Çağdaş İşletme Yönetimi

Ünite 4: SİSTEM YAKLAŞIMI
İŞLETME YÖNETİMİNDE SİSTEM YAKLAŞIMI VE İŞLETMELERDE SİSTEM KAVRAMI
Bilimsel gelişmeleri tarihsel süreç içinde incelediğimizde Birinci Dünya Savaşı öncesi devrenin bir çözümleme ve
analiz devresi olduğunu görürüz. Bu dönemde yapılan bilimsel çalışmaların bir çoğunda bütünle ilgilenmekten çok
bütünü oluşturan elemanlar üzerinde durulmuş ve problemler elemanlarına ayrılarak incelenmeye çalışılmıştır.
Örneğin, ekonomistler ve yönetim bilimciler genellikle firma karakteristikleri üzerinde durmuş ve firmaların bir bütün
olarak oluşturduğu sektör ve endüstrileri daha az dikkate almışlardır.
İkinci Dünya Savaşı sonrasında, analiz devri sentez devrine dönüşmüş ve bütünü elemanlara ayırıp incelemek yerine,
elemanların bir araya gelmesiyle oluşan bütünü incelemek yönünde gelişmeler olmuştur. Örneğin, bu değişim sürecinde
ekonomi alanında makro ekonomi disiplini gelişmiştir.
Bu gelişmeler sonucu, elde edilen analiz sonuçlarının bir bütün içinde toplanması ve değerlendirilmesi görüşü zaman
içinde sistem kavramı ve yaklaşımının önemini artırmıştır. Sistem kavramları hızla gelişme göstermiş ve uygulama
alanı çoğalmıştır. Böylece, özellikle sosyal bilimler alanında “ekonomik sistemler” ve “yönetim sistemleri” gibi
kavramlar ortaya çıkmış, endüstriler ve işletmeler de sistem yaklaşımı ile incelenmeye başlanmıştır.
Ancak bu yeni dönemde de analiz yaklaşımı tam olarak terk edilmemiş, aksine geliştirilen yeni teknikler ve araçlar
yardımıyla daha da geniş uygulama alanı bulmuştur.
1. SİSTEM KAVRAMI VE SİSTEM YAKLAŞIMI
Kökeni Yunanca “Systema” kelimesinden gelen sistem kavramı “Birbiriyle ilişkili parçaların oluşturduğu bir bütün”
anlamını taşımaktadır (Larousse, 1986). Sistem önceden saptanan hedeflere ulaşmak amacıyla, birbirleriyle etkileşim
içinde olan elemanların kendi oluşturdukları bir çatı altında, birlikte çalışmalarıyla oluşmuş bir bütündür. Sistem
kavramına ilişkin diğer bazı tanımlar ise şöyledir:
"Sistem bir amacı gerçekleştirmek için birlikte çalışan elemanlar topluluğudur" (Davis,1995).
"Sistem birbiriyle ilişkili elemanların ve onların niteliklerinin oluşturdukları bir bütündür" (Ramalingam 1972).
"Sistem bir bütünlük oluşturacak biçimde bir arada bulunan unsurlar, bu unsurlar arasındaki ilişkiler ve bunların
birbirleriyle ve çevreyle ilişkili ve bağlantılı olan nitelikleri dizisidir" (Barutçugil 1988).
"Sistem, bazı amaçları gerçekleştirmek için, bir sınır içinde faaliyette bulunan, birbirleriyle ilişkili bileşenlerin
oluşturduğu bir bütündür" (Hicks 1986).
Bir başka tanıma göre ise; "Sistem, birbiriyle ilişkili ve ortak amaçlara sahip elemanların, girişimci bir anlayış
tarafından bir araya getirilmesiyle oluşturulmuş anlamlı bir bütündür" (Ada 1997). Bu tanımlarda ortak olan bütünlük,
ilişkiler, elemanlar, elemanların nitelikleri kavramları bir sistemin temelini oluşturur.
Diğer taraftan sistem yaklaşımı ise, ele alınan ve incelenen bir sorunu veya bir olguyu bir bütün oluşturacak biçimde
birbirleriyle ve çevresiyle ilişkili ve bağıntılı unsurlar dizisi ve bunların kendileri ve nitelikleri arasındaki ilişkiler
topluluğu olarak algılayan ve açıklayan bir bakış açısı veya felsefesidir.
Sistem kavramını ve farklı sistem yapılarını daha iyi algılamak açısından, sistem sınıflandırma yaklaşımlarını ve çeşitli
sistem türlerini açıklamak yararlı olacaktır.
2. SİSTEM TÜRLERİ VE SINIFLANDIRMA YAKLAŞIMLARI
2.1. Açık ve Kapalı Sistemler:
Çevresinden enerji, hammadde v.b. girdileri alarak bunları dönüşüm sürecinden geçiren ve çıktı olarak çevresine sunan
ve unsurları değişime uğrayan sistemler açık sistemlerdir. Yaşayan sistemler çevreleri ile bilgi, enerji ve fiziksel
malzeme alışverişinde bulunarak varlıklarını sürdürürler ve açık sistem olarak kabul edilirler. İşletme sistemi, okul
sistemi, üretim sistemi ve bilgi sistemi açık sistemlere örnektir.
Kapalı sistemler ise çevreyle ilişkiye girmeyen ve çevresi ile hiçbir enerji alışverişinde bulunmayan, çevresinden hiç
girdi almayan ve çevresine çıktı sunmayan sistemlerdir. Kapalı sistemlere termostat sistemini örnek verebiliriz.
Kapalı sistemler, kendi iç bünyesinde geri besleme sağlayabilen, bir ölçüde kendi kendisini düzenleyen ve denetleyen
bir niteliğe sahiptir. Açık sistemlerde ise denetim mekanizması sistemin dışındadır ve sistemden etkilenmez.
2.2. Makina Benzeri Sistemler, İnsanın Egemen Olduğu Sistemler, İnsan-Makina Sistemleri:
Makina benzeri sistemler, değişmezlik ve kararlılık gösteren, aksamayan, davranışları önceden bilinen, otomatik
işlerliği olan, kendi kendini düzenleyen, güvenilirliği yüzde yüze yakın olan sistemlerdir. Bu tip sistemlere otomasyona
dayalı üretim sistemleri örnek olarak verilebilir.
İnsanın egemen olduğu sistemler ise değişkenlik, yoğun aksamalar, önceden bilinmeyen ve kararlılık göstermeyen
davranışlar, farklı güvenilirlik düzeyleri, yoğun etkilenme gibi özelliklere sahiptir. İşletmelerde örgüt iklimi ve grup
davranışları bu tip sistemlere örnektir.
İnsan-makina sistemleri ise her iki sistemin karma özelliklerini taşır. Günümüzde teknolojinin ulaştığı düzey insanmakina sistemleri kapsamındaki bilgisayar destekli sistemleri yaygın hale getirmiştir. Özellikle işletme yönetimi
alanında planlama ve kontrol amacı ile kullanılan bütün bilgisayar destekli bilgi sistemleri insanın ve bilgisayarın
tamamen entegre olduğu insan-makina sistemleridir.
Hafta 04 SİSTEM YAKLAŞIMI
23
Çağdaş İşletme Yönetimi
2.3. Alt Sistemler ve Süper Sistemler:
Her sistem kendisinden daha büyük bir üst sistem içinde yer alır. İşletmeyi bir sistem olarak ele aldığımızda işletmenin
içinde bulunduğu endüstri bir süper sistem, endüstri açısından bakıldığında ise, işletme endüstri içinde bir alt sistemdir.
2.4. Kavramsal ve Gerçek Sistemler:
Kavramsal sistemler evrende fiziksel olarak yer işgal etmeyen, örgütlenmiş fikirler, düşünceler, ilişkiler, semboller,
varsayımlar, tanımlar ve örneklerden oluşan sistemlerdir. Organizasyon şeması ve ekonomik sistemler kavramsal
sistemlere örnektir. Gerçek sistemler ise işletmeler gibi insan, makina ve enerji gibi gerçek unsurlardan oluşan, uzayda
yer tutan sistemlerdir.
2.5. Uyumlu ve Uyumlu Olmayan Sistemler:
İçinde yer aldığı çevrede meydana gelen değişimlere tepki gösteren ve kendisini uyarlayan sistemlere uyumlu sistemler
denir. Çevresel değişmelere karşı pasif olan sistemlere ise uyumlu olmayan sistemler denir. İşletme uyumlu bir
sistemdir
2.6. Sürekli ve Geçici Sistemler:
İnsan yapısı sistemlere oranla daha uzun süre çalışan sistemlere sürekli sistemler denir. Sürekli sistemler güneş sistemi
gibi sınırı belli olmayan bir zaman boyutu içinde çalışan sistemlerdir. Geçici sistemler ise, belli bir zaman sınırı içinde
çalışmak üzere planlanmış sistemlerdir. İşletmelerde üretim sistemleri geçici sistemlere örnek olarak verilebilir.
2.7. Statik ve Dinamik Sistemler:
Statik sistemler bir kere kurulup çalışmaya başladıktan sonra işleyişi sık sık değişmeyen sistemlerdir. Örnek olarak bir
kütüphanedeki katalog ve sınıflandırma sistemi statik ve kavramsal bir sistemdir. Buna karşın, dinamik sistemler ise
durağan olmayan, çevresel faktörlerdeki değişime bağlı olarak hareket halinde olan sistemlerdir. Güneş sistemi ve
savunma sistemleri dinamik sistemlere örnek olarak gösterilebilir.
2.8. Doğal Sistemler ve İnsan Yapısı Sistemler:
Doğal Sistemler, temel özelliklerini insanın planlamasına gerek duymadan elde eden sistemlerdir. Güneş sistemi ve
iklimler doğal sistemlere örnek verilebilir. İnsan yapısı sistemler ise, işletmeler gibi, bazı amaçlara ulaşmak üzere
insanlar tarafından kurulan ve tasarlanmasında, gerçekleştirilmesinde ve denetiminde insan unsurunun yer aldığı
sistemlerdir.
3. SİSTEM ELEMANLARI
Yukarıda yapılan tanımlamalardan sistem kavramına ilişkin olarak çıkarılabilecek ortak noktalardan en önemlisi
yaşayan bir sistemin çevreden girdiler alıp, bunları dönüşüm sürecinden geçirerek, çıktıya dönüştürüp tekrar çevresine
verdiğidir. Sistemin temel elemanları şöyle sıralanabilir:
Bileşenler: Sistemin bileşenleri, içinde yer aldığı sistemin diğer bileşenleri ile uyum içinde çalışan, girdi almak ve çıktı
üretmek amacıyla işleyen tüm alt sistemlerdir. Sistem içindeki bileşenler her zaman homojen olmayabilir.
Sınırlar: Sistemin sınırı bir sistemi diğer bir sistemden ayıran alandır. Sınır, girdinin sisteme girdiği ve çıktının da
tekrar çevreye gönderildiği alandır.
Çevre: Sistemin faaliyetlerinin oluşturduğu sınırların dışında olan ve sistem tarafından kontrol edilemeyen unsurlardan
oluşan yapıdır.
Girdiler: Girdileri iki grupta sınıflandırabiliriz. Birinci tip girdiler sistemi çalışmaya hazırlayan girdilerdir. Bunlar
üretilen çıktıların bünyesinde yer almamakla birlikte sistemin çalışması ve çıktıları üretebilmesi için gerekli girdilerdir.
Bilgisayar programları buna örnek verilebilir. İkinci tip girdiler ise çıktıların yapısında yer alan, işlemek amacıyla
üretim sürecinde kullanılan girdilerdir. Hammadde ve malzemeler bu gruba girmektedir.
Çıktılar: Çıktılar da iki grupta toplanabilir. Bunlardan birincisi artıklardır ve sistemin amaçları bakımından hiçbir önemi
yoktur. Bilgisayarların ürettiği ısı ve ışık buna örnek verilebilir. İkinci grup çıktılar ise sistemin amaçları doğrultusunda
üretilen unsurlardır. Bilgisayarın ürettiği raporlar ve görüntüler bu tip çıktılardır.
Geri Besleme: Sistem sürekli değişen bir çevrenin içinde yer alır ve bulunduğu çevre içinde yaşayabilmek ve sürekli
değişen ortama uyum sağlayabilmek için bünyesinde sürekli değişiklikler yapmalıdır. Geri besleme mekanizması,
sistem kontrol dışına çıktığında veya çevresi ile uyum problemleri gösterdiğinde, çıktıların değerlemesini yaparak
bunları standartlarla karşılaştırır, gerekli tüm düzenlemelerin yapılanmasını sağlayacak bilgiyi üretir ve sisteme aktarır.
Hafta 04 SİSTEM YAKLAŞIMI
24
Çağdaş İşletme Yönetimi
4. SİSTEM ANALİZİ VE SİSTEM TASARIMI SÜRECİ
Sistem Analizi; bir sistemin beklentilere uygun olarak işlemesini sağlamak amacıyla, ortaya çıkan problemlerin
çözümünü analitik ve bilimsel yöntemlerle ele alan bir yaklaşımdır.
Sistem analizi sürecinde bir sistemin işleyişi, o sistemin nasıl işlemesi gerektiğine ilişkin olarak daha önceden
belirlenmiş standart ölçülerle karşılaştırılır. İstenmeyen yönde sapmaların nedenlerinden yola çıkılarak sistemin
arzulanan sonuçlara nasıl ulaşacağı belirlenmeye çalışılır.
Sistem analizi, bir problemin sistem kavramları çerçevesinde, disiplinler arası bir yaklaşımla ve bilimsel yöntemlerle
çözümüne yönelik bir çalışmadır.
Özellikle işletmeler gibi insan-makina sistemleri ile ilgili büyük ve karmaşık sorunların çözümünde sistem analizi
yaklaşımının uygulanması sonucu sistemin unsurları ayrıntılı olarak izlenebilmekte ve buradan hareketle sorunların
çözümüne yönelik bir model geliştirme ve değişimlerin sonuçlarını öngörme olanağı sağlanmaktadır.
4.1. Sistem Analizi ve Bilimsel Yöntem
Sistem analizi yaklaşımında kullanılan yöntem bilimsel yöntemdir. Bilimsel yöntemin aşamaları şöyle sıralanabilir:
1. Problemin tanımlanması
2. Hipotezin geliştirilmesi
3. Veri ve bilgilerin toplanması
4. Deneyler yoluyla hipotezin test edilmesi
5. Hipotez hakkında sonuçlara varılması
Ancak bu aşamalar temel bilimlerde geçerlidir. Sosyal bilimler ve temel bilimler arasında bu aşamaların uygulanması
ve her bir aşamada yerine getirilen faaliyetlerin niteliği açısından ortaya çıkan bazı farklılıklar ise şöyle açıklanabilir:
İlk olarak, sosyal bilimlerde problemin saptanması ve tanımlanmasında sorunlarla karşılaşılmaktadır. Her problemin
kendisine özgü özelliklere sahip olması nedeniyle o problemi çözmek için ne yapılması gerektiğini saptamak da kolay
olmamaktadır. Diğer bir deyişle, bir probleme ilişkin çok sayıda problem belirtisi bulunmasına rağmen bunlar arasından
gerçek probleme ulaşmak güç olmaktadır. Problem belirtileriyle, bunlar sanki gerçek problemlermiş gibi uğraşmak
karar vericiyi kısır sonuçlara götürür.
İkinci farklılık hipotezin geliştirilmesiyle ilgilidir. Hipotezde neden-sonuç ilişkilerinin doğruluğu belirlenmeye
çalışılır. Ancak sosyal bilimlerde neden-sonuç ilişkileri devamlı değişim halinde olduğundan bir konuda verilen kararın
dünkü ve bugünkü sonuçları aynı olmamaktadır.
Üçüncü farklılık ise sosyal bilimlerde deney yapma olanağının çok az ya da hiç olmamasıdır. Sosyal bilimlerde
problemleri laboratuar koşullarına indirgeme olanağı yoktur.
Bir diğer farklılık ise sosyal bilimlerde, karar verme sürecinde kullanılan bilgilerin sayısal olarak belirtilebilmesi
güçlüğüdür.
Son olarak, beşinci farklılık sosyal bilimlerde problemlerin her zaman tek cevabının olmamasıdır. Örneğin sosyal bir
sistem olan örgüt sisteminin karmaşıklığı nedeniyle problemin birden fazla iyi çözümü olabilmektedir.
4.2. SOSYAL BİLİMLERDE BİLİMSEL YÖNTEM
Temel bilimlerle sosyal bilimler arasındaki bu farklılıklar bilimsel yöntemin, sosyal bilimler için uyarlanmasını
gerektirmektedir. Bu uyarlanmış bilimsel yöntem aşamaları şunlardır (Sezgin, 1976)
1. Problemin tanımlanması
2. Problem belirtilerinin esas problemden ayrılması
3. Problemle ilgili bilgilerin toplanması
4. Toplanan bilgilerin analiz edilmesi
5. Alternatiflerin geliştirilmesi
6. Bir alternatifin seçilmesi
7. Verilen kararın uygulanması
1.Öncelikle problem tanımı yapılmalıdır. Problem; beklenen şeyler ile onların algılandığı şekli arasındaki farktır. Bir
problemin algılanma süreci Şekil 4.2’de görülmektedir. (Yandaki Şekil)
2.3.Tanımlama işleminden sonra, problemin tanımını sağlayan problem belirtileri ile esas problem ayırt edilmeye
çalışılır. Bu aşamada, problem olarak belirlenen konuların çözümlerinin sistemi hangi yönde etkileyeceğine
bakılmalıdır. Böylece, çözümüyle bizi amaca götüren problem esas problem olarak belirlenir.
4.Problemle ilgili veri ve bilgiler toplandıktan sonra analiz süreci başlar. Analiz sırasında yöneylem araştırması ve diğer
analitik tekniklerinden yararlanılabilir. Daha sonra alternatifler geliştirilir. Bu aşamada geliştirilen alternatiflerle karar
vericinin deneyimleri ve yargıları bağdaştırılır.
5.Alternatiflerin sonuçları her alternatifin net yararını belirleyerek ifade edilir. Bu sonuçlar karşılaştırılarak en iyi değeri
veren alternatif, probleme çözüm getiren karar olarak seçilir.
6.Son aşamada ise seçilen alternatif uygulanır ve öngörülen sonuçlara ulaşılıp ulaşılmayacağını saptamak amacıyla
uygulama takip edilir. Konuya sistem tasarımı açısından bakıldığında bu son aşama sistemin geri besleme denetim
döngüsünü oluşturmaktadır.
Hafta 04 SİSTEM YAKLAŞIMI
25
Çağdaş İşletme Yönetimi
4.3. SİSTEM ANALİZİ AŞAMALARI
Bu açıklamalar sonucunda, sosyal bilimlerde uygulanan bilimsel yöntem çerçevesinde sistem analizi aşamaları şöyle
sıralanabilir (Davis,1995);
1. Problemin bir sistem ve onun alt sistemleri olarak ortaya konması
2. Sistemin gerçekleşen durumlarının, koşullarının ve davranışlarının gözlemlerle saptanması,
3. Gerçekleşen ve beklenen durumların karşılaştırılması, varsa sapmanın yönünün ve boyutlarının belirlenmesi,
4. Sapmanın nedenlerine ilişkin bir hipotezin ortaya konması,
5. Elde edilen verilerden tümevarım yöntemi ile sonuçlara ulaşılması ve problemin alt problemlere ayrılması,
Diğer taraftan, bu beş aşamadan daha ayrıntılı olan ve işletme yönetimi alanında uygulanan sistem analizi aşamaları ise
Şekil 4.3’de verilmektedir.(Yandaki Şekil) Bu süreçte, yine ilk aşama problemin tanımlanmasıdır.
Daha sonra gelen analiz aşamasında ise "Ne yapılmalı ki problem çözülsün?" sorusunun cevabı aranır. Bu sorunun
cevabı belirlendikten sonra analizci veya komite, tasarım aşamasına geçerek problemin çözümü için gerekli yöntemi
belirler. Sistem geliştirme aşamasında ise problemin çözümüne ilişkin olarak bir model geliştirilir ve bu modelin
sistemin amaçlarını karşılayıp karşılamadığı belirlenerek uygulama ve yürütme aşamalarına geçilir.
Sistem analizinde çok önemli bir aşama olan sistem tasarımı süreci ise sistemde dönüşümü ve değişimi içeren yaratıcı
bir faaliyettir. Sistem tasarımında her şeyden önce sistemin varlık nedeni ortaya konmaktadır. Bu amaçla, öncelikle
sistemin temel niteliği ve diğer sistemler içindeki rolü ve durumu ortaya konularak dışa dönük bir yaklaşım sergilenir.
4.4. SİSTEM ANALİZİ SÜRECİ
Yukarıda ana hatlarıyla ortaya konan sistem analizi sürecini örgüt sistemine uyarlamak amacıyla geliştirilen daha
kapsamlı bir diğer metodoloji ise şu aşamalardan oluşmaktadır (Sezgin 1976).
1. Problemin Tanımlanması
2. Mevcut Örgüt Sisteminin İncelenmesi
a. Örgütün Makro Çevresinin Tanımı
b. Örgüt Sistemi Elemanlarının Tanımı
c. Alt Sistemlerin Tanımı
3. Mevcut Örgüt Sisteminin Değerlemesi
4. Yeni Örgüt Sisteminin İhtiyaçlarının Belirlenmesi
5. Alternatif Alt Sistem Modellerinin Geliştirilmesi
6. Alt Sistem Modellerinin Deneyi
7. En Uygun Alt Sistemlerin Seçilmesi
8. Alt Sistemlerin Örgüt Sistemi Modelinde Bütünleştirilmesi
9. Örgüt Sistemi Modelinin Deneyi
10. Modelin Düzeltilmesi
11. Yeni Örgüt Sistemi Elemanlarının ve Sistem Mantığının Yazılı Hale Getirilmesi
12. Uygulama ve Değerleme
4.5. İŞLETME YÖNETİMİNDE SİSTEM YAKLAŞIMI
Günümüzde modern işletmelerin ölçekleri hızla büyümekte ve uğraşı alanları genişlemektedir. Araştırma ve geliştirme
faaliyetlerinin ortaya koyduğu yeni ürünler ise işletmeleri birçok alt sistemden oluşan karmaşık örgütsel yapılar haline
getirmekte ve bu durum işletmelerin yönetiminde ve temel faaliyetlerin yürütülmesinde güçlüklere yol açmaktadır.
Bu tür sorunların çözülebilmesi, işletme sisteminin iç ve dış çevresiyle bir bütün olarak algılanmasını, tüm
değişkenlerin belirlenmesini, sistemin iç unsurlarının kendi aralarındaki ve çevreleri ile ilişkilerinin incelenmesini ve
konunun tüm yönleri ile kavranmasını önemli ölçüde kolaylaştıran sistem yaklaşımını gündeme getirmektedir.
Günümüzün son derece karmaşık yapıdaki işletme sistemlerini algılayabilmek ve yönetim fonksiyonlarını tam olarak
yerine getirebilmek için işletme yönetiminde sistem yaklaşımını uygulamak yararlı olacaktır.
4.6. İŞLETME SİSTEMLERİNİN TEMEL ÖZELLİKLERİ
İşletme sistemlerin temel özellikleri şunlardır:
Alt sistemlerin varlığı
Bütünsel yapı
Açık sistem
Girdi-Dönüşüm-Çıktı modeli
Negatif (olumsuz) Entropi (sistemdeki bozulmaya karşı direnç)
Kararlılık ve değişime uyum
Farklılaşma (Uzmanlaşma)
Geri Besleme
Basamaklar sırası
Çoklu amaç arama
Eş sonluluk
Hafta 04 SİSTEM YAKLAŞIMI
26
Çağdaş İşletme Yönetimi
Sistem yaklaşımının en belirgin özelliği sistemin birçok alt sistemden oluşması ve bütüne yönelik olmasıdır. Başka bir
ifadeyle, sistem yaklaşımına göre ele alınan bir olay veya problem ilgili olduğu sistem bütünü içinde düşünülmelidir.
Biyolojik veya sosyal bir varlık; bir insan, bir işletme, bir hastane veya bir üniversite sistem olarak ele alındığında ve bu
sistemlerin yapıları, işleyişleri, amaçları, izledikleri yol ve gösterdikleri davranışlar incelendiğinde bu iki özelliğin
varlığı açıkça görülebilir.
Diğer taraftan, Şekil 4.4’de sistem kavramları çerçevesinde bir işletme sistemin unsurları, sınırları, kaynakları ve
çevresi ile birlikte açık sistem olma, girdi-süreç-çıktı modeli, geri besleme, basamaklar sırası ve bütünlük gibi bazı
temel özellikleri de görülebilmektedir (Barutçugil 1988).
Bunlar dışında, bir diğer önemli sistem özelliği ise eş sonluluktur. Eş sonluluk özelliği her sistemin farklı başlangıç
noktalarından aynı sonuç ve hedefe farklı yöntemlerle ulaşabilmesidir.
4.7. SİSTEM YAKLAŞIMININ ÖNGÖRDÜĞÜ ÖRGÜT SİSTEMİ MODELİ
Yukarıda sistem; ortak amacı olan elemanlar, elemanların özellikleri, ve bu elemanlar arasındaki ilişkilerden oluşan bir
bütün olarak tanımlanmıştı. Bu nedenle, herhangi bir sistem modelini geliştirirken, elemanlar, özellikleri ve bunlar
arasındaki ilişkiler incelenmeli, ayırt edilmeli ve tanımlanmalıdır.
Bu inceleme yapılırken; bir sistemde elemanlar, özellikler ve ilişkiler sürekli değişiklik içinde olduğundan, örgüt
sistemi dinamik bir yapıda ele alınmalıdır. Örgütlerde iki yönlü dinamik bir ilişki söz konusudur. Örgüt bir taraftan
kendi içindeki dinamik dengeyi diğer taraftan dış çevre ile olan ilişkilerdeki dinamik dengeyi sağlamaya çalışır.
Örgüt sistemi modelinde, örgüt birtakım değişmez otorite ilişkilerini temsil eden bürokratik ve hiyerarşik yapıdan
uzaklaşmakta ve bilgi, insan, malzeme ve diğer girdilerin sistemde sürekli akışından oluşan bir bütün olarak ele
alınmaktadır. Örgüt sisteminde malzeme, makina, insangücü ve paradan oluşan girdiler dönüştürme sürecinde işlenerek
mal veya hizmet olarak çevreye verilir.
Örgütlerdeki bu sürekli akış, üretilen mal ve hizmetlerin satılması ve bundan elde edilen gelirlerin girdileri satın almada
kullanılmasıyla sağlanır. (Sezgin, 1976)
Sistem Yaklaşımına göre örgüt sistemi modeli iki temel kısımdan oluşmaktadır.
Makro çevre
Mikro çevre
4.7.1. ÖRGÜTÜN MAKRO ÇEVRESİ
Genel olarak örgütün dış çevresinde yer alan her şey makro çevre olarak kabul edilebilir. Makro çevre sistem
davranışlarını kısıtlayan ve sistem yöneticilerinin kontrol edemediği etkenler grubudur. Böyle olmakla birlikte, sistem
tasarımcıları bir ölçüye kadar çevre etkilerini kontrol etmeye ve sistem üzerindeki etkilerini azaltmaya çalışırlar. Makro
çevre elemanlarından başlıcaları şöyle sıralanabilir:
Müşteriler
Rakip örgütler
Toplum
Sendikalar
Hissedarlar
Bankalar ve diğer finans kurumları
Satıcılar
Devlet
Sistem yaklaşımına göre, örgüt yöneticileri makro çevre sistemlerinden gelen etkileri planlı bir şekilde örgüt yapısına
uyarlayabilirse örgüt devamlılığı sağlanmış olur. Makro çevre içindeki her eleman aynı zamanda bir sistemdir ve
örgütle bu sistemler arasında var olan ve aşağıda kısaca açıklanan çok yönlü ilişkiler önemlidir. Günümüzün modern
örgütlerinde yöneticiler, toplumsal sistemle ve diğer makro çevre sistemleriyle örgütün değişikliklere uyarlanabilmesi
amacıyla ilgilenmek zorundadır.
4.7.1.1. ÖRGÜT ve Makro Çevresi Arasındaki İlişkiler
Müşteri-Örgüt İlişkisi: Tüketici davranışları son derece değişkendir. Bu nedenle, ürün piyasasında oluşan bu ilişki basit
olmakla birlikte karmaşıktır. Bu ilişkilerin anlaşılmasında, pazarlama araştırması bilim dalı çözümler getirmeye çalışır.
Rakip Örgütler-Örgüt İlişkisi: Bu ilişki faktör piyasasında, ürün piyasasında ve toplumsal yapıda oluşur. Rakipler
uyguladıkları politikalarla fiyat değişiklikleri, reklam stratejileri, ürün karmalarının belirlenmesi gibi konularda örgütü
etkiler. Diğer taraftan, örgütün rakiplerine karşı uyguladığı eylemler incelendiğinde bu ilişkiler daha kolay açıklanabilir.
Toplum-Örgüt İlişkisi: Bazı durumlarda, toplumsal ihtiyaçlarla örgüt ihtiyaçları çelişebilir. Çevre kirliliği ve reklam
politikaları gibi konulardaki çatışmalar buna örnektir. Günümüzde toplum politika gücünü kullanarak, tüketici koruma
hareketleri gibi araçlarla kendi amaçlarını örgütlere benimsetmektedir.
Hafta 04 SİSTEM YAKLAŞIMI
27
Çağdaş İşletme Yönetimi
Sendikalar-Örgüt İlişkisi: Sendikalar örgüte insan kaynağı sağlar. Örgüt ise sendikal insan kaynağına ücret, fazla mesai
ve tazminat gibi ödemeler yapar.
Hissedarlar (Pay sahipleri)-Örgüt İlişkisi: Bu ilişki sermaye piyasasında oluşur. Hissedarlar örgüte sermaye, örgüt ise
hissedarlara temettü ve değer artışı sağlar.
Bankalar-Örgüt İlişkisi: Bankalar örgüte para ve kredi sağlamanın yanında çeşitli hizmetler sunar. Örgüt ise bankalarla
genellikle para yatırma ve geri ödemeler şeklinde bir ilişki kurar.
Satıcılar-Örgüt İlişkisi: Satıcılar örgüte malzeme, makina ve hammadde gibi girdileri sağlar. Örgüt ise satıcılara bunlar
karşılığında para ve iadeler gibi geri dönüşler yapar. Örgütler satıcılara ilişkin olarak satın aldıkları miktar, fiyat, tarih
gibi kayıtları tutar ve bu bilgiler ilişkilerin nelerden oluştuğunu gösterir. Ancak satın alma kararında etkili olan; fiyat,
iskonto, kalite, miktar, teslim tarihi, kredili ve peşin ödeme etkenleri satıcılar-örgüt ilişkilerini daha karmaşık hale
getirir.
Devlet-Örgüt İlişkisi: Devlet örgüte alt yapı hizmetleri sağlar. Ayrıca, zaman zaman teşviklerle örgüte kaynak yaratır.
Devlet ülkede en üst kurum olduğundan; örgütün çevresiyle ilişkilerinde de düzenleyici rol oynar; yasalarla örgütün
faaliyetlerini etkiler, emeklilik hizmetlerini düzenler, asgari ücreti saptar, faiz oranlarını belirler, haksız rekabeti önler.
Örgüt ise devlete ürün veya hizmet sunar, vergi ve harçlar şeklinde para akışı sağlar.
4.7.2. ÖRGÜTÜN MİKRO ÇEVRESİ
Örgütün temel kaynakları malzeme, insangücü, para ve makina girdilerinden oluşmaktadır. Bu temel kaynaklara bir de
örgütün yönetimi için gerekli makro ve mikro çevreye ilişkin bilgi akışını eklemek gerekir.
İşletme örgütleri bu girdilerin sistemde sürekli akışından oluşmaktadır. Örgütün alt sistemleri de bu girdilerin işletmede
sürekli akışı çerçevesinde tanımlanabilir. Bu modelde örgüt yapısına bütünleşik bir yaklaşım getirilmektedir. Sistem
yaklaşımının, bir işletmede öngördüğü dört ana akış alt sistemi vardır (Ada, 1997). Bunlar;
Malzeme Akış Alt Sistemi
İnsangücü Akış Alt Sistemi
Para Akış Alt Sistemi
Makina Akış Alt Sistemi
Bu alt sistemlere, fiziki akışın olmadığı iki alt sistem ilave edilebilir. Bunlar, yönetimle bu süreçleri birleştiren Bilgi
Akış Alt Sistemi ve örgüt sistemini ve diğer alt sistemlerini planlayan ve kontrol eden Yönetsel Planlama ve Kontrol
Alt Sistemidir.
4.7.2.1. Malzeme Akış Alt Sistemi
İşletmelerde Malzeme Akış Alt Sistemi şu fonksiyonları yerine getirir.
Malzemelerin piyasadan satın alınması
İşyerine taşınması
Depolanması
Üretim sürecine verilmesi
Mamul mal olarak depolanması
Taşınması ve tüketiciye satılması
Bu fonksiyonları ile Malzeme Akış Alt Sistemi satıcılar ve müşteriler gibi iki makro çevre sistemini örgüt sistemi
aracılığıyla birleştirmektedir.
Geleneksel örgütlerdeki fonksiyonel ayırıma göre malzeme akışından sorumlu bölümler Satınalma, Üretim, Pazarlama
ve Dağıtım bölümleridir. Klasik modelde her bölüm kendi amaçlarını optimize etmeye yönelik olduğundan bölümler
arası kopukluklar ve bunun sonucunda üretim ve satış dalgalanmaları ortaya çıkar.
Sistem yaklaşımı çerçevesinde örgütte bu alt bölümleri bütünleştiren Malzeme Akış Sisteminde ise değişiklik anında
sistemin diğer bölümlerine aktarıldığından bu tip kopukluklar önlenmiş olur.
4.7.2.2.İnsangücü Akış Alt Sistemi
Klasik örgüt modelinde personel bölümü örgütte personele ilişkin işe alma, sicil kayıtları ve bordro hazırlanma gibi
rutin faaliyetleri yerine getirir.
İnsangücü Akış Alt Sistemi ise insangücü kaynağının çevre sistemlerinden sağlanıp, örgütün diğer alt sistemlerine
dağıtımı fonksiyonunu yürütür. Bu alt sistem, örgütte insangücü planlaması yapmak amacıyla insangücü ihtiyacını
belirler, planlar, insangücünü uygun ve tatmin edici düzeyde tutar, örgütün personel, politika ve programlarını kontrol
eder ve işe alma, atama, yerleştirme, eğitim ve geliştirme, sicil, ücret tahakkuku ve teşvik gibi diğer işlemleri yürütür.
4.7.2.3.Para Akış Alt Sistemi
Para Akış Alt Sistemi müşteriler, bankalar ve hissedarlar gibi makro çevre sistemlerinden örgüte ve örgütten personele,
satıcılara, hissedarlara ve devlete para akışını planlar ve kontrol eder.
Klasik örgüt modelinde finansman ve muhasebe bölümlerinin görev alanına giren fonksiyonları yerine getiren bu alt
sistem para akış hacmini örgüt amaçlarına uygun bir düzeyde tutarak aşırı borçlanmayı ve atıl para stoku oluşmasını
önler. Bu fonksiyonları yerine getirirken maliyet kontrolü, bütçeleme ve nakit yönetimi gibi teknikleri kullanır.
4.7.2.4. Makina Akış Alt Sistemi
Bu alt sistem örgüte makina, teçhizat ve enerji kaynaklarının satın alınması ve örgüt içinde dağıtımıyla ilgilenir.
Klasik örgüt modelinde her bölüm ihtiyacını kendisi saptamakta ve zaman zaman çalışanlar da bireysel taleplerde
bulunmaktadır. Taleplerin birbirinden bağımsız olarak ortaya çıkması ise kaynak israfına ve alt optimizasyona sebep
olabilir.
Makina Akış Alt Sistemi bunu önleyecek şekilde çalışır. Bölümler arasında dengenin sağlanması amacıyla makina
kapasiteleri ile bu makinalardan geçen malzeme ve işgücü akışını inceler. Bu inceleme sonucunda örgütün makina
ihtiyacını saptar ve bölümler arası dengeyi kurar.
Hafta 04 SİSTEM YAKLAŞIMI
28
Çağdaş İşletme Yönetimi
4.2.7.5. Bilgi Akış Alt Sistemi
İşletmelerde yöneticiler sürekli olarak karar verme, geleceği planlama ve geçmişi kontrol etme işlevini yerine getirir ve
tüm bu süreçlerin etkin bir biçimde gerçekleştirilmesi için çeşitli verilere ihtiyaç duyar. Bilgi Akış Alt Sistemi, yönetim
ve karar fonksiyonları için bilgi desteği sağlar.
Bu amaçla, verileri kaynağında toplar, eleme yapar, depolar, düzenler, özetler ve yönetime iletir.
Örgüt sisteminin alt sistemlerini birleştiren ve aralarındaki etki-tepki ilişkisini açıklayan Bilgi Akış Alt Sisteminin
yapısını ve işleyişini sistem yaklaşımı çerçevesinde ele almak gerekir. Bu alt sistem, etkili bir yönetimin yerine
getirilmesini sağlamak amacıyla işletme kaynaklarını birleştirir ve bütünleştirir.
Bir başka ifadeyle, işletmenin para, insangücü, malzeme ve makina gibi dört temel girdi kaynağına ilişkin alt
sistemlerin bir bütün olarak çalışmasını sağlar. Ayrıca, bir yandan bu alt sistemleri bütünleştirirken, bir yandan da
yönetime yönetim fonksiyonlarını yerine getirirken ihtiyaç duyduğu bilgileri de sağlar. Bilgi Akış Alt Sistemi bu
bütünleştirme fonksiyonunu dört şekilde yerine getirir.
Örgütte kullanılan malzeme, insangücü, para ve makina kaynağına ve akışına ilişkin bilgileri, bunlardan her birinin
bütün üzerindeki etkilerini saptayacak şekilde temin eder ve dört alt sistem arasında bilgi akışı sağlar.
Kontrol mekanizmasını çalıştırır.
Karar vermek için gerekli bilgileri toplar ve depolar.
İşletmenin tüm alt sistemlerinin ihtiyacına göre gerekli bilgiyi hazırlar.
4.8. YÖNETSEL PLANLAMA VE KONTROL ALT SİSTEMİ
İşletmelerde yerine getirilen iki önemli yönetim fonksiyonu planlama ve kontrol fonksiyonlarıdır. Planlama
aşamasında organizasyonun amaçları belirlenir ve bu amaçlara ulaşılması için gerekli olan para, makina, malzeme ve
insangücü kaynakları tanımlanır.
Planlama fonksiyonu büyük ölçüde tahminlere ve dış kaynaklı bilgilere dayanır ve daha çok organizasyonun stratejik ve
teknik karar alma düzeylerinde yerine getirilir. Bu süreçte geçmiş dönemlere ait bilgiler, gelecek hakkında tahmin
yapılmasına olanak tanır.
Diğer taraftan kontrol fonksiyonu ise, gerçekleşen sonuçlar ile planlama sürecinde tanımlanan sonuçların
karşılaştırılması işlemidir. Kontrol fonksiyonu, örgütün alt seviyelerinde, operasyonel düzeyde yerine getirilir ve bu
süreçte genellikle sonuçlanmış faaliyetlerden elde edilen bilgiler değerlendirilir.
Girdi akışlarından ve istenilen çıktıları üreten dönüştürme sürecinden oluşan sistemde dengeli bir üretimin sağlanması
gerekir. Bu dengenin sağlanmasında; sistemin kapasitesi, hacmi ve akış hızı olmak üzere üç önemli etken rol oynar.
Örgütün akış halindeki alt sistemleri bu etkenlere göre planlanır ve kontrol edilir. İşleyişi Şekil 4.5’de özetlenen
Yönetsel Planlama ve Kontrol Alt Sistemi örgütte bu fonksiyonları yerine getirirken kontrol birimini, dönüşüm
sürecindeki işlemleri ve çıktıların özelliklerine ilişkin raporları kullanır (Sezgin 1976).
Bu raporlar, sistemin planlanması, analiz ve kontrolü sürecine ilişkin olarak gerek düzeltici ve gerekse yeni kararlar
alınmasında kullanılmak üzere karar noktalarına ulaştırılır.
Yöneticiler gelen raporları, bilgi bankasına daha önce girilen standart bilgilerle karşılaştırır ve değerlendirir. Bu
karşılaştırma yapılırken aynı zamanda örgütsel amaçlar, politikalar ve planlar da göz önünde bulundurulur. Bu
değerlendirme sonunda, eğer standart işlemler ve çıktılardan sapmalar varsa bunları düzeltici kararlar sistemin diğer alt
sistemlerine iletilir.
Ayrıca, sistem bütününde uyumlu bir akışı sağlamak amacıyla, geleceğe yönelik kararlarla ilgili bilgiler de tüm alt
sistemlere ulaştırılır. Bu süreçte sistem içi iletişimi sağlayan ise örgütün Bilgi Akış Alt Sistemidir.
Örgütün biçimsel yapısı içinde yerine getirilen işlemler ve işleme giren girdi akışları Bilgi Akış Alt Sistemi aracılığıyla
Yönetsel Planlama ve Kontrol Alt Sistemine ulaştırılır. Bu bilgiler içinde örgütün biçimsel olmayan yapısına ilişkin,
davranışsal bilgiler de bulunabilir.
Yönetsel Planlama ve Kontrol Alt Sistemi kendisine ulaşan bu bilgiler yardımıyla karar verir ve bu kararlar yine Bilgi
Akış Alt Sistemi aracılığıyla tüm örgüt sistemine gönderilir.
Hafta 04 SİSTEM YAKLAŞIMI
29
Çağdaş İşletme Yönetimi