aydın ticaret odası stratejik planı 2010-2013
advertisement
AYDIN TİCARET ODASI STRATEJİK PLANI 2010-2013 1 SUNUŞ Her geçen gün küreselleşen dünya ekonomisi sayesinde tüm ekonomik parametreler değişiklik göstermiştir. Her ülke ve o ülke içerisindeki kamu ve özel sektör kuruluşları değişen dünya düzeninde stratejilerini bugünkü şartlarda ve dünya ölçeğinde belirlemek durumundadırlar. Küreselleşen dünya ekonomisi acımasız bir rekabet ortamı yaratmıştır. Kurum ve kuruluşlar ile işletmeler; bu ortamda varlıklarını sürdürebilmek, rekabet edebilmek, avantajlı durumda olabilmek için teknolojik yenilik, kalite, verimlilik, inovasyon, stratejik plan kavramlarına daha da önem vermek durumunda kalmışlardır. Bu gelişmeler ışığında, Aydın Ticaret Odası gibi meslek kuruluşlarının yaşadıkları çevreye ve ülkelerine en büyük katkıyı sağlamak için çalışmak misyonları vardır. Bu çalışmaların amaca yönelik ve verimli bir biçimde yapılması gerekmektedir. Bir başka deyişle mevcut kalite ve akreditasyon altyapısına entegre, yol gösterici, gerçekçi ve uygulamaya geçirilebilen bir planlamaya ihtiyaç vardır. İşte bu planlama, stratejik planlama olarak adlandırılmaktadır. Bu planda kurumun zayıf ve kuvvetli olan yönleri irdelenmekte, karşılaşmış olduğu çevresel fırsatlar ve tehditler analiz edilmektedir. Ayrıca, odanın vizyonu, misyonu ve stratejik amaç ve hedefleri yazılı hale getirilmektedir. Stratejik planımızın Odamıza, ilimize, paydaşlarımıza yararlı olmasını temenni eder, stratejik planlama kurulu üyelerine ve Prof.Dr. Fuat ÖNDER hocamıza teşekkür ederiz. İsmail Hakkı DOKUZLU Yönetim Kurulu Başkanı Mustafa Ali PARMAKSIZ Meclis Başkanı 2 AYTO’DA STRATEJİK PLAN SÜRECİ I. DURUM ANALİZİ Tarihçe Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları ve Hizmetler Paydaş Analizi Çevre Analizi Kurum içi Analiz Dış Çevre Analizi PEST Analizi, SWOT Analizi II. STRATEJİK TASARIM Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Gelişme Alanları Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler Faaliyetler, Projeler Performans Göstergeleri Maliyetlendirme ve KaynakTablosu İzleme-Değerlendirme Performans Göstergeleri III. STRATEJİK PLAN Uygulama ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistem Standardı Şartları Yönetimin Gözden Geçirme ve Stratejik Plan Prosedürü İzleme ve Değerlendirme Prosedürü Akreditasyon Gereklilikleri IV. İŞ PLANLARI V. STRATEJİLER VE PLANIN GELİŞTİRİLMESİ 3 1. GİRİŞ Türkiye, Avrupa Birliği’ne üyelik süreci ve küresel ekonominin gereklerini yerine getirmek amacıyla bir dizi uyumlaştırma çabasına girmiştir. Bu çabalardan biri de başta kamu kurumları olmak üzere tüzel kişiliğe sahip kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşlarının Stratejik Plan hazırlama girişimleridir. Stratejik planlama, kurumların dışa dönük planlama çabalarından oluşur ve arzulanan amaçlara ulaşabilmek için dış çevrenin her unsuru stratejik yaklaşımla incelenerek kurumun geleceği şekillendirilmeye çalışılır. Stratejik planlar Türk kamu yönetimi ve girişimcisi için yeni olgulardır. Devlet Planlama Teşkilatı odaklı planlama kültürümüz 1980’lere kadar dışa kapalı ekonominin varsayımlarına göre kurgulanmıştır. Bu kurguda küresel ekonomiye göre şekillendirilmiş stratejik kaygıları olan bir planlama yaklaşımı mevcut değildir. Ayrıca kamu kurumları ve kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşlarının gelecek planları bütçeden ibaret olmuştur. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 24.12.2003 tarihinde yürürlüğe girmesinden itibaren kamu kurumları stratejik planlarını hazırlamaya başlamışlardır. Bu planlamalar bütçe esaslı yapılsa da TOBB bünyesindeki oda ve borsalar icin bütçeyi plan icine alma zorunluluğu yoktur. 1990’lı yıllardan itibaren başlayan, yeni dönemin girişimcileri ve girişimcilerin dahil oldukları organizasyonlar; geleceğe yönelik vizyon ve misyon sahibi olmak, şeffaflık, açıklık, hesap verebilirlik, katılımcılık, etkililik ve tutarlılık gibi iyi yönetişim ilkelerini benimsemeye başlamışlardır. Ulusal ekonomilerin küresel trendler karşısında daha kırılgan hale geldiği çağımızda girişimcilerin ve girişim organizasyonlarının yerel düşünme alışkanlıklarıyla büyüme şansları giderek azalmaktadır. Geleceğe yönelik iddiası olan Aydın girişimcilerinin kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşu olan Aydın Ticaret Odası’nın ilk olarak 2006-2008 dönemi ve şimdi de 2010-2013 dönemi Stratejik Planı hazırlanmıştır. 2. STRATEJİK PLAN HAZIRLAMA YÖNTEMİ Aydın Ticaret Odası “STRATEJİK PLAN” çalışmalarını katılımcı bir yaklaşımla gerçekleştirmeyi kararlaştırmış ve bu nedenle Yönetim Kurulu TOBB ve TOBB ETÜ SEM ile ilişkiye geçmesi için Genel Sekreterini yetkilendirmiştir. TOBB ETÜ SEM ile protokol yapıldıktan sonra ilk olarak Prof.Dr.Fuat Önder’in de içinde bulunduğu stratejik planlama ekibi belirlenmiştir. Ekip aşağıda yer alan kişilerden oluşturulmuştur: Meclis Başkanı Yön.Krl.Başkanı TOBB ETÜ SEM Genel Sekreter Akreditasyon ve SP Sorumlusu Mustafa Ali PARMAKSIZ İsmail Hakkı DOKUZLU Prof.Dr. Fuat ÖNDER Alaattin ARSLAN İlknur KABASAKAL Bundan sonra yapılan 3 aylık zaman planlamasına göre, önce 2 tam gün, yönetim kurulu üyeleri, meclis üyeleri ve çalışanlardan oluşan gruba “Stratejik Plan Eğitimi” verilmiştir. Daha sonra iç ve dış paydaşların birlikte katıldığı, 1 tam gün devam eden “Paydaş Çalıştayı” yapılmıştır. Bu çalışmalar sırasında Odamızın kurum düzeyinde güçlü ve zayıf yanları ile fırsatlar ve tehditler araştırılmış (SWOT Analizi), aynı anda ulusal ve uluslararası boyutta politik, ekonomik, sosyal ve teknolojik gelişmeler gündeme getirilmiştir (PEST Analizi). Çalıştay sırasında görüşler toplanırken “Paydaş Görüş Toplama Formu” da 4 uygulanarak müşteri memnunuiyeti konusunda fikirler toplanmış ve paydaşlar AYTO’nun gelişme alanlarını belirlemişlerdir. Yine bu hazırlıklar ile eş zamanlı olarak danışmanlık hizmetleri ile birlikte stratejik planlama ekibi “Durum Analizi” çalışmalarını sürdürmüştür. Bu kapsamda hizmet-faaliyet analizi, doküman analizi, son projelerin sonuçları ve ekonomik değerlendirmeler de incelenmiştir. Ayrıca SWOT ve PEST analizleri uygulanarak güçlü ve zayıf yanlarımız ile fırsatlar ve tehditler birimler bazında tespit edilmeye çalışılmıştır. Birimlerin misyon, visyon ve hedefleri de belirlenmiş ve Stratejik Plan sonuçları içinde kullanılmıştır. Durum analizinden sonra “Stratejik Tasarım”a geçilmiş ve üst yönetimin görüşleri alınarak çalıştay sonuçlarıyla birlikte yorumlanmıştır. Daha sonraki çalışmalarda tüm paydaşların da görüşleri dikkate alınarak kurumsal anlamda AYTO’nun Misyon, Vizyon ve Temel Değerleri güncellenerek yeniden belirlenmiştir. Çalışmalar sonunda ortaya çıkan 4 ana başlık “Gelişim Yönleri” olarak tespit edilmiş ve sırasıyla “Stratejik Amaçlar, Hedefler, Faaliyetler ve Performans Göstergeleri” bu gelişim yönlerine paralel olarak ortaya konmuştur. Burada faaliyetlere göre belirlenen göstergeler ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sisteminin zorunlu bir sonucu olan ve kurumda dokümante edilerek “Süreç Yönetim Sistemi” olarak hayata geçirilmesi gereken, Aydın Ticaret Odası’nın süreçlerinin hedefleri ya da birer çıktı göstergeleridir. Böylece faaliyet ve projeler için gerçekçi maliyet, kaynak ve izleme tabloları hazırlanabilmiştir. Stratejik Plan uygulamaları esnasında bu yöntemle tüm çalışanlar, mevcut olan Fonksiyonel Yönetim Sistemlerinin Kalite Yönetim Sistemiyle bütünleşip, Süreç Yönetimi ve sonucunda performans göstergelerinin de bir araç olarak kullanılabildiği Stratejik Yönetim tarzına nasıl dönüştüğünü daha iyi anlamışlardır. Bu hazırlıklar sırasında, akreditasyon gereklilikleri dikkate alınarak yapılan bu çalışmada ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonunda var olan Yönetimin Gözden Geçirme Prosedürü güncellenerek “Yönetimin Gözden Geçirme ve Stratejik Plan Prosedürü” haline getirilmiş ve bu prosedüre “Stratejik Plan Hazırlama Kılavuzu” eklenmiştir. Ayrıca ISO 9001:2008 KYS dokümantasyonu içindeki “İç Denetim Prosedürü” de revize edilerek Stratejik Planın izlenebilirliği sağlanmıştır. “Kurumsal Performans Yönetimi, İzleme Değerlendirme ve Planın Geliştirilmesi” konularında ilgili taraflar bilgilendirilmiş; ayrıca en az yılda bir kez, plan sonuçlarının, ilgili prosedür gereği, yönetimin gözden geçirme toplantılarının gündemine alınarak planın geliştirilebileceği, bu sayede kalite ve akreditasyon gerekliliklerinin hayata geçebileceği ve kurumsallaşmanın sağlanacağı gibi konular hakkında bilinç yaratılmaya çalışılmıştır. Burada sözü edilen birçok yönetim sisteminin nasıl birleşik kullanılabildiği ve “ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ”ne dönüşerek Oda ve Borsalar için en uygun “ODA/BORSA YÖNETİM SİSTEMİ” örneği olduğu bu çalışmayla ortaya konulmuş olmaktadır. Böylece hazırlanan STRATEJİK PLANLAR kuruluş için uygulanabilir, aktif ve geleceğin şekillendirilmesi anlamında hayata geçirilebilir olacaktır. Böylece Aydın Ticaret Odası Stratejik Planı; üyelerine 2010-2013 yılları arasında yapacağı faaliyetlerin ve geleceğe yönelik planlarının, stratejik yönetim ilkeleri açısından nasıl gerçekleşeceğine dair bir yol haritası önermektedir. Aydın Ticaret Odası Yönetim Kurulu 2010-2013 Stratejik Plandaki stratejik amaç ve hedefleri 19 Nisan 2010 tarih ve 61/2426 sayılı kararı ile kabul etmiştir. 3. STRATEJİK PLANDA YASAL DAYANAK Kamu kurumlarında Stratejik Plan hazırlama zorunluluğu, 24.12.2003 tarihinde yürürlüğe giren “5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu” ile başlamıştır. Ancak stratejik planlamaya ilişkin hükümler 01/01/2005 tarihinde yürürlüğe girmiştir. 24 Aralık 2005 tarihinde yayımlanan “5436 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun 5 Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun” ve 26 Mayıs 2006 tarihli “Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” referans metinler olarak kabul edilebilir. Aydın Ticaret Odası ve üst birlik olan Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği’ni tanımlayan 18.05.2004 tarihli 5174 sayılı Kanunun 4’üncü maddesinde Odalar; “üyelerinin müşterek ihtiyaçlarını karşılamak, meslekî faaliyetlerini kolaylaştırmak, mesleğin genel menfaatlere uygun olarak gelişmesini sağlamak, mensuplarının birbirleri ve halk ile olan ilişkilerinde dürüstlüğü ve güveni hâkim kılmak üzere meslekî disiplin, ahlâk ve dayanışmayı korumak ve bu kanunda yazılı hizmetler ile mevzuatla Odalara verilen görevleri yerine getirmek amacıyla kurulan, tüzel kişiliğe sahip kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşlarıdır” şeklinde tanımlanmıştır. Tüzel kişiliğe sahip kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşu olan Aydın Ticaret Odası’nın stratejik planının temel dayanağı 2010 tarihi itibarıyla güncelleştirilmiş “Odalar ve Borsalar için Akreditasyon Kılavuzu” ve ekleridir. Aydın Ticaret Odası’nın Stratejik Planını değerlendirecek olan kurum ise üst birlik olan Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği organı Akreditasyon Kurulu’dur. Akreditasyon; malların ve hizmetlerin istenen şartlara uygun nitelikler taşıdığını tespit etmek gayesiyle yapılan deney, analiz, muayene ve belgelendirme (sertifikasyon) işlemlerini içeren uygunluk değerlendirmesi işlerini yapan kuruluşların yeterliliklerinin onaylanmasıdır. Stratejik plan akreditasyon sürecinin oluşturmaya çalıştığı standardizasyonunun önemli bir bileşenidir. Bu yeni standart, yetki almayı isteyen tüm Odaların ve Borsaların sahip olmaları ve üyelerine sunmaları gereken birtakım temel becerileri ve hizmetleri içeren kapsamlı ve güvenilir bir çerçeveye dayanmaktadır. I. DURUM ANALİZİ I.1 Tarihçe Aydın, Tralles antik kentinin üzerine kurulmuştur. Eski çağlarda Ege Bölgesi'nin en önemli kentlerinden birisidir. Antik dönemin birçok bilgin, mimar ve heykeltıraşı Aydın'da yetişmiştir. Bunlar arasında Antemiyus, Thales, Anaximandros, Anaximenes, Hekotaios, Hippodamos ve Isodor sayılabilir. Depremle yıkıldıktan sonra yeniden imar edilen kentte, Traklardan sonra Spartalılar, Hititler, Frigler, İyonlar, Lidyalilar, Persler ve Romalılar zaman zaman hakimiyetlerini kurarak kendi kültürlerini bölgeye taşımış ve yörenin gelişmesine öncü olmuşlardır. 1186 yılında Selçukluların, 1300 yılında Aydınoğullarının eline geçen şehrin adı Aydın Güzelhisar olmuştur. Bu ad Aydın şekline dönüşmüştür. 1426’da Osmanlıların eline geçen Aydın bugünkü yerine kurulmuş ve 1923 yılında il olmuştur. Aydın, Neolitik, Kalkolitik ve Tunç çağlarını yaşamış ve bu tarihi akış içinde aşağıda sıralanan ülke ve uygarlıklarının etkisi altında kalmıştır. Aydın ili toprakları büyük Eti Birliği’nin bir parçasıdır. Bu dönemde kurulan kentlerin birçoğu büyük depremler, su baskınları ve diğer ulusların saldırılarına uğramıştır ve bu nedenle toprak altında bulunmaktadır. M.Ö. 1200 yıllarında Doğu Etilerin zayıflamasından sonra, Aydın ili toprakları da, diğer komşu iller gibi, Kumanların yönetimine geçmiş ve 300-500 yıl prensliklerle idare edilmiştir. Süregelen göç ve saldırı dalgaları arasında Türk boylarından olan Meonlar-Lidler-Karilerİyonlar M.Ö. 12. yüzyılda bu toprakları kendilerine yurt edinerek bölüşmüşlerdir. Aydın ili toprakları M.Ö.192 yılından itibaren Romalıların saldırısına uğramaya başlamış, Bergama ve Roma orduları Efes üzerinden Aydın topraklarına girerek Söke-Milet önünden geçtikten sonra, Dalama, Yenipazar üzerinden ilerlemiş, Nazilli-Esenköy Arpaz Kalesi önüne gelmiş ve kısa zamanda Arpaz, Alinda, Alabanda, Afrodisias, Tral, Priyen, Milet, Nysa, Mağnezi gibi bölgenin önemli kentleri işgal edilmiştir. 6 M.S.395 yılında, Roma topraklarını İmparator Teodos iki oğlu arasında paylaştırmış ve Aydın ili Doğu Roma sınırları içerisinde kalmıştır. Selçuklu Türklerinin Anadolu’ya güçlü akınları başlayıncaya dek, Aydın ili Bizans egemenliği altında kalmış, Etilerden Selçuklulara kadar Türk Uygarlığı tüm saldırı ve ağır baskılara rağmen benliğini yitirmemiştir.Bir Türk ülkesi olan Anadolu'ya 10. asırdan bu yana Oğuz Türklerinin akınları başlamıştır. Bu durumdan korkan Bizans İmparatoru güvendiği büyük ordusunu M.S. 1071 tarihinde Türklere karşı çıkarmış ve Malazgirt Savaşı'nda Bizans ordusu yenilgiye uğramıştı. Türklerin kısa zamanda gösterdiği bu başarı Avrupalı Hristiyan ulusları korkutmuştu. M.S.1069-1099 yıllarındaki savaşlardan sonra Sultan Mesut Haçlı Ordularını Tarsus geçitlerinde bozguna uğratarak dağıtmıştır. Konya başkent olmuş. Ege Bölgesi ve Aydın (Tral) Türklerin eline geçmiştir. (M.S. 1177). Aynı yıl içerisinde Manuel'in ordusu Aydın ili çevrelerini tekrar işgale kalkışmış ancak başaramamıştır. II.Kılıçarslan 1186 yılında Aydın'ı tekrar fethetmiştir. Osmanlılar devrinde Osmanlı Padişahı Yıldırım Beyazıt kuvvetli ordusu ile Aydınoğulları üzerine yürümüştür. İsabey savaşı kabul etmeyerek 60 kentini, 300 kalesini, 70.000 askerini ve topraklarını Yıldırım'a bırakmıştır. Yıldırım Beyazıt Aydın çevresini bir eyalet olarak Osmanlı Devleti’ne bağlamıştır.(M.S.1390). Osmanlı İmparatorluğu'nun yükselme devri boyunca Aydın gelişmiş ve bayındırlaştırılmıştır. 1850 yılında Vali Halid Paşa vilayet merkezini İzmir’e naklederek, Osman Paşa’yı da Aydın sancağına mutasarrıf olarak göndermiştir. 1908 yılında II. Meşrutiyet Devriminin yeşerttiği yeni umutlar Aydın’da büyük bir sevinçle karşılanmış fakat, Osmanlı İmparatorluğu bunalımlardan ve parçalanmaktan kendini kurtaramamıştır. Yunanistan Girit’i, İtalyanlar Mısır’a kadar Trablusgarp Vilayetini ve 12 adayı işgal etmişlerdi. Osmanlı İmparatorluğu bu durumda iken I.Dünya Savaşı’na girmek zorunda bırakıldı. Karşı büyük devletler göz diktikleri toprakları aralarında paylaşmak, Türk toplumunu tarihten silmek, bu ülkeyi rahatça sömürmek amacındaydılar. Sonuçta, 1919’da Aydın Yunan birlikleri tarafından işgal edildi. 27 Mayıs 1919’da adı geçen birlikler Aydın’ın içine kadar girdiler. Gönüllü olarak oluşturulan ulusal birlik güçleri çeşitli baskınlarla düşmanı yıprattı ve geriletti. Ordumuz 5 Eylül 1922 tarihinde Aydın’a girdi ve 7 Eylül’de Aydın kurtarıldı. Aydın Ticaret Odasının ilk kuruluşu ülkedeki diğer odaların kuruluşuyla aynı döneme rast gelmektedir. 1890’lı yıllarda Ziraat ve Ticaret Odalarının var olduğunu Aydın iline ait salnamelerden biliyoruz. 1891-1894 tarihlerinde Reis Aziz Efendi, azalar Hacı Apostol Efendi, Barutçu Dimitri Efendi, Kulaksızzade Hacı Mehmet Efendi, Andon Ağa ve Hacı Nikokaki Efendi idi. Genellikle Ticaret ve Ziraat Odası başkanı ziraat ile uğraşan Müslüman Türklerden, azaları ise ticaret ile aktif olarak uğraşan Rum ve Yahudilerden seçilmekte idi. Bu durum ülke genelinde olduğu gibi Aydın’da da ticaretin ağırlıklı olarak Yahudi ve Rumlar tarafından yapıldığı, ziraat sektöründe ise Müslüman Türklerin söz sahibi olduğunun göstergesiydi. Ülkemizde Cumhuriyet döneminde ticaret odalarının örgütsel gelişimi 25 Eylül 1925 tarih ve 655 sayılı Ticaret ve Sanayi Odaları Yasası ile yeniden sağlanmıştır. Bu yeni düzenleme sonrasında 1926 yılında Aydın Ticaret ve Sanayi Odası Veysi Paşa Mahallesindeki bir binanın üst katında yeniden faaliyete geçmiştir. Ticaret ve Sanayi Odası o yıllarda Aydın’da ticaretle uğraşan Kadıköylü Zâde Hasan Kamil, Keresteci Zâde Rifat, Şahin Zâde Eyüp, İstanbullu Raif Fevzi, Dumni Zâde Ahmet, Pehlivan Zâde Hacı Şerif, Habip Efendioğlu, Mustafa Necati Beylerin öncülüğü ile 207 üye kaydı yapılmak suretiyle kurulmuştur. Kanun gereğine uyularak seçim yapılmış, Meclis ve Yönetim Kurulları belirlenmiş, 9 Meslek Komitesi kurularak hizmete başlamıştır. 08.03.1950 tarihinde ülkemizde Ticaret Borsalarının da kuruluşuna imkân sağlayan 5590 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Kanunu yürürlüğe konmuştur. Bu Kanun kapsamında Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği’nin uygun görüşü, Sanayi ve Ticaret Bakanlığı’nın da özel izniyle 1954 yılında Aydın, Muğla, Manisa, Denizli ve Balıkesir illerini kapsayan Ege Bölgesi 7 Sanayi Odası (EBSO)nın kuruluşuyla, Odamız “Aydın Ticaret Odası” unvanıyla faaliyetine devam etmiştir. 1981 yılına kadar uygulanan 5590 sayılı Kanunun bazı maddeleri 24.01.1981 tarih ve 2567 sayılı kanunla değiştirilmiş, Odaların temel organları olan Meslek Komiteleri seçimlerinin 4 yılda bir yapılması esası getirilmiştir. Meslek Komitelerine paralel olarak Oda Meclisinin de görev süresi 4 yıl olarak belirlenmiştir. Oda Yönetim Kurullarının görev süreleri ise 2 yıl olarak tespit olunmuştur. Ayrıca, Odaların organ seçimlerinin şekil ve usulleri yeniden düzenlenerek bu seçimlerin Yargı gözetiminde yapılması esası getirilmiştir. Bugün; 01.06.2004 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 5174 sayılı Kanun kapsamında faaliyetlerini sürdüren Aydın Ticaret Odası, yıllık 2 milyon TL bütçesi, 6600 üyesi ve 16 personeliyle mülkiyeti kendisine ait 5 katlı binasında ISO 9001:2008 Kalite Belgesine ve Uluslararası Akredite olmuş Oda sertifikasına sahip olarak hizmet vermektedir. I.2 Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Odanın yasal olarak yapmak zorunda olduğu görevler 01.06.2004 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanunu’nun 12. maddesinde açık olarak belirtilmektedir. Bu madde uyarınca odanın yapmak zorunda olduğu görevler şunlardır: Meslek ahlâkını, disiplini ve dayanışmayı korumak ve geliştirmek, ticaret ve sanayinin, kamu yararına uygun olarak gelişmesine çalışmak. Ticaret ve sanayiyi ilgilendiren bilgi ve haberleri derleyerek ilgililere ulaştırmak, ilgili kanunlar çerçevesinde resmî makamlarca istenecek bilgileri vermek ve özellikle üyelerinin mesleklerini icrada ihtiyaç duyabilecekleri her çeşit bilgiyi, başvuruları durumunda kendilerine vermek veya bunların elde edilmesini kolaylaştırmak, elektronik ticaret ve internet ağları konusunda üyelerine yol gösterecek girişimlerde bulunmak, bu konularda gerekli alt yapıyı kurmak ve işletmek. Ticaret ve sanayiye ait her türlü incelemeleri yapmak, bölgeleri içindeki iktisadî, ticarî ve sınaî faaliyetlere ait indeks ve istatistikleri tutmak, başlıca maddelerin piyasa fiyatlarını takip ederek kaydetmek ve bunları uygun vasıtalarla yaymak. 26. maddede sayılan aşağıdaki belgeleri düzenlemek ve onaylamak: - Fatura suretlerinin onayı, - Rayiç fiyatların onayı, - Ticarî ve sınaî eşya numunelerinin vasıflarının onayı, - Bilirkişi ve eksper raporları ile kapasite raporları, - Kefaletname ve taahhütnamelerde yazılı imza sahiplerinin odalardaki sicil durumunu gösteren onay ve şerhler, - Ticarî kefalet onayları, - Tahsis ve sarfiyat belgeleri, - Kalite, yeterlilik ve numune belgeleri, - Yerli malı belgeleri, - Kayıtlı üyelerin tatbik imzalarının onayı, - Oda mensuplarına ait kayıt ve sicil suretleri ve üye kimlikleri - Ticarî itibar şahadetnamesi mahiyetinde olmamak üzere, üyelerinin gizli olmayan sicilleri hakkında yazılı veya sözlü sorulara cevaplar, - 2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu’nun 22. maddesi gereğince verilen iş makineleri tescil belgesi, - TIR ve ATA karneleri, A.TR ve EUR.1 dolaşım belgeleri, menşe şahadetnameleri ve EAN-UUC çizgi kod işlemleri, mal ve hizmetlerin uluslar arası ticaretindeki beyanname, vesika ve benzeri belgeler, - Mücbir sebep belgeleri, - Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi suretleri, - Türk veya yabancı bayraklı gemilere verilecek genel ve uluslar arası sektörel hizmetler, 8 Ticaret sicili hizmetleri, Ticarî ve sınaî mahiyette diğer her türlü belge ve bilgiler ile hizmetler. Meslek faaliyetlerine ait konularda resmî makamlara teklif, dilek ve başvurularda bulunmak; üyelerinin tamamının veya bir kesiminin meslekî menfaati olduğu takdirde Meclis kararı ile bu üyeleri adına dava açmak, Çalışma alanları içindeki ticarî ve sınaî örf, adet ve teamülleri tespit etmek, Bakanlığın onayına sunmak ve ilân etmek, Üyeleri tarafından uyulması zorunlu meslekî kararları almak, Yurt içi ve yurt dışı fuar ve seminerlere katılmak, Sair mevzuatın verdiği görevlerle, ilgili kanunlar çerçevesinde Birlik ve Bakanlıkça verilecek görevleri yapmak, Birliğin belirlediği standartlara göre üye kayıtlarını tutmak ve üyelik aidatlarına ilişkin belgeleri saklamak ve bunları Birliğe talep halinde bildirmek, Üyelerinin ihtiyacı olan belgeleri vermek ve bunlara ilişkin gerekli hizmetleri yapmak, Yurt içi fuarlar konusunda yapılacak müracaatları değerlendirip Birliğe teklifte bulunmak, Üyeleri hakkında, tüketici şikâyetlerini incelemek ve kuruluş amaçları doğrultusunda diğer faaliyetlerde bulunmak, Ticaret ve Sanayi Odalarınca, odalar ayrı olan illerde ise sanayi odalarınca sanayiciler için kapasite raporları düzenlemek, İlgililerin talebi halinde, ticarî ve sınaî ihtilaflarda hakem olmak, tahkim kurulları oluşturmak, Açılmış ve açılacak olan sergiler, panayırlar, umumi mağazalar, depolar, müzeler ve kütüphanelere katılmak, Yetkili bakanlıkça uygun görülen alanlarda sanayi siteleri, endüstri bölgeleri, organize sanayi bölgeleri, teknoloji geliştirme bölgeleri, teknoparklar, teknoloji merkezleri kurmak ve bunları yönetmek; 3218 sayılı Serbest Bölgeler Kanunu çerçevesinde serbest bölge kurucu ve işleticisi veya işletici olmak, antrepo işletmek, antrepo işletmek ve fuar alanları, kongre merkezleri ile ticaret merkezleri kurmak, işletmek veya kurulmuş olanlara iştirak etmek. Yukarıda sayılan 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Kanunundan kaynaklanan yasal yükümlülüklerinin dışında aşagidaki görevleri de yapmaktadır: Aydın iline mahsus sarılop cinsi incirin ildeki katma değerini arttırmak için “Aydın İnciri” rumuzuyla coğrafi işaret tescilinin Türk Patent Enstitüsüne yaptırmıştır. Aydın ili ve yöresinde yaygın olarak dikimi yapılan gemlik cinsi zeytinin hatalı bir uygulama olduğunun tespiti, devletçe bu fidanın dikimine verilen dekar başına 250-TL kaynak israfının durdurulması için ADÜ Ziraat Fakültesi ile müşterek araştırma yapılarak memecik cinsi zeytin fidanının dikiminin yaygınlaştırılması için fidan üretimi ve dağıtımı sağlanmış ve devam etmektedir. Stant açarak yurtiçi fuarlara katılan Oda üyelerine yılda dört fuar üzerinden fuar başına 500-TL, yurtdışı fuarlarına da 1000-$ nakit teşvik desteği verilmektedir. Bünyesinde kurduğu Aydın Ticaret Odası Öğrenci Okutma ve Eğitim Vakfı sayesinde ihtiyaç sahibi lisans düzeyinde eğitim gören 100 öğrenciye faizsiz kredi verilmektedir. Eğitime gösterilen önem ve hassasiyetten dolayı Aydın Milli Eğitim Müdürlüğü ile yapılan protokol ile Aydın Ticaret Odası İlköğretim Okulu yaptırılmıştır. Çevre duyarlılığını zihinlerde canlı tutmak düşüncesiyle Merkez Gölhisar Köyü hudutlarında yeralan orman arazisinden 15.000 m2 araziye fıstık çamı fidanı dikilerek 49 yıllığına Aydın Ticaret Odası ormanı oluşturulmuştur. Faaliyetlerini destekleyici yönde hizmet veren Türk Standardları Enstitüsü (TSE), İhracatı Geliştirme Etüt Merkezi (İGEME), Dış Ekonomik İlişkiler Kurulu (DEİK) nun temsilcilikleri Oda bünyesinde açılmıştır. 9 Üst kuruluşumuz TOBB tarafından yapılan görevlendirme ile Karayolu Taşıma Yönetmeliği kapsamındaki K1, K2, K3 yetki belgelerinin tanzimi ve değişiklik hizmetleri ve Hazine Müsteşarlığı adına Sigorta Acentelerinin levhaya kayıt işlemleri ile TAPDK’nun tütün ve alkol satış ruhsatlarının tanzimi hizmetleri Odamızca yürütülmektedir. Aydın ilinin verimliliğini arttırma projesi çalışmaları Odamız, Aydın Sanayi Odası ve Milli Prodüktivite Merkezince (MPM) yürütülmektedir. Aydın ilinin tarihi ve kültürel değerlerinin sahiplenerek yaşatılması düşüncesiyle Oda binamızın batı bitişiğindeki tarihi Gümrük Önü Hanının restore edilmesi projesi Odamız, Aydın Valiliği ve Belediye Başkanlığınca müştereken devam ettirilmektedir. 10 Faaliyet Alanları ve Hizmetler I.3 Tablo 1: AYTO’da Faaliyet Alanları ve Hizmetler AYDIN TİCARET ODASI Birim ODA SİCİLİ Kanun ile verilen görev TOBB ODA MUAMELAT YÖNETMELİĞİ Sicil / Üye işlemleri Kanun hükmü No Faaliyet Adı 10.madde Ürün/Hizmet 1 ÜYE KAYIT 5174 sayılı kanunun 9. Maddesine istinaden Ticaret Sicil Memurluğuna tescil islemini yaptırmış tacirler ve bunlarin subeleri bu kanun gereğince Odaya kayıt yaptırmak zorundadır. Üye başvurusu, gerekli evrakların temin edilerek sicil dosyasının oluşturulması / yönetim kuruluna sunumu, yönetim kurulunca kaydı onaylanan üyenin ETA –TOBBNET programlarına kaydı, oda sicil kayıt sureti ve levhasının verilmesi, tahsil servisine dosyanın devri. Terkin (Üye Kaydının Silinmesi) 5174 Sayili Kanunun 2567 Sayili Kanunla degisik 65. Maddesine istinaden düzenlenen muamelat yönetimeliginin 16. Maddesi geregi üyeler ticaret sicilindeki kayitlarinin terkinini bildiren Ticaret Sicil Gazetesi'ni ibraz suretiyle mensup bulunduklari Odadan yazili olarak kayitlarin silinmesi isteginde bulunabilirler. Bu takdirde, Ticaret Sicilinin mesnedi olan muameleler tamamen veya kismen sona erer veya ortadan kalkarsa, Odadaki kayitlari da tamamen veya kismen silinir. 2 ÜYE TERKİN Esnaf Oldugundan Terkin: 5362 Sayili Esnaf ve Sanatkarlar Kanununun 5.Maddesi geregince Esnaf ve Sanatkarlar Ticaret Sanayi veya Deniz Ticaret Odalarina kaydedilemezler, Ticaret Sanayi Deniz Ticaret Odalarina kayitli bulunanalar ise Esnaf ve Sanatkarlar Odasina kayitli olmayacagindan her iki Odaya kayitli olanlar ayni kanunun 6.Maddesince olusturulacak üçlü komisyon (Aydın Valiligi Sanayi ve Ticaret Il Müdürlügü Baskanliginda Aydın Ticaret Odasi'ndan bir temsilci ve Esnaf Odalarindan bir temsilciden tesekkül eder) tarafindan esnaf veya tüccar oldugu tespit edilir. Tüccarsa Odadaki kaydi devam eder,Esnaf Sicilinden ve Odasindan kaydi silinir. Esnaf ise alinan karar Aydın Ticaret Sicili Memurluguna tescil ettirilir ve oda kaydi silinir. Ayrıca, Bu Kanuna tabi odalar arasında veya bu odalar ile Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği bünyesindeki odalar arasında üye kayıt zorunluluğu bakımından çıkacak anlaşmazlıkları çözümlemek üzere il ve ilçelerde mutabakat komiteleri kurulur. Bu komiteler anlaşmazlıkları, Esnaf ve Sanatkâr ile Tacir ve Sanayiciyi Belirleme Koordinasyon Kurulunun belirleyeceği esaslar dahilinde çözüme kavuştururlar. Mutabakat komiteleri, İl ve ilçelerde mülkî amirin başkanlığında ilgili odaların ve birliğin birer temsilcisinden oluşur. Mutabakat komitesi kararlarıyla Esnaf Sanatkarlar Sicilinde ve Odasında kayıtlı olup, Ticaret Sicili ve Ticaret, Sanayi Odası’na kayıt olması gerekenler ya da Ticaret Sicilinde ve Ticaret, Sanayi Odasında kayıtlı olupta Esnaf Siciline ve Esnaf Sanatkarlar Odasına kayıtlı olması gereklenler hakkında karar verirler. Kararlara 10 gün içinde itiraz hakkı bulunmaktadır. Sanayici Oldugundan Terkin: Aydın Ticaret Odasi'na ve aynı zamanda Aydın Sanayi Odasi'na kayitli bulunan firmalarin dilekçe ile müraacatlari halinde, yapilan istihbarat sonucu 5174 Sayili Kanunun 5 maddesinin (Tezgâh, cihaz, makine gibi muharrik kuvvet kullanarak ham madde, yarı ve tam mamulleri, özellik, içerik, bileşim veya şeklini kısmen veya tamamen değiştirmek amacıyla işleyerek, seri halde veya standart olarak yeni bir ürün üretmek suretiyle katma değer oluşturan işyerleri ile yer altı kaynaklarının çıkarılıp işlendiği yerleri işletenler ve bilişim teknolojisi ve yazılım üretenler en az on işçi çalıştırmak şartıyla bu Kanunun uygulanması bakımından sanayici sayılır.) bendinde yazili sanayici vasfini tasidigi belirlenince Ticaret Odası kaydı Yönetim Kurulunca silinir. 3 4 ODA SİCİL KAYIT SURETİNİN Üye başvurusu, üye kaydının sicil programından bulunarak belgenin yazdırılması, giden evrak defterinden çıkış sayısının verilmesi, belgenin mühürlenerek DÜZENLENMESİ imzalanması, ücretinin tahsili için tahsil servisine devri. SERVİSİN TANZİM ETTİĞİ DİĞER BELGELER ( İHALE DURUM BELGESİFAALİYET BELGESİ- TİCARİ Üye başvurusu, üye kaydının sicil programından bulunarak belgenin yazdırılması, giden evrak defterinden çıkış sayısının verilmesi, belgenin mühürlenerek imzalanması, ücretinin tahsili için tahsil servisine devri. İhale Durum Belgesi : 4734 Sayılı Kamu Ihale kanununun10 Maddesi (g) bendinde 11 İKAMETGAH- ORTAKLIK PAY DURUMU BELGESİ – YERLİ İSTEKLİ BELGESİ– İMZA ONAY BELGELERİBAĞ-KUR BELGELERİ, KREDİ TALEP BELGESİ) yer alan yönetmelik gereğince mesleki faliyetten men olmadigini gösteren belgedir. Faaliyet Belgesi : Devlet ihaleleri, Bankalar, Vergi Daireleri, Müteahhitlik karnesi için Bayındırlık Bakanlığı, Belediyeler, Vize için Konsolosluklar, Pasaport için Emniyet Müdürlüğü Pasaport Dairesi, şirket adına alınan araçlar için Trafik Tescil Müdürlüğüne, Ulaştırma Bakanlığına ve işletme faaliyetinin devam ettiğini belgelemek için kamu kurum ve kuruluşları ile özel kuruluşlara verilir. Ticari İkametgah: İhalelerde kullanılan belgedir. Ortaklık Pay Durumu Belgesi : Şirketin son ortaklık pay dağılımını gösteren belgedir. Yerli İstekli Belgesi : Odamızda kayıtlı firmaların devlet ihalelerine girebilmesi için Kamu İhale Kanunu’nun 53.maddesine istinaden çıkarılan Yönetmeliklere göre yabancı sermayesi olmadığı ve dolayısıyla “ Yerli İstekli “ olduğuna ilişkin düzenlenen belgedir. İmza Onay Belgesi : İmza sirküleri yerine kullanılan belgedir. 5 BAĞ-KUR İLE İLGİLİ BELGELERİN TANZİMİ Kredi Talep Belgesi : AYTO’nun anlaşmalı olduğu bankalar a kredi talep başvurusu yapılmak üzere verilen belgedir. Üye başvurusu, üye kaydının sicil programından bulunarak belgenin doldurulması (şirket ise sicil dosyasından yararlanılarak), belgenin mühürlenerek imzalanması. Gerçek ve tüzel kişi ortakların, Bağ-kur İşi Bırakma formu, Bağ-kur Sağlık Sigortası formu, Bağ-kur Giriş Bildirgesi, Yaşlılık Aylığı formu tasdiki ve Bağ-kur Sigortalılığı devam yazısı verilmesi bağ-kur karnesi vizesi, bağkur dan emeklilik vb. işlemleri için Bağ-kur tarafından istenen bilgileri talep uyarınca vermektir. Gerçek ve tüzel kişiler, Bağ-kur'dan temin ettikleri form ile odamıza baş vurduklarında, form üzerinde bulunan ilgili bölüm üyemizin dosyasının tetkiki sonucunda doldurularak, talep sahibine verilir. Lüzumu halinde, ayrıca detaylı bilgi yazılı olarak üyelerimize verilmektedir. Gerçek ve tüzel kişilerin bu talepleri odamız tarafından yerine getirilirken, dilekçe ile başvurmaları istenir. Her iki hizmet türü gerçekleşirken üyelerimizin odaya borçlarının bulunmaması gerekir. SERMAYE ARTTIRIMI 6 ( ŞAHIS / ŞİRKET ) 7 8 9 Üye başvurusu, gerekli evrakları temini / incelenmesi, oda sicil progamlarından gerekli değişikliğin yapılması, yeni haliyle oda sicil kayıt suretinin tanzimi (sayı-mühürimza), ücretinin tahsili için tahsil servisine devri. HİSSE DEVRİ / TASFİYE / MADDE TADİLİ Üye başvurusu, gerekli evrakın incelenip yönetim kurulunun oluruna sunulması, oda sicil progamlarından gerekli değişikliğin yapılması, yeni haliyle sicil kayıt suretinin tanzimi (sayi – mühür – imza), ücretinin tahsili için tahsil servisine devri. ASKIYA ALMA 5174 sayılı Kanunun 10.maddesi ikinci fıkrası (İçinde bulunulan yıldan önceki iki yıldan itibaren adresleri ve durumları tesbit edilemeyenler ile bu süre zarfında aidat ödemeyen üyelerin isimleri, oda yönetim kurulu kararı ile meslek grupları ve seçmen listelerinden silinir;durdurulur) hükmü gereğinde her yıl Ocak ayında askıya alınacak üyenin tespiti, belirlenen üyelere yapılacak işlem hakkında üyelerimize gerekli yazışmaların yapılması, yönetim kurulunun oluruna sunulması, oda sicil progamlarından gerekli değişikliğin yapılması. RE’SEN TERKİN 5174 sayılı Kanunun 10.maddesi üçüncü fıkrası gereğince ( Askıya çıkan üyeler, Oda yönetim kurulu kararını takip eden yılbaşından itibaren iki yıl içinde, odaya müracaatla adres ve durumunu bildirmemesi halinde, Oda yönetim kurulunun teklifi ve meclis kararıyla ticaret sicil kaydının re’sen silinmesi için ticaret sicil memurluğuna ihbaerda bulunur. İhbarı takip eden ayın ilk günü itibarıyla oda kaydı silinmiş olur. ) Her yıl Ocak ayında re’sen silinecek üyenin tespiti, belirlenen üyelere yapılacak işlem hakkında yazışmaların yapılması, yönetim kurulunun ve meclsin onayına sunulması, kaydı silinecek üyelerin ticaret siciline silinmesi için ihbarı, üyenin kaydının silinmesi. 12 ASKIDAN DÜŞÜRME Üyenin başvurusu, yönetim kurulu kararıyla askıya alınan üyenin takip eden 2 yıl içinde askıya konu durumunu ortadan kaldırması (aidat borcunun tamamını ödemesi / durumunu bildirmesi), askıdan düşürme dilekçesinin alınarak yönetim kurulunun oluruna sunulması, oda sicil progamlarından gerekli değişikliğin yapılması, yeni haliyle oda sicil kayıt suretinin tanzimi . 11 ÜYE İLE İLGİLİ YAZIŞMALAR Resmi Kurumlardan gelen yazının evrak istatistik bölümünden oda siciline sevki, yazı içeriğine göre gerekli incelemenin yapılması / yazı üyemiz ile ilgili ise gerekli araştırma sonrası cevabının yazılması değil ise üye olmadığına dair cevap yazılması, giden evrak defterinden çıkış sayısının alınması, 2 nüsha halinde yazılan yazının Genel Sekreterin imzasına sunulması, evrakın 1 nüshasının ilgili kuruma diğer nüshanın üye dosyasına kaldırılması/ üyemiz değilse evrak kayıt bölümünde muhtelif dosyasına devri. 12 ÜYE KİMLİK KARTININ DÜZENLENMESİ Üyenin Başvurusu, kimlik kartı için gerekli olan 2 adet fotoğraf ve nüfus cüzdanı suretinin üyeden talebi, kimlik kartının doldurularak Genel Sekretere imzalatılması, kimlik kartının üyeye ibrazı 10 13 AYDIN TİCARET ODASI Birim Kanun ile verilen görev Kanun hükmü No Faaliyet Adı BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER TOBB ODA MUAMELAT YÖNETMELİĞİ Ürün/Hizmet 1 ODANIN ETKİNLİKLERİNİN BASIN ARACILIĞI İLE DUYURULMASI Basın mensuplarına mail yoluyla duyurulması istenen etkinlikler duyurulur, basında yer alan haberler arşivlenir. 2 ODANIN YAYIN ORGANININ HAZIRLANMASI Dergi komisyonunda yapılacak çalışmalar belirlenir. Odanın etkinlikleri, yapılan hazırlıklar ve dergi komisyonunda belirlenen yazılar cd yolu ile ajansa iletilir. Dergi çıkmadan önce dergi komisyonu ile son taslak incelenir ve basıma hazır hale getirilir. 3 MESLEK KOMİTE TOPLANTILARININ DÜZENLENMESİ Odamızın 17 meslek komitesi için alınan karar doğrultusunda belirlenen tarihte sms yolu ile komite üyelerine toplantı tarihi bildirilir. Toplantıda alınan kararlar yönetim kurulu toplantısından önce yazılı olarak Genel Sekretere iletilir. Yönetim Kurulu toplantısından sonra Yönetim Kurulundan çıkan kararlar doğrultusunda gerekli çalışmalar yapılır. 4 GENEL YAZIŞMALARIN YAPILMASI Genel Sekreterin tebliğ etmiş olduğu yazılara cevap yazılır. 5 ODA WEB SİTESİNİN TAKİBİ Odamızın www.ayto.org.tr internet adresine Genel Sekreterin tebliğ ettiği duyurular yazılır. 6 KÜTÜPHANENİN TAKİBİ Kütüphane için alınan kitaplar belirlenen konulara göre tasnif edilir ve kayıt defterine işlenir. AYDIN TİCARET ODASI Birim Kanun ile verilen görev Kanun hükmü No Faaliyet Adı 1 2 MUHASEBE TOBB BÜTÇE VE MUHASEBE YÖNETMELİĞİ Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği gereğince Odanın muhasebe kayıtlarını tutmak, bütün ana ve yardımcı defter kayıtlarını işlemek. Ürün/Hizmet TAHSİL-TEDİYE-MAHSUP FİŞLERİNİN KAYDI Muhasebe fişlerinin işlenmesi, vezneden tahsil-tediye fişlerinin ve kasa raporunun temin edilmesi, temin edilen fişlerin usulüne uygun olarak Eta Muhasebe İşlemlerine kaydı, tahsil-tediye-mahsup fişlerinin düzenlendikten sonra imzalanarak dosyalara konulması, Genel Sekreterin onayı-imzası MUHASEBE KAYITLARI Yevmiye, Defter-i Kebir, Muavin defterlerin işlenmesi, aylık defterlerin, gelir-gidermizan cetvellerinin, bilançonun çıkarılması, mizanların defterlerin dosyalara konulması, defterlerin Hesap Komisyonuna hazırlanması, Genel Sekreterin onayıimzası 14 3 HESAP KOMİSYONU RAPORUNUN HAZIRLANMASI Aylık gelir-gider defterlerinin, yardımcı defterlerin, mizanların, banka hesaplarının çıkarılması, mizanların, defterlerin dosyalara konulması, hesap komisyonu adına raporun hazırlanması, hesap komisyonu toplantısının yapılması, aylık hesapların incelenmesi, Hesap Komisyonu raporunun komisyon üyeleri tarafından imzalanması, Meclise sunumu. 4 HER TÜRLÜ HARCAMALARINÖDEMELERİN YAPILMASI Odanın her türlü borçlarının, her türlü aidatlarının ödenmesi (fatura-vergiler-elektrik-su vb.), harcamaların ve ödemelerin Kanuna ve Yönetim Kurulu kararlarına uygun olarak ödenmesini sağlamak, ödemelerin kasa veya banka aracılığıyla yapılmasını sağlamak, banka talimat yazısı yazılması, Yönetim Kurulu Başkanı-Genel Sekreter imzası. 5 6 MAAŞLARIN HESAPLANMASI, MAAŞ BORDROLARININ HAZIRLANMASI MUHTASAR BEYANNAME DÜZENLENMESİ-ÖDENMESİ Personelin kıdem-kademe artışlarının takip edilmesi, matrahların tahakkuku, maaş bordrolarının çıkarılması, Genel Sekretere sunumu, Yönetim Kurulu Başkanı-Genel Sekreter imzası. Önceki dönem stopaj, gelir vergisi matrahı ve gelir vergisi kesintilerinin hesaplanması, muhtasar beyannamenin usulüne uygun doldurulması, her ayın 20’sinde tahakkuk ettirilmesi, her ayın 26’sında ödenmesi, Genel Sekreterin tasdik ve imzası. Sigorta primlerinin hesaplanması, emekli personele sağlık harcaması çıkarılması toplanması ve primlerden düşürülmesi, personel sigorta prim bordrosunun hazırlanması, her ayın 20’sinde ödenmesi, prim bordroları ödeme dekontunun ve emekli sağlık faturaların TOBB Emekli Sandığına gönderilmesi, evrakların dosyalanması. 7 SIGORTA PRİM BORDROLARININ HAZIRLANMASI-ÖDENMESI 8 İŞSIZLIK SIGORTASI PRİMİ BORDROSU HAZIRLANMASI İşsizlik sigortası primlerinin hesaplanması, işsizlik sigortası primi ile ilgili evrakın doldurulması, her ayın 15’ine kadar Sosyal Güvenlik Müdürlüğü’ ne tahakkuk ettirilmesi, her ayın 30’una kadar ödenmesini sağlamak, ilgili dosyaya kaldırılması. 9 HARCIRAH BEYANNAMESİ DÜZENLEMEK Oda tarafından görevlendirilen personelin harcamalarını gösteren fatura, belge, bilgileri toplamak, harcırah beyannamesinin düzenlenmesi, harcırah beyannamesinin imzalanması, Genel Sekretere sunumu, onay ve imza, imzalanarak vezneye verilmesi. 10 DEMİRBAŞ KAYIT DEFTERİ TUTMAK 11 BÜTÇE HAZIRLAMA AYDIN TİCARET ODASI Birim Kanun ile verilen görev Kanun hükmü No Faaliyet Adı Odanın demirbaşlarını aynı yıl içinde tespit etmek, tespit edilen demirbaşları deftere kaydetmek, kayıttan düşürülmesi gerekenleri tespit etmek , Genel Sekreterin onayını alarak Yönetim Kuruluna sunmak, Yönetim Kurulu kararınca kayıttan düşürmek. Tahmini gelir-gider bütçesi taslak çalışması yapmak, taslak bütçenin Yönetim Kuruluna sunulması, Yönetim Kurulu tarafından Hesap Komisyonuna Sunulması, Hesap Komisyonu tarafından Meclise sunumu, Mecliste görüşülerek onaylanması. EVRAK KAYIT TOBB EVRAK YÖNETMELİĞİ Ürün/Hizmet 15 EVRAK KAYIT Evrakların gelen evrak defterine kaydı, Genel Sekretere sunumu, Genel Sekreterlikten havalesinin yapılarak ilgili birime dağıtımının yapılması, ilgili birimlerde işlem gören evrakların servise dönmesi, işlem görmüş evrakların ilgili dosyasına konulması, dosyalanan evrakların dolmasıyla arşivde ilgili bölüme konulması. 2 YÖNETİM KURULU KARARLARINI YAZMAK Yönetim Kurulu kararlarının ve gündemin hazırlanarak Genel Sekretere sunumu, gündem ve kararların Genel Sekreter tarafından Yönetim Kuruluna imzaya sunumu, imzalanan gündem ve kararların servise dönmesi, imzası tamamlanan gündemin ilgili dosyasına konumu, Yönetim Kurulu kararlarının karar defterine yapıştırılması, karar defterine yapıştırılan kararların Oda mührü basılarak sabitlenmesi. 3 TOPLANTI SALONU TAHSİSİ Odamız toplantı salonunun talep edilen tarihlerde tahsisi, talep ile ilgili olarak dilekçe alınması, toplantı salonu kira bedelinin Odamız veznesine yatırtılması, toplantı için talep edilen malzemelerin temini, toplantı tarihinde ilgili personelin görevlendirilmesi. 4 MALİYE POSTASI VE KÜLLİYATLARIN GÜNCELLEMESİ 15 günde bir yayınlanan Maliye Postası’nın Güncellemesinin Yapılması, 3 ayda bir yayınlanan Kanunlar, KHK, Tüzükler, Yönetmelikler Külliyatlarının titizlikle güncellenmesi, eksik sayfa ya da eksik bölümlerinin tespitinin yapılması, herhangi bir aksamada Genel Sekretere bilgi vermek kaydıyla gerekenin yapılması. 5 ODAYA GELEN HER TÜRLÜ YAYININ TAKİBİ Odaya posta, kargo veya elden gelen tüm yayınların takibi, Odamız kütüphanesinde bulunması gereken yayının Genel Sekretere bilgi verilerek sevki, Odamız üyelerinin faydalanabileceği yayınların sergilenmesi, Başkanlık makamına gelen yayınların Başkanlığa sunumu. 6 ODA SANTRALİ Odaya gelen telefonların ilgili birime aktarımının yapılması, Başkanlık ve Genel Sekreter tarafından talep edilen telefon görüşmelerinin sağlanması, 1 16 AYDIN TİCARET ODASI Birim Kanun ile verilen görev Kanun hükmü No Faaliyet Adı 1 2 3 4 5 6 7 TAHSİL TAKİP TAHAKKUK TOBB ODA MUAMELAT YÖNETMELİGİ – TOBB KAYIT ÜCRETİ VE YILLIK AİDAT YÖNETMELİĞİ Üye aidat ve munzam aidatlarının tahakkuku ve tahsili ile belge ücretlerinin tahsili Ürün/Hizmet AİDAT TAHAKKUK Kaydı devam eden üyelerin tespiti, içinde bulunulan yılın derece bazında aidatlarının oda tahsilat programına girilmesi, Oda tahsilat programına yüklenen derece bazında aidatların üyenin hesabına tahakkuk ettirilmesi, aidatların tahsili için vade tarihinin beklenmesi. MUNZAM AİDAT TAHAKKUK Kurumlar ve gelir vergisi matrahlarının Vergi Dairelerinden yazıyla talep edilmesi, Vergi Dairelerinden gelen listelerdeki isimlerin tahsilat programında tespiti, tespit edilen üyelerin ticari kârlarının oda tahsilat programına yüklenmesi, aidatın tahsili için vade tarihinin beklenmesi. AİDAT VE MUNZAM AİDAT TAHSİLATI Üye listelerinin oda tahsilat programından alınmasi, aidat tebligat yazısının hazırlanarak Genel Sekretere imzalatılması, imzalatılan tebligat yazısının borçlu sayısı kadar çoğaltılması yazının her üyeye posta yoluyla gönderilmesinin temini, aidatın vade tarihinde tahsili ve karşılığında üyeye makbuz tanzimi, tahsil edilen aidatların gün sonunda vezneye teslimi BELGE ÜCRETLERİNİN TAHSİLİ Üye başvurusu, talep edilen belgenin ilgili departmanlarca hazırlanması ve üyeye sunulması, üyenin oda tahsilat programından tespiti ve bütçede belirtilen belge ücretinin kayıtlara tahakkuku, tahakkuk ettirilen ücretin tahsili ve karşılığında üyeye makbuz tanzimi, tahsil edilen belge ücretlerinin gün sonunda vezneye teslimi. KAYIT ÜCRETLERİNİN TAHSİLİ Oda sicil servisinin talebi, Oda sicil memurluğundan alınan dosyanın tahsilat programına kaydı, Yönetim Kurulunun tespit ettiği derece bazında kayıt ücretinin tahsili, tahsil edilen kayıt ücreti karşılığında üyeye makbuz tanzim edilmesi, tahsil edilen kayıt ücretlerinin gün sonunda vezneye teslimi. STAJ YÖK’ün yazılı talebinde belirtilen bölümlerle ilgili faaliyette bulunan üyelerin eta oda sicil programından tespiti, ilgili üyelerin adres listesinin hazırlanması, staj ile ilgili yazının hazırlanmasi ve Genel Sekretere imzalatılması, yazının ilgili üyelere posta yoluyla gönderilmesi, üyelerden gelen taleplerin toplanması, talepler doğrultusunda yazının hazırlanarak YÖK’e gönderilmesi ADRES TESPİTİ Posta, kargo vb. bildirimlerin geri dönmesi durumunda üyenin eta oda sicil programında kayıtlı bulunan telefonlarından aranması, telefonla ulaşılamayan üyelerin ikamet adreslerinin tespiti, ilgili muhtarlıiktan doğrulatılması, adresi tespit edilen üyelerin yeni adreslerinin eta oda sicil-tahsilat ve tobbnet programlarına işlenmesi, ulaşılamayan üyenin durumunun eta oda sicil-tahsilat ve tobbnet programına işlenmesi. 17 AYDIN TİCARET ODASI Birim Kanun ile verilen görev Kanun hükmü No Faaliyet Adı PERSONELŞEFLİĞİ TOBB ODA MUAMELAT YÖNETMELİĞİ Ürün/Hizmet KAPASİTE RAPORU Üyenin başvurusu üzerine işyerinde ve evraklar üzerinde inceleme yapılır, TOBB kapasite esasları çerçevesinde kapasite raporu hazırlanır internet ortamında TOBB’a gönderilir, TOBB tarafından onaylandıktan sonra 3 suret çıktı alınarak ilgililerce mühürlenip imzalanır, 2 suret üyeye verilir, 1 suret de dosyasına kaldırılır, ücretinin tahsili için vezne servisine devredilir. EKSPERTİZ RAPORU Üyenin başvurusu üzerine işyerinde ve evraklar üzerinde inceleme yapılır, ekspertiz raporu hazırlandıktan sonra ilgili eksperler tarafından mühürlenip imzalanır, 4 suret üyeye verilir, 1 suret de dosyasına kaldırılır, ücretinin tahsili için vezne servisine devredilir. 3 İŞ MAKİNESİ TESCİLİ Firmanın başvuru dosyası incelenir. Araç bizzat gidilerek yerinde görülür, ilk tescil değilse ilgili odadan pasif duruma getirmesi talep edilir, internet üzerinden TOBB iş makineleri bilgi sistemine kayıt yapılır, İş makinesi tescil belgesi tanzim edilir, ilk tescil ise plaka belgesi de tanzim edilir, ilgililerce mühürlenip imzalanır, ücretinin tahsili için vezne servisine devredilir. 4 YERLİ MALI BELGESİ Üyenin başvurusu üzerine evrakları incelenir, belge mühürlenerek imzalanır, ücretinin tahsili için tahsil servisine devredilir. VEZNE (KASA) İŞLEMLERİ Gün içerisinde Oda ve Ticaret Sicili Memurluğu’nun işlemleri neticesinde ilan ücretleri, oda gelirleri ve ödemeleri doğrultusunda alındı makbuzu, tahsil ve tediye fişleri düzenlenir, imzalanır, saat 16.30’da tahsil servisinden tahsilat miktarı alınır, mevcut para bankaya gönderilir, kasa raporu alınır, evraklar muhasebe servisine devredilir. 1 2 5 AYDIN TİCARET ODASI Birim TİCARET SİCİL Kanun ile verilen görev TÜRK TİCARET KANUNU - TİCARET SİCİLİ TÜZÜĞÜ Ticari işletmelerin sicil tescil, tadil ve terkin işlemlerinin yapılması Kanun hükmü No Faaliyet Adı Ürün/Hizmet 1 2 ŞAHIS FİRMASININ TESCİLİ Üyenin başvurusu üzerine gerekli evrakların incelenerek sicil dosyasının oluşturulması, ticaret sicil tescil harçlarının ve ticaret sicil gazetesi ilan ücretinin tahsil edilmesi, firmanın programa kaydı ve ticaret sicil tasdiknamesinin verilmesi, şahıs firması tescil ilan metninin hazırlanarak ticaret sicil gazetesine gönderilmesi, yayınlanan ticaret sicil gazetesinin firma adresine gönderilmesi. ŞİRKET TESCİLİ Üyenin başvurusu üzerine şirket ünvanının sorgulanması ve hazırlanan şirket anasözleşmesinin incelenmesi, gerekli evrakların incelenerek sicil dosyasının oluşturulması, Rekabet Kurumu’na sermayenin onbinde dört tutarının ödenmesi, Notere verilmek üzere “Kayda derdestir.” yazısının hazırlanması ve ticaret sicil tasdiknamesinin verilmesi, ilgili Vergi Dairesine ve Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü’ne ilgili evraklarla birlikte şirket kuruluş bildirim yazısının gönderilmesi ve Sanayi ve Ticaret Bakanliğina şirket bilgilerinin yüklenmesi, şirket ilan metninin hazırlanarak Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi ve yayınlanan Ticaret Sicil Gazetesinin firma adresine ulaştırılması. 18 3 KOOPERATİF TESCİLİ GENEL KURUL TESCİLİ 4 5 6 7 8 9 10 KOOPERATİF / ANONİM ŞİRKET Üyenin başvurusu üzerine, ilgili makama verilmek üzere; kooperatif adına “Genel Kurula çağrı yapmaya yetkilidir.” yazısının verilmesi, ilgili dilekçe ekindeki genel kurul evraklarının incelenmesi, ticaret sicil harçlarının ve Ticaret Sicil Gazetesi ilan ücretinin tahsil edilmesi, genel kurulda yönetim kurulu seçimi varsa notere verilmek üzere “Kayda derdestir.” yazısının hazırlanması, genel kurul tescil ilan metninin yazılarak Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi, yayınlananan Ticaret Sicil Gazetesinin kooperatif / şirket adresine gönderilmesi. ŞİRKET MADDE TADİLİ Üyenin başvurusu üzerine gerekli evrakların temini / incelenmesi, ticaret sicil harçlarının ve Ticaret Sicil Gazetesi ilan ücretinin tahsil edilmesi, ticaret sicil tasdiknamesinin verilmesi, şirket ilan metninin hazırlanarak Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi, yayınlananan Ticaret Sicil Gazetesinin şirket adresine gönderilmesi. ŞİRKET SERMAYE ARTIRIMI Üyenin başvurusu üzerine gerekli evrakların temini / incelenmesi, artan sermayenin onbinde dört tutarının Rekabet Kurumu’na ödenmesi, Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi ilan ücretinin tahsil edilmesi, şirket ilan metninin hazırlanarak Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi, yayınlananan Ticaret Sicil Gazetesinin şirket adresine gönderilmesi. ŞİRKET HİSSE DEVRİ TESCİLİ Üyenin başvurusu üzerine şirket son ortaklık durumunu gösteren belgenin hazırlanarak noterde hisse devir sözleşmesinin yapılması, gerekli evrakların temini / incelenmesi, ticaret sicil harcının ve Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi ilan ücretinin tahsil edilmesi, şirket ilan metninin hazırlanarak Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi, yayınlanan Ticaret Sicil Gazetesinin şirket adresine gönderilmesi. ŞİRKET MERKEZ NAKLİ Üyenin başvurusu üzerine sicil dosyasının tasdikli suretinin hazırlanması, ticaret sicil belge suret tasdik harçlarının tahsil edilmesi, Ticaret Sicil Nizamnamesinin 47. Maddesine istinaden belge düzenlenmesi, giden evrak defterinden çıkış sayısının verilmesi, programa ve sicil dosyasına terkin işlenerek arşivde saklanması. ŞİRKET ŞUBE TESCİLİ Üyenin başvurusu üzerine, Ticaret Sicil Nizamnamesinin 55. Maddesine istinaden hazırlanan belge ve tasdikli dosyanın incelenmesi, sicil dosyasının oluşturulması, ticaret sicil harcının ve Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi ilan ücretinin tahsil edilmesi, şubenin programa kaydı ve ticaret sicil tasdiknamesinin verilmesi, şube ilan metninin hazırlanarak Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi, yayınlananan Ticaret Sicil Gazetesinin şube adresine gönderilmesi. ŞİRKET TASFİYE Üyenin başvurusu üzerine gerekli evraklarin temini / incelenmesi, ticaret sicil harçlarının ve Ticaret Sicil Gazetesi ilan ücretinin tahsil edilmesi, ticaret sicil tasdiknamesinin verilmesi, şirket tasfiye ve ilan metninin hazırlanarak Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi, yayınlananan Ticaret Sicil Gazetesinin tasfiye memurunun adresine gönderilmesi. 11 ŞİRKET FESİH 12 Üyenin başvurusu üzerine, ilgili Bakanlıkça onaylanmış anasözleşmelerin statü tasdiğinin yapılarak gerekli evraklarla birlikte sicil dosyasının oluşturulması, ticaret sicil tescil harçlarının ve Ticaret Sicil Gazetesi ilan ücretinin tahsil edilmesi, ticaret sicil tasdiknamesinin verilmesi, kooperatif tescil ilan metninin yazılarak Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi, yayınlananan Ticaret Sicil Gazetesinin kooperatif adresine gönderilmesi. SERVİSİN TANZİM ETTİĞİ DİĞER BELGELER (TASDİKNAME-İHALE DURUM-ORTAKLIK PAY Üyenin başvurusu üzerine gerekli evraklarin temini / incelenmesi, ticaret sicil terkin harcının tahsil edilmesi, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu hükümleri gereği; Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü’ne sigortali işten ayrılış bildirgesinin gönderilmesi, şirket ilan metninin hazırlanarak Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi, yayınlananan Ticaret Sicil Gazetesinin şirket sicil dosyasında diğer evraklarla birlikte arşivde saklanması. Üyenin başvurusu üzerine, ticaret sicil belge harç ücretinin tahsil edilmesi, ticaret sicil dosyasının incelenerek belgenin hazırlanması, giden evrak defterinden çıkış sayısının verilmesi, belgenin mühürlenip imzalanarak üyeye verilmesi. 19 DURUMU-YETKİ BELGESİ) 13 YAZIŞMALAR Resmi dairelerden gelen müzekerelerin gelen defterine giriş sayısının verilmesi, sicil dosyasının incelenerek yazının cevaplandırılması, talep halinde şirket ortağının hisselerinin üzerine haciz şerhinin düşürülmesi, giden evrak defterinden çıkış sayısının verilmesi, yazının posta, kargo ile gönderilmesi veya zimmet defteri aracılığı ile elden teslim edilmesi. AYDIN TİCARET ODASI Birim İç - Dış Ticaret Kanun ile verilen görev Kanun hükmü No Faaliyet Adı Ürün/Hizmet İhracat işlemlerinde kullanılacak olan belgelerin (eur-1, atr, ABC Menşei Şehadetnamesi ve özel menşei şehadetnamesi) TOBB’dan talep edilmesi, firmanın Odamızdan dilekçe ile talep ettiği belgelerin bilgisayarda belge takibi dosyasına işlenmesi, firma tarafından ihracat işlemleri için dilekçe ekinde sunulan gerekli evrakların belge ve işlemler olarak kontrolü, işlem yapılan belge atr belgesi ise bilgisayarda TOBB atr otomasyon sisteminden onaylanması ve tasdik edilen diğer belgelerden Odamızda kalması gerekenlerin haricindeki belgelerin ihracatçıya iadesi, Odamızca tasdik edilen belgelerin belge takibi dosyasına işlenmesi, ürünün gümrük çıkış işleminden sonra Odamıza gelen eur-1 ve atr belgelerinin Odamızda mevcut olan belgeler ile karşılaştırılması, firmalarin ihracat sicil dosyasına konması ve ayrıca atr belgelerinin bilgisayarda TOBB atr otomasyon sisteminden karşılaştırma işleminin yapılmasi, her ayın ihracat işlemlerinin (kaç adet belge tasdik edildiği ve $ cinsinden istatistiki bilgiler) takip eden ay içerisinde bilgisayara işlenmesi ve ihracat evraklarının 5 yıl saklanmak üzere firmaların ihracat sicil dosyalarına konması. 1 İHRACAT İŞLEMLERİ 2 Resmi, özel kurum, kuruluş ve kişilerin yazılı başvurusu üzerine, fiyat talep eden yazıya istinaden bigisayarda rayiç fiyat veya yaklaşık maliyet tespit formu RAYİÇ FİYAT-YAKLAŞIK hazırlanmasi (Formda fiyat talep eden kurumun unvanı, talep edilen ürünlerin MALİYET TESPİTİ dökümü, ürün veya hizmetin özellikleri, varsa satın alma miktarı ve teknik şartnameler gibi bilgiler yer alır.), Eta programındaki meslek grupları ve nace kodlarına göre tespit edilen firmalara rayiç fiyat-yaklaşık maliyet tespit formlarının faks yoluyla gönderilmesi, firmalardan gelen fiyat veya fiyatların aritmetik ortalamasının alınarak fiyat talep eden kurum veya kişilere bildirilmesi. 3 İHALE DUYURULARI Resmi veya özel kurumlarıin satınalma veya satış işlemleri için Odamıza yazılı başvurusu, ihale ilanının Odamızın web sitesinde yayınlanması (www.atob.org.tr) Odamızın ilan panosuna asılması, satın alınacak veya satışı yapılacak ürün veya hizmetin yer aldığı sektörde Odamıza kayıtlı üyeler varsa, yazılı olarak kendilerine faks veya posta ile bilgi verilmesi. 4 FATURA TASDİK İŞLEMİ Resmi, özel kurum, kuruluş ve kişilerin satın aldığı ürün veya hizmetin fiyatının piyasa rayiç fiyatlarına uygunluğunun tespiti İNŞAAT ÜRÜNLERİ FİYAT TALEPLERİ Resmi, özel kurum, kuruluş ve Odamıza kayıtlı inşaat müteahhidi üyelerin talepleri üzerine, her ayın son günü muhtelif fabrikalardan fiyat listelerinin yazılı olarak talep edilmesi (demir, sac çimento,hazir beton, kum,kereste, akaryakit ürünleri), Odamız fiyat dosyalarında mevcut olan fiyat listelerinin ilgili kurumlara, kuruluşlara ve kişilere üst yazı hazırlanarak verilmesi. 5 20 6 7 8 I.4 ÇIRAKLIK BELGESİ TANZİM İŞLEMİ 3308 sayili Kanuna göre usta öğretici belgesi olan Odamız üyelerinin işyerinde çırak çalıştırmak üzere Odamıza başvurusu, çıraklık ve veli çıraklık sözleşmelerinin üyeye imzalatılması, imzalanan 4 adet çıraklık sözleşmesinin tanzim edilmesi, mühürlenmesi ve imzalanması, çıraklık defterine kayıt edilmesi, çıraklık sözleşmelerinin çıraklık okulunda imzalanmasından sonra 1 adedinin Odada dosyalanması. ROMANYA VİZE TALEPLERİ Odamıza kayıtlı üyelerimizin, çalışanlarının veya temsilcilerinin Romanya’ya iş görüşmesi ve pazar araştırması yapmak, ticari ilişkileri geliştirmek veya kurulacak olan bir tesisin yapımında çalışmak amacıyla gidişlerinde belge verilmesi, vize talep eden üyemizin bilgilerinin alınması, alinan bilgilere göre İngilizce oda kayıt belgesi ve referans yazısının verilmesi. TAPDK SATIŞ BELGE TALEPLERİ Tütün ve alkol perakende veya toptan satışı yapmak isteyen firmaların belge talebi üzerine, 5752 sayılı Kanun ile değişik 4733 sayılı Kanunun ek madde-1 hükmü gereğince TOBB ile TAPDK arasında yapılan protokole istinaden, ilimizde ticaret odalarına kayıtlı firmalara, gerekli bilgi ve belgelerini tamamlamaları üzerine, TAPDK satış belgelerinin TAPDK web sitesinden tanzim edilerek verilmesi. Paydaş Analizi Aydın Ticaret Odası, stratejik plan oluşturma sürecinde, paydaşlarının Odanın gelişimine yönelik görüşlerini, önerilerini ve geleceğe yönelik beklentilerini belirlemek amacıyla “Paydaş Çalıştayı” düzenlemiştir. İç ve dış paydaşların katılımının sağlanmasıyla stratejik planın sahiplenilmesi sağlanacak ve uygulama şansı artacaktır. Paydaşlar, Odamızın hizmetleri ile ilgisi olan, Odamızdan doğrudan-dolaylı, olumlu-olumsuz yönde etkilenen veya Odamızı etkileyen kişi, grup veya kuruluşlar olarak tanımlanmıştır. Belirlenen paydaşların öncelikleri tespit edilmiştir. Paydaşların önceliklendirilmesinde dikkate alınacak hususlar: paydaşın kuruluş faaliyetlerini etkileme gücü ve paydaşın kuruluş faaliyetlerinden etkilenme derecesi olarak belirlenmiştir. Paydaşların etki ve önem derecelendirmesi yapılırken paydaşın etki derecesi (zayıf – güçlü), paydaşın önem derecesi ( önemli – önemsiz ) matrisi kullanılmış olup sonuçlar aşağıdaki tabloda “önceliği” başlığı altında verilmiştir.Ayrıca bu çalışmada “Paydaş Görüş Toplama Formu” da kullanılmış ve tüm analiz sonuçları STRATEJİLER VE PLANIN GELİŞTİRİLMESİ bölümünde stratejik analiz için kullanılmıştır. 21 Tablo 2: AYTO’nun Paydaşları Paydaş İç Paydaş/Dış Paydaş Müşteri Neden Paydaş Önceliği TOBB Dış Paydaş Temel ve Stratejik Ortak Birlikte Çalış TOBB ETÜ Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et TBMM Dış Paydaş Temel ve Stratejik Ortak Birlikte Çalış Maliye Bakanlığı Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Müfettişleri Dış Paydaş Temel ve Stratejik Ortak Birlikte Çalış Dış Paydaş Temel ve Stratejik Ortak Birlikte Çalış Çevre ve Orman Bakanlığı Ulaştırma Bakanlığı Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Valilik Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Belediye Başkanlığı Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et İlçe Belediye Başkanlıkları Tarım İl Müdürlüğü Sağlık Müdürlüğü Tapu Sicil Müdürlüğü Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Milli Eğitim Müdürlüğü Milli Emlak Müdürlüğü Vergi Dairesi Başkanlığı Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Kültür ve Turizm İl Müdürlüğü SGK İl Müdürlüğü Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Vakfı Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Emniyet Müdürlüğü Gümrük Müdürlüğü İcra Müdürlükleri Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et İş Mahkemeleri Aydın Barosu Adnan Menderes Üniversitesi Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi TSE KOSGEB Dış Paydaş Temel ve Stratejik Ortak Birlikte Çalış Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et MPM İGEME Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Dış Paydaş Temel ve Stratejik Ortak Birlikte Çalış TÜBİTAK Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle PTT Türk Telekom Müdürlüğü Kalkınma Ajansları Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Hastaneler Merkezi Finans ve İhale Birimi Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et 22 AB Genel Sekreterliği Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Noterler Kredi Garanti Fonu Aydın Milletvekilleri Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Esnaf Odaları Birliği Aydın Sanayi Odası Aydın Ticaret Borsası Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Ziraat Odası İlçe Ticaret Odaları Mühendisler Odası (Ziraat, Gıda, İnşaat, Makine, Elektrik ) Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Ulusal Basın Bölgesel Basın Yerel Basın Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış AYTO Üyeleri AYTO Yönetim Kurulu AYTO Meclis Üyeleri İç Paydaş / Müşteri Temel Ortak Birlikte Çalış İç Paydaş Temel Ortak Birlikte Çalış İç Paydaş Temel Ortak Birlikte Çalış AYTO Meslek Komitesi Üyeleri AYTO Disiplin Kurulu Üyeleri AYTO Çalışanları İç Paydaş Temel Ortak Birlikte Çalış İç Paydaş Temel Ortak Birlikte Çalış İç Paydaş Temel Ortak Birlikte Çalış AYTO Bilirkişiler ve Eksperler AYTO Kadın Girişimciler Birliği AYTO Genç Girişimciler Birliği İç Paydaş Temel Ortak Birlikte Çalış İç Paydaş Temel Ortak Birlikte Çalış İç Paydaş Temel Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et AYTO Tedarikçileri AYTO Üyesi Olmayan İşletmeciler Meslek Liseleri ve Yüksek Okullar Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Dış Paydaş /müşteri Hizmet Alan, Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Kredi Verilen Öğrenciler Aydın İlindeki Bankalar Dernekler AYTO Üyesi olmayan Kooperatifler Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş /müşteri Hizmet Alan, Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Mahalle Muhtarlıkları Sivil Toplum Kuruluşları İhracatçı Birlikleri Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Üretici Birlikleri Sendikalar Eğitim ve Danışmanlık Şirketleri Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Dış Paydaş /müşteri Stratejik Ortak, Hizmet alan Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Proje Danışmanlık Şirketleri Fuar Organizasyon Şirketleri Serbest Muhasebeci ve Mali Müşavirler Dış paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Yapı Denetim Şirketleri Dış Ekonomik İlişkiler Kurulu DEİK Yeni İş Kuracak Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Dış Paydaş /Müşteri Stratejik Ortak, Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et 23 Girişimciler Aydın Kamuoyu İŞ-KUR I.5 Hizmet Alan Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Çevre Analizi Durum Analizi süreci son olarak bilgi toplama ve toplanan bilgilerin değerlendirilmesi ile sürdürülür. Bu arada Aydın Ticaret Odası’nda kurum içi unsurların değerlendirilmesi ile elde edilen kurumun güçlü ve zayıf yönleri ile kurum dışı unsurların değerlendirilmesi sonucunda da fırsatlar ve tehditler belirlenmiştir. Sonuçlar SWOT matriste sınıflandırılarak toplanmıştır. Dış çevre analizi ise, AYTO’nun uzak çevrede kontrolü dışındaki koşulların ve eğilimlerin incelenerek, kuruluş için kritik olan fırsat ve tehditlerin belirlenmesi olarak uygulanmıştır. Sonuçlar PEST matrisinde sınıflandırılarak toplanmıştır. Tüm analiz sonuçları SONUÇLAR bölümünde stratejik analiz için kullanılmıştır. Kurum içi Analiz Kuruluş içi analiz, kuruluşun mevcut durumunu ve geleceğini etkileyebilecek, iç ortamdan kaynaklanan ve kuruluşun kontrol edebildiği koşulların ve eğilimlerin incelenerek güçlü ve zayıf yönlerin belirlenmesi ve değerlendirilmesidir. Güçlü yönler kuruluşun amaçlarına ulaşması için yararlanılabileceği olumlu hususlardır. Zayıf yönler ise kuruluşun başarılı olmasına engel teşkil edebilecek eksiklikler, diğer bir ifadeyle, aşılması gereken olumsuz hususlardır. Belirlenecek güçlü yönler kuruluşun hedeflerine, zayıf yönler ise kuruluşun alacağı tedbirlere ışık tutacaktır. 24 AYTO Organizasyon Şeması Organizasyon Yapısı Aydın Ticaret Odası, 01.Haziran.2004 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren 5174 Sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanunu çerçevesinde çıkarılan Oda Organ Seçimleri Yönetmeliği gereği, ilk kez Avrupa Birliği Mesleklerin Sınıflandırılması (NACE) Sisteminde belirlenen 17 meslek grubuna dahil üyelerin iştiraki ile, 25.Ocak.2009 tarihinde yapılan Oda Organ Seçimleri neticesinde; 17 meslek grubundan toplam 115 Meslek Komitesi Üyesi, Meslek Komitesi asil üyeleri arasından 49 Meclis Üyesi, Meclis Üyeleri arasından 11 Yönetim Kurulu Üyesi ve 3 Hesapları İnceleme Komisyonu üyesi ile Oda üyeleri arasından 6 Disiplin Kurulu Üyesi seçimlerini tamamlayarak organlarını oluşturmuş ve 2009 – 2013 dönemi faaliyetine başlamıştır. Yapılan bu son organ seçimlerinde ilk kez mesleklerin NACE kodlama sistemine göre sınıflandırılmış olmasından dolayı meslek grubu sayısının 14’ten 17’ye artması sonucu 98 olan meslek komitesi üye sayısı 115, 42 olan meclis üye sayısı 49 kişiye çıkarılmıştır. Aydın Ticaret Odası Meclis üyelerinin % 28’i geçen dönemde meclis üyesi olan üyelerden, % 72’si ilk kez meclis üyeliğine seçilmiş kişilerden oluşmaktadır. Meclisin % 75’i Aydınlı’dır. % 56’sı üniversite, % 28’i lise, % 14’ü ortaokul ve % 2’si ilkokul mezunudur. 25 Meslek Komiteleri: Oda bünyesinde 17 Meslek Komitesi vardır. Bu komiteler meslek grubu üye sayısı 150’nin üstünde olanlar için bir başkan ve bir başkan vekili dahil olmak üzere toplam 7 üyeden, 150’nin altında olanlar içinse bir başkan ve bir başkan vekili olmak üzere toplam 5 üyeden oluşur. Meslek komitelerinin görevleri şu şekilde sıralanabilir: Meslekleri ile ilgili incelemeler yapmak, yararlı ve gerekli gördükleri tedbirleri görüşmek üzere yönetim kuruluna teklif etmek. Meslek komitesiyle ilgili olarak meclis gündeminde yer alan konularda başkan, başkan yardımcısı veya uygun görülen üyelerin, oy kullanmamak üzere meclis toplantısına katılmasına karar vermek. Mesleklerine ait işler hakkında, meclis veya yönetim kurulu tarafından bilgi istenmesi halinde, bu konuda araştırma yapmak ve istemi cevaplandırmak. İlgili mevzuatla verilen diğer görevleri yerine getirmek. Oda Meclisi Odanın nihaî karar organıdır ve şu an 49 üyesi bulunmaktadır. Görevleri şu şekilde sıralanabilir: Oda yönetim kurulu ve disiplin kurulu üyelerini seçmek. Kendi üyeleri arasından Birlik Genel Kurulu delegelerini seçmek. Yönetim kurulu tarafından yapılacak teklifleri inceleyip karara bağlamak. Uyulması zorunlu meslekî kararlar almak. Çalışma alanları içindeki ticarî ve sınaî örf, adet ve teamülleri tespit ve ilân etmek. Aylık mizanı aktarmak, taleplerini incelemek ve onaylamak Üyeler arasında veya üyelerin yapmış oldukları sözleşmede yer alması halinde, bu sözleşmelerle ilgili olarak çıkan ihtilafları çözmek üzere, tahkim müesseseleri kurmak, mahkemeler tarafından istenecek hakem ve bilirkişi listelerini onaylamak. Odaya kayıtlı üyeler hakkında disiplin kurulu tarafından teklif edilecek cezaları karar bağlamak. Yıllık bütçe ve kesin hesapları onaylamak ve yönetim kurulunu ibra etmek, sorumluluğu görülenler hakkında takibat işlemlerini başlatmak. Taşınmaz mal almaya, satmaya, inşa, ifraz, tevhit ve rehin etmeye, ödünç para almaya, kamulaştırma yapmaya, okul ve derslik yapmaya, bu Kanun hükümleri çerçevesinde şirket ve vakıf kurmaya veya kurulu şirketlere ortak olmaya karar vermek. Oda iç yönergelerini kabul etmek ve Birliğin onayına sunmak. Yurt içi ve yurt dışı sınaî, ticarî ve ekonomik kuruluşlara üye olmak ve kongrelerine delege göndermek. Oda çalışmalarına veya Türk ekonomik hayatına önemli hizmetler vermiş kimselere meclisin üye tam sayısının üçte ikisinin kararıyla şeref üyeliği vermek. İlgili mevzuatla verilen diğer görevleri yerine getirmek. Disiplin Kurulu Disiplin Kurulu seçimle gelir ve 6 üyeden oluşur. Görevleri: Odaya kayıtlı üyelerin disiplin soruşturmalarını Kanunda ve ilgili mevzuatta öngörülen usul ve esaslara uygun olarak yürütmek. Meclise, Odaya kayıtlı üyeler hakkında disiplin ve para cezası verilmesini önermek. 26 Yönetim Kurulu Oda Yönetim Kurulu, Oda'nın en yüksek icra organı olup Meclisin kendi üyeleri arasından dört yıl için seçtiği (11) kişiden oluşur. Görevleri: Mevzuat ve meclis kararları çerçevesinde oda işlerini yürütmek. Bütçeyi, kesin hesabı ve aktarma tekliflerini ve bunlara ilişkin raporları oda meclisine sunmak. Aylık hesap raporunu oda meclisinin incelemesi ve onayına sunmak. Oda personelinin işe alınmalarına ve görevlerine son verilmesine, yükselme ve nakillerine karar vermek. Disiplin kurulunun soruşturma yapmasına karar vermek, bu kanun uyarınca verilen disiplin ve para cezalarının uygulanmasını sağlamak. Hakem, bilirkişi ve eksper listelerini hazırlamak ve onaylamak üzere meclise sunmak. 5174 sayılı Kanunda ve ilgili mevzuatta öngörülen belgeleri tasdik etmek. Odanın bir yıl içindeki faaliyeti ve bölgesinin iktisadî ve sınaî durumu hakkında yıllık rapor hazırlayıp meclise sunmak. Hazırladığı oda iç yönergesini meclise sunmak. Ticaret ve sanayiye ait her türlü incelemeyi yapmak, çalışma alanı içindeki ticarî ve sınaî faaliyetlere ait indeks ve istatistikleri tutmak ve meclisçe belirlenen maddelerinin piyasa fiyatlarını takip ederek kaydetmek ve bunları uygun vasıtalarla ilân etmek. Oda personelinin disiplin işlerini Kanunda ve ilgili mevzuata öngörülen esas ve usuller çerçevesinde karara bağlamak. Yüksek düzeyde vergi ödeyen, ihracat yapan, teknoloji geliştiren üyelerini ödüllendirmek. Bütçede karşılığı bulunması kaydıyla sosyal faaliyetleri desteklenmek ve özendirmek, bağış ve yardımlarda bulunmak, burs vermek, meclis onayı ile okul ve derslik yapmak. Hakem veya hakem heyeti seçmek. 5174 Sayılı Kanunla ve sair mevzuatla odalara verilen ve özel olarak başka bir organa bırakılmayan diğer görevleri yerine getirmek. İnsan Kaynakları İlgili Birim : GENEL SEKRETERLİK Derleyen ALAATTİN ARSLAN : İrtibat Tel : 0256 213 22 01 - 112 Hizmet Tipi 5590’a göre çalışan sayısı 13 5174’e göre çalışan sayısı 3 Toplam 16 Öğrenim Durumu İlkokul 2 Ortaokul 1 Lise 2 Ön Lisans Üniversite 10 Y.Lisans 1 Doktora Toplam Görev Süresi 0-5 yıl 6-10 yıl 3 5 Çalışanların Ortalama Görev Süresi 11-20 yıl 3 15 YIL 21-30 yıl 5 31 ve fazlası 27 Aydın Ticaret Odası 2010 yılı itibariyle 16 personeliyle görev yapmaktadır. Oda personelinin % 53’ünü erkekler, % 47’sini kadınlar oluşturmaktadır. Alaattin ARSLAN Özer AKALIN Nurettin KARA Aliye SEVİM Nurcan ÜNLÜ Turan ERDOĞAN Nuray UZA İlknur KABASAKAL Kaan İrfan Devli Ayşe Kavruk Rabia DERİLGEN Murat BAŞKAR Lale YILDIRIM Genel Sekreter Personel Şefi İç-Dış Ticaret Memuru Evrak İstatistik Memuru Ticaret Sicil Memuru Danışman Basın ve Halkla İlişkiler Memuru Oda Sicil Memuru / Kalite Yönetim Temsilcisi Tahsil Takip Memuru Muhasebe Memuru Ticaret Sicil Memur Yardımcısı Ticaret Sicil Memur Yardımcısı AR-GE Memuru Süleyman OLUK Hakan GARİP Hatice ARSLAN Şoför Hizmetli Hizmetli Genel Sekreter Yönetim Kuruluna karşı sorumlu olan Genel Sekreter, Ticaret Odasının idari yapısının en yüksek atamayla gelen yöneticisi olarak, Oda Meclisinde, Yönetim Kurulunda ve Yönetim Kurulunun görevlendirdiği AYTO iştiraklerinde Odayı temsil eder.Oda Genel Sekreteri, Oda memur ve hizmetlilerinin amiri olup, başlıca görevleri şunlardır: Odanın idari işlerini, iç çalışmalarını ve yazı işlerini düzenlemek ve yönetmek. Odalarca verilecek belgeleri düzenlemek ve bu belgelerin düzenlenmesine esas olacak bilgilerin toplanmasını sağlamak. Organ toplantılarının gündemine ilişkin hazırlık yapmak, toplantı davetiyelerinin ve gündeminin üyelere zamanında gönderilmesini sağlamak, bu toplantılara ait tutanakları düzenlemek, karar özetlerini tutmak ve imzalamak, organ toplantılarına ilişkin hazirun cetveli ve devam çizelgelerini tutmak ve karar defterlerini, karar özetlerini ve toplantılar için elektronik cihazlarla yapılan kayıtları muhafaza etmek. Oy kullanmamak şartıyla meclis ve yönetim kurulu toplantılarına iştirak etmek. Organlarca alınan kararları takip etmek ve sonuçlandırmak ve kararların zamanında gereğinin yerine getirilmesini sağlamak. Oda personelinin işe alınması, yükselmesi, ödüllendirilmesi, cezalandırılması ve işine son verilmesi konusunda yönetim kuruluna öneride bulunmak. Oda personelinin çalışmalarını denetlemek ve personele gerekli emir ve talimatları vermek. Resen yaptığı harcamaları yönetim kurulunun onayına sunmak ve haftalık harcamalar hakkında yönetim kurulunu bilgilendirmek. Aylık mizanı ve aktarma taleplerini hazırlamak, hazırlık bütçesini, gelir tablosunu, kesin mizanı ve kesin hesabı yapmak ve bunları yönetim kuruluna sunmak. Demirbaş ve ayniyat kayıtlarının düzenlenmesini ve saklanmasını sağlamak, arşiv malzemelerini muhafaza etmek. Yayın işlerini yönetmek. Oda iç yönergesi taslağını hazırlamak ve yönetim kuruluna sunmak. Meclise sunulmak üzere yönetim kurulu tarafından hazırlanacak odanın bir yıl içindeki faaliyeti ve bölgesinin iktisadi ve sınaî durumu hakkındaki yıllık raporun tanzimi hususunda gerekli hazırlıkları yapmak. Üye kayıtlarının tutulması, güncelleştirilmesi ve silinmesine ilişkin işlemleri mevzuat ve ilgili organ kararları çerçevesinde yürütmek. 28 Yönetim kurulunca devredilen yetkileri kullanmak. Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde meclis, yönetim kurulu veya yönetim kurulu başkanı tarafından verilecek görevleri yapmak. Kalite Yönetim Temsilcisi ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sisteminin oda kalite politikası, hedef ve taahhütlerine, kalite el kitabına ve dokümante edilmiş sistem dokümanlarına uygun olarak kurulması ve yürütülmesini sağlamak, denetlemek, aksaklıklarda derhal müdahale ederek gerekli düzeltici, önleyici faaliyetleri başlatmak ve takip etmekle yükümlüdür. Ayrıca kalite politikasını çalışanlara duyurmak ve çalışanların kalite bilincinin gelişmesini sağlamak, yıllık iç kalite tetkik planını hazırlamak, tedarik kaynaklarının değerlendirilmesi için yıllık tetkik planını hazırlamak, kalite el kitabını hazırlamak ve güncelliğinin korunması için çalışmalar yapmak, üye talep ve beklentilerinin organizasyon içerisinde yaygın olarak anlaşılmasının sağlanması için ilgili bölümlerle koordineli olarak çalışmaları yürütmek, kalite yönetim sistemi kapsamındaki süreçleri belirlemek, tanımlanmasını sağlamak ve süreç iyileştirme projelerine önderlik etmek gibi görevleri vardır. Müşteri memnuniyetini ölçer ve gereğini yapar. Ayrıca stratejik planın hazırlanmasından ve uygulanmasından da sorumludur. 2009’da yapılan son üye memnuniyet anketinin sonuçları aşağıda verilmiştir: Ankette aşağıdaki sorular yer almaktadır: 1- Odamızca size verilen hizmetleri yeterli buluyor musunuz? 2- Odamızdan temin edilebilen hizmetleri ve bu hizmetleri temin eden personelin hizmet kalitesi sizin için yeterli midir? 3- Odamızca size sunulan hizmetleri veren personeli yeterli buluyor musunuz? 4- Odamız personelinden talep ettiğiniz hizmetin, personelimizce temin edilme süresi sizce yeteri kadar hızlı mı? 5- İhale, Seminer, eğitim, fuar vb. gibi duyurularımızın size ulaşım hızını ve yeterliliğini nasıl buluyorsunuz? 6- İstek ve şikayetlerinizle odamızın yeterli derecede ilgilendiği kanaatine misiniz? 7- Web sitemizdeki bilgileri yeterli buluyor musunuz? 8- Web sitemizdeki ihale, seminer, eğitim, fuar vb. gibi duyurularımızı takip ediyor musunuz? 9- Odamız web sitesini hangi periyotlarda ziyaret ediyorsunuz? Her gün ---- her hafta ----- her ay-----daha sık----- hiç------ diğer 10- Odamızla ilgili istek, beklenti soru ve çözüm önerileriniz değerlendiriliyor mu? 29 Departmanlar ve Görevleri: a) Ticaret Sicili Departmanı: Gerçek ve tüzel kişi tacirlerin işletmelerinin tescilini yapmak Ticaret Siciline kayıtlı işletmelerde meydana gelen tadilleri tescil etmek (hisse devri, madde tadili, tasfiye vb. ) Kapanan firmaların sicil kayıtlarının terkinini sağlamak Gerçek ve tüzel kişi tacirlerin üçüncü kişilere akdettikleri ticari işletme rehini sözleşmelerinin tescil işlemini yapmak, Sicil dosyalarının arşiv düzeninin işler şekilde kalmasını sağlamak, İlgili sicil dosyalarına ilişkin bilgi ve belge takiplerini yapmak Bu departmanda üç kişi çalışmaktadır. b) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Departmanı: Odanın medya kuruluşları ile ilişkilerini düzenlemek, Odanın çalışmaları ve vizyonu ile ilgili kamuoyu oluşturmaya çalışmak, Ekonomik sorunlar ve çözüm önerileriyle ilgili çalışmaları duyurmak, Basın bültenleri, basın toplantıları, dergiler aracılığı ile duyurular yapmak, Basında yer alan Oda haberlerini takip etmek, bununla ilgili arşiv çalışması yapmak, Meslek komite toplantılarını takip etmek, toplantılarda alınan kararları yönetim kuruluna iletmek, Genel Sekreterin kendisine verdiği görevleri yerine getirmek. Bu departmanda bir kişi çalışmaktadır. 30 c) İç - Dış Ticaret Departmanı: Dış ticaret departmanının görevleri şunlardır; İhracat uygulamalarında Aydın Ticaret Odası onayını gerektiren; A.TR Dolaşım Belgesi, EUR.1 Dolaşım Sertifikası, EUR-MED Dolaşım Sertifikası, ABC Menşe Şahadetnamesi, FORM A ( Özel Menşe Şahadetnamesi ) belgelerini onaylamak, İhracatla ilgili AYTO üyelerinin yazılı ya da sözlü bilgi taleplerini cevaplandırmak, Romanya’ya iş ve inceleme gezisinde bulunmak üzere ya da mevcut fabrika, tesis v.b. ticari işletmelerde tesis kurmak üzere gidecek olan üye firma veya personeli için gerekli olan vize belgelerini tanzim etmek. İç ticaret departmanının görevleri şunlardır: Rayiç fiyat tespiti yapmak, Yaklaşık maliyet tespiti yapmak Bilirkişi incelemeleri yaptırmak, Fire, zayiat ve randıman oranlarını incelemek, Fatura tasdikleri ve mahkemeler ile diğer resmî dairelerden gelen talep ve sorunlarla ilgili yazışmalarda bulunmak, Tütün ve Alkol Piyasası Denetleme Kurumu Satış Belgesi ,(ambalajlı veya ambalajsız tütün ve alkol ürünleri satışı yapan yerler için) Çıraklık Sözleşmelerini tanzim etmek, İnşaat müteahidi üyelerimizin hakediş raporlarında kullanılmak ve özel veya resmi kurumların taleplerine cevap vermek üzere her ay sonunda üretici firmardan İnşaat Malzemeleri Fiyat Listelerini talep etmek Kamu Kurum ve kuruluşlarının ve özel sektörün satın alacakları veya satacakları mal ve hizmetlerin üyelerimize duyurusunu yapmak. Bu departmanda bir kişi çalışmaktadır. 31 d) Oda Sicil Departmanı Oda üyelerinin ilk kayıtları, kayıt değişiklik ve terkinlerine ilişkin işlemleri ve BağKur'la ilgili muameleleri yürütmek, üye kimlik belgesi, sicil kayıt sureti, imza tasdiknamesi hazırlamak, Oda mensuplarının dosyalarını hazırlayıp muhafaza etmek. Oda sicil birimi yeni kayıt ve değişikliklerini yapmak. Üye firmaların meslek grubu değişikliği işlemlerini, NACE kodu belirleme işlemlerini yapmak. Ticari faaliyete son verildiğinde Oda kaydının terkini işlemi ile Re’sen silinecek üyelerin tespiti ve silme işlemleri yapmak. Ayrıca; Bağ-Kur’dan kaydını sildirmek isteyen, sağlık karnesi vizesi bitmiş veya emekli olacak üyelerin Bağ-Kur’dan aldıkları evrakları Oda Sicil Birimi’nde onaylamak. Talep üzerine sicil dosyalarındaki bilgilerin örneklerini vermek. Kişi ve kurumların iletilmesini istedikleri konuları üyelere iletmek, kişi ve kurumlara üyeler hakkında istenilen bilgileri vermek. Verdiği diğer belgeler: Oda Sicil Kayıt Sureti, Ticari İkametgâh Belgesi, firmaların meslekten men belgeleri, şahıs firmalarının sermaye artışı işlemleri, üyelerle ilgili her türlü Bağ-kur işlemleri, kayıtlı üyelerle ilgili istatistikî bilgiler,üye firma bilgilerini içeren listeler ve belgeler, eş tayini belgeleri, muhtelif kamu kurum ve kuruluşlar ile ilgili yazışmalar. Oda Sicil Memurluğunda bir kişi çalışmaktadır. e) Evrak Kayıt ve İstatistik Departmanı Odaya gelen her türlü evrakı gelen evrak defterine kayıt ederek Genel Sekretere sunmak, Genel Sekreterin havale ettiği evrakları ilgili birimlere dağıtmak, İşlem gören evrakların dosyalara dağıtımını yapmak, Yönetim Kurulu kararlarını yazmak, gündemi hazırlamak, Yönetim Kurulundan çıkan kararlar gereği yazışma yapılmasını gerektiren kararların yazışmalarını gerçekleştirmek, Toplantı salonu tahsisi ile ilgili takibi yapmak, Maliye Postası, Kanunlar, Kanun Hükmünde Kararnameler, Yönetmelikler, Tüzüklerin güncelleştirilmesini sağlamak Odaya gelen telefonları ilgili birimlere yönlendirmek, Birimler bazında aylık evrak trafiği grafiğinin hazırlanması için, Odanın gelen-giden evraklarından veri toplamak. Bu departmanda bir kişi çalışmaktadır. f) Tahsil-Takip ve Tahakkuk Departmanı Odamıza kayıtlı üyelerin yıllık aidat ve munzam aidatlarını tahakkuk ve tahsil etmek, Odaya yeni kayıt olan üyelerin kaydiye ücretlerini tahsil etmek, Tahsil edilen kaydiye, yıllık aidat ve munzam aidatlarını bilgisayar ortamına işlemek, Oda bütçesinde tanımlanan belge ücretlerini tahsil etmek, Günlük olarak elde edilen paraları bordro tanzim ederek veznedara teslim etmek. Bu departmanda bir kişi çalışmaktadır. g) Muhasebe Departmanı Odanın muhasebe kayıtlarını tutmak, Bütün ana ve yardımcı defter kayıtlarını işlemek, Oda üyelerinin yıllık aidat, munzam aidat borçlarının tahsilini takip etmek, 32 Odanın her türlü borçlarının ve her türlü aidatlarının zamanında ödenmesini sağlamak, Odanın her türlü haklarını ve alacaklarını takip etmek ve zamanında tahsilini sağlamak, Aylık gelir-gider mizanı, bilanço gibi cetvelleri hazırlamak, Yıl sonu hesaplarını ve kesin hesabı çıkarmak, Odanın her türlü harcamalarının ve ödemelerinin Kanuna, Tüzüğe, Yönetmeliklere Oda Meclisi ve Oda Yönetim Kurulu kararlarına uygun olarak yapılmasını sağlamak, Banka hesaplarını takip etmek ve kontrolünü yapmak, Kasa dışında yapılan her türlü ödeme evrakını takip etmek, mahsup fişi oluşturmak, Odaya ait her türlü menkul ve gayrimenkul kıymetlerle ilgili belgeleri saklamak, Odayı temsilen görevlendirilenlere harcırah beyannamesi düzenlemek, Personelin özlük işlemlerini takip etmek ve bordroları hazırlamak, Hesap komisyonu raporu hazırlamak, Bütçe hazırlamak, Demirbaş kayıt defteri tutmak, kayıttan düşülmesi gerekenleri silmek. h) Personel Şefliği Departmanı Personelin; yıllık, hastalık, mazeret, doğum, ölüm, evlenme izinlerini sicil dosyalarında bulunan defterlerine işlemek, Personeli ilgilendiren Yönetim Kurulu kararlarını veya tebliğleri Genel Sekreter ile birlikte tebliğ etmek, Göreve yeni alınan personelin dosyasını oluşturmak, Kapasite raporu, marka tescili, barkot, sanayi sicil belgesi, iş makinesi tescil belgesi vs. belgelerin tanzimini yapmak, Personelin aldığı, tüm eğitimleri personel eğitim sicil formlarına kaydetmek, Oda gelirleri ile ilgili olarak tahsil fişi tanzim etmek. Bu departmanda bir kişi çalışmaktadır. Kurum Kültürü Kurumda ISO 9001:2008 KYS Dokümantasyonu tüm iletişim ve kontrol / iç denetim için kullanılır. Akreditasyon kuralları tüm çalışanlar tarafından benimsenmiştir. Kurumun üyeler, iç ve dış paydaşları ile iletişimi, iletişime konu hususun aciliyet durumuna göre faks, telefon, toplu sms, mail, yazılı ve görsel basın, tebligat, internet sitemizde duyurulması, oda dergisi, kargo ve posta aracılığıyla haberleşme şekliyle yapılmaktadır. Aynı zamanda toplantı, seminer, konferans, çalıştaylar düzenlenmek suretiyle kurumdan üyelerine güncel konularla ilgili bilgi aktarımı sağlanmaktadır. Resmi kurumlar, özel sektör ve TOBB’dan gelen seminer, toplantı ve konferanslar duyurulduğu anda sorumlu memur tarafından yazısı yazılır. Tespit edilen üye kadar yazı çoğaltılıp posta yoluyla gönderimi yapılır. Bir suret ilgili dosyada muhafaza edilir. Ayrıca oda personelinin iletişimi için tüm personelin bağlı olduğu birimlerdeki dahili telefonlar kullanılır. Ayrıca kurum içi mail sistemi ve grup çalışması yöntemleri kullanılarak iç iletişim sağlanmaktadır. Kurum içinde paylaşılması gerekli olan duyurular, kararlar ve görevlendirmeler genel sekreterlikçe havale edilerek ilgili personele iletilir ve duyurulur. Elektronik ortamda yapılan iletişimler ile basılı ve yazılı iletişim belgeleri mevcut dosyalama sistemiyle muhafaza edilmektedir. Önem arz eden eğitim, seminer, konferans, toplantı kayıtları sesli ve görüntülü kayıt ortamında muhafaza edilirken, daha az önemliler yazılı rapor şeklinde muhafaza edilmektedir. Üyeler, iç ve dış paydaşlar ve çalışanlar arası iletişim yukarıda ifade edildiği gibi, oda organları arasındaki iletişim ise aşağıda açıklandığı şekilde gerçekleşir: 33 Meclis Toplantıları: Olağan olarak ayda en az bir gün gerçekleştirilir. Toplantıya Başkanlık Divanı ve Meclis Üyeleri katılır. İstendiğinde, personelden katılım gerçekleşir. Alınan kararlar Meclis karar defterine kaydedilir. Uygulama gerektiren kararlar Oda personeline Genel Sekreter tarafından sözlü ya da yazılı olarak iletilir. Her meclis toplantısı sesli ve görüntülü olarak elektronik ortamda kaydedilir. Yönetim Kurulu Toplantıları: Olağan olarak her hafta, haftada bir gün gerçekleştirilir. Toplantıya Yönetim Kurulu Üyeleri ve Genel Sekreter katılır. İstendiğinde, personelden katılım gerçekleşir. Alınan kararlar, Yönetim Kurulu karar defterine kaydedilir. Meslek Komitesi Toplantıları: Olağan olarak ayda en az bir gün gerçekleştirilir. Mevcut 17 Meslek Komitemizin 15’i 7, 2’si 5 kişiden oluşmaktadır. Meslek grubuna kayıtlı üye sayısı 150’nin üzerinde olan meslek komiteleri 7, 150’nin altında olanlar 5 kişiden teşekkül etmektedir. Komiteler ilk toplantılarında üyeleri arasından bir Başkan ve bir Başkan Yardımcısı seçerek çalışmalara başlar. Oda üyelerinden Odaya intikal eden talep ve beklentiler Genel Sekreterce ilgili Meslek Komitesinin toplantı gündemine dahil ettirilir. Disiplin Kurulu Toplantıları: Disiplin Kurulu, gerektiğinde Başkanının veya Yönetim Kurulu Başkanının çağrısı üzerine toplanır. Ayrıca, en az üç üyenin Disiplin Kurulu Başkanlığına hitaben yapacağı yazılı talep üzerine disiplin kurulu, üç gün içinde Başkanı, yokluğunda en yaşlı kurul üyesi tarafından toplantıya çağrılır. Ayrıca, Kanun gereği Oda Meclisi tüm Meslek Komiteleri ile birlikte yılda iki kez müşterek toplantı gerçekleştirmektedir. Karar alma süreci toplantıların periyodu ile orantılıdır. Oda Meclisi en yüksek karar alma organıdır. Yönetim Kurulu görevleri ile ilgili Odanın icra organıdır. Gerekli gördüğü hallerde yetkilerinin bir kısmını Genel Sekretere devredebilir. Organların görevleri Kuruluşun Yapısı kısmında açıklanmıştır. Teknolojik alt yapı Aydın Ticaret Odası, hizmet şartlarına uygunluğu sağlamak için gerekli olan çalışma ortamını hazırlamış ve uygulamaktadır. Odada yapılan işlerin niteliğine uygun konfor ve aydınlatma sağlanmıştır. Ayrıca iş veriminin olumsuz etkilenmemesi için uygun klima sistemleri kullanılmaktadır. Aydın Ticaret Odası, hizmet şartlarına, üye ihtiyaçlarına ve ilgili kanun/mevzuatlara uygunluğu sağlamak için, gerekli olan alt yapıyı; bürolar, çalışma alanları, bilgi işlem donanımı ve yazılımları ile ulaşım ve destek hizmetlerini de kapsayacak şekilde belirlemiştir. Aydın Ticaret Odası bu kapsamda: — Ofis Donanımları — Bilgisayar donanımları ve network ağı — İletişim araçları — Ulaşım araçları altyapısını oluşturmuştur ve sürekliliğini sağlamaktadır. Toplantılarda görsel sunumun temini için gerekli cihazlar sağlanmıştır ve bakımları periyodik olarak yapılmaktadır. Aydın Ticaret Odası’nın hizmet binası kendine aittir. Hizmetler için kullanılan 2 adet binek aracın yanısıra yeterli bilgisayar altyapı donanımına sahiptir.. Ancak, kullanılan ekipman bakımından donanımlı Oda’nın program bazında bazı eksiklikleri vardır. Üye bilgilerinin depolandığı ETA Oda Sicil ve Ticaret Sicil Programları DOS tabanlı program olup mevcut teknolojinin gerisinde kalması nedeniyle üyelerimizin ve paydaşlarımızın talep ettiği istatistiki verilere cevap veremez durumdadır. Hâlihazırda TOBB’ca oluşturulan TOBBNET Programı ise ETA Oda Sicil ve Ticaret Sicili Programlarına alternatif olmakla birlikte internet tabanlı bir program olduğu için internet bağlantısı çeşitli nedenlerle kesildiğinde programdan yararlanılamamaktadır. Bu durum da üyelere verilen hizmette aksamaya neden olmaktadır. 34 Mali Durum Aydın Ticaret Odası’nın 2009 yılı bütçe gelir kalemlerinin %7’si üye kayıt ücretlerinden, % 38,50’si üye aidatlarından, % 19’u munzam aidatlardan, % 2’si gecikme zamlarından, % 9’u banka faizlerinden, % 3,50’si kira gelirlerinden, % 7.50’si de sair gelirlerden oluşmaktadır. Odanın giderlerinin %36’sı personel ücret ve giderleri, % 31’i dışarıdan sağlanan fayda ve hizmet satın alımları, % 32’si çeşitli giderler hesabından, % 1’i vergi resim ve harçlardan oluşmaktadır. 2010-2013 yılları harcama durumu (tahmini) aşağıdadır: Gider Kalemleri Personel Giderleri Dışarıdan Sağlanan Fayda ve Hizmetler Basın Yayın Giderleri Sabit Kıymet Giderleri Genel Yönetim Giderleri Seyahat ve Yol Giderleri Kanuni Aidatlar Eğitim ve Fuar Giderleri Bağış ve Yardımlar Vergi ve Harçlar TOPLAM 2010/TL 638.500 529.000 2011/TL 670.000 555.000 2012/TL 700.000 585.500 2013/TL 735.000 615.000 30.000 250.000 71.000 40.000 190.000 110.000 135.000 6.500 2.000.000 40.000 300.000 80.000 45.000 200.000 125.000 150.000 10.000 2.175.000 50.000 350.000 85.000 47.500 220.000 150.000 175.000 17.000 2.380.000 60.000 400.000 100.000 50.000 240.000 175.000 200.000 25.000 2.600.000 Aydın Ticaret Odası Üye Bilgileri: 10/02/2010 TARİHİ İTİBARİYLE TÜM ÜYELER Üye Durum Tablosu ASKI FAAL TÜZEL KİŞİ 604 2340 GERÇEK KİŞİ TOPLAM 944 1548 2501 4841 YÜZDE 0,24 0,76 Derece Bazında Üye Dağılım Tablosu 1. 2. 3. 4. Derece Fefkalade 5. 6. Toplam Gerçek 333 1706 676 321 331 105 81 3553 Tüzel Kişi Toplam 1283 1160 276 37 11 3 66 2836 1616 2866 952 358 342 108 147 6389 Yüzde 0,25 0,45 0,15 0,06 0,05 0,02 0,02 35 Gerçek Kişi Yaş Dağılım Tablosu Yaş 19-29 30 39 Adet 317 864 680 444 198 77 Yüzde 0,12 0,33 0,26 0,17 0,08 40-49 50-59 60-69 GRUBUN YAŞ ORT. 70- 43 0,03 Şahıs Firmaları Kayıt Yılları (2010 a Göre) 1957-1990 199195 19962000 2000-05 200610 Adet 195 111 161 572 1541 Ort.Yaş 29,3 16,8 11 6,4 2,2 7,56% 4,30% 6,24% 22,17% 59,73% Yüzde 1944-85 K.YILI ORT 6,51 Grupda kayıtlı Tüzel Firmaların Kayıt Yılları (2010 a Göre) 1986- 1991-95 199620012006K.YILI ORT 90 2000 05 10 Adet 134 81 250 387 387 1022 2261 Ort.Yaş 37,8 22,9 16,7 12,3 8,1 2,15 9,12 5,93% 3,58% 11,06% 17,12% 17,12% 45,20% Yüzde -10/02/2010 tarihi itibari ile, toplam üye sayısı 6389’dur. -Odaya kayıtlı şahısların yaş ortalaması 43‘tür ve şirketlerin kayıt yılı ortalaması ise 9,12’dir. -Ortalama sermaye şahıs firmalarında 28.100,80.-TL, şirketlerde ise 192602,7 TL dir. 36 Dış Çevre Analizi Dış çevre, uzak ve yakın çevre olmak üzere iki bölümde incelemiştir. Yakın çevre; müşterilerin, çalışanların, rakiplerin, tedarikçilerin, vb. katılımlarıyla SWOT analizi ile değerlendirilmiştir. Uzak dış çevre analizi yapılarak, AYTO’nun uzak çevrede kontrolü dışındaki koşullar ve eğilimler incelenmiş ve kuruluş için kritik olan fırsat ve tehditleri belirleme amacıyla PEST analizi uygulanmıştır. SWOT ve PEST analiz sonuçları STRATEJİLER VE PLANIN GELİŞTİRİLMESİ bölümünde stratejik analiz için kullanılmıştır. Tablo 3: SWOT Analizi GÜÇLÜ YÖNLER 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 6600’ün üzerinde üyesinin mevcut olması Hizmet binasının kuruma ait ve il merkezinde olması Çalışan personelinin deneyimli, eğitimli, yeniliklere açık ve çalışkan olması Güçlü bir bütçeye sahip olması İç ve dış paydaşlarla ilişkilerde ilgili ve duyarlı olması ISO 9001:2008 KYS Belgesine sahip Akredite Oda olması Toplumsal saygınlığının olması. Hızlı, zamanında ve hatasız hizmet vermesi Sosyal sorumluluk bilincinin güçlü ve yaygın olması ve tamamlanmış projelerinin bulunması Üye sayısını devamlı artıran bir ivmeye sahip olması Bünyesinde yükseköğretime destek için kurulmuş okutma ve eğitim vakfının olması Oda bünyesinde TSE, İGEME, DEİK, MPM gibi kurumların temsilciliklerinin olması Gümrük Müdürlüğü sayesinde Rusya’ya yaş sebzeve meyva ihracatının kapısı olması ZAYIF YÖNLER 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Üyelerin iletişim bilgilerini sık sık güncellememeleri Üyelerin Oda organizasyonlarına (eğitim, seminer, fuar vs.) yeterli ilgiyi göstermemeleri Üyelerin yeterli sayıda proje sunamaması Odanın çok amaçlı bir hizmet binasının mevcut olmaması Meslek komitelerinin ihtisas komisyonları haline gelememeleri ve proje üretememeleri Üyelerin bilgi güncellemelerini yapmamaları nedeniyle üyelerle iletişimin aksaması Odamız Vakfında mesleki rehberlik, kariyer danışmanlık, iş kulübü gibi projelerin mevcut olmaması. E-Oda konusunda çalışmaların geliştirilmemesi Diğer odalara ait yayınların temin edilerek üyelere dağıtılmaması Dış ticaret etkinliklerinin gereken yoğunlukta olmaması 37 FIRSATLAR 1. Kara, deniz, demiryolu gibi ulaşım yollarına sahip olması 2. İlde Gümrük Müdürlüğü’nün mevcut olması 3. Tüm bankaların Aydın’da şubelerinin olması 4. Zengin jeotermal kaynaklarının yörede mevcut olması 5. Yörenin iklim ve toprak özellikleri açısından incir, yağlık zeytin, kestane, pamuk gibi ürünlerde ülke ve dünya çapında avantajlara sahip olması 6. İldeki eğitim, öğretim olanaklarının ve seviyesinin yüksekliği 7. Yörede yenilenebilir enerji potansiyelinin var oluşu 8. Ege Denizi’ne kıyılarının bulunması 9. DSİ Bölge Müdürlüğü’nün Aydın’da bulunması 10. Kurulu 6 adet Organize Sanayi Bölgesinin ilimizde bulunması 11. Aydın’ın tarih ve kültür turizmi bakımından açıkhava müzesi özelliğinde olması TEHDİTLER 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Olası genel siyasal ve ekonomik krizler Kurumlar arasındaki iletişim sorunları İlimizde büyük sanayi kuruluşlarının olmaması Enerjide alt yapının yetersiz olması Organize olamayan üreticiler olması Kayıt dışı ekonominin varlığı Yatırım teşvik tedbirlerinin yetersiz olması Çok ortaklı kurumsallaşmış yapıya sahip ortaklık kültürünün gelişmemesi Coğrafi açıdan İzmir’e yakınlığı Tarımla ilgili ulusal politikalar Tablo 4: PEST Analizi: Çevresel Akımlar 38 EKONOMİK FIRSATLAR: OLUMLU AKIMLAR - Bölgemizin kara, deniz ve demiryolu ulaşımının olması - Sanayi bölgelerinin fazla olması - İlimizde uluslararası ticaret için açılmış olan gümrük ve çıkış kapılarının olması - İlimizde alternatif enerji kaynaklarının tespit edilmesi ve kullanıma açılması -Son yıllarda yabancı yatırımların fazlalaşması -Kamu ve özel sektörün birlikte geliştiği ve birikim yarattığı ender bölgelerden olması -Ekonomik gücü ulusal ve uluslararası ölçekte olan şirketlerin bölgemizdeki varlığı - Sektörel fuarların yakından izlenmesi - Tarımsal ürün çeşitliliğinin fazla olması TEHDİTLER: OLUMSUZ AKIMLAR -Mevcut küresel kriz nedeniyle oluşan ekonomik belirsizlik -Bölgemizde yurt içi ve yurt dışı taşımacılıkta hava yolunun kullanılmaması -İlimizin Denizli’ye yakın olması nedeniyle tekstil sektöründe, İzmir’e yakın olması sebebiyle de sanayi sektöründe gelişme imkanının kısıtlı olması -Benzin, mazot vb. akaryakıtlardan alınan yüksek vergi oranları -Ekonomik gerçeklerin kamuoyundan saklanması -Küçük işletmelerin birleşme ve iş birliği arayışı içinde olması - İlimizde fabrikaların az olması TEKNOLOJİK FIRSATLAR:OLUMLU AKIMLAR - İnternet teknolojileri ile iletişimin ve e-ticaretin kolaylaşması, yaygınlaşması ve ucuzlaması - Teknolojik üretime yönelim - Üretim maliyetlerinin azalması - Sektörlerde dünya çapında teknolojiyi takip eden firmaların olması - İletişim altyapısının yeterli olması sebebiyle ticaretin hızlanması TEHDİTLER: OLUMSUZ AKIMLAR - Hammadde olarak dışarıya bağımlı olduğumuz doğalgaz gibi girdiler kullanılarak elektrik üretilmesi nedeniyle elektrik birim fiyatlarının yüksek olması, bu durumun üretim sürecindeki sabit maliyetleri artırması - Mal trafiğinin yükselmesi ile lojistik problemlerinin artması - Yabancı firmaların yatırımları ile taşeronlaşmanın artması SOSYO-KÜLTÜREL FIRSATLAR: OLUMLU AKIMLAR - Bölgenin jeotermal kaynaklar bakımından zengin olması - Bölgenin tarıma dayalı organize sanayi bölgesi olması - Artan kalifiye işgücü talebi - Asayiş ve güvenlik sorunlarının asgari seviyede olması -Coğrafi konum olarak bölgenin merkezinde bulunması - Yetişmiş insan gücü varlığı -Öğrenim seviyesinin il genelinde yüksek olması -Yerel sivil toplum örgütlerinde karşılıklı işbirliği ve diyalog olması - Yerel yönetimle sivil toplum örgütleri arasında sıkı ilişkilerin olması - Mesleki etik anlayışının oldukça iyi düzeyde olması -Üniversite ve meslek okullarının varlığı TEHDİTLER: OLUMSUZ AKIMLAR - Bölgenin yoğun göç alması - Bölge jeotermal kaynaklar bakımından zengin olmasına rağmen bu kaynakların optimal seviyede kullanılamaması - Organize Sanayi Bölgeleri ile demiryol ağını bağlayacak ilave ray sisteminin olmaması nedeniyle firmaların ağırlıklı olarak karayolu vasıtasıyla hammadde vb. ihtiyaçlarını taşıması. Bu durumun da lojistik ve taşımacılık maliyetlerini artırması POLİTİK-HUKUKİ FIRSATLAR:OLUMLU AKIMLAR - Tarıma dayalı sanayi bölgeleri için alınan önlemler - Bazı komşu ülkelerle vizelerin kalkması -Bazı ekonomik kararlar TEHDİTLER: OLUMSUZ AKIMLAR - Ilimizin ekonomik teşvik vb. imkanlardan daha az yararlanması. 39 II. STRATEJİK TASARIM II: 1 MİSYON 5174 sayılı TOBB ile Odalar ve Borsalar Kanunu gereği kurulan Aydın Ticaret Odası; esnaf statüsünde olmayan tüccar ve sanayicilerden oluşan üyelerine hizmet vermektedir. Üyelerinin mesleki etkinliklerini kolaylaştırmak, kurumsal gelişimlerini sağlamak, iş geliştirme ve hedef pazar konularında destek vermek amacıyla özel sektörün çıkarlarını koruyan kamu kurumu niteliğinde kurulmuş bir meslek kuruluşudur. İlgili kanunun 12. maddesinde verilen görevleri yerine getirmekle sorumlu olan Odamız sahip olduğu Kalite Yönetim Sistemi gereği yayınlanan kalite politikası ve hedeflerine uygun olarak bu hizmetlerini gerçekleştirmektedir. VİZYON II.2 Sahip olduğumuz Kalite Yönetim Sistem Standardı şartları ile Akreditasyon gerekliliklerini çalışanlarımızın, üyelerimizin ve paydaş kurum ve kuruluşların gelişimine katkıda bulunmak için kullanarak ve yaygınlaştırarak sosyal sorumluluk bilincine ulaşan bir oda kavramına ülke genelinde öncülük etmek. Üyelerimiz, çalışanlarımız, toplumumuzun diğer kesimleri için fark yaratan bir kurum haline gelerek katma değer yaratmak, danışılan, önder bir kurum olmak ve bunu bölgesel boyuta taşımak. Aydın Ticaret Odası’nda Temel Değerler II.3 II.4 KAMU YARARINI ÖN PLANDA TUTARAK TEMSİL ETTİĞİ ÖZEL SEKTÖR CAMİASININ MENFAATLERİNİ KORUR. ISO 9001:2008 KALİTE YÖNETİM STANDARDI ŞARTLARI İLE AKREDİTASYON İLKELERİNE UYGUN ÇALIŞIR. KENDİNE SAYGI, ÜYEYE SAYGI, ÇEVREYE SAYGI TEMEL İLKESİDİR. ÇALIŞANLARIMIZ DEĞERLİDİR. İLKELERİMİZDEN BİR DİĞERİ BİLİNÇLİ ÜYE YARATMAKTIR. ESAS OLAN BİR KEREDE, DOĞRU, HIZLI VE YÜKSEK KALİTELİ HİZMET VERMEKTİR. ÜYELERİMİZDEN BAŞLAYARAK TOPLUM İÇİN ÇALIŞIYORUZ. ÇALIŞANLARIMIZDA, MUTLU VE GÜLERYÜZLÜ ÜYELER OLUŞTURMAK İÇİN, DEĞER VEREN ANLAYIŞ HÂKİMDİR. 2009–2013 Stratejik Amaçlar: Odamızın 2009–2013 Stratejik Planı, 5174 sayılı Kanunda belirtilen esaslar doğrultusunda hazırlanmıştır. Bu plan, odamız kalite politikası doğrultusunda, sürekli kaliteli hizmet ve sürdürülebilir gelişme felsefesine uygun olarak belirlediğimiz hedeflere ulaşmak için, kurumumuz iç ve dış paydaşlarının da katılımıyla yakın gelecekle ilgili çalışmalarımızda bir rehber niteliği taşımaktadır. 40 II.5 AYTO’nun Gelişme Yönleri: 1. AYTO’NUN KURUMSAL KAPASİTESİNİN ARTIRILARAK EĞİTİM VE AKTİF DANIŞMANLIK HİZMETİ VEREBİLMESİ, 2. AYDIN’DA TİCARİ POTANSİYELİ GELİŞTİRMEK AMACIYLA HEDEF PAZAR ÇALIŞMALARI YAPARAK VE GİRİŞİMCİLİK KAPASİTESİNİ DESTEKLEYEREK YENİ İSTİHTAM ALANLARI YARATABİLMESİ, 3. BÖLGENİN EKONOMİSİNİN, TARIMININ VE YER ALTI ZENGİNLİKLERİNİN GELİŞTİRİLMESİNDE ÖNCÜ KURULUŞ OLMASI 4. AYDIN İLİNDEKİ TURİZM, COGRAFİ İŞARET TESCİLİ, MARKALAŞMA GİBİ KONULARA ÖNCÜLÜK ETMESİ. II.6 Stratejik Amaçlar,Hedefler, Faaliyetler, Projeler, Performans Göstergeleri 1. AYTO’NUN KURUMSAL KAPASİTESİNİN ARTIRILARAK EĞİTİM VE AKTİF DANIŞMANLIK HİZMETİ VEREBİLMESİ Stratejik Amaç 1.1 Üye sayısını artırmak Stratejik Amaç 1.2 Hizmetlerimizden yararlanan kişi sayısını artırmak Stratejik Amaç 1.3 İnsan kaynaklarını artırmak ve eğitimlerle güçlendirmek, Stratejik Amaç 1.4 İş kapasitemizin artırımı için uygun yeni bina edinmek ve teknik altyapıyı geliştirmek, Stratejik Amaç1.5 Kurumsallaşma, AR-GE, inovasyon, kalite, verimlilik, finans kaynaklarına ve dış pazarlara erişim gibi konularda eğitim ve aktif danışmanlık hizmeti vermek. STRATEJİK AMAÇ 1.1 ÜYE SAYISINI ARTIRMAK HEDEFLER: Stratejik Amaç 1.1 Hedef 1.1.1 Üye sayısını 8000’e ulaştırmak. Stratejik Amaç 1.1 Hedef 1.1.2 Üye sayısında her yıl bir önceki yıla göre % 5 oranında artış sağlamak. Stratejik Amaç 1.1 Hedef 1.1.3 Ekonomik siyasi krizlerde mevcut üye sayısını koruyarak aidat ödememelerinden dolayı kopmaları önlemek. FAALİYETLER: Stratejik Amaç 1.1 Faaliyet 1.1.1.1 Yasal hükümlere uygun olarak tanıtım çalışmaları yapmak. Stratejik Amaç 1.1 Faaliyet 1.1.2.1 Yeni üye kazanmak için; ilgili kurumlarla da işbirliğine geçerek tarama ve kayıt işlemleri yapmak. Stratejik Amaç 1.1 Faaliyet 1.1.3.1 Üyelerle sıkı ilişkiler kurarak iletişimi artırmak ve aidat yüzünden kopuşları önleyici çalışmalar yapmak. PERFORMANS GÖSTERGELER : Stratejik Amaç 1.1 Gösterge 1.1.1.1.1 Yeni üye sayıları Stratejik Amaç 1.1 Gösterge 1.1.2.1.1 Kayıt sayıları Stratejik Amaç 1.1 Gösterge 1.1.3.1.1 Mevcut üye sayıları STRATEJİK AMAÇ 1.2 HİZMETLERİMİZDEN YARARLANAN KİŞİ SAYISINI ARTIRMAK HEDEFLER: Stratejik Amaç 1.2 Hedef 1.2.1 Erişebilir üye oranını her yıl % 2 oranında artırmak. 41 Stratejik Amaç 1.2 Hedef 1.2.2 Üyelerin ve Odamızın katıldığı ulusal ve uluslararası fuar sayısında %20 artış sağlamak. Stratejik Amaç 1.2 Hedef 1.2.3 Toplantı ve etkinliklere katılımda % 50 artış sağlamak. Stratejik Amaç 1.2 Hedef 1.2.4 Bilgi taleplerinde % 20 artış sağlamak. Stratejik Amaç 1.2 Hedef 1.2.5 Meslek Komitelerinin toplantılarının etkin gerçekleşme oranlarında %20 artış sağlamak. Stratejik Amaç 1.2 Hedef 1.2.6 Kayıtlı fakat bilgileri geçersiz yada eksik olan üye sayısını % 10’un altında tutmak. Stratejik Amaç 1.2 Hedef 1.2.7 E-mail ile ulaşılan üye sayısını %20 arttırmak. FAALİYETLER: Stratejik Amaç 1.2 Faaliyet 1.2.1.1 Üyelerimizin ulusal ve uluslararası ilişkilerini artırmak için iş gezileri, ikili görüşme etkinlikleri organize etmek ve/veya bunlara katılmalarını sağlamak. Stratejik Amaç 1.2 Faaliyet 1.2.2.1 Meslek komitelerimizin yönlendirici görüşler oluşturması için, her ay düzenli olarak toplantılarının organizasyonunu yapmak ve etkinliğini arttıran tedbirler almak. Stratejik Amaç 1.2 Faaliyet 1.2.3.1 Üye sicil programında takip edilen aktif firmaların adres, telefon, faks, e-mail vb. iletişim bilgilerinin güncellenmesi çalışmalarını yapmak. Stratejik Amaç 1.2 Faaliyet 1.2.4.1 Odamız tarafından hazırlanan ya da odamıza ulaşan çeşitli bilgi ve istatistiklerin üyelerimize iletilmesi çalışmalarını yapmak. Stratejik Amaç 1.2 Faaliyet 1.2.5.1 Toplantılara Oda dışından konu ile ilgili yetkilileri davet etmek. Stratejik Amaç 1.2 Faaliyet 1.2.6.1 Adrese dayalı nüfus kayıt sisteminden yararlanmak Stratejik Amaç 1.2 Faaliyet 1.2.7.1 Kurumsal mail adresleri oluşturarak üyelerin kullanımına sunmak GÖSTERGELER : Stratejik Amaç 1.2 Gösterge 1.2.1.1.1 Üye kayıt karar sayıları, Stratejik Amaç 1.2 Gösterge 1.2.2.1.1 Fuar-Toplantı vb…sayısı, Stratejik Amaç 1.2 Gösterge 1.2.3.1.1 Organizasyonlara katılan kişi sayısı Stratejik Amaç 1.2 Gösterge 1.2.4.1.1 Bilgi talebi sayısı Stratejik Amaç 1.2 Gösterge 1.2.5.1.1 Devam oranları Stratejik Amaç 1.2 Gösterge 1.2.6.1.1 Tüm iletişim bilgilerine ulaşılabilir üye sayısı Stratejik Amaç 1.2 Gösterge 1.2.7.1.1 E mail kullanan üye sayısı STRATEJİK AMAÇ 1.3 İNSAN KAYNAKLARINI ARTIRMAK VE EĞİTİMLERLE GÜÇLENDİRMEK HEDEFLER: Stratejik Amaç 1.3 Hedef 1.3.1 Personele yönelik eğitim çalışmalarını güçlendirmek ve eğitim etkinliğini ölçmeye yönelik çalışmalar yapmak. Stratejik Amaç 1.3 Hedef 1.3.2 Çalışanlara her yıl en az iki eğitim vermek. Stratejik Amaç 1.3 Hedef 1.3.3 Eğitimli yeni personel sayısını arttırarak birimlerin çalışmalarını güçlendirmek. Stratejik Amaç 1.3 Hedef 1.3.4 Üye ve personel memnuniyetini %10 artırmak. FAALİYETLER: Stratejik Amaç 1.3 Faaliyet 1.3.1.1 Üye ve personel ile birlikte iletişim, paydaşlık gibi konularda eğitim çalışmaları yapmak. Stratejik Amaç 1.3 Faaliyet 1.3.2.1 Toplam kalite eğitim organizasyonları düzenlemek. 42 Stratejik Amaç 1.3 Faaliyet 1.3.3.1 İhtiyaçlar doğrultusunda belirlenmiş kriterlere göre yeni personel alımları gerçekleştirmek. Stratejik Amaç 1.3 Faaliyet 1.3.4.1 Üye ve çalışan memnuniyet anketlerini her yıl düzenli olarak uygulamak ve Iso 9001 KYS’ye göre değerlendirmek GÖSTERGELER : Stratejik Amaç 1.3 Gösterge 1.3.1.1.1 Eğitim sayısı ve/veya ölçüm sayısı Stratejik Amaç 1.3 Gösterge 1.3.2.1.1 Eğitim organizasyonu Sayısı Stratejik Amaç 1.3 Gösterge 1.3.3.1.1 Yeni personel sayısı Stratejik Amaç 1.3 Gösterge 1.3.4.1.1 Üye ve personel memnuniyet oranı STRATEJİK AMAÇ 1.4 İŞ KAPASİTEMİZİN ARTIRIMI İÇİN UYGUN YENİ BİNA EDİNMEK VE TEKNİK ALT YAPIYI GELİŞTİRMEK HEDEFLER: Stratejik Amaç 1.4 Hedef 1.4.1 Yeni bina yapımı için uygun arsa araştırması yapmak Stratejik Amaç 1.4 Hedef 1.4.2 Yapılacak binayı ve alt yapısını projelendirmek. Stratejik Amaç 1.4 Hedef 1.4.3 AYTO’da kullanılan yazılım programlarını ihtiyaca uygun hale getirmek. Stratejik Amaç 1.4 Hedef 1.4.4 Masaüstü, dizüstü ve sunucu bilgisayarlarımızı artan iş hacmi ve uygulama çeşitliliğini destekleyecek günün teknolojilerine sahip donanımlara yükseltmek. Stratejik Amaç 1.4 Hedef 1.4.5 Yedekleme politikamızı ve cihazlarımızı yenilemek. FAALİYETLER: Stratejik Amaç 1.4 Faaliyet 1.4.1.1 Bina, ofisler, konferans salonları, sosyal alanlar yapmayı ve alt yapı çalışmalarını devam ettirmek. Stratejik Amaç 1.4 Faaliyet 1.4.2.1 Mevcut teknik ekipmanları günün şartlarına göre yenilemek için çalışmalar yapmak. Stratejik Amaç 1.4 Faaliyet 1.4.3.1 Web sayfası geliştirme projesini gerçekleştirmek. Stratejik Amaç 1.4 Faaliyet 1.4.4.1 Gerekli bilgilere hızlı, zamanında ve doğru olarak ulaşımın sağlanması için ofis otomasyonu, intranet portal ve bilgisayar ortamında doküman takip sistemi geliştirmek. Faks, telefon, yazıcı ve kağıt gibi ofis ürünlerinin kullanımını en aza indirgemek. Stratejik Amaç 1.4 Faaliyet 1.4.5.1 Yenileme ve iyileştirme çalışmalarına devam etmek, Odamız birimlerinin ihtiyaç duydukları yeni donanım ve yazılımların alınması, mevcut sistemlerin kapasite ve performanslarının artırılması yönündeki çalışmaları yapmak ve İnternet alt yapısı güvenliğini iki kat güçlendirmek. GÖSTERGELER : Stratejik Amaç 1.4 Gösterge 1.4.1.1.1 Bina Stratejik Amaç 1.4 Gösterge 1.4.2.1.1 Tamamlanan altyapı projesi sayısı Stratejik Amaç 1.4 Gösterge 1.4.3.1.1 Web sayfası Stratejik Amaç 1.4 Gösterge 1.4.4.1.1 Yenilenen makine techizat sayısı ve miktarı Stratejik Amaç 1.4 Gösterge 1.4.5.1.1 Yapılan fiziksel iyileştirme harcama miktarları STRATEJİK AMAÇ 1.5 KURUMSALLAŞMA, AR-GE, İNOVASYON, VERİMLİLİK, FİNANS KAYNAKLARINA VE DIŞ PAZARLARA ERİŞİM GİBİ KONULARDA EĞİTİM VE AKTİF DANIŞMANLIK HİZMETİ VERMEK HEDEFLER: Stratejik Amaç 1.5 Hedef 1.5.1 AYTO Öğrenci Okutma ve Eğitim Vakfının İktisadi İşletmesini kurmak 43 Stratejik Amaç 1.5 Hedef 1.5.2 AYTO Vakfı İktisadi İşletmesini personel açısından yapılandırmak. Stratejik Amaç 1.5 Hedef 1.5.3 Donanım, yazılım ve ofis araçları ile personel eğitim ihtiyaçlarını karşılamak. Stratejik Amaç 1.5 Hedef 1.5.4 Eğitim organizasyonlarını başlatmak. FAALİYETLER: Stratejik Amaç 1.5 Faaliyet 1.5.1.1 Vakıf Genel Kurulundan gerekli kararı çıkartmak ve mevzuat gerekliliklerini tamamlamak. Stratejik Amaç 1.5 Faaliyet 1.5.2.1 Gerekli kriterlere uygun personel ilanını yapmak, sınavları gerçekleştirmek ve personeli temin etmek. Stratejik Amaç 1.5 Faaliyet 1.5.3.1 Gerekli ekipmanları ve personelin ihtiyaç duyacağı eğitim hizmetlerini satın almak. Stratejik Amaç 1.5 Faalıiyet 1.5.4.1 Üyelerimiz için; kurumsallaşma, sosyal güvenlik, finans, teşvik, inovasyon, kalite, AR-GE vb. konularda eğitim organizasyonlarını başlatmak GÖSTERGELER : Stratejik Amaç 1.5 Gösterge 1.5.1.1.1 Yönetim Kurulu teklifi ve Genel Kurul kararı Stratejik Amaç 1.5 Gösterge 1.5.2.1.1 Alınan personel sayısı Stratejik Amaç 1.5 Gösterge 1.5.3.1.1 Satın alınan ekipman sayısı ve eğitim sayısı Stratejik Amaç 1.5 Gösterge 1.5.4.1.1 Eğitim organizasyonu sayısı AYDIN’DA TİCARİ POTANSİYELİ GELİŞTİRMEK AMACIYLA HEDEF PAZAR ÇALIŞMALARI YAPARAK VE GİRİŞİMCİLİK KAPASİTESİNİ DESTEKLEYEREK YENİ İSTİHDAM ALANLARI YARATABİLMESİ 2. Stratejik Amaç 2.1 Aydın ili genelinde sektör analizi yapmak Stratejik Amaç 2.2 Sektör analizleri sonuçlarından yararlanarak bölgenin ticari envaterini hazırlamak Stratejik Amaç 2.3 Belirlenen sektörlerde iç ve dış hedef pazar analizleri yapmak Stratejik Amaç 2.4 Yurtiçinde ve yurtdışında ortak yatırım yapabilecek ve ihracat potansiyeli olan firmaların sayısını artırmak STRATEJİK AMAÇ 2.1 AYDIN İLİ GENELİNDE SEKTÖR ANALİZİ YAPMAK HEDEFLER: Stratejik Amaç 2.1 Hedef 2.1.1 İlin ekonomik yapısında lokomotif konumdaki sektörleri tespit etmek. Stratejik Amaç 2.1 Hedef 2.1.2 Tespit edilen sektörleri araştırmak ve iç ve dış pazarlardaki durumlarını analiz etmek. Stratejik Amaç 2.1 Hedef 2.1.3 Aydın ili için yakın gelecekteki gelişim alanlarını tespit etmek. FAALİYETLER: Stratejik Amaç 2.1 Faaliyet 2.1.1.1 Sektör tespitleri için STK’lar, meslek kuruluşları ve kamu kurum ve kuruluşları ile arama konferansları ve toplantılar düzenlemek Stratejik Amaç 2.1 Faaliyet 2.1.2.1 Sektör analizini projelendirmek, planlamak, toplantı sonuçlarına göre uygun anketler oluşturmak ve uygulamak Stratejik Amaç 2.1 Faaliyet 2.1.3.1 Aydın ilinde kurum ve kuruluşların temsilcilerinin katılacağı tartışma platformları oluşturmak GÖSTERGELER : Stratejik Amaç 2.1 Gösterge 2.1.1.1.1 Konferans ve toplantı sayısı Stratejik Amaç 2.1 Gösterge 2.1.2.1.1Anket sayısı 44 Stratejik Amaç 2.1 Gösterge 2.1.3.1.1 Toplantı Sayısı STRATEJİK AMAÇ 2.2 SEKTÖR ANALİZLERİ SONUÇLARINDAN YARARLANARAK BÖLGENİN TİCARİ ENVATERİNİ HAZIRLAMAK HEDEFLER: Stratejik Amaç 2.2 Hedef 2.2.1 Doküman taraması ve anket çalışmalarını yapmak Stratejik Amaç 2.2 Hedef 2.2.2 Doküman taraması ve anket çalışmaları sonuçlarını analiz etmek. Stratejik Amaç 2.2 Hedef 2.2.3 Raporlamak Stratejik Amaç 2.2.Hedef 2.2.4 Raporlama sonuçlarını değerlendirmek. FAALİYETLER: Stratejik Amaç 2.2 Faaliyet 2.2.1.1 Konuya uygun çalışmayı yapabilecek özel şirketi tespit etmek. Stratejik Amaç 2.2 Faaliyet 2.2.2.1 Doküman taraması ve anket sonuçlarının analizini ilgili şirkete yaptırmak Stratejik Amaç 2.2 Faaliyet 2.2.3.1 Raporlama sonuçlarının Odaya teslimini sağlamak. Stratejik Amaç 2.2 Faaliyet 2.2.4.1 Raporlama sonuçlarını ilgili paydaşlarla değerlendirme toplantıları aracılığı ile paylaşmak. GÖSTERGELER : Stratejik Amaç 2.2 Gösterge 2.2.1.1.1 Başvuran şirket sayısı Stratejik Amaç 2.2 Gösterge 2.2.2.1.1 Anket uygulama sayısı Stratejik Amaç 2.2 Gösterge 2.2.3.1.1 Rapor sayısı Stratejik Amaç 2.2 Gösterge 2.2.4.1.1 Toplantı sayısı STRATEJİK AMAÇ 2.3 BELİRLENEN SEKTÖRLERDE İÇ VE DIŞ HEDEF PAZAR ANALİZLERİ YAPMAK HEDEFLER: Stratejik Amaç 2.3 Hedef 2.3.1 İhracat ve yatırım alanlarını belirlemek Stratejik Amaç 2.3 Hedef 2.3.2 Hedef pazar analizi yaptırmak Stratejik Amaç 2.3 Hedef 2.3.3 Sektör analizi, ticari envanter ve hedef pazar analizi sonuçlarını Aydın kamuoyu ve Oda üyeleri ile paylaşmak. FAALİYETLER: Stratejik Amaç 2.3 Faaliyet 2.3.1.1 İhracat ve yatırım ile ilgili kurum ve kuruluşlarla (HM – DTM) çalışmalar yapmak Stratejik Amaç 2.3 Faaliyet 2.3.2.1 Hedef pazar belirleme ile ilgili kurum ve kuruluşlarla (HM – DTM) çalışmalar yapmak Stratejik Amaç 2.3 Faaliyet 2.3.3.1 Toplantı organizasyonları yapmak GÖSTERGELER : Stratejik Amaç 2.3 Gösterge 2.3.1.1.1 Toplantı sayısı Stratejik Amaç 2.3 Gösterge 2.3.2.1.1 Toplantı sayısı Stratejik Amaç 2.3 Gösterge 2.3.3.1.1 Organizasyon sayısı STRATEJİK AMAÇ 2.4 YURT İÇİNDE VE YURT DIŞINDA ORTAK YATIRIM YAPABİLECEK VE İHRACAT POTANSİYELİ OLAN FİRMALARIN SAYISINI ARTIRMAK HEDEFLER: Stratejik Amaç 2.4 Hedef 2.4.1 Potansiyel yatırımcı ve ihracatçı firmalar ile yeni girişimci firmaları tespit etmek. Stratejik Amaç 2.4 Hedef 2.4.2 İş kurma ve iş geliştirme eğitimleri vermek FAALİYETLER: 45 Stratejik Amaç 2.4 Faaliyet 2.4.1.1 Aydın’daki tüm meslek kuruşlarına üye firmaları taramak. Stratejik Amaç 2.4 Faaliyet 2.4.2.1 Uygun girişimcilik eğitimlerini planlamak ve uygulamak. GÖSTERGELER : Stratejik Amaç 2.4 Gösterge 2.4.1.1.1 Firma sayısı Stratejik Amaç 2.4 Gösterge 2.4.2.1.1 a-Eğitim sayısı Stratejik Amaç 2.4 Gösterge 2.4.2.1.1 b-Eğitilen kişi sayısı 3. BÖLGENİN EKONOMİSİNİN, TARIMININ VE YER ALTI ZENGİNLİKLERİNİN GELİŞTİRİLMESİNDE ÖNCÜ KURULUŞ OLMASI Stratejik Amaç 3.1 Aydın’daki ticari potansiyeli artırmak. Stratejik Amaç 3.2 Tarıma Dayalı Sera Organize Sanayi Bölgesi kurulmasına öncülük etmek. Stratejik Amaç 3.3 Bölgemizde çıkan jeotermal enerjinin tarımda kullanılması için hazırlanan projelere destek vermek. STRATEJİK AMAÇ 3.1 AYDIN’DAKİ TİCARİ POTANSİYELİ ARTIRMAK HEDEFLER: Stratejik Amaç 3.1 Hedef 3.1.1 Küçük ölçekli işletmelere dönemsel faaliyet gösterebileceği cazibe merkezlerini oluşturmak. Stratejik Amaç 3.1 Hedef 3.1.2 Fuar ve festival organizasyonları gerçekleştirmek. Stratejik Amaç 3.1 Hedef 3.1.3 Üyelerimizin çalışanlarına işbaşı eğitimleri organize etmek. FAALİYETLER: Stratejik Amaç 3.1 Faaliyet 3.1.1.1 İzmir-Muğla-Denizli yol güzergahlarında uygun alanları tespit etmek. Stratejik Amaç 3.1 Faaliyet 3.1.2.1 Özel günler ve bayramlar öncesinde fuar ve festival organizasyonlarını planlamak ve hayata geçirmek. Stratejik Amaç 3.1 Faaliyet 3.1.3.1 İhtiyaç duyulan eğitim konularını belirleyerek eğitimler düzenlemek. GÖSTERGELER : Stratejik Amaç 3.1 Gösterge 3.1.1.1.1 Alan sayıları Stratejik Amaç 3.1 Gösterge 3.1.2.1.1 Fuar ve festival sayıları Stratejik Amaç 3.1 Gösterge 3.1.3.1.1 Eğitim sayıları STRATEJİK AMAÇ 3.2 TARIMA DAYALI SERA ORGANİZE SANAYİ BÖLGESİ KURULMASINA ÖNCÜLÜK ETMEK HEDEFLER: Stratejik Amaç 3.2 Hedef 3.2.1 OSB’nin Müteşebbis Teşekkülünü oluşturmak. Stratejik Amaç 3.2 Hedef 3.2.2 Aydın’da örtü altı yetiştiriciliğin gelişmesine öncelik etmek. Stratejik Amaç 3.2 Hedef 3.2.3 Zeytin ve incirde yaygın olan organik üretimin sertifikasyon çalışmalarını özendirmek. FAALİYETLER: Stratejik Amaç 3.2 Faaliyet 3.2.1.1 Bürokratik işlemleri başlatmak. Stratejik Amaç 3.2 Faaliyet 3.2.2.1 OSB’de örtü altı üretim yapabilecek girişimcilere bilgilendirme toplantıları düzenlemek. 46 Stratejik Amaç 3.2 Faaliyet 3.2.3.1 Organik üretimin yapıldığı bölgelerdeki zeytin ve incir üreticilerine sertifikasyon konusunda bilgilendirme toplantıları düzenlemek. GÖSTERGELER : Stratejik Amaç 3.2 Gösterge 3.2.1.1.1 İşlem sayısı Stratejik Amaç 3.2 Gösterge 3.2.2.1.1 Toplantı sayısı Stratejik Amaç 3.2 Gösterge 3.2.3.1.1 Toplantı sayısı STRATEJİK AMAÇ 3.3 BÖLGEMİZDE ÇIKAN JEOTERMAL ENERJİNİN TARIMDA KULLANILMASI İÇİN HAZIRLANAN PROJELERE DESTEK VERMEK HEDEFLER: Stratejik Amaç 3.3 Hedef 3.3.1 Jeotermal enerjinin meyve ve sebzelerin kurutulmasında kullanılması çalışmalarını desteklemek. Stratejik Amaç 3.3 Hedef 3.3.2 Seracılığın geliştirilmesini desteklemek. Stratejik Amaç 3.3 Hedef 3.3.3 Jeotermal enerjinin sebze ve meyvenin dezenfekte ve pastörize edilmesinde kullanılmasını teşvik etmek.? FAALİYETLER: Stratejik Amaç 3.3 Faaliyet 3.3.1.1 Kurutma tesisi sayısının artırılması için bilgilendirme çalışmalarını yapmak. Stratejik Amaç 3.3 Faaliyet 3.3.2.1 Örtü altı yetiştiriciliğinde ısıtma için jeotermal enerjinin kullanılmasını teşvik etmek. Stratejik Amaç 3.3 Faaliyet 3.3.3.1 Sektörde yaygın kullanımını sağlamak için bilgilendirme toplantıları yapmak. GÖSTERGELER : Stratejik Amaç 3.3 Gösterge 3.3.1.1.1 Toplantı sayısı Stratejik Amaç 3.3 Gösterge 3.3.2.1.1 Uygulayan firma sayısı Stratejik Amaç 3.3 Gösterge 3.3.3.1.1 Toplantı sayısı 4AYDIN İLİNDEKİ SOSYO-KÜLTÜREL VE EKONOMİK YAŞAMININ GELİŞTİRİLMESİ AÇISINDAN TURİZM, COGRAFİ İŞARET TESCİLİ, MARKALAŞMA GİBİ KONULARA ÖNCÜLÜK ETMESİ Stratejik Amaç 4.1 Turizm gelir kalemlerini çeşitlendirmek. Stratejik Amaç 4.2 Efelik kültürünü tanıtmak. Stratejik Amaç 4.3 İncirin coğrafi işaret tescilinin uluslararası platformda tanıtımını yaygınlaştırmak. Stratejik Amaç 4.4 Aydın markası olmuş işletmelerin ulusal ve uluslararası boyutta tanıtılmasını desteklemek. STRATEJİK AMAÇ 4.1 TURİZM GELİR KALEMLERİNİ ÇEŞİTLENDİRMEK HEDEFLER: Stratejik Amaç 4.1 Hedef 4.1.1 İlimiz dahilindeki tanınmayan bölgeleri açığa çıkartmak. Stratejik Amaç 4.1 Hedef 4.1.2 Daha fazla yerli ve yabancı turisti Aydın iline çekmek FAALİYETLER: Stratejik Amaç 4.1 Faaliyet 4.1.1.1 Yayla turizminde Paşa Yaylası, Madran Yaylası, Karacasu Yaylasının, Tarih ve Kültürel Turizmde Tralles Antik Kenti, Nysa Antik Kenti, Sağlık Turizminde kaplıca alanlarını tanıtmak. Stratejik Amaç 4.1 Faaliyet 4.1.2.1 a-Adnan Menderes evinin müze haline dönüştürülmesi çalışmalarına destek olmak Stratejik Amaç 4.1 Faaliyet 4.1.2.1 b-Merkez Çakırbeyli Köyü’nde organik tarım üretim ve ürün satışına yönelik çalışmalara destek vermek 47 Stratejik Amaç 4.1 Faaliyet 4.1.2.1 c-Eski yapıların restore edilerek turizm amaçlı işletilmesine destek olmak GÖSTERGELER : Stratejik Amaç 4.1 Gösterge 4.1.1.1.1 Afiş, broşür, yayın sayıları Stratejik Amaç 4.1 Gösterge 4.1.2.1.1 Proje sayısı, aile işletmelerinin sayısı, yapı sayısı, afiş,yayın, broşür sayısı STRATEJİK AMAÇ 4.2 EFELİK KÜLTÜRÜNÜ TANITMAK HEDEFLER: Stratejik Amaç 4.2 Hedef 4.2.1 Efe kültürünün tanıtımıyla il turizmine katkıda bulunmak. FAALİYETLER: Stratejik Amaç 4.2 Faaliyet 4.2.1.1.a Efe kültürünü yaygınlaştımak için STK ve derneklerle işbirliği yaparak tiyatral faaliyet, folklorik gösteri gibi etkinliklerle Aydın Kültür Günleri oluşmasına destek vermek. Stratejik Amaç 4.2 Faaliyet 4.2.1.1.b Efe kültürünün yaygınlaştırılması için folklorik kıyafetlerinin turizm işletmelerinde çalışan personelce kullanılmasıyla ilgili projelere destek vermek. Stratejik Amaç 4.2 Faaliyet 4.2.1.1.c Efe kültürünün oyuncak sektöründe kullanımına destek sağlamak. GÖSTERGELER : Stratejik Amaç 4.2 Gösterge 4.2.1.1.1 Faaliyet sayısı, işletme sayısı, ürün sayısı STRATEJİK AMAÇ 4.3 İNCİRİN COĞRAFİ İŞARET TESCİLİNİN ULUSLARARASI PLATFORMDA TANITIMINI YAYGINLAŞTIRMAK HEDEFLER: Stratejik Amaç 4.3 Hedef 4.3.1 İncir konseyi kuruluşuna destek vermek Stratejik Amaç 4.3 Hedef 4.3.2 Bir model tasarım geliştirerek tanıtım amaçlı dağıtımını yaygınlaştırmak. FAALİYETLER: Stratejik Amaç 4.3 Faaliyet 4.3.1.1 Konseyin kuruluşunda yer alacak kuruluşların örgütlenerek Tarım Bakanlığı nezdinde gerekli girişimde bulunmasını desteklemek. Stratejik Amaç 4.3 Faaliyet 4.3.2.1 Ulusal ve uluslararası her türlü organizasyonda dağıtılmasını sağlamak GÖSTERGELER : Stratejik Amaç 4.3 Gösterge 4.3.1.1.1 Yazışma sayısı Stratejik Amaç 4.3 Gösterge 4.3.2.1.1 Dağıtım sayısı STRATEJİK AMAÇ 4.4 AYDIN MARKASI OLMUŞ İŞLETMELERİN ULUSAL VE ULUSLARARASI BOYUTTA TANITILMASINI DESTEKLEMEK HEDEFLER: Stratejik Amaç 4.4 Hedef 4.4.1 Uluslararası organizasyonlara katılımlarını sağlamak. Stratejik Amaç 4.4 Hedef 4.4.2 Marka olmuş firmaların tanıtımlarını yapabilecekleri kariyer organizasyonları düzenlemek. FAALİYETLER: Stratejik Amaç 4.4 Faaliyet 4.4.1.1 Fuarlar, iş gezileri, konferanslar, toplantılar, ziyaretler gibi faaliyetlere dahil olmalarını sağlamak. 48 Stratejik Amaç 4.4 Faaliyet 4.4.2.1 Üniversitelerde düzenlenecek kariyer günlerinde Aydın’ın marka firmalarının yer almasını sağlamak, diğer illerdeki organizasyonlara katılımını güçlendirmek. GÖSTERGELER : Stratejik Amaç 4.4 Gösterge 4.4.1.1.1 Etkinlik sayısı Stratejik Amaç 4.4 Gösterge 4.4.2.1.1 Organizasyon sayısı Maliyetlendirme AYDIN’ da iç-dış paydaşların katılımıyla yapılan çalıştay sonrası AYTO’nun gelişme alanlarının tespitinden sonra stratejik amaç ve hedeflere yönelik olarak gerçekleştirilecek faaliyet ve projelere karar verilmiş ve sonra da bunların maliyetleri ve var olan kaynaklar kaynak ihtiyacının karşılanabilirliğini anlamak için tahmini olarak belirlenmiştir. Hedeflerin toplam maliyetinden stratejik amaçların toplam maliyetine ve dolayısıyla genel toplama ulaşılmıştır. İş planlarında ise o yılki tahmini maliyete ulaşılabilecektir. Tablo 5: Hedef-Maliyet-Kaynak Tabloları Tablo A- Hedef-Maliyet ve Kaynak 1. AYTO’NUN KURUMSAL KAPASİTESİNİN ARTIRILARAK EĞİTİM VE AKTİF DANIŞMANLIK HİZMETİ VEREBİLMESİ 2010 S.AMAÇ 1.1 12.500 Hedef 1.1.1 1.500 Hedef 1.1.2 1.000 Hedef 1.1.3 10.000 S.AMAÇ 1.2 5.750 Hedef 1.2.1 1.000 Hedef 1.2.2 2.000 Hedef 1.2.3 1.000 Hedef 1.2.4 500 Hedef 1.2.5 500 Hedef 1.2.6 500 Hedef 1.2.7 250 S.AMAÇ 1.3 7.400 Hedef 1.3.1 1.000 Hedef 1.3.2 2.000 Hedef 1.3.3 4.000 Hedef 1.3.4 400 S.AMAÇ 1.4 11.500 Hedef 1.4.1 Planlanmaktadır Hedef 1.4.2 Planlanmaktadır Hedef 1.4.3 10.000 Hedef 1.4.4 1.000 Hedef 1.4.5 500 S.AMAÇ 1.5 13.250 Hedef 1.5.1 1.250 Hedef 1.5.2 7.500 Hedef 1.5.3 4.000 Hedef 1.5.4 500 Tablo B- Hedef-Maliyet ve Kaynak 2. 2011 13.500 2.000 1.500 10.000 6.250 1.500 2.000 1.000 500 500 500 250 7.900 1.000 2.000 4.500 400 11.500 Planlanmaktadır Planlanmaktadır 10.000 1.000 500 11.250 1.250 7.500 2.000 500 2012 14.500 2.500 2.000 10.000 6.750 1.500 2.500 1.000 500 500 500 250 8.500 1.500 2.000 4.500 500 11.500 Planlanmaktadır Planlanmaktadır 10.000 1.000 500 14.000 1.500 10.000 2.000 500 2013 17.000 3.000 2.000 12.000 7.250 2.000 2.500 1.000 500 500 500 250 9.000 1.500 2.500 4.500 500 11.500 Planlanmaktadır Planlanmaktadır 10.000 1.000 500 13.000 1.500 10.000 1.000 500 AYDIN’DA TİCARİ POTANSİYELİ GELİŞTİRMEK AMACIYLA HEDEF PAZAR ÇALIŞMALARI YAPARAK VE GİRİŞİMCİLİK KAPASİTESİNİ DESTEKLEYEREK YENİ İSTİHTAM ALANLARI YARATMASI 49 S.AMAÇ 2.1 2.000 Hedef 2.1.1 500 Hedef 2.1.2 750 Hedef 2.1.3 750 S.AMAÇ 2.2 1.300 Hedef 2.2.1 500 Hedef 2.2.2 400 Hedef 2.2.3 200 Hedef 2.2.4 200 S.AMAÇ 2.3 4.500 Hedef 2.3.1 2.000 Hedef 2.3.2 1.500 Hedef 2.3.3 1.000 S.AMAÇ 2.4 2.500 Hedef 2.4.1 500 Hedef 2.4.2 2.000 Tablo C- Hedef-Maliyet ve Kaynak 2.000 500 750 750 1.300 500 400 200 200 4.500 2.000 1.500 1.000 3.000 500 2500 2.250 750 750 750 1.300 500 400 200 200 5.500 2.500 2.000 1.000 3.500 500 3.000 2.250 750 750 750 1.300 500 400 200 200 5.500 2.500 2.000 1.000 3.500 500 3.000 BÖLGENİN EKONOMİSİNİN,TARIMININ VE YER ALTI ZENGİNLİKLERİNİN GELİŞTİRİLMESİNDE ÖNCÜ KURULUŞ OLMASI S.AMAÇ 3.1 12.000 3.000 3.000 3.000 Hedef 3.1.1 1.000 1.000 1.000 1.000 Hedef 3.1.2 1.000 1.500 1.500 1.500 Hedef 3.1.3 10.000 500 500 500 S.AMAÇ 3.2 7.000 8.000 9.000 10.000 Hedef 3.2.1 1.000 1.000 1.000 1.000 Hedef 3.2.2 1.000 1.000 1.000 1.000 Hedef 3.2.3 5.000 6.000 7.000 8.000 S.AMAÇ 3.3 8.000 11.000 14.000 16.000 Hedef 3.3.1 2.000 3.000 4.000 4.000 Hedef 3.3.2 3.000 4.000 5.000 6.000 Hedef 3.3.3 3.000 4.000 5.000 6.000 3. Tablo D- Hedef-Maliyet ve Kaynak 4. AYDIN İLİNDEKİ TURİZM, COGRAFİ İŞARET TESCİLİ, MARKALAŞMA GİBİ KONULARA ÖNCÜLÜK ETMESİ S.AMAÇ 4.1 Hedef 4.1.1 Hedef 4.1.2 S.AMAÇ 4.2 Hedef 4.2.1 S.AMAÇ 4.3 Hedef 4.3.1 Hedef 4.3.2 S.AMAÇ 4.4 Hedef 4.4.1 Hedef 4.4.2 1.500 750 750 2.000 2.000 4.000 1.000 3.000 15.500 15.000 500 2.000 1.000 1.000 2.500 2.500 4.000 1.000 3.000 18.000 17.500 500 2.500 1.250 1.250 3.000 3.000 4.000 1.000 3.000 20.500 20.000 500 3.000 1.500 1.500 3.500 3.500 4.000 1.000 3.000 22.750 22.500 500 KAYNAKLAR Genel Bütçe 2010 110.700 2011 109.700 2012 133.550 2013 132.550 İzleme, Değerlendirme ve Performans Göstergeleri AYTO için belirlenen stratejik amaç ve hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığını ölçmek için performans göstergeleri konulmuştur. Performans göstergeleri mümkün olabildiği oranda girdi, çıktı, sonuç, verimlilik, etkinlik, kalite türlerinden sayısal olabilecek değerler alınarak hazırlanmıştır. Sonuçların izlenebilirliğini kolaylaştırmak ve değerlendirmeler için kulanabilirliğini sağlamak için izleme tablosu hazırlanmıştır: Tablo 6: AYTO Stratejik Plan İzleme Tablosu S.Amaç Hedef Faaliyet Performans Göstergesi Yil Sorumlu Servis 50 S.A 1.1 S.A 1.1 S.A 1.1 S.A 1.2 S.A 1.2 S.A 1.2 S.A 1.2 S.A 1.2 S.A 1.2 S.A 1.2 S.A 1.3 S.A 1.3 S.A 1.3 S.A 1.3 S.A 1.4 S.A 1.4 S.A 1.4 S.A 1.4 S.A 1.4 S.A 1.5 S.A 1.5 S.A 1.5 S.A 1.5 S.A 2.1 S.A 2.1 S.A 2.1 S.A 2.2 S.A 2.2 S.A 2.2 S.A 2.2 S.A 2.3 S.A 2.3 S.A 2.3 S.A 2.4 S.A 2.4 S.A 3.1 S.A 3.1 S.A 3.1 S.A 3.2 S.A 3.2 S.A 3.2 S.A 3.3 S.A 3.3 S.A 3.3 S.A 4.1 S.A 4.1 S.A 4.2 S.A 4.3 S.A 4.3 S.A 4.4 S.A 4.4 H. 1.1.1 H. 1.1.2 H. 1.1.3 H. 1.2.1 H. 1.2.2 H. 1.2.3 H. 1.2.4 H. 1.2.5 H. 1.2.6 H. 1.2.7 H. 1.3.1 H. 1.3.2 H. 1.3.3 H. 1.3.4 H. 1.4.1 H. 1.4.2 H. 1.4.3 H. 1.4.4 H. 1.4.5 H. 1.5.1 H. 1.5.2 H. 1.5.3 H. 1.5.4 H. 2.1.1 H. 2.1.2 H. 2.1.3 H. 2.2.1 H. 2.2.2 H. 2.2.3 H. 2.2.4 H. 2.3.1 H. 2.3.2 H. 2.3.3 H. 2.4.1 H. 2.4.2 H. 3.1.1 H.3.1.2 H. 3.1.3 H. 3.2.1 H. 3.2.2 H. 3.2.3 H. 3.3.1 H. 3.3.2 H. 3.3.3 H. 4.1.1 H. 4.1.2 H. 4.2.1 H. 4.3.1 H. 4.3.2 H. 4.4.1 H. 4.4.2 F1.1.1.1 F1.1.2.1 F1.1.3.1 F1.2.1.1 F1.2.2.1 F1.2.3.1 F1.2.4.1 F1.2.5.1 F1.2.6.1 F1.2.7.1 F1.3.1.1 F1.3.2.1 F1.3.3.1 F1.3.4.1 F1.4.1.1 F1.4.2.1 F1.4.3.1 F1.4.4.1 F1.4.5.1 F1.5.1.1 F1.5.2.1 F1.5.3.1 F1.5.4.1 F2.1.1.1 F2.1.2.1 F2.1.3.1 F2.2.1.1 F2.2.1.2 F2.2.3.1 F2.2.4.1 F2.3.1.1 F2.3.2.1 F2.3.3.1 F2.4.1.1 2.4.2.1 F3.1.1.1 F3.1.2.1 F3.1.3.1 F3.2.1.1 F3.2.2.1 F3.2.3.1 F3.3.1.1 F3.3.2.1 F3.3.3.1 F4.1.1.1 F4.1.2.1 a b c F4.2.1.1 F4.3.1.1 F4.3.2.1 F4.4.1.1 F4.4.2.1 G 1.1.1.1.1 G 1.1.2.1.1 G 1.1.3.1.1 G 1.2.1.1.1 G 1.2.2.1.1 G 1.2.3.1.1 G 1.2.4.1.1 G 1.2.5.1.1 G 1.2.6.1.1 G 1.2.7.1.1 G 1.3.1.1.1 G 1.3.2.1.1 G 1.3.3.1.1 G 1.3.4.1.1 G 1.4.1.1.1 G 1.4.2.1.1 G 1.4.3.1.1 G 1.4.4.1.1 G 1.4.5.1.1 G 1.5.1.1.1 G 1.5.2.1.1 G 1.5.3.1.1 G 1.5.4.1.1 G 2.1.1.1.1 G 2.1.2.1.1 G 2.1.3.1.1 G 2.2.1.1.1 G 2.2.2.1.1 G 2.2.3.1.1 G 2.2.4.1.1 G 2.3.1.1.1 G 2.3.2.1.1 G 2.3.3.1.1 G 2.4.1.1.1 G 2.4.2.1.1 a,b G 3.1.1.1.1 G 3.1.2.1.1 G 3.1.3.1.1 G 3.2.1.1.1 G 3.2.2.1.1 G 3.2.3.1.1 G 3.3.1.1.1 G 3.3.2.1.1 G 3.3.3.1.1 G 4.1.1.1.1 G 4.1.2.1.1 a,b,c G 4.2.1.1.1 a,b,c G 4.3.1.1.1 G 4.3.2.1.1 G 4.4.1.1.1 G 4.4.2.1.1 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 2010-2013 51 III. III.1 STRATEJİK PLAN Uygulama Akredite olmuş ve temel kriterler olarak, standart bir yönetim sistemi ile kendi organizasyonuna ve bağlı kuruluşlarına küresel bir yapı kazandırmak, yeterliliği müşteriler ve toplum için şeffaf hale getirmek, belge ve raporların güvenirliğini artırmak, değerlendirmelerde uygunluk altyapısı oluşturmak ve uluslararası ticareti kolaylaştırmak gibi temel değerler için yola çıkmış odalarımızda dokümante edilmiş ve uygulanmakta olan ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi ile ulaşılmak istenen; - Personeliyle bütünleşmiş ve kurumsallaşmış, - % 100 üye memnuniyetini hedefleyen, - Planlarını üye beklentileri doğrultusunda oluşturan ve - Üyelerine, serbest piyasa ekonomisi çerçevesinde ulusal ve uluslararası pazarlarda rekabet edebilmeleri için kurumsallaşma, ar-ge, inovasyon, verimlilik, finans kaynakları ve dış pazarlara erişim gibi konularda eğitim ve aktif danışmanlık hizmeti veren bir kuruluş haline gelebilmektir Bu amaçlara ulaşabilmek ve kamu yararını ön planda tutarak temsil ettiği özel sektör camiasının menfaatlerini koruyan bir kuruluş haline gelebilmek için, hazırlanan Stratejik Planların mutlaka uygulanabilir olması gerekmektedir. Bu nedenle “Yönetimin Gözden Geçirme Prosedürü” ile “İzleme ve Değerlendirme Prosedürleri” revize edilmiş olup kılavuz ve talimat gibi gereken ilave dokümanlar sisteme eklenerek, Stratejik Planın personel tarafından öğrenilmesi, hayata geçirilmesi ve izlenebilmesi sağlanmıştır. Bilindiği gibi, ISO 9001 KYS Standardına göre kalite yönetim sisteminin benimsenmesi, kuruluşun stratejik bir kararı olmalıdır. Kuruluşa ait Kalite Yönetim Sisteminin tasarımı ve uygulanmasına ürün ve hizmetler, organizasyonel ortam, kurumsallaşma ölçüsü, değişen ihtiyaçlar ve stratejik amaçlar süreçleri etkiler. Böylece, bu standarttan tek tiplilik ya da tek tip dokümantasyon amaçlanmadığı ortaya çıkar. Bu nedenle kuruluşun tüm ihtiyaç duyduğu sistemler buna entegre edilebilir. IV. IV.1 İŞ PLANLARI İş Planı Belirlenmiş bir hedefin izlenip değerlendirilebilmesi için ihtiyaç duyulan veriler halihazırda toplanmamışsa, bu verilerin nasıl, ne sıklıkla ve kim tarafından toplanacağı, bu kapsamdaki kısıtların neler olacağı gibi hususları incelemek ve bu kapsamda ISO 9001:2008 KYS dokümantasyonundaki veri analizi ve iç denetim prosedürlerini güncelleyerek gerekli eklemeleri yapmak ve bu sürece ilişkin yeni formlar hazırlamak hususu Kalite Yönetim Temsilcisine anlatılmış olup, konu ile ilgili revizyonlar başlatılmıştır. Buna parelel olarak AYTO STRATEJİK PLANININ yıllık iş planları da oluşturulmuş ve burada verilmiştir. 52 V. STRATEJİLER VE PLANIN GELİŞTİRİLMESİ Aydın Ticaret Odası Stratejik Planı hazırlanırken personel ve üst yönetim eğitimlerinin yanısıra çeşitli toplantılar ile iç ve dış paydaşların da katıldığı bir “ÇALIŞTAY” düzenlenmiştir. Bu çalışmalar esnasında, plan hazırlanmasına eş zamanlı olarak birçok kişinin görüşleri doğrultusunda çeşitli stratejiler de ortaya çıkmıştır. Gerek çalışanlar ve gerekse yönetim, danışmanlarının somutlaştırdığı aşağıdaki stratejik sonuçların planın uygulanabilmesi ve geliştirilebilmesi için gerekli olduğunu düşünmektedirler. Burada, dört yıllık plan olarak hazırlanan ve stratejik amaçlara ulaşmak için belirlenen faaliyetlerin, Kalite Yönetim Sisteminde var olan iş akışları ile birleştirilip yıllık “İŞ PLANLARI” haline getirilmesi sağlanmıştır. Stratejik Amaç ve Hedefleri 19 Nisan 2010 TARİH VE 61 SAYI-2426 NO’LU KARARI ile Yönetim Kurulu tarafından kabul edilen planın son hali TOBB ETÜ SEM’e teslim edilmiş ve onların redaksiyonundan sonra uygulamaya alınmıştır. Sonuç olarak bu çalışmanın stratejileri şöyle özetlenebilir: ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu revize edilmiş ve Stratejik Plan hazırlama ve revizyonu ile planın uygulanmasını izleme-değerlendirme usulleri ilgili prosedürlere eklenmiştir. Stratejik Plan Kılavuzu da destek doküman olarak sisteme eklenerek “Oda/Borsa Yönetim Sistemi” için ilk entegrasyonlar yapılmıştır. Akreditasyon kurallarına uyumun da esas alındığı Stratejik Plan çalışmalarının Odamız kurumsallaşma çabalarına katkıları tüm personel tarafından anlaşılmıştır. Paydaş Analizi sonuçlarına gore “izle” stratejileri uygulanacak paydaşlar için Odada bir personel görevlendirilmiş olup, bu kişi 2010 sonuna kadar bu paydaşların programlarını yakından izleyerek hazırladığı raporu yönetime sunacaktır. Böylece Üst Yönetim bu paydaşlarla birlikte çalışma ve projeler üretme imkanlarını araştırarak 2011’de “çalışmalara dahil et” politikaları üretecektir. Böylece 2012 ve 2013 yıllarında tüm paydaşlarla “birlikte çalış” geleneğine sahip olacak olan Odamız, hazırladığı stratejik amaçlar doğrultusunda yöredeki kurum ve kuruluşlar arasında ortak projelere önderlik edecektir. SWOT analizi sonuçlarına göre ortaya çıkan Odanın zayıf yönlerini güçlendirmek ve tehditlerle başa çıkıp fırsatlardan daha fazla yararlanabilmek için, bu plan döneminde kurumsallaşmaya önem verilmiş olup ilk Stratejik Amaç içinde hedef ve faaliyetler detaylandırılmıştır. “Stratejik Plan”ı yıllara göre uygulama planları olarak niteleyebileceğimiz “İş Planları”, ilgili prosedüre göre yılda en az bir kere “Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısı”nın gündemine alınarak gerekli kararlar alınacak ve varsa güncellemeler ile yeni görevlendirmeler yapılacaktır. Uygulanamayan hedefler de değiştirilerek bir sonraki yıl için yeni hedefler konulabilecektir. İş Planları uygulanırken, yerel, bölgesel ve uluslararası koşullara göre değişen şartlar izlenecek olup faaliyet ve projelerin gerçekleşmesi için yeni stratejiler yönetimce oluşturulacaktır. Bunun için planın uygulama sürecinde zaman zaman SWOT, PEST ANALİZLERİ ya da PAYDAŞ ÇALIŞTAYI yapılarak bu stratejilere temel hazırlanmalıdır. 53 TEŞEKKÜR: Bu planın hazırlanma dönemi olan 2009- 2010 yıllarında TOBB Akreditasyon Kurul Sekreteri Sayın Sibel Aygün tarafından düzenlenen eğitimlere Odamız personelinden ilgililer katılmışlardır. Ayrıca TOBB-Daire Başkanı Sayın Dr. Yüksel Vardar’ın sunum notları ve önerdiği bazı tablolar bu çalışmalarda kullanılmıştır. Kendilerine stratejik planlarımızın geliştirilmesine katkılarından dolayı teşekkürlerimizi sunuyoruz. Ayrıca TOBB ETÜ SEM’den emeği geçen herkese teşekkür ederiz. 54
