık göstermektedir. Sistem konfugürasyonunun belirlenmesinde bu durum göz önüne alınarak uygun yöntemin tercih edilmesi gerekir. Sistem konfugürasyonunun ikinci parametresini oluşturan içerik değişkeni, veritabanının içerik bakımından düzenlenme karan ile ilgilidir. Sistemler Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 41 veritabanlanmn içeriğine göre değişik düzenlenebilir. Burada karşımıza iki alternatif yol çıkmaktadır. Bunlardan birisi merkezi, diğeri yerel veritabam olmaktadır. Veritabanlan merkezi olmak üzere global (bütünsel) düzen­ lendiğinde, örgüt içinde uzak yerleşim alanlarından toplanan bilgilere, daha çok sayıda karar verici erişme olanağı elde etmektedir. Bu alternatif örgütün merkezi bir yapıya doğru gitmesine ortam hazırlar. Yerel veritabanlan birbirinden ayn, uzak yerleşim alanlarından elde edilen verileri toplar. Bu alternatif merkezi olmayan yapıdaki karar alma işlevini destekler. Merkezi ve yerel veritabam seçim kararında bu iki yöntemin avantaj ve dezavantajları göz önüne alınmalıdır. Merkezi veritabamnda kaynakların etkili kullanımı mümkündür. Bu alternatif de personel dağıtımı merkezi yapılacağı için personel maliyetlerinden tasarruf sağlanması ve yönetim işlerinde tekrarların önlenmesi kolay olmaktadır. Yerel veritabanlan yöneticilere kendi faaliyetlerini kontrol etme olanağı sağlar. Yerel karar alma yerel önceliklere daha duyarlı olabilmeyi sağlamaktadır. İçerik parametresi ile ilgili olarak bu iki uç alternatif arasmda yer alan başka bir seçenek olarak dağıtılc veritabam sistemi bulun­ maktadır. Bu yöntemde bazı veriler merkezi veritabamnda bazılan ise yerel veritabanlannda tutulur. 4. BİLGİ SİSTEM İ VE UNSURLARI BUgi teknolojisindeki gelişmelerin bilgi sistemlerinin gelişmesine olan katkdan, modem örgütlerde heyecan verici ve dinamik faaliyetler arasmda yer almaktadır. Bügi teknolojderinin örgütlere sunduklan stratejik avantajlan değerlendirebilmede öncelikle bügi sistemlerinin örgütlerde oynadıklan rolleri bilmek ve anlamak gerekir. Bügi sistemleri örgüt yönetiminde en temel süreç olan karar alma işlevini desteklemek için vardır. Büginin amacı, gelecekte ortaya çıkabüecek bir olay ya da durumla ügüi olarak belirsizliği azaltmak iken, bügi sistemlerinin hedefi, en genel anlamda karar alma sürecinde gereksinim duyulan bilgileri sağlamaktır. Tanım olarak bügi sistemi, hangi verilerin toplanacağım ve nasü yapüacağını belirleyen kurallar dizisidir55 Bir başka anlatımla, bügi sistemi; belirli hedefleri karşılamak üzere, verileri karar verici için anlandı bilgüere çeviren insangücü, programlar ve yönetsel süreçlerden oluşan bir settir.57 Bügi sistem­ lerinin girdi birimi, çıktı birimi, merkezi işlem birimi, yazılım, prosedürler ve personel olmak üzere altı unsuru bulunmaktadır. 36 Hemy C. Lucas, C o m p u te r B ased In fo rm a tio n System s in O rganization, s.4. 37 Kate Behan ve D iana Holmes, a.g.e., s.5. 42 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim G irdi Birim leri: Bilgi sistemlerinin temel girdisi olan veriler, girdi birimleri aracılığı ile sisteme aktarılır. Girdi birimleri olarak; kart delicileri ve kart okuyucuları, manyetik teypler, optik okuyucu, manyetik dramlar, diskler vb gibi donanımlar kullanılmaktadır. M erkezi İşlem Birimi: Merkezi işlem birimi, verilerin kontrol edilmesi, işlenmesi ve saklanması işlerini yürüten donanımlardır. Merkezi işlem birimi bu işlemleri yürütmek üzere aritmetik ünite, iç hafıza ve kontrol ünitelerine sahiptir. Bunlara örnek olarak büyük bilgisayarlar, mini bilgisayarlar ve mikro bilgisayarlar verilebilir. Ç ıktı Birim leri: Merkezi işlem biriminde çeşitli işleme tabii tutularak çıktılara dönüşen bilgiler, çıktı birimleri ile kullanıcıların hizmetine sunulur. Çıktı birimlerine örnek olarak mikro filmler, manyetik diskler, manyetik dramlar, yazıcı ve çiziciler verilebilir. Personel: Bilgi sistemleri personeli olarak, sistemin tasarımından uygulama alanına geçinceye kadar yapılması gereken işleri yürütmekle görevli sistem analisti, sistem mühendisi, sistem tasarımcısı, programcı ve operatör kadroları bulunmaktadır. Prosedürler: Bilgi sistemi içinde yer alan personel, girdi ve çıktı birimleri ile merkezi işlem birimi arasında işbirliği sağlayan çeşitli işletme ve kullanıcı talimatları sistemin prosedürleri olarak hazırlanır. Yazılım: Bilgi sisteminden beklenen hedefleri gerçekleştirmek üzere girdi ve çıktı birimleri ile merkezi işlem biriminin faaliyetlerini kontrol etmek üzere hazırlanan programlar ve komutlar dizisi yazılım olarak adlandırılmaktadır. İşlenmemiş ham haldeki veriler sorun çözmede karar vericiye yeterli düzeyde bilgi sağlamaz. Ham verilerin belirli bir işlemden geçirilerek ve yorumlanarak kararların alınmasına hazır hale getirilmesi gerekir. Bu noktada bilgi sistemi, verilerin işlenmesi ve yorumlanmasında gerekli kuralları kapsar. Verilerin işlenmesi ve yorumlanmasında genel olarak, istatistiksel analizler, karmaşık matematiksel hesaplamalar ve bir takım özetlemeler yapılır. Örgütler, biçimsel ve biçimsel olmayan kaynaklardan gelen verilerle işlevlerini yürütürler. Bir başka deyişle örgütlerin gereksinim duydukları bilgiler biçimsel ve biçimsel olmayan nitelikteki verilerden elde edilir. Dolayısıyla örgütler biçimsel ve biçimsel olmayan şeklinde sınıflanabilecek değişik bilgi kanalına sahiptir. Bilgi teknolojilerine dayalı bir bilgi sistemi kurulurken biçimsel ve biçimsel olmayan bilgi kanallarının nitelikleri ve ayırt edici özellikleri göz önünde bulundurulmalıdır. Biçimsel bilgi kanallarına dayalı olarak geliştirilecek biçimsel bilgi sistemi, verilerin toplanması, analiz edilmesi ve dağıtımında önceden belirlenmiş kurallar ve prosedürlere sahiptir. Biçimsel olmayan bilgi Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 43 kaynaklan ise, örgüt içinde doğal olarak kendiliğinden doğan ve belirli bir işleme ya da sürece bağlı olmadan toplanan bilgilerden meydana geldiği için, bu bilgelere özgü geliştirilecek bilgi sisteminin biçimsel olmayan bir niteliği bulunmaktadır. Bu nitelikler göz önüne alındığında, örgütte geliştirilecek bilgi sistemleri biçimsel bilgi kaynaklarına dayalı olarak tasarlanır. Örgütler, verilerin doğru ve zamanında işlenmesi, yönetimin iyileştirilmesi için gerekli verilere ulanma ve bunlardan yararlı bilgiler elde etmek için etkili bilgi sistemlerine ihtiyaç duyarlar. Günlük faaliyetlerden doğan bilgileri yönetmek oldukça önemlidir. Uygun bir bilgi sistemine sahip olmadıkça, işleri kontrol altında tutmak oldukça zordur. Bilgi sistemlerinin temelini, veri yönetim işlevleri oluşturur. Veri yönetim işlevleri arasında verilerin toplanması, saklanması, işlenmesi sayılabilir. Gelenek­ sel olarak veri yönetiminde arşivleme yöntemi kullanılmaktaydı. Bu sistemde günlük işlerden doğan bilgiler kağıtlara kaydedilerek dosyalarda saklanmakta ve bu dosyalar ofislerde tutulmaktaydı. Çalışanlar ihtiyaç duyduğu bilgilere bu dosyalarla erişebilmekteydi. Ancak bu yöntemde her birim ihtiyaç duydukları bilgileri kendi arşivinde bulundurma zorunluluğunda olduğu için aynı bilgileri içeren birden fazla dosya tutulması lüksü yaşanmaktaydı. Bu durum bilgi tekra­ rına neden olmakta ve çalışanlar bilgileri yönetmek yerine, dosyalan yönetmekle vakit geçirmekteydi. Aynı zamanda bilgilerin güncelleştirilmesi kısa aralıklarla yapılamadığı için yeni, güncel bilgilere ulaşmak mümkün olamamaktaydı. Yaşanan bu zorluklar örgütlerin bilgi yönetimini etkin hale getirmede sistematik bir yöntem kullanmalarım zorunlu kılarak, onların ihtiyaçlarına uygun bir bilgi sistemi geliştirmelerine ve bu sistemleri de bilgi teknolojileri ile desteklemelerine neden olmuştur. Bu unsurlara sahip bilgi sistemlerinin örgütlere giriş sürecini ve yüklendikleri işlevleri incelemeden önce, bu sistemleri destekleyen bilgi tekno­ lojilerinin örgütlere ne tü r olanaklar sunduğunu incelemek, bu sistemlerin yapısını anlamada kolaylık sağlayacaktır. D. BT'nin ÖRGÜTLERE SUNDUKLARI OLANAKLAR Günümüzde artık üst düzey yöneticiler bilgisayar ve bilgi sistemlerine daha farklı bakmaktadırlar. Yıllarca bu kaynaklar destek sağlayıcılar olarak görüldü. Oysa bugün artık bunların yaratıcı biçimde etkili kullanılmaları durumunda kuruluşa açık bir rekabet üstünlüğü sağlayacağı görülmektedir. Artık üst düzey yöneticiler, teknolojiden en üst düzeyde yararlanmanın önemini değişen çevre ve koşullarla birlikte oldukça iyi kavramış durumdadırlar . Ancak bilgisayar ve bilgi sistemleri konusunda yeniliklerin ve uygulamaların artmasına rağmen, pek çok 44 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim işletme otomasyonun ilk aşamalarında bulunmaktadır. Oysa her kuruluşun rekabet avantajı sağlayabilecek bilgisayar ve bilgi teknolojilerim kullanabileceği oldukça fazla firsatlan bulunmaktadır. Nitekim 1980'lerden itibaren "bilgi"nin stratejik bir güç olarak görülmeye başlaması ile birlikte, üst düzey yöneticileri, bilgi üretme ve yönetmede etkili araçlar olarak bilgisayarlar, veri işleme ve yönetim bilgi sistemleri üzerine oldukça fazla eğilmeye başlamışlardır. Bilgi teknolojileri ve bilgi sistemleri rekabet avantajı sağlamasına rağmen bu sistemlerin yaygın olarak kullanılmama nedenleri arasında aşağıdaki faktörler sayılabilir:58 1.Bilgi sistemleri aracılığı ile elde edilen çözümler çoğu zaman pahalı olmakta ve zaman almaktadır. 2.Bilgi sistemlerinin uygulanması daima bir risk unsuru taşımaktadır. 3.Bilgi sistemleri kaçınılmaz olarak bir değişimi gündeme getirmektedir. Ancak insanlar çoğu zaman değişime karşı durmaktadır. Elbette ki bilgi teknolojileri ve sistemlerine gereken ağırlığın verilmesi, bunların kuruluşa ne tür bir rekabet avantajı sağladığının bilinmesine bağh olacaktır. 1960 ve özellikle 1970'li yıllarda örgütlerin kağıt üzerindeki bilgilerini işleme ve düzenlemeyi otomatikleştirmede kullandıkları bilgi teknolojileri, 1980 ve 1990'larda maliyetleri düşürerek ve yeni iş olanakları yaratarak kuruluşlara rekabet avantajı sağlamaktadır. Bugün artık örgütler, bu teknolojileri kullanarak rekabet üstünlüğü elde etmektedir. Diğer taraftan örgütlerin işlevsel yöneticilerinin, bu teknolojilerle ve özellikle bilgi yönetimi ile yalandan ilgilendikleri görülmektedir. Bilgi teknolojilerinin örgütlere özellikle mal ve hizmet üreten ticari kuruluşlara nasd destek sağladığını göstermede Porter ve Millar'ın geliştirdiği "değer zinciri" (value chain) kavramı kullanılabilir.59 Bu kavram kuruluşların işlevlerini değer işlevlerine (value activity) ayırmaktadır. Değer işlevleri temel (birincil) ve destekleyici işlevlerden meydana gelmektedir. Temel işlevler olarak; girdi lojistik (malzeme, araç-gereç temini), işlem (montaj, imalat), çıktı lojistik (sipariş alma ve teslim), pazarlama ve satış (reklam, tutundurma) ve hizmet sunma (tamir-bakım) sayılabilir. Destekleyici işlevler ise bu temel işlevlere destek sağlayan işlevlerdir. Belli başh destek işlevler arasmda satm alma, insan kaynaklan, teknoloji ve örgütlenme bulunmaktadır (Şekil 4). Bilgi teknolojileri şekil 4'de gösterilen değerler zincirinin (value chain) her aşamasına nüfiız ederek bu zincirde yer alan işlerin yapılışını ve zincirler S! a-k-, s.95-96. 59 Michael Porter ve Victor E. Millar, "How Information Gives You Competitive Advantage", H a rv a rd B usiness Review, July-August 1985, s. 149-160. Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 45 arasındaki bağı değişime uğratmaktadır. İş yapısmda nasıl bir değişim olduğu çakşmamn dördüncü bölümünde daha ayrıntılı ele alınacaktır. Bu teknolojiler aynı zaman da rekabetin kapsamım ve üretilen ürünlerin yapısını etkilemektedir. Bir işletme için geçerli olan değer zinciri bu işletmenin faaliyet gösterdiği endüstri düzeyinde "değer sistemini" (value system) oluşturur (Şekil 5)60 Şekil 4: Değerler Zinciri61 Sanayi devriminde örgütler insangücü yerine makineler ikame ederek rekabet avantajı sağladılar, ancak o dönemlerde bilgi işleme insangücüyle yapıl­ maktaydı. Bilgi devrimi bu işlevi bilgi teknolojilerine aktarmak suretiyle örgütlere ikinci bir rekabet avantajı sağlamıştır. Böylece artık kağıt işleme ve sorun çözme işi de insangücünden bilgisayar denilen makinalara aktarılmıştır. Bilgi teknoloji­ leri yalnızca işlevlerin yapılışım etkili kılmakta kalmayıp aynı zamanda bu “ a-k. 61 Değer zincirinin şem atik gösterimi Porter ve Millar’dan uyarlanmıştır: Michael Porter, Victor E.Millar, a-g.e, 46 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim işlevlerin yapılışı esnasındaki bilgi akışını da etkileyerek, yöneticilere bunlar arasında yeni bağlar kurma ve eşgüdüm sağlama olanağı tanımaktadır. Şekil 5: Değer Sistemi . Arz eden İşletmenin Aracı Alıcıların i ş l e t m e l e r i n i ş l e t m e r l e r i n —fe* değer değer zinciri değer zinciri değer zinciri zinciri Bilgi teknolojileri işletmelerin temel ve destekleyici işlevlerine şekil 6'da gösterilen yollarla nüfuz etmektedir.62 Bilgi teknolojileri kuruluşların değer zincirinin her unsuruna sağladıkları katkılarla ve endüstriyel düzeyde değer sistemi içinde yer alan arzcı ve aracı kuruluş ile müşteri değer zinciri arasında eşgüdümü güçlendirerek rekabet avantajı yaratmaktadır. Bu şekilde bilgi teknolojileri sundukları olanaklarla rekabetin yapışım; kuruluşun faaliyette bulunduğu endüstri yapışım değiştirme, rekabet üstünlüğü sağlama ve yeni iş olanakları yaratma yoluyla değiştirmektedir. Özellikle ticari bir örgüt için temel yapıyı bu şekilde ortaya koyduktan sonra ' bilgi teknolojilerinin ve bilgi sistemlerinin örgütlere ne tür olanakları nasıl sağla­ dıklarım açıklamak daha sistematik ve kolay olacaktır. Bu bölümde bilgi tekno­ lojilerinin örgütlere sundukları olanaklar; yukarıda açıklanan Porter ve Millar'dan alınan değer zinciri ve değer sistemi kavranılan kullanılarak örgütün bulunduğu endüstri yapısmda değişme, rekabet üstünlüğü ve yeni iş olanaklan başlıklan altında incelenecektir. 1. ENDÜSTRİ YAPISINDA DEĞİŞME Bir endüstrinin kârlılığım beş rekabet edici güç belirlemektedir. Bunlar sırasıyla satıcıların gücü, tedarikçi kuruluşların gücü, alıcıların gücü, rakiplerin gücü ve ikame edilebilen ürünlerin gücüdür. Bilgi teknolojileri bu beş gücü etkileyerek endüstrinin, yapısını değiştirebilmekte ve rekabet gücünü güçlendirici rol oynamaktadır. 63 Diğer taraftan bu teknolojiler pek çok endüstrinin yapışım çözmekte ve değişim için gereksinim ve fırsatlar yaratmaktadır. 62 Michael Porter ve Victor E. Millar, a.g.m,, s. 153. Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 47 Şekil 6: Bilgi Teknolojilerinin Değer Zincirine Katkısı Bilgi teknolojileri alıcıların gücünü artırma ve azaltmada kullanılabil­ mektedir. Örneğin kişisel bilgisayarlarla elektronik kataloglama yoluyla değişik markalardaki ürünlerin kalite ve fiyatları hakkında anında bilgi sahibi olan alıcdar, bu teknolojilerin sunduğu olanakla güçlü hale gelmekte ve tercihlerini daha bilinçli yapabilmektedir. Diğer taraftan satıcı kuruluşlar bu teknolojileri alıcdann güçlenmesini önlemekte kullanabilmektedirler. Örneğin, satıcı kuruluş­ lar zaman zaman değişik fiyat uygulamasına gitmek suretiyle alıcıların kendi ürünlerini almaş ma zemin hazırlamaktadırlar. Bilgi teknolojileri kuruluşlara kendilerine girdi sağlayan kuruluşları kontrol edebilme olanağı sağlayan bilgi sistemlerini destekleyerek arz edici kuruluşların gücünü azaltabilmektedir. Bu avantaj, belirsizliği ortadan kaldıran bilgi teknolojileri destekli bilgi sistemleri ile sağlanmaktadır. ° a . k , s.155. 48 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Diğer taraftan yüksek derecede bilgi teknolojileriyle desteklenen bilgi sistemleriyle çalışan kuruluşların bulunduğu endüstriye, bu alt yapının oldukça büyük hacimlerde yatırım yapılmasını gerektirmesi, yeni yeni rakip kuruluşların girmesini engelleyici rol oynamaktadır. Nitekim elektronik ağ içinde çalışması zorunlu olan bir banka ya da sigorta faaliyet alanına yeni rakip kuruluşların girmesi oldukça zordur. Çünkü bu endüstri, sunduğu ürünün bilgi yoğun olması, yüksek derecede bilgi teknolojilerini kullanmaya olanak tanıyan ve elektronik ağ ile bütünleşme için gerekli büyük hacimlerde donanım ve yazılımlara yatırımı gerektirmektedir. Bilgi teknolojileri ikamesi kolay olmayan karmaşık ürünler üretilmesine olanak tanıyarak da işletmelere rekabet üstünlüğü sağlamaktadır. 2. REKABET ÜSTÜNLÜĞÜ Bilgi teknolojileri kuruluşlara iki şekilde rekabet üstünlüğü sağlar. Bunlardan birincisi, düşük maliyet liderliği sağlama; İkincisi ise, ürün farklılaştırmaya olanak tanımaktır. Bu iki yolla kuruluşlar, sahip olduğu rekabet kapsamım genişletebilmektedir.64 Günümüzde bilgi teknolojilerini kullanarak yarattıkları değerlerin maliyetlerini düşürmek suretiyle rekabet avantajı elde eden değişik iş alanlarında çalışan kuruluşa rastlamak mümkündür. Örneğin, tekstil imalatında bu teknolojilerin kullanılmasıyla kalıpların otomatik kesilmesi ile toplam işçilik maliyetlerinde %50'nin üzerinde tasarruf sağlanmıştır.65 Bir başka ömek kelime işlemcileri kullanan kuruluşlarda metin işlemede sağlanan tasarruflardır. Aynı şekilde telepazarlama teknolojisini kullanan kuruluşlar satış personeline ve ulaşımına ödenen maliyetleri ortadan kaldırarak maliyet avantajı sağlamaktadır. Bu teknolojinin kullanımı pazarlamada coğrafi alanla kısıtlı kalmayı gidermektedir. Kuruluşlar bilgi teknolojilerini ürettikleri mal ve hizmetlerin tasarımlarını benzersizleştirerek, bunlara üstün özellikler katarak ve daha iyi satış sonrası hizmet sağlayarak, ürün farklılaşmasına giderek rekabet üstünlüğü elde edebilmektedir. Örneğin Digital Equipment şirketi, sipariş alma zamanım azaltan ve hata yapma olasılığım düşüren müşteri uzman sistemi XCON'u geliştirip, kullanarak rakiplerine göre rekabet avantajı elde etmiştir.66 Bu yolla rekabet üstünlüğü sağlayan bir başka kuruluşa ömek olarak Volvo şirketi verilebilir. Volvo geliştirdiği ON-CALL program ile seyahat anında acil ihtiyaçlara yanıt vererek sağladığı hizmet ile rekabet üstünlüğü sağlamıştır.67 64 Robert Scbullheis ve M. Sumner, a-g.e, s.14-16. “ a-k. “ a-k., s.15. "a -k -, s.16. Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 49 Yukarıda verilen örneklerden görüldüğü gibi bilgi teknolojilerinin kullanım alanları yaygınlaştıkça, kuruluşlar, gerek maliyet avantajı elde ederek, gerek ürün farklılaştırma olanağı ile önemli rekabet avantajı sağlamaktadır. 3. YENİ İŞ OLANAKLARI Bilgi teknolojileri alanındaki gelişmeler bir taraftan kimi mevcut iş olanaklarım ortadan kaldırmakta, diğer taraftan da yeni iş olanakları yaratmaktadır. Örneğin gelişmiş kelime işlemcilerin kullanılması ile birlikte, artık sekreterlerin işlerinin üstlendiği kimi işlevler -randevu ayarlama, metin yazma gibi- yavaş yavaş ortadan kalkmaktadır. Diğer taraftan video konferans sistemlerinin kullanılmaya başlaması ile, çok kısa bir gelecekte hava yollan ve otel işletmecdiğinin olumsuz etkileneceği tahmin edilmektedir. Bilgi teknolojilerinin getirdiği avantajlan iyi kullanan kimi kuruluşlar bu teknolojilerle yeni ürün ve hizmetler pazarlayarak rakiplerine göre rekabet üstünlüğü sağlamaktadırlar. Örneğin ülkemizde Yapı ve Kredi Bankasının Alo Banka uygulamasını telefon, doğal gaz vs. gibi fatura ödemelerini yapmak üzere genişletmesi bu kuruluşa sektörde önemli bir rekabet üstünlüğü sağlamaktadır. Bilgi teknolojilerini yaygın olarak kullanan gelişmiş ülkelerde satış noktası sistemlerim kullanan Sears gibi kuruluşlar, sahip oldukları müşteri veritabam bilgi sistemleriyle yaptıkları reklam ve promosyon etkinliklerinin satışları üzerindeki etkilerini kolaylıkla tespit ederek, mevcut stratejilerini yeniden gözden geçirerek, düzeltici önlemleri zamanında alabilmektedirler. Bu avantajla yeni iş olanakları yaratmaları da kolay olabilmektedir. Bilgi teknolojileri ve bilgi devriminde yaşanan gelişmeler üç farklı yolla yeni iş olanakları yaratmaktadır. Bunlardan birincisi, kimi işler teknolojik olarak yapılabilir olmaktadır. Örneğin görüntü ve iletişim teknolojisinin gelişmesi faks hizmetlerini desteklemiştir. Benzer şekilde mikroelektronik alanındaki gelişmeler, kişisel bilgisayarların üretilmesini olanaklı kılmıştır. Diğer taraftan, bilgi teknolojilerinin bankacılık alanında kullanılması ile birlikte birçok finansman işlevinin bir arada etkili yürütülmesi olanaklı olmuştur. İkinci olarak, bilgi teknolojileri yeni ürünlere türetilmiş talep oluşturarak yeni iş olanakları yaratmaktadır. Örneğin kredi kartlan ile ilgili hesap durumunu bilgi teknolojileri ile izleyen Sears, kredi yetkisi ve kredi işleme hizmetlerini Phillips Petroleum şirketine satarak yeni iş firsatı elde etmiştir. Bilgi teknolojileri ile kuruluşlar atıl kalan kapasitelerini dış kuruluşlara satma olanağı elde ederek yeni gelir kaynaklarına kavuşmaktadırlar. 50 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Bilgi teknolojilerinin yarattığı üçüncü iş olanağı ise , bu teknolojilerin kullanımı ile elde edilen yan ürünlerin yaratılması ve bunların diğer kuruluşlara pazarlama olanağının elde edilmesidir. Bu yeni iş olanağına en iyi ömek kuruluşların kimi istatistiki bilgilerinden oluşturdukları veri tabanlarını başka kuruluşlara pazarlamasıdır. Bilgi teknolojilerinin yukarıda üç başlık altmda sunulan olanaklarından etkili olarak yararlanabilmek için, örgüt yöneticilerinin aşağıda sıralanan adımlar üzerinde özenle durması gerekir.68 Bu adımlardan birincisi; bilgi yoğunluğunu iyi değerlendirmektir. Her yönetici kendi kuruluşunun ürettiği mal ve hizmetlerle iş süreçleri ile ilgili mevcut ve potansiyel bilgi yoğunluğunu gözden geçirmeli ve bu yoğunlukla baş edebilmek için BT'den nasıl destek alabileceği üzerinde önemle durmalıdır. İkincisi; kuruluşun faaliyet gösterdiği endüstride bilgi teknolojilerinin rolünü belirlemektir. Yöneticiler bilgi teknolojileri ve sistemleri alanındaki gelişmelerin kuruluşun içinde bulunduğu endüstrinin yapısmda nasıl bir değişimi gündeme getireceğini, bu endüstri içinde rekabetin dinamiklerini nasıl etkileyebileceğini ve endüstrinin sınırlarım nasıl değiştireceğini iyi değerlendirmelidir. Üçüncüsü; bilgi teknolojilerinin yaratabileceği rekabet avantajlarım tespit etmek ve bunları örgüt amaçlarına göre sıralamaktır. Yöneticiler bilgi teknolojilerinin olanaklarıyla kuruluşlarına kazandırabileceği rekabet avantajlarının neler olabileceğini iyi incelenmeli ve bu avantajları örgütün genel hedeflerine uyacak şekilde sıralayarak gerçekleştirme yollarım araştırmalıdır. Diğer taraftan yöneticiler BT'ni kullanarak mevcut rekabet yapışım nasıl değiştirebilecekleri üzerinde durmalıdır. Dördüncüsü; bilgi teknolojilerinin doğuracağı yeni iş olanaklarının neler olabileceğini araştırmaktır. Yöneticiler bilgi teknolojilerinin olanaklarıyla mevcut işlerden yeni iş olanaklarım nasıl yaratabilecekleri üzerinde özenle durmalıdır. Böylece belki o endüstride elde edilebileceği gibi; daha önce hiç olmayan yeni bir ihtiyacı ve bu ihtiyacı gideren yeni ürün ya da hizmetleri üretme avantajı da elde edilebilecektir. Beşincisi ise; bilgi teknolojilerinin olanaklarından yararlanmak için bir eylem planı geliştirmektir. Yöneticiler BT'den üst düzeylerde yararlanabilmek için, donanım ve yazılımlara yapılacak stratejik yatırımların sıralandığı bir eylem planı yapmak durumundadırlar. Bilgi teknolojileri örgütlere özetle şu olanakları sunmaktadır: Verimliliği A rtırm a ve M aliyetleri D üşürm e: Bilgi teknolojileri verimlilik artışı ve maliyet tasarrufunu, verileri kaynağında toplama, aracıları elimine etme, işlevlerin yürütülmesinde düzenlilik sağlama, fırsatlardan tam olarak yararlanma yollarıyla sağlamaktadır. M üşteri Hizmetlerini İyileştirm e: Müşterilere sunulan “ Michael Porter ve Victor E. Millar, a.g.m., s.158-160. Bilgi Toplumu ve Örgütlerde Bilgi Teknolojileri 51 hizmetler bankamatik (ATM -Automatic Teller Machine) ve elektronik veri alış-verişi (EDI) gibi teknolojik araçlara yaygınlaştınlabilmekte ve etkinleştirilebilmektedir. K aynak Yönetim inde Etkililik: Bilgi teknolojileri para, bilgi ve malzeme, araç-gereç ve teçhizat gibi kaynakların, yönetiminde etkinlik sağlayarak rekabet üstünlüğü sağlamaktadır. Bilgi teknolojilerinin işletme yönetimine sundukları kolaylıklar, işletmelerde yürütülen işler bakımından farklılık gösterir. Porter ve Millar işletmelerde yürütülen işleri temel ve destek işlevler olmak üzere iki grup altında toplamışlardır69. Temel işler arasmda; girdi temini, üretim, çıktı yönetimi, pazarlama ve satış yönetimi, ve hizmet yönetimi bulunmaktadır. G irdi Temini; (hammadde ve yardımcı malzeme gibi üretim girdilerinin temini) İşletmeler, bilgi teknolojilerinin sunduğu otomatik stoklama sistemi aracılığı ile bu işlevlerde etkinlik sağlanmaktadır. Ü retim (imalat ve montaj) : Bilgisayar destekli imalat ve kontrol süreçleri, üretim işlevlerini etkili olarak yürütme olanağı sağlamaktadır. Ç ıktı yönetim i ( sipariş ve dağıtım yönetimi): Online sipariş giriş sistemi ile çıktı dağıtımı ve siparişlerin yönetimi kolaylıkla yapılabilmektedir. Pazarlam a ve satış (reklam ve promosyon): Bilgisayar aracılığı ile pazar analizi ve karlılık hesaplarında etkilik sağlanabilmektedir. Hizm et yönetimi ile, uzaktan kumandalı araçlar yardımıyla hizmetlerin yaygınlaştırılması ve etkili olarak yürütülmesi olanaklı olmaktadır. İşletmelerin sahip oldukları destek hizmetleri arasmda ise örgütleme, insan kaynaklarının yönetimi, üretim teknolojisi ve satın alma yer almaktadır. Örgütlenme; ofis otomasyonu, insan kaynaklarının yönetimi; kapsandı veri tabanları, üretim teknolojisi; bilgisayar destekli tasarım ve imalat, satın alma ise sunum yapan kuruluşlara online sipariş kanallarıyla bağlanma yoluyla etkili olarak yürütülebilmektedir. Özetle bilgi teknolojileri; kuruluşlara maliyetleri düşürmek ve mevcut ürün ve hizmet hattına yenilerini katmak suretiyle yeni fırsatlar sunarak rekabet avantajı sağlamaktadır. Bilgi teknolojilerinin etkileri endüstriyel, firma ve stratejik düzeylerde olmak üzere üç alanda farklılık göstermektedir. Endüstriyel düzeyde üretim, mal ve hizmetlerle pazarı; firma düzeyinde rekabeti belirleyici güçler olarak alıcdan, satıcdan, rakipler ve piyasaya yeni girenleri, stratejik düzeyde ürün farkhlaştırma ürün ve pazar boşluklarından yararlanma ve düşük maliyet liderliği ile firmanın temel , stratejisini etkilemektedir. Bilgi teknolojilerinin sunduğu bu rekabet avantajlarından yararlanabilmek için bu teknolojilerin ve bunlarla desteklenen bilgi sistemlerinin etkili olarak yönetilmesi gerekir. Bunun için öncelikle yöneticileri de kapsayacak şekilde örgüt çalışanlarının tamamının bilgi ®a.k, s.149-160. 52 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim teknolojileri konusunda yeterince bilgili ve bilgisayar okur-yazan olması gerekir. Bu anlamda örgütün yalnızca bilgi işlem merkezi çalışanlarının bu konularda derinliğine bilgi sahibi olmaları yeterli olmamaktadır. Bu bölümde; sanayi ötesi toplum aşaması olarak yaşanan bilgi toplumunun temel unsurlarından bilgi kaynağından ve bu kaynağı doğuran, yöneten ve biçimleyen teknolojik gelişmelerden söz edildi. Bilgi teknolojileri şemsiyesi altmda toplanan bilgisayar ve iletişim araçlarının olanaklarından örgütün rekabet, edici üstünlük sağlayacak şekilde yararlanabilmesi ancak, her bir örgütsel düzeyin spesifik ihtiyaçlarına yönelik olmak üzere bu bölümde temel unsurları verilen bilgi teknolojilerine dayalı olarak geliştirilen bilgi sistemleri ile olanaklıdır. Yönetici destek sistemleri şemsiyesi altmda topladığımız bu sistem­ lerin; temel yapılan, her bir örgütsel düzeye sunduklan yönetsel olanaklar ve bu teknolojileri örgütsel amaçlarda kullanımı ve bunların ülkemiz örgütlerinde kullanma düzeyi, izleyen bölümde ele alınacaktır. İKİNCİ BÖLÜM YÖNETİM DESTEK SİSTEMLERİ Bilgi teknolojilerinin örgüt yönetimine katkıları; genel olarak operasyonel, yönetsel ve stratejik olmak üzere, örgütsel düzeylerin ,her birinin spesifik ihtiyaç­ larına özgü tasarlanan, yönetim destek sistemleri başlığı altmda toplaya bilece­ ğimiz bilgi sistemleri ile gerçekleşmektedir. Veri işleme sistemi, yönetim bilgi sistemi, karar destek sistemi, yönetici destek sistemi ve uzman sistemlerden oluşan bu sistemler; örgüt yönetimine destek sunmak üzere, bilgi teknolojileri donanım ve yazılımlarında ilerlemeye koşut olarak bu sayılan sırada girmeye başlamıştır. Bu sıralama rastlantısal olmayıp, bir taraftan ihtiyaçların özelliğine diğer taraftan, bu sistemlerin gerektirdiği alt yapı niteliği olanların öncellikli kurulmasına göre şekillenmiştir. Dolayısıyla bu bölümde yönetim destek sistem­ leri başlığı altmda ayrıntılı olarak, tasarımına ve uygulama örneklerine ver verilecek olan bilgi sistemlerinden veri işleme sistemi, örgütlere ilk defa giren sistem olmuş ve bu sistem diğer sistemlerin, temel alt yapısını oluşturmuştur. A. Y Ö N E T İM D E S T E K S İS T E M L E R İN E BAKIŞ Yönetim Destek Sistemleri (YDS); örgütün en alt düzeyde veri toplama, işleme saklama ve iletimini üstlenen veri ,işleme sistemi ile, en üst düzeyde yöneticilerin temel işlevlerinden karar almaya kadar uzanan işleri yürütmek ve desteklemek üzere, bilgi teknolojileri destekli geliştirilen sistemler bütününe verilen şemsiye bir terimdir1. Bu terim; yönetsel düzeylere göre farklı işlevler üstlenmek üzere geliştirilen veri işleme sistemi, yönetim bilgi sistemi, karar destek sistemi, yönetici destek sistemi ve uzman sistemleri içermektedir. Bu çalışmada örgütlerde geliştirilen bilgisayar destekli bilgi sistemlerini ortak bir başlık altmda toplamak üzere, ilk kez Turban tarafından kullanılan YDS terimi 1Efraim T urban, D ecision S u p p o rt A n d E x p e rt S ystem s: M a n ag em en t S u p p o rt System s, Maxwell Macmillan International Ed.New York, 1990, s.1-26. 54 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim benimsenmiştir. Bu bölümde, bilgisayarların örgütlere girdiği ilk dönemlerde yalnızca veri işlemeye yönelik geliştirilen veri işleme sisteminden başlayıp, zamanla bilgi teknolojileri alanında yaşanan gelişmelere koşut olarak günümüzde daha spesifik amaçlan gerçekleştirmek üzere tasarlanan yönetim bilgi sistemi, karar destek sistemleri, yönetici destek sistemleri ve uzman sistemlere kadar uzanan bilgi sistemleri, YDS başlığı altında ele alınacaktır. YDS'nin yapısı, temel işlevleri ve uygulama örnekleri ağırlıklı olarak yazın taramasına dayanarak elde edilen kuramsal ve uygulamalı bilgiler ışığında verildikten sonra, bu sistemlerin planlama, kontrol ve karar alma işlevleriyle olan ilişkileri incelenecektir. 1. VERİ İŞLEM E SİSTEMİ Veri işleme sistemlerinin (VİS) geçmişi, 1890'lara Herman Holerith'in bu dönemde yapılan nüfus sayım sonuçlarının hesaplanmasında kullanılmak üzere delikli kart okuyan makinayı geliştirdiği dönemlere kadar gitmektedir. Bu makine ile otomatik veri işleme başlamış oldu. Veri işleme, terim olarak aynı zamanda veriler üzerinde bilgisayar denilen makinelerle işlem yapma anlamında kullanıldı. Elektronik veri işleme araçları ki, bunlardan bilgisayarların imal edilmeye başla­ dığı 1950'li yıllardan itibaren, örgütlerin veri işlemede verimlilik ve etkililik sağlama arayışlarına girdikleri ve bu soruna çözümler getirebilen araçları kullan­ maya başladıkları görülür. îşte ilk defa veri işleme ile ilgili olarak sistemli yakla­ şımların bu dönemlerde başladığı görülmektedir. Ancak örgütler 1960'h yıllarda yetenekleri ve kapasiteleri artan bilgisayarların üretilmesiyle birlikte, veri işleme sistemlerini etkinleştirme olanağı elde etmişlerdir. Yabancı yazında veri işleme sisteminin "data processing" ya da "infomation Processing" olarak ifade edildiğine rastlanılmaktadır. Türkiye'de ise bu terimlere karşılık olarak veri işleme ve bilgi işleme kavranılan kullanılmaktadır. Y ukanda belirtildiği gibi veri ve bilgi birbirinden farklı anlamlara sahiptir. Bilgi; verilerin işlenmiş, üzerinde bir takım çalışmaların yapılmış halidir. Oysa veri işleme ham haldeki verilerden anlamlı bilgiler üretmektir. Bu açıklamadan anlaşıldığı üzere veri ve bilgi işleme süreci girdilerin niteliği bakımından farklılık göstermektedir. Ancak işlem sırasında benzer süreçlerden geçmektedir. Veri ya da bilgi işleme sürecinde temel olarak üç aşama bulunmaktadır. Bunlar sırasıyla; kayıt etme, işleme ve raporlamadır. Ancak bazı yazarlar bu üç aşamayı daha detaylandırmak suretiyle süreci çok sayıda aşama ile ele almaktadırlar. Bu aşam alan kimi yazar­ lar kayıt etme, sınıflama, sıralama, hesaplama, özetleme, rapor etme olarak2; ^Cengiz Yılmaz, Bilgi İşlem Y önetim inde B ilgi Sistem i, Erciyes Üniv. İktisadi ve İdari Bilim ler Fak. Yayın No: 2, Kayseri, s.35 naklen GLOSS, R.E.ve H.A.Baker: In tro d u c tio n to Business, 6 nd ed., South Western Pub.Co.Cincinati, 1967, s.539, Yönetim D estek Sistemleri 55 kimileri ise, bunlara ilaveten veri elde etme, saklama, yeniden başvurma, çoğaltma olarak sıralamaktadırlar3. K ayıt etme aşaması; verilerin gerek örgüt içi, gerek örgüt dışı, kaynaklar­ dan elde edilmesi ve kağıt ya da manyetik ortamlarda tutulması işlemlerini içer­ mektedir. Kayıt aşamasında kaynak olarak yararlanılan belgelerin düzenli, anlaşılabilir olmasına özen gösterilmesi ve kodlama sırasında yanlışlığa meydan verilmemesi oldukça önemlidir. Bu aşamada verilerin biçim ve süreklilik bakı­ mından bilgi işlem sistemine uygun olmasına gayret edilir. Sınıflama, işlenmesi uygun bulunan verilerinin; kapsamlarına, kullanış yerlerine, türlerine, bölümleri­ ne ya da daha başka kriterlere göre ayrılmasıdır. Sınıflama işlemi sırasında her şeyden önce bir kodlamaya gidilir. Kodlamada değişik esaslar kullanılabilmekte­ dir. Bunlar arasında ondalık kodlar, blok kodlan, bellek kodlan, sıra kodlan, sessiz h a rf kodlan sayılabilir. Sıralam ada, sınıflandırılmış verilerden belirli kriterlere göre sistematik üsteler hazırlanır. Sınıflama ve sıralama birbirini tamamlayan aşamalar olmaktadır. H esaplam a aşamasında ise, veriler üzerinde dört işlem ( toplama, çıkartma, bölme, çarp m a) ya da daha karmaşık matematik­ sel ve mantıksal işlemler uygulanarak sonuçlar elde edilir. Hesaplama aşamasın­ da hesap makinalan ya da daha karmaşık işlemler için bilgisayarlara ve çeşitü programlara gereksinim duyulmaktadır. Verilerin taşıması gereken en önenüi niteüği kısa ve öz olmasıdır. İşte sınıflama, sıralama ve hesaplama ile işlenen verilerin öz hale getirilmesi için özetleme işlemine gereksinim duyulur. Özetleme, verilerin ana noktalan üzerinde durmak suretiyle kullanıcı için yoğun ve yararlı biçime dönüştürülmesidir4. Örgütün çeşitü birimlerinde ortaya çıkan verilenin ihtiyacı olan diğer tüm bölümlere ulaştırılması gerekir. İşte bu amaçla, veri ve bilgilerin tüm kullanıcılara iletilmesi için rapor halinde hazırlanması ve çoğaltılmasına ihtiyaç duyulur. Raporlama ise, veri işleme sistemlerinden çok, yönetim bilgi sistemle­ riyle daha kapsandı üretilebilmektedir. 1960'lı yıllarda örgütlerde yaygın olarak kullanılmaya başlanan veri işleme sisteminden gerçekleştirmesi beklenen temel amaç, daha önce el ile yapılan sıkıcı, zaman alan, yorucu ve çeşitü hesaplamalar gerektiren işleri, otomatik olarak programlar aracılığıyla gerçekleştirmektir. Bu niteüğe sahip işler arasında; balistik hesaplamalar, logaritmik tabloların oluşturulması, nüfiıs sayım sonuçlarının değerlendirilmesi, bordroların hazırlan­ ması saydabilir. Veri işleme sistemi, verileri yöneticilerin kullanımına hazır duruma getirmeyi hedefler. Bu sistemde işlemlerde etkinlik sağlamak ön planda tutulmuştur. Geçmiş ve çok yakın gelecekteki verilerin değerlendirilmesi ile gün­ lük işlerde etkililik sağlamaya çalışılmıştır. Sistemde geüştirilen programlarda 3 Hayri Ülgen, İşletm e Y önetim inde B ilgisayarlar, İstanbul Univ. Yayın No: 2806, İstanbul, s.24. 4 A. k., s.29. 56 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim algoritmik-mantıksal süreçlerden yararlanılmıştır. Bu sistemin kullanıcıları; operatörler, (veri giriş işletmenleri), çeşitli görevleri üstlenen büro çalışanları ve şef düzeyindeki görevlilerdir. Veri işleme sistemleri özetle şu niteliklere sahiptir: Bu sistemler işlemleri yürütme ve kayıt tutm a üzerinde yoğunlaşır; çıktıları periyodiktir; katı bir prog­ ramlamaya sahiptir; örgütün operasyonel düzeyinde çalışanların ihtiyaçlarına yönelik bilgiler yaratır ve sistem temel olarak örgütsel işlevlere dayak olarak geliştirilir. Veri işleme sisteminin yöneticilerin ad hoc bilgi ihtiyaçlarını karşı­ lama bakımından sınırlılıkları bulunmaktadır. Sistem bu özelliklerine rağmen karar almaya destek sunma bakımından hedeflenen sonuçlan gerçekleştiremez5. Bunun temel nedeni, sistemin bilgi talebinde bulunanların sorularım yanıtlayamaması ve yalnızca verileri bilgiye dönüştürmesidir. Sistem tasarımcıları bu eksildiği gidermek üzere, veri işleme sistemini verileri işleyerek bilgi türeten, bunlan toplayan, saklayan ve kendisine yöneltilen sorulan yamtlayabilen kapsandı bir sistem olarak, bilgi işlem sistemim geliştir­ mişlerdir. Bu sistem bir önceki sistemden farklı olarak çift yönlü bilgi akışına olanak sağlar. Kullanıcı sistemin bünyesinde bulunan veri ve bilgi bankasından yararlanarak sorularına karşılık alabilir. 1970'li yıllarda bilgi teknolojisi alanındaki ilerleme ve bilgisayarların bilgi işleme ve raporlama yeteneklerindeki gelişme, bilgi sistemlerinin yöneticilere destek sunacak şekilde tasarımına olanak tanımıştır. Özellikle 1975-1980 döne­ minde bilgisayarlaşan örgütlerin yönetim bilgi sistemi kurma faaliyetlerine ağırlık verdikleri görülür. 2. YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ Yönetim bilgi sistemi bir anlamda örgütün kalbidir. Nasd ki canldarda kalp ritmik atışlarla kan pompalayarak, tüm vücuda yaşam için gerekli olan oksijenin ulaşmasını sağhyorsa, aynı şekilde yönetim bilgi sistemi de, örgütün varlığını sürdürmesi için gerekli bilgileri sürekli olarak üretir ve gerekli yerlere ulaşmasını sağlar. Bundan yaklaşık otuz yıl öncesine kadar üst düzey yöneticiler, yönetim bilgi sistemini soyut bir kavram olarak ele almaktaydı, dolayısıyla bu sisteme sahip olmak, bir amaç olmaktan uzaktı. Son yıllarda bu durum değişmiş ve üst yönetim artık bilgisayar destekli geliştirilen bu sistemi finansal bir zorunluluk ve hatta örgütsel hedef olarak görmeye başlamıştır. Dünya ölçeğinde geniş ticaret hacmine ulaşan firmaların yöneticileri, rekabette üstün olabilmek için bilgi kaynaklarından en yüksek düzeyde yararlanmak durumunda kalmaktadırlar. Yönetim düşüncesindeki bu değişimle beraber bilgi, iş dünyasının en önemli 3 Cengiz Yılmaz, a.g.e., s.59. Yönetim D estek Sistemleri 57 stratejik silahı durumuna gelmiştir. Böylece bu kaynağı üretme ve yönetmede etkili bir araç olan yönetim bilgi sistemi de örgütlerin gündeminde yer alan en önemli konu olmuştur. Yöneticiler üstlendikleri görevlerin gereği olarak sürekli tam, güncel ve öz bilgilere ihtiyaç duyar ve bu nedenle hep bilgi arayışı içinde olurlar. Ancak yöne­ ticiler geçmişte bu ihtiyaçlarını tam olarak karşılayamamışlar ve çok çeşitli, düzenli olmayan, rastgele kaynaklara dayanmak durumunda kalmışlardır. Bilgiler kişisel yöntemlerle işlenmiş ve dolayısıyla çevredeki gelişmelerle ilgili farklı algılamalara göre işlemler yürütülmüştür. İşlerin planlanması ve kontrolü için gerekli bilgilerin sistendi olarak sağlanmasında, ilk defa 1494’de Luca Pacioli tarafından geliştirilen muhasebe sistemi kullanılmıştır. Günümüz modem yönetim bilgi sisteminin gehşiminde temel olarak, üç alanda yaşanan gelişmelerin önemli katkdan olmuştur. Bunlar; muhasebe sisteminin geliştirilmesi, yönetim teorisinde gelişmeler ve bilgisayarların icat edilmesidir. Ancak yönetim bilgi sistemlerinin gelişimi 1970'li yıllara kadar oldukça yavaş olmuştur. Bu yıllarda hız ve kapasite bakımından daha güçlü bilgisayarların üretilmesi ile YBS geliştirme ve uygula­ malım hızla arttığı görülmektedir. Bilgi sistemleri yazınında, yönetim bilgi sisteminin farklı tanımlarının yapıldığı görülür. Ralph H.Sprague'a göre yönetim bilgi sistemi, örgütsel kaynak olarak bilginin yönetilmesi, işlenmesi ve kullanılması ile ilgili işlevler ve sistemler bütünüdür.6 David, M.Kroenke ve Kathleen A. Nolan yönetim bilgi sistemini; geçmiş, bugün ve gelecekle ilgili olarak örgüt ve çevresi ile ilgili bilgiler sağlayan bir işletme sistemi olarak tanımlamaktadır.7 James O.Hikcs, YBS'ni yönetsel kararlar için gerekli olan bilgilerin çeşitli kaynaklardan sağlanarak bir araya getirilmesine yönelik biçimlendirilen bir sistem olarak ele almaktadır.8 YBS'ne örgütün bilgi sisteminin bir alt sistemi olarak bakan Aktaş, bu sistemi, stratejik planlama ve kontrol için yönetsel kararlar almada gereksinim duyulan bilgileri sağlayan sistem olarak tanımlamaktadır.9 Yönetim bilgi sistemini daha geniş kapsandı olarak ele alan Robert Murdick ise YBS'ni, kuruluşta yürütülen etkinliklerden doğan verileri elde tutma, çevrede ortaya çıkan durumlarla ilgili verilere erişme ve bunlan izleme gibi işlevlere ilaveten, tüm bu verileri filitreleme, düzenleme ve seçme yapmak suretiyle bilgi olarak yöneticilere sunan sistem olarak tarif etmektedir.10 6 Ralph H.Jr. Spraque, " A Fram ework for the Development o f Decision Support Systems", M IS Q u arterly , Vol.4, No.4, June 1980, s. 1-26. 7 David M.Kroenke ve Kathleen A. Nolan, Business C o m p u te r Systems, 3 rd. ed.,California, 1987. ! James O. Jr. Hicks, M a n ag em en t In fo rm a tio n System s, A U se r P erspective, 2 nd ed., S tP aul, Minn.West, USA, 1987. 5 A . Z iya Aktaş, S tru c tu re d A nalysis an d D esign o f In fo rm atio n System s, Englewood CBffi, N.J, Prentice-Hall, USA, 1987. 10 Robert G. M urdick ve John C.M unson, M IS C oncepts a n d Design,Prentice-Hall International 2.ed_, USA, 58 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Tüm bu tanımlardan görüldüğü gibi yönetim bilgi sistemi temel olarak yöne­ tim, sistem ve bilgi olmak üzere üç unsurdan oluşmaktadır11 (Şekil 7). îç ve dış kaynaklardan elde edilen verileri yönetimin karar alma işlevine hazır hale getiren sistem, temel olarak yönetim bilgi sistemi olarak adlandırılmaktadır. Ancak yöne­ tim bilgi sistemi yöneticilere yalnızca karar almalarına destek sunmakla kalmaz, aynı zamanda tekrar özelliği olan kimi sorunların çözülmesi ile ilgili kararlar alınmasına yardımcı olur. Yönetim bilgi sistemi, yöneticilere bilgi sunmak sure­ tiyle örgüt yönetiminde bütünlüğün sağlanmasına katkıda bulunur. Böylece örgüt, bütün olarak tüm elemanları birbirleriyle bütünleşik olarak ortak amaçlar için çalışır. Yönetim bilgi sistemine fiziki unsurlar, karar desteği, yönetim işlevi ve örgütsel işlevler olmak üzere dört farklı perspektiften bakılabilir. Örgütün bilgi sistemi; donanım, yazılım, veritabanlan, prosedürler ve işlemleri yürüten perso­ nel olmak üzere fiziksel elemanlara sahiptir. Bu elemanlar birinci bölümde ayrıntılı olarak ele alınmıştı. Bilgi sistemlerini yalnızca fiziki unsurları ile açık­ lama yeterli olmaz. Bu sistemlerde yürütülen işlerin neler olduğuna bakmak gerekir:12 Bu işler arasında; günlük işlemleri yürütme, dosyalar oluşturma, rapor­ lar üretme, sorgulama, destek sunma yer almaktadır. Bilgi sistemleri, her şeyden önce bir ürünün üretilmesi ya da satm alınması gibi işlevlerin yerine getirilmesine destek sağlar. Sistem örgüt ve işlevleri ile ilgili geçmişe ait bilgilerin saklan­ masına yönelik olarak ana dosyaların oluşturulması ve korunmasını gerçek­ leştirir. Bilgi sistemleri düzenli olarak raporlar ürettiği gibi, önceden planlan­ mamış olan ad hoc13 raporlar da üretebilmektedir. Sistem veritabanlan kullanmak suretiyle, planlı ya da plansız olarak sorgulamalara giderek çıktılar üretir. Tüm bunlara ilave olarak, bilgi sistemi planlama, analiz ve karar, alma işlevlerini desteklemek üzere çeşitli uygulamalara izin vermektedir. Yönetim bilgi sistemine karar almaya destek sunması perspektifinden bakıl­ dığında; sistemin karar türlerine göre farklı destek sunduğu görülür. Kararlar yapılarına ve programlanabilme özelliğine göre yapısal/programlanabilir ve yapı­ sal olmayan/programlanamayan olarak farklılık göstermektedir. Programlana­ bilen kararlarda bir karar kuralı ya da karar süreci oluşturulabilir. Bunlar akış şeması, karar tablosu ya da bir formül olabilir. Programlanabilir kararlar, önce­ den belirlenebilir ve daha az uzmanlık bilgisi gerektiren örgütün alt düzeylerin­ deki personel tarafından alınır. Bu niteliğe sahip kararların tamamı bilgisayarlara aktarılabilir. Programlanabilir kararlara örnek olarak, stok işlemlerinde yeniden 1986. " A-k., s.7. “ Gordon B. Davis ve Margrethe H. Olson, M a n ag em en t In fo rm a tio n System s: C o n cep tu al F oundations, S tru c tu re an d D evelopm ent, McGraw-Hill International Ed.,2 nd ed., N ew York, 1984, s.31. a Kısa süreli tek b ir işlev y a da görev için Yönetim D estek Sistemleri 59 sipariş verme ve kredi dağıtım kararlan verilebilir. Yapısal kararlar için bilgi gereksinimi açıkça belirlenebilmektedir. Programlanamayan kararlar ise, önceden belirlenemeyen ve nadir durumlarda gündeme gelen kararlardır. Bu nitelikteki karar verme ve sorunların çözümü ile ilgili olarak, verilere ve çeşitli analizlere gereksinim duyulur. Gereksinim duyulan veriler açık olarak bilinemediği için verilere erişim ad hoc olarak yapılan erişim isteklerine karşılık verebilmelidir. Örgütün varlığını sürdürmede en etkili silahlarından olan karar alma işlevini etkili olarak yürütebilmek üzere tamamen bu işleve destek sağlayacak unsurları içeren bilgi sistemleri geliştirilebilmektedir. K arar destek sistemi olarak adlandırdan bu sistem, ileri bölümlerde ayrıntılı olarak incelenecektir. Bilgi sistemlerine yönetsel işler göz önüne alınarak bakıldığında; bu sistemlerin planlama ve kontrol işlevleri gibi yönetsel işlere dayalı olarak sınıflandınldığı görülür. Anthony yönetim planlama ve kontrol işlevlerini; stratejik planlama, taktik planlama ve yönetsel kontrol ile operasyonel planlama ve kontrol olmak üzere üç başlık altmda toplamıştır14-. Stratejik planlama, tüm örgütü yönlendiren politikalar genel hedefler ve amaçların, belirlenmesi olarak tanımlanabilir. Şekil 7: Yönetim Bilgi Sisteminin Unsurları _ Yönetim __ Planlama, Kontrol, K arar Alma Bilgi Örgüt içinden ve çevreden Sistem Örgüt Amaçlarına Ulaşm Taktik planlama ve yönetsel kontrol, en genel anlamda stratejik planlama ile belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için kaynakların elde edilmesine yönelik planlama işlemlerini içerir. Operasyonel planlama ve kontrol ise taktik planlama ve yönetsel kontrol ile belirlenen bütçe sınırlan içinde mevcut kaynakların ve MR.N. Anthony, P lan n in g an d C o n tro l System s: A F ra m e w o rk f o r Analysis, Harvard University Press, Cambridge, 1965.Bkz. Olson ve Davis: a.g.e., s.35-40. 60 Bilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim donanımların etkili ve verimli kullanımını sağlamak üzere gerekli düzenlemelerin yapılmasıdır. Bu gruplarda yürütülen işlemlerin yapısı farklı olduğu için, elbette _bunların yürütülmesinde gereksinim duyulan bilgilerin nitelikleri de farklılık göstermektedir.15 Birinci bölümde genel hatlarıyla, örgütsel düzeylere göre gereksinim duyulan bilgilerin neler olduğuna değinilmişti. Daha çok raporlama desteği sunmak üzere geliştirilen yönetim bilgi sistemlerinin yönetsel düzeylere göre daha ayrıntılı olarak ne tür bilgiler sunmada destek sağladığım görmek için yönetsel düzeylere göre gereksinim duyulan bilgilerin niteliklerinin daha detaylı bilinmesine gereksinim vardır ( Tablo 5). Bilgi sistemlerinin yapısı, bilgiyi kullanan örgütsel birimlerin işlevlerine göre tanımlanabilmektedir. Üretim, pazarlama ve satış, muhasebe ve finansman, personel ve bilgi işleme alt sistemlerinden oluşan örgüt işlevlerinin her biri için ayrı birer bilgi sistemi oluşturulmaktadır. Yönetim bilgi sistemi ise, tüm bu sistemleri birleştirici/bütünleştirici niteliğe sahiptir. Örgütsel işlevlerle ilgili olarak geliştirilen bilgi sistemine ömek olarak personel bilgi sistemine daha yalandan bakacak olursak; bu sistemin personel seçimi, istihdamı, eğitimi, ücretlendirilmesi ve emekli edilmesi ile ilgili tüm işlemleri içerdiği görülür. Yönetsel düzeylere göre personel bilgi sisteminde yürütülen işler Tablo 6'da sunulmuştur. Tablo 5: Yönetsel Düzeylere Göre Bilgi Gereksinimi Bilgi N iteliği K ay n ak O p erasy o n el Y önetsel S tra te jik iç -------------- Dış Dar, iyi tanımlanmış -------------- Geniş iyi tanımlanmamış Y apı Ayrıntılı -------------- D aha Genel G üncellik Geçmiş -------------- Gelecek D o ğ ru lu k D erecesi Y üksek -------------- Düşük K ullanım Sıklığı Çok Sık -------------- Düşük İç e rik Y apısal Y apısal O lm ayan Kaynak: G.A. GORRY ve M.S. Scott M O RTO N:" Fram ework for Management Information Systems", Sloan M anagement Review, Fail, 1071, s.59'dan aktaran DAVIS, G:B., H.O. Margrethe: a.g.e., s.35-36. Finansman işlevi örgütün olabildiğince düşük maliyetle yeterli fon sağlamasından sorumludur. Bu işlev müşterilere kredi verilmesi, nakit yönetimi, kiralama ve borçlanma gibi konulan içermektedir. Muhasebe ise standart mali tablolara mali bilgilerin aktarılması, bütçelerin hazırlanması, mali bilgilerin analizi ve sınıflandırılması işlemlerini kapsar. Bu özellikleri ile muhasebe ve finansman bilgi sisteminde yönetsel düzeylere göre yürütülülen işler Tablo 7'de özetlenmiştir. 13 Gordon B. Davis ve Margrethe H. Olson, a-g.e., s.35. Yönetim D estek Sistemleri 61 Tablo 6: Personel Bilgi Sistemi Y ö n etsel Düzey İşle r Operasyonel Personel bilgileri Kontrol (yaş.deneyim,özgeçmiş) iş tanım lan,çalışm a saatleri,ücretlerin tespiti Yönetsel Kontrol Personelin niteliği, eğitim düzeyi, ücretleri konusunda planlanan ile gerçek durum arasındaki sapmaları gösteren analizler yapm a ve raporlar düzenleme Stratejik Planlama Örgütün amaçlarına etkili ulaşabilmesi için istihdam, aylık ödemeler ve personelin örgüt içinde dağılımı konusunda alternatifleri değerleme, stratejiler oluşturma Tablo 7: Muhasebe ve Finansman Bilgi Sistemi Y ön etsel Düzey İşle r O p erasy onel Raporlam a Y ö n etsel K o n tro l Gerçekleşen ile bütçelenen harcam aların karşılaştırılması S tra te jik P lan lam a Uzun dönemli mali kaynakların planlanması a. Yönetim Bilgi Sistemi Geliştirme Yönetim bilgi sistemi tasarımında birbirinden farklı yöntemler kullanıl­ maktadır. Bu yöntemler arasında16; birbirinden bağımsız alt sistemler 15 Cengiz Yılmaz, a-g.e., s.81-85. 62 Bilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim oluşturulması, veri bankası yaklaşımı, örgüt şeması yaklaşımı, aşağıdan yukarıya yaklaşım ve yukarıdan aşağıya yaklaşım sayılabilir. Mevcut koşullara bağlı olarak, bunlardan herhangi biri tercih edilebilmektedir. Ancak her şeyden önce, bu sistemin kurulması, geliştirilmesi ve uygulan­ masında ne tür bilgilere ihtiyaç duyulacağının bilinmesi, bu bilgilerin hangi biçimde, kimden nasıl elde edileceğinin tespit edilmesi ve nasıl saklanacağının belirlenmesi gerekir. Yönetim bilgi sistemi kuruluşu sırasında, tüm bu bilgiler değerlendirilerek en uygun yöntem seçilmeye çalışılır. Yönetim bilgi sistemi kurarken, aralarında belirli bir uyumu gözardı ederek birbirinden bağımsız alt sistemler oluşturma yolunu tercih etme, sistemin kuruluş sonrasında çalışmasını olumsuz yönde etkilemektedir. Bu yaklaşım ancak, hızlı değişim içinde bulunan örgütlerde geçici olmak üzere ve daha sonra alt sistemler arasmda uyum sağlama yönünde çalışmalar yapmak suretiyle kullanılabilir. Veri bankası yaklaşımda, eldeki tüm veri ve bilgilerin bir bilgi bankasında toplanılmasına dayah olarak kurulacak yönetim bilgi sisteminin, örgütün tümüne hizmet sunacağı düşünülmektedir. Bu yaklaşımla kurulan sistemde kullanıcı, gereksindiği bilgilere tam olarak ulaşabilmesi için değişik sorgulamalar yapmak durumundadır. Yönetim bilgi sistemi kurulmasında bir başka yaklaşımda, örgü­ tün yapışma göre alt sistemlerin kurulmasıdır. Bu sistemlerin sınırını ise, birimlerin üstlendiği görevler belirlemektedir. Ancak bu yaklaşımda örgütsel yapıdan kaynaklanan görev çakışmalarının bulunması gereksiz tekrarlara neden olabilmektedir. Aşağıdan yukarıya yaklaşımda, yönetim bilgi sistemi yöneticilerin ve diğer çalışanların ihtiyaçlarına göre geliştirilir. Bu yaklaşımda öncelik en çok ihtiyaç duyulan birime verihr. Diğer birimler için ihtiyaç ortaya çıktıkça geliştirilir. Aşağıdan yukarıya yaklaşımda, öncelikle birbirinden bağımsız dosyalar oluşturu­ lur. Bu dosyalar uygulamada gereksinim duyulan bilgileri sağlar. Birbirinden bağımsız olan bu dosyalar daha sonra bir araya getirilerek tüm birimlere hizmet vermek üzere veri bankaları kurulur. Daha sonraki aşamada karar verme ve planlamayı desteklemek üzere sisteme modeller eklenerek bir model bankası oluşturulur. Bu yaklaşım görüldüğü üzere ihtiyaçlara göre geliştirilmektedir. Bu nedenle sistem, başlangıçta ihtiyaçlar bilinmeden oluşturulmadığı için karmaşık ya da çok büyük olmamaktadır. Yaklaşımın en olumsuz tarafi, sistemin alt unsurlarının zamanla yeterliliğini kaybederek yeniden ele alınma zorunluluğu gerektirmesidir. Yukarıdan aşağıya yaklaşımda, yönetim bilgi sistemi için kapsamlı bir model geliştirilmeye çalışılır. Sistem önceden belirlenen örgütsel bilgi akış yapışma uydurulmaya çalışılır. Bu yaklaşımda öncelikle örgütün amaçlan tespit edilir ve örgütün içinde bulunduğu endüstrinin genel durumu ile sınırhlıklan Yönetim D estek Sistemleri 63 gözden geçirilir. Bu bilgiler ışığı altmda örgütün temel işlevleri yeniden belirlenir ve^bu işlevlerin gerçekleştirilmesi için gerekli temel strateji ve taktikler tespit edilir. Böylece örgüt, işlevleri ve çevresi ile ilgili bilgiler bir araya getirilir. Daha sonra örgüt içi bilgi akışı incelenerek aynı bilgilerin gerekli olduğu kararlar gruplandırılır. Böyle bir çalışma, aynı bilgilerin birden fazla ortamda tekrara neden olarak saklanmasını ve dolayısıyla bilgiye gereksinim duyanların zaman kaybını önler. Bu yaklaşımla maliyetler de düşmektedir. Bu yaklaşımın en zor tarafi ise, daha işin başmda sürekli değişen koşullar içinde faaliyet gösteren kuru­ luşun gereksinim duyacağı bilgilerin sağlıklı olarak tespit edilememesi ve bu durumu telafi etmek üzere, gereğinde büyük ve karmaşık bir bilgi sisteminin kurulmaya çalışılmasıdır. Yukarıda söz edilen bu yaklaşımlardan ilk üçü sistemi kurmada parçacı -bütüncül olmayan- bir yaklaşım sergiledikleri için, etkili olabilecek yöntemler olarak gözükmemektedir. îlk bakışta birbirinin tersi olarak görünen son iki yakla­ şım daha iyi sonuçlar üretebilmektedir. Yönetim bilgi sisteminin tasarımı ve uygulanması, herhangi bir planlama yapılmadan deneme yanılma şeklinde yürütülemez. Oldukça karmaşık yapıda ve çok çeşitlilikte bulunan bu işlemlerin yürütülmesine sistematik yaklaşılmahdır. Bu çerçevede, yönetim bilgi sisteminin tasanm ı ve uygulanmasında yürütülen işler; planlama, kavramsal tasarım, ayrıntılı tasarım, uygulama ve uygulama sonrası izleme olmak üzere beş başlık altmda toplanabilir. Planlama: Örgütler bilindiği gibi, çeşitü işleri yürütmek üzere oluşturulan farklı bölümlere sahiptir. Bunlar arasında personel, muhasebe ve finans, üretim, pazarlama vb. sayılabilir. Yönetim bilgi sistemi, tüm bu bölümlerin ve bir bütün olarak örgütün etkili yönetiminde gerekli bilgileri sağlamak üzere araç, gereç, personel ve çalışmaları içerir. YBS'ne tüm bu bölümleri bütünleştiren bütünleşik bilgi sistemleri olarak bakılabilir. Ancak uygulamada pek çok kuruluş hızlı yürütülen projelerle birbirleriyle ilişkilendirilmeden veri işleme adacıkları geliş­ tirmektedirler. Bunlara örnek olarak bordro düzenleme, stok kontrolü ve satış tahminleme verilebilir. Yönetim bilgi sistemi geliştirmede bütüncül olmayan bu kısmi yaklaşımın pek çok olumsuz yanlan bulunmaktadır. Herşeyden önce örgütün tümünü göz önüne almadan geliştirilen birbirinden bağımsız bu sistemler arasında etkili iletişim sağlanamamaktadır. Diğer taraftan bu sistemler zaman, para ve diğer kaynakların kaybına neden olarak, yüksek maliyetler getirmektedir. Genel olarak yönetim bilgi sistemi planlanması aşağıda verilen nedenlerle yapılır:17 - Örgütün kısa ve uzun dönendi planlan ile bilgi sisteminin hedeflerini 17 Robert G. Murdick ve John C.Munson, a-g.e., s.398. 64 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim bütünleştirmek - YBS'nin hedefleri üzerinde yoğunlaşmak - Bilgi sisteminin etkili ve sistematik geliştirilmesine zemin hazırlamak - Bilgi sisteminin tasarlanması esnasında her aşamada kontrol etmek - YBS'nin maliyetleri ile getirilerini dengelemek - Değişime direnci azaltmak için sistem tasarımına kullanıcıların katılımım sağlamak. Basit anlatımla planlama, hedeflere ulaşmada yapılması gerekli aktiviteler için alternatifler geliştirmek ve bunlardan seçim yapmaktır. Planlama işlemine hedefler belirlendiği zaman başlanmalıdır. Ancak bu hedefler doğrultusunda yapılan planlama istenilen amaca etkili olarak götürür. Yönetim bilgi sistemi geliştirmede şu iki önemli gerçek göz önüne alınmalıdır. Bunlardan birisi, YBS kuruluşun stratejik planının bir parçasıdır. Diğeri ise, YBS'ne ayrılacak kaynak, kuruluşun genel stratejik planı ile uyum içinde olmalıdır. Yönetim bilgi sistemi, örgütün karar alma süreçlerini ve yapısını etkilemektedir. Bu nedenle YBS için geliştirilen stratejik plan, örgütün stratejik planının bir parçası olmak durumun­ dadır. Bu durum ise YBS geliştirirken belirlenecek stratejilerin kuruluşun genel stratejisi ile uyumlu olmasına itina gösterilmesini gerektirir. Böylece geliştirilen YBS daha güçlü rekabet avantajı, daha iyi ürün ve pazarlama planlaması ve insangücü ve sermaye kaynaklarının daha etkili kullanımım sağlar. Yönetim bilgi sistemi için stratejik plan geliştirmekle sorumlu olan YBS .yöneticisi bu görevini aşağıda sunulan planlama süreci ile yerine getirir. - Örgütün içinde bulunduğu çevrenin analiz edilmesi. Bu aşamada örgütte ve çevrede değişime neden olan dış etmenler belirlenir. Yeni iş olanakları ile olası tehlikeler ve yasal düzenlemelerdeki değişimler ortaya çıkarılır. - Örgütün eski stratejik planlarının incelenmesi. Örgütün daha önce tespit edilen stratejik planlan gözden geçirilerek hazırlanmakta olan mevcut plana ışık tutacak sonuçlar çıkarılır. - Örgütün kritik bilgi ihtiyacının tespit edilmesi. Acil nitelik taşıyan bilgi lerin YBS içinde yer alması için kritik bilgilerin tespit edilmesi oldukça önemlidir. - YBS için politika ve stratejilerin geliştirilmesi. Daha etkili donanım ve yazılımlar yoluyla, veri işleme yeteneklerini geliştirmek üzere politikalar belirlenir. - YBS ile ilgili kavramlar geliştirmek : Yönetim bilgi sistemi içinde yer alacak alt sistemlerin ve donanım elemanlarının üsteleri oluşturulur. Yönetim D estek Sistemleri 65 - Gereksinim duyulacak kaynakların tespiti. Pert diyagramları, zaman ve maliyet tabloları ile ihtiyaç duyulacak kaynaklar belirlenir. - Geliştirilen YBS planı ile örgütün genel planının entegre edilmesi. Bu entegrasyona, sistemin örgütün hedefleri doğrultusunda çıktılar üretebilmesi için mutlaka sağlanması gereken bir ön gereklilik olarak bakılabilir. YBS tasarımında öncelikli olarak yürütülen planlama işlevi ile tanımlanan sistem ve unsurları son aşamada kavramsal tasarım çerçevesinde ilişkilendirilir. K avram sal T asarım : Kavramsal tasarım, YBS ayrıntılı tasarıma gitmeden önce sistemde yer alacak unsurları ve bunlar arasındaki ilişkiyi belirleme çalış­ masıdır. YBS eğer kavramsal tasarım yapılmadan doğrudan doğruya ayrıntılı tasarım yapılarak geliştirildiğinde, tasarım sonucunda farkına varılan herhangi bir düzeltme için oldukça yüklü maliyete katlanılmaya neden olabilmektedir. Bu nedenle kavramsal tasarım, üzerinde ayrıntılı bir çalışmaya gitmeden önce, alternatifleri değerlendirme ve bunlardan en uygun olanım seçme olanağı sağlayarak, bu türlü maliyetlere katlanmayı önler. Oldukça yaratıcı bir süreç olan kavramsal tasarımla, ayrıntılı tasarım için bir çatı oluşturulmaktadır. Kavramsal tasarım temel olarak dört aşamada gerçekleştirilir:18 1. Perform ans spesifikasyonları geliştirme. Bu aşamada kullanıcıların sistemden ne beklediklerinin ayrıntılı tanımlan yapılır. Performans spesifikasyonlannın tespitinde örgütün ve içinde bulunduğu endüstrinin incelenmesi yardımcı olmaktadır. 2. Sistem analizi. Sistem analizi yoluyla örgüt, karar süreçleri, mevcut yönetim bilgi sistemi ve bu sistemin eksiklikleri teşhis ve analiz edilir. 3. Uygunluk analizi. Yeni yönetim bilgi sistemi için uygun alternatif kavramlar geliştirilir. Bu işlemler sırasında kaynaklar ve zaman planlaması gözden geçirilir. 4. Geliştirilen alternatifler arasından en uygunun seçimi. Bu aşama­ lardan geçerek hazırlanan raporlar ayrıntılı tasarım a gidildiğinde genişletilir. Kavramsal tasarımda; YBS'nin hedefleri, kuruluşun örgüt yapısı ve süreçleri, yöneticilerin sorumluluklarının, bilgi kaynaklarının ve bilgi ihtiyaç­ larının sıralanması, kullanıcılar gözüyle ortaya ihtiyaç olarak çıkan dosya, kayıt ve raporların listesi, veri tabanlarının Özellikleri, bilgisayar ve iletişim sistemleri ve gereksinim duyulan yazılımların içeriği ve nitelikleri gibi unsurlara yer veril­ mektedir. Kavramsal tasarım çalışmaları esnasında genel olarak; örgüt üyelerinin değişime hazırlanması, kuruluşun özelliklerini ve içinde bulunulan endüstrinin sorunlarım inceleme, yönetsel süreçler üzerinde durma, bilgi gereksinimlerinin 11A.k-, s.507. 66 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim tespiti, sistem sınırlılıklarının tespit edilmesi ve bilgi kaynaklarının belirlenmesi konulan üzerinde durulur19. Yönetim bilgi sistemi geliştirmede önemli bir adım olan kavramsal tasarım sırasında, örgüt üyelerinin bu sistemle gelen değişime hazırlanması oldukça önemlidir. Nitekim geliştirilen yönetim bilgi sistemi çalışanların rollerini, statü­ lerini ve güçlerini değiştirmektedir. Eğer örgüt üyeleri bu değişimin kendilerine yarar sağlamayacağım düşünürlerse, bu değişime tepki göstererek karşı koyacak­ lardır. Yazında bu türlü değişimle başetme ve yönetme yollan "örgüt geliştirme" (organizational development) olarak ele alınmaktadır.20 YBS tasanm cılan ve yöneticiler bu değişimi başanh olarak yönetebilmeleri için, her şeyden önce örgütsel değişim süreci ile ilgili bilgi sahibi olmalıdır. Bu amaçla değişimi yönet­ mede hedef tespiti, sosyal ilişkileri geliştirme, örgüt üyelerinin kendilerine güven­ lerini sağlama ve üyeleri değişime uyum için teşvik etme adımlan izlenebilir21. Bu aşamalarda yer alan işlevler, eğitim seminerleri ve örgüt üyelerinin YBS tasarımına katılımlarını sağlayarak daha kolay gerçekleştirilebilir. Kavramsal tasarım a giderken dikkate alınması gereken diğer bir konu da, örgütün ve içinde bulunulan sektörün temel özelliklerinin incelenmesidir. Böylece gerek örgütün, gerek sektörün temel dinamikleri göz önüne alınarak, daha etkili çalışan bir sistem kurma ortamı hazırlanır. Yönetim bilgi sisteminin amacı, yöneticilere ve karar alıcılara hizmet sunmak olduğu için sistem tasanm cılan bu insanların kim olduklarını ve hangi rolleri üstlendiklerini bilmek durumundadır. Örgüt şemalan, yayınlan ve amaç­ lanan hedefleri bu konulan aydınlığa kavuşturacak malzemelerdir. Bunların yeterü görülmediği durumlarda, sistem tasanm cılan gözlem yoluyla bu bilgilere ulaşmaya çalışır. Tasarımcılar kavramsal tasarım için veriler temin etmede örgüt­ sel ve karar alma yapılarına ilaveten örgütü amaçlara götürmede araç olarak geliştirilen liderlik, motivasyon gibi yönetsel süreçler üzerinde dururlar. Her yönetici ve karar vericinin bilgi gereksinimlerinin belirlenmesi, etkili bir YBS geliştirmeye temel olmaktadır. Yöneticiler hedefleri ve çahşm alan için önemli olan bilgilerin neler olduğu konusunda noksansız olarak sistem analistine bilgi aktarabilmelidir. Eğer bu istenilen ölçüde gerçekleştirilemezse, başanlı bir YBS tasarım olanağı bulunamaz. Yöneticilerin işlerinin gereği olan çok spesifik bilgileri tanımlamalan oldukça zordur. Genellikle önemli olarak düşündükleri tek bir sorun ya da karar durumu ile ilgili olarak bilgi ihtiyaçlarım koyma eğilimi gösterirler, gereksinim duyacaklan bilgilerin ortak özelliklerini gözardı ederler. 19A-k., s.508-522. 20 Bkz, Birol Bumin, İşletm elerd e O rg an izasy o n G eliştirm e v e Ç atışm an ın Y önetim i, Gazi Üniversitesi İktisadi İdari Bilim ler Fakültesi, Bizim Büro Basımevi, 1990, Ankara. 21 W. Paul Dalton, R,Lawrance ve Larry E.Greiner, O rg an izatio n al C h a n g e an d D evelopm ent, Homewood IH, Richard D.Irvin, 1970, s.9. Yönetim D estek Sistemleri 67 Bu durumu önlemek için, sistem analistleri yöneticileri bilgi ihtiyaçlarının neler olabileceği konusunda daha sistematik düşündürmeye yöneltmelidir. Diğer taraf­ tan, onlara bilgi ihtiyaçlarının ne olduğu konusunda direkt sorular değil, dolaylı sorular sormak suretiyle daha detaylı bilgiler elde etme yoluna gidilebilir. Yöneticilerin değişik zamanlarda çeşitli amaçlar için gereksinim duyduğu bilgiler, kişisel özelliklere ve örgütsel faktörlere göre değişir: Kişisel özellikler: Eğer yöneticiler bilgisayarlar ve bilgi sistemleri konuların­ da ve bunlarla nelerin yapılabileceği konularında yeterli bilgiye sahiplerse, YBS'de bekledikleri bilgiler daha karmaşık ve daha spesifik olabilmektedir. Diğer taraftan yöneticinin teknik bilgi düzeyi, liderlik stili ve karar alma yeteneği de gereksinim duyulan bilgi düzeyini etkilemektedir. Kimi yöneticiler kendi bilgi ihtiyaçlarının neler olabileceğini analiste sorabilmektedir. Kimileri de tüm bilgi­ lerin kendilerinde bulunmasını, bunlara astlann ya da örgüt dışındakilerin erişmelerini tercih etmezler. Örgütsel faktörler: Örgütte operasyonel, yönetsel ve stratejik düzeye göre gereksinim duyulan bilgiler farklılık göstermektedir. Üst düzey yöneticiler özet, istisna ve bir sefere mahsus olarak hazırlanan ad hoc raporlara gereksinim duyar. Orta ve alt düzeylerde ise daha sık ve ayrıntılı hazırlanan raporlara gereksinim duyulur. Diğer taraftan, örgütün yapısı, yürütülen işler ve karar süreçleri yönetim stilini ve dolayısıyla gereksinim duyulan bilginin niteliğini etkiler. Sistem analisti, gereksinim duyulacak bilgileri belirlerken şu somlara yanıtlar arar: Belirtilen ihtiyaçlar yapıya uygun mu ? Yöneticinin ihtiyaç olarak belirttiği bilgi tam olacak bağh olduğu bölümü ile doğrudan ilgili mi ? İhtiyaç olarak belirtilen bilgiler, karar süreci ile ilgili mi ? Sahip olunan bilgiler, astlan değerlendirmede yeterü mi ? Bilgi, ödül sistemi geliştirmede yeterli mi ? Yönetim bilgi sisteminin tasarımım örgüt içi ve dışı olmak üzere değişik faktörler kısıtlamaktadır. Dış faktörler arasında; müşteri kitlesi, merkezi ve yerel yönetimlerin koyduklan yasal düzenlemeler, mal ve hizmet sunan kuruluşlar sayılabilir. îç faktörler arasında ise, üst yönetimin desteği, örgüt ve politikalar, çalışanların ihtiyaçlan ve maliyetler bulunmaktadır. Yöneticiler gereksinim duyduklan bilgileri kuruluşlarında var olan yönetim bilgi sistemleri ya da biçimsel olmayan kaynaklardan elde edebilirler (Tablo 8 ). Bu tablodan görüldüğü gibi, yönetim bilgi sistemleri yöneticilere örgüt içi ve dışından olmak üzere ayrıntılı ve zamanlı bilgilere kaynaklık etmektedir. Kavramsal tasarım a giderken bilginin bu kaynaklannın bilinmesi ve özelliklerinin dikkate alınması tasarımın başardı çıktılar üretmesine zemin hazırlamaktadır. Kavramsal tasarım la mükemmel sisteme doğru gerekli adımlar atüdıktan sonra, artık ayrıntılı aşamanın hazırlıklarına geçilir. 68 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Tablo 8: Yöneticilerin Bilgi Kaynaklan Biçim sel YBS İç K a y n a k la r . Ü st düzey yönetici talim at ve raporları, . Eşit düzeydeki yönetici raporları . Astlardan gelen raporlar . Bilgisayarla yaratılan düzenli raporlar . Bilgisayardan etkileşimli alm an bilgiler .Düzenli olarak yapılan toplantılar Dış K a y n a k la r . Pazarlama araştırmaları . Süreli yayınlar . Ticari bilgi merkezleri . Endüstri raporları Biçim sel O lm ayan YBS . Konferans . İş dışmda yürütülen sosyal etkinlikler . M edya araçları . F uar ve sergi . Eğitim program lan A yrıntılı Tasarım : Ayrıntılı tasarım, genel olarak yönetim için gerekli spesifik raporların belirlenmesi, müşteri kayıtlarından oluşan dosyaların oluştu­ rulması, bilgisayar programlan geliştirilmesi, donanım spesifikasyonlannın tespit edilmesi gibi yönetim bilgi sistemi ile ilgili her türlü özelliğin belirlilik kazan­ dırılmasına yönelik yapılan çalışmadır. Ayrıntılı tasarım la birlikte, YBS geliştir­ me sırasında temel olarak sırasıyla şu işlemler yapılmaktadır22: 1. Her düzeydeki yöneticilerin bilgi ihtiyaçlarının tespit edilmesi 2. Hazırlanacak raporların ayrıntılarının tespiti 3. Iç ve dış bilgi kaynaklarının belirlenmesi 4. Alt sistemlerle ilgili olarak hedef tespiti ve tanımlamaların yapılması 5. Gereksinim duyulan bilgisayar yazılım, donanım ve fiziki yerleşim düzenlerinin belirlenmesi 6. Veritabam ve kayıt yapılarının oluşturulması 7. Ayrıntılı tasarımla ilgili dokümanların oluşturulması Bu aşamalarla ilgili olarak bir birbirini takip eden çalışmaların yapılmasını gerekli kılan bu adımlara biraz daha yalandan bakacak olursak, ayrıntılı tasarı­ mın YBS geliştirilmesinde çok önemli yeri olduğu görülür. Ayrıntılı tasarımda temel olarak , tasarım projesinin yönetimi, fayda ve maliyet analizi, başarı kriter­ lerinin belirlenmesi, alt sistemlerin tanımlanması, yöneticilerin bilgi ihtiyaçlarının tespiti, rapor ve sorgulama biçimlerinin belirlenmesi, veri tabam sistemlerinin geliştirilmesi, bilgi kaynaklarının yönetimi, ayrıntılı tasarım ve dokümanlandırma gibi işlevler yürütülür. Tasarım Projesinin Yönetimi: Ayrıntılı tasarımla ilgili çalışmaların etkili yapılması, belirli bir plan ve program çerçevesinde yapıldığında daha iyi sonuçlar üretilebilmektedir. Bu nedenle, proje ile ilgili hedeflerin tespit edilmesi, yapılacak işlerin tanımlanması, işlerin yürütülmesi ile ilgili gerekli işgücü, araç-gereç ve “ Robert G. M urdick ve John C. Munson, a-g.e., s.550. Yönetim D estek Sistemleri 69 malzemelerle bunlara yapılacak harcamaların tespit edilmesi, bütçelerinin oluşturulması ve proje süresince görevli çalışacak personel planlarının yapılması gerekli olmaktadır. Ancak ayrıntılı tasarım la ilgili çalışmaların etkililiğin değerlendirilmesinde proje planlamasına ağırlık vermenin yanı sıra performans, zaman ve maliyet kontrollerinin yapılması da önem kazanmaktadır. Favda/Malivet Analizi- Kavramsal tasarım raporlarında, YBS'nin tasarı­ mında katlanılacak maliyetler ve sağlanacak tasarruflarla ilgili olarak bilgiler yer almaktadır. Ancak bunlarla ilgili daha ayrıntılı bilgi sahibi olunduğunda etkili bir YBS geliştirme fırsatı sağlanacaktır. Uygulamada gerek faydaların ve gerek maliyetlerin tam olarak tespit edilmesinde çeşitü sorunlar yaşanmaktadır. YBS'nin Temel B asan Kriterlerinin Tespit Edilmesi: YBS tasarımında daha fazla ileri gitmeden her aşamada başarı kriterlerinin belirlenmesi çalışmanın etkiü yapılması balonundan oldukça önemü olmaktadır. Bu kriterlere örnek olarak müşterilere zamanında hizmet sunma, sıfir hatalı ürün üretme ve uzun dönendi planlara uygunluk verilebilir. Alt Sistemlerin Tanımlanması: YBS tasannu, kuruluşun mevcut alt sistem­ lerinin tanımlanması ve bu sistemler altmda yürütülen işlemlerin neler olduğunun tespit edilmesini gerekh kılmaktadır. Her Yöneticinin Bilgi İhtiyaçlarının Tespiti: Kavramsal tasarımda kaba taslak olarak belirlenen yöneticilerin bilgi ihtiyaçlan ayrıntılı tasarımda daha derinliğine bir çalışma yürütülerek yapılmaktadır. Bilgi ihtiyacı iki başlık altmda toplanabiür. Bunlardan biri; YBS tarafından sıkça kullanılan ya da oldukça önemü olarak sunulan bilgiler, bir diğeri de daha az önemü ve pahaü olan ve istenildiği zaman saklanan bilgiler olmaktadır. Yöneticinin bilgi ihtiyacı bulunduğu pozisyonun analiz edilmesi, yöneticinin sorumlu olduğu sistemlerin hedeflerinin belirlenmesi ve bu sistemleri etkileyen çevresel faktörlerin incelen­ mesi ile mümkündür. Yöneticilerin bilgi ihtiyaçlarını belirlemede somut olarak şu işlemler yapılmaktadır: İhtiyaç duyulan bilgilerin tanımlanması, bu bügüerin amacı, ayrıntı düzeyi, rapor üretme ve sorgulama sıkhğ, sunulacak bügüerin biçimsel formatının tespit edilmesidir. Rapor ve Sorgulama: YBS yöneticüere kağıt, manyetik ortam, karar destek modeüeri ve etküeşimü bilgisayar program lan gibi çeşitü ortamlarda tutulan bügiler sunma özelüğine sahiptir. Bu özelikleriyle yöneticüer sistemden 'Eğer ise..ne ? sorulanyla bügüer sağlayabilmektedir. Bügisavar Spesifikasvonlanmn Belirlenmesi: Bügisayar donanım, yazılım, veri tabanlan, üetişim sistemleri ve tüm bunların yerleşim düzenlerinin planlanması yapılır. 70 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Veritabanı Sistemlerinin Geliştirilmesi : Ayrıntılı tasarımda veritabanı, dosya ve kayıtlar ayrıntılı olarak tespit edilir. Bu amaçla; bilgi ihtiyacının detaylı olarak belirlenmesi, bu bilgileri üretmek için gerekli girdilerin tespiti, girdi/çıktı verileri, yöneticilere sunulacak bilgilere temel olacak veriler, dosya ve kayıtlarda tutulan veriler ve raporlarda yer alacak verilerle ilgili tabloların düzenlenmesi ,üçüncü aşamada yer alan verilerin ekonomiklik ve tamlılık bakımından analizi, veri tabanlarının mantıksal ve fiziksel olarak geliştirilmesi çalışmaları yürütülür. Bilgi K aynaklarının Yönetimi: Yönetim bilgi sistemi, bilgi kaynaklarının yönetiminde yalnızca veri ve bilgi yönetimim kapsar. YBS tasarımında bilgi kaynaklarının yönetimi bir bütün olarak ele alınmalıdır. Avnntılı Tasarımı Dokümanlandırma: Dokümantasyonlar; üzerinde çok fazla önemle durulmayan fiziksel olarak yaratılan kayıtların, yazdı ya da basılı formlarda tutulmasıdır. Genellikle YBS geliştirme, uygulama, işletme ve bakımı, tasarımı, kurulması, işletilmesi ve gerekli bakımının yapılmasına yönelik yöner­ geler geliştirmeye ilişkin olarak dokümantasyonlar oluşturulur. Yönetim bilgi sistemi ancak, sisteme ilişkin genel bilgüer ve özetler sağlayan dokümantasyon­ ların hazırlanması de tamamlanır. Bu aşamaya kadar sınırlan ve unsurlan tespit edden YBS'nin uygulanma safhasına geçilir. Uygulama: Yönetim bilgi sisteminin tasarlanması pahalı ve uzun zaman alan bir projedir. Tasarlanan sistemin uygulamaya aktarılması ise, çok daha zor olmakta ve göreli olarak çok daha fazla maliyet yüklemektedir23. Uygulama örgütsel ve teknik değişimi içermektedir. YBS tasarımında çoğu zaman örgütsel değişimle ilgili olarak karşdaşılan sorunlar, teknik uygulamalanmn başansız olmasına neden olmaktadır. Teknik uygulamalar içinde donanım, araç-gereç temini; personelin sağlanması, eğitimi ve tayini; eski YBS'den yeni sisteme geçiş ve yeni YBS'nin test edilmesi, uygulanması, değerlendirilmesi ve bakımının yapılması çalışmaları yer almaktadır. En genel tanımıyla uygulama, tasarımın işleme konulmasıdır. Bu aşamayı üretim alanında tasarımı yapdan bir ürünün üretilmesine benzetebiliriz. Uygulama; planlama, örgüt geliştirme ve eğitim, tedarik, eski sistemden yenisine geçiş, işletme, değerlendirme ve bakım aşamalarım içeren karmaşık bir süreçtir.24 Planlama: Uygulama çalışmalarının planlanmasında öncelikle bu çalışmaya konu olacak işler ve bu işler arasındaki ilişkder ortaya konur. Uygulamada yer alan işler arasmda; personelin tedarik edilmesi ve eğitimi, tutum ve davranış değişikliklerinin yönetilmesi; ofis araç-gereç ve makinalannın tedariki ve yerleştirilmesi; donanım ve yazılımların elde edilmesi; dosyalar ve testler için “ A-k.s.SSS. 24 A-k., s.584-608. Yönetim D estek Sistemleri 71 prosedürler oluşturma; sistemin test edilmesi, işletilmesi ve bakımı; işleyen sistemle ilgili dokümanların oluşturulması bulunmaktadır. Bu sayılan işlerle ilgili olarak tespitler yapıldıktan sonra, her bir işlem için gerekli olası zamanlar belirlenmek suretiyle bir zaman planlaması yapılır. Gannt şemaları bu planla­ mada kullanılan en yaygın metot olmaktadır. En son aşamada ise bu zaman planı ' ve işlere göre maliyet planlaması yapılarak her bir iş için aylık bütçeler oluşturulur. Örgüt Geliştirme ve Eğitim: Örgütte yönetim bilgi sistemi kurmaya yönelik yapılan çalışmalarla birlikte örgütsel değişim gündeme gelmektedir. Sistematik olarak yürütülen bu çalışmalar bir anlamda planlı yürütülen bilgi işleme ve yönetme çalışmalarıyla örgütsel etkililiği artırmayı hedeflemektedir. Örgüt geliştirme, örgüt üyelerini değişime hazırlayarak yeni koşullara uyumunu sağlamaya yönelik çalışmaları içerir. Bumin örgüt geliştirmeyi, "örgütün sorun çözme ve amaçlarına ulaşm a etkinliğini artırmak amacıyla örgütün kültürünü, sistemlerini, davranışını,danışmanlar yardımıyla değiştirilen, planlanabilen ve yönetilebilen sistematik bir süreç.."olarak tanımlamaktadır25. Tanımda belirtil­ diği gibi, örgüt geliştirme örgütsel etkinliği artırmak üzere bir dizi çalışmaların yürütüldüğü bir süreç olmaktadır. Sorun çözme, iletişim ve karar verme gibi süreçlere yönelik olarak gerçekleştirilen örgüt geliştirme; örgütsel öğrenim, planlı değişim, danışmanlık gibi öğelere sahiptir. Örgütsel öğrenim, örgüt üyelerinin bilgi ve becerilerinin artırılarak sorun çözme yollarım öğrenmelerini içermektedir. Bu anlamda, yönetim bilgi sistemi geliştirme çalışmaları esnasında yöneticilerde dahil tüm örgüt çalışanlarını, örgüt işlevlerini yürütmede temel olacak bu sistemler hakkında bilgilendirmek ve sistemin gerektirdiği gerek donanım ve gerekse yazılımları etkili olarak kullan­ mayı öğretmek gerekli olmaktadır. Kurulacak bilgi sistemi konusunda bu denli geniş çaplı olarak yürütülen öğrenme ile tüm örgüt çalışanlarının bilgi teknoloji­ lerini etkin olarak kullanmaları ve bu çerçevede yapdacak değişiklikleri herhangi bir direnç göstermeden daha kolay benimsemeleri sağlanmaktadır. Böylece kurulmaya çalışılan sistemle ilgili belirli ölçülerde bilgi sahibi olan, her düzey­ deki personelin sistemden neler beklediklerini daha rasyonel belirleyebilmelerine ve uygulamalar esnasmda sistemi geliştirici öneriler üretebilmelerine zemin hazırlanmaktadır. Örgütlerde, Kurt Lewin'nin deyimi ile para ve rekabet gibi itici güçlerle kayıtsızlık, tepki gibi sınırlayıcı güçler arasındaki dengesizlik, değişime neden olmaktadır26. Dengesizlik ise bir gücün öneminin ya da yönünün değişimi ya da başka bir gücün başlan olması sonucu doğabilmektedir. Lewin'e göre değişim; 23 Birol Bumin, a-g.e., s.20. “ Gordon L. Lîpitt, O rg an izatio n al R enew al, Prentice-Hall Inc.Englewood Cliffs N ew Jersey, 1969 s.157; Birol Bumin, a-g.e., s. 39-46. 72 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim çözülme, hareket ve donma olmak üzere üç aşamada gerçekleşmektedir. Çözülme aşamasında değişime konu olan bireyin eski alışkanlıklarından uzaklaşması sağlanarak, yeni yöntemlere uyum sağlamasına çalışılır. Hareket aşamasında değişime teşvik edilen bireylerin yeni davranış k alıplam a girmeleri sağlanır. Donma aşamasında ise, yeni kazanılan davranışın süreklilik kazanmasına çalışılır. Örgütte sözü edilen bu dengesizlik nedeniyle oluşan değişimin planlı bir şekilde yönetilmesi gerekir. Gordon L.Lippitt'in belirttiği gibi planlı değişim, sistemi ve alt unsurlarım bilinçli ve işbirliğine dayalı olarak geliştirme çabasıdır. Planlı değişim Kolb ve Frohman'mn sistematik olarak geliştirdiği yedi aşamalı -ön araştırma, giriş, teşhis, planlama, eylem, değerleme ve sonuçlan­ dırma- bir model yardımıyla gerçekleştirilebilir27. Örgütsel değişimle beraber bu değişimi etkili olarak yönetmek üzere uzmanlık bilgisinden yararlanm a son yıllarda gerek teknolojik ve gerek siyasi ve sosyal değişimin yaşandığı günümüz­ de kaçınılmaz olmaktadır. Bugün örgütler değişik disiplinlerde uzmanlaşmış gerek örgüt içi ve gerek örgüt dışı danışmanlardan etkili olarak yararlanma yoluna gitmektedirler. Özetle örgütsel geüşme, örgüt üyelerini değişime hazırlamadır. Bu çalışma, örgütle ilgili noksansız bilgiye sahip olma, değişime neden olan sorunun tanım­ lanmasına ve bir geri bildirim bilgisine gereksinim duyulur. Yönetim bilgi sistemi geliştirme esnasında bu üç aşamalı modeli kullanma etkili bir tasarımı yönetme ortamı sağlamaktadır. Buna göre YBS tasarımında şu adımlar izlenir: Tedarik: Yönetim bilgi sistemi geliştirirken sistemde yer alacak donanım, yazılım, personel ve malzeme, araç-gerecin ne olacağı, bunlara hangi miktarlarda gereksinim duyulacağının tespit edilmesi oldukça önemlidir. Yeni Sisteme Gecis: Yeni sisteme geçişte öncelikle yeni sistem tasarlanır, yeni süreçler geliştirilir ve yeni iş istasyonlarında çalışacak personel atanır. Bu aşamada yazıh prosedürleri geliştirme ve kişisel denetim oldukça önemlidir. Deneme: Yeni geliştirilen YBS; her programı birbirinden bağımsız olarak deneme, girdüeri kullanarak simüasyon yaparak deneme; süreçleri deneme; form ve raporları deneme; kontrol süreçlerini deneme olmak üzere beş adımla test edilir. İsletme: Tasarımı tamamlanıp, deneme safhasından geçirilen sistem işletmeye alınır. Ancak işletme safhasında da sistem, beklenmedik aksamaları tespit etmek üzere gözlenir. Zira kimi aksaklıklar deneme aşamasında gözden kaçmaktadır. Bu aşamada belirlenen süreçler, hazırlanan formlar, donanım elemanları, yazılımlar ve kontrol süreçlerinin planlandığı gibi işleyip işlemediğine bakılır. Birol Bumin, a-g.e., s. 46-53 naklen David A. Kolb ve Alan L.Frohman, "An Organization Development Approach to Consulting", Sloan M a n ag em en t Review, Fall, 1970,s.52. 21 Yönetim D estek Sistemleri 73 Değerlendirme: Uygulamaya konulan yeni sistemin değerlendirilmesinde şuasıyla; amaçların tespit edilmesi, bu amaçlara ulaşma derecesini ölçmek üzere kriterlerin belirlenmesi, bu kriterlere dayalı olarak performans ölçümü işlemleri yapılır. Yönetim bilgi sisteminin değerlendirilmesinde öncelikle sistemin hangi amaçlan gerçekleştireceği belirlenir. Bu amaçlara ulaşma derecesi etkililik ve verimlilik bakımından değerlendirilir. . Bakım: Bakım, uygulamaya konulan yeni sistemin öngörülen maliyet sınırlan içinde kalmak üzere en yüksek düzeyde etkililiğin ve verimliliğin sağlan­ masıdır. Bilgi sistemleri dinamik bir yapıya sahiptir. Bu nedenle sistemin örgü­ tün değişen koşullarına uyum sağlaması gerekir. Bakım olarak adlandırılan bu aşamada sistem periyodik olarak izlenir, istekler ve ihtiyaçlar belirlenir ve sistem içinde düzeltmeler yapılır. Uygulama Sonrası İzleme : Yönetim bilgi sisteminin yukanda belirtilen aşamalardan geçerek tasarlanıp, uygulamaya konulduktan sonra, sistemin uygulamada nasıl işlediğinin tespit edilmesi ve değişen koşullara göre gerekli uyarlamaların yapılması gerekir. Genellikle bu türlü değerlendirmenin sistemin uygulanmaya konulmasından altı-yedi ay sonra yapılması uygun olmaktadır. Bu süre içinde sistemin büyük ölçüde aksayan ve düzeltilmesi gereken noktalarının açığa çıkması mümkün olmaktadır. Uygulama sonrası izlemede genellikle aşağıdaki konular üzerinde durulmaktadır: - Sistemin uygulamada gösterdiği gerçek performans ile sistemden beklenen performans hedeflerini karşılaştırma. Bu karşılaştırma sistem geliştirme çabası­ nın niteliğini değerlendirme olanağı sağlamaktadır. - Sistemin uygulamaya geçirilinceye kadar her aşamasını önceden tespit edilen kriterlere göre değerlendirme. Böylece sistemin herhangi bir aşamasında boşluk varsa onu değerlendirme olanağı sağlanmakta ve ortaya çıkan sorunları düzeltici bir planlamaya gitme firsatı doğmaktadır. - Sistemin uygulamaya aktarılma öncesi ve sonrasında yapılan yanlışlıklar üzerinde durma. Ortaya çıkan yanlışlıklan gidermenin en etkili yolu, bu yanlış­ lıklan ve nedenlerini belirleyip düzeltmeye gitmek ve bir kez daha olmasını önleyici çahşm alan yapmaktır. - Sistemin uygulanmasından sonra beklenmeyen getiriler-faydalar üzerinde durma. Böylece sistemin kendiliğinden doğurduğu faydalan değerlendirme ve bunların daha etkili olarak yürütülmesi ile ilgili sistemde gerekli düzeltmelerin yapılmasına olanak sağlamaktır. - Beklenmeyen sorunlar üzerinde durma. Sistemin uygulamaya geçirilmesi ile birlikte kimi aksaklıklar ve beklenmedik sorunlar ortaya çıkabilmektedir. İşte uygulama sonrası yapılacak bu tür gözden geçirme ve izleme, bunların daha fazla 74 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim vakit kaybetmeden düzeltilmesine olanak sağlamaktadır. Genellikle yeni geliştirilen bilgi sistemlerinin örgütün süreçleri, standartlan, gelenekleri ve hatta mevcut diğer sistemleri üzerinde önceden tespiti mümkün olmayan etkileri olmaktadır. b. Yönetim Bilgi Sistemlerini Uygulam a A lanları Örgütler hedefledikleri am açlan gerçekleştirmek üzere çeşitli işlevleri koordineli olarak yürütmeye çahşnlar. Örneğin bir imalat işi ile uğraşan işletme, hedeflediği kârlılığı ve piyasada uzun süreli kalma vb. amaçlarını başta üretim ve pazarlama olmak üzere finansman, personel gibi işlevleri etkili olarak uyumlu bir biçimde gerçekleştirerek sağlar. İşte bilgi teknolojileri ve bunların her birine yönelik olarak geliştirilecek bilgi sistemleri, bu işlevlerin işletmenin temel hedef­ lerine hizmet edecek şekilde yürütülmesine katkıda bulunmaktadır. Bu bölümde temel işletme işlevleri arasmda yer alan finansman, pazarlama, üretim ve personel işlevleri için geliştirilen yönetim bilgi sistemleri uygulamaları üzerinde durulacaktn. 1) Finansm an Bilgi Sistemi Örgütlerin finansman işlevi, mali tablolar ve raporların hazırlanması ve muhasebe sistemlerinin yönetimi yoluyla örgütün mali durumunu izleme ve analiz etmeyi içerir. Finansman yönetiminde temel olarak şu işlevler yürütül­ mektedir: - Bütçe haznlama - Müşteri kredilerinin yönetimi - Maaş ve ücretler gibi çeşitü ödemelerin ve vergilerin hesaplanması - Personel ve aktif varlıkları için uygun sigorta primlerinin hesaplanması ve yönetimi - A ktif varlıklarının, emeldi fonlarının, fabrika ve teçhizata yatırımlarının yönetimi - Örgüte düzgün bir nakit akışı sağlamak üzere nakit akışlarının yönetimi - Yeni yatırım seçeneklerinin rasyonel olarak değerlendirilmesi Örgütün varlığı için oldukça önemli olan bu işlevlerin etkili yürütülmesi oldukça önemlidir. Bu nedenle finansman yönetiminden sorumlu personel, bu işlevleri gerçekleştirmede kendilerine doğru, zamanlı, ve uygun veriler ve bilgiler sağlayacak bilgi sistemlerine gereksinim duymaktadır. Finansman bilgi sistemi temel olarak bu ihtiyacı karşılar. Diğer bilgi sistemleri gibi, finansman bilgi sistemi de operasyonel düzeydeki işleri, taktiksel kararlan ve stratejik planlama Yönetim D estek Sistemleri 75 işlevlerini desteklemek üzere geliştirilir.28 Bu üç düzeydeki işlere yönelik geliştirilen sistem kendi içinde bir bütünlük arzeder. Bilindiği gibi bilgisayarların yönetim alanında kullanılmaya başladığı ilk işlev muhasebe olmuştur. Gelişmiş özelliklere sahip bilgisayarlar aracılığı ile yürütülen rutin ve tekrar eden özelliğe sahip muhasebe kayıt ve hesap işlerinin çok daha kısa sürede ve etkili gerçekleştirilmesi ile birlikte, bilgi teknolojileri operasyonel düzeydeki finansman ve muhasebe alanında yaygın kullanım alanı bulmuştur. Bu gelişmeyle birlikte, örgütün gereksinim duyduğu rutin ve tekrar özelliği taşıyan verilerini bir sistem içinde toplamak, işlemek, iletmek ve saklamak üzere operasyonel finansman bilgi sistemleri tasarlanmaya başlan­ mıştır. Operasyonel finansman bilgi sistemi ile ödenen ve tahsil edilen çekler, sipariş kayıtlan, stok raporlan ve diğer düzenli olarak çıkarılan raporlar geliştirilir. Bu sistem ağırlıklı olarak işe yöneliktir ve temel amacı, yukanda belirtilen nitelikteki raporlan üretmek üzere finansman muhasebe kayıtlarım işlemektir. Operasyonel finansman bilgi sisteminin temel motoru, bilgisayar destekli yürütülen muhasebe sistemidir. Bu nitelikteki bir muhasebe sistemi ise temel olarak; büyük defter, sabit varlıklar, alacaklar, borçlar, sipariş girişleri, stok, satın alma, maaş ve bordro alt sistemlerinden oluşmaktadır. Birer yazılım modülü olan bu alt sistemler, birbirleriyle bütünleşik olarak işlem görür ve birbirlerinden gerekli veri alışverişinde bulunabilirler.29 Operasyonel finansman bilgi sistemi bütünleşik olarak çalışan alt sistemleri ile genel olarak, örgüte şu avantajları sağlamaktadır. Alacakların yönetimiyle ilgili alt sistem ile örgütler müşterilerinin hesap durumlarım anında ve doğru, tam bilgilerle izleme olanağına kavuştukları için, riskli borçlanma tuzağından kurtulma şansı elde eder. Diğer taraftan alacakların bilgisayar ortamında yapılması ile, örgütün ofis otomasyonuna esas olacak veri ve bilgilere sahip olma ortamı sağlanır. Diğer taraftan, sipariş yönetimini üstlenen alt sistem, stok kararlarına ışık tutacak veri ve bilgileri sağlar. Bu sistem içinde yer alan stok alt sistemi ise, stok düzeyinin izlenerek zamanlı müdahalelerin yapılmasına ve daha etkili bir nakit yönetimine olanak tanımaktadır. Özetle operasyonel düzeydeki muhasebe ve finansman işlerinin bilgisayar destekli olarak finansman bilgi sistemi altında yürütülmesi örgütlere önemli bir rekabet avantajı sağlar. Operasyonel düzeylerdeki muhasebe ve finansman işleri için geliştirilen bilgi sistemleri ile yaratılan veritabanlan, taktik planlama için önemli kaynaktır. Bu sistemler ile yöneticiler önemli özet bilgileri elde edebilmekte ve karşılaştırmalar 21 Robert Schuitheis ve M ary Summer, M a n a g e m e n t In fo rm a tio n System s: T h e M a n a g e r View, Southern Illinois Univ., Irwin, USA, 1989, s.304. 25 George Bodnar ve W illiam Hopwood, A ccounting In fo rm a tio n System s, 3rd ed., Allyn and Bacon, Boston, 1987. 76 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim yapabilmektedir. Bilgisayar öncesi dönemlerde bu tü r işleri gerçekleştirmek çok zaman almaktaydı ve bu denli etkili de olamamaktaydı. Oysa bugün bu işlevlerin bilgisayarlar aracılığı ile bir sistem içinde yürütülmesi yalnızca operasyonel düzeydeki işlerde değil, aynı zamanda bu düzeyde yaratılan verilere dayalı olarak yapılan taktiksel planların etkili gerçekleştirilmesine olanak sağlamaktadır. Taktiksel planlamayı yürütmek üzere geliştirilen finansman bilgi sistemi ise, düzenli ve istisna özelliği taşıyan raporlar üreterek ve gereksinim duyulan bilgileri sağlayarak yönetsel karar almaya yardımcı olmaktadır. Bu sistemler temel olarak sorumlulukların kontrol edilmesi ve kaynakların örgüt amaçlarım gerçekleştirmek üzere kullanılmasına katkıda bulunur. Bu yönüyle de operas­ yonel düzey için geliştirilen finansman bilgi sistemi; iş üzerinde odaklaşırken, taktiksel düzeydeki bilgi sistemi; kaynak dağıtımı üzerine ağırlık verir. Taktiksel bilgi sistemi temel olarak bütçeleme sistemi, nakit yönetim sistemi, sermaye bütçeleme sistemi ve yatırım sistemi olmak üzere bütünleşik işleyen üç alt sisteme sahiptir. Bütçeleme sistemi yöneticilere gelir ve giderlerin standart olarak belirlenen bütçe kaynaklan ile karşılaştırmasına olanak tanır. Buna ilaveten, bir önceki mali dönemle kıyaslama yapma firsatı sağladığı gibi, diğer bölümlerle ya da içinde bulunan endüstrinin durumu ile de kıyaslamaya izin verir. Böylece muhasebe yöneticisinin alacağı kararlara önemü destek sağlar. Bütçeleme sisteminde elektronik tablolama yazılımı (spreadsheet) yaygın kullanım alanı bulmaktadır. Bu yazılımlarla yöneticiler -eğer ise -What if- analizleri yaparak bütçelemede alternatifler üretebilmektedir. Bu tür yazılımlar ile örneğin muhasebe yöneticisi teknik personele ödenen saat ücretinin %20 artırıldığında toplam personel giderlerinin ne kadar artacağım görebüdiği gibi, örneğin üretim bölümünün toplam maüyetlerini nasıl etkileyeceğini de kolaylıkla izleyebilmektedir. Taktiksel düzey için geliştirilen finansman bilgi sisteminde yer alan önemli bir işlev de nakit yönetimidir. Bu işlev; örgüte ihtiyacı olduğu zaman nakite kavuşma ve ihtiyaç fazlası olan nakdi de gelecekte kullanmak üzere yatırım olarak değerlendirerek değer artışım sağlama üzerinde odaklaşır. Genel olarak örgütler kısa dönemdeki günlük işlevlerini yerine getirmek ve uzun dönemde varlıklar elde etmek amacıyla nakde gereksinim duyarlar. Bu her iki gereksinim için de nakit akışlarının zaman içinde nasıl olacağının iyi bilinmesini gerektirir. İşte bu noktada, gerek mevcut nakit akışlarının sağlıklı izlenmesi, gerekse sermaye borçlanması, temini ve yatırım kararlarının etkili verilmesinde gerek­ sinim duyulan verilere ve bilgilere ulaşmada kurulacak nakit yönetimi bilgi sistemi önemü destek sağlar. Bu sistemle etkiü bir nakit yönetimine kavuşan örgüt rekabet üstünlüğüne kavuşmaktadır. Yönetim D estek Sistemleri 77 Taktiksel düzeyde, geliştirilen finansman sistemi içinde yer alan bir başka işlev de sermaye bütçelemedir. Bu işlev, yıl içinde aktif varlıkların planlı olarak temini ve elden çıkarılması işlerini içerir. Bu işlerle ilgili karar vermede yönetici, çok sayıda geliştirdiği sermaye harcama planlarını geri ödeme dönemi, net bugünkü değer ve iç kârlılık oram (DRR) yöntemlerini kullanır. Bilgisayar destekli çalışan bu yöntem ve metodlarla donatdarak geliştirilen sermaye bütçeleme bdgi sistemi, örgütün sağlıklı bir sermaye bütçesine kavuşmasını olanaklı kılmaktadır. Hisse senedi, tahvd ve diğer kıymetli evraklara yatınm kararlarım destek­ lemek üzere geliştirilen yatırım bdgi sistemleri, taktiksel finansman bdgi sistemi içinde yer alan bir başka önemli sistemdir. Bu sistem modem aracılığı de finansal kurumlardan online elde edilecek veriler ışığında, mevcut hisse senedi ve tahvd fiyatlarını tespit etmeye ve bu varlıklara yapdacak yatırım kararlarının rasyonel alınmasına olanak tanımaktadır. Sistem örgütün zaman içindeki yatırım karar­ larının izlenmesine ve karşdaştm lmasına da izin vermektedir. Özetle taktik düzey için geliştirilen bdgi sistemleri kaynak dağıtım sorunu üzerinde odaklaşmaktadır. Bu düzeyde yer alan sistemler yöneticdere departmansal ya da örgütsel düzeyde mali kaynaklan kontrol etme gücünü sağlamaktadır. Finansman bdgi sistemi içinde yer alan bir başka sistem de stratejik finansman bilgi sistemidir. Bu sistem ise amaç odaklı geliştirilir ve hedefi örgüte yön çizmektir. Stratejik finansman bdgi sistemi ile şu işlevler gerçekleştirilir: Örgüt içinde yaratdan ve örgütün mevcut durumunu yansıtan bilgilerin analiz edilmesi; örgütün şimdiki ve gelecekteki çevresini tanımlamak üzere elde edden ekonomik, demografik ve^sosyal nitelikli verilerin analiz edilmesi ve bir diğeri de bu çevre içerisinde örgütün geleceğinin tahmin edilmesidir.30 Stratejik finansman bdgi sistemi de örgütün mali hedeflerini belirleme ve yönlendirme olanaklı olmaktadır. Bu sistem her şeyden önce örgüt içinde geliştirilen veritabanlanyla desteklenmektedir. Diğer taraftan çevre koşudanyla doğrudan dgdenddiği için, örgüt dışı veri tabanları da sıkça kudamlmaktadır. Stratejik finansman bdgi sistemi gerek örgüt içi, gerek örgüt dışı verilere ulaşımı kolaylıkla sağlamaktadır. Bu sistem aynı zamanda mevcut bdgdere dayalı olarak gelecekle dgili simdasyonlar yaparak uzun dönendi planlamalara etkinlik getirmektedir. Bu işlevleri yürütmek üzere stratejik finansman bdgi sistemi de durum analiz sistemleri ve uzun dönendi tahminleme sistemleri olarak geliştirdebilmektedir. Finansman yönetiminde genel amaçlı geliştirilen elektronik tablolama, istatistiksel yazılımlar ve veri tabam yönetimi yazdmdanyla, genel ve özel amaçlı geliştirilen finansman analiz yazılından kullanılmaktadır. Genel amaçlı 30 Robert Schultheis ve Mary Summer, a-g.e., s.321. 78 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim finansman analiz yazılımları olarak; piyasa da muhasebe ve denetim sistemleri yazılımları bulunmaktadır. Diğer taraftan piyasada spesifik finansman sorun­ larına çözüm getirmek üzere hazırlanan çok sayıda finansal analiz yazılımlarına rastlanmaktadır. Bunlardan en yaygın kullanılanı IFPS-Interactive financial Planning Systems- yazılımıdır. Etkileşimli finansal planlama sistemi olarak adlandırılan bu yazılım ile finansman yöneticisi çeşitli modeller geliştirmek ve senaryolar üretmek suretiyle finansal analizleri etkili gerçekleştirebilmektedir. 2) Pazarlam a Bilgi Sistemi Pazarlama, mal ve hizmet üreten kamu ve özel kuruluşların gerek üretim gerek finansman k a rarlam a esas olacak bilgileri sağlayan bir işlevdir. Daha çok bilgi toplama ve analiz etmeye dayak olarak yürütülen bu işleve, bilgisayarsız yürütülürken bir sanat olarak bakılırken, bilgi teknolojilerinin bu alana girmesi ile bakış değişmiş, bilgi teknolojileri destekli pazarlam a sistemlerinin desteği vazgeçilmez bir gereklilik olmuştur. Bu sistemler, müşteriye daha iyi hizmet sunma, satış personelinin verimliliğini artırma, ürün planlamada riski azaltma ve daha doğru satış tahminleri yapmada etkili olma firsatı sağlamıştır. Örgütte pazarlama işlevinin temeli, müşteri ihtiyaç ve isteklerini karşıla­ maktır. Gross ve Peterson, bu işlevlerde yer alan işleri; planlama; satm alma; ticarileştirme (standartlaştırma ve fiyatlama yoluyla); promosyon, reklam ve paketleme işlevleriyle satışa hazırlama; saklama ve nakletme işlemleri ile, fiziki dağıtımını yapma ve kredilendirme yoluyla risk dağıtma gibi destekleyici hizmetler olarak saymaktadır.31 M c Carthy ise bu işlevleri mamul, fiyat, tutun­ durma ve yer (dağıtım) olmak üzere dört kategoride toplamıştır.32 Pazarlama bilgi sistemi işte bu pazarlama karması kararlarını desteklemek üzere geliştirilmektedir. Bu sistem temel olarak pazarlam a unsurları ile ilgili bilgi toplamak; bunları analiz etmek ve pazarlama yöneticisine etkili karar almasına destek sunmaktır. Sistemin etkili olabilmesi için satm alma, üretim sipariş stok, muhasebe ve finansman gibi bilgi sistemleriyle bütünleşik olması şarttır. Bu sistemlerden muhasebe finansman bilgi sistemi pazarlama bilgi sistemine önemli ölçüde bilgi desteği sağlar. Pazarlama bilgi sistemi de bu işlevde yürütülen işlerin genel özelliklerine göre operasyonel, taktiksel ve stratejik düzeyde ele alınıp, farklı nitelikteki ihtiyaçları karşılayacak şekilde tasarlanabilir. Operasyonel düzey için geliştirilen pazarlama bilgi sistemi, temel olarak rutin, tekrar edici özelliği olan ve düzenli verileri üretmek üzere geliştirilir. Bu düzeyde kullanılan veriler daha önce 31 Charles W. Gross ve Robin T.Peterson, M a rk e tin g : C oncepts A nd D ecision M aking, W est Publishing Co.St Paul, Minn, 1987, S.129. 31 Mc Carthy, Jerom e E., Basic M a rk etin g A M a n ag eria l A p p ro ach , 5 th D.Irwih, Inc, USA, 1975, s.275. ed., Home W ood III, Richard Yönetim D estek Sistemleri 79 pazarlama işlevlerinden elde edilir. Bu sistemle üretilen bilgiler detaylı ve yapısal olup, çoğunlukla örgüt içi kaynaklardan sağlanmaktadır. Operasyonel pazarlama bilgi sistemi; satış, stok ve dağıtım bilgi sistemlerin­ den oluşmaktadır. Satış bilgi sistemi potansiyel müşterileri tanımlama, satışları gerçekleştirme ve izleme işlevlerinin yürütülmesine destek sağlar. Bu sistem içinde olası müşterilerle ilgili verilerin magnetik ortamda saklandığı dosyalar geliştirilir. Bu müşterilerle temasa- geçildiğinde, yapılan görüşmelerin tüm bilgileri de ayn bir dosyada saklanır. Tüm bu dosyalardaki verilere ulaşmak üzere sorgulama dosyalan oluşturularak satış elemanlarının tam bilgi ortamında çalışmalarına zemin hazırlanır. Geliştirilen doküman bilgi sistemi ile pazarlama işlevi ile ilgili ayrıntılı, özet raporlar hazırlama ve gerekli kişilere zamanlı sunma olanağı elde edilir. Pazarlama işlevlerim yürütmede ihtiyaç duyulan verilerin girilmesinde son yıllarda POS-Point o f sale (satış noktası) sistemler kullanılmaktadır. Bu sistemle elde edilen veriler doğrudan pazarlama ve finansman sistemlerine girmektedir. POS sistemleri çalışmanın dördüncü bölümünde ayrıntılı olarak belirtildiği gibi elektronik bankacılık uygulamasında çok yaygın olarak kullanılmakta ve bu sistemler ile geniş coğrafik alana yayılmış bulunan banka şubelerinde yürütülen işlemlerle ilgili veriler online güncelleşebilmektedir. Örgütler POS sistemi ile müşterilerine bilgisayarları aracılığı ile doğrudan siparişlerini sisteme girmelerini sağlamakta böylece sipariş kolaylığı sağlayarak rekabet avantajı elde etmektedir. Diğer taraftan bu sistemler örgütün finansman ve pazarlama işlevlerinde kullandıkları veri tabanlarım amada güncelleştirme şansı elde etmektedirler. Satış bilgi sistemi içinde kullanılan bir başka alt sistem de telepazarlama sistemidir. Telefon yoluyla gerçekleştirilen satışlar; örgüte seyahat zamanından ve maliyetinden tasarruflar sağlayarak, satış etkililiğini artırmaktadır. Telepazar sistemi uygulaması, bankacılık alanında telefon bankacılığı uygulamasının temelini oluşturmuştur. Çalışmanın dördüncü bölümünde detaylı olarak bahsedilecek olan bu yeni bankacılık anlayışı ile bankalar zaman ve mekan kısıtlılığım ortadan kaldırarak, hizmetlerim daha geniş bir alana yaymak suretiyle rekabet üstünlüğü sağlamaktadır. Bu uygulama alanında görüldüğü gibi bilgisayar destekli olarak yürütülen direkt satış yöntemi, örgüte önemli bir rekabet avantajı getirmektedir. Satış bilgi sisteminde yer alan posta yoluyla satış yönteminde bilgisayar desteği posta ile yürütüldüğünde alıcılara katolog ve broşürler online olarak gönderilmekte ve siparişleri de online alınarak daha hızlı hizmet sunulmaktadır. Operasyonel düzeyde geliştirilen pazarlama bilgi sistemi içinde geliştirilen stok bilgi sistemleri; sipariş işlerinin yürütülmesinde mevcut stok seviyesi iLe ilgili bilgiler sağlamaktadır. Öte yandan, bu sistem içinde yer alan kredi bilgi sistemi 80 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim de kredi yöneticisine kredili müşterilerinin durumu ile ilgili zamanlı bilgiler sağlayarak ve kredi dağıtım kararlarının rasyonel alınmasına katkıda bulunur. Taktik düzeyde geliştirilen pazarlam a bilgi sistemi; operasyonel düzey için geliştirilenden farklı olarak, ad hoc nitelikte raporlar üretme, beklenmedik durumlar için çıktılar alma ve yalnızca tanımlayıcı değil, karşılaştırmalı bilgiler alma olanağı sağlamaktadır. Bu sistemde gereksinim duyulan verilerin çoğu, operasyonel düzey için geliştirilen pazarlama bilgi sisteminden alınmakta ve taktik düzeyde karar almada kullanılmaktadır. Taktik düzeyde pazarlama bilgi sistemi; satış yönetimi, reklam ve promosyon ve fiyatlama bilgi sistemlerini içermektedir. Satış yönetimi bilgi sistemi; satış personeline gereksinim duyduğu verileri, raporları sunarak katkıda bulunur33. Bu sistemle müşteriler, hitap edilen pazarlar ve sunulan ürünlerle ilgili tam bilgiye sahip olmakta; satış yöneticisi de gerçekleştireceği satış kampanyaları ile ilgili daha rasyonel kararlar alma şansı elde etmektedir. Reklam ve promosyon bilgi sistemi, satış hedeflerine ulaşmak için gerekli reklam ve promosyon kararlarına destek sağlar. Bu sistemler en uygun medyanın seçimine olanak tanır. Fiyatlama bilgi sistemi ise, örgütün hedeflediği satış kârlılığına ulaşmasında olanak veren en uygun fiyatı belirlemeye katkıda bulunur: Bu sistemler çeşitli fiyatlama yöntemlerinden (pazarın kayma­ ğım alma, sürümden kazanma, maliyet+ kâr gibi) en uygun bileşimin seçilmesin­ de yardımcı olur. Diğer taraftan, bu sistemle fiyatlamada yapılacak değişikliklerin toplam satış hacminde ve kârlılıkta nasıl bir değişime neden olacağı kolaylıkla izlenebilmektedir. Taktik düzeyde geliştirilen pazarlam a bilgi sistemi içinde kurulan bir başka alt sistem de dağıtım kanalı karar destek sistemleridir. Bu sistemler örgütün sunduğu mal ve hizmetin nihai tüketiciye (müşteriye) hangi yolla iletileceğine ilişkin doğru kararlar alınmasına destek sunar. Sistem dağıtım kanallarının seçiminde gereksinim duyulan bilgileri uygun biçimde sağladığı gibi maliyet açısından en uygun alternatifin seçimine de olanak tanımaktadır. Pazarlama işlevinde stratejik düzeyde pazan ortak ihtiyaç ve istekleri göz önüne alarak bölümlendirme ve bunlardan en uygun olanı hedef pazar olarak belirlemek gibi temel işlevler yürütülmektedir. İşte bu işleri yürütmek üzere pazarlama bilgi sistemi içinde satış tahmin bilgi sistemi ve ürün planlama ve geliştirme bilgi sistemleri tasarlanmaktadır. Satış tahmin bilgi sistemi tüm örgüt düzeyinde, endüstri düzeyinde ürün ya da hizmet düzeyinde satış tahminleri yapmada satış yöneticilerine bilgi ve analiz desteği sağlar. Ürün planlama ve geliştirme bilgi sistemi ise, yeni ürün geliştir­ mek üzere yapılan pazarlama araştırmasından elde edilen veriler ışığında, tüketici 33 Tom Badgett, "M aking Y our Sales Force More Productive," P e rso n a l C om puting, July, 1986, s.81-89. Yönetim D estek Sistemleri 81 tercihlerine dayalı ürün tasarlam a ve geliştirmede rasyonel kararların alınmasına destek sağlar. Pazarlama işlerini desteklemede kullanılan bilgisayar yazılımları, genel ve özel amaçlı olmak üzere iki grupta toplanabilir. Genel amaçlı kullanılan yazılım­ lara ömek olarak; sorgulama programlan, rapor yazma programlan, istatistik, dosyalama, veritabanı yönetimi, kelime işlemciler ve elektronik tablolama programlan verilebilir. Spesifik amaçlar için geliştirilen bilgi sistem yazılından arasında ise; dosyalama, doküman hazırlama ve programlamada destek sunan satış personeli destek yazılından; satış personelinin tüm aktiviteleri de dgili verileri tutan, bu personelin verimli çalışması için gerekli bdgder sunan satış yönetimi yazılından, müşterileri tespit etme ve onlara telefonla adres veritabanını kullanarak erişme olanağı tanıyan telepazarlama yazılından ve doğrudan müşteri hizmetlerini geliştirmek üzere satış personeline önceki satışlarla dgili bdgder aktarma olanağı tanıyan müşteri destek yazılından yer almaktadır. 3) İm alat ve Ü retim Bilgi Sistemi imalat ve üretim çoğu zaman birbirleri yerine kullandan iki kavramdır. Üretim ve imalat ister mal üreten kuruluş olsun, ister hizmet kuruluşu olsun her türlü örgütlerde var olan işlevlerdir, imalatçı örgütler, satın aldıklan hammadde­ lere makine ve işçilik de şekü vermek suretiyle nihai mallar ortaya çıkarırken, üretim yapan bir örgüt çoğunlukla hizmet sunmaktadır. Ömek vermek gerekirse mobdya ya da ekmek imal eden bir fabrika imalatçı örgüt iken, bir hastane ya da okul, hizmet sunan üretim örgütüdür. Gerek imalat, gerek üretimci örgütünde geliştirilen bdgi sistemleri genel olarak tüm yöneticdere destek sunmaktadır. Bir üretim ve imalat bdgi sistemleri; üretim sistemlerini planlama düzenleme, işletme, izleme ve kontrol etmek için gerekli verileri sağlar. Bu tür bdgi sistemleri, diğer işlevler için geliştirilen bdgi sistemlerinden kuüandıklan girdi ve çıktı araçları de sistemin içerdiği verilerin yapısı bakımından farklılık gösterir. Örneğin bu sistemlerde kudandan girdder arasında ısı ve basınç gibi fiziki büyüklükler olabilmekte ve dolayısıyla bunlar için gerekli donanımlar kullanılmaktadır. Üretim ve imalat bdgi sistemleri diğer işlevler gibi operasyonel, taktik ve stratejik düzeylerde yürütülen işleri desteklemek üzere geliştirilebilir. Ancak üretim bdgi sistemleri daha çok operasyonel işleri ve taktiksel düzeydeki karar­ lan desteklerken; imalat bdgi sistemleri taktiksel ve stratejik planlama kararlarım desteklemektedir. Operasyonel düzeydeki üretim bdgi sistemi; üretim durumu de dgili bdgder toplayıp ve raporlaştınrken, taktiksel düzeydeki üretim ve imalat bdgi sistemi, kaynak yönetimi ve denetimine ilişkin bdgder sunar ve raporlaştınlmasını sağlar. Diğer taraftan stratejik üretim ve imalat bdgi sistemi, yöneticdere amaç tespit etmede destek sağlamaktadır. 82 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Genel olarak operasyonel üretim bilgi sistemi; satın alma bilgi sistemleri, kalite kontrol bilgi sistemleri, nakliye bilgi sistemi ve maliyet muhasebesi bilgi sistemleri olmak üzere daha çok veri işleyen ve raporlaştıran özelliğe sahip alt sistemlerden meydana gelir. Taktik düzey için geliştirilen imalat ve üretim bilgi sistemleri, üretim ve imalat süreçlerini izleme ve kontrol etmede ve stratejik planlama düzeyinde tespit edilen imalat ve üretim amaçlarına ulaşmada yönetici­ lere yardımcı olur. Bu düzeydeki bilgi sistemi ise, stok yönetimi ve kontrolü bilgi sistemleri (EOQ -optimal sipariş miktarının tesbitini yapan sistemler, JIT - tam zamanlı sistemler gibi); kapasite planlama bilgi sistemleri; üretim programlama bilgi sistemleri ve ürün tasarımı ve geliştirme bilgi sistemleri olmak üzere spesifik üretim amaçlarım gerçekleştirmek üzere geliştirilen alt sistemlerden meydana gelmektedir. Stratejik planlama imalat bilgi sistemleri; imalat yerinin seçimi, kullanılacak araç-gereç donanımların belirlenmesi, temini ve yerleştirilmesiyle, yeni fabrikala­ rın kurulması konularında uzun dönemli kararlar vermek durumunda olan üst düzey yöneticilere gerek bilgi sunmak, gerek analizler yapma olanağı sunarak destek sağlar. Örneğin; fabrika yeri seçim karan vermek durumunda olan yöne­ tici, bu sistemin desteğiyle çok sayıdaki dış kaynaklardan elde edilen verileri kullanarak, daha sağlıklı sonuçlara varabilmektedir; Sistem bu tü r kararlara destek sunarken hem veri, hem model kurma ve çözme yoluyla destek sun­ maktadır. imalat ve üretim kararlarına destek sunmak üzere geliştirilen yazılımlar genel ve özel amaçlı olmak üzere iki başlık altında toplanabilir.34 Genel amaçlı yazılımlardan; veritabam yazılından (faturalama, stok kayıtlan hammadde ve malzeme temini gibi işlevlerle ilgili verilerin saklanması ve yönetilmesine hizmet eden); elektronik tablolama yazılından (EOQ'nin hesaplanması, eğer ise analiz­ lerinin yapılmasına hizmet eden); istatistik yazılından (kalite kontrol ve üretim standartlarının konulmasına hizmet eden) ve PER T ve GANNT gibi proje yönetim yazılından sıkça kullanılmaktadır. imalat ve üretimle ilgili karar almada kullandan özel yazılımlara örnek olarak otomatik malzeme edinme yazdimı (AMH -Automated Material Handling), bilgisayar destekli tasarım ve imalat yazılından (CAD -Computer Aided Design; CAM-Computer Aided Manufacturing); Malzeme seçim yazılımlan (MSP -Material Selection Programs); malzeme ihtiyaç planlama yazılından (MRP -Material Requirement Planning); malzeme kaynak planlama yazılından (MRP-H-Manufacturing Resources Planning) ve bügisayarla entegre imalat yazılından (CİM -Computer-Integrated Manufacturing) verilebilir. Örneğin 34 İm alat alanında kullanılan yazılım lar için bkz. Jan Synders, "M anufacturing Software: The Paths to The Same End", Infosystem s, June 1987, pp.50-52.; Thomas Sawyer ve Michael Pecht, " A Material Selection Program", BY TE, July 1986, s.235-248. Yönetim D estek Sistemleri 83 bunlardan CİM yazılımının kullanılmasıyla birlikte; mühendislik tasarım maliyetlerinde %15-%30 bir azalma; sipariş teslim sürelerinde %30-%60 kısalma; ürün kalitesinde %200-%500 artma; tasarım ve analiz verimliliğinde %3500'den fazla artma, işlem verimliliğinde %40-%70 yükselme; sermaye verimliliğinde %200-300 artış; yan mamul stokunda %30-%60 azalma ve personel maliyetlerinde %5-%20 oranlarında tasarruf sağlanmıştır.35 4) İnsan K aynakları Bilgi Sistemleri Bir örgütün çeşitli kadrolarında istihdam ettiği insan kaynaklan ve bunların yönetimi, başanya ulaşmada kritik bir öneme sahiptir.36 Bugünün insangücü oldukça farklı niteliklere sahip olup, geçmişe göre eğitim düzeyi daha yüksektir. Çeşitü niteliklere sahip olan personel kaynaklarının yönetiminde insan kaynak­ lan bilgi sistemleri yöneticilere gerek mevcut personelin durumu ile ilgih zamanlı bilgüer sunmak, gerek insan kaynaklarının yönetimi ile ilgüi alınan kararlan etkilileştirmek suretiyle yardımcı olur. Genel olarak insan kaynaklan yönetim işlevinde; çalışanların istihdamı, mevcut personelin ve işe yeni alınacak personelin değerlendirilmesi; iş analizi ve tasarımı, çaüşanlan eğitme ve geüştirme; resmi kurumlar için raporlar üretme, çalışanların aylık ve ödemelerini yönetme ve kısa-uzun dönemü personel ihtiya­ cım tespit etme gibi işler yürütülür. îşte tüm bu işlevleri kapsayacak şekilde geüştirilen insan kaynaklan bilgi sistemleri, yöneticilere etkiü bir insangücü planlama, uygulama ve denetlemede büyük destek sağlamaktadır. Operasyonel, taktik ve stratejik düzeyler için geüştirilen insan kaynaklan bilgi sistemleri modeli Şekil 8'de sunulmuştur.37 Bu modelden görüldüğü gibi operasyonel düzeyden stratejik düzeye doğru bir çok alt sistemden yararlanıl­ maktadır. Örgütün işletme planlan ve çevresel faktörler gibi dış faktörler de stratejik planlama düzeyinde ulaşılan insan kaynaklan planlarım doğrudan etkilemektedir. Operasyonel insan kaynaklan bügi sistemi içinde; bordro-maaş bilgi sistemi; kadro ve personel bügi sistemi; personel değerlendirme bilgi sistemleri, raporlama bilgi sistemleri ve personel seçim ve yerleştirme bügi sistemleri olmak üzere spesifik amaçlar için geUştirilmiş alt sistemler yer alır. Taktik düzeydeki bügi sistemi içinde istihdam bügi sistemi, ücretler ve diğer sosyal haklar bügi sistemi, personel eğitimi ve geüştirme bügi sistemi ve işçi-işveren uzlaşma bügi 33 Gauld Lawrence, "Computer Integrated Manufacturing: A Shop Floor Revolution", P C W eek, April 21 1987, s. 129-130. 34 İnsan kaynaklan yönetimi konusunda daha fazla bilgi için bkz. David A. Decenzo ve Stephen P.Robbins, P erso n n el-H u m an R e so u rce M an ag em en t, Englewoord Clifts, N .J ., Prentice Hall, 1988. 37 Robert Schultheis ve M ary Summer, a.g.e., s.431. 84 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim sistemi gibi alt sistemler geliştirilebilmektedir. Stratejik düzeyde ise, insangücü planlama ve program geliştirme alt bilgi sistemleri kurulmaktadır. Genel amaçlı geliştirilen programlardan veritabam yönetimi, elektronik tablolama ve istatistik paket programlan insan kaynaklan yönetimi işlerini yürütmede yaygın olarak kullanılmaktadır. Özel olarak insan kaynaklan yönetimi için geliştirilen yazılımlar arasında İnsan Kaynaklan Bilgi Sistemleri yazılımı (HRIS-Human Resource Information System Software) ve bilgisayar destekli eğitim programlan (CAI-Computer Aided Instruction) bulunmaktadır.38 İnsan kaynaklan bilgi sistemlerinde yer alan personel kayıtlan güvenli bir kaynak olarak kullanılabilir. Ancak bu sistem içinde geliştirilen dosyaların muhasebe-finans ve üretim işlevleri için geliştirilen diğer dosyalarla bütünleştiril­ mesi gerekir. Yukanda ayrıntılı olarak adlandırılan işletme işlevleri bilgi sistemlerinin istenilen sonuçlan üretebilmesi, ancak birbirleriyle bütünleşik olarak işlemesiyle olanaklıdır. Kapsamlı bir yönetim bügi sistemi içinde entegre edilen bu sistem­ lerle örgütler çok sayıda değişik sistemlerin erişebileceği işlemsel veri kayıtlarına ve veritabanına sahip olur. Yönetim bügi sistemini veri işleme sisteminden ayıran temel özellikler arasında şunlar sayüabilir: Veri işleme sisteminin yalnızca bir işlevi destekleme­ sine karşın, bu sistem tüm işlevleri destekler ve tüm işlevler arasındaki bilgi akışını bütünleştirir; veri işleme sistemi ağırlıklı olarak operasyonel düzeydeki işleri desteklerken, yönetim bügi sistemi tüm düzeylere hizmet sunar; veri işleme sisteminde yöneticinin bilgi ihtiyacı önceden programlanan raporlarla giderilir­ ken, yönetim bügi sisteminde bu ihtiyaç online giderilmektedir.39 Yönetim bügi sistemleri, yan yapısal nitelikteki kararlara etkili destek sağlarken, yapısal olmayan ve programlanamayan nitelikteki sorunların çözümünde alınacak kararlara istenüen desteği veremez. Bu türlü sorunların çözümünde uygun bilgi sistemlerinin geliştirilmesine gereksinim duyulur. İşte bu ihtiyacı gerek veri işleme gerek yönetim bügi sistemi temeline dayalı olarak geliştirilen karar destek sistemleri karşüamaktadır. 31 İnsan kaynaklan yönetiminde kullanılan yazılım larla ilgili daha fazla bilgi için bkz. Michael J.M ajor, M ic ro co m p u ters in H u m a n R e so u rce M an ag em en t: A D ire c to ry o f Softw are. A dvance P erso n el System s, P.O.Box 1438, Raseville, CA; Albert Lederer, "Planning and Developing a Human Resource Information system", P erso n n el A d m in istra to r, August 1984, s. 27-39. 39 Türksel KAYA BENSGHİR, 1993, s.245. "Yönetim D estek Sistemleri, A m m e İd a re si D ergisi, Cilt 26, Sayı 1, M art Yönetim D estek Sistemleri 85 Şekil 8: İnsan Kaynaklan Bilgi Sistemi Modeli 3. KARAR DESTEK SİSTEMLERİ K arar destek sistemlerinden (KDS) 1960'lı yılların sonu ve 1970'li ydlann başlarında sıkça söz edilmeye başlandığı görülür. Bu dönemde pek çok araştır­ macı, sistemin öncüllerini oluşturan Vİ ve YBS'den olan farklılıkları üzerinde durmuştur. Sistemin kavramsal olarak tanımlanmasına ise, bilgisayar bilimleri, yönetim bilimleri, yöneylem araştırmaları gibi değişik disiplinlere mensup araştırmacıların katkıları olmuştur. Sistemin gelişiminde; bilgisayar yazılım ve donanım teknolojisindeki ilerlemeler, karar alma işlevinin etkililik kazandırılması çabalarına artan ilgi, tam, doğru, güvenilir bilgiye olan arzu, şiddetli rekabet baskısı ve öncü üniversitelerde yapılan araştırmalar önemli rol oynamıştır. K arar destek sistemlerinin tanımım ilk defa Scott Morton yapmıştır.40 O'na göre KDS, y an yapısal ve yapısal olmayan sorunların çözümünde karar alıcıya veri ve modeller kullanmak suretiyle yardımcı olan etkileşimli bilgisayar sistem­ leridir. KDS'nin 1990'lı yıllara gelinceye kadar pek çok değişik tanımı yapılmıştır. Ancak sistemin sahip olduğu temel nitelikler aynı kalmıştır41. <0 P.G.W. Keen ve Scott Morton, D ecision S u p p o rt System s: A n O rg an izatio n al P erspective, Addison Wesley Reading, London, 1978. ■" S.S Neethi Krishnamoorty, "Decision Support Systems (DSS) A Critical Review", M a n ag eria l Decision S u p p o rt System s, lsevier Science Publishers B.V.,North-Holland,1988. 86 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim K arar destek sistemleri, yönetimin sorumluluğunda olan karar alma sorununa yeni bir yaklaşım olarak gündeme gelmiştir. Bu sistemlerle ilgili kavramlar ilk kez Michael Scott M orton tarafından "Yönetim K arar Sistemleri" terimi ile ifade edilmiştir.42 Daha sonra birkaç firma ve araştırmacı KDS'ni geliştirme ve araştırmaya başlamıştır. Bu çalışmalar neticesinde sistem karar alıcıya yan yapısal ve yapısal olmayan sorunlan çözmede veri ve model kullanım kolaylığı sağlayan etkileşimli bilgisayar sistemi niteliğine kavuşmuştur. K arar destek sistemleri ile ilgili yazın incelendiğinde, konuyla ilgili yazar­ ların değişik perspektiflerden tanımlamalar getirdiği görülür. Keen ve Morton, KDS'ne karar almada bilgisayarların rolü açısından yaklaşmışlardır.43 Yazarlara göre karar desteği, bilgisayarların şu alanlarda kullanımım ifade eder: yönetici­ lere yan yapısal ve yapısal olmayan nitelikteki işlerle ilgili karar alma sürecinde yardım sağlama; yönetsel yargının yerine geçmeden çok, onu destekleme; karar almada verimliliği (efficiency) artırmaktan çok, etkililiği (effectiveness) geliştirme.44 Ginzberg, Stohr45 ve Alter46 karar destek sistemini, geleneksel elektronik veri işleme sisteminin sahip olduğu beş farklı boyutlara yönelik zıt görüşler geliştirmek suretiyle tanımlama yoluna gitmişlerdir. Alter, KDS'nin temelinde yatan felsefeden yola çıkarak, sistemin veriyi işleme verimliliğinden çok, bireysel ve örgütsel etkililiği artırmasının önemi üzerinde durmuştur. Thierauf, karar destek sisteminin tanımım, sistemin hedeflerim başarmada gerekli olan özelliklerden yola çıkarak yapmaktadır.47 K arar alma işlevinin etkinleştirilmesine destek sağlamak, örgütlerin üzerinde durduğu önemli bir konu olarak sürekli güncelliğim korumuştur. Günümüzde pek çok araştırmacı ve uygulayıcı, çalışmalarında karar destek sistemlerine yer vermekte; örgütsel etkililik ve verimliliği artırmak için uzman sistemler ve yapay 92 Ralph H J r. Spraque ve H.J.E. D. Carlson; Building Effective Decision Systems, P re n tic e HaD, Inc., Englew ood C liffs, New Je rs e y , 1982, s. 4. 43 P.G.W. Keen ve Scott Morton, a.g.e., s. 1. 44 Efficiency- Verimlilik: B ir işi önceden belirlenen performans kriterleri içinde yapm ak (zaman, m aliyet ve çabanın en aza indirilmesi amaçlanır.) Effectiveness- Etkililik: Bir işin yapılması ile ilgili olarak ne yapılması gerektiğini belirlemek ve seçilen kriterlerden en uygun olanım gerçekleştirmektir. Verimlilik ve etkililik arasındaki farkı şu örnekle daha açık bir şekilde ortaya koyabiliriz: B ir bilgisayar merkezinde bilgisayarların durm a zamanı düşük, m akinalar tam zamanlı olarak (çok az atıl zam anla) kullanılıyor ve girdiler kısa sürede işlenip, çıktılar hemen alınabiliyorsa ancak üretilen 'raporlar yönetici ya da istek sahipleri tarafından uygun ve yeterli görünmeyip kullanılam ıyor ve çöpe ahlıyorsa merkezde verimlilikden söz edilebilirken etkililikten edilemez, yani m erkez etkili olarak çalışmıyor sonucuna varılabilir. 45 M. J. Ginzber ve E.A. Stohr, Decision Support Systems: Issues and Perspectives", D ecision S u p p o rt System, 1982, s. 10. 44 S..L. Alter, D ecision S u p p o rt System s: C u r r e n t P ra ctices an d C o n tin u in g C hallenges, Reading, AddisonWesley, 1980. 47 R. J. Thierauf, D ecision S u p p o rt System s f o r E ffective P lanning an d C o n tro l, Englewood Cliffi, PrenticeHall 1982, s. 79. Yönetim D estek Sistemleri 87 zeka uygulamaya çaba göstermektedirler. Bu alanda yapılan çalışmaları dört dönemde inceleyebiliriz48: 1970'li Yılların Bası: K arar destek sistemi karar almaya yardımcı bilgisa­ yara dayalı bir sistem olarak tanımlanmıştır. Sistemin çıkış temelinde, daha iyi karar almada bilgisayarı kullanmak suretiyle yönetsel işleri etkileşimli (interaktif) teknoloji ile yürütme amacı bulunmaktadır. Bu dönemde KDS'den güçlü bir algılama hedefi gerçekleştirme beklentisi bulunmaktaydı. 1970'li Yılların O rtalan: K arar Destek sistemi, yan yapısal sorunları çözmede karar alıcının veri tabanlan ve modelleri kullanmasına yardımcı bilgisayara dayah etkileşimli (interaktif) sistem olarak önem kazandı. Bu dönem­ de yalnızca karar sürecine önem verilmekle yetinilmemiş, aynı zamanda hızlı geliştirme araçlan ve yazılım paketleriyle (finansal planlama gibi) hesaplamalara destek sağlama üzerinde önemle durulmuştur. 1970'lerin Sonu- 1980'lerin Bası: Bu dönemlerde KDS yönetsel ve mesleki faaliyetlerde etkililiği artırmak için mevcut ve uygun teknolojileri kullanan sistemleri sağlamaktadır. Bu yıllarda KDS şemsiyesi altında kullanım- kolaylığı olan (user-friendly) yazılımların üretildiği görülür. Yöneylem araştırması ve algılamalı psikoloji gibi disiplinler bu alandaki çalışmalara destek sağlamıştır. 4. Dönem: 1985 ve sonrası: Günümüzde KDS için yeni bir teknik temelden Akıllı iş istasyonları- söz edilmeye başlanmıştır. Telekomünikasyon alanındaki geüşmelere paralel olarak kişisel hesaplama ve dağıtık KDS konulan önem kazanmıştır. Uzman sistemler ve dokümana dayah sistemler gibi yeni teknolojiler ortaya çıkmıştır. Bu sistemler KDS'ne yeni boyutlar katmaya başlamıştır. K arar destek sistemi, kararlarda yaratıcılığı geliştirmek için entelektüel us ve bilgisayara dayah teknolojilerin kullanımı ile önem kazanmaya başlamıştır. KDS'nin gelişimi dönemler itibariyle incelendiğinde sürekli bir evrimleşme içinde olduğu ve günümüzde de halen bu gelişimin sürdüğünü görmekteyiz. Sistem bu süreç içinde sürekli kabuk değiştirmekte ve bünyesinde teknolojinin sunduğu olanaklar içerisinde yeni kolaylıkları barındırmaktadır. Elbette bu evrimleşme ile birlikte sistemin tanımı da değişikliğe uğramaktadır. Yukarıda çeşith yazarlar taralından yapılan tanımların çeşitliliği ve farklılığı da tanım yapılan dönemin özelliklerine bağh olarak ortaya çıkmıştır. K arar destek sistemi, tek bir yönetici ya da birden fazla yöneticiden oluşan grubu özellikle yan yapısal nitelikteki sorunların çözümüne bilgi ve ilgili öneriler sağlayarak destekleyen sistemdir. KDS, karar vericinin yerini almaktan çok ona destek sağlar; yan yapısal ve yapısal olmayan sorunların çözümüne katkıda 41 Henk G. Sol, A. Cees, T akkenberg ve Pieter F.V. Rubbe, E x p e rt System a n d A rtificial Intelligence in Decision S u p p o rt System s, Proceedings o f the Second Mini Euroconference, the Netharlands, 17-20 Nov. 1985, s. 1. 88 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim bulunur; Simon49 tarafından üç aşamalı olarak tanımlanan - sorunun tespit edilmesi, çözüm önerileri geliştirme ve test etme, en iyi çözümün seçimi ve uygulanması - karar sürecinin tamamım destekler; sorunların çözümünde karar vericinin gereksinim duyduğu kullanımı kolay, geniş bir veri tabam ve modeller sunar; kullanıcının isteklerine, işin yapısına ve çevre koşullarındaki değişime göre esneklik ve uyumluluk sağlar. Yöneticiler karar destek sisteminden edindikleri bilgileri sorunları tanımlama ve çözmede kullanmaktadırlar. Sorun tanımı Simon'nm düşünme aşamasına karşılık gelmektedir. Dolayısıyla KDS karar alma sürecinde düşünme aşamasına sorunların tanımı ile ilgili bilgiler sağlayarak destekler. Diğer taraftan KDS sorunların çözümünde gerekli bilgileri sağlarken de Simon'un karar sürecinin tasarım ve seçim aşamasına sorun çözücü olarak katkıda bulunur. Sistem genel olarak periyodik ve özel raporlarla sorunların tanımına, similasyon ve matematiksel modelleri ile de çözüme katkı sağlamaktadn. Periyodik raporlar, belli bir zaman planına göre hazırlann. Örneğin günlük haftalık, aylık, yıllık gibi. Özel raporlar ise beklenmedik olaylar gündeme geldikçe oluşturulur. Periyodik ve özel raporlar ayrıntılı ya da özet halinde düzenlenebilmektedir. Ayrıntılı raporlar her işlemle ilgili detaylı bilgileri içerirken, özet raporlarda işlevlerin yalnızca belli bir boyutu yer alır. Gerçekte var olan bir obje ya da faaliyetin soyutlanması olarak tanımlanan modeller karar destek sistemleri içinde oldukça önemli bir yere sahiptirler. Modeller fiziki, sözel, grafik ya da matematiksel olarak oluşturulabilir. Karar destek sistemleri içinde bunlardan daha çok matematiksel modellere yer verilir. Matematiksel modeller; statik veya dinamik, olasılıklı veya deterministik ve optimizasyon modelleri olarak geliştirilebilir. Statik modeller, bünyesinde zaman değişkenini içermezler ve belli bir zamandaki durumla ilgilenir. Bu modeller belli bir durumla ilgili enstantane fotoğraf gibidir. Statik modellerin tersine dinamik modeller, bünyelerinde değişken olarak zaman unsurunu bulundurur. Dinamik model belli bir varlığın zaman içindeki durumunu gösterir. Bu özelliği ile dinamik modeller tıpkı sinema gibidir. Matematiksel modeller, formüllerinde olasılık olup olmamasına göre de deterministik ve olasılıklı modeller olmak üzere sınıflandırılabilir. Eğer modelde yer olan formüller bir olasılık içeriyorsa bu model olasılıklı, böyle bir değişken içermiyorsa deterministik model olarak adlandırılmaktadır. Örneğin EOQ (ESM) formülü deterministik modele bir ömek oluşturur. Optimizasyon modelleri ise alternatif çözüm önerilerinden en uygun olanının seçilmesini olanaklı kılar. Ancak optimizasyon modelleri için sorunun oldukça yapısal nitelik taşıması gerekir. Kimi sorunlar için optimizasyon modelleri yerine alt-optimizasyon ® Herbert A.Simon, New Science o f M a n ag am en t D ecisio n , H arper & Brothers NewYork, 1960,s.54. Yönetim D estek Sistemleri 89 modelleri - tatmin eden modeller - uygun çözümler üretmektedir. Bu modellerde yöneticinin girdiği bir grup kararlara göre çıktdar üretilir. Ancak bu model en iyi sonucu veren karan belirler, bunun alınmasını karar alıcıya bırakır. Similasyon modelleri senaryo ya da karar değişkenleri şeklinde düzenlenir. Senaryolar farklı değerlerin atanabileceği değişkenleri içeren modellerdir. K arar değişkenleri ise ele alınan bir varbğa etki eden girdi değerlerini temsil eder. Matematiksel model kullanımının avantajlan ve dezavantajlan bulunmak­ tadır. Avantajlar arasında şunlar sayılabilir: Modelleme süreci bir öğrenme deneyimi sağlar. Similasyonla elde edilen hız, alınan kararların kısa zaman içinde sonuçlarının değerlendirilmesine olanak tanır. Model gelecekle ilgili olarak tahminlerde bulunma gücü sağlar. Model kullanımı deneme - yanılma metodunun getirdiği maliyetlerden daha düşük maliyete katlanmaya olanak tanır. Bu avantajlarına karşın, aracm modellemenin oldukça zor yapılabilmesi, kimi zaman tüm değişkenleri modelde bulundurma güçlüğü ve yüksek seviyede matematik bilgi ve becerisi gerektirmesi gibi dezavantajlan bulunmaktadır. Bu olumsuz­ luklar uzun bir süre model kullanımım kısıtlamıştır. Bu modeller ve teknikler bilgisayar desteği ile kullanımı kolay yazılımların geliştirilmesi ile yaygın kullanım alanı bulmuşlardır. Bugün pek çok alanla ilgili olarak geliştirilen modeller örgütlerde yönetim bilgi sistemleri ve çoğunlukla da karar destek sistemleri içinde kullanım alanı bulmaktadırlar. Son yirmi yıl içerisinde akademik çevrede KDS konusunda çok sayıda araştırma yapılmış ve pek çok örgüt KDS geliştirmeye başlamışta. Tüm bu çabalar sistemin kavramsal temelinin oluşmasında önemli katkılar sağlamışta. Karar destek, sistemlerinin de yönetim bilgi sistemleri gibi akademik anlamda bir teorisinden sözedilememektedir. Ancak gerçek bir teorinin olmadığı durumda, kavramsal çerçeve ve mantıksal modeller düşünme, uygulama ve faaliyete geçirme işlevlerinde düzenlemeler getirmek suretiyle bu açığı kapatmaktadır. Karar destek sistemleri içinde aynı durum geçerliliğini korumaktadır. KDS ile ilgili ilk kavramsal çerçeve, Ralph Sprague'in yazdığı "Karar Destek Sistem­ lerinin Geliştirilmesi İçin Bir Çerçeve" başlıklı makalesinde oluşturulmuştur.50 Sprague çerçeveyi iki temel düzeyde ele almışta. Birinci düzeyde; KDS olarak tasarlanmış olan üç teknolojik düzey; KDS geliştirme yaklaşımı; KDS geliştirme ve kurmada görevli olarak çalışan kişilerin rollerine yer verilmiştir, ikinci düzeyde KDS'nin başan kriterlerini değerlendiren bir tanımlayıcı model geliştirilmiştir. K D S'de Teknolojik Düzeyler: KDS içinde donanım ve yazılımı kapsayan spesifik KDS, KDS yaratıcısı ve KDS araçları olmak üzere üç teknolojik düzey 30 Ralph H.Jr. Spraque, a.g.e., s. 18. 90 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim bulunmaktadır. Bu düzeyler değişik yapı ve kapsamdaki işleme göre değişen farklı teknik yeteneğe sahip kişilerce kullanılır. Spesifik KDS; tek ya da grup karar almada birbirleriyle ilgili sorunlardan oluşan belirli bir sorun demetiyle başa çıkılmasını sağlayan donanım ve yazılım­ dan oluşur. Bu amaçla geliştirilen sistemlere örnek olarak portföy yönetim sistemi ve San Jose şehrinde deneysel olarak kullanılan polis devriye dağıtım sistemi verilebilir. KDS Yaratıcısı: spesifik KDS'yi çabuk ve kolaylıkla oluşturmak için gerekli nitelikleri içeren bir pakettir. KDS yaratıcısına örnek olarak Yer Bilgisi Analiz ve Görüntü Sistemi (GADS- Geodata Analysis and Display System) ve Üst Düzey Yönetici Bilgi Sistemi (EIS- Executive Information System) verilebilir. Yukarıda belirtilen polis devriye dağıtımı ile ilgili spesifik KDS GADS yaratıcısı ile kurulmuştur. Üst Düzey Yönetici Bilgi Sistemi (EIS) rapor hazırlama, sorgulama, modelleme olanağı, grafik görüntüleme, finansal ve istatistiksel alt rutinler setinden oluşan bütünleşik bir program setidir. Etkileşimli Finansal Planlama Sistemi (IFPS- The Interactive Financial Planning System), EXPRESS ve TYMSHARE başarılı hizmet sunan KDS yaratıcılarına örnek olarak verilebilir, KDS A rad an : spesifik bir KDS ya da bir KDS yaratıcısı geliştirmeyi kolaylaştıran donanım ve yazılım elemanlarıdır. Bu alanda, son yıllarda yaşanan gelişmeler sonucunda geliştirilen programlama dilleri, karşılıklı diyalogu destekleyen işletim sistemleri ve renkli grafik olanakları KDS geliştirmede yeni ufuklar açmıştır. K arar destek sistemlerinin bu üç teknolojik düzeyinde yer alan unsurlar birbirleriyle yakın ilişki içindedir. Spesifik bir KDS doğrudan KDS araçlarıyla yaratılabilir ya da KDS araçlarıyla geliştirilmiş olan bir KDS yaratıcısını kullanarak oluşturulabilir. KDS araçlarını kullanmak suretiyle KDS geliştirme yaklaşımının en zor yarn KDS'nin çevresel ve yönetici isteklerindeki değişimle birlikte sürekli bir değişime maruz kalmasıdır. KDS'nin esnek bir yapı ile bu değişime ayak uydurma zorunluluğu vardır. Oysa KDS yaratıcısını kullanmak bu tür değişimlerde zaman ve emekten tasarruf sağlayarak kullanıcı işbirliği ile daha kolay ve etkin sonuçlar alınmaktadır. KDS geliştirme ve çalıştırmada kullanılabilen bu üç teknolojik düzeyde farklı roller tanımlanmaktadır. Yönetici (Kullanıcı)\ Sorun ya da karar verme ile yüz yüze olan, yapılan faaliyetlerin sonuçlarından sorumlu olan kişidir. Asistan: Kullanıcıya yardım eden kişidir. KD S Kurucusu: Soruna tam olarak vakıf ve bilgi teknolojileri konusunda bilgi sahibi olan ve KDS yaratıcısından spesifik bir KDS oluşturandır. Tekniker: KDS yaratıcısı için ilave bilgi sistem unsurları geliştirebilen kişidir. Bu rolü üstlenen kişi yeni veritabanlan, analiz modelleri ek T Yönetim D estek Sistemleri 91 veri görüntü form atlan yaratabilir. Bu rol çok fazla teknik bilgi ve belirli bir düzeyde sorunla ilgili bilgi sahibi olmayı gerektirir. Mühendis (Toolsmith): Bu rolü üstlenen kişi yeni teknolojiler, programlama dilleri, etkili yazılım ve donanımlar geliştirir ve tüm sistemler arasındaki bağı iyileştirir. Tanımı verilen bu roller birden fazla kişi tarafından üstlenilebileceği gibi, tek bir kişi birden fazla rolü üstlenebilir. Uygun rol dağıtımında ise şu faktörler etken olmaktadır: Sorunun ya/nsz-özellikle dar ya da geniş kapsandı oluşu; kişinin yapısı- kişinin kendini bilgisayar donanım, diller ve kavramları bakımından nasd hissettiği; teknolojinin düzeyi- kullanım kolaylığı. Y an yapısal ve yapısal olmayan sorunların çözümünde karar alıcıya destek sunan KDŞ temel olarak, şü özelliklere sahiptir: 51 KDS dinamik bir ortamda karar almayı destekler. KDS değişik yönetim düzeylerinde yan yapısal ve yapısal olmayan sorunların çözümünde kullanılır. Özellikle personel politikalarının oluşturulması ve yatırım kararlarının verilmesi gibi konularda stratejik planlamaya destek sağlar. KDS karar alma ve kontrol işlevlerini otomatik hale getirmekten çok, bu işlevlerin etkili yürütülmesine hizmet eder. KDS karar almayı niceliksel (sayısal) olduğu kadar niteliksel yönden de destekler. KUS karar alma sürecinin tüm aşamalarına hizmet sunar. Sistem, geleceğe dönüktür. Geçmişteki verileri modeller aracılığı ile işleyerek gelecekle ilgili tahminler yapmaya ve karar alternatifleri oluşturmaya katkı sağlar. Senaryolar şeklinde oluşturulan veritabanlanna dayalı karar alternatiflerinin karşılaştırılmasına olanak tanır. Sistem karar alma sürecinin örgütlenmesini önemli ölçüde etkiler. Ancak sistemin karar alma süreci ile entegre olarak kullanılması gerekmektedir. Sistem, kullanıcı tarafından kolay kullanılır ve kontrol edilebilir özellik taşımaktadır. K arar alma sürecindeki değişikliklere bağlı olarak gündeme gelecek düzenlemelere ve değişimlere karşı esnek ve uyumlu olabilmektedir. Sistem veri tabanı, model tabam ve yazılım elemanları ve kullanıcı arabiriminden oluşan bir konfigürasyona sahiptir. Yazılım elemanları arasında; veritabanı yönetim sistemleri (DBMS), model tabam yönetim sistemi (MBMS) ve proses kontrol ve yönetim sistemleri (PCMS) yer almaktadır. Sistem, model tabam için olduğu kadar veritabanlan için de veri yönetimi ve gösterimi fonksiyonları için geniş bir vektöre gereksinim duymaktadır. K arar senaryoları oluşturabilmek ve değerlen­ direbilmek için kullanıcıların kolaylıkla kullanabileceği fonksiyonlara gereksinim duyulur. Karar destek sistemi oluştururken ve kullanırken temelde iki nedenden dolayı sorun yaşanır.52 Bunlardan biri; dış veritabanlanna erişimin yetersiz olmasıdır. Bu sorun bilinmeyen veri modelleri, farklı özelliğe sahip modeller ve 51 A.J.M. Beulens ve J.A.E.E. Van Nunen, "The Use o f Expert System Technology in DSS", D ecision S u p p o rt System s, 4, 1988, s.423. 32 A.k., s.425. 92 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim arabirimlerin iyi olmamasından kaynaklanabileceği gibi, iyi tasarlanmamış veri modellerinden de çıkabilir. Bir diğer soran ise; karar destek sistemi yaratıcılarının finansal planlama modelleri gibi belirli modellerle sınırlandırılmış olmasıdır. Bu ve benzeri soranların giderilmesinde programlama dillerindeki gelişmeler, model yaratıcıları, similasyon dilleri ve uzman sistem teknolojileri gibi yeni teknolojik gelişmeler yeni ufuklar açmaktadır. Keen ve Morton KDS'nin temel olarak; yöneticilere yan yapısal ve yapısal olmayan niteliğe sahip sorunların çözümü ile ilgili karar almada yardımcı olmak, / yöneticinin yerine geçmekten çok onun belli bir yargıya kolaylıkla ve etkili olarak varmasını desteklemek ve yöneticinin karar almada verimliliğini artırmaktan çok, etkililiğini artırmak amacıyla gehştirildiklerini ileri sürmektedirler.53 Yöneticile­ rin karşılaştığı sorunların büyük bir çoğunluğu, yan yapısal bir niteliğe sahiptir. Tamamen yapısal ya da tamamen yapısal olmayan nitelik taşıyan sorunlan bulmak oldukça zordur. Genellikle bu iki uç arasmda yer alan sorunların çözümü ile yüz yüze kalan yönetici etkili karar almada yardıma ihtiyaç duyar. İşte karar destek sistemleri daha çok yan yapısal nitelik taşıyan sorunların kolay ve etkili çözümüne destek sağlamak üzere geliştirilmişlerdir. 1990'lann ilk döneminin yaşandığı günümüzde, yapılan karmaşıklaşan ve çevreleri sürekli bir değişime konu olan örgüt yöneticilerinin giderek daha çok sayıda yapısal olmayan nitelikteki sorunlarda yüz yüze olduğu bir gerçektir. Bu ihtiyaca yönelik olarak, özellikle bilgi teknolojilerinin gerek donanım ve gerekse yazılım alanında meydana gelen gelişmeler yardımıyla, yapısal nitelik taşımayan sorunlar için karar destek sistemleri geUştirilmektedir. Karar destek sistemleri yöneticilerin yerine geçmek üzere geliştirilen sistemler değildir. Y an yapısal ve kimi yapısal olmayan sorunların çözümünde katkılar sağlayan KDS yöneticinin deneyimleri ve sezgileri ile bilgisayarların olanaklarım bütünleştiren bir sistem olmaktadırlar. Bilgisayarlar daha çok yapısal nitelikteki sorunların çözümünü destekler, yöneticiler ise yargı ve sezgileri yardımıyla yapılan analizleri yönlendirmek suretiyle yapısal nitelik taşımayan sorunların çözümünden sorumludurlar. Karar destek sistemleri, işte bu iki uç özellik arasmda yer alan sorunların çözümünde bilgisayarların ve yöneticilerin özelliklerim bütünleştirici rol oynar. K arar destek sistemlerinin hedefi olabildiğince karar alma sürecinde verimliliği geliştirmek değil, alınan kararlan iyileştirmektir. Zamanı değerli ve kıt olan yöneticinin sorunların çözümünde en iyi kararlara varabilmesinde matematiksel modellerin büyük katkısı vardır. İşte KDS bünyesindeki bu modeller yardımıyla yöneticinin isabetü kararlar almaşım sağlayarak karar alma etkililiğini artırmaktadır. 33 P.G.W. Keen ve Scott Morton, a-g.e., s.l. Yönetim D estek Sistemleri 93 Alter 1976 yılına kadar geliştirilen yaklaşık 56 karar destek sistemini inceleyerek bunları altı grup altmda toplamıştır:54 1. Bir bilgiye erişmek üzere geliştirilen sistemler 2. Analiz yapmak üzere geliştirilen sistemler 3. Standart raporlar hazırlamak üzere geliştirilen sistemler 4. W hat-if analizleri ile alternatif kararların sonuçlarım tahmin etmek üzere geliştirilen sistemler 5. Alternatif kararlardan en uygununu öneren sistemler 6. Yönetici adına karar alan sistemler Bunlardan ilk üçü veritabam sorgulama ve periyodik raporlar oluşturma yoluyla karar almaya destek sağlayan karar destek sistemleridir. Diğerleri ise, matematiksel modeller yardımıyla karar desteği sağlayan sistemleri oluşturmak­ tadır. Bu özellikleri ile ilk üç şuada yer alan karar destek sistemleri bir anlamda yönetim bilgi sistemleri ile gelen avantaj lan sağlamaktadır. Yönetim bilgi sistemi ile karar destek sistemi arasındaki temel farklılık karar destek sistemlerinin ayrıntılı analizler yapmaya ağulık tammasıdu. Bir bilgiye erişmeyi hedefleyen karar destek sistemlerine örnek olarak, yöneticinin bir pazarlama bölgesi için satış rakamlarım elde etmek üzere veritabanını sorgulamasına olanak sağlamak üzere geliştirilen sistem verilebilir. Analiz yapmak üzere geliştirilen karar destek sisteminde yönetici bu sistemle veritabamnda dosyalarda yer alan tüm bilgiler üzerinde analiz yapma olanağı elde eder. Bu amaçla geliştirilen karar destek sistemlerine ömek olarak, bordro dosyasından hazırlanan aylık bordro raporları verilebilir. Çok sayıdaki dosyalarda yer alan bilgileri kullanarak geliştirilen standart raporlar hazırlamayı amaçlayan karar destek sistemlerine ömek olarak, işletmelerin her yıl düzenledik­ leri gelir tabloları ve aylık olarak düzenlenen satış raporları verilebilir. W hat - if (Eğer...ise-Ne) analizlerine dayah olarak geliştirilen karar destek sistemleri kararın olası sonuçlarını önceden görme olanağı sağlayarak karar almada isabetli olmaya yardımcı olur. Örneğin fiyatlama modeli üzerinde fiyat üzerinde yapılan bir değişikliğin net kâr üzerindeki etkisi bu sistemle kolaylıkla tespit edilebilmek­ tedir. Alternatif kararlardan en uygununu gösteren sistem en etkili karar desteği sağlamaktadu. Örneğin böyle bir sistemde yönetici fabrika ve teçhizatlarıyla ilgili bilgileri girmek suretiyle modelin en iyi yerleşim planım bulmasını sağlayabilir. Yönetici adına kararlar alan karar destek sistemlerinde sistem, kendisine tanımlanan karar kurallarını kullanarak karar akr. Daha çok programlanabilir nitelik taşıyan kararlar için geçerli olan bu sistemlere ömek olarak, sigorta 54 S.L. Alter, "How Effective M anagers November-December, 5 4 ,1 9 7 6 , s.97-104. Use Information Systems" H a rv a rd B usiness Review, 94 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel D eğişim primlerinin hesaplanmasına yönelik geliştirilen karar destek sistemleri ve bankacılık alanında belirli limitlere kadar kredilendirmeyi gerçekleştiren sistemler verilebilir. KDS bu özellikleri ile hem veri işleme sisteminde hem de yönetim bilgi sisteminde farklılık gösterir. Bu farklılık her şeyden önce sistemlerin farklı örgütsel ve yönetsel işler için gerçekleştirilmelerinden kaynaklanmaktadır. KDS'ni veri işleme sistemleriyle sistemin kullanım şekli, kullanıcıları, amaçlan, kapsadıklan zaman dilimi ve hedefleri gibi boyutlar batanımdan karşılaştır­ dığımızda karşımıza şöyle bir şema çıkmaktadır (Tablo 9). Tablo 9: Veri İşleme Sistemi ve KDS'nin Karşılaştırılması T em el B o y u tlar V İS KDS 1. K ullanım P asif A ktif 2. K ullanıcı Büro personeli, operasyonel Düzey Çalışanları Hat-Kurmay Birimleri, Yöneticiler 3. A m aç Verimlilik Etkililik 4. Z am an Geçmişe Yönelik Geleceğe Yönelik 5. H e d e f Uyum Esneklik ve Ad Hoc Kullanım K arar Destek Sistemleri yukanda bahsedilen özellikleri ile yönetim bilgi sisteminden oldukça farklıdır. Öncelikle YBS yalnızca yan yapısal ve yan programlanabilir sorunların çözümüne katkıda bulunurken, KDS bu tür sorunlara ilaveten yapısmda yer alan modelleme, bilgi sistemi ve sorun çözme elemanlanyla yapısal olmayan sorunların çözümünü de gerçeklçştirebilmektedir. Bu özellikleri nedeniyle KDS'nin diğer bilgi sistemlerinden farklı bir tasarım tekniği ile gerçekleştirilmesi gerekmektedir. a. K a ra r D estek Sistemleri Geliştirm e Planlı bir karar destek sistemi geliştirmek için, örgütsel düzeyde oluşturulan bir stratejiye gereksinim vardır. Bu strateji personel, yazılım, donanım, veritabanı, bilgi bütünlüğü ve güvenliği, iletişim kolaylıkları ile kullanıcıların, bilgi sistemleri ve diğer bölüm elemanlarının yetki ve sorumluluklarının tanımı gibi unsurlara sahip olmalıdır.55 Etkili bir KDS geliştirmek için; donanım ve yazılım seçimine yardımcı olacak bir KDS danışman grubu oluşturmalı ve grup üyeleri çeşitli departman­ lardan istihdam edilmeli; KDS kullanıcılarına hizmetiçi eğitim programlan ile 33 F.Young Lawrence, "A Corporate Strategy for Decision Support Systems" naklen Ralph H.Jr. Spraque, D ecision S u p p o rt System s: P u ttin g T h e o ry in to P ractice, Prentice.Hall, N ew Jersey, 1986, s. 157. Yönetim D estek Sistemleri 95 işbaşında eğitim verilmeli; yazılım ve donanım uyumluluğu sağlamak üzere bir donanım edinme politikası geliştirilmelidir. KDS stratejisi geliştirme ihtiyacı, temel olarak sistem entegrasyonu ve uyumluluğu sağlamak, ekonomik olarak bilgi kaynaklarına ulaşmak ve örgütsel ve grup düzeyinde kararlan desteklemek üzere ortaya çıkmaktadır. Yönetim bilgi sistemlerinin geliştirildiği ilk dönemlerde olduğu gibi karar destek sistemleri de ilk zamanlarda birbirinden bağımsız sistemler olarak geliştirilmiştir. Ancak, tek tek oluşturulan ve birbiri ile entegre olmayan bu sistemler yoğun olarak kullanıldıkça sistem içindeki veritabanlanna ilaveten örgüt düzeyinde geliştirilen veri tabanlarım kullanma ihtiyacı ortaya çıkmaktadır. Bu ihtiyacı, sistemin unsurlarını birbiriyle ve sistemi örgütle bütünleştiren KDS stratejisi gidermektedir. Diğer taraftan, örgütte bilgisayar sayısının ve yazılımların artması veritabanlannm koordinesiz olarak yerel olarak yaratılması ve personel istihdamının merkezi yapılmaması; KQS uygulamalarının plansız yapılmasına zemin hazırlayarak kaynak israfına neden olmaktadır. Örgüt düzeyinde geliştirilecek genel bir KDS stratejisi hem örgütün yapısal faktör­ lerinin hem de kültürel özelliklerinin sisteme katılmasına olanak tanımaktadır. KDS Geliştirm ede A lternatif M im ari Y apılar: Mimari, kelimesi karar destek sisteminin veritabanı, model tabam ve diyalog unsurlarının bir araya getirilmesini anlatmaktadır. Sistemin başarısı bu bileşimin etkili olarak gerçekleş­ tirilmesine bağh olmaktadır. Etkili bir mimari yapının kullanışlılık, düşük maliyet, yüksek performans, uyumluluk ve güvenirlilik gibi koşullan yerine getirmesi beklenir. K arar destek sistemleri ağ, köprü, sandviç ve kule olmak üzere dört modelden biri esas alınarak tasarlanabilir.56 Ağ Tipi K D S: Bu modelin temel amacı, farklı model ve diyalog elemanlarının verileri paylaşmasına ve yeni unsurların ilave edilmesine olarak tanımasıdır. Bu yapı, farklı işletim çevreleri için, farklı programlama dillerinde farklı zaman dilimlerinde, farklı gruplar tarafından geliştirilen elemanların entegre edilmesine izin vermek üzere tasarlanır. KDS'ne ait diyalog, veritabanı ve model tabam elemanları arabirim elemanı ile bütünleştirilir. Arabirim elemanı bir iletişim aracı olarak düşünülebilir. Bu birim sistemin unsurlarını esnek bir biçimde birleştirmeye ve entegre etmeye olanak tanır. Ağ tipi KDS mimarisinin avantaj ve dezavantajları bulunmaktadır. Bu mimarinin avantajları arasmda; birbirinden bağımsız olarak geliştirilen unsur­ ların kolaylıkla entegre edilebilmesi; yapının bakım ve genişletme olanaklarına açık olması ve paylaşımda esneklik sağlaması söylenebilir. Dezavantajları olarak; yapının kullanımı' zorlaştıran çok sayıda arabirime gereksinim göstermesi, arabirimler arasmda bekleme zamanlarının büyüklüğünden dolayı performans 34 Bilgi için bkz. Ralph Carlson ve H. Sprague, Jr. O. Eric; a.g.e., s.279-294. 96 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim düşüklüğüne neden olması ve bu çoklu arabirim nedeniyle güvenirliliğin bulunmaması verilebilir. Özetle ağ tipi KDS yapısı, nadir kullanım alanı olan ve belli amaçlar için geliştirilen modeller için uygundur. Köprü Tipi KDS: Sistem, çok sayıdaki arabirim elemanlarının sayısını tüm elemanlar arasındaki entegrasyonu koruyacak şekilde azaltmak üzere köprü tipinde tasarlanır. Bu tasarımda arabirimler arasmda bütünleşmeyi sağlayan bir arabirim köprüsü yer alır. Arabirim köprüsü diyalog ve model elemanları ile paylaşılan veri tabanları ve model elemanlarım birleştirici rol oynar. Arabirim köprüsü yerel ve paylaşılan elemanları entegre eden standart bir arabirim ya da arabirimlerden oluşur. Bu yapıya göre tasarlanan KDS'de sistemin yerel ve paylaşılan elemanlarının hepsinin aynı ortamda yer alması gerekir. Sandviç Tipi K D S: Ağ ve köprü tipi KDS; çok sayıdaki diyalog, model ve veritabam elemanlarım entegre eden bir mimariye sahipken, sandviç tipi KDS de çok sayıdaki model tabanları tek olan veritabam ve diyalogla entegre edilmek­ tedir. Bu yapıda, her bir model aynı veritabam ve diyalog elemanlarım paylaşmaktadır. Modeller arasındaki iletişim de veritabam elemanının paylaşıl­ ması yoluyla olmaktadır. Sandviç tipi KDS tasarımının en olumsuz yanı, dışardan sağlanan verilerin entegrasyonunun güç olmasıdır. Diğer taraftan unsur­ lar arasmda kontrol sınırlı olmaktadır. Birden çok model unsurlarım destekleyen arabirimlerin genel olması sistemin çalışma performansım düşürmektedir. Kule Tipi KDS: Kule tipi KDS tasarımında, sistemin unsurları arasındaki basit arabirim korunarak veritabam ve donanım elemanlarım desteklemede modeller ve esnek bir yapı oluşturulur. Kule tipi KDS tasanınım ağ tipinden ayıran temel özellik, kule tipinin tek bir işletim çevresi için tasarlanmış olmasıdır. Bu tasarınım sandviç tasarımından farkı ise kule tasarımın değişik kullanıcı arabirimi ve veritabam kaynaklarım desteklemesidir. Kule tipi KDS tasarımının temel avantajlan arasmda dış kaynaklı verileri arabirim aracılığı ile etkili bütünleştirebilme ve diyalog elem anının yeni araçlara ve girdi çıktı form atlanna uyum sağlayabilmesi bulunurken; dezavantajı ise; farklı işletim çevresi gerektiren ve birbirinden bağımsız olarak geliştirilen diyalog, modelleme ve veri tabam yönetimi elemanlarının entegrasyon güçlü­ ğünün bulunması ve tek bir diyalog ve veritabam arabirimine oldukça bağımlı olmasıdır. K arar destek sistemi tasarımında bu üç yoldan biri tercih edilirken dikkate alınabilecek kriterler ve bunların modellere göre değerlendirilmesi Tablo 10'da gösterilmiştir. Tasarımcının KDS tasarımında bu değerlendirmeyi göz önüne alması etkili bir KDS oluşturmasına yardımcı olmaktadır. Yönetim D estek Sistemleri 97 Tablo 10: KDS Mimari Yapılanımı Karşılaştırılması Kriterler Ağ K ö p rü S andviç K ule U ygun B ir A ra b irim E lde E tm e K olaylığı 4 3 2 l1 Y eni İşlev ler E klem e M aliyeti 2 1 4 3 Dış K aynaklı V e rile r E klem e M aliyeti 2 3 4 1 İşletim M aliy eti 4 2 1 3 P erfo rm an s 4 3 1 2 G ü v en irlilik 1 2 4 3 U yum luluk 1 2 4 3 V erim lilik 4 2 1 3 . A ra ç la rın T e m in Kolaylığı 1 2 4 3 İşletim S istem inden Bağım sızlık 4 3 1 2 1 (1) En Yüksek (2) En Düşük Kaynak: CARLSON, Ralph ve H.Sprague, Jr. Eric O.; a-g.e., 282. b. Karar Destek Sistemleri'ni Uygulama Alanları K arar Destek sistemlerinin çok değişik alanlarda farklı uygulamaları bulunmaktadır. Kimileri büyük boy bilgisayarlarda, kimileri ise kişisel bilgi­ sayarlarda (PC'ler) çalışmak üzere geüştirilmektedir. Bazı KDS'ler yalnızca tek bir karar vericiye hizmet sunarken, diğer bazılan ise birden fazla karar vericinin bulunduğu bir karar grubuna hizmet verir. Yine bazı KDS'ler ad hoc kararlan desteklemek üzere, bazdan ise tekrar etme özelliği olan ve önceden planlanabilen kararlar için geliştirilir. Diğer taraftan kimi KDS'ler KDS geliştirme araçlan (tools) de kimileri ise KDS yaratıcdan (generator) yoluyla tasarlanır. Uygulamada bu sistemlerin üretim, pazarlama, muhasebe, finans ve personel gibi örgüt işlevlerine destek sunmak üzere geliştirilip, uygulandığım görmekteyiz. KDS uygulamalarının yalnızca üretim örgütleri için değd, banka­ cılıktan ulaşıma, üniversitelerden hastanelere kadar uzanan hizmet sektöründe faaliyet gösteren örgütler için de geliştirilmiş başardı örnekleri bulunmaktadır. Bu bölümde KDS daha iyi anlamak ve bu sistemlerin nasıl kullanıldıklarım açıklığa kavuşturmak için kimi uygulama alanlarına örnekler verilecektir. Bu amaçla öncelikle, KDS'nin uygulama alanlarının sınıflandırılmasına değindecektir. KDS'nin sınıflandırılması; sistemin çıktılarının uygulanma derecesine dayalı olarak yapdabdir. Çıktdarm uygulanma derecesinden kasıt, sistem çıktılarının karan doğrudan belirleme ölçüsüdür. KDS veriye ve modele yönelik olmak üzere farklı yapdarda geliştirilebilir. Bu yapdarda temel olarak şu işlevler yer alır:57 37 S.L. Alter, a-g.e., s.73. 98 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Tek bir veri ya da bilgi kalemine erişim, ad hoc veri analizlerine olanak sağlayan bir mekanizma, verilerin önceden tespit edilen biçimlerde rapor formlarının hazırlanması, önerilen karar sonuçlarının tespiti, karar alma. K arar Destek sistemleri çalışma biçimleri, sorun türü; işlevsel alan ve karar perspektifine göre bir sınıflamaya tabii tutulabilir.58 Çalışma biçimlerine göre etkileşimli-toplu (batch) KDS; sorun türüne göre yapısal-yapısal olmayan KDS; fonksiyonel alanlara göre pazarlama, üretim, finans KDS ve karar perspektifine göre ise operasyonel ve yönetsel kontrol ile stratejik planlama KDS geliş­ tirilebilir. Bu genel sınıflamaya dayanarak KDS yedi ayrı başlık altında toplanabilir:59 li- Dosyalama Sistemleri :Bu sistemin esası elle yapılan kayıt işlerinin mekanik hale getirilmesidir. Sistemin amacı belli özellikteki verilere on-line (gerçek zamanlı) erişimi sağlamaktır. Bu sistem genel hatlanyla şu özelliklere sahiptir: Faaliyet Türü: Verilere erişmek İş Yapısı: Operasyonel Kullanıcı: Yönetici olmayan personel Kullanım Şekli: Basit sorgulama Zam an Dilimi: Günlük am a düzensiz aralıklarla kullanım 2. Veri Analiz Sistemleri: Sistem mevcut verilerin manipulasyon ile analiz edilmesini sağlar. Veri analiz sistemi özel ve genel amaçlı olmak üzere iki şekilde tasarlanabilir. Özel amaçlı veri analiz sistemleri belli bir iş ya da görev tanımına ilişkin olarak spesifik analiz ihtiyaçlarını karşılamayı hedefler. Genel amaçlı veri analiz sistemi belli bir spesifik amaç için değil, genel amaçlı kullanım için tasarlanır. Veri analiz sistemlerinin genel özellikleri şöyledir: Faaliyet Türü:D osya ve verilerin ad hoc analizi İş Yapısı: Operasyonel ya da analiz etme Kullanıcı: Analist ya da yönetici olmayan personel Kullanım Şekli: Manipülasyon ya da veri görüntüleme Zam an Dilimi: Ara sıra, düzensiz ya da günlük, üç aylık, yıllık. 3. Bilgi Analiz Sistemleri: Bilgi analiz etmek üzere tasarlanan karar destek sistemleri birtakım veri tabanları ve modellere erişimi sağlar. Bu sistem yönetim 58A.k. 39 A-k. Yönetim D estek Sistemleri 99 bilgi sistemlerinin temel eksikliğini gidermek suretiyle, yöneticilere analiz ve karar vermede esneklik sağlar. Sistemin temel amacı, karar almaya yönelik veritabanlan ve modellerin kullanımı yoluyla yönetim bilgisi sağlamaktır. Temel özelliklerine gelince: Faaliyet T ürü: çoklu veritabanlan ve küçük modelleri içeren ad hoc analizler İş Yapısı: Analiz ve planlama Kullanıcı: Analist K ullanım Şekli: Özel raporların programlanması ve küçük modellerin geliştirilmesi Z am an Dilimi: Düzensiz aralıklarla, istenildiğinde 4 Muhasebe Modelleri: Bu modeller belli faaliyetlerin sonuçlarını hesaplamak üzere tanımsal ilişki ve formüller kullanır. Bu modeller genel olarak gelir tablosu, bilanço ya da diğer gelir-gider ölçümlerini yapan araçlan yaratmak üzere yapılan planlamaya destek sağlar. Muhasebe modelleri şu genel özelliklere sahiptir: Faaliyet T ürü: Gelecekteki sonuçlan tahmin etmek üzere standart hesaplamalar İş Yapısı: Planlama, bütçeleme Kullanıcı: Analist ya da yönetici Kullanım Şekli: Girdilerin tahmin edilmesi, parasal sonuçların alınması Z am an Dilimi: Periyodik olarak sık, sık; haftalık, aylık, yıllık. 5. Temsili Modeller: Temsili modeller temel olarak hesaba dayah olmayan tanımlan içeren similasyon modellerini içermektedir. Model kısmen tanımsal olmayan modellerde yer alan faaliyetlerin sonuçlarım tahmin eder. Temsili modellerin genel niteliklerini de şöyle sıralayabiliriz: Faaliyet Türü: Belli faaliyetlerin sonuçlarım tahminleme İş Y apısı: Planlama, bütçeleme Kullanıcı: Analist K ullanım Şekli: Parasal değerlerin tahmini Zam an Dilimi: Süregiden işlerle ilgili periyodik, ad hoc analizler için düzensiz. 100 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim 6. Optimizasvon Modeller : Amacı maksimizasyon ya da minimizasyon gibi spesifik olarak tanımlanabilen belirli hedefleri elde etmede parçalan bütünleş­ tirme ve matematiksel olarak tanımlanabilen durumlarda bu modeller kullanılır. Model bir takım sınırhkiar çerçevesinde optimal sonuçlan yaratan faaliyetlere öneriler getirir. Bu modellere örnek olarak optimum malzeme kullanımı, uzun dönendi planlamada optimizasyon, eğitim programlarında optimizasyon vb mo­ deller verilebilir. Optimizasyon modellerin genel nitelikleri ise şöyle sıralanabilir: Faaliyet T ürü: Optimal çözümlere ulaşma İş Yapısı: Planlama, kaynak dağıtımı Kullanıcı: Analist Kullanım Şekli: Sınırlara uyan, hedefleri ençoklayan yanıtı bulmak Zam an Dilimi: Süregelen işler için periyodik, ad hoc analizler için düzensiz. 7. Öneri Modelleri : Bu modeller oldukça yapısal nitelik taşıyan işlere yönelik spesifik karar almaya götüren mekanik işleri icra etmektedir. Model, karar kuralları ya da optimizasyon metodlannı kullanarak formül ya da mate­ matiksel süreçlere dayalı olarak öneriler üretir. Bu modeller optimizayon modellerinden de daha yapısal nitelik taşır. Öneri modellerinin temel nitelikleri arasında şunlar yeralmaktadır: Faaliyet Birim i: Belli bir karar önerisi geliştirmek üzere hesaplamalar yapma İş Yapısı: Operasyonel Kullanıcı: Yönetsel olmayan hat personel Kullanım Şekli: Tekrar eden karar türleri için yapısal tanımlamalar Zam an Dilimi: Kimi durumlarda günlük, kimi zaman ise periyodik Bu sınıflamaya uyan finansal ve pazarlama planlaması, coğrafik analiz ve genelleştirilmiş bilgi sistemlerinin, uygulamada en çok kullanılan KDS örnekleri olduğu göze çarpmaktadır. \ 1) Finansal Planlam a Louisiana National Bankası'mn finansal planlama sistemi karar destek sistemine iyi bir örnek teşkil etmektedir. Sistem; bankanın otomatik finansal kontrol sistemini modellemekte, gerçek zamanlı olarak çalışan bilgisayar sistemi ile yöneticilere her an hizmet sunabilmekte, kendi yarattığı veritabanlannı kullanabilmekte ve her şeyden önemlisi değişen koşullara göre gerekli değişiklik­ lerin vakit geçirmeden yapılmasına olanak tanımaktadır. Yönetim Destek Sistemleri 101 1973'ün sonbaharında Louısiane National Bank kâr ve kısa dönemli borç fonlarının düzeyinde düşme sorunu ile karşılaştı. Bu duruma geleneksel yönetim uygulamaları karşılık veremiyordu. Banka 1960'lardan beri yenilikler yaşamak­ taydı. O bölgede ilk defa kredi kartı uygulayan ve otomatik para çekme (ATM) uygulaması hizmeti veren bankaydı. Banka için yenilik (Innovation) pazarlama için önemli iken, 1973 yılına kadar aktif/borç yönetiminde geleneksel tarza devam edildi. Ancak banka 1973'lerin ortalarında aşın borçlanma ve likidite problemi ile güç duruma düştü. Bu sorunla başedebilmek için banka birtakım araçlar uygulamaya karar verdi. Yönetimin ihtiyacı likidite analizi ve kâr planlamasına yardım edecek araçtı. Bu ihtiyaç teknoloji ya da bilgi olarak değil, nihai sonuçlar olarak destek almak şeklinde idi. Geliştirilen finansal planlama sistemi ile bu sorunlar kısa zamanda giderilmiştir. Sistem bankaya borçlar arasındaki ilişkileri yeniden biçimlendirme ve alternatif faaliyet planlarım test etme olanağı sağladı. Sistemle sağlanan analitik bilgilerle kararlar daha iyi formüle edildi ve bu kararların olası etkileri da çabuk değerlendirilir oldu. Sistem bankanın faaliyet sunacağı alanları bölümlendirme ve bunlardan da kârlı olanlara yönelme olanağı sağladı. Banka, finansal planlama sistemini her ayın başlarında bir önceki ayı rapor etmek, ay içerisinde belli konulan araştırmak, irdelemek ya da stratejik planlar hazırlamak ve her yıl sonunda yapılan bütçeleme sürecini kolaylaştırmak üzere üç şekilde kullanmıştır. Finansal planlama sistemi planlama komitesinin yapacağı toplantıya destek sunmak üzere de girdiler üretmektedir. Bu sistemin, bilgileri rapor ve grafikler oluşturmada kullanılır. Sistem alternatif stratejileri ve bunların olası sonuçlarım test etme ve değerlendirme olanağı sağlamaktadır. Finansal planlama yıl sonunda gerçekleştirilen bütçeleme işlemlerini kolaylaştırmaktadır. Çeşitli birimlerden edinilen veriler bütçeye girilmekte, burada özetler çıkarıldıktan sonra özet bilgiler finansal planlama sistemine aktarılmaktadır. Geçici bütçe rakamları finansal planlama sistemi içinde değer­ lendirilmekte ve bu sonuçlar da finansal planlama sisteminde tutulmaktadır. Banka yönetimi bütçeleme ve planlama sistemini birbirinden ayn tutmuştur. Bütçeleme oldukça ayrıntılı işlem yapmayı gerektiren kontrol ve motivasyon aracı iken, planlama eğilimleri ve ilişkileri gösterir. Planlar mali yıl raporlarına dayah olarak değişime m aruz kalırlar. Bu nedenle de planlama sistemi esnek bir yapıya sahiptir. Finansal planlama sisteminde veri, rapor ve analiz ile tahmin unsurları bulunmaktadır. Veri: H er ayın sonunda özet muhasebe verileri, büyük defter sisteminden çıkarılmaktadır. Veriler üzerinde herhangi bir düzeltme ya da yeni­ den biçimlendirme yapılma gereği bulunmamaktadır. Sistem otomatik olarak bu türlü düzeltmeleri yapabilmektedir. R a p o r ve Analizler: Sistem her ay bilanço, 102 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim gelir tablosu ve oran analizleri gibi finansal tabloları çıkarmaktadır. Yeni elde edilen aylık bilgiler bir önceki yıl tahmin edilen değerlerle ve gerçek bütçe rakamları ile karşılaştırılmaktadır. Sistem bankanın kritik konularım analiz ederek özel raporlar üretebilmektedir. Tahm inler: Finansal planlama sistemi yönetim tarafından girilen ya da sistemin yarattığı bağımsız değişkenleri kullanarak çeşitü tahminler yapmak suretiyle raporlar üretebilmektedir. Finansal planlama sistemi banka örgütlerinin yönetilmesini kolaylaştıran pek çok katkılar getirmektedir. Bunlardan bazılarım şöyle özetleyebiliriz: 1. Bankanın çok kritik sınırlarını izleyen, likidite ve sermaye yönetimini etkilileştiren mekanizma sağlar. 2. Üst yönetimin karar almaşım düzenleme ve koordine etmede bir çerçeve sağlayarak çalışma disiplini getirir. 3. Banka denetleyicilerine tatmin edici raporlar sağlar ve analizlerin gerekli yerlere iletilmesinde yönetsel bir araç sunar. 4. Üst yönetime banka içi koşullarda, pazarlam a işlevlerinde ve yasal düzenlemelerde meydana gelecek olası değişiklikleri tahmin etme ve bu değişikliklere karşılık verme olanağı sağlar. 5. Büro hizmetleri için yapılan maliyetlerden ve periyodik raporların hazırlanması için gerekli zaman ve emekten tasarruflar sağlar. 2) Pazarlam a Planlaması Pazarlama planlamasında kullanılmak üzere geliştirilen BRANDAID karar destek sistemi; temel olarak satış tahminleri ve kârlılık rakamları ile pazarlama karması için gerekli olan bütçe tespitinde kullanılır. İnteraktif (etkileşimli) çalışma zemini sağlayan Brandaid, bütçe oluşturma kararma destek sunar.60 Tüketim mallarına yönelik olarak, yıllık pazarlam a planlarım gerçekleş­ tirmek üzere Little tarafından tasarlanan BRANDAID'in temel özelliği; karar sürecinde yargıya ağırlıklı olarak önem vermesidir. Nitekim pazarlama planlan oluşturulurken pazarlama yöneticisinin sezgileri önemli rol oynar. Ancak çoğu zaman bu sezgiler pek etkili sonuçlar doğurmaz. îşte BRANDAID karar sürecine yöneticilerin de sezgilerini daha objektif olarak aktarabilmelerine katkıda bulunur. BRANDAID modellenen pazarlama sisteminin temel elemanlan arasmda imalatçı, rakipler, aracı kurumlar, müşteriler ve diğer çevre kuruluşlar bulunur. Yöneticiler genellikle pazarın dinamiklerini bu unsurlardan ikisi arasındaki ilişkilere bakmak suretiyle algılayabilmektedirler. Örneğin reklamın satışları nasıl etkilediğini ya da fiyatların tutundurma çabalarım nasıl değiştirdiğini, görmek “ K arar destek sistemine iyi bir uygulam a örneği olduğu için seçilen bu sistem, şu kaynaktan alın m ışta P.G.W. Keen ve Scott Morton, a-g.e., s.138-147. Yönetim D estek Sistemleri 103 yöneticiler için ikili ilişkilere bakmak suretiyle kolay olmaktadır. Ancak, yöneticiler için reklam, tutundurma ve fiyat ilişkilerini birarada değerlendirmek kolay değildir. İşte BRANDAID bu noktada yöneticiye bu unsurların tümünü entegre bir biçimde birarada değerlendirme olanağı sunar. BRANDAID o nline model geliştirmeye izin veren özel bir yazılım diline sahiptir. Sistem yöneticinin model üzerinde değişiklikler yapmasına izin vermek­ tedir. Braindaid yan yapısal bir iş üzerinde yönetici ye bilgisayarların nispeten gizli yönlerini nasıl birleştirdiklerini gösterir. Bu sistem yöneticileri sorun çözme­ de kendi deneyim, bilgi birikimi ve kişisel yargılarına kuvvetle dayanarak daha analitik ve dışa dönük olmalarım teşvik etmektedir. Sistem çözümden çok yöneticiye bir vizyon ve anlayış sağlamaktadır. 3) C oğrafik Analiz ve G österim Sistemi Coğrafik analiz ve gösterim sistemi (GADS-Geographic Analysis and Display System) karar destek sistemi olarak ilk geliştirilen sistem olması nedeniyle literatürde sıkça rastlanılmaktadır. Sisteme kullanıcı tasarımcı ve teknik eleman gözüyle bakıldığında farklı niteliklere sahip olduğu görülür. Kullanıcı Gözüyle GADS; coğrafik alanlara yönelik olarak geliştirilen bir sistemdir. Bu tür kararlara örnek olarak; kaynakların dağıtımı, araç-gereçlerin yerleşim düzeni planlarının yapılması ve doğal kaynakların yönetimi verilebilir. GADS coğrafik alan haritaları ve bunlarla ilgili verilerin işlenmesine destek sağlar. GADS yöneticinin bilgileri histogramlar ve grafikler üzerinde görmelerine olanak tanır. Diğer taraftan yönetici bu veriler üzerinde değişiklikler yapma esnekliğine sahiptir. T asarım cı Gözüyle GADS'de yer alan karar destek sistemi veri tabam, işlemler kümesi ve çıktı birimlerinden meydana gelmektedir. İşlemler kümesinde ise diyalog elemanı, model tabam ve sorgulamaların yer aldığı veri tabanları bulunur. Diyalog elemanı amaca göre farklı biçimlerde çıktıların elde edilmesine olanak sağlar, aynca girdilerin de farklı yollardan (Joystik ve fare kontrolü y a da klavye yardımıyla) yapılmasına katkıda bulunur. Model tabam ise yeni verileri hesaplamak ya da yeni semboller yaratmada kullanılabilen aritmetik ve mantıksal dönüşüm sisteminden meydana gelmektedir. Model tabam yardımıyla harita üzerine değişik semboller aktanlabilmektedir. Veri tabam harita üzerinde gerekli olan verilerin işlenmesine, güncelleştirilmesine ve saklanmasına olanak tanır. Teknik Destek Elem anı Gözüyle GADS: Tasarımcı, diyalog, modelleme ve veritabanı elemanlarından meydana gelen GADS oluşturmada temel olarak görüntü yönetim paketi; yüksek seviyeli programlama dilleri;, klavye, ışıklı kalem ve ekran gibi araçlardan yararlanır. 104 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim 4) Genelleştirilmiş Yönetim Bilgi Sistem i61 GeneUeştirilmiş Yönetim Bilgi Sistemi (GMIS-Generalized Management Information System) J.J.Donovan ve S.E.Madnick başkanlığında bir grup tarafından M .I.T'de geliştirilmiştir.®5 Bu sistem birbirleriyle uyumlu olmayan program ve verilerin süratle uyum sağlaması amacıyla tasarlanmıştır. Danovan ve Madnick karar destek sistemlerini "ad hoc" ve "kurumsal" olmak üzere ikiye ayırmışlardır. Uygulamada KDS'nin daha çok kurumsal nitelikte örneklerine rastlanılmaktadır.Ad hoc KDS'ler ise pek yaygın değildir. Ad hoc KDS'nin en temel özelliği; bu sistemin, daha çok nadir durumlarda beklenmedik anlarda çıkan sorunların çözümü ile ilgili karar almaya destek olacak şekilde tasarlanmış olmasıdır. Bunlara örnek olarak; özel işletmelerin piyasaya yeni ürün sunmaları ve sermaye temini ile ilgili ortaya çıkan sorunları, kamu alanında ise yeni oluş­ turulan politikaların ekonomik ve sosyal etkilerini belirleyici faktörlerin tespiti sorunu verilebilir. Adhoc ve kurumsal KDS tasarımı gerektiren kararların temel özellikleri Tablo 1 l'de gösterilmiştir. Tablo 11: Kurumsal ve Ad Hoc KDS'nin Karşılaştırılması“ K a r a m ı Niteliği Sıklığı T ü rü K u ru m sal KDS A d H oc KDS çok Az az çok K a r a r Alıcı Sayısı çok az D estek S unulan K a r a r A lanı dar geniş D estek S unulan K ullanıcı A lanı dar geniş dar geniş K o n u A lanı İh tiy aç D uyulan V eriler genellikle nadiren Ihiyaç D uyulan A nalizler genellikle nadiren K a r a r S o ın n u n O rta y a Ç ıkışı genellikle nadiren yüksek düşük İşlevsel V erim lilik S o ru n u n O rta y a Çıkış S üresi G eliştirm e H ızı uzun kısa düşük yüksek Bu tabloda görüldüğü gibi ad hoc ve kurumsal KDS kararların içinde bulun­ dukları durumlara göre farklı özelliklere sahip olmaktadır. Bu nedenle ad hoc ve kurumsal KDS geliştirirken farklı araçlara ihtiyaç duyulur. GMIS yazılımı, farklı 61 P.G.W. Keen ve Scott Morton, a-g.e., s.160-166. 62 J.J. Donovan ve S.E.M adnick, In stitu tio n al a n d A d H o c D ecision S u p p o rt System s an d T h e ir E ffective Use, Cambridge, M ass:Center for Information Systems Research, M IT Report, 1976. ° A-k. Yönetim D estek Sistemleri 105 bilgisayarlara izin veren "virtual machine" kavramına dayan- maktadır. Bu yazılımda analist örneğin ekonometrik modeller ya da tahminleme için tasarlanmış olan APL/EPLAN gibi dillerde yazılmış olan modeller kullanabilir. Diğer taraftan veri tabanları sorgulama dilleri ile yaratdabilmek- tedir. GMTS ile kullanıcı istediği ya da tercih ettiği araçları kullanabilmektedir. Bunlar arasında ekonometrik zaman analizleri yapan TROLL, zaman serileri için geliştirilen TSP ve similasyon için oluşturulan DYNAMO sayılabilir. c. Grup Karar Destek Sistemleri Her geçen gün nitelik ve nicelikleri hızla artan ve gerek toplumun ve gerek toplumda yer alan örgütlerin vazgeçilmez araçları olan bilgisayarlar, günümüzde artan bir şekilde yöneticilere destek sağlamak üzere kullanılmaktadır. Karar destek sistemleri, bilgisayarların yönetime etkili destek sağlamak üzere girişilen çabalar neticesinde ortaya çıkmıştır. Ancak bu sistemler, karar verici olarak tek bir bireyi göz önüne alarak bireye yönelik olarak karar almada destek sağlayacak nitelikte geliştirilmiştir. Oysa, karmaşık ve hızlı değişimlerin yaşandığı çevrede faaliyetlerini sürdüren örgütlerde kararlar tek bir birey tarafından değil, çoğun­ lukla bir grubun sorumluluğunda alınır. Sanayi ötesi toplumun yaşandığı günümüz toplumunu; büyük hacimlerdeki bilgi, karmaşıklık ve her alanda yaşanan h ızlı çalkantdar karekterize etmektedir. Bilgi ve deneyimlerin etkili olarak kullanılmasının, örgütün varlığını sürdürmesi bakımından önem kazandığı bu ortamda rekabetçi baskılar, örgütlerde yapısal değişimi zorunlu kılmaktadır. Tüm bu gelişmeler ise grup kararlarının örgütlerde daha da yaygınlaşmasına ve dolayısıyla grup kararlarında etkililiği artırma çabalarının artmasına neden olmaktadır. Dolayısıyla postmodem örgütlerin gündeme geldiği bu ortamda, kararlar almak üzere daha sık toplantılar yapılmakta ve grup kararlan daha önemli hale gelmektedir. K arar grubu, sorunu tespit etme, karar yapısı ile ilgili araştırma yapma, olası çözüm alternatifleri oluşturma, bu çözüm yollarım değerlendirme ve çözüm uygulamaları için stratejiler oluşturmada ortak sorumluluk taşıyan iki ya da daha fazla kişiden oluşur. Grubun üyeleri aynı fiziksel ortamı paylaşabilir ya da farklı ortamlarda bulunabilir. Karar alma gruplarına ömek olarak; proje gruplan, yönetim ve yürütme kurullan ve yasal komiteler verilebilir. Grubun amacı; toplantıya katılan her üyenin sahip olduğu kaynaklan kullanmak ve sorunlara çözüm yolu bulma ve uygulamada üyeler arasında yüksek motivasyon sağlamaktır. Grup kararlan üyeler arasındaki bilgi ahş-verişi ve kişisel iletişim ile gerçekleşir. Grup kararlarım destekleme karar alma sürecinde üyeler arasındaki 106 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim bu mübadeleyi olümlu yönde etkilemekle olur. Bu açıdan grup karar destek sisteminin amacı, gruplar içindeki iletişim sürecini değiştirmektir. Grup destek sistemi, mesaj mübadelesinin hızını, içeriğini ve yönünü değiştirmek suretiyle toplantı çıktılarım iyileştirir. Toplantıların çıktıları ise, kararın kalitesi, zamanlılığı, tatmin derecesi, maliyeti uygulama kolaylığı, uygulama esnasında üyelerin konsensusa varma derecesi ve grubun gelecekte tekrar birlikte çalışma istemi gibi değişik boyutlarla ölçülebilir. Günümüze kadar bireysel karar alma fâaliyetlerini geliştirmek üzere geliştirilen karar destek sistemleri alanında pek çok ilerleme sağlanmış ve bu sistemin çok değişik alanlarda uygulamaları yapılmıştır. Bu sistemler her ne kadar grup halinde karar almada katkılar sağlamaktaysa da, grup kararlarının niteliklerinden dolayı istenilen düzeyde yararlı olamamaktadır. Nitekim, grup karar almada yer alan kimi özellikler bireysel kararlarda bulunmamaktadır. Grup kararlarının önemli özelliklerinden biri, grup üyelerinden bazılarının karar konusu ile ilgili farklı hedeflerinin olmasıdır. Bu hedefler çoğunlukla açık olarak tanımlanmaz ve birbirleriyle uzlaşmaz. Öte yandan, grup üyeleri farklı deneyim­ lere ve bilgi düzeylerine sahiptir, yargılarını çok değişik değerler sistemine, değerlendirme ölçeklerine ve tercihler yapışma dayandırırlar. Bir diğer karmaşık­ lık da üyelerin farklı özgeçmişleri nedeniyle farklı sözcük dağarcıklarına sahip olmaları nedeniyle yorumlarını farklı şekillerde gerçekleştirmeleridir. Tüm bu özellikler nedeniyle grup karar alma süreci bireysel karar alma sürecine göre çok daha karmaşıktır ve BT'den çok boyutlu destek almayı gerektirir. Toplantıların etkili olabilmesi için toplantının içeriği ve yapılma sürecinde anlaşma sağlanması, katılımcıların üstlendiği rol ve sorumlulukların açıkça tanımlanması, görüş ve fikir bildirme özgürlüğü ve etkili iletişim ve diyalog kurma ortamının geliştirilmiş olması gerekir.64 Grup çalışması yapmak üzere bir araya gelen bireylerin etkili toplantı yapmalarını engelleyen nedenler arasında; toplantının fazla uzun olması, tekrarların çok olması, katılımcılar arasında uyum noksanlığı, katılım noksanlığı, yanlış kişilerin katılması, veri/bilgi noksanlığı, aşın düzeyde bilgi yüklenmesi, iletişim sorunlan ve kimi grup üyelerinin daha baskın olması bulunmaktadır.65 Grup kararma ulaşmada şu aşamalardan geçilir:66 H azırlık aşam asında, sorunlarla ilgili tanımlamalar yapılır ve gereksinim duyulan bilgiler saptanır. A lternatifler oluşturm a aşam asında, saptanan sorunların çözümü ile ilgili alternatifler ortaya konur. A nlaşm a aşam asında, alternatiflerin incelenip, 64 Michael Doyle ve David Strauss, H ow to M a k e M eetings W ork, W yden Books, 1976. “ L. Donald ve K irk Patrick, "How to Plan and Conduct Productive Business Meetings", A m acom , NY, 1987. M W.H. Swann, "Use o f A Knowledge Based System For Group Decision Support", O rg an izatio n al D ecision S p p o rt System s: LEE, R.M ve A.M.Mclosb, P.M igliarese (Ed.), Elsevier Science Publishers B.V. Holland, 1988, s.34-35. Yönetim Destek Sistemleri 107 duyarlılık analizlerinin yapılması ile farklı görüşe sahip üyelerin ortak çözümler üzerinde anlaşması sağlanır. Seçim aşam asında; değerlendirilerek üzerinde anlaşmaya varılan alternatiflerin uygulanma karan verilir. Bu aşamada grup kararlarında bireysel kararlardan farklı olarak uzlaşılan görüşler, fikirler, kamlar ve hedefler önem kazanır. Planlam a ve uygulam a aşam asında ise arzu edilen hedeflere ulaşmak üzere seçilen ve üzerinde anlaşılan alternatifler yürütülür. Grup karan almada bir önemli konu da grup hedeflerinin açık ve seçik olarak tespit edilmesidir. BT destekli grup karar destek sistemleri geliştirirken yukarıda söz edilen tüm özelliklerin göz önüne alınması gerekir. Bilgi teknoloji­ leri alanında ulaşılan gelişmeler gerek bireysel ve gerekse grup kararlarım destek­ lemede önemli araçlar sunmaktadır. Bu araçlardan etkili olarak yararlanabilmek için her şeyden önce bu teknolojilerin karar almada ne tür olanaklar sunduklarına yalandan bakmak gerekir. Bu olanaklara örnek olarak; bilgisayar konferans sistemi, metagame analizleri verilebilir. Bunlardan bilgisayar konferans sistemi, coğrafik olarak dağınık bir alanda bulunan personelin işbirliği içinde çalışmasına destek sağlar.67 Metagame analiz ise karmaşık bir süreç olan politika tespit kararlarında çatışma ve işbirliğini yönetmede yöneticilere yardımcı olur.68 Bilgi teknolojileri ve sistemleri alanında çok az sayıdaki araştırmacı, karar destek sistemi ile ilgilenirken grup düzeyinde de grup karar destek sistemlerine (GKDS) ihtiyaç olduğundan sözetmiştir.69 Grup karar destek sistemlerinin temelinde yatan görüş; karar almaya katılan grup üyeleri arasındaki iletişimi, bu üyelerin veri ve bilgilere erişimi ve bunların analizini nitelikli kılmak suretiyle karar alma baş arışım yükseltmektir. Sistemle gelen etkili iletişim olanağı, üzerin­ de durulan sorunla ilgili tartışmayı sürdürmeyi sağlamak suretiyle karar alma başarısını artırmaktadır. Üyeler karar konusu ile ilgili tartışırken, iletişimle ilgili olarak kaybedecekleri zamanı, sorun çözme üzerinde harcama olanağı elde ederler. Böylece gerek sorunların tespit edilmesi ve gerek bunlarla ilgili alternatiflerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi daha etkili olmaktadır. Grup karar destek sistemlerinin tanımı, çeşitli yazarlarca değişik unsurlar ön plana çıkarılarak yapılmaktadır. H uber, GKDS'ni kararlar almakla görevli grup üyelerini destekleyen yazılan, donanım, dil ve prosedür unsurlardan meydana gelen bir set olarak tanımlamaktadır.70 Gallupe, GKDS'ni karar almada ortak sorumluluğa sahip grup üyelerini yapısal olmayan ya da yan yapısal nitelikteki 87 M. T uroff ve Starr, R.H., "Computer Support for Group Versus Individual Decisions," IE E E T ra n sa c tio n s o n C om m unications, 3 0 ,1 , Jan. 1982, s.82-92. “ L.D. Phillips, "Decision Support for Managers" naklen Otway, H.J., Pelty, M., T h e M a n ag eria l C hallenge O f New O ffice T echnology, Butter Wosths, London, 1984. ® Bu araştırm acılara örnek olarak H ackatham , Keen, T uroff ve H iltz verilebilir. Bkz. R.D. Hackathom ve P.G.W. Keen, "Organizational Strategies for Personal Computing in Decision Support Systems", M IS Q u a rte rly , s, N o .3 ,1981, s.21-27.; M. T u ro ff S.R.Hiltz: a-g.e., s.82-90. 70 G. Huber, "Issues in the Design o f Group Decision Support Systems", M IS Q u a rte rly , Sept, 1984. 108 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim sorunların çözümünü kolaylaştıran bilgisayar destekli bütünleşik sistemler olarak tanımlar.71 Gallup'a göre GKDS, grup toplantılarında sorunların tanımlanması, formüle edilmesi ve çözüm yollarının geliştirilmesine destek sağlamak üzere bilgisayar, iletişim ve karar teknolojilerinin bir kombinasyonudur.72 Paul G ray, grup karar destek sistemi teriminde, karar kelimesi yerine müzakere-tartışma kelimesini kullanarak sistemi grup müzakere destek sistemi olarak ifade edilmesinin uygun olacağı görüşünü savunmaktadır.73 Grup karar­ larının üyelerin karar verilecek konu üzerinde tartışarak ve müzakere ederek verildiği göz önüne alınırsa, Paul'un bu çalışma tarzım desteklemek üzere geliş­ tirilecek sistemi grup müzakere destek sistemi olarak adlandırması anlamlı olmaktadır. Nitekim grup kararlarının başarısı grubun etkili müzakere yoluyla verilecek karar üzerinde uzlaşma sağlamasına bağlıdır. GKDS'den grubun daha etkili müzakere etmesine olanak sağlaması beklenir. Bu çalışmada Gray'in ileri sürdüğü tanım anlamlı bulunmakla beraber, grup kararlarım desteklemek üzere geliştirilen sisteme grup müzakere destek sistemleri terimi yerine, grup karar destek sistemleri terimi benimsenmiştir. Bu sistemin hah hazırda karar verme sürecinde kaçınılmaz olan müzakere etme işlevine destek sunduğu düşünülmektedir. Özetle, grup karar destek sistemi, birden fazla karar alıcının grup olarak birlikte çalışması ile yapısal olmayan sorunlara çözüm getirmelerine olanak tanıyan etkileşimli bir bilgisayar sistemidir. Sistemin unsurları arasmda yazılım, donanım, personel ve prosedürler yer alır. Grup karar destek sisteminde tüm bu unsurlar, karar almaya aktif olarak katılacak bireyleri desteklemek üzere birarada düzenlenir.74 Örgütlerde grup destek sisteminin destek sunmayı hedef­ lediği grup, değişik amaçlarla bir araya gelen toplulukları ifade eder. Bu topluluklara örnek olarak komiteler, görüş ahş-verişinde bulunan panalistler, yönetim ya da idari kurullar ve belli bir işi yapmakla yükümlü işçi gruplan verilebilir. Gruplara bilgisayar desteği bilgilere erişme, paylaşma ve kullanma kolaylığı şeklinde olmaktadır.75 Bilgilere erişme (Information retrival), mevcut veritabanlanndaki verilere ya da diğer grup üyelerinin tutumlan, görüşleri ve kişisel gözlemlerinden oluşan bilgilere ulaşmaktır. Bilgi paylaşımı (Information 71 R.B. Gallupe, T h e Im p a c t o f T a sk D ifficulty on th e U se o f a G ro u p D ecision S u p p o rt System s, Unpublished Doctoral Dissertation, University o f Minnesota, 1985, naklen R.Vogels Douglas, "Group Decision Support Systems: Evalution and Status a t the University o f Arizona": O rg an izatio n al D ecision S u p p o rt System s, Ed., R.M .Lee, A.M.McCosh, Elsevier, Scierce Publishers, Holland, 1988, s. 287. 71 R.Brent Gallupe ve Grerardine Desanctis, "Computer Based Support for Group Problem-Finding: an Experimental Investigation", M IS Q u a rte rly 12, June 1988, s.278. 73 Paul Gray, "The SMU Decision Room Prosect" P roceedings o f th e 1. In t. C onf. on D ecision S u p p o rt System s, 1981, s.122-129. 74 G. Huber, A.g.m. 73 A-k Yönetim D estek Sistemleri 109 sharing) bilgilerin grup üyelerine ekran yardımıyla sunulmasıdır. Bilgi kullanımı ise, modeller ve spesifik amaçla oluşturulan programların yer aldığı yazılımların, prosedürlerin ve grup problem çözme tekniklerinin belli bir grup kararma ulaşmak üzere verilere uygulanmasıdır. Grup karar destek sistemi yukarıda belirtildiği gibi; veritabam, model tabam, uygulama yazılımları, ara işlem birimi, kullanıcı ara işlem birimi ve grup üyelerinden oluşan unsurlara sahiptir. Sistemin temel unsurları arasmda; donanım, yazılım personel ve prosedürler yer almaktadır. Donanım elemanları olarak, bilgi işleme ve iletme teknolojilerinin sunduğu araç-gereçler bulun­ maktadır: Bunlar örnek olarak ana işlem birimi, iş istasyonları, girdi/çıktı birimleri, dağınık bir coğrafi alanda bulunan grup üyelerine yönelik olarak kurulan LAN, W AN ağlar, telefon bağlantıları, elektronik postalama, görsel ve işitsel video konferanslar verilebilir. GKDS yazılımları belli bir karan ya da kararlar grubunu desteklemek üzere geliştirilir. Kimi yazılımlar belli bir karar alma tekniği çerçevesinde gerçekleştirilirken, kimileri ise genel amaçlı olarak hazırlanır. Bu sistem içinde yer alan yazılım elemanlan arasmda; veritabam, model tabam, belli konularda yazılmış uygulama programlan ve kullanıcı ara birimleri bulunur. GKDS'de gereksinim duyulan personel, her şeyden önce kararlara katılan bireyler ve bu bireylerin sistem içinde etkili kararlar almalarına katkıda bulunan grup yardımcılandır. Bu yardımcının rolü, GKDS ilk defa uygulamaya geçil­ diğinde oldukça önemlidir. Bu görevlinin işi grup üyeleri ile bilgi teknolojileri arasmda uyumu sağlamak ve sistemin aksamadan yürütülmesine çalışmaktır. Sistem örgüt içinde başanlı olarak uygulandıkça bu personelin sorumlulukları da giderek azalmaktadır. Prosedürler grup üyelerinin teknolojiyi etkili olarak kullan­ malarına yön veren kurallardır. Grup karar destek sistemleri; grup üyeleri arasmda iletişim engellerim ortadan kaldırma, karar analizleri oluşturmada teknikler sağlama, ve bunları sistematik olarak yönlendirmek suretiyle, grup karar alma sürecim etkinleş­ tirmeyi amaçlar. Örgütsel etkililiği ve grup performansını artırmayı hedefleyen GKDS; genel olarak örgüt içi ve örgüt dışı kaynaklardan büyük hacimlerdeki bilgilere erişme; sayısal ve sayısal olmayan karar modellerinden etkili olarak yararlanma; bilgiler elde etmede, saklamada ve bütünleştirmede dinamiklik kazanma gibi destekler sunmaktadır.76 Huber GKDS'nin temel amacının, grup üyeleri arasmda bilginin etkileşimli paylaşımım ve kullanımım kolaylaştırmak suretiyle karar almakla sorumlu grupların etkililiğini artırmak olduğunu belirtmektedir.77 T uroff ve Hiltz,GKDS'nin yöneticilerin zamanlarının yaklaşık 76 J. Nunamaker. Applegate, L. ve B. Konsynski , "Facilitating Group Creativity: Experience with a Group Decision Support System" J o u r n a l o f M a n ag em en t In fo rm a tio n Systems, 1984. 77 G. Huber, a.g.m ., s. 195-204. 110 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim %40 ila %90'mm alan iletişim işlevine etkililik kazandırdığını ileri sürmektedirler.78Grup karar destek sisteminin amacı, grup üyeleri arasında görüş ve fikir alış-verişini desteklemektir. Ancak grup içinde yer alan üyelerin farklı ihtiyaçları bulunmaktadır. Bu ihtiyaçlara göre grup karar destek sistemi ferkh özelliklere sahiptir (Tablo 12). Tablo 12: Grup İhtiyaçları ve GKDS'nin Özellikleri G ru b u n İhtiyacı G K D S 'nin Ö zellikleri T üm ya da Belli Üyeler Arasında Bilgi Alış-Verişi Elektronik Mesaj, Kitle İletişim Toplantı Esnasında Veritabanına Erişme Her Üyeye Bir Term inal, Yerel Ağdan Veya Merkezi B ir Sistemden Verilere Erişme G rup Üyelerinin Verilere, Diğer B üyük Ekranlar, H alk Ekranları1 Üyelerin Düşünce ve Fikirlerine, Grafiklere, Tablolara Aynı Anda Ulaşması G rup Üyelerinin Çeşitli Nedenlerle Görüş Beyan Etmede Çekingenliği Görüş ve Oyların O rtak Sunulması Grup Üyelerin Devamsızlığı Her Üyenin Oylam aya Katılımı Üyelerin Görüşlerinin ve Oylarının Analiz Edilmesi ve Raporlanm asmda Başarısızlık Görüşlerin Özetlenmesi ve İstatistiki Analizlerinin Kısa Sürede Yapılması Toplantı Planı ve Starejisi Geliştirmede Başarısızlık Grup Üyelerinin Tam am layacağı Toplantı Ajandaları Düzenleme ve Bu Ajandaların Sürekli O larak Otom atik Görüntülenmesi 1 "H alk ekranları" kavramı "Public screen" yerine kullanılmıştır. Kaynak: Gerardine Desanctics ve R.Brent Gallupe, "A Foundation for the Study o f Group Decison Support Systems", M a n a g e m e n t Science, 33, May, 1987. Grup karar destek sistemleri grubun büyüklüğü, üyelerin birbirine olan uzaklıklarına bağlı olarak; karar odası, yerel karar ağı, telekonferans ve uzaktan karar alma olmak üzere dört ferkh şekilde tasarlanabilir.79 K a ra r O dası; tasarımı geleneksel karar odalarının elektronik cihazlarla donatılmasına dayanır. Örgütün yönetim toplantı salonu gibi karar almada 78 T uroff M urray ve S.T. Hiltz,"Computer Support for Group Versus Individual Decision", IE E E T ran sactio n s o n C o m m unications, Vol.30, N o .l, Jan 1982. 75 Ralph H.Jr. Spraque ve J. H. Watson, D ecision S u p p o rt System s: P n ttin g T h e o ry in to P ra ctice, Prentice Hall, Eng. C lif NJ..USA, 1986, s.196-197 Yönetim Destek Sistemleri 111 kullanılan odası, grup karar almayı destekleyecek şekilde özel elektronik cihaz­ larla donatılır. K arar almakla yükümlü olan grup üyeleri at nah şeklindeki masaya yüzleri büyük bir ekrana bakmak üzere oturur. Karar odasının en basit tasarım şekli tüm grup üyelerinin değil, yalnızca grup yardımcısının bilgisayarla doğrudan iletişimde bulunmasıdır. Diğer grup üyeleri karara grup yardımcısı aracılığı ile katılır. Yerel K a ra r Ağı modelinde; karar almak üzere sorumlu grup üyelerinin ayrı bir karar odasmda bulunmaları yerine, kendi ofislerinden diğer grup üyeleri ile iletişim kurmak suretiyle belli bir konuda karar almalarına olanak tanıyan bir yerel karar ağı kurulabilir. H er bir karar alıcı bir iş istasyonuna (workstation) sahiptir ya da masasmda diğer üyelerle bağlantısı olan bir terminali bulunmaktadır. Böyle bir yapıda grup karar destek sistemlerine ait yazılımlar ve veritabanlan ana işlem merkezinde tutulur. Üyeler arasındaki ve üyelerin ana işlem merkezi ile olan iletişimini yerel ağ sağlar. Bu ağda grup üyeleri arasındaki iletişim elektronik mesaj yoluyla gerçekleşir. Bu tasarımda karara katılacak grup üyeleri günlük yapması gereken işlerle uğraşırken ihtiyaç duyduğu an grup toplantıları ve konferanslar düzenleyebilir. Telekonferans tasarım modeli; karar almadan sorumlu grup üyeleri coğrafik olarak birbirinden uzak oldukları ve bunların karar almak üzere asla bir araya gelemedikleri durumlarda grubun karar almasına destek sağlanır. Bu tasarımda bir ya da daha fazla karar odaları görsel ve işitsel olarak elektronik araçlar yardımıyla birbirine bağlanır. Telekonferans yoluyla toplantı, karar alıcıların tek bir ortamda bulunmalarına gerek kalmadan kararların alınmasına olanak sağlar. Ayrıca bu tasarımın, seyahaf riıasraflannm (iş kaybı, zaman ve para harcamadan kaynaklanan) azalması ve toplantı zamanı ve süresinde esneklik getirmesi gibi avantajları bulunmaktadır. U zaktan K a ra r A lm a modeli; günümüzde çok yaygın olmamakla beraber, gelecekte yaygın kullanım olanağı bulunacak olan bu tasarım, yerel ağ tasarımı­ nın eksikliği olan tek bir coğrafi alanda bulunmayı gerektirmeden karar alıcıların istedikleri yer ve adresten düzenli olarak karar alabilmelerine olanak sağlanır. Burada karar istasyonları olarak adlandırılan çeşitli karar gruplan arasında sürekli olmayan bir iletişim vardır. Grup üyeleri arasındaki iletişim telefon, mikrodalga ve uydu aracılığı ile sağlanabilmektedir. Grup karar destek sisteminin yukanda söz edilen tasarım biçiminden hangisine göre oluşturulacağı genel olarak, uğraşılan sorunun yapışma ve bu sorunu doğuran nedenlere bağlıdır. Yazında grup kararlan ve bu kararlann dinamikleri üzerinde pek çok araştırmacının durduğu görülmektedir. Bu araştır­ macılara örnek olarak Kelley, Bennis, M orris ve Shaw verilebilir.80 Grup karar 112 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim destek sistemi tasarlarken ve uygularken grup dinamiklerini göz önüne almak sistemin başarısını doğrudan etkiler. Bu nedenle her şeyden önce GKDS karar verecek grup üyelerinin herbirinin aktif olarak karar alma sürecine katılımım sağlayacak şekilde tasarlanmalı ve uygulanmalıdır. Grup üzerine yapılan pek çok araştırma etkili grup karan almayı etkileyen pek çok unsur olduğunu ortaya çıkarmıştır. Bunlar arasmda grup üyelerinin üzerlerinde çok fazla baskı hissetmeleri, kararla yalandan ilgisi olmayan bilgilere sahip olması, bazı grup üyelerinin diğerlerinden fazla statü sahibi olmalan nedeniyle diğer üyelerin fikirlerim açıkça söyleyememesi gibi unsurlar sayılabilir. Bu noktada GKDS y anlılığı ve önyargıyı azaltarak ve tüm üyelerin karara katılımlarım sağlayarak grup üyeleri arasındaki iletişimi etkilileştirmek suretiyle kararlarda etkililiğe olanak sağlar. GKDS'nin karar almaya belkide en önemli katkısı grup üyelerinin ortak girdi ve değerlendirme fikirlerine ulaşmalarına olanak tanımasıdır. Önceden grup çalışma deneyimi olmayan üyelerin oluşturduğu gruplarda alman kararlar çoğu zaman etkili olamamaktadır. Çünkü yeni oluşturulan grup üyeleri arasmda bir uyum ve ortak çalışma ruhu olmayabilir. H atta çoğu zaman gruba katdan üyeler gnıbun temel amaçlan ve üstlenecekleri roller ile ilgili belirsizlik hissedebilirler. Bütün bu etkenler grup kararlarının etkililiğini doğru­ dan etkileyici unsurlar olmaktadır. İşte bu nokta, GKDS herhangi bir konuyla ilgili olarak alınacak kararlara katılacakların sistem içinde yer alan insan kaynaklan planlamasına ait veri tabanlarım kullanmak suretiyle isabetli olarak tespit edilmesine olanak sağlar. Diğer taraftan, yeni gruplar oluşturulurken grup üyelerinin birbirleriyle iletişimini aksatan tüm engellerin ortadan kaldırılması gerekmektedir. Bu nedenle GKDS tasarlanırken, üyelerin birbirlerini görmelerini sağlayacak şekilde oturmalarına olanak sağlanmalıdır. Grup karar destek sistemlerinde iletişim teknolojileri olarak; elektronik mesaj, LAN ve W AN (Local ve wide-area ) ağlar, telekonferans ve diğer bilgi saklama ve iletme araçları yeralır. Bilgisayar teknolojileri; çok kullanıcılı işletim sistemleri, dördüncü kuşak programlama dilleri veritabanlan, veri analiz teknik­ leri, veri saklama düzeltme kolaylıklarım içermektedir. Karar destek teknolojileri ise, ajanda oluşturma yöntemleri; karar ağaçlan, risk analizleri, tahminleme metotlan ve çok değişkenli fonksiyonlar gibi karar modelleme teknikleri; nominal grup ve Delphi teknikleri gibi grup oluşturma metodlan ve grup tartışmalarım yönlendirmek üzere konulan kurallardan oluşmaktadır. Günümüzde, uygulamada çok fazla GKDS kullanımı örneklerine rastlanılmamaktadır. Ancak artık kaçınılmaz olarak bilgisayarların grup kararlarım da " Grup karar alm a ve grup dinamiği ile ilgili olarak daha fazla bilgi için bkz. Bennis Shepeart, W .G .H .A , "A Theory o f Group Development" H u m an R elations, Summer 1963, s.415-457; Cartwright D.A.Zander, G ro u p D ynam ics, Evanston D I, Row, Peterson, 1968; Thibaut J.ve H.Kelley: T h e Social P sychology o f G ro u p s, New York, John W illey 1959; Shaw M, Group Dynamics, N Y , Mac Graw-Hill. 1971. Yönetim D estek Sistemleri 113 destekleyecek şekilde kullanımı bu araçlardan etkili yararlanmalım yegane yolu olmaktadır. Bu açıdan ülkemizdeki durumu değerlendirdiğimizde, henüz örgüt­ lerde etkili karar destek sistemlerinin son yıllarda geliştirilip kullanılmaya başladığı gözlenmektedir. Öte yandan GKDS uygulamasının çok nadir kullanıl­ dığı gözlenmektedir. Ancak gerek ülkemizde gerekse dünyada bu sistem için gerekli alt unsurları halihazırda mevcuttur. Bu sistemlerin ülkemiz örgütlerinde kullanım düzeyi ile ilgili daha detaylı bilgi, tez kapsamı çerçevesinde yapılan araştırma sonuçlarının değerlendirildiği üçüncü bölümde sunulacaktır. GKDS çalışma gruplan üzerine etkileri konusunda yapılan araştırmalar şu bulgulan ortaya çıkarmıştır: Gruplan desteklemede kullanılan GKDS toplantı sonucunda varılan sonuçların kalitesini iyileştirmekte; grup üyelerinin katılımım artırmakta; grup içinde üyeler arasında çatışmayı çoğaltmakta, karar alma zamanım artırmakta ve grup üyelerinin iş tatminini artırmaktadır.81 Bu etkiler, tasarımı yapılan sistemin genel yapışma, uygulanma etkililiğine, sistemi kullananların bilgi ve deneyim düzeylerine bağlı olarak ortaya çıkmaktadır. d. K a ra r Destek Sistem lerinin Ö rgütle Bütünleşmesi Diğer bilgi sistemleri, gibi karar destek sistemlerinin örgütle bütünleşmesi sistemden beklenen hizmetlerin aksamadan sağlanması bakımından önemlidir. Bütünleşmeyi sağlamada ise örgüt yönetiminin ve kullanıcıların önemli payı bulunmaktadır. Bütünleşme doğal olarak işleyen ve süreklilik arz eden bir süreçtir. Bütünleşmeyi sağlamada pek çok teknik ve yöntem kullanılabilir. Diğer taraftan etkili bir bütünleşme içinde rehber olarak kullanılabilen stratejiler bulunmaktadır. K arar destek sisteminin örgütle bütünleştirilmesinde temel olarak kullanıcı eğitimi, tasarım ve değerlendirm e olmak üzere üç yol izlenir. Bu bölümde bütünleşme ile gündeme gelen sorunlar, bu sorunları gidermede izlene­ cek temel stratejiler ve bütünleşmede izlenen adımlar-sistemin tasarımı- kullanıcı eğitimi ve değerlendirme- ele alınacaktır. K arar destek sistemlerinin örgütte uygulanması, kullanımı ve örgütle bütünleşmesi kimi sorunları beraberinde getirmektedir. Alter bu sorunları dört grupta toplamıştır:82 Teknik Sorunlar: K arar destek sistemlerinin kapasitesi, kapsamı ve yapısı geliştirildiği dönemin mevcut teknolojik olanaklarıyla sınırlı olmaktadır. Karar Destek sisteminin uygulaması ve örgütle bütünleştirilmesi sırasında geçici ve sürekli olmak üzere iki tür teknik sorunla karşılaşılmaktadır.83 Geçici sorunlar, 11 Ralph H.Jr. Spraque ve J. H. W atson, A-g.e., s. 180. “ Steven Keen ve S. L. Alter, a-g.e-, s. 125. D A-b-, s. 126. 114 Bilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim yeni geliştirilen ve üzerinde düzeltme yapılan sistemin henüz her türlü hatadan anndınlamamış olmasından kaynaklanırken, sürekli sorunlar sistemin mevcut yapısından kaynaklanır. Sürekli sorunları olan karar destek sistemlerinin tasarımının yeniden yapılması gerekmektedir. Alter bütünleşmeyi sağlamada karşılaşılan teknik sorunlar arasında; gerekli değişimleri yapmada yeterli zamanın olmaması, kimi donanımların aşın ya da yetersiz fonksiyonlarla yüklenmiş olması ve işletilmesinin zor olmasını saymaktadır.84 Verilerden Kaynaklanan Sorunlar: K arar destek sisteminin örgütle bütünleşmesini engelleyen sorunlardan biri de sistemde gereksinim duyulan verilerden kaynaklanmaktadır. Gerek bilginin yapısı ve gerekse bilgiyi sağlayan­ lardan kaynaklanan bu tür sorunlar arasında; eskime-güncelliğini kaybetme; yanlış ve noksan olma; indeksiz olma; gereksinim duyulandan az ya da fazla olma; istenmeyen unsurlara sahip olma ve gereksinim duyulduğu anda mevcut olmama sayılabilir..85 Kavramsal Tasarım Sorunları: Bütünleşmeyi engelleyen sorunlardan bir başkası da sistemin kavramsal tasarımını oluştururken çalışanlar, yazılımlar ve modellerden kaynaklanmaktadır. Çalışanlarla ilgili olarak karşılaşılan temel sorunlar arasında; çalışanların bu sistemi öğrenmede zorlan- maları, kullanım esnasında zorluklarla karşılaşmaları, anlamada güçlük çekmeleri, verimli çalışamamaları ve kullanım esnasında pek çok hatalar yapmaları bulunmaktadır.86 M odeller ve Yazılımlardan Kaynaklanan Sorunlar. Bu faktörlerden kaynaklanan sorunlar temel olarak; sistemde yer alan modellerin mevcut sorunları çözmede yetersiz olması, mevcut yazılımların ve modellerin değişime uyarlanmaması, modeller ve yazılımların istenilen biçimde kullanımının olanaksız olması gibi nedenlerle ortaya çıkmaktadır. Karar destek sistemlerinin yukarıda sayılan bu sorunlardan arındırılarak etkili bir yapıya kavuşturulması için stratejik davranmak gerekir. Alter karar destek sistemlerinin etkili uygulanmasında izlenmesi gereken stratejileri dört grup altında toplamıştır:87 Bunlardan birincisi; karar destek sistemi tasarımı ile ilgili - projeyi yönetilebilir alt parçalara ayırmaktır. Bu stratejinin temel amacı işlemeyen hantal bir proje riskini azaltmaktır. Projenin yönetilebilir alt parçalara ayrılmasında, herbiri farklı koşullarda uygulanabilir iki yol izlenir. Bunlardan ilki; prototipler " /U t “ A -k , s. 127-132. “ Ralph H.Jr. Spraque ve H. Jr. Eric D.Calson, B uilding E ffective D ecision S u p p o rt System s, Prentice-Hall, Inc, Englewoord Cliffs, N ew Jersey, 1982, s. 151. 17 S..L. Alter, a.g.e., s.167-180. Yönetim D estek Sistemleri 115 kullanmaktır. Büyük çaplı ve pahalı sistemler için bu stratejiyi takip etmek oldukça uygundur. Prototipler kullanma yoluyla sistem geliştirmede temel özellik taşıyan unsurları test etme olanağı elde edilir. İkincisi; evrimci yaklaşımı benimsemektir. Bu yaklaşımda sistem ya aşam a aşama- tedrici-geliştirilir ya da modüler geliştirilir. Tedrici yaklaşımda sistem başlangıçta küçük boyutlarda tasarlanır ve kullanıcının isteklerine göre değişikliklere gidilir. Modüler yaklaşımda ise, sistem bazı koşullarda çalışmak üzere küçük ve parçalar halinde geliştirilir. Bu parçalar ayrı ayrı test edilerek düzeltmelere gidilir. Üçüncü yaklaşımda ise ad hoc analizlerde gereksinim duyulan ihtiyaçları karşılamak üzere, veritabanlan ve modeller geliştirmede, düzeltmede ve elden çıkarmada kullanılacak bir dizi araçlar-tools-geliştirmektir. Bu yaklaşımın en olumsuz yanı çok nadiren kullanılacak verilerin bakımlarının çok maliyet getirmesidir. KDS'nin örgütle bütünleşmesinde yaşanan sorunları ortadan kaldırmada izlenecek ikinci strateji, çözümleri basit tutmaktır. Bu yolla kullanıcıların sistem tasarımına katılımım sağlamak ve yöneticilerin desteğini almak kolaylaşmaktadır. Basitliği sağlamada ise yalın olma ve karmaşıklığı gizleme gibi iki farklı yol izlenebilir. Karmaşık yapılı veritabanı ve modellere sahip bir sistemi teknik olmayan personelin kullanımında güçlükler çıkardığı göz önüne alınarak, sistemin olabildiğince basit yapıh olmasına gayret edilir. Ancak örgütlerin yönetiminde karşılaşılan pek çok sorun oldukça karmaşık yapıya sahiptir. Bu tür sorunların çözümünde sistemi ve unsurlarım basit tutmak gerçeklerin ortaya çıkarılmasında ve sorunların çözümünde etkinsizliğe neden olabilmektedir. Sistemlerin tasarımında basitliği sağlama da izlenecek yollardan biri de bu sistemin karmaşık yapılarını gizlemektir. Bu stratejide prosedürleri kullanarak kullanıcıların sorularım yanıtlayan "kara kutu"lar kullanıcıya sunulmaz. K ara kutuların uzman olmayan kullanıcılar tarafından kullanılması, sistemde yer alan modellerin ve bunlarla ilgili varsayımların yanlış anlaşılmasına neden olarak yanlış kullanımları sonucunu doğuracaktır. Üçüncü strateji; sistemin kullanıcıları ve yöneticilerden tatmin edici bir destek sağlamaktır. Bu genel başlık altında, sistemlerin etkili olarak uygulan­ masına katkıda bulunan dört farklı strateji bulunmaktadır.88 Bunlar sırasıyla; sistemin tasarımı çalışmalarına kullanıcıların katılımlarını sağlamak; yönetimden destek almak, herkesin onayım almak ve sistemin elden çıkarılmasıdır. Kullanıcı desteği, sistemin kullanımında gereksinim duyulan verilerin elde edilmesinden, sistem tasarımına aktif olarak katılmaya kadar uzanan kullanıcı yardımını ifade etmektedir. Kullanıcıların bu destekleriyle nihai sistemde yanlış anlaşılmalardan kaynaklanan hata olasılıklarını azaltmaları beklenmektedir. Ancak çok sayıda kullanıcının olması durumunda tüm bunların desteğini elde etmek üzere “ S..L. Alter, aug.e., s. 173-176. 116 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim katılım larını sağlamak zor olmaktadır. Kullanıcıların onayını almak, onların bizzat aktif olarak katılımları yerine, onaylarına yer verme ilkesine dayalı bir stratejidir. Ancak kimi zaman kullanıcıların onayım almak oldukça zor olmaktadır. Yönetimden sağlanacak destek projenin devamım sağlamak için fon elde etmek şeklinde olur. Ancak yönetimden gelen destek, kimi zaman yanlış kullanım neticesinde kullanıcılar tarafından paylaşılması güç olmaktadır. KDS'ni uygulama sorunlarım gidermede izlenebilecek dördüncü strateji ise, kullanıcı ihtiyaçlarım karşılama ve sistemi kurumsallaştırmaktır.89 Bu genel başlık altmda, kullanıcı eğitim programlan oluşturmak; sistemin kullanımında sürekli destek sağlamak; zorunlu kullanımda ısrar etmek; gönüllü kullanıma izin vermek ve sistemi kullanıcıların yeteneklerine göre uyarlamaya gitmektir. Eğitim programlan düzenlemede temel amaç kullanıcıları sisteme yaklaştırmaktır. Bu programlar aracılığı ile sistemin yetenekleri, özellikleri aktarılır ve kullanıcının karşılaştığı sorunlar, bu sistemler yardımıyla nasıl çözüleceğine ışık tutulur. Ancak çoğu zaman gereksinim duyulan eğitimin türünü ve yoğunluğunu tespit etmek zor olmaktadır. Karar destek sistemleri çoğunlukla sistemin varlığını sürdürmekle görevli çalışanlar tarafından kullanılmaktadır. Bu nedenle de sistem sürekliliğini sağlamada bunlara yönelik yapılacak sürekli yardım önem kazan­ maktadır. Gönüllü kullanıma teşvik etme stratejisinde ise sistemin kullanımda gelecek tepkileri en aza indirgemek üzere kullanıcıların sistemi bireysel kullanımına olanak tanımaktır. Sistemin kullanıcıların yeteneklerine göre düzen­ lemede, farklı özelliklere sahip kullanıcıların sistemi etkili kullanabilmelerine zemin hazırlanır. Ancak uygulamada çoğunlukla sistemlerin kullanıcıların yeteneklerine göre değil, gereksinimlere göre kurulduğu görülmektedir. Karar destek sistemlerinin yukarıda anlatılan sorunlardan arındırılarak örgütle bütünleşmesinde ise temel olarak, sistemin kurulması, kullanıcı eğitimi ve değerlendirme başlıkları altmda toplanabilecek işlevlerin yerine getirilmesi gerekir. Sistemin kurulm ası, tasarımı tamamlanan KDS'nin kullanıma hazır hale getirilmesini ifade etmektedir. Kuruluş aşamasında sistemin teknik ve kabul edilebilir testlerinin yapılması gerekir. Bu testlerle birlikte sistemin uygulanma­ sında olası risklerin en aza indirgenmesi hedeflenir. Kuruluş aşamasında gerek tasarımcının ve gerek kullanıcının birlikte uyum içinde çalışması zorunludur. Tasarımcının rolü; kuruluş aşamalarım icra etmek; kullanıcının rolü ise sistemi karar alma-çevresi ile uyumlu hale getirmektir. Kuruluş aşamasında altematif-paralel KDS kurma; prototipler geliştirme; deneme amacıyla ve nihai kullanım için zorunlu kuruluşa gitme stratejilerden biri izlenebilir.90 Seçilen bu stratejileri uygulamada ise sırasıyla veri toplama ve hazırlama; veritabanını B A-fc, s.177-180. 90 A-k., s. 157. Yönetim D estek Sistemleri 117 yükleme; modeller kurma; diyaloglar geliştirme; örnekler oluşturma ve demolar yapma yoluna gidilir.91 Kullanıcı eğitimi, KDS tasarlanmaya başladığı zamandan başlar ve sistem varhğını devam ettirdiği sürece devam eder. Eğitimin birinci aşamasında sistemle ilgili temel kavramlara girilir; kullanıcıların katılımda bulunmaları teşvik edilir, uygulamalarla ilgili tanımlamalara gidilir ve sistem tasarımı için planlar geliş­ tirilir. Tasarım ve geliştirme aşamasında verilen eğitimde ise gereksinim duyulan veriler ve bunların nerelerden elde edileceği ile ilgili bilgiler aktarılır. Sistemin kullanılması aşamasında düzenlenen eğitimle, kullanıcılara sistemi kullanarak sorunları nasıl çözecekleri, sistemi yeni sorunlara göre nasıl düzenleyecekleri ve sistemin özel işlevlerini nasıl kullanacakları öğretilmektedir.92 Karar destek sistemlerinin kurulmasından uygulanmasına kadar ki tüm aşamalarda verilen eğitimin içerikleri Tablo 13'de özetlenmiştir.93 Tablo 13: KDS'de Kullanıcı Eğitimi Aşamaları A şam alar V erilen D e rsle rin İçeriği l.Hazırlık-Tem el Düzey . KDS K avranılan . Kullanıcı Katılımını Teşvik . Uygulam a Planlan-Tanım lar 2. Tasanm -Geliştirme .Veri Gereksinimleri-Kaynaklar . İşlevler .Diyaloglar 3. Kuruluş . İşletme 4. Kullanım . Sorun Çözme.Uyarlama.Özel İşlevler Bu aşamalarda kullanılacak teknikler farklılık 94 göstermektedir. Teknik seçimi eğitimin hangi aşam ada verildiğine, kullanıcıların sayısına, yeteneklerine ve KDS deneyimlerine bağlı olmaktadır." 95 Sistemin Değerlendirilm esi, sistemin örgütle bütünleşmesi sürecinde önemli bir yere sahiptir. Değerlendirme; yalnızca hangi sistemin uygulanacağım ortaya koymanın yanı sıra, örgütsel amaçlar üzerinde karar alma sürecinin etkilerini de ölçmeye yardımcı olmaktadır. Değerlendirme işleminin, gerek sistemin kuruluşu aşamasında (analiz, tasarım, geliştirme, test etme ve kurma) 91 A k , s.158. 92 Ralph H J r. Spraque ve H. Jr. Eric D.Calson, a-g.e., s.153. 93 A k , s.154. 94 A -k , s.153. ” A k , s. 15 6. 118 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim gerek kullanımı süresince sürekli olarak yürütülmesi gerekir. KDS'nin değerlendirilmesinde kullanılan ölçütler dört grupta toplanabilir. Bu ölçütler ve ölçümü yapılan konularla ilgili bilgiler Tablo 14'de sunulmuştur.96 K arar destek sistemlerinin değerlendirilmesinde herbiri kullandığı tekniğe göre adlandırılan sekiz farklı metot kullanılır.97 Tablo 14: KDS Değerlendirme Ölçütleri T em el Ö lç ü tle r K arara ulaşm a zamam Karar alm a maliyeti K arar sonuçlan K aran uygulam a maliyeti İncelenen alternatif sayısı İşlem Y ap m a A lgılam a Ü rü n Yapılan analiz sayısı K arara katılanlann sayısı K arara alm ada geçen süre Kullanılan veri m iktan Kararın her aşam asında geçen süre Karar alm a sürecinde kontrol KDS'nin faydalılık derecesi Kullanım kolaylığı Sorunu anlam a Kararın doğruluğunu ikna etme Yanıt verme zamam Elde edilebilirlilik Geliştirme maliyeti Bakım maliyrti Eğitim maliyeti Veri elde etme maliyeti İşletim maliyeti Olayları kavıd etme methodu sistemin uygulanmasından önce ve sonra kullanıcıların şikayetleri-görüşlerini kayıt ederek analiz edilmesi esasına dayanır. Olayları kaydetme metodu, yapısal bir nitelik taşımaz ve sınırlan iyi tanımlan­ mamış teknikler içerir. Bu metot sayısal ölçütlerin kullanılamadığı durumlarda oldukça faydalıdır. Bu metodla edilen görüşler benzer sistemlerin tasarımında tasarımcılara ve kullanıcılara önemli bir ön bilgi sağlar. Tutum analizleri metodu ile görüşler bir sorgulama formu ile ölçülmeye çalışılır. Görüşme yüz yüze-mülakat yapılabileceği gibi, posta yoluyla da bireylerin görüşlerini yansıtan soru formlarının elde edilmesiyle de yapılabilir. Soruların tasarımında ve analiz edilmesinde psikolojik ve davranış araştırmalanna yer verilmektedir. KDS'ni algılama testleri metodu ile değerlendirmede, sosyal psikoloji uzmanlarınca geliştirilen yöntemler kullandır. Bu testlerle * A .k ,s .l6 0 . 77 Ralph H.Jr. Spraque ve H. Jr. Eric D.Calson, a-g.e., s. 160-167. Yönetim D estek Sistemleri 119 bireylerin davranış kahplan, tercihleri, sistemi kullanma ya da çalıştırma biçimleri ve bu sistemle ilgili algılamalarım belirlemeye yönelik yapısal nitelikli görüşmeler ve oyunlar kullanılır. Algılama testlerini uygulamak özel bir beceri gerektirdiği için bu analizlerin uzmanlaşmış kişiler tarafından yapılması gerekir. Oldukça yapısal bir metot olan sıralama ve ağırlıklandırma metodu ile sistemin sayısal değerlendirilmesi yapılır. Herşeyden önce sistem ve etkileri ile ilgili değerlendirmeye konu olacak parametreler geliştirilir; bunlar önem derecelerine göre sıralanır; herbiri üzerine yapılan değerlendirmeler elde edilir.98 Performans değerlendirmeye benzeyen sistem ölçme metodu, sistemin performans ölçümleri yoluyla etkilerini ölçmeyi hedeflemektedir. Ölçümler sorgulama, anket formu, gözlemler ya da dokümanlardan çıkarılan sonuçlar yoluyla sistem tarafından otomatik olarak toplanmaktadır. Ölçümlerin analizinde istatistiksel teknikler kullanılır. Sistem analizi: method ile yapılan değerlendirmede değerlendirmeye alınan KDSiıin prosedürleri, bilgi akışı, verileri, personel faaliyetleri, kararlarda ve raporlarda yer alan veriler tanımlanır. Değerlendirme, yapılan tanımların karşılaştırılması ile yapılmaktadır. Sistem analizinde kullanılacak veri toplama araçları arasmda; akış şemaları, örgüt şemaları, girdi-çıktı matrisleri ve karar tabloları yer almaktadır. Favda/malivet analizi: sistem analizi ve sistem ölçümü teknikleri ile toplanan verileri kullanmaktadır, ancak bu tekniklerden farklı bir yapıya sahiptir. Bu analiz parasal bir değerlendirme ortaya koyar. Genellikle KDS'nin olurluluk incelemesinde yaygın olarak kullanılan bir analizdir. Bu method KDS'nin uygulanmasından önce ve sonra yapılan fayda/maliyet oranlarım karşılaştırmak suretiyle ayrıntılı bir analize olanak tanımaktadır. Değerlendirme analizi: öncelikle sistemin ürettiği faydalar üzerinde durur. Sistemin kullanıcının beklediği faydalan sağlaması bu analizde oldukça önem kazanır. Bu nedenle maliyetler faydalara göre ikincil öncelik taşır. Çoğunlukla maliyetlerin kabul edilebilir düzeyde olmasına özen gösterilir. Değerler analizi temel olarak; KDS'den beklenen faydaların sıralanması, bu faydalara erişmek için gerekli maksimum maliyetlerin tespit edilmesi, KDS prototipi geliştirme ve fayda ve maliyetleri değerlendirme aşamalarında yürütülen işlerle gerçekleştirilir.99 Y ukanda anlatılan modellerden hangilerinin kullanılacağı temel olarak KDS'nin incelenen konulara etkileri; değerlendirme yapan kişilerin özellikleri ve değerlendirme yapılan çevre kriterlerine bağh olmaktadır. Bu kriterler göz önüne A-k, s.164. P.G.W. Keen, "Value Analysis: Justifying Decision Support Systems", M IS Q u a rte rly , Vol. 5, N o :l, March, 1981, s.1-6. ” 120 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim alınarak sayılan modellerden birinin ya da birkaçının kombinasyonunun kullanılması değerlendirmenin başarılı olmasını sağlamaktadır. K arar destek sisteminin örgütle bütünleşmesinde bu bölümde anlatılan üç unsur-kullanıcı eğitimi, prototip geliştirme ve değerlendirme birbirinden bağımsız, izole edilmiş değildir. Etkili bir entegrasyon için bunların birarada planlanması gerekir. Nitekim sistemin örgütle bütünleşmesinde amaç sistemin başarılı olma olasılığını artırmaktır. Bir başka anlatımla; uygulamada sistemi riske atan faktörleıien aza indirgemektir. Karar destek sisteminin örgütle bütünleşmesinde risk unsuru olarak; isteksiz kullanıcıların olması, çok sayıda kullanıcı olması ya da hiç kullanıcı olmaması, kullanım amacım belirlemeden yoksun olma, gerek kullanıcı gerek yönetim desteğinden yoksun olma, KDS konusunda deneyimsiz olma, teknik sorunlarla karşılaşma ve aşın maliyetlere katlanma gibi faktörler sayılabilir.100 Tüm bu faktörlerle ilgili riskleri en aza indirgemede bu bölümde anlatılan kapsamlı bir eğitimin, prototip geliştirmenin ve etkili bir değerlendirmenin önemi büyüktür. 4. YÖNETİCİ DESTEK SİSTEMLERİ Yönetici destek sistemlerini (YÖDS) geliştirme fikri, yöneticileri bilgisayarlar konusunda üst düzeyde bilgilendirmek yerine; bilgisayarlan yönetimle ilgili bilgilerle donatarak yönetsel zekaya kavuşturmak düşüncesinden doğmuştur. Son yıllarda yazılım alanındaki gelişmeler ve bilgisayar okur yazarlığındaki artış, çok sayıda üst yöneticinin bilgisayarlı modellemeyi değerli bir araç olarak görmelerini sağlamıştır. Tanım olarak YÖDS, iletişim, ofis otomasyonu ve analizler yapma olanağı tanıyarak üst düzey yöneticilerin yalnızca bilgi ihtiyaçlarım gidermekle kalmayıp, karar sürecine destek sağlayan daha kapsamlı bir sistemdir.101 K aba bir sınıflan­ dırma yapıldığında YÖDS'nin ofis destek hizmetleri, planlama ve kontrol süreç­ lerini iyileştirme, akıllı modeller geliştirme gibi üç yönetsel amacı gerçekleştir­ mesi beklenir.102 Bu amaçlar aynı zamanda sistemin alt elemanlarını olûşturmaktadır. Ofis Destek Hizmetleri; bilgi teknolojisinin sağladığı olanaklar yardımıyla örgütte yürütülen günlük işlerde verimliliğin yükseltilmesini sağlar. Bu hizmetler içinde elektronik posta ile haberleşme ve kelime işlem gibi iletişim temelli 100 Ralph H.Jr. Spraque ve H. Jr. Eric D.Calson, a-g.e., s. 173. 101 Efiaim Turban, a-g.e., s.424. 102 John F. Rockart ve David W .De Long, E xecutive S u p p o rt S ystem s:T he E m erg en ce o f T o p M an ag am en t C o m p u te r Use, Business Irwin, Homewood, Illinois, 60430, 1988, s.41-42. Yönetim D estek Sistemleri 121 uygulamalar; elektronik tablolama ve istatistiki programlamadan oluşan veri ve bilgi analizi; elektronik takvim ve borç ve alacakların izlenmesine olanak tanıyan düzenleme araçları bulunmaktadır. Ö rgütün Planlam a ve K ontrol Süreçlerini iyileştirm e: Yönetici destek sistemlerinden beklenen en önemli yarar, planlama ve kontrol süreçlerinin yeniden yapılandırılarak etkinliğin sağlanmasıdır. Uygulamada YÖDS'nin planlama ve kontrol süreçleriyle ilgili şu alanlarda destek sağladığı görülmek­ tedir:103 Örgütün genelinde ve bölümleri düzeyinde var olan raporlama hizmetlerini iyileştirme; yönetimle ilgili raporlama sisteminin kritik faktörler göz önüne alınarak yeniden düzenleme; planlama ve tahminleme süreçlerinde gerekli değişikliklerin yapılması; bilgi ve veri bankalarım kullanarak ad hoc analizler yapma olanağı elde etme; kişisel iletişim sağlama olanaklarım genişletmek suretiyle, yöneticilerin örgütün önemli konularıyla daha fazla ilgilenmesine olanak tanıma; proje tipi örgütlenmeye giden kuruluşlarda program yönetiminde etkinlik sağlamak. Yönetici destek sistemlerim planlama ve kontrol süreçlerini iyileştirmek amacıyla yaygın olarak kullanan örgüt yöneticileri, sistemin kendilerini şu konularda düzenlemeler yapmaya zorladığım belirtmişlerdir:104 Bilgi ihtiyacını belirlerken örgüt için önemli olan konulan dikkate almak; yönetim planlama ve kontrol süreçlerini yemden düzenlerken geçmişten çok geleceği göz önüne almak; raporlama sürecim revize etme işlemini dinamik hale getirmek; işlevsel koordinasyonu genişletmek; örgütün veri yönetimini etkinleştirme. Akıllı M odeller Geliştirm e: Akıllı model terimi kavram olarak, herhangi bir kişinin belirli bir alanda sahip olduğu anlayışı tanımlayan bilişsel yapısıdır.105 Akıllı model, bir anlamda yöneticiye zihinsel aktivitelerinde kavramsal bir çerçeve sunmaktadır. İşte yönetici destek sistemlerinin yöneticilere böyle bir araç sağlamak suretiyle etkinliğini artırması beklenmektedir. Ancak YÖDS'nin yöneticinin algılamasını nasıl desteklediği pek açık değildir. YÖDS'ne sahip örgüt yöneticileri bilgi teknolojileri kullanımının; örgüt dışı veri kaynaklarına erişimi kolaylaştırma, çok sayıda veri kaynaklarından elde edilen verileri bir arada toplayabilme, verileri daha anlandı biçimlerde sunabilme, model kurma ve analizler yapma yeteneklerim geliştirme, işlerle ilgili olarak ortaya çıkan varsayımları test etme olanağı elde etme gibi avantajlar sağladığım belirtmektedir. YÖDS'lerinin yaygın kullanılmasını engelleyen en önemli neden sistemin uygulanmasının yeterince anlaşılamamış olmasıdır. Sistemin başarıyla m Daha fazla bilgi için bkz. a.g.e., s.95-120. I<M John F. R ockart ve David W .De Long, a.g.e., s.121. 103 John M. Carroll, "Satisfaction Conditions for M ental Models", C o n te m p o ra ry Psychology, Vol.30., No.9,1985, s.693. 122 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim uygulanmasına temel olan sekiz faktör bulunmaktadır. Bunlar; sistemin oluşturulmasından ve uygulanmasından sorumlu bir yöneticinin bulunması, sistemin işletiminden sorumlu bir kullanıcının tayin edilmesi, iş alanı ile ilgili bilginin yanı sıra, teknik konulara hakim bilgi sistemi personelinin bulunması uygun teknolojinin (donanım ve yazılımlar) seçimi, iç ve dış kaynaklardan güvenilir verilere erişimde etkin veri yönetimi, sistemin örgüt hedefleriyle uyumu, örgüt içi ve dışından gelecek tepkilerin yönetimidir. YÖDS'den önce geliştirilen yönetim bilgi sistemleri (YBS) yöneticinin bilgilere daha çabuk ve yönetsel raporlara doğrudan erişimini sağlayarak yalnızca bilgi ihtiyaçlarım gidermektedir. Bu nedenle YBS yöneticiye bugün örgütün ne durumda olduğunu gösterirken gelecekte nasıl olabileceği konusunda yeterince yardımcı olmaz. Sistemden elde ettiği bilgilere göre örgütün gelecekte nasıl bir değişime uğrayacağım yöneticinin sorumluluğuna bırakır. Dolayısıyla YBS yöneticiye akıl vermez, yalnızca bilgi verir. Yöneticilerin bilgi ihtiyaçlarım karşılamaya ilaveten planlama, analiz yapma,ve iletişim ihtiyaçlarım gideren yönetici destek sistemleri aslında yönetim bilgi sistemlerine KDS'lerinin unsurlarının (modelleme ve sorgulama) katılma­ sıyla tasarlanmıştır. Bu nedenle yönetici destek sistemi, yönetim bilgi sistemini içine almakta ve kendisi de büyük ölçüde karar destek sisteminin bir alt elemanı olmaktadır. Rocart ,Treacy,S.Morton, Levinson ve Keen YÖDS'ni veri temelli KDS’nin bir uzantısı olarak görmektedirler.106 Bu iki sistemi birbirinden ayıran temel farklılıklar şöyle sıralanabilir: ' - KDS spesifik olarak belirlenmiş belirli bir karar sorununa çözüm getirmek üzere, tek bir karar ahcı ya da alıcılar için geliştirilirken, YÖDS üst düzey yöneticilerine destek sunmayı hedefler. - KDS model ağırlıklı ve veri yoğun bir yapıdadır; YÖDS'de ise bilgi temeli daha ağırlıkhdır. - KDS'de yer alan kararlar tekrar eden bir niteliğe sahiptir. YÖDS'de ise istisnai durumlar için kararlar alma söz konusu olabilmektedir. - Sunduğu bilgi YÖDS ile birlikte aynı olmakla beraber KDS daha çok alt düzeylerdeki uzmanlar için uygundur. 5. YAPAY ZEKA VE UZMAN SİSTEM LER Uzman sistemler (US), bilgi sistemleri terminolojisine en son katılan terimler arasmda yer almaktadır. Aynı karar destek sistemleri gibi uzman sistemler de, yöneticilere sorun çözme ve etkili kararlar almada yardımcı olan bilgisayar 105 John F. Rockaıt ve David W.De Long, a.g.e.,.s.l6. Yönetim D estek Sistemleri 123 destekli sistemlerdir. Ancak uzman sistemler bu desteği diğer sistemlerden farklı olarak yerine getirmektedirler. Uzman sistem, kendine sorulan sorulara yanıtlar verebilen, açıklamalar talep eden, önerilerde bulunan ve etkili kararlar almaya yardımcı olan bilgisayara dayalı bir sistemdir. Yöneticiler oldukça karmaşık sorunlarla karşılaşıp, karar verme durumların­ da olduklarında genellikle bu sorun ile ilgili konularda uzmanlaşmış kişilere baş vururlar. Uzmanlar belirli bir konuda derinliğine bilgi sahibi oldukları için soruna çok daha geniş bir perspektifden bakabilmekte ve dolayısıyla çok daha fazla çözüm önerileri geliştirebilmektedirler. Ancak sorunların karmaşıklık derecesi arttıkça ve yapısal olmayan sorunlar gündeme geldikçe uzmanlardan yaralanmanın maliyeti de yükselmektedir. îşte örgütlerin bilgisayarlardan karşılaştıkları sorunlara çözümler getirmede bir çeşit uzman gibi yararlanabilme­ lerini sağlama düşüncesi, uzman sistemlerin geliştirilmesine temel olmuştur. Bu gün sağlık hizmetlerinden endüstriyel sorunların çözümüne kadar pek çok alanda geliştirilmiş uzman sistemlere rastlamaktayız. Uzman sistemler ilk defa geliştirildikleri dönemde (1960 'lı yılların ortalan) yapay zekanın (Artificial Intelhgent) bir uygulama alanı olarak görülmüştü. Yapay zekanın değişik tanım lan yapılmaktadır. Kimilerine göre yapay zeka (YZ), insanın yerini alacak olan elektro-mekanik otomatlar imal etme vizyonu yaratmaktadır. Kimileri ise, bu görüşe karşı çıkarak, bilgisayarların hiçbir zaman insan gibi yaratıcı, duygu yoğun olamayacağım söylemektedirler. Ancak günü­ müzde bilgisayarlar nesneleri kavrama, kaldırma, istenilen yere yerleştirme gibi işlemleri yapabilmekteler. Belirli uzmanlık alanı ile ilgili olarak istenilen işlemleri aynı insan beyni gibi yapabilmektedirler. Yapay zeka araştırmacıları gün geçtikçe bilgisayarların yeni alanlara girmesine katkıda bulunmaktadır. Yapay zeka ile ilgili çalışmalar, 1960'h yıllardan bu yana sürdürülmesine rağmen bu alanda en hızlı gelişme, hız ve kapasiteleri oldukça yüksek bilgisayar­ ların üretilmeye başlandığı 1980lerden sonra olmuştur. Zira yapay zeka uygulamaları gerek, kapasite ve gerek hız bakımından yüksek performanslı donanımları gerektirmekteydi. Yapay zeka ile ilgili olarak yapılan çalışmaları; bilgi temelli uzman sistemler, doğal diller, insanın duyu organı işlevlerinin similasyonu ve robotlar olmak üzere dört başlık altmda toplayabiliriz. Günümüzde uzman sistemler bilgi sistemleri içinde ayrı bir yere sahiptir. Tanım olarak US, belirli bir konuda uzmanlaşmış kişilerin o konu ile ilgili bilgisayara aktarılan bilgilerini kullanarak sorunlara çözüm getiren sistemdir.107 Tanımdan da anlaşıldığı gibi US 'bilgi temelli sistemlerdir. Gelişmiş bir uzman sistem, bilgi elde etme aracı (bir uzman ya da bilgi mühendisi), bilgi tem eli, veri m Efraim Turban, a.g.e., s.424. 124 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim temeli, çıkarımlar yapan araç, çalışma hafizası, kullanıcı arabirimi, açıklayıcı sistem ve bilgileri arındıran sistemlerden oluşan elemanlara sahiptir:108 Bilgi elde etme aracı, bilgi mühendisi konuyla ilgili uzmanların işbirliği ile bilgi temeli inşa eder. Çok çeşitli görüşme teknikleri konusunda yetiştirilmiş bulunan bilgi mühendisleri, uzmanlık bilgilerini bilgi tabam yaratmak üzere gerçeklik bilgilerine (factual knowledge) çevirirler. V eritabanı; gerçekliklerin alan, kayıt ve dosya olarak bir havuzda tutulması ile oluşturulurken, bu yapısı ile içerdiği elemanlar arasındaki statik ilişkileri göstermektedir. Bilgi tabanında; çözüm bekleyen sorunların tanımlan,bu sorunların olası çözümleri, gerçekler ve kurallar yardımıyla bu çözümlerin nasıl iyileştirileceği yer alır. Bilgi tabam kullanıcıya çözümler üretirken örgütün veri tabam ile etkileşim içinde bulunur. Bilgi tabam kullanım sırasında edinilen deneyimlerin aktanlmasıyla, giderek zenginleşir. Ç ıkarım lar yapan araç; uzman sistemlerin çekirdeğini oluşturmaktadır. Bu araç, bilgi tabanında yer alan gerçekler ve kuralların sorunlara uygulanmasını sağlar. Çıkarımlar yapan araç, bir uzman sisteme usa vurma yetisi kazandırmak­ tadır. Sezgisel bir sürece sahip olan uzman sisteminin kullanıcı a ra birimi elemanı, kullanıcı ve uzman sistem arasmda etkileşimi sağlamaktadır. Bu birim kullanıcının bir sorunu ya da amacı tanımlamasına yardımcı olur. Günümüzde pek çok alanda uzman sistemlerden yararlanılmaktadır. Örnek olarak; tıp alanında tanıların yapılması, madencilikte çeşitli madenlerin çıkartıl­ ması işlemlerini yürütme ve karmaşık iş dünyasında borç ve alacakların yönetimi, stratejik planlama, vergi konularının takip edilmesi, hata tespiti ve örgüt içinde çeşitli alanlarda denetimlerin yapılması verilebilir. Uzman sistemlerin kullanıcılara; çıktılarda ve verimlilikte artış, hata yapma olasılığım azaltmak suretiyle kalitede iyileşme, bekleme zamanlarında önemli ölçüde düşüş, kıt olan uzmanlık bilgilerini elde etme, kritik görevli personele bağımlılığı azaltma, üretim ve hizmetlerde esneklik sağlama, güvenirlilikte artış, hızlı yanıtlar verebilme, değişik uzmanların görüşlerini bütünleştirme, eksik bilgi ve belirsizlik ortamında çalışma firsatı sağlama, karmaşık sorunları çözebilme yeteneği kazandırma ve bilgileri uluslararası sınırlan aşarak çeşitli coğrafik alanlara gönderme firsatı gibi olanaklar sağlamaktadır.109 Uzman sistemler herhangi bir sorunla ilgili uzmanlık bilgisi ve durumu gerektiren işleri icra eden kullanıcılan destekler. Sistem genel olarak şu özelliklere sahiptir:110 - Belli bir özellik gösteren sorunlan çözmede kullanıcılan destekler. Genellikle kullanıcı sisteme bir sorunun tanısını koymak üzere danışır. ™ A -b .,, s.431. 105 A-k-, s.438. 110 A.J.M. Beulens ve J.A.E. Van Nunen, a.g.e., s.425. Yönetim Destek Sistemleri 125 - Sistem sorun alanı ile ilgili bilgi tabam, gerçekler ve karar kurallarında yer alan bilgileri kullanır. - Sistem matematiksel modellerden çok, dayalı olarak geliştirilir. sezgisel (heuristic) modellere - Sistemde mantıksal analizler yoluyla sorunları çözen bir çıkarım mekanizması (Inference engine) bulunur. - Sistemde sınırları belirlenmiş bir sorun alanı ile ilgili bilgi temeli yer alır. - Sistem uzman shell ve tools'lan yardımıyla kurulur. - Sistem karar destek sistemi gibi sorun çözme üzerinde durur, herhangi bir sorunun nasıl çözüleceğini açıklama yeteneğine sahiptir. - Bu sistemler çoğunlukla karmaşık yapılı kullanıcı arabirimine sahip oldukları için kullanım kolaylığına sahiptirler. Her kuruluş uzman sistem gereksinimi duyacak özelliklere sahip olmayabilir. Nitekim kuruluşun üstlendiği görevler uzman sistemler kullanmak için uygun olmayabilir ya da böyle bir sistem için oldukça fazla maliyete katlanmak gerekebilir. Bu nedenle üst düzey yöneticiler, uzman sistemler kurmaya kalkışmadan önce hangi tür kararlar için uzman sistemler geliştirmenin uygun olacağım bilmek durumundadırlar. Aşağıda verilen kriterler bu amaca hizmet etmektedir.111 1. Sistemi kullanacakların sayısı 2. Karaim niteliği,karmaşıklık düzeyi 3.K arar mantığının sırasal kurallar olarak aktanlabilme düzeyi 4.Uygulamaların tavsiyeler üretme, sınıflama, tam koyma, yorumlama, açıklama, alternatifler arasından seçim yapma, durum değerlendirme ya da geleceğe yönelik tahminlerde bulunma gereksinimi. Uzman sistemlerin geleceği oldukça parlak gözükmektedir. Halihazırda günümüz bilgisayarları sınırlı da olsa insana özgü bazı duyu işlemlerini -usa vurma gibi- yapabilmektedir. Donanım alanındaki gelişmeler bilgisayarlara kısa bir süre sonra, bu niteliklere ilaveten görme, dokunma, duyma ve konuşma gibi duyulan işleyebilme özelliği kazandırabilecektir. Bu niteliklere sahip olan bilgi­ sayarların bulunduğu ortamlarda yaratılacak uzman sistemler, uzmanların yaptıklan iş performansı düzeyininde üstünde bir performans artışı sağlayabilecektir. Uygulamada pek çok alanda uzman sistemler ve bilgi temelleri geliştiril­ miştir. Ancak henüz ticarileştirilmiş uzman sistem shell'leri yaygınlaşmadığı için 1,1 W.D. Long, a-g.e., s.73-74. 126 Bilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim bu sistemlerin istenilen alanlara girmesi gerçekleşememiştir. Uzman sistem geliştirmede temel olarak şu sorunlarla yüz yüze gelinmektedir:112 - Bilgi edinme güçlüğü - Gelişmiş özellikleri olan bilgisayarlara gereksinim - YBS, KDS gibi diğer sistemlerde yer alan veritabanlanna erişim güçlüğü - Genel amaçlı bilgisayarlarda uzman sistem olması. araçlarının (tools) sınırlı B. Y Ö N E T İM İŞ L E V L E R İ V E Y Ö N E T İM D E ST E K SİS T E M L E R İ Yöneticinin temel görevi, örgüt amaçlarına ulaşmak için uygun örgütsel ortamı yaratmaktır. Bu amacı gerçekleştirirken yönetici görevlendirilecek personeli seçer, eğitir, iş ve görev ilişkilerini örgütler, örgütte yürütülen tüm faaliyetleri planlar, yönetir ve kontrol eder. Burada sayılan işlevlerin tamamı örgütlerde evrensel olarak kabul edilen temel yönetim işlevlerini oluşturur. 21. yüzyıla girme eşiğinde bulunduğumuz bugüne kadar yönetim yazarları, değişik sayı ve çeşitte yönetim fonksiyonlarından söz etmişlerdir.113 Bugün bu işlevler arasmda planlama, örgütleme yöneltme, eşgüdüm, kontrol, motivasyon, karar alma ve kontrol sayılmaktadır. Tüm bu işlevler uygulamada birbirinden kesin çizgilerle ayrılamaz. Her bir işlev, bir diğerini etkilemekte ve bunların hepsi birarada örgütün yönetim yapışım oluşturmaktadır.114 Yönetici öncelikle amaçlan tespit eder; bu amaçlara ulaşmak için mevcut olanaklan ve alternatifleri belirler; bunlardan uygun olanlarım seçer; bunların uygulanmasını sağlar; bu uygulamaların önceden tespit edilen standartlara göre kontrolünü, başan dağerlendirilmesini sağlar ve buradan edinilen bilgiler ışığında düzeltici kararlar alır. Tüm bu adımlarda yapılan işlemlerdeki süreklilik, geribildirim-yeni bilgi ile besleme yoluyla sağlanır. Yönetim sürecinde söz edilen bu beslenmeyi, örgütte kurulacak olan yönetim destek sistemleri etkili olarak sağlar. Ancak yönetim destek sistemlerinin kendisinden beklenen etkililiği sağlayabilmesi her şeyden önce örgütün mevcut yönetim sisteminin iyi düzenlenmiş olmasına bağlıdır. Bu amaçla örgütün planlama örgütleme, yöneltme, eşgüdüm, karar alma ve kontrolden oluşan ' “ A-fe, s.426. IU H. C. O'Donnell Koontz, P rinciples o f M a n ag em en t: A n A nalysis o f M a n ag eria l F unctions, McGraw-Hill Comp. Inc, NY, 1972. Yönetimin temel işlevleri, ilk defa Henry Fayol tarafından ortaya konulmuştur. Fayol yönetimin evrensel olduğunu ve yöneticilerin uygulam ak zorunda olduğu işlevlerin aynı olduğundan sözetmiştir. Fayol'un çalışmaları, m odem yönetim teorisinin temel ilkelerinin belirlenmesinde önemli rol oynamıştır. 114 Robert G. M urdick ve Joel Ross, In fo rm a tio n System s fo r M o d e m M anagem ent, Prentice-Hall, New Jersey, 1971. Yönetim D estek Sistemleri 127 işlevlerinin, bilgi teknolojileri ile desteklenmiş bir yönetim destek sistemlerinin gerektirdiği yapıya göre düzenlenmesi şarttır. Birbirleriyle bu derece ilişki içinde olan yönetim işlevleri ve yönetim destek sistemleri ancak bu düzenlemelerle uyum içinde etkili sonuçlar üretir. Bilgi teknolojileriyle desteklenen yönetim destek sistemlerinin örgütleri ve yönetimi nasıl etkilediği konusu dördüncü bölümde ele alınacaktır. Burada temel yönetim işlevlerinden planlama, kontrol ve karar alma ile yönetim destek sistemleri arasmda ilişki incelenecektir. Yönetimin - eşgüdüm, yöneltme, bütçeleme, personel ve motivasyon - gibi diğer işlevleri ile yönetim destek sistemleriyle olan ilişkilerine girilmeyecektir. Zira burada, planlama ve karar alma işlevini etkili olarak sürdürmeye destek sağlayacak bir sistemin kurulmasının, bu sayılan işlevlerde de doğrudan olumlu sonuçlar doğuracağı görüşü benimsenmektedir. 1. PLANLAMA İŞLEVİ VE YÖNETİM DESTEK SİSTEMLERİ Bilindiği gibi planlama; örgütte ne yapılacağına, kimin yapacağına, ne zaman yapacağına ve nasıl yapacağına ilişkin kararların önceden belirlenmesidir. 115 Planlama gelecekte bulunmak istenilen durumla içinde bulunulan durum arasmda bir köprü vazifesi gördüğü için önemlidir. Yönetici planlama işlevini yerine getirirken temel olarak; hedef ve amaçlan ortaya koyar, alternatifleri tespit eder, var olan politikalar, programlar ve yöntemler arasından en uygunun seçimini yapar. Küreselleşmenin yaşandığı ve hızlı bir değişimin olduğu günümüzde planlama işlevinin önemini artıran nedenler arasmda şunlar sayılabilir; boyutları ve iş hacimleri büyüyen örgütlerin giderek karmaşık yapılara dönüşmeleri, rekabetin artması ve çevresel koşulların hızla değişmesi sonucu belirsizliklerin doğması. Karmaşık yapılarla başedebilmek, rekabette üstün olabilmek ve belirsizlikleri yönetebilmek için bilgi teknolojileriyle desteklenen bilgi sistemleri yardımıyla duruma göre fonksiyonel, taktik ve stratejik planlamaların yapılması kaçınılmaz olmaktadır. Bu tür planların yapılması için her şeyden önce örgüt içi, çevre ve rekabetle ilgili doğru, güvenilir, yeterli ve güncel veri ve bilgilere gereksinim duyulur.116 Çevreye ilişkin bilgiler arasmda politik gelişmeler kamu yönetiminin durumu, demografik ve sosyal gelişmeler, ekonomik ve teknolojik gelişmelerle üretim faktörlerine ilişkin durumlar yer alır. Rekabetle ilgili olarak; rakiplerin 113 H. C. O'Donnell Koontz, M an ag em en t: A B ook o f R eadings; McGraw, Hill Comp., 1968. 1,8 Örgüt içi çevre ve rekabetle ilgili ayrıntılı bilgi için bkz. D.Ronal Daniel "Manegement Information Crisis", H a rv a rd B usiness Review, Vol 3 ?, N o 5, Sept-Oct 1961. \ 128 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim durumunu gösteren bilgiler, örgütün içinde bulunduğu endüstri koluna ilişkin bilgiler ve örgütün kendi ürünlerine olan taleple ilgili bilgiler önem kazanmaktadır. Örgütün her düzeyinde gerçekleştirilen planlan etkileyen örgüt içi bilgiler arasmda ise satış ve maliyetlere ilişkin finansal bilgiler; yapılan işler ve çalışanlara ilişkin sayısal olmayan bilgiler ve örgütün verimlilik düzeyi ve işgücü kaynaklarının sayısal büyüklüğü gibi veriler bulunmaktadır. Planlama sürecinde gereksinim duyulan tüm bu bilgileri, yönetim destek sistemleri içinde yer alan bilgi sistemleri farklı şekillerde sağlar. Gerek çevresel koşullarla, gerek rekabet ve örgüt içi durumlarla ilgili doğru, güvenilir, yeterli ve güncel bilgilere erişmede örgütün her düzeyindeki bilgi ihtiyacım karşılamak üzere, geliştirilen yönetim bilgi sistemlerinin ve bu sistemleri örgüt dışı veritabanlanyla etkileşime geçerek sürekli destekleyen örgüt dışı bağlantılarının, önemi büyüktür. Yönetim bilgi sistemleri görüldüğü gibi, planlama işlevinde desteğim daha çok gerekli veri ve bilgileri hızlı ve etkili olarak sunmakla sağlamaktadır. Ancak planlama işlevinde yalnızca gereksinilen bilgilere sahip olmak yetmez, bu bilgilerin değerlendirilerek alternatif karar durumlarının etkili olarak değerlen­ dirilmesi de önemlidir. Bu açıdan destek sağlayacak sistem ise karar destek sistemleri ve kimi uzmanlık bilgisi gerektiren durumlara özgü geliştirilen uzman sistemlerdir. Planlama işlevinde ilgi alanı, geleceğe yönelik özellik taşıdığı için bu işlevin yerine getirilmesinde gereksinim duyulan bilgilerin edinilmesinde, karar destek sistemleri içinde yer alan tahminleme ve similasyon modellerinin katkısı büyüktür. Bu ve benzer modeller yardımıyla planlama bilgileri uzun vadeli olarak genel eğilimleri ortaya koyar. İletişim ve bilgisayar alanındaki gelişmelere paralel olarak bilgi teknoloji­ lerinin planlama sürecini desteklemede kullanımı giderek artmaktadır. Planlama işlevine bilgisayar desteği, sorunların çözümünde karar alma esnasında sahip olunan kanaatler- yargılar ve analizler arasmda bir dengenin sağlanmasında görülür. Bu tür destek karar almada örgütsel etkililiği amaçlayan online karar destek sistemleri tarafından sağlamaktadır. K arar almada etkililiği artırmayı amaçlamak üzere geliştirilen KDS'ne uygulama örneği olarak; fiyatlama, tutundurma ve satış gücü kararlan ile ilgili değerlendirmelere olanak sağlayan BRANDAID - pazarlama planlama karar destek sistemi verilebilir. Planlama ve karar almada temel gereksinim, karar almaya katılan farklı perspektif ve önceliklere sahip grup üyelerinin ya da gruplarının faaliyetlerini koordine etmektir. Bilgi sistemlerinin sunduğu geleneksel destek, veri işleme sistemleri yoluyla verilerin toplanması ve işlenmesi ile bilgilere dönüştürülmpsi ve yönetim bilgi sistemleri aracılığı ile de bu bilgilerin amaca göre işlenerek raporlar haline getirilmesi olarak ortaya çıkmıştır. Daha sonralan ilgi alanı karar alma süreçlerine spesifik bir destek sunmak üzere yönetim bilgi sistemleri üzerine Yönetim D estek Sistemleri 129 kurulan karar destek sistemleri üzerine kaymıştır. Bu kez de örgütün çeşitli işlevlerine ve bölümlerine yönelik olarak geliştirilen karar destek sistemleri arasındaki çalışmayı yönetmek ve işbirliğini sağlamak için dağıtık (distributed) karar alma araçları geliştirme zorunluğu doğmuştur.117 Bugün karar almayı yerel noktalara taşıma olanağı veren dağıtık sistemler, sağladıkları esneklik ve diğer avantajları nedeniyle pek çok örgütün tercih ettiği bilgi sistemleri tasarım modeli olarak görülmektedir. 2. KONTROL İŞLEVİ VE YÖNETİM DESTEK SİSTEMLERİ Yönetici, kontrol işlevi ile örgüt amaçlannın ve planlarının ne derece gerçekleştirildiğini ortaya koyar ve ortaya çıkan sapmaları düzeltici eylemlerde bulunur. Kontrol süreci, standartların tespit edilmesi, bunlara göre başarının ölçülmesi ve gerekli düzeltmelerin yapılması aşamalarından oluşmaktadır. Planlama bilgilerinden farklı niteliğe sahip olan kontrol işlevinin, bilgileri oldukça ayrıntılıdır; kısa vadelidir ve geçmişe aittir. Bu niteliklere sahip kontrol bilgisini sağlamada, verilerin işlenerek bilgilere dönüştürülmesinde ve bunların uygun ortamlarda saklayarak ^gereksinim duyulduğu anda kolay erişimini sağlayan veri işleme sistemi; bu bilgileri amaca göre özetleyip raporlara dönüştüren yönetim bilgi sistemleri ve kontrol standartlarının etkili olarak belirlenmesinde ve ortaya çıkan sonuçlarla standart değerleri karşılaştırmak suretiyle sapmaları belirleyerek gerekli düzeltmelerin zamanında ve etkili yapılmasını sağlayan k a ra r destek sistemleri önemli avantajlar sağlar. Bu sistemler her şeyden önce örgüt içinde veri ve bilgilerin toplanması, işlenmesi, analiz edilmesi ve kararların alınmasında entegrasyon ve uyumluluk sağlayarak, planlama ve kontrol işlevlerinin de uyumluluk içinde yapılmasına zemin hazırlarlar. Diğer taraftan bu sistemler, planlama ve kontrol sürecinde gereksinim duyulan bilgileri sağlayarak yönetim işlevlerinin etkililiğini artırıcı rol oynamaktadırlar. Örgütün kontrol işlevini sahip olduğu yönetim destek sistemleri içinde kendiliğinden etkili biçimde gerçekleştirme olanağı bulunması, çalışmanın dördüncü bölümünde detaylı sözedilecek olan kontrol-denetim alanı gibi bir aracı gereksiz duruma getirmektedir. Zira bir taraftan, bu sistemlerle donatılan yöneticinin denetleyebileceği ast sayısının sınırlı olması gibi bir kısıtlılık ortadan kalkmaktadır, diğer taraftan daha önce büyük ölçüde bir üstün-yöneticinin tekelinde olan denetim işi, büyük ölçüde sisteme aktarılmakta ve bu sistemleri 117 M argaret A. Rathwel ve Alan Bum s, "Information Systems Support for Group Planning and Decision Making Activities", M IS Q u a rte rly , S e p t, 1985, s.255. 130 Bilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim içinde çalışmanın her aşamasında kendiliğinden işleyen bir denetim mekanizması çalışmaktadır. 3. KARAR ALMA İŞLEVİ VE YÖNETİM DESTEK SİSTEMLERİ Örgütün hemen her kademesinde belli ölçülerde karar alma işlevi yerine getirilmektedir. Bir başka deyişle karar alma yönetimin odak noktasını oluştur­ maktadır. K arar alma yönetim yazınında üzerinde ağırlıkla durulan ve araştırma konusu yapılan bir konu olarak karşımıza çıkmaktadır. K arar almanın önemi üzerinde ilk defa ağırlıklı olarak duran Barnard, "Yöneticinin Görevleri" adlı eserinde karan şöyle tanımlamaktadır: "Bireylerin eylemleri ... ikiye ayrılabilir: Düşünüp taşınma, tartm a ve hesaplama sonucu girişilen (eylemlerle); bilinçsiz (ya da yan bilinçli), kendiliğin­ den yanıtsal olanlar; bu sonuncular, şimdiki zamandaki ya da geçmişteki iç ya da dış koşulların sonucu olarak meydana gelirler.Genellikle...bunların hepsi karar terimi altmda toplanabilir."118 Barnard yaptığı tanımda karar sürecinin elemanlarmı-düşünme, tasarlama, eylem - birarada karar terimi altmda toplamıştır. H.A. Simon ise Yönetsel Davranış adlı eserinde örgütsel işlevlerin karar verme ve eyleme geçme süreçleri­ ni içermesi nedeniyle yönetim kuramlarının karar verme süreci üzerine de ağırlık vermesi gerektiğini belirterek karar vermenin önemini vurgulamıştır.119 İster örgüt ortamında olsun, ister örgüt dışında özel yaşantıda olsun insanlar karşılaştıkları sorunların çözümünde sürekli olarak karar verme durumun­ dadırlar. K arar vericinin örgütsel düzeyi artıkça alınacak kararların yapısı daha karmaşık hale gelmekte ve kararlar daha güçlükle alınabilmektedir. Aynı şekilde alman kararlardan etkilenen kişilerin sayısı da karar alıcının yönetsel düzeyine bağlı olarak değişmektedir. Şöyle ki örgütün üst düzeylerinde alman kararlardan etkilenenlerin sayısı alt düzeylerde alman kararlardan etkilenenlerden daha fazla olmaktadır. K arar alıcılar karar alma işlevini yerine getirirken temel olarak; mevcut bilgi düzeyi, örgüt politikası, gelenekler, çeşitli baskı gruplan ve diğer örgüt çahşanlan gibi faktörlerin etkisi altmda kalırlar: K arar alıcılar karar alma esnasında olası her alternatifin tamamen değerlendirilmiş olmasından emin olmak isterler. Çoğu zaman karar alıcılar karar alma esnasında yanlı bilgilere ya da diğer çalışanların baskılarına maruz kalmak­ tadırlar. Bu türlü etkileri yönetebilmek için karar alıcıların mevcut bilgileri en 118 Oğuz: Onaran, Ö rg ü tle rd e K a r a r V erm e, Ankara Üniversitesi Siyasal Bilgiler Fakültesi Yayın No:321, ikinci Bası, Sevinç M atbaası, Ankara, 1975, s.40 naklen BARNARD , Chester I.: T h e F u n ctio n s o f the E xecutive, Harvard University Press, 1951. 119 Herbert A. .Simon, A dm inistrative B eh av io r: A study o f D ecision M aking P rocess in A d m in istrativ e O rg an izatio n , New York, Mac-Millan, 1955, s .l. Yönetim D estek Sistemleri 131 uygun biçimde analiz edebilmeleri gerekir. H er karar eyleminde temel olarak, şu elemanlar bulunur:120 K a ra r veren- Mevcut seçeneklerden tercih yapan kişi ya da grup Amaç-Ulaşılacak sonuçlar K a ra r Kriteri-Seçim de kullanılan değer sistemi Seçenekler- Seçime konu olan alternatifler O laylar-Ç evresel faktörler-Seçim i etkileyen ve kontrol altmda olmayan faktörler Sonuç- Herbir seçenekten ortaya çıkan değer Bu elemanların karar alma esnasında bir araya getirilmesinde KDS önemli destek sağlar. Şöyle ki, sistem her şeyden önce veritabam ile ulaşılacak sonuçların belirlenmesi, seçime konu olacak alternatiflerin noksansız olarak ortaya konması ve çevresel faktörlerle ilgili bilgileri sunar. Diğer taraftan, sistem bünyesindeki model tabanında yer alan yöneylem araştırması teknikleri121 ile herbir alternatifle ulaşılacak sonuçlan ortaya koyarak "eniyi" kararın alınmasına olanak tanımaktadır. Örgüt amaçlarına ulaşmada alınacak kararlara ışık tutmak üzere olaylar, seçenekler ve bunlara ilişkin sonuçların yer aldığı karar matrisleri oluşturulur. Bu matrislerde yer alan olayların, seçeneklerin ve sonuçların tahmin, gözlem, tecrübe ve matematiksel bağıntı ile tespit edilmesinde de KDS önemli rol üstlenir. Karar destek sistemlerinin karar aİma sürecine sunduğu destek karar tiplerine göre de farklılık gösterir. Belirlilik halinde karar vermede, ortaya çıkacak olay kesinlikle bilinir ve burada tek bir olay söz konusudur. Kısmi bilgi halinde karar vermede olayların gerçekleşme olasılıklarına ilişkin olarak kimi değerler (ortalama, mod, medyan gibi) değerler bilinir. Belirsizlik halinde karar vermede, olayların kesinliği olmadığı gibi, olasılıkları da tam olarak bilinmez. Olayların gerçekleşme olasılıkları bilinmesine karşın olay sayısı birden fazla olduğunda risk halinde karar verme durumundan sözedilir. Rekabete dayanan problemlerle ilgili olarak oluşturulan karar matrislerinde rakiplerin seçeneklerine de yer verilir. Bu karar tiplerinden belirlilik halinde karar vermede, karar destek sistemleri önceden programlanabilir, özellikte olan kararların sistem tarafından verilmesine olanak tanır. K ararla ilgili olay sayısı ve bunların belirsizlik derecesi artıkça sistem olasılıklara göre oluşturulacak seçeneklerin tespit edilmesine ve bunlardan en tatmin edici sonuçların önceden görülmesine olanak sağlayarak “ R.J. Tersine ve C.A. Jr. Altimus, P ro b le m s an d M odels in O p e ra tio n s M anagem ent, Grid, İns, 1974, s.3. m Bu tekniklere örnek olarak, doğrusal dinam ik ve kuadratik program lama karar modelleri, M arkov Zinciri, PERT CPM, stok modelleri, similasyon, regrasyon-korelasyon faktör analizi, kovaryans ve örnekleme modelleri verilebilir. 132 Bilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim karar vericinin etkili karar vermesine zemin hazırlar. Diğer taraftan belirsizlik ve risk ortamında karar verilme durumunda programlanamayan nitelikteki kararların alınmasında karar destek sistemleri ile uzman sistemler arasmda işbirliğine gidilir. Belli bir alanda derinlemesine uzmanlık bilgisi ile donatılan uzman sistemlerde yer alan yetkili kişilerin yargıları-deneyimleri bu tür sorunların rasyonel çözümüne önemli katkı sağlar. Diğer taraftan oyun teorileri olarak belirtilen sorunlarla ilgili karar almada uzman sistemlerden yararlanılabilir. Simon'un ortaya koyduğu karar aşamaları ile Mintzberg'in yönetsel roller tanımı bilgi sistemlerinin tasarımında önemli bir temel oluşturur. Bu temele dayalı olarak geliştirilen sistemler ise örgütleri başarıya götürecek kararların alınmasına önemli katkıda bulunur. Simon karar almada dört temel aşamadan söz etmektedir122: Düşünm e - Çözüm için gerekli çevre koşulların araştırılması T asarım - Olası çözümlerin bulunması geliştirilmesi ve analizi Seçim - Alternatif çözümlerden seçim yapma Gözden geçirme - Geçmişte yapılan seçimlerin değerlendirilmesi Tüm bu aşamalarda gereksinim duyulan bilgi, analiz ve çözüm yollarım en basit veri ihtiyacını karşılamak üzere tasarlanan veri işleme sistemi ve "daha kapsandı destek sunan diğer bilgi sistemleri karşdamaktadır. Diğer taraftan bu sistemler, Mintzberg'in yönetsel roller tanımında yer verdiği kişisel temsil (Interpersonel), bilgi sunma (Informational) ve karar alma işlevlerini daha etkili yerine getirmesine olanak tanıyarak yöneticilere hizmet sunmaktadırlar.123 Kararlar, karar vericilerin özelliklerine, karar konusu olan sorunlara, karar alma aşamalarına, karar sürecinin aldığı zamana ve kararın kapladığı alana göre sınıflara ayrılabilir. Kimi yazarlar kararlan işlevleri esas almak üzere siyaset ve yönetim kararlan olmak üzere sınıflarken,124 Simon ise önceden saptanmış kuralların olup olmamasına bağh olarak programlanmış ve programlanmamış kararlar olarak ayırmaktadır.125 Kararların siyasi ya da yönetsel karar olması örgütün yapısına, işleyişine ve amaçlarına göre şekil kazanmaktadır. Aynı şekilde kararın genellik ve soyutluk derecesi ile kararın etkilediği alanın genişliği de bu tesbitte temel ölçü olmaktadır. Genellikle siyasi kararlar daha geneldir, süresi uzundur, örgüt içinde etkilediği alan daha geniş olmaktadır. m Herbert A-Simon, a-g.e. m Herbert A-Simon, T h e N ew Science o f M a n a g e m e n t Decision, a.g.e., s.59. li4Bu yazarlar arasında Onaran, Parsons ve Nicolaides sayılabilir. Bkz. Onaran, a-g.e., s.84-86. 1MJames G. M arch ve Herbert A. Simon, O rg an izatio n s, NY, 1961. Yönetim D estek Sistemleri 133 Örgütte hergün karşılaşılan, tekrarlama özelliği olan ve tamım kolayca yapılan sorunların çözümünde nasıl davranılacağı, hangi bilgilerle değerlen­ dirileceği önceden saptanmış olan kurallarla kolayca tespit edilebilmektedir. Bu nitelikteki sorunların çözümü ile ilgili olarak alınan kararlar programlanmış kararlar olarak adlandırılmaktadır. Örgütte tekrarlanarak yapdan faaliyetlerin sayısı arttıkça bu faaliyetleri önceden kestirmek daha kolay olmakta ve bunların programlanma özelliği de artmaktadır. Tanımı iyi yapılabilen sorunlarla ilgili kararlar programlanabilen kararlan oluştururken, kolaylıkla tanımlanamayan sorunlarla ilgili kararlar ise programlanamayan kararlan meydana getirmektedir. K arar ahcı programlanabilen kararlan alırken, karar verme esnekliğine sahip değildir. Çünkü bu kararlar var olan politika ve prosedürler tarafından belirlenmektedir. Bu niteliğe sahip kararlar herhangi bir insan desteği olmadan tamamen bilgisayarlar tarafından alınabilmektedir. Bir başka anlatımla, programlanabilme özelliği olan kararlar bilgisayarlara aktanlarak karar alıcdann kontrolünden çıkmaktadır. Programlanabden kararlara işletme ortamında verilebtiecek en uygun örnek stokların yemlenmesi olabilir. Burada örneğin belli bir seviyenin altına düşen hammaddenin satm alınma siparişi bdgisayara bağlanan bir sistem tarafından doğrudan verilebilir. Programlanamayan kararlar tamım iyi yapdamayan ve yapısal nitelik taşımayan sorunları içermektedir. Bu nitelikteki kararlar, karar alıcının rasyonel kararlar alabilmesine olanak sağlamasında yeterince bdgiye sahip olmasını gerekli kddığı için, kimi zaman bdgiye dayalı kararlar olarak da adlandınlmaktadır. Burada bdgi gereksinimi, yöneticderin yargı ve sezgilerini karar alma sürecine aktarabilme ihtiyacını ifade etmektedir. Örgütün genel politikaları, prosedürler ve standartlar örgütün yönetim kademelerini farklı oranlarda etkdemektedir. Örneğin bu etki operasyonel düzeyde çok fazla olurken, taktik ve stratejik düzeye çıktıkça giderek azalma göstermektedir. Kararın programlanabilme niteliği arttıkça karar vericinin daha kabul eddebilir kararlar alma şansı artmaktadır. Örgütün yönetsel düzeylerine göre kararların yapısı farklılık gösterir. Şöyleki operasyonel olarak tanımlanan alt düzeylerden taktik ve stratejik düzeylere doğru çıkddıkça kişisel yargı ve sezgilere dayanma artmakta; gereksinim duyulan bdgiler daha az belirgin olmakta; karar alma zamanı uzamakta; alınan kararlardan etkilenenlerin sayısı artmakta; sorumluluk derecesi büyümekte ve kararlar daha karmaşık-kompleks olmaktadır.126 Toplumsal süreç özelliği taşıyan örgütsel karar, bir dizi faaüyet sonucunda ortaya çıkan bir davranıştır. K arar verme süreci; bir sorunun ortaya çıkışından bir kararın 126 Larry Long, M an ag em en t In fo rm a tio n System s, Prentice-Hall, Englewood Clifis, New Jersey, 1989, s. 17, 134 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim verilmesine kadar yapılan tüm faaliyetleri içerir. Örgüt kararlan şu özellikleri taşımaktadır: - Örgüt kararlan çoğunlukla tek bir bireye mal edilmesi olanaksız olan grup kararlandın Bu kararlar örgüt içinde çeşitli uzmanların bilgi, beceri ve görüşleri ile alınır.127 - Örgütsel karara katılan bireyler kararlan örgüt adına verirler. Bu bireyler bulundukları örgütsel mevkiinin görev ve sorumluluklarına göre karar almak durumundadırlar. - Örgütsel kararlar karara katılan bireylerin sahip olduklan değerler, çıkarlar ve görüşlerden etkilenmektedir. Bu nedenle karar alma ussal bir süreç olduğu kadar toplumsal nitelik taşımaktadır. Yazmda örgütsel karar alma sürecinin farldı aşamalarından sözedilmektedir. Nicolaidis'e göre örgütsel karar alma süreci başlıca dört temel sürece sahiptir:128 1. Bir sorunun çözümüne ilişkin olarak örgüt üyesi bir öneri geliştirir. 2. Bu öneri, örgütün diğer üyeleri tarafından yapılan tekliflerle birlikte değerlendirilir. 3. Ortaya çıkan tüm öneriler uzlaşmaya gidilerek azaltılmaya çalışılır. 4. Sonuçta örgüt üyelerinin üzerinde konsensusa vardığı çözüm önerisi üzerinde anlaşmaya varılır. Simon ise, karar alma sürecinin sorunun tanımlanması, olası çözüm yollarının tespiti ve bunlar arasından seçim yapılması olmak üzere üç temel aşamadan oluştuğunu ileri sürm üştür.129 Simon'dan sonra karar alma süreci ile ilgilenen kimi yazarlar, Simon'nın karar alma sürecindeki aşamaların noksan olduğunu ileri sürerek bu aşamalara dördüncü aşam a olarak yapılan seçimin yürürlüğe konulmasını yani uygulamayı ilave etmişlerdir. Bu yazarlara ömek olarak Efraim Turban verilebilir. Dört aşama olarak belirlenen karar alma sürecinde belli bir karara ulaşmak için temel olarak şu adımlar izlenmektedir: 1. Amaçların tespit edilmesi 2. Sınırlılıkların belirlenmesi 3. Alternatiflerin tanımlanması 4. Gerekli veri ve bilgilerin toplanması 127 Oğuz: Onaran, a.g.e., s.72. “ A k ., s.79. 122 Herbert A S im on, T h e New Science o f M a n a g e m e n t...: a.g.e. Yönetim D estek Sistemleri 135 5. Mevcut alternatiflerin değerlendirilmesi 6. Amaçlara en uygun alternatifin seçilmesi 7. Seçilen alternatifin uygulamaya konulması Örgütlerde karar alma, daha çok farklı ilgi ve algılamalara sahip üyelerin a p la n n d a tartışarak vardıkları sonuçlara göre şekillenir. Karar almada başarı üyeler arasındaki konsensusa bağlıdır. Örgütler her şeyden önce canlı birer toplumsal sistemlerdir. Bu nedenle varlığım ve başarısını doğrudan belirleyen karar alma işlevi, her ne kadar ussal düzenlemeler olursa olsun kimi zaman bu düzenlemelerin dışında birtakım fektörlerin etkisi altında yerine getirilmektedir. Bu faktörleri Onaran üç başlık altmda toplamaktadır.130 Bunlar sırasıyla bireyler ve gruplar, örgüt yapısı ve örgüt çevresi olmaktadır. Bireylerin karar verme davranışım; bireylerin algılama, kavrama ve güdüleme gibi psikolojik özellikleriyle bu tür etkiler altmda bulunan bireylerin birbirleriyle olan ilişkileri ve etkileşmeleri belirler. Yönetim destek sistemleri bunlardan özellikle, yönetim bilgi sistemleri, karar destek sistemleri ve uzman sistemler kriz anında verilecek kararların isabetli olmasına katkıda bulunur. Kriz örgütlerde beklenmedik ani olayların ortaya çıkması ile gündeme gelir. Hiltz ve Turoff kriz yönetiminde aşağıdakilere gereksinim duyulduğunu belirtmektedirler.131 1. Çeşitü kaynaklardan sağlanan gerçek bilgiler 2. Kilit kişilerin yargılan, değerlendirmeleri 3. Önerilen alternatifler ve sonuçlar üzerinde tartışma 4. Kısa zaman içinde genel bir konsensusa ulaşmayı sağlayan yol belirleme Bu tür gereksinimler karar ahcıya bilgi sağlayarak analizler yoluyla doğru yargıya varmasını destekleyen karar destek sistemleri ile karşılanabilir. Veritabam ve model tabanlanyla KDS kriz yönetiminde gereksinim duyulan bu unsurlan etkili olarak karşılayabilme potansiyeline sahiptir. K arar almada model ve tekniklerin kullanımı çok kısa bir geçmişe sahiptir, ikinci dünya savaşına kadar karar almada çok fazla analitik teknikler kullanılma­ maktaydı. Yöneylem araştırm a tekniklerini ilk defa stratejik ve taktik sorunlara uygulayan İngiliz bilim adamları olduğu bilinmektedir.132 Bu dönemlerde pek çok disipline mensup bilim adamları etkili karar alma üzerine araştırmalar yaparak çeşitli kuram ve teknik geliştirdiler. Bilgi teknolojileri ve sistemlerinin bu alana katkısı çok yakın bir geçmişe sahiptir. 130 Oğuz: Onaran, a-g.e., s. 100. m T u ro ff H iltz R.S.M. ,T h e N etw o rk N ation, Addison-Wesley Reading Massachusetts, 1978. 02 HR. R a iffa, D ecision A nalysis, Addision-Wesley Reading. Massachutess 1968. 136 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Ancak batıda geliştirilen bu model ve teknikler, yapılarında ağırlıklı olarak batının temel değerlerini ve kültürel özelliklerini taşımaları nedeniyle bunları transfer eden farklı kültürel özelliklere sahip ülkelerde başarılı sonuçlar verememektedirler. K arar alma bir yerde kendine özgü değerleri, inançları, araçları ve dili olan bir kültürdür. Bu özellikler bakımından batının kendi değerlerine göre geliştirdiği karar modelleri ve araçları, transfer edilen ülkelerin temel kültürel özellikleri gözardı edilerek kullanıldığında kendilerinden beklenen faydalan sağlayamamaktadır. Herşeyden önce bu modellerde yer alan varsayımların ve çıkış felsefelerinin gözden geçirilerek, uygunluğunun araştırılması zorunludur. Çoğunlukla belirsizliği yönetmede araç olarak geliştirilen karar verme teknikleri, ancak belirsizlik olgusunun nasıl algılandığım göz önüne alarak uygulandığı durumlarda başan sağlayabilmektedir. Nitekim, batının belirsizliğe yaklaşımı ile doğu kültürününkü farklılık göstermektedir. 133Batı belirsizlikle başetmede geliştirdikleri teknikleri, eski yunanlıların neden-sonuç ilişkisine dayak mantıksal ve sistematik deneysel metotlara dayandırmaktadırlar. Objektif ve sübjektif duygulan ölçmede daha çok kantitatif metotlar kullanırlar. Bu metodlan kullanarak Asya'daki karar vericilerin objektif ve sübjektif duygularını ölçmek zordur. Zira batı inşam kendine dönük, birey merkezli ve daha soyut düşünen özellik taşırken, doğu inşam, somut düşünen ve topluma dönük, durum merkezli niteliğe sahiptir134. Bu temel farklılık nedeniyle ferkh kültürel değerlere sahip karar vericilerin karar modellerinden yararlanma biçimleri de farklılık gösterecektir. Dolayısıyla batıda geliştirilen karar alma teknolojileri ve modellerini alıp, kullanırken bu nokta göz önüne alınmalı ve bunlar kendi kültürel özelliklerimize göre uyarlanmakdır. Bu noktada Hofetede'nin "Uluslararası işbirliği, diğerlerinin düşünceleri bizimkilerden ferkh olduğu anlayışını önceden kabul eder"135 görüşü daima göz önüne alınmalıdır. Çalışmanın birinci bölümünde, 21. yüz yılın postmodern toplümunu ve bu toplum içinde yer alan postmodern örgütlerini biçimleyen bilgi teknolojileri ve bu alandaki gelişmelerle bunların örgütlere sundukları olanaklardan sözedilmişti. Bu teknolojilerin yönetim destek sistemleri olarak örgütlere nasıl girdikleri, ne tür destek sağladıkları ve uygulama örnekleri bu bölümde ele alınan konular arasında yer almaktadır. Bu iki bölümün temel konusunu oluşturan bilgi teknolojileri ve sistemlerinin, 1980'li yılların başlarından beri sosyal, ekonomik ve özellikle 03 Bingxun Zhang ve Ian O.Angell, "Decision Support Systems in China. A Clash o f Cultures", In fo rm a tio n T echnology fo r D evelopm ent, Vol.5, N o :2 ,1990, s.137-155. . “ A .k 133 G. Hofstede, C u ltu re 's C onsequences: In te rn a tio n a l D ifferences in W o r k R elatied V alues, Sage Pub. London, 1980. Yönetim D estek Sistemleri 137 teknolojik büyük bir değişimi yaşayan ülkemiz örgütlerine hızla nüfiız ettiğini ve bunların gerek örgütsel yapılarım gerekse yönetsel süreçlerini değişime uğrattık­ larım görmekteyiz. Ancak hem bu teknolojilerin ülkemiz örgütlerinde yönetim alanında kullanım düzeyi ile ilgili; hem de bunların neden olduğu örgütsel değişimle ilgili yapılmış kapsamlı araştırmalar neredeyse yok denecek kadar az sayıdadır. Bu konuyla ilgili yazında rastlanan çalışmaların ise oldukça dar kapsamlı olduğu, ve çoğunlukla da bunların daha çok bilgisayar şirketlerine pazar yapısı ve olanaklarına ilişkin temel bilgiler sunmaya yönelik BT yatıranları, çalışan bilişim personeli gibi konularda istatistiki bilgilerin sunulduğu gözlenmektedir.136 Bu araştırmalar elbette ki bilgi teknolojileri sektörünün genel yapışım göstermek bakımından bir boşluk doldurmaktadır. Ancak ülkemiz örgütlerinin bu teknoloji­ lerin örgütsel ve yönetsel alanda sunduğu desteklerden yararlanma düzeylerini göstermede yetersiz kalmaktadır. İşte bu ihtiyaçtan yola çıkarak, örgütlerde bilgi teknolojileri ve örgütsel etkileri konusunu ülkemiz açısından değerlendirmede, öncelikle bu teknolojileri kullanan ülkemiz örgütlerinin yönetsel alanda BT ve YDS kullanım düzeylerinin araştırılmasına karar verilmiştir. Bu araştırmadan elde edilen bulguların çalışmada incelenecek olan BT'nin örgütsel etkilerini anlama, değerlendirme ve daha isabetü yorumlamada yardımcı olacağı düşünülmüştür. Bu bağlamda, çalışmanın bundan sonraki bölümünde; ülkemizde ilk 100 bilgisayar kullanıcısı olarak tespit edilen kuruluşlar üzerinde BT ve YDS kullanım düzeylerinin tespiti amacıyla yapılan araştırma ve sonuçlarına yer verilecektir. “ Bu gözlemi, bilgisayar alanında ülkemizde büyük boşluk dolduran Bilgisayar Dergisi, Computerworld Monitor ve özel bilgisayar kuruluşları tarafından yapılan araştırm aların yayınlandığı dergilerde basık olan araştırma sonuçlan desteklemektedir. H atta konuyla ilgili yüksek lisans, doktora tezi çalışnıalan ile makale olarak yayınlanan akadem ik çalışm alarda da bu konuyla ilgili araştırmaların, yapılan geniş yazın taram asında yok denecek kad ar az olduğu görülmüştür. Tespit edilen araştırm aların da bankacılık, hastane yönetimi gibi belli sektörlere yönelik olduğu ve konuyla ilgili sınırlı sayıda sorgulam alan içerdiği gözlenmiştir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM UYGULAMADA DURUM: 100 KURULUŞ ARAŞTIRMASI A. GİRİŞ Bilgi toplumu olma çabası içinde olan ülkemizde, gerek kamusal gerek özel kuruluşlar, bu toplumun vazgeçilmez araçları olarak her alana destek sunan bilgi teknolojilerine büyük yatırım lar yaparak, bunların sundukları olanaklardan yararlanma arayışı içine girmişlerdir. Bu alanda Özellikle donanıma büyük hacimlerde kaynakların aktarıldığı gözlenmektedir. Ancak, teknolojik gelişmeyle birlikte kapasite ve nitelikleri hızla değişen bilgi teknolojilerinin örgüte kazan­ dırılması, yönetimi ve bunların örgüt hedefleri doğrultusunda yönetsel alanda kullanımı, bu teknolojilerin bir önceki bölümde detaylı işlenen yönetim destek sistemleriyle bütünleşik olarak kullanılmasıyla olanaklı olmaktadır. Böylece örgütsel değişimin de istenilen yönde gerçekleştirilmesi ve yönlendirilmesi sözkonusu olabilmektedir. Bu perspektiften bakıldığında, ülkemizde bilgi teknolojilerinden özellikle bilgisayarlara büyük hacimlerde yatırımlara gidilme­ sine rağmen, bunları etkili kullanıma sevk edecek bilgi sistemleri boyutuna fazla önem verilmediği ya da en azından bu sistemlere örgütü yenileme ve etkilileştirrriede bir araç olarak bakılmadığı gözlenmektedir. Bu bölümde bilgi teknoloji­ lerinin ülkemiz örgütlerinde yönetim alanında kullanım düzeyinin tespiti amacıyla yapılan araştırma sonuçlarına yer verilecektir. 1. PROBLEM Araştırmada ele alınan temel problem ve buna bağh olarak ortaya çıkan alt problemleri şöyle sıralayabiliriz: Yönetsel işleri desteklemede bilgi teknolojileri ve bilgisayara dayalı bilgi sistemleri ne ölçüde kullanılmaktadır? Örgütlerde bu teknolojiler yönetim destek sistemleri çerçevesinde bütünleşmiş mi? Bu çerçe­ vede kuruluşların, - türü ve faaliyet alanları ile ilgili durumu, 140 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim - yabancı sermaye paylan, - BT ve BS ile ilgili işlerde istihdam ettikleri personelin nitelik ve nicelikse durumu, - BT'ne yaptıklan yatm m lann düzeyi, - mevcut bilgisayar sistemleri, - bilgisayar kullanım deneyimleri, - kurum içi ve kurum dışı iletişim ağı kullanma durumu, - veri işleme, yönetim bilgi, karar destek, yönetici destek ve uzman sistemlerini kullanma durumu, - bu sistemleri kurmalarım engelleyen nedenler, - bu sistemleri hangi birim y a da birimlerin isteği ile gerçekleştirdikleri, - bu sistemlerin kurulması ve kullanılmasında karşılaşılan sorunlar, - bu sistemlerin kurulmasında gerçekleştirilmek istenen hedefler, - bu sistemleri yöneten birimler, - bu sistemlerin yönetiminde karşılaşılan sorunlar, - bu sistemlerden beklenen hedefleri gerçekleştirme durumu, - işletme işlevleri ve yönetsel işlerde yönetim destek sistemlerini kullanım düzeyi gibi alt problemlere yanıt aranmıştır. 2. AMAÇ Araştırmanın temel amacı, 1994 yılı itibarıyla, Türkiye'de sahip oldukları toplam donanım değerlerine göre ilk 100 bilgisayar kullanıcısı sıralamasında yer alan kamusal ve özel kurumlarda bilgi teknolojileri ve sistemlerinin yönetimi desteklemek üzere kullanım düzeyini tespit etmektir. 3. ÖNEM Bu araştırmada toplanan verilerin değerlendirilmesiyle; 21. yüzyıla girme hazırlığını çeşitli alanlarda yürüten ülkemiz kuruluşlarının bu asnn gerektirdiği bilgi toplumu aşamasına erişebilme düzeyini belirleme ve bu alanda mevcut boşlukları, gereksinimleri ve her şeyden önemlisi zayıf ve güçlü yönlerini ortaya koyma firsatı elde edilecektir. 4. VARSAYIMLAR Araştırmaya iki varsayımla başlanmıştır. Bunlardan birincisi; Ülkemizde ilk 100 bilgisayar kullanıcısı sıralamasına giren kuruluşlar olarak araştırma evrenine alınan kuruluşların, bilgi teknolojilerini ve bilgisayar destekli veri işleme, yönetim bilgi, karar destek, yönetici destek ve uzman sistemlerini kısmen Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 141 de olsa geliştirip, kullandıklarının kabul edilmesidir. İkincisi ise, araştırmada kullanılan anket formunun kuruluş içinde var olduğu düşünülen bilgi işlem merkez yöneticileri ve sorumluları tarafından yanıtlanacağıdır. 5. SINIRLILIKLAR Araştırmada bilgi teknolojileri kullanım düzeyi , rutin, yan rutin ve programlanamayan ad hoc özellikte işler olmak üzere üç temel başlık altmda toplanan kimi yönetsel işler çerçevesinde belirlenmiştir. Bu amaçla yer verilen kimi işler bazı kuruluşlar için geçerli olmamakta, dolayısıyla bu işlevle ilgili yanıtlan bulunmamaktadır. 6. TANIMLAR Araştırmada sıkça yer verilen ve tanımlanması gereken terimler arasmda veri işleme, yönetim bilgi, karar destek, yönetici destek ve uzman sistemleri bulunmaktadır. Çalışmanın ikinci bölümünde tüm bu terimler, şemsiye terim olarak kullanılan yönetim destek sistemleri altmda toplanarak ayrıntılı ele alın­ mıştır. Burada anılan sistemleri çok temel başlıklarla şöyle tanımlayabiliriz: Veri işleme sistemi (VÎS), daha önce elle yapılan sıkıcı, zaman alan, yorucu ve çeşitli hesaplamalar gerektiren işlerin, bilgisayarlar aracılığı ile önceden hazırlanan programlar yoluyla gerçekleştirmesine olanak sağlayan donanım, yazılım ve personelin yer aldığı bir bütündür. Bu sistemin temel özelliği; işlemleri yürütme, kayıt tutm a üzerinde yoğunlaşma, dosyalama ağırlıklı olma, periyodik çıktılar üretme ve örgütün operasyonel düzeyinde çalışan personelin ihtiyaçlarına yönelik bilgiler yaratmasıdır. Yönetim bilgi sistemi (YBS), bir örgütsel kaynak olarak bilgilerin; işlenmesi, kullanılması ve yönetilmesi ile ilgili işlevler ve sistemler bütünüdür.1 Kuruluşun faaliyetlerinden doğan verilerini tutma, çevredeki değişimlerden dolayı ortaya çıkan yeni durumlarla ilgili verilere erişme, bunlan izleme olanağı sağlayan ve tüm veri ve bilgileri filitreleyerek, orta ve üst düzey yöneticilerin hizmetine sunan sistemler olarak YBS'leri; üretim, pazarlama, satış, muhasebe ve personel gibi işlevleri bütünleştirici özelliğe sahiptir. Karar destek sistemi (KDS), yan yapısal ve yapısal olmayan sorunların çözümünde karar alıcıya veri ve modeller sunarak yardımcı olan etkileşimli bilgisayar sistemleridir2. Yönetici destek sistemi (YÖDS), iletişim, ofis 1 Ralph H. Spraque, "A Fram ework for the Development o f Decision Support Systems", M IS Q u arterly , Vol 4, No.4, June 1980, s . l - 26. 2 P.G. Keen ve W .Scott Morton, D ecision S u p p o rt System s: A n O rg an izatio n al P erspective, Addison Wesley Reading, 1978. 142 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim otomasyonu ve analizler yapma olanağı sağlayarak, üst düzey yöneticilerin yalnızca bilgi ihtiyaçlarım gidermekle kalmayıp, karar sürecine destek sağlayan kapsandı bir sistemdir. Bu sistemlerden temel olarak; ofis destek hizmetleri sağlama, örgütün planlama ve kontrol süreçlerini iyileştirme ve akıllı modeller geliştirme gibi yönetsel am açlan gerçekleştirmeleri beklenir.3 Uzman sistemler (US), sorun çözme ve etkili karar almada yardımcı olan, kedisine sorulan som lara yanıtlar verebilen, açıklamalar talep eden ve önerilerde bulunan bilgisayar destekli sistemlerdir. B. Y Ö N TE M Araştırmada izlenen yöntem; araştırma modeli, seçilen evren ve ömeklem, verilerin toplanması, çözümü ve yorumu başlıklan altında ortaya konulacaktır. 1. ARAŞTIRMA MODELİ Araştırmada alan incelemesi yapılmıştır. Bu çerçevede, konuyla ilgili detaylı bir yazın araştırmasından yola çıkarak hazırlanan anket formu kullanıl­ mıştır. Çoktan seçmeli ve açık uçlu hazırlanan somlardan oluşturulan anket formu, bu konuda uzman akademisyenlerin önerileri ve pilot uygulama netice­ sinde edinilen deneyimlerle son şekline kavuşturulmuş ve posta yoluyla uygulanmıştır. 2. EVREN VE ÖRNEKLEM Türkiye'de faaliyet gösteren ve 1994 yılı itibarıyla " İlk 100 Bilgisayar Kullanıcıları" sıralamasına giren kamusal ve özel kuruluşlar araştırmanın evreni olarak tespit edilmiştir.4 Araştırmaya bu kuruluşların seçilme nedeni, bilgisayar donanımlarına yaptıkları yatırımlar balonundan ilk 100 sıralamasında yer alan kuruluşların yönetim alanında da bu teknolojilerden yararlanma yoluna gittik­ lerini varsaymaktır. Araştırmada ilk girişimde 100 kuruluştan 65'i yanıt vermiştir, ikinci kez telefon ve mektupla yapılan hatırlatma sonucunda, bu sayı 83'e ulaşmıştır. Böylece araştırmada %83'lük bir oranla, evreni temsil etme gücü yüksek denilebilecek yanıt alma oranına erişilmiştir.5 Efraim Turban, D ecision S u p p o rt S ystem s: M an ag em en t S u p p o rt System s, M acM illan Series in Information Systems, 2.nd e d , Singapore, İ9 9 0 , s.366. 4 Bu kuruluşların listesi şu kaynaktan elde edilmiştir: T ü rk iy e 'd e ilk 100 B ilgisayar K ullanıcısı, INTERPRO ,1994, Ankara. 3 Araştırmaya yanıt veren kuruluşların listesi E K -l'de sunulmuştur. 3 Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 143 3. VERİLERİN TOPLANMASI Araştırmada, konuyla ilgili geniş bir yazın taramasında elde ettiğimiz bilgiler ışığında geliştirdiğimiz anket formu kullanılmıştır.6 Bu form uygulan­ madan önce, bir kamu ve bir özel kuruluşta pilot çalışma yapılarak test (edilmiştir. D aha sonra forma son şeklini vermek üzere, alanda uzman akademis­ yenlerin ve uygulamada çalışan uzmanların görüşleri alınmıştır. Bu süreçten geçerek son şekline kavuşturulan form, araştırmada bilgi toplama aracı olarak kullanılmıştır. Bu araçla daha çok olgusal olmak üzere, yargısal nitelikli veriler de toplanmıştır. Araştırmada değerlendirmeye alınan veriler, kuruluşların bilgi teknolojilerinin yönetiminden sorumlu bilgi işlem merkezi yöneticilerinin ve sorumlularının anket formunda yer alan sorulara verdikleri yanıtlardan elde edilmiştir. 4. VERİLERİN ÇÖZÜMÜ VE YORUMLANMASI Araştırmada anket yoluyla elde edilen veriler önce, SPSS (Statistical Packages for Social Science) paket programında yaratılan veri kütüğüne aktarılmıştır. Bu kütükte yer alan veriler araştırmada elde edilmek istenen amaç­ lara uygun olarak yeniden kodlanarak, çeşitli istatistiki analizler yapmaya elverişli hale getirilmiştir. Bu verilere uygulanan istatistik yöntemleri arasmda, frekans dağılımlarım çıkartma ve ikili ve üçlü olmak üzere, çapraz ilişkiler kurma sayılabilir. Ayrıca kimi ilişkilerin daha net izlenebilmesi için, grafik çizme yoluna gidilmiştir. C. BULGULAR VE YORUM Araştırmada elde edilen verilerin değerlendirilmesiyle elde edilen bulgular ve bunların yorumu; genel bilgiler, bilgisayar destekli bilgi sistemlerini kurma ve kullanma durumu ve işletme işlevleri ve yönetsel işlerde bilgi teknolojileri ve sistemlerini, kullanma düzeyi olmak üzere üç başlık altmda sunulmuştur. 1. GENEL BİLGİLER Genel bilgiler başlığı altmda; araştırmaya katılan kuruluşların türlerine ve faaliyet alanlarına göre dağılımı, personel sayısı, bilişim personeli; araştırmayı yanıtlayan personelin görev, meslek, ve uzmanlık dallarına göre dağılımı, bu kuruluşların bilgi teknolojilerine yaptıkları yatırımlar, sahip oldukları bilgisayar 6 Araştırmada kullanılan anket form u EK-2'de sunulmuştur. 144 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim sistemleri ve bunları kullanım deneyimleriyle kurum içi ve dışı olmak üzere kullandıkları iletişim ağı ile ilgili bilgilere yer verilecektir. 2. ARAŞTIRMAYA KATILAN KURULUŞLARLA İLGİLİ BİLGİLER 1994 yılı itibarıyla Türkiye'nin ilk 100 bilgisayar kullanıcısı arasında yer alan, kamu ve özel olmak üzere değişik faaliyet kollarında çalışan kuruluşlar araştırma kapsamına alınmıştır. Bu kuruluşların türleri, faaliyet alanlan, yabancı sermaye paylan, toplam personel sayılan, toplam personel içinde bilişim perso­ nelinin oram, toplam bilişim personeli içinde bilişim sınıflarının oram, anket yanıtlayan bilgi işlem merkezi yöneticilerinin görev, mesleki, deneyim yıllan ile ilgili bilgiler ve bu kuruluşların bilgisayar sistemleri, iletişim yapılan, bilgi teknolojileri yatınm lan ile ilgili bulgulara aşağıda yer verilecektir. a. Kuruluş Türü ve Faaliyet Alanları Araştırma kapsamına alınan yüz kuruluştan yanıt alınan 83 kuruluşun 49'u (% 59) kamu, 34'ü (% 41) özel kuruluş olmuştur. Bu oranlardan görüldüğü gibi araştırmada kamu kuruluşlan daha ağırlıklı olarak yer almaktadır (Şekil 9). Araştırmaya katılan kuruluşlar; banka ve sigorta şirketleri, teknik hizmet üreten kamu kuruluşlan, bakanlık hizmet birimleri, inşaat ve imalat sanayi, üniversiteler ve diğer olmak üzere altı faaliyet grubunda toplanmıştır. Bu gruplardan en fazla inşaat ve imalat sanayi en az ise üniversite grubunda kuruluş bulunmaktadır. Şekil 9: Ankete Yanıt Veren Kuruluşlann Türlere Göre Dağılımı Araştırmaya katılan kamu ve özel kuruluşlann faaliyet alanlarına göre dağılımı incelendiğinde; kamu kuruluşlan içinde teknik hizmet üreten kamu kuruluşlan oranının (% 34.7) diğer faaliyet alanlarına göre daha yüksek olduğu görülür. Özel kuruluşlar içinde ise , inşaat ve imalat sanayi daha ağırlıklı olarak Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 145 ( % 50) yer almaktadır. Bu oran ankete yanıt veren özel kuruluşların sayısının yarısını oluşturmaktadır (Tablo 15). Tablo 15 Ankete Yanıt Veren Kuruluşların Faaliyet Alanları ve Türlere Göre Dağılımı F re k an s (Y üzde) K am u 6 (12.2) (4) (3) (2) (1) 17 (34.7) Ö zel 13 (38.2) - T o p lam 19 (22.9) 17 (20.5) (6) T oplam 3 (6.1) 5 (10.2) 3 (6 .1 ) 49 (100) 17 (50) 1 (2.9) 3 (8.8) 34 (100) 2 0 (2 4 .1 ) 6 (7 .2 ) 6 (7 .2 ) 83 (100) 15 (30.6) 15(18.1) (5) (1) B anka ve Sigorta (2) T eknik Hizm et Üreten Kamu Kuruluşu (3) B akanlık Hizmet Birimi (4) İnşaat ve İm alat (5) Üniversite (6) Diğer b. Y abancı Serm aye Payları Araştırmada yanıt veren kuruluşların % 90.4 'nün yabancı sermaye payı bulunmamaktadır. Bunun temel nedeni araştırmada kamu kuruluşlarının özele göre daha ağırlıklı olmasıdır. Araştırmaya yanıt veren kuruluşlar içinde yabancı sermaye payı %50'nin altmda olan kuruluş sayısı 5 iken, bu oranın üstünde yabancı sermayesi bulunan kuruluş sayısı yalnızca ikidir. Yabancı sermaye payı olan kuruluşların faaliyet alanlarına göre dağılımına bakıldığında, bunların tam am ının inşaat ve imalat sanayiinde yer aldığı görülür. Bu sonuçlar, yabancı sermaye payının kuruluşların bilgi teknolojileriyle ilgili değerlendirilmesinde bir kriter olarak kullanılamayacağını göstermektedir. Dolayısıyla araştırmada diğer soruların değerlendirilmesinde bu kriter değerlendirmeye alınmamıştır. c. Personel Sayısı Ankete yanıt veren 83 kuruluşun yaklaşık %31.3'ü binden az, %3.6'sı ise 30 binden fazla personeli çalıştırmaktadır (Şekil 10). Kuruluş türüne göre personel dağılımına bakıldığında, özel kesimin daha fazla oranda (% 48.3) binden az personel çalıştırdığı; kamu kesiminin ise 5 binin üzerinde, özel kesime göre daha yüksek oranda personel istihdam ettiği görülmektedir (Tablo 16). Tablo 16: Kuruluş Türüne Göre Personelin Dağılımı F re k an s (Y üzde) K am u 1 -1 0 0 0 1 0 0 1 -5 0 0 0 500110000 1000130000 30000 + T oplam 12 (35.3) 8 (23.5) 8 (2 3 .5 ) 3 (8.8) 3 (8.8) 34 (100) Ö zel 14 (22.2) 13 (20.6) - 2(3.2) T o p lam 26 (41.2) 21 (33.3) 8 (12.7) 5 (8 ) - 29(100) 3 (4.8) 63 (100) • 146 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Şekil 10: Kuruluşların Personel Dağılımı 30 Binden Fazla 3,6% 10001-30000 6,0% 1 5001-10000 9,6% Yanıt Yok L. |[ ^ 2 4 .1 % 1001-5000 j l n V 25,3% 1-1000 31,3% d. Bilişim Personeli Kuruluşlarda bilişim alanında çalışan personel; veri giriş personeli, programcı, çözümleyici ve proje planlama denetleme personeli başlıkları altında gruplandınlabilir. Kuruluşların çalıştırdıkları toplam personel içinde yer alan bilişim personeli oram ile bu personel grubunun kendi içinde görevlere göre dağılımı, kuruluşların bilişim gücünü yansıtmada önemli bir gösterge olmak­ tadır. Bu çalışmada kuruluşların bilişim personeli bu açılardan da incelenmiştir. Toplam Personel içinde B ilişim Personelinin Oram: Ankete yanıt veren kuruluşların toplam personel sayısı içinde istihdam ettikleri bilişim personeline bakıldığında, bu oranın en fazla %1 - %24 grubunda yer aldığı görülür. Araştır­ maya yanıt veren kuruluşların %57.8'i sahip olduğu toplam personeli içerisinde % 24'den az bilişim personeli istihdam etmektedir, %50‘den fâzla oranda bilişim personeli bulunduran kuruluşların oram ise ancak %13.3 dür (Tablo 17) . Tablo 17: Toplam Personel İçinde Bilişim Personel Oranı O ra n F re k an s Yiizde Y a n ıt Y o k 22 26.5 % 1 'd e n Az 20 24.1 % 1 - % 24 28 33.7 % 2 5 - % 50 2 2.4 % 5 0 'd e n Ç o k 11 13.3 T o p lam 83 1 \ Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 147 Ancak elbette ki bu sonuçlar değerlendirilirken kuruluşların sahip olduktan personel m iktan göz önüne alınmalıdır. Bu açıdan bakıldığında ulaşılan bu rakamların büyüklüğü daha iyi anlam ifade edecektir. (Tablol8). Tâblol8 Toplam Personel Sayışma Göre Bilişim Personel Oranın Dağılımı P e rso n e l Sayısı % 1’ den Az 1 -1000 Bilişim P erso n el G r u p la n % 1- 24 % 2 5 -% 50 % 50' den Ç ok 2 (8 ) 1 1(44) 2 5 (1 0 0 ) 1 (4 ) 1 1 (4 4 ) T oplam 1001 - 5000 7 (33.3) 14(66.7) - - 21 (100) 5 0 0 1 -1 0 0 0 0 5 (6 2 .5 ) 3 (37.5) - - 8 (100) 1 0 0 0 1 -3 0 0 0 0 5 (100) - - - 5 (100) 300 0 0 + 2(100) - T o p lam 20 (33) 28 (46) - - 2 (1 0 0 ) 2 (3 ) 11 (18) 6 1 (1 0 0 ) Tablo 18'den görüldüğü üzere, en fâzla kuruluşun bulunduğu % i-% 24'lük bilişim personel oram grubunda yer alan kuruluşların çalıştırdıklan toplam personel sayısı 1000 ile 5000 arasında değişmektedir. Toplam personel sayısı binin altında olan ve % 50'den fazla bilişim personeline sahip kuruluşların oram % 44 dür. Toplam Bilişim Personeli İçinde Bilişim Sınıflarının Dağılımı: Araştırmada kuruluşların istihdam ettikleri bilişim personeli; veri giriş ope ratörü, sistem işletmeni, veri iletişim uzmanı, uygulama programcısı, sistem programcısı, veri tabam yöneticisi, sistem tasarımcısı , sistem çözümleyici ve proje planlama denetim uzmanı olmak üzere dokuz ayrı sınıfta ele alınmıştır. Ancak değerlendirmede bu sınıflar; veri giriş personeli, programcı, çözümleyici ve proje planlama ve denetleme uzmanı olmak üzere dört grupta toplanmıştır. Veri Giriş Personeli: Kuruluşlarda verilerin hazırlanması, bilgisayar ortamına aktarılması ve bu işlevler için gerekli her türlü hazırlıkların yapılmasından sorumlu olan veri giriş personeli, bu araştırma kapsamanda veri giriş operatörü, sistem işletmem ve veri iletişim uzmanı gibi değişik işlevleri üstlenen kadroları içermektedir. Araştırmaya yanıt veren kuruluşların % 34'ünde veri giriş personeli grubu bilişim personelinin toplam personele oram %16 ile %35 arasında bulun­ maktadır. % 55'in üstünde bulunan kuruluş sayısı ise 20'dir. Bu bulgular bize kuruluşların sahip oldukları veri giriş personel grubu personelin toplam personele oranının ağırlıklı olarak (58 kuruluşta ) % 55'in altında kaldığım göstermektedir (Tablo 19). 148 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Tablo 19: Toplam Bilişim Personeli İçinde Veri Giriş Personel Oram Bilişim P erso n el O ra m Y a m tV o k F rek an s Y üzde 5 0.06 % 1 - % 15 8 0.1 % 1 6 -% 3 5 28 0.34 % 3 6 - % 55 22 0.27 % 56 - % 75 10 0.12 % 7 5 'd e n Fazla 10 0.12 T oplam 83 1 Kuruluşların türlerine göre toplam bilişim personeli içinde veri giriş personeli oranlarının dağılımı farklılık göstermektedir (Tablo 20 ). Tablo 20: Kuruluş Türlerine Göre Veri Giriş Personelin Toplam Bilişim Personeli İçinde Bağılımı Y a n ıt Y ok % l-% 5 0 % 5 0 'd e n F azla T oplam K am u 3 23 23 49 Ö zel 2 . 32 - 34 T o p lam 5 . 55 23 83 Tablo 20’den görüldüğü üzere, kamu kuruluşlarında veri giriş personeli özel kuruluşlara oranla daha fazla istihdam edilmektedir. Nitekim araştırmada konuyla ilgili soruya yanıt veren 83 kuruluşun 23 'ü veri giriş personelinin toplam personele oranının %50'den fazla olduğu ve bu kuruluşların tamamının da kamuda yer aldığı görülmektedir. Buna karşın özel kuruluşlarda bu personelin toplam bilişim personeline oram %50'nin altmda kalmaktadır. Veri giriş persone­ linin toplam bilişim personeli içinde dağılımının faaliyet alanlarına göre durumu incelendiğinde, toplam bilişim personeli içinde veri giriş personelinin oram %50'nin altmda bulunan kuruluşların çoğunun (18 kuruluş) inşaat ve imalat sanayinde olduğu göze çarpmaktadır (Tablo 21). Bunu 14 kuruluşla banka ve sigorta kuruluşları izlemektedir. Toplam personeli içinde %50'den fazla veri giriş personeli bulunan kuruluşların çoğunluğunu ise, bakanlık hizmet birimi kuruluşları ile teknik hizmetler üreten kamu kuruluşları oluşturmaktadır. P rogram cı: Araştırmada programcı grubu içinde uygulama ve sistem programcısına yer verilmiştir. Bu grup bilişim personelinin temel işlevi, gereksinim duyulan alanlarda programlar geliştirmektir. Kuruluşların BİM personeli içinde yer alan Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 149 programcı oram, ağırlıklı olarak %16 ile %35 arasmda bulunmaktadır. Bu oranlara sahip kuruluş sayısı 34'dür. Diğer taraftan yanıt veren kuruluşlarda programcı grubunun toplam bilişim personeli içinde oranın büyük ölçüde % 55 oranının altında kaldığı görülmektedir. Bu oranın üstünde kalan kuruluş sayısı ise 19 olmuştur (Tablo 22). Toplam bilişim personeli içinde programcı personel oranının dağılımına kuruluş türleri itibarıyla bakıldığında, toplam büişim personeli içinde % 50'den fazla programcı personele sahip kuruluşların az bir farkla kamuda yer aldığı görülür (Tablo 23). Tablo 21 ¡Faaliyet Alanlarına Göre Veri Giriş Personelinin Toplam Bilişim Personeli İçinde Dağılımı Y a n ıt Y o k % l- % 5 0 % 5 0 'd e n Fazla T oplam B anka v e S ig o rta - 14 4 18 T ek -H iz.O reten K .K - 1 9 7 17 B akanlık H izm et B. - 6 8 14 in ş a a t v e im a la t 2 18 - 20 Ü niversite - 3 3 6 D iğer 2 5 1 8 T o p lam 5 55 23 83 Tablo 22: Toplam Bilişim Personeli İçinde Programcı Personel Oranı B ilişim P erso n el O ra n ı F re k a n s Yüzde' Y a n ıt Y o k 1 0.01 % 1 - % 15 10 0.12 % 1 6 - % 35 34 0.41 % 3 6 - % 55 19 0.23 % 56 - % 75 16 0.19 3 0.04 83 1 % 7 5 'd e n Fazla Toplam \ Faaliyet alanına göre programcı personelin toplam bitişim personeli içinde dağılımı incelendiğinde, bu oranın % 50'nin altında olan kuruluşların ağırlıklı olarak teknik hizmetler üreten kamu kuruluşları ile inşaat ve imalat sanayiinde yer aldığı görülür. Bu oranın %50'nin üstünde olan kuruluşların çoğu ise, banka ve sigorta kuruluşları ile bakanlık hizmet birimleridir (Tablo 24). 150 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Tablo 23: Kuruluş Türüne Göre Toplam Bilişim Personeli İçinde Programcı Personel Oranı Y a n ıt Y o k % l- % 5 0 % 5 0 ’d e n Fazla T o p lam K am u 1 38 10 49 Ö zel 1 24 9 34 T o p lam 2 62 19 83 Tablo 24 : Faaliyet Alanına Göre Toplam Bilişim Personeli İçinde Programcı Personel Oranı Y an ıt Y o k % l- % 5 0 % 5 0 ’d e n Fazla T oplam - 11 7 18 T ek .H iz.Ü retenK .K - 16 1 17 B a k an lık H iz.B irim i - 9 5 14 İn şa a t v e im a la t - 16 4 20 B a n k a v e S ig o rta Ü n iv ersite - 6 - 6 D iğ er 2 4 2 8 T o p lam 2 62 19 83 Çözümleyici : Sistem çözümleyici ve sistem tasarımcının yer aldığı bu grubun toplam personele oranı ise çoğunlukla %1 ile 15 arasında değişmektedir (Tablo 25). Çözümleyici personel oranının % 55'in üstünde olduğu kuruluş sayısı ise yalnızca 4'dür. Tablo 25: Toplam Bilişim Personeli İçinde Çözümleyici Personel Oranına Göre Dağılım B ilişim P e rso n e l O ra m F re k an s Y üzde Y a n ıt Y ok 8 0.1 % 1 - % 15 32 0.39 % 1 6 - % 35 30 0.36 % 3 6 - % 55 9 0.11 % 56 - % 75 3 0.04 1 0.01 83 1 % 7 5 'd e n Fazla T o p lam Kuruluş türüne göre çözümleyici personelin dağılımına bakıldığında toplam bilişim personeli içinde %50'den fazla çözümleyici çalıştıran kuruluşların daha Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 151 çok özel kesimde bulunduğu görülür. Diğer taraftan, ankete yanıt veren kuruluş­ ların %85'inde çözümleyici personelin toplam bilişim personeli içinde oram % 51'den azdır (Tablo 26). Bu oranlar arasında çözümleyici personel çalıştıran kesim de ağırlıklı olarak kamudur. Faaliyet alanlarına göre dağılımına göz atıl­ dığında ise, teknik hizmetler üreten kamu kuruluşları, banka ve sigorta şirketleri ve inşaat imalat kuruluşlarının toplam bilişim personeli içinde % 50'den az oranda, çözümleyici personel çalıştırdıkları görülmektedir. Tablo 26: Kuruluş Türüne Göre Toplam Bilişim Personeli içinde Çözümleyici Personel Oranı F re k a n s Y a n ıt Y o k % l- % 5 0 % 5 0 'd e n + T oplam K am u 5 44 - 49 Ö zel 4 27 3 34 T o p lam 9 71 3 83 Proje Planlama-Denetleme Uzmanı: Proje planlama ve denetim uzmanlan bilgi teknolojilerinin kullanılmasıyla ilgili projeleri planlayan, yürüten ve denetleyen bilişim personelidir. Bu grup bilişim personeline sahip olan kuruluşların sayısı 37'dir. Kuruluşların %39'unda bu grup bilişim personelin toplam personele oranının %1 ile %15 gibi düşük oranlarda kaldığı görülmektedir (Tablo 27). Kuruluş türüne göre proje planlama denetim personelinin toplam bilişim personeli içindeki dağılımı incelendiğinde, araştırmaya yanıt veren kuruluşların tümünde bu oranın % 50'nin altında kaldığı görülür. Bu oran içinde, kamu kuruluşları özel kuruluşlara göre nispeten daha fâzladır (Tablo 28). Toplam bilişim personeli içinde % 50'nin altında oranda proje planlama ve denetleme elemanı çalıştıran kuruluşların teknik hizmetler üreten kamu kuruluşları ile inşaat ve imalat sanayiinde fâaliyet gösterdikleri görülmektedir (Tablo 29). Tablo 27: Toplam Bilişim Personeli İçinde Proje Planlama-Denetleme Personel Oranı B ilişim P erso n el O ra m F re k a n s Y üzde Y an ıt Y o k 46 0.55 % 1 -% 1 5 32 0.39 % 1 6 -% 3 5 5 0.06 T o p lam 83 1 152 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Tablo 28: Kuruluş Türüne Göre Toplam Bilişim Personeli İçinde Proje Planlama ve Denetleme Personel Oranı Y a n ıt Y o k % l-% 5 0 T oplam K am u 29 20 49 Özel 17 17 34 T oplam 46 37 83 Tablo 29: Faaliyet Alanına Göre Toplam Bilişim Personeli İçinde Proje Planlama ve Denetleme Personel Oram Y a n ıt Y ok % l-% 5 0 T oplam B anka ve S ig o rta 12 6 18 T ek .H iz.Ü reten K .K 6 11 17 B akanlık Hiz-Birimi 10 4 14 İn şa a t ve im a la t 11 9 20 Ü niversite 3 3 6 3 5 8 45 38 83 D iğ er T o p lam Bu tablolardan çıkan ortak sonuca göre, kuruluşların bilişim personelinin veri giriş operatörü ve programcı sınıfına düşen personel oram %16 ile %35 arasında değişirken, çözümleyici ve proje planlama grubuna düşen oran %1 ile %15 arasında bulunmaktadır. Buna göre, ankete yanıt veren kuruluşların bilişim personeli içinde ağırlıklı olarak, veri giriş operatör/ işletmen ile programcı sınıfi yer almaktadır. Öte yandan veri giriş, programcı ve proje planlama ve denetleme personelini kamu kuruluşları; çözümleyici personeli ise özel kuruşlar göreli olarak daha fazla istihdam etmektedir. Bu değerlendirme faaliyet alanlarına göre yapıldığında; veri giriş personelini bakanlık hizmet birimlerinin, programcı ve çözümleyici personeli banka ve sigorta kuruluşlarının ve proje planlama ve denetleme personelini de teknik hizmetler üreten kamu kuruluşlarının diğer kuruluşlara göre daha fazla istihdam ettikleri göze çarpmaktadır. 3. ARAŞTIRMAYI YANITLAYAN PERSONEL HAKKINDA BÎLGİ Araştırmada anketi yanıtlayan personel; görev, meslek, uzmanlık dalı ve bilgi teknolojileri alanında deneyim yıllarına göre değerlendirilmiştir. Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 153 a. G örev Anketi yanıtlayanların görevleri iki grupta ele alınmıştır. Birinci grupta yöneticiler, ikinci grupta ise bilişim elemanları yer almaktadır. Yöneticiler kate­ gorisinde yer alan görevler arasında, genel müdür, koordinatör, başkan, bilgi işlem müdürü, otomasyon müdürü, proje müdürü, grup müdürü, işletme müdürü, AR-GE müdürü bulunmaktadır. Bu açıklamadan görüldüğü gibi, kimi kuruluş­ larda bilgi işlem yöneticisi yerine genel müdür, direktör ya da koordinatör anketimizi yanıtlamıştır. Bu sonuçtan söz edilen kuruluşlarda bilgi işlem işlev­ lerinin anılan bu yöneticilerin sorumluluğunda olduğu çıkarılabileceği gibi, bünyelerinde bilgi işlem adı altında bir bölümü ve yöneticisinin olmadığı da düşünülebilir. Bilişim elemanları sınıfinda ise sistem programcılarının ve sistem çözümleyicilerinin yer aldığı görülmektedir. Araştırmada kullanılan anketin kuruluşların bilgi işlem merkezi yöneticileri ya da kurumda bilgi teknolojilerinin kullanımı ve yönetiminden sorumlu ve yetkili birisi tarafından yanıtlanması istenmiştir. Değerlendirmede bu istemin büyük ölçüde yerine getirildiği ve dolayısıyla anketi yanıtlayanların büyük ölçüde bilgi işlem daire başkanlan, müdürleri ve yardımcıları oldukları görülmektedir. b. M eslek Anketi yanıtlayan personelin meslekleri; bilişim elemanları, sayısal yöntem ve istatistik elemanları, mühendisler, sosyal bilimciler ve akademisyenler olmak üzere beş grupta toplanabilir. Bilişim elemanları sınıfında; bilgisayar mühendis­ leri, sistem analisti, çözümleyici ve programcılar yer almaktadır. Sayısal yöntem­ ler ve istatistik elemanlar sınıfinda; istatistikçi ve yöneylem araştırmacısı bulunmaktadır. Mühendis unvanı altmda elektrik, elektronik, makine, kimya, endüstri, jeofizik ve meteoroloji mühendisleri ile matematikçiler yer almaktadır. Anketi yanıtlayanların mesleklere göre dağılımında bir başka meslek grubu da aralarında işletme, muhasebe, ekonomi uzmanlan ile yöneticilerin ve kütüpha­ neci, sigortacı gibi değişik uzmanlık alanına sahip elemanların bulunduğu sosyal bilimciler oluşturmaktadır. Araştırmayı yanıtlayan personelin mesleklere göre dağılımı Tablo 30'da verilmiştir. Bu tablodan görüldüğü üzere; ankete yanıt verenlerin önemli bir bölümü (% 3 8 .6 ) elektrik, elektronik, makine, fizik, kimya vb. gibi mühendisler s ın ıfin da yer almaktadır. Bu sonuç, kuruluşların bilişim ile ilgili sorumlu olan yöneticilerin çoğunlukla mühendis kökenli olduklarım göstermektedir. Bu sınıfi takiben ikinci önemli meslek sınıfi, bilişim olmaktadır. Bilgisayar mühendisleri, sistem analisti çözümleyici ve programcıların yer aldığı bu sınıfin oranı ise 154 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim %30'dur. Bunların dışında önemli olarak görülebilecek bir üçüncü grup sosyal bilimciler olmaktadır. Çoğunluğunu işletmeci/muhasebecilerin oluşturduğu bu sınıfta, ekonomist, kütüphaneci, sigortacı gibi değişik meslek gruplarından yöneticiler ve bilişim merkezi sorumluları bulunmaktadır. Ayrıca, bir akademis­ yen de üniversitenin bilişim merkezi sorumluluğunu üstlenmiştir. Tablo 30 Araştırmayı Yanıtlayan Personelin Mesleklere Göre Dağılımı F re k a n s Y üzde Y a n ıt Y ok 11 13.3 B ilişim E lem an ları 25 30.1 Sayısal Y öntem ci ve İstastistikçi 3 3.6 M ü h endis 32 38.6 S osyal Bilim ci 11 13.3 A kadem isyen 1 1.2 83 1 T o p lam c. Uzmanlık Dalı Araştırmaya yanıt veren personelin uzmanlık alanlarına bakıldığında; ana başlıklarla bilgisayar, telekomünikasyon, yönetim bilgi sistemi, işletme, iktisat ve yöneylem araştırması olduğu görülmektedir. Bu başlık altına girmeyen matematik, fizik ve haberleşme uzmanlığı gibi meslekler diğer kategorisinde toplanmıştır. Bilgisayar başlığı altında yer alan uzmanlık dalında sistem analisti, sistem tasarımcısı, programcı, bilgisayar proje danışmam, yazılım destek elemanı ve veri tabam yöneticisi gibi spesifik alanlar bulunmaktadır. Araştırmaya yanıt veren personelin uzmanlık dallarına göre dağılımı Tablo 3 l'de verilmiştir. Tablo 31 Araştırmayı Yanıtlayan Personelin Uzmanlık Dalına Göre Dağılımı F re k a n s Y üzde Y a n ıt Y o k 25 30.1 B ilgisayar 44 53 T elekom inikasyon 1 1.2 Y ö n etim Bilgi sistem i 2 2.4 İşletm e/İk tisat 4 4.8 Y öneylem A raştırm ası 2 2.4 D iğ er 5 6.1 T o p lam 83 1 . Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 155 Araştırmaya yanıt veren personelin büyük çoğunluğu (% 53'ü) bilgisayar başlığı altında toplayabileceğimiz meslekle uğraşmaktadır. Bu grubu, sırasıyla % 6.1 oranla diğer başlığı altında toplanan meslekler ve %4.8 ile işletme ve iktisat mesleği izlemektedir. Araştırmayı yanıtlayan personelin çalıştığı meslek dalı ile sahip olduğu uzmanlık dalı arasındaki ilişki Tablo-32'de gösterilmiştir. Tablo 32: Araştırmayı Yanıtlayan Personelin Meslek ve Uzmanlık Dalına Göre Dağılımı F re k an s (Y üzde) (D (2) (3) (4) (5) (6) T oplam Bilişim 13 (72.2) - 1 (5.5) 1 (5.5) - 3 (1 7 ) 18(100) Sayısal Y om /İst. 2 (6 6 ) - - - 1 (3 4 ) - 3 (1 0 0 ) M ü hendis 21 (84) 1 (4 ) 1 (4 ) - 1 (4 ) 1(4 ) 25 (100) Sosyal Bilim ci 4 (6 6 ) - - 1 (1 7 ) - 1 (1 7 ) 6 (100) - - - 1 (100) - - 1 (100) 40 (75.5) 1 (1.9) 2 (3.8) 3 (5 .7 ) 2 (3.8) 5 (9.3) 53 (100) A kad em ik T oplam (1) Bilgisayar (2) Telekom ünikasyon (5) Yöneylem Araştırması (3) Yönetim Bilgi Sistemi (4) İşletme/İktisat (6) Diğer Araştırmayı yanıtlayan bilişim yöneticilerinden uzmanlık alanları ve meslekleri ile ilgili soruyu yanıtlayan 53 bilişim personelinden 2 rn in (% 84'ü) mühendis mesleğine sahip olup bilgisayarlar konusunda uzmanlaşmış olduğu görülmektedir. Diğer taraftan bu kişilerin %72.2'si de bilişim sınıfı içinde yer alan bir mesleğe sahip olup bilgisayar konusunda uzmanlaşan kişilerdir. Bilgisayar konusunda uzmanlaşan personel arasında işletme, iktisat vb.gibi sosyal bilimler alanında mesleği olanlar da bulunmaktadır . d. Anketi Yanıtlayan Personelin Bilgi Teknolojileri Alanında Deneyimi Anketi yanıtlayan personelin bilgi teknolojileri alanında geçirdikleri deneyim yıllan da ülkemizin bilgi teknolojilerini kullanma deneyiminin bir göstergesi olarak değerlendirilebilir. Buradan hareketle, araştırmayı yanıtlayan personelin bu alanda geçirdikleri deneyim yıllan sırasıyla 1990, 1985, 1980, 1970 ve öncesi yıllara karşılık gelmek üzere beş dönemde toplanmıştır7 (Tablo 33). Anketi yanıtlayan bilişim personelinin büyük bir bölümünün ( %90.3) bilişim alanında deneyimi 20 yıldan fazladır. Bu bulgu kuruluşlarda yöneticilik yapan personelin bilişim alanında birikimlerinin olduğunu göstermektedir. Bu alanda deneyimi beş yıl olanların oram ancak %3.6 dır. 7 1995 baz alındığında 5 yd deneyim 1990'nı; 10 yıl deneyim 1985'i; 15 yıl deneyim 1980'ni; 20 yıl deneyim ise 1975'i temsil etmektedir. 156 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Kuruluş türüne göre personelin bilgi teknolojileri alanındaki deneyimleri incelendiğinde, kamu kesiminde çalışanların ağırlıklı olarak on yıl; özel kesimde çalışanların ise 20 yıllık bilgi teknolojileri deneyimine sahip oldukları görül­ mektedir (Tablo 34). Tablo 33: Anketi Yanıtlayan Personelin Bilişim Alanında Deneyim Yıllarına Göre Dağılımı D eneyim (Yıl) F re k an s Y üzde 8 9.6 Y a n ıt Y ok 5 3 3.6 10 25 30.12 15 42 50.6 20 64 77.1 2 0 'd e n Fazla 75 90.3 T oplam 83 100 Tablo 34: Kuruluş Türüne Göre Anketi Yanıtlayan Personelin Bilişim Alanında Deneyim Yıllarına Göre Dağılımı Frekans (Yüzde) 5 Yıl 10 Yıl 20 Yıl 20 + Toplam Kamu 2 (4 .9 ) 14(34.1) 8 (19.5) 11 (26.8) 6 (14.6) 4 1 (1 0 0 ) 1 (2-9) 8 (23.5) 9 (26.5) 11 (32.4) 5(1 4 .7 ) 3 4 (1 0 0 ) 3(4 ) 22 (29.3) 17 (22.7) 22 (29.3) 11(14.7) 75 (100) Özel Toplam 15 Yıl Faaliyet alanlarına göre personelin bilgi teknolojileri alanındaki deneyimleri incelendiğinde, banka ve sigorta şirketlerinde çalışanların % 50'si 20 yıl, bakanlık hizmet birimlerinde çalışanların % 38.5'nin 10 yıl, inşaat ve imalat sanayinde çalışanların % 27.8 oranla 20 yıl deneyimleri olduğu görülmektedir (Tablo 3 5 ). Tablo 35: Faaliyet Alanlarına Göre Anketi Yanıtlayan Personelin Bilişim Alanında Deneyim Yıllarına Göre Dağılım F re k a n s (Y üzde) B an k a v e S ig o rta 5 Yıl 10 Y ü 15 Yıl 20 Y d 20 + T oplam - 3 (16.7) 5 (27.8) 9 (5 0 ) 1 (5.6) 18 (100) T ek-H iz. Ü re te n K .K 1(6.7) 4 (2 6 .7 ) 4 (2 6 .7 ) 4 (2 6 .7 ) 2 (13.3) 15 (100) B akanlık Hiz-Birim. 1(7.7) 5 (38.5) 1 (7 .7 ) 3 (2 3 .1 ) 3 (2 3 .1 ) 13 (100) in ş a a t v e im a la t - 5 (27.8) 4 (2 2 .2 ) 5 (27.8) 4 (22.2) 18 (100) Ü niversite - 3 (6 0 ) 1 (2 0 ) - 1 (2 0 ) 5 (100) 1 (16.7) 2 (33.3) 2 (33.3) 1 (16.7) - 6(100) 3 (4 ) 22 (29.3) 17 (22.7) 22 (29.3) 11(14.7) 7 5 (1 0 0 ) D iğ er T o p lam Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 157 e. Bilişim Yöneticileri Araştırmada kullanılan anketin kuruluşların bilgi işlem merkezi sorumlu­ ları/yöneticileri tarafından doldurulması istenmiştir. Nitekim bu gerçekleşmiş ve sorulan kuruluşların bilişim sorumlulan yanıtlamıştır. Bu noktadan hareketle, kuruluşların bilişim yöneticilerinin hangi mesleksel sınıflardan geldiklerim, kuruluş türüne, faaliyet alanlarına ve deneyim yılına göre nasıl bir dağılım gösterdiğini görmek olasıdır. Tablo 36'dan görüldüğü üzere, kamu kuruluşlarında çalışan bilişim yöneticilerin/sorumluların büyük bir çoğunluğu (%56.1'nin) mühendis kökenlidir. Özel kuruluşlarda ise bilişim elemanlan (bilgisayar mühendisi, programcı, çözümleyici gibi) çoğunluğu (% 56.1'nin) oluştur­ maktadır. Diğer taraftan bu tablo, araştırmaya katılan kuruluşların büyük bir bölümünde (% 44.4) bilişim yöneticilerinin ve sorumlularının bilgisayar alanı dışında yer alan konularda çalışan mühendisler olduklarını; bunu %34.7 ile bilişim alanında uzmanlaşmış yöneticilerin izlediğini göstermektedir. Tablo 36: Kuruluş Türüne Göre Bilişim Yöneticilerinin Mesleklere Göre Dağılımı Bilişim Sayısal YönLlstatistik. Mühendis Sosyal Bilimci Akademik Toplam Kamu 9 (2 2 ) 2 (4 .9 ) 23 (56.1) 6 (14.6) 1 (2.1) 4 1 (1 0 0 ) Özel- 1 6 (51.6) 1 (3 .2 ) 9 (2 9 ) 5 (16.2) - 31(100) Toplam 25 (34.7) 3 (4.2) 32 (44.4) 11(15.3) 1 (1.4) 72 (100) Frekans (Yüzde) Bilişim yöneticilerinin ve sorumlularının kuruluşların faaliyet alanlarına göre mesleksel dağılımına bakıldığında; bilişimle doğrudan ilgili mesleklere sahip yöneticilerin %50 ile üniversiteler, %46.7 ile banka ve sigorta kuruluşlarında oldukları görülmekledir. Diğer taraftan araştırmaya katılan tüm kuruluşlar içinde bilişim sorumlularının ağırlıklı olarak mühendislik mesleğine sahip olduğu ve bunların en çok (% 82.4) teknik hizmetler üreten kamu kuruluşlarında yer aldı­ ğım görmekteyiz (Tablo 3 7 ). Kuruluş türü, bilişim yöneticilerinin meslekleri ve bilgi teknolojileri konu­ sundaki deneyimleri bir arada değerlendirildiğinde, kamu kesiminde çalışan bilişim personelinin mühendis kökenli olanlarında deneyim yılı geçmişi en fazla 10 ve 15 yd olduğu ortaya çıkmaktadır. Özel kesimde ise bilişim elemanlarının deneyim yılı en fazla 15 yıl olmaktadır (Tablo 38). 158 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Tablo 37: Faaliyet Alanlarına Göre Bilişim Yöneticilerinin Mesleklere Göre Dağılımı F re k an s (Y üzde) B anka v e S ig o rta Sosyal M ü h e n d is \ Bilimci Sayısal Y ön. İstatistik Bilişim A kadem ik T oplam 7 (4 6 .7 ) - 6 (4 0 ) \2 (13.3) - 1 5(100) T ek .H iz.Ü retenK .K - 2 (1 1 .8 ) 14 (82.4) \ 1 (5-9) - 1 7(100) B akanlık H izm et B. 5 (41.7) - 4 (33.3) 3 (2 5 ) - 12 (100) İn şa a t v e im a la t 8 (44.4) 1 (5.6) 6 (33.3) 3 (16.7) - 18 (100) 6 (1 0 0 ) • Ü niversite 3 (5 0 ) - 1(1 6 .7 ) 1(16.7) 1 (16.7) D iğer 2 (5 0 ) - 1 (2 5 ) 1(25) - 4 (1 0 0 ) 25 (34.7) 3 (4 .2 ) 32 (44.4) 11 (15.3) 1 (1.4) 72 (100) T o p lam Tablo 38: Kuruluş Turu ve Mesleğe Göre Bilişim Yöneticilerinin Bilişim Alanında Deneyimi F re k an s-K am n (F rekans-O zel) 5 Y ıl 10 Y ıl İ S Yıl 20 Y ü 20 + Bilişim E lem anı 1(2) (D 2 (2 ) 1 (6 ) 3 (5 ) S ayısal Y öntem /İstatistikci - 1 - 1 (1) M ü h endis 2 6 (3 ) 6 (3 ) 4 (2 ) 3 (1 ) Sosyal Bilim ci - 1 (2 ) 1 2 (2 ) 1 (1 ) A kadem isyen - - - - 1 4. BİLGİ TEKNOLOJİLERİNE YAPILAN YATIRIMLAR Araştırmaya katılan kuruluşların 1993 sonu itibarıyla bilgisayar ve iletişim araç ve gereçlerine (BT) yaptıkları yatırımların büyüklüğü incelendiğinde; bunun milyon TL'den, trilyon TL'ye kadar değiştiği görülür. Araştırmada kuruluşların bilgi teknolojilerine yaptıkları yatıranlarla ilgili sorulan soruya 66 kuruluş yanıt vermiştir. Kimi kuruluşlar mevcut politikaları gereği bu soruyu yanıtlayama­ dıklarım bildirmişlerdir. Yanıt veren kuruluşların büyük bir çoğunluğu (% 48.2) BT'ne 1 milyon ile 100 milyar arasında değişen miktarlarda yatıran yaptıklarım belirtmişlerdir. Bu grubu % 18.1 oranla 100 milyar ile 400 milyar arasında değişen miktarlardaki yatırım izlemektedir. Bu teknolojilere 800 milyardan fazla yatıran yapan kuruluşların oram ise yalnızca % 3.6'dir ( Tablo 39). Araştırmada kuruluşların büyük bir bölümü bilgi teknolojilerine yatıranlarım Dolar ve Mark üzerinden vermişlerdir. Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 159 Tablo 39 Kuruluşların Bilgi Teknolojilerine Yatırımı . F re k a n s Y a tırım la r Y a n ıt Y o k Y üzde 20.5 17 1 M ily o ndan Az 4 4.8 1 M ilyon -1 0 0 M ü y a r 40 48.2 100 M ü y a r - 40 0 M ily ar 15 18.1 400 M ü y a r - 800 M ü y a r 4 4.8 800 M ü y a r + 3 3.6 T o p lam 83 100 Araştırmada ortaya çıkan bu rakamları şu gerçeği göz önüne alarak değerlendirmek gerekir. Büyük ölçüde yurt dışından ithal edilen bilgisayar ve iletişim araç gereçlerine yapılan yatırımlar döviz kurlarındaki değişimden doğrudan etkilenmektedir. Nitekim ülkemizde araştırmanın yapıldığı dönemlerde döviz kurlarında önemli hareketlilik bulunmaktaydı. 1993 yıl sonu itibarıyla itibarıyla verilen bu rakamları o dönemin ortalama döviz fiyatları ile değerlendir­ mek daha anlamdı olacaktır.Tersi durumunda bugün l$'ın 47 bin TL'yi aştığı günümüzde yukarıda verilen yatırım büyüklükleri fazla anlamlı görünmemek­ tedir. 1994 yılı içinde yapılan araştırmada kuruluşlardan 1993 yılı itibarıyla BT'ne yaptıkları yatırım tutarları sorulmuştu. Bu dönemde ortalama olarak Dolar 10.300 TL, M ark ise 6.760 TL döviz kuruna sahipti.8 BT'ne yapılan yatırımların kuruluş türüne göre nasıl bir dağdım gösterdiği incelendiğinde kamu ve özel kuruluşlarının her ikisinde de BT'ne toplam yatırımların ağırlıklı olarak 1 milyon ile 100 müyar TL arasında kaldığı görülmektedir. Diğer taraftan BT'ne yatırından trilyona yaklaşan kuruluşlar kamu kesiminde bulunmaktadır (Tablo 40). Tablo 40: Kuruluş Türüne Göre BT'ne Yapılan Yatırımlar (TL) F re k an s (Yüzde) Y a n ıt Y o k 1 M ilyondan Az 1 M üyon -100 M ü y a r (1 0 0 -4 0 0 ) (400-800) 800 M ily a r + M üyar M ily ar T oplam 8 (17) 1 (2.1) 26 (55.3) 7 (1 4 .9 ) 2 (4 .3 ) 3 (6 .4 ) 47 (100) Özel 7 (20.6) 3 (8.8) 14 (41.2) 8 (23.5) 2 (5 .9 ) - 3 4 (1 0 0 ) T oplam 1 5 (1 8 .5 ) 4 (4 .9 ) 40 (49.4) 15 (18.5). 4 (4 .9 ) 3 (3 .7 ) 81 (1 0 0 ) K am u Bügi teknolojilerine yapdan yatırım tutarlarının faaliyet alanlarına göre nasıl bir dağılım gösterdiği ve bunlar arasında bir ilişkinin olup-olmadığı incelendiğinde karşımıza şöyle bir tablo çıkmaktadır (Tablo 41). ‘A ylık E k o n o m ik V eriler, İstanbul T icaret Odası, 1994. 160 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Tablo 41: Faaliyet Alanlarına Göre BT'ne Yapılan Yatırımlar F re k an s (Y üzde) Y a n ıt Y o k 1 M ilyondan Az B anka ve S ig o rta 4 (2 1 .1 ) - 5 (26.3) 5 (26.3) T ek n ik H. K am u K. 4 (23.5) 1 (5.9) 9 (52.9) 1 (5.9) B akanlık H iz.B irim i 3 (23.1) - 6 (46.2) 4 (2 0 ) 2 (1 0 ) - - İn şa a t v e im a la t Ü niv ersite D iğer T o p lam 15 (18.5) 1 M ilyon -100 M ily a r (1 0 0 -4 0 0 ) M ily ar (4 0 0 -8 0 0 ) 800 M ily ar M ily a r + 4 (2 1 .1 ) T oplam 1 (5 .3 ) 19 (100) - . 2 (1 1 .8 ) 17(100) 4 (3 0 .8 ) - - 13(100) 12 (60) 2 (1 0 ) - - 20 (100) 5 (83.3) 1 (16.7) - 6 (100) . / 1 (1 6 .7 ) 3 (5 0 ) 2 (33.3) - - 6(100) 4 (4 .9 ) 40 (49.4) 15 (18.5) 4 (4 .9 ) 3 (3 .7 ) 81(100) Bu tablodan görüldüğü üzere bir milyon ile yüz milyar arasında BT'ne yatırım yapan kuruluşların çoğu inşaat ve imalat sanayi kolunda çalışmaktadır. Trilyona yakın yatırımları olan kuruluşların da banka ve sigorta şirketleri ile teknik hizmetler üreten kamu kuruluşlarından oluştuğu görülmektedir. 5. KURULUŞLARDA BİLGİSAYAR SİSTEMLERİ Bu kısımda, kuruluşların sahip oldukları bilgisayar sistemleri ve bunları kullanma deneyimlerine yer verilerek ülkemizde bilgisayar kullanıcısı olarak görülen kuruluşların mevcut bilgisayar sistemleri hakkında genel görünüm ortaya konacaktır. a. Mevcut Bilgisayar Sistemleri Araştırmada kuruluşların %23'ü büyük boy sistemlerle birlikte kişisel bilgisayar (PC) sistemlerini kullandıkları ortaya çıkmıştır. Bu sistemleri %20.5 oranla orta boy sistemler izlemektedir. Araştırmada kuruluşların hiçbirinin tek başına kişisel bilgisayar kullandığına rastlanılmamıştır. Bu kuruluşlar kişisel bilgisayarları büyük boy ya da orta boy sistemlerle beraber kullanmaktadır (Tablo 42). Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 161 Tablo 42 Kuruluşların Sahip Olduğu Bilgisayar Sistemleri Y a n ıt Y o k K işisel B ilg isay ar ( P C ) F re k an s Y üzde 22 26.5 ■ - . O r ta B oy Sistem 10 12 O r ta B o y + P C 17 20.5 B üyük Sistem 15 18 B ü y ü k S istem + P C 19 23 T oplam 83 100 b. Bilgisayar Kullanım Deneyimleri Araştırmaya katılan kuruluşların %60.2'sinin bilgisayar deneyimlerinin 15 yıldan fazla olduğu görülmektedir. Bu dönem, ülkemizin dışa açık ekonomik politika uygulayarak dışa açılmaya başladığı tarihe -1980'li yılların başlarına -denk düşmektedir (Şekil 11). Öte yandan 1990-95 döneminde bilgisayarlaşan kuruluşların küçümsenemeyecek sayıda olduğu da dikkat çekmektedir. Şekil 11: Bilgisayar Kullanım Deneyimi 162 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim 6. KURULUŞLARDA İLETİŞİM AĞI Bilgi teknolojilerinde yaşanan gelişmeyle birlikte, örgütler kurum içi ve dışına bilgi iletmede LAN, W AN ya da bunların her ikisini birlikte yer aldığı iletişim ağlarım kullanır olmuşlardır. Araştırmaya katılan kuruluşlarında iletişim ağı olarak bu kombinasyonlara sahip olduklarım görmekteyiz. a. M evcut İletişim Ağı Kuruluşların veri ve bilgi iletmede kullandıkları iletişim ağı incelendiğinde, LAN ve WAN'mn bir arada kullanımının ağırlıklı olduğu (%34.6) dikkat çekmektedir (Şekil 12). Diğer taraftan LAN kullanan kuruluşların oram %21.8; W AN kullananların oram ise %33.3 olmuştur. Herhangi bir ağa sahip olmayan kuruluşlann oram % 10.3'dür. Şekil 12: Kuruluşların Mevcut İletişini Ağlarına Göre Dağılımı I— I— Ağ Yok WAN Veri iletişim ağının kuruluş türüne göre dağılımına bakıldığında; özel kuruluşlarda W AN ağırlıklı olarak kullanılırken (%38); kamu kuruluşlarının %35'te W AN ve LAN bir arada bulunmaktadır Araştırmaya yanıt veren kuruluş­ lar arasında ağı olmayan en çok kuruluş %14 oranla, kamu kesiminde yer almaktadır. LAN kullanımı balonundan özel ve kamu aşağı yukarı aynı durum­ dadır (Şekil 13). Veri iletişim ağına sahip olan kuruluşlann faaliyet alanlarına göre dağılımı incelendiğinde aşağıdaki sonuçlara ulaşılmaktadır (Şekil 14). Banka ve sigorta şirketlerinin % 3 l'de W AN ağ kullanılmaktadır. Ülke­ mizde çok şubeli bankacılığın hakim olması ve dolayısıyla bu kuruluşlann değişik coğrafik alanlarda hizmet verecek şekilde örgütlenmeleri, bu kuruluşlann iletişimde W AN ağ kullanmasını zorunlu kıldığı söylenebilir. Öte yandan bu kuruluşlar yakın coğrafik alanlarda özelikle aynı şehir ya da ilçe içinde faaliyet Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 163 gösteren şubeleri arasında yerel ağ da kullanabilmektedir. Hem LAN hem WAN ağ kullanan banka kuruluşlarının oram % 22'dir. İnşaat ve imalat kuruluşlarında ise hem LAN hem W AN daha fazla kullanılmaktadır. Diğer taraftan, bu alanda çalışan kuruluşların % 25'i veri iletişiminde bir ağ kullanmadıklarım belirtmişlerdir. Araştırmaya katılan üniversitelerin %12'si WAN bağlantısı ile bilgi teknolojilerini yoğun olarak kullanan ülkelerle bilgi alış verişinde bulunabilmekte ve çok sayıdaki değişik konularda hazırlanan uluslararası veri bankalarına erişebilmektedirler. Bu kuruluşlar genellikle kampüsleri içinde değişik bölümleri ile olan iletişimlerini LAN aracılığıyla yapmaktadır. Örgütler iletişimde genel olarak şu yolları kullanmaktadır: - Manüel İE1) / mekanik: (saklama ve kaydetme aracı olmadan, yazılı / sözlü) - Manyetik ortam: (Disket, bant vb herhangi bir magnetik ortama kayıt) - Online: (Manyetik ortama aktarılan bilgilerin telefon hatları ile iletilmesi -Yukarıda sayılan yolların değişik kombinasyonlarının bir arada kullanılması Şekil 13: Kuruluş Türüne Göre Kullanılan İletişim Ağı îSKamu ■Ö zel LAN+WAN LAN Yanıt Yok Ağ Yok WAN İletişim Ağı b. Kurum İçi İletişim Araştırmaya katılan kuruluşlarda kullanılan kurum içi iletişim yollarının oram Şekil 15*te verilmiştir. Buna göre 83 kuruluşun % 61.4'ünde kurum içi iletişimde online kullanıldığı görülmektedir. Bunu % 24.1 oran ile manyetik ve online iletişim yolunun bir arada kullanılması izlemektedir. Kurum içi iletişimde mekanik ya da manüel araçlar kullananların oram ise yalnızca %2.4'dür. 164 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Şeldl 14: Faaliyet Alanlarına Göre Kullanılan İletişim Ağı EHYanıt Yok ■ A ğ Yok OLAN ■W AN ® LA N+W AN \ \ \ \ \ 3 \V \V Faaliyet Alanı ' Araştırmaya yanıt veren gerek kamu ve gerek özel kuruluşların kurum içi iletişimde ağırlıklı olarak online tercih ettikleri görülmektedir. Nitekim araştır­ maya katılan 49 kamu kuruluşunun %49; 34 özel kuruluşun da %80'i kurum içi iletişimde online yolunu kullandıklarını belirtmişlerdir. Her iki kesimde bunu sırayla manyetik/online ve mekanik/ manyetik ve manyetik ortam izlemektedir. Araştırmada kamu kesiminde (%4), kurum içi iletişimde hâlâ mekanik/manüel yolu kullanan kuruluşların olduğu görülürken özel kesimde bu yolu kullanan kuruluşlara rastlanmamıştır (Şekil 16). Araştırmaya katılan kuruluşların faaliyet alanlarına göre kurum içi iletişim yollarının dağılımına bakacak olursak, online sistemi kullanan kuruluşların ağırlıklı olarak inşaat ve imalat sanayi kolunda yer aldığını görmekteyiz. Nitekim kurum içi iletişimde online kullandığım belirten 51 kuruluşun yaklaşık %30'u inşaat ve imalat sanayi kolunda, %21'i banka ve sigorta alanında; %19'u teknik hizmet üreten kamu kuruluşları arasında ve %16’sı bakanlık hizmet birimleri arasında yer almaktadır. Mekanik/manüel kurum içi iletişim yoluna sahip kuruluşlar ise birer tane olmak üzere, banka ve sigorta faaüyet kolu ile teknik hizmet üreten kamu kuruluşlun arasında bulunmaktadır (Tablo 43). Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 165 Şekil 15: Kurum İçi İletişimde Kullanılan İletişim Yollan Tablo 43'ten görüldüğü üzere, tüm faaliyet alanlarındaki kuruluşlar kurum içi iletişimde ağırlıklı olarak online kullanmaktadır. Nitekim inşaat ve imalat kuruluşlarının %75'i, teknik hizmet üreten kamu kuruluşlarının % 5 8 'i, banka ve sigorta kuruluşlarının %58.8'i, bakanlık hizmet birimlerinin %53.3'ü ve üniversi­ telerin %33.3'ü kurum içi iletişimde online kullandıklarım belirtmişlerdir. Şekü 16: Kuruluş Türüne Göre Kullanılan Kurum İçi İletişim Yolu 30 S ü i ■ lI Iı I| _JLs M 20 ¡3 10 0 Kamu Özel □M ekanik .Manüel BiManyetik Ortam fiaOnline □ Mekanik/Manyetik _ ■¡Manyetik/Online Kuruluş Türü Kurum içi iletişimde mekanik ve manüel iletişim, banka ve sigorta faaliyet alanı ile teknik hizmet üreten kamu kuruluşlarında yok denecek kadar düşük oranda kullanılmaktadır. Öte yandan araştırmada yanıt veren kuruluşlar arasmda kurum içi iletişimde mekanik/manüel iletişim yolunu hiç kullanmadıklarım 166 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim belirtenler arasında bakanlık hizmet birimleri, inşaat ve imalat kuruluşları ile üniversitelerin bulunması dikkat çekmektedir. Tablo 43 : Faaliyet Alanlarına Göre Kurum İçi İletişim Yolu F re k an s (% ) M ekanik M anüel M an y eti k O r ta m O nline M e k a n ik / M a n y etik O nline M a n y e tik T o p lam B anka v e S ig o rta 1 (5.3) 1 (5.3) 11 (57.9) 1 (5.3) 5 (26.3) 19 (100) T ek n ik H iz -K a m a K . 1 (5.3) - 10 (58.8) 3 (17.6) 3 (17.6) 1 7 (1 0 0 ) B akanlık H iz. B irim i - 2 (13.3) 8 (53.3) - 5 (3 3 ) 1 5 (1 0 0 ) İn şa a t v e im a la t - - 15(75) 2 (10) 3 (1 5 ) 20 (100) Ü niv ersite - 1 (1 6 .7 ) 2 (33.3) - 3 (5 0 ) 6 (1 0 0 ) D iğ er - 5 (83.3) - 1 (16.7) 6(100) 51 (61.4) 6 (7 .2 ) 2 0 (2 4 .1 ) 83 (100) T o p lam 2 (2 .4 ) 4 (4.8) c. K urum Dışı İletişim Kurum dışı iletişimde hangi yolun kullanıldığı ile ilgili soruyu 74 kuruluş yanıtlamıştır. Bu kuruluşların %31.1'i kurum dışı iletişimde manyetik ve online ortamı bir arada kullanmaktadır (Şekil 17). Bu iletişim yolunu kullanan kuruluş­ ların %25'i kamu ve %11.3'ü de özel kesimde yer almaktadır. Diğer taraftan, kurum dışı iletişimde ikinci ağırlıkta kullanılan yol online'dır. Kullanım oranın %28.4 olduğu bu yolu ise, en fazla özel kuruluşlar tercih etmişlerdir. Kurum dışı iletişimde ağırlıklı olarak kullanılan üçüncü yol mekanik/ manüeldir. Bu yolla iletişimini yürüten kuruluşların %66'sı da kamu kesiminde bulunmaktadır (Şekil 18). Şekil 17: Kurum Dışı İletişimde Kullanılan İletişim Yollan Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 167 Şekil 18: Kuruluş Türüne Göre Kullanılan Kurum Dışı İletişim Yolu ■ Yanıt Yok M Mekanik/M anü el ■ M anyetik Ortam EUOnline ■ Mekanik/Manyetik □ Manyetik/Online Kamu Özel Kuruluş Türü Bü şekillerden görüldüğü gibi, kurum dışı iletişim kamu ve özel kuruluş­ larda farklı yollarla yapılmaktadır. Özel kuruluşlar kurum dışı iletişimde yaygın olarak online sistem kullanırken, kamu kuruluşları manyetik ortamı ve online bir arada ağırlıklı olarak kullanmaktadır. Kurum dışı iletişimde mekanik/manüel yolu en çok kullanan kesim %19 oran ile kamu olmaktadır. Faaliyet alanlarına göre kurum dışı iletişim yollan incelendiğinde online sistemi ağırlıklı kullanan faaliyet kollan arasında başı üniversitelerin (%43) çektiği görülür (Tablo 44). Bunu %27'lik oranla inşaat ve imalat kuruluşlan, %21'lik oranla da banka ve sigorta şirketleri izlemektedir. Kamu kuruluşlan başlığı altında bulunan teknik hizmet üreten kamu kuruluşlan ile bakanlık birim­ leri ise mekanik/manüel ortamı ağırlıklı kullanmaktadır. Aynı, şekilde bu kesim manyetik ortamı kullanma bakımından da başı çekmektedir. Tablo 44: Faaliyet Alanlarına Göre Kurum Dışı İletişim Yolu F re k a n s (Y üzde) M ekanik/ M anüe O nline M anyetik O r ta m M e k a n ik / M anyetik M anyetik O nline T oplam B an k a v e S ig o rta 2 (1 1 .1 ) 1 (5 .6 ) 4 (2 2 .2 ) 3 (16.7) 8 (44.4) T e k n ik H iz.K am u.K - 2 (14.3) 5 (35.7) 2 (14.3) 3 (21.4) 2 (14.3) 14(100) B ak an lık H iz. B irim i 4 (28.6) 3 (21.4) 3 (21.4) 1 (7.1) 3 (21.4) 14 (1 0 0 ) İn şa a t v e im a la t 4 (23.5) 1 (5.9) 7 (41.2) 1 (5.9) 4 (2 3 .5 ) 17 (100) - - 3 (5 0 ) - 3 (5 0 ) 6 (100) - 2 (4 0 ) - 3 (6 0 ) 5 (100) 10 (1 3 .5 ) 2 1 (2 8 .4 ) 8 (10.8) 23 (31.1) 74 (100) Ü n iv ersite D iğ er T o p lam 12 (16.2) 18 (100) Tablo 44ten görüldüğü üzere kurum dışı iletişimde manyetik ve online iletişim yolu en çok kullanılan iletişim yoludur. Bu yolu kullanan kuruşlar ise ağırlıklı olarak (%44.4) banka ve sigorta faaliyet kolunda yer almaktadır. 168 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Kurum dışı iletişimde mekanik ve manüel iletişim yolunu tercih eden kuruluşların ise çoğunlukla bakanlık hizmet birimleri ile inşaat ve imalat sanayi kolunda yer aldıkları görülür. Sonuç olarak; araştırmaya katılan kuruluşlarda kurum içi iletişimde ağırlıklı olarak online, kurum dışı iletişimde ise, online ve manyetik ortam bir arada kullandıkları ortaya çıkmaktadır. Nitekim araştırmaya yanıt veren kuruluşların %61.4'ü kurum içi iletişimde online yolu, %31.1'i ise kurum dışı iletişimde manyetik ortam ve online yolu bir arada kullandıklarım belirtmişlerdir. Kamu ve özel kuruluşlarının kullandıkları veri iletişim ağına bakıldığında, özel kuruluş­ ların ağırlıklı olarak WAN; kamu kuruluşlarının ise LAN ve WAN'i bir arada yaygın olarak kullandıkları görülür. Özel kuruluşlarda WAN'in ağırlıklı kullanıl­ ması; bunlar arasında bulunan banka örgütlerinin yapısı gereği geniş coğrafik alanda örgütlenmiş olmaları ve bilgi sistemlerini bu coğrafik alana yaymış olmalarından kaynaklanmaktadır. Bu noktaya kadar anlatılan bilgiler ışığında;' BT'ne büyük yatırımlar yapan ülkemiz kuruluşlarının, yönetsel sorunlarına destek sağlamak ve bu teknolojilerin sunduğu olanaklarla çözüm getirme çabası içinde olduğu ve bu amacı gerçekleş­ tirmek üzere donanım, personel ve iletişim gibi gerekli alt yapı çalışmalarına önem verdikleri söylenebilir. 7. YÖNETİM DESTEK SİSTEMLERİNİ KURMA VE KULLANMA Bu kısımda, ikinci bölümde detaylı olarak anlatılan yönetim destek sistemlerini ülkemizde faaliyet gösteren kuruluşlarda kurma ve kullanm a durumu ortaya konacaktır. a. Yönetim D estek Sistemlerini K urm a Bu başlık altında; kuruşların yönetim destek sistemlerini kurma durumu, bu sistemleri kuramama nedenleri, halihazırda kurma hazırlığı yürütülen sistemlerin neler olduğu, bu sistemlerin hangi birimlerin önerileri ile kurulduğu, kuruluş sırasında karşdaşılan temel sorunlar ve bu sistemler ile gerçekleştirilmek istenen hedeflerin neler olduğu incelenecektir. 1) Bilgi Sistemleri Kurma Durumu Kuruluşların yönetsel işleri yürütmek ve desteklemek üzere bilgi sistemleri geliştirme ve kullanma durumunu ortaya koyan soruyu, araştırmaya katılan tüm kuruluşlar yanıtlamıştır. Bu kuruluşların %49.4'ü, bilgi teknolojileri destekli bir bilgi sistemine sahip oldukları ve işleri hem manüel, hem BT yardımıyla yürüttüklerini belirtmişlerdir (Tablo 45 ). Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 169 Tablo 45: Kuruluşların Bilgi Sistemlerini Kurma Durumu F re k an s Y üzde Bilgi S istem leri H en ü z Y eni T a sa rla n ıy o r 1 1.2 Bilgi S istem leri K u rm a F aaliyeti D evam E d iy o r 8 9.6 Bilgi S istem leri K u ru ld u , A n c a k İ ş le r M an ü el Y apılıyor - - Bilgi S istem leri K u ra ld u ,İş le r H e m M an ü el H em B T B e Y apılıyor 41 49.4 Bilgi S istem leri K u r u ld u jş le r T am a m e n B T B e Y apılıyor 33 39.8 T o p lam 83 100 Buradan hareketle şu sonuca varılabilir. Her ne kadar kuruluşlar bilgi teknolojilerine dayalı bilgi sistemlerine sahip olduklarım belirtseler de, işleri hâlâ bilgi teknolojilerinin yanı sıra manüel olarak yürütmektedirler. Bu kuruluşların ancak %39.8'i işleri yürütmede tamamen bilgi teknolojileri kullandıklarım belirtmişlerdir. Bu sorgulamayı kamu-özel ayınım yaparak sürdürdüğümüzde, kamu kuruluşlarının çoğunda (% 65.3"ünde) bilgi sistemleri kurma çalışma­ larının tamamlandığım, ancak işlerin henüz hem manüel, hem BT ile yapıldığı görülürken; özel kuruluşların büyük bir çoğunluğunda (%67.6'sında) bilgi sistemleri kurma faaliyetinin tamamlanarak işlerin büyük ölçüde bilgi teknolojileri yardımıyla yürütüldüğü görülmektedir (Tablo 46). Tablo 46: Kuruluş Türüne Göre Bilgi Sistemlerini Kurma Durumu Frekans (Yüzde) 1* K am u Ö zel T o p lam 1 (1) (2) (3) (4) (5) 2 3 4 S T oplam 32 (65.3) 10 (20.4) 49 (100) - 2 (5 .9 ) 9 (26.5) 23 (67.6) 3 4 (1 0 0 ) 1 (1.2) 8 (9 .6 ) 4 1 (4 9 .4 ) 33 (39.8) 83 (100) 1 (2 ) 6 (12.2) - Bilgi sistemleri henüz yeni tasarlanıyor Bilgi sistemleri k u n n a faaliyeti devam ediyor Bilgi sistemleri kuruldu, ancak işler m anüel yapılıyor Bilgi sistemleri kuruldu, işler hem m anüel hem B T ile yapılıyor Bilgi sistemleri kuruldu, işler tamamen B T ile yapılıyor Kuruluşların bilgi sistemleri kurma durumları faaliyet alanlarına göre değişmektedir. Teknik hizmet üreten kamu kuruluşlarının %70.6'sı ve bakanlık hizmet birimlerinin %73.3'ü bilgisayar destekli bilgi sistemlerini kurduklarım ve işleri hem manüel hem bilgi teknolojileri aracılığı ile yürüttüklerini ifade etmişler­ dir. Diğer taraftan banka ve sigorta kuruluşlarının % 52.6'sı ile inşaat ve imalat kuruluşların % 60'ı bilgi sistemlerini kurup, işleri tamamen bilgi teknolojileri yardımıyla yürüttüklerini belirtmişlerdir. Üniversitelerde ise bilgi sistemleri kurulma faaliyetinin devam ettiği görülmektedir. (Tablo47). 170 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Tablo 47: Faaliyet Alanlarına Göre Bilgi Sistemlerini Kurma Durumu l1 B anka V e S ig o rta 1 (5.3) 2 3 1 (5.3) - 4 S 7 (36.8) 10 (52.6) T oplam 19 (100) T ek n ik H iz-Ö reten K a m u K. - 3 (1 7 .6 ) - 12 (70.6) 2 (1 1 .8 ) 17 (100) B ak an lık H izm et B ilim leri - - - 11 (73.3) 4 (26.7) 15 (100) İn şa a t v e İm a la t - Ü niv ersite - D iğ er - T oplam , 1 a - 2) 1 2 (1 0 ) - 6 (3 0 ) 12(60) 20(100) (33.3) - 2 (33.3) 2 (33.3) 6 (100) "' - - 3 (5 0 ) 3 (5 0 ) 6 (100) 8 (9 .6 ) - 41 (49.4) 33 (39.8) 83 (100) . '(1 ) Bilgi sistemleri henüz yeni tasarlanıyor (2) Bilgi sistemleri kurm a faaliyeti devam ediyor (3) Bilgi sistemleri kuruldu, ancak işler m anüel yapılıyor (4) Bilgi sistemleri kuruldu, işler hem m anüel hem B T ile yapılıyor (5) Bilgi sistemleri kuruldu, işler tam am en B T ile yapılıyor 2) Bilgi Sistemlerini Kuramama Nedenleri . Kuruluşlann bünyelerinde henüz bir bilgi sistemi kuramamış olmalarının değişik nedenleri bulunmaktadır. Bunlar arasında bu sistemlerin yapısı ve sağladığı olanaklar hakkında bilgi sahibi olmama; gerekli donanım, yazılım ve personele sahip olmama; üst yönetimin böyle bir sistem kurma konusunda isteksizliği ve mevcut veri işleme sisteminin yetersiz olması sayılabilir. Araştırmada bilgi sistemleri kuramama nedenleri ile ilgili soruya 45 kuruluş yanıt vermiştir. Bu kuruluşlann büyük çoğunluğu (% 48.9'u) bilgi sistemleri kurmak için gerekli uzman personel yokluğunu temel neden olarak belirtmiş­ lerdir. Bunu %24.4 oranla sistemler hakkında yeterli bilgi sahibi olmama ve % 22.2 oranla yönetim bilgi sistemini destekleyecek bir veri işleme sisteminin bulunmayışı izlemektedir (Tablo 48). Kamu ve özel kuruluşlar bilgi sistemleri kuramamada başhca neden olarak bu sistemleri kurmak için gerekli uzman personel yokluğunu belirtmişlerdir. Bu nedeni kamu kesiminde mevcut veri işleme sisteminin yönetime gerekli bilgileri sunmada yeterli bulunmayışı; özel kesimde ise sistemler hakkında yeterli bilgi sahibi olmama izlemektedir Faaüyet alanlarına göre bilgi sistemleri kurmama nedenlerine bakıldığında; üniversiteler dışında tüm faaüyet alanları için birinci neden yine gerekü uzman personel yokluğu olduğu görülür. Üniversiteler birinci neden olarak mevcut veri işleme sisteminin yönetime gerekü bilgiler sunmada yeterü bulunmayışım ileri sürmüşlerdir. Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 171 Tablo 48: Kuruluşların Yönetim Destek Sistemleri Kuramama Nedenleri F re k an s (Y ü zd e) Ö zel T o p lam 3 2 1‘ 7 (21.2) K am u 5 ( 1 5 .2 ) 4 17(51.5) 5 .3 (9.1) 6 9 (27.3) T o p lam 33 (100) 11(33.3) 4 (3 3 .3 ) 2 (16.7) 5 (41.7) 3 (2 5 ) 1 (8.3) 1(8.3) 12 (1 0 0 ) 1 1 (24.4) 7 (15.6) 22 (48.9) 6 (1 3 .3 ) 10(22.2) 12 (26.7) 4 5 (1 0 0 ) ‘(1) Sistemler H akkında Yeterli Bilgi Sahibi Olm am a (2) Sistemleri Kurm ada Üst Yönetimin Olum suz Yaklaşım ı (3) Sistemleri Kurm ak İçin Gerekli Uzman Personel Yokluğu (4) Sistemlerin Yarar Sağlam ayacağı Düşüncesi (5) YBS'ni Destekleyecek B ir Veri işleme Sisteminin Henüz Geliştirilmemiş Olması (6) M evcut Veri İşleme Sisteminin Yönetime Gerekli Bilgileri Sunmada Yetersizliği Bilgi sistemi kuramamada ikinci neden; banka ve sigorta kuruluşları için sistemler hakkında yeterli bilgi sahibi olmama; teknik hizmetler üreten kamu kuruluşları için kuruluşta yönetim bilgi sistemini destekleyecek henüz bilgisayar destekli veri işleme sisteminin bulunmayışı; bakanlık hizmet birimleri için mevcut veri işleme sisteminin yönetime gerekli bilgileri sunmada yeterli bulunma­ yışı ve inşaat ve imalat kuruluşları için bu sistemler hakkında yeterli bilgi sahibi olmama olduğu görülmektedir (Tablo 49). Tablo49: Faaliyet Alanlarına Göre Kuruluşların Yönetim Destek Sistemleri Kurmama Nedenleri F rek an s (Yüzde) 3 2 1* 5 4 6 T oplam B anka V e S ig o rta 3 (37.5) - 5 (62.5) - - 1 (12.5) 8 (100) T ek n ik H iz m e t Ü reten K am u K u ru lu şu 4 (3 0 .8 ) 1(7.7) 6 (46.2) - 5 (38.5) 5 (38.5) 13 (100) 2 (2 0 ) 1 (1 0 ) 3 (30) 10 (100) 3 (3 0 ) 5 (5 0 ) 2 (2 0 ) İ n şa a t V e im a la t Sanayi 1 (12.5) 3 (37.5) 3 (37.5) 3 (37.5) 3 (37.5) , 1(12.5) 8 (100) Ü n iversiteler 1 (33.3) - - 1 (33.3) 1 (33.3) 3 (100) - - 3 (100) - - - 3 (100) 1 1 (2 4 .4 ) 7 (1 5 .6 ) 22(48.9) 6 (1 3 .3 ) 10(22.2) 12 (26.7) 45 (100) B akanlık H izm et B irim leri D iğer T oplam ‘(1) (2) (3) (4) (5) (6) 2 (66.7) Sistemler H akkında Yeterli Bilgi Sahibi Olm ama Sistemleri K urm ada Ûst Yönetimin Olum suz Yaklaşımı Sistemleri K urm ak İçin Gerekli Uzm an Personel Yokluğu Sistemlerin Y arar Sağlamayacağı Düşüncesi YBS'ni Destekleyecek B ir Veri işleme Sisteminin Henüz Geliştirilmemiş Olması Mevcut Veri İşleme Sisteminin Yönetim e Gerekli Bilgileri Sunm ada Yetersizliği 3) K urm a H azırlığı Y ürütülen Yönetim D estek Sistemleri Bilgi sistemleri kurma hazırlığı ile ilgili sorulan soruya %89'a varan oranda yanıt alınamamıştır. Bu nedenle, kurma hazırlığı yürütülen bilgi sistemlerinin hangileri olduğu oldukça az sayıda katılımla tespit edilmiştir. Buna göre, en çok 172 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim (% 33.7) kurma hazırlığı içinde olunmayan sistem uzman sistemler, en çok (% 28.9) kurma hazırlığı içinde olunan sistemin ise karar destek sistemi olduğu görülmektedir (Tablo 50). Veri işleme sistemi araştırmaya katılan kuruluşların ' büyük bir bölümünde var olduğu için bu sistemleri kurma hazırlığı içinde olan kuruluşları oldukça düşük oranlarda (% 8.4) kalmıştır. Diğer taraftan kurma hazırlığı ağırlıkla yürütülen sistemler arasında; %25.3 oranla yönetici destek sistemi ve %24.1 oranla yönetim bilgi sistemi olmaktadır. Uzman sistemleri kurma hazırlığının oldukça düşük düzeylerde olduğu görülmektedir. Tablo 50: Kurma Hazırlığı Yürütülen Yönetim Destek Sistemleri F re k a n s (Y üzde) K u rm a H azırlığı V ar T o p lam 2 (2 .4 ) 7 (8 .4 ) 83 (100) 5 (6 ) 2 0 (2 4 .1 ) 83 (100) 18 (21.7) 24 (28.9) 83 (100) 45 (54.2) 1 7(20.5) 21 (25.3) 83 (100) 4 4 (5 3 ) 2 8 (3 3 .7 ) 11(13.3) 83 (100) Y a n ıt Y o k K u rm a H azırlığı Y ok V eri İşlem e Sistem i 7 4 (8 9 .2 ) Y ö n etim Bilgi Sistem i 58 (69.9) K a r a r D estek Sistem i 41 (49.4) Y önetici D estek Sistem i U zm an Sistem i 4)Yönetim Destek Sistemlerinin Kurulmasını Öneren Birimler Bilgi sistemlerinin kurulma önerisi kurum içinden bilişim yöneticileri ve sorumluları ile orta ve üst yönetimden gelebileceği gibi, kurum dışından bir da­ nışman kuruluş ya da uzman tarafından gelebilmektedir. Araştırmaya yanıt veren kuruluşlarda bu sistemlerin kurulma önerisinin çoğunlukla (% 80.7 oranla) üst ve orta yönetimden geldiği görülmektedir. Kuruluşların bilişimden sorumlu BİM yöneticilerinin önerileri ile bilgi sistemleri kuran kuruluşların oram %15.7 olmuştur. Diğer taraftan kurum dışı danışmanlardan yararlanma oram oldukça düşük düzeyde (% 1.2) bulunmaktadır. Kamu ve özel kesimde yer alan kuruluş­ larda bilgi sistemleri kurma isteminin çoğunlukla hangi kaynaktan geldiği incelendiğinde , her iki kesimde de ağırlıklı olarak üst ve orta yönetimden geldiği görülür. Bilgi sistemleri kurma önerisinin danışmandan geldiğini belirten bir kuruluş ise kamu kesiminde çalışmaktadır (Tablo 51). Tablo 51 Kuruluş Türüne Göre Yönetim Destek Sistemlerinin Kurulmasın İsteyen Birimler Frekans(Yüzde) K am a D anışm an B İM O r ta V e Ü st Y önetim T o p lam 2(4) 1 (2 ) 7 (1 4 .3 ) 39 (79.6) 49 (100) - 6 (17.6) 28 (82.4) 1 (1.2) 13 (15.7) 67 (8 0 .7 ) ■'d* 2 (2 .4 ) /—■s O o Ö zel T o p lam Y a n ıt Y o k 83 (100) Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 173 Bilgi sistemlerinin kurulmasını isteyen birimlerin faaliyet alanlarına göre dağılımı incelendiğinde; danışman önerisi ile bilgi sistemi kurduğunu belirten kuruluşun teknik hizmetler üreten kamu kuruluşu olduğu ortaya çıkmaktadır. BÎM önerisi ile bilgi sistemleri kuran kuruluşların çoğunun banka ve sigorta ile inşaat ve imalat sanayi faaliyet alanında çalıştıkları; üst ve orta yönetimin önerisi ile kuran kuruluşların ağırlıklı olarak bakanlık hizmet birimleriyle teknik hizmet üreten kamu kuruluşları olduğu görülmektedir (Tablo 52). Tablo 52: Faaliyet Alanlarına Göre Yönetim Destek Sistemlerinin Kurulmasını İsteyen Birimler F re k an s (Y üzde) Y a n ıt Y o k D anışm an B ÎM O r ta V e Ü st Y önetim T oplam B anka Ve S ig o rta 2 - 4 (20) 15 (78.9) 19 (22.9) 1 (5.9) 1 (5.9) 1 (5.9) 14(82.4) 17(20.5) - - 2 (13.3) 13 (86.7) 15(18.1) - - 4 (2 0 ) 16 (80) 20 (24.1) 1 (16.7) - 1 (16.7) 4 (6 6 .7 ) 6 (7 .2 ) T ek n ik H izm et Ü reten K am u K. H a k a n lık H izm et B irim i in şa at v e im a la t Ü niversite D iğer T oplam - - 1(1 6 .7 ) 5 (83.3) 6 7.2) 2 (2 .4 ) 1 (1.2) 13 (15.7) 67 (80.7) 83 (100) 5) Yönetim D estek Sistem lerinin K urulm asında K arşılaşılan S orunlar Kuruluşlar bilgi sistemlerini kurarken temel olarak şu sorunlarla karşılaşmaktadır: Donanım yetersizliği, yeni yazılımlara ihtiyaç duyma, nitelikli personel istihdam etme ihtiyacı, kullanıcıların bilgi ihtiyaçlarının doğru ve eksiksiz belirlenmesindeki güçlükler, standart ve prosedürlerin oluşturul­ masında kullanıcı ve işin sahibi kişilerin olumsuz tavır takınması, üst yönetimin yeterli desteği sağlayamaması ve gerek kullanıcıların gerek BÎM personelinin eğitime ihtiyaç duyması. Araştırmaya yanıt veren kuruluşların bilgi sistemlerini kurarken karşılaştıkları sorunların başında, yeni yazılımlara ihtiyaç duymanın geldiği görülmektedir. Nitekim yanıt veren kuruluşların % 66 'sı bilgi sistemlerini kurarken yeni yazılımlara ihtiyaç duyduklarım belirtmişlerdir. Bu sorunu kuruluşların % 63'nün belirttiği nitelikli personel ihtiyacının doğduğu izlemek­ tedir. Kuruluş türüne göre bu aşamada karşılaşılan sorunlar farklılık göstermek­ tedir. Kamu kuruluşları sırasıyla nitelikli personele, yeni yazılımlara ve personelin eğitimine ihtiyaç duyduklarım belirtirken, özel kuruluşlar başta yeni yazılımlara ihtiyaç duyma olmak üzere nitelikli personel istihdamı ve donanım yetersizliğinden sözetmişlerdir (Tablo 53). Faaliyet alanlarına göre kuruluşların 174 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim bilgi sistemlerini kurarken karşılaştıkları temel sorunlar Tablo 54' de gösteril­ miştir. Birinci sorun olarak banka ve sigorta kuruluşları, teknik hizmetler üreten kamu kuruluşları ve bakanlık hizmet birimleri yeni yazılımlara ihtiyaç duyduk­ larım belirtirken, inşaat ve imalat kuruluştan nitelikli personel istihdam gereksinimini ileri sürmüşlerdir. Tablo 53 Kuruluş Türüne Göre Yönetim Destek Sistemlerini Kurmada Karşılaşılan Sorunlar 3 5 4 7 6 T oplam F re k an s (Y üzde) 1' 2 K am u 25 (53.2) 38 (80.9) 39 (83.0) 11 (23.4) 26 (55.3) 21 (44.7) 35 (74.5) Ö zel 21 (61.8) 28 (82.4) 24 (70.6) 4 (11.8) 21 (61.8) 7 (20.6) 19 34 (100) (55.9) T o p lam 46 (56.8) 66 (81.5) 63 (77.8) 15 (18.5) 47 (58.0) 28 (34.6) 54 (66.7) 47(100) 81 (100) ‘(1) D onanım lar yetersiz kaldı. (2) Yeni yazılım lara ihtiyaç doğdu. (3) Nitelikli personel istihdamı gerekli oldu. (4) Ü st yönetimden gerekli destek sağlanamadı. (5) Kullanıcının bilgi ihtiyaçının doğru ve eksiksiz belirlenmesinde güçlükler oldu. (6) Kullanıcıların işin standart ve prosedürlerine karşı olumsuz tavır talandı. (7) BİM personelin ve kullanıcıların eğitimine ihtiyaç duyuldu. Tablo 54: Faaliyet Alanlarına Göre Yönetim Destek Sistemlerini Kurmada Karşılaşılan Sorunlar T 2 3 4 5 6 7 T oplam B anka Ve S ig o rta 12(66) 15 (83) 13 (72) 3 (1 6 ) 11(61) 4 (2 2 ) 9 (5 0 ) 18 (100) T ek .H iz.Ü reten K am u K. 9 (5 6 ) 13 (81) 11(6 8 ) 4 (2 5 ) 1 1 (6 8 ) 9 (5 6 ) 12 (75) 16 (100) B ak an lık H izm et B irim i 9 (6 0 ) 1 4 (9 3 ) 13 (86) 3 (2 0 ) 6(40) 5(33) 10(66) 15 (100) in ş a a t V e im a la t 16 (80) F re k an s (Y üzde) 9 (45.0) 1 4 (7 0 ) 3 (1 5 ) 12 (60) 6 (3 0 ) 15(75) 20 (100) Ü n iv ersite 3 (5 0 ) 4 (6 6 ) 4 (66) . 1 (1 6 ) 2 (3 3 ) - 4 (6 6 ) 6(100) D iğ er 4 (6 6 ) 6 (100) 6 (1 0 0 ) 1 (1 6 ) 5 (8 3 ) 4 (6 6 . 4 (6 6 ). 6(100) 4 6 (5 6 ) 6 6 (8 1 ) 6 3 (7 7 ) 15 (18) 4 7 (5 8 ) 2 8 (3 4 ) T oplam ‘(1) Donanım lar yetersiz kaldı. (2) Yeni yazılım lara ihtiyaç doğdu. (3) Nitelikli personel istihdamı gerekli oldu. (4) Üst yönetimden gerekli destek sağlanamadı. (5) Kullanıcının bilgi ihtiyaçının doğru ve eksiksiz belirlenmesinde güçlükler oldu: (6) K u l l a n ı c ı l a r ı n i ş i n s t a n d a r t ve prosedürlerine karşı olumsuz tavır takındı. (7) BİM personelin ve kullanıcıların eğitimine ihtiyaç duyuldu. 54 (66) 8 1 (1 0 0 ) Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 175 6) Yönetim Destek Sistem leriyle G erçekleştirilm ek İstenen Hedefler Bilgi teknolojileri ve sistemlerinden gerçekleştirilmek istenen hedeflerin tespiti amacıyla somlan soruyu 79 kuruluş yanıtlamıştır. Bunların %87.3'ü gibi büyük bir kesimi, bilgi teknolojileri ve sistemlerinden daha iyi hizmet sunmaya yardımcı olma hedefim gerçekleştirmeyi beklediklerini belirtmişlerdir. Kuruluş­ ların % 86.'i yönetime zamanlı bilgiler sunarak karar almada etkililik sağlama, % 73.4 'ü raporların sunduğu bilgilerin niteliğini artırma hedeflerini gerçekleş­ tirmeyi amaçladıklarım ifade etmişlerdir. Bu sistemler aracılığı ile politika geliştirme hedefini gerçekleştirmeyi amaçlayan çok az kuruluşun (% 24 ) olduğu görülmektedir. Kuruluş türüne göre bilgi sistemlerinden gerçekleştirilmesi istenen hedefler farklılık göstermektedir. Kamu kuruluşları ilk sırada bilgi sistemlerin ve teknolojilerin daha iyi hizmet sunma hedefini gerçekleştirmesini beklerken; özel sektör kuruluşları bu sistemlerin ve teknolojilerin yönetime zamanlı bilgiler sunarak karar almada etkililik sağlamayı amaçladıklarım belirtmişlerdir (Tablo 55). Bilgi sistemleri yoluyla rekabet avantajı elde etme amacı, doğal olarak özel kuruluşlarda kamuya göre daha ön plandadır. Tablo 55:Kuruluş Türüne Göre Yönetim Destek Sistemleri İle Gerçekleştirmek İstenen Hedefler F rek an s (Y üzde) 1‘ 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 T oplam K am u 37 (82) 37 (82) 29 (64) 24 (53). 19 (42) 16 (35) 8 (17) 41 (91) 29 (64) 17 (37) 6 (13) 45 (100) Ö zel 20 (58) 31 (91) 17 (50) 26 (76) 22 (64) 14 (41) 11 (32) 28 (82) 29 (85) 14 (41) 23 (67) 34 (100) • 57 (72) 68 (86) 46 (58) 50 (63) 41 (51) 30 (38) 19 (24) 69 (87) 58 (73) 31 (39) 29 (36) 79 (100) T oplam 1 (1) Raporların H azırlık Zam anından T asarruf (2) Yönetime Zam anlı Bilgi Sunarak Karar Alm ada Etkililik (3) Raporların Sunduğu Bilgilerin Niteliğini Artırm a (4) Yönetsel Verimlilikte Artış (5) işte Başarı (6) Yönetimin İyileştirilmesi (7) Politika Geliştirmede Etkililik (8) Daha İyi Hizmet (9) Sistem Bütünlüğü (10) İşte Y enilik (11) Rekabet Avantajı Sağlamak Araştırmaya yanıt veren 18 banka ve sigorta kuruluşun tamamı; teknik hizmetler üreten kuruluşların %93.8'i ; bakanlık hizmet birimlerinin tamamı ve üniversite kuruluşların % 75 'i sistemlerin daha iyi hizmet sunma amacını gerçekleştirmesini beklediklerini belirtirlerken, inşaat ve imalat sanayi 176 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim kuruluşların % 90'ı bu sistemlerin yönetime zamanlı bilgiler sunarak karar almada etkililik sağlama amacına hizmet etmesini hedeflediklerini ifade etmişlerdir (Tablo 56). Tablo 56 Faaliyet Alanlarına Göre Yönetim Destek Sistemleri İle Gerçekleştirmek İstenen Hedefler F re k an s (Y üzde) 2 3 4 5 6 7 9 10 B anka Ve S ig o rta 1 16 (88) 16 (88) 9 (50) 13 (72) 12 (66) 8 (44) 7 (38) - 8 18 (100) 15 (83) 8 11 (44) (61) 11 T oplam 18 (100) T ek n ik H izm et Ü reten K .K . 14 (87) 15 (93) 14 (87) 8 (50) 9 (56) 6 (37) 2 (12) 15 (93) 11 (68) 8 2 (50) (12) 16 (100) B akanlık H izm et Bir. 11 (73) 13 (86) 7 (46) '-8 (53) 5 (33) 5 (33) 3 (20) 15 (100) 10 (66) 6 (40) 15 (100) in şa a t Ve im a la t 12 (60) 18 (90) 12 (60) 16 (80) 11 (55) 9 (45) 5 (25) 14 (70) 16 (80) -8 14 (40) (70) 20 (100) Ü niv ersite 2 (50) 1 (25) 1 (25) - 2 (50) - - 3 (75) 1 (25) D iğer 2 (33) 5 (83) 3 (50) 5 (83) 2 (33) 2 (33) 2 (33) 4 (66) T o p lam 57 (72) 68 (86) 46 (58) 50 (63) 41 (51) 30 (38) 19 (24) 69 (87) - 4 (100) 5 (83) 1 2 (16) (33) 6 (100) 58 (73) 31 (39) 79 (100) - 29 (36) b. Yönetim Destek Sistemlerini K ullanm a Bu kısımda, araştırmaya katılan kuruluşların bilgisayar destekli bilgi sistemlerini kullanmadaki mevcut durum; bu sistemlerin kaç yıldır kullanıldığı; kuruluş bünyesinde bu sistemlerin hangi birim ya da birimler tarafından yönetil­ diği; bunların yönetiminde karşılaşılan belli başlı sorunların neler olduğu ve bu sistemlerden beklenen hedeflerin ne ölçüde gerçekleştirilebildiği üzerinde durulacaktır. 1) M evcut D urum Kuruluşların halihazırda sahip olduğu sistemlerin neler olduğuna ilişkin soruya verilen yanıtlardan, bu sistemlerin hangi yoğunlukta kullanıldığı görülmektedir. Nitekim en temel sistem olan Ve diğer sistemlerin sağlıklı çalışabilmesi için zorunlu olan veri işleme sistemine araştırmaya yanıt veren hemen hemen tüm kuruluşların sahip olduğu ortaya çıkmaktadır. Bu sisteme dayalı olarak geliştirilen diğer sistemlerin giderek azalan sayıdaki kuruluşlarda kurulduğu gözlenmektedir. Öyle ki , uzman sistemler oldukça az sayıdaki kuruluşlarda( yanıt veren kuruluşlara %7.2'sinde) bulunmaktadır ( Tablo 57). Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırm ası 177 Tablo 5.7 Kuruluşlarda Mevcut Olan Yönetim Destek Sistemleri F re k a n s Y üzde V eri İşlem e Sistem i (V İS) 81 97.6 Y ö n etim Bilgi S istem i (YBS) 57 68.7 K a r a r D estek Sistem i (K D S) 28 33.7 Y ön etici D estek Sistem i (Y Ö D S) 29 34.9 U zm an S istem (US) 6 7.2 Bilgi S istem leri Kuruluş türüne göre sahip olunan bilgi sistemlerinin dağılımı incelendiğinde, kamu kesiminde veri işleme sistemi ve yönetim bilgi sisteminin ağırlıklı olduğu görülürken, özel kesimde yönetim bilgi sistemi, karar destek sistemi ve yönetici destek sistemine daha çok sayıda kuruluşun sahip olduğu ortaya çıkmaktadır (Tablo 58). Nitekim araştırmaya katılan 49 kamu kuruluşunun tamamı bilgi­ sayar destekli veri işleme sistemine ve % 55.1'i yönetim bilgi sistemine; 34 özel sektör kuruluşunun % 88.2'si yönetim bilgi sistemine, % 50'si karar destek sistemine ve %47.1'i yönetim destek sistemine sahiptir. Çok az sayıdaki kuruluşun kullandığı uzman sistemlere kamu ve özel kuruluşlar eşit sayıda sahiptir. Tablo 58: Kuruluş Türüne Göre Mevcut Yönetim Destek Sistemleri Frekans(Y üzde) V İS YBS KDS YDS US T o p lam K am u 4 9 (1 0 0 ) 27 (5 5 .1 ) 11 (22.4) 13 (26.5) 3 (6 .1 ) 49(100) Özel 3 2 (9 4 .1 ) 3 0 (88.2) 17 (50) 16 (47.1) 3 (8.8) 3 4 (1 0 0 ) T o p lam 81 (97.6) 57 (68.7) 28 (33.7) 29 (34.9) 6(7.2) 83 (100) Yönetim destek sistemlerine sahip olan kuruluşların faaliyet.alanlanna göre dağılımı incelendiğinde, şu sonuçlara ulaşılmaktadır (Tablo 5 9): - Üniversitelerin %83.3'ü ve diğer başlığı altmda toplanan alanlarda! çalışanları hepsi veri işleme sistemlerine sahip olduklarım belirtmiştir. ; - Yönetim bilgi sistemlerine diğer başlık altmda toplanan faaliyet alanında! çalışan kuruluşların tamamı; banka ve sigorta kuruluşların % 84.2'si, inşaat ve imalat kuruluşların %75'i sahiptir. - Diğer başlığı altmda yer alan kuruşların %83.3'ü ; banka ve sigorta kuruluşların %52.2'si ve - inşaat ve imalat kuruluşların %35'i karar destek sistemlerine sahip olduklarını belirtmiştir. -Yönetici destek sistemine diğer başlığı altmda yer alan kuruluşların % 66.7'si ile inşaat ve imalat kuruluşların % 50'si sahiptir. - Teknik hizmet üreten kamu kuruluşları ile üniversitelerde uzman sistemlere sahip olmadıkları görülürken, banka ve sigorta kuruluşların %10.5'i, bakanlık hizmet birimlerinin %6.7'si ve diğer başlığı altmda yer alan kuruluşların %33.3'ü uzman sistemlere sahip olduklarını belirtmişmiştir. 178 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Tablo 59 Faaliyet Alanlarına Göre Mevcut Yönetim Destek Sistemleri Frekans (Yüzde) VİS YBS KDS B anka V e S ig o rta 19 (100) 16 (84.2) 10 (52.6) 7(36.8) 2 (10.5) 19(100) T ek n ik H izm et Ü reten K am n K. 17 (100) 6 (35.3) 3 (17.6) 2(11.8) - 17(100) B ak an lık H izm et B irim leri 15 (100) . 10(66.7) 2 (13.3) 5 (33.3) 1 (6 .7 ) 15 (100) İn şa a t V e İm a la t . Sanayii 2 0 (1 0 0 ) 1 5 (7 5 ) 7 (3 5 ) 10 (50) 1 (6 .7 ) 20 (100) Ü niversite 5 (83.3) 4 (66.7) 1 (16.7) 1 (16.7) - 6 (1 0 0 ) D iğer 5 (83.3) 6 (1 0 0 ) 5 (83.3) 4 (6 6 .7 ) 2 (33.3) 6(100) 81 (97.6) 57 (68.7) 28 (33.7) 29 (34.9) 6 (7 .2 ) 8 3 (1 0 0 ) T o p lam US YDS T oplam Bilgisayar kullanım yılına göre kuruluşları sahip oldukları bilgi sistemlerinin neler olduğu sorgulandığında, bilgisayar kullanım yılı arttıkça bu sistemlerin kurulma oranın da artış gösterdiği görülmektedir (Tablo 60). Nitekim bilgisayar kullanım yılı 15 yıl ve üzerine çıktığında, tüm bu sistemlere sahip olan kuruluş sayısı artış göstermektedir. Bir yıldan az bilgisayar kullanan bir kuruluşun hem veri işleme hem de yönetim bilgi sistemine sahip olduğunu görmekteyiz. Ancak bu süre her iki sistemi kurma ve etkili çalıştırma bakımından yeterli değildir. Diğer taraftan bilgisayar kullanım deneyimi en az 5 ile 9 yıl arasında bulunan kuruluşların karar destek, yönetici destek ve uzman sistemlere sahip oldukları görülmektedir. Tablo 60 Bilgisayar Kullanım Yılına Göre Mevcut Yönetim Destek Sistemleri Frekans (Yüzde) VİS YBS KDS YDS US T o p lam 1 Y ıld an Az 1 (100) 1(100) - - - 1 - 4 Yıl 1 (100) - - - - 1 (100) 5 - 9 Y ıl 17(94.4) 12(66.7) 8 (44.4) 5 (27.8) 1 (5 .6 ) 18(100) 1 0 - 1 4 Yıl 1 (1 0 0 ) 13 (100) 11(84.6) 3 (23.1) 7 (5 3 .8 ) - 13 (100) 15 Y ıl Ve D aha Fazla 49 (98.0) 33 (66.0) 17 (34.0) 1 7(34.8) 5 (1 0 ) 50 (100) T oplam 81(97.6) 5 7 (6 8 .7 ) 28 (33.7) 29 (34.9) 6 (7 .2 ) 83 (100) Kuruluşların sahip oldukları bilgi sistemleri ve kurum içi ve dışı kullandıkları iletişim yolu birlikte değerlendirildiğinde şu sonuçlara ulaşılmaktadır: - Kurum içi iletişimde mekanik ve manüel yolu kullanan kuruluşlarda yalnızca veri işleme ve yönetim bilgi sistemi bulunurken, iç iletişimi manyetik ortamda gerçekleştiren kuruluşlarda uzman sistemler dışında hepsi Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 179 bulunmaktadır. Bu iletişimde Online ve hem manyetik hem online yolu bir arada kullanan kuruluşlarda bu sistemlerin hepsi bulunmaktadır (Şekil 19 ). Şekil 19: Kurum İçi İletişim Yoluna Göre Mevcut Yönetim Destek Sistemleri 2,0r Ar % Q, % \ ° X . Kurum İçi İletişim Yolu Kurum içi iletişimde manyetik ortamı kullanan kuruluşlarda ağırlıklı olarak yönetici destek sistemleri bulunmaktadır. Bu sistemleri sırasıyla yönetim bilgi sistemi ve karar destek sistemleri izlemektedir. Uzman sistemleri bulunan kuruluşların kurum içi iletişim yolu online ve manyetik ve önline'ı bir arada bulunduran kuruluşlar olduğu görülür. - Kurum dışı iletişimde mekanik ve manüel yolu kullandıklarım belirten kuruluşlar uzman sistemler hariç diğer sistemlere sahip olduklarım belirtmiş­ lerdir. Ancak bu sistemler mekanik ve manuelden oluşan bu tür iletişim yoluyla etkili sonuçlar üretemezler. Dolayısıyla araştırmada kururuluşlann bir kısmı her ne kadar bu sistemler sahip olduklarım belirtmiş olsalar da, bu sistemler için gerekli alt yapıya sahip olmadıkları söylenebilir. Diğer taraftan kurum dışı iletişimde online yolu kullanan kuruluşların belirtilen bilgi sistemlerine sahip oldukları görülmektedir (Şekil 20). Kurum dışı iletişimi mekanik ve manüel yürütmesine rağmen kimi kuruluşların iletişimde en azından manyetik ortam kullanmayı gerektiren veri işleme sistemi, yönetim bilgi sistemi ve özellikle karar destek sistemleri ile yönetici destek sistemleri kurduklarım belirtmeleri iki şekilde yorumlanabilir. Birincisi, araştırmaya bu konuyla ilgili soruya anlamlı yanıtlar verilmediği bu türlü bir sorgulama ile bu durumun ortaya çıktığı düşünülebilir. İkincisi ise, daha 180 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim iyimser bir yaklaşımla, sözü edilen sistemler kurulmuş olmasına rağmen henüz bunlar için gerekli alt yapının oluşturulamadığı söylenebilir. Kurum dışı iletişim­ de manyetik ortamı kullanan kuruluşlarda ağırlıkh olarak yönetici destek sistemi, yönetim bilgi sistemi ve veri işleme sistemlerinin bulunduğu görülmektedir. Şekil 20: Kurum Dışı İletişim Yoluna Göre Mevcut Yönetim Destek Sistemleri Kurum Dışı İletişim Yolu Kurum dışı iletişimi online yürüten kuruluşlarda yine ağırlıklı olarak kullanılan sistemler arasında; yönetici destek sistemi, yönetim bilgi sistemi, karar destek sistemleri ve uzman sistemler bulunmaktadır. Kuruluşların iletişimde sahip oldukları ağlara göre hangi bilgi sistemlerine sahip oldukları incelen­ diğinde, herhangi bir iletişim ağı olmayan kuruluşlarda bile veri işleme, yönetim b ilg i, karar destek ve yönetici destek sistemlerine sahip oldukları görülmektedir (Şekil 21). İletişim ağı LAN ve WAN olan kuruluşlar ağırlıklı olarak yönetim bilgi sistemi ve yönetici destek sistemlerine sahiptirler. Uzman sistem kullanan kuruluşların LAN ile LAN ve WAN'i bir arada kullanan kuruluşlar olduğu görülmektedir. Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 181 Şekil: 21: Mevcut İletişim Ağına Göre Mevcut Yönetim Destek Sistemleri 2) Yönetim Destek Sistemlerini Kullanma Deneyimi Kuruluşların bilgi sistemlerini kullanma deneyimi sistemlere göre değişmektedir. Veri işleme sistemleri diğer sistemlerin kurulması ve etkili işlemesi için kaçınılmaz olan temel sistemdir. Bu sistemlerin üzerine yönetim bilgi, karar destek, yönetici destek ve uzman sistemler kurulabilir. Araştırmaya katılan kuruluşların bu sistemleri kullanma deneyimlerinin dağılımı Tablo 61'de verilmiştir. Tablo 61 Kuruluş Türüne Göre Yönetim Destek Sistemlerini Kullanma Deneyimi K A Y a n ıt Y ok Ö Z M U 1‘ 2 3 Y a n ıt Y ok 4 E L 1 2 3 4 T oplam 3(3) - 7 (8 ) 11(13 28 (33) 2 (2 ) 1(1) 8 (9 ) 9 (1 0 ) 1 4(16) 83 (100) YBS 25 (30) 2 (2 ) 9 (1 0 ) 1 0 (1 ) 3 (3 ) 5 (6 ) 1 (1 ) 1 7 (2 0 ) 8 (9 ) 2 (2 ) 83 (100) K DS 3 9 (4 7 ) 1 (1 ) 3 (3 ) 4 (4 ) 2 (2 ) 18 (21) KD 8 (9 ) 5 (6 ) 2 (2 ) 83 (100) YDS 3 7 (4 4 ) - 5 (6 ) 4 (4 ) 3 (3 ) 17 (20) 1 (1 ) 1 0(12) 3 (3 ) 3 (3 ) 83 (100) 46(55) - 1 (1 ) 2 (2 ) - 3 1 (3 7 ) v is US ‘ (1 )1 Y ıldan Az (2) 1-5 Y ü (3) 5-10 YU (4 )1 0 Y U danÇ ok - 3 (3 ) - - 83 (100) 182 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Araştırmaya yanıt veren kuruluşların tümü dikkate alındığında, gerek kamu gerek özel kesimde veri işleme sisteminin ağırlıklı olarak 10 yıldan fazla kullanıldığı görülmektedir. Bu sonuç, bilgisayar kullanan kuruluşların 1980'li yılların başlarından itibaren veri işleme sistemlerini kurduklarım göstermektedir. Bu tarih ülkemizin dışarıya açılarak kabuk değiştirmeye başladığı ve bilgi teknolojilerinin özellikle bilgisayarların yaygın olarak kuruluşlara girmeye başladığı dönemlere karşılık gelmektedir. Yönetim bilgi ve karar destek sistemlerine sahip olan kuruluşlar bu sistemleri çoğunlukla beş ilâ on yıl arasında değişen süreden beri kullandıklarını belirtmişlerdir. Diğer taraftan özel sektörde çalışan kuruluşların yönetim destek ve uzman sistemlerini bir ilâ beş yıldan beri kullandıkları görülürken; kamu kuruluşlarının yönetim destek sistemlerini bir ilâ beş yıl, uzman sistemleri beş ilâ on yıldan beri kullandıkları anlaşılmaktadır. Bilgi sistemleri kullanım deneyimlerinin faaliyet alanlarına göre dağılımı incelendiğinde şu sonuçlara ulaşılmaktadır. Veri işleme sistemi tüm faaliyet alanlarında on yıldan fazla kullanılmaktadır. Yönetim bilgi sistemi banka ve sigorta kuruluşları ile inşaat ve imalat kuruluşlarında bir ilâ beş yıl arasında; bakanlık hizmet birimleri ve inşaat ve imalat kuruluşları ise beş ilâ on yıldan beri kullanılmaktadır. K arar destek sistemlerinin inşaat ve imalat sanayiinde bir ilâ beş yıl; banka ve sigorta şirketleri ile bakanlık hizmet birimlerinde beş ilâ on ve teknik hizmetler üreten kamu kuruluşlarında on yıldan fazla kullanıldığı görülmektedir. Yönetici destek sistemleri ise banka ve sigorta kuruluşları ile inşaat ve imalat sanayiinde bir ilâ beş yıl; bakanlık hizmet birimlerinde beş ilâ on yıl; teknik hizmetler üreten kamu kuruluşlarında ise on yıldan beri kullanılmaktadır. Uzman sistemleri ise, banka ve sigorta şirketleri ve bakanlık hizmet birimlerince beş ilâ on yıl; inşaat ve imalat kuruluşlarınca bir ilâ beş yıldan beri kullanmaktadır. 3) Yönetim Destek Sistemlerini Yöneten Birimler Araştırmaya yanıt veren kuruluşlarda yönetim destek sistemleri, başta bilgi işlem merkezleri olmak üzere, diğer ilgili bölümler ve organizasyon bölümü tarafından yönetilmektedir (Şekil 2 2 ). Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 183 Şekil 22 Mevcut Yönetim Destek Sistemlerini Yöneten Birimler Kuruluşların %69.6'sında bu sistemlerin bilgi işlem merkezleri tarafından yönetildiği göze çarpmaktadır. Kimi kuruluşlarda ise bu sistemlerin yönetiminin kuruluşun tüm birimlerinin sorumluluğunda olduğu belirtilmiştir. Diğer taraftan bazı kuruluşlarda ise organizasyon bölümlerinin bilgi sistemi kurma ve yönetme sorumluluğunu taşıdıkları görülmektedir (Şekil 23). Kuruluş türüne göre araştırmaya katılan kuruluşlarda bilgi sistemlerini yöneten birimlerin dağılımı farklılık göstermektedir. Kamu kuruluşlarında bilgi sistemlerini yönetmede bilgi işlem merkezleri %71 oranla en ağırlıklı bölümü oluşturmaktadır. Bunu %60 oranla kütüphane, haberleşme merkezi, personel muhasebe vb. gibi çeşitli birimleri kapsayan diğer birimlerin izlediği görülmektedir. Diğer taraftan özel kesimde çalışan kuruluşlarda organizasyon bölümlerinin bilgi sistemlerinin yönetiminden birinci derecede sorumlu oldukları görülmektedir, ikinci olarak, ilgili tüm birimlerin sorumlu olduğu anlaşılmaktadır. Özel sektör kuruluşlarında bilgi işlem merkezlerinin bilgi sistemlerinin yönetiminde önemli bir yere sahip olmadıkları ortaya çıkmaktadır. Araştırmaya katılan kuruluşlarda bilgi sistemlerini yöneten birimlerin faaliyet alanlarına göre dağılımı incelendiğinde, şu sonuçlara ulaşılmıştır: Banka ve sigorta şirketleri ile inşaat ve imalat kuruluşlarında bilgi sistemlerinin yöneti­ minden ağırlıklı olarak başta organizasyon bölümleri olmak üzere ilgili diğer tüm bölümler ve bilgi işlem merkezleri sorumlu olmaktadır. Kamu kesimini oluşturan teknik hizmetler üreten kamu kuruluşları ile bakanlık hizmet birimlerinde bu sorumluluğu ağırlıklı olarak bilgi işlem merkezleri taşımaktadır. Üniversitelerde 184 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim ise diğer başlığı altında sınıflandırılan çeşitli birimlerle kısmen de bilgi işlem merkezi sorumlu bulunmaktadır (Şekil 24). Şekil 23 Kuruluş Türüne Göre Mevcut Yönetim Destek Sistemlerini Yöneten Birimler □ Y anıt Yok raBiM ■ İlg ili Bölümler ■Organizasyon Bölümü ■ D iğer Kamu Özel Kuruluş Türü Şekil 24 Faaliyet Alanlarına Göre Yönetim Destek Sistemlerini Yöneten Birimler □ Y anıt Yok ■ B İM ■ İlgili Bölümler □Organizasyon Bölümü ■ D iğer \w » V \Y s;s Faaliyet Alanı Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 185 4) Yönetim D estek Sistem lerinin Yönetim inde K arşılaşılan Sorunlar Kuruluşlar bilgi sistemlerini yönetirken; mevcut bilgi sistemlerinin gereksinim duyulan bilgi ihtiyacım karşılamada yetersiz kalması, sistemlerin bakım onarım desteklerinin yapılamaması, sistemin örgütle ve örgütsel ihtiyaç­ larla bütünleşememesi, kullanıcıların özelliklerinden kaynaklanan nedenlerle bunların beklenen düzeyde etkili kullanılamaması gibi belli başlı sorunlarla karşılaşmaktadır. Araştırmada kuruluşların %55'i gibi önemli bir bölümü, yönetim destek sistemlerini yönetmede sistemlerle ilgili standart geliştirme ve sağlama ile bu sistemlerin örgütle bütünleşmesinin ve kullanıcılardan kaynaklanan nedenlerden dolayı etkili kullanamama gibi sorunlarla karşılaştıklarım belirtmişlerdir. Bu sorunları, sırasıyla kuruluşların % 22.4 ile kullanıcıların bilgi ihtiyaçlarının yeterince karşılanamaması ve %8.6 ile sistemlerle ilgili gerekli bakım ve desteğin sağlanamaması sorunları izlemektedir. Bilgi sistemlerinin yönetiminde karşıla­ şılan sorunların kuruluş türüne göre dağılımı incelendiğinde kamu kuruluşlarının ağırlıklı olarak bilgi sistemleri ile ilgili standart geliştirme bütünleşme sağlamada sorunlarla karşılaştıkları, özel kuruluşların ise kullanıcılardan kaynaklanan nedenlerden dolayı bu sistemlerin beklenen kullanım düzeyini gerçekleş­ tirilemediklerini belirttikleri görülür. Kuruluşlar faaliyet alanlarına göre bilgi sistemlerinin yönetiminde farklı sorunlarla karşılaşmaktadırlar. Banka ve sigorta şirketleri ile inşaat ve imalat kuruluşlarının ağırlıklı olarak kullanıcılardan kaynaklanan nedenlerden dolayı mevcut bilgi sistemlerini beklenen düzeyde kullanamadıkları; teknik hizmet üreten kamu kuruluşları ile bakanlık hizmet birimlerinin daha çok bilgi sistemlerinde bir standartlaşma ve bütünleşme sağlayamama sorunları ile karşılaştıkları görülmektedir. 5) Yönetim D estek Sistem lerinden Beklenen Hedeflerin Gerçekleşme D urum u Kuruluşlar bilgi teknolojilerine dayalı olarak kurulan bilgi sistemleriyle; raporların hazırlık zamanından tasarruf, bunların sunduğu bilgilerin niteliğinde iyileşme, zamanlı bilgiler sunarak karar almada etkinlik sağlamak daha nitelikli bilgiye sahip olma, yönetsel verimlilikte artış, işte başarı, yönetimin iyileş­ tirilmesi, politika geliştirmede etkinlik, daha iyi hizmet verme, sistem bütünlüğü sağlama işte yenilik ve rekabet avantajı sağlama gibi amaçlan gerçekleştirmeyi hedeflemektedir. Araştırmaya katılan kuruluşların bu hedefleri ne ölçüde gerçekleştirdiği incelendiğinde şu sonuçlara ulaşılmaktadır: 186 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Raporların Hazırlık Zamanından Tasarruf Rapor hazırlamada gerekli zamandan tasarruf etme amacının ne ölçüde gerçekleştirildiğini araştıran soruya 75 kuruluş yanıt vermiştir. Bu kuruluşların %73'ü bilgi sistemleri ile rapor hazırlama zamanından tasarruf etme amacını tamamen gerçekleştirdiklerini belirtirken, %15'i bu hedefin kısmen yerine getirildiğine işaret etmiştir. Diğer taraftan bu hedefin hiç gerçekleştirilemediği belirten kuruluşların oram (% 1) oldukça düşüktür (Tablo 62). Mevcut bilgi sistemleri ile raporların hazırlık zamanından tasarruf sağlamayı tamamen gerçek­ leştiren kuruluşların ağırlıklı olarak (%91) özel kuruluşlar olduğu, kısmen gerçekleştiren kuruluşların da %22 oranla kamu kuruluşlarının olduğu görülmektedir (Şekil 25). Bilgi sistemleri ile rapor hazırlamada zamandan tamamen tasarruf sağladıklarım belirten kuruluşların büyük çoğunluğu banka ve sigorta ile inşaat ve imalat sanayi kolunda çalışmaktadır. Bu tür tasarrufun kısmen gerçekleştiğini belirtenlerin ise çoğunlukla bakanlık hizmet birimleri olduğu görülür (Tablo 63). Tablo 62 Yönetim Destek Sistemleri île Hedeflenen Amaçları Gerçekleştirme Frekans (Yüzde) Y an ıt Y ok (D (2) Q) T oplam 8 (9 ) 1 (1 ) 1 3 (1 5 ) 6 1 (7 3 ) 83 (100) R a p o rla rd a k i B ilgilerin N iteliğinde İyileşm e 1 1 (1 3 ) 1 (1 ) 9 (1 0 ) 62 (74) 83 (100) Z am an lı Bilgi S u n a ra k K a r a r A lm ada E tk in lik S ağlam a 10(12) 2(2) 28(33) 43(51) 83 (100) R a p o rla rın H azırlık Z am an ın d an T a sa rru f 1 (1 ) 19(22) 53 (63) 83 (100) Y önetsel V erim lilikte A rtış 20 (24) 3 (3 ) 32 (38) 28 (33) 83 (100) iş te B aşarı 26 (31) 3 (3 ) 22 (26) 32 (38) 83 (100) D ah a Nitelikli Bilgiye S ahip O lm a 10(12) ’ Y önetim in İyileştirilm esi 33 (39) 5 (6 ) 25 (30) 20 (24) 83 (100) P olitika G eliştirm ed e E tkililik 28 (33) 10 (12) 22 (26) 2 3 (2 7 ) 83 (100) D ah a İyi H izm et 10 (12) • KD 19 (22) 53 (63) 83 (100) 21 (25) 4 (4 ) 22 (26) 36 (43) 83 (100) İşte Y enilik 29 (34) 2 (2 ) 19 (22) 33 (39) 83 (100) R ek ab et A v an tajı S ağlam a 38 (45) 7 (8 ) 17 (20) 21 (25) 83 (100) S is te m B ü tü n lü ğ ü 1 (1) Hiç Gerçekleşmedi (2) Kısmen Gerçekleşti (3) Tamamen Gerçekleşti Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 187 Şekil 25 Kuruluş Türüne Göre Rapor Hazırlama Zamanından Tasarruf Etme 91 61 20 □K am u ili □ Ö zel Yanıt Y ok Kısmen Gerçekleşti Hiç Gerçekleşmedi Tamamen Gerçekleşti Tablo 63 Faaliyet Alanlarına göre Rapor Hazırlama Zamanından Tasarruf Etme (2)1 (1) (3) T o p lam B an k a v e S ig o rta - 1 (5.6) 17 (94.4) 18 (100) T ek n ik H izm -Ü reten K a m a K . - 3 (2 1 .4 ) 11(78.6) 14 (100) B ak an lık H izm et B irim i - 5 (33.3) 10 (66.7) 15 (100) İn şa a t v e İm a la t - 2 (1 0 ) 1 8(90) 20 (100) 1(33.3) - 2 (66.7) 3(100) Ü niv ersite D iğ er T o p lam - 2 (4 0 ) 3 (6 0 ) 5 (1 0 0 ) 1 (1.3) 13 (17.3) 61 (81.3) 75 (100) (1) H iç Gerçekleşmedi (2) Kısmen Gerçekleşti (3) Tam amen Gerçekleşti Raporların sunduğu Bilgilerin Niteliğinde İyileşme Bilgi sistemlerin kurulması ile birlikte kuruluşların raporlardan elde ettikleri bilgilerin niteliğinde bir iyileşmenin olup-olmadığım sorgulayan soruyu toplam 72 kuruluş yanıtlamıştır. Bu kuruluşların %50'si raporların sunduğu bilgilerin niteliğinde büyük ölçüde iyileşme olduğunu belirtmişlerdir. Diğer taraftan yalnızca 1 kuruluş bu amacın mevcut bilgi sistemleri ile hiç gerçekleşmediğini ifade etmiştir (Tablo 64). M evcut bilgi sistemleri ile raporların sunduğu bilgilerin 188 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim niteliğinde iyileşmenin tamamen gerçekleştiğini belirten kuruluşların çoğun­ luğunun (% 53.2) özel kuruluşlar olduğu görülmektedir. Diğer taraftan bu hedefin kısmen gerçekleştirildiğini belirten kuruluşların büyük bir bölümü (% 88.9) kamu kesiminde yer almaktadır (Şekil 26 ). Tablo 64: Faaliyet Alanlarına Göre Raporların Sunduğu Bilgi Niteliğinde İyileşme (2) (D 18 (100) 3 (23.1) 10 (76.9) 13 (100) 2 (16.7) 10 (88.3) 12(100) 1 (5 ) 19 (95) 20(100) 3 (1 0 0 ) - 1(5.6) T ek n ik H izm -Ü reten K am u K. - B ak an lık H izm et B irim i - İn şa a t v e im a la t - Ü n iv ersite D iğ er T o p lam T o p lam (3) 17 (94.4) B an k a ve S ig o rta 1(33.3) - 2 (66.7) - 2 (33.3) 4 ( 66.7) 6 (1 0 0 ) 1 (1.4) 9 (12.5) 62 (86.1) 72 (100) (1) H iç Gerçekleşmedi (2) Kısmen Gerçekleşti (3) Tam am en Gerçekleşti Şekil 26 Kuruluş Türüne Göre Raporların Sunduğu Bilgi Niteliğinde İyileşme 120r 100 97 80 60 59 40 20^ ¡ m □ K am u 10 0 ,. Kİ Özel Yanıt Yok Kısmen Gerçekleşti Hiç Gerçekleşmedi Tamamen Gerçekleşti Bilgi sistemlerinin kurulması ile birlikte niteliğinde tamamen iyileşme olduğunu belirten inşaat ve imalat ile banka ve sigorta faaliyet iyileşmenin kısmen gerçekleştirildiğini belirten teknik hizmet üreten kamu kuruluşlarıdır. raporların sunduğu bilgilerin kuruluşların büyük çoğunluğu alanında çalışmaktadır. Bu tür kuruluşlar ise ağırlıkb olarak Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 189 Zamanlı Bilgiler Sunarak Karar Almada Etkililik Bilgi sistemleri ile birlikte zamanlı bilgilere ulaşılarak karar almada etkililiğin sağlanması ile ilgili soruyu 73 kuruluş yanıtlamıştır. Kuruluşların % 558.9'u bu hedefin tamamen; %72.2'si kısmen ve % 2.7'si hiç gerçekleşmediğini belirtmiştir (Tablo 65). Bu hedefi tamamen gerçekleştirdiğini bildiren kuruluşlar ağırlıklı olarak (%62.8) özel kuruluşlar arasmda yer almaktadır. Kısmen gerçek­ leştiğini ve hiç gerçekleşmediğini bildirenler ise çoğunlukla kamu kuruluşlardır (Şekil 27). Bilgi sistemleri ile birlikte zamanlı bilgilere ulaşılarak karar almada etkililiğin sağladığım belirten kuruluşların büyük çoğunlukla inşaat ve imalat sanayi faaliyet kolu (%70) ile banka ve sigorta alanında (%72.2) yer aldığı görülmektedir. Teknik hizmet üreten kamu kuruluşların %61.5 i bu hedefi tam a­ men gerçekleştirdiklerini belirtmişlerdir. Diğer taraftan sorgulanan bu hedefi kısmen gerçekleştirdiğini bildirenlerin %61.5'i bakanlık hizmet birimleri olarak faaliyet gösteren kuruluşlar olmuştur. Bu hedefi hiç gerçekleşmediğini belirten kuruluşlar ise üniversiteler ve bakanlık hizmet kuruluşlarıdır. Şekil 27: Kuruluş Türüne Göre Zamanlı Bilgiler Sunarak K arar Almada Etkililik Sağlama 100r 80 "791 60 40 IT43İ (331 20 0. [211 w J= L □K am u □Ö zel Yarut Y ok Kısmen Gerçekleşti Hiç Gerçekleşmedi . Tamamen Gerçekleşti Daha Nitelikli Bilgiye Sahip Olma Bilgi sistemlerinin daha nitelikli bilgi sağlaması ile ilgili soruya 73 kuruluş yanıt vermiştir. Bunların %26'sı bu hedefi kısmen, %72.6'sı ise tamamen gerçekleştiğini bildirmişlerdir. Bu hedefin hiç gerçekleşmediğini yalnızca bir 190 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim kuruluş belirtmiştir (Tablo 66 )' Bilgi sistemleri ile birlikte daha nitelikli bilgiye sahip olunduğunu bildiren kuruluşlar büyük ölçüde özel kesimde (özel kuruluşların %88.2'si) yer alırken; hiç gerçekleşmediğini ve kısmen gerçek­ leştiğini bildirenler çoğunlukla kamu kesiminde bulunmaktadır (Şekil 28). Tablo 65 : Faaliyet Alanlarına Göre Zamanlı Bilgiler Sunarak K arar Almada Etkililik Sağlama (2) Baııka ve S ig o rta - 5(27.8) 13(72.2) 18(100) T e k n ik H izm . Ü re te n K .K . - 5(38.5) 8(61.5) 13(100) 1(7.7) 8(61.5) 4.(30.8) 13(100) B ak an lık H izm et B irim i in ş a a t v e im a la t Ü niv ersite D iğer T o p lam . T oplam ri) P) - 6(30) 14(70) 20(100) 1(33.3) 1(33.3) 1(33.3) 3(100) - 3(50) 3(50) 6(100) 2(2.7) 28(38.4) 43(58.9) 73(100) (1) Hiç Gerçekleşmedi (2) Kısmen Gerçekleşti (3) Tamamen Gerçekleşti Şekil 28 Kuruluş Türüne Göre Daha Nitelikli Bilgi sağlama 100r 88 80 o 601 "S £ 47 401 20 0. | 31 Î2Ö1 □K am u 121 □ Ö zel Yanıt Yok Kısmen Gerçekleşti H iç Gerçekleşmedi Tamamen Gerçekleşti Daha nitelikli bilgiye sahip olma hedefini tamamen gerçekleştirdiğini bildiren kuruluşların büyük ölçüde inşaat ve imalat sanayi kolu (%84.2) ile banka ve sigorta faaliyet alanında (%68.8) çalıştıkları görülmektedir. Bu hedefi tamamen gerçekleştiğini bildiren teknik hizmet üreten kamu kuruluşlarının oram %76.9 olmuştur. Belirtilen hedefin hiç gerçekleşmediğini ve kısmen gerçekleş­ tiğini bildiren kuruluşlar ise ağırlıklı olarak bakanlık hizmet birimleridir Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 191 Tablo 66 Faaliyet Alanlarına Göre Daha Nitelikli Bilgiye Sahip Olma (2) (1) B anka v e S ig o rta (?) T oplam - 5 (3 1 .3 ) 11(68.8) 16(100) - 3 (23.1) 10 (76.9) 13 (100) 1(6.7) 6 (4 0 ) 8 (5 3 .3 ) 1 5(100) İn şa a t v e im a la t - 3 (15.8) 16 (84.2) 19(100) Ü niversite - - 4 (1 0 0 ) 4 (1 0 0 ) D iğ er - 2 (33.3) 4 (6 6 .7 ) 6(100) 1(1.4) 19 (26) 53 (72.6) 7 3 (1 0 0 ) T e k n ik H izm . Ü re te n K .K . B ak an lık H izm et B irim i T o p lam (1) Hiç Gerçekleşmedi (2) Kısmen Gerçekleşti (3) Tamamen Gerçekleşti Yönetsel Verimlilikte A rtış Bilgi sistemleri ile birlikte yönetsel verimlilikte artışın gerçekleşmesi ile ilgili soruya toplam 63 kuruluş yanıt vermiştir. Bunların %44.4'ü yönetsel verimlilikte artışın tamamen gerçekleştiğini, % 50.8'i kısmen gerçekleştiğini; %4.8'i hiç gerçekleşmediğini bildirmişlerdir (Tablo 67 ). Bilgi sistemleri ile birlikte yönetsel verimlilikte artış olduğunu belirten kuruluşların büyük bir kısmı (özel kuruluş­ ların %59'u) özel kesimde, kısmen gerçekleştiğini bildirenlerin büyük bir bölümü ise kamu kesimde (kamu kuruluşlarının %39'u) çakşmaktadır (Şekil29). Bilgi sistemlerinin kurulması ile birlikte yönetsel verimlilikte artışın tamamen sağlan­ dığım bildiren kuruluşların %66.7 si banka ve sigorta kuruluşları ile üniversitelerdir. Bu hedefin kısmen gerçekleştiğini bildiren kuruluşların büyük bir çoğunluğu ise teknik hizmet üreten kamu kuruluşlarıdır. Şekil 29 : Kuruluş Türüne Göre Yönetsel Verimlilikte Artış 70 60 159] 50 •f 40 jS I3 9 İ 30 20 DSİ 10 SL m □K am u ®Özel Y anıt Y ok Kısmen Gerçekleşti Hiç Gerçekleşmedi Tamamen Gerçekleşti 192 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Tablo 67: Faaliyet Alanlarına göre Yönetsel Verimlilikte Artış Sağlama (1) T ek n ik H izm . Ü re te n K .K . T oplam (3) (2) B anka v e S ig o rta - 5 (33.3) 10 (66.7) 15(100) 12(100) 1 (8.3) ' 8 (6 6 .7 ) 3 (2 5 ) 1(1 1 .1 ) 5 (55.6) 3 (33.3) 9 (100) İ n şa a t v e im a la t - 10 (55.6) 8 (44.4) 1 8(1 0 0 ) Ü niversite - 1 (33.3) 2 (66.7) 3 (100) .1 (16.7) 3 (5 0 ) 2 (33.3) 6(100) 3 (4.8) 32 (50.8) 28 (44.4) 63 (100) B akanlık H izm et B irim i D iğ er T oplam (1) Hiç Gerçekleşmedi (2) Kısmen Gerçekleşti (3) Tam am en Gerçekleşti İşte Başarı Bilgi sistemleri ile birlikte işte başarının^ gerçekleşmesi ile ilgili soruyu toplam 57 kuruluş yanıtlamıştır. Bu kuruluşların % 56.1'i işte başarı sağlama hedefini tamamen; % 38.6'sı kısmen gerçekleştirdiklerini; % 5.3'ü ise bu amacı hiç gerçekleştiremediklerini belirtmiştir (Tablo 68 ). Bilgi sistemleri ile birlikte işte başarının tamamen gerçekleştirildiğini bildirenlerin çoğunluğu özel kuruluşlardır. Diğer taraftan işte başarının kısmen gerçekleştiğini bildirenler ise ağırlıklı olarak kamu kesiminde çalışmaktadır (Şekil 30). Bilgi sistemlerinin kurulması ile birlikte işte başarının tamamen gerçekleştiğini bildiren kuruluşların %66.7’si üniversite ve %60'ı banka ve sigorta kuruluşlarıdır. İnşaat ve imalat kuruluşlarının bu hedefi tamamen gerçekleştirme oram ise % 56.3'dür. Bu hedefin, kısmen gerçekleştiğini bildiren kuruluşların büyük çoğunluğu ise inşaat ve imalat kuruluşları, banka ve sigorta kuruluşları ve bakanlık hizmet birimleri alanında faaliyet göstermektedir. Tablo 68: Faaliyet Alanlarına Göre İşte Başarı Gerçekleştirme F re k a n s (Y üzde) B an k a v e S ig o rta (2) (1) (3) T o p lam ■ - 6 (4 0 ) 9 (6 0 ) - 3 (37.5) 5 (62.5) 8 (100) 2 (2 0 ) 4 (4 0 ) 4 (4 0 ) 10 (100) İn şa a t V e im a la t - 7 (4 3 .8 ) 9 (56.3) 16 (100) Ü niv ersite - 1 (33.3) 2 (66.7) 3 (100) 1 (2 0 ) 1 (2 0 ) 3 (6 0 ) 5 (100) 3 (5.3) 22 (38.6) 3 2 (5 6 .1 ) 5 7 (1 0 0 ) T ek n ik H izm . Ü re te n K .K . B akanlık H izm et B irim i D iğer T o p lam (1) Hiç Gerçekleşmedi (2) Kısmen Gerçekleşti (3) Tamamen Gerçekleşti 15 (100) Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 193 Şekil 30: Kuruluş Türüne Göre İşte Başarı Sağlama 70r 60 62 50 45 f 40 (2 30 27 | 26 ( 20 10 22 □ K am u M 0. m Özel Yanıt Yok Kısmen Gerçekleşti Hiç Gerçekleşmedi Tamamen Gerçekleşti Yönetimin İyileştirilmesi Bilgi sistemleri ile birlikte, yönetimde iyileşmenin sağlanması ile ilgili soruyu 50 kuruluş yanıtlamıştır. Bunların % 40'ı bilgi sistemleri ile birlikte yönetimde iyileşmenin tamamen sağlandığını; % 50'si kısmen gerçekleştiğini ve %10 'da hiç gerçekleştirilemediğini belirtmiştir (Tablo 69 ). Bilgi sistemlerinin kurulması ile birlikte yönetimde iyileşme hedefinin gerçekleştirilmesi ile ilgili soruya yanıt veren kuruluşlardan bu hedefi gerçekleştirenlerin çoğunlukla özel kesiminde; kısmen gerçekleştirenlerin az bir farkla kamuda çalıştıkları görülmektedir (şekil 31). Tablo 69 Faaliyet Alanlarına Göre Yönetimde İyileşmeyi Gerçekleştirme F re k a n s (Y üzde) B anka v e S ig o rta T e k n ik H izm . Ü re te n K .K . B ak an lık H izm et B irim i İn şa a t V e İm a la t Ü n iv ersite (1) (3) . (2) . T oplam - 4 (3 3 .3 ) 8 (66.7) 12(100) - 7 (8 7 .5 ) 1 (12.5) 8 (1 0 0 ) 3 (33.3) 5 (55.6) 1(11.1) 9 (10 0) - 8 (57.1) 6.(42.9) 14(100) 1 (33.3) 1 (33.3) 1 (33.3) 3 (100) D iğ er 1(2 5 ) - 3 (7 5 ) 4(100) T o p lam 5 (1 0 ) 25 (50) 20 (40) 50 (100) (1) Hiç Gerçekleşmedi (2) Kısmen Gerçekleşti (3) Tamamen Gerçekleşti 194 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Şekil 31 Kuruluş Türüne Göre Yönetimde İyileşme Sağlama 60 50 49 44 40 O ■a 30 £ 20 31 26 10 0 29 10 ■'s: 10 □K am u □Ö zel Y am t Y o k K ısm en G erçekleşti H iç G erçekleşm edi T am am en G erçekleşti Bilgi sistemlerinin kurulması ile birlikte yönetimde iyileşmenin tamamen gerçekleştiğini bildiren kuruşların %66.7‘si banka ve sigorta faaliyet alanı ile %42.9'nun inşaat ve imalat sanayi kolunda çahştığı görülmektedir. Bu hedefi kısmen gerçekleştiğini bildiren kuruluşlar çoğunlukla teknik hizmet üreten kamu kuruluşları, inşaat ve imalat sanayi kuruluşları ile bakanlık hizmet birimleridir. Politika Geliştirmede Etkililik Veri işleme sistemi ile gereksinim duyulan her türlü bilgiye zamanında erişebilme; yönetim bilgi sistemi ile bunları yönetimin gereksinimine göre raporlaştırabilme; karar destek sistemleri ile bu verileri işleyerek karar almaya destek sağlama olanaklarıyla bilgi sistemleri örgütün üst yönetimine politika geliştirmede önemli katkılarda bulunabilmektedir. Bilgi sistemleri ile politika geliştirmede etkililik sağlama ile ilgili soruya toplam 55 kuruluş yamt vermiştir. Bu kuruluşların %41.8'i bilgi sistemlerinin politika geliştirmede etkililik sağlama hedefini tamamen , %40' i kısmen gerçekleştirebildiklerini ve % 18.2'si de hiç gerçekleştiremediklerini belirtmişlerdir (Tablo 70). Bilgi sistemleri ile birlikte politika geliştirmede büyük ölçüde ve tamamen etkililik sağladıklarım bildiren 31 kuruluşun %58.1'i (18 kuruluş) özel kesimde faaliyet göstermektedir. Bu hedefin hiç gerçekleşmediğini bildiren 10 kuruluşun tamamının ise kamu kuruluşu olduğu görülmektedir (Şekil 32). Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 195 Şekil 32 Kuruluş Türüne Göre Politika Geliştirmede Etkililik Sağlama 50 r 40 Rı ¡391 (321 301 1261 20 1221 r20| MSI 10 □ K am u 0 □ Ö zel Yanıt Yok Kısmen Gerçekleşti Hiç Gerçekleşmedi Tamamen Gerçekleşti Politika geliştirmede etkiliğe tamamen ulaştıklarım belirten kuruluşların çoğunluğu banka ve sigorta faalij'et alanı ile inşaat ve imalat sanayinde çalışmak­ tadır. Diğer taraftan bu hedefin hiç gerçekleşmediği bildiren kuruluşların büyük bir bölümü bakanlık hizmet birimleri arasmda bulunmaktadır. Tablo 70 Faaliyet Alanına Göre Politika Geliştirmede Etkililik Sağlama F re k a n s (Y üzde) B anka ve S ig o rta T e k n ik H izm . Ü reten K .K . B akanlık H izm et B irim i in ş a a t v e im a la t T oplam (1) (2) P) - 6 (42.9) 8(5 7 .1 ) 14(100) 10 (100) 2 (2 0 ) 5 (5 0 ) 3 (3 0 ) 5 (55.6) 1 (1 1 .1 ) 3 (33.3) 9 (1 0 0 ) 1 (7 .7 ) 6 (46.2) 6 (46.2) 13 (100) Ü n iv ersite 1 (2 5 ) 2 (5 0 ) 1 (2 5 ) 4 (1 0 0 ) D iğ er 1 (2 0 ) 2 (4 0 ) 2 (4 0 ) 5(100) 10(18.2) 2 2 (4 0 ) 23 (41.8) T o p lam 55 (100) (1) Hiç Gerçekleşmedi (2) Kısmen Gerçekleşti (3) Tamamen Gerçekleşti Daha iyi Hizmet Örgütler bilgi sistemlerinin sağladığı avantajlarla müşterilerine daha iyi hizmet sunabilme olanağı elde etmektedirler. Mevcut sistemler ile bu olanağın ne derece elde edildiğini ortaya koyan soruya toplam 73 kuruluş yanıt vermiştir. Bu 196 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim kuruluşların %72.6'sı bu sistemlerle daha iyi hizmet sunma hedefinin tamamen ve % 26'sı kısmen gerçekleştirdiğini belirtmiştir. Bu amacı hiç gerçekleştiremediğini belirten kuruluşların oram %1.4'dür (Tablo 71). Bilgi sistemleri ile daha iyi hizmet gerçekleştirdiklerini belirten kuruluşlar kamu ve özel kesimde hemen hemen eşit sayıda bulunmaktadır. Bu hedefi kısmen gerçekleştirdiğini bildiren kuruluşları ise ağırlıklı olarak (%68.4) kamu kesiminde çalışmaktadır (Şekil 33). Şekil 33 Kuruluş Türüne Göre Daha İyi Hizmet Sunma Durumu 100T 80, [79 M 601 T3 £ [53İ 401 20 [271 1Î8T □K am u irsi 0 ®Ö zel Y an ıt Y o k K ısm en G erçekleşti H iç G erçekleşm edi T am am en G erçekleşti Bilgi sistemlerinin sundukları olanaklar ile daha iyi hizmet sunduklarım belirten kuruluşlar büyük ölçüde banka ve sigorta (%77.8); inşaat ve imalat sanayi (%72.2), bakanlık hizmet birimleri (%78.6) olarak çalışmaktadırlar. Tablo 71 Faaliyet Alanlarına Göre Daha İyi Hizmet Sağlama F re k a n s (Y üzde) (3) (2) (1) T oplam B anka Ve S ig o rta - 4 (22.2) 14(77.8) T ek n ik H izm . Ü re te n K.K . - 7 (5 3 .8 ) 6 (46.2) 13(100) 1 (7.1) 2 (14.3) 11 (78.6) 14 (100) İ n şa a t v e im a la t - 5 (27.8) 13 (72.2) 18(1 0 0 ) Ü niv ersite - - 4 (100) 4 (1 0 0 ) - 1 (16.7) 5 (83.3) 6(100) 1 (1.4) 19 (26) 53 (72.6) 73 (100) B ak an lık H izm et Birim i D iğ er T o p lam 18 (1 0 0 ) (1) Hiç Gerçekleşmedi (2) Kısmen Gerçekleşti (3) Tamamen Gerçekleşti Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırm ası 197 Sistem Bütünlüğü Bilgi sistemleri örgütün muhasebe, personel, üretim pazarlama gibi alt sistemlerinin bütünleşmesine olanak sağlayarak örgüt içinde sistem bütünlüğünün oluşmasına yardımcı olmaktadır. Araştırmaya katdan kuruluşlara bilgi sistemleri ile birlikte örgütlerinde sistem bütünlüğünün sağlamp-sağlamadığı sorulmuştur. 62 kuruluşun yanıtladığı bu sorudan elde edilen sonuçlara göre 36 kuruluşta (%58.1) böyle bir bütünlüğün tamamen gerçekleştiğini; 22 kuruluşta (% 35.5) kısmen gerçekleştiğini görmekteyiz. Diğer taraftan bu amacın hiç gerçekleş­ tirilemediğini belirten kuruluşların oram ise %6.5'tir (Tablo 72). Bilgi sistemleri ile birlikte örgüt içinde sistem bütünlüğünün tamamen gerçekleştiğim bildiren kuruluşların büyük çoğunluğunun özel kuruluşlar olduğu dikkat çekmektedir. Diğer taraftan böyle bir bütünlüğün hiç gerçekleşmediğim ve kısmen gerçekleş­ tiğini bildiren kuruluşların önemli bir bölümü kamuda yer almaktadır (Şekil 34 )• Sistem bütünlüğü hedefinin tamamen ve kısmen gerçekleştiğini bildiren kuruluşların ağırlıklı olarak inşaat ve imalat sanayi ile banka ve sigorta faaliyet kolunda çalıştıkları görülmektedir. Böyle bir bütünlüğün gerçekleşmediğini bildiren kuruluşlar ise çoğunlukla teknik hizmetler üreten kamu kuruluşları olduğu görülmektedir. Şekil 34 Kuruluş Türüne Göre Sistem Bütünlüğü Sağlama 70 T 651 60 50' 1 £ 401 30 1331 31 20' 10 1291 I2Îİ 151 □K am u fn n 0 Y a n ıt Y o k □Ö zel K ısm en G erçekleşti H iç G erçekleşm edi T am am en G erçekleşti 198 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Tablo 72 F re k a n s (Y üzde) Faaliyet Alanlarına Göre Sistem Bütünlüğü Sağlama T oplam (2) (3) (D B an k a V e S ig o rta T ek n ik H izm .E t Ü re te n K.K . B ak an lık H izm et B irim i İn şa a t V e im a la t Ü niversite D iğ er T o p lam - 5 (38.5) 8 (6 1 .5 ) 13 (100) 2 (16.9) 5 (4 1 .7 ) 5 (4 1 .7 ) 12(100) 1(1 1 .1 ) 4 (4 4 .4 ) 4 (4 4 .4 ) 9 (1 0 0 ) - 6 (33.3) 12 (66.7) 18(100) 1 (2 5 ) 1 (25) 2 (5 0 ) 4 (1 0 0 ) - 1 (16.7) 5 (8 3 .3 ) 6 (1 0 0 ) 4 (6 .5 ) 22 (35.5) 3 6 (5 8 .1 ) 62 (100) (1) H iç Gerçekleşmedi (2) Kısmen Gerçekleşti (3) Tam am en Gerçekleşti İşte Yenilik Bilgi teknolojileri ve bunların örgüt içinde planlı kullanımına olanak sağlayan bilgi sistemleri ile örgütler işlerinde yeniliklere gitme şansı elde edebil­ mektedir. Bu hedefin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediği ile ilgili soruyu toplam 54 kuruluş yanıtlamıştır. Bunlardan % 61.1'i mevcut bilgi sistemleriyle işlerinde yeniliğin tamamen; % 35.2'si kısmen sağlandığım belirtmiştir. (Tablo 73). Bilgi sistemleri ile birlikte örgütün işte yeniliği tamamen sağladığım belirten kuruluşlarının çoğunluğu özel kuruluşlardır. Kısmen gerçekleştirildiğini belirtenlerin büyük bir bölümü ise kamu kuruluşlarıdır (Şekil 35 ). Şekil 35 :KuruIuş Türüne Göre İşte Yenilik Getirme □ K am u HOÖzel Yanıt Yok Kısmen Gerçekleşti Hiç Gerçekleşmedi Tam am en Gerçekleşti Uygulamada Durum: 100 Kuruluş A raştırması 199 Bilgi sistemleri ile birlikte işte yenilik sağladığını belirten kuruluşların ağırlıklı olarak inşaat ve imalat ile banka ve sigorta faaliyet alanında çalıştıkları göze çarpmaktadır. ______ Tablo 73: Faaliyet Alanlarına Göre İşte Yenilik Sağlama______ F re k a n s (Y üzde) (1) (2) (3) B anka Ve S ig o rta - 3 (23.1) 10 (76.9) 13 (100) T ek n ik Hizm . Ü re te n K .K . - 7 (7 0 ) 3 (3 0 ) 10 (100) B akanlık H izm et B irim i - 4 (44.4) 5 (55.6) 9 (1 0 0 ) İn şa a t ve im a la t 1(6.7) 3 (2 0 ) 11(73.3) 15(100) 1 (33.3) - 2 (66.7) 3(100) 2 (5 0 ) 2 (5 0 ) 4 ((100) 2 (3.7) 19 (35.2) 3 3 (6 1 .1 ) 5 4 (1 0 0 ) Ü niv ersite D iğ er T o p lam T oplam (1) H iç Gerçekleşmedi (2) Kısmen Gerçekleşti (3) Tamamen Gerçekleşti R ekabet Avantajı Sağlama İşlerini bilgi teknolojileri ile yürüten kuruluşlar gerek yaptıkları işlerde yenilik getirmek gerekse mevcut işleri daha etkili ve verimli yapmak suretiyle rakiplerine karşı rekabet avantajı sağlayabilmektedirler. Bilgi sistemleri ile bu hedefin gerçekleştirilme durumunun sorgulandığı soruya toplam 45 kuruluş yamt vermiştir. Bu kuruluşların %46.7'si rekabet avantajım büyük ölçüde; %37.8'i kısmen gerçekleştirildiğini belirtmiştir (Tablo 74). Mevcut bilgi sistemleri ile rekabet avantajının tamamen ve kısmen gerçekleştirildiğim bildirenlerin çoğunlukla özel kuruluşlar olduğu; diğer taraftan böyle bir avantajı elde etmediğini bildiren çoğunlukla kamu kuruluşları olduğu göze çarpmaktadır (Şekil 36). Tablo 74: Faaliyet Alanlarına Göre Rekabet Avantajı Sağlama F re k a n s (Y üzde) B an k a V e S ig o rta (D - (2) (3) 5 (38.5) 8 (61.5) T oplam 13 (100) T e k n ik H izm . Ü re te n K .K . 1 (2 0 ) 3 (6 0 ) 1 (2 0 ) 5 (1 0 0 ) B ak an lık H izm et B irim i 3 (5 0 ) 2 (33.3) 1 (16.7) 6 (100) in ş a a t v e im a la t 2 (1 3 .3 ) 5 (33.3) 8 (53.3) 15 (100) ü n iv e rsite 1 (33.3) - 2 (66.7) 3 (100) - 2 (66.7) 1(33.3) 3(100) 7 (1 5 .6 ) 17 (37.8) 21 (46.7) 45 (100) D iğ er T o p lam (1 ) Hiç Gerçekleşmedi (2) Kısmen Gerçekleşti (3) Tamamen Gerçekleşti 200 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Şekil 36: Kuruluş Türüne Göre Rekabet Avantajı Sağlama Rekabet avantajı elde ettiklerini bildiren kuruluşların faaliyet alanlarına göre dağılımı incelendiğinde bu hedefi tamamen gerçekleştirdiklerini belirtenlerin ağırlıklı olarak banka ve sigorta kuruluşları ile inşaat ve imalat kuruluşları olduğu gözlenmektedir. 8. İŞLETME İŞLEVLERİ VE YÖNETSEL İŞLERDE KULLANIM DÜZEYİ Bilgi teknolojileri ve bu teknolojilerle desteklenen yönetim destek sistemleri gerek işletme işlevlerinin, gerek yönetsel işlerin etkili yürütülmesine uygun zemin hazırlamakta ve bunların verimli bir şekilde yapılmasında önemli rol oyna­ maktadır. Bu kısanda araştırmaya katılan kuruluşlarda işletme işlevleri ve yönetsel işlerde BT ve buna dayalı olarak geliştirilen YDS'nin kullanım düzeyi incelenecektir. Bu çerçevede her bir işlev için kuruluş türü ve faaliyet alanına göre yapılan değerlendirmenin yanı sıra aynı zamanda, ortalama kullanım düzeyini tespit analizine de yer verilecektir. a. İşletme İşlevlerinde Yönetim Destek Sistemlerini Kullanım Düzeyi Kuruluşların işletme işlevlerinde bilgi teknolojilerini kullanım durumuna bakıldığında, muhasebe -finansman işlevi ile personel işlevinin kuruluşların büyük bir kesiminde bilgi teknolojileri ile yürütüldüğü görülmektedir. Nitekim araştırmaya katılan 83 kuruluşun % 84.3'ü personel işlevinde; % 80.7'si muhasebe işlevinde bilgi teknolojilerinden yararlandıklarım belirtmişlerdir. Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırm ası 201 Daha çok rutin özellik taşıyan bu işlevlerde bilgi teknolojilerinden yararlanan kuruluş sayısı çok olmasına rağmen, pazarlama, üretim planlama ve özellikle araştırma geliştirme gibi rutin olmayan niteliği ağır basan işlevlerde, bu teknolojileri kullanan kuruluşların oram nispeten düşüktür. Örneğin programlanamayan niteliğe sahip araştırma ve geliştirme işlevinde BT kullanan kuruluşların oram % 31.3'tür (Tablo 75). Tablo 75 İşletme İşlevlerini BT Yardımıyla Yürüten Kuruluşların Dağüımı K u ru lu ş Sayısı Y üzde (K-Sayısı / 83) Ü retim ve P lan lam a 36 43.3 A ra ştırm a v e G eliştirm e 26 31.3 P erso n el 70 84.3 P azarlam a 35 42.1 M u h aseb e-F in an sm an 67 80.7 İşletme işlevlerini bilgi teknolojileri yardımıyla yürüten kuruluşların bilgisayar kullanım deneyimlerine bakıldığında, bilgisayar kullanımı yeni olan kuruluşların daha çok personel ve muhasebe işlevlerini bu teknolojileri yardımıyla yürüttükleri, diğer işlevlerde henüz kullanmadıkları görülmektedir. Bilgisayar kullanımında en az beş yıllık deneyimi olan kuruluşların işletme işlevlerinin tümünde bu teknolojilerden yararlandıkları görülmektedir. Öyle ki bilgisayar kullanımı on beş yılın üstünde olan kuruluşların önemli bir kesimi, sayılan işletme işlevlerinin hepsini yürütmede bilgi teknolojilerinden yarar­ lanmaktadır. işletme işlevlerinde bilgi teknolojilerinden yararlanan kuruluşların türlerine göre dağılımı incelendiğinde; muhasebe-finansman, personel ve araştırma geliştirme işlevlerinde yararlanan kuruluşların ağırlıklı olarak kamuda, üretim planlama ve pazarlama işlevlerinde yararlananların ise özel kesimde yer aldığı görülmektedir. Diğer taraftan bu işlevleri bilgi teknolojileri ile destekleyen kuruluşların faaliyet alanlarına göre dağılımına bakıldığında şu sonuçlara ulaşılmaktadır: Üretim ve planlama işlevini bilgi teknolojileri yardımıyla yürüt­ tüklerini bildiren kuruluşların büyük bir bölümü, teknik hizmet üreten kamu kuruluşları ile inşaat ve imalat kuruluşlarıdır . Araştırma-geliştirme ile pazar­ lama faaliyetlerini bilgi teknolojilerle yürüten kuruluşlar çoğunlukla banka ve sigorta alanı ve inşaat ve imalat sanayiinde yer almaktadır. Diğer taraftan personel ve muhasebe-finansman işlevinde bilgi teknolojilerinden hemen hemen tüm kuruluşlar yaygın olarak yararlanmaktadır (Tablo 76). 202 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim İşletme işlevlerinde bilgi teknolojileri kullanan kuruluşların sahip oldukları veri iletişim ağı incelendiğinde, bünyelerinde herhangi bir veri iletişim ağı olmadığı halde işletme işlevlerini bilgi teknolojileri yardımıyla yürüttüğünü belirten kuruluşların olduğu ortaya çıkmaktadır. Diğer taraftan LAN ağı bulunan kuruluşların büyük çoğunluğu personel, üretim planlama ve muhasebe finansman işlevlerini ağırlıklı olarak bilgi teknolojileri ile yürüttüklerini belirt­ mişlerdir. W AN ağa sahip kuruluşların ise bu işletme işlevlerinin yanı sıra araştırma geliştirme faaliyetlerinde de bilgi teknolojilerinden yararlandıkları görülmektedir. İşletme işlevlerinde bilgi teknolojileri kullanan kuruluşların sahip oldukları yönetim destek sistemlerinin dağılımına bakıldığında şu sonuçlar ortaya çıkmaktadır: İşletme işlevlerini bilgi teknolojileri aracılığı ile yürüttüklerini belirten kuruluşların veri işleme sistemi, yönetim bilgi sistemi ve yönetici destek sistemlerine ağırlıklı olarak sahip oldukları görülürken, özellikle rutin nitelik taşımayan işlevlerin yerine getirilmesinde büyük avantajlar sağlayan karar destek sistemleri ve uzman sistemler gibi sistemlere çok az kuruluşun sahiptir. Diğer taraftan, personel yönetimi ve muhasebe-finansman gibi daha çok rutin ve yapısal nitelik taşıyan işlevleri bilgisayarlar aracılığıyla yürüttüğünü belirten kuruluşlarda sayılan bilgi sistemlerin hemen hemen hepsinin bulunduğu görül­ mektedir. Ancak araştırma-geliştirme, üretim planlama ve pazarlama gibi işlevleri bilgisayar aracılığıyla yürüten kuruluşların bu sistemlerden özellikle karar destek ve uzman sistemlere sahip olmadıkları anlaşılmaktadır. Bu sonuç bize kuruluşların işletme işlevlerinde her ne kadar bilgisayar kullandıklarını belirtmiş olsalar da bu işlevleri, bilgi teknolojilerini yönetim destek istemleriyle bütünleşik olmadan yürüttüklerini göstermektedir. Tablo 76 :İşletme İşlevlerinde BT'ni Kullanan Kuruluşların Faaliyet Alanlarına Göre Dağılımı F re k an s (% ) B anka S ig o rta T ek n ik İliz. K am u K. B akanlık H izm et B ir. in ş a a t ve im a la t Ü niversite T oplam _ Üretim Planlama 6 (19.4) 6 (19.4) 3 (9.7) 16 (51.5) AR-GE 6 (23.1) 5 (19.2) 1 (3.8) 10 (38.5) 4 (15.4) 26 (100) 16 (2 5 ) 12 (18.8) 12 (18.8) 20 (31.3) 4 (6.1) 64 (100) 9 (28.1) 4 (12.5) 2 (6.3) 16 (50) 1 (3.1) 32 (100) V 11 (17.7) 10 (16.1) 20 (32.3) 4 (6.5) 62 (100) 18 (25) 14 (19.4) 14 (19.4) 20 (27.8) 6 (8.3) 72 (100) Personel Pazarlam a MuhasebeFinansman Toplam (27.4) 31 (100) Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 203 b. Yönetsel İşlerde Yönetim Destek Sistemlerini Kullanım Düzeyi Örgütler üretim, muhasebe-finansman, personel, pazarlama ve araştırma-geliştirme gibi rutin ve rutin olmayan nitelik taşıyan işlevlerini yürütürken bilgi teknolojilerinin olanaklarından yararlanmak suretiyle bu işlev­ lerde etkililik sağlayabilmektedir. Öte yanda,bu işlevleri yürütürken yönetim destek sistemlerinin bilgi teknolojilerinin olanaklarıyla desteklenmesi, örgüt amaçlarına ulaşmada etkililiği artırıcı rol oynamaktadır. îşte bu noktada örgüt­ lerde yönetsel işlevlerin örgüt içinde kurulacak olan bilgi sistemleri ile bütünle­ mesi ve bu sistemler çerçevesinde bilgi teknolojilerinin olanaklarıyla desteklenmesi kaçınılmazdn. Araştırmada yer alan toplam 25 değişkenle temsil edilen yönetsel işlerde kuruluşların bu işleri desteklemek üzere bilgi teknolojilerini kullanım düzeyleri tespit edilmeye çalışılmışta. Diğer taraftan araştırmada kullanılan anket formunda çalışılan iletişim ağını belirlemek üzere yer verilen soru ile sahip olunan bilgi sistemlerini ortaya koyan soruya verilen yanıtlar, çapraz ilişkiler analizi yapılarak bu işlevlerde BT kullanım düzeyini tespit amacıyla sorulan soruya verilen yanıtların geçerliliğini test etmede kullanılmışta. Şöyle ki veri iletmede bir ağa sahip olmadığım belirten kuruluş eğer yönetsel işleri destekle­ mede bilgi teknolojilerinden üst düzeyde yararlandığını belirtmiş, ise, bu yanıtı gözden geçirilerek BT kullanım düzeyi orta olarak kabul edilmiştir. Aynı şekilde verdiği yanıta göre henüz bir veri işleme sistemi olmamasına rağmen, yönetsel işlerde BT kullanımını üst düzey olarak belirten kuruluşlarda bu seviye orta düzey olarak dikkate alınmışta. Böylece 9.soruya verilen yanıtlar 3. ve 10. sorulara verilen yanıtlarla test edilerek, elde edilen düzeltilmiş veriler üzerinde değerlendirme yapılmıştır. Genel olarak yönetsel işler, programlanabilme özeliklerine göre üç grupta toplanabilir. Bunlar, tamamen programlanabilme özelliği olan ve dolayısıyla bilgisayarlara tamamen aktarılabilen rutin işlevler, nispeten daha az rutin ve yarı. programlanabilir özellik taşıyan işlevler ve yapısı gereği adhoc nitelik taşıyıp, hiç programlanamayan nitelikteki işlevlerdir. Yönetsel işlevlerin yapışma göre bilgi sistemlerinin sunacağı katkı da farklılık gösterir. Öyle ki yönetim bilgi sistemi daha çok rutin ve yan yapısal nitelik taşıyan işlevler için uygun çözümler ürete­ bilirken, bir karar destek sistemleri ya da uzman sistemler daha çok programla­ namayan işlevler için önemli destek sağlamaktadır. Araştırmada bilgi teknolojileri ve sistemleri ile desteklenen yönetsel işlevlerin ne olduğu ile ilgili soruya verilen yanıtlar değerlendirilirken, bu s ın ıflam a esas alınmıştır. Diğer taraftan kuruluşların araştırma formunda beşli ölçekte belirttikleri yönetsel işlerde bilgi teknolojilerini kullanım düzeyi değerlendirmede yeniden kodlanarak, ı 204 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim üçlü ölçek üzerinden değerlendirilmiştir. Bu değişikliğe, yanıtlardan elde edilen bilgilere göre araştırmaya yanıt veren kuruluşların yönetsel işlerde BT kullanım düzeylerinin üçlü ölçekle daha anlamlı değerlendirilebileceği düşüncesi ile gidilmiştir. Ortalama Olarak Değerlendirme: Tamamen rutin özellik taşıyan muhasebe-kayıt, bordro-maaş hesaplama, irsaliye-fatura-sipariş düzenleme, bütçe hazırlıklarım yürütme, para yatırma-çekme ve evrak hazırlama-kayıt ve dağıtım gibi işlevlerde BT'nin araştır­ maya yanıt veren kuruluşlarda ortalama kullanım düzeyinin orta düzey olduğu görülmektedir. Ancak bordro-maaş hesaplama ve muhasebe-kayıt tutm a işlevi gibi işlevlerde BT kullanım düzeyinin üst düzeye yakın olduğu söylenebilir. Diğer taraftan rutin nitelikteki işleri desteklemek üzere ortalama BT kullanım düzeyinin kuruluş türüne göre farklı olduğu görülmektedir. Nitekim özel kuruluşların bu işlevler için BT kullanımı üst düzeyken, kamu kesiminde orta düzeydir. Y an rutin özellikteki işleri BT ile destekleme düzeyi kamu ve özel kuruluşlarda aynı düzeyde olup, bunun orta düzey olduğu görülmektedir. Ancak ad hoc nitelik taşıyan programlanamayan işlevleri BT ile destekleme kamu kesiminde hemen hemen hiç yok iken, özel kesimde orta düzeydir (Tablo 77). Tablo 77 Kuruluş Türüne Göre Yönetsel İşleri BT İle Destekleme Düzeyi R u tin iş le r Y a n -R u tin İşle r A d H oc İşle r K am u 2 2 1 Özel 3 2 2 (1) Hiç Yok (2) O rta Düzey (3) Üst Düzey Araştırmaya katdan kuruluşların rutin nitelikteki işleri BT olanaklanyla destekleme düzeyinin faaliyet alanlarına göre dağılımına bakddığmda, karşımıza şöyle bir tablo çıkmaktadır: Tüm faaliyet alanlarında çalışan kuruluşlar, rutin ve yan rutin nitelikteki yönetsel işleri desteklemede BT olanaklarından orta düzeyde yararlanmaktadırlar. Buna karşın ad hoc niteliğe sahip programlanamayan işleri banka ve sigorta ile imalat ve inşaat sanayi kuruluşlan orta düzeyde BT ile desteklerken, diğer faaliyet alanlarında çalışan kuruluşlar BT olanaklarından hemen hemen hiç yararlanmamaktadır (Tablo 78). Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 205 Tablo 78 Faaliyet Alanlarına Göre Yönetsel İşleri BT İle Destekleme Düzeyi R u tin İşle r Y a n -R u tin İşle r Ad H oc İşle r 2 2 2 T ek n ik H izm . K am u K u. 2 2 1 B akanlık H izm . B irim i 2 2 1 B anka v e S ig o rta İn şa a t v e İm a la t 2 2 2 Ü niversite 2 2 1 (1) H iç Yok (2) O rta Düzey (3) Üst Düzey 1) Tam am en R utin Özellik T aşıyan İşler Tamamen rutin özellik taşıyan işler kolay tanımlanabilir ve adım adım programlanarak bilgisayara aktarılabilen işlerdir. Bu işlere örnek olarak muha­ sebe bilgilerinin kayıt edilmesi, bordro ve maaş hesaplama, irsaliye-fatura, iş emirleri, sipariş düzenleme, para yatırma-çekme ve evrak hazırlama ve kayıt etme gibi işlevler sayılabilir. Bu tür işlerin etkili ve verimli yürütülebilmesi için her şeyden önce iyi tanımlanmış ve etkili çalışan bir veri işleme sisteminin kurul­ muş olması gerekir. Bir başka deyişle rutin özellikte işler için iyi organize edilmiş bir veri işleme sistemi yeterlidir. Bu kısımda kuruluşların rutin özellik taşıyan işlerde bilgi teknolojilerini kullanma durumu ortaya konulacaktır. M uhasebe-K avıt Rutin işlemlerden oluşan muhasebe kayıt işi tamamen programlanabilir niteliğe sahiptir. Dolayısıyla bilgisayara aktarılmak suretiyle en az insan emeği ile etkili olarak yürütülebilir. Araştırmaya yanıt veren kuruluşlarda bu işlevin bilgi teknolojileri ile yürütülme düzeyine bakıldığında, çok az sayıdaki kuruluşun (%4) bu işlevi bilgi teknolojilerini kullanmadan gerçekleştirdikleri, büyük bir bölümünün ise, gerek orta düzeyde (%37.3) gerek üst düzeyde (%58.7) bu tekno­ lojilerin olanaklarından yararlanarak yürüttükleri görülmektedir. Araştırmaya katılan kuruluşların gerek türleri, gerek faaliyet alanlarına göre ortalama olarak bilgi teknolojilerini muhasebe kayıt işinde kullanımı incelendiğinde; kamu kuruluşlarının orta, özel kuruluşların üst düzey; teknik hizmet üreten kamu kuruluşları ile bakanlık hizmet birimlerinin orta; banka ve sigorta şirketleri, inşaat ve imalat kuruluştan ile üniversitelerin üst düzey olduğu görülür. Muhasebe kayıt işlerinin yürütülmesinde araştırmaya katılan kamu kuruluşlarının %51.2'si orta düzeyde; özel kuruluşların da %79.4'ü üst düzeyde bilgi teknolojilerinden yararlandıklarım belirtmişlerdir. 206 Bilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Kuruluşların faaliyet alanlarına göre bu işlevi yürütmede bilgi teknoloji­ lerini kullanım düzeyi incelendiğinde şu sonuçlara ulaşılmaktadır: Banka ve sigorta şirketlerinin %73.7'si üst düzeyde; teknik hizmetler üreten kamu kuruluş­ larının % 78.9'u orta düzeyde; bakanlık hizmet birimlerinin %50'si üst düzeyde ; inşaat ve imalat kuruluşlarının %65'i üst düzeyde; üniversitelerin % 60T üst düzeyde muhasebe-kayıt işinde bilgi teknolojilerinin olanaklarından yararlanmaktadır1. Muhasebe kayıt işinde BT'nin olanaklarından orta düzeyde yararlanıldığım belirten kuruluşlar yaygın olarak bilgi, sistemi veri işleme sistemidir. Nitekim yanıt veren kuruluşların %42.4'ü veri işleme sistemine sahiptir. Diğer taraftan bu işlevi desteklemede üst düzey BT kullanan kuruluşlarda yaygın olarak sahip olunan sistem % 38.6 oranla yönetici destek sistemidir. Bu işlevi orta ve üst düzeyde BT olanaklarıyla desteklediğini belirten kuruluşların yaklaşık % 36'smda LAN ve W AN iletişim ağırun bulunduğu görülmektedir. Bordro-Maas Hesaplama Çalışanların aylıklarının hesaplanması rutin olarak belli zaman dilimlerinde sürekli olarak yapılan bir iştir. Bu nedenle bu tür hesaplamaların tamamen bilgisayarlara aktarılarak gerçekleştirilmesi işlerin kolay, doğru ve çabuk yapıl­ masına olanak sağlamaktadır. Nitekim bilgisayarlaşma yönünde ilk çabayı gösteren kuruluşlarda bilgisayarlarla yürütülmeye başlayan ilk işlerden biri bordro ve maaş hesaplamalarıdır. Araştırmaya yanıt veren kuruluşların tamamında bu işlevin tamamen bilgi teknolojileriyle yürütüldüğü tespit edilmiştir. Bir başka deyimle araştırmaya yanıt veren tüm kuruluşlar bu işlevi bilgi teknolojileri yardımıyla yürüttüklerini belirtmişlerdir. Diğer taraftan bu kuruluşların % 8 l'i bordro ve maaş hesap­ lamada bilgi teknolojilerinden üst düzeyde; % 19'u orta düzeyde yararlandık­ larım belirtmişlerdir. Kuruluş türüne ve faaliyet alanlarına göre bu işlevi BT ile desteklemede ortalama BT kullanım düzeyi incelendiğinde, kamu ve özel kuruluşlardan oluşan tüm faaliyet alanlarında üst düzey olduğu görülmektedir. Araştırmaya yanıt veren kamu kuruluşlarının %60'ı bordro ve maaş hesaplama işlevini orta düzeyde; özel kuruluşların ise %82.4'ü üst düzeyde BT kullanarak gerçekleştirdiklerim belirtmişlerdir. Bordro ve maaş hesaplamada BT kullanım düzeyinin faaliyet alanlarına göre durumu incelendiğinde ise şu sonuçlara ulaşılmaktadır. Bu işlevi yürütmede; bakanlık hizmet birimlerinin %92.9'u, inşaat ve imalat kuruluşlarının %89.5'i, teknik hizmet üreten kamu kuruluşlarının % 68.8'i ve 1Tablo EK-3'de sunulmuştur. Uygulamada D urum : 100 Kuruluş Araştırması 207 banka ve sigorta kuruluşlarının % 68.4'ü üst düzeyde; BT olanaklarından yararlanmaktadır2. Bordro ve maaş hesaplamada BT'ni orta düzey kullandığım belirten kuru­ luşların % 40'ı veri işleme sistemine ve %33.3'ü de yönetim bilgi sistemine sahip olduklarım belirtmişlerdir. Bu sistemler rutin niteliğe sahip bu işlevin etkili olarak gerçekleştirilebilmesi için oldukça önemlidir. Diğer taraftan, gerek karar vericiye gerek üst düzey yöneticiye ışık tutmak üzere kurulan karar destek sistemleri ve yönetici destek sistemlerinin sayılan az da olsa bu kuruluşlarda var olduğunu görmekteyiz. Aynı şekilde bordro ve maaş hesaplamada BT'ni üst düzeyde kullanan kuruluşların yaklaşık %25'i veri işleme ve yönetim bilgi sistemine; %32.8'i de yönetici destek sistemine sahiptir. Üst düzeyde BT kullanımı aynı zamanda karar destek ve uzman sistemlerine sahip olmayı gerek­ tirmektedir. Ancak bu işlevi üst düzeyde BT ile yürüttüğünü belirten kuruluşların yalnızca %8'inde karar destek ve uzman sistemlerin olduğu görülmektedir. Bordro maaş hesaplamada BT'ni orta ve üst düzeyde kullandığım belirten kuruluşların %26'smda LAN; %36'sında W AN ve %38'inde ise LAN ve WAN olmak üzere her iki ağ birlikte bulunmaktadır. Bu işlevin örgüt içinde özellikle yerel bir ağ (LAN) ile desteklenmesi, işlevin üst düzeyde BT ile desteklendiğine bir gösterge olarak alınabilir. İrsalive-F atura Düzenleme İrsaliye ve fatura düzenleme işi kuruluşların mal alım ve satımında gerçekleştirdikleri rutin işler arasında yer almaktadır. Tamamen bilgisayarlara aktarılabilir işlerden olan bu işlevi yerine getirirken yamt veren kuruluşların % 38'.6'sı BT'den üst ; %35.1'de orta düzeyde yaralandıklarım bildirmişlerdir. İrsaliye ve fatura düzenlemede BT kullanımının kuruluş türüne göre ortalama kullanım düzeyine bakıldığında, kamu ve özel her iki kesimin orta düzeyde olduğu görülür. Diğer taraftan inşaat ve imalat kuruluşları, ortalama olarak irsaliye fatura düzenlemede BT'den üst düzeyde yararlanırken, diğer faaliyet alanlarındaki kuruluşlar orta düzeyde yararlanmaktadır. Bu sorgulamayı faaliyet alanlarına göre sürdürdüğümüzde şu sonuçlara ulaşılmaktadır: Banka ve sigorta kuruluşlarının %70'i ve bakanlık hizmet birimlerinin %50'si irsaliye fatura düzenlemede BT olanaklarından hiç yararlanmadıklarım ifade etmişlerdir. Öte yandan inşaat ve imalat kuruluş­ larının %73.7'si ile üniversitelerin % 66.7'si bu işlevi üst düzeyde BT kullanarak desteklemektedir.3 Tablo EK-3'de sunulmuştur. 3 Tablo EK-3'de sunulmuştur. 2 208 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Bu işlevi desteklemede B T kullanım düzeyinin kuruluş türüne göre dağılımı incelendiğinde kamu kuruluşlarının %45'inin orta düzeyde BT kullandığını, %35'inin de bu işlevi gerçekleştirmede hiç BT olanaklarından yararlanmadıkları ortaya çıkmaktadır. Diğer taraftan özel kuruluşların bu olanaktan yararlanmayan kuruluş yüzdesi 20'dir; buna karşın %58'i üst düzeyde yararlanmaktadır. Bu sorgulamayı faaliyet alanlarına göre sürdürdüğümüzde şu sonuçlara ulaşılmaktadır. Bu işlevi destekleme BT'den orta düzeyde yararlandığım belirten kuruluşların %31'i veri işleme; %39'u yönetim bilgi sistemi ve %23'i de yönetici destek sistemine sahip olduğunu belirtmişlerdir. Diğer taraftan üst düzeyde BT kullanan kuruluşların %21'i veri işleme, %25'i yönetim bilgi ;%3.4'ü karar destek sistemleri ve %41'de yönetici destek sistemine sahiptir. Uzman sistemlere yalnızca bu işlevi yürütmede üst düzeyde BT kullanımı olan kuruluşların sahip olduğu görülmektedir. İrsaliye fatura düzenlemede orta düzeyde BT kullandığım belirten kuruluşların %67'sinin , üst düzeyde kullananların %34'nün bir veri iletişim ağına sahip olmadığı görülmektedir. Diğer taraftan orta düzeyde kullanan kuruluşların %45'i de hem LAN hem W AN iletişim ağından birlikte yararlanmaktadır. İs E m irleri Düzenleme Gerek imalat, gerek hizmet kuruluşları günlük işleri yürütürken çeşitli iş emirleri hazırlar. Rutin nitelik taşıyan bu işin bilgi teknolojileri ile yürütülmesi işlerde hız ve güvenirlilik sağlamaktadır. Araştırmada kuruluşların %40'ında bu işlevi yürütmede BT'den yararlanılmadığı; %38'inde orta düzeyde %22'sinde ise üst düzeyde yararlanıldığı görülmektedir. Yanıt veren gerek kamu gerek özel kuruluşlar iş emirleri düzenlemede BT'den ortalama olarak orta düzeyde yarar­ lanırlarken, faaliyet alanına göre ortalama yararlanma düzeyi değişmektedir. Banka ve sigorta, bakanlık hizmet birimleri ve inşaat ve imalat sanayi kuruluşları bu işlevi yürütmede BT'ni orta düzeyde kullanırken; teknik hizmet üreten kamu kuruluşları ve üniversiteler hiç kullanmamaktadır. Kamu kuruluşlarının %46.4'ü ve özel kuruluşların %31.8'i bu işlevde hiç BT kullanmamaktadır. Diğer taraftan kamu kuruluşlarının %7'si özel kuruluşların %32'si üst düzeyde BT kullandığım belirtmiştir. Faaliyet alanlarına göre iş emirleri düzenlemede BT kullanımı incelendiğe; inşaat ve imalat kuruş­ larının %53.3 ile diğer başlığı altında yer alan kuruluşların % 50'sinin üst düzeyde BT kullanımı olduğu; banka ve sigorta kuruluşlarının % 60'ının orta düzeyde; teknik hizmet üreten kamu kuruluşların % 54.5'inin ve üniversitelerin % 66.7'sinin hiç BT kullanmadığı göze çarpmaktadır4. ATablo EK-3'de sunulmuştur. Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 209 Bu işlevi orta düzeyde BT ile destekleyen kuruluşların %36.8'inin veri işleme sistemine, % 21.1'inde yönetim bilgi sistemine, %15.8'inde yönetici destek sisteminin ve % 10.5'inin de uzman sistemlere sahip oldukları görülür. Diğer taraftan üst düzeyde BT kullanımı olduğunu belirten kuruluşların %45.5'inde yönetici destek sistemleri bulunmaktadır. Bu kuruluşların %20'sinde uzman sistemlerin kullanıldığı görülmektedir. îş emirleri düzenlemede gerek orta, gerek üst düzeyde BT kullandığım belirten kuruluşların %70'inde iletişim ağı olarak, hem LAN hem W AN birlikte kullanılmaktadır. Sipariş Düzenleme Özellikle mal üreten kuruluşlar talebe göre belirli zaman dilimlerinde sipariş düzenleme işini yürütürler. Çeşitli hesaplamaların ve zaman planlamasının yapıldığı bu işlevi desteklemek üzere bilgi teknolojilerinden yararlanılabilir. Araştırmaya yanıt veren kuruluşların %42.6'sımn böyle bir olanaktan yararlan­ madığı görülmektedir. Bu kuruluşların %24.1'i orta düzey, %33.3'ü ise üst düzeyde bilgi teknolojileri yardımıyla sipariş düzenleme işlevini yürütmektedir. Kuruluşlara ortalama BT kullanım düzeyi açısından bakıldığında kamu kuru­ luşlarının bu işlevi BT ile yürütmede hemen hem hiç yararlanmadıkları, özel kuruluşların da orta düzeyde yararlandıkları ortaya çıkmaktadır. Diğer taraftan faaliyet alanlarına göre ortalam a kullanım düzeyine bakıldığında, inşaat ve imalat ile bakanlık hizmet birimleri kuruluşlarının orta düzeyde, diğer alanlardaki kuruluşların orta düzeyin altında yaralandıkları görülür. Sipariş düzenlemede BT'ni kullandığım belirten kamu kuruluşların %32.1'i bu olanaktan orta düzeyde; özel kuruluşların ise %46.2'si üst düzeyde yarar­ lanmaktadır. Konu ile ilgili soruya yanıt veren banka ve sigorta kuruluşlarının %75'i; teknik hizmet üreten kamu kuruluşların % 66.7'si; bakanlık hizmet birim­ lerinin % 57.1'i ve üniversitelerin tamamı sipariş düzenleme işinde BT'den hiç destek almadıklarım bildirmişlerdir. Öte yandan inşaat ve imalat kuruluşlarının % 68.4'ünün bu işlevi yürütmede BT'den üst düzeyde yararlandıkları göze çarpmaktadır.5 BT'ni- sipariş düzenlemede orta düzeyde kullanan kuruluşların %47'sinde yönetim bilgi sisteminin; üst düzeyde kullanımı olduğunu belirten kuruluşların %45'inde de yönetici destek sistemlerinin bulunduğu görülmektedir. Diğer taraf­ tan, bu işlevi orta düzeyde BT ile destekleyen kuruluşların %54'ünde LAN ve WAN birlikte; orta düzeyde kullanan kuruluşların %40'ında LAN ağırlıklı olarak kullanılmaktadır. 1Tablo EK-3'de sunulmuştur. 210 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Bütçe H azırlıklarını Y ürütm e Mal ve hizmet üreten kuruluşlar gelir ve giderlerini dengelemek üzere her yıl bütçeler hazırlar. Bütçe örgüt işlevlerinin aksamadan yürütülmesinde oldukça önemli bir işleve sahiptir. Dolayısıyla bu işlevi etkili hale getirecek araç ve gereç­ lerden yararlanmak, kuruluşun başarısını doğrudan etkilemektedir. Bu noktada büyük hacimlerdeki verilerin ve bilgilerin işlenmesi, değerlendirilmesi ve iletilme­ sinde BT büyük kolaylıklar getirmektedir. Araştırmaya katılan kuruluşlar bu açıdan değerlendirildiğinde; yanıt veren kuruluşların %5.3'ünün bu işlevi yürüt­ mede hiç BT desteği almadıkları, %71.9'unun orta düzeyde; %22.8'inin de ise üst düzeyde aldıkları görülür. Gerek kuruluş türü, gerek faaliyet alanları bakımın­ dan araştırmaya katılan kuruluşlar bütçe hazırlıklarım yürütmede ortalama olarak, orta düzeyde BT kullandıklarım belirtmişlerdir. Bu işlevi desteklemede BT kullanımının faaliyet alanlarına göre dağılımına bakıldığında; banka ve sigorta kuruluşlarının %40'ının ve üniversitelerin %33.3'ünün üst düzeyde; inşaat ve imalat kuruluşlarının %93.8 ile teknik hizmet­ ler üreten kamu kuruluşlarının % 75'inin orta düzeyde BT kullandıkları anlaşılmaktadır.6 Bütçe hazırlıklarım yürütmede BT'den orta ve üst düzeyde yararlanan kuruluşların %31'inde yönetim bilgi ve yönetici destek sistemi bulunmaktadır. Bu sistemler öncelikle sağlam temellere oturtulmuş veri işleme sistemlerine sahip olmayı gerektirmesine rağmen, bu soruya yanıt veren kuruluşlar bu sistemlere sahip olduklarım belirtmemişlerdir. BT'ni orta düzeyde kullanımdan söz eden kuruluşlarda hem LAN, hem W AN iletişim ağı birarada bulunurken; üst düzeyde kullanımı olan kuruluşlarda yaygın olarak W AN ağ bulunmaktadır. P a ra Yatırm a-Cekm e Veri işleme sistemi içinde yer alabilecek olan bu işlev daha çok banka ve sigorta kuruluşlarında yaygın olarak gerçekleştirilmektedir. Araştırmada ilgili soruyu yanıtlayan kuruluşların %15.8'inde bu işlevi desteklemede hiç BT kullanmadıkları; %42.1'inde bu teknolojilerden orta ve düzeyde yararlandıkları dikkat çekmektedir. Ortalama olarak, kamu ve özel kuruluşların bu işlevi orta düzeyde BT kullanımı ile destekledikleri görülmektedir. Diğer taraftan, yalnızca yapısı gereği banka ve sigorta kuruluşları bu işlevi üst düzeyde BT ile destek­ lemekte, diğer tüm faaliyet alanlarında çalışan kuruluşlar ise orta düzeyde yararlanmaktadır. Kamu kuruluşları para yatırma ve çekmede BT'ni çoğunlukla orta, özel kuruluşlar ise üst düzeyde kullanmaktadırlar. Diğer taraftan banka ve sigorta kuruluşlarının % 78.6'sı bu işlevi yürütmede üst düzeyde; inşaat ve imalat 6 Tablo EK-3'de sunulmuştur. Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 211 kuruluşlarının %58.8'i orta düzeyde BT kullandıkları; bakanlık hizmet birimlerinin %50'sinin de bu alanda hiç BT kullanmadıkları dikkat çekmektedir.7 Bu işlev için orta düzeyde BT kullanan kuruluşların %34'ünde veri işleme sisteminin kurulmuş olduğu görülür. Diğer taraftan bu teknolojileri üst düzeyde kullanan kuruluşların %38'i yönetici destek sistemine sahiptir. BT'ni üst düzeyde kullanımı olan kuruluşlar yaygın olarak LAN ve WAN ağı birlikte kullanırken, orta düzeyde kullanan kuruluşlar daha çok W AN ağı kullanmaktadır. Evrak Hazırlama-Kavıt-Dağıtım Örgütlerde yapılan işlevler çoğunlukla yazılı olarak çeşitli evraklarla yürütülmektedir. Bilgileri toplama ve dağıtmada özel olarak geliştirilen evrak-belgelerden yararlanılmaktadır. Bu araçların hazırlanması, saklanması ve dağıtımında bilgi teknolojilerinin kullanımı etkililik getirmektedir. Araştırmaya yanıt veren kuruluşların %19.7'sinde bu işleri yürütmede BT'den hiç yararlanılmadığı görülmektedir. Diğer taraftan bu kuruluşların %62.1'inde orta, %18.2'sinde üst düzeyde BT kullanıldığı tespit edilmiştir. Tüm kuruluşların gerek kuruluş türü gerek faaliyet alanı balonundan bu işlevi, ortalama olarak orta düzeyde BT kullanarak desteklediği görülmektedir.8 Evrak kayıt düzenlemede BT'ni orta ve üst düzeyde kullanan kuruluşların %33.3'ünün veri işleme sistemi; %20.8'inin de yönetici destek sistemine sahip oldukları görülür. Diğer taraftan bu işlevi BT ile desteklediğini belirten kuruluşlann çoğunda hem WAN, hem LAN birlikte kullanılmaktadır. 2) Yarı Rutin Özellik Taşıyan İşler Yapılan işlerin denetlenmesi, personelin göstermiş olduğu performansın değerlendirilmesi ve eldeki malzeme ve ürünlerin üretimini ve dağıtımım aksat­ mayacak ölçüde stoklarda bulunmasını sağlamak üzere kontrol edilmesi; kısmen programlanabilir özellik taşıyan işlevlerdir. Bilgisayar ve iletişim olanakları bu işlevleri etkili yürütmede yardımcı araçlardır. Ancak bu araçların anılan işlevleri yeterince destekleyebilmesi için, bir yönetim bilgi sistemi içinde entegre edilmesi gerekir. Yönetim bilgi sistemi; çalışmanın ön bölümlerinde ayrıntılı olarak anlatıldığı gibi, örgüt içinde tüm bilgi kaynaklarım harekete geçiren; bunların sistemli olarak işlenmesi ve saklanmasına yardımcı veri işleme sistemi temeline oturan ve daha çok yöneticilere özet bilgilerin sunulmasına olanak sağlayan raporlama temelli bilgi sistemleridir. Bu yapılarıyla yönetim bilgi sistemleri, veri 7 Tablo EK-3'de sunulmuştur. * Tablo EK-3'de sunulmuştur. 212 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim işleme sistemlerine göre daha çok örgütlerde stok kontrol, performans kontrolü ve kalite kontrol gibi yönetsel kontrole yardımcı olmaktadır. Y an rutin özellik taşıyan stok kontrol, personelin performans kontrolü ve kalite kontrolü gibi işlevler, araştırmayı yanıtlayan kamu ve özel kuruluşlarda ortalama olarak, orta düzeyde bilgi teknollojileri kullanılarak desteklenmektedir. Stok Kontrol Özellikle geleneksel üretim metodu ile faaliyetlerini yürüten üretim işletmelerinde gerek yan mamul, gerekse mamul stoklarının yeterli düzeyde olmasım sağlamak sürekli sorun olmaktadır. Bu noktada üretimi sürekli kılmak için beklenmedik durumlara yönelik olarak büyük miktarlarda stoklara gidil­ mekte; bunun sonucu olarak da önemli miktarlarda nakit bu ölü kaynaklara bağlanmaktadır. Taylor'izmin ve Fordist üretim tarzının kaçınılmaz bir sonucu olan bu sorun, bilgi teknolojilerinin olanaklarından yararlanmak suretiyle giderilebilmektedir. Ancak Fordist üretim süreci ile stokların yönetiminde bilgi teknolojilerinin kullanılmasıyla sımrlı düzeyde başarı sağlanır. İhtiyaçların tespit edilmesi, üretilmesi ve dağıtılması halkalarından oluşan üretim zincirinde kısmi yaklaşıma dayah olan Fordist üretim tarzından esnekleşme, çeşitlilik ve işbirliğinin a ğ n bastığı Post-Fordist üretim tarzına gidildiğinde bütüncül bir yaklaşımla stok kontrolüne bilgi teknolojileri, daha etkili destek sağlamaktachr. Bu anlamda bilgisayarlar, gerek en uygun optimal stok miktarlarının bulunmasında ve bunların sürekliliğinin korunmasında, gerek ilgili yerlere gerekli mesajların verilmesi gibi işlevlerde etkili olmaktadır. Araştırmaya yanıt veren kamu ve özel kuruluşlar, stok kontrol işlevini ortalama olarak, üst düzeyde BT kullanarak desteklediklerini belirtmişlerdir. Bu kuruluşların faaüyet alanlarına göre stok kontrol işlerinde BT kullanım düzeyleri incelendiğinde, yalnızca teknik hizmet üreten kamu kuruluşların orta düzeyde, diğer alanlarda çalışanların ise üst düzeyde kullandıkları görülür. Araştırmaya yanıt veren kuruluşların %7'sinde stok kontrol işlevini desteklemede hiç BT kullanılmazken, %93'ünde ise üst düzeyde kullanılmaktadır. Kuruluş türüne göre stok kontrol işlevini BT ile destekleyen kuruluşların dağılımı incelendiğinde, kamu kuruluşların %56.1'inin ve özel kuruluşların %83.3'ünün üst düzeyde olduğu görülür. Faaliyet alanlarına göre bakıldığında ise, banka ve sigorta kuruluşlarının %92.3'ünün; teknik hizmet üreten kamu kuruluşlarının % 78.6'sının; bakanlık hizmet birimlerinin % 92.3'ünün ve inşaat ve imalat kuruluşları ile üniversitelerin tamamının stok kontrol işlevinde üst düzeyde BT kullandıkları anlaşılmaktadır.9 9Tablo EK-3'de sunulmuştur. Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 213 Üst düzeyde BT kullanımı olan kuruluşların %28' inde veri işleme, yönetim bilgi ve yönetici destek sistemleri bulunmaktadır. Diğer taraftan bu kuruluşların ancak %7.6'sında uzman sistemler bulunmaktadır. Stok kontrol işlevinde BT'ni üst düzeyde kullandığını bildiren kuruluşların % 9.5'i veri iletmede bir ağa sahip olmadıklarım belirtmişlerdir. Bu kuruluşların %23.8'inde LAN, %30.2'sinde WAN ve %36.5'inde ise hem LAN, hem W AN ağ birlikte kullanılmaktadır. Personelin Performans Kontrolü Örgütlerde çalışan personelin gerek yaptıkları işlerin, gerek çalışma esnasında gösterdikleri performansın ölçülmesi ve değerlendirilmesi amaçlanan hedeflere başarıyla ulaşmada kaçınılmaz zorunluluk olmaktadır. Bu bağlamda, personelin özellikle çalışma esnasında göstermiş olduğu performansının tespit edilmesi geleneksel gözetime dayah, kontrolü üstlenen bir üst (yönetici) tarafın­ dan yapılması, sağlıklı sonuçlar vermeyebilmektedir. Oysa işler yürütülürken bu türlü kontrole olanak tanıyan unsurlann-araçlann iş sisteminde yer alması büyük kolaylık getirmektedir. Bu çerçevede, bilgi teknolojilerine dayah kurulacak bilgi sistemleri ile personelin sistem içinde kendiliğinden performans kontrolünün etkili olarak yapılması olanaklı hale gelmektedir. Araştırmada konuyla ilgili soruya yanıt veren kuruluşların %33.9'u personelin performans kontrolünde hiç BT'den yararlanmadıklarım belirtmiş­ lerdir. Bu kuruluşların %50.8'i orta düzey, %15.3'ü üst düzeyde BT'den destek sağladıklarım ifade etmişlerdir. Bu işlevi yürütmede kuruluş türüne göre ortalama olarak BT'den ne düzeyde destek sağlandığına bakıldığında kamu kuruluşlarının orta düzeyin altında, özel kuruluşların ise orta düzeyde oldukları görülmektedir. Faaliyet alanlarına göre bu durum incelendiğinde; orta düzeyde BT desteği sağlayan kuruluşların banka ve sigorta, bakanlık hizmet birimleri ve inşaat ve imalat alanında çalıştıkları görülür. Orta düzeyin altmda BT kullanan kuruluşlar ise teknik hizmet üreten kamu kuruluşları ve üniversitelerdir. Kamu kuruluşlarının % 33.9'u bu işlevi yürütmede BT'den hiç yarar­ lanmazken, %50.8'i orta düzeyde, %15.3'ü de üst düzeyde destek sağlamaktadır. Özel kuruluşların bu işlevi gerek orta ve üst düzeyde BT ile yürüttükleri görülmektedir. Bu işlevi yürütmede BT desteği alan kuruluşların faaliyet alanlarına göre dağılımı incelendiğinde şu sonuçlara ulaşılmaktadır: Banka ve sigorta kuruluş­ larının %64.3'ü; bakanlık hizmet birimlerinin %57.2'si; inşaat ve imalat kuruluşlarının %68.4'ü ve diğer başlığı altmda toplanan kuruluşların %80 1 i personelin performans kontrolünü yürütürken BT'den orta düzeyde 214 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim yararlanmaktadır. Bu işlevi yürütmede BT'den üst düzey yararlanan en fazla kuruluş inşaat ve imalat faaliyet alanında bulunmaktadır.10 Personelin performans kontrolünde orta düzeyde BT desteği sağladığını belirten kuruluşların %61.1'inde yönetim bilgi, %66.7'sinde karar destek ve %50'sinde yönetici destek sistemlerinin kullanıldığı görülmektedir. Y an rutin nitelik taşıyan bu işlev için bilgi sistemlerine sahip olmak oldukça önemlidir. Bu oranlardan görüldüğü bir taraftan yamt veren kuruluşların yandan biraz fazlası böyle bir işlevi yürütürken BT'den yararlandıklarını, diğer taraftan bu işlevi yürütmede gerekli olacak sistemlere de sahip olduklarım belirtmiştir. Bu işlevi desteklemede üst düzeyde BT kullanan kuruluşların %16.7'si karar destek sistemlerine, %31.3'ü de yönetici destek sistemine sahiptir. Personelin perfor­ mans kontrolünde orta düzeyde BT kullanan kuruluşların %60'mda WAN iletişim ağı kullanılırken; üst düzeyde kullanımdan söz eden kuruluşların %14.3'ünde LAN, ve %26.7'sinde WAN ağ kullanılmaktadır. Kalite Kontrol Önceden saptanan belli standartlara uygunluk derecesi olarak tanımlanan kalite, mal ve hizmetlerin değerlendirilmesinde önemli bir kriter olmaktadır. Bu anlamda kalite ile ilgili yapılan kontroller örgütlere çeşitli yararlar sağlamaktadır. Örneğin kalite kontrolü ile miktar ve zaman olarak planlanan ve uygulanan üretim sürecinde aksamalar varsa bunların tespiti kolay olmakta ve biran evvel düzeltme şansı elde edilmektedir. Diğer taraftan yasal açıdan belli standartlarda olması gereken mal ve hizmetlerin kontrol altında tutulmasında kalite kontrol işleri önemli rol oynamaktadır. Bu işlevi yerine getirmede bilgi teknolojileri önemli kolaylıklar sağlamaktadır. Her şeyden önce yüzde yüz kalite kontrolü olanaklı hale gelebilmektedir. Diğer taraftan daha üretim esnasında bu tür kontroller ile sıfır hatalı, mükemmel üretimler yapılabilmektedir. Araştırmada konuyla ilgili soruya yamt veren kuruluşların %46.3'ü bu işlevi yürütmede hiç BT'den yararlanmadıklarım; %38.9'u orta düzeyde; %14.8'i ise üst düzeyde yararlandıklarım ifade etmişlerdir. Bu konuyla ilgili soruyu yanıt­ layan tüm kuruluşlardaki ortalama düzeylere bakıldığında kuruluş türü bakımın­ dan kamu kuruluşlarının kalite kontrol etmede BT'den yararlanma düzeyinin ortanın altında; özel kuruluşlarda ise orta düzeyde kullandıkları görülmektedir. Faaliyet alanları bakımından BT'ni ortalama kullanım düzeyi teknik hizmetler üreten kamu kuruluşları ve üniversitelerde orta düzeyin altmda, diğer alanlarda ise orta düzeydedir. Kalite kontrol işlevim yürütmede BT'den kullanım düzeyinin kuruluş türleri ve faaüyet alanlarına göre dağılımı incelendiğinde şu sonuçlara ulaşıhpaktadır: 10Tablo EK-3'de sunulmuştur. Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 215 Kamu kuruluşlarının %74.1'inde bu tür işlev BT ile hiç desteklenmemektedir. Kamu kuruluşlarının %18.5'i orta düzey; %7.4'ü ise bu işlevi yürütmede üst düzeyde BT'den destek aldıklarım belirtmişlerdir. Diğer taraftan özel kuruluşların %66.7'si kalite kontrol işlevini orta düzeyde BT kullanarak desteklemektedir. Üst düzeyde BT desteği sağlayan özel kuruluşların aram %14.8'dir. Öte yandan banka ve sigorta kuruluşlarının % 50'si; inşaat ve imalat kuruluşlarının %61.1'i ve diğer başlığı altmda toplanan kuruluşların %60'ı kalite kontrol işlevim orta düzeyde BT kullanarak yürüttüklerini ifade etmişlerdir. Teknik hizmet üreten kamu kuruluşları bakanlık hizmet bhimleri ve üniversi­ teler bu işlevi hiç BT desteği almadan yürütmektedir.11 Kalite kontrolü işlevini orta düzeyde BT ile destekleyen kuruluşların %50'sinde yönetim bilgi sistemi, %40'ında ise yönetici destek sistemleri bulun­ maktadır. Bu düzeyde destek sağlayan kuruluşlarda bu sistemlere ilaveten en temel sistem olan veri işleme sistemi, karar destek sistemleri ve uzman sistemleri bulunmaktadır. Diğer taraftan bu tür işlevi BT ile orta düzeyde destekleyen örgütlerin %50 gibi önemli bir bölümünde LAN ve W AN ağlar birlikte kullanı­ lırken; üst düzeyde BT kullanan kuruluşların %37.5 LAN ve WAN ağı birarada kullanmaktadır. 3) Programlanamayan ve Ad-Hoc Özellik Taşıyan İşler İnsangücü, malzeme, sermaye, kalite, üretim, iş, depo yerleşimi, fabrika yerleşimi, dağıtım sistemi, yeni ürün ve araştırma-geliştirme planlama ile. yeni fabrika kurma ve finansman yönetimi gibi işlevler rutin olmayıp, program­ lanamayan ad-hoc özellik taşımaktadır. Belirsizlikleri bünyesinde taşıyan bu işlevlerin etkili ve verimli yürütülmesinde örgüt içinde kurulacak bilgi teknoloji­ leri destekli bilgi sistemleri kolaylıklar sağlamakta ve elde edilen sonuçların kalitesini artırmaktadır. Veri işleme ve yönetim bilgi sistemleri temeline göre geliştirilen karar destek sistemleri ve benzeri (yönetici destek, uzman sistemler) sistemler daha çok çalışmanın önceki bölümlerinde anlatıldığı üzere rutin olmayan ve programlanabilir özellik taşımayan planlama gibi işlevleri destekler. Bu grupta yer alan işlevlerin ortalama olarak BT ile desteklenme düzeyine bakıldığında kuruluş türüne göre kamu kuruluşların orta düzeyin altmda; özel kuruluşların ise orta düzeyde oldukları; faaliyet alanlarına göre de banka ve sigorta kuruluşları ile inşaat ve imalat kuruluşlarının orta düzeyde; diğer alanlarda çalışan kuruluşların ise ortanın altı düzeyinde oldukları görülür. Aşağıda araştırmaya katılan kuruluşların tek tek bu işlevleri desteklemedeki mevcut durumları incelenecektir. 11Tablo EK-3'de sunulmuştur. 216 Bilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim İnsangficü Planlam a İnsanğücü planlaması; gerek miktar gerek beceri bakımından ihtiyaç duyulacak personelin tespit edilmesi, yönetimin personele ilişkin sorunları zamanında görme ve düzeltmeye gidilmesi bakımından oldukça önemlidir. İnsanğücü planlaması ile personele ait planlar, finansal plan ve tahminlerle bütünleşmektedir. Bu bağlamdan bilgi teknolojileriyle desteklenen bilgi sistemleri insanğücü planlama işlevini yerine getirmede gerek iş analizlerinin yapılmasına, gerekse iş yükü ve işgücü analizlerine ve benzeri personel konularına kolay çözümler sağlayabilmektedir. Araştırmada insanğücü planlamada BT kullanım düzeyini saptamaya ilişkin olarak yer alan soruyu 56 kuruluş yanıtlamıştır. İnsanğücü planlamada bu kuruluşların %48.2'si ortadüzey; %12.5'i üstdüzeyde BT olanak­ larından yararlandıklarından belirtmişlerdir. Bu işlevi BT desteği almadan yürüten kuruluşların oram ise % 39.3'dür.12 Kuruluş türü ve faaliyet alanına göre bu işlevi desteklemede ortalama BT kullanım incelendiğinde; kamu kuruluşların ortanın altı, özel kuruluşların orta düzeyde; teknik hizmet üreten kamu kuruluşları ve üniversitelerin ortanın altı ve diğer faaliyet alanlarında çalışan kuruluşların da orta düzeyde oldukları ortaya çıkmaktadır. İnsanğücü planlama yapısal olmayan nitelikte bir işlevdir. Bu işlevi bilgi teknolojileri ile desteklerken en azından yönetim bilgi sistemi temeline dayah bir karar destek sistemleri geliştirmeye gereksinim vardır. Bu çerçevede bir yönetim bilgi sistemine sahip olduğunu belirten 42 kuruluştan 9'u banka ve sigorta, 6'sı inşaat ve imalat sanayi olmak üzere insanğücü planlamada bilgi teknolojilerini orta düzeyde kullandıklarım belirtmişlerdir. K arar destek sistemine sahip olan 28 kuruluşun (yanıt veren kuruluş içinde oram %74) %78.5'i insanğücü planlamada BT kullanım düzeyi ile ilgili soruyu yanıtlamıştır. Bu kuruluşların %63.6'sında insanğücü planlamada BT'den orta düzeyde; %18.2'sinde üst düzeyde yarar­ lanıldığı görülmektedir. Yönetici destek sistemine sahip 29 kuruluşun (yanıt veren kuruluşlar içinde oram %35) %69'u insanğücü planlamada BT kullanım düzeyi ile ilgili soruyu yanıtlamıştır. Bu kuruluşların %55'i çoğunluğu banka ve sigorta şirketleri ile inşaat ve imalat sanayi kuruluşunda olmak üzere insanğücü planlamada bilgi teknolojilerinden orta düzeyde yararlanmaktadırlar. Araştırmaya katılan kuruluş­ lardan yalnızca 6 kuruluşta uzman sistemlerin kullanıldığı görülmektedir. Bu kuruluşların 4'ünde insanğücü planlama işlevi orta düzeyde BT kullanımı ile desteklenmektedir. 12Tablo EK-3'de sunulmuştur. Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 217 însangücü planlama işlevini yerine getirmede kamu kuruluşlarının, %57.1'i hiç BT kullanmadıklarını, %42.9'unun da orta düzeyde kullandıkları görül­ mektedir. Öte yandan insangücü planlamada bankaların %76.9'u; bakanlık hizmet birimlerinin %60'ı diğer başlığı altında toplanan kuruluşların %83.3'ü ve inşaat ve imalat kuruluşlarının %38.9'u orta düzey; inşaat ve imalat kuruluş­ larının %27.8'i ile banka ve sigorta kuruluşlarının %15.4'ü üst düzeyde BT kullandıkları görülmektedir.13 İnsangücü planlamayı orta düzeyde BT ile destekleyen kuruluşların %42.9'unda yönetim bilgi sistemi, %4.8'inde karar destek sistemleri, %14.3'ünde ise uzman sistemler bulunmaktadır. İnsangücü planlamada orta düzeyde BT kullanan kuruluşların %50'sinde LAN+WAN birlikte, üst düzey kullananlar da ise yalnızca WAN iletişim ağının yaygın olarak kullanıldığı görülmektedir. M alzeme Planlam a Üretim sürecinde gereksinim duyulacak malzemelerin çeşit ve miktar olarak zamanında elde edilmesinde malzeme planlamanın önemli yeri bulunmaktadır. Bu anlamda üretimi entegre edecek bir bilgi sistemi çerçevesinde bilgi teknolojileri etkililik ve verimlilik sağlamaktadır. Araştırmada konuyla ilgili soruya yanıt veren kuruluşların %51.8'i malzeme planlama işini yürütürken orta düzeyde BT kullanım düzeyine sahip olduklarım belirtirken; % 25'i de üst düzeyde kullanımı olduğunu ifade etmiştir. Bu işlevde BT kullanmadığım belirten kuruluşların oram ise %23.2'öir. Bu konuyla ilgili soruya yanıt veren kamu ve özel kuruluşlarda ortalama olarak BT kullanım oranının ne olduğuna bakıldığında, her iki kesiminde bu işlevi orta düzeyde BT kullanımı ile destekledikleri görülür. Diğer taraftan yal­ nızca üniversite kuruluşları malzeme planlamada BT'ni orta düzeyin altında kullanırken diğer tüm faaliyet alanlarındaki kuruluşlar orta düzeyde yarar­ lanmaktadır. Araştırmaya katılan kamu kuruluşlarının %56.7'si orta düzeyde; %10'u ise üst düzeyde malzeme planlamada BT kullandıklarım belirtmişlerdir. Kamu kuruluşların %33.3'ü bu işlevi BT ile hiç desteklemediklerim belirtmiş­ lerdir. Özel kesimde bu işlevi desteklemede BT kullanımının hiç olmadığım belirten kuruluşların oram yalnızca %11.5'tir. Diğer taraftan bu kuruluşların %53.8'i malzeme planlama işini yürütürken orta düzeyde BT kullanmaktadır. Bu işlevi yürütmede BT'den yararlanma düzeyinin faaüyet alanlarına göre dağılımına bakıldığında; inşaat ve imalat kuruluşlarının %55.6'sı üst düzey; bakanlık hizmet birimlerin %80'i, banka ve sigorta kuruluşların %70'i ve teknik “ jpablo EK-3'de sunulmuştur. 218 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim hizmet üreten kamu kuruluşların %61.5'i orta düzeyde BT kullandıkları göze çarpmaktadır.14 Malzeme planlamada orta düzey BT kullanan kuruluşların %17.2'sinde veri işleme sistemi olmasına karşın; %3 l'inde yönetim bilgi sistemi ve %27.6'sında yönetici destek sistemi olduğu ortaya çıkmaktadır. Programlanamayan nitelik taşıyan bu işlev için uygun olan-karar destek ve uzman sistemlerin bulunma oranının düşük olması bir tarafa, bu kuruluşlarda henüz veri işleme sisteminin de düşük düzeylerde sahip olunması düşündürücüdür. Nitekim belirtilen düzeyde diğer sistemlerin var olabilmesi için her şeyden önce etkili bir veri işleme sisteminin kurulmuş olması gerekir. Yapısal olmayan niteliğe sahip malzeme planlamada BT kullanım düzeyinin karar destek sistemine sahip'olan kuruluşlardaki dağılımı incelendiğinde 11 kuruluşun orta düzey, 7 kuruluşun da üst düzeyde BT'den yararlandığı anlaşıl­ maktadır. Orta düzeyde kullanımı olan kuruluşların banka ve sigorta şirketleri ile teknik hizmet üreten kamu kuruluşları; üst düzeyde kullananların da inşaat ve imalat kuruluşu oldukları görülmektedir. Yönetici destek sistemine sahip olduk­ larım belirten 21 kuruluşun %47.6'sı malzeme planlamada BT'ni orta düzeyde, %33.3'ü üst düzeyde kullanmaktadır. Orta ve üst düzeyde kullanımdan söz eden kuruluşlar çoğunlukla inşaat imalat sanayinde yer almaktadır. Malzeme planlamada bir uzman sisteme sahip olduğunu belirten 4 kuruluşun banka ve sigorta kuruluşları ile inşaat ve imalat sanayi kolunda çalıştıkları ve BT'den malzeme planlamada orta düzeyde yararlandıkları ortaya çıkmaktadır. Diğer taraftan bu işlevi desteklemede üst düzeyde BT kullanımı olan kuruluşların %28.6'sında yönetim bilgi sistemleri; %35.7'sinde yönetici destek sistemleri ve %14.3'ünde uzman sistemleri bulunmaktadır. Görüldüğü gibi üst düzeyde kullanımı olan kuruluşlarda uzman sistemlere sahip olan kuruluş sayısı fazladır. Malzeme planlama işlevini gerek orta, gerek üst düzeyde BT ile yürüt­ tüğünü belirten kuruluşlarda iletişim ağı olarak ağırlıkla, LAN ve W AN ağlar birlikte kullanılmaktadır. Bûtce Planlam a Örgütlerin belli bir dönem içerisinde geleceğe ait gelir ve gider tahminlerinin rakamlarla ifade edilmesi olarak tanımlanan bütçenin, gerçeğe uygun yapıla­ bilmesi, örgütün hedeflerine ulaşmasında oldukça önemlidir. Örgütler faaliyet gösterdikleri alanlara göre değişik bütçelere sahiptir. Bunlar arasında satış, üretim, finansman idari gider bütçeleri sayılabilir. Bütçe planlama faaliyeti yürütülürken pek çok veriye ve bunların analiz edilmesine ihtiyaç duyulur. İşte MTablo EK-3'de sunulmuştur. Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 219 bu noktada bilgi teknolojileri bu ihtiyacı gidermede büyük katkı sağlar. Her şeyden önce bu teknolojiler gereksinim duyulan verilere erişme ve bunları çeşitli matematiksel tekniklere göre analiz etme olanağı sağlayarak yapılacak planların rasyonel olmasına yardımcı olur. Ancak elbette ki bu teknolojilerin örgüt içinde oluşturulan bir bilgi sistemi içinde kullanılması daha etkili sonuçlar üreteceği gözönünde bulundurulmalıdır. Bütçe planlama işlevini BT'ni hangi düzeyde kullanarak desteklendiğinin araştırıldığı soruya araştırmayı yanıtlayan kuruluşların %32.5'i yanıt verme­ miştir. Bu soruyu yanıtlayan kuruluşların %6'sı ise bu işlevi yerine getirmede hiç BT kullanmadıklarım belirtmişlerdir. Diğer taraftan yanıt veren kuruluşların %66.7'si bütçe planlama işlevini yürütmede BT'den orta düzeyde yararlan­ dıklarını belirtmişlerdir. Bu kuruluşların %27.5'i de bütçe planlamada BT'den üst düzeyde yararlanmaktadır. Bu işlevi yürütmede gerek kamu ve özel kuruluşlar, gerek tüm faaliyet kolunda çalışan kuruluşlar ortalama olarak bilgi teknolojilerinden orta düzeyde yararlanmaktadır. Bütçe planlama işini orta düzeyde BT yardımıyla yürüten kamu kuruluşlarının oram %79, özel kuruluşların oram %69'dur. Öte yandan bütçe planlamada banka ve sigorta kuruluşlarının %43.8'i; üniversitelerin %40'ı ve inşaat ve imalat kuruluşlarının %27.8'i üst düzey; diğer başlığı altında toplanan kuruluşların tamamı bakanlık hizmet birimlerinin %72.2'si ve teknik hizmet üreten kamu kuruluşlarının %69.2'si orta düzeyde BT kullanmaktadır.15 Bütçe planlama işlevini orta düzeyde BT ile destekleyen kuruluşların %37'sinde yönetim bilgi sistemleri; %11'inde karar destek sistemleri ve ancak %9'unda uzman sistemler bulunmaktadır. Diğer taraftan üst düzeyde BT kullanan kuruluşların ancak %5.3'ünde bu işlevi yakandan destekleyen karar destek sistemleri ile uzman sistemler bulunmaktadn. Bütçe planlama işlevini etkili olarak destekleyen karar destek sistemlerini kullandıklarım belirten 26 kuruluşun %61.5'i orta; %34.6'sı üst düzeyde bütçe planlamada BT kullanmaktadır. Yönetici destek sistemi sahiplerinin %66'sı orta; %34'ü de üst düzeyde bütçe planlamada BT kullandığım ifade etmiştir. Uzman sistemlere sahipleri banka ve sigorta ile inşaat ve imalat kuruluşları ağnlıkh olarak orta düzeyde BT kullanmaktadır. Bütçe planlama işlevim orta düzeyde BT ile destekleyen kuruluşların-önemli bir bölümünde LAN ve W AN ağı birlikte; üst düzeyde kullananların %39'u W AN ağı yaygın olarak kullanmaktadn. 15Tablo EK-3'de sunulmuştur. 220 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Sermaye Planlama Yapılacak yatırımlar için gerek kısa ve orta gerekse uzun vadeli ihtiyaç duyulacak sermayenin büyüklüğünün belirlenmesi sermaye planlama işlevi olarak adlandırılır. Yapılması öngörülen yatırımı gerçekleştirebilmede yapılacak planlamanın gerçeğe yalan olması oldukça önemlidir. Bilgi teknolojileri geçmişe ait verilerin analiz edilmesi, geleceğe dönük tahminlerde bulunarak belirsizlik riskinin azaltması ve gereksinim duyulan verilere ve bilgilere erişilmesinde büyük kolaylıklar sağlamaktadır. Bilgi teknolojilerinin sermaye planlama işlevinde kullanım düzeyini tespit etmek üzere hazırlanan soruyu yanıtlayan kuruluşların %53'ü ise sermaye planlamada hiç BT kullanmadıklarını belirtmişlerdir. Bu işlev için BT'nin ağır­ lıklı olarak orta düzeyde kullanıldığı görülmektedir. Nitekim yanıt veren kuruluş­ ların %35.2'si sermaye planlamada BT'ni orta düzeyde kullandıklarım ifade etmişlerdir. Üst düzeyde kullanımdan söz eden kuruluşların oram yalnızca %11.7'dir. Kuruluş türüne göre bu işlevi BT ile destekleme düzeyi sorgulandığında ortalama olarak kamu kuruluşlarının orta düzeyin altmda; özel kuruluşların da orta düzeyde yararlandıkları ortaya çıkmaktadır. Diğer taraftan teknik hizmetler üreten kamu kuruluşları, bakanlık hizmet birimleri ve üniversiteler orta düzeyin altmda yararlanırken, diğer faaliyet alanlarında çalışan kuruluşlar orta düzeyde yararlanmaktadır. Sermaye planlamada BT'nin kullanım düzeyinin kuruluş türüne göre dağılımına bakıldığında kamu kuruluşların %83.3'ü ve özel kuruluşların %25.9'u hiç yararlanmadıkları görülür. Diğer taraftan kamu kuruluşlarının %16.7'si orta düzeyde yararlanmakta ve hiç birisi üst düzeyde yararlanmamaktadır. Buna karşın, bu işlevi yürütmede özel kuruluşların %55.6'sı orta düzeyde; %18.5'i üst düzeyde BT'den yararlanmaktadır. Bu sorgulama faaliyet alanlarına göre yapıl­ dığında sermaye planlamada banka ve sigorta kuruluşlarının %41.7'si ve inşaat ve imalat kunıluşlannın %5.6'sı üst düzeyde; inşaat ve imalat kuruluşlarının %61.1'i ile banka ve sigorta kuruluşlarının %25'i orta düzeyde BT kullandıkları göze çarpmaktadır.16 Rutin olmayan niteliğe sahip sermaye planlama işlevini yürütmede BT'den hangi ölçüde yararlanıldığı ve bu işlevi esas alarak kuruluşların bilgi sistemlerine sahip olma durumlarına göre dağılımlarına bakıldığında karşımıza şöyle bir tablo çıkmaktadır: K arar destek sistemine sahip olan 19 kuruluşun %57.9'u bilgi teknolojileri sermaye planlama işlevini desteklemede orta düzeyde kullanırken, yalnızca %10'u üst düzeyde kullanmaktadır. K arar destek sistemine sahip olma­ sına rağmen 6 kuruluş bu işlevi gerçekleştirmede hiç BT'den yararlanmadıklarım belirtmişlerdir. Yönetici destek sistemine sahip kuruluşların %53'ü bu işlevi 16Tablo EK-3'de sunulmuştur. Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 221 yürütmede BT'ni orta düzeyde kullanmaktadırlar. Diğer taraftan bu durum uzman sistemlere sahip kuruluşlar içinde geçerü olup, bu sistemin bulunduğu kuruluşların sermaye planlama işlevinde orta düzeyde bilgi teknolojileri kullandıkları anlaşılmaktadır. Sermaye planlama işlevini yürütürken BT'den orta düzeyde yararlandığını belirten kuruluşların %11.1'inde karar destek sistemleri; %22.2'sinde uzman sistemler bulunmaktadır. Diğer taraftan üst düzeyde kullanımdan söz eden kuruluşlarda bu sistemlerin bulunduğu kuruluşların oram %16.7 olmuştur. Sermaye planlamayı orta düzeyde BT ile destekleyen kuruluşların %41.2'si veri iletişimde LAN ve WAN ağı birlikte; üst düzeyde desteklediklerini belirten kuruluşların %50'si de W AN ağ kullanmaktadır. Satış Planlama İşletme örgütlerinin yapacakları satışların dönemler itibarıyla tespit edilmesi gerek elde edilecek nakit girişlerin tespiti, gerek üretim ve pazarlama işlevleriyle uyumun sağlanması açısından önemlidir. Araştırmada satış planlamada BT kullanım düzeyini sorgulayan soruyu yanıtlayan kuruluşların %42.9'u satış plan­ lamada hiç BT kullanmadıklarım; %32.7'si orta düzey ve %24.5'i de üst düzeyde BT kullandıklarım belirtmişlerdir. Yamt veren kuruluşlarda ortalama BT kul­ lanım düzeyine bakıldığında; kamu kuruluşlarının orta düzeyin altında, özel kuruluşların da orta düzeyde satış planlama işlevini BT ile yürüttükleri görülür. Diğer taraftan teknik hizmet üreten kamu kuruluşları; bakanlık hizmet birimleri ve üniversiteler orta düzeyin altında, diğer faaliyet alanlarında çalışan kuruluşlar orta düzeyde bu işlevi BT ile desteklemektedirler. Satış planlamada kamu kunılûşlanmn %70'i BT'ni kullanmazken, %22'si orta, %8'i üst düzeyde yarar­ lanmaktadır. Özel kuruluşların ise %20'si BT'den hiç yararlanmazken, %54'ü orta düzey; %26'sı üst düzeyde kullanmaktadır. Öte yandan satış planlamada inşaat ve imalat kuruluşlarının %35.3'ü ile banka ve sigorta kuruluşlarının %33.3'ü üst düzey; inşaat ve imalat kuruluşlarının 52.9'u orta düzeyde BT kullanmaktadır.17 Satışların planlanması esas alındığında bünyelerinde karar destek sistemleri olduğunu belirten 19 kuruluşun %42'si satış planlamasında bilgi teknolojilerini üst düzeyde %37' si de orta düzeyde kullandıklarım ifade etmişlerdir. Bu düzey­ deki kuruluşların çoğunluğu inşaat ve imalat sanayi kuruluşlarıdır. Bu sistemi olmasına rağmen satışların planlanmasında hiç BT kullanmayan kuruluşların oram %21.1 dir. Bu kuruluşlarında banka ve sigorta şirketleri ve teknik hizmet üreten kamu kuruluşları olduğu görülmektedir. Bu işlevi yerine getirmede yönetici destek sistemine sahip olan kuruluşların çoğunluğu inşaat ve imalat kuruluşları olmak üzere %84'ü (16 kuruluş) orta ve üst düzeyde BT'den yararlan­ maktadırlar. Yönetici destek sistemi olmasına rağmen bu işlevde BT'den 17Tablo EK-3'de sunulmuştur. 222 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim yararlanmadığım belirten kuruluşların oram %16'dır. Uzman sisteme sahip olan inşaat ve imalat kuruluşu satışların planlanmasında orta düzeyde BT kullanımı olduğunu belirtmiştir. Satış planlamada orta düzeyde BT kullanan kuruluşların %12.5'i karar destek sistemlerine; %12.5'i uzman sisteme sahipken, üst düzeyde kullanan kuruluşların hiçbirisinde karar destek sistemleri bulunmamaktadır. Bu kuruluş­ ların ancak %8.3'ü uzman sisteme sahiptir. Satış planlamada gerek orta gerek üst düzey BT kullanan kuruluşlarda çoğunlukla LAN ve WAN birlikte veri iletişim ağı olarak kullanılmaktadır. Ü retim -İs Program lam a ve Planlam a Üretim planlanması ile istenilen zamanda, nitelikte ve nicelikte mamul üre­ tilmesi için gereksinim duyulacak malzemelerin, işgücünün, tesisin vb. unsurların saptanmasına gidilir. îş programlama ve tasarımında ise işin yapılmasında etkili olan yöntemlerin ve zorunlu görülen araç-gereçlerin yeterli düzeyde kullanıl­ masının sağlanmasına çalışılır. Bilgi teknolojileri örgütün üretim işlevi ile entegre olmuş bilgi sistemi çerçevesinde yukarıda sayılan işlevlerin etkili yürütülmesine yardımcı olmaktadır. Üretim iş programlama ve planlama işini BT yardımıyla destekleme düzeyini tespit amacıyla hazırlanan soruyu yanıtlayan kuruluşlara %24.5'inde üretim iş programlama ve planlamada BT'nin hiç kullanılmadığı görülmektedir. Bu kuruluşlara %47.2'si orta düzeyde, %28.3'ü de üst düzeyde BT kullanarak bu işlevi yürüttüklerini belirtmişlerdir. Öte yandan ortalama olarak, gerek kamu gerek özel kuruluşlarda bu işlevler orta düzeyde BT kullanımı ile desteklenmektedir. Bu açıdan yalnızca üniversite­ lerde orta düzeyin altmda BT kullanımı söz konusu iken, diğer faaliyet alanla­ rında ortalama olarak orta düzeyde BT kullanılmaktadır. Bu işlevi desteklemede BT kullanım düzeyi kuruluş türü ve faaliyet alanları balonundan incelendiğinde şu sonuçlara ulaşılmaktadır. Kamu kuruluşlarının %33.3’ü bu işlevi yerine getirmede BT kullanmamaktadır. Ancak bu kuruluşlara %63'ü gibi önemli bir kısmı orta düzeyde %3.7'si de üst düzeyde BT kullanmaktadır. Buna karşın özel kuruluşlara %15.4 bu işlevi yürütmede hiç BT desteği almamakta; %50'si orta düzeyde %34.6'sı da üst düzeyde kullanmaktadır. Görüldüğü gibi özel kesim kamuya göre bu işlevde daha çok üst düzeyde B T kullanabilmektedir. Faaliyet alanlarını göre bu işlevi yürütmede BT kullanım düzeyi incelen­ diğinde; inşaat ve imalat kuruluşlarının %43.8'i ve banka ve sigorta kuruluş­ larıyla teknik hizmet üreten kamu kuruluşlarının %30'u üst düzeyde BT'den yararlandıkları görülmektedir.18 “ Tablo EK-3'de sunulmuştur. Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 223 Bu işlevi yürütmede orta düzeyde BT kullanan kuruluşların %20'sinde karar destek; %16'sında uzman sistemler bulunurken, üst düzeyde kullanan kuruluş­ ların veri işleme, yönetim bilgi ve yönetici destek sistemleri bulunmasına karşın özellikle bu işlevi doğrudan destekleyecek karar destek ve uzman sistemleri bulunmamaktadır. Diğer taraftan bu işlevi orta ve üst düzeyde BT ile destekleyen kuruluşların büyük kesiminde WAN ve LAN iletişim ağı birlikte kullanılmaktadır. Üretim iş programlama ve planlama işlevini esas almak üzere kuruluşların bilgi sistemlerine sahip olma durumlarına bakıldığında şu sonuçlara ulaşılmak­ tadır: Üretim-iş programlama ve planlama işlevini desteklemek üzere bilgi teknolojilerinden yararlanma düzeyinin kuruluşların karar destek sistemlerine sahip olmalarına göre dağılımı incelendiğinde karar destek sistemleri olan 21 kuruluşun %57'sinin bu işlevi desteklemede bilgi teknolojilerinden orta düzey; %38'inin de üst düzeyde yararlandıkları görülür. Orta düzeyde yararlandığım belirten kuruluşların %33'ü banka ve sigorta; %41'de diğer kuruluşlar arasmda yer alırken, üst düzeyde kullanımdan söz edenlerin %50'si inşaat ve imalat kuru­ luşlarıdır.. Yönetici destek sistemlerine sahip 20 kuruluşun %45'i üretim-iş plan­ lamada üst düzeyde; %40'ı orta düzeyde bilgi teknolojileri kullandıklarım belirt­ mişlerdir. Bu kuruluşlar da çoğunlukla banka ve sigorta ile inşaat ve imalat sanayinde faaliyet gösterdikleri görülür. Toplam sayılan 4 olan uzman sisteme sahip bakanlık hizmet birimleri ve inşaat ve imalat sanayi kolunda çalışan kuruluşlar, üretim-iş programlamada orta düzeyde bilgi teknolojileri kullanmaktadır. K alite Planlam a Kalite planlama işlevi, yapılacak kalite kontrolüne önemli bir girdi sağlamaktadır. Bir başka deyişle kalite kontrol işlevi önceden standartlan saptanan kalite planlarına dayah olarak yürütülür. Araştırmada kuruluşların % 57.rinin kalite planlamada hiç bilgi teknolojileri kullanmadıklan tespit edilmiştir. Diğer taraftan bu teknolojilerin kuruluşların %32.7'sinde orta.düzey; %10.2'sinde üst düzeyde kullanıldığı anlaşılmaktadır. Bu işlevi ortalama olarak BT ile destekleme düzeyi kamu ve özel ile faaliyet alanlan bakımından değerlen­ dirildiğinde; kamu kuruluşlarında orta düzeyin altoda, özel kuruluşlarda orta düzeyde kullanıldığı görülür. Diğer taraftan yalnızca inşaat ve imalat sanayi kalite planlama işinde BT'ni orta düzeyde kullanırken diğer tüm faaliyet alanında orta düzeyin a lto d a kullanmaktadır. Kamu kuruluşlarının %83.3'ü kalite planlama işlevinde hiç BT kullanmadıklarım belirtirlerken; %16.7'si orta düzeyde kullanımdan söz etmiştir. Özel kesimde bu işlevi desteklemede BT kullanmayan kuruluşların oram %32'dir. 224 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Bu kesimde faaliyet gösteren kuruluşların %52'sinde orta düzey; %16'smda üst düzey BT kalite planlama işlevinde kullanılmaktadır. Öte yandan kalite planla­ mada inşaat ve imalat kuruluşlarının %18.8'i üst düzey; banka ve sigorta kuru­ luşlarının %37.5'i ve inşaat ve imalat kuruluşlarının %56.3'ü orta düzeyde BT kullandıklarını belirtmiştir.19 Bu işlevi desteklemede BT'ni orta düzeyde kullanan kuruluşların %12.5'inde karar destek ve uzman sistemleri bulunmaktadır. Üst düzeyde kullananların %20'sinde uzman sistemleri bulunurken hiçbir kuruluşta karar destek sistemleri bulunmamaktadır. Öte yandan bu işlevi gerek orta, gerek üst düzeyde BT ile destekleyen kuruluşların önemli bir kesiminde (orta düzey için %50'sinde, üst düzey için %40'ında) LAN ve W AN iletişim ağı birlikte kullanılmaktadır. Yönetici destek sistemi olan 17 kuruluşun %59'u kalite planlamada BT'den orta ve üst düzeyde yararlandıklarım %41'i ise hiç yararlanmadıklarım ifade etmişlerdir. Yönetici destek sistemleri olduğunu belirten kuruluşlar içinde bu işlevi desteklemede BT'den hiç yararlanmadıklarını belirten kuruluşlar bakanlık hizmet birimleri olurken; yararlandıklarım belirtenler ise, çoğunluk olarak inşaat ve imalat sanayi kuruluşları arasmda yer almaktadır. F ab rik a Yerleşim Planlam a Üretim işletmelerinde makine ve teçhizata uygun yerleşimi gerek çalışan­ ların performansım, gerek malzeme akışım doğrudan etkileyerek elde edilecek sonucun başarısını etkilemektedir. Optimum fabrika yerleşimine yönelik olarak geliştirilmiş pek çok model ve analiz teknikleri bulunmaktadır. Örgütlerde kuru­ lacak bilgi sistemleri ile (Örneğin karar destek sistemleri ile) bu tekniklerden etkili olarak yararlanılabilmektedir. Fabrika yerleşim planlamada BT'ni kullanım düzeyini tespit ile ilgili soruyu yanıtlayan kuruluşların % 71.l'inde bu işlevi desteklemede hiç BT kullanılmadığı görülmektedir. Orta düzeyde kullanan kuruluşlar oram %26.1 ve üst düzeyde kullananların oram ise yalnızca % 2.1’dir.20 Kamu kuruluşlarının %95.5'i bu işlevi yürütmede hiç BT'ni kullan­ madıklarını belirtmişlerdir. Kamu kuruluşlarının önemli bir kesimi, herhangi bir fabrikaya sahip olmadığı için her şeyden önce böyle bir işlevi yoktur. Bu nedenle kamu kuruluşlarının çoğunda bu işlev için BT kullanılmama durumunun fazla görülmesi normaldir. Diğer taraftan bu kuruluşların yalnızca %4.5'i bu işlevi yürütmede orta düzeyde BT kullanmaktadır. Özel kuruluşların %50'si de fabrika yerleşim planlama işlevinde BT kullanmamaktadır. 19 Tablo EK-3'de sunulmuştur. “ Tablo EK-3'de sunulmuştur. Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 225 Kamu özel ve faaliyet alanlarına göre kuruluşların bu işlevi BT ile ortalama destekleme düzeyi incelendiğinde kamu ve özel her iki kesim için bunun ortanın altı olduğu; yalnızca inşaat ve imalat sanayi kolu için orta ve diğer tüm alanlar için ortanın altı olduğu görülür. Fabrika yerleşim planlama işlevini yürütmede orta düzeyde BT kullanımı olan kuruluşların ancak %8.3'ünde karar destek; %16.7'sinde de uzman sistemler bulunmaktadır. Üst düzeyde BT kullanan kuruluşlarda yalnızca veri işleme sistemi olup diğer sistemlerin hiçbirisi bulunmamaktadır. Bu işlevi orta düzeyde BT ile destekleyen kuruluşların %54.5 gibi önemli bölümünde iletişim ağı olarak LAN ve W AN birlikte kullanılırken, üst düzeyde kullanan kuruluşlarda WAN kuUamlmaktadn. Fabrika yerleşim planlama işlevi esas alındığında, kuruluşların sahip oldukları bilgi sistemlere göre dağılımı şöyledir: Fabrika yerleşim planlama işlevi daha çok imalat kuruluşların sorunları arasmda yer alır. Bu anlamda karar destek sistemlerine sahip imalat kuruluşları alanında çalışan kuruluşların bu işlevi yürütmede BT'den yararlanma düzeyleri incelendiğinde sayılan 9 olan bu kuruluşların %55'inde hiç B T kullanılmazken; %44'ün de orta ve üst düzeyde kullanmaktadnlar. Yönetici destek sistemlerine sahip imalat kuruluşlarının sayısı ise 7'dir. Bunların %42'si bu işleri desteklemede hiç BT kullanmazken, %58'i orta ve üst düzeyde kullanmaktackr. Uzman sisteme sahip olduğunu belirten bir kuruluş fabrika yerleşimi planlamada BT'ni orta düzeyde kullandığım ifade etmiştir. Depo Yerleşim Planlama Mamul, yan mamul ve malzemelerin kullanım anma kadar saklandığı depoların iç yerleşimi, hacmi ve türü çok çeşitü olan kalemlere istenildiğinde ulaşılmasında engel olabilmektedir. Bu noktada depo yerleşiminin iş akışına uygun yapılması önem kazanmaktadır. Diğer taraftan depo mevcut olan stokların miktar ve tutar bakımından analiz edilmesi depo yerleşiminde gözönünde bulun­ durulması gereken unsurlar olmaktadır, işte bu noktalan göz önüne alarak etkili bir depo yerleşim planlaması yapılmasında BT'nin olanaklarından yararlanması kaçınılmaz olmaktadır. Bu teknolojiler üretim, dağıtım, satın alma ve muhasebe gibi işlevlerle de eşgüdümü olanaklı kılmaktadır. Depo yerleşim planlama işle­ vinin BT ile desteklenme düzeyini tespit eden soruya yanıt veren kuruluşların %59.2'si bu işlevi yürütmede hiç BT kullanmadıklarım ifade etmişlerdir. Öte yandan orta düzeyde kullanımdan söz eden kuruluşların oram %37.4; üst düzeyde kullananların oram ise %6.1'dir. 226 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Bu işlevi yürütmede kamu kuruluşlarının %16.7'si orta düzeyde BT kullanırken, özel kuruluşların %52'si orta; %12'si üst düzeyde kullanmaktadır. Depo yerleştirme işlevine ortalama kullanım düzeyi olarak bakıldığında kamu kuruluşları ortanın altı; özel kuruluşlarda orta düzeyde BT kullanmaktadır. Depo yerleşim planlamada inşaat ve imalat kuruluşlarının %56.3'ü orta düzeyde BT kullanırken, teknik hizmet üreten kamu kuruluşları ve bakanlık hizmet birim­ lerinin hiçbiri bu işlevi desteklemede BT kullanmadıklarım belirtmiştir.21 Depo yerleşim planlamada BT'ni orta düzey kullanan kuruluşların %8.3'ünde karar destek, %16.7'sinde de uzman sistemler bulunmaktadır. Bu kuruluşlarda iletişim ağı olarak en fazla LAN ve W AN ağ kullanılmaktadır. Depo yerleşimi hemen hemen tüm kuruluşların uğraşmak durumunda olduğu sorunlar arasmda yer almaktadır. Karar destek, yönetici destek ve uzman sistemlerin doğrudan destekleyebileceği bu işlevi yürütmede BT'den ne derece yararlanıldığına, bu işlev esas alınmak üzere sahip olunan bilgi sistemleri çerçe­ vesinde bakılmıştır. Depo yerleşim planlamaya karar ve yönetici destek sistemleri ile uzman sistemler doğrudan destek sağlar. Sayılan 18 olan karar destek sistem­ lerine sahip kuruluşlardan %50'si bu işlevi desteklemede hiç BT'den yararlanma­ dıklarım; %50'si de orta ve üst düzeyde yararlandıklarım belirtmiştir. Bu kuruluşların hepsi de inşaat ve imalat sanayiinde faaliyet göstermektedir. Yönetici destek sisteme sahip 32 kuruluşun %63'ü depo yerleşim planlamada BT'ni hiç kullanmadıklarım, %37’si ise orta ve üst düzeyde kullandıklarını ifade etmişlerdir. Finansm an Yönetimi Finansman yönetiminin temel amacı, işletmenin güvenliğini, kârlılığını ve sürekliliğini sağlamaktır. Finansal yönetimde bir yandan en az likidite bulun­ durma, diğer yandan kân ençoklama hedeflenir. Bu hedefi gerçekleştirmede atıl fonlan elimine ederek en az likidite bulundurmaya; yapılan tahminlerdeki yanılmaya güvence olmak üzere ihtiyat fonu bulundurulmaya özen gösterilir. Özellikle kâr amacı güden özel kuruluşlar için oldukça önemli olan bu işlevin gerçekleştirilmesinde bilgi teknolojilerinin olanaklarından yararlanılması, alınacak kararlarda isabetli olmayı artırmaktadır. Bu teknolojiler; bir yandan gereksinim duyulan veri-bilgi kaynaklarına zamanlı, kolay erişimini sağlayarak; diğer taraftan belirsizlikleri gidermeye yardımcı çeşitli istatistild analiz metodlan ile yapılan tahminlerde güvenirliliği artırarak finansman yönetiminde başarı düzeyini yükseltici rol oynamaktadır. Finansman yönetimi işlevinde BT kullanım düzeyindeki belirlemek üzere hazırlanan soruyu, yanıtlayan kuruluşların %22.8'inin finansman yönetimi 21 Tablo EK-3'de sunulmuştur. Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 227 işlevinde hiç BT kullanmadıkları görülür. Diğer taraftan bu işlevi desteklemede kuruluşların %56.1'i orta; %21.1'i ise üst düzeyde BT kullanmaktadır. Kamu ve özel kuruluşlarda finansman yönetiminde ortalama BT kullanım düzeyinin orta düzey olduğu görülmektedir. Orta düzeyin altmda BT kullanan teknik hizmet üreten kamu kuruluşları ve bakanlık hizmet birimleri dışındaki faaüyet alanlarında çalışan kuruluşlar bu işlevi desteklemede orta düzeyde BT kullanmaktadırlar. Kamu kuruluşlarının %42.9 ve özel kuruluşların %3.4'ü finansman yönetiminde hiç BT kullanmadıklarım bildirmişlerdir. Diğer taraftan kamu kuruluşlarının %53.6'sı özel kuruluşların %62.1'i bu işlevi desteklemede orta düzeyde BT kullanmaktadır. Üst düzeyde kullanan kuruluşların %9.1'i kamuda %90.9'u da özel kesimde yer almaktadır. Öte yandan finansman yönetiminde banka ve sigorta kuruluşlarının %35.7'sinin ve inşaat ve imalat kuruluşlarının %33.3'nün üst düzeyde BT kullandıkları dikkat çekmektedir. Teknik hizmet üreten kamu kuruluşları ve bakanlık hizmet birimlerinin hiçbiri bu işlevi yürütmede üst düzeyde BT kullanmamaktadır.22 Finansman yönetiminde orta düzeyde B T kullanan kuruluşların %-12.5'inde karar destek ve uzman sistemleri üst düzeyde kullanan kuruluşların %16.7'sinde karar destek, %8.3'ünde de uzman sistemler bulunmaktadır. Bu işlevi orta ve üst düzeyde BT ile desteklediğini bildiren kuruluşlarda ağırlıklı olarak LAN ve WAN iletişim ağı kullanılmaktadır. Rutin olmayan bir işlev olarak finansman yönetimi en çok desteğini karar . destek, yönetici destek ve uzman sistemlerden almaktadır. K arar destek sistemleri olan 23 kuruluşun tamamı finansman yönetiminde bilgi teknolojilerini kullan­ maktadırlar. Öte yandan orta ve üst düzeyde kullanımı olduğunu belirten kuruluşlar çoğunlukla banka ve sigorta ile inşaat ve imalat alanında faaliyet göstermektedir. Yönetici destek sistemi olan 22 kuruluşun %68'i başta inşaat ve imalat ile banka ve sigorta kuruluşları olmak üzere finansman yönetiminde bilgi teknoloji­ lerinden orta düzeyde; yine çoğunluğu inşaat ve imalat kuruluşları olan %27'si de üst düzeyde yararlandıkları görülmektedir. Uzman sisteme sahip banka ve sigorta ile inşaat' ve imalat sanayinde çalışan kuruluşların %80'i finansman yönetiminde BT'ni orta düzeyde, yalnızca bankaların yer aldığı %20'si de üst düzeyde kullanmaktadır. Yeni Fabrika Kurma Yeni fabrika ya da iş kurma çok yönlü bir sorun olarak, tasarlama süre­ cinden başlayıp, kesin olarak faaliyete geçmesine kadar yapılması gereken işlerin 22 Tablo EK-3'de sunulmuştur. 228 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim planlanmasını ve yürütülmesini kapsar. Yeni fabrika kurma işletmecilikte yatırım yapma şeklinde ifade edilir. Kuruluş aşamasında yeni fabrika kurmada yapılan yatırım projesi çalışmasında ekonomik, mali, teknik ve yasal konularda araştırmalar yapılır23. İşte pek çok veri ve bilgileri bir araya getirerek analiz edilmesini gerektiren bu araştırmalar, BT'nin olanaklarıyla etkili olarak yapılabil­ mektedir. BT'ler özellikle piyasa etüdü yapmada, talep tahminlemede, kuruluş yeri ve konumluk seçiminde ve kapasite belirlemede karar vericiye destek sağlamaktadır. Diğer taraftan bu yeni yatırımla birlikte ortaya çıkan mali sorunlara akılcı çözümler geliştirmede bu teknolojilerin kolaylık sağladığı görülmektedir. Ancak bu işlev pek çok kamu kuruluşu için yürüttükleri işlevler gereği geçerli olmazken, daha çok imalat işi ile uğraşan özel kesim kuruluşları için söz konusudur. Bu işlevle ilgili elde edilen sonuçlar bu gerçek göz önüne alarak değerlendirilmelidir. Araştırmada konuyla ilgili soruya yamt veren kuruluşların %78.6'sı bu işlevi yürütmede hiç BT kullanmadıklarım belirtmişlerdir. Ancak bu kuruluşların %19'u orta düzeyde; %2.4'ü üst düzeyde BT'den yararlanmaktadır. Kuruluş türü ve faaliyet alanları bakımından yeni fabrika kurma işini BT ile ortalama destek­ leme düzeyi araştırıldığında; gerek kamu, gerek özel, gerekse tüm faaliyet alanlarında orta düzeyin altmda kullanımı olduğu görülür. Yeni fabrika kurma işlevi yukarıda belirtildiği gibi kamu kuruluşları için çok geçerli bir işlev değildir. Bu nedenle kamu kuruluşları için değerlendirme anlamlı değildir. Diğer taraftan özel kesim kuruluşların %57.1'i gibi önemli bir bölümü hiç BT kullanmadığım bildirmiştir. Bu kuruluşların %38.1'i orta düzeyde, %4.8'i üst düzeyde BT kullanmaktadır. Öte yandan yeni fabrika kurmada yalnızca bir inşaat ve imalat kuruluşu BT'nin olanaklarından üst düzeyde yararlandığım belirtmiştir. Banka ve sigorta kuruluşlarının %40'ı ile bakanlık hizmet birimlerinin %20'si bu olanaktan orta düzeyde yararlanmaktadır.24 Bu işlevi yürütmede orta düzeyde BT kullanan kuruluşların %12.5'inde karar destek; %25'inde uzman sistemler bulunmaktadır. Üst düzeyde kullanımı olduğunu belirten kuruluş ise iki sisteme sahip olmadığı görülmektedir. Yeni fabrika kurmada orta düzeyde BT kullanan kuruluşlar ağırlıklı olarak LAN ve W AN iletişim ağına sahiptir. Yapısal olmayan özellik taşıyan bu işlevi, karar ve yönetim destek sistemleri ile uzman sistemler doğrudan destekleyebilmektedir. Bu işlev esas alındığında araştırmaya katılan kuruluşların sahip oldukları bilgi sistemlerinin kuruluşlara dağılımının şöyle olduğu görülür: Yeni fabrika kurmada etkili destek sağlayan karar destek sistemlerine sahip 16 kuruluşun büyük çoğunluğu (%62.5) Bu tekniklerle ilgili bilgi için bkz. Tevfik T atar, Y a tu u n la r a ı Seçim i ve D eğ erlen d irm e T eknikleri, Gazi Üniversitesi, İktisadi ve İdari Bilimler Fak. Y ayın N o:58, Ankara, 1993. u Tablo EK-3'de sunulmuştur. ° Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 229 bu işlevi desteklemede BT'den hiç yararlanmadıklarını %37.5 ise orta düzeyde kullandıklarım belirtmişlerdir. Bunların çoğu inşaat ve imalat kuruluşlarıdır. Yönetici destek sisteme sahip kuruluşların büyük kesimi (%67) de bu işlevde BT'ni hiç kullanmadıklarım; %33'ü ise orta düzeyde kullandıklarım ifade etmişlerdir. Uzman sisteme sahip olduğu görülen inşaat ve imalat sanayi kuruluşları ise bu işlevi desteklemede BT'den orta düzeyde yararlandıklarını belirtmişlerdir. D ağıtım Sistemi Planlam a Dağıtım sistemi planlama üretimle tüketimi uyumlaştıran, üretilen mal ve hizmetlerin tüketime uyumlu bir biçimde akışım sağlayan çabalan içermektedir. Dağıtımı yapılacak mal ve hizmetin özelliğine göre en uygun dağıtım kanalının tespit edilmesinde ve dağıtımla ilgili fiyat ve maliyet analizlerinin yapılarak en uygun dağıtım sisteminin belirlenmesinde B T gerek veri ve bilgi kaynaklarına erişimi kolaylaştırarak, gerek çeşitli matematiksel analizlerle alınan kararlan etkinleştirerek ve gerekse sunduğu iletişim olanaklan destek sunmaktadır. Bu işlevin BT ile desteklenme düzeyini tespit etmek üzere hazırlanan soruyu yanıtlayan kuruluşların %56.5'i bu işlevi hiç BT ile desteklemediklerini; %21.7'si orta ve düzeyde bu teknolojileri kullandıklarım bildirmişlerdir. Kamu kuruluşlan ortalama olarak bu işlevi orta düzeyin altında BT ile desteklerken, özel kuruluşlar orta düzeyde desteklemektedir. Diğer taraftan banka ve sigorta ile inşaat ve imalat kuruluşlan orta düzeyde diğer faaliyet alanlarında çalışanlar bu düzeyin altında bu işlevi yürütmede BT desteği almaktadırlar. Dağıtım sistemi planlamada kamu kuruluşların %86.4'ü gibi büyük bir bölümü hiç BT desteği almazken, yalnızca %9.1'i orta ve %4.5'i üst düzeyde yararlanmaktadır. Özel kuruluşların ise %37.5'i orta; %33.3'ü üst düzeyde BT desteği aldığım görmekteyiz. Bu kesimde hiç yararlanmadığım belirten kuruluş oram (%29.2) kamuya göre daha düşüktür. Öte yandan dağıtım sistemi planlamada inşaat ve imalat kuruluşlarının %42.9'u üe banka ve sigorta kuruluşlarının %20'isi üst düzeyde BT kullanırken, teknik hizmet üreten kamu kuruluşlan, bakanlık hizmet birimleri ve üniversi­ telerin hiçbirisinin bu düzeyde B T kullanmadıklan dikkat çekmektedir.25 Dağıtım sistemi planlamada orta düzeyde BT desteği alan kuruluşların %20'sinde karar destek sistemleri; %10'nunda uzman sistemleri bulunmaktadır. Üst düzeyde yararlananların %10'nun da uzman sistemleri bulunmaktadır. Dağıtım sistemi planlamada gerek orta, gerek üst düzeyde BT desteği alan kuruluşlarda ağırlıklı olarak, LAN ve W AN iletişim ağı birlikte kullanılmaktadır. 23 Tablo EK-3'de sunulmuştur. 230 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Dağıtım sistemi planlama, yapısı gereği yapısal olmayan bir nitelikte iştir. Bu işin bilgi teknolojileri ile desteklenmesinde bu tü r işlere uygun karar destek, yönetici destek ve uzman sistemler önemli kolaylıklar getirmektedir. Bu işlevi, doğrudan destekleyen sistemler açısından bilgi teknolojilerinden yararlanma düzeyinin faaliyet kollarına göre dağılımı incelendiğinde; karar destek ve yönetici destek sistemlerine sahip banka ve sigorta ile inşaat ve imalat kuruluşlarının bu teknolojileri orta ve üst düzeyde kullandıkları; bu sisteme sahip teknik hizmet üreten kamu kuruluşu ve bakanlık birimlerinin ele alınan işlevde hiç BT kullan­ madıkları görülür. Uzman sisteme sahip olduğunu belirten yalnızca bir inşaat ve imalat sanayi kuruluşu dağıtım sistemi planlama BT'den orta düzeyde yararlandığım belirtmiştir. Yeni Ü rün Planlam a Yeni ürün geliştirme ve ürün planlama işlevinde temel olarak, hangi malların üretileceği, mal dizisinin gerek geniş ya da dar mı olacağı, malın markası, ambalajı, etiketinin nasıl olacağı ve hangi miktarlarda üretileceği gibi konularda kararlar alınır. Yeni bir ürün geliştirmede ise temel olarak, yeni ürün fikrinin doğması, alternatif düşüncelerin ayıklanması, bunlarla ilgili ekonomik incelemelerin yapılması, mamulün geliştirilerek pazara sunulması ve denenmesi aşamalarından geçilir. İşte BT, belirsizlikler içeren ve iyi bir planlamayı gerek­ tiren bu işlevin yerine getirilmesinde karar alıcılara ve uygulayıcılara veri-bilgi ve bunları analiz olanağı sunarak destek sağlar. Yeni ürün planlama işlevi daha çok özel sektör kuruluşları için geçerlidir. Araştırmada konuyla ilgili soruyu yanıtlayan kuruluşların %54.3'ü BT'den hiç yararlanmadıklarım; %30.4'ü orta düzey ve %15.2'si de üst düzeyde yararlan­ dıklarım belirtmişlerdir. Kamu kuruluşları ortalama olarak orta düzeyin altında, özel kuruluşlar ise orta düzeyde bu işlevi desteklemede BT kullanmaktadırlar. Yine yalnızca banka ve sigorta ile inşaat ve imalat kuruluşları orta düzeyde diğer alanlardaki kuruluşlar orta düzeyin altmda BT'den yararlanmaktadır. Kamu kuruluşlarının %86.4'ü yeni ürün planlamada hiç BT kullanmazken yalnızca %13.6'sı orta düzeyde kullanmaktadır. Buna karşın özel kuruluşların %25'i BT'den hiç yararlanmamakta, ancak diğer taraftan %45.8'i orta; %29.2'si de üst düzeyde BT'den destek sağlamaktadır. Bu kuruluşlardan orta ve üst düzey­ de yararlananları büyük bir bölümü inşaat ve imalat kuruluşları ile banka ve sigorta kuruluşlarıdır211. Yeni ürün planlamada orta düzeyde BT'den yararlanan kuruluşların %14.3'ünde karar destek sistemleri ve %21.4'ünde ise uzman sistemler “ Tablo EK-3'de sunulmuştur. Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması 231 bulunmaktadır. Üst düzeyde B T kullanımı olduğunu bildiren kuruluşlarda karar destek sistemleri bulunmamaktadır. Diğer taraftan orta ve üst düzeyde BT'ni kullanan kuruluşlarda yaygın olarak LAN ve WAN iletişim ağının birlikte kullanıldığı görülmektedir. K arar destek sistemine sahip banka ve sigorta ile inşaat ve imalat kuruluşlarının çoğu bu işlevi desteklemede BT'den orta ve üst düzeylerde yararlandıklarım; teknik hizmet üreten kamu kuruluşları ile hakanlık birimlerinin mevcut yapılan gereği BT'den bu işlevi yürütmede hiç yararlanmadıklan ortaya çıkmaktadır. Uzman sistemi olan bir inşaat ve imalat kuruluşu bu işlevi orta düzeyde BT ile desteklediğini ifade etmiştir. A rastırm a-G elistirm e Gerek yeni mal ve hizmetin geliştirilmesi, gerek bunların üretiminde kullanılacak yeni araç-gereç yöntem ve metotların gehştirilmesine katkı sağla­ ması beklenen araştırma-geliştirme; rekabetin oldukça yoğun olduğu pazarlarda işletmelerin-örgütlerin başarılarının ve var oluşlarının sürekliliğini yalandan etkileyen önemli işlevdir. Bu nedenle işletmelerin bu işlevlere rekabet hızlandıkça daha fazla önem verme ve kaynak ayırma zorunda kaldıkları görülmektedir. Bu işlevin etkili gerçekleştirilmesinde çok büyük hacimlerde fonlara ihtiyaç duyul­ maktadır. İşte oldukça maliyetli olan bu işlevin etkililiğini artırmada BT'nin üretim boyutuyla (CAD, CAM, esnek imalat gibi) destek sağlaması önemli rol oynamaktadır. Rekabet avantajı sağlamada önemli bir rol üstlenen bu işlevin BT ile desteklenme düzeyini tespit amacıyla hazırlanan soruya yanıt veren kuruluşların %34.7'si hiç BT kullanmadıklarını, %42.9'u orta düzey; %22.4'ü de üst düzeyde BT kullandıklarım belirtmişlerdir. Bu kuruluşların ortalama olarak kamuda ve özel ile bakanlık hizmet birimi dışında kalan faaliyet alanlarında orta düzey olduğu görülür. Yalnızca bakanlık hizmet birimlerinde AR-GE 'de BT desteği orta düzeyin altındadır. Kamu kuruluşlarının %48'inde bu işlev hiç BT ile destek­ lenmezken, %40'ında orta; %12'sinde üst düzeyde desteklenmektedir. Diğer taraftan özel kuruluşların %20.8'i bu işlevi yürütmede hiç BT desteği almazken; %50'si orta ve %29.2'si de üst düzeyde almaktadır. Araştırma geliştirme faaliye­ tinde BT'ni orta ve üst düzeyde kullandığım bildiren kuruluşların önemli bir kesimi inşaat ve imalat ile banka ve sigorta faaliyet alanında çalışmaktadır27. Diğer taraftan orta düzeyde BT desteği alan kuruluşların %14.3'ünde karar destek ve uzman sistemleri olduğu görülürken, üst düzeyde destek sağladığım belirten kuruluşlarda bu düzeyi sağlamak için gerekli olan bu sistemlerin bulunmadığı dikkat çekmektedir. Bu işlevi BT ile orta düzeyde destekleyen kuruluşların %45'inde yaygın olarak LAN ve WAN üst düzeyde destekleyen 17Tablo EK-3'de sunulmuştur. 232 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim kuruluşlarda ise ağırlıklı olarak, W AN iletişim ağı (yanıt veren kuruluşların %45.5'i) kullanılmaktadır. Araştırma-geliştirmeye doğrudan destek sunan karar destek ve yönetici destek sistemine sahip olduğunu belirten banka ve sigorta ile inşaat ve imalat kuruluşlarının çoğu bu işlevi desteklemede BT'den orta ve üst düzeyde yararlandıklarım belirtirken teknik hizmet üreten kamu kuruluşları ve bakanlık hizmet birimleri BT'den bu işlevi yürütmede hiç yararlanmadıklarını ifade etmişlerdir. Uzman sisteme sahip olduğunu belirten yalnızca bir inşaat ve imalat kuruluşu araştırma geliştirme işlevinde bilgi teknolojilerinden orta düzeyde yararlandığım belirtmiştir. Araştırmaya katılan kuruluşların yönetim işlerim desteklemek üzere kuruluş türü ve faaliyet alanlarına göre ortalama olarak BT kullanım düzeyleri Tablo 79'da özetlenmiştir. Bu özet tablo incelendiğinde araştırmaya yanıt veren kuruluşların yönetsel işlerde ortalama olarak BT kullanım düzeyleri kuruluş türü ve faaliyet alanlarına göre mevcut durumu bir arada topluca görülebilmektedir. Değerlendirmeyi yönetsel düzeyler bakımından yapmak üzere, anket formunda sıralanan işler operasyonel, taktiksel ve stratejik olmak üzere üç grup altında toplandığında kuruluşların BT'ni ve YDS'ni kullanım düzeyi daha iyi izlenebilmektedir. Bu amaçla örgütün daha çok alt düzeylerinde yürütülen muhasebe kayıt, bordro maaş hesaplama, irsaliye-fatura düzenleme, iş emirleri ve sipariş düzen­ leme, bütçe hazırlıklarım yürütme, para yatırma-çekme ve evrak hazırlamakayıt-dağıtım operasyonel düzeyde yapılan işler sınıfında; stok, personelin performans ve kalite kontrol taktik düzeyde yürütülen işler sınıfında; insangücü, malzeme, bütçe, sermaye, satış, üretim, kalite, fabrika yerleşim ve depo yerleşim planlama ile finansman yönetimi, yeni fabrika kurma, dağıtım sistemi ve yeni ürün ve AR-GE planlama stratejik düzeyde yürütülen işler sınıfında ele ahnmışür. Bu sınıfların ortak özellikleri ise, bilindiği gibi operasyonel düzeydeki işlerin rutin, sürekli tekrar edilen ve programlanabilen nitelikte olmaları; taktik düzeydeki işlerin y an rutin ve belirli periyotlarla gerçekleştirilir olması ve stratejik işlerin ise programlanamayan ve ad hoc nitelikte olmalandır. Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırması Tablo 79:Kuruluş Türü ve Faaliyet Alanlarına Göre Yönetsel İşlerde Ortalama BT Kullanım Düzeyi Y ön etim İşleri K am u Ö zel (1) (2) (?) (4) (S) O ü O' O ü ü ü Ü Ü Ü ü Operasyonel Düzey: B o rd ro -M a a ş H esap lam a Ü Ü Ü İrsaliy e F a tu r a D üzenlem e O 0 o o 0 ü o İş E m irle ri D üzenlem e o Y A A o o o 0 Y Y O o o o o S ip ariş D üzenlem e Ü O ü ü 0 o o o 0 Ü O O o o 0 o 0 o o ü ü ü o ü ü ü A 0 o A o o A A o o A 0 0 A in sa n g ü c ü P lan lam a A B ütçe P lan lam a O o 0 o A A A A O O O o 0 0 .o o o A O o o o o o o A M alzem e P lan lam a o o 0 o o o M u h aseb e-K ay ıt B ütçe H azırlık ların ı Y ü rü tm e P a r a Y a tırm a Ç ekm e E v ra k H azırlam a-K ayıtD ağıtım A Taktiksel Düzey: S to k K o n tro l P erso n elin P e rfo rm a n s K o n tro lü K alite K o n tro l Stratejik Düzey: S erm eye P lan lam a A S atışların P lan lan m ası A Ü retim -İş F ro g ram lam a-P lan lam a O O A o A A A A A A A A D epo Y erleşim P lan lam a A A A O o 0 A F in an sm an Y ö n etim i 0 A Y eni F a b rik a K u rm a A A A A 0 O Y eni Ü rü n P lan lam a A O o o O A R -G E P lan lam a o K alite P lan lam a F a b rik a Y erleşim P lanlam a D ağıtım Sistem i P lanlam a A A A A 0 o A A A A A A A A 0 A A A A 0 0 A O (4) İnşaat ve İm alat (5) Üniversite (A) A lt düzey O o o (1) B anka ve Sigorta (2) Teknik H izm Ü r. K.K. (3) Bakanlık Hizm. B. (Y) Y ok Denecek Kadar Az A (O ) O rta Düzey (Ü) Üst Düzey A O O 233 234 Bilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Tablo 79'da yer alan bilgiler ışığında araştırmaya katılan kuruluşların yönetsel işlerde BT kullanımlarının özel kesimde kamuya göre daha fazla olduğunu görmekteyiz. Diğer taraftan, banka ve sigorta örgütlerinin diğer sek­ törlere göre bu teknolojilerden daha çok yararlandıkları dikkat çekmektedir. Bu faaliyet alanım ise az bir farkla inşaat ve imalat kuruluşları izlemektedir. Bu genel sonucu biraz daha açmak üzere, incelemeyi kuruluş türü ve faaliyet alanına göre her bir yönetsel düzey için yaptığımızda şu sonuçlara ulaşılmaktadır (Şekil '3 7 ). Şekil 37: Kuruluş Türü ve Faaliyet Alanlarına Göre Yönetsel Düzeylerde BT Kullanımı Şekil 37'den görüldüğü üzere, operasyonel düzeydeki yönetsel işleri BT ile üst düzeyde destekleyen tek sektör, banka ve sigortadır. Bunu ortanın üstü olmak üzere inşaat ve imalat kuruluşları izlemektedir. Öte yandan araştırmaya katılan diğer sektörlerde bu düzeyde BT kullanımı orta düzeyde bulunmaktadır. Taktiksel düzeydeki yönetsel işlerde BT kullanımının üst seviyede olduğu bir tek sektör yoktur. Buna karşın, bu düzeydeki işleri banka ve sigorta, bakanlık hizmet birimleri ve inşaat ve imalat kuruluşları orta seviyede; teknik hizmet üreten kamu kuruluşları ile üniversiteler ise alt seviyede BT ile destek­ lemektedir. Stratejik düzeye gelince; aynı taktik düzeyde olduğu gibi, bu düzeydeki işleri üst seviyede BT kullanımı ile destekleyen bir tek sektör yoktur. Öte yandan, Uygulamada Durum: 100 Kuruluş Araştırm ası 235 yalnızca banka ve sigorta ile inşaat ve imalat kuruluşları bu düzeydeki işleri yürütmede orta seviyede BT kullanmakta iken; diğer faaliyet kolunda çalışan sektörlerdeki kuruluşlar, alt seviyede BT desteği ile stratejik işleri yürütmektedir. Kuruluşların yönetsel işlerde BT kullanım düzeylerine göre sahip oldukları yönetim destek sistemleri Tablo 80'de sunulmuştur. Bu tabloda göze çarpan sonuç, araştırmaya katılan kuruluşların yönetsel düzeylere göre farklı nitelikteki bilgi sistemlerini gerektiren işleri desteklemek üzere gerekli bilgi sistemlerine büyük ölçüde sahip olduklarıdır. Ancak her bir işler bazında yapılan değerlendirmede bahsedildiği gibi, özellikle stratejik düzeydeki işleri desteklemek üzer(ç geliştirilen karar destek ve uzman sistemlerin tüm kuruluşlarda oransal olarak kullanımının düşük düzeyde kaldığı, ve pek çok kuruluşun bu sistemleri henüz kurma çabası içinde oldukları görülmektedir. Çalışmanın bundan sonraki bölümünde, bu aşamaya kadar elde edilen bilgiler ışığında BT'nin genel olarak örgütler üzerine etkileri incelenecektir. Bu son bölümde ayrıca ülkemizin BT kullanımında diğer sektörlere göre daha ileri düzeyde olduğunu saptadığımız bankacılık sektöründe BT'nin gündeme getirdiği örgütsel değişimin izleri aranacaktır. 236 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Tablo 80: Kuruluşların Yönetsel İşlerde BT Kullanım Düzeylerine Göre Sahip Oldukları Yönetim Destek Sistemleri O r ta D üzey Ü st Düzey VİS YÖDS B o rd ro -M a a ş H esaplam a VİS,YÖDS,KDS VİS,YÖDS,KDS,YBS,U S İrsaliy e F a tu r a D üzenlem e VİS,YÖDS,YBS VİS,YÖDS,KDS,YBS,U S VİS,YÖDS,YBS,US KDS,US YBS YÖDS YÖDS,YBS YÖDS,YBS Y önetsel İşle r Operasyonel D ü zey: M u h a seb e K ayıt İş E m irle ri D üzenlem e S ipariş D üzenlem e B ütçe H azırlık ların ı Y ü rü tm e P a r a Y a tırm a Ç ekm e E v ra k H azırlam a-K ayıt- D ağıtım VİS YÖDS VİS, YÖDS VİS,YÖDS Taktiksel Düzey: S to k K o n tro l P erso n elin P e rfo rm a n s K o n tro lü K alite K o n tro l - VİS,YÖDS,YBS,US YÖDS,KDS,YBS KDS,YÖDS VİS,YÖDS,KDS,YBS,US VİS,KDS, US Stratejik Düzey: İn san gücü P lanlam a M alzem e P lanlam a B ütçe P lan lam a S erm eye P lanlam a S atışların P lanlanm ası Ü retim -İş P ro g ram lam a-P lan lam a YBS,KDS,US - YBS,YÖDS YBS,YÖDS,US YBS,KDS US KDS,YÖDS KDS,YÖDS,US - KDS,YÖDS,US KDS,YÖDS KDS,YÖDS,US KDS,YBS,US US - KDS,YÖDS,US KDS,YÖDS KDS,YÖDS,US F in an sm an Yönetim i KDS, US KDS,YÖDS,US Y eni F a b rik a K u rm a KDS, US KDS, US KDS,YÖDS,US KDS,YÖDS,US K alite P lan lam a F a b rik a Y erleşim P lan lam a D epo Y erleşim P lan lam a D ağıtım Sistem i P lanlam a Y eni Ü rü n P lanlam a KDS, US - A R -G E P lanlam a KDS, US KDS, US (VİS) Veri işleme S i s t e m i (Y B S ) (YÖDS) Yönetici D estek Sistemi Yönetim Bilgi Sistemi (Us) Uzman Sistem (KDS) Karar Destek Sistemleri DÖRDÜNCÜ BÖLÜM BİLGİ TEKNOLOJİLERİNİN ÖRGÜTSEL ETKİLERİ Teknolojik gelişmeler beraberinde örgütlerde yeni düzenlemeleri ve radikal değişimleri gündeme getirmektedir. Bir zamanlar otomobilin günlük yaşama girmesiyle birlikte insanoğlu bu yenilikten önemli avantajlar sağlarken kimi toplumsal ve ekonomik değişimleri de beraberinde yaşamıştır. Aynı şekilde son yıllarda bilgi teknolojileri alanındaki gelişmeler bir taraftan önemli kolaylıklar sağlarken, diğer taraftan girdiği alanda hızla yeni düzenlemeleri ve değişimleri gündeme getirmektedir. İnsanlık tarihine damga vuran önemli gelişmelerden yalnızca iki örnek olan bu yeniliklerden İkincisi topluma daha hızlı nüfiıs etmekte ve daha köklü değişimlere neden olmaktadır. Geleneksel örgütler işgücü ve teknolojinin kısıtlılığından kaynaklanan düşük kapasite, hız ve güvenirliliği "uzmanlaşma" yoluyla aşmaya çalışmıştır. Uzman­ laşma F. Taylor'un iş dünyasına getirdiği "işbölümü" sonucunda doğmuş ve örgütlerin verimliliğini artıran önemli araçlardan biri olmuştur. Ancak işbölümü bir taraftan örgütsel verimliliği artırırken, diğer taraftan işin parçalara ayrılma­ sıyla birlikte eşgüdüm sorununu doğurmuştur. Nitekim bir işin değişik parçaları­ nın farklı kişiler tarafından yapılması, işin istenen şekilde tamamlanabilmesi için bu çalışanların aralarında etkili bir iletişim kurmalarım ve dolayısıyla eşgüdüm içinde olmalarım gerektirmiştir. Diğer taraftan bu uyumlu çalışmanın sürdürül­ mesi de sürekli denetimin yapılmasını zorunlu kılmışta. Dolayısıyla örgüt içinde değişik işleri yürütmekle sorumlu çalışanları denetlemek ve eşgüdümlemek üzere, örgüt yapısında hiyerarşik kademelenmeye gidilmiştir. Bilgi teknolojilerinin bu sayılan kısıtlılıkları kaldırması ile birlikte, artık örgüt dünyasında geleneksel yapıda çözüm olarak sunulan ve bugün genel geçerli bir doğru gibi sımsıkı sanlınan kimi örgüt araçları ve kabül edilen doğrular -denetim alanı, hiyerarşik yapılanma, bilginin aşağıdan yukarıya, kararın yukarıdan aşağıya akması gibi- geçerliliğini kaybetmişlerdir. Örneğin artık geleneksel hiyerarşik örgütlenme bugünün dinamik ve çeşitliliğe sahip 238 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim çevrede yeterli olamamaktadır. Artık bu yeni ve gittikçe dinamikleşen çevreye kolaylıkla uyum sağlamaya elverişli yapılanmalar -ağ ve ad hoc örgütlenmegündeme gelmektedir.1 Teknolojik gelişmelere paralel olarak kapasite ve yetenekleri hızla artan BT'nin örgütlerde her alanda kullanılmasıyla birlikte örgütlerde değişim kendini göstermeye başlamıştır. Bu değişim öncelikle bilgisayar destekli makinalarur insangücü yerine ikame edilmesiyle işsizlik yaratm a şeklinde kendini göstermiş, zamanla bu işlerin kapsamım ve gereksinim duyulan personelin niteliklerini etkilemiştir. Örgütlerde bilgi teknolojilerinin kullanımı ve etkileri konusu iki perspektiften incelenebilir. Bunlardan birisi BT'nin performans ve verimliğe etkisini araştıran araçsal perspektif (Instrumental) bir diğeri de, araçsal olmayan ve daha çok sembolik ve kültürel açıdan bu teknolojileri sonuçlarım inceleyen kurumsal3 (Institutional) perspektiftir. Araçsal perspektif bilgisayarlaş- manın örgütlere getirdiği faydalan ve alanlan incelerken, kurumsaİ perspektif örgüt­ lerin bilgisayar kullanımına etki eden sembolik, politik ve kültürel güçler üzerinde durur. Ancak yazmda daha çok araçsal perspektiften bakan örgüt-BT incelemelerinin ağırlıklı olduğu görülmektedir. Bilgisayarlaşmanın sembolik ve kültürel analizini üstlenen kurumsal yaklaşımdan yola çıkan yayınlar azınlıkta kalmaktadır. Bu çalışmada her iki yaklaşımdan bakan çalışmalar incelenmiştir. Ancak bu çalışmanın bakış açısı daha çok araçsal perspektif olmaktadır. 1 Adhoc yapılanm a ile ilgili olarak bkz. Henry Mintzberg, T h e S tru c tu rin g o f O rg an izatio n s: A S ynthesis o f R esearch , Prentice-Hall, International, Inc., USA, 1979. 1 B T ve örgütsel etkilerini amaçsal persfektiften inceleyen yazarlardan; Bikson, Gutek, Buchanan, Boddy, Argyris, Parsons, Stazs ve Mankin bilgisayarlaşma sürecine katılım ı ile çalışanların tatm in düzeyinin analiz edilmesi; Child ve Pava, bilgisayarların iş ve örgütlerde yarattığı transformasyon; Mumford ve Taylor gibi sosyo-teknik açıdan bakan yazarlar da bilgisayarlaşan işlerin disfonksiyonel sonuçlan üzerinde durmuşlardır. Araçsal persfektiften bakan çalışmalar için bkz. Bikson T.K. ve Gutek, B.A. : Advance Office Systems: A n E m p irical L o o k a t U tilization an d S atisfaction; Santa Monica, CA, Rand Co. 1983; Buchanan, D.A. ve Boddy D.: "Advanced Technology and the Q uality o f Life The Effects o f Word Processing on Video Typist", Jo u r n a l o f O ccu p a tio n al Psychology, 5 5 ,1 9 8 2 , s.1-11; Argyris, C.: "MIS: The Challenge to Rationality and Emotionality", M a n ag em en t Science; 16, 1971, s.275-292; Taylor, J.C.: "Long-Term Sociotechnical Systems Change in a Computer Operations Department", J o u r n a l o f A pplied B ehavioral Science 1986, s.303-311. 3 Kurumsal perspektiften bakan çalışmalar için bkz. Brissy, J.F.: Computers in Organizations: The Magic o f the Black Box' , Turner, B.(Ed.): O rg an izatio n al Sym bolism , W alter de Gruyter, Berlin, 1990, s.225-236; Fieldman, M.S., J.G. March: "Information in Organizations as Signal and Symbol", A d m in istrativ e Science Q u arterly , 26, 1981, s. 171-186, Zuboffi S: In th e A ge o f S m a rt M ach in e: T h e F u tu re o f W o rk an d P ow er, N Y . Basic Books, 1988. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 239 A. ÖRGÜTSEL YAPI VE YÖNETSEL SÜREÇLERE ETKİLERİ Modem örgüt teorileri örgütleri açık sistem olarak ele almakta ve bunların sürekli olarak çevreyle girdi, çıktı ilişkisi içinde olduğunu kabul etmektedir. Örgütün iç güçleri ile sosyo-ekonomik ve teknolojik dış çevresi sürekli etkileşim içinde bulunmaktadır. Bu ilişkiler M IT 1990s çerçevesinde açık bir şekilde görülebilmektedir4 (Şekil 38). Bu çerçeve içinde yer alan örgüt içi güçler birbirleriyle etkileşim içinde olduğu gibi, dış çevrede yer alan sosyo-ekonomik ve teknolojik çevreyle de yakın ilişki içindedir. Örneğin, örgütün dış çevresinde yer alan bilgi teknolojileri alanındaki gelişmelerin zamanla örgütlere birer araç-model-yöntem ya da sistem olarak girmesi örgütün iç güçlerinin yapışım değiştirmekte ve bu güçler arasın­ daki ilişkilerde yeniden düzenlemeleri zorunlu kılmaktadır. Bu değişim ise örgüt­ lerin "yeniden biçimlendirilmesini" -reconfiguration- gündeme getirmektedir. Yeniden biçimlendirme örgütün dış çevre koşullarına göre düzenlenmesi anlamı­ na gelmektedir. Ancak bu yeni duruma göre düzenleme yapmak tek başına yeterli olamamaktadır. Örneğin değişimin kaynağı bilgi teknolojilerinin olanaklarından yararlanmak olduğunda, çoğu örgüt yönetimlerinin yaptığı gibi bu teknolojileri örgütlere kazandırmak, bu değişiklikten beklenen sonuçların istenildiği gibi elde edilmesine engel olmaktadır. Daha somutlaştıracak o lursak,. bir değişim mühendisliğine gitmeksizin mevcut iş akışım daha iyi yürütmek için bilgisayardan yararlanmak, elde edilmesi beklenen sonuç açısından fazla anlam taşımamaktadır. Çünkü bu yeni araçla önceden yapılan iş süreci ve adımlarında iyileşme sağlayacak yeni tasarım a gidilmediği için, kendisinden mucizeler beklenen bilgisayar ancak o işi belki biraz daha kısa sürede ve daha az emekle gerçekleştirerek kısa soluklu bir iyileşme sağlamaktadır. Değişimin kaynağı ister bilgi teknolojileri alanında yaşanan gelişmeler, ister sosyo-ekonomik gelişmeler, isterse politik oluşumlar olsun, bunların örgütle bütünleşmesinde, örgütün yeni çevreye hazırlanmasında ve uyumunda yapılması gereken stratejik adım, öncelikle örgütsel değişimi bir "yeniden düzenleme" olarak değil, yeniden tasarlam a ya da değişim mühendisliğini uygulama olarak kabul etmektir. Son yılların önemli bir terimi olarak karşımıza çıkan "değişim mühendisliği" -reenginering-kavramı, yönetim alanında çalışan uzm anlara üzerinde araştırma yaptıkları ve kavramsal çerçeveler koydukları yeni konular arasında yer almaktadır. Örgütlerin kendilerim nasıl yeniden yaratabileceği sorunsak üzerinde odaklaşan değişim mühendisliği kavramının nasıl ortaya çıktığı, bunu gerçekleştirme yollan, yöntemleri ve modelleri Hammer ve Champy N. Venkatraman, "IT-Induced Business Reconfiquration", M ORTON, Michael S. S. (Ed.): T h e C o rp o ra tio n o f 1990s. In fo rm a tio n T echnology a n d O rg an izatio n al T ra n sfo rm a tio n , Oxford, 1991, s.123. 4 240 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim tarafından kaleme alınan "Reegineering the Corporation" adlı yapıtta detaylı olarak anlatılmaktadır.5 Şekil 38: MIT 1990s Çerçevesi Bilgi teknolojilerinin ortaya çıkardığı etkileri ortaya çıkarma ve yorumlamada bu teknolojilerin örgütlerde yarattığı değişim aşamalarına bakmak önemli ip uçlan sağlamaktadır. Bilgi teknolojilerini kullanmaya başlayan örgütler, temel olarak beş aşamalı süreçten geçerek bunların etkili kullanıcısı konumuna ulaşırlar.6 Birinci aşam ada; bilgi teknolojileri, örgütlere yerel ihtiyaçlan karşılamak üzere girmektedir. Bu aşamada BT çoğunlukla sınırlı ve izole edilmiş bir işlevi desteklemek üzere kullanılmaktadır. İkinci aşam ada, bu teknolojilere örgütsel işleri, süreçleri ve işlevleri bütünleştirmeye izin veren örgüt içi alt yapıyı kurmak üzere yer verilir, ikinci aşama birinci aşamadaki olanaklar tamamen kullanıldığında zorunlu olarak gündeme gelmektedir. Üçüncü aşam a­ da; örgütün daha etkili çahşması için radikal bir çözüm olarak iş süreci yeniden tasarlanır. D ördüncü aşam ada; örgüt etkililiğine katkıda bulunan tedarikçi, müşteri ya da diğer ilgili tarafların bilgi teknolojilerini kullanarak bir ağ (network) yapı oluşturulur. Bu aşama ile örgütlerin geleneksel örgüt biçimlerin­ den "ağ"- network- ya da kimi yazarların "zahiri"-virtual- olarak adlandırdığı 3 Bu yapıt Sabah Kitapları olarak Türkçe'ye çevrilmiştir. Bkz. Michael Hammer ve James Champy, (Çev. Sinem G ü l) D eğişim M ühendisliği: İş İd a re sin d e D ev rim için M anifesto, Sabah Kitapları, İ s t 1993. 6 Bu bölümde B T nin örgütlere etkileri ve ortaya çıkardıkları yeni durumlar, yukarıda anlatılan M IT 90s çerçevesi içinde ve değişim mühendisliği m antığı içerisinde ele alınmıştır. Bilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 241 örgütlenmeye doğru gidilmektedir. Son aşam ada; ise örgütün bu yeni yapı içerisinde üstleneceği iş kapsamı yeniden tanımlanır. Bu aşamaları başanyla geçiren örgütler ancak değişen dış çevre koşullarının ortaya çıkardığı firsat ve tehlikeleri gerektiği gibi yönetebilmekte ve bu nedenle de daha uzun soluklu çalışma olanağı elde etmektedir. Dolayısıyla artan rekabet ortamında dış çevrede yer alan teknoloji dinamiğindeki değişimin örgütlere yansı­ masının incelenmesi önem kazanmaktadır. Özellikle üretim sürecini ve ofis çalış­ ma ortamım derinden etkileyen BT'nin örgütlere getirdiği değişimi bilmek ve yönetmek, örgütsel başarı için vazgeçilmez gereklilik olmaktadır. BT'nin örgütsel yapı ve süreçlerine etkileri incelenirken, iki hususun göz önünde bulundurulması gerekir. Bunlardan biri değerlendirmenin hangi dönemler (kısa ya da uzun) için geçerli olacağının belirlenmesi; İkincisi ise, değerlendir­ menin örgütün hangi düzeyleri (operasyonel, yönetsel, üst düzey) için yapıldığı­ nın açıkça ortaya konmasıdır. Nitekim bu hususlar belirtilmeden genel değerlen­ dirmelere gitmek, yanıltıcı sonuçlar doğurmaktadır. Bu bölümde yer alan değerlendirmelerin bu iki husus çerçevesinde düşünülmesi gerekir. Bu etkileri incelemeye geçmeden önce bilgi teknolojilerinin örgüt stratejilerini nasıl etkile­ diğini görmek bu teknolojilerin gücünü sağlıklı değerlendirmede yararlı olacağı kanısındayız. ,a i5 Genel bir ifadeyle örgüt stratejisi, örgüt hedeflerim yerine getirmek üzere halihazırda kullanılan ya da kullanılacak olan yaklaşımları tanımlar. Bilgi teknolojileri; örgütün yürüttüğü işleri, çahşma biçimini ve gerek müşterileriyle, gerek rakipleriyle ilişkilerini ve mevcut konumunu derinden etkilediği için strateji oluşturmada önemli bir faktör olarak karşımıza çıkmaktadır. Şekil 39'dan görüldüğü gibi bilgi teknolojileri, örgüt stratejisi ve iş süreçleri karşılıklı etkileşim içinde bulunmaktadır.7 Şekil 39: Örgüt Stratejisi, İş Süreçleri ve BT 7 Davis B. Gordon ve Scott Ham ilton, M an ag in g In fo rm atio n : H ow In fo rm a tio n System s Im p a c t O rg an izatio n al S tra te g y , Richard D. Irwin, Professionel Pub. NewYork, 1993, s.3. 242 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Örgütlerin bilgi teknolojilerinin sunduğu tüm olanaklardan yararlanabil­ meleri için oluşturacakları örgüt stratejilerinde bu ilişkilerin göz önünde bulun­ durulması şarttır. Örneğin örgüt stratejisi olarak küçülmeyi benimsediğinde bu karan örgütün yapı ve süreçlerini de etkiler. Diğer taraftan bu stratejinin uygulanması bilgi teknolojileri ve sistemlerin' desteği ile kolaylaşmaktadır. Çoğu zaman, bu olanaklar, örgüt süreçlerinin ve izlenecek stratejilerin tespitinde belirleyici rol oynamaktadır. Bilgi teknolojileri ye örgüt stratejileri arasındaki etkileşimi gösteren bir başka örnek, seçilen uygulama paketlerinin örgütün iş süreçlerinin belirlenmesine olan katkısıdır. Aynı şekilde bilgi teknolojileri destekli yeni yöntem ve modellerin (JIT, M İS, DSS gibi) uygulanması örgüt süreç ve alt yapılarının gözden geçirilmesini zorunlu kılar. Diğer taraftan, günümüzde oldukça popüler, olan "müşteri odaklı" örgüt olma stratejisinin seçilmesi ve uygulanması da aiıcak bilgi teknolojileri desteği ile olanaklı olmak­ tadır. 8 Bilgi teknolojileri genel olarak örgüt stratejilerini aşağıdaki yollarla desteklemektedir:9 Düşük M aliyetli Ü retici olarak: Bilgi teknolojileri mal ve hizmetlerin maliyet analizlerine olanak tanıyarak, üretim ve taşıma maliyetlerini düşürerek, mevcut teçhizat, araç ve gereçlerin kullanım kapasitelerini artırarak, işgücü ve malzemenin verimliliğini yükselterek, stok ve alacaklar gibi cari aktifleri azal­ tarak örgütlerin düşük maliyetli üretici olma stratejisini benimsemelerine yardımcı olur. M al ve Hizm et Farklılaştırm ası: Bilgi teknolojileri mal ve hizmet alım satımlarında sipariş zamanlarından tasarruflar sağlayarak ve yüksek kaliteli mal ve hizmet üretme olanağı tanıyarak, örgütlere rakiplerinden üstün olma firsatı tanımaktadır. Pazar Nişlerine10 O daklaşm a: Bilgi teknolojileri bilgi toplama ve analiz etme yoluyla pazarda mevcut nişleri belirleme ve bunlara yönelik mal ve hizmet üretmede kolaylık sağlamaktadır. İş H acm inde A rtış: Bilgi teknolojileri örgüt işlevlerini ve otonom iş birimlerini koordine ederek, değişik mal ve hizmet üretmesine ve pazarlamasına olanak tanıyarak, örgüt iş hacmini artırabilmektedir. Ü rün ve İş Süreçlerinde Yenilik: Bilgi teknolojileri uygulamaları CAD, CAM gibi sistemlerin kullanılmasıyla yeni ürün geliştirme sürecini düşünerek ürünler geliştirmeye olanak tanımaktadır. Bu teknolojiler aynı zamanda sıfir stok (JIT), toplam kalite yönetimi gibi yeni model ve yönetim felsefelerinin uygulanmasına destek sağlamaktadır. 'A - k s A J t , s.4. 10 "Niş"-Niche” kavram ı pazarda henüz yaratılmamış, boş potansiyel müşteri vaat eden yer anlamına gelmektedir. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 243 M üşteriler ve Tedarikçilerle Etkili İletişim: Bilgi teknolojileri örgütün müşterileri ve kendisine mal ve hizmet sağlayan tedarikçileri ile etkili bir iletişime ve eşgüdüme olanak tanımaktadır. Bilgi teknolojileri örgütlerin yukarıda anlatılan stratejileri seçmelerine destek sağladığı gibi, mevcut stratejilerini değiştirmede kolaylık sağlamaktadır. Diğer taraftan bu teknolojiler örgütleri, işlerini nasıl düzenleyebilecekleri, rekabet üstünlüğünü nasıl elde edilebilecekleri gibi konularda yeni stratejiler geliştirmeye sevk etmektedir. Öte yandan bu teknolojiler, örgütün değişik nitelikteki müşteri­ lerine farklı fiyat uygulama stratejisi belirlemesine; içinde bulunduğu pazara rakiplerin girmesini engelleyecek önlemlerin alınmasına ve örgütün gerek müşterileriyle, gerekse kendisine girdi sağlayan diğer kuruluşlarla etkili bir ilişki kurmasını sağlayacak yeni stratejiler geliştirilmesine olanak tanımaktadır 1. ÖRGÜT YAPILARINDA DEĞİŞİM Bilgi teknolojileri ve örgüt yapılarına etkileri konusunda akla gelen ilk tartışma, bu yeni teknolojilerin örgüt yapılarım merkezileştirdiği ya da yerelleştirdiğidir. Diğer taraftan yapı ile ilgili daha detaylı çalışmaya girildiğinde bu teknolojilerin örgütün otorite ve kontrol yapısında, denetim alanı üzerinde, örgütsel düzey sayısında ve departman sayısı üzerinde etkili olduğu görülür. Bu bölümde, öncelikle bilgi teknolojilerinin merkezi-yerel yapılaşmaya etkileri tartışmasına yer verilecek, daha sonra sırasıyla otorite ve kontrol, denetim alanı, örgütsel düzey sayısı ve departman yapısı üzerine etkileri ele alınacaktır. a. M erkezileşme-Yerelleşme Bilgi teknolojilerinin örgüt yapılarına etkilerini inceleyen yazın gözden geçirildiğinde, kimi zaman birbirleriyle çelişen görüşlere ve bulgulara rastlanılmaktadır. Örneğin, örgüt yapılanmasında önemli bir sorun alanı olan merkezi ya da merkezi olmayan yapılanma konusunda, zıt görüşler ileri sürülmektedir. Bir taraftan bilgi teknolojilerinin merkezi yapılanmaya güçlendirdiği, diğer taraftan bu durumun tersine yerel örgütlenmeyi kolaylaştırdığı savunulmaktadır. Kimileri ise, bu iki zıt görüşün geçerli olmadığını, bilgisayarlaşmanın örgüt yapısında bu türlü bir değişime neden olmayacağım iddia etmektedir. Bu konuda yapılan tartışmaları üç başlık altında toplayabiliriz. Bunlardan birincisi; bilgisayarlaş­ manın yetki devri üzerinde hiç bir etkisi olmadığım savunur. İkincisi; bilgi teknolojileri ve sistemlerinin merkezi ya da yerel yapılanmayı kolaylaştıracak esnekliğe sahip olduğu görüşündedir. Üçüncü görüş ise; yetki devretmenin, 244 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim örgütün içinde bulunduğu çevre koşullarına bağlı olduğu görüşünü benimsemektedir.11 Bu genel çerçeve içinde, yazında sıkça rastlanılan savlara biraz daha yalandan bakacak olursak, şu görüşler karşımıza çıkmaktadır. Bilgisayarlaşmanın merkezileşmeye doğru yol açacağım savunan Leavitt ve Whisler, bu yeni teknolojik olanakların örgütün üst kademesine bilgi akışını kolaylaştırarak, kararların global bir perspektif içinde merkezden alınmasına olanak sağladığını belirtmişlerdir.12 Yazarlar, karar alma gücünün yukarıya kayması ve en önemli işlevi bilgi aktarmak olan orta düzey yöneticilerinin bu işlevlerinin de bilgisayarlara ve bilgi sistemlerine aktarılmasıyla artık orta düzey yönetim kademesine gereksinim kalmayacağım ve dolayısıyla bu kademenin ortadan kalkacağım ileri sürmüşlerdir.13 Ancak bu görüşlerin ileri sürüldüğü zamandan günümüze kadar geçen sürede örgütlerde bilgi teknolojilerinin giderek daha yoğun olarak kullanılmasına rağmen orta düzey yönetim kademesinde bir azalma görülmemiştir. Bilgisayarlaşmanın merkezileşme yaratacağı görüşünün tersini savunanların 1960'larda ses vermeye başladığı görülmektedir. Bu görüşü ilk defa savunan yazarlar olarak Anshen14 ve Burlingame'den sözedilebilir.15 Bu görüşün temel hareket noktası ise, bilgisayarların örgütlerde yukarı ve aşağı bilgi akışını kolaylaştırarak yönetime kimi kararlan alt kademelere devretme olanağı sağla­ masıdır. Bilgi teknolojilerinin sunduğu olanaklarla örgütün yerel düzeyde gereksindiği bilgilere ulaşmasını sağlayarak, daha etkili kararların alınabileceği savunulmaktadır. Böylece üst yönetimin yerel sorunların çözümüyle uğraşmasına gerek kalmayacağı düşünülmektedir. Bilgi teknolojilerinin örgütsel etkileri ile ilgili sunulan bu iki zıt görüşü bir tarafa bırakan bir üçüncü görüş de, bu teknolojilerin örgüt yapılarında herhangi bir değişime neden olmadığı yönündedir. Bu görüşü savunanlar, bilgisayar­ laşmanın örgüt yapdannda bariz bir şekilde merkezileşme ya da yerelleşmeye neden olduğunu söylemenin güç olduğunu belirtmektedir. Bilgisayar ve örgüt yapılarına etkileri konusunda yapılmış araştırmaları inceleyen Robey, bu konuda genel bir sonuca varmak için incelemeye alınan örgütün içinde bulunduğu iş çevresinin (durağan-dinamik) nasıl olduğunu göz önüne almak gerektiğini savunmuştur.16 11 D aniel Robey, "Computers and M anagement Structure: Some Emprical Findings: Re-examined", H u m an R elations, Vol.30, N . l l , 1977, s.963-976. 12 H. Leavitt ve T.L. Whisler, "M anagement in the 1980's", H a rv a rd B usiness Review, 1958,36, s.41-48. 15A-k., s. 46. MM. Anshen, "The M anager and the Black Box", H a rv a rd Business Review, 1960,38, s.410-448. 13 J.F. Burlingame, "Information Technology and Decentralizations", H a rv a rd Business Review, 1961, s.38, s.121-126. 16 Robey, a.g.e„ s.969. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 245 Robey konuyla ilgili yaptığı incelemede, Thompson'nın ileri sürdüğü örgüt yapılarının durağan çevreden, dinamik çevreye doğru gidildikçe yerelleştiği görüşünden yola çıkarak, bilgisayar ve yapı ilişkisini inceleyen araştırmaları koşul-bağımlı ya da açık sistem teorisi çerçevesinde değerlen- dirmiştir. Bu araştırmalardan nispeten durağan bir iş çevresinde fâaliyet gösteren International Shose, GE ve Atvvood Vacum Machine şirketlerinde bilgisayar kullanımı ile birlikte merkezileşmenin yaşandığını tespit etmiştir. Diğer taraftan, Northern Natural Gas, gibi nispeten dinamik iş ortamında çalışan kuruluşlarda ise yerelleşmenin yaşandığım görmüştür. Bu incelemeleri sonucunda yazar bugünde geçerliliğini koruyan yapı ve bilgi teknolojileri konusunda şu görüşe ulaşmıştır: "Esnek bir mekanizma olarak bilgi teknolojileri ve sistemleri, örgüt yapılarım iş çevresinin durumuna göre biçimlenmektedir".17 Robey bilgi teknolojileri ve örgüt yapılarına etkileri konusunda yapılan çalışmalarda kimi kavramsal ve metodolojik sorunların yaşandığını belirt­ mektedir. Yazar bu tür sorunların temel kaynağı olarak; karar alma ve kontrol işlevleri arasındaki ayırımın yetersizliğini, araştırmada bilgi teknolojilerinden etkilenen personelin yanlı davranmasını, örgüt incelemelerinde kullanılan verimlilik kriterlerinin noksan olmasını ve bilgisayarların örgüt işlevleri üzerinde farklı etkilere sahip olması nedeniyle örgüt için genel bir sonuca varma güçlü­ ğünü saymaktadır. Buradan hareketle bu tür araştırmalardan yola çıkarak yapılacak genel değerlendirmelerin pek sağlıklı olmadığım ileri sürmektedir. Bu açıklamalardan görüldüğü gibi örgüt teorisinde merkezi ve merkezi olmayan yapılanma üretim ve hizmetlerin bir merkezden ya da birden çok yerden yürütülme durumuna ve karar verme yetkisinin tek bir merkez ya da birden fazla merkezde toplanma durumuna göre iki farklı açıdan incelenebilir. Örneğin banka­ cılık açısından bakıldığında hizmetlerin merkezden ya da şubelerden yürütülmesi birinci duruma; diğer taraftan kredi verme kararının merkezde ya da şubelerde alınması ise ikinci duruma örnek oluşturmaktadır. Kuruluşların bu iki alternatiften birini seçmelerinde değişik faktörlerin rolü bulunmaktadır. Bu faktörlerin sayısı ve önemi ise, özellikle teknolojik yenilik­ lerin kullanılmasına bağlı olarak değişmektedir. Örneğin sanayi toplumu örgütleri için geçerü olan merkezi ya da yerel yapdanma nedenleri sanayi ötesi toplumu yaşayan günümüz örgütleri için farldılık göstermektedir. Bu değişimde, örgütleri yeniden örgütlenmeye götüren BT ve BS'nin rolü büyüktür. Sanayi toplumu örgütleri için merkezileşme ya da yerel yapdanma karan, kuruluşun yönetim felsefesi, faaliyet konusu, örgüt kültürü, hukuki düzenlemelerin ve pazar dina­ miklerinin yapışma işletme büyüklüğü ve büyüme potansiyeli, denetleme teknik­ lerine sahip olma, kuruluşun coğrafi yayılma derecesi ve sahip olduğu personelin 17 A-k., s.971. 246 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim nitelikleri belirleyici olmaktaydı.18 BT ile donatılan banka örgütlerinde merkezi-yerel yapılanma kararında artık işletme büyüklüğü ve büyüme potansiyeli, denetleme tekniklerine sahip olma gibi faktörler önemini kaybetmektedir. Bir örnek vermek gerekirse, BT ve sistemleriyle desteklenen • bankaların denetim işlevi bu sistem içinde kendiliğinden gerçekleşeceği için denetim tekniklerine sahip olup-olmaması, bu tercihte bir kriter olarak dikkate alınması fazla anlam ifade etmemektedir. Dolayısıyla önceden zorunluluk olarak görülen kimi faktörler bugünün örgütlerinde BT desteği ile önemini kaybederek bu kararın verilmesinde birer kriter olmaktan çıkmıştır. Böylece artık bu iki uç yapılanma konusunda verilecek karar daha çok, kuruluşun yönetimin felsefesine, tercihine, faaliyet konusuna ve örgüt kültürüne bağlı olmaktadır. Nitekim bankaların ortak özellikleri üzerine araştırma yapan Davis, araştırmasında bankaların merkezi ya da merkezi olmayan yapıda olma gibi ortak bir özellik göstermediklerini tespit etmiş; bu kararın büyük ölçüde örgüt stratejisine, kültürel ve çevresel aktörlere bağh olduğunu savunmuştur.19 Örgütün merkezi ya da yerel yapılanmaya uygun örgütlenme tercihi, görüldüğü gibi bilgi teknolojilerinin sunduğu olanaklarla esneklik kazanmakta ve artık merkezi ya da yerel yapılanmanın kimi avantaj ve sınırlılıkları fazla önem kazanmamaktadır. Merkezi-yerel yapılanmanın kısıtlılıkları ve olumsuzlukları teknolojik olanaklarla ortadan kalkmakta ve bu konuda örgütlerin sahip oldukları stratejiler kültürel özellikleri ve çevresel faktörler belirleyici olmaktadır. Diğer taraftan örgütün yapılanma tercihi bilgi teknolojilerini etkili kullanmak üzere kurulacak bilgi sistemlerinin tasarım biçiminin seçiminde (merkezi-yerel bilgi sistemleri) etkili olabilmektedir. Öyle ki, yerel örgütlenme yapısına giden örgütün kuracağı bilgi sistemlerinin de bu yapıyı destekleyecek şekilde yerel (dağıtık) olması beklenir. Bilgi sistemlerinin merkezi ya da dağıtık (yerel) olması da bugün tartışılan ve üzerinde henüz ortak bir görüş birliğine varılmayan konudur. Teknolojik gelişmelerin örgütlere hem merkezi hem de dağıtık bilgi sistemleri kurabilme olanağı tanıması, örgütleri bilgi sistemleri tasarımında bir ölçüde rahatlatmakta ve bu konuda da karan örgüt felsefe ve anlayışına bnakmaktadır. Gerek bilgi sistemlerinin gerek örgüt yapısının merkezi ya da yerel yapılanması doğrudan örgütün otorite, kontrol, karar alma ve iletişim sürecinin yapışım ve işleyişini etkilemektedir.20 *' Merkezileşme ve yerelleşme kararını etkileyen faktörler ve bu iki yapılanm anın olumlu ve olum suz yönleriyle ilgili daha fazla bilgi için bkz. M.O. Schmitz, (Çev. İnan Özalp) B anka Ş nbesi O rg anizasyonu, Anadolu Üniv. Yayın No: 1 6 6 ,1 9 8 6 , s.32-61. w I. Steven Davis, E sellen ce in Banking, The M acmillan Press Ltd., Londra, 1987, s.118-119. ” Dağıtık sistemler ana bilgisayarlara bağh yerel uçlarda bağımsız çalışan PC'ler ile kurulmaktadır. Böylece merkezdeki ana sistemden destek alan yerel uçlar, s i l i p olduktan P C 'Ierle bağunsız-özerk çalışma ve yalnızca kendi ihtiyaçlarından doğan spesifik veritabanlaruu oluşturm a olanağı elde etmektedirler. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 247 Bu açıklamaların ışığında bilgisayarlaşma ve yapı ilişkisi ile ilgili olarak şu görüşe ulaşılmaktadır. H er şeyden önce yetenekleri ve kapasiteleri hızla artan bilgisayarlar örgüt tasarımında gerek merkezi, gerek yerel yapılanmaya olanak tanımaktadır. Her iki şekilde yapılacak örgüt tasarımının BT'nin sunduğu olanakarla örgütsel etkililik bakımından fazla bir farkı kalmamıştır. Nitekim örgüt içi yatay-dikey iletişim kanallarının etkili çalışmasıyla her türlü bilgi merkezde toplanabildiği gibi, dağıtık sistemlerin sunduğu olanaklarla da kontrol ve eşgüdümü kolaylıkla sağlayan yerel yapılanmaya gidilebilmektedir. Burada belirleyici olan, yapdan işin nitelikleri ve yönetimin tercihi olmaktadır. b. Otorite ve Kontrol Bilgi teknolojilerin örgütlere girmesi ile birlikte örgütsel kontrolü nasıl etkileyebileceğine girmeden önce, kontrol kavramının neyi ifade ettiği; hangi anlamlarla kullanıldığı üzerinde durmak, bu işlev üzerine beklenen etkileri değerlendirmede daha sağlıklı analizler yapmaya olanak tanıyacaktır. Örgütsel davranış üzerine çalışan uzmanlar, kontrol kavramım birbirleriyle ilişkili ancak birbirinden farklı üç şekilde - kişisel etkileşim süreci olarak; bireyin örgütün temel amaçlarım etkileme süreci olarak ve bireyin hareket özgürlüğünü örgütsel kurallarla sınırlama olarak - tanımlamaktadırlar.21 Kontrol kişisel etkileşim süreci olarak tanımlandığında örgüt içinde bir bireyin astlarım, üstlerini ya da meslektaşlarım etkilemesi anlamına gelir. Bir örgüt üyesi diğer çalışanları "otorite" kullanma yoluyla kontrol eder. Bireyin örgüt amaçlarını ya da çıktılarım etkileme süreci olarak tanımlanan kontrol kavramı ile temel olarak, olaylar üzerinde etkide bulunma kastedilmektedir. Bu etki çoğunlukla sorun çözme, fiziki kimi işleri gerçekleştirme, diğer çalışanların fâaliyetlerini yönlendirme yoluyla olur. Kontrol deyimi bireyin hareket özgürlüğünü örgütsel kurallarla sınırlamak i olarak tanımlandığında ise, sistemler ve prosedürler, makineler ve bireyler kanalıyla çalışanları sınırlandırmak anlamına gelir. F. Taylor'un örgütsel verimliliği artırmak üzere dayandığı kontrol işlevi, bu anlamı içermektedir. Kontrol deyimi yukarıda açıklanan hangi tanım çerçevesine oturtulursa oturtulsun, örgüt içinde alt ve üst kademeler boyunca dağılım şekli, kontrolün merkezi mi yoksa merkezi olmayan yapıda mı olduğunu ortaya koyar. Çoğunlukla bu dağılımın örgüt içinde dengeli olmadığı ve daha çok üst düzeylere aktarıldığı- merkezi kontrol- gözlenmektedir. Bir başka anlatımla kontrol yetkisi (otoritesi) üst yönetim kademesinde bulunmaktadır. Örgüt teorisinin temel kavramlarından olan otorite ve kontrol ile ilgili bilinen bu bilgiler ışığında bilgi teknolojilerinin kullanılmasıyla kontrol işlevinin nasıl şekilleneceği ile ilgili 211. Steven Davis, a.g.e, s.94. 248 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim beklentilere göz atabiliriz. Bilgisayarların örgütlere girmesiyle birlikte herşeyden önce kontrolün merkezileşeceği kontrol etme yetkisinin merkezde toplanacağı ileri sürülmektedir.22 Bu eğilimin temel nedeni ise, karar verme yetkisinin merkezde toplanacağı beklentisi ile aynıdır. Nitekim örgütlerde geniş hacimdeki bilgilerin bilgisayarlar ve bilgisayar destekli sistemler aracılıyla işlenmesi ve yönetilmesi, örgütün karar ve kontrol alanlarını birleştirmekte ve dolayısıyla bu alanlarla ilgili yetkilerin üst yönetimde toplanmasına neden olmaktadır. Whisler'in konuyla ilgili yaptığı araştırmada şu sonuçlara ulaştığı görülür.23 Araştırmaya katılan kuruluşların bir kısmının elektronik veri işleme yoluyla yönetsel kontrolün merkezileşeceği konusunda şüpheleri bulunmaktadır. Nitekim günlük yapdan yönetsel sorumlulukların önemli bir bölümü bilgisayarla gerçekleşmektedir. Genel olarak yönetsel kontrolün ya üst düzey yönetim kademesine ya da bilgisayarlara aktarıldığı göz önüne alındığında, bilgisayar­ laşma ile birlikte yönetsel kontrolün merkezileştiği konusunda net bir sonuca varmak zordur. Diğer taraftan tamamen bilgisayar programlarıyla yürütülen işlevlerin üst düzey yöneticilere sorumluluklarıyla ilgili daha geniş bir denetim alanı sunarak (span o f control) yönetsel kontrolün daha merkezi olmasına olanak tanıdığı görülmektedir. Bu araştırmada bir kısım kuruluşlar bilgisayar aracılığı ile veri işlemenin artan bir merkezileşmeye neden olduğunu belirtmişlerdir. Diğer taraftan bilgisayarlaşmanın yerelleşmeyi-desantrilizasyonu- artıracağım çok az sayıdaki kuruluş ifade etmiştir.24 Bununda temel gerekçesi, elektronik veri işleme sistemine uzaktan erişebilmenin teknolojik olarak olanaklı hale gelmesidir. Ancak günümüzde bilgi teknolojileri alanında ulaşılan teknolojik gelişmeler merkezi ve yerel sistemlerin kurulmasına olanak tanımaktadır. Dolayısıyla bu iki farklı yapıdan birini tercih etmek, yönetimin tercihine bağlı olmaktadır. Bilgi teknolojileri ve yönetim destek sistemleri örgütlerde daha önce insan tarafından yapılan kontrol işlerini üstlenerek hata yapma olasılığını azaltmak­ tadır. Bu olanaklarla yürütülen kontrol işlerine örnek olarak kalite kontrolü ve proses kontrolü gibi daha önce çalışanlara sorumluluğunda olan işler verilebilir. Kontrol işinin bilgisayarlara aktarılması ile gerçekleşmesi beklenen bir başka sonuç da bu tür kontrol ile bireyin davranışlarının daha sıkı takip edilebilmesidir. Nitekim bu tür olanaklara olduğu örgütlerde personel daha yalandan denetlene­ bilmekte ve kendisi de sistem içinde oto-kontrolünü gerçekleştirebilmektedir. Bilgisayarlaşma ile birlikte örgütlerde olası bir başka değişiklik de yetki ve kontrol çizgisinin bulanıklaşması beklentisidir.25 Bu beklentinin temel nedeni ise 22 A-k., s.98. 23 Thomas L. Whisler, T h e Im p a c t o f C o m p u te rs on O rg an izatio n s, Praeger Publisher, NewYork, 1970, s. 104. MA.k “ A-k., s. 120. Bilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 249 daha önceleri bölüm düzeyinde gerçekleştirilen kontrollerin artık bilgi sistemleri ve bilgisayar aracılığıyla yapılmasıdır. Bu durum bölüm düzeyinde yetki-kontrol arasındaki açıklığın kaybolmasına neden olmaktadır. Bir başka neden ise, yetkinin hat ve kurmaylar arasında dağılmasıyla yapılan bir değişiklikten kimin sorumlu olduğunun tespit edilmesinin zor olmasıdır. Nitekim, yetkinin hat ve kurmay arasındaki bölünmesi yetki ve kontrol sınırının nerede başlayıp nerede bittiğinin tespitini zorlaştırmaktadır. Özetle bilgisayarlaşmanın otorite ve kontrol üzerine etkileri; kontrolün çoğunlukla yönetim destek sistemleri içinde gerçekleştirilmesinde artış, ve örgütün özellikle operasyonel düzeyinde çalışan personelin davranışlarının daha sıkı kontrol edilmesidir. c. Denetim Alanı BT'nin örgütlere girmesiyle örgüt yapısı ile ilgili gündeme gelen bir değişim de denetim alanında olmaktadır. Denetim alanı bilindiği gibi, bir yöneticiye ya da bir üste rapor veren ast sayısıdır. Bilgi teknolojilerinin bilinen ilk etkisi, operasyonel düzeyde çalışan personel sayısında yarattığı düşmedir. Dolayısıyla personel sayısındaki azalışa paralel olarak, denetim alanının da daralacağı varsayımı yapılabilir. Bu varsayım kısmen doğrudur ancak çok fazla anlamlı değildir. Çünkü personel sayısındaki azalma elbette denetleyici sayısında azalmayı doğuracaktır. Fakat denetim alanında göze çarpan azalmayı Whisler bilgisayarlaşma ile doğan kontrolün merkezileşme derecesine bağlamaktadır.26 O'na göre bilgi teknolojileri örgütlerde kontrolün merkezileşmesine neden olarak, kısa dönemde örgütün operasyonel düzeyinde; uzun dönemde de örgütün yönetsel düzeyinde denetim alanında azahşa neden olmaktadır. Nitekim yaptığı araştırmada bilgisayarı uzun süreli olarak kullanan kuruluşlarda denetim alanında azalmanın olduğunu tespit etmiştir.27 Whisler bu görüşlerini, denetim alanı ile ilgili olarak hiyerarşik yapıda örgütlenmiş örgütler üzerinde yaptığı incelemelerden hareket ederek1970'de yazdığı "The Impact o f Computers on Organizations" adlı eserinde ileri sürmüştür. Ancak bugün çevredeki gelişmelere ve bilgi teknolojilerin yoğun olarak örgütlerde kullanılmasına bağh olarak yeniden biçimlenen örgüt yapılan göz önüne alındığında, denetim alanı ile ilgili olarak BT'nin etkisini bu şekilde değerlendirmek fazla anlamlı olmamaktadır. Nitekim artık ad hoc yapılanmanın ve şebeke (ağ) örgütlenmenin yaşandığı ve online çalışan bilgisayarların hizmet sunduğu yönetim destek sistemlerinin kullanıldığı örgütlerde bir üste bağh ast 26 Thomas L. Whisler, Herald, Meyer, Benard H.Baun ve Peter I. S, "Centralization o f Organizational Control An Empirical Study o f Its M eaning and Measurement", J o u r n a l o f B usiness 40, N o .l, Jan, 1967, s.46. 27 Thomas L. Whisler, a-g.e., s.52-54. 250 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim sayısı gibi klasik yapılanmanın kısıtlılığını ve fiziki olanaksızlığını telafi etmek üzere geliştirilen bir araca -denetim alanı-gereksinim kalmamaktadır. Çünkü bilgi sistemleriyle desteklenmiş örgüt çalışanlarının denetimleri de her iki tasarımla (merkezi ya da yerel) çalışan sayısına bağlı kalmadan kolaylıkla yapılabil­ mektedir. Bugün örgüt dünyasında sıkça sözedilmeye başlayan postmodern • örgütler için denetim alanı gibi kısıtlayıcı bir araca gereksinim olmadığı ve bunun fazla anlamlı da olmadığı söylenebilir. Nitekim ağ yapılanmada ast-üst ilişkisi olmadığı için denetleyen denetleyici gibi görev ayırımı da yoktur. Sistem kendi içinde denetimi yürütmektedir.28 d. Ö rgütsel Düzey Sayısı Örgütler büyüdükçe artan sorunlarla kolay mücadele edebilmek için, kimi denetleme ve yönetme yetkisi alt kademe yöneticilerine aktarılır. Bu durum örgütsel düzey sayısını artırarak örgütün daha dik bir yapıya dönüşmesine neden olur. Ancak gerek üretim teknolojilerinin, gerekse bilgi teknolojilerinin örgütlerde yaygın kullanım alanı bulmasıyla birlikte giderek, daha çok sayıda makineler işgücünün yerine ikame edilmektedir. Bu durumun doğal sonucu olarak, artık denetleme ve yönetme işlevi için yeni bir örgütsel düzey yaratarak yetki devretmeye gereksinim pek kalmamıştır. Özellikle bilgi teknolojilerinin sunduğu olanaklarla faaliyet gösteren bilgi temelli örgütler için, büyük ölçüde bilgi işleme işlevinden oluşan denetleme işini yürütmek üzere ayrı bir örgütsel düzey yaratma gereksinimi ortadan kalkmıştır. Nitekim bu işlev B T destekli yönetim destek sistemleri aracılığı ile kolaylıkla yürütülebilmektedir. Örgütsel düzey sayısındaki artış BT'nin ve buna dayalı yönetim destek sistemlerinin yaygın kullanımı ile birlikte giderek ortadan kalkacaktır. e. D epartm an Yapısı Bilgi teknolojilerin örgütsel yapılarında getirdikleri bir başka değişim de önceleri ayrı olan bilgi işleme faaliyetlerini tek bir merkezde-bilgi işlem merkezinde- yürütülmesine olanak tanımak üzere yeni bir bölümün -departmanınortaya çıkmasıdır. Bilgisayarların örgütlerde yaygın kullanılmaya başladığı 1960'h yıllarda gündeme gelen bu değişim,1özellikle bilgi işlem işlevlerinden ölçek ekonomisinden yararlanma düşüncesinden kaynaklanmış ve ivme 28 Postmodern örgüt ve yapılarıyla ilgili daha fazla bilgi için bkz. W illiam Bergquist, T h e P o stm o d ern O rg an izatio n , Jossey Bass Publishers, San Francisco, 1993; S. CLEGG, M o d e rn O rg an izatio n s: O rg an izatio n al S tu d ies in th e P o stm o d ern W o rld , Newbury Park Califf. Sage, 1990. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 251 kazanmıştır.29 Bu şekilde örgüt içinde bilgi işleme işlevi diğer birimlerin sorumluluğundan alınarak, tek bir merkezde yürütülmeye başlanmıştır. Bu değişiklik, bilgi işleme işlevini bir başka bölüme devreden birimlerin küçülme­ sine neden olduğu gözlenmektedir. Diğer taraftan küçülen birimler biraraya getirilerek departman birleştirme yoluna gidilmektedir. Bilgi teknolojileri aynı zamanda örgütsel büyüme nedeniyle faaliyetlerini geniş bir coğrafik alana ve geniş bir hizmet alanına yaymış olan örgütlerin ulaştıkları paralel bölümlenmelerinin ortadan kalkmasına ve işlevlere göre bölümlenmeye zemin hazırlamaktadır. Özetle bilgi teknolojileri; örgütün bölümlerinin birleşmesine, yeniden işlevsel olarak bölümlenmesine ve yeni bölümler kurulmasına neden olarak örgüt yapılarım doğrudan etkileyebilmektedir. Whisler, yaptığı araştırmada bilgisayar kullanımı ile birlikte örgütlerde veri işleme bölümü, metot geliştirme ve sistem analizi ve programlama bölümü, gibi yeni birimlerin yaratıldığım tespit etmiştir.30 Araştırma; manüel postalama bölümünün ortadan kaldırıldığım ve muhasebe ve personel departmanlarında yürütülen kimi benzer işlevlerin elimine edilerek bütünleştirildiğini göstermektedir. 2. YÖNETİM SÜREÇLERİNDE DEĞİŞİM Yönetim süreçleri; örgütün yapışım harekete geçiren, işleyiş biçimini belirleyen, yönelten ve etkileyen karar alma, iletişim, önderlik ve motivasyon .gibi işlevleri içermektedir. Bu işlevlerden Can'mn "bağlantı süreçleri" başlığı alto d a ele aldığı, karar alma ve iletişim İkilisinden karar alma; hem örgütsel hem yönetsel süreç olarak örgütsel eylemin odağım oluşturmakta; iletişim ise, örgütün yönetsel tüm alt sistemini (planlama, kontrol gibi) biçimlendirmektedir31. Öte yandan bu ikisi BT'den en çok etkilenen ve bu teknolojilerden en fâzla destek alan işlevler olmaktadır. Bu kısımda bilgi teknolojilerinin yönetim süreçlerinden karar alma ve iletişim süreçleri üzerine etkileri üzerinde durulacaktır. Önderlik ve motivasyon süreçlerinin de bu iki süreçteki değişmeye bağh olarak değişime uğrayacağı göz önünde bulundurularak, bu incelemenin dışında tutulacaktır. 29 Bilgi işlemde ölçek ekonomisinden yararlanm a ile ilgili ayrıntılı bilgi için bkz. M artin B. Jr.Solaman, "Economies o f Scale and the IBM System /360", C om m unications o f th e A C M , No:6, June, 1966, s.435-440. 30 Thomas L. Whisler, a-g.e., s.58. 31 Halil Can, G enel İşletm ecilik B ilgileri, Adım Yayıncılık, Üçüncü Baskı, Ankara 1991, s.169-175. 252 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim a. K a ra r Alm a Süreci Yöneticilerin yerine getirmekle yükümlü olduğu en önemli yönetsel işlevlerden olan karar alma, olası alternatifler arasından seçim yapmaktır. Bu işlev birbirleriyle ilişkili olan şu alt unsurlarda yapılan işlerle gerçekleştirilir: Amaç tesbiti, bu amaca ulaşmada olası sorunların tanımlanması, gerekli bilgi­ lerin- verilerin toplanması, değerlendirilmesi, alternatif yolların çıkarılması, bu yolların olası sonuçlarının tahmin edilmesi ve bunlardan amaca en uygun olanın seçilmesidir. Karar alma birbirleriyle ilişkili olan bu alt unsurlarla birlikte bir sistem olarak düşünülebilir. Bu sistemin her bir alt unsuru örgütlerde farklı zamanlarda farklı yerlerde farklı kişiler tarafından icra edilir. Örgütlerde tüm işlerin yapılması nadiren tek bir kişinin sorumluluğundadır, çoğunlukla birden fazla kişiden oluşan grup, bu sorumluluğu yerine getirir. K arar alma ve karar türleriyle, bilgi teknolojilerinin bu işleri tasarlanan yönetim destek sistemleri yoluyla nasıl desteklediği ikinci bölümde aynntılr olarak sunulmuştur. Burada bu ayrıntıya tekrar girilmeyerek, BT'nin karar alma üzerindeki etkileri incelenecektir. Bilgi teknolojileri karar alma işlevini b ir bütün olarak; daraltarak, genişleterek ya da diğer sistemlere bağlayarak ve bu işlevi oluşturan alt unsur­ larına yönelik olarak da; karar almada yapılması gereken araştırmaların hızını artırmak, seçim işini programlara bırakmak ve değerlendirmede kullanılan teknikleri değiştirmek suretiyle etkilemektedir.32 Bu iki yoldan hangisi olursa olsun, bilgi teknolojileri karar almayı genel olarak insangücünün tekelinden alarak BT destekli karar sistemlerine aktarmaktadır. Her ne kadar rutin ve programlanabilir nitelikteki kararlar tamamen bu aktarıma uygunken; yan rutin ve özellikle programlanamayan ad hoc nitelikli kararlar kısmen aktanlabilmekte ve bu nitelikteki kararların önemli bir bölümü BT desteği alan karar vericiler tarafından alınmaktadır. Ancak BT alanındaki gelişmeler ve uzman sistemlerin her alanda yaygınlaşmasıyla birlikte bu nitelikteki kararlarında zaman içinde sistemlere aktarılması yönünde çalışmaların devam ettiği görülmektedir. Bilgisayarların örgütlere girmesiyle birlikte karar alma sürecinde yaşanan birinci sonuç; daha önceleri ayrı olan k a ra r (mercilerin) m erkezlerinin b ir araya gelmesi ve bütünleşm esidir. 33 Bilgisayar kullanımından önce örgütleri ayrı karar merkezleri oluşturmaya iten temel neden, her yöneticinin karar için gerekli bilgilere sahip olamaması ve bu bilgileri işleme ve değerlendirmede sınırlılıkları bulunmasıdır. Bu sorun karar verme yetkisinin devredilmesiyle çözümlenme yoluna gidilmiştir. Böylece örgüt içinde farklı karar merkezleri doğmuştur. 32 Thomas L. Whisler, a.g.e., s.67. 15 A .k B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 253 Büyük hacimlerde bilgileri toplama, analiz etme ve saklama kapasiteleri ile bilgisayarlar; gerek karar için gerekli bilgilere zamanlı erişme olanağı sağla­ yarak, gerekse karar vericiye çeşitli modeller yardımıyla mevcut alternatifleri daha etkili değerlendirme olanağı sağlayarak rasyonel kararların alınmasına katkıda bulunarak kararların tek bir merkezden alınması için gerekli ortamı sağlamaktadır. Böylece artık belli konuda karar alma mercii tek bir merkez olabilmektedir. Whisler, bilgisayarların karar süreci üzerine ilişkin yaptığı araştırmada kuruluşların bilgisayarlaşması ile birlikte karar alanlarını birleştir­ dikleri ve bütünleştirdiklerini tespit etmiştir. Bu bütünleşmeye örnek olarak, personel ve bordro işlemlerinin birleşmesi, yatırım ve muhasebe kararlarının entegrasyonu, politika yönetimi ve geliştirme işlevlerinin bütünleşmesi verile­ bilir.34 Geleneksel hiyerarşik yapı içinde karar sistemlerinin birleştirilmesi ve bütünleşmesi daha çok, operasyonel düzeyde gerçekleştiği görülmektedir. Bilgi teknolojilerinden özellikle bilgisayarların yaygın kullanılmasıyla birlikte karar alma işlerinde ortaya çıkan ikinci sonuç, k a ra r alma m erdindeki değişmedir.35 Bu değişim, bir önceki sonuca bağh olarak kendini göstermek­ tedir. K arar almada merkezileşme olarak ifade edilen bu sonuç ile, bilgi toplama ve işleme işlevi alt düzeylerin sorumluluğunda kalırken, karar verme sorumluluğu giderek üst kademelere doğru kaymaktadır. Özellikle günlük işlemlerin yürü­ tülmesiyle ilgili olarak karar alma yetkisi operasyonel düzeylerde çalışanlara bırakılırken, stratejik düzeylerdeki kararların alınması üst yönetime bırakıl­ maktadır. Bu görüşler bilgisayarların gelişi ile birlikte karar almada merkezileş­ menin yaşandığım göstermektedir. Nitekim Whisler'in bilgisayarların karar alma üzerine etkilerini tespit etmek üzere yaptığı araştırmaya yanıt veren kuruluşlar, bilgisayar kullanımı ile birlikte karar almada merkezileşmenin yaşandığını belirtmişlerdir.36 Kuruluşlar bu sonucun temel nedenleri olarak da; örgütlerinde bilgisayar kullanımı ile birlikte kimi karar alanlarının birleşmesi dolayısıyla kararların daha üst düzeylerde alınma zorunluluğu doğmasını ve operasyonel düzeyde rutin özellikli kararların bilgisayara aktarılması, bu özellikte olmayan stratejik nitelik taşıyan k a ra rla ra ise daha üst düzeylerde alınmasını zorunlu kıldığım ileri sürmüşlerdir. K arar merciinin değişmesiyle ilgili bir başka beklenti; bilgisayarlara kullanımı ile birlikte karar alanlarının birleşmesi sonucu karar merciinin yatay olarak kayacağıdır. Ancak Whisler'in araştırmasına katılan kuruluşlarda bu görüşü doğrular bir bulguya rastlanmamıştır. Ancak bilgisayar kullanımı ile birlikte kuruluşlarda karar almanın daha çok grup karan olmaya doğru kaydığı gözlenmiştir.37 Thomas L. Whisler, a.g.e.., s.72. 35 A-g.e.. s .69 31 Sözü edilen araştırm aya katılan kuruluşlar ve sonuçlarıyla ilgili olarak ayrıntılı bilgi için bkz. Thomas L. Whisler, a.g.e., s.14-43. 37 Thomas L. Whisler, a .g .e , s.81. M 254 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Örgütlere bilgisayarların girmesiyle birlikte karar alma işleri üzerine üçüncü etkisi, k a ra rla rın ölçülebilir (quantification) ve (rasyonal) objektif olmasıdır. Bu sonuç; karar kurallarının bilgisayar program lan aracılığı ile karar sistemlerine aktarılması ile rutin ve programlanabilir kararlarda sistem tarafından kişisel yanlılığın bertaraf edilmesiyle ortaya çıkmaktadır. Bilgisayar programlanna aktarılan kararlar diğer yandan ölçülebilir kriterlere de kavuşmaktadır. Böylece alınan kararların objektif ve daha isabetli olması olanağı elde edilmek­ tedir. Ancak, pek çok kararın yapısı gereği programlamaması ve bir yargıya dayanma zorunluluğunun bulunması, bu tü r kararların üst yönetimin kişisel kanaatlannı kullanmasına neden olmaktadır. Bilgisayarlar bu tür kararlan, yöneticilere kişisel kanaatlarinın daha gerçekçi oluşmasına katkıda bulunan yeterli, uygun ve zamanlı bilgiler sunarak destekler. Uygulamada bilgisayar desteği ile karar almaya temel olacak verilerin çeşitli modellerle değerlendirilmesi, karar alternatiflerinin çoğaltılması ve bunlardan en uygunun seçilme olanağının elde edilmesi örneklerine sıkça rastlanılmaktadır. Bilgisayar kullanımının karar alma işlevine etkisi, örgüt düzeylerine göre değişmektedir. Bilgisayar destekli karar sistemleri örgütün orta düzey yönetim kademesini kısa, üst düzey yönetim kademesini ise uzun dönemde etkilemektedir. Bilgisayar kullanımı örgütlerde kimi karar alanlarını birleştirmek suretiyle orta düzey yönetim kademesini doğrudan etkilemektedir. Üst düzey yönetim ise örgütün alt düzeyinden kaynaklanan bu değişime uzun dönemde ayak uydurmak durumunda kalmaktadır. K arar almada bilgisayar kullanımının orta düzey yönetim kademesi üzerine etkileri konusunda çoğu zaman birbirleriyle çelişen şu görüşler ile sürülmektedir:38 a) O rta düzey yönetimin rolü sınırlandırılmıştır, b) Orta düzey yönetimin rolü alt düzey yönetime göre artmıştır, c) O rta düzey yönetimin rolü üst düzey yönetime göre genişletilmiştir, d) Orta düzey yönetimin rolü hem alt hem üst yönetime göre artırılmıştır, e) Bilgisayar destekli karar sistemlerine geçiş süreci orta düzey yönetimin karar yükünü artırmıştır. Bu görüşler geçiş ve nihai etkiler olarak ayrılarak ele alındığında; çelişkiler ortadan kalkmaktadır. Nitekim bu sonuçlardan kimileri henüz bilgisayarların karar alma işlevine yeni destek sunmaya başladığı dönemlerde geçerli iken, diğerleri de bu geçişin tamamlandığında görülmektedir. Dolayısıyla bu açıdan yapılacak değerlendirmelerde örgütün bilgisayarlaşmada hangi aşamalarda olduğunun göz önüne alınması sağlıklı değerlendirme için vazgeçilmez olmaktadır. Bilgi teknolojileri alanındaki gelişmelerin geniş coğrafik alan içerisinde dağıtık sistemlerin kurulmasına olanak sağlaması ve karar destek sistemlerinin her düzeyde etkili uygulanabilmesi günümüz örgütlerinde rutin, programlanabilir MA.g.e., s.83-84. Bilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 255 kararların alt düzeydeki yöneticilerden alınarak bilgi sistemlerine aktarılmasına; programlanamayan stratejik kararların üst yönetimce KDS desteği ile alınmasına alt yapı oluşturduğu görülmektedir. K arar almada bilgisayar desteği ile birlikte yaşanan bir başka beklenti karar almada esnekliğin ortadan kalkması ve katı kurallara bağlanmasıdır. Nitekim Whisler'in yaptığı araştırmada kuruluşların önemli bir bölümü bilgisayarlaşma ile birlikte karar almada esnekliğin ortadan kalktığını belirtmişlerdir. Ancak bilgisayarlar karar alma alanında nasıl kullanıldığına bağlı olarak esneklik ya da esneksizlik getirmektedir. K arar almada esneklik, bilgisayarların bu işlevi çeşitli modellere dayandırmak suretiyle gerçekleştirmesine olanak vermesiyle sağlanmaktadır. Diğer taraftan bilgisayarlardan rutin, olası alternatifler üretmeyen şekilde yararlandığında esneklik yok olmaktadır. Bilgi teknolojileri karar alma etkililiği değişik yollara etkileyebilmektedir. Bilgi teknolojilerin örgütlere girmesi ile birlikte matematiksel ve istatistiksel modellerin kullanımında artış olmuştur. Bu teknolojilerin çok büyük hacimlerdeki verileri işleme ve analiz etme olanağı sağlamasıyla da kararlar nicel niteliğe kavuşmuştur Önceleri yöneticilerin zihinlerinde olan karar veıme yöntem ve modelleri bilgi sistemlerine aktarılarak herkes tarafından görülebilir ve kullanı­ labilir duruma gelmiştir. Böylece karara esas olacak çıkarımlar herkesin kullanımına sunulmuştur. Bilgi teknolojileri karar alma işlevinin etkililiğini temel olarak şu yollarla etkileyebilmektedir: K a ra r A lm a Sayısında A rtış: Bilgisayarlar almada büyük hacimlerde bilgilere ulaşma ve değerlendirme olanağı sağlayarak, alternatif sayısını artırarak ve her bir alternatif karar alanının hızlı değerlendirmesine olanak tanıyarak, sonuca bağlanan karar sayısının artmasına olanak tanımaktadır. Planlam a Dönem inde Kısalm a: Bilgi sistemlerine aktarılan karar alma işlevi, çevre ile karar alanları arasında karşılıklı bir geribeslemeye olanak tanıyarak gerekli değişikliklerin zamanında yapılmasına zemin hazırlamaktadır. Böylece planlama yapma dönemi kısalmakta ve tahminlemede hata riski azalmaktadır. Bilgi sistemlerine dayalı olarak yürütülen karar alma işleri ile bilginin dağıtımında hız kazanıldığı için iletişimde gecikmelere neden olan karar almada zaman boşlukları ortadan kalkmaktadır. Bilginin örgüt içinde hızlı yayılması ise McGregor'un belirttiği örgütün ortak amaçlan yaratmasına yardımcı olmaktadır. K a ra r Alm ayı Kişisellikten K u rtarm a: Bilgi teknolojilerinin )carar almada bir başka etkisi ise, karar alma işlevini kişisellikten kurtarmasıdır. Örgüt çalışanlarının örgütte sahip olduklari konum ve pozisyona göre başkalarına ne yapmalan gerektiğini söylemeleri yerine ya da çalışanın işi ile ilgili olarak 256 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim yapacaklarını bir üstünden ya da bir başkasından öğrenmesi yerine bilgi sistemlerinden öğrenmesi ile karar alma da kişisellik ortadan kalkmaktadır.39 Assimakopoulos, bilgi teknolojilerinin yöneticilerin davranışlarını ve karar alma işlevini nasıl değiştirdiğini tespit etmek amacıyla, büyük ölçekli kuruluşun 22 orta düzey yöneticisi üzerinde yaptığı araştırmada ise şu bulgulara ulaşmıştır:40 K ullanılan Bilginin Niteliğinde Değişme: Araştırmaya katılan örgütler, bilgi teknolojilerinin yönetsel işler için gerekli bilgilerin toplanması ve analiz edilmesinde etkililik sağlayarak "daha nitelikli bilgilere" ulaşma olanağı elde ettiklerini belirtmişlerdir. "Daha nitelikli bilgi" zamanlı, amaca uygun ve yeterli olma gibi özellikleriyle, yöneticilerin daha rasyonel kararlar almalarına olanak sağlamaktadır. K a ra r Alma İşlevinde Değişme: Araştırmada bilgi teknolojilerinin kimi kararlarda desantrilizasyona neden olduğu tespit edilmiştir. Bu teknolojilerin özellikle operasyonel düzeye yeterli bilgi sağlayarak, karar alma işlevini yerine getirmelerine ve alınan bu kararların da üst yönetim taralından kolaylıkla izleme­ lerine olanak sağladığı görülmüştür. Ancak aynı araştırmada karar almada desantrilizasyonun örnekleri görüldüğü gibi, merkezileşmeninde yaşandığı uygulamalara rastlanmıştır. Nitekim araştırmaya katılan bazı sigorta şirketleri, merkezi strateji ile planlama çabalarının arttığım belirtmişlerdir. A ynca "daha nitelikli" bilgiyle donatılan üst düzey yöneticilerinin ad hoc nitelikli stratejik planlama gruplan oluşturmaya teşvik edildiği tespit edilmiştir. Yönetsel İşlerin Niteliğinde Değişme: Araştırmaya katılan yöneticilerin bazılan yürüttükleri yönetsel işlerin kısmen değişime uğradığım belirtmişlerdir. Yöneticiler; bilgi teknolojilerinin özellikle rutin özellikteki işlerin astlara devredilmesine olanak tanımasıyla birlikte yönetsel faaliyetleri planlamak ve yürütmek için daha fazla zaman kazandıklarım ifade etmişlerdir. Bilgi teknoloji­ lerinin genel olarak örgütlere etkisi örgütten örgüte, bir örgüt içinde bölümden bölüme ve hatta yöneticilerin niteliklerine göre değişmektedir. Bu değişimde örgüt kültürü de önemli rol oynamaktadır. Bilgi teknolojilerini hızla kullanmaya başlayan örgütlerin bu teknolojilerin getirdiği değişimi, belirtilen bu özellikler çerçevesinde planlaması ve yürütmesiyle başardı bir örgüt geliştirme ortamı sağlamaktadır. Diğer taraftan karar alma işlerinin bügi sistemlerine aktarılması kimi riskleri ortaya çıkmaktadır. K arar alma işlerinin bdgi sistemlerine aktarılması ve kararın tamamen otomatik olarak sistem içinde verilmesi beraberinde şu iki riski 35 Thomas L Whisler ve George P. Shuitz, In fo rm a tio n T echnology a n d M an ag em en t O rg an izatio n , The Free Press o f Glencoe Univ. o f Chicago, 1964, USA, s. 9. 40 Nikitas Assimakopoulos, "The Influence o f N ew Technology in Organization and Management", In fo rm atio n an d M an ag em en t, 14, s. 1988, s.199-202. Bilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 257 gündeme getirmektedir. 41 Bunlardan birincisi, sisteme aktardan karar kural­ larının ve karar modellerinin değişime bağlı olarak yeniden gözden geçirilmemesi nedeniyle yetersiz kalmasıdır, ikinci risk ise, örgütün sezgiye dayab olarak değerlendirilmesi gereken kimi karar sorunlarına mevcut karar sisteminin yanıt verememesidir. Bu saydan katkdan ve riskleriyle birlikte, BT'nin örgütlerde yaygın kullanım alanı bulmasıyla birlikte, karar alma işlevinde belli başlı şu değişimlerin gündeme geldiği görülmektedir: K arar sistemleri ya da alanlarında birleşme ve bütünleşme; karar almada merkezdeşme (yetkinin üst kademede) toplanması, karar almanın gidererek yargdardan kurtularak ölçülebilir kriterlere dayanması ve rasyonelleşmesi, bdgisayar kullanım alanından ve karar yapısından dolayı esnekliğin ortadan kalkması. Bu saydan etkiler örgütün özellikle bdgisayarlaşma düzeyine ve deneyimine bağlı olmaktadır. Diğer taraftan örgütün bdgisayarlaşma sürecinde kurduğu bilgi sistemlerinin yapısı da bu etküerin ortaya çıkış biçimini etkilediği görülmektedir. Burada elbette ki yönetimin benimsediği yapdanma biçimin de nihai olarak bügi sistemlerinin ve teknolojderinin karar alma işlevi üzerindeki etkderini doğrudan belirlediği gözardı edilmemelidir. b. İletişim Süreci İletişim yapısı de dgili olarak, çalışanların, bdgisayar kudanımından önce ve sonra işi yapmak üzere harcadıkları detişim zamanı oranındaki değişme ve örgüt üyeleri arasındaki kişisel detişim yapısındaki değişme üzerinde durulur. Bügi teknolojderi örgütlerde detişimi değiştirmiş ve giderek etkilemeye devam etmektedir. Bu teknolojderin çalışmanın ikinci bölümünde yer verilen yönetim bdgi sistemi, yönetici bdgi sistemi, karar destek sistemleri ve elektronik mesaj sistemleriyle kullanılması, örgüt detişiminde yeni bir dönemi başlatmıştır. Sanayi ötesi döneminin yaşandığı bdgi toplumunda işlev gören örgütlerin iletişiminde "insanlar" ve "bdgisayar-detişim olanakları" üzerinde durulması gereken iki önemli olgu olarak kendini göstermektedir. Aynı .şekilde bu örgütlerde detişimi incelemek disiplinler arası çalışmayı da zorunlu kılmaktadır. Bu disiplinler arasında, en önemli yere örgüt ve bdgi sistemleri ayrı bir öneme sahiptir. Sanayi toplumu örgütlerinde iletişim olgusu incelenirken ağırlıklı olarak örgüt perspektifinden bakılmıştır. Sanayi ötesi toplum örgütlerindeki iletişim incelemesinde bu yaklaşım tek başına yetersiz kalmakta, bügi teknolojderi destekli yönetim bügi sistemleri perspektifinin göz önüne alınmasını zorunlu hale getirmektedir. Günümüzde örgüt incelemelerine bu Jl Thomas L. Whisler, a.g.e., s.87. 258 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim perspektiflerin her ikisi açısından bakan çalışmalar yeni yeni yapılmaktadır. Bu çalışmalara örnek olarak Huseman ve Miles'in çalışmaları verilebilir.42 Huseman ve Miles ortak yazdıkları makalelerinde, insan ye bilgisayarların sahip oldukları kısıtlılıkları giderecek şekilde birbirlerini tamamlayıcı olarak örgütlerde bir araya getirildiğinde, örgütsel iletişimin etkinlik kazanacağını savunmuşlardır. Yazarlar bilgi teknolojilerinin örgütsel iletişim alanında kullanımım elektronik mesaj (EM) yönetici sunum sistemi (EPS) ve grup karar destek sistemi (GDSS) olmak üzere üç başlık altında toplayarak bütünleşik bir model geliştirmişlerdir. Yöneticilerin üstlendikleri rolü doğrudan etkileyen bu modelde, kaynak ve alıcının sayısına göre kullanılan bilgi sistemlerine yer verilmiştir43(Tablo 81). Tablo 81 Kaynak ve Alıcının Sayısına Göre Kullanılan Bilgi Sistemleri Kaynak . Bir Alıcı Bir Birden çok Birden çok Bir Yönetici bilgi sistemi (EIS) Bilgi Sistemi Elektronik mesaj (EM ) Yönetici sunum sistemi (EPS) Amaç B ir gruba bilgi tç ve dış kaynaktan iletme ve teşvik etme bilgi izlemde Bilgi paylaşımı Birden çok G rup k arar destek sistemi (GDSS) G rup k aran verenleri bilgi ile desteklemek Teknolojinin Coğrafi uzaklıkları Bilgi paylaşımım ve Rolü ve geçici engelleri sunum unu kaldırm ak kolaylaştırm ak Bilgi toplamak, sentezlemek, düzenlem ek ve saklam ak Öm ek Kuruluşun geçmiş Üst yönetim ö ç yıla ait üyelerinin beyin verimliliğini gözden firtınası geçirme E-M yoluyla Üst yönetime teklif gelecek toplantının sunm a tarihini değiştirmek G rup kararlarında iletişim etkinliğini ve bilgi paylaşımım kolaylaştırm ak Bilgi teknolojilerinin kullanımı; örgütlerde iletişimin niteliğini değiştirmektedir. Huseman ve Miles geçmişte yapdan araştırmalarla ortaya konan iletişimle ilgili kabullerin, bugün bilgi teknolojilerinin kullanımı ile bir değişime uğrayıp-uğramadığını incelemişlerdir. Araştırmalarını iletişim akışı, algılama ve iletişim yükü olmak üzere üç başlık altında sürdüren yazarlar, şu sonuçlara ulaşmışlardır.44 42 Richard C. H usem an ve Edward Miles, "Organizational Communication in the Information Age: Implications o f Computer-Based Systems", J o u r n a l o f M an ag em en t, 1988, Vol. 14, No.2, s. 181-203. ” A.g.e., s.186. 44 A-g.e., s.193-200. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 259 - Yönetici bilgi sistemi, paralel iletişimden çok doğrudan iletişime olanak sağladığı için, geleneksel hiyerarşik örgütlerde geçerli olan paralel iletişimin olumsuzluklarım (mesajm üst kademeden alt kademeye ya da tersi yönde yeterince ulaştınlmaması gibi) ortadan “kaldırarak mesaj filitreleme, çarpıtma ve gözardı etme gibi sorunları yok etmektedir. '-' Yönetici bilgi sistemleri astların üstlerine ilettikleri mesajlan çarpıtmalarım azaltmamaktadır. - Yönetici bilgi sistemi ve elektronik mesaj sistemi, önceden biçimsel olmayan iletişim kanallarından geçen mesajların izlenmesine olanak tanımaktadır. - Grup karar destek sistemleri, grup üyelerine ortak bilgiler sağlamaktadır. Bu olanak, geleneksel iletişimde ortaya çıkan grup üyelerinin güç ve statü farklılığından kaynaklandığı sorunları ortadan kaldırmaktadır. - Yönetici bilgi sistemi ve elektronik mesaj sistemi açıklanmaya ihtiyaç gösteren, karmaşık mesajların geçmesine engel olmaktadır. - Bilgi teknolojileri aşın iletişime neden olabilmektedirler. - A şın iletişim yüklenmesiyle mücadele etmede bilgi sistemleri önemli destek sağlamaktadır. - Elektronik mesaj ve yönetici bilgi sistemi doğrudan iletişim sağladığı için bu mesajlan filitreleme yöntemleri, kimi zaman başansız olmaktadır. Etkili bir filitreleme yokluğu, örgütün üst kademelerinde aşın mesaj yüklenilmesine neden olabilmektedir. - Elektronik mesaj, yönetici bilgi sistemi, grup karar destek sistemi ve elektronik postalama sistemlerinin kullanım kolaylığı artıkça, bunların alt kademelerde giderek artan oranda kullanım alanı bulduğu görülmektedir. Öyleki, bu olanaklar nedeniyle Nissan ve GE kuruluşlarında orta düzey yönetim kademesi yerine, yönetici bilgi sistemini ikame edildiği görülmektedir.45 - Temel işlevi bilgi aktarmak olan orta düzey yöneticilere gereksinim kalmamaktadır. Örgütler artık bilgilere yorum, karar alma ve analiz etme yoluyla değer kazandıran yöneticilere gereksinim duymaktadırlar. - Bilgisayar destekli bilgi sistemleri etkili kişilerarası iletişimin önemini azaltmamakta, aksine artırmaktadır. N aisbit bilgi teknolojileri destekli bilgi sistemleri gibi yüksek teknolojiyle beraber, bu teknolojilerin kabul edilmesi ve başardı uygulanmasında insangücünün giderek önem kazandığım belirtmektedir. Whisler'in yaptığı araştırm a bügisayar kullanımından sonra operasyonel düzeyde çalışanların (memur-işçi) daha fâzla yalnız çalıştıkları, bir başka deyimle diğer iş arkadaşları ve şefleri de daha az detişim kurduklarım a Peter Dnıker, "Playing the Inform ation Based Orchestra", W all S tre e t J o u rn a l, June 4 ,1 9 8 5 , s.32. 260 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim göstermektedir.46 Diğer taraftan bu araştırmada operasyonel düzeyde çalışanlar arasındaki yatay iletişimde azalma; şefler ve yöneticiler arasındaki yataş iletişimde artış olduğu tespit edilmiştir.47 Bilgisayar kullanımının iletişim üzerinde iki aşamalı etkisi bulunmaktadır. Bunlardan biri yeni bilgi akışı ve çalışma ilişkileriyle birlikte kişisel iletişimde artışın olması; İkincisi ise online bilgi sistemi ile daha az yüz yüze iletişim sonucunu doğurmasıdır.48 Bu açıklamalardan görüldüğü üzere, bilgisayar destekli bilgi sistemlerinin örgütlere girmesiyle birlikte örgütsel iletişimde kimi değişiklikler gündeme gelmiştir. Bu sistemlerin mevcut geleneksel iletişim yapısı ile entegre edilmesi yerine, bu teknolojilere uygun yeni iletişim yollarının düzenlenmesi ve uygulan­ masının örgütsel etkililiği daha olumlu yönde etkileyeceği söylenebilir. 3. PERSONEL VE İŞ KAPSAMINDA DEĞİŞİM Bilgi teknolojileri örgütlerde ; yapılan işlerin kapsamım, çalışanların işlevlerini ve sahip olması gereken niteliklerini etkilemektedir.49 Bu etki, örgütün içinde bulunduğu ülke koşullarına, kültürel özelliklerine ve kullanılan faaliyet alanlarına göre değişmektedir. Konuyla ilgili yapılan araştırmalarda bu farklı sonuçlan görmek mümkündür. Örneğin Coral ve Perin'nin 1988'de muhasebe birimlerinde yaptığı araştırma, rutin işler bilgisayara aktarıldığında zamandan tasarruf sağlandığım, ancak bu teknolojilerin iş kapsamım ya da çalışan personelin işlevlerim köklü bir şekilde değiştirmediğini göstermiştir. Aynı araştırma diğer birimlerde (üretim, pazarlama gibi) bu durumun tersine, bilgisayar kullanımının kimi işlevlerin yeniden tasarlanmasına neden olduğu tespit edilmiştir.50 Bir başka araştırma da Jaikumar tarafından esnek imalat sistemlerinin uygulanması üzerinde yapılmıştır. Amerika ve Japonya'da uygulanan esnek imalat sistemlerini karşılaştıran yazar, sistemin Japonya'da ABD'de kurulma süresinin yansı kadar süre içinde kurulduğunu, Japonya'da işçilik gereksiniminin daha az olduğunu; buna karşın, toplam çıktının daha yüksek olduğunu tespit etmiştir. Jaikumar aynı teknolojinin farklı ülkelerde farklı sonuçlar doğurmasını ise, bu kuruluşların sahip olduğu insan kaynaklan politikasına atfetmiştir.51 “ A-g.e., s.133. 47 Thomas L. Whisler, a.g.e., s. 135. 4* A-g.e., s. 138. 49 Thomas L. Whisler, a.g.e., s.125. 30 J.S. Carroll ve C.Perin, "How Expectations About Microcomputers Influences Their Organizational Consequences,1', M an ag em en t in th e 1990s W o rk in g P a p e r, 88-044, M ITT, April, 1988. 51 R. Jaikumar, "Postindustrial Manufacturing", H a rv a rd B usinees Review, Nov-Dee. 1986, s.69-76. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 261 a. İş K apsam ı Bilgi teknolojilerinin örgütlere girmesi ile birlikte örgütsel işlerde bir değişimin gündeme geldiği kabul edilmekle beraber, bu değişimin yapısı ve ne yönde olduğu konusunda bir konsensüs yoktur. Kimi yazarlar bilgi teknolojilerin daha çok örgütün operasyonel düzeyinde çalışanların yaptıkları işi etkilediğini belirtirken; kimileri bu etkinin orta ve üst düzey yöneticiler için uzun dönemde bile marjinal olduğunu savunmaktadırlar. Kimileri ise, bu teknolojilerin tüm örgütsel düzeylerde yapılan işleri etkilediğini ileri sürmektedirler. Bunlardan iş kapsamı ile ilgili sorulması gereken en önemli soru, bilgisayarların yapılan işleri rutinleştirip, daralmasına mı, yoksa iş kapsamının genişlemesine mi neden olduğudur. Bilgisayarlaşmanın iş yapısı ile ilgili beklenen en önemli etkisi, operasyonel düzeyde yürütülen işlerin rutinleşmesidir. Bu beklenti, karar alma ve kontrol yetkisinin merkezileşmesinden kaynaklanmaktadır. Diğer taraftan rutinleşmenin zamanla örgütün üst kademelerine doğru kayacağı beklenmektedir. Whisler'in konuyla ilgili olarak sigorta şirketleri üzerindeki yaptığı araştırma, muhasebe işinde rutinleşmenin arttığını, politika belirleme işinde ise iş genişletmenin gündeme geldiğini göstermektedir.52 Araştırmaya katılan firmaların çoğunda bilgisayar kullanımı ile birlikte yönetsel işlerde değişimin olduğu gözlenmiştir. Öte yandan son yıllarda sıkça sözedilmeye başlayan teleiş mevcut iş ilişkilerini ve iş ortamım radikal bir değişime sürüklediğine tanık olunmaktadır. Bilgi teknolojilerinin esnek iş ortamı kavramıyla birlikte düşünülmesi, günümüzde yeni çalışma ve yaşama biçimi olarak "teleiş" -telework- kavramın gündeme getirmiştir. Teleiş, "teletopluluk", " uzaktan kumandalı iş" ya da "ırak iş" başlıkları altmda temel olarak, evde istihdam, uydu merkezleri ve mobil iş gibi değişik durumları içeren genel bir terim olarak kullanılmaktadır.53 Son on yıl içinde özellikle başta ABD, İngiltere ve Japonya olmak üzere, enformasyon sektöründe istihdamı milyonları bulan teleiş, çalışma hayatım ve yaşam biçimini radikal olarak değiştirebilmektedir. Bu değişim temel kaynağı ise, teleiş tanımı içinde yer alan yeni iş ortamıdır. Bu ortamda çalışanlar, bilgi teknolojilerinin olanaklarıyla merkezi ofisler ya da üretim ortamlarından uzak çalışmakta ve çoğunlukla mesai arkadaşlarıyla yüz yüze gelmeden yeni iletişim olanaklarım kullanarak iletişimde bulünmaktadır. Bilgisayar ortamında çevrimiçi (offline) ya da çevrimdışı (online) icra edilen iş, geleneksel yöntemden farklı olarak bireysel ya da kollektif çalışmak üzere tasarlanır; çalışanın tekbaşına üstlendiği ya da bir bölümünü yürüttüğü ” Thomas L. Whisler, a-g.e, s. 131. 33 Vittorio M artino ve Wirth, Linda, "Telework A New W ay o f W orking and Living", In ten atio n al L a b o u r Review, Vol. 129, 1990, No.5, s.529. 262 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim kapsamda olabilir ve işçiler ya da kendi işinin patronu olan çalışanlar taralından yürütülebilir.54 İşte bu yeni iş tanımı sahip olduğu özellikler nedeniyle gerek çalışma hayatında gerekse çalışanların yaşam biçimlerinde köklü değişimleri beraberinde getirmeye aday gözükmekte ve şimdiden kısa geçmişine rağmen, bazı değişiklikleri gündeme getirmektedir. Nitekim Rank Xerox, 1982 de teleiş uygulamasına geçişle birlikte, firmanın Londra ofisinde maliyetleri %30 oranında düşürebilmiştir.55 Öte yandan bu yeni iş ortamı gerek iş zamanlarında gerekse çalışma biçiminde esneklik sağlamaktadır. Bu olumlu faydasına ilaveten; teleiş üretkenliği artırmakta; daha nitelikli personel istihdamına olanak tanımakta; fiziki engelli bireylerin istihdamım olanaklı kılmakta; bölgesel dengesizliği gidermek üzere (değişik coğrafik alanlarda istihdama olanak tanıyarak) kırsal kalkınmaya yardımcı olmakta; özellikle nüfusu yoğun olan merkezlerde yaşanan trafik soruna çözüm getirmek üzere çalışanların bir yerden bir başka yere naklini gereksizleştirerek zaman tasarrufu sağlamakta ve çalışanlara özgürce belirleyebilecekleri esnek çalışma zam anlan ve mekanlan sunmaktadır.56 Teleiş bu avantajlarım yarn sıra, çalışanların izale bir ortamda bulunmasına ve maıjinalliğe neden olmaktadır. Bir taraftan çalışma ve yaşam koşullarım iyileştirirken diğer taraftan belirli meslek dallarında ve sosyal gruplarda istihdamı ve iş güvenliğini kötüye götürmektedir.57 Bu avantaj ve dezavantajlan bir arada taşıyan teleişin, günümüzde yaygın kullanım alanı bulmasını engelleyen örgütsel ve kültürel faktörler bulunmaktadır. Yöneticiler teleişe geleneksel işin yönetsel kontrol ve izleme sorunlarım dikkate alarak sıcak bakarken, sendikalar geleneksel rolleri bakımından bu yeni ortamın kendilerini nasıl etkileyecekleri konusunda tereddüt etmekte ve çalışanlar da yeni çalışma ortamının yaratacağı belirsizlik ve savaşla yüz yüze kalmamak için, alışık olduğu eski düzeni korumayı tercih etmektediler.58 Ancak çalışanların teleişi benimsendiklerini gösteren araştırma sonuçlarına da rastlanmaktadır.59 Bilgi teknolojilerinin teleiş kapsamında gündeme getirdiği yeni iş örgütlenmesine giden örgütler; geniş bir coğrafik alana yayılan işgücünü izleme, denetleme ve motive etmede uygun yöntemler geliştirme; bu yemliklere uygun yapılanmaya sağlamak üzere hiyerarşik yapılanmayı gözden geçirme ve iletişim engellerini ortadan kaldırma gibi konulara yaratıcı çözümler geliştirmek zorundadır. Diğer taraftan bu yeni iş örgütlenmesinde işçi-işveren ilişkilerini 34 A-k., s.530. 33 Vittorio M aıtino ve W irth, Linda, a.g.e, naklen JUDKINS P.D, W est ve DREW J.: N etw orking İn O rg an izatio n s: T h e R a n k X erox E x perim ent, Aldeıshot Gower, 1986, s. 18. 56 Teleiş uygulayan kuruluşlarda bu sayılan avantajların hemen hemen hepsini sağlandığı görülmektedir. Uygulam alara öm ek için bkz. Vittorio Martino ve Wirth, Linda, a-g.e, s.529. 37 Vittorio M artino ve W irth, Linda, a.g.e, s.529. 33 A-k., s.535. 39 Commissions o f European Communities: T re n d s an d P ro sp ects o f E le c tro n ic H om ew orM ng: R esults o f a S u rv ey in F o u r M a jo r E u ro p e a n C o u n tries, FA ST Series, No: 20, Brussels 1987. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 263 yönlendirecek yasal düzenlemelere gidilmesi kaçınılmaz bir zorunluluk olarak ortaya çıkmaktadır. Bilgi teknolojilerinin örgütlere girmesi ile birlikte iş üzerine etkileri incelendiğinde özetle şu sonuca ulaşılmaktadır. Operasyonel düzeydeki işler rutinleşirken, denetleme ile ilgili işlerde genişleme görülmektedir. Bu teknolojilerle birlikte operasyonel ve ilk düzey yönetim kademesinde kişisel ileşitim azalırken, orta ve üst düzey yönetim kademelerinde artmaktadır. b. Personel Bilgi teknolojilerinin örgütlerde çalışan personele etkilerini, genel olarak istihdam , işgücü niteliği ve endüstriyel ilişkiler olmak üzere, üç başlık altında toplayarak inceleyebiliriz. Bunlardan yazında en fazla tartışılan ve ses getireni, istihdam üzerinde yarattıkları olumsuz etkilerdir. Bilgi teknolojileri, örgütün her düzeyinde istihdamı etkilemektedir. Bu teknolojilerin, gelişmiş ekonomilerde iş kaybı ve istihdam fırsatlarını yeniden düzenlendiğine sıkça rastlanmaktadır. Çoğunlukla istihdam düzeyinin azaldığına tanık olunmaktadır. Bu azalışın tek nedeni, elbette ki bilgi teknolojileri değil, aynı zamanda dünyada yaşanan genel durgunluğun da payı bulunmaktadır. Ancak, gelecekte bilgi teknolojilerinin her alanda yaygın kullanılmasıyla birlikte genel olarak istihdam düzeyinin oldukça etkileneceği beklenmektedir. Örneğin, daha! şimdiden yalnızca operasyonel düzeyde rutin işlerde çalışanların istihda­ mında değil, aynı zamanda nitelik gerektiren profesyonel mesleklerde de istihda­ m ın azaldığı görülmektedir. Nitekim köprü, baraj gibi inşaat sektöründe uzman sistemlerin kullanılmasıyla birlikte, bu alanda çalışan profesyonel mesleklerde istihdam yarıya inmiştir.60 N ora ve Mike birlikte hazırladıkları raporlarında, bankacılık sigortacılık, sosyal güvenlik ve posta hizmetleri gibi büyük hacimlerdeki hizmet örgütlerinde bilgisayarlaşmanın önemli ölçüde işgücü sayısını düşüreceğine dikkat çekmişlerdir.61 Bilgi teknolojilerinin gerek üretim ortamında gerekse ofis ortamında veri işleme, saklama ve iletme gibi kimi insangücü tarafindan-zihinsel ve bedensel-yapılan aktiviteleri üstlenmesi, örgütlerde istihdam edilen personel sayısının azalmasına neden olmaktadır. Özellikle rutin ve günlük yapılması gereken işlerin bilgisayarlar aracılığıyla yapılması, operasyonel düzeyde çalışan personel sayısını önemli ölçüde düşürmektedir. Ancak diğer taraftan bu teknolojileri çalıştırmak ve bunların yürüteceği işleri tasarlamak üzere uzman personele ihtiyaç duyulmaktadır. Bu açıdan bakıldığında ise, bilgi teknolojilerinin örgütlere girmesiyle birlikte yeni iş alanlarında istihdam olanakları doğmakta ve “ Mike Norton, "Where İT M ay N o t B uild Jobs" Computing, the Magazine 6, December, s.l3-14'den naklen David Lyon, T h e In fo rm a tio n Society Issu e an d Uusions, B asil BlackwelL 1990, s.67. 51 Norton, a-g.e, s.83. 264 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim dolayısıyla, bu yeni alanlarda istihdam artışına neden olmaktadır. Burada ihtiyaç duyulan personelin temel özelliği; özellikle BT konusunda uzmanlaşmış olmaları ve çoğu zaman yönetsel düzeylerde istihdam edilmeleridir. Görüldüğü gibi, bilgi teknolojilerinin örgütlerde kullanılmasıyla birlikte bir taraftan operasyonel düzeyler de çalışan büro elemanlarının sayısında azalma olurken, diğer taraftan yönetsel düzeyde istihdam edilen personel sayısmda belli bir miktar artış olmaktadır. Nitekim Whisler'in yaptığı araştırma bu sonuçlan destekler bulgular sunmaktadır.62 Bu açıklamalardan görüldüğü gibi bilgi teknolojileri büyük ölçüde istihdam düzeyini azaltıcı etkiye sahipken, diğer taraftan kimi yeni iş alanlan yaratmakta ve bunlara olan talebi giderek artırmaktadır. Sosyal, psikolojik ve toplumsal yönü olan işsizliğin, bu yeni teknolojilerle ivme kazanmasıyla toplumsal banşı ve güvenliği tehdit eder görünmektedir. Daha şimdiden giderek iş ortamında insangücü yerine alternatif olarak geçmeye aday görünen bu teknolojilerin getireceği olumsuzluklan telafi edici önlemlerin, vakit kaybetmeden alınması şarttır. Bu gelişmeler sonucunda gerekli önlemler alınmadığında insanoğlunun kendisini tıpkı Zamyetin'nin63 romanında yer verdiği "edilgen" konumda bulmasının pek uzak olmadığı söylenebilir. Bilgisayarların kullanımı ile birlikte yapılan işlerin yapısı gereği gereksinim duyulan işgücü niteliklerinin ne olması gerektiği üzerinde durulurken, işlerin hangi örgütsel düzeyde yapıldığı önem kazanmaktadır. Bu alanda beklenen temel değişiklik işlerin ya daha çok nitelik gerektirmesi- vasıflılaşma- ya da daha az vasıf gerektirmesi -vasıfsızlaşma- şeklindedir. İş ortamına bilgisayar destekli yeni sistemlerinin (CNC makineleri, CAD CAM ve CİM ile ofis otomasyon sistemlerinin ) girmesiyle iş örgütlenmesi önemli ölçüde etkilenmektedir. Yeni iş süreçleri kendine özgü iş makinelerini, insangücü niteliklerini ve yeni çalışma ilişkilerini gündeme getirmektedir. Nitekim bu nokta üzerinde tartışma yapılan en önemli konu, bu yeni teknolojilerin çalışan­ lar vasıfsızlaştmp-vasıfsızlaştırmadığıdır. Bu konuda tartışmaların on dokuzuncu yüzyılın ilk dönemlerine kadar uzandığı görülmektedir. O dönemlerde makineleş­ menin işgücü ve niteliklerine bir tehdit oluşturduğu görüşü kabül görmekteydi.64 Zaman içinde makineleşme iş ortamından işgücünden beklenen nitelikleri elimine etmek üzere kullanılırken, diğer taraftan yeni niteliklere de talep yaratır olmuştur. Bilgi teknolojilerinin de iş ortamına girmesiyle bu sürecin hız kazandırdığı görülmektedir.65 “ ° “ “ Whisler, a.g.e,s.50-52. Yevgeni Zamyetin, (Çev. Füsun Tülek) Biz, l.B asım , Ayrıntı Yayınevi, İstanbul, 1988. David Lyon, T h e In fo rm a tio n Society: Issues a n d m usions, Polity Press, Basil Blackwell, UK, 1990, s.73. Norton, a-g.e, s.73. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 265 Teknolojik gelişmeye paralel olarak makineleşmenin iş ortamına yaygın olarak girmesiyle, çalışanların niteliklerinde nasıl bir değişme olacağım araştıran Braverman, Taylorizmin örgütlerde her yere girmesiyle çalışanların vasıfsızlaştığını savunmuştur.66 Son yıllarda bilgisayar teknolojisinin CNC makineleriyle üretim ortamına girmesinin de vasıfsızlaşmaya neden olduğu görüşü savunul­ maya başlamıştır. Nitekim bu işçilerin sahip olmaları gereken el-göz eşgüdümünü ve karar verme niteliğini gereksiz hale getirerek, bunların sorumluluğu CNC makinelerine aktarılmıştır. Dolayısıyla giderek çalışanlardan fazla niteliklere sahip olma beklentisi yok olmaya başlamıştır. Bilgi teknolojilerinin banka ve sigorta kuruluşları gibi ofis ortamlarına uygulanması da, ofis ortamlarında çalışanlara vasıfsızlaşmasına neden olmuştur. Kimi yazarlar bilgisayarlaşmanın yalnızca operasyonel düzeyde çalışanlara niteliksizleşmesine neden olmayıp, aynı zamanda orta düzey yönetim elemanlarım da etkilediği savunulmaktadır. Nitekim bilgisayar destekli veri işleme sistem­ lerinin kullanılması ile yöneticilerin temel işlevlerinden olan bilgiyi değerlendir­ me, orta düzey ve üst kademelere aktarma işlevi artık bilgisayarlara ve BİM bölümlerine devredilmektedir.67 Hatta öyleki bu düzeyde çalışan yöneticilerin üstlendikleri en önemli işlevler arasında olan üst yönetime düzenli bilgi akışım sağlamanin artık bilgi sistemlerine aktarılmasıyla bu düzey yöneticilere pek gereksinimin olmayacağı, dolayısıyla orta kademe yönetici sayısında bir azalmanın olacağı görüşüne rastlanmaktadır.68 Uygulamada yeni teknolojilerin çalışanlar üzerinde etkilerinin endüstriden endüstriye, kuruluştan kuruluşa ve hatta ülkeden ülkeye göre farklılık gösterdiğine tanık olunmaktadır. Burada anlatdan tartışm alara kimileri gerçekleştiğine, kimilerinin de henüz oluşum halinde olduğuna tanık olunmak­ tadır. Diğer taraftan gelecekte olması beklenen bazı gelişmelerinde henüz hiç izlerine rastlanmadığı görülmektedir. Bilgisayar kullanımının çalışanlara nitelikleri üzerine etkileriyle ilgili olarak şu beklentilerde bulunmaktadır: -Tüm örgütsel düzeylerde çalışanlara niteliğini etkilemektedir. -Nitelik değişikliği daha çok operasyonel düzey çalışanlarında olurken, örgütün üst düzeylerine çıktıkça azalmaktadır. -Bilgisayar kullanımı çoğunlukla niteliklerin artmasına neden olmaktadır. Operasyonel düzeylerdeki işler bilgisayarlarla yürütüldüğünde bir taraftan rutinleşirken; diğer taraftan, çalışanlardan daha çok performans göstermesi beklenmektedir. Bilgisayar destekli bilgi sistemlerinde çalışanlara sistemin “ H arry Braverman, L o b o u r an d M o n o p o ly C apital, M onthly Revivv Press, New York, 1974, s.13. a Norton, a-g.e, s.76. “ Peter Druker, (Çev. Birtane Karanakçı) Y eni G erçek ler, T ürkiye İş Bankası Kültür Yayınlan No.315, Tisam at Basım Sanayii, Ankara, 199, s.177-189. 266 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim gerektirdiği tarzda ve zaman içinde faaliyet göstermeleri talep edilir. Bu talepler doğrudan çalışanların daha fazla vasıflı nitelikli olması anlamına gelmektedir. Öte yandan örgütlere ve iş ortamına yeni teknolojilerin girmesiyle, endüstriyel ilişkilerde kabul görmüş kimi eski modellerin geçerliliğini yitirdiğini görmekteyiz. Örneğin, 1980'li yılların başlarında bilgisayar ve iletişim olanak­ larının, hızla gelişmesi ve bunların bankacılıkta elektron fon gönderme, ofis ortamında kelime işleme gibi işleri üstlenmeleri kağıtsız ofislerin yaratılmasına ve iş ortamının ofis dışına taşmasına neden olmuştur. Bu gelişmeler endüstriyel ilişkilerin de yeni biçim olmasına neden olmaktadır. Bu teknolojilerle elbette sermaye ve işgücü arasındaki bölünme ortadan kalkmamakta, ancak bunlar arasındaki ilişkiler biçim değiştirmektedir. Yeni teknolojilerin endüstriyel ilişkiler üzerine etkileri konusunda yapılan tartışmalar iyimser ve kötümser olmak üzere iki uçta sürdürülmektedir. İyimser eksende yer alanlar, yeni teknolojilerin gelecekte siyasal eşitlik sağlayacağım ve dolayısıyla demokrasiyi69 güçlen­ direceğini, kötümser taraftarları ise örgütlerin bilgisayarlaşmasının işçilerin vasıfsızlaşmasına ve sermayenin baskısına neden olacağım ileri sürmektedir.70 Geleneksel olarak sendikalar çoğunlukla ücret düzeyleriyle ilgilenmekte, çalışma koşullarına ikinci derecede önem vermektedirler. Ancak bilgi teknoloji­ lerinin iş ortamında kullanılmasıyla çalışanların üstlendikleri roller değişime uğramakta ve niteliklerin yeniden tanımlanmasına neden olmaktadır. Bu durum ücretlerin tespitini karmaşık hale getirmekte ve endüstriyel ilişkilerin yemden gözden geçirilmesini gündeme getirmektedir. Örneğin iletişim olanaklarının genişlemesi ve bilgisayarların evlere kadar girmesiyle yaygınlaşan evde istihdam, çalışanların ücret ve çalışma koşullan gibi haklarına tehdit oluşturabilmektedir.71 Bu nedenle işçi sendikalan, evde istihdama düşük ücret ve çalışma koşullarına kontrol edilememesi gibi gerekçelerle olumsuz bakmaktadır.72 Tüm bu açıklamalardan görüldüğü üzere, bilgi teknolojileri örgütlerde değişimi harekete geçiren ve biçimleyen bir katalizör rolü oynamaktadır. Nitekim bu teknolojilerinin yaygın olarak kullanıldığı kimi sektörlerde verimlilik artışı sağlandığı ve işlerin kalitesinin yükseldiğine tanık olunmaktadır. Bilgi teknoloji­ lerinin perde arkasında getirdikleri olumsuz yönler arasında ise, çalışanları vasılsızlaştırma ve iş kaybı bulunmaktadır. Bu olumsuzluklardan, özellikle rutin ve bilgi işlemeye dayak işlerde yoğun olarak istihdam edilen kadın personelin etkileneceği tahmin edilmektedir. Örneğin ABD ve Kanada'da Federal Hükümet ® T h e E conom ist, "Democracy and Technology", June 17tb-2 3 ri 1995, s.21-23. 70 Norton, a.g.e, s.78. 71 C arla Lipsig Mumme, "The Renaisssance o f Hom ewoiking in Developed Economies", Relations Industríeles, Vol.38, No.3, naklen LYON, David: a.g.e., s.84. 77 Norton, a-g.e, s.83. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel E tkileri 267 hizmetlerinde 1972-79 ve 1975-80 dönemlerinde çalışan kadın sekreterlerin sayısı azalmıştır.73 Diğer taraftan bilgi teknolojileri fiziki engelli insanlar için yeni iş olanakları yaratmaktadır. Ancak bu kişilerin eğitimi de giderek önem kazanmaktadır.74 Bilgi teknolojileriyle gelen bu etkiler örgütün bulunduğu sektörden sektöre ve örgütten örgüte hatta örgüt içinde departmana farklılık göstermektedir. BT ile gelen olası etkileri tüm örgüt ya da sektör için genellemek zordur. Ancak tüm bu değişiklikler örgütlerin modem yapıdan, postmodem yapılara geçişlerinin ipuçlarını vermektedir. 4. MODERN ÖRGÜTLERDEN POSTM ODERN ÖRGÜTLERE Örgütleri transformasyona uğratan temel faktörlerden biri üretim sürecinde yaşanan değişme, diğeri de kültürel değişmedir75. Toplum kültürel bir transformasyon geçirdiğinde, aynı şekilde içinde bulunan örgütler de transformasyona uğramaktadır. Üretim sürecindeki değişme ise teknolojideki değişmeye koşut olarak kendini göstermektedir. Nitekim 1900'lü yıllarda üretimde yaşanan mekanizasyon, iş bölümü ve uzmanlaşmayla birlikte yığın üretime geçiş, nasıl ki o dönemlerin yaygın atölye tipi örgütlerini bürokratik, işlevsel bölünmeye dayalı -modem- örgütlere dönüştürmüşse; bugün de mikro elektronik alanında yaşanan gelişmeler ve bunların üretim sürecine girmesiyle birlikte kitle ve atölye tipi üretimin bir arada yer aldığı, yeni üretim döneminin başlamasıyla modem örgütler postmodem öıgütlere dönüşmeye başlamıştır. Bu değişim sürecinde, bilgi teknolojilerinin ve bunun olanaklı kıldığı yalın üretim ve esnek uzmanlaşmanın rolü dikkat çekmektedir. Teknolojik değişmenin üretim alanına yansımasıyla birlikte, gerek toplumsal ilişkiler, gerekse bu sistem içinde yer alan örgütler ve ilişkileri doğrudan değişime maruz kalmıştır. Bilgi teknolojilerinin desteklediği grup teknolojileri ve esnek uzmanlaşma ile ölçek ekonomisinden yararlanmak üzere standart ürün ve tüketim kalplarına dayalı kitle üretim ve tüketim süreci yerini artık çeşitliliğin, standart olmayan ürün, üretim ve tüketimin geçerli olduğu üretim ve tüketim sürecine bırakmaktadır. Bu ise gerek toplumsal, gerek örgütsel alanda yeni bir aşamaya geçişi yansıtmaktadır. 73 P. Meyboom, "The Secretarial Profession in T he Federal Public Sevice" S peech to N ational S ecretaries A ssociation, 2 4 april 1981. 74 Bilgi teknolojileri ve yeni üretim teknolojilerinin fiziksel engelli işgücünün istihdamına etkileriyle ilgili olarak bkz. Hunt, H. Allan M onroe Beskowitz (Ed.): New T echnologies an d T h e E m ploym ent o f D isabled P ersons, Ed. ILO, G eneva 1992. Bu yayında konuyla ilgili Japonya, İsrail ve M acar deneyimlerine yer veren araştırma sonuçlan yer almaktadır. 73 Martin Parker, " Post-Modern Organizations or Postmodem Organization Theory", O rg an izatio n s Studies, 13(1), 1992, s.2 268 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Bu yeni aşamada post-industrializm, post-fordizm, post-modernizim, modernizasyon, modernity ve esnek uzmanlaşma gibi kavram lann sıkça kullanıldığına tanık olmaktayız. Bu kavramlann hepsi, temeli geçmişe uzanan kimi olguların geçerliliğini yitirdiğini ve bugün farklı bir ilişkiler sisteminin geçerli olduğunun habercisi durumundadırlar. Bu kavramlar bir anlamda Kuhn'nun deyimiyle yeni paradigmaların76 birer sembolü olarak kullanılmaktadır. Artık eski doğrular yerini siyasal, ekonomik ve teknolojik gelişmelerle birlikte yeni doğrulara bırakmaktadır. İşte bu değişim sürecinde "post"- "ötesi ya da soması" kavramı, henüz kesin tanımlamaların ve anlam!andınlmalarm yapıla­ madığı dönemlerde bir kurtarıcı simit gibi sıkıca sarılan sihirli bir kavram olarak kendini göstermektedir. Burada çalışmanın kapsamı dışında olduğu için bu kavramlara tek tek girilmeyecektir; ancak, örgütler dünyasında postmodem geçişi anlamak ve yorumlamak için yalnızca modernist ve postmodernist söylevin farklılığına dikkat çekmekle yetinilecektir. Bu bağlamda modernist söylem; ilerleme (progress) ve usa vurma (reason) gibi kriterlere dayanırken, postmodernist söylem; Lyotard, Dérida, Foucault, Deluze ve Guttari gibi yazarlar tarafından savunulan "paradoks" ve" indeterminizm" terimlerine dayandırılmaktadır77. Bir başka anlatımla postmodemizmde sosyal yaşam, bu terimlere dayak olarak analiz edilmektedir. Gerek ülkemizde, gerek dünyada sanattan, mimariye; bilimden örgütler dünyasına kadar her alanda tartışmasının yaşandığı postmodemizm günümüzde yeni bir dünya görüşü olarak kendini göstermektedir. Yeni bir paradigma öncesi aşamayı yaşayan bu yeni dünya görüşünde, Kellner’in de belirttiği gibi henüz her alanla ilgili yapılan bu tartışmalar belli bir sistematiğe oturtulamamıştır78. Postmodern dünyada örgütlerin nasıl bir biçime kavuşacağı, hangi ilişkiler ağı içinde bulanacağı özellikle 1980'li yıllardan itibaren çeşitli yazarların ilgi odağı olmuştur. Yazında konuyla yalandan ilgilenen pek çok yazarın değişik amaçlarla yaptığı araştırmalara rastlamaktayız. Örneğin 1982 yılında Peter ve Waterman mükemmel örgütlerin temel özelliklerini ortaya koymak üzere bir araştırma yapmışlardır. 1980'li yıllarda mükemmel olan pek çok başardı örgütün 80'li yılların sonlarında başarısız oldukları gözlenmiş ve bu değişme neden olan faktörlerin araştırılması yoluna gidilmiştir. Yeni koşulların geçerli olduğu ortamda, eskiden geçerü olan doğruların artık geçersiz olduğu sonucuna varılmıştır. Postmodernizmin izlerine Berqoist'in de belirtttiği gibi Marksist F.Jameson'dan muhafazakar ve liberal fütürüst P.Druker'a ve ruhani lider P. 76 Thomas S. Kuhn, Bilim sel D ev rim lerin Y apısı, Alan Yayıncılık, Birinci Basta, İstanbul, 1982, s.45. 77 Robert Cooper ve Gibson Burrell, " Modernism and Organizational Analysis: An Introduction", O rg an izatio n s Studies, 9(1), 1988, s. 9 1 -1 1 2 . 7i D.Kellner, P o stm o d em ism /Jam eo n / C r itiq u e , (Ed.), W ashington D.C. Maisonneuve Press, 1989, s.2. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 269 Vail'e kadar pek çok araştırmacı ve düşünürün son yıllarda verdikleri eserlerde rastlan11maktadır79. Berquist Amerika'nın kültürel tarihini izleyerek yaptığı araştırmasında postmodemizmin; Avrupa'da yer alan yapısalcılık, post-yapısalcılık, de-construction, post-capitalist, eleştirel teori ve,feminizm tartışmasının yer alması; resim, sanat, yazm ve mimaride çağdaş sanat biçimlerinin eleştirilmesi; ekonomi ve iş ortamının sosyal analizi ve kaos teorisi olmak üzere dört temel kaynağı olduğunu ortaya koymuş, ve bunların örgütlere uzantısının dolayh olduğunu belirtmiştir. Geçekten de yazarın belirlediği bu kaynaklar, postmodern dünyada yer alan örgütlerin nasıl biçimleneceği konusunda ancak ip uçlan sunmakta, kesin reçeteler vermemektedir. Bu genel kaynakların ve postmodemizmle ilgili yapılan genel tartışmaların perdesini aralayarak örgütler dünyasında bu yeni aşam ada nelerin değiştiğine ve nasıl bir biçim almakta olduğuna bakmak için, örgütsel değişim ve kaynaklan ile ilgili daha spesifik araştırma ve incelemelere ihtiyaç duyulmaktadır. İşte bu ihtiyaçtan yola çıkarak, gerek toplundan gerekse örgütleri ve bireyleri yaygın kullanımı ile birlikte doğrudan etkileyen ve yeni ilişkiler doğuran bilgi teknolojileri ve sistemlerine değişimin bir kaynağı olarak bakarak, bera­ berinde getirdikleri değişimi belirleme ve inceleme, bu tezde işlenen temel sorunlar arasında yer almıştır. Bu bölümde postmodern alanda örgütleri biçimleyen bir faktör olarak bilgi teknolojileriyle birlikte ortaya çıkan örgütsel değişimi anlama ve yorumlamaya yardımcı olmak üzere, öncelikle çok genel •hatlanyla postmodern örgütlerin nasıl tanımlandığına ve bu yeni örgütlenme aşamasında hangi unsurların ön plana çıktığına değinilecektir. Bu sınırlanan hedef nedeniyle, postmodern örgütlerin her yönüyle ilgili ayrıntılı tartışmalara girilmeyecek, sadece genel bir çerçeve verilecektir. Bu noktada, postmodern örgütlerin nasıl biçimleneceği ve hangi paradigmalarla varlık bulacağı gibi daha bir çok soruya yanıt aram ak üzere detaylı araştırmaların yapılmasının gerektirdiğini belirtmekle yetineceğiz. Bu kapsamda genel hatlanyla 21.yüzyılın örgütlerinin temel özelliklerinin neler olabileceği ortaya konulacaktır. Modem çağdan postmodem çağa geçişte örgütleri biçimleyen belli başh gelişmeleri şöyle özetleyebiliriz: Modem örgütler, zaman içinde nüfus artışı ve kentleşmeye koşut olarak bir taraftan büyürken, diğer taraftan karmaşıklık düzeyleri artmıştır. Büyüklük ve karmaşıklık ise örgütlerin kaynak gereksinimini artıncı rol oynamıştır. Artık değişken ve geniş coğrafik alana yayılan örgütler, daha fazla kaynak tüketir olmuşlardır. Ancak artan kaynak talebine karşın, kaynakların kıt olması modem örgütlerin etkililiğini ve verimliliğini azaltmıştır. İşte modem çağda bu iki olgu 75 Wiliam Berquist, T h e P o stm o d e rn O rg an izatio n , Josey-Bass Publishers, San Francisco, 1993, s. 16. 270 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim -büyüklük ve karmaşıklık- ve bunlara bağlı kaynak ihtiyacı önemli bir sorun olarak kendini göstermiştir. Bu sorunlara çözüm yolu olarak örgütsel kültürün önem kazanmaya başladığı modem sonrası dönemde, modemizmi biçimleyen "işlevsel farklılaşmafiractional differentiation" yerini "farksızlaşmaya-indifferentiation" bırakmak­ tadır80. Postmodemizm, bir taraftan biçimsel ve işlevsel dis-entegrasyonu vurgu­ larken, diğer taraftan yeni bir entegrasyona-bütünleşmeye işaret etmektedir. Bu entegrasyonda örgütlerde statü ve pozisyona bakılmaksızın çalışanlar arasında yeni ilişkiler geliştirilmekte ve üretici ile tüketici arasında yeni bağlar kurulmaktadır81. Modem örgütler açık ve net belirlenmiş şuurlara sahipken, postmodern örgütlerde şuurlar değişken ve muğlaktır. Bilgi teknolojilerin sunduğu olanaklar ( E-Mail, bilgisayar vb) ve müşteri hizmetlerindeki çeşitlenmeler örgütlerde sınırlan ortadan kaldıran faktörler olmuştur. Örneğin E-mail ve bilgisayar teknolojisi ile birlikte evde istihdam ve tele-iş gibi yeni olgularla birlikte, örgüt­ lerde sınırların ortadan kalktığı gözlenmektedir. Öte yandan modem örgütlerde amaçlar açık ve net belli değilken, postmodern örgütlerde amaçlar açıkça ortaya konulmaktadır. Postmodern örgütleri biçimleyen bir başka unsur da bu örgütlerde işbirliğine olan açıklık nedeniyle daha yatık yapılara ve Mintzberg ve Toffler'in deyimiyle ad hoc yapılanmaya gidilmesidir.82 Diğer taraftan bilgi teknolojileri ve sistem­ leriyle birlikte örgütsel iletişimde yaşanan gelişmeler postmodern örgütlerde geçici gruplar oluşturmaya dayalı iş örgütlenmesini gündeme getirmiştir. Böylece Bennis ve Slater'in 1968'lerde geleceğin örgütlerini karekterize eden özelliğin geçicilik olacağı konusundaki tahminlerinin gerçekleştiğine tanık olmaktayız.83 Yazarların o dönemlerde dikkat çektiği çalışanların yalnızca örgütsel mevkilerine göre değil, nitelik ve mesleki eğitimlerine göre değerlendirileceği tahminleri de bugün gerçekleşen tahminler arasında yer almaktadır. Postmodern örgütlerde örgüt şemaları modem örgütlerde olduğu gibi farklı, işlevsel gruplara göre değil, proje gruplarına dayalı olarak geliştirilmektedir. Bu yeni çağın örgütlerini karekterize eden bir başka özellik ise, istihdam edilen işgücünün çoğunlukla geçici, yarım zamanlı ve sözleşmeli olmasıdır. Örneğin A.B.D.'de 1982-1990 döneminde istihdam edilen geçici personelin sayısı üç kat artmıştır.84 İşgücünün bu yeni niteliği ile yalnızca maliyet ve nitelik avantajı “ S. Clegg, M o d e m O rg an izatio n s: O rg an izatio n al S tudies in th e P o stm o d e rn W o rld ; N ewbury Park, Calif. Sage, 1990, s. 1. “ W iliam Berquist, a.g.e., s.63. E Ad hoc yapılar veözellikleriyle ilgili bilgi için bkz. Henry Mintzberg, T h e S tru c tu rin g o f O rg an izatio n s: A S ynthesis o f th e R e search , Prentice-Hall International Inc., Englewood Cliffs, USA, 1979, s.431-465. ° W. Bennis ve P. S later T h e T e m p o ra ry Society, New York, H arper Collins, 1968, s.73-74. “ W iliam Berquist, a-g.e. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 271 sağlanmayıp, aynı zamanda işgücüne bağımsızlık getirmektedir. Bu gelişmeleri göz önüne alarak postmodemist örgütleri karekterize eden temel özellikler arasında; esneklik, örgütsel işlerde farksızlaşma, alternatif teknolojilerin kullanımı, pazarda yer alan boşluklara -niches- yönelme, işgücünün giderek vasıflılaşması ve istihdamda alt sözleşmelere (taşeronlaşma) gidilmesi sayılabilir. Çalışmanın bundan sonraki kısmında ülkemizde BT'ni yönetim alanında yoğun olarak kullanan banka örgütlerinde bu teknolojilerin yarattığı örgütsel değişim bu kısımda işlenen teorik çerçeve içinde incelenecektir. B. B T 'nin T Ü R K İY E 'D E T İC A R İ BA NK A Ö R G Ü T L E R İN E E T K İL E R İ Bankacılık alanında BT kullanımı; dünyada yaşanan küreselleşme, müşteri taleplerindeki değişme, artan rekabet ve bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin örgütlerde yaygın kullanım alanı bulacak şekilde yetenek ve kapasitelerinin artması ivme kazanmıştır. Küreselleşme ile birlikte finans piyasalarım birbirinden ayıran kurumsal ve yasal engeller giderek ortadan kalkmakta ve evrensel tek bir finansal pazara doğru gidilmektedir.85 Bu evrenselleşme -küreselleşmeyi gerçekleştirmede vazgeçilmez araç, yöntem ve metodolojiler ise BT ve bu teknolojileri örgütlere rasyonel olarak kazandıran bilgi sistemleridir. Tüm bu sayılan araçlar banka örgütlerine büyük hacimlerdeki verileri zamanında bilgilere ve kararlara dönüştürmek, her düzeyde alınan kararlan desteklemek ve en önemlisi, bankacılık için oldukça önemli olan hızlı ve etkili iletişimi olanaklı kılmak suretiyle katkıda bulunmaktadır. Diğer taraftan, bu global pazar içinde gerek kurumsal gerek bireysel ihtiyaçların çeşitlenmesi ve sayısal olarak artması bankacılık hizmetlerinin de buna paralel olarak değişimini gerekli kılmıştır. Yine bu noktada B T bankalan yeni ürünler ve hizmetler sunmada vazgeçilmez araçlar olmuştur. Aralarında elektronik fon transferi (EFT), ev/ofis bankacılığı ve ATM'lerin bulunduğu bu yeni araçlar ve bunların sundukları hizmetler, işte bu gelişmelerin ürünü olarak karşımıza çıkmaktadır. Bankalan BT kullanımına yönelten bir başka önemli olgu da gerek ulusal, gerek uluslararası düzeyde bankacılık alanında rekabetin şiddetlenmesi ve bunun sonucu olarak, bankalan maliyet ve hizmetlerini gözden geçirmeye zorlamasıdır. BT bu gelişmelerde de bankalara rekabet avantajı ve üstünlüğü sağlayacak alternatifler yaratabilmektedir. ° Selçuk Demiralp, "Para ve Sermaye Piyasalarının Yeniden Yapılanması ve Denetleme Sistemleri", 9 0'lı Y ıllard a T ü r k B ankacılığının G ü n d em in d ek i K o n u la r v e Ö n e rile r Sem pozyum u, Ankara, T B B Y ayınlan, N o .1 6 1 ,1990, s.51. 272 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Ülkemizde özellikle ticari bankaların bu gelişmeler çerçevesinde BT kullanımına kuşbakışı bakıldığmda genel olarak, bankaların BT'nin önemli-göze çarpan unsuru olan bilgisayar ve iletişim donanımlarına ve yazılımlarına büyük yatırımlar yaptıklarım ancak, bunların mevcut örgüt yapılarına uyumunu sağlayacak bilgi sistemleri tasarlama, uygulama ve geliştirme boyutuna fazla önem vermedikleri ya da kısmen gözardı ettikleri gözlenmektedir.86 Nitekim online temelli veri işleme sistemleri hemen hemen tüm ticari bankalarda kurul­ muşken, yönetime rapor ve karar desteği sunan yönetim bilgi ve karar destek sistemlerinin yeni yeni bazı bankalarda kurulduğu görülmektedir.87 BT destekli bu bilgi sistemlerinin nasıl tasarlandıkları ve örgütlere nasıl destek sundukları çalışmanın ikinci bölümünde yönetim destek sistemleri altında ayrıntılı ele alındığı için, burada yalnızca bu sistemlerin isimlerinden söz edilmekle yetinilecektir. Ülkemizde 1985 sonrasında yaptıkları işlerin niteliği gereği, hızla bilgisayarlaşma sürecine giren bankacılık sektörü, BT'nin örgütsel etkilerini tesbit etmek ve incelemek açısından iyi bir inceleme alanı oluşturmaktadır. Her ne kadar sektörün bilgisayarlaşma süreci bu tü r etkileri ve BT'nin yarattığı örgütsel değişimleri ortaya çıkarmada kısa denebilecek bir zaman dilimine (5 -1 0 yıl g ib i) uzansa da sektörün bu yeni olanakları kullanma düzeyi açısından bugün ulaştığı seviye en azından bu değişimin ilk işaretlerini görme ve inceleme için yeterlidir. Bu noktadan hareketle çalışmada inceleme alanı olarak, bankacılık sektörü seçilmiştir. Çalışmada iki tür kaynaktan yararlanılm ıştır. Bunlardan birincisi, yazann 1994 yılı itibarıyla sahip oldukları toplam donanım değerlerine göre ilk 100 bilgisayar kullanıcısı sıralamasında önde gelen ve bu kuruluşlar üzerinde yaptığı araştırmada yönetim işlevlerinde BT'ni yoğun olarak kullandıkları tespit edilen bankalarla bizzat yaptığ görüşmelerdir88. İkincisi ise literatürde yer alan konuyla ilgili yapılan araştırmalar ve incelemelerdir. Her iki kaynaktan elde edilen bulgular birlikte değerlendirilerek, BT'nin Türkiye'de faaliyet gösteren ticari bankaların örgüt yapılarım ve yönetim süreçlerini nasıl etkilediğine ilişkin M Bu gözlem B T kullanımım ü st düzeyde gerçekleştiren bankaların birim yöneticileriyle yapdan görüşmelerden elde edilmiştir. Görüşmelerde bankaların organizasyon metot bölümleri bu değişimin sancılarım giderme arayışı içinde olduklarım sık sık dile getirmişlerdir. ” Yapılan görüşmede İş Bankası ve Yapı Kredi Bankası yönetim bilgi sistemi kurm a faaliyetlerinin devam ettiğini belirtmişlerdir. ° Yapı ve Kredi Bankası, İş Bankası, V akıflar Bankası çahşm amn üçüncü bölümünde yer verilen alan araştırmasında BT'ni yönetsel açıdan yoğun kullanan bankalar olarak tespit edilmiştir. Bu niteliklerinden dolayı adı geçen banka yetkilileriyle B T nin banka örgütlerinde gündeme getirdiği değişimi tespit etmek üzere görüşme yapm aya karar verilmiştir. Konuyla ilgili önceden hazırlanan temel başlıklar çerçevesinde bu bankaların başta BİM yöneticileri olm ak üzere, Haberleşme, Organizasyon -Metot, Personel ve İnsan kaynaklan ile Kredi bölümü yöneticileriyle görüşmeler yapılmıştır. Bu temel başlıklar arasında; örgütlenmede merkezileşme ve yerelleşme durumu, denetim alanı, bölge ve şube m üdürlükleri düzeyinde örgütlenme durumu, departman yapısı, karar alm a ve iletişim süreçleri, iş kapsam ı ve istihdam edilen personel nitelikleri gibi konular yer almıştır. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 273 ipuçları elde edilmeye çalışılmıştır. Ancak genel eğilimleri ortaya koyan bu ipuçlarının kalın çizgiler olarak kendini göstermesi için bilgisayarlaşma açısından zamana ve bu konuda daha çok ilerlemeye gereksinim bulunmaktadır. Bu bölüm­ de öncelikle, ülkemizde bankacılık sisteminin gelişimi, bu sektörde bilgisayar kullanım düzeyi ile elektronik bankacılık sistemi ve ardından BT'nin ticari banka örgütleri üzerine etkileri ele alınacaktır. 1. TÜRKİYE'DE BANKACILIK SİSTEMİ VE BT KULLANIMI Ülkemizde ağırlıklı olarak kağıda kaleme dayalı olarak yürütülen bankacılık sektörü, özellikle 1990'lı yıllardan itibaren bilgi teknolojilerinin geniş olanak­ larından yararlanarak BT destekli bankacılık hizmeti sunan elektronik bankacılık aşamasına geçmiştir. Bilgisayar ve iletişim araçlarının yaygın kullanımı ile birlikte ürün ve hizmet çeşitliliğine giden sektör, yalnızca ulusal düzeyde değil, uluslararası düzeyde hizmet sunma ve rekabet etme olanağı bulmuştur. Daha çok mevduat toplama ağırlıklı hizmet veren bu sektör günümüzde BT desteği ile bireysel bankacılık uygulamalarına yönelmiştir. a. Bankacılık S ektörü ve B T Kullanım ı Krediye dayah bankacılığın egemen olduğu Türkiye bankacılık sistemi içinde 1994 yılı itibarıyla bir Merkez Bankası, 35 ulusal ticaret bankası, 20 yabancı ticaret bankası ve 12 kalkınma ve yatırım bankası olmak üzere, toplam 67 banka faaliyet göstermektedir. Tablo 82'de görüldüğü gibi ülkemizde 18001ü yıllarda saraflar ve G alata Bankerleri' nden başlayan bankacılık hizmetleri; kambiyo, kredilendirme, özel amaçlı, çok şubeli, holding, serbest bölge ve kıyı bankacılığı gibi aşamalardan geçerek günümüzde elektronik bankacılık aşamasına ulaşmıştır. Bugün dünyada yaşanan küreselleşmenin ülkemize yansıması olarak, yabancı bankaların sayısı giderek artmaktadır. Aynı şekilde ulusal ölçekte çalışan büyük bankaların da başta gelişmiş ülkelerin ticari merkezleri olmak üzere yeni bağımsızlığına kavuşan Türki Cumhuriyetleri'nde şubeler açtıkları gözlenmektedir. Bankacılık sektörünün dünya ölçeğinde hizmet vermeye başlamasında bilgisayar ve iletişim olanaklarının katkısı büyük olmuştur. Bu yeni olanaklarla dünya pazan küçülerek, kolaylıkla erişilebilir hale gelmiştir. 274 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Tablo 82: Türkiye'de Bankacılık Sisteminin Gelişimi 18001er 1847 Saraflar, G alata Bankerleri Kambiyo İstanbul Bankası. 1863 Osmanlı B an k ası, Memleket Sandıklan 1924 T.C. Z iraat Bankası, T .tş Bankası 1930 Emisyon 1933 Belli 1935 Sektörleri 1938 Kredilendirme 1944 Özel 1946 Amaçlı 1948 T.C. Merkez Bankası İller Bankası Etibank T . H alk Bankası, Denizbank Yapı ve Kredi Bankası Garanti Bankası Akbank 19601ar Ç ok Şubeli B ankacılık 19701er Holdingleşme 19801er T ek Düzen Hesap Planı Serbest Bölge ve Kıyı Bankacılığı 19901ar Yeni Finansman A raçlan ve Kurum lan Yabancı B anka Sayısında Artış Elektronik Bankacılık Türkiye'de faaliyet gösteren kamu ve özel bankaların büyük bir bölümü 1-5 ile 6-10 yıl arasmda değişen süredir bilgisayar kullanmaktadırlar.89 Bu sürecin başlangıcı Türkiye'nin bilgisayarlaşma sürecinde önemli adımların atıldığı 1980-86 yıllarına rastlamaktadır. 1980 sonrası dışa açılan Türkiye'de diğer sektörlerde olduğu gibi, bankacılık alanında da hizmet kalitesini artırmak ve rekabet avantajı sağlayabilmek için bilgi teknolojilerinin olanaklarından yararlanmak kaçınılmaz olmuştur. Faaliyetleri bilgi işleme ve hızlı karar vermeye göbekten bağlı olan bankalar, bu dönemlerde hızla BT'ne yatırıma gitmişlerdir. Nitekim ulusal ticaret bankaları, 1993 yılı itibarıyla bilgisayar sistemlerine ağırlıklı olarak yaklaşık 600 bin ABD dolan üzerinde yatırım yapmışlardır. Bu bankaların ana bilgisayarlara ve şubelere yaptıklan yatırım tutarlan ise 1 milyon ile beş milyon arasmda değişmektedir90. Geçen 10-15 yıllık dönem içerisinde bilgisayarlaşmada önemli gelişmeler kayıd eden bankacılık sektörü hızla gelişen B MPMYıin Türkiye'de faaliyet gösteren kam u ve özel yaklaşık 60 banka üzerinde yaptığı alan araştırmasında bankaların %75'i gibi büyük bir bölümü, bilgisayar kullanım yılnu 1-5 yıl; %25'i de* 6-10 yıl olarak belirtmişlerdir. Meral T oprak, Mehmet T anyaş ve diğerleri, B ankacılık S ek tö rü n d e B ilgisayar K ullanım ı, MPM Y ayınlan, 452, Ankara, 1991, s.70. !° T anju Yolcu ve Gonca Kılıç, "B ankalarda Bilgisayar Kullanımı: Bilgisayar Kullanımı Bankacılık Hizmetlerinin Her Alanına Giriyor", B ankacılar, T ürkiye B ankalar Birliği Yayını, Nisan 1993,52-54. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 275 ve yeni olanaklar sunan bilgi teknolojileri alanına yatırımlarını hâlâ devam ettirmektedir. Türkiye'de kamu ve özel bankaların çoğunluğunda bilgisayarlar tam kapasite ile kullanılmaktadır. H atta faaliyet alanlarındaki gelişmeye bağlı olarak çok sayıdaki bankanın kapasite artış ihtiyacı bulunmaktadır.91 Bankacılık sektöründe çalışan bilgisayar personeli incelendiğinde, bu personelin %30'nu işletmenlerin oluşturduğu görülür. Bankacılıkta rutin nitelikteki yığın işlerin ağırlıklı olması bu nitelikteki personel istihdamım artır­ maktadır. Toplam bilişim personelinin %46.2'sinin üniversite mezunu olduğu bu sektörde, bilişim personeli daha çok bilgisayar mühendisliği bölümleri dışındaki bölümlerden mezun olmuşlardır92. Başlangıçta merkezlerini, ardından şubelerini de kapsayan veri işleme sistemlerini kuran bankalar, zamanla bu alt yapı üzerine yönetime destek sunmak üzere yönetim bilgi sistemlerini ve karar destek sistemleri kurma çabasına girmişlerdir. Türkiye'de kamu bankalarının %7'si, özel bankaların ise %34'ü banka genelinde bir veri tabam oluşturmuştur. Kamu bankalarının %33'ü ile özel bankaların %30'un da yönetim bilgi sistemleri (MİS) bulunurken, karar destek sistemlerine yalnızca özel bankaların %17'si sahiptir.93 Ülkemiz ticaret bankala­ rında bilgisayarlar yoğun olarak bordro hesaplama, cari işlemler, hesap ekstreleri ve malzeme-demirbaş takibi alanında kullanıldığı gözlenmektedir. M PM tarafından yapılan araştırmada kamu ve özel bankaların bilgisayarları yoğun olarak kullandığı alanlar şöyle sıralanmıştır 94 (Tablo 83). Tablo 83 Kamu ve Özel Bankalarda Bilgisayar Kullanım Alanları Kamu Bankaları - Bordro - Malzeme demirbaş Özel Bankalar - Hesap ekstreleri - Cari işlemler - Hesap ekstreleri - Tasarruf Hesaplan - Senet takibi - Bordro - Senet takibi - Tasarruf hesaplan - Çek işlemleri Her iki kesimde yer alan bankaların bilgisayarları daha çok veri işleme ve kontrol amacıyla kullandıkları görülmektedir. Planlama ve karar verme amacıyla 91 Meral T o p ra k , Mehmet Tanyaş, a.g.e., s.116. “ A.k. 93 A.k., s. 120. 91 A-k., s. 129. 276 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim bilgisayar kullanımının çok yaygın olmadığı görülmektedir. Nitekim bu araştırmada kamu bankalarının yalnızca %10 stratejik planlama ve karar almada bilgisayarlardan yararlandıklarım belirtmişlerdir. Diğer taraftan özel bankalar bu işlevleri yürütmede daha fazla bilgisayarlardan yararlanmaktadır. Araştırma bu işlevlerde bilgisayar desteği alan özel bankaların %32 olduğunu göstermektedir. Aynı şekilde özel bankaları denetim işlevini yürütmede bilgisayarlardan yararlandıkları, buna karşm kamu kuruluşlarının yararlanmadıkları göze çarpmaktadır. Bankacılık alanında son yılların gözde yeniliklerinden olan ev bankacılığı (home banking) ve elektronik fon transferi (E.F.T.) gibi uygulamaları henüz sayılan az da olsa bazı büyük bankalarca gerçekleştirilmektedir95. Ülkemizde faaliyet gösteren ticaret bankaların yönetim düzeylerine göre bilgisayardan yararlanma durumuna bakıldığında, özel sektör bankalarının kamuya göre daha ileri aşamada olduğu görülmektedir. Nitekim özel bankalarda merkez ve şube olmak üzere bölüm ve birim yöneticilerinden oluşan orta düzey yönetim kademesi diğer yönetsel düzeylere göre bilgisayarlardan daha fazla yararlanırken, kamu bankalarında özel kesimdeki yararlanma düzeyinden daha düşük olmak üzere orta ve alt yönetim düzeylerinde aynı derecede yararlanıl­ maktadır. M PM tarafından bankalarda bilgisayar kullanımı ile ilgili yapılan araştırmadan elde edilen bulgulara dayanarak banka örgütlerinin yönetim düzeylerine göre bilgisayarlardan yararlanma düzeyleri Şekil 40'da özetlenmiştir.96 Şekil 40'dan görüldüğü üzere, kamu bankalarında alt düzey yönetim kademesinde çalışan personel, bilgisayarlardan daha çok yararlanırken; özel bankalarda bölüm ve birim yöneticilerinden oluşan orta düzey yöneticileri BT'den daha fazla destek almaktadır. Genel olarak özel bankaların orta ve üst düzey yönetim kademesi alt düzey kademeye oranla daha çok BT'den yararlan­ maktadır. Nitekim özel bankaların %32.4'ünde üst düzey yönetim kademesi personeli bilgisayar desteği alırken, kamu bankalarının ancak %24.8'inde üst düzey yönetim personeli bilgisayarlardan yararlanmaktadır. Bu araştırmada yer alan bankalarda gerek kamu gerek özel bankaların yönetim kurulu başkanı ve murahhas üyelerden oluşan üst karar mercilerinin bilgisayarlardan kimi bankalarda hiç yararlanmadıkları, kimilerinde ise çok düşük düzeylerde yararlandıkları tesbit edilmiştir. Bu araştırmadan elde edilen bu bulgular özel bankaların kamuya göre bilgisayarlardan yararlanma açısından nispeten daha iyi durumda olduğunu göstermektedir. 55 A-k-, s. 131. 94 A.k-, s. 146-147. Bilgi Teknolojilerinin Örgütse! Etkileri 277 b. E lektronik Bankacılık Elektronik bankacılık, bilgi teknolojilerinin bankacılık faaliyetlerinde kullanımı ile elde edilen ürün ve hizmetlerdir. Elektronik bankacılığın gelişiminde; teknolojide yaşanan gelişmelerin yanı sıra, kağıt ve işgücü temelli geleneksel bankacılığın genel olarak yanlış karar vermeye neden olması, şube maliyetlerinin yüksek olması ve sanayi ötesi toplumunda talebin giderek çeşitlenmesi ve artması ve rekabetin giderek şiddetlenmesinin rolü bulunmak­ tadır.97 Bunlardan elbette ki teknolojinin bu gelişmeye katkısı diğerlerine göre daha fazladır. Çünkü aralarında yapay zeka, uzman sistemler, elektronik postalama, karar destek sistemleri, OCR, CASE ve konuşma tanıma gibi bilgi teknolojilerinin sunduğu sistem, model ve araçlar, elektronik bankacılığın temelini oluşturmaktadır. Otomatik para çekme makinalan (ATM), ev bankacılığı, satış noktası fon transferi, otomatik takas sistemleri, elektronik veri değişimi, bellek kartı ve elektronik haberleşme sistemleri gibi yeni teknolojik ürünler bankacılıkta yeni bir dönemi başlatmıştır. Elektronik bankacılık olarak adlandırılan bu yeni bankacılık sisteminde, her türlü rutin işlem müşteri taralından bireysel olarak gerçekleştirilebilmektedir. Elektronik bankacılığın birbirleriyle karşılıklı ilişki içinde bulunduğu ve etkilediği teknoloji, insangücü, çevre koşullan ve teknoloji ürünleri olmak üzere dört unsuru bulunmaktadır.98 Şekil 40 Bankaların Yönetsel Düzeylere Göre Bilgisayarlardan Yararlanma Durumu H aldun Akpınar, D ah a Hızlı, D ah a G üçlü, D aha Y üksek, Türkiye Bankalar Birliği, Yayın No: 172, Ankara, 1993, s .l. s* H aldun Akpınar, a-g.e., s.8. ” 278 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Şekil 41'den görüldüğü üzere, elektronik bankacılığın sahip olduğu ürünler teknolojiye -özellikle bilgi teknolojisine- göbekten bağlıdır. Bu ürünlerin ihtiyaca göre yaratılmasında ve sunulmasında bilgisayar ve iletişim teknolojilerinden oluşan bilgi teknolojileri önemli role sahiptir. Bu teknolojilerin sunduğu olanak­ larla yeni ürünler ve hizmet sunma şekline kavuşan bankacılık sektörü, büyük bir değişim sürecine girmiştir. Bu süreç içerisinde bankalar gerek yapısal, gerekse yönetsel süreçler bakımından değişime uğramaktadır. Ülkemizde bankacılık sektörü özellikle 1980'li yılların ortalarından sonra bilgi teknolojilerine önemli yatırımlar yaparak bü teknolojilerinin olanaklarından yararlanma yoluna gitmişlerdir. Böylece elektronik bankacılığa geçiş sürecine giren ülkemizde faaliyet gösteren bankaların da bir taraftan yeni teknolojik ürünlere sahip olma, diğer taraftan bu yeni koşullara göre gerek yapısal gerek yönetsel süreçler bakımından kendilerini yenileme ihtiyacı duymuşlardır. Değişim mühendisliği (reengineering) uygulama sancısı taşıyan bankaların, bilgi teknolojilerinden nasıl etkilendiklerine geçmeden önce, bu teknolojilerin olanaklı kıldığı yeni teknolojik ürünlere ve bunların özelliklerine göz atmak, bu değişimi anlatmada ve yorumlamada kolaylık sağlayacaktır. Şekil 41: Elektronik Bankacılığın Alt Unsurları B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 279 Elektronik bankacılık uygulamaları çalışmama birinci ve ikinci bölümlerinde yer verilen yapay zeka ve uzman sistemler, görüntü işlem, elektronik posta sistemi (E-M: Electronic-Mail), konuşulan dili tanıma ve anlama sistemleri ve grup karar destek sistemlerinin katkılarıyla etkililik kazanmaktadır. Bunlardan; "görüntü işlem" -image processing- kağıt temelli bilginin elektronik olarak okunmasını, saklanmasını, işlenmesini ve çoğaltılmasını sağlar. Görüntü işlem, bankacılık alanında form ve yazışmaların dosyalanması, ödeme ve havale belgelerinin kaydedilmesi ve belgelerin coğrafi konumlara gönderilmesinde kullanılmaktadır. Uzman sistemler, bilgilerin etkili kullanılmasına olanak tanıyacak şekilde saklanması ve belirsizlik ortamında karmaşık sorunların çözümü amacıyla geliştirilir. Uzman sistemlerin bankacılık alanında kredi değerlendirme, kredi kartlarına harcama yetkisinin verilmesi ve portföy yöneti­ minde kullanılmaktadır. Örneğin uzman sistem geliştirme konusunda lider Mitsubishi Grubu tarafından geliştirilen uzman sistemler, para değerlerinin takibi ve tahmini, yatırım danışmanlığı, kredi yönetimi ve müşteri değerlendirme konularında kullanılmaktadır. Diğer taraftan, American Experşs tarafından kullanılan "Authorizers Assistant" uzman sistemi, müşterilerin fatura ödeme durumlarım, harcama profilim, kredi kartı sahiplerinin bugüne kadar yaptığı harcamaları değerlendirip, karar alıcıya bilgi ve öneriler sunmaktadır. SynteUigence tarafından geliştirilen "Lending Advisor" uzman sistemi de pazar koşullarını dikkate alarak kredi değerlendirmesine olanak tanım aktadır." Konuşulan dili tanıma konuşma ve anlama temelli olarak geliştirilen sesle cevap verme ve konuşma tanıma sistemleri de çoğunlukla ev bankacılığı uygulamasında kullanılmaktadır. Bu sistemlerle müşteriler, banka bilgisayarındaki sorulan tuşlara basmadan sesli yamtlayabilmektedir. Yerel bilgi işlem ağına bağh iş istasyonlan, kararların yansıtıldığı dev ekran ve bu sistemi çalıştıran yazılımlardan oluşan grup karar destek sistemleri; kimi grup üyelerinin fikirlerini yeterince ifade edememeleri, bazı üyelerin kişisel güçleri ile diğer üyeleri etkilemeleri ve kişisel çatışmalar nedeniyle karar alma etkililiğini azaltan durum lan ortadan kaldırmaktadır. Bu özelliği ile grup karar destek sistemleri, bankacılık alanında grup çalışması ile sonuçlandırılan kararlarda etkililik sağlamaktadır. Grup çalışmalarını destekleyen elektronik posta sistemi, bir bilgi işlem ağma bağlı olan bir iş istasyonundan kullanıcılara metin ve grafiklerden oluşan dokümanları, iş saatlerine bağh kalmadan aktanlabilmektedir. Bu sistem zamandan tasarruf sağlayarak, çalışma verimliliğini artırmaktadır. Bilgi teknolojilerinin sunduğu bu olanaklar, bankacılık alanında gerçek ve tüzel kişilere Uzman sistemler ve bankacılıkla alanında uygulamaları ile ilgili daha fazla bilgi için bkz. Chorafas, Dimitris, N. ve Steinmann Heinrich, E x p e rt System s in B anking, N ew Y ork University, Press 1990; Chorafas, Dimitris, N., "Simulation", O ptinıizatioııal E x p e rt System s, 1992. ” 280 Bilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim yönelik olmak üzere, yeni ürünlerin geliştirilmesine ortam hazırlamıştır. Otomatik para çekme makinalan (ATM), satış noktası transferi (POS), bellek kartlan (Smart Card), ev bankacılığı ve rutin ödeme ve alacak sistemleri gibi ürünler (alacaklan yönetimi) gerçek kişilere yönelik; tahsil, tediye (borçlar yönetim), SW IFT (fon transferi), aylık maaş ödemeleri, çek tahsili ve ödemelerin muhasebeleştirilmesi gibi ürünler de tüzel kişilere yönelik geliştirilen elektronik bankacılık ürünleri arasında göze çarpmaktadır. Türkiye'de elektronik bankacılık alanından en çok gerçekleştirilen uygulama, kamu kesiminde SW IFT sistemine üyelik; özel kesimde ise çeklerde ortak kodlama sistemi, bankalar arası ortak kredi kartı sistemidir.100 O tom atik P a ra Çekme M akinaları (ATM ): İlk defa 1969 yılında Chemical Bank tarafından Long Island Şubesi'nde hizmete sunulan otomatik para çekme m akinalan (ATM-Automating Teller Machine), aralarında ülkemizinde bulunduğu pek çok ülkede hızla kullanılmaya başlamıştır.101 ABD'de farklı eyaletlerde şube açmanın kanunen sınırlandırılmış olması, ATM'lerin bu ülkelerde hızla yayılmasına neden olmuştur. Bankalar için başlangıçta rekabet üstünlüğü sağlayan bu yeni ürün, kısa süre içinde tüm bankaların müşterilerine sunmakla yükümlü olduğu hizmetler araşma girmiştir. 1991 yılı itibarıyla, dünyanın çeşitli ülkelerinde 200.000'den fazla ATM olduğu ve bunların %40'ının kuzey Amerika'da; %30'unun Asya'da ve %20'sinin Avrupa'da olduğu tahmin edilmektedir.102 Bugün bu rakamın, ülkemizin özellikle son iki yıl içinde sahip olduğu ATM sayısındaki artışından yola çıkarak çok daha yüksek olduğunu söyleyebiliriz. Başlangıçta müşterilerin para çekme, para yatırma, hesap havalesi ve bakiye sorma gibi klasik banka işlevlerini gerçekleştirmek üzere banka şubelerinde ve şube yakınlarına kurulmuş olan ATM'ler, günümüzde teknolojik gelişmelerle güvenlik ve sistem etkililiğinin artması ile büyük mağazalar ve benzin istasyon­ ları içinde kurulmuş ve birer şube kimliğinde geniş bir coğrafik alana dağılmış­ lardır. Bugün artık bu yeni olanaktan posta pulu ve maç bileti temini, seyahat çekleri sunma, telefon-su-doğal gaz fatura ödemeleri ve menkul kıymet alım-satım işlevlerini yerine getirmeye kadar uzanan değişik alanlarda yarar­ lanılmaktadır. Geniş coğrafik alana yayılan otomatik para çekme makinalan; iletişim hatlanyla ana bilgisayarlarda oluşturulan veri bankalarım harekete geçirmek suretiyle çalışmaktadır. Dokunmatik ve renkli ekranlar ile konuşarak ve çeşitü dillerde hizmet sunan ATM'lerin ülkemizde de hizmet kalitesini artırmak ve 100 Meral Toprak, Mehmet Tanyaş ve diğerleri, a -g .e , s.171. 101 Howard Schneider, "The MI Technology Race", M o rtg a g e B anking, M art 1991, s.10-14. 107 M.S. Maden ve M .A R eid, "Data Processing Aspects o f the Integrated Circuit and M agnetic Stripe Cards" In fo rm a tio n an d M a n ag em en t, N o .2 2 ,1992, s.41-52. Bilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 281 maliyetleri düşürmek amacıyla tüm bankalarca ortak kullanımına doğru gidilmektedir. Diğer taraftan dünyada telefon hatlarını kullanarak yapılan iletişim yerine, çok daha güvenli ve hızlı olan uydu sistemi ile iletişim çalışmalarına ağırlık verilmektedir. Bankalarda personel ve şube masraflarım ortadan kaldıran ATM'ler, bankacılık işlemlerini elektronik hale getirerek bireysel bankacılığı olanaklı kılmaktadırlar. Bu yeni olanak ile bankacılık hizmetleri ulusal pazar-sınırlannın dışına genişlemekte ve banka-müşteri arasındaki mesafe ortadan kalkmaktadır. Dünyada küreselleşmeye gidişte önemli araçlardan biri olan ATM'ler dış ülkelerde şube açmaksızın müşterilere hizmet sunma olanağı sağlamaktadır. Artık bireyler sahip oldukları uluslararası kredi kartlarıyla, dış ülkelerdeki ATM'lerden nakit çekebilmektedir. Banka içi ve duvarları, havaalanları, üniversiteler, tren istasyonları ve fabrikalar gibi kolayca ulaşılan mekanlara yerleştirilen ATM'ler bireylere 24 saat kesintisiz hizmet sunarak rahatlık ve esneklik sağlamaktadır. Rutin bankacılık işlevlerinin çok kısa süre içinde yapıldığı bu yeni olanağın olumsuz yarn, çeşitli nedenlerle makinelarin ya da sistemin arızalanması, kartların kaybolması ve çalınmasıdır. ATM'lerin yaygın kullanımıyla birlikte bunların şube sayılıp, sayılama­ yacağı çeşitli ülkelerde önemli bir tartışmayı başlatmıştır. Nitekim bunların ilk defa kullanılmaya başlandığı ABD'de 1974 yılında Federal Denetim Örgütü, .ATM'leri MC Fadden Act'e103 göre şube saymamıştır. Ancak 1976 yılında mahkeme karan ile ATM'lerin McFadden Act'e göre şube sayılmalan kabul edilmiştir.104 Alman hukuk sistemi de ATM'leri şube olarak saymaktadır.105 Ülkemizde bankacılık sistemini düzenleyen 3182 Bankalar Kanunu inceleyen Arkan, şube içinde ya da banka binasının dış yüzüne yerleştirilen ATM'lerin şube olarak kabül edilemeyeceğini; diğer taraftan banka binası dışında yerleştirilen (otel, gar, ahş-veriş merkezi vb.) ATM'lerin büro şube olarak nitelendirilebileceğini savunmaktadır.106 Ancak ATM'lerin şube olarak kabul edilmesi halinde gerek Bankalar Kanunu, gerekse ilgili diğer yasal düzenlemelerin gerektirdiği zorunlulukların yerine getirilmesi bakımından boşlukların olmasının kimi hukuki sorunları beraberinde getirebileceğini belirten yazar, yasa koyucunun teknolojik gelişmeleri dikkate alarak, banka şubesi kavramının baştan tanımlanması gerektiğini belirtmektedir. Dünya'da bu m M cF ad d en A ct, ABD'de bankalar arasm da sağlıklı rekabeti düzenlemek üzere 1927 yılında kabul edilen kanundur. 101 Sabih Arkan, B an k acılıkta K u lla n ıla n Y eni E le k tro n ik S istem lerle İlgili H ukuki S o ru n la r, T ürkiye Bankalar Birliği, Yaym No.166, 1991, s.22; naklen Brandel-Barr: E lectronic F u n d T ra n sfe rs, T h e Business Law yer, 1985 s.1052-1057. 103 Sabih Arkan, a.g.e., s.23. m A.k-, s.24-25. 282 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim tartışmayla gelinen noktaya ülkemizin de kısa sürede ulaşacağı göz önüne alınarak, ATM'lerin ister banka içinde ve duvarında olsun, isterse banka dışında kurulsun, bunların şubelerin işlevlerini üstlenmeleri göz önüne alındığında, birer şube olarak kabul edilmelerinin yanlış olmadığı söylenebilir. Özetle ATM'ler şube ve personel sayısının azaltma yoluyla banka giderlerini düşürmektedir. Nitekim 1983 yılında ABD'de yapılan bir araştırma, bu ülkede oldukça yaygın olarak kullanılan çek işleminin bankaya maliyet 0.42 ile 2 dolar arasmda iken, ATM maliyetinin 0.15 ile 0.50 dolar arasında olduğunu göster­ miştir.107 Aradan geçen on yıllık zaman içinde teknolojideki gelişmelere paralel olarak donanım maliyetlerindeki düşmeyle bu maliyetin bugün daha da az olduğu söylenebilir. "İnsansız banka" olarak sunulan otomatik para çekme makinalan; bankaların sunduğu perakende hizmetlerini otomatik olarak gerçekleştiren sistemlerdir. ATM'ler bankaların rutin işlevleri arasmda yer alan para çekme-yatırma-hesap görme gibi hizmetleri yerine getirerek bir taraftan müşteriler için zaman ve mekan kısıtlılığını kaldırmakta; diğer taraftan şube personeline zaman kazandırarak, onların banka hizmetlerini pazarlama işlevlerine daha fazla eğilmelerine olanak tanımaktadır. M aüyet avantajı sağlayan ATM'ler faaliyet giderlerini azaltma ve pazar paylarını artırmak üzere tercih edilmektedir.108 Türkiye'de 1989 yılında 400 olarak tahmin edilen ATM sayısının 1991'de 1150, 1992'de ise 2970'e yükseldiği görülmektedir.109 1992 yılı nüfusu göz önüne alındığında milyon kişi başına yaklaşık olarak 50 ATM'nin düştüğü ülkemizde, yıllar itibarıyla ATM sayısındaki artışla birlikte; bu sistemlerde gerçekleştirilen işlem hacminin artması şube ve personelden bağımsız olarak banka işlem hacimlerini yükseltmektedir. Nitekim ATM kullanımında önde gelen bankalar olarak Yapı ve Kredi Bankası'nda 1989 yık itibarıyla ATM sayısı 186 ve işlem hacmi 400 milyar TL iken, 1991'de ATM sayısı 382 olurken işlem hacmi 4.3 milyar TL; İş Bankası'nda ise 1989 yılında 230 ATM ve bununla gerçekleştirilen işlem hacmi 402 milyon I L iken 1991’de 401 ATM ile 62 trilyon gibi çok büyük işlem hacmine ulaşılmıştır.110 Satış N oktasında E lektronik Fon T ransferi Sistemleri (EFTPO S): İlk defe 1974 yılında ABD'de büyük petrol şirketleri tarafindan kullanılmaya başlayan EFTPOS-Electronic Fon Transfer Point o f Sale- sistemleri büyük 107 A .k , s.3. 101 ATM kullanım ı ile gelen maliyetler başlangıçta yüksek iken, bu sistemlerin kullanım ında işlem sayısı ile işlem başına düşen işgücü saati arasm da ölçek ekonomisi sözkonusu olduğu için, marjinal işlem m aliyeti düşük olma eğilimindedir. D aha fazla bilgi için bkz. F.Derek Channan, G lobal B anking S trategy, New Y oık, John Wiley and Sons, 1988, s.306-308. ,w C o m p u terw o rld M o n ito r, 23 Kasim 1992, s. 14 ve B ankacılar, 6 Ekim 1991, s.9. 1,0 Nuray Uzkesici, M o d e rn B anka: Y önetim i v e O rganizasyonu, Anadolu Üniv. 1994, s.68. Bilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 283 mağaza, otel, benzin istasyonları gibi yerlerde yerleştirilen terminaller aracılığı ile bankayla bağlantı kurularak, satın alınan mal ya da hizmet bedelinin müşteri hesabından satıcı hesabına aktarılmasını sağlamaktadır. EFTPOS sistemleri teknik olarak offline, online ya da bunların her ikisi birarada kurulabilmektedir. Online tasarımda sistem müşteri ile satıcı firma hesaplarının aynı banka nezdinde açılmış olmasını gerektirmektedir. Bu zorunluluk sistemin yaygınlaşmasını engellemektedir.111 Satış anında ödemenin yapılmasını sağlayan EFTPOS sistemi, müşterileri nakit taşıma zorunluluğundan kurtarmakta, satıcıları ise çek ve kredi kartı ile yapılan ödemelerde sözkonusu olan denetim ve inceleme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaktadır. Dolayısıyla daha kısa sürelerde ödeme olanağı sağlayarak gişe önünde yığılmaları enaza indirmektedir. Nitekim İngiltere'de yapılan bir araştırmada çek ödemelerinde 30 saniye, kredi kartı ödemelerinde 75 saniye, nakit ödemelerde 30 saniye olan işlem süresim EFTPOS sistemi 15-30 saniyeye düşürmektedir.112 EFTPOS sistemleri satıcılar açısından çek riskini ortadan kaldırmakta; bankalar açısmda çek ödeme maliyetlerini indirgemekte ve satıcıdan hizmet geliri sağlamaktadır. Bu sistemler tüketicilere ise, nakit taşıma­ dan mal ve hizmet satm alma olanağı sağlamaktadır. Ancak bu sistemleri kullanan ülkelerde tüketicilerin haklarım koruyan düzenlemelere gidilmediğinde kimi sorunları da beraberinde getirmektedir. Bu sorunlar ve çözüm önerileri incelenmesi ve araştırılması gereken geniş ve oldukça önemli bir konudur. Ancak bu konular çalışmanın kapsamı dışında olduğu için, burada yalnızca özellikle hukukçuların bu sorunları henüz ortaya çıkmadan yok edecek yasal çözümler geliştirmelerinin önemi vurgulanmakla yetinilecektir. Bu konulara ilgi duyan araştırmacıların uygulamada ortaya çıkan sorun kaynaklarının tespit edilmesi ve yasal düzenlemelere esas olacak çözüm önerilerinin geliştirilmesine katkıda bulunacak alan araştırmalarına gitmelerinde yarar olduğu düşünülmektedir. EFTPOS uygulamaları ağırlıklı olarak ABD'de gerçekleştirilmektedir. 1987 yılı itibarıyla EFTPOS terminal sayısı 50.000 olan ABD'ni sırasıyla yaklaşık 70.000 terminali bulunan Fransa ve 41.000 terminali olan Japonya izlemektedir. Elektronik bankacılığının altyapısını oluşturan EFTPOS ülkemizde 1992 yılında uygulanmaya başlanmıştır. Müşteri isteklerine uygun ve çeşitli hizmetler sunmak, zaman ve doğruluk açısından verimlilik sağlamak ve maliyetleri düşürmek EFT'nin müşterilere sağladığı faydalardır. EFT zaman ve mekan kısıtlılığını ortadan kaldırarak hizmet verimliliğini önemli ölçüde artırmaktadır. EFT'nin kurumlara sağladığı belli başh faydalar arasında; perakende hizmet 111 Sabih Arkan, a.g.e., s.26. m F. Karalan, B ankacılıkla Ö d em e S istem lerinin O to m asy o n u -E lek tro n ik F o n T ra n s fe r Sistem leri, Ankara, 1990, T .B ankalar Birliği Y ayın N o ,162, s.25. 284 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim maliyetlerinin düşmesi, insangücü ve kağıda dayalı işlem hacminin azalması sayılabilir. EFT sistemi; EFT Merkez sistemi, Merkez Bankası Sistemi ve Katılımcı Bankalar Sistemi olmak üzere üç alt sistemden oluşmaktadır.113 Bunlardan EFT Merkez Sistemi online mesaj iletme, rezerv kontrolü ve istatistik analizlerin ve raporlama işlevlerini yürütür. Merkez Bankası Sistemi ise gün sonunda banka­ ların TCMB'de tutulan hesaplar üzerinde mutabakatı gerçekleştirme işlevini yerine getirmektedir. Katılımcı bankalar, aktarıcı bilgisayarları aracılığı ile EFT Merkezi arasında fon transferi ve mesaj iletişiminde bulunan EFT'ye üye banka­ ları tanımlamaktadır. TCMB dışında toplam 47 katılımcı bankanın üye olduğu EFT sistemi, ülkemizde altyapı çalışmaları tamamlandıktan sonra elektrik, su, havagazı ve telefon gibi kamu hizmet ödemelerinde de yaygm olarak kullanılması planlanmaktadır. 1993 yılı itibarıyla toplam 64 bankanın bağlı olduğu EFT sistemi ile üye bankalar, gerek diğer bankalarla gerekse Merkez Bankası ile olan fon alışveriş­ lerini anında görme olanağına kavuşmuşlardır.114 Sistem fon transferini nakit, çek ve ödeme emri gibi fiziki ortamlarla gerçekleştirmek yerine, elektronik ortamlarda gerçekleştirmektedir. E v ve Ofis Bankacılığı: Ev ve ofis bankacılığı ev ya da ofis ortamında gerçek kişilerin kişisel bilgisayar, kablolu televizyon, özel görüntü ekranları, (Videotex) veya telefon kullanarak iletişim ortamları üzerinden banka veritabamna erişerek kendi hesaplan üzerinde istediği işlemleri yapması ve bu veritabanından müşterilere sunulan bilgilerden yararlanmasıdır. Ev ve ofis bankacılığında müşteri iletişim aracı, banka bilgi sistemi ve bunlar arasmda iletişim sağlayacak iletişim hattına gereksinim duyulmaktadır.115 Bunlardan müşteri iletişim aracı olarak telefon, kişisel bilgisayar, videotex ve kablolu TV kullanılmaktadır. Videotex'ler ilk defa 1979 yılında İngiltere'de kurulmuş, daha sonra Fransa Japonya ve Kanada kullanılmaya başlanmıştır. Ev ve ofis bankacılığı sistemi banka tarafından müşterilerine verilen PIN-şifreler ve bir dizi işlem num aralan ile harekete geçmektedir. İşlem num aralan şifrelerin herhangi bir şekilde ele geçirilmesi düşünülerek, güvenlik önlemi olarak verilmektedir.116 Bankalar ev ve ofis bankacılık sistemi ile müşterilerine yeni hizmetler sunabilirken, diğer taraftan maliyeti oldukça yüksek olan yeni şubeler açma yerine geniş coğrafi bir bölgeye daha ucuz hizmet götürme olanağı elde etmektedirler. Ev ve ofis bankacılığı müşterilere çabuk ve kolay bankacılık hizmetleri sunmaktadır. 113 Fotaş Tugay, "Elektronik Fon Transferi", B ankacılar, Türkiye B ankalar Birliği Yayını, Ekim 1991, s.16-17. IM Tanju Yolcu ve Gonca Kılıç, a.g.e., s.61. 115 H.Allen Lipis ve Thomas J.Linker, E le ctro n ic B anking, John Wiley and Sons, 1985, s.125. 116 Sabih Arkan, a-g.e., s.28. Bilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 285 Bankacılık alanında bu sistemlerden ilk defa İngiltere'de Nottingham Building Society ve Bank o f Scotland; Almanya'da ise Verbraucher Bank tarafından yararlanılmıştır.117 Ülkemizde henüz çok az kullanılan ev ve ofis bankacılığının müşteri kitlesini, çoğunlukla ticari işyerleri oluşturmaktadır. Bankaların özellikle kendi ticari müşterilerine ev/ofis banka hizmeti sunmaktadır. Bu hizmet içinde üyeler, virman yapma, bakiye öğrenme, açık çeklerle ilgili bilgi alma ve düzenli ödemeler yapma olanağı elde etmektedirler. Bunlara ek olarak ev/ofis banka müşterileri Merkez Bankası döviz kurlarım öğrenme, faizler hakkında bilgi edinme, havayolları uçuş tarifeleri ve lokanta menüleri gibi bilgileri bilgisayarları aracılığıyla elde edebilmektedirler.118 Ülkemizde ev/ofis banka hizmetleri bilgisayarlar, telefon hattı ve modemlerle sağlanmaktadır. Gelecekte ev/ofis bankacılığının, kuruluş masrafları otuz-kırk misli daha fazla olan ATM kullanımım kısıtlayacağı düşünülmektedir.119 Elektronik fon transferini bir uzantısı olan ev/ofis bankacıhğı, 1993 yılı itibarıyla toplam 14 ticaret bankasında uygulanmaktadır. Daha çok ticari müşterilerinin yararlandığı bu sistemin yaklaşık 1300 müşterisi bulunmaktadır.120 Ev/ofis bankacılığının bir alt uygulaması olan telefon bankacılığının ülkemizde henüz 13 ticaret bankasında uygulanmaktadır121. Telefon bankacıhğı ülkemizde PTT, ASKİ, TEK ve doğalgaz ödemelerinin abonelerin talimatıyla ATM, kredi kartı ve telefon aracılığı ile yapılmasına olanak tanımasıyla birlikte yakın bir gelecekte yaygın kullanılacağı söylenebilir. B ankalar A rası E lektronik H aberleşm e Sistemleri: Finansal kurumlar arasında kullanılan elektronik haberleşme sistemleri, bu kurumlar arasında fon transferine olanak tanır. A ve B bankası olmak üzere iki finansal kurum aracılığıyla fon transfer emri veren ve alanlar arasında (işletmeler, banka şubesi, özel kişiler ya da diğer bankalar olabilir) fon transferi şöyle gerçekleşmektedir: Fon transfer emri veren taraf, A bankasına telefon, teleks, posta, terminal ya da şahsen başvurmaktadır. Bu talebi alan A bankası, fon transfer işlemlerini yaparak SWIFT, Reuter kanalı ya da bankalar arası elektronik sistemleri kullanarak B bankasına transferini göndermektedir. B bankası da transfer alıcısı ile irtibata geçerek fon teslimi gerçekleştirir.122 Geçmişte bankalar arası haber­ leşme de teleks kullanılmaktaydı. Ancak teleks'in maliyetinin yüksek olması, standart bir format kullanılmaması mesajların yanlış yorumlanması gibi sorunları doğurmaktadır. Bu nedenle günümüzde teleks yerine SWIFT (Society for Worldwide Telecommunications) sisteminin tercih edildiği görülmektedir.123 117 Patrick Kirkman, E lectro n ic F u n d s T ra n s fe r System s, 1987. Pelin Alpergin, B ireysel Bankacılık, B ankalar Birliği, Yayın No:160, 1990, s.50. m J.R.S. Revell, B an k in g an d E le c tro n ic F u n d T ra n sfe rs, Paris, 1983, s.49-50. “ A-k., s.61. 121 Pelin Alpergin, a.g.e. 122 H.Ailen Lipis ve Thomas J. Linker, a.g.e., s. 160. 286 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim SW IFT Belçika hukukuna göre kurulan ve kar amacı gütmeyen bir kooperatiftir. SWIFT'in 1986 yıh itibariyla 55 ayn ülkede 1235 banka üyesi bulunmaktaydı.124 1990 yılında ise bu rakam 78 üye ülkede 1697 banka üyeye çıkmıştır.125 ABD'de CHIPS (Clearing House Interbank Payment Systems) ve FEDW IRE gibi sistemler elektronik haberleşmede yaygın olarak kullanılmaktadır. İngiltere, Japonya ve H onghonkta ise ZENGİN, CHAPS ve CHATS haberleşme sistemleri yaygın kullanım alanı bulmaktadır. 126Reuter ve Tele-rate"e üye 49 bankanın 32'si borsa ile alım satım işini bilgisayar ortamında gerçekleştirmektedir. Dünya çapında 3500 bankanın üye olduğu SWIFT'e ülkemizde 1992 yıh itibarıyla 48 banka üyedir.127 N akit Yönetimi: Nakit yönetimi işletmelerin bilgisayar ya da haberleşmeyi sağlayan bir terminal aracılığı ile çalıştıkları bankalara bağlanarak, banka hesaplarındaki fon durumunu sürekli olarak izlemesine olanak sağlar. Alacak­ ların takibi ve bunların kısa süre içinde kullanılabilir fona çevrilmesi, gider kontrolü, borçlanma gereksiniminin zamanında ve en az maliyetle karşılanması ve fon fazlasının en iyi şekilde değerlendirilmesi, bankaların işletmelere nakit yönetimi ile sunduğu temel olanaklar arasında sayılabilir. İşletmelere sürekli olarak online banka hesaplarının kontrolünü sağlayan bu sistem, aynı zamanda fon transferi ve ödemelerin ulusal ve uluslararası düzeyde yapılmasına olanak tanımaktadır. Bankalar, işletmelere tanıdıkları bu olanaklarla, kağıda dayak bir çok işlemden tasarruf etmektedir. E lektronik V eri Değişimi: Bilgi teknolojilerinin iletişim alanında örgütlere kazandırdığı en önemli yeniliklerden biri elektronik veri değişimi-EVD- dir. Elektronik veri değişimi (EDI-Electronic Data Interchange) bilgisayar ve iletişim ağlarını kullanarak örgütler arasında fatura, satın alma ve nakliye emirleri ile fiyat üsteleri gibi standart örgüt belgelerinin elektronik olarak değişimim gerçekleştiren sistemdir. Yönetim ve işletmecilik alanında en etkili iletişim sistemi olarak kabul edilen EVD sistemi, mal ve hizmet ahş-verişinde her türlü belgenin elektronik olarak değişimini ve ilgili kayıt ortamlarına aktarılmasını gerçek­ leştirir. EVD sistemi; belgelerin düzenlenmesinde kullanılan mesaj standartlan, belgelerin işletmeler arasında değişiminin sağlandığı bilgi işlem ağı ve sistem programlarından oluşan alt sistemlere sahiptir. Diğer taraftan, sistemde ikiden fazla örgüt arasında kurulacak EVD sisteminin etkili çalışabilmesini sağlamak üzere, uygun transfer hızının tesbiti ve transfer zamanlarının planlamasını üstlenen posta kutusu adı verilen düzenleyici merkezler yer almaktadır.128 “ Akpmar, a.g.e., s.51. m Baker, R. Brandel, T h e L aw o f E le ctro n ic F u n d T ra n s fe r System s, 2.Ed. Boston, NY, 1988. 173 F. Karatan a-g.e., s.46. 173 Akpınar, a-g.e., s.50. 177 A.k. 171 Fasset, S.Wayne, "Expanded EDI Offerings", B a n k M anagem ent, Jan., 1992. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 287 EVD konusunda yapılan ilk çalışma 1968 yılında Transportation Data Coordinating Committee taralından Kuzey Amerika deniz, hava kara ve demiryolları taşımacılığı için geliştirilen standartlardır. 1979 yılında otomotiv, bankacılık, kimya, elektrik ve tekstil gibi 16 değişik işkolu için bu standartlar genişletilmiştir. Avrupa'da ise Article Numbers Association "Tradecoms" olarak adlandırılan EVD standartlan kullanılmaktadır. Bugün uluslararası ticarette kullanılan EDIFACT (EDI for Administration Commerce and Transport) standard, 1988 yılında ISO tarafından geliştirilmiştir. 1Z9Avrupa'da INS Integrated Network Services, Singapur'da Trade Net EVD konusunda mükemmel uygulamalar yapmaktadır. EVD sistemi içine, ödemeleri gerçekleştirmek üzere banka sistemlerinin de katılması yoluna gidilmektedir. Böylece karşılıklı mal ve hizmet alışverişinde bulunan kuruluşların, bu ilişkilerinden doğan ödeme işlemleri, sistemde yer alan kuruluşların çalıştıkları bankalar arası otomatik ödeme yoluyla gerçekleştirilmektedir. Bu uygulamayı ilk defa GM'in talebi üzerine First Chicago Bankası gerçekleştirmiştir. Bu banka kağıda bağlı belge sirkilasyonunun kalkması ile yılda ortalama olarak 2 milyon ABD dolan, tasarruf sağladığım belirtmiştir.130 Özetle EVD sistemi örgütlerde işgücünün yoğun olarak kullanıldığı belgeleme işlemlerinin otomasyonu, bilgilerin başka ortamlara aktarılması sırasında yapılan hatalan ve sipariş verme ve teslim alma gibi işlemlerin gerçekleştirme zamanım azaltm a yoluyla, maliyet tasarrufa sağlamaktadır. Özel olarak bankalar da EVD yoluyla hizmet gelirlerini artırmakta, kağıda dayalı işlem maliyetlerini düşürmekte ve rekabet üstünlüğü elde etmektedirler. Bu olanaklarına karşın, EVD'lerin uygulanmasında doğabilecek yasal sorunlan ortadan kaldırmak için, sistemin uygulanmasına karar verilen ülkelerde gerekli hukuki düzenlemelerin yapılması kaçınılmazdır. K redi K a rtla n : Bankalar gerek bireylere gerek ticari kuruluşlara nakit, kredi kullanma, ahş-veriş kolaylığı ve hesaba borç geçilmesini sağlamak üzere çeşitli kartlar sunmaktadır. Kredi kartı sözleşmelerinde harcama limiti , kart sahiplerinin gelir düzeyi ve ödeme gücüne göre belirlenir. Kullanıcılara ödeme kolaylığı ve döner kredi kullanma olanağı tanıyan kredi kartlan, ticari kuruluş­ lara ise, rekabet avantajının yanı sıra nakit akışlarım düzenlemede yardımcı olmaktadır. Türkiye'de kredi kartı uygulamalan ilk kez ticari bankaların Visa, Dinners Club, M aster Card/Eurocard ve American Express gibi dünya çapında kullanılan kartlan çıkarmak üzere yaptıklan anlaşma ile başlamıştır. 1990 yılında ise 13 bankanın iştiraki ile Bankalararası K art Merkezi A.Ş. kurulmuştur.131 129 Nowlan, A. Kenneth, "Financial and Accounting Systems, B a n k M anagem ent, Fail, 1990, s.22-23. 130 Akpınar, a.g.e., s.58. m B ankacılıkta O tom asyon, C om puter W orld Monitor, Ekim , 23 Kasım 1992, s.22. 288 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Bellek K a rtla rı: Klasik kredi kartlarının harcama limitlerinin takibi, kredi kartının geçerliliğinin onaylanması için yapılan online düzenlemelere yapılan maliyetlerin artması kendi bellek ve işlemcisi olan akıllı kartların (smart card) doğmasına neden olmuştur. Bankacılık alanında yeni bir ürün olarak bellek kartlan ilk olarak Fransa'da Rolend Morenö tarafından önerilmiştir. I32Tek bir (chip) yongodan meydana gelen bellek kartlarının ön yüzünde kart sahibini bilgileri, arka yüzünde ise manyetik şerit bulunmaktadır. Bellek kartının iç yapısmda ise ISO 7816-2 standartına göre 8 temas noktası (terminal), yalnız okunabilir'bellek (ROM), mikro işlemci (CPU), PROM ve rasgele erişimli bellek (RAM) yer almaktadır.133 Temas noktalan işlemcinin çalışması için gerekli elektriğin alınmasını ve veri giriş/çıkış işlemlerinin yapılmasını sağlamaktadır. Şifreli çalışan kart aktif hale geldiğinde işlemcisi kartta bulunan ya da işletildiği bilgisayarlarda bulunan yazıkmlan çalıştırmakta ve bilgisayarlar arasında veri akışım sağlamaktadır. ABD ve özellikle Japonya gibi gelişmiş ülkelerde değişik alanlarda yaygın kullanılmaya başlanan bellek kartlan, ülkemizde henüz oldukça sınırlı düzeyde kullanılmaktadır. Bu kartların vatandaşlık hizmetleri ve vergi takibi gibi alanlarda kullanılmasıyla ülkemizde bir taraftan tüm bireyler birer kayıtlı vatandaş olma onuruna erişecek, diğer taraftan devlet harcamalan için sağlam kaynaklara kavuşma olanağı elde edilebilecektir. Bu noktaya kadar anlatılan bilgiler ışığında; BT'nin sunduğu olanaklardan yararlanarak ürün ve hizmet çeşitliliğine kavuşan ve "müşteri odaklı" hizmet anlayışı ile çalışma olanağı elde eden ülkemiz ticaret bankalarının, bu yeniliklerle beraber örgütsel ve yönetsel olarak nasıl bir değişim geçirdiklerinin incelenmesi, çalışmanın bundan sonraki kısmının temel sorunsalım oluşturmaktadır. 2. BT' nin TİCARİ BANKA ÖRGÜTLERİ ÜZERİNE ETKİLERİ 1980 öncesi mevduat, yatırım iştirakleri, krediler ve idari faaliyetlerle uğraşan bankaların, ülkemizde 1980 sonrası fon yönetimi menkul kıymetler ve bireysel bankacılık adı altında toplanan yeni işlevleri yürüttükleri görülmektedir. Bankaların işlevlerindeki bu çeşitlemeye ekonomideki gelişmeler, küreselleşme ve artan rekabettin dışında, yeni teknolojilerin-bilgi teknolojilerinin- bu işlevleri yürütmede sunduğu olanakların rolü olmuştur. Gerçi ülkemizde bankaların bilgi teknolojileri-özellikle bilgisayar-kullammı 1960'lara kadar uzansa da, o dönem­ lerde bu araçlardan yalnızca hesaplama aracı olarak yararlanıldığı görülmektedir. Bankalar zaman içinde örgüt yapılarında ayrı birer bilgi işlem merkezi kurup, bilgi işleme işlevim tek merkezden yürütür olmuşlardır. 1980'li yılların ortalarına kadar bilgi işlem merkezleri büyük sistemlerle çoğunlukla offline 132 Akprnar, a.g.e., s.46. 133 M.S. Maden ve M.A.Reid, A-g.e., S.48. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 289 hizmet vermişlerdir. 1980'li yıllarda kişisel bilgisayar alanında yaşanan gelişmeler ülkemizde de bankaları büyük bilgisayar ağlarına ilaveten bağımsız PC'ler kullanmaya teşvik etmiştir. Böylece bankalarda bilgisayar kullanımı bilgi işlem merkezlerinin dışına, işlerin yapıldığı noktalara kadar taşınmıştır. Böylece bilgi işleme ve saklama işlevleri dağıtık bilgi sistemleri aracılıyla yalnızca tek bir merkezden değil, işlerin yürütüldüğü noktalardan da yapılır olmuştur. Diğer taraftan, bazı bankalar örgüt yapılan içinde yer alan ayn bir bilgi işlem merkezlerini ortadan kaldırarak, bu işlevleri yürütmek ve başka kuruluşlara teknoloji-sistem pazarlamak üzere ayn bir bilgi işlem şirketleri kurmuşlardır. Kısaca özetlenen tüm bu gelişmeler neticesinde, bugün ülke çapmda online çalışan bilgi işlem sistemlerine sahip olan bankaların donanım, yazılım ve personel balonundan gerekli alt yapıyı oluşturarak veri işleme sistemlerini kurduklan ve kimi bankaların bununda ötesine geçerek, raporlama ve karar desteği sağlamak üzere yönetim bilgi ve karar destek sistemleri geliştirdikleri görülmektedir. Ancak banka örgütlerinin yapısal olarak bu yeni duruma uygun gerek yapısal gerek yönetsel süreçler açısından değişim mühendisliğini yaşayamadıklarım, zaman zaman da olsa yeniden düzenleme çalışmalarına gittiklerini, ancak bu çalışmaların mevcut yapı üzerinde yapılması nedeniyle istenen sonuçlan doğurmadığı gözlenmektedir. Bilgi teknolojileri ve bunlarla gündeme gelen değişimi yönetmek üzere bir değişim felsefesi belirleme yoluna gitmeyen bankaların, içinde bulunduklan eski yapı-sistem ile yeni gerçekler çatışmasını yaşadıklan ve çok büyük hacimlerde yatırım yapmalarına karşın bunların tam karşılıklarım bir türlü alamadıklarına tanık olmaktayız. Veri işlemeden bilgi işlemeye doğru adım atan ülkemiz bankalarında, Druker'in da belirttiği gibi karar süreçleri, yönetim yapısı ve işlerin yapılış biçiminde meydana gelen değişimi algılamaları ve bu duruma uygun yeni örgütlenme ve yönetim felsefeleri geliştirmeleri kaçınılmaz olmaktadır.134 Bu noktada öncelikle, BT'nin kullanımıyla genel olarak örgütlerde yaşanan gelişmelerin gözden geçirilmesine ve buradan elde edilecek ipuçlarının banka örgütleri bakımından geçerliliğini ya da yansımasını gözden geçirmeye gerek­ sinim bulunmaktadır. Çalışmada bu ihtiyaçtan yola çıkarak, bu bölümün başmda tartışılan teorik çerçeve içinde, BT'nin ülkemiz banka örgütlerinde neden .olduğu yapısal, yönetim süreçleri ve iş kapsamı bakımından değişim ortaya konacaktır. BT kullanımım yoğun olarak yeni kullanmakta olan ülkemiz bankalarının bu durumu göz önünde bulundurarak, değişimle ilgili tespit edilen bulguların henüz birer ilk işaretler olarak düşünülmesinde yarar vardır. 134 Peter Druker, Y eni G e rç e k le r (Çev. Birtane Karanakçı), İş Bankası , Kültür Y ayınlan, Yayın No: 315, Tisamat Basım Sanayi, 1991, Ankara, s.212. 290 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Bu kısımda BT'nin banka örgütleri üzerine etkileri, örgütsel yapı, yönetim süreçleri ve iş ve personel olmak üzere üç başlık altmda incelenecektir. İncelemede, ülkemizde faaliyet gösteren ticari bankaların bilgi teknolojileri kullanımı ile birlikte yaşadıkları deneyimleri aktaran, yazına geçmiş araştırmalardan ve bu bankalardan135 bazılarının yöneticileriyle yapılan görüşmelerden edinilen izlenimlerden hareket edilecektir. a. Örgütsel Yapı Çalışmada konuyla ilgili teorik açıklamada ele alındığı gibi, örgütsel yapı başlığı altmda merkezileşme-yerelleşme olgusu, otorite ve kontrol, denetim alanı, örgütsel düzey sayısı ve departman yapısı gibi konular gündeme gelmektedir. Ülkemiz ticari bankalarının BT'lerden yoğun olarak yararlanmaya başlamasıyla bu sayılan konularda kimi bankaların değişimi hemen yaşadıkları, kimilerinin bu değişimin sancılarım çektikleri ve kimilerinin ise, henüz bir değişim belirtisi göstermedikleri görülmektedir. Bu sonuçlara ulaşmada tek, tek ve sektör olarak tüm bankaların bu süreç içinde geçirdikleri deneyim süresinin ve bu değişimi yönetme ve yönlendirme felsefelerinin etkisi olmaktadır. 1) Merkezileşme Ve Yerelleşme Büyük hacimlerdeki veri ve bilgileri hızlı ve doğru olarak işleme, analiz etme ve iletme olanaklarıyla bilgi teknolojileri, banka örgütlerinin merkezi-yerel yapılanmasına da esneklik getirmektedir. Bu özelliği ile BT son yılların banka yönetim yapısı ile ilgili olarak ortak varılan yerelleşme anlayışım da destekleyici rol oynamaktadır. Nitekim 1992 yılında Londra'da gerçekleştirilen I. Uluslararası Şube Bankacılığı Konferansı'nda şubelerin "işlem yapma merkezleri" konumun­ dan "satış ve hizmet merkezleri" konumuna dönüşmesi savunulmuştur. Müşteri­ lerle doğrudan ilişkili olan bu birimlerin yürüttükleri idari işlerin merkezlere aktarılması ve bölge ve şube müdürlerine geniş yetkiler aktarmak suretiyle yerel yapılanmamn gerçekleştirilmesi önerilmiştir. Tüm bu önerilerde BT'nin bankacılık alanına sunduğu kolaylıkların dikkate alındığım ve bu değişimin BT desteği ile olanaklı olduğunun kabul edildiğini görmekteyiz.136 Bankaların bu koşullar altmda merkezi ya da yerel yapılanma tercihi, tamamen yönetimin temel stratejisine, ölçek ekonomisinden yararlanma, hitap edilen pazarın yapısı, rekabet durumu gibi alt unsurların yer aldığı ekonomik ve 133 Bu çalışmanın ikinci bölümde yer alan ve bilgi teknolojilerine yatırım ları ve bunları kullanım düzeyleri bakımından önde gelen bankalar olarak tesbit edilen İş Bankası, Yapı Kredi Bankası, V akıf Bank ve T.C. Ziraat Bankası bilgi işlem, organizasyon ve metod ve haberleşme daire başkanlanlan ile bilgi işlem projelerinin yürütülmesinden sorumlu proje yöneticileriyle görüşmeler yapılmıştır. 136 Fikret Özhan, I. U luslarası Şube B ankacılığı K o n feran sı N o tla n , 14-15 Mayıs 1992, Londra, s.2-3. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 291 çevresel faktörlere bağlı olmaktadır. Bu gerçekler ülkemiz bankalar içinde geçerlidir. Bugün dağıtık sistemlerle, bankalar günümüz bankacılık anlayışını-"müşteriye yönelik olma"- destekleyecek şekilde yerel yapılanmaya doğru gitmektedirler. Ancak burada kaynak dağıtımı gibi önemli kararların merkezin kontrolüne bırakılırken, hizmetlerin yürütülmesi ile ilgili kararların alınması ve denetimi ise yerel güçlere bırakıldığı gözlenmektedir.137 Bir başka anlatımla, rutin ve y an rutin kararlar yerel mercilerce alınırken, rutin özellik taşımayan ve özellikle bankacılıkta oldukça yüksek oranda risk unsuru taşıyan fon yönetimi ve kredilendirme gibi kararlar büyük ölçüde merkezin sorumluluğunda tutulmaktadır. Bu açıdan ATM'lerin rutin ve yan rutin kararların yerel birimlerde alınmasına hizmet sunan bir araç olarak bakılabilir. Nitekim daha önceden belirli limitlere kadar kredilendirme; şef, müdür gibi birden fazla karar merciinin onayı ile gerçekleştirilirken, bu kararın ATM'ler aracılığı ile bilgi sistemlerine ve kısmen de olsa banko görevlilerine aktanldığım görmekteyiz. Özetle, merkezileşme - yerelleşme karan ve bu karara BT'nin etkisi ile ilgili tartışmada karşımıza iki soru çıkmaktadır. Bunlardan birincisi; örgütün mevcut örgüt yapısını esas kabül edip, BT'den etkili yararlanmak üzere bilgi sistemlerini (veri işleme, yönetim bilgi ve karar destek sistemlerini) bu yapıyı destekleyecek şekilde oluşturmak mı uygun sorusudur. İkincisi ise, mevcut örgüt yapışım esas almayıp, yapılanma kararına etki eden faktörler olarak; yönetim felsefesi, örgütsel kültür ve çevresel faktörlerin yanı sıra bilgi teknolojilerini ve bilgi sistemlerini de bir faktör olarak almak mı uygun sorusudur. Bu iki soruya verilecek yanıt bir taraftan "yeniden yapılanma", diğer taraftan "değişim mühendisliği - reengineering" olgusunu çağrıştırmaktadır. Nitekim mevcut örgüt yapısını etkili kılmak üzere BT'den yararlanmak üzere BS tasarlamak daha çok "yeniden yapılanma" olarak adlandırılabilirken; mevcut yapılanmayı esas almayıp, BT'nin ve sistemlerinin sunduğu olanakları ve diğer faktörleri göz önüne alarak yapıyı yeni baştan oluşturma ise, "değişim mühendisliği" olarak ifade edilebilir. Bu sorulardan İkincisi esas alındığında merkez- yerel tartışmasında bir faktör olarak BT ve BS'ler her iki yapılanmaya esneklik getirmektedir. Diğer taraftan gerek örgüt stratejisi ve felsefesi, gerekse çevresel faktörler bu iki tercihten birinin seçilmesinde zorlayıcı olabilmektedir. Duruma göre kimi zaman merkezileşme kimi zaman yerelleşme karan ön plana çıkabilmektedir. Bu noktada banka örgütlerinin BT'nin olanaklarından yararlanmak üzere bilgi sistemlerini mevcut yapıya uyduracak şekilde tasarlamak yerine, bunlan birer faktör olarak dikkate alıp, diğer belirleyici faktörlerin zorlayıcı etkileriyle 137 Örneğin Union Bank o f Switzerland bilgi teknolojilerinin desteği ile denetim faaliyetlerini merkezileştirirken, diğer işlevleri yetki devri ile yerel birimlere bırakm aktadır. Dimitris Chorafas, N. ve Steinmann Heinrich: H igh T echnology a t UBS f o r Excellence in C lien t S ervice, Zurih, Union Bank o f Switzerland, 1988, s.279-280. 292 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim BT'lerin esneklik getiren olanaklarını bir potada eritmek ve dolayısıyla merkezi-yerel yapılanma kararım objektif bir platforma oturtmak olanaklı olacaktır. Bu açılardan ülkemiz banka örgütlerindeki durum incelendiğinde karşımıza şu sonuçlar çıkmaktadır: Ülkemiz ticari bankalarının merkezi-yerel örgütsel yapılanma kararında bilgi teknolojilerinin yukarıda belirtilen birinci soru çerçevesinde ele aldıkları ve dolayısıyla bu teknolojileri mevcut örgüt yapısını esas alarak bilgi sistemleri kurma yoluna gittikleri gözlenmektedir. Bir başka anlatımla, ülkemiz ticari bankalarında bilgi teknolojileri merkezi-yerel tercihinde bir faktör olarak değil, mevcut yapıyı daha iyi çalıştıran bir araç olarak dikkate alınmaktadır. Bu noktadan hareket eden ticari bankalarında çoğunlukla mevcut bilgi sistemlerini buna uygun geliştirmedikleri gözlenmektedir. Ülkemizde ticari bankaların bir kısmı; hem bilgi sistemlerini hem örgüt yapılarım merkezi yapıda örgütlenmişler, bir kısmı ise bilgi sistemleri dağıtık ve örgüt yapılarım merkezi yapıda düzenleme yoluna gitmişlerdir. Merkezi yapılan'maya giden bankaların kimi işlevlere ilişkin bölümleri merkezde toplamıştır. Örneğin İktisat Bankası merkezde bir kontrol birimi oluştururken, İş Bankası kredi kararlarını İzmir, İstanbul Ankara olmak üzere üç merkezde toplamıştır. Garanti Bankası işlem ve destek faaliyetlerini merkezileştirmeyi tercih etmişti.i38Diğer taraftan Dış Ticaret Bankası, Yapı Kredi Bankası (YKB) ve Bank Ekspres merkezi olan bilgi işlem yapılarım dağıtık bilgi işlem yapısıyla değiştirme yoluna gitmişlerdir. Bu değişimle kimi yetkilerin merkezden şubelere kaydırıldığı görülmektedir. Örneğin YKB üç aylık şube verilerinin yalnızca ilgili şubelerde tutulması kararım almışta. Bankanın bu karan iş hacmi yüksek olan şubelerinde mali analiz ve pazarlama uzmanlarının da görev yapmalarım sağlam ışta.139 Bütün bu uygulamalar önceden merkezi olan yapının yavaş yavaş kurulan dağıtık bilgi sistemlerinin yardımıyla yerelleşmeye doğru gidildiğinin birer göstergeleridir. Aynı şekilde YKB, BT olanaklarından yola çıkarak şubelerine bireysel kredi kararlan alma yetkisi tanımışta. BT destekli veri tabanına sahip olmadan önce merkezde alınan bu kararlar, mevcut donanımların ve yazılımların oluşturulan veritabanlan üzerinde risk analizlerini en etkili biçimde yürütül­ mesine olanak tanıyıp, kredi verme kararım basite ve risksiz bir duruma indirgeyerek şubelerde verilebilir duruma getirmiştir. Bir çok bankanın üye olduğu SWIFT bağlantısı da bu bankada şubelerce yürütülür olmuştur. Yerelleşmeye doğru giden bu uygulamalara sahip YKB’dan başka Pamukbank da müşteri ilişkilerinden sorumlu görevlilere şube müdürlerine verilen yetkileri “ * Uzkesici, a.g.e., s.115-116. 139 A-k. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 293 aktarmıştır. Bu bankanın da BT olanaklarıyla kimi işlevleriyle ilgili yetkileri şubelere-yerel birimlere- aktarma çabasında olduğu görülmektedir. Bu bilgiler ışığında ülkemiz ticari bankalarının BT olanaklarıyla ve sahip oldukları elektronik bankacılık hizmetleriyle kimi işlevleri yerel birimlere kimilerini de merkezlerde toplama eğilimi gösterdikleri söylenebilir. Bu uygulamaların henüz ülkemiz ticari bankalarının BT'den dolayı yerel ya da merkezi yapılanmaya doğru gittiğine ilişkin genel bir sonuca varmak için yeterü değildir. Ancak tesbit edilen bu bulgular; en azından yakın gelecekte ticari bankaların ülkemizde BT olanakları yardımıyla merkezi ve yerel yapılanmama avantajlı özelliklerinden yararlanmaya doğru yol aldıklarının ip uçlarım vermektedir. 2) Denetim Alanı140 Geleneksel hiyerarşik yapılarda işlevlerin daha sıkı kontrol ve daha etkili koordine edilmesi gerekçesi ile denetim alanı için sabit bir sayıyı geçmemesi savunulmaktaydı. Sanayi ötesi bilgi toplumunda egemen olmaya başlayan postmodem örgütlerde "bilginin" hiyerarşik gücün yerini alması böyle bir sabit sayıyı geçersiz kılmaktadır. BT'nin kontrol ve koordine işlevlerinin etkili yürütülmesine olan önemli katkısı, yapılan işin niteliğine, astların ve yöneticilerin niteliklerine ve işlerin farklı mekanlarda gerçekleştirilme durumlarına141 bağh olarak değişen denetim alanı gibi bir araca olan gereksinimi ortadan kaldırmak­ tadır. Bilgi teknolojileriyle sorun olmaktan çıkan denetim işlevi de biçim değiştirmek- tedir. Artık yalandan denetim yerine bilgi sistemleri içinde sıkı denetime gidilmektedir. Dolayısıyla üste bağh ast sayısının koordine edilebilecek ve denetlenebilecek sayıda olması gibi bir zorunluluk ortadan kalkmaktadır. Nitekim bilgi teknolojileri destekli bilgi sistemleri içinde denetim ve koordinasyon kendiliğinden sağlanabilmektedir. Ülkemizdeki ticari bankaların BT kullanımıyla denetim alanı konusunda ulaştığı duruma bakıldığında şu sonuçlar göze çarpmaktadır: Bu teknolojilerle birlikte çalışan personel sayısının giderek azalmasının doğal sonucu olarak denetim alanında daralma gözlenmektedir. Diğer taraftan mevcut teknik donanım ve bilgi sistemleriyle etkili denetim olanağına kavuşan yöneticilerin denetleyebi­ leceği ve koordine edebileceği personel sayısı artmaktadır. Bu açıdan ise denetim alanında genişleme ve bunun sonucunda da daha yatay örgütlenmeye doğru gidişin olduğu gözlenmektedir. IJ0 Denetim alanı, tanım olarak yöneticilerin etkili denetleyebileceği ve koordine edebileceği ast sayısıdır. B u sayı örgütsel düzeylere göre farklılık gösterir. Örneğin alt kademede daha fazla iken üst kademeye doğru azalmaktadır. James L. Gibson, Organizations: Behavior, Structure. Processes, Busmess Pub., USA, 1985, s.415-416. 141 Halil Can, O rg an izasyon ve Y önetim , Ankara Adım Yayıncılık, 1991, s.122. 294 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim 3) Ö rgütsel Düzey Sayısı Denetim ve koordinasyon işlevinin bilgi sistemlerine aktarılması ile bu işlevlerin yerine getirilmesinden sorumlu örgütsel düzeylere olan gereksinim azalmaktadır. Diğer taraftan Dnıker'ın da belirttiği gibi orta düzey yönetim kademesindeki yöneticilerin sorumlu olduğu bilgi-veri işleme ve iletme işlevi bilgi sistemlerine aktarıldığından bu düzeydeki yöneticilere olan gereksinim de giderek azalmaktadır.142 Bilgi teknolojilerinin banka örgütlerine girmesiyle birlikte örgütsel düzeyler üzerinde neden olduğu değişim ve yönetim kademelerine olan etkileri, bölge müdürlükleri ve şubeler üzerine olmak üzere iki başlıkta incelenebilir. Bölge Müdürlükleri Bölge müdürlükleri ülkemiz bankalarında hizmetin geniş bir coğrafik alana yayılmasıyla yaşanan sorunları yerinde çözme, iletişim gecikmelerinden kaynaklanan kredi kullanım kararlarım ve denetimi hızlandırmak gibi gerekçe­ lerle oluşturulmuştur.143 Bölge müdürlüklerine benzer uygulamalara bazı ülkelerde (İngiltere gibi) rastlanırken, kimi Avrupa ülkelerinde örneğin Alman­ ya'da şubeler bölge müdürlükleri yerine aynı şehirde bulunan ana şubenin yönetimine bırakılmıştır. Ülkemizde çok şubeli ticari bankalar arasında yer alan Ziraat Bankası, Yapı Kredi Bankası, Pamukbank Garanti Bankası, Vakıflar Bankası ve İş Bankası merkezde bir genel müdür yardımcısına bağh olarak çalışan bölge müdürlük­ lerine sahiptir. Bu bankaların bilgi teknolojilerini yoğun olarak kullanmasıyla birlikte bölge müdürlüklerim yapısal ve sayısal değiştirdikleri gözlenmektedir. Bu çerçevede ülkemiz bankalarım bölge müdürlüklerinde yaşanan gelişmeleri şöyle özetleyebiliriz: Henüz bilgi teknolojileri desteğini tüm birimlerinde yeni yeni almaya başlayan Vakıflar Bankası bölge müdürlüklerini kalifiye eleman ve teknik kadrolarla destekleme yönünde çalışma yürütmektedir. Kamu bankası olması nedeniyle yönetimdeki değişime göre bu bankada bölge müdürlüklerinin karar alma yetkilerinin sık sık değiştiğine tanık olunmaktadır. Bilgi teknolojileri kullanmada ve elektronik bankacılık uygulamalarında son yıllarda atağa geçen Pamukbank bölge müdürlüklerinde müşteri ilişkileri, piyasa araştırma ve firma değerlendirme yöneticisi gibi yeni kadrolara yer vermektedir. Şubeleri denetleme ve destekleme ile müşteri ilişkileri kurmakla sorumlu olmak üzere bölge müdürlükleri geliştiren Garanti Bankası pazarlama işlevine ayn bir önem vererek bu birimlerde pazarlama bölümlerine yer verdiği görülmektedir. 142 Druker, a.g.e., s.212-214. 143 Yalçın Ahıska, "Ç ok Şubeli Bankalarda İç Örgütlenm e Sorunu", B a n k a v e E konom ik Y o ru m la r D ergisi, S. 5, No: 28, Mayıs 1991, s.45-48. Bilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 295 Köklü bir organizasyon çalışması içinde olduğu gözlenen Garanti bankası hizmet verimliliğini artırmak üzere, şubelerde yürütülen kimi işlevleri ölçek ekonomisinden yararlanmak üzere merkezlere kaydırma yoluna gitmiştir. Ülkemizde elektronik bankacılığa öncülük eden Iş Bankası BT'ni yoğun olarak kullanmaya geçtikten sonra; kredi dağıtımında hız ve etkililik sağlamak, personel ile genel müdürlük arasında iletişimi güçlendirmek, şubeleri daha iyi gözleyip gerekli adım lan zamanında almak ve müşterilere daha iyi hizmet sunmak üzere oluşturduğu bölge sayısını azaltma yoluna gitmiştir. Bölgelerin BT desteği ile kredi ve istihbarat merkezlerinden daha etkili hizmet almaya başladıklan görülmektedir. Ziraat bankası yetkilileri, bankanın ülke çapında BT olanaklarından yararlanmasıyla birlikte, bölgelerin sahip olduklan yetkileri artırdıklarını belirtmişlerdir. Elektronik bankacılık uygulamalarına son yıllarda hız veren Akbank yetkilileri, BT kullanımı ile bölge müdürlüklerinin yapısında henüz bir değişim yaşamadıklarım ifade etmektedir. Elektronik bankacılık uygulamasında îş Bankası ile birlikte anılan Yapı Kredi Bankası yoğun teknoloji kullanımına paralel olarak, başlattığı örgütsel değişim çalışmalarında, şube kapatmaya ilaveten mevcut bölge müdürlüklerinin de sayısını azaltma yoluna gitmiştir. Bölge müdürlüklerinin sayısını azaltmada önde olan banka, kalan mevcut bölge müdürlüklerinde hizmet geliştirme, fiyat tesbiti, strateji belirleme ve etkinlik ölçümü gibi işlevleri yürütmek üzere yeni kadrolar oluşturma yoluna gitmiştir. Bu açıklamalardan görüldüğü üzere şube ve genel müdürlük arasmda köprü vazifesi gören bölge müdürlüklerinin bankaların yoğun BT kullanmaya başladığı günümüzde önemini korumaktadır. BT'nin bölge müdürlüklerine etkisinin kısmen bölge sayısının azaltılması şeklinde olduğu görülmektedir. Şubeler Dünyadaki gelişimine paralel olarak, ülkemizde de ticari bankalar 1950'li yıllardan itibaren ülke çapmda şubeler açmaya yönelerek, çok şubeli banka niteliğine kavuşmuştur. Bu dönemlerde şube sayısı bankalar için güçlülüğün, güvenirliliğin ve hizmet kalitesinin simgesi olarak kabul edilmiş, hatta ticari bankalar bu dönemlerde yaptıkları promosyon faaliyetlerinde bu üstünlüğü dile getirmişlerdir. 1950-80 dönemlerinde uygulanan ekonomik politikalar ve iç pazara yönelik hizmet sunma gibi uygulamalar, rekabetin az olduğu ortamda hizmet sunan bankaları gelişmeye, yeniliklere yönelmeye zorlayıcı bir ortam yaratmamaktaydı. 1980'li yıllarda ülkemizde başlayan ekonomik ve teknolojik değişim, bankacılık sektörünü de etkilemiş, bu dönemde serbest faiz ve kur 296 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim uygulamaları, yabancı bankaların girişi ve dış ticaretin artması ticari bankaları yoğun bir rekabet ortamına çekmiştir. ; Dünyada küreselleşmenin başladığı bu dönemlerde, bilgi teknolojilerinin olanaklarından yararlanarak dünya ölçeğinde mal ve hizmet sunan çok uluslu, uluslar ötesi kuruluşlara destek sağlayan bankalar, bu yeni duruma ayak uydurmak üzere, bilgi teknolojilerinin olanaklarından hızla yararlanmak zorunda kalmışlardır. Bu gelişmelerin sonucu olarak, banka örgütleri gerek yapısal, gerekse sundukları hizmetlerin yönetimi bakımından büyük bir değişim sürecine girmişlerdir. Elektronik bankacılık, bireysel bankacılık ev ofis bankacılığı, ilişkisel bankacılık gibi yeni yeni terimlerin doğduğu bu gelişmelerin yansıma­ larım ülkemiz bankacılık sektöründe, özellikle 1980'li yılların ikinci yarısından sonra belirdiğini görmekteyiz. Bu dönemlerde bilgi teknolojilerine yoğun yatırım yapan bankaların bu değişimle birlikte şube anlayışları da değişime uğramıştır. Özellikle şube örgütlenmeye alternatif olarak çıkan ATM'lerin tüm ticari bankalarca ülke çapmda yaygınlaşması ve bunların giderek tüm bankalarca ortak kullanıma sunulması; ülkede iletişim alt yapısının tamamlanmasına paralel olarak ev ofis, telefon bankacılığının uygulama alanı bulması, çok şubeli ticari bankaları gerek sayısal olarak; gerek işlevsel olarak şubeleşme olgusunu yeniden gözden geçirme zorunda bırakmıştır. Özetle, aşın örgütlenme ve verimsizlik nedeniyle ülkemizde ticaret bankaları özellikle 1991'den itibaren şube kapatmaya gitmişlerdir. Bu gelişmede diğer faktörlerin yanı sıra bilgi teknolojilerine büyük yatıranlar yapılarak hizmet sağlanmasının rolü büyük olmuştur.144 Ülkemizde ticari bankaların 1986-92 döneminde kamu ve özel olmak üzere sahip oldukları şube sayılan incelendiğinde, kamu ticaret bankalarında 1986-91 yıllan arasmda şube sayısında % 11, 1986-92 yıllan arasmda ise %10 artış olmuştur. Bu kesimde 1991-92 arasmda şube sayısı artışında azalış olduğu görülmektedir. Nitekim bu kesimde 1986 da sayılan 2721 ola şube sayısı 199İ de 3019 a çıkmış, 1992 de ise 3001'e inmiştir. Bu rakamlar, kamu ticaret bankalarının şube sayılarında azalmaya doğru bir eğilimi göstermektedir. Diğer taraftan; 1986 da sayıları 3486 olan özel ticaret bankalarının özellikle 1989 dan itibaren sistematik olarak şube sayısında indirime gittiği gözlenmektedir. 1986-91 de özel ticaret bankalan şube sayısında %5 azalma olurken, 1986-92 döneminde bu azalış oram %13 ye çıkmıştır.145 Kamu özel ayıranına gitmeden tüm ticari bankaların sahip olduklan şube sayılarının 1990-94 dönemindeki gelişimi incelendiğinde 1990 da 6584 olan şube sayısının 1994 de yaklaşık olarak %7 azalış ile 6126 a indiği görülmektedir.146 144 T ürk ticaret bankalarını şube kapatmaya yönelten diğer nedenler için bkz. AKGÜÇ, Öztin : 100 S o ru d a T ü rk iy e 'd e B ankacılık, Gerçek Yayınevi, 1987, s.293-96. 145 B ankalarım ız, 1990-94, T ürkiye Bankalar Birliği Yayını, Ankara. 144 B an k alarım ız 1986, 87, 88, 89, 9 0 ,9 1 ,9 2 , T ürkiye Bankalar Birliği Yayını, Ankara. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 297 1986-92 döneminde tek tek bankalar bazındaki şube sayısının dağılımı incelendiğinde, en fazla şube kapatmaya giden bankanın BT'ne önemli yatırımlarda bulunan ve birçok elektronik bankacılık uygulamalarının ilkini gerçekleştiren Yapı Kredi Bankası'nda olduğu görülür. Bu bankanın 1986'da 582 olan şube sayısı yaklaşık %38 azalarak 361"e inmiştir. Aynı dönemlerde Yapı Kredi Bankasını %28'lik azalış ile T.Garanti Bankası izlemektedir. 1986'da 285 olan şube sayısı 1992'de 205'e inmiştir. Her iki banka yetkilileri, şube sayısındaki azalmayı yoğun teknoloji kullanımı ile birlikte değişen koşullara paralel olarak örgütlenmede yaşanan yenilenme çahşmasına bağlamaktadırlar. İşlevlerinde yoğun teknoloji kullanmaya başlayan T. İş Bankası'mnda şube sayısında aynı dönemlerde %8'lik bir azalma olmuştur.147 Bu değerlendirmede şubelere alternatif olan ATM hizmetleri dikkate alındığında; şube azaltmaya giden bankaların ATM'ye sahip olan bankalar arasında ön sıralarda yer aldığı gözlenmektedir. Nitekim en çok şube kapatan Yapı Kredi Bankası, 1992 yılında ATM'ye sahip ulusal ticari bankalar arasmda %14 oranla üçüncü sırada yer almaktadır. Günümüzde ticari bankaları bilgi teknolojilerine yatırım yaptıkları ilk dönemlerde şube azaltmaya zorlayan ATM'lerin yanı sna, ev ofis ve telefon bankacılığı da tehdit etmektedir. Önümüz­ deki dönemlerde bankacılık alanlarındaki hızlı gelişmeye bağh olarak, şube sayısında azalmanın olacağı söylenebilir. 1990'h yıllarda dünyada olduğu gibi ülkemizde ticaret bankalarının şubelerinin işlevlerinde de değişim yaşanmaktadır. Bu çerçevede yaşanan belli başlı değişiklikler Tablo 8416 özetlenmiştir. Şubelerin işlem merkezlerinden satış ve hizmet merkezlerine doğru değiştiği günümüzde, ticari bankalarda pazarlama işlevi ön plana çıkmıştır. Nitekim Yapı Kredi Bankası, Pamukbank, İktisat Bankası, Bank Ekspres, İş Bankası ve diğer pek çok banka örgüt yapdannda pazarlama bölümlerine yer verilmiştir. Şubeler bu şekilde işlev merkezlerinden hizmet merkezlerine geçerken, sahip oldukları bilgi teknolojilerinin ve sistemlerinin sundukları olanaklardan yararlanmak­ tadırlar. Dahası bu olanaklar ile etkili ve verimli gerçekleştirilen bankacılık işlemleri, şubelerin tüm çalışma zamanlarım alan işlevler olmaktan çıkmıştır. Bankacılığın mutfak işleri olarak adlandırılan rutin ve sürekli yapılması gereken işlemleri veri işleme, yönetim bilgi ve karar destek sistemlerinden oluşan yönetici destek sistemlerine aktarılmasıyla, şubeler yalnızca hizmetin müşterilere en iyi şekilde sunulma zeminleri olarak varlık bulmaktadırlar. 145 B ankalarım ız, 1986-92, T ürkiye B ankalar Birliği Yayınlan. 298 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Tablo 84 BT Kullanan Öncesi ve Sonrası Şube İşlevlerinin Temel Özellikleri BT Kullanımı Öncesi BT Kullanımı Sonrası Modern Banka Postmodem Banka / İşlem Merkezi / Hizmet Merkezi / İşlevsel Bölümler (cari hesaplar, / Tüm işlevleri bir arada gerçekleştirildiği havale, çalışma ortamı (Bilgisayar destekli) senetler, vezne gibi) / Uzmanlaşma (Her bir işlev ayn bir / Esnek Uzmanlaşma (Banko görevlisi görevli- banko görevlisi- tarafından birden fazla işlevi bir arada yürütülmektedir) yürütülmektedir) / Pazarlama işlevi bankacılık / Pazarlama işlevi bankacılık işlevlerine konusunda bilgi sahibi olmayan de hakim müşteri temsilcileri tarafından uzmanlar tarafından gerçekleştirilmektedir. gerçekleştirilmektedir. / Para tahsili yalnızca veznelerde yapılmaktadır. / Veznelerin yanı sıra tüm banko görevlileri ve özellikle ATM'ler para tahsil edebilmektedir. Bu gelişmelere paralel olarak, bankalarda müşteri temsilcisi görevleri tahsis edilmeye başlamıştır. Diğer taraftan bundan bir kaç yıl öncesine gidildiğinde ticari banka şubelerine girildiğinde bankaların işlevlere göre cari hesaplar, senetler, havale ya da vezne gibi ayn ayn bölümlere ayrıldığı görülmekteydi. Özellikle günün belli saatlerinde uzun kuyrukların olduğu ve işlemlerin ağırlıklı olarak kağıt-kalem ve kısmen de toplu işleme dayalı bilgisayar sistemleriyle yürütüldüğü bu tür şubeler günümüzdeki şubelere benzememektedir. Günümüzde her şeyden önce albenisi yüksek, temiz, sessiz ve müşteri ilişkilerine önem veren personel ve bu personelin işini kolaylaştıran ATM ve bilgisayar gibi araçlarla donatılmış şubeler göze çarpmaktadır. Bu şubelere biraz daha yakından bakıldığında önceden var olan cari işlemler, havale, senetler gibi ayırımın olmadığı, bir banko görevlisinin aynı zamanda her tür bankacılık işlerini bankanın bilgi teknolojileri ve sistemlerinin olanaklarım kullanarak gerçekleş­ tirdiği görülmektedir. Öyle ki artık belirli miktarlarda kredi verme ve para tahsil yetkisi ile donatılan banka personeli, veznede yürütülen işlevleri de yapmaktadır. Gerek bu düzenleme sonucunda gerekse, ATM uygulamalarıyla şubelerde nakit ahş-verişinin giderek azalması şubelerin temel işlevleri arasında yer alan para tahsil işlemini yürüten veznedarlık kadrosuna gereksinimi ortadan kaldırmaktadır. Bilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 299 Ülkemiz ticari bankalarının 1990'lı yıllara kadar örgütsel düzey olarak temel karakteristiği, genel müdür ile hizmet sunulan müşteri arasında oldukça fazla yönetim kademesinin bulunmasıdır. Genel müdür, genel müdür yardımcısı, bölge müdürü, şube müdürü, müdür yardımcısı n . müdür, kıdemli şef, şef, şef yardımcısı ve memurdan oluşan bu kademeler, örgütlenmede aşın hiyerarşik yapılanmaya neden olduğu için çoğu zaman örgütsel etkililiği olumsuz yönde etkilemiştir. 1980'li yılların ortalarından itibaren büyük hacimlerde bilgi teknolojileri yatırımlarına giden ticari bankalar, 1990'lı yılların ilk dönemlerinde bu yatınmlanmn getirilerini yavaş, yavaş almaya başlayarak iletişim, karar alma ve denetleme işlevlerinde etkililik elde etmeye başlamışlardır. Bankalar bilgi teknolojilerinden beklenen bu getirileri elde edilmek için örgüt yapılarında, yönetsel düzey sayısında ve bu düzeyler için yapılan iş tanımlarında kimi değişikliklere gitmek durumunda kalmaktadırlar. Örneğin, Yapı Kredi Bankası bir taraftan bilgi teknolojilerine çok büyük yatırımlar yaparken, diğer taraftan mevcut örgütlenme yapısında değişimi de başlatmıştır. Banka yetkilileri bu süreç içinde örneğin işlem hacmi büyük şubeler dışında pek çok şubede orta düzey sayısının azaldığını belirtmişlerdir. Bu çerçevede, ELmüdür, şef ve şef yardımcısı kadrolarını azaltan bu bankada yapılan işe göre yetki ve sorumluluklarla donatılan bir yapı oluşturulmuştur. Aynı şekilde benzer . uygulamanın Pamukbank'ta da yaşandığı görülmektedir.148 Yapı Kredi Bankası dışında îş Bankası, Garanti Bankası ve Pamuk Bank gibi ticaret bankalar bilgi teknolojilerinden yoğun yararlanmaya başladıktan sonra, daha verimli çalışmak ve daha iyi hizmet sunmak arayışı içinde mevcut yapılarında değişimi başlatmışlar ve bugün hâlâ bu çabayı sürdürmektedirler. Bu değişim süreci içinde Yapı Kredi Bankasının önemli bir aşama kaydederek geleceğin postmodem örgütlerinde geçerli olan ağ örgütlenmeye doğru ilk adımlarım attığı gözlenmektedir. Bu bankada çapraz ilişkilere kısmen de olsa yer verilmesi, ağ örgütlenmeye doğru geçişin ilk sinyalleri olarak algılanabilir. Bu bankanın geçmişteki katı, hiyerarşik yapıdan birden bire ağ yapıya geçişinin olamayacağı göz önüne alındığında, (üstelik bu yapı için gerekli BT ve BS kullanım düzeyinin üst seviyeye ulaşmadığı dönemde) bugün ulaştığı bu yeni yapılanmanın geçiş dönemine ait olduğunu kabul etmek gerekir. Ülkemizde ticari bankaların özellikle organizasyon-metot bölümleri, bilgi teknolojilerinin kullanımı ile beliren örgütsel ilişkilerdeki değişimi yönetme ve bu yeni durumlara uygun yapılanmayı gerçekleştirme arayışı içinde oldukları gözlenmektedir. H atta bu arayışın çoğu zaman bilgi teknolojilerinin kullanımı ve 141 Yazarın, Yapı Kredi Bankası ile yaptığı görüşmede edindiği izlenimler Uzkesici tarafindan ulaşılan sonuçlan doğrulamaktadır.Uzkesici, a.g.e., s.202. 300 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim yönetiminden sorumlu bilgi işlem merkezlerince başlatıldığına tanık olunmaktadır. Nitekim bilgi işlem birimleri, kurdukları bilgi sistemlerinin etkili .çakşabilmesi için organizasyon ve metot birimlerini örgütsel yapı ve ilişkilerinde değişimi başlatmaya zorladıkları görülmektedir. Bu noktada BİM ile Organizasyon metot bölümleri arasında yetki alanını ihlal etme gibi önemli bir çatışma yaşanmaktadır. Örgütün top yekûn amaçlara ulaşmasında etkililiğini azaltan bu çatışmanın temel kaynağı; aslında bir taraftan BT olanaklarından ve bunların bilgi sistemleri içinde bankalara nasıl kazandırı­ lacağı konusunda bilgisi olan, ancak zaman zaman örgütün mevcut eski yapışım topyekûn hemen değişebileceğine inanan BİM yetkililerinin, diğer taraftan zaten mevcut yapının değişmesinden rahatsız olan ve BT nin mevcut yapıya ve ilişkilere etkilerinin neler olabileceği konusunda yeterü teknik ve örgütsel bilgiye sahip olmayan organizasyon ve metot bölümü yetkililerinin ortak bir konsensusa gitmek için uygun bir zeminin olmamasıdır. Bu sorun ancak, her iki tarafin BT'nin örgütlerde ne tür değişimi getirebileceği konusunda aşağı yukarı aynı düzeyde bilgi sahibi olmalarına ve bu değişimi birinin üstlenmesi yerine her iki bölüm yetkililerinin (uzmanlarının) yer alacağı bir ekip çalışması ile giderilebilecektir. Aksi durumda bu çatışma, çabaların belli bir yönde yoğunlaşmasını sağlamayacağı için süreklilik kazanır ve hem BT olanaklarından etkili yararlanma şansım hem de örgüt içinde iş barışını zedeleyici rol oynar. Bu tür çatışmalara uzun vadeli bir çözüm olarak, BT'nin örgütsel etkileri konusunda gerekli bilgilerin gerek yönetim okullarında gerekse bilgisayar eğitimi veren okullarda geleceğin örgüt üyeleri olabilecek öğrencilere aktarılması bir zorunluk olmaktadır. Halihazırda ülkemizde bankalara personel yetiştiren hiçbir yüksek okul ve fakültenin müfredatında bu tür derslere rastlanmamaktadır.149 Nitekim bu okullarda bilgi teknolojileri konusunda ağırlıklı olarak, mikro bilgisayar kullanımı ve bir bilgisayar programlama dilini öğretme eğitimi verilmektedir. 4) Departman Yapısı Postmodern örgütlenmenin sancılarının yaşandığı ülkemiz bankacılık sektörü, geleneksel mevduat toplama ve kredilendirme esasına dayak bankacılık anlayışım terk ederek, elektronik ve bireysel bankacılığı uygulama savaşım vermektedir. Çalışmanın önceki bölümlerinde belirtildiği gibi dışa açılmayla birlikte, sıkı bir rekabet ortamına giren ve küreselleşen dünyada bu yarışta önde gelebilmenin ön koşulu olarak BT'ne yoğun yatırımlar yapan bankacılık sektörü, Türksel Kaya Bensghir, "Kamu Görevlileri Yetiştirilmesinde Bilgi Teknolojileri Eğitimi", K a m u Y önetim i D isiplini Sem pozyum u B ildirileri, T ürkiye ve O rta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü, Uluslararası Yönetim Bilimleri Enstitüsü Ulusal Seksiyonu, Cilt 2, Kasım 1995, Ankara, s.305-326. Bilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 301 ülkemizde önemli değişimleri yaşamaktadır. Bu değişim sürecinde hizmetleri ve ürünleri çeşitlenen bankaların ülkemizde de yapısal olarak değişime ayak uydurması bir zorunluluk olmuştur. Yapısal olarak yaşanan değişimlerden biri de departmanlaşmada görülmektedir. Bu alandaki değişim; örgütsel yapıya yeni bölümler eklenme­ sinden başlayıp, kimi bölümlerin entegre edilmesine (biraraya getirilmesine), kimi bölümlerinin önemlerinin daha çok artmasına ve işlevlerin yeniden bölümlendirilmesine kadar uzanan geniş bir spectruma yayılmaktadır. Ülkemiz ticari bankalarında da özellikle 1990'h yıllardan sonra bu spectruma yayılan değişimin izlerini görmekteyiz. Ülkemizde ticari bankaların yürüttükleri geleneksel mevduat toplama ve kredilendirme işlevlerine ilaveten bugün ülke çapmda yatırım danışmanlığı, portföy yöneticiliği ve menkul kıymetler ve döviz ticareti gibi yeni; işlevleri de yerine getirmektedir. Artan bu hizmet ve bunlara bağlı ürün çeşitliliği, bilgi teknolojilerinin de desteği ile bankaları ülkemizde de pazara ve müşteriye yönelik örgütlenmeye sevk etmektedir. Davis'inde belirttiği gibi, pazara göre örgütlenme potansiyel müşterilere olabildiğince fiziki olarak yakınlaşmayı; müşteriye göre örgütlenme ise pazarda farldı müşteri gruplan arasmda öncelikli olanların belirlenerek bölümlenmesini ifade etmektedir150. Ülkemizde ticari bankalar ATM'lerin desteği ve EFT ve diğer elektronik bankacılık uygulamalarının sunduğu olanaklarla her iki örgütlen­ meyi gerçekleştirebilmektedirler. Ticari bankaların hemen hemen hepsi gerek kendi ATM'leri gerekse diğer bankaların ATM'leri ile müşterilerine yerinde hizmet sunabilme olanağına kavuşmuşlardır. Aynı şekilde, gerek bireysel bankacılığa uygun gerekse özel amaçlara hizmet etmek üzere sınırlı bir müşteri kitlesine hizmet sunmaya uygun banka ofisi düzenlemelerine gidildiği dikkat çekmektedir. Hemen örnek vermek gerekirse, hastane, ana yollar, ahş veriş mekanlarında ATM'lerin bulunması, yerleşim alanlarında ev ortamına benzer yapılarda hizmetlerin sunulması böyle bir çabanın ürünleridir. Öte yandan bilgi teknolojilerine yoğun yatıranlara giden bankaların birçoğu şube birleştirmeye gitmişlerdir. Örneğin Yapı Kredi Bankası ve îş Bankası 1990 yılında küçük ve iş yoğunluğu düşük şubeleri birleştirme, kapatma ve iş yoğunluğu yüksek merkezlere taşıma uygulamalarına gitmiştir.151 Ülkemiz bankaları değişimle birlikte, fon yönetimi, yatırım bankacılığı hizmetleri, pazarlama faaliyetleri kurumsal ve bireysel bankacılık gibi yeni işlevleri yürütmekle yükümlü yeni bölümlere kavuşmuştur. Bu bölümlere örnek olarak; kredi kartlan bölümü, tüketici kredileri gibi işlevlerden sorumlu, bireysel bankacılık bölümü, ATM ve kredi kartlan işlemleriyle yükümlü bankacılık 130 Steven I. Davis, E xellence in B anking, T he Macmillan Press Co.London, 1987, s.40. 131 İşb an k Y ıllık R a p o r, 1990, s. 11-12. 302 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim hizmetleri bölümü perakendeci bankacılık ve pazarlam a bölümü verilebilir. Yeni bölümler gerek genel müdürlük düzeylerinde, gerekse şubeler düzeyinde olabilmektedir. Elektronik bankacılık uygulamalarıyla doğan bu yeni bölümlere ilave olarak; sanayi toplumunun ulaştığı modem örgüt anlayışının, esnekliğin ve dinamizmin egemen olduğu postmodern örgüt anlayışına kaymasının bir sonucu olarak, banka örgüt yapılarında stratejik planlama ve kalite yönetimi gibi bölümlerine de yer verildiği gözlenmektedir. H er ne kadar yönetimde toplam kalite felsefesi sahip olmanın erdemlerinin tartışıldığı postmodern örgüt dünyasında ticari bankalar, bu felsefenin bir uzantısı olarak bünyelerinde kalite birimlerine yeni yeni yer verseler de, bu noktada hizmet esasına dayalı bankacılık alanı için vazgeçilmez olan kalite olgusunun bu şekilde tek bir birimin sorumluluğuna vermek pek anlamlı gözükmemektedir. Sürekli iyileşme ve öğrenme ile desteklenmesi gereken toplam kalite anlayışını topyekûn banka örgütlerinde bir felsefe olarak benimsetilmesi başardı sonuçlar alabilmek için bir zorunluluk olmaktadır. Banka örgütleri için yer alan ve bilgi teknolojileri desteği de yürütülen bu yeni birimlerin zamanla önemli güç merkezleri haline geldiği de dikkat çekmektedir. Bdgi teknolojderinin yoğun kullanımı de birlikte örgüt yapdannda yeni birimler açan bankalar ve bu birimlerin üstesi Tablo 85' de sunulmuştur. Ulaşdabden bankaların örgüt şemalarından yola çıkarak hazırlanan bu tabloda yer alan kimi birimler, hem merkezde genel müdürlük düzeyinde hem de şubelerde yer alabilmektedir. Diğer taraftan kimi bankalarda birden fazla işlev bir arada tek bir bölüm olarak bulunabilmektedir. Örneğin Pamukbank'ta bireysel bankacılık hizmetleri ve pazarlama tek bir bölüm olarak genel müdürlük örgüt şemasında yer almaktadır. Bu bölümün başlarında teorik çerçevede belirtildiği gibi BT'nin örgüt yapdan üzerine etküerinden bir başkası da kimi bölümlerin daha fazla önem kazanması ve ön plana çıkmasıdır. Ülkemiz ticaret banka örgütlerinde bu durum sorgulandığında, özellikle bdgi işlem merkezleri, organizasyon, eğitim ve personel veya insan kaynaklan bölümünün önem kazandığı gözlenmektedir. Örgütsel değişim süreciyle baş etmekle mükellef olan bu birimlerin, kimi zaman aralarında belli bir iş bölümü ve eşgüdüm sağlanamadığı için çatışmaya152 girdikleri ve gerek otomasyon sürecini, gerekse örgütün akdcı yapılanma sürecini sekteye uğrattıklarına tanık olunmaktadır. u l Çatışmanın yönetimi için bkz. Birol Bum in, İşletm elerd e O rganizasyon ve Ç atışm anın Y önetim i, Gazi Üniv. î k t ve ld.Bil.Fak. Büro Basımevi, 1990, s.129-140. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel E tkileri 303 Tablo 85 Türk Ticaret Banka Örgüt Yapılarında Yer Alan Yeni Bölümler Y eni B ö lü m ler B a n k alar (M -M erk ez Ş-Şnbe) 1. Kredi K artlan Yapı ve Kredi Bankasi(M ), T.Garanti Bankası, İktisat Bankası 2. Bireysel Bankacılık Yapı ve Kredi Bankası(M ) Esbank (M ),Pam ukbank (M), Bank Ekspres (M ), T.D ış Ticaret Bankası,Akbank 3. B ankacılık Hizmetleri Esbank (M ) 4. Perakende Bankacılık Yapı ve Kredi Bankası(M ),T.Garanti Bankası 5. T optan Bankacılık Yapı ve Kredi Bankası(M ) 6. Kurumsal Bankacılık T.Garanti Bankası, Pam ukbank(M ),B ank Ekspres (M) 7. Özel B ankacılık ! iktisat Bankası (Ş) 8. Müşteri İlişkileri Temsilcisi Yapı ve Kredi Bankası(Ş), Pam ukbank (Ş) 9. Fon Yönetimi T.Garanti Bankası, Pam ukbank (M), T. Vakıflar Bankası lO.Pazarlama Yapı ve Kredi Bankası(Ş),T.Garanti Bankası Esbank (M), B ank Ekspres (M), Akbank T.Dış Ticaret Bankası (Ş) 1 l.S tratejik Planlam a Yapı ve Kredi Bankası(M ) 12.Kalite Yönetimi ve İletişim Koordinasyonu Yapı ve Kredi Bankası(M ) 13.Y atırım Bankacılığı Yapı ve Kredi Bankası(M ), Esbank (M) Bank Ekspres (M ), Akbank 14.Risk Yönetimi T.Garanti Bankası 15.M enkul Kıymetler Pam ukbank (M ),iktisat Bankası (M) Özetle, ülkemizde ticaret bankalarının büyük bir bölümü örgütsel yapılarım değiştirme sürecine girmişlerdir. Bilgi teknolojileriyle elde ettikleri avantajların etkisini artırmak ve mevcut kaynaklardan verimli yararlanabilmek üzere, bu yenilenme sürecinde bankalar fonksiyonel ve coğrafik temele dayalı örgütlenmeyi birarada gerçekleştirme yoluna gitmişlerdir. Ülkemizde ticari bankaların örgüt yapılarıyla ilgili yaşadıkları deneyimleri tek tek incelediğimizde, başta belirtildiği gibi rekabet ve dinamik bir çevrede artan istekleri karşılamak üzere yoğun teknoloji desteği alan bu örgütlerin kendilerini değişimin dayanılmaz zorunluluğu içinde bulmuşlardır. Bu-değişimi bir planlı örgüt geliştirme153 mantığı içinde ele alıp, yöneten bankaların çok az sayıda olduğu, büyük çoğunluğun mevcut yapıyı sorgulamadan ve değişimi bir yenilenme süreci olarak algdamadan, yalnızca eski yapıya yeni bölümler ekleme ya da çıkarma yoluyla hareket ettikleri 133 Planlı örgüt geliştirme felsefesinin gerçekleştirilmesinde izlenmesi gereken adım lar için bkz. Bumin, a-g.e., s.37-53. 304 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim gözlenmektedir. Oysa örgütlerin postmodemizme geçişin sancılan ancak, bu yaklaşanla değil, "değişim mühendisliği" ve bunu destekleyen "toplam kalite yönetimi" felsefesi ve "sürekli öğrenme sürecini" yaşatarak geliştirilen bir yaklaşımla ve bu yaklaşanın bankanın her düzeyindeki çalışanlarına benimsetilmesiyle giderilebilecektir. b. Yönetim Süreçleri Bilgi teknolojilerinin banka örgütlerinde örgütsel yapıyı oluşturan unsurlar kadar, bu yapıyı işleten karar alma ve iletişim gibi yönetsel süreçlerini yeniden şekillendirmekte ve değişime uğratmaktadır. Bu kısanda yönetim süreçleri olarak bankaların Avrupa Tek Pazar'ına uyum sürecinde önemli katkısı olabilecek karar alma ve iletişim süreçlerini nasıl değiştirdiği, bu süreçleri etkilileştirmek üzere bankaların BT ve BS olanaklarından hangi ölçülerde yararlanabildikleri ele alınacaktır. 1) Karar Alma Süreci Çalışmanın ikinci bölümünde detaylı olarak belirtildiği gibi, temelde bilgi teknolojileri karar almaya esas oluşturan bilgileri sağlamanın ötesinde bu bilgileri kararlara dönüştürme ve azından yapılabildiği ölçüde kimi kararlan sistemlere aktarmada destek sağlamaktadır. K arar destek sistemleri adı altında geliştirilen bilgi sistemlerine başlangıçta programlanabilir kararlar aktanlabilmekteydi. Bugün bu sistemler geniş ve etkili bir yönetim bilgi sistemine dayah olarak geliştirilerek hem rutin, hem de y an programlanabilir nitelikteki kararlara destek sunabilmektedir. Bankalarda yürütülen işlerle ilgili alınan kararlar, programlana­ bilir yan programlanabilir ve programlanamayan nitelikte olmak üzere üç grupta toplanabilir. Yönetsel düzeylere göre karekterize edilebilen bu kararlan, rutin günlük yürütülen işlerle ilgili kararlar, bankanın temel işlevleri arasında yer alan kredilendirme kararlan ve BT olanaklanyla uygulamalan artan fon yönetim kararlan olarak sınıflandırabiliriz (Şekil 4 2 ). BT banka örgütlerine herşeyden önce, kararlara esas olacak tüm veri ve bilgileri toplama, analiz etme ve sunmada yardımcı olur. Şekil 42’de görüldüğü gibi, banka örgütlerinde geliştirilen bilgi sistemleri alt, orta ve üst yönetim düzeyinde alınan kararlan sistem içinde gerçekleştirmek suretiyle, her düzeydeki yöneticilere zaman kazandırmaktadır. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 305 Şekil 42 Banka Örgütünde Yönetsel Düzeylerde Alman Kararlar Bu çerçeve içinde BT'ne önemli yatırımlarda bulunan ülkemiz ticaret bankalarındaki mevcut durum incelendiğinde, bunların hemen hemen çoğunda, rutin günlük işlere yönelik kararlara destek sağlayan veri işleme sistemlerini kurdukları gözlenmektedir. 1980'li yıllardan sonra rekabete açılma nedeniyle jirün ve hizmet çeşitliliğine giden bankaların bu sistemleri, mevcut teknolojik ürünlerden yararlanma çabası içinde gerçekleştirdikleri görülmektedir. Nitekim bir ATM hizmeti sunma bir SW IFTlden yararlanma ya da EFT sistemine üye olmak için, herşeyden önce alt yapı olarak veri işleme sistemini kurmak gerekir. Bu temel üzerine oturan yönetim bilgi sistemi, için henüz tüm bankaların sahip olduğunu söylemek güçtür. Ayru şekilde karar destek sistemi ve uzman sistemler henüz oldukça az sayıda bankada kurulmuştur. Nitekim çalışmanın ikinci bölümünde yer verilen araştırmada, yer alan 13 ticari bankadan alınan yanıtlar bu görüşleri desteklemektedir. 1994 yılı itibarıyla "Türkiye'de ilk .100 Bilgisayar Kullanıcısı" arasında yer alan toplam 13 bankanın bu çalışma çerçevesinde yapılan "Türkiye de Faaliyet Gösteren Belirli Kuruluş­ larda Bilgi Teknolojileri ve Bilgisayara Dayalı Bilgi Sistemlerinin Yönetim Alanında Kullanım Düzeyini Tesbit Araştırması'na verdikleri yanıtlar, bu bankaların tamamında veri işleme sistemlerinin kurulduğunu göstermektedir. 1993 yılı itibarıyla ülkemizde mevcut banka sayısının 71 olduğu göz önüne alındığında, çalışmanın birinci araştırmasına katılan bu 13 bankanın, tüm evren içinde %18 i temsil ettiği söylenebilir. Buradan hareketle, birinci araştırmada yer alan banka sayısı toplam bankaların %18'ini temsil etse de 13 bankanın yer aldığı 306 Bilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim ömeklem içindeki bankaların sahip oldukları bilgi sistemleriyle ilgili yanıtlarının oransal olarak değeri anlamlıdır. Tüm bankalar için %18 i temsil etme gücü olan bu 13 bankanın %85'i yönetim bilgi sistemlerim; %46'sı karar destek sistemlerini, %31'i yönetici destek sistemlerim ve ancak %8'i uzman sistemleri kurduklarım belirtmişlerdir. Bu sonuçlar; genel olarak tüm bankaların veri işlem sistemlerine sahip olduklarım, önemli bir kısmının yönetim bilgi sistemim kurduklarım ancak, karar destek, yönetici destek ve uzman sistemlerine bu yoğunlukta sahip olmadıklarım göstermektedir. Dolayısıyla, bankaların karar verme süreçlerim desteklemek üzere bilgisayarlardan yararlanma düzeyinin düşük kaldığı söylenebilir. Bankalarda bilgisayarlar, karar alma sürecine veri işleme ve yönetim bilgi sistemleriyle nitelikli bilgileri zamanında sunmak suretiyle katkıda bulunmak­ tadırlar. Diğer taraftan rutin ve yan programlanabilir nitelik taşıyan ve kimi istatistiki metotlar ve modeller kullanarak analizlere dayalı olarak oluşturulan kararların bilgisayarlara aktarıldığı gözlenmektedir. Bu kararlara örnek olarak, Pamukbank ve İktisat Bankası'nın mevduatları belli bir ortalama düzeyin üstünde olan müşterilerine kaza sigortası verme kararının bilgi sistemi içinde verilmesi gösterilebilir. Aynı şekilde kredi tahsisinde ve izlenmesinde bu sistemlerden karar desteği alınmaktadır. Ülkemizde ticari bankaların stratejik düzeyde kredilendirme ve fon yönetimi ile ilgili politikalar oluşturmada henüz karar destek sistemleri ve uzman sistemlerden yararlanmadıkları gözlenmektedir. Çalışmanın teorik açıklamalar bölümünde belirtilen bilgisayar kullanımıyla örgütlerde daha önce üst yönetim kademesinin yetkisinde olan kararların bilgi sistemlerine aktarılarak daha alt kademelerine göçerilmesi olgusunun, ülkemizin ticaret bankaları içinde geçerli olduğu görülmektedir. Nitekim daha önceleri para tahsil etme yetkisi olmayan banka görevlilerinin bilgisayar destekli veri işleme sistemleri desteğiyle, kendilerine tanınan bu yetkileri kullandıkları ve belli limitlere kadar üst makamın onayı olmadan kredilendirme yetkisine sahip olduk­ ları gözlenmektedir. Ancak, bilgi sistemi içinde riski enaza indirgenen bu durum bankalarımızda karar vermenin merkezileşme yapısının ortadan kalktığım göstermemektedir. Çünkü henüz denetimi de sistem içinde yapılan ve riski enaza indirgenen kararların alt kademelere devredildiği görülmektedir, hâlâ önemli risk taşıyan kararlar, merkezin tekelinde bulunmaktadır. 2) İletişim Süreci Bilgi teknolojilerine dayalı yeni ürün ve hizmet çeşitliliğine kavuşan banka örgütlerinde iletişim işlevi, oldukça önemli duruma gelmiştir. Paranın günlük, gecelik hatta anlık değerlendirilmesi, bankalar için alt yapı olarak etkili bir iletişim ağma sahip olmayı zorunlu kılmaktadır. Geleneksel olarak, yalnızca B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 307 telefon ve telekse dayalı iletişimin yerini bugün çevrimiçi (offline) ve çevrimdışı (online) iletişim almıştır. Bankalar örgüt içinde ve dışında diğer kurum ve bireylerle iletişimde bulunmak üzere LAN-Local Area Network ve WAN-Wide Area Network- ağlar kurmaktadır. Diğer taraftan elektronik bankacılık . uygulamaları olarak, elektronik fon transferi (EFT), otomatik para ödeme makinalan (ATM), SW IFT, ev-ofis ve telefon bankacılığı bu tür ağlara sahip olmayı gerektirmektedir. Bilgisayar destekli çalışan bu ağlar, her an bilgi işleme, saklama ve iletme olanağıyla gerek örgüt içi, gerekse örgüt dışı iletişim de devrim yaratmaktadır. Bu olanaklarla en ücra yerleşim alanında bulunan müşteriler telefon hattı ya da bilgisayarları aracılığı ile mensubu olduğu bankadaki hesabına erişebilmekte ve gerekli talimatları vererek isteklerini gerçekleştirebilmektedir. Nitekim ATM'ler aracılığıyla banka hesaplanna erişen müşteriler de aynı esnekliğe kavuşarak 24 saat bankalarından hizmet alabilmektedir. Ülkemiz ticaret bankaları da bilgisayar ve iletişim teknolojisinin sunduğu olanaklardan yararlanarak ülke çapmda LAN ve W AN ağlar kurarak iletişim sürecinde önemli aşam alar kaydetmişlerdir. Bu geüşmede ülkemizin 1980'li yılların ortalarında kaydettiği iletişim alt yapısı olanaklarının payı büyük olmuş­ tur. Ülkenin her köşesine telefon hizmetlerinin götürülmesi ve PTT' nin TURP AK ve X.25 gibi protokollerle kuruluşlara iletişim hatları sunması, bu gelişimi hareketlendiren faktörler olmuştur. Gerek donanım (bilgisayar ve iletişim araçları), gerekse yazılım (elektronik postalama) olanaklarına kavuşan ülkemiz ticaret bankaları banka içi ve dışı iletişimde hız, güvenlik ve düzenlilik sağlama olanağına kavuşmaktadırlar. Ancak çalışmanın teorik açıklamalar bölümünde belirtildiği gibi elektronik posta yoluyla iletişimden istenen sonuçların alınabilmesi için, herşeyden önce bankaların gerek kendi bünyelerinde gerekse diğer kurum ve kuruluşlarla iletişiminde bu yeni teknolojik olanaklar göz önüne alınarak nasıl bir yol izleneceğinin iyi düşünülüp tasarlanması gerekir. Aksi halde her an açık olan bu tür iletişim olanakları bankanın güvenliğini ve etkililiğini ortadan kaldıran sonuçlar doğurabilir. Bu husus kurulacak yönetim destek sistemlerinin (veri işleme, bankalarda yönetim bilgi, karar destek ve uzman sistemlerinin) tasarımında dikkate alınması ve özen gösterilmesi gereken önemli konular arasında yer alır. Ülkemiz ticaret bankalarının PTT'nin sunduğu iletişim alt yapışma dayah olarak kendi iletişim ağlarım kurduklarına tanık olmaktayız. Ancak gerek zaman zaman bu altyapıdan kaynaklanan aksaklıklar, gerekse bunların yukarıda söz edilen hususa dikkat gösterilmediğinden iletişimde kesintiler, beklemeler gibi sorunlar yaşanmaktadır. İletişimde yaşanan bu sorunların ortadan kalkması PTT'nin sunduğu iletişim hizmetlerinin iyileştirilmesine bağlı olduğu kadar 308 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim bankaların kendi örgütlerinde kurdukları iletişim ağını sürekli gözden geçirmelerine, yeni teknolojik olanaklarla desteklenmesine, bu yeni olanaklar ile örgütü mevcut yapısı arasmda uyum sağlamasına ve her türlü değişikliğin çalışanlara benimsetilmesine bağlıdır. Aynı şekilde, bu yeni gelişmelerin örgüt içi iletişim sürecine etkilerinin iyi tesbit edilmesi ve yönetilmesi, başarılı iletişim için zorunluluk olmaktadır. Ülkemiz ticaret bankalarının bu yeni iletişim olanaklarıyla kendi iç iletişim sürecinde meydana gelen değişime bakıldığında ilk göze çarpan durum, banka çalışanlarının önlerinde bulunan terminaller aracılığı ile mesai arkadaşlarıyla ve müşterileriyle doğrudan iletişimi kurabilmeleridir. Aynı şekilde bankada kurulan ofis otomasyonuyla elektronik posta iletişim olanaklarına kavuşan banka çalışan­ ları, yöneticileriyle her an iletişime girme olanağı elde etmektedir. Örgüt içinde iletişimin bilgisayar ortamında elektronik posta yoluyla gerçekleştirilmesi çalışanlara çalışma esnasında telefon ya da yüz yüze iletişimin olumsuzlukları olarak, iletişim anında işi durdurma ve konstransyonu bozma gibi durumları ortadan kaldırmakta ve personele daha kesintisiz çalışma zemini sunmaktadır. Personel ya da yöneticiler kendilerine gelen mesajları bilgisayarları aracılığıyla istedikleri zaman elde edebilmektedirler. Nitekim araştırma snasında bilgi teknolojilerini yoğun olarak kullanan bir banka yetkilisi ile yapılan görüşmede tesbit edilen gözlem, bu teknolojilerin yöneticilere iletişimde nasıl esneklik sağladıklarım çarpıcı bir biçimde ortaya koymaktadır. Banka düzeyinde ofis otomasyonu çerçevesinde elektronik postalama sistemini kuran ve kullanan bu bankanın yetkilisi, kendisiyle görüşme yaptığımız süre içinde gelen mesajların bilgisayarına aktarılmasına özen göster­ miş ve telefon ya da sekreteri aracılığıyla görüşmenin kesilmesine engel olmuştur. Nitekim yetkilinin görüşmede yaşanan zaman boşlukları içinde, kendisine ulaşan mesajları göz ucuyla bilgisayar ekranından gözden geçirdiği gözlenmiştir. Diğer bankalarda görülmeyen bu uygulama araştırma esnasında görüşmenin her ne nedenle olursa olsun kesintisiz daha rahat bir ortamda yapılmasını olanaklı kılmıştır. c. İş K apsam ı ve Personel Buraya kadar anlatılan gelişmelerden görüldüğü üzere bilgi teknolojilerinin ülkemiz banka örgütlerine girmesiyle bir taraftan, klasik mevduata dayalı banka anlayışından ürün ve hizmet çeşitliliğinin yaşandığı bireysel ve elektronik bankacılığa doğru geçiş süreci yaşamakta, diğer taraftan bu değişimle birlikte, bankalarda yapılan işlerin niteliği, örgütlenme biçimi ve bu işleri yürüten personelin nitelikleri değişmektedir. \ B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 309 Bilgi teknolojileri kullanılmadan önce büyük ölçüde kağıda-kaleme dayalı olarak hesap makineleriyle yapılan bankacılık işleri olarak; hesap açma, kapatma, para yatırma, çekme; hesaplar arasmda transfer sağlama, kredilendirme gibi rutin ve günlük işlemleri kayıtlara geçirme ve gün sonu hesap tutturm a ön planda bulunmaktaydı. Herhangi bir hata nedeniyle hesaplan tam olarak tuttura­ mayan personel bu sağlanıncaya kadar mesaide kalmak zorundaydı. Günümüzde kağıt ve kaleme dayalı bu çalışma ortamından bilgisayarların kullanıldığı elektronik ortamlarda çalışmaya geçişle birlikte; öncelikle bankacı­ lığın bu rutin işlevleri banka içinde geliştirilen veri işleme sistemlerine aktarılmış; yönetim için raporlar sunmak üzere yürüten işlevler yönetim bilgi sistemleriyle yürütülür olmuş ve bu sistemler üzerine kurulan karar destek sistemleri, bankanın her düzeyinde çalışan yönetici ve diğer personelin karar alma işlevini yerine getirmesinde destek sunmuştur. Bankalarda EFT, ATM , ofis-ev-telefon ve yatırım bankacılığı gibi yeni uygulamalarla birlikte ortaya çıkan yeni işlerin yürütülmesi için, bir taraftan bu işleri yürütmek üzere yeni bölümler kurulurken, diğer taraftan istihdam edilen personel niteliksel ve sayısal değişime uğramıştır. Ülkemizde faaliyet gösteren ticaret bankalarında da belirtilen değişimlerin izlerini görmek mümkündür. Örgütsel yapıdaki değişimin aktarıldığı bölümde bahsedildiği gibi, BT olanaklarıyla bankalarımızda kurulan fon yönetimi, kredi kartlan, bireysel bankacılık müşteri ilişkileri temsilcisi, risk yönetimi, özel ve toptan bankacılık, stratejik planlama ve pazarlama gibi yeni bölümler bankacılık işlerinin çeşitlenmesine, kapsamlarının genişlemesine neden olmuştur. Bu değişim süreci başta îş Bankası, Yapı Kredi Bankası ve Vakıflar Bankası gibi şube sayısı büyük ticari bankaların örgütsel olarak yeniden yapılanma sürecine girerek, yeni iş tanımlan ve görevler tahsis ettikleri görülmektedir. Müşteri ilişkileri temsilcisi, pazarlama ve istatistik uzmanlan bankalarımızda istihdam alanı bulan yeni görevler arasmda sayılabilir. Teknolojinin işgücünün vasıflılaşma ya da vasıfsızlaşmaya neden olma görüşü ile ilgili tartışmayı, büyük hacimlerde teknolojik yatırıma giren ülkemiz ticari bankalan çerçevesinde incelediğimizde bilgi teknolojilerinin bir taraftan, banka görevlilerinin üstlendikleri işleri bilgi sistemlerine aktarmak suretiyle vasıfsızlaşmalanna neden olduğunu; diğer taraftan artan ve çeşitlenen hizmet ve ürünleri sunabilmek için daha kapsandı analizler gerektiren çalışma ortamının doğurduğu istatistiksel, finansal ve yönetsel analizler yapabilen, en azından BT desteği ile yapdan bu analizleri yorumlayıp, karar süreçlerine aktaran nitelikteki personelin istihdamın artırdığım görmekteyiz. Nitekim 1992 yılı itibarıyla bankacılık sektöründe çalışan personelin %50'sinin fakülte ve yüksek okul mezunu oluşturmaktadır. Banka yönetim 310 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim kademesinde çalışanlarda bu oran %72'ye kadar yükselmektedir. Yıllar itibarıyla bankalarda istihdam edilen yüksek okul mezunu personel sayısı artarken, ilkokul ve orta öğretimden mezun personel sayısı azalmaktadır. Diğer taraftan yüksek okul ve fakülte mezunlarının %68.7'si İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi mezunu iken, ancak %6.9'u bankacılık eğitimi veren okullardan gelmektedir.154 Bu sonuç ülkemizde doğrudan doğruya bankacılık eğitimi veren okulların sayısal olarak az olduğunu göstermektedir. Çoğunluğu iktisadi ve idari bilimler fakültesinden mezun olan personelin, bilgisayar ve bilgi sistemleri bakımından okullardan aldıkları eğitim düzeyi incelendiğinde ise, bu personelin "Bilgisayara Giriş ve Programlama" başlıklı derslerde daha çok bilgisayar ve BASIC, COBOL gibi programlama dilleriyle kelime işlemci, veritabanı yönetimi ve elektronik tablolama gibi paket programlan kullanımım öğrendikleri görülmektedir. Bu bölümlerde bilgi teknoloji ve sistemlerinin nasıl bütünleştirilmesi gerektiği, bu yeni yönetsel işlerle teknolojilerin getirdiği örgütsel değişimi yönetmek üzere neler yapılması gerektiği konularında ufuk açıcı derslere henüz yer verilmediği görülmektedir.155 Nitekim yapılan bir araştırmada banka görevlileri işe ilk başladıklarında eksiklik duyduklan bilgi alanlan sıralamasında bankacılık işlemleri, terimleri, muhasebesi ve yabancı dilin yanı sıra bilgisayan saymışlardır.156 Banka çalışanlarında göze çarpan bir başka gelişme, özellikle özel bankalar­ da lisanüstü eğitim yapan personel sayısındaki artıştır. Nitekim 1986-92 döne­ minde kamu kesiminde yüksek lisans ve-veya doktora yapan personelin oram %30'dan %50'ye çıkarken aynı dönemlerde özel bankalarda bu oranın %40 dan %100 e yükseldiği görülmektedir.157 "Bireysel bankacılık" ve "müşteriye yönelik olma " anlayışı içinde çalışmaya başlayan ticaret bankalarının personelden beklenen bir başka nitelik de kaliteli hizmet çerçevesinde güleryüz ve iyi ilişkiler kurabilme özelliklerine sahip olmasıdır. Bu çerçevede, banka personelinin halkla ilişkiler konusunda eğitimi önem kazanmaktadır. Bu niteliği kazandırmak üzere gerek lisans ve yüksek lisans düzeyinde yürütülen eğitim programlarına gerekse bankalarda düzenlenen hizmetiçi eğitim programlarında halkla ilişkiler konusuna yer verildiği görülmek­ tedir. Özellikle bankalarda verilen hizmetiçi eğitim programlarında yer alan müzakere teknikleri, örgütiçi ilişkilerde iletişim etkililiği, insan ilişkileri, zaman yönetimi ve stres yönetimi gibi derslerle personele yeni nitelikler kazandırılmaktadır.158 154 Emine Oriıaner, "B ankacılık Sektöründe İstihdam ve Eğitim Durumu", B a n k acılar D ergisi, S .1 5 ,1995, s.29. 135 K aya Bensğhir, a-g.e. 134 Orhaner, a-g.e., s.30. 137 Uzkesici, a.g.e., s. 154. 1311994 E ğ itim P ro g ra m la n , Türkiye Bankalar Birliği,1994, Ankara. B ilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 311 Bilgi teknolojilerinin sunduğu olanaklarla zaman ve mekan k ısıtlılığının olumsuzluklarından kurutulan bankacılık alanı; bir taraftan ürün ve hizmet çeşitliliğine giderek ve hizmetlerini kesintisiz sunarak rekabet üstünlüğü sağlarken, diğer taraftan, hem banka içinde gereksinim duyduğu personel sayısında, hem de işgücü maliyetlerinin nispeten ucuz olduğu coğrafik alanlarda hizmet vermek suretiyle personel harcamalarım düşürerek maliyet avantajı elde etmektedir. Bankalarda bilgi teknolojilerinin personel istihdamında yarattığı düşmenin nedeni bilgi işleme, saklama nakletme ağırlıklı rutin ve günlük yapılan işlerin bilgisayar ortamına aktarılması ve bu teknolojilerle donatılan personelin "esnek uzmanlaşma" çprçevesinde birden çok işi yapabilir duruma gelmesidir. Nitekim banko ya da gişe görevüsi bankalarda yalnızca para tahsil etmek, veya hesap açmak, havale işlemlerim yürütmek gibi bir tek işi değil, müşterinin ihtiyacına göre mevcut bilgisayarı ile kolaylıkla her türlü işi yapabilmektedir. Bu durum müşterilerin bankolar önünde değişik masalarda yürütülen işlemleri tamamlamak için banka içi trafiğim ortadan kaldırarak ve böylece tüm masalarda bekleyen uzun kuyrukları yok ederek bankalarda hizmet kalitesini yükseltmektedir. Çok işlevli çalışan banko personeli, önünde bekleyen müşterilerin ilk gelen ilk hizmeti alır (FIFO- First in First Out) prensibiyle mevcut banka görevlilerine dağılımım yürütme ve yönetmede bilgisayar ortamında yürütülen kuyruklama programından yararlanılmaktadır. Ülkemizde faaliyet gösteren ticaret bankalarında istihdam edilen personel sayılan incelendiğinde, 1980'li yılların ortalarından itibaren artış hızının azal­ dığım BT'ne yoğun yatıranların yapıldığı 1990'h yıllarda ise, istihdamda azalmanın başladığı görülmektedir (Tablo 86). Kamu ve özel ticari bankalarında 1985 ve 1994 yıllarında personel sayısındaki değişim incelendiğinde her iki kesim- de de istihdam edilen personel sayısında azalma olduğu görülür. Ancak bu azalma kamuda, özele göre biraz daha fazladır (Tablo 87). 1980'Ierde başlayan ve 1990'larda hız kazanan küreselleşme ve uluslararası piyasaların birbirine entegre olması yönündeki gelişmelerle artan rekabet ortamında çalışmak durumunda kalan ülkemiz ticaret bankaları da, Avrupa Birliğine üye olma sürecinde gerekli değişime ve yenilenmeye ayak uydurma çabasına girmişlerdir. Bankalar bu yenilenme sürecinde en büyük desteği, bilgi teknolojilerine yapılan yatırımların getirilerinden ve bu teknolojilerin etkili kullanımından almaktadırlar. 1 312 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Tablo 86 Türkiye'de 1985 -1994 Döneminde Banka Personel Sayısında Değişim Y ıllar P e rso n e l Sayısı Değişim % 1985 145,210 - 1986 151,200 4.1 1987 156,924 3.6 1988 159,088 1.3 1989 161,018 1.1 1990 162,054 0.6 1991 160,819 (-0.7) 1992 154,519 (-4) 1993 151,445 (-0 .0 2 ) 1994 146,248 (-0 .0 3 ) K aynak: Bankalarım ız 1985 - 1994, T ü rk iy e B a n k alar Birliği Y a y ın la n Tablo 87 Türkiye'de Kamu ve Özel Ticaret Bankaların Personel Sayısında Değişi (1985-1994) Y ıllar K a m u T ic a re t B ankaları Ö zel T ic a re t B a n k a la n 1985 79,619 62,490 1994 74,462 59,161 Değişim (1985-1994) 5,157 3,329 D eğişim % (-6 ) (-5) K ay n ak : Bankalarım ız 1985,1994: T ü rk iy e B a n k alar B irliği Y a y ın la n Nitekim bugün ülkemizde önde gelen ticaret bankaları, yeni teknolojilere yaptıkları yatırımlarla özel Avrupa Ülkelerinde faaliyet gösteren pek çok bankaya fark atmışlardır. Bu olumlu avantajın sürdürülebilmesi için; değişimin yalnızca teknolojiyi elde etmekte olmadığı, bu teknolojiyi kullanacak personelin yetiştirilmesinin ve teknolojiyle birlikte gelecek değişimin yönetilmesinin gerekliliği gözden kaçırılmamalıdır. Avrupa Birliğine girme hazırlığı içinde bulunan ülkemiz bankalarında özellikle 1990'h yıllardan itibaren bilgi teknolojilerine önemli yatıranlar yapılmış olmasına rağmen, faaliyet giderleri diğer üye ülkelerden oldukça yüksektir. Nitekim personel giderleri düşük olan ülkelerde şube başma düşen personel sayısı Fransa'da 2, Ispanya'da 9 ve Belçika'da 14 iken, ülkemizde 23 civarındadır. Yukarıda sunulan tablolardan görüldüğü gibi, 1990'lı yıllarda personel sayısında azalma başlasa da henüz ülkemiz Avrupa Topluluğuna üye ülkeler içinde şube başma düşen personel Bilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri 313 sayısı yüksek olan Portekiz ve Danimarka gibi ülkeler arasmda bulunmaktadır. Diğer taraftan ülkemiz bankalarında istihdam edilen şube başma personel sayısı bu topluluğa üye Yunanistan'ınkinden daha düşük kalmaktadır. Şube başına düşen personel sayısı 32 olan Yunanistan, topluluk içinde İngiltere ile aynı düzeyde bulunmaktadır.159 Ülkemiz ticari bankalarında istihdam edilen personelin cinsiyet bakımından değişimi incelendiğinde, kadın personelin erkeklere oranlara daha fazla arttığı görülmektedir (Tablo 88). Tablo 88 Türkiye'de Ulusal Ticaret Bankalarında Çalışan Personelin Cinsiyete Göre Dağılımı (1985-1994) Y ıllar K ad ın % E rk e k % T oplam 1985 21,586 34.5 40,904 65.5 62,490 1994 22,947 38.8 36,214 61.2 F a rk 1,361 (- 4690) (-3329) F a rk % 6 (-1 1 ) (-5 ) 59,161 K aynak: Bankalarımız 1985, 1994 T ü rk iy e B a n k alar Birliği Y ay ın lan Ülkemizde Ulusal ticaret bankalarım karekterize eden temel özellik, personelin yaş ortalamasının genel olarak düşük olmasıdır. Bankalarda son yıllarda genç kuşakların istihdam edilmelerinin bir sonucu olan bu politika ile, özellikle özel kesim ticaret bankalarında yeni teknolojileri kullanabilecek bilgi ve beceri sahibi gençleri istihdam edildiği gözlenmektedir. Hatta kimi bankalar yönetici adayları kadroları açarak, sınavlarla seçmek yoluyla bu alanlara geleceğin banka yöneticilerini istihdam etmektedirler. Özetle, bankalar yeni yapılanma sürecinde bir taraftan genç, bilgi teknolojilerini etkili kullanabilecek, analiz yapma ve karar verme yetisi yüksek personel istihdamına giderken, diğer taraftan özellikle bankada hizmet gören ve rutin nitelikteki işleri yürüten personel sayısında indirime gitmektedir. Bankacılık alanında istihdam politikasında göze çarpan bir başka değişim de, nitelikli kadın personelden yarım zamanlı istihdamla yararlanma yoluna doğru gidişin başlamış olmasıdır. Nitekim son zamanlarda ulusal bir gazetede Garanti Bankası tarafından "Günde 4 Saat Bankacı Olun" çağrısıyla verilen iş ilam, bu sürecin açıkça başladığını göstermektedir160. Esnek çalışma zamanı sunan bu gelişme ile bir taraftan, bankalar nitelikli personeli çekebilme olanağı elde ederken; öte yandan çalışanlar da günün belirli zaman dilimlerinde farklı işlerde çalışabilme esnekliği elde etmektedir. 159 M elike Alparslan, N uran D urm az ve Gülgün Koç: "T ürk Bankacılık Sistemi Seçilmiş OECD Ülkelerinin Bankacılık Sistemlerinin Karşılaştırılması", T ürkiye B a n k a la r Birliği, 15 Haziran, 1995, s. 11. 1MM illiyet G azetesi, 13 Ağustos 1995, s.10. DEĞERLENDİRME VE SONUÇ Kalkınmışlık düzeyine bakılmaksızın yeni dünya düzeninde varlığım refah ve güvenlik içinde sürdürmek isteyen tüm dünya ülkelerinin toplumsal, ekonomik ve siyasal alanına hızla nüfuz eden bilgi teknolojilerine ve bu teknolojilerin sunduğu yeni olanaklara kapısını açtığım görmekteyiz. Gelişmiş ülkelerin dünya ölçeğinde bu konumunu devam ettirme; gelişmekte olan ve henüz gelişmemiş olan ülkelerin de yeni teknolojik devrimin sağladığı olanaklarla sanayileşmede yakalayamadıkları kalkınma fırsatını elde etme çabasına girdikleri dikkat çekmektedir. Bu amaçla aralarında ülkemizinde bulunduğu pek çok ülkede bilgi teknolojilerine ve özellikle bilgisayar ve iletişim araçlarına çok büyük miktarlarda yatırımlara gidilmektedir. Öte yandan bu yatırımlara ilaveten, yeni teknolojileri etkili olarak kullanabilecek nesillerin yetiştirilmesi amacıyla bilgi teknolojileri eğitimi de gittikçe daha â z l a önem kazanmaktadır. Dünya ekonomisinde küreselleşmenin yaşandığı yeni dünya düzeninde bilgi teknolojilerinin en çarpıcı ürünlerinden olan "Internet", dünyanın en ücra köşesinde bulunan bilgi kaynaklarına erişimi kolaylaştırarak, ekonomik ve siyasal arenada yeni tartışmaları ve oluşumları da beraberinde getirmektedir. Nitekim artık bilgi teknolojileriyle dünya ekonomisinin hızla bilgi ekonomisine doğru gittiği; ülkelerin artık zengin-fakir olmak üzere ayrımlarının ortadan kalktığı ve bunun yerine bilgili-bilgisiz toplum ayırımının ön plana çıktığı; sermayenin aynı beceri için daha düşük ücretlerin istendiği yere gideceği ve böylece az gelişmiş bölgelere daha fazla kaynak aktarılacağı ve kısa bir süre sonra eşit işe eşit ücret ilkesinin gerçekleştirilebileceği gibi çok sayıda yeni tartışmaların yapıldığına rastlamaktayız. Öte yandan bilgi teknolojileri alanındaki geüşmeler toplumlan sanayi toplumundan sanayi ötesi postmodern toplum düzeyine taşırken, içinde bulunan örgütleri ve bunların gerek yapılarım gerek yönetim süreçlerini de beraberinde değişime sürüklemektedir. Nitekim artık sanayi toplununum hiyerarşik kaü örgüt yapılan yerini işbirliğine dayalı esnek 316 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim ilişkilerin varlık bulduğu ad hoc yapdara bırakmaktadır. Örgüt yapılarına işlerlik kazandıran karar alma ve iletişim gibi yönetsel süreçler de değişimden payım almaktadır. Bilgi ve bilgi teknolojilerinin ön plana çıktığı bu yeni toplumsal aşamada örgütler, bu teknolojilerden yönetim destek sistemleri başlığı altında toplanabilen bilgi sistemleri yoluyla 21. yüzyıla rekabet üstünlüğü ile girme savaşı vermektedir. Ancak sürekli artan kapasite ve yetenekleriyle örgüt ve yönetim alanına sundukları olanakların artmasıyla vazgeçilmez olan bilgi teknolojileri, bir taraftan sorun çözücü olarak sanlan araçlar olurken, diğer taraftan örgütsel değişimi harekete geçirmeleri nedeniyle sorun yaratan unsur olarak kendini göstermektedir. Nitekim bu teknolojder girdiği örgütlerde değişimi başlatan ve hızlandıran bir unsur olmaktadır. Bu noktada eski-yeni doğrular; eski kuşakgenç-kuşak çatışması sıkça rastlandan bir olgu olarak ortaya çıkmaktadır. Bdgi teknolojderiyle gelen bu değişim ve çatışmalar son yıllarda örgüt ve yönetim teorisi, sosyoloji, psikoloji ve davranış bilimleri alanında inceleme konusu olmaktadır. Bdgi teknolojderi ve sistemleri mevcut yapdan ve kullanım alanları gereği, esasen disiplinler arası çalışmanın ürünü olarak gelişmekte, yetenekleri artmakta ve toplumsal yaşama giderek daha hızla nüfuz etmektedir. Dolayısıyla bunların gündeme getirdiği etkder de disiplinler arası çalışmayı zorunlu kılmaktadır. Bilgi teknolojderinin özellikle II. Dünya Savaşı"ndan sonra daha güvenilir olmaları ve ucuza imal edilmelerinin sonucu olarak yönetim alanında yaygın olarak kullanılmaya başladığı dönemlerden günümüze kadar, örgütler bu yeni teknolojik ürünlerden farklı aşamalardan geçerek yararlanmaktadır. Bu aşamalar yönetim destek sistemleri başlığı altında toplanan bdgi sistemlerinin geliştirilip kullanılmasına koşut bir gelişme göstermiştir. Dolayısıyla bu teknolojderden ve bunların desteklediği sistemlerden ilk defa örgütün en alt operasyonel düzeyindeki işleri desteklemek üzere yaralanılmıştır. Veri işleme sistemi olarak adlandırdan bu bilgi işlem sistemleri, zamanla gerek donanım gerek yazılım alanındaki gelişmeye paralel olarak yapısal değişime uğrayarak,önce yönetim bdgi sistemi ardından karar destek sistemleri ve daha sonra spesifik ihtiyaçları karşılamak üzere yönetici destek ve uzman sistemleri olarak kendini göstermiştir. Çalışmada bu genel çerçeveden yola çıkarak bdgi toplumu üyesi olma yönünde çaba gösteren ülkemiz örgütlerine bdgi teknoloji ve sistemlerinin yönetim alanında ne ölçüde kullanddığı; bu teknolojderin yoğun olarak kullanddığı banka örgütlerinden yola çıkarak örgüt dünyasında gerek yapısal gerek yönetsel ne tür değişimlerin yaşandığı incelenmiştir. Bu son kısımda tüm bu incelemelerde ulaşdan sonuçlar; bdgi teknolojderi alt yapısı, yönetim destek Değerlendirme ve Sonuç 317 sistemlerini kullanım düzeyi, bilgi teknolojilerinin banka örgüt yapılan ve yönetim süreçlerine etkileri olmak üzere üç başlık alto d a özetlenecektir. Bilgi Teknolojileri A lt Yapısı Çalışmada bilgi teknolojileri alt yapısını ortaya koymak üzere, bilişim personeli ve yöneticileri, BT'ne yatıranlar, kullanılan bilgisayar sistemleri ve iletişim ağlan gibi unsurlar üzerinde durulmuştur. ♦ Ülkemizin BT'ni yoğun kullanan kuruluşlarında istihdam edilen bilişim personelinin toplam personele oram ağırlıklı olarak %1 ile %24 arasında değişmektedir. Bir başka anlatımla ülkemizde BT'ni yoğun kullanan örgütlerin istihdam ettikleri bilişim personel oram toplam personelin henüz ancak 1/4'ni oluşturmaktadır. Öte yandan, bu oranın veri işleme personeli ve programlar için %35'lere çıktığı dikkat çekmektedir. Buna karşın çözümleyici ve proje planlama ve denetleme personeli için %15'ler düzeyinde kaldığı gözlenmektedir. Bilişim personeli sınıf içinde yer alan mesleklerden en fazla veri giriş ve programcı grubunda personel istihdam edilmektedir. ♦ Araştırmaya yanıt veren kuruluşlarda bilgi işlem yöneticileri ve sorumlu­ larının mesleksel dağılımı incelendiğinde; bu sorumluluğu üstlenenlerin çoğun­ lukla (%38.6) elektrik, elektronik, makine, fizik ve kimya olmak üzere mühendis oldukları; bunu sırasıyla bilgisayar mühendisleri, sistem analisti, çözümleyici ve programcıların yer aldığı bilişim elemanları (%30.1) ile aralarında işletmeci ve kütüphanecilerin bulunduğu sosyal bilimciler (%13.3) izlediği görülmektedir. Öte yandan, BİM yönetici ve sorumlularının uzmanlık alanlarına göre dağılımına bakıldığında, ağırlığın (%53) "bilgisayar" alanında olduğu dikkat çekmektedir. Bilişim personelinin meslek ve uzmanlık alanları çapraz ilişkiler tablosuna aktarıldığında bilişim mesleğine sahip olup, bilgisayar alanında uzmanlaşan BİM yönetici ve sorumluların oranının %24.5 olduğu; buna karşın mühendislik mesleğine sahip olup, bilgisayar alanında uzmanlaşanların göreli olarak daha fazla olduğu (%39.6) ortaya çıkmaktadır. Bu sonuç ülkemizde bilişim eleman yetiştiren bilgisayar mühendisliği, sistem analisti, çözümleyici ve programcı gibi bilişim elemanları yetiştiren okulların ülkemizde bu personele olan ihtiyacı henüz karşılayamadığı ve dolayısıyla bu alana oldukça yakın olan mühendislik ve işletme gibi diğer fen ve sosyal alanlardan destek sağlandığı göstermektedir. ♦ Araştırmaya yanıt veren BİM yöneticileri ve sorumlularının bu alanda geçirdiği deneyim yıllan incelendiğinde; %90.3'nün bilişim alanında 20 yıldan fazla deneyimli olduğu ortaya çıkmaktadır. Bu sorgulama faaliyet alanlarına göre yapıldığında, bilişim alanında 20 yıldan fazla deneyimi olan BİM yöneticilerini en fazla istihdam eden faaliyet alanın inşaat ve imalat olduğu görülmektedir. Öte yandan faaliyet alanlarına göre BİM yönetici ve sorumlularının mesleksel dağı­ lımı incelendiğinde yalnızca teknik hizmetler üreten kamu kuruluşlarında 318 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim mühendislerin ağırlıklı olduğu (%19.4), diğer tüm faaliyet alanlarında bilişim mesleğinden gelenlerin çoğunlukta olduğu ortaya çıkmaktadır. ♦ Araştırmada kuruluşların 1993 yılı sonu itibarıyla BT'ne yaptıkları yatırımların 1 milyon ile 100 milyar TL arasmda değiştiği tespit edilmiştir. BT'ne bu büyüklükte yatırım yapan kuruluşların çoğunluğu kamu kuruluşları olurken, özel kuruluşların kamuya göre daha fazla yatınm yaptığı dilimin 100 400 milyar TL olduğu dikkat çekmektedir. Öte yandan bu teknolojilere 800 milyar TL'nin üzerinde yatırım yapan kuruluşların tamamen kamuda yer aldığı görülmektedir. ♦ Bilgi teknolojilerini yoğun olarak kullanan ilk 100 Bilgisayar kullanıcısı arasmda yer alan ülkemiz kuruluşlarının önemli bir bölümü, büyük boy bilgisayar sistemleri ile PC'leri birlikte kullandıklarım ifade etmişlerdir. Bu kuruluşların kişisel bilgisayarı tek başına kullanmadıkları dikkat çekerken orta boy sistemlerin de PC'lerle birlikte kullanıldığı gözlenmektedir. ♦ Araştırmada bilgi teknolojilerini yoğun olarak kullanan kuruluşların bilgisayar kullanım deneyimlerinin ağırlıklı olarak (%60.2) 15 yıla uzandığı dikkat çekmektedir. Bu sürenin yaklaşık olarak ülkemizin dışa açılmaya başladığı 1980'lerin başına karşılık karşılık geldiği görülür. Öte yandan bu kuruluşların %21.7'sinin de 1985 ve 90 yıllan arasmda bilgisayarlaştığı görülmektedir. ♦ Araştırmaya katılan kuruluşlara veri ve bilgi iletmede kullandıklan iletişim ağı. incelendiğinde LAN ve W AN ağın birlikte ağırlıklı olarak (%34.6'smda) kullanıldığı göze çarpmaktadır. Öte yandan, bu kuruluşlara '% 10.3'ünde hiç bir iletişim ağı bulunmadığı görülmektedir. Türkiye'nin ilk 100 Bilgisayar kullanıcısı arasmda yer alan kuruluşlara bu oranda herhangi bir iletişim ağına sahip olmaması dikkat çekicidir. Bu kuruluşlara BT'ne yoğun yatırım yapmalarına karşın henüz bir iletişim ağı kuramamış olmalan bu yatırımlarından beklenen getiriyi istenilen ölçüde elde etmelerinde engel olacağı açıktır. Öte yandan faaliyet alanlarına göre veri ve bilgi iletişim ağma sahip kuruluşlara dağılımı incelendiğinde ülke düzeyinde geniş coğrafik alanda bölge ve şubeler bazında örgütlenen banka kuruluşlarının ağırlıklı olarak W AN ağa sahip oldukları görülmektedir. İnşaat ve imalat kuruluşları daha çok LAN ve W AN ağı birlikte kullanmaktadır. Herhangi bir iletişim ağma sahip olmayan kuruluşlara çoğunlukla teknik hizmetler üreten kamu kuruluşlarıyla, bakanlık hizmet birimleri olması dikkat çekmektedir. Nitekim BT'ne 800 milyar TL'nin üzerinde yatırım yapan bu kamu kuruluşlarının veri ve bilgi iletmede etkililik getiren herhangi bir iletişim ağım henüz kurmamış olmalan üzerinde durulması gereken bir bulgudur. Öte yandan kamu kuruluşlan arasmda iletişim ağma sahip olanlara en çok LAN ve WAN ağı birlikte, özel kuruluşlara ise daha çok WAN ağa sahip olduklan görülmektedir. Değerlendirme ve Sonuç 319 ♦ Örgütler kurum içi ve dışı iletişimde manüel (elle), mekanik, manyetik ortam ve online olmak üzere bu üç yoldan birini ya da bunların kombinasyonlarım kullanmaktadır. Araştırmada kuruluşların örgüt içi iletişimde ağırlıklı olarak (%61.4) online yolu kullandıkları ve bunlar arasında ise özel kuruluşların çokluğu dikkat çekmektedir. Kurum içi iletişimde kullanılan ikinci iletişim yolu, manyetik ve online iletişimin bir arada yer almasıdır. Bu iletişim yolunun ise daha çok kamu kuruluşlarınca kullanıldığı dikkat çekmektedir. Öte yandan kurum içi iletişimde mekanik ve manüel iletişim yolu kullanan kuruluş­ ların sigorta şirketleri ile teknik hizmetler üreten kamu kuruluşları arasmda yer aldığı görülmektedir. ♦ Araştırmada kuruluşlar kurum dışı iletişimde daha çok (%31.1) manyetik ve online iletişim yolunu birlikte kullandıklarını belirtmişlerdir. Kamu kuruluş­ larında mekanik ve manüel iletişim yolunun özel kuruluşlara göre daha fazla olması dikkat çekerken özel kuruluşlarda kurum dışı iletişimde yalnız bâşma online ile, bu iletişim yolunun manyetik ortamla birlikte kullanımının eşit ağırlık­ ta olduğu gözlenmektedir. Öte yandan kurum dışı iletişimde manyetik ve online iletişim yolunu ağırlıklı kullananlar banka ve sigorta kuruluşları olurken online iletişim yolunu daha fazla kullanan faaliyet alanı inşaat ve imalat olmaktadır. Bu iletişimde mekanik/manuel yolu kullananların inşaat ve imalat kuruluşları ile bakanlık hizmet birimleri olması da dikkat çekmektedir. Bu değerlendirmeler ışığında ülkemiz örgütlerinin BT'ni kullanmak üzere gerek donanımlara gerek bilişim personeline ve gerekse iletişim yollarına gereken önemi verdiği ve bu açılardan kimi noksanlan bulunsa da hiç de küçümsene­ meyecek düzeye ulaştıklan söylenebilir. Ancak bu düzeyin henüz tam anlamıyla bilgi toplumuna entegre olma için yeterli olmadığı, bilgi teknolojileri alanında gerekli altyapıya daha çok önemin verilmesi gerektiği açıktır. Yönetim Destek Sistemlerini Kullanım Düzeyi Ülkemiz örgütlerinde yönetim destek sistemleri başlığı altında toplanan veri işleme, yönetim bilgi, karar destek, yönetici destek ve uzman sistemlerin kurul­ ması, bunlarla ilgili yaşanan sorunlar, bu sistemlerden beklenen hedefler ve gerçekleşme durumu ve bunların yönetsel işler ve işlevleri desteklemede kullanılmasıyla ilgili şu sonuçlara ulaşılmıştır: ♦ Araştırmada kuruluşların yanya yakınının (%49.4'ü) bünyelerinde bir bilgi sistemleri kurdukları ve ancak işleri hem manüel, hem de bilgi'teknolojile­ riyle desteklenmiş bu sistemler yardımıyla yürüttüklerini görmekteyiz. Bilgi sistemleri kurarak, işleri tamamen bilgi teknolojilerinin olanaklarıyla yürütenlerin oram %39.8'dir. Öte yandan özel kuruluşların çoğunun (%67.6) bilgi sistemlerini 320 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim kurarak işleri tamamen bilgi teknolojileri yardımıyla yürüttükleri buna karşın, kamu kuruluşlarının çoğunda (%65.3) bilgi sistemleri kurma faaliyetinin tamamlanmış olmasına rağmen işlerin henüz hem manüel, hem de bilgi teknolojileri yardımıyla yürütüldüğü gözlenmektedir. Bu sorgulama faaliyet alanlarına göre yapıldığında bilgi sistemlerini kurup işleri tamamen bilgi teknolojilerinin yardımıyla yürüten kuruluşların inşaat ve imalat ile banka ve sigorta faaliyet alanında yer aldığı ortaya çıkmaktadır. Diğer taraftan, bilgi sistemleri kurup da işleri hem elle hem BT ile yürüten kuruluşların çoğunlukla teknik hizmet üreten kamu kuruluşları ile bakanlık hizmet birimleri olduğu görülmektedir. ♦ Kuruluşların bünyelerinde bir,l'bilği sistemi kuramama nedenlerinin başmda uzman personelin yokluğu gelşıöktedir. Bunu sırasıyla mevcut veri işleme sisteminin yetersizliği ve bu sistemler îıakkında yeterli bilgi sahibi olmama izlemektedir. Buradan hareketle, çalışanlara bilgi teknolojileri ve sistemleri konusunda yeterince eğitim verilmediği ve dolayısıyla bilgi teknolojilerinin olanaklarından gerektiği gibi yararlanma şansının bulunmadığı söylenebilir. ♦ Araştırmada kuruluşların kurma hazırlığı içinde oldukları yönetim destek sistemleri içinde karar destek, yönetici destek ve yönetim bilgi sistemlerinin ön sırada yer aldığı ve bu kuruluşların büyük bir bölümünde veri işleme sistemi halihazırda kurulmuş olduğu için çok az sayıdaki kuruluşun bu sistemi kurma hazırlığı yürüttüğü görülmektedir. Öte yandan uzman sistemleri kurma hazırlığı içinde olan kuruluşların az sayıda olması da dikkat çekmektedir. ♦ Kuruluşların bilgi sistemleri kurma önerilerinin büyük ölçüde (%80.7) orta ve üst yönetimden geldiği gözlenmektedir. Bu önerinin BİM tarafından yapıldığı kuruluşların oram %15.7 iken, danışman önerisi ile yapan kuruluş sayısı yalnızca 1 olup bu da kamu kuruluşu olmaktadır. ♦ Araştırmada kuruluşların yönetim destek sistemleri kurmada karşılaştık­ ları en önemli sorunlar arasmda; yeni yazılımlara ihtiyaç duyma, nitelikli personel istihdamı gereksiniminin doğması, BİM personeli ve kullanıcı eğitimine ihtiyaç duyulması ve kullanıcıların iş standartlan ve prosedürlerine karşı olumsuz tavır takınmalan ön sıralarda yer almaktadır. Bu sorunlardan kamu kuruluşları için nitelikli personel istihdam gereksinimi, özel kuruluşlar içinde yeni yazılım­ lara ihtiyaç duyulması en ön sırada yer almaktadır. Bu sorgulama faaliyet alanlan için yapıldığında; banka ve sigorta kuruluşlan, teknik hizmet üreten kamu kuruluşlan ve bakanlık hizmet birimleri için yeni yazılımlara olan ihtiyaç; inşaat ve imalat kuruluşlan için ise nitelikli personel ihtiyacı ön şuada yer aldığı ortaya çıkmaktadır. ♦ Araştırmada kuruluşların %87.3'ü gibi büyük bir bölümü yönetim destek sistemleriyle daha iyi hizmet sunma hedefini gerçekleştirmek istediklerini Değerlendirme ve Sonuç 321 belirtmişlerdir. Bu hedefi sırasıyla yönetime zamanlı bilgi sunarak karar almada etkililik sağlama, örgütün muhasebe, finansman personel ve üretim gibi alt sistemleri arasında bütünlük sağlama ve raporların hazırlık zamanından tasarruf etme izlemektedir. Gerçekleştirilmek istenen hedefler arasında en son sırada politika geliştirmede etkililiğin yer aldığı dikkat çekmektedir. Kuruluşların bu sistemlerden özellikle karar destek ve uzman sistemlerle politikalar geliştirmede önemli avantajlar elde edebileceği söylenebilir. Bu hedefin son sıralarda yer alması; kuruluşların sistemlerin bu hedefi gerçekleştirme gücü hakkında yeterli bilgi sahibi olmadıklarıyla açıklanabilir. ♦ Araştırmada kuruluşların %97.6'smda veri işleme sistemi, %68.7'sinde yönetim bilgi sistemi ve yaklaşık %35'in de yönetici destek sistemlerine sahip oldukları tespit edilmiştir. Öte yandan uzman sistemlere sahip kuruluşları az sayıda olması dikkat çekmektedir. Kamu kuruluşlarının tamamında veri işleme sistemi bulunurken, özel kuruluşlar içinde henüz bir veri işleme sistemini sahip olmayan kuruluşlara da rastlanmaktadır. Diğer taraftan özel kuruluşlar kamuya oranla daha çok yönetim bilgi sistemi, karar destek sistemlerine ve yönetici destek sistemine sahiptir. Sorgulama faaliyet alanlarına göre yapıldığında; veri işleme sistemine üniversiteler hariç diğer faaliyet alanlarında çalışan kuruluşların hemen hemen hepsi; yönetim bilgi karar destek ve yönetici destek sistemlerine daha çok banka ve sigorta kuruluşları ile inşaat ve imalat kuruluşlarının sahip oldukları ortaya çıkmaktadır. ♦ Bilgisayar kullanım yılına göre kuruluşların sahip oldukları yönetim destek sistemlerine bakıldığında, doğal olarak kullanım yılı artıkça sahip olunan yönetim destek sistemlerinin de artığı görülmektedir. Bu sorgulamadan çıkan bir başka sonuç da, bilgisayar kullanım deneyimi 1 ilâ4 yıl olan çok az sayıdaki kuruluşun, ancak veri işleme ve yönetim bilgi sistemleri kurabildikleridir. ♦ Kurum içinde kullanılan iletişim yoluna göre sahip olunan yönetim destek sistemleri birlikte incelendiğinde; iç iletişimi mekanik ve manüel yürüttüğünü belirten kuruluşların veri işleme ve yönetim bilgi sistemlerine sahip olduklarım da belirtmeleri dikkat çekicidir. Bu tür sistemlerin iletişimde bilgilerin en az manyetik ortamda tutulması ve iletilmesini gerektirdiği gözönüne alındığında, bu kuruluşların mevcut sistemlerinden beklenen faydayı sağlamada zorlanacakları söylenebilir. Öte yandan iç iletişimde manyetik ve online yolu kullanan kuruluş­ ların sahip oldukları yönetim destek sistemleri de artmaktadır. Nitekim online iç iletişim yolu olan kuruluşların hepsinde veri işleme, yönetim bilgi karar destek, yönetici destek ve uzman sistemler bulunmaktadır. ♦ Kurum dışı iletişimde mekanik ve manüel yolu kullandıkların belirten kuruluşların uzman sistemler hariç diğer sistemlere sahip oldukları gözlenmek­ tedir. Ancak, bu sistemler bilgilerin daha güvenilir ve zamanlı iletildiği ve 322 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim saklandığı iletişim yollan kullanılmadan etkili sonuçlar üretemez. Bu nedenle sözkonusu kuruluşların sahip olduklan sistemler bakımından gerekli alt yapıya sahip olmadıklan söylenebilir. ♦ Kuruluşların mevcut iletişim ağlarına göre sahip olduklan yönetim destek sistemleri incelendiğinde herhangi bir ağa sahip olmayan kuruluşların veri işleme, yönetim bilgi sistemi, karar destek sistemleri ve yönetici destek sistemlerine sahip olduklarım görmekteyiz. Ancak bu kuruluşların bir iletişim ağına sahip olmadan anılan sistemlerden gerektiği gibi faydalanabilecekleri sözkonusu değildir. ♦ Kuruluşlan yönetim destek sistemlerini kullanma deneyimlerine göz atıldığında, veri işleme sistemlerin çoğunlukla on yıldan fazla; yönetim bilgi, karar destek ve uzman sistemlerin beş ilâ on yıl arasında değişen süreden beri kullanıldığı ortaya çıkmaktadır. Öte yandan, veri işleme sistemi kamu kuruluşlarında 5 ilâlO yıl, özel kuruluşlarda on yıldan fazla kullanılmaktadır. ♦ Kuruluşlarda yönetim destek sistemlerinin çoğunlukla (%69.6) bilgi işlem merkezlerince yönetildiği, ancak kimi kuruluşlarda (%8.8) yönetimin bu sistemleri kullanan birimlerce gerçekleştirildiği gözlenmektedir. Özellikle bankalarda, bu sistemlerin yönetiminden organizasyon bölümlerinin de sorumlu olması dikkat çekmektedir. ♦ Yönetim destek sistemlerinin yönetiminde karşılaşılan sorunlara bakıldığında; en fazla standartlaşma ve bütünleşmenin sağlanamaması ve kullanıcılardan kaynaklanan nedenlerden dolayı beklenen kullanım düzeyinin gerçekleşmemesi gibi sorunlarla yüzyüze gelindiği görülmektedir. ♦ Yönetim destek sistemleri ile hedeflenen amaçların gerçekleşme durumu incelendiğinde kuruluşların, %73 gibi büyük bir bölümünde raporların hazırlık zamanından tasarruf sağlandığı; %74'ünde raporların sunduğu bilgi niteliğinde iyileşme olduğu, %63'ünde daha nitelikli bilgiye sahip olma olanağı elde ettikleri gözlenmektedir. ♦ Kuruluşların BT'ni rutin özelliği ağır basan muhasebe finansman ve personel işlevinde daha çok kullandıkları görülmektedir. Bunu sırasıyla, üretim planlama ve pazarlama işlevi izlemektedir. Programlanamayan niteliği ağır basan araştırma ve geliştirme işlevini bilgi teknolojileriyle yürüten kuruluş sayısı ise oldukça sınırlıdır. Bu kuruluşların önemli bir böİümü inşaat ve imalat faaliyet alanında çalışmaktadır.' ♦ Araştırmada yönetim işlerinde ortalama BT kullanım düzeyinin kuruluş türüne ve faaliyet alanlarına göre farklılaştığı ortaya çıkmıştır. Daha çok rutin nitelik taşıyan muhasebe-kayıt, bordro-maaş hesaplama, irsaliye fatura düzen­ leme, sipariş düzenleme, bütçe hazırlıklarını yürütme, para yaürma-çekme ve evrak hazırlama ve kayıt işlerinin yer aldığı operasyonel düzeyde kamu ve özel Değerlendirme ve Sonuç 323 kuruluşların her iki kesimi BT'den orta düzeyde yararlanırken, yalnızca banka ve sigorta kuruluşlarının üst düzey, diğer tüm faaliyet alanlarının orta düzeyde yararlandıkları dikkat çekmektedir. Y an rutin niteliği sahip stok kontrol, personelin performans kontrolü ve kalite kontrolü gibi işlevlerin bulunduğu taktiksel düzeydeki işleri kamu kuruluşlan alt, özel kuruluşlar orta düzeyde BT kullanarak gerçekleştirmektedir. Bu sorgulama faaliyet alanlan bakımından yapıldığında; teknik hizmet üreten kamu kuruluşlan ile bakanlık hizmet birimlerinin alt düzeyde B T kullanarak; diğer faaliyet alanlarında çalışan kuruluşların orta düzeyde BT kullanarak bu işlevleri yürüttüğü ortaya çıkmaktadır. Stratejik düzeyde yürütülen ve programlanamayan niteliği ağır basan işlevlerden insangücü, malzeme, bütçe, sermaye, satış, üretim/iş, kalite, fabrika yerleşim ve depo yerleşim planlama işlevleri ile finansman yönetimi, yeni ürün ve dağıtım sistemi ve araştırma geliştirme planlama işlevleri kamu kuruluşlarında alt düzey, özel kuruluşlarda orta düzeyde BT kullanımı ile gerçekleştirilmektedir. Öte yandan bu işlevler yalnızca banka ve sigorta kuruluşlan ile inşaat ve imalat kurulularında orta düzeyde; diğer faaliyet alanlarında çalışan kuruluşlarda ise alt düzeyde BT kullanılarak gerçekleştirilmektedir. ♦ Araştırmada kuruluşların her üç düzeydeki-operasyonel, taktiksel ve stratejik-yönetsel işleri desteklemek üzere gerekli yönetim destek sistemlerine sahip olduklan da tespit edilmiştir. Ancak özellikle stratejik düzeydeki işleri desteklemek üzere geliştirilen karar destek ve uzman sistemlerin tüm kuruluş­ larda oransal olarak kullanımının düşük düzeylerde kaldığı ve çoğu kuruluşun bu sistemleri henüz kurma çabası içinde olduklan gözlenmektedir. Bilgi Teknolojilerinin Örgütsel Etkileri Çalışmada, geniş bir yazın taramasıyla elde edilen bilgi teknolojilerinin örgütsel yapı ve yönetsel süreçlere etkileri ve bunların ülkemiz banka ve sigorta kuruluşlarına yansımalarıyla ilgili yapılan araştırmada şu sonuçlara ulaşılmıştır: ♦ Bilgi teknolojilerinin örgütlerde yaygın kullanımıyla birlikte örgüt yapısında; merkezileşme - yerelleşme, otorite ve kontrol, denetim.alanı, örgütsel düzey ve departman sayısı olmak üzere değişik boyutlarda yeni oluşumlar gündeme gelmektedir. Bilgisayarların örgütlere girdiği dönemlerden günümüze kadar geçen süre içinde bu teknolojilerin örgütlerde merkezileşme ya da yerelleş­ meye kayışı ile ilgili olarak çok farklı görüşler öne sürülmüştür. Bu farklı görüşlerin savunulmasında bilgi teknolojilerinin sunduğu olanakların etkisi olduğu gibi, o dönemin siyasal ve ekonomik tercihleri de etken olmuştur. Bugün siyasal anlamda kutuplaşmanın kalktığı, küreselleşme ile pazarın dünya ölçeğinde genişlediği ortamda kârlılık ve verimlilik ilkelerini gerçekleştirme uğruna bilgi teknolojilerinin bugün ulaştığı olanaklardan yararlanarak 324 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim yerelleşmeye doğru geçişin yaşandığı görülmektedir. Bu geçmişte teknoloji gereken ortamı, kolaylaştırıcı bir rol oynamaktadır. Ancak bilgi teknolojinin nasıl kullanılacağı yine yöneticilerin tercihi ile ortaya korunaktadır. Öte yandan örgütlerin merkezi ya da yerel yapılanmaya gidişim belirleyen faktörler önemi sanayi toplumundan sanayi ötesi topluma geçişte değişmektedir. Nitekim sanayi toplumu örgütleri için bu tercihte önemli yere sahip olan işletme büyüklüğü, büyüme , potansiyeli, denetleme tekniklerine sahip olma gibi faktörden BT'nin sunduğu olanaklarla merkezi-yerel tercihinde önemini kaybetmektedir. Yetenekleri ve kapasiteleri hızla artan bilgisayarların; örgüt tasarım tercihinde gerek merkezi, gerek yerel yapılanmanın her ikisine de sağladıkları avantaj lan benzeştirerek tercih edilme ortamı sağladığım görmekteyiz. Nitekim her iki şekilde yapılacak örgüt tasarımının sunduğu avantajın örgütsel etkililik bakımından fazla bir farkı kalmadığı söylenebilir. ♦ Örgütlerde geniş hacimlerdeki bilgilerin bilgisayar ve bilgi teknolojileri destekli sistemler aracılığı ile işlenmesi ve yönetilmesi, örgütün karar ve kontrol alanlarının birleşmesine neden olmaktadır. Öte yandan bu teknolojiler örgütte daha önce insangücü tarafından yapılan kontrol işini üstlenerek hata yapma olasılığını en aza indirgemektedir. Bilgi teknolojileri bir taraftan personelin daha sıkı denetlenmesine neden olurken, diğer taraftan çalışanın sistem içinde kendi oto kontrolünü gerçekleştirmesine ortam sağlamaktadır. Ad hoc yapılanmalım ve şebeke (ağ) örgütlenmenin yaşandığı ve BT'nin yoğun kullanıldığı örgütlerde bir üste bağh ast sayısı gibi klasik yapılanmanın • kısıtlılığını ve fiziki olanaksızlığını telafi etmek üzere geliştirilen bir araca -denetim alanına gereksinim kalmamaktadır. Çünkü online işleyen bilgi sistem­ leriyle desteklenen örgüt personeü ast sayısına ve üstün yeteneklerine bağh olmadan doğrudan denetlenebilmektedir. Aynı şekilde, büyük ölçüde bilgi işleme işlevinden oluşan denetleme işini yürütmek üzere ayrı bir örgütsel düzey yaratma gereksiniminin ortadan kalktığı gözlenmektedir. ♦ Örgütlerde yönetim destek sistemlerinin kurulması ve bilgi teknolojilerinin yaygın kullanılmasıyla birlikte kimi örgüt bölümlerinin birleştiğine, yemden işlevsel olarak bölümlendiğine ve bilgi işlem ya da enformasyon merkezleri gibi yeni bölümlerin kurulduğuna tanık olunmaktadır. ♦ Bilgi teknolojileri örgütsel süreçler içinde önemli bir yere sahip olan karar alma işlevini, bir bütün olarak daraltarak genişleterek ya da diğer sistemlere bağlayarak ve bu işlevi oluşturan alt unsurlarına yönelik olara da karar almada yapılması gereken araştırmaların hızım artırmak, seçim işini programlara bırakmak ve değerlendirmede kullanılan teknikleri değiştirmek suretiyle etkilemektedir.1 Rutin, programlanabilen özellikteki kararlar tamamen yönetim 1 W HISLER, Thomas L.:The Impact o f Computers on Organizations, Praeger Publishers, NewYork, 1970, s.67. Değerlendirme ve Sonuç 325 destek sistemleri içinde alınabilirken, rutin olmayan ve programlanamayan k ararlara kimileri karar destek ve uzman sistemlerle alınabilirken, bu nitelikteki k ararlara önemli bir bölümü BT desteği ile çalışan uzmanlara bırakılmaktadır. ♦ Bilgi teknolojilerinin örgütlere girmesi ile birlikte karar alma sürecinde şu sonuçlan doğurmaktadır: -Önceleri ayn alan karar merkezlerinin bir araya gelmesi ve bütünleşmesi - Karar verme sorumluluğunun özellikle rutin olmayan ve programlana­ mayan işler için üst kademelere doğru kayması - K ara rla ra ölçülebilir ve objektif niteliğe kavuşması ♦ Bilgi teknolojileri karar alma işlevinin etkililiğini; karar alma sayısını artırma planlama, döneminde kısaltma, karar almayı kişisellikten kurtarma, kullanılan bilginin niteliğini ve karar alma işlevini değiştirme yoluyla etkilemektedir. ♦ Bilgi teknolojileri örgütlerde iletişimin niteliğini de değiştirmektedir. Huseman Miles konuyla ilgili yaptıkları araştırmalarda şu sonuçlara ulaşmış­ lardır:2 Bilgi teknolojileri destekli örgütlerde doğrudan iletişime olanak sağlandığı için geleneksel hiyerarşik örgütlerde geçerli olan iletişim olumsuzlukları ortadan kalkarak mesaj filitreleme, çarpıtma ve gözardı etme gibi sorunları yok etmektedir. Yönetim destek sistemleri içinde yer alan elektronik mesaj sistemi biçimsel olmayan iletişim kanallarından geçen m esajlara izlenmesine olanak tanımaktadır. Yeni bilgi akışı ve çalışma ilişkileriyle birlikte kişisel iletişimde artış sağlanmakta ve online işleyen iletişim araçları çalışanların birbirleriyle daha az yüz yüze iletişime girmelerine neden olmaktadır. ♦ Bilgisayarlaşmanın iş yapısıyla ilgili beklenen en önemli etkisi, operasyonel düzeyde yürütülen işlerin rutinleşmesidir. Diğer taraftan, son yıllarda sıkça sözedilmeye başlayan teleiş, çalışma hayatını ve yaşam biçimini radikal olarak değiştirmektedir. Evde istihdam, uydu merkezleri, mobil iş gibi değişik durumları içeren genel bir terim olarak kullanılan teleiş, geleneksel yöntemlerden farklı olarak bireysel ya da kollektif çalışmaya uygun olarak tasarlanmaktadır. Teleiş bir taraftan iş zamanı ve çalışma biçiminde esneklik sağlamakta, diğer taraftan daha nitelikli personelin ve fiziki engelli bireylerin de istihdamına olanak tanımaktadır. Teleiş bu avantajlarının yanı sıra, çalışanların izole bir ortamda bulunmasına ve maıjinalüğe neden olmaktadır. Bir taraftan çalışma ve yaşam koşullarını iyileştirirken diğer taraftan belirli meslek dallarında ve sosyal gruplarda istihdamı ve iş güvenliğini azaltmaktadır.3 Teleiş 7 HUSEMAN, Richard ve Edvard Miles: "Organizational Communication in the Information Age: Implications o f Computer-Based Systems", Journal o f M anagement, 1988, Vol. 14, No)2 s.193-200. 7 MARTINO, Vittori ve Linda W IRTH: "Telework A N ew W ay o f W orking and Living", International Labour 326 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim kapsamında yeni iş örgütlenmesine giden örgütler geniş bir coğrafik alana yayılan işgücünü izleme, denetleme ve motive etmede uygun yöntemler geliştirme bu yeniliklere uygun yapılanmayı sağlamak üzere hiyerarşik yapılan gözden geçirme ve iletişim engellerini ortadan kaldırma gibi konulara yaratıcı çözümler getirmek zorundadır. Öte yandan bu yeni iş örgütlenmesinde işçi işveren ilişkilerini yönlendirecek yasal düzenlemelere bir an önce gidilmesi şarttır. ♦ Bilgi teknolojileri bir taraftan örgütlerde özellikle operasyonel düzeyde işlerin bilgisayarlara aktarılmasıyla istihdam düzeyini azaltırken, öte yandan kimi yeni iş alanları yaratarak bu alanlarda istihdamı artırmaktadır. ♦ Bilgi teknolojileri istihdam düzeyine etkisinden başka işgücünün niteliğini de etkilemektedir. Bu konuda yapılan en önemli tartışm a işgücünün vasıflılaşıp-vasıfsızlaşmadığı üzerinedir. Bilgi teknolojilerinin ürünü olan CNC makinalannın işçilerin sahip olmaları gereken el-göz eşgüdümü ve karar verme niteliğini gereksiz hale getiren işgücünün vasıfsızlaşmasına neden olduğu görüşünün yanısıra; bu teknolojilerin yarattığı uzmanlık bilgisi gerektiren yeni iş alanlarında çalışan personel içinde vasıflı olmayı gerektirdiği tartışmaları sıkça yapılmaktadır. Uygulamada yeni teknolojilerin personel üzerine etkileri içinde bulunduğu endüstriye, kuruluş ve hatta ülkeye göre farklılaşmaktadır. ♦ Sanayi ötesi toplum aşamasının yaşanmaya başladığı günümüzde sanattan mimariye, bilimden örgüt dünyasma her alanda postmodemizm tartışmasının yanıldığına tanık olmaktayız. Postmodern dünyada örgütlerin nasıl bir biçime kavuşacağı, hangi ilişkiler ağı içinde bulunacağı özellikle 1980'li yıllardan itibaren çeşitli araştırmacıların ilgi odağı olmuştur. Büyüklük ve karmaşıklığın giderek artması modem örgütlerin etkililiğini ve verimliliğini sürekli azaltıcı rol oynamıştır. Bu sorunlara çözüm olarak sınırlan değişken ve muğlak, işbirliğine açık, daha yatık ad hoc yapıların yer aldığı postmodern örgütlenmeden söz edilir olmuştur. Bilgi teknolojilerinin yoğun olarak kullanıldığı postmodern örgütleri karekterize eden temel unsurlar arasmda; esneklik örgütsel işlerde farksızlaşma, alternatif teknolojilerin kullanımı, pazarda yer alan boşluklara-niches-yönelme, işgücünün giderek vasıflılaşması ve istihdamda altsözleşmelere (taşeronlaşmaya) gidilmesi bulunmaktadır. ♦ Ülkemizde bilgi teknolojilerini yoğun olarak kullanan faaliyet alanı olarak dikkate çeken bankacılık sektöründe, bu teknolojilerin kullanımı ile ulaşılan mevcut durum ve bunların örgütsel etkileri şöyle özetlenebilir: ♦ Ülkemiz ticaret bankalarında bilgisayarlar yoğun olarak bordro hesap­ lama, cari işlemler, hesap ekstreleri, malzeme demirbaş takibi, çek işlemleri, tasarruf hesaplan ve senet takibinde kullanılmaktadır. Ticaret bankaların Review, Vol. 129, No.5, s.535. Değerlendirme ve Sonuç 327 yönetsel düzeylerine göre bilgisayardan yararlanma durumuna bakıldığında kamu bankaları özel bankalara göre operasyonel düzeyde daha fazla yararlanırken; üst yönetim kademelerinde özele göre daha az yararlanmaktadır. ♦ Ülkemiz ticaret bankalarında elektronik bankacılığın araçlarından ve unsurlarından olan otomatik para çekme makinalanmn (ATM) sayısının arttığına, satış noktasından fon transfer sistemi uygulamalarının çoğaldığına, ve ofis bankacılığının giderek yaygınlaştığına, özellikle uluslararası fon transferinde hız kazandıran bankalar arası elektronik haberleşme sistemlerinden SWIFT'e üye banka sayısının ve bu sistemin kullanılmasının yaygınlaştığına, kuruluşların karşılıklı mal ahş-verişinde çalıştıkları bankalar arasmda otomatik ödeme olanağı getiren elektronik veri değişimi (EVD) uygulamalarının arttığına ve bankacılık alanına yeni bir ürün olarak giren bellek kartlarının kullanılmaya başlandığına tanık olmaktayız. ♦ Ülkemizde ticaret bankalarının bir kısmı hem bilgi sistemlerini, hem örgüt yapılarım merkezi yapıda örgütlemişler; bir kısmı ise bilgi sistemlerini dağıtık örgüt yapılarını merkezi yapıda düzenleme yoluna gitmişlerdir. Uygulamada önceden merkezi olan örgüt yapılarının yavaş yavaş dağıtık bilgi sistemleri yoluyla yerelleşmeye doğru kaydığı gözlenmektedir. Bu tür uygulamalar ticaret bankalarının BT olanaklarıyla merkezi ve yerel yapılanmanın avantajlı özelliklerden yararlanmaya doğru eğilimi olduğunu göstermektedir. ♦ BT kullanımı banka örgütlerinde istihdam edilen personel sayısını azaltarak denetim alanında doğal olarak bir daralmaya neden olmakla birlikte, bu teknolojilerle etkili denetim olanağına kavuşan yöneticilerin denetleyebileceği ve koordine edebileceği personel sayısı da artmaktadır. Bu açıdan denetim alanında genişleme ve bunun sonucunda yatay örgütlenmeye doğra gidişin olduğu gözlenmektedir. ♦ Araştırmada bilgi teknolojilerinin banka örgütleri üzerinde neden olduğu değişim ve yönetim kademelerine olan etkileri bölge müdürlükleri ve şubeler olmak üzere iki başlıkta incelenmiştir. Ülkemizde ticaret bankaların bilgi teknolojilerini yoğun olarak kullanılmasıyla birlikte bölge müdürlüklerinde yapısal ve sayısal değişime gittikleri gözlenmektedir. Bu uygulamalar arasmda; bölge müdürlüklerim kalifiye eleman ve teknik kadrolarla destekleme, bölge müdürlerinin karar alma yetkilerinde sık sık değişiklik yapma, bölge müdürr lükleri bünyesinde yeni birimler oluşturma ve hatta mevcut bölge sayısmda değişime gitme örneklerine rastlanmaktadır. Bilgi teknolojilerinin bankalarda neden olduğu bir başka geüşme de şube sayısındaki azalmadır. Bir başka anlatımla diğer nedenlerin yanı sıra bilgi teknolojileri bankaların özellikle 1990'h yılların başlarından itibaren uyguladıktan şube azaltma politikasında etken olmuştur. Nitekim 1986'da sayılan 3486 olan ticaret bankaların şube sayılan 328 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim 1992'de %13 azalarak 3000'e inmiştir. Öte yandan sayılan gün geçtikçe artan ATM'ler şubelere alternatif olarak bu azalışta rol oynamaktadır. Nitekim ATM sayısı bakımından ön şualarda olan bankaların daha fazla şube azalttıklan görülmektedir. ♦ Ülkemizde ticaret bankalan son yıllarda geleneksel mevduat toplama ve kredilendirme işlevlerine ilaveten ülke çapmda yatırım danışmanlığı, portföy yöneticiliği ve menkul kıymetler ve döviz ticareti gibi yeni işlevleri yerine getirmektedirler. Bu ürün ve hizmet çeşitliliğinin artmasında bilgi teknolojilerinin yaygın kullanılmaya başlamasının önemli rolü olmuştur. Bu yeni iş hacmi, ticaret bankalarım pazar ve müşteriye yönelik örgütlenmeye sevk etmektedir. Kredi kartlan, tüketici kredileri, bireysel bankacılık, pazarlama, stratejik planlama ve müşteri temsilcileri bölümleri gibi yeni birimler, hep bu gelişmelerin sonucunda doğmuştur. ♦ Türkiye'de faaliyet gösteren belirli kuruluşlarda bilgi teknolojileri ve bilgisayara dayalı bilgi sistemlerinin yönetim alanında kullanım düzeyini tespiti amacıyla yürüttüğümüz çalışmaya katılan Türkiye'nin ilk 100 Bilgisayar Kullanıcısı sualamasmda yer alan 13 ticari bankanın ( Bu rakam Türkiye'deki toplam banka sayısının %18'ini oluşturmaktadu.) tamamında veri işleme sistemi; %85'inde yönetim bilgi sistemi; %46'sında karar destek sistemleri; %31'inde yönetici destek sistemleri ve ancak %8'inde uzman sistemlerin olduğu görülmek­ tedir. Buradan hareketle ticaret bankaların bilgi teknolojilerinin olanaklarından daha çok rutin ve yan rutin nitelik taşıyan işler bazında yararlandığı, programlanamayan nitelikteki işler için bu teknolojilerden yararlanma düzeyinin henüz başlarında olunduğu ortaya çıkmaktadır. ♦ Bilgisayarlar ülkemiz ticaret bankalarında karar alma sürecine, kurduklan veri işleme sistemleri ve yönetim bilgi sistemleriyle nitelikli veri sunma ve işleme suretiyle katkıda bulunmaktadır. Öte yandan y an rutin ve programlanamayan kimi kararların, çeşitli matematiksel ve finansal modellerin kullanılmasına olanak tanıyan karar destek sistemlerine aktarıldığı gözlenmektedir. Ancak bankaların stratejik düzeyde kredilendirme ve fon yönetimi ile ilgili politikalar oluşturmada henüz bir karar destek ya da uzman sistemlerinden yararlanamadıklan göze çarpmaktadır. ♦ K arar alma işlevi ile ilgili olarak ticaret bankalarda dikkat çeken bir başka gelişme de daha önce üst yönetim kademesinin yetkisinde olan kararların bilgi sistemlerine aktarılarak daha alt kademelere göçerilme olgusunun yer yer yaşanmaya başlamasıdır. Nitekim daha önceleri para tahsil etme yetkisi olmayan banka görevlilerin bilgi teknolojileri desteği ile kendilerine bu konuda tanınan yetkiyi kullandıkları ve belli limitlere kadar üst makamın onayı olmadan kredi verme ve para tahsil etme yetkisine sahip oldukları gözlenmektedir. Ancak Değerlendirme ve Sonuç 329 mevcut bilgi sistemi desteği ile yürütülen bu uygulama karar vermede merkeziyetçi yapının ortadan kalktığım göstermemekle beraber, en azından riski en aza indirgenen kararların yavaş yavaş üst kademenin sorumluluğundan alt kademelerin sorumluluğuna kaydırmaya yönelik bir eğilimin başladığım göstermektedir. Yoksa hala risk taşıyan önemli kararlar üst yönetimin tekelinde bulunmaktadır. Bu anlamda da katı bir merkeziyetçilik sürmektedir. ♦ Ülkemizde ticaret bankaları, bilgisayar ve iletişim teknolojisinin sunduğu olanaklardan yararlanarak ülke çapmda LAN ve WAN ağlar kurarak iletişim sürecinde önemli aşam alar kaydetmişlerdir. Bu gelişmede ü lkem izin 1980'li yıllarda gerçekleştirdiği iletişim alt yapısının önemi büyük olmuştur. Artık banka çalışanları ofis otomasyonu ile gerek meslektaşları ile gerekse müşterileri ile terminalleri aracılığı ile iletişim kurabilmekte ve böylece doğrudan çalışma etkililiğini artırabilmektedir. ♦ Ülkemiz ticaret bankalarında EFT, ATM, Ofis, ev, telefon ve yatırım bankacılığı gibi yeni uygulamalarla bir taraftan yeni bölümler kurulurken, diğer taraftan istihdam edilen personel niteliksel ve sayısal değişime uğramaktadır. Müşteri ilişkileri temsilcisi, pazarlama ve istatistik uzmanlan istihdam alanı bulan yeni meslekler olarak karşımıza çıkmaktadır. Öte yandan bu kuruluşlarda istihdam edilen üniversite mezunu ve lisansüstü çalışma yapan ve yabancı dil bilen personel sayısı da giderek artmaktadır. Nitekim 1986-92 döneminde özel bankalarda lisansüstü çalışma yapan personel oranının %100 arttığı gözlen­ mektedir. Aynı şekilde bankaların hizmet içi eğitim programlan ile çalışanlarım yeni iş anlayışına (müşteri odaklı) ve teknolojiyi etkili kullanma becerisinin kazandırılmasına yönelik eğitim programlarından geçirdiği görülmektedir. Bu programlarda personele genel olarak müzakere teknikleri, iletişim, insan ilişkileri bilgisayar kullanımı, zaman yönetimi gibi konularda yeni nitelikler kazandırılmaktadır. ♦ Bankalarda gözlenen bir başka gelişme de kadın personelin erkek personele oranla artmasıdır. Nitekim 1985'ten 1994'e istihdam edilen kadın sayısı %6 artarken, aynı dönemde erkek sayısı % 11 azalmıştır. Öte yandan, bankalar yeni yapılanma sürecinde bir taraftan genç, bilgi teknolojilerini etkili kullanabi­ lecek, analiz yapma ve karar verme yetisi yüksek personel istihdamına giderken, diğer taraftan rutin nitelikteki işleri yürüten personel sayısında indirime gitmektedir. 1985'ten 95'e geçen on yıllık zaman içinde istihdam edilen personel sayısında azalmanın olduğu dikkat çekmektedir. Değişim bu dönemlerde kamu bankaları için %6 olurken, özel bankalar için %5 olmuştur. ♦ Son olarak; bankacılık alanında istihdam edilen personele esneklik sunan uygulamaların yavaş yavaş ortaya çıktığı gözlenmektedir. Nitelikli personelden 330 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim yarım zamanlı yararlanma amacıyla personel arayan bankaların son günlerde gazetelerde yer alan iş ilanları bu açıdan dikkat çekicidir. Bu çalışmadan görüldüğü gibi bilgi teknolojileri, mevcut olanaklarıyla toplumsal, siyasal ve örgütsel olmak üzere her alana hızla girmekte ve önceden geçerli olan kimi uygulamaları, ilkeleri, inançları vb. değiştirerek yeni oluşumlara neden olmaktadır. Gelişmekte olan ülke konumundan çıkma savaşımında bu teknolojiyi etkili kullanma ve yönetme yoluyla ileri bilgi toplumu üyesi olma şansım yakalamak için henüz geç kalınmış değildir. Üstelik genç nüfusu ve son yıllarda sahip olunan avantajlardan yararlanarak aksak işleyen çarkı değiştirmek ve geleceğe dönük siyasal ve ekonomik alanda güçlü yapılar kurmak olanaklıdır. Bu noktada BT'ni ve bunların getirdiği değişimin gereklerini iyi anlamak ve özümsemek ön şart olmaktadır. EK-1 ARAŞTIRM AYA YANIT VEREN KURULUŞLAR1 LİSTESİ KURULUŞ ADI KURULUŞADI 1. Renault Mais 2. Ttiık Dtş Ticaret Bankası 3. Petrol Ofisi A.Ş. 4. PEG Profilo 5. Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Mer. 6. Çukurova Sanayi 7. Türk Philips 8. TUŞAS 9. SSK Genel Müdürlüğü 10. Bilkent Üniversitesi 11. Demirbank 12. TCDD 13. Türk Demirdöküm 14. Osmanlı Bankası 15. Başak Sigorta A.Ş. 16. Basm Yayın Enf.Gn.Md. 17. MTA Genel Müdürlüğü 18. T. Halk Bankası 19. Pak Holding A.Ş. 20.ASKİ 21. DSİ Genel Müdürlüğü 22. Bağkur Genel Müdürlüğü 23. Aksigorta 24. Anadolu üniversitesi 25.1-BIMSA 26. Halk Sigorta A.Ş 27. PTT Genel Müdürlüğü 28. Karadeniz Teknik Üniversitesi 29. İstanbul Büyükşehir Belediyesi 30. Meteoroloji Genel Müdürlüğü 31. TÜDAŞ Petrol 32. Toprak Mahsûlleri Ofisi 33. M.E.B. Bilg. Eğit. Hiz. 34. Çukurova HOBİM Bilgi İşlem 35. Güneş Sigorta A.Ş. 36. Giba Geigy 37. ASELSAN 38. AEG Eti Elektrik 39. Grunbetg Ticaret A.Ş. 40. TC.Emekli Sandığı 41. ODTÜ 42. Garanti Bankası 43. T.C.Merkez Bankası 44. Tek Genel Müdürlüğü 45. Ereğli Demirçelik 46. Fako Haç San. 47. MersedesBenz 48. Ege Üniversitesi 49. T. Şişe Cam San. 50. Tütün,Tuz Alkol İşletmeleri 51. Alpet Aliağa Petkim 52. Arçelik 53. Hazine Dış Tic. 53. Seka Genel Müdürlüğü 54. Türk Hava Yollan 55. T.C.Ziraat Bankası 56. Netaş Northern Elektrik 57. Elsa Elektrik Sayaçları 58. İSKİ 59. Türkiye Kalkınma Bankası 60. OtosanA.Ş. 61. Maliye Bak.Gelir.Gen.Md. 62. Etibank Genel Müdürlüğü 63. T.İş Bankası 64. T. Vakıflar Bankası 65. TC.tçişleri Bakanlığı 66. Devlet İstatistik Enstitüsü 67. Maliye Bak.Muhas. Gn.Md. 68. Devlet Malzeme Ofisi 69. Tütüncüler Bankası 70. Devlet Planlama Teşkilatı 71. Jandarma Gen.Kom. 72. Merkez Yatırım ve TİC.A.Ş. 73. Simko Ticaret 74. Esbank 75. Hacettepe Üniversitesi 76. Karayolları Gen.Müd. 77. Türkiye Petrolleri A.ş. 78. Mais Motorlu Araçları 79. Denizcilik İşletmeleri 80. Milli Aydın Tariş 81. Adalet Bakanlığı 82. Milli Piyango İdaresi 1 Bu kuruluşlar 1994 yılı itibarıyla sahip olduklan donanım değerleri Kullanan İlk 100 kuruluş arasında yer almaktadır. bakımından, Türkiye'de Bilgisayar Ekler 333 EK-2 TÜRKİYE'DE FAALİYET GÖSTEREN 'BELİRLİ KURULUŞLARDA BİLGİ TEKNOLOJİLERİ VE BİLGİSAYARA DAYALI BİLGİ SİSTEMLERİNİN YÖNETİM ALANINDA KULLANIM DÜZEYİNİ TESBİT ARAŞTIRMASI ANKET TARİH FORMU : KURULUŞUN A D I : KURULUŞUN TÜRÜ: ( ) Kamu ( ) Özel Varsa yabancı sermaye payı (% olarak): TOPLAM PERSONEL SAYISI (Kişi): FAALİYET ALANI: ( ) Banka ve Sigorta Şirketleri ( ) Teknik Hizmet Üreten Kamu kuruluşu ( ) Bakanlık-Hizmet Birimleri ( ) inşaat ve imalat sanayii ( ) Üniversiteler ( ) Diğer Kuruluşlar ANKETE CEVAP V E R E N İN : Görevi: Mesleği: Uzmanlık Dalı: Bilgi Teknolojisi Alanında Mevcut Deneyimi (Yıl): 1.Kuruluşunuzda kaç yıldır bilgisayar kullanılmaktadır? ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) 1 yıldan az 1 - 4 yıl 5 - 9 yıl 10 - 14 yıl 15 yıl ve daha fazla 334 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim 2.Kullandığınız bilgisayar sistemi aşağıdakilerden hangi grupta yer almaktadır? ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) Büyük sistem Orta boy sistem Mikrobilgisayar (PC) Büyük sistem ve PC Orta boy sistem ve PC 3.Çalıştığınız veri iletişim ağı: ( ) Bir veri iletişim ağı yoktur. ( ) LAN-Local Area Network (Yerel A ğ ) ( ) WAN-Wide Area Network 4.Gereksinim duyduğunuz veri ve bilgilere erişiminiz (iletişim) hangi yolla olmaktadır ? K urum İci ( ) Mekanik/Manuel ( ) Manyetik ortam ( ) Online K urum Dışı ( ) Mekanik/Manuel ( ) Manyetik ortam ( ) Online 5.Kuruluşunuzda bilgi teknolojisine (bilgisayar+sistemler+Uetişim) günümüze kadar yapılmış bütün yatırımların 1993 yıh itibarıyla yaklaşık toplam değeri: (TL) : 6. Kuruluşunuzda çalışan BİM personeli (sayı olarak) : ( Personel yoksa ilgili sahra (-) işareti koyunuz ) 1. Proje- planlama -denetim uzmanı 2. Sistem çözümleyici 3. Sistem tasarımcı 4. Veri tabam yöneticisi 5. Sistem programcısı 6. Uygulama programcısı 7. Veri iletişim uzmanı 8. Sistem işletmeni 9. Veri giriş operatörü 10.Diğer (Lütfen belirtiniz.) Ekler 335 7.Kuruluşunuz yönetsel işleri yürütmek/desteklemek üzere bilgi sistemlerini kurma bakımından aşağıdaki aşamalardan hangisinde yer almaktadır? ( ) Bilgi Sistemleri henüz yeni tasarlanıyor. ( ) Bilgi Sistemleri kurma faaliyeti devam ediyor. ( ) Bilgi Sistemleri tamamlandı ama işler manuel olarak yürütülmektedir. ( ) îşler, bu sistemler çerçevesinde hem manuel hem bilgi teknolojileri kullanılarak yapılmaktadır. ( ) İşler kurulan bilgi sistemlerini destekleyecek şekilde tamamen bilgi teknolojileri kullanılarak yürütülmektedir. 8.Aşağıda sıralanan birimlerden hangileri, işlerin büyük bir bölümünü bilgi teknolojileri yardımıyla yürütmektedir? ( ) Üretim-planlama ( ) Araştırma-Geliştirme ( ) Personel ( ) Pazarlam a ( ) Muhasebe-Finans ( ) Diğer 336 Bilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim 9.Aşağıda sıralanan 25 ayn türde faaliyet için, kuruluşunuzun bilgi teknolojilerini kuüanma bakımından durumunu, hemen altta belirtilen beş derece ile değerlendirerek eh uygun sütuna (x) işareti koyunuz. (1) Hiç Yok (3) O rta (5) Üst Düzey (2) Ortanın Altı ' (4) Ortanın Üstü BİLGİ TEKNOLOJİLERİNİ KULLANIM DÜZEYİ YÖNETSEL İSLER 1. Muhasebe kayıt 2. Bodro-maaş hesaplama 3. İrsaliye-fatura düzenleme 4. İş emirleri düzenleme 5. Sipariş düzenleme 6. Bütçe hazırlıklarını yürütme 7. Para-yatırma-çekme 8. Evrak haznlama-kayıt-dağıtun 9. Stok kontrol 10. Personelin performans kontrolü 11. Kalite kontrol 12. İnsangücü planlama 13. Malzeme planlama 14. Bütçe planlama 15. Sermaye planlama 16. S atışlara planlanması 17. Üretim-iş programlama-planlama 18. K alite planlam a 19. Fabrika yerleşim planlama 20. Depo yerleşimi planlama 21. Finansman yönetimi 22. Yeni fab. kurma 23. Dağıtım sistemi planlama 24. Yeni ürün planlama 25. AR-GE planlama 26. Diğer (Lütfen alta ekleyiniz) 2 3 E kler 337 10. Aşağıda sıralanan bilgi sistemlerinden, kuramunuzda mevcut olanlara, lütfen (x) işareti koyunuz. BİLGİ SİSTEMLERİ 1.Veri İşleme Sistemi (Electronic D ata Processing) 2.Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) (Management Information System) 3. K arar Destek Sistemi (KDS) (Décision Support System) 4.Yönetici Destek Sistemi (YDS) (Executive Support System) 5.Uzman Sistem (US) (Expert System) -----------: ----------------------- : ------------ : ------------ 11. Soru 10'da işaretlem ediğiniz sistemler için kuruluşumuzda bu sistemleri kurma yönünde bir çaba ya da projelendirme hazırlığı, Var Yok 1.Veri İşleme Sistemi : ----- ----- 2.Yönetim Bilgi Sistemi 3 .Karar Destek Sistemi 4.Yönetici Destek Sistemi 5.Uzman Sistem : ----------------- ----------------- : 12. Bunların henüz kurulmamış olma nedenleri nelerdir? (Birden fazla seçenek işaretlenebilir.) ( ) Bu sistemler hakkında yeterli bilgi sahibi olmama ( ) Bu sistemleri kurmada üst yönetimin olumsuz yaklaşımı ( ) Sistemleri kurmak için gerekli uzman personelin yokluğu ( ) Sistemlerin yarar sağlamayacağı düşüncesinin hakim olması ( ) Kuruluşta YBS'i destekleyecek henüz bilgisayar destekli veri işleme sisteminin geliştirilmemiş olması ( ) Mevcut veri işleme sisteminin yönetime gerekli bilgileri sunmada yeterli bulunmayışı ( ) Diğer 338 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim 13.S oru 1 0 'd a m evcut olarak işaretlediğiniz sistemler hangi birim(ler)in isteği ile gerçekleştirildi? ( ) Üst yönetim ( ) BİM yöneticisi ( ) Orta düzey yöneticiler ( ) Diğer ( ) Danışman önerisi (Kurum dışı) 14. Soru 1 0 'da mevcut olarak işaretlediğiniz bilgi sistemlerini kaç yıldır kullanmaktasınız? Bilgi Sistemleri l ’d e n a z 1 -5 5 -10 10'dan çok 1. Veri İşleme Sistemi 2.Yönetim Bilgi Sistemi 3.K arar Destek Sistem 4.Yönetici Destek Sistemi 5.Uzman Sistem 15.Soru 10'da m evcut olarak işaretlediğiniz sistemleri, kuruluşunuzda hangi birim(ler)in yönettiğini lütfen belirtiniz. BİLGİ SİSTEMLERİ BİRİM LER 1. Veri İşleme S i s te m i ---------------------------------------------------------------------2.Yönetim Bilgi Sistem i------------------------------------------------------------------ — 3.K arar Destek S is te m i-------------------------------------------------------------- ■ -----4.Yönetici Destek Sistem i------------------------- ;------------ — -----------------------5.Uzman S is te m ---------------- ----------- ----------— ------ — ---------------------- Ekler 339 16.Kuruluşunuzda bilgi sistemleri kurulurken hangi sorunlarla karşılaşıldı? ( ) Mevcut donanımlar yetersiz kaldı. ( ) Yeni yazılımlara ihtiyaç duyuldu. ( ) Nitelikli personelin istihdamı gerekli oldu. ( ) Üst yönetimden gerekli destek sağlanamadı. ( ) Kullanıcıların bilgi ihtiyaçlarının doğru ve eksiksiz belirlenmesinde güçlükler oldu. ( ) Standart ve prosedürlerin oluşturulmasında kullanıcılar ve işin sahibi kişiler olumsuz tavır talandılar. ( ) Kullanıcıların ve BİM personelin eğitimine ihtiyaç duyuldu. ( ) Diğer 17.Kuruluşunuzda var olan bilgi sistemlerinin yönetiminde karşılaşılan temel sorunlar nelerdir? ( ) Kullanıcıların bilgi ihtiyaçları beklenen düzeyde karşılanamadı. ( ) Sistemlerle ilgili gerekli bakım-destek yapılamadı. ( ) Standartlaşma-Bütünleşme Sağlanamadı. ( ) Bilgi sistemleri etkili oluşturulmasına rağmen kullanıcılardan kaynaklanan nedenlerden dolayı beklenen kullanım düzeyi gerçekleştirilemedi. ( ) Diğer O O 340 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim 18.Bilgi sistemleri kurulurken hangi amaç(lar)ı gerçekleştirmesi hedeflenmiştir? ( ) Belirli periyodlarla çıkması gereken raporların hazırlık zamanından tasarruf sağlamak ( ) Yönetime zamanlı bilgiler sunarak karar almada etkinlik ( ) Raporların sunduğu bilgilerin niteliğini artırmak ( ) Yönetsel verimlilikte artış ( ) İşte başan ( ) Yönetimin iyileştirilmesi ( ) Politika geliştirmede etkinlik ( ) Daha iyi hizmet ( ) Sistem bütünlüğü ( ) İşte yenilik ( ) Rekabet avantajı sağlamak ( ) Diğer 19.Kurulüşunuzda var olan bilgi sistemleri ile aşağıda sıralanan amaçların hangi ölçüde gerçekleştirildiğini, altta belirtilen beş dereceye göre değerlendirerek en uygun sütuna (X) işareti koyunuz. (1) Hiç gerçekleşmedi. (4) Büyük ölçüde gerçekleşti. (2) Kısmen gerçekleşti. (5) Tamamen gerçekleşti. (3) Hemen hemen gerçekleşti. AMAÇLAR___________________________ _ I 1 .Raporların hazırlık zamanından tasarruf 2.Raporlann sunduğu bilgilerin niteliğinde iyileşme 3.Zamanlı bilgiler sunarak karar almada etkinlik sağlama 4.Daha nitelikli bilgiye sahip olma 5.Yönetsel verimlilikte artış 6.İşte başan 7.Yönetimin iyileştirilmesi 8.Politika geliştirmede etkinlik 9.Daha iyi hizmet 10.Sistem bütünlüğü 11.İşte yenilik 12.Rekabet avantajı sağlama 13 .Diğer(Lütfen belirterek işaretleyiniz) 2 3 4 5 .............................................. ............................................. — ................................... ............................................. — — .......................... — ....... ................................... — — .......................... — — — ................ ............................................. .............................................. .............................................. T e ş e k k ü r l e r... E kler EK-3: FAALİYET ALANINA GÖRE YÖNETSEL İŞLERDE YÖNETİM DESTEK SİSTEMLERİNİ KULLANIM DÜZEYİ M uhasebe-K avıt F re k an s (Y üzde) (D (2) (3) T oplam B an k a v e S ig o rta - 5 (26.3) 14 (73.7) 19 (100) - 11(78.6) 3 (21.4) 14(100) 3 (2 5 ) 3 (2 5 ) 6(50) 12(100) - 7 (3 5 ) 13 (65) 20 (100) Ü niv ersite - 2 (4 0 ) D iğer - T ek n ik H izm . Ü re te n K .K . B ak an lık H izm et B irim i in ş a a t v e im a la t 3 (4 ) T o p lam ( 1 ) Hiç Y ok (2) O rta Düzey 28(37.3) 3 (6 0 ) 5 (1 0 0 ) 5(100) 5(100) 44 (58.7) 75 (100) T o p lam (3) Üst Düzey B ordro-M aas HesaDİama F re k a n s (Y üzde) (1) (2) (3) B anka ve S ig o rta - 6 (3 1 .6 ) 13(68.4) 19(100) T ek n ik H izm . Ü re te n K .K . - 5(31.3) 11(68.8) 16(100) B ak an lık H izm et B ilim i - 1(7.1) 13(92.9) 14(100)) İn şa a t ve İm a la t - 2(10.5) 17(89.5) 19(100) Ü niv ersite - 1(20) 4(80) 5(100) D iğer - - 6(100) 6(100) T o p lam - 15(19) 64(81) 79(100) (2) (3) T oplam - 3 (3 0 ) 1 0(100) 6 (5 0 ) 3 (2 5 ) 12(100) - 4 (5 0 ) 8 (100) 5 (2 6 .3 ) 14 (73.7) 19(100) 1 (33.3) - 2 (66.7) 3 (1 0 0 ) - 2 (4 0 ) 3 (6 0 ) 5 (1 0 0 ) 15 (26.3) 13 (22.8) 29 (50.0) 57 (100) ( 1 ) Hiç Y ok (2) O rta Düzey (3) Üst Düzey Irsalive-F atura Düzenleme F re k an s (Y üzde) (D B anka v e S ig o rta 7 (7 0 ) T ek n ik H izm . Ü re te n K .K . 3 (25) B ak an lık H izm et B irim i 4 (50) - İn şa a t v e im a la t - Ü niversite D iğ er T o p lam (1 ) Hiç Yok (2) Orta Düzey (3) Üst Düzey . . . 341 342 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim İs Emirleri Düzenleme F re k a n s (Y üzde) (D (2) (?) T oplam B anka v e S ig o rta 4 (4 0 ) 6 (6 0 ) - 10 (100) T ek n ik H izm . Ü re te n K .K . 6 (54.5) 5 (4 5 .5 ) - 1 1(100) B akanlık H izm et B irim i 3 (42.9) 3(42.9) 1(14.3) 7 (1 0 0 ) 3 (2 0 ) 8 (5 3 .3 ) 15 (100) İn şa a t ve İm a la t . 4 (2 6 .7 ) Ü niv ersite D iğ er T o p lam ( 1 ) Hiç Y ok (2) O rta Düzey 2 (66.7) 1 (33.3) - 3 (100) 1(2 5 ) 1 (2 5 ) 2 (5 0 ) 4 (1 0 0 ) 20 (40) 19 (38) 1 1 (2 2 ) 50 (100) T oplam (3) Ü st Düzey SİDaris Düzenleme F re k a n s (Y üzde) (1) (2) (3) B anka v e S ig o rta 6 (7 5 ) 2 (2 5 ) - 8 (100) 8 (66.7) 3 (2 5 ) 1 (8.3) 12 (100) T ek n ik H izm . Ü reten K .K . B ak an lık H izm et B irim i 4 (5 7 .1 ) 2 (2 8 .6 ) 1 (14.3) 7 (1 0 0 ) İn şa a t v e İm a la t 2 (10.5) 4 (2 1 .1 ) 13 (68.4) 19 (100) Ü niv ersite 3 (100) - - 3 (100) - 2 (4 0 ) 3 (6 0 ) 5 (1 0 0 ) 23 (42.6) 13 (24.1) 18(33.3) 54 (100) D iğ er T o p lam ( 1 ) Hiç Y ok (2) O rta Düzey (3) Üst Düzey Bütçe Hazırlıklarını Yürütme F re k a n s (Y üzde) (1) (2) (?) T oplam B an k a v e S ig o rta - 9 (6 0 ) 6(40) 15 (100) - 6 (7 5 ) 2 (2 5 ) 8 (1 0 0 ) T ek n ik H izm . Ü reten K .K . B ak an lık H izm et B irim i in ş a a t v e im a la t ü n iv e rsite D iğ er T o p lam (1 ) Hiç Yok 2 (2 0 ) 6 (6 0 ) 2 (2 0 ) 10 (100) - 15(93.8) 1 (6-3) ' 16 (100) 3 (100)) - 2(66.7) 1(33.3) 1(20) 3 (6 0 ) 1 (2 0 ) 5 (1 0 0 ) 3 (5 .3 ) 41 (71.9) 13 (22.8) 5 7 (1 0 0 ) (2) Oıta Düzey (3) Üst Düzey Ekler Para Yatırma Ve Çekme Frekans (Yüzde) (D (2) (3) Toplam - 3 (21.4) 11 (78.6) 14 (100) Teknik Hizm. Üreten K.K. 4 (4 0 ) 5 (5 0 ) 1 (1 0 ) 10 (100)) Bakanlık Hizmet Birimi 3 (5 0 ) 1 (16.7) 2 (33.3) 6 (100) İnşaat ve İmalat 1 (5.9) 10(58.8) 6 (3 5 .3 ) 17(100) Üniversite 1 (2 0 ) 2 (4 0 ) 2 (4 0 ) 5 (1 0 0 ) Banka ve Sigorta - 3 (6 0 ) 2 (4 0 ) 5 (1 0 0 ) 9 (15.8) 24 (4 2 .1 ) 2 4 (4 2 .1 ) 5 7 (1 0 0 ) (i) (2) (3) Toplam 13 (100) Diğer Toplam ( İ ) H iç Y ok (2) O rta Düzey (3) Üst Düzey Evrak- Hazırlanıa-Kayıt -Dağıtım Frekans (Yüzde) Banka ve Sigorta Teknik Hizm. Üreten K .K . Bakanlık Hizmet Birimi İnşaat ve İmalat . Üniversite Diğer Toplam ( 1 ) H iç Y ok (2) O rta Düzey - 9 (69.2) 4 (3 0 .8 ) 5 (38.5) 7 (5 3 .8 ) 1(7.7) 13 (100) 1 (8.3) 7 (5 8 .3 ) 4 (3 3 .3 ) 12 (100) 5 (29.4) 9 (52.9) 3 (17.6) 17(100) 2 (4 0 ) 3 (6 0 ) - 5 (1 0 0 ) - 6 (1 0 0 ) - 6 (100) 13 (19.7) 41 (62.1) 12 (18.2) . 66 (100) (3) Ü st Düzey Stok Kontrol Frekans (Yüzde) (D Banka ve Sigorta 1(7.7) Teknik Hizm. Üreten K.K. Bakanlık Hizmet Birimi (2) Toplam 13 (100) 11(78.6) 14 (1 0 0 ) - 12 (92.3) 13 (100) 20 (100) 3 (21.4) 1 (7 .7 ) (3) 12 (92.3) İnşaat ve İmalat - - 20 (100) Üniversite - - 5 (100) 5 (100) Diğer - - 6 (1 0 0 ) 6 (1 0 0 ) 5 (7 ) - 66 (93) 71 (100) Toplam ( 1 ) Hiç Yok (2) Orta Düzey (3)ÛstDüzey 343 344 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Personelin Performans Kontrolü F re k an s (Y üzde) d) (2) (3) T o p la m B an k a v e S ig o rta 3 (21.4) 9 (64.3) 2 (14.3) 14 (1 0 0 ) T ek n ik H izm . Ü reten K .K . 9 (81.8) 2 (1 8 .2 ) - 11 (100) B ak an lık H izm et B irim i 3 (4 2 .9 ) 3 (42.9) 1 (14.3) 7 (1 0 0 ) İn şa a t v e Iıiıalat 2 (10.5) 11(57.9) 6 (3 1 .6 ) 1 9 (1 0 0 ) Ü niversite 2 (66.7) 1 (33.3) - 3 (1 0 0 )) D iğ er T o p lam ( 1 ) Hiç Y ok (2) O rta Düzey 1 (20) 4 (8 0 ) - 5 (1 0 0 ) 20 (33.9) 30 (50.8) 9 (15.3) 59 (100) (2) (3) T o p lam (3) Üst Düzey Kalite Kontrol F re k an s (Y üzde) B anka ve S ig o rta (1) 3 (30 ) 5 (5 0 ) 2 (2 0 ) 10.(18.5) 10 (76.9) 2 (1 5 .4 ) 1 (7 .7 ) 1 3 (1 0 0 ) 4 (80) - 1 (2 0 ) 5 (100)) İn şa a t v e İm a la t 4 (2 2 .2 ) 11 (61.1) 3 (16.7) 18.(100) Ü niversite 3 (100) - - 3 (100) T e k n ik H izm . Ü re te n K .K . B ak an lık H izm et B irim i D iğ er T oplam ( 1 ) Hiç Yok (2) O rta Düzey 1 (2 0 ) 3 (6 0 ) 1 (2 0 ) 5 (1 0 0 ) 25 (46.3) 21 (38.9) 8 (14.8) 54 (100) (3) T o p lam (3) Üst Düzey İnsangücü Planlama F re k an s (Y üzde) B an k a v e S ig o rta (J) . (2) 1 (7 .7 ) 10 (76.9) 2 (1 5 .4 ) 13 (100) 10 (90.0) 1 (9.1) - 1 1(100) 2 (4 0 ) 3 (6 0 ) - 5 (100) İ n ş a a t v e İm a la t 6 (33.3) 7 (38.9) 5 (27.8) 18 (100) ü n iv e rsite 2 (6 6 .7 ) 1 (33.3) - 3 (1 0 0 ) D iğ er 1 (16.7) 5 (83.3) - 6 (100) 22 (39.3) 27 (48.2) 7 (12.5) 56 (100) T ek n ik H izm . Ü re te n K .K . B ak an lık H izm et B irim i T o p lam (1 ) Hiç Yok (2) Ortâ Düzey (3) Üst Düzey Ekler Malzeme Planlam a Frekans (Yüzde) (1) (2) (3) Toplam Banka ve Sigorta 2 (20) 7 (7 0 ) 1 (10) 10(100) 4 (30.8) 8 (61.5) 1 (7 .7 ) - 4 (8 0 ) 1(2 0 ) 5 (1 0 0 ) 3 (16.7) 5 (27.8) 10 (55.6) 18 (100) Teknik Hizm. Üreten K.K. Bakanlık Hizmet Birimi inşaat ve imalat Üniversite ' 13 (100) 2 (5 0 ) 2 (5 0 ) - 4 (100)) Diğer 2 (33.3) 3 (5 0 ) 1 (16.7) 6 (1 0 0 ) Toplam 13(23.2) 2 9 (5 1 .8 ) 14(25) 56 (1 0 0 ) (1 ) Hiç Y ok (2) O rta Düzey (3) Üst Düzey Bütçe Planlam a F re k a n s (Y üzde) . B anka ve S ig o rta T ek n ik H izm . Ü re te n K .K . B ak an lık H izm et B irim i İn şa a t v e im a la t (1) (2) (3) T oplam 1 (6.3) 8 (5 0 ) 7 (43.8) 16 (100) 2 (1 5 .4 ) 9 (69.2) 2 (15.4) 13 (100) - 8 (72.7) 3 (27.3) 1 1(100) 1 (5.6) 12 (66.7) 5 (27.8) 1 8(100) Ü niversite - 3 (6 0 ) 2 (4 0 ) 5 (1 0 0 ) D iğ er - 6 (100) - 6 (100) 4 (5 .8 ) 46 (66.7) 19 (27.5) 69 (100) T o p lam ( 1 ) Hiç Y ok (2) O rta Düzey (3) Üst Düzey Serm ave Planlam a F re k a n s (Y üzde) (1) (2) (3) T oplam B anka ve S ig o rta 4 (3 3 .3 ) 3 (2 5 ) 5 (41.7) 1 2(100) T ek n ik H izm . Ü re te n K .K . 8 (88.9) 1(11.1) - 9 (1 0 0 ) 1(5.6) 18 (100) B akanlık H izm et B irim i 5 (100) - İn şa a t v e im a la t 6 (33.3) 11(61.1) Ü niv ersite 3 (100) - - 3 (1 0 0 ) D iğ er 1 (2 5 ) 3 (7 5 ) - 4 (1 0 0 ) T o p lam 27(53) 18(35.3) 6(11.7) 51 (100) ( 1 ) Hiç Yok (2) Orta Düzey (3) Üst Düzey 5 (100) 345 346 B ilgi Teknolojileri ve Ö rgütsel Değişim Satış Planlama F re k a n s (Y üzde) (1) (2) (? ) T o p ta n B a n k a v e S ig o rta 5 (55.6) 1(1 1 .1 ) 3 (33.3) 9 (1 0 0 ) T ek n ik H izm . Ü re te n K .K . 7 (7 0 ) 2 (2 0 ) 1 (1 0 ) 10 (100) B ak an lık H izm et B irim i 4 (8 0 ) - (1 (20) 5 (1 0 0 ) in ş a a t v e im a la t 2 (1 1 .8 ) 9 (52.9) 6 (35.3) 1 7 (1 0 0 ) Ü niversite 3 (1 0 0 ) - - 3 (1 0 0 ) - 4 (8 0 ) 1 (2 0 ) 5 (1 0 0 ) 2 1 (4 2 .9 ) 16 (32.7) 12 (24.5) 49 (100) D iğ er T o p ta n (1 ) Hiç Yok (2) Orta Düzey (3) Üst Düzey Üretim-İs Programlama Ve Planlama F re k a n s (Y üzde) (1) (2) (3) T o p ta n B anka v e S ig o rta 1 (1 0 ) 6 (6 0 ) 3 (3 0 ) 10 (1 0 0 ) 5 (3 8 .5 ) 4 ( 3 0 .8 ) 4 ( 3 0 .8 ) 13 (1 0 0 ) T e k n ik H izm . Ü re te n K .K . B ak an lık H izm et B irim i 3 (5 0 ) 2 (3 3 .3 ) 1 (1 6 .7 ) 6 (1 0 0 ) İn şa a t v e İ m a la t 2 (1 2 .5 ) 7 ( 4 3 .8 ) 7 ( 4 3 .8 ) 1 6 (1 0 0 ) Ü n iv ersite 2 (6 6 .7 ) 1 (3 3 .3 ) - 3 (1 0 0 ) D iğ er T o p ta n - 5 (1 0 0 ) - 5 (1 0 0 )) 13 (2 4 .5 ) 2 5 (4 7 .2 ) 15 (2 8 .3 ) 53 (1 0 0 ) T o p ta n (1 ) Hiç Yok (2) Orta Düzey (3) Üst Düzey Kalite Planlama F re k a n s (Y üzde) (1) (2) (? ) B an k a v e S ig o rta 5 (62.5) 3 (37.5) - 8 (1 0 0 ) T ek n ik H izm . Ü re te n K .K . 9 (7 5 ) . 2 (16.7) 1 (8.3) 12(100) B ak an lık H izm et B irim i 5 (100) - - 5 (1 0 0 ) İnşaat'V e im a la t 4 (2 5 ) 9 (56.3) 3 (18.8) 16 (100)) ü n iv e rsite 3 (100) - - 3 (1 0 0 ) D iğ er T o p ta n (1 ) Hiç Yok (2) Orta Düzey 2 (4 0 ) 2 (4 0 ) 1 (2 0 ) 5 (100) 28 (57.1) 16 (32.7) 5 (10.2) 49 (100) (3) Üst Düzey E kler Fabrika Yerleşim Planlama F re k an s (Y üzde) (1) <2) (3) T o p lam B anka v e S ig o rta 8 (88.9) 1(1 1 .7 ) - 9 (1 0 0 ) 9 (1 0 0 ) T ek n ik Hizm- Ü re te n K .K . 9 (1 0 0 ) - - B ak an lık H izm et B irim i 5 (1 0 0 ) - - 5 (100) İn şa a t v e i m a l a t 6 (4 0 ) 8 (53.3) 1(6.7) 15 (100) Ü niv ersite 3 (7 5 ) 1 (2 5 ) - 4 (1 0 0 ) D iğ er 2 (5 0 ) 2 (5 0 ) - 4(100) 1 (2.2) 46 (100) T oplam 33 (71.1) ( 1 ) Hiç Y o k DeDO (2) O rta Düzey 1 2 (2 6 .1 )- (3) Üst Düzey Yerleşim Planlama W 7(70) (2) 3(30) Q) T oplam B anka v e S ig o rta - 10 (100) T ek n ik H izm . Ü re te n K.K. 9(100) - - 9(100) B akanlık H izm et B irim i 5 (100) - - 5(100) İn şa a t v e İm a la t 4(25) 9 (56.3) 3 (18.8) 16 (100) Ü niversite 2 (50) 2(50) - 4(100) D iğ er 2(40) 3(60) - 5 (100) 29 (59.2) 17 (34.7) 3(6.1) 49 (100) F re k an s (Y üzde) T oplam (1) Hiç Y ok (2) O rta Düzey (3) Ü st Düzey Finansman Yönetimi F re k an s (Y üzde) (1) (2) (3) T oplam B an k a v e S ig o rta - 9 (64.3) 5 (35.7) 14 (100) T ek n ik H izm . Ü re te n K .K . 5 (5 5 .6 ) 4 (4 .4 ) - 9 (1 0 0 ) B akanlık H izm et B irim i 4 (6 6 .7 ) 2 (33.3) - 6 (100) İn şa a t v e im a la t 1 (5.6) 11(61.1) 6 (33.3) 18(100)) Ü niversite 3 (60) 1 (2 0 ) 1 (2 0 ) 5(100) D iğer T o p lam (1 ) Hiç Yok (2) Orta Düzey - 5 (100) - 5 (1 0 0 ) 13 (22.8) 3 2 (5 6 .1 ) 12 (21.1) 57 (100) (3) Üst Düzey . 347 348 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Yeni Fabrika Kurma F re k a n s (Y üzde) (D (2) (3) B anka v e S ig o rta 7 (8 7 .5 ) 1 (12.5) - 8 (1 0 0 ) T ek n ik H izm . Ü re te n K .K . 9 (100) - - 9 (100) B ak an lık H izm et B irim i 5 (100) - - 5 (100) İn şa a t v e im a la t 7 (53.8) 5 (38.5) 1 (7 .7 ) 13 (100) Ü niv ersite 3 (1 0 0 ) - - 3 (1 0 0 ) D iğ er 2 (5 0 ) 2 (5 0 ) - 4 (1 0 0 ) 33 (78.6) 8 (1 9 ) 1 (2.4) 42 (100) (D (2) (3) Toplam 4 (4 0 ) 4 (4 0 ) 2 (2 0 ) 10 (1 0 0 ) 10 (1 0 0 ) - - 10 (1 0 0 ) T oplam ( 1 ) Hiç Y ok (2) O rta Düzey T oplam (3) Üst Düzey Dağıtım Sistemi Planlama Frekans (Yüzde) Banka ve Sigorta Teknik Hizm. Üreten K .K . Bakanlık Hizmet Birimi 4 (8 0 ) 1 (2 0 ) - 5 (1 0 0 ) İnşaat ve imalat 5 (3 5 .7 ) 3 (2 1 .4 ) 6 (4 2 .9 ) 14 (1 0 0 ) Üniversite 3 (1 0 0 ) - - 3 (1 0 0 ) Diğer - 2 (5 0 ) 2 (5 0 ) 4 (1 0 0 ) 2 6 (5 6 .5 ) 10 (2 1 .7 ) 10 (2 1 .7 ) 4 6 (1 0 0 ) (1) (2) (3) Toplam Banka ve Sigorta 3 (3 7 .5 ) 4 (5 0 ) 1 (12.5). 8 (1 0 0 ) Teknik Hizm. Üreten K .K . 10 (1 0 0 ) - - 10 (1 0 0 ) Bakanlık Hizmet Birimi 5 (1 0 0 ) - - 5 (1 0 0 ) inşaat ve imalat 4 ( 2 6 .7 ) 5 (3 3 .3 ) 6 (4 0 ) 15 (1 0 0 ) Üniversite 3 (1 0 0 ) - - 3 (1 0 0 ) Toplam ( 1 ) Hiç Yok (2 ) Orta Düzey (3 ) Üst Düzey Yeni Ürün Planlama Frekans (Yüzde) Diğer Toplam (1 ) Hiç Yok (2) Orta Düzey - 5 (1 0 0 ) - 5 (1 0 0 ) 25 (5 4 .3 ) 1 4 (3 0 .4 ) 7 (15.2) 4 6 (1 0 0 ) (3) Üst Düzey Ekler Arastırma-Gelistirme F re k an s (Y üzde) W (2) (3) B anka v e S ig o rta - 7 (77.8) 2 (22.2) 9 (100) 6 (6 0 ) 2 (2 0 ) 2 (2 0 ) 10 (100) T e k n ik H izm . Ü re te n K .K . T oplam 5 (83.3) - 1 (16.7) 6 (1 0 0 ) İn şa a t v e İm a la t 3 (2 0 ) 7 (4 6 .7 ) 5 (33.3) 15 (100) Ü niversite 2 (5 0 ) 1 (2 5 ) 1 (2 5 ) 4 (100) D iğer 1 (2 0 ) 4 (8 0 ) - 5 (1 0 0 ) 17 (34.7) 21 (42.9) 11 (22.4) 49 (100) B ak an lık H izm et B irim i T o p lam ( 1 ) Hiç Y ok (2) O rta Düzey (3) Ü st Düzey 349 KAYNAKÇA AHISKA,Yalçın 1991 "Çok Şubeli Bankalarda İç Örgütlenme Sorunu", Banka ve Ekonomik Yorumlar Dergisi, S. 5, No: 28, Mayıs. AKGÜÇ, Öztin 1987 100 Soruda Türkiye'de Bankacılık, Gerçek Yayınevi. AKPINAR, Haldun 1993 Daha Hızlı, Daha Güçlü, Daha Yüksek, Türkiye Bankalar Birliği, Yayın No: 172, Ankara. AKTAŞ, A.Ziya 1987 Structured Analysis and Design of Information Systems, Englewood Cliffs, N.J, Prentice-HaU, USA. ALPARSLAN, Melike, N. DURMAZ ve G. KOÇ 1995 "Türk Bankacılık Sistemi Seçilmiş OECD Ülkelerinin Bankacılık Sistemlerinin Karşılaştırılması", Türkiye Bankalar Birliği, 15 Haziran. ALPERGİN, Pelin 1990 Bireysel Bankacdık, Bankalar Birliği, Yayın No: 160. ALTER, Steven L. 1976 "How Effective Managers Use Information Systems", Harvard Business Review, November-December, Vol.54, s.97-104. 1980 Decision Support Systems: Current Practices and Continuing Challenges, Reading, Addison-Wesley. 352 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim ANSHEN, M. 1960 "The Manager and the Black Box", H a rv a rd Business Review, Vol. 38, s.410-448. ANTHONY, R.N. 1965 Planning and C ontrol Systems: A Fram ew ork for Analysis, Harvard University Press, Cambridge. ARKAN, Sabih 1991 B ankacılıkta K ullanılan Yeni E lektronik Sistem lerle İlgili H ukuki Sorunlar, Türkiye Bankalar Birliği, Yayın No. 166, 1991. ASSIMAKOPOULOS, Nikitas 1988 "The Influence o f New Technology in Organization and Management", Inform ation and M anagem ent, 14, s. 195-203. Aylık Ekonom ik Veriler 1994 İstanbul Ticaret Odası. BADGETT, Tom 1986 "Making Your Sales Force More Productive," Personal Com puting, July, s.81-89. B ankacılıkta Otom asyon 1992 Computer World Monitor, 23 Kasım. B ankalarım ız 1986, 87, 88, 89, 90, 91, 92, 93, 94 Türkiye Bankalar Birliği Yayım, Ankara. BEHAN, Kate ve D. HOLMES 1990 U nderstanding Inform ation Technology,Prentice Hali, 2. ed. NY. BENNIS, W. ve P. SLATER 1968 T he T em porary Society, New York, Harper Collins. BERGQUIST, William 1993 T he Postm odern O rganization, Jossey Bass Pub., San Francisco. BEULENS, A.J.M. ve J.A.E.E. VAN NUNEN 1888 "The Use o f Expert System Technology in DSS", Decision S upport Systems, s.423-435. Kaynakça 353 BODNAR, George ve W. HOPWOOD 1987 Accounting Inform ation System s, 3.ed., Allyn and Bacon,Boston. BONCZEK, R.H., C.V. HOLSAPPLE ve A. B. WHINSTON 1981 Foundation of Decision S upport Systems, Academic Press, NY. BRANDEL, R. Baker 1988 The L aw of Electronic Fund T ransfer Systems, 2.nd ed. Boston, NY. BRAVERMAN, Harry 1974 L obour and M onopoly Capital, Monthly Review Press, NY. BRONOWSKI 1973 T he Ascent of M an. BUMİN, Birol 1990 İşletm elerde O rganizasyon Geliştirm e ve Çatışm anın Yönetimi, Gazi Üniversitesi İkt. İdari Bil. Fak., Bizim Büro Basımevi, 1990, Ankara. BURLINGAME, J.F. 1961 "Information Technology and Decentralizations", H arv ard Business Review, Vol.3 8, s. 121-126. CAN, Halil 1991 O rganizasyon ve Yönetim, Adım Yayıncılık, Ankara. CARLSON, E. D ve R. SPRAGUE. 1982 Building Effective Decision S upport Systems, Prentice Hall, USA. CARROLL, John M. 1985 "Satisfaction Conditions for Mental Models", C ontem porary Psychology, Vol.30, No.9, s..672-693. CARROLL, J.S., C.PERIN 1988 "How Expectations About Microcomputers Influences Their Organizational Consequences", M anagem ent in the 1990s W orking P ap er, MITT, April, s.88-144. 354 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim CHANNAN, F.Derek 1988 G lobal Banking Strategy, New York, John Wiley and Sons. CHORAFAS, Dimitris, N. 1992 "Simulation", Optim izational E x p e rt Systems, New York Univ. Press, NY. CHORAFAS, Dimitris, N. ve HEINRICH S. 1988 High Technology a t UBS for Excellence in Client Service, Zurih, Union Bank o f Switzerland. 1990 E x p ert Systems in Banking, New York University Press NY. CLEGG, S. 1990 M odern O rganizations: O rganizational Studies in the Postm odern W orld, Newbury Park, Calif. Sage. C om puterw orld M onitor 1992 23 Kasim. COOKSON, Clive 1990 "A Fast Expanding Game", Financial Times, 8 Feb. s. 22. COOPER, Robert, G. BURRELL 1988 " Modernism and Organizational Analysis: An Intruduction", O rganizations Studies, 9(1), s. 16-28. DALTON, W . P., R. LAWRANCE ve L. E.GREINER 1970 O rganizational C hange and Development, Homewood HL, Richard D.Irvm. DAVIS, Steven I. 1987 Exellence in Banking, The Macmillan Press Co., London. DAVIS, G. B. ve M.H. OLSON 1984 M anagem ent Inform ation Systems: Conceptual Foundations, S tru ctu re and Development, McGraw-Hill International 2.nd ed., NY. DECENZO, D. A.ve S.P. ROBBINS 1988 Personnel-H um an Resource M anagem ent, Englewoord Clifts, N.J. Prentice Hall. Kaynakça 355 DEMÎRALP, Selçuk 1990 "Para ve Sermaye Piyasalarının Yeniden Yapılanması ve Denetleme Sistemleri", 9 0 'h Y ıllarda T ü rk Bankacılığının Gündem indeki K onular ve Ö neriler Sempozyumu, Ankara, TBB Yayınlan, No.161, 1990. DERRY, L. ve T. Wiliams 1960 A sh o rt H istory of Technology. DONALD, L. ve K. PATRICK 1987 "How to Plan and Conduct Productive Business Meetings", Amacom, NY. DONOVAN, J.J. ve S.E.Madnick 1976 Institutional and A d H oc Decision Support Systems and T heir Effective Use, Cambridge, Mass: Center for Information Systems Research, Report. DOUGLAS, R.Vogels 1988 "Group Decision Support Systems: Evalution and Status at the University o f Arizona" O rganizational Decision Support Systems, Ed., R.M.Lee, A.M. McCosh, Elsevier, Science Publishers, Holland. DOYLE, Michael ve D. STRAUSS 1976 How to M ake M eetings W ork, Wyden Books. DRUKER, Peter 1985 "Playing the Information Based Orchestra", W all S treet Journal, June 4, s.32-46. 1991 Yeni G erçekler, ( Çev. Birtane Karanakçı), Türkiye İş Bankası Kültür Yay., Genel Yayın N o:315, Tisamat Bas.San. Ankara. Encylopaedia B ritannica 1979 Vol.II, 15 th ed., s. 156. GALLUPE, R.B. 1985 The Im pact o f T ask Difficulty on the Use of a G roup Decision S upport System s, Unpublished Doctoral Dissertation, University o f Minnesota. 356 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim GALLUPE, R.B. ve G. DESANCTIS 1988 "Computer Based Support for Group Problem-Finding: an Experimental Invenstigation", M IS Q uarterly 12, June, s.278-285. GINZBERG, M.J., E.A. Stohr 1982 "Decision Support Systems: Issues and Perspectives", Decision S up p o rt System, s. 10-17. GLOSS, R E. H.A.BAHER 1967 Introduction to Business, 6 Ed.South Western Pub.Co., Cincinati, USA. GORDON, D. B. ve S. HAMILTON 1993 M anaging Inform ation: How Inform ation Systems Im pact Organizational Strategy, Richard D. Irwin, Professionel Pub. NewYork. GOTLIEP, C.C. ve J.N.P.HUME 1958 High Speed D ata Processing, McGraw-Hill Company NY. GRAY, P. 1981 "The SMU Decision Room Project", Proceedings of the 1 st Int. Conf. on Decision S upport Systems, s. 122-129. GROSS, C. W. ve R.T. PETERSON 1987 M arketing: Concepts and Decision M aking, W est Publishing Co.St Paul, Minn. USA. HACKA1HORN, R D .v e P.G.W. KEEN 1981 "Organizational Strategies for Personal Computing in Decision Support Systems", M IS Q uarterly, No.3, s.21-27. HALTON, John 1986 " The Anatomy o f Computing ", The Inform ation Technology Revolution, (Ed.)Tom Forester, The M IT Press, Cambridge, Massachusetts. HAMMER, M. ve J. CHAMPY 1993 (Çev. Sinem Gül) Değişim M ühendisliği: İş İdaresinde Devrim içinManifesto, Sabah Kitapları, İstanbul. Kaynakça 357 HANNA, M .T., J. FREEMAN 1977 "The Population Ecology o f Organizations". Am erican Journal of Sociology, Vol.82, 1977, s.929-964. HICKS, Jr. O. 1987 M anagem ent Inform ation Systems, A U ser Perspective, 2 nd ed., St.Paul, Minn.West, USA . HOFSTEDE, G. 1980 C ulture's Consequences: International Differences in W ork, Relatied Values, Sage, Pub. London. HUBER, G. 1984 "Issues in the Design o f Group Decision Support Systems", M IS Q uarterly, Sept., s.235-247. HUNT, H.A. ve M. BESKOWITZ 1992 New Technologies and T he Em ploym ent of Disabled Persons, Ed.ILO, Geneva. HUSEMAN, R. C. ve E. MILES 1988 "Organizational Communication in the Information Age: Implications o f Computer-Based Systems", Journal of M anagem ent, Vol. 14, No.2, s. 181-203. İşbank Yıllık R apor, 1990 JAIKUMAR, R. 1986 "Postindustrial M anufacturing",H arvard Businees Review, Nov-Dec., s.69-76. KANTER, J. 1967 The C om puter and The Executive, Englewood, Cliffs,Prentice-Hall Inc N.J. KARATAN, F. 1990 B ankacüikta Ödem e Sistem lerinin O tom asyonu-Elektronik Fon T ran sfer Sistem leri, Ankara, T.Bankalar Birliği Yayın No, 162. 358 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim KAYA BENSGHİR, Türksel 1993 'Yönetim Destek Sistemleri", Amme İdaresi Dergisi, Cilt 26, S. 1, Mart, s.239-253. 1994 "Kamu Görevlileri Yetiştirilmesinde Bilgi Teknolojileri Eğitimi", Kamu Yönetimi Disiplini Sempozyumu Bildirileri, Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü, Uluslararası Yönetim Bilimleri Enstitüsü Ulusal Seksiyonu, Cilt 2, Kasım 1995, Ankara, s.305-326. KEEN, P.G.W. 1981 "Value Analysis: Justifying Decision Support Systems", MIS Quarterly, Vol 5, No: 1, March, s. 1-6. KEEN, P.G.W, S. MORTON 1978 Decision Support Systems:An Organizational Perspective, Addison Wesley Reading, London. KELLNER, D. 1989 Postmodernism/Jameson/ Critique, (Ed.), Washington D.C. Maisonneuve Press. KELLY J.F. 1970 Computerized Management Information System, The McMillan KENNETH, Nowlan, A. 1990 "Financial and Accounting Systems, Bank Management, Fall, s.22-23. KIRKMAN, Patrick 1987 Electronic Funds Transfer Systems. KOLB, D.A. ve A. L.FROHMAN 1970 "An Organization Development Approach to Consulting", Sloan Management Review, Fall, s.52. KOONTZ, H. C. O'Donnell 1968 Management: A Book of Readings; McGraw, Hill Comp. 1972 Principles of Management: An Analysis of Managerial Functions, McGraw-Hill Comp. Inc, NY. Kaynakça 359 KOKSAL, Aydın 1981 Bilişim Terimleri Sözlüğü, TDK KROENKE, D.M. ve NOLAN, K. A. 1987 Business Computer Systems, 3 rd ed.,California. KUHN, Thomas S. 1982 1982 Bilimsel Devrimlerin Yapısı, Alan Yayıncılık, Birinci Baski, Istanbul. LAWRANCE, Gauld 1987 "Computer Integrated Manufacturing: A Shop Floor Revolution", PC Week, April, s.129-130. LAWRENCE, P.R. VE J.W. LORCH 1969 Organization and Environment, Homewood, Irwin. LEAVITT, HJ.ve T.L.Whisler 1958 "Management in the 1980's", Harvard Business Review, 36, s.4148. LEDERER, A. L ., A. L. MENDELOW 1988 "Information Systems Planning: Top Management Takes Control", Business Horizons, May-June. LÏPIS, H.A.,T.J.,LINKER 1985 Electronic Banking, John Wiley and Sons, England. LIPITT, L.Gordon 1969 Organizational Renewal, Prentice-Hall Inc. Englewood Cliffs, NJ. LONG, Larry 1989 Management Information Systems, Prentice-Hall, Englewood Cliffs, New Jersey. LUCAS, C. Henry 1989 Computer Based Information Systems in Organization, Prentice-Hall, Englewood Cliffs, New Jersey. LYON, David 1990 The Information Society, Issues and Illusions, Polity Press, Basil Blackwell, UK. 360 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim MADEN M.S. ve M.A., REID 1992 "Data Processing Aspects o f the Integrated Circuit and Magnetic Stripe Cards" Inform ation and M anagem ent, Nu. 22, s.41-52. MAJOR, Michael I , 1991 M icrocom puters in H um an R esource M anagem ent: A D irectory of Softw are Advance Personel Systems, P.O.Box 1438, Raseville, CA. MARCH, J.G.ve H.A: Simon 1961 Organizations, NY, 1961. MARTINO, Vittorio ve L.W IRTH 1990 Linda: "Telework A New W ay o f Working and Living", Intenational L abour Review, Vol. 129, No.5, s.529-554. M cCa r t h y , Jerome E. 1975 Basic M arketing A M anagerial A pproach, 5 ed, Home Wood HI, Richard D. Inc, USA. M cD o n o u g h , 1963 a .m . Inform ation Economics and M anagem ent Systems, M e Graw Hill, NY. McLUHAN, L. 1962 The G utenberg Galexy, University o f Toronto, USA. MEYBOOM, P.. 1981 "The Secretarial Profession in The Federal Public Sevice" Speech to National Secretaries Association, 24 A p ril. MEYER, J.W. ve B. Rowan 1977 'Institutionalized Organizations: Formal Structures as Myth and Reality", Am erican Jo u rn a l of Sociology, 1977, Vol.83., s.340-363. M illiyet Gazetesi 13 Agustos 1995, s. 10. MINTZBERG, Henry 1979 The S tructuring of O rganizations: A Synthesis of the Research, Prentice-Hall International Inc., Englewood Cliffs, USA, 1979. Kaynakça 361 MUMME, C. Lipsig 1992 "The Renaisssance o f Homeworking in Developed Economies", Relations Industries, Vol.38, No.3. MURDICK, G.Robert ve J. C. MUNSON 1986 M IS Concepts and Design, Prentice-Hall Int.2.ed.,USA. MURDICK, G.Robert ve J. Ross 1971 Inform ation Systems for M odern M anagem ent, Prent.-Hall, NJ. MURRAY, Turoff ve S.T. HILTZ 1982 "Computer Support for Group Versus Individual Decision", IE E E T ransactions on Communications, Vol. 30, N o .l, Jan. NEETHI, S.S. Krishnamoorty 1988 "Decision Support Systems: A Critical Review", M anagerial Decision S u p p o rt Systems, Lsevier Science Pub. B.V., North-HoUand. NORTON, Mike 1982 "Where IT M ay Not Build Jobs" Computing,Nu. 6, December, s.13-14. NUNAMAKER, J.Applegate, L.ve B. KONSYNSKI 1984 "Facilitating Group Creativity: Experience with a Group Decision Support System" Journal of M anagem ent Inform ation Systems, s.67-79. OLAMAN, B.Jr. M artin 1966 "Economies o f Scale and the IBM System/360", Communications of the A C M , No:6, June, s.435-440. ONARAN, Oğuz 1975 Ö rgütlerde K a ra r Verme, Ankara Üniversitesi Siyasal Bilgiler Fakültesi Yay m No:321, ikinci Bası, Sevinç Matbaası, Ankara. ORHANER, Emine 1995 "Bankacılık Sektöründe İstihdam ve Eğitim Durumu", Bankacılar Dergisi, S. 15, s. 27-33. 362 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim ÖZHAN, Fikret 1992 I. U luslarası Şube Bankacılığı K onferansı N otları, 14-15 Mayıs, Londra. /_ PARKER, M artin 1992 " Post-Modern Organizations or Postmodern Organization Theory", O rganizations Studies, 13(1). PETTIGREW , A. 1979 " On Studying Organizational Cultures", A dm inistrative Science Q uarterly, Vol.24, s. 570-581. PFEFFER, J. ve G.R. SALANCIK 1978 T he E xternal C ontrol of O rganizations, Newyork, H arper and Row, 1978 PHILLIPS, L.D 1984 "Decision Support for Managers" naklen OTWAY, H.J.ve PELTY, M ., T he M anagerial Challenge O f New Office Teehnoiogy, Butter W orths, London. •PORTER, Michael ve V.E. M ILLAR 1985 "How Information Gives You Competitive Advantage", H a rv a rd Business Review, July-August, s. 149-160. RAIFFA Hr. 1968 Decision Analysis, Addision-Wesley Reading. Massachutess. RATHWELL, M argaret A. ve A. BURNS 1985 "Information Systems Support for Group Planning and Decision Making Activities", M IS Q uarterly, Sept., s.250-264. REVELL, J.R.S. 1983 Banking and Electronic Fund Transfers, Paris. ROBEY, Daniel 1991 Designing O rganizations, Irwin Homewood 3 .Ed.Boston. 1977 "Computers and Management Structure: Some Emprical Findings: Re-examined", H um an Relations, Vol.30, Nu. 11, s.963-976. Kaynakça 363 ROCKART, John F. ve D. W .De LONG 1988 Executive S u p p o rt System s:The Em ergence of Top M ana­ gement C om puter Use, Business Irwin, Homewood, Illi., 60430. SARGUT, Selami 1994 "Bürokrasinin Türkiye'deki Darboğazı: Ulusal Kültür-Makina Örgüt Uzlaşmazlığı", K am u Yönetimi Disiplini Sempozyumu Bildirileri, Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü, Uluslar­ arası Yönetim Bilimleri Enstitüsü Ulusal Seksiyonu, Cilt 1, Kasım 1995, Ankara, s. 121-141. SAWYER Thomas ve M. PECHT 1986 " A Material Selection Program", BYTE, July, s.235-248. SAXBY, Stephen 1990 T he Age of Inform ation:T he P ast Development and Future Significance o f Com puting and Communication,The Macmillan Press Lt. SCHMITZ, M.Ü 1986 B anka Şubesi O rganizasyonu (Çev. inan Özalp), Anadolu üniv. Yayın No: 166. SCHNEIDER, Howard 1991 "The M I Technology Race", M ortgage Banking, M a rt, s. 10-14. SCHULTHEIS, Robert ve M. SUMNER 1989 M anagem ent Inform ation System s:The M anager's View, Southern HlinoisUniversity at Edwardsville, Irwin USA. SIMON, Herbert A. 1955 A dm inistrative Behavior: A study of Decision M aking Process in A dm inistrative O rganization, New York, Mac-Millan, 1955. 1960 New Science of M anagam ent Decision, Harper & Brothers NewYork. SOL, G. Henk, A. C. TAKKENBERG ve P.F.V., RUBBE 1985 E xpert System and Artificial Intelligence in Decision Suppor Systems, Proceedings o f the 2. Mini Euroconference, the Netharlands, 17-20 Nov. 364 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim SPRAQUE, Ralph H.Jr. 1980 " A Framework for the Development o f Decision Support Systems", M IS Q uarterly, Vol.4, No.4, June, s. 1-26. ^SPRAGUE, Ralph ve H. J. E. D. CARLSON 1982 Building Effective Decision S up p o rt Systems, Prentice-Hall, Inc, Englewoord Cliffs, New Jersey, 1982. SPRAGUE, Ralp H. Jr.ve H. J. WATSON: 1986 Decision S upport System s: Putting T heory into Practice, Prentice Hall, Eng. Cliff, N.J., USA. SWANN, W.H. 1988 "Use o f A Knowledge Based System For Group Decision Support", R.M.LEE, A.M.MCLOSH, P.MIGLIARESE (Ed.) O rganizational Decision S upport S y stem s;, Elsevier Science Publishers B.V. Holland, s.34-35. SYNDERS, Jan 1987 "Manufacturing Sotfware: The Paths to The Same End", Infosystems, June, s.50-52. TATAR, Tevfik 1993 Y atırım ların Seçimi ve D eğerlendirm e Teknikleri, Gazi Üniversitesi, İktisadi ve İdari Bilimler Fak. Yayın No:58, Ankara, 1993. TERSİNE, R.J.VE C.A., ALTIMUS 1974 Problem s A nd M odels in O perations M anagem ent, Grid, USA. The Economist, 1995 "Democracy and Technology", June 17th-23rd, s.21-23. THIERAUF, R.J. 1982 Decision Support Systems for Effective Planning and C ontrol, Englewood Cliffs, Prentice-Hall 1982. TOFFLER, Alvin 1981 Üçüncü Dalga, (Çev. Ali Seden), Bilimsel Sorunlar Dizisi, Altın Kitaplar. Kaynakça 365 TOPRAK, Meral, M.TANYAŞ ve diğerleri 1991 Bankacılık Sektöründe Bilgisayar Kullanımı, MPM Yayınlan, 452, Ankara. TUGAY, Fotoş 1991 "Elektronik Fon Transferi", B ankacılar, Türkiye Bankalar Birliği Yayını, Ekim. TURBAN, Efraim 1990 Decision S u p p o rt A nd E x p ert Systems: M anagem ent Support Systems, Maxwell Macmillan International, New York. TUROFF, Hiltz R.S.M. 1978 T he N etw ork Nation, Addison-Wesley Reading Massachusetts. TUROFF, M.ve R.H. Starr, 1982 "Computer Support for Group Versus Individual Decisions," IE E E T ransactions on Com munications, 3 0 ,1 , Jan., s.82-92. T ürkiye'de ilk 100 Bilgisayar Kullanıcısı, INTERPRO, 1993 ve 1994, Ankara. ÜLGEN, Hayrı 1980 İşletm e Yönetim inde Bilgisayarlar, Istanbul Üniversitesi Yayın No: 2806, İstanbul. UMAN, Nuri 1973 Bilgi İşlem de K om puterler ve T ürkiye'de K om puterlerin D urum u, Ankara Üniv. Siyasal Bilgiler Fak., Sevinç Matbaası, Yayın No.364, Ankara. UZKESİCİ, Nuray 1994 M odern B anka: Yönetimi ve Organizasyonu, Anadolu Üniv. VENKATRAMAN, N 1991 "IT-Induced Business Reconfiguration", MORTON, Michael S. S. (Ed.): T he C orporation of İ990s. Inform ation Technology and O rganizational T ransform ation, Oxford. WAYNE, Fasset, S. 1992 "Expanded EDI Offerings", B ank M anagem ent, Jan., s. 17-24. 366 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim W HISLER, Thomas L. ve G. P., SHULTZ 1964 Inform ation Technology and M anagem ent O rganization, The Free Pres ofGlencoe Univ. o f Chicago, USA. W HISLER, Thomas L. 1970 T he Im pact of C om puters on O rganizations, Praeger Publisher, New York. WHISLER,Thomas L., H., MEYER, B. ve Diğerleri 1967 "Centralization o f Organizational Control An Empirical Study o f Its Meaning and Measurement", Jo u rn al o f Business 40, No. 1,Jan., s.32-44. WILLIAMS, A. 1982 The H istory of Technology - The Tw entieth C entury C.1900-1950, Part II. YILMAZ, Cengiz 1988 Bilgi İşlem Yönetiminde Bilgi Sistemi, Erciyes Univ. İktisadi ve İdari Bilimler Fak. Yayın No: 2, Kayseri. YOLCU, Tanju Gonca Kılıç 1993 "Bankalarda Bilgisayar Kullanımı: Bilgisayar Kullanımı Bankacılık Hizmetlerinin Her Alanına Giriyor", Bankacılar, Türkiye Banka­ lar Birliği Yayını, Nisan. ZAMYETJN, Yevgeni 1988 Biz (Çev. Füsun Tülek) , l.Basım, Ayrıntı Yayınevi, İstanbul. ZHANG, Bingxun ve I. O. ANGELL 1990 "Decision Support Systems in China. A Clash o f Cultures", Inform ation Technology for Development, Vol.5, No:2, s. 137-155. 1994 Eğitim P rogram ları, 1994 Türkiye Bankalar Birliği, Ankara. SÖZLÜK1 A dH oc Bir defaya mahsus geçici olan. A na Bellek -P rim ary Storage Ana bellek işlenecek bilgileri, program lan, işlem sürecinde oluşan ara sonuçlan ve işlenmiş bilgileri bir çıkış birimine göndermeden önce saklayan merkezi işlem biriminin bir bölümüdür. Rastgele erişimli bellek (RAM), işlenecek bilgilerin, programların yeraldığı ve içeriğini değiştirebilen ya da silinebilen ana belleği oluşturur. Salt okunur bellek ise (ROM), bilgisayarın sadece okunabilir işletim sistemi programlarım içeren ana belleğini oluşturur. A nm da Erişim - Online Bilgisayar ortamındaki verilere iletişim araçlanyla anmda ve doğrudan erişimi tanımlamak üzere kullanılan bir terimdir. A ritm etik/M antık Birim i -Arithm etic/Logic Unit Merkezi işlem biriminin bir bölümü olan aritmetik/mantık birimi; toplama, çıkarma, çarpma, bölme gibi aritmetik işlemlerin yanı sıra mantıksal karşılaştırmalar yapar. A lternatif yollardan birini seçmek gibi basit bir karar ya da karmaşık kararlar ve işlemler içeren uzun hesaplamalar, aritmetik/mantık biriminin temel işlevleri arasında yer alır. 1Bu sözlüğün hazırlanm asında şu kaynaklardan yararlanılmıştır: Peter G.W. Keen, E v ery M a n a g e r's G u id e T o In fo rm atio n T echnology, H arvard Business School Press, USA, 1991; Aydın Koksal, Bilişim T e rim le ri Sözlüğü, T ü rk Dil K urumu Yayrnı, No:476, A nkara,1981; F aruk Çubukçu, B ilgisayar T e rim le ri Sözlüğü; V Yayınları, Birinci Basım, Ankara, O cak 1987; Emin D. Aydın, Bilişim S istem leri Sözlüğü: B ilgisayar, Bilgi işlem v e T elekom ünikasyon, D oruk Y ayınlan, No:24, Ankara, 1 992. 368 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Band Bilgi iletim hızını ölçen birim. Bir band saniyede 1 BIT'e eşdeğerdir. B ar Code Barkod firmalara bir ticari olay esnasında bilgi sağlayan, bunları anında merkezi veritabanlanna aktaran, yöneticilere ve diğer ilgili kişilere özet raporlar ve listeler olarak sunan tarayıcılardır. Bu araçla dokümanlar tıpkı fiziki ürünler gibi kağıt ve kırtasiyecilik olmadan iş süreci içinde izlenebilmektedir. Firmalara özellikle satış ve stok bilgilerini kontrol etmede ve kütüphanelerde üyelik kontrolüne olanak sağlayan barkodlar, banka, kütüphane ve süpermaket- lerde yaygın olarak kullanılmaktadır. BA SIC -B asic"B eginner,s All-Purpose Symbolic Instruction C ode" Programlamaya yeni başlayanların kolaylıkla kullanabileceği genel amaçlı bir bilgisayar programlama dilidir. B aud Bilgi gönderiminin hızını niteleyen birimdir. Bir "baud" saniyede bir bit'dir. Bellek- M em ory Bilgi ve işlem dizilerinin saklandığı ortama verilen addır. Bü terim daha çok bilgisayarın ana belleğini göstermek için kullanılır. Bilgi -Inform ation Bilgi, işlenmiş veridir. Yöneticiler çok büyük hacimlerde veriye sahiptir, ancak yeterli bilgiye sahip değildir. Bilgi teknolojileri bu yetersizliği gidermede yardımcı olmaktadır. Bilgi Teknolojileri (BT) -Inform ation Technology (IT) Bilgisayar, iletişim ve multimedyâ donanım ve yazılımlarına verilen ortak addır. Bilgi Sistemi (BS) -Inform ation System (IS) İnsan ve bilgi teknolojileri işbirliği ile bilgi toplama, işleme, gönderme ve saklama işlevlerini yürütmek için tasarlanmış yapıdır. B ilgisayar Destekli T asarım (BDT) -C om puter A ided Design (CAD) Kısaca CAD olarak adlandırılan bilgisayar destekli tasarım, diyagramlar oluşturma, işlemleri simüle etme ve tasarım arşivleri oluşturmada tasarımcılara destek sunar. Bilgisayar destekli tasarım bilgisayar destekli üretimle (CAM) Sözlük 369 birlikte üretim alanında büyük yenilikler getirmektedir. CAD, tasarım lan doğrudan bilgisayar kontrollü tezgahlara aktanr. Bilgisayar Destekli Üretim (BDÜ) -Computer Aided Manufacture (CAM) Üretim planlama, kontrol ve yönetiminin bilgi teknolojileri destekli gerçekleştirilmesidir. Bilgisayar destekli üretim; nümerik kontrol, robotiks, malzeme ihtiyaç planlaması (MRP) ve süreç kontrolü gibi işlevleri kolaylaştıran alt sistemleri bünyesinde bulundurur. CAD ve CAM sistemleri ile üretim dışında düzenlilik sağlanır. Bilgisayarla Bütünleşik Üretim -Computer Integrated Manufacturing (CİM) Bu sistemler; üst düzeyde bilgi teknolojileri kullanan örgütlerde satınalma ve muhasebeleştirmeden üretime, planlama ve programlamaya ve dağıtıma kadar tüm üretim sürecinin bilgi teknolojileri yoluyla yürütülmesine olanak tanır. CIM'in temel mantığı birbirleriyle girdi-çıktı ilişkisi içinde olan üretim işlevle­ rinde akışı düzenleme yoluyla verimliliği ve etkililiği artırmaktır. CIM'in uygulanması üretim sürecinin her bir aşamasının yeniden düşünülmesini, gözden geçirilmesini, analiz edilmesini ve planlanmasını gerekli kılar. CİM dağıtık bir bilgi sisteminin kurulmasını gerektirmektedir. Binary Digit (İkil) -BİT Dijital olarak temsil edilebilen bir birim kodlanmış bilgi bir BİT olarak adlandırılmaktadır. Elektrik akımının olup olmamasını temsil etmek üzere 0 ve l'den oluşan kodlamada bu değerlerin herbiri bir BİT olmaktadır. Karakterler (harfler, rakamlar, özel simgeler) birer ikil bileşimiyle gösterilir. Boole Cebiri George Boole'un geliştirdiği evet/hayır temelinde bir cebir sistemidir. Bu sistem, bilgi işlem sistemlerinde kullanılan ikili aritmetik fikrinin temeli olmuştur. Bpi "Bits per inch" ya da "bytes per inch"; bir inç uzunluktaki bit (ikil) ya da bayt miktarım gösteren kısa addır. Bps "Bits per second" ya da "bytes per second"; saniyedeki bit (ikil) ya da bayt miktarım gösteren kısa addır. Byte Tek bir karekteri temsil etmek üzere kullamlan 8 BİT bir BYTE olarak adlandırılmaktadır. Bilgisayarların bilgi saklama kapasiteleri BYTE'larla; 370 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim iletişim araçlarının taşıdığı bilgi büyüklüğü ise saniye başına düşen BİT sayısı ile ölçülür. Çevirici -Assem bler Herhangi bir dilde kodlanmış komutları içeren kullanıcı programlarım, bilgisayarın anlayabileceği biçime çeviren yazılımdır. Çevrim Dışı -Off-Line Bir bilgisayar sisteminin, ana işlem biriminin denetimi dışında olan kısmıdır. Çevrim îçi -O n-Line Çıkış donanından, yan bellek birimleri ve iletişim donanımlarının, ana işlem birimine doğrudan bağh olduğu bilgisayar sistemidir. Ç izici-Plotter Bilgisayar denetiminde çizim üreten donanımdır. Cobol - Common Business-O riented Language Yönetsel ve ticari bilgi işlem uygulamalarına ya da bir soruna yönelik bilgisayar programlan geliştirmede kullanılan üst düzey bir programlama dilidir. Çoklu İşlem -M ultiproccessing Birden çok işin -programınbilgisayar sisteminde işletilmesidir. birden çok ana işlem birimi içeren bir Ç ıkarım -Inference Bilinen değerlere dayalı önermelerden yola çıkarak, bir sonuca ulaşmaktır. D ağıtık Sistem -D istributed System Örgütte iş yükünü dağıtmak üzere kişisel bilgisayarlara ve yerel iş istasyonlarına ana bilgisayarın bağlanması ile kurulan yapı, dağıtık sistem olarak adlandırılır. Derleyici -Com piler Herhangi bir üst düzey programlama dilinde yazılmış bir programın (kaynak programın) bilgisayarca okunup makine dili komutlarından oluşan amaç programa dönüştürme işlevini yapmak üzere, bilgisayar üretici firmaları tarafından geliştirilen yazılımlardır. Dial-Up Veri iletişiminde telefon hattını kullanmaktır. Sözlük 371 Donanım -Hardware Bir bilgisayar sistemini oluşturan fiziksel birimlerdir. Bir bilgisayar siste­ mindeki, giriş, çıkış, ana işlem birimi, bellek aygıtları, diğer aygıt ve birimler donanımı oluştururlar. Dosya/Kütük Birbiriyle ilişkili, düzenlenmiş veri ya da bilgiler topluluğudur. Elektronik Fon Transferi -Electronic Funds Transfer (EFT) Elektronik donanımlar kullanarak banka hesaplan arasında fon transferini gerçekleştirmektir. Elektronik Posta -Electronic Mail (E-M) Bilgi teknolojileri olanaklarıyla, dijital formdaki mesajlan gönderme, alma ve saklamadır. Elektronik posta, karşı tarafla doğrudan temas kurmadan mesaj iletimine olanak tanır. Telefonda yaşanan boşluklan (tag) ortadan kaldıran bu sistem örgütlerde iletişim aracı olarak yaygın kullanım alanı bulmaktadır. Elektronik Basım -Electronic Publishing Magnetik bilgileri içeren ve taşıyan basım teknolojisidir. Etkileşimli -Interactive Kullanıcı ve bilgisayar arasındaki iki yönlü iletişimdir. Fiber Obtik -Fiber Optics Büyük hacimlerdeki veriyi ışık hızı ile iletebilen veri iletim ortamıdır. FORTRAN -"Formula Translator" Bir sorunun çözümüne yönelik bilimsel ve matematiksel, uygulamalar için geliştirilmiş üst düzey programlama dilidir. Fuzzy Mantığı -Fuzzy Logic Belirsizlik ortamında sorunların çözümü için geliştirilen mantıktır. Fuzzy mantığı, Boole mantığından farklı olarak, var ya da yok gibi ikili durum dışın­ daki olasılıkları işleme olanağı vermektedir. Görüntü Teknolojisi -Image Technology Doküman, resim, grafik, fotoğraf ve diğer görüntülerin bilgisayar ortamında işlenebilecek biçime dönüştürülmesini sağlayan teknoloji, görüntü teknolojisi olarak adlandırılmaktadır. 372 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Güncelleştirme -Update Bir bilgi dosyasındaki kayıtlara erişerek ekleme; silme işlemlerini gerçekleş­ tirip kütüğü en son (güncel) bilgilerle donatmaktır. İmaj İşleme -Image Processing Resimsel bilginin bilgisayar ortamında işlenmesi ve iletilmesidir. İşlem -Transaction Bir bilgi işlem sisteminde, bir bilgi kümesini güncellemek amacıyla işlenen bilgi tutanağıdır. İşletim Sistemi -Operating System Bilgisayarın etkili bir şekilde çalışmasını sağlayan yazılımdır. Bilgisayar üreticisi firmalar tarafından geliştirilen işletim sistemleri bilgisayarın tüm işlemlerini, işlevlerini ve iş akışım denetler. K- "Kilo"ya daKB "kilobyte" 2'nin onuncu kuvveti ya da 1024 byte'ı temsil etmede kullanılan simgedir. Karakter-Character Bilgiyi temsil için kullanılan, bilgisayarca işlenebilir bir h af (A-Z), bir rakam (0-9), bir simge işaretidir. Karar Destek Sistemi (KDS) -Decision Support System (DSS) Sistem karar alıcılara ve uzmanlara karar almalarına olanak tanıyan analtik modeller içermektedir. Ad hoc analizler yapma ve planlama işlevini gerçekleş­ tirmede kolaylık sağlayan sistem örgütün bütününde var olan veritabanlarına erişmeye olanak sağlayan bir yazılımla hizmet sunmaktadır. Kayıt /Tutanak -Record Birbiıiyle ilişkili bilgi öğelerinden oluşan ve belli bir işlemi niteleyen bir birim bilgi ya da birbiriyle ilişkili bir dizi bilgi öğesinden oluşan dosyaların temel birimidir. Kiralık Hat -Leased Line Her ay belli bir ödeme karşılığı kullanılan veri iletişim hattı. Sözlük 373 M anüel/Eİ K itabı -M anual Bir yazılım ya da donanım sistemi hakkında hazırlanmış ve kullanıcıların başvurabileceği kitaptır. MB -M ega Byte Yaklaşık bir milyon karakterlik kapasiteyi temsil eden ölçü birimidir. M erkezi İşlem Birim i -C entral Prosessing Unit (CPU) Merkezi işlem birimi, bilgisayar komutlarım ve hafızasında kayıtlı verileri işleyen elektronik devreleri içeren chip'dir. C PU lar M egahertzle ölçülmektedir. M erkezi İşlem Birim i -C entral Processing Unit Bilgisayarın tüm işlemlerini denetler. Aritmetik hesaplamaları ve mantıksal kararlan yürütür, program lan ve işlenecek bilgileri saklar. M erkezi Bilgi İşlem -C entralized D ata Processing Bir örgütün, tüm bilgi işlem gereksinmelerinin tek bir bilgi işlem merkezince yürütülmesidir. M erkezkaç/D ağıtık Bilgi İşlem -Decentralized D ata Processing Merkezkaç bilgi işlem uygulamasında, bir örgütün bilgisayar ya da bilgi işlem hizmetine gereksinim duyan çeşitli birimleri, ayn ayn bilgisayar kullanarak kendi bilgi işlem çalışmalarım kendi sistemlerinde yürütürler. Merkezkaç bilgi işlemin en büyük özelliği, bölüm özelinde ya da bir birime özgü bilgi işlem hizmetini sağlayabilmesidir. M ikro Chip -Chip Çok sayıdaki elektronik devrelerden oluşan Chip'ler iki türdür. Bunlardan lojik Chip'ler; hesaplama yapma ve komutlan işleme işlevi görürken, hafiza chipler'i program ve verileri saklamada kullanılan RAM'i (Random Access Memory) oluşturur. M ikro İşleyici -M icroprocessor Çok büyük çapta tümleşik çevrimlerden oluşan ve tüm işlem biriminin tek bir yonga üzerinde oluşturulduğu bir işlevsel birimdir. M im ari/Y apı -A rchitecture Bir bilgisayar ya da bilgi sisteminin donanım ve yazılım tasarımıdır. M odem- "M odulator/D em odulator" Uzak yerleşimlere bilgi gönderimini (iletimini) olanaklı kılan aygıtdır. 374 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel D eğişim Niş- Niche Pazarda henüz yaratılmamış, potansiyel vaat eden yer anlamına gelmektedir. O ptik K a ra k te r Okuyucu -Optical C h aracter R eader Basılı ya da yazdı karakterleri okuyan ve bilgisayara girişini sağlayan bir giriş birimidir. O ptik Tarayıcı -O ptical Scaııner Basılı karakterleri çözümleyerek bilgisayarın işleyebileceği sinyaller şekline dönüştüren donanımdır. O tom atik V ezne-A utom atic Teller M achine (ATM ) 24 saat para yatırma ve çekme olanağı sunan ve bankaların bilgi sistem­ lerine bağü özel amaçlı bir donanımdır. Bankacılık alanında önemli bir trans­ formasyona neden olan otomatik vezne, ilk defe 1977 yılında Citibank tarafindan kullanddı ve 1980'lerde bankacılık alanında rekabet sağlayıcı bir özellik oldu. Otomatik vezne sistemi; kart erişimli iş istasyonları, müşteri kayıtlarım tutan ve günceUeyen bilgisayarlar ve bu bilgisayarlarla otomatik vezneleri bağlayan iletişim bağlan olmak üzere üç özel amaçlı alt sistemden oluşmaktadır. Ö rneksel Bilgisayar -Analog C om puter Matematiksel ifâdelere benzer fiziksel durumlar yaratarak işlemlerini sürdüren bilgisayarlardır. Bu tür bilgisayarlar doğrudan saydarla hesaplama yapmayıp, sürekli değişen ısı, basınç, ses ya da voltaj gibi fiziksel verileri kullanır. Ö n Bellek -C ache M em ory Ana bellek üe ana işlem birimi arasında, giriş/çıkış işlemleri ya da yüksek işletim hızına gereksinim duyulan işler için kullanılan küçük kapasiteli fekat yüksek erişim hızına sahip bir beUek birimidir. PL/1 -’’Program m ing Language/1 Bilimsel, matematiksel, yönetimsel ve ticari uygulamalar için geliştirilmiş, çok amaçlı üst düzey bir programlama dilidir. P rosedür/Y ordam -Procedure Bir sorunun çözümünde gereksinim duyulan bir dizi adım. Sözlük 375 Salt O kunur Bellek -R ead Only M em ory (Rom) Program komutlarının değiştiremiyeceği nitelikte, kalıcı bilgi saklamak ve salt okunmak üzere, bilgisayar üreticisi firma tarafından geliştirilmiş bellektir. Satış N oktasında E lektronik Fon T ransferi (EFT) -Electronic Funds T ransfer A t Point O f Sale (EFTPO S) Elektronik bankacılık ve satış noktasında perakendecilik sisteminin birarada kullanılmasıyla ortaya çıkmıştır. Sistemin mantığı, satınalma noktasında ödeme­ lerin veri tabanında anında işlem görmesine dayanır. Sistem çek yazma ve banka hesaplarını borçlandırma arasında geçen zamanı ortadan kaldırmaktadır. Satış Noktası Term inali/Satış Ucu -Point-Of-Sale Term inal (POS) Satış noktasında, satışı ve siparişi işleyebilen ve bir iletişim hattıyla merkezi bir bilgisayara bağh özel uçlar (terminaller) dir. POS'lar bankacılık alanında yaygın kullanım alanı bulmaktadır. Sayısal Denetim -N um erical C ontrol Sayısal komutlar aracılığıyla, sayısal bilgiler kullanan bir aygıtın bir süreci denetlemesidir. Sibernetik -C ybernetics Bilgi teknolojileri ve insangücünün kontrolünü birleştiren alandır. Sistem Analizi -System Analysis Bir karmaşıklığın bileşenlerini (insanlar, makineler, kurallar, yöntemler, vb.) amaçlarım, gereksinimlerini, önceliklerini ve bütün bunların ne derece gerçekleştiğini saptamak amacıyla bileşenlerin birbiriyle olan ilişkilerini tanım­ lamaktır. T a m p o n -Buffer Eşitleme ya da farklı işletim hızlarım dengelemek için kullanılan geçici bir depolama yeridir. Teleişlem -Teleprocessing Giriş ve çıkış aygıtlarının bilgisayardan ayrı bir yerde bulunduğu uzaktan işleme olanak tanıyan bir bilgi işlem yöntemidir. 376 Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim Toplu İşle m -Batch Processing Bu yapıda belli bir süre içinde (gün, hafta, ay) biriktirilen bilgiler, bilgisayarın bir birim olarak işleyebileceği girdi olarak hazırlanır, daha sonra bu girdi ya da biriktirilmiş iş bilgisayarda işlenip gerekli sonuçlar alınır. Üst Yönetici Bilgi Sistemi (YÖBS) -Executive Inform ation Systems (EIS) Sistem yöneticiye örgütün durumu ile ilgili önemli bilgileri analiz edip, göstererek, gerekli adım lan zamanında gerçekleştirilmesine olanak sağlar. U yarlılık -Com patibility Bir bilgisayar sistemi için geliştirilmiş programların, başka bilgisayar sistemlerinde kullanabilme olanağıdır. Uygulam a Program ı-A pplîcation Package Kullanıcıların hazırladığı ve belli gereksinimleri karşılamaya yönelik bilgisayar programlandır. Uygulama Paketi -Application Package Spesifik bir gereksinimi karşılamaya yönelik programlardır. Uygulama paketleri genel amaçlı ve bir çok kullanıcıya yöneliktir. Uzman Sistem -E xpert System (ES) Spesifik sorunların çözümünde uzmanlaşan insan ve makine işbirliği ile eşgüdümlü çalışma ortamıdır. Belirli bir alanda var olan uzmanlık bilgilerinin bir araya getirilmesiyle geliştirilir. Uzman sistem, bir uzmana bir sorunun çözümünde yardımcı olur, ya da onun yerine sorunu çözer. V eritabam -D atabase Bir örgütün tüm bölümleri için ferklı kullanım amaçlarına yönelik, tüm veri ve bilgileri içeren, merkezi bir dosyalar dizisi ya da bir veri kümeleri topluğudur. V eritabam Yöneticisi-Database A dm inistrator Veritabanının kurulması, yaşatılması ve işletilmesiyle ilgili görevleri yürüten ve veri tabam kaynaklarıyla kullanıcıların gereksinimlerini karşılamaya yönelik çalışmalar yapan kişidir. Veri -D ata Veri, bilgisayar tarafından işlenebilecek biçimde saklanan sayı, metin, grafik, imge ve seslerdir. Sözlük 377 Veritabanı Yönetimi -Database Management Bilgilerin güncelleştirilmesini, saklanmasını, erişimini düzenleyen bir sistematiğin, ya da çok sayıda kullanıcıya ve birden çok bilgisayar sistemine hizmet verebilen bir veri tabanının kurulması yaşatılması ve işletilmesidir. Veritabanı Yönetim Sistemi -Database Management System Veritabanının kurulmasını, yaşatılmasını düzenleyen ayrıca, erişim, günleme, saklama ve bakım gibi sorunları çözebilecek bir yazılım sistemidir. Bu sistemle ayrı bilgiler birçok uygulama için erişilebilir olmaktadır. İlişkisel veritabanı sistemi, veri tabam sistemlerinde devrim yaratmıştır. Veri Sözlüğü -Data Dictionary Bilginin sıklığını, hacmini, boyutlarını, niceliğini, güvenliğini, önceliğini ve en yoğun olduğu zamanı beürleyecek şekilde açıklamalar içerir. Veritabanı -Database Birbirleriyle ilişkili kayıt ya da kütüklerin toplamıdır. Yan Bellek/ikinci Bellek -Secondary Storage Bir bilgisayar sisteminde, ana işlem birimine bağh bellek ya da saklama araçlardır. Yapay Zeka -Artificial Intelligence (Al) Algoritma biçiminde tanımlanamayan; çeşitli öğrenme yöntemlerinden yararlanan; doğal dil anlama, görüntü tanıma, ve etkileşimli soru yanıtlama, teorem kanıtlama gibi algısal süreçler ya da us uygulamalarına yönelik geliştirilen bilgisayar modelleri ve sistemlerine verilen addır. Bilgisayarların bir karar verici olarak işlev görmesi için yapılan çalışmaların ürünü olarak ortaya çıkmıştır. Gelecek vaadeden bu yeni alanla insanın düşünme ve karar verme yetisi bilgisayarlara aktarılmaktadır. Yapay zekanın gelişmesinde uzman sistemleri alanında ulaşılan gelişmelerin rolü önemli olmaktadır. Yapay zeka alanında gelişmenin önündeki en önemli engel, bilgisayarlara insan zihninin kolaylıkla ayırt edebildiği bağlamı öğretmedeki güçlük olmaktadır. Bu alandaki gelişmeye psikoloji, dilbilimi, bilgisayar bilimi ye yazılım ve donanım alanındaki ilerlemeler katkıda bulunmaktadır. Yerel Ağ -Local Area Network (LAN) İş ortamında bilgisayarla iş istasyonlarının birbirine bağlanması ile oluştu­ rulan ve daha çok yakın coğrafik alanlar için kurulan ağ, yerel ağ olarak adlandırılmaktadır. Yerel ağlar, birbirlerine bağlanabilecekleri gibi geniş coğrafik alanlar için geliştirilen WAN-Wide Area Network-aglara da bağlanabilmektedir. 378 B ilgi Teknolojileri ve Örgütsel D eğişim Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) -Management Information Systems (MİS) Bir örgütün işleyiş, yönetim ve karar alma işlevlerini desteklemek amacıyla gerekli bilgi üreten bütünleşik bir insan-makine sistemidir. Donanım, yazılım, veri tabam, yönetmelikler ve personel gibi bileşenlerden oluşan yönetim bilişim sistemi (YBS)'nin temel amacı bilgi üretmek ve raporlar hazırlamaktır. Kağıt işlemeye dayalı büro işlerinin bilgisayar ortamında yapılmasına yönelik geliştirilen sistem, 1980'li yılların ortalarından itibaren yaygın kullanım alanı bulmuştur. Anlandı, doğru zamanlı bilgiler sunmak üzere geliştirilen sistem örgütün özellikle orta düzey yönetim kademesine rapor desteği sunmak üzere geliştirilir. Yığm -Batch Bilgisayarda tek bir birim olarak işletilecek bilgiler ve programlar topluluğudur. DİZİN - nin değeri 15,18 A - nin niteliği 60, 187,189 ad hoc 238, 324 - sistemleri 258 - bilgi ihtiyacı 56 - tabam 124 -K D S 104 - toplumu 8 - raporlar 67, 80 - yapılanma 270 ağ örgütlenme 249, 324 - yönetimi 13 bilgi teknolojileri (BT) 8, 45,46, 50, 159, 212, 215, 241, 271 akıllı - ne yapılan yatırımlar 158 - iş istasyonları 87 - modeller 121 - ni kullanım düzeyi 234, 236 bilgi toplumu 7 Alter 86 bilgisayar 30, 92, 160 altsözleşme 271 bilgisayar sistemleri 160,161 AMH ( Automated Material Handling) 83 bilişim ana bellek 35 -toplum u 8 . araştırma geliştirme 230 - personeli 146 araçsal perspektif 238 -yöneticileri 157 arşivleme sistemi 27 bireysel bankacılık 303 artificial intelligent (Al) 123 Blaise Pascal 31 Assemply 35 bölge müdürlükleri 294,295 ATM 51, 277, 280, 291, 301, 307 Boole cebin 30 B bankacılık sektörü 273 BASIC 35 bellek kartlan 277, 280, 288 Bergoist 268 bordro-maaş hesaplama 206, 207, 327 BRAND AID 103, 128 bütçe planlama 218,219 bütçe hazırlıklarım yürütme 210 BÎM 265, 320 C bilgi (information) 7, 13-15, 54 - gereksinimi 17, 18, 20, 60 CAD (Computer Aided Design) 83, 242, - işçisi 278 264 - işlem kaynaklan 68 CAM (Computer Aided Manufacture) 83, - işlem performansı 242, 264 - işlem 187 CASE 277 - işleme süreci 21, 54 central process unit (CPU) 33,42 -kaynaklan 68 Charles Babage 31 - kaynaklarının yönetimi 70 380 Dizin CİM (Computer Integrated Manufacture) 83, 264 -a ğ 48 CNC makineleri 264, 265 -•haberleşme 277 COBOL 35 -mesaj 258 Coğrafik analiz ve gösterim sistemi 98, 103 -p o sta277, 278, 279 Ç - fon transferi (EFT) 276 - veri değişimi (EVD) 286, 287 ENIAC 32 çözümleyici 150 EO 31 çıkarımlar yapan araç EOQ (ESM) 82, 88 çıkarımlar yapan araç (inference tool) 124 Ethernet 38 D etkileşimli (interaktif) 87 etkililik 86 dağıtım sistemi planlama 228 ev bankacılığı 276, 279, 284, 285 Daft ve Lengel modeli 24 evde istihdam 261, 325 data processing 21, 54 evrak hazırlama kayıt-dağıtım 211 de-construction 269 F değer zinciri (value chain) 44 değerlendirme analizi 119 fabrika yerleşim planlama 224 değişim mühendisliği 239, 278,291 farksızlaşma 270 denetim 129 fayda/maliyet analizi 119 - alanı 249, 293 fmansal departman yapısı 250, 300 - bilgi sistemi 74- 78 depo yerleşim planlama 225,226 -planlama 101,102 donanım 40, 39 finansman yönetimi 226 DSS 242 Flexible Manufacturing System (FMS) 2 durumsallık yaklaşımı 2 fon transferi 280, 282 DYNAMO 105 fon yönetimi E Fordist üretim tarzı 2 Fordist212 FORTRAN 35 "eğer ..ise.." analizleri 76 electronic data interchange(EDI) 286, 287 functional differentiation 270 G electronik mail (E-M) 279, 279, 278 GADS (Geografic Analysis and Display System) 98, 103 elektronik Galbraith modeli 23 Dizin GANNT82 iç karlılık oram (IRR) 77 Genelleştirilmiş yönetim bilgi sistemi 104 iletişim ağı 162-168 Geoge Boole 30 - kurum dışı 166 gerçek zamanlı 40 - kurum içi 163 GMIS (Genelized Management Information Systems) 104 - süreci 257, 306 image processing 279 görüntü işlem 279 imalat ve üretim bilgi sistemi 81, 83 grup karar destek sistemleri (GKDS) 105-113, 279 indifferentiation 270 - özellikleri 110 güvenlik yazılımları 27 H 381 inference engine 125 information processing 21, 54 insan kaynaklan bilgi sistemi 83-85 insan gücü planlama 215,216 Herman Hollerith 54 internet 315 Hofstede 132 internet home banking 276 irsaliye fatura düzenleme 207, 208, 327 HRS (Human Resource Information System) 84 K kalite Huber modeli 22 I - kontrol 214 -planlama 223 Informational 132 karar alma 252, 304, 328 Interpersonel 132 karar destek sistemleri (KDS) 85-118 Interpro 142 - değerlendirme ölçütleri 118 IRR ( iç karlılık oranı) 77 - geliştirme 90, 95 İ - işlevi 130-136 - inde teknolojik düzeyler 89 İŞ -kurucusu 90 - emirleri düzenleme 208 - istasyonu 111 - kapsamı 261, 308, 309 işbölümü 237 işletme işlevleri 200-202 işlevsel-farklılaşma 270 işte - nin araçlan 90 -odası 110 - örgütle bütünleşmesi 113 - uygulama alanlan 97 - yaratıcısı 90, 97, 98 KDS 242 ağ tipi- 96 - başan 192 - yenilik 198 köprü tipi- 96 382 Dizin kule tipi- 96-97 sandviç tipi- 96 MİS (Management Information System) 242,275 - mimari yapılan 95, 97 model bankası 62 model tabanı 92, 131 kontrol 247, 129 modem örgütler 367 kredi kartlan 303 modernity 268 kredi kartlan 287 modüler yaklaşım 115 Kuhn 268 Morton S. 92 kullanıcı eğitimi 117 MPM275 MRP (Material Requirement Planning) 83 MRP H 83 LAN (Local Area Network) 38,112, 113, 162,168, 180, 202, 206, 215, 307, 318 MSP (Material Selection) 83 Leavitt ve Whisler 244 müşteri Lending Advisor 279 - ilişkileri temsilcisi 303 Long 14, 20 - hizmetleri 50 Lyotard 268 muhasebe-kayıt 205 N M nakit yönetimi 77,286 net bugünkü değer 77 niches 271 makina - dili 34 Nolan 57 O - örgüt 2 malzeme planlama 217, 218 OCR 277 manüel 163,167 offline 261 manyetik ortam 163, 167 ofis Maria Jaquard 31 MARKI 32 - bankacılığı 284 McFadden Act281 - destek hizmetleri 121 on line 84, 261,163 merkezi işlem birimi 33, 42 ON-CALL 48 merkezileşme 243, 244, 290 operasyonel planlama 60 metagame 107 optik disk 37 Mintzberg H. 132, 270 optimizasyon modelleri 100 organik örgüt 2 Dizin otomatik para çekme (ATM) 51, 277, 280, 291, 301, 307 Post-Fordist 2, 212 otomatik malzeme temini 83 post-industrializm 268 otorite 247 post-yapisalcilik 269 Ö örgütsel düzey sayısı 250, 294 örgüt - geliştirme 66,71 - stratejisi 241 383 post-fordizm 268 postmodern örgütler 267 postmodernist toplum 7, 315 programcı 148 proje planlama-denetleme uzmanı 151 prosedür 42 R örgütsel öğrenim 71 - değişim 66, 72, 302, 323 P RAM 36 reconfiguration 239 reengineering 239,278, 291 rekabet avantajı 199 paket anahtarlama 38 Robey 87 para yatırma-çekme 210 paradigma 268 PASCAL 35 S sanayi - devrimi 45 pazar nişleri 242 - ötesi toplum 7 pazarlama bilgi sistemi 78-81 pazarlama planlaması 103, 104 Pentium 33 • perakende bankacılık 303 personel 263, 309 - bilgi sistemi 60 - in performans kontrolü 213 PERT 82 Peter ve Waterman 268 PIN 284 PL/1 35 planlama 63,127 politika geliştirme 194 Porter ve Millar 44 POS (Point of Sale) 79 , -toplumu 9, 315 satış noktası transferi (POS) 277,280 satış noktasında elektronik fon transferi (EFTPOS) 282-284 satış planlama 220,221 scanner (tarayıcı) 37 sermâye planlama 220 sezgisel (heuristic) modeller 125 Simon H. 88 sipariş düzenleme 209 sistem - analizi 119 .- bütünlüğü 197 - konfigürasyonu 40 - yazılından 40 384 Dizin smart card 277,280,288 uydu merkezleri 325 sorgulama dilleri 27 uygulama yazılımları 40 Spraque 57,86, 89 uyumsuzluk 35 Spreadsheet 76 uzman sistem 279,123 SPSS (Statistical Packages for Social Science) 143 SQL 27 - shelli 126 - araçları 126 uzmanlaşma 237 stok kontrol 212 Ü stratejik planlama 59 sürekli öğrenme 304 üretim planlama 221 SWIFT 280, 285, 327 üst bilgi (knowledge) 15 V Ş şifre 284 VannerBush 32 şubeler 295, 327 vasıflılaşma 271,326 T vasıfsızlaşma 326 veri (data) 15, 54 taşeronlaşma 271 - bağımsızlığı 26 taktik planlama 59 - giriş personeli 147 taran toplumu 9 - işleme 21, 54 telefon bankacılığı 285 teleiş 261, 325 - sözlüğü 26 - tekrarı 26 teleişlemci ekran 27 telekonferans 111 - uyumsuzluğu 26 veri işleme sistemi (VİS) 54-56,129 TofiHer 270 verimlilik 86 token ring 38 veritabam 25,26,40,70,124 toplam kalite yönetimi 304 toplu işlem 40 - yönetim sistemi 26 videotex 284 toptan bankacılık 303 TROLL 105 Virtual machine 104 Von Neumann 30 TSP 105 Turban 134 tutum analizleri 118 U UNIVAC132 W WAN 112, 113, 162, 168, 180, 202, 206, 215,318 D izin what i f .. analizi 70, 76, 94 Wilhem Von Leibniz 31 385 yönetim destek sistemleri (YDS) 53, 139, 168,236, 319 workstation 111 - kullanma 176 WORM 37 - kullanım düzeyi 319 - yöneten birimler 182 X - nin yönetiminde karşılaşılan sorunlar 185 X.25 38 yönetsel X.400 38 -düzey XCON 48 Y - işler 203, 333 - verimlilik 191 yapay zeka (YZ) 123 yardımcı bellek 35 yatırım - bankacılığı 303 - bilgi sistemi 77 yazılım 40,42 yeni fabrika kurma 227 yeni ürün planlama 229 yeniden düzenleme 239 yerel yapılanma 246,290 yerelleşme 243,244, 248,291 yönetici sunum sistemi 258 yönetici destek sistemi (YÖDS) 121-123, 223 yönetim - işlevleri 126-137 - in iyileştirilmesi 193 - sistemi 26 - süreçleri 251, 289 yönetim bilgi sistemi (YBS) 57,63,129 - geliştirme 61 - nin ayrıntılı tasannu 68 - nin kavramsal taşanım 65 - unsurları 59 - uygulama alanlan 74
