Proje Yönetimi Araçları

Proje Yönetimi Araçları
Çizelgeleme
Çizelgeleme, aktiviteler arası ilişkilerin belirlenmesine, her bir aktivite için zaman ve maliyet
kestirimlerinin yapılmasına, kritik aktiviteleri belirleyerek insan, para ve malzeme kaynaklarının etkin
kullanımına hizmet eder.
İş Ayrım Çizelgesi (Work Breakdown Schedule)
PERT serimi oluşturmanın ilk aşaması; başarılacak asıl amaç ile onu destekleyen tüm tali amaçların
belirlenmesidir.
Planlamacının projeyi doğru açıdan görebilmesi ve tüm safhalar arasındaki ilişkileri belirleyebilmesi için,
tali olarak belirlenen hedefler birbirleriyle ilişkilendirilmelidir.
İş Ayrım Çizelgesi, bir pert serimi değil, tüm destekleyici amaçların bir araya geldiği ve asıl amaca
erişilmesini sağlamak için ağ oluşturan bir başlangıç diyagramıdır.
İş Ayrım Çizelgesi, amaçların tamamlanmasına, planlamacının projeyi bir bütün olarak görmesine
yardımcı olur.
Gantt ve Milestone çizelgeleri
Gantt çizelgesi, Henry Gantt tarafından proje bilgilerini ve ilerleyişini gösterme aracı olarak, 1915 yılında
geliştirilmiştir. Gantt çizelgesi, “sınıflanmış iş” listesindeki her işin başlangıcını, bitişini ve süresini
gösterir. Daha önceleri Gantt çizelgesi, işler arasındaki ilişkileri gösteremediği için, kritik yolu
çıkartamıyordu. Bilgisayar kullanımı ile beraber, bu zorluk aşılmıştır.
Milestone çizelgesi, olayların zaman içindeki durumunu yansıtmasından dolayı, gantt çizelgesine oldukça
benzer. Tek fark bilginin gösterim şeklidir. Ara hedefler, proje içindeki özel noktaları ve aşılmış işleri
gösterirler. Ara hedef olarak işaretlenecek olaylar, bir iş için harcanan belirli bir süre, belirli bir miktar
finans ya da tamamlanmış işler olabilir. Bir Gantt çizelgesinde, bir kaç ara hedef tanımlanarak, projenin
izlenmesinde faydalar sağlanabilir.
Pert ve Cpm
Her iki metod 1950’lerde birbirinden bağımsız olarak geliştirildi.
Cpm (Critical Path Method-1957), J.E.Kelly ve M.R. Walker tarafından duPont’daki kimya fabrikasının inşa
ve bakımına yardımcı olmak amacıyla geliştirildi.
Cpm aktivitelerin sürelerinin belirli olduğunu ve kesinlikle bilindiğini varsayar.
Pert (Project Evaluation and Review Technique-1958), ABD donanması tarafından denizaltılar için
geliştirilen Polaris füze programının planlama ve kontrolunda kullanıldı.
Pert her aktivitenin süresinin, ortalaması ve standart sapması bilinen bir rastgele değişken olduğunu
varsayar ve proje tamamlama süresi için bir olasılık dağılımı verir.
Pert kaynakların bütçelenmesi ve çizelgelenmesi metodudur, olay ve aktivitelerden oluşur (olay, zaman
içinde bir noktada gerçekleşen fakat ne zamana, ne de kaynağa ihtiyaç duyan bir iş tamamlama
göstergesidir; aktivite, tamamlanabilmek için zamana ve kaynağa ihtiyaç duyan, projenin tanımlanabilir
bir parçasıdır).
Cpm ve Pert, tüm projenin ne zaman bitirileceğine, projeyi geciktirecek kritik aktivitelerin teşhisine, kritik
olmayan aktivitelerin teşhisine, projenin belirlenen tarihte bitirilme olasılığının (erken ya da geç)
teşhisine, herhangi bir anda planlanan ile harcananın tesbitine, projeyi zamanında bitirecek yeterli
kaynakların tesbitine, projeyi zamanından önce bitirecek en verimli yolun tesbitine yardımcı olmaktadır.
Pert ve Cpm’deki ortak aşamalar:
1. Projenin ve tüm aktivitelerin tanımlanması (İş Ayrım Çizelgesi)
2. Aktiviteler arasındaki ilişkilerin ve öncelikli sıralamanın kurulması
3. Tüm aktiviteleri birbirine bağlayan serimin (proje ağı) çizilmesi
4. Her aktiviteye zaman ve maliyet tahminlerinin atanması
5. Serim üzerindeki en uzun yolun hesaplanması (kritik yol)
6. Serimin, proje planlaması, çizelgelendirilmesi, gözlenmesi ve kontrolunda yardımcı olarak kullanılması
Kritik yol, bir serimde yer alan ve başlanılmasında, bitirilmesinde veya tamamlanma süresinde oluşacak
herhangi bir gecikmenin tüm projeyi geciktireceği aktivitelerden oluşan yoldur.
Proje tamamlanma süresi, kritik yol üzerindeki aktivitelerin beklenen zamanlarının toplamıdır.
Kritik yoldaki aktivitelerin varyanslarının toplamı, kritik yol varyansıdır.
Eğer bir aktivitenin toplam boş süresi 0 ise, o aktivite kritik yol üzerindedir.
Alternatif kritik yol, projede toplam boş zamanı 0 olan aktivitelerin oluşturduğu gruptur. Bu yol boyunca
herhangi bir aktivitedeki gecikme, tüm projeyi etkileyecektir.
Bir projeye ait beklenen tamamlanma süresi ve varyans bilinirse, belirlenen bir tarihte o projenin bitirilme
olasılığı hesaplanabilir.
Bir projenin tamamlanma süresi, kritik yol üzerindeki bir ya da bir kaç kritik aktivite süresinin kısaltılması
ile azaltılabilir.
Aktivite sürelerini azaltmak amacıyla görevlendirilen ekstra üretim kaynakları, maliyet artışına yol
açarlar. Dolayısı ile maliyet/süre oranı daha düşük olan kritik aktiviteler, daha önce kısaltılmalıdırlar.
Proje süresini kısaltmak için, tüm kritik yolalr gözönüne alınmalıdır. Proje süresi ancak, kritik yollar
üzerindeki tüm aktiviteler daha fazla hızlandırılamayacak duruma gelinceye kadar kısaltılabilir.
Serim
Serim, bir projeyi oluşturan aktivitelerin sıralı ve mantıklı ilişkilerinin şematik bir gösterimidir. İşlemlerin
teknik sıralarını göstermek için kullanılır.
Olay, zaman içerisinde bir nokta, genellikle bir tamamlanma veya başlama tarihidir. Aktivite ise, zaman
boyunca bir akış, genellikle bir iş veya bir altprojedir. Örneğin olay 1, işin başladığı nokta, olay2 işin
bittiği nokta, aktivite ise olay 1 ile başlayan, olay 2 ile biten işin planlanması ve yapılması için gereken
zamandır.
Aktivitelerin oklarla gösterimi (activity on arrow) serimlerin çiziminde kullanılan en yaygın yoldur.
Bir proje serimi aktivitelerin hangi sırada yapılacağını gösterir.
Başlangıç ve bitiş olayları aynı olan aktivitelerin serime yerleştirilebilmesi için kukla aktiviteler ve olaylar
kullanılmalıdır. Bazı serimler, kukla aktiviteler olmadan, öncelik ilişkilerini doğru yansıtamaz. Kukla
aktivitenin tamamlanma süresi 0’dır. İki olay arasında sadece bir aktivite yer alır (gerekli görüldüğünde
kukla aktivite eklenir).
Serim hesaplamalarında kullanılan bazı kavramlar, en erken başlama zamanı, en erken bitirme zamanı,
en geç bitirme zamanı, en geç başlama zamanıdır.
Memet Özkan