ELEKTRİK ELEKTRONİK VE HİZMET İHRACATÇILARI

ELEKTRİK ELEKTRONİK VE HİZMET İHRACATÇILARI
BİRLİĞİ
TET Ar-Ge Proje Pazarı 3 Etkinliği
Organizasyon İhale Şartnamesi
Elektrik Elektronik ve Hizmet İhracatçıları Birliği tarafından, Elektrik, Elektronik ve Bilişim
sektörlerinde 2014 yılında üçüncü kez düzenlenecek olan "TET Ar-Ge Proje Pazarı" etkinliği ile söz
konusu sektörlerde yüksek katma değerli üretim yapılabilmesi, ihracatın sürdürülebilir kılınması ve
Üniversite-Sanayi işbirliği kültürünün yaygınlaştırılması amaçlanmaktadır. Etkinlik 26 Mart 2013
tarihinde İstanbul Kongre Merkezi’nde gerçekleştirilecektir.
1 - TARAFLAR
İşbu şartname, Dış Ticaret Kompleksi A-Blok Çobançeşme Mevkii Sanayi Caddesi YenibosnaBahçelievler İstanbul adresinde mukim ELEKTRİK ELEKTRONİK VE HİZMET İHRACATÇILARI
BİRLİĞİ (bundan sonra BİRLİK olarak anılacaktır) ile BİRLİK’e “TET Ar-Ge Proje Pazarı 3
Etkinliği”nde verilecek her türlü organizasyon hizmetleri sağlayacak olan Organizasyon
Hizmetleri firması (bundan sonra organizatör olarak anılacaktır) arasında söz konusu
faaliyetlerin teknik ve hukuki detaylarını kapsamaktadır.
2 - ŞARTNAMENİN KONUSU
İş bu Şartnamenin konusu, Birliğe “TET Ar-Ge Proje Pazarı 3 Etkinliği” nde verilecek her türlü
organizasyon (otel, kokteyl, yemek, sunucu, sahne düzeni, salon süsleme, ses ve ışık düzeni,
davetiye tasarım, dağıtım ve LCV, değerlendirme toplantısı organizasyonu ve koordinasyonu,
transfer ve benzeri ) hizmetleri sağlayacak olan organizasyon firması tarafından, Birlikten
talep edilen ücretin belirlenmesinden ibarettir.
3- TEKNİK DETAYLAR
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
Etkinlik İstanbul Kongre Merkezi’nde 26 Mart 2014 tarihinde gerçekleştirilecektir.
Etkinlikte B 1 F u a y e , Ü s k ü d a r S a l o n u ve Tophane Salonu kullanılacak olup bu
alanlarda gün boyunca proje sergileri, paneller, ikili görüşmeler yer alacaktır.
Gün sonunda Üsküdar Salonu’nda ödül töreni gerçekleştirilecektir.
Etkinlik günü yaklaşık 150 proje sergilenecek olup, proje posterlerinin temini için
proje sahipleri ile iletişime geçilmesi ve temin edilmesi firma tarafından
gerçekleştirilecektir.
25 Mart 2014 tarihinde Dış Ticaret Kompleksinde gerçekleştirilecek proje sunumlarının
planlama ve iletişim işlerinin de yine firma tarafından yapılması beklenmektedir.
Değerlendirme 4 kategoride ve 4 ayrı salonda gerçekleştirilecektir. Jüriye sunum
yapmak üzere gelen proje sahiplerinin karşılanması, salonlara yönlendirilmesi, sunum
günü hazır bulunmalarının sağlanması, o günkü tüm koordinasyonun sağlanması vb.
hizmetler organizatör firmadan beklenmektedir.
Proje sahiplerinin, Panelistlerin ve Birlikçe belirtilecek diğer kişilerin yurtiçi ve yurtdışı
ekonomi sınıf ulaşımları ile belirlenecek otelde konaklamalarının koordinasyonu firma
tarafından yapılacaktır.
Transfer hizmeti alınacaktır. Şehiriçi (İstanbul içi havalimanı-otel-havalimanı),
şehirlerarası ve uluslararası gerekli ulaşımın sağlanması ve biletlerin proje sahiplerine
önceden onaylatılarak zamanında ayarlanması hizmetleri talep edilecektir. İhtiyaca göre
normal ve/veya vip otomobil ve minibüs talep edilecektir.)
Sahne dekoru (Yarışma ile ilgili görsellerin yansıtılacağı şekilde), ses ve ışık sistemi,
IX.
X.
XI.
XII.
XIII.
XIV.
XV.
XVI.
XVII.
yönlendirmeler, mekan giydirmeleri yapılacaktır.
Alternatifli sunucu seçenekleri istenmektedir.
Proje sergi ünitelerinin önüne proje sahiplerince kullanılabilecek masa ve oturma düzeni
sağlanacaktır.
Gün boyu fotoğraf ve video çekimi gerçekleştirilecektir.
Host – Hostes (kişi sayısı ile) belirtilecektir.
Davetiye (2.000 adet) baskı, dağıtım ve LCV.leri için ayrı ayrı fiyatlandırma istenmektedir.
Sertifika (150 adet) tasarım ve baskı için ayrı ayrı fiyatlandırma istenmektedir.
Ödül törenine Bakan düzeyinde katılım olması halinde back-up oda talep edilecektir.
Ödül töreni yuvarlak masa düzeninde yemekli yapılacaktır (yaklaşık 500 kişilik)
Ödül töreninin ardından gerçekleştirilecek olan sahne performansıyla ilgili
organizasyonal hizmetler talep edilecektir. (Sahne performansında canlı performansa
imkan verecek kulisli bir sahne tasarımı düşünülmesi gerekmektedir.)
4 - İDARİ HUSUSLAR
Birlik ile tekliflerin değerlendirilmesinin ardından çalışmaya karar verilen organizatör firma
arasında bir sözleşme tanzim edilecektir. Söz konusu sözleşme ile yukarıda talep edilen
hizmetlerin karşılanması beklenecektir.
5 - TEKLİF VERME ŞEKLİ
I.
Teklifler isteklilerden yazılı olarak kapalı zarf içerisinde alınır. İstenen belge ve ek
bilgilere mutlaka teklif mektuplarında yer verilmelidir. Teklif mektuplarında, teklif
edilen fiyatlar rakam ve yazı ile açıkça yazılmalıdır. Teklif mektupları teklif veren
tarafından her sayfası kaşelenmeli ve imzalanmalıdır. Teklif mektubu bir zarfa
konulduktan sonra zarfın üzerine teklif veren firma veya şahsın ismi, teklif verdiği
konu açıkça yazılıp zarf kapatıldıktan sonra, zarfın kapanan kısmı da teklif veren
tarafından imzalanmalı ve kaşelenmelidir. Teklifler, görsellerle (sahne tasarımı, sunum
ünitesi vb.) birlikte iletilmelidir. Yukarıda belirtilen hususlara uygun olmayan,
duyuruda belirtilen gün ve saatten sonra verilen teklifler değerlendirmeye tabi
tutulmaz. Ayrıca zarfın ihale teklifi içerdiği ve yetkililer haricindeki kişiler tarafından
kesinlikle açılmaması gerektiği hususu zarfın üzerinde açık bir şekilde belirtilmelidir.
II.
Organizasyon firması, sağlayacağı her türlü mal ve hizmet karşılığı
düzenleyeceği faturalarda, 14.04.2012 Tarih 28264 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan
117 No.lu KDV Tebliği çerçevesinde kısmi KDV tevkifatı uygulaması yapacaktır.
III.
Teklif İçeriği
1. Organizasyon firması antetli kağıda, ıslak imzalı, kaşeli Türk Lirası bazında (KDV
hariç) fiyat teklifi yazısı. (Türk Lirası haricindeki fiyat teklifleri değerlendirmeye
alınmayacaktır.)
2. Organizasyon firması iş örnekleri ve referans listesi.
IV.
Teklif Veremeyecek Olanlar
Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif
vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı
alınmışsa iptal edilir.
a. Türkiye İhracatçılar Meclisi (TİM)/Birlik Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda
b.
c.
d.
e.
f.
V.
görev alan üyeler, TİM/Birlik personeli,
TİM/Birlikten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış
bulunanlar, ayrıldıkları tarihten üç yıl müddetle,
Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî
hısımları,
Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,
Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen
istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler
dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit
edilen istekliler (organizasyon firması),
Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar
Tekliflerin Değerlendirilmesi ve Firma Seçim Kriterleri
a) Teklifler, Birlik Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlik mensuplarından oluşacak bir
Komisyon tarafından değerlendirilecektir.
b) Değerlendirmede, uygun fiyat ve organizasyon firmasının benzer işlerde tecrübe
ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.
c) Organizasyon firma'ları, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında satın
alım kararı verilmemesi halinde, Birlik’den her ne nam altında olursa olsun herhangi
bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.
VI.
Uyuşmazlıkların Çözümü
İşbu Şartnameden doğacak uyuşmazlıkların hallinde İstanbul Mahkemeleri ve İcra
Daireleri yetkilidir.
VII. Teklif verme son tarih ve saati : 13 Ocak 2013 Pazartesi, Saat: 17:00.
VIII. Tekliflerin teslim edileceği adres:
Elektrik Elektronik ve Hizmet İhracatçıları Birliği
Genel Sekreterliği
Adres: Çobançeşme Mevkii Sanayi Cad. Dış Ticaret Kompleksi A – Blok Kat 6
34197 Yenibosna - Bahçelievler / İSTANBUL
Tel :212 454 08 19
E-Mail: esra.vurucu@immib.org.tr