eczane işleyiş prosedürü

ECZANE İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
Doküman Kodu: SİY.PR.02
Yürürlük Tarihi: 07.2011
Revizyon No/Tarihi: 02/07.2015
Sayfa No: 1 / 4
AMAÇ:
Eczane çalışmalarında hizmet kalite standartlarını eksiksiz karşılayarak hızlı, etkin, güvenilir hizmet vererek,
eczaneden hizmet alanların memnuniyetini en üst seviyede tutmak.
SORUMLULAR:
Tüm eczane çalışanları
Sağlık personelleri
TALİMATLAR:
 Eczane hafta içi ve hafta sonu 24 saat hizmet vermektedir.
 Eczane içerisinde iklimlendirme merkezi olarak sağlanmaktadır.
 İlaç saklama anlarının sıcaklık ve nem takipleri yapılmakta olup, takipler “Oda Isısı Takip Formu”, “Nem
Takip Formu” ve “Buzdolabı Isı Takip Formu” ile kayıt altına alınmaktadır.
 İlaçların kabulünden, hastaya uygulanması ve uygulama sonrası dönemde izlenmesine kadar gerçekleşen
tüm işlemlerde “İlaç Güvenliği Ve Yönetimi Prosedürü” ne belirlenen ilkelere uygun hareket edilir.
 Eczane çalışanlarının görev, yetki ve sorumlukları ilgili “Eczane Çalışanlarının Görev, Yetki Ve
Sorumlukları” nda belirtilmiştir.

İlaç ve Sarf Malzeme İstemlerinin Eczane Tarafından Alınması:
o Servislerden ilaç ve sarf malzemenin talebi eczaneye yapılır.
o Talepler kontrol edilerek, ihale ile alınacak ilaç ve sarf malzemeler için yıllık ihtiyaç tespiti yapılır,
alımlar üçer aylık partiler şeklinde yapılır.
o İnternetten yayınlanan Sağlık Bakanlığı sitesindeki fiyat listeleri incelenir, ilacın cinsi, miktarı ve fiyatı
(ilaç için muadiller arasında en düşük fiyatlı olanın) listesine yazılır ve imzaya sunulur. Eczanede
bulunan ilaçların satış fiyatları güncelleştirilir.
o Eczacı, yönetim kurulu üyesi tarafından imzalanan talep listesi satın alma birimine teslim edilir. Eczacı
satın alma komisyonunda yer alır. Satın alma komisyonu ilaçların yaklaşık maliyetlerini hesaplar.
o İhale ile satın alınması yapılmış ancak ihale şartnamesine uygun olarak kısmi teslimatı yapılan
malzemelerin, acil ihtiyaç duyulması durumunda bir sonraki partide teslim alınacak malzemelerin talep
listesi hazırlanır.
o “Acil İlaç İhtiyaç Talep Formu” onaylatılarak firmalarla irtibata geçilir ve malzeme temin edilir.

Eczanede Hasta Bazında İlaçların Hazırlanması;
o Uzman doktor tarafından “Doktor İstem Verme İşlemleri Talimatı” na uygun olarak hasta tabelasına
günlük order verilir.
o İlaçlar ve sarf malzeme hastanın günlük ilaç ve sarf malzeme istem kâğıdına ve HBYS’ ye kaydedilir.
o Eczanede ilaçlar için hasta adına bar kod çıkartılır, poşete yapıştırılır ve poşete konularak hazırlanır.
Bar kod da kimlik tanımlayıcı olarak en az;
 Hastanın adı soyadı,
 Protokolü,
 Doğum tarihi (gün/ay/yıl) bulundurulur.
o İlgili personel tarafından eczanede ilaçlar kontrol edilir, ilaçları teslim aldığına dair eczane ilaç çıktısına
imzasını atarak ilaçları teslim alır.
o Servise götürülen ilaçlar hasta bazında hazırlanan ilaç rafına yerleştirilir.
o Soğuk zincire tabi ilaçlar uygun saklama kabına konularak bölüme transferi sağlanır.
o Özellik arz eden ilaçlar uygun ortama alınır.

Eczanede Depo Bazında İlaçların Hazırlanması;
o Birimler isteklerini ilaç ve sarf malzeme istem kâğıdı ile yapar.
o Bölüm sorumlusu istek belgesini ilgili personelle eczaneye gönderir, talebi yapılan ilaçlar ve sarf
malzeme eczanede kontrol edilir, onaylanır, imzalanır ve teslim edilir.
o Soğuk zincire tabi ilaçlar uygun saklama kabına konularak bölüme transferi sağlanır.
o Tabletlerin konulduğu poşetin üzerindeki ilacın adı ve son kullanma tarihi yazılı etiket yapıştırılır.
Servislerde etiketler çıkartılmaz ve eczaneye geri teslim edileceği zaman etiketi ile birlikte teslim edilir.
HAZIRLAYAN
KONTROL EDEN
ONAYLAYAN
ECZACI
KALİTE YÖNETİM DİREKTÖRÜ
MESUL MÜDÜR
ECZANE İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
Doküman Kodu: SİY.PR.02
o
Yürürlük Tarihi: 07.2011
Revizyon No/Tarihi: 02/07.2015
Sayfa No: 2 / 4
Hasta bazında ölçüm yapılarak hazırlanan ilaçların etiketine; ilacın tam adı, ölçüsü ve miadı yazılır.
İlacın dökülmemesi için ağzı kapatılır.

Eczanede Mevcut Olmayan ve Acil İhtiyaç Duyulan İlacın Alımı:
o Eczanede mevcut olmayan ve acil ihtiyaç duyulan ilacın alımı için diğer hastanelerin eczaneleri ile
temasa geçilir.
o Diğer hastanelerin eczanelerinde ilacın bulunmadığı durumlarda, “Acil İlaç İhtiyaç Talep Formu”
(ilacın adı ve miktarı) doldurulur ve imzaya sunulur.
o Mesul müdür ve eczacının imzası olan talep formu satın alma birimine teslim edilir.
o Aynı gün içinde ilaç temin edilerek ilgili servise iletilir.

Hastanın orderine yazılan ilaç hastane eczanesinde mevcut değil ise;
o Hastanın ilacı “Doktor İstem Verme İşlemleri Talimatı” na uygun olarak uzman doktor tarafından
reçeteye yazılır.
o Reçete Mesul Müdüre onaylattırılır. Eczanede “Eczanede Yoktur” kaşesi basılır ve eczacı tarafından
imzalanır.
o İlaç hastane tarafından dış eczaneden alınır ise hastane eczanesine giriş yapılır ve servisten hasta adına
talebi yapılır.

Eczaneye İlaç ve Sarf Malzemenin Teslim Alınması, Yerleştirilmesi ve Saklanması:
o Alınan ilaç ve sarf malzeme tedarikçi firma tarafından hastanemize getirilir. Gelen ilaçların ve sarf
malzemelerin eczacı tarafından kontrolü yapılır, uygun bulunursa kabul edilir ve onaylanır. Uygun
olmayanlarla ilgili tutanak tutulur, 1 tanesi firmaya faks çekilir, 1 tanesi eczanede dosyalanır.
o Gelen ilaç ve sarf malzemeler ile faturada kayıtlı olanların adı ve miktarı karşılaştırılır.
o Gelen ilaçların son kullanma tarihleri kontrol edilir.
o İhale ile alınan ilaç ve sarf malzeme firmalardan depo teslimi olarak eczanenin depolarına yerleştirilir.
o Adı, ambalajı, okunuşu ve farklı dozları olan ilaçlar ayrı raflara yerleştirilir.
o Oda ısısında bekletilmesi gereken ilaçlar (+4) - (+25) derece arasında muhafaza edilir.
o Buzdolabında saklanması gereken ilaçlar (+2) - (+8) derecede muhafaza edilir. Gerektiğinde
buzdolabına konulan ilacın özelliğine göre ısı ayarlaması yapılır ve buna göre takibi yapılır.
o Tıbbi sarf malzemeler ( +4) - (+25) derece arasında muhafaza edilir.
o Nem oranları % 65’ in altında olmalıdır.
o Yüksek riskli ilaçların depoya konulduğu rafa belirtici etiket yapıştırılır.
o Yüksek riskli ilaçlar servis eczanesine çıkartıldığı zaman kırmızı etiket yapıştırılır. Servislere bu şekilde
teslim edilir. Servislerde de aynı şekilde muhafaza edilir.
o Belirlenen sıcaklık ve nem oranlarının aşılması durumunda “Arıza Bildirim Formu” doldurulur ve
eczacı ve teknik servis sorumlularına bildirilir.

İlaçların Son Kullanma Tarihlerinin Takibi:
o Eczaneye kabul edilen ilaçların son kullanma tarihleri HBYS’ ye kayıt edilir.
o İlaçlar, son kullanma tarihlerine göre yakın miatlılar öne uzun miatlılar arkaya gelecek şekilde ilaç
deposundaki yerlerine sıralanır.
o Depodan ilaç verilirken ilaç kartlarına hangi tarihte, kaç adet ve nereye verildiği yazılır.
o Ayda bir ilaçların son kullanma tarihleri kontrol edilir.
o Son kullanma tarihinin bitimine üç aydan az kalan ilaçlar için hastaneler arası görüşme yapılır,
firmalara fax çekilerek uzun miatlı olanla değiştirilmesi talep edilir.

Eczanedeki İlaç ve Sarf Malzemelerin Stok Seviyeleri ve Miat Takibi:
o İlaç ve tıbbi sarf malzemelerinin miktarlarının kritik stok seviyesinde olanları tespit edilir.
o Kritik stok seviyesinde olan ilaçların muadillerinin miktarları kontrol edilir ve muadiller satışa sunulur.
o Muadilleri yok ise miktarları kritik stok seviyesine düşen ilaçlar satın alınması için talep edilir.

Son Kullanma Tarihleri Geçen İlaçların İmhası:
o Miadı geçen ilaçlar ilacın adı, ilacın formu, miktarı ve son kullanma tarihi belirtilmiş “İlaç İmha
Tutanağı” hazırlanır.
HAZIRLAYAN
KONTROL EDEN
ONAYLAYAN
ECZACI
KALİTE YÖNETİM DİREKTÖRÜ
MESUL MÜDÜR
ECZANE İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
Doküman Kodu: SİY.PR.02
o
o
o
o
Yürürlük Tarihi: 07.2011
Revizyon No/Tarihi: 02/07.2015
Sayfa No: 3 / 4
İmha tutanağı kontrol edilir ve imzaya sunulur, eczacı, eczacı teknisyeni, sorumlu hemşire, sorumlu
doktor, mesul müdür tarafından imzalanan bu tutanak eczane dosyasında muhafaza edilir.
İlacın türüne göre imha gerçekleşir ve tıbbi atıklar konteynerinde toplanır. Eczanede oluşabilecek diğer
atıklar (cam, karton, kâğıt, vb.) için ilgili atık kutuları hazırlanmış olup, atıkların kaynağında
ayrıştırılması sağlanır.
Taşıma, rafa dizme ve servislere verme esnasında kırılan ilaçlar için “Zayi Olan İlaç Tutanağı”
doldurulur.
Program üzerinden zayi gösterilerek düşüşü yapılır ve ilaç tıbbi atığa atılır.

Kan Ürünü Reçetelerinin ve İlaçlarının Takibi:
o Her ay için kan ürünü reçete formu doldurulur.
 Reçete seri ve numarası,
 Hasta adı soyadı,
 Kurumu ve sicil numarası,
 Reçete tarihi ve
 Protokol numarası,
 İlacı yazan doktorun adı soyadı ve diploma numarası,
 Verilen ilacın miktarı, seri numarası ve fiyatı yazılır.
o Kan ürünü reçete formunun ve her yazılan reçetenin bir nüshası Sağlık Müdürlüğüne gönderilir.
o Kan ürünü reçete formunun fotokopisi ve reçetenin bir nüshası eczanede dosyalanır.

Uyuşturucu ve Psikotrop Reçetesinin ve İlaçların Takibi:
o Kırmızı ve yeşil reçetelerin serisi ve sıra numarası yazılır, Talep Senedi Tutanağı ile imza karşılığı
sorumlu servis hemşiresine teslim edilir.
o Bu reçetelerin 3. nüshaları imzaları tam olarak eczaneye teslim edilir ve dosyalanır.
o Uyuşturucu ve Psikotrop ilaç reçetesi talep eden servisin adı, hastanın adı ve ilacın miktarı Sağlık
Müdürlüğü’nden onaylı deftere kayıt edilir.
o Eczanedeki uyuşturucu ve psikotrop ilaçlar kilit altında tutulur, hafta içi mesai dışında nöbetçiye
devredilen ilaçlar için “Narkotik İlaç Teslim Tutanağı” doldurulur.
o Eczanedeki uyuşturucu ve psikotrop defteri her ayın sonunda eczacı tarafından mesul müdürlüğe
imzalattırılır.
o Servislerde kırmızı ve yeşil reçeteye tâbi ilaçlar “Yeşil Ve Kırmızı Reçeteye Tabi İlaçların
(Narkotiklerin) Yönetimi Talimatı” gereğince kilit altına alınır, kilitlenen yerin anahtarı servis
sorumlu hemşiresinin (sorumlu hemşiresi yoksa servis hemşiresi) cebinde saklanır. Servis dışına
çıkarken ve nöbet tesliminde diğer hemşireye teslim eder.
o Kırmızı ve yeşil reçeteye tâbi ilacın hangi hastaya, kaç adet kullanıldığı, tarihi, saati, hangi doktor
tarafından uygulatıldığı ve kimin tarafından uygulandığı “Servis Narkotik İlaç Teslim Formu”’ na
kaydedilir. Kalan ilaçlar sayım yapılarak imzalı olarak teslim edilir.
o Eczanede hazırlanan narkotik türü ilaçlar servis sorumlu hemşiresine veya servis hemşiresine sayım
yapılarak imza karşılığı teslim edilir. İlacın kırılması ve kaybolması durumunda “Zayi Olan İlaç
Tutanağı” doldurulur.

Kullanımdan Arta Kalan İlaçların Eczaneye İadesi ve Değerlenmesi:
o Hastanın viziti yapılıp, ilaçları HBYS üzerinden girilip, eczaneden alındıktan sonra aynı gün içerisinde
hastanın tedavisinin değişmesi, taburcu ve ex olması durumunda kullanılmayan ilaçlar “Eczane İade
Formu” ile eczaneye iadesi yapılır. Kullanılmayan ilaçların onayı eczane görevlisi tarafından kaldırılır,
kullanılan miktarın onayı yapılır.
o Aynı saatte, aynı ilaçlarla doz hesaplanarak yapılan tedavilerden kalan ilaçlar miktarı ve son kullanma
tarihinin yazıldığı “Eczane İade Formu” doldurularak eczaneye geri iadesi yapılır. Geri iade edilen
ilaçların eczaneye girişi yapılır.
o Son kullanma tarihi yakın olan ilaçların öncelikli kullanılması sağlanır.
o Acil ilaç arabalarında bulunan ilaçlardan kullanılmayıp son kullanma tarihine 3 ay kalan ilaçlar
“Eczane İade Formu” ile eczaneye teslim edilir ve miadı uzun olanla değiştirilir.

İlaçların Dağıtılması:
HAZIRLAYAN
KONTROL EDEN
ONAYLAYAN
ECZACI
KALİTE YÖNETİM DİREKTÖRÜ
MESUL MÜDÜR
ECZANE İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
Doküman Kodu: SİY.PR.02
o
Yürürlük Tarihi: 07.2011
Revizyon No/Tarihi: 02/07.2015
Sayfa No: 4 / 4
“İlaç Dağıtım Talimatı”’ na göre yapılır.
GÜNCELLEMELERİN TAKİBİ
Revizyon No
Revizyon Tarihi
1
05.2015
2
07.2015
Revizyon Nedeni
İşleyiş talimatının prosedüre dönüştürülmesi
Fiziki düzenleme, İlaç ve Sarf Malzeme İstemlerinin Eczane Tarafından Alınması,
Eczanede Hasta Bazında İlaçların Hazırlanması, Eczanede Depo Bazında İlaçların
Hazırlanması, Eczanede Mevcut Olmayan ve Acil İhtiyaç Duyulan İlacın Alımı,
Eczaneye İlaç ve Sarf Malzemenin Teslim Alınması, Yerleştirilmesi ve
Saklanması, İlaçların Son Kullanma Tarihlerinin Takibi, Eczanedeki İlaç ve Sarf
Malzemelerin Stok Seviyeleri ve Miat Takibi, Son Kullanma Tarihleri Geçen
İlaçların İmhası, Kan Ürünü Reçetelerinin ve İlaçlarının Takibi, Uyuşturucu ve
Psikotrop Reçetesinin ve İlaçların Takibi, Kullanımdan Arta Kalan İlaçların,
Eczaneye İadesi ve Değerlenmesi, İlaçların Dağıtılması kurallarının eklenmesi
Doküman yönetim sisteminin güncellenmesi
SKS Kalite Versiyon-5 yayınlanması nedeniyle doküman yönetim sisteminin
güncellenmesi
HAZIRLAYAN
KONTROL EDEN
ONAYLAYAN
ECZACI
KALİTE YÖNETİM DİREKTÖRÜ
MESUL MÜDÜR