Ünite Adı

advertisement
Versiyon: 2016.01
Genel
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
1.
Tedarik Zinciri .............................................................................................. 9
1.1. Tofaş Tedarik Zinciri ............................................................................ 10
1.2. Dünya Klasında Lojistik (World Class Logistics-WCL) ........................ 10
1.2.1. WCL Malzeme Sınıflandırma ........................................................ 11
1.2.2. WCL Akış Tipleri ........................................................................... 13
1.3. Lojistik Gereklilikler.............................................................................. 14
2.
Tedarikçi Portalı ........................................................................................ 17
2.1. Tedarikçi Portalına Erişim ................................................................... 17
2.2. Portal Alanları ...................................................................................... 18
3.
Sipariş Yönetimi ........................................................................................ 21
3.1. Sipariş Gönderim Metotları .................................................................. 21
3.2. Sipariş Gönderim Periyodu.................................................................. 21
3.2.1. Haftalık MRP ................................................................................... 21
3.2.2. Günlük MRP .................................................................................... 22
3.3. Sipariş Dosyası Formatı ...................................................................... 23
3.4. Sipariş Değişikliği (A8) ........................................................................ 26
3.5. Malzeme Kullanımının Sona Ermesi ................................................... 27
3.6. Kanban Uygulaması ............................................................................ 27
3.7. Kapasite Yönetimi ............................................................................... 30
4.
Ambalaj Yönetimi ...................................................................................... 32
4.1. Geri Dönüşümlü Ambalajlar................................................................. 32
4.1.1. Standart Ambalajlar ...................................................................... 32
4.1.2. Kaset ve Palet............................................................................... 32
4.1.3. Spesifik Ambalajlar ....................................................................... 33
4.2. Geri Dönüşümsüz Ambalajlar .............................................................. 33
4.2.1. Karton Kutu ................................................................................... 33
4.2.2. Tahta Palet ................................................................................... 33
Genel
1
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
4.3. Ambalaj Teyitleşme ............................................................................. 34
4.4. Spesifik Ambalaj Belirleme .................................................................. 36
4.5. Geri Dönüşümlü Ambalajların Yönetimi ............................................... 36
4.5.1. Boş Ambalaj Mutabakat ................................................................ 37
4.5.2. Hasarlı ve Hatalı Kasa Sevkiyatları............................................... 38
4.5.3. Ambalaj İrsaliye Onayları .............................................................. 38
4.6. Flusso Teso ......................................................................................... 39
5.
Sevkiyat Yönetimi ...................................................................................... 40
5.1. Malzeme Tanıtım Etiketleri .................................................................. 40
5.2. İrsaliye İşlemleri ................................................................................... 44
5.2.1. Matbu İrsaliye ............................................................................... 44
5.2.2. Elektronik İrsaliye (ASN) ............................................................... 45
5.2.3. ASN Gönderim Metotları ............................................................... 46
5.2.4. Elektronik İrsaliye Gönderim Raporu ............................................ 49
5.2.5. ASN Performansı .......................................................................... 49
5.3. Odette Etiketi ve e-İrsaliye Oluşturma Programı ................................. 52
5.4. Sevkiyatlar ........................................................................................... 52
5.4.1. Milk-Run .......................................................................................... 52
5.4.2. Milk-Run Dışı ................................................................................... 57
5.4.3. Palet Hazırlama ............................................................................... 57
5.4.4. Sevkiyat Doğruluğu ......................................................................... 59
5.4.5. Malzemelerin Araç İçinde Konumlandırılması ................................. 60
5.5. Tofaş Kabul İşlemleri ........................................................................... 61
6. Tedarik Zinciri Performans Yönetimi............................................................. 63
6.1. Lojistik Hata Yönetimi (SQP) ................................................................. 63
6.1.1. SQP Sistemine Erişim ..................................................................... 63
6.1.2. SQP Ana Ekranı .............................................................................. 63
6.2. Teslimat Performansı ............................................................................. 66
6.2.1. Seri Üretim Parçaları Değerlendirme Kriterleri ................................ 66
Genel
2
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
6.2.2. IRF Parçaları Değerlendirme Kriterleri ............................................ 71
6.2.3. Değerlendirme Kriter Ağırlıkları ....................................................... 73
6.2.4. Değerlendirme Sonuçları ve İtiraz Süreci ........................................ 75
6.3. MMOG/LE .............................................................................................. 75
6.3.1. Amaç ve Hedefler ............................................................................ 76
6.3.2. Kriter Ağırlıkları ve Sınıflandırma ..................................................... 77
6.3.3. Öz Değerlendirme Gönderimi .......................................................... 78
6.4. Tedarik Zinciri Performansı Kriterleri ...................................................... 79
6.4.1. Teslimat Performansı .................................................................... 80
6.4.2. SQP .............................................................................................. 80
6.4.3. Genel Değerlendirme .................................................................... 80
6.4.4. MMOG/LE ..................................................................................... 80
6.4.5. Tedarik Zinciri Performansı Kategori Aralıkları ............................. 81
Genel
3
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Şekil 1. Tedarik Zinciri Süreci ............................................................................. 9
Şekil 2. Tofaş Tedarik Zinciri Organizasyonu ................................................... 10
Şekil 3. WCM Lojistik Adımları ......................................................................... 11
Şekil 4. Malzeme Sınıflandırma ........................................................................ 12
Şekil 5. Hat Yanı Malzeme Stok Seviyeleri....................................................... 13
Şekil 6. Malzeme Akış Tipleri ........................................................................... 13
Şekil 7. Lojistik Gereklilikler Formu ................................................................... 15
Şekil 8. Lojistik Standartları Formu ................................................................... 16
Şekil 9. Haftalık MRP Periyotları ...................................................................... 22
Şekil 10. Günlük MRP Periyotları (1) ................................................................ 22
Şekil 11. Günlük MRP Periyotları (2) ................................................................ 22
Şekil 12. Haftalık MRP Örneği .......................................................................... 25
Şekil 13. Sipariş Değişikliği Dosyası ................................................................. 27
Şekil 14. e-Kanban Sistemi .............................................................................. 28
Şekil 15. e-Kanban Sipariş Analizi .................................................................... 29
Şekil 16. Kapasite Yönetimi Ana Ekran ............................................................ 30
Şekil 17. Kapasite Giriş Ekranı ......................................................................... 31
Şekil 18. Kapasite Kritiklik Raporu .................................................................... 31
Şekil 19. Standart Ambalajlar ........................................................................... 32
Şekil 20. Spesifik Ambalajlar ............................................................................ 33
Şekil 21. Ambalaj Teyitleşme Ekranı ................................................................ 34
Şekil 22. Ambalaj Teyitleşme Formu ................................................................ 35
Şekil 23. Boş Kasa Mutabakat Ekranı .............................................................. 38
Şekil 24. İrsaliye Onay Ekranı .......................................................................... 39
Şekil 25. Odette Etiket Basma Ekranı............................................................... 40
Şekil 26. Parça Bilgileri Ön Tanımlama Ekranı ................................................. 42
Şekil 27. Odette Etiket Sayfa Ayarları............................................................... 44
Şekil 28. e-İrsaliye Log Sayfası ........................................................................ 46
Genel
4
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Şekil 29. ASN Manuel Yükleme Ekranı ............................................................ 47
Şekil 30. İrsaliye Kontrol Ekranı........................................................................ 47
Şekil 31. Yükleme Bildirimi ............................................................................... 47
Şekil 32. ASN Manuel Giriş Ekranı ................................................................... 48
Şekil 33. e-İrsaliye Gönderim Raporu ............................................................... 49
Şekil 34. ASN Performansı Sorgulama Ekranı ................................................. 50
Şekil 35. ASN Performansı Sorgusu ................................................................ 50
Şekil 36. ASN Performans Hata Örneği (1) ...................................................... 51
Şekil 37. ASN Performans Hata Örneği (2) ...................................................... 51
Şekil 38. Milk-Run Operasyonu ........................................................................ 53
Şekil 39. 3PL Yükleme Teyit Formları Ekranı ................................................... 54
Şekil 40. 3PL Yükleme Teyitleşme Ekranı ........................................................ 54
Şekil 41. Tedarikçilere Yayınlanan Yükleme Formu ......................................... 55
Şekil 42. Palet Doldurma .................................................................................. 58
Şekil 43. Şeritleme Örneği ................................................................................ 58
Şekil 44. Etiketlerin Konumlandırılması ............................................................ 60
Şekil 45. Tofaş Genel Kabul Süreci .................................................................. 61
Şekil 46. SQP Giriş Ekranı ............................................................................... 63
Şekil 47. SQP Ana Ekranı ................................................................................ 64
Şekil 48. SQP Endeks Ekranı ........................................................................... 64
Şekil 49. Hesaplama Algoritması ...................................................................... 67
Şekil 50. Malzeme Lojistik Uygunluk Kırılımı .................................................... 69
Şekil 51. IRF Programa Uyum Hesaplama Algoritması .................................... 72
Şekil 52. Milk-Run Firmaları İçin Kriter Oranları ............................................... 74
Şekil 53. Milk-Run Dışı Firmalar İçin Kriter Oranları ......................................... 74
Şekil 54. IRF Firmaları İçin Kriter Oranları ........................................................ 74
Şekil 55. MMOG/LE Modeli .............................................................................. 76
Şekil 56. MMOG/LE Kriter Ağırlıkları ................................................................ 77
Şekil 57. MMOG/LE Sınıflandırma ................................................................... 77
Genel
5
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Şekil 58. MMOG/LE Gönderim Ekranı .............................................................. 78
Şekil 59. Tedarik Zinciri Performans Kriter Ağırlıkları ....................................... 81
Şekil 60. Tedarik Zinciri Performans Kategori Aralıkları ................................... 81
Genel
6
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
3PL: Third Party Logistics (Lojistik Servis Sağlayıcı)
ASN: Advanced Shipment Notice (Elektronik İrsaliye)
CSL: Controlled Shipment Level (Kontrollü Sevkiyat Seviyesi)
LRB: Logistics Requirements Book (Lojistik İhtiyaç Kitabı)
LSS: Logistics Sourcing Standards (Lojistik Kaynak Seçimi Standartları)
MMOG/LE: Materials Management Operations Guideline/Logistis
Evaluation (Malzeme Yönetimi Operasyonları Klavuzu/Lojistik
Değerlendirme)
MRP: Material Resource Planning (Malzeme İhtiyaç Planlama)
SQP: Supplier Quality Performance (Tedarikçi Kalite Performansı)
WCL: World Class Logistics (Dünya Klasında Lojistik)
WCM: World Class Manufacturing (Dünya Klasında Üretim)
Genel
7
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Tedarikçi lojistik el kitabı, Tofaş’a direkt malzeme tedariki yapan
firmalardan lojistik beklentileri, bu beklentileri karşılamak için koyulan hedefleri
ve bu hedeflere ulaşmak için izlenmesi gereken yöntemleri, tedarikçilerimiz ile
paylaşmayı amaçlamaktadır. Ayrıca tüm Tofaş lojistik sistemlerinin kullanımı da
anlatılmaktadır.
El kitabı belirli frekanslarda kontrol edilmekte ve ihtiyaç halinde güncelleme
yapılmaktadır.
Versiyon no Revizyon Tarihi
Önceki versiyona yapılan değişiklik
2016.01
Ocak-2016
Kapsamlı içerik güncellenmesi
2015.01
Ocak-2015
İlk yayın
Genel
8
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
1. Tedarik Zinciri
Bir müşteri talebinin karşılanması için direkt veya endirekt olarak devreye
giren bütün aşamaların oluşturduğu yapıya tedarik zinciri denir. Tedarik zinciri
sadece üretici ve tedarikçileri değil, taşıyıcıları, depoları, perakendecileri ve
müşterilerin kendilerini dahi kapsar (Chopra, Sunil, ve Meindl, 2003 Supply
Chain 2.).
Şekil 1’de tedarik zinciri hammaddenin mamüle dönüşmesi, müşteriye
ulaşması ve son kullanıcılar tarafından tüketilmesi aşamalarını kapsayan fiziksel
ve bilgi akışı süreci olarak gösterilmektedir.
Şekil 1. Tedarik Zinciri Süreci
Şirketlerin ve tedarik zincirinin bir bütün olarak uzun vadeli performansını
iyileştirmek amacı ile zincirde yer alan işletmelerin birbirleriyle ve kendi içlerinde
yer alan iş fonksiyonlarının sistemsel ve stratejik koordinasyonuna tedarik
zinciri yönetimi denir (Defining Supply Chain Management, Journal of
Business Logistics).
Genel
9
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
1.1. Tofaş Tedarik Zinciri
Tofaş Tedarik Zinciri Direktörlüğü, organizasyonda CEO’ya bağlı 14
direktörlükten biridir. Tedarik Zinciri Direktörlüğü talep planlamasından
müşteriye sevkiyat sürecine kadar ki planlama ve lojistik süreçlerin sahibidir. Bu
süreçte koordinasyon görevini üstlenir. Temel görevi, müşteri taleplerini
fabrikanın ve yan sanayinin şartları ve kısıtları doğrultusunda en az stok, en az
maliyet ve en yüksek servis seviyesi ile sağlamaktır. Bunu yaparken pazarın
gerektirdiği esnekliği tedarik zincirinde sağlamayı, sürdürülebilirliği risk yönetimi
ve çevreci yaklaşımlar ile artırmayı hedefler. Bir destek birimi olarak Satış ve
Üretim iki önemli müşterisidir. İç lojistik süreçleri bağlamında tedarikçiler ile dış
lojistik bağlamında ise bayiler ile çok yakın çalışır. Yeni Ürün Devreye Alma
sürecinde Üretim, Teknoloji, Satınalma ve AR-GE ile birlikte çalışarak tedarik
zinciri ihtiyaçlarına uygun ürün/teknoloji ve yerleşim çalışmalarına katılır.
Şekil 2. Tofaş Tedarik Zinciri Organizasyonu
1.2. Dünya Klasında Lojistik (World Class Logistics-WCL)
Tofaş proseslerini yalınlaştırmak için 2006’dan itibaren World Class
Manufacturing-WCM (Dünya Klasında Üretim) uygulamaktadır. WCM’de iş yeri
organizasyonu, kalite, bakım gibi 10 teknik ve 10 yönetimsel pillar
bulunmaktadır. Lojistik de teknik pillarlardan biridir.
Genel
10
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Lojistiğin genel amacı ürünleri doğru zamanda doğru yere istenilen kalitede
getirebilmektir. Lojistiğin dünya klası standartlarında olması için uyulması
gereken prensipler aşağıdaki gibidir:
1) İş güvenliğini artırmak
2) En kısa lead time ile ürün teslimatını geçekleştirmek
3) Sürekli akış ile stoku minimize etmek
4) Malzeme elleçlemeyi minimize etmek
5) Teslimat performansını iyileştirmek
6) Talep dalgalanmalarını yönetmek
7) Sürdürülebilir bir tedarik zinciri oluşturmak
WCL adımları aşağıdaki gibidir. Lojistik pillarına ait ilk 3 adım “Akış Yarat”
sonraki 4 ve 5. adımlar “Düzgün Akış Yarat”, 6. adım “Doğru Akış Yarat” ve
son olarak 7. adım ise “Kontrollü Akış Yarat” şeklindedir.
Şekil 3. WCM Lojistik Adımları
1.2.1. WCL Malzeme Sınıflandırma
Tedarik zinciri maliyetlerini doğrudan etkileyen malzeme akışlarının verimli
olarak dizayn edilebilmesi için üzerinde çalışılması gereken en değerli ve en çok
verim alabileceğimiz malzemelerin seçilmiş olması gerekmektedir. Bu nedenle
malzemelerin sınıflandırılması gereği ortaya çıkmıştır.
Genel
11
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Fiat genelinde kullanılan sınıflandırma yaklaşımında, önceliklendirilecek
malzeme grupları “pahalı-hacimli-çeşitli” olmalarına göre sıralanmaktadır.
Aşağıda malzeme sınıf ve seçim kriterleri verilmiştir.
Şekil 4. Malzeme Sınıflandırma
Pahalı malzemeler seçilirken, tüm malzemelere ait fiyat ve tüketim
miktarları çarpılarak elde edilen tutarlardan (büyükten küçüğe) sıralı bir liste
yapılmakta ve bu listenin yukarıdan aşağı % 65’lik bölümü pahalı malzeme
olarak tanımlanmaktadır.
Hacim sınıfı belirlenirken, malzemenin ambalajı standart ise “parçanın
boyutları” (1200 x 1000 x 50 mm.) 60 litreden büyük olanlar, ambalaj spesifik ise
“ambalajın boyutları” (örneğin 1200 x 1000 x 1200 mm. ölçülerinde bir ambalaj)
1200 litreden büyük olanlar hacimli malzeme olarak tanımlanmaktadırlar.
Malzeme çeşitliliğini belirlerken, çeşit 3’ten fazla ise malzeme çok çeşitli
olarak kabul edilmektedir. Ayrıca, malzeme araç üzerinde sağ-sol olarak
kullanılıyorsa ve çeşidi 6’dan fazla ise çok çeşitli kabul edilir.
Vida, cıvata, pul, somun, basit klips vb. küçük ve ucuz parçaların tamamı
“C” sınıfı malzeme olarak kabul edilmekte, pahalı-hacimli-çok çeşitli ve “C”
sınıfı dışında kalan normal malzemeler de “B” sınıfı malzeme olarak
adlandırılmaktadır. Bir malzemenin akışı belirlenirken ya da malzemenin
yönetimi ile ilgili diğer kararlar verilirken ilgili tabloda belirlenmiş malzeme sınıfı
dikkate alınmaktadır. Ayrıca, üretim hatlarının yanında bulunması gereken
malzeme stok seviyeleri de malzeme sınıflarına göre değişiklik göstermektedir.
Hat yanı stokların malzeme sınıfları ile olan bağlantısı aşağıda gösterilmiştir.
Genel
12
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Şekil 5. Hat Yanı Malzeme Stok Seviyeleri
1.2.2. WCL Akış Tipleri
Üretimin ihtiyacı olan tüm malzemeler belirlenmiş bir akışla tedarik
edilmektedir. Tofaş’ta lojistik uygulamalarında geçerli olan malzeme akış
yöntem ve açıklamaları aşağıda verilmiştir.
Şekil 6. Malzeme Akış Tipleri
Malzeme akış tipi malzeme sınıfına göre belirlenir. Pahalı ve çok çeşitliliği
olan A malzeme grubu için JIS akışı tercih edilmelidir. Fakat JIS 1-2-3 akışları
tedarikçi ile ilişkili olduğu için stok, işçilik, transport, alan maliyetlerinin de
değerlendirilmesi gerekir.
JIS 1-2-3’te, parçalar tedarikçi personeli tarafından yönetilmekte; stok,
sıralama ve sevk işlemleri tedarikçi tarafından organize edilmektedir. JIS-1 ve
JIS-2 modelinde tedarikçiye kurulan Stake yazılımı ile Tofaş-tedarikçi arası
Genel
13
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
bağlantı sağlanmış olur. Tofaş üretim sırası 10’ar dakikalık periyodlarda
tedarikçiye iletilir. Tedarikçi personeli de bu bilgiye göre parçaların üretim ve
sıralama işlemlerini yapar. JIS-3 modelinde ise tedarikçi süpermarket bölgesine
verilen yazıcılara üretim sırası eş zamanlı olarak gelir. Buradaki personel bu
bilgiye göre sıralama işlemlerini yapar.
JIS olarak yönetilen parçalar teslimat performansı sisteminde % 100
puan ile değerlendirilmektedir.
1.3. Lojistik Gereklilikler
Sourcing (kaynak seçimi) faaliyeti yürütülmekte olan bir parçanın lojistik
gereklilikleri, Tedarik Zinciri Birimi tarafından standart formlarla Satınalma
Birimi’ne ve tedarikçiye iletilmektedir. Kaynak seçimi sürecinde, WCL Malzeme
sınıflandırmaya göre A sınıfı malzemeler “heavy item”; diğer parçalar “standart
item” olarak kabul edilir.
Heavy item sınıfındaki parçalar için tedarik zinciri, parçaya özel Logistics
Requirements Book-LRB (Lojistik İhtiyaç Kitabı) hazırlar. Standart item
sınıfındaki parçalar için ise Logistics Sourcing Standart-LSS (Lojistik
Kaynaklama Standartları) formu hazırlanır.
Sourcing faaliyeti yürütülmekte olan parçaların Incoterms koşulları
(sevkiyat şekli ve sorumlulukları) Satınalma ve Tedarik Zinciri ile birlikte karar
verilerek LRB ve LSS formlarında belirtilir. Tedarikçi teklifini bu koşulları dikkate
alarak teklifini verir ve aşağıdaki dokümanları imzalayarak Tofaş’a gönderir.
Genel
14
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Fiat Group Automobiles S.p.A.
Supply Chain Management
LOGISTICS REQUIREMENTS BOOK
CONFIDENTIAL
Ref. No.
Desc. of component:
No of sheets:
Sheet:
3
Model:
Nr of items per car:
XX/XX/2011
1
1. Logistics Requirements
Nr of tech. variants:
FIAT Plant:
Supplier Corporate Name:
Supplier Code:
Supplier Production Plant address (Country-City-Zip code):
FLOW TYPE:
JIS / JIT WINDOW:
FEATURES:
2. Delivery terms
Material Scheduling
2.01 FCA / FOB place of delivery (address):
2.02 Advanced supplier w arehouse location (if applicable):
2.03 Supplier Park:
2.03_1 If yes, line feeding in charge of supplier:
Yes
No
Yes
No
Dates specified in the schedule indicate the day of delivery to the FGA Plant
3. Delivery frequencies
and Scheduling rules
3.01 Scheduling Rules: see the above Material Scheduling scheme.
4.01
Collapsability ratio (empty/full volume):
3.02 Other requirements for JIS (if JIS is required)
4.02
Specific rack circulation days:
4.03
Main packaging data
3.02_1 Type of JIS:
built to sequence
1 /
ship to sequence
3.02_2 Minimum load buffer inside FGA plant:
3.02_3 Minimum TAKT Time (min / vehicle):
4.03_1
Fiat Code:
3.02_4 N. of w orking shifts per w eek:
4.03_2
Lenght:
4.03_3
Width:
The Supplier is requested to fill in the
3.02_5 attached cyclogram of the JIS Process to
evaluate feasibility
5. Capacity
Management
4. Packaging
Cyclogram
Safety stock of finished products at supplier
compound (days):
5.02
Safety stock of w ork-in-progress materials at
supplier compound (days):
For details see KTP / KLT attachment in the Remarks sheet
REMARKS
The general rules for safety stock calculation and
management are defined into art. 24 of CGA w hich
has to be signed w ith the Supply Agreement
4.03_4
Height:
4.03_5
Capacity:
4.03_6
Dynamic stackability:
4.03_7
Inner expendable layer needed
4.03_8
Pcs / Trip (w hen DAP-DDP Incoterms requested):
Visual Sample of Packaging Requirement
3.03 Consignment stock amount (if I2 invoicing is required)
5.01
N° of days:
The supplier has to indicate a proposal of "Safety
Stock" as defined into the art. 24 of CGA, w hich
involves zero extra costs compared to the level of
Safety Stock in current production
REMARKS
Details of the delivery frequencies have to be agreed later w ith the
FGA plant logistics.
Foldable
plastic
4.04
Specific
metallic rack
Odette
Cardboard +
wooden pallet
YES
NO
BY (date)
NOT APPLICABLE
I-FAST contract signed
Note:
REMARKS
The development of the racks has to be agreed w ith Logistics Planning of the FGA plant
and I FAST- Container Logistics (in case of use of standardized containers) under the
approval of Manuf. Handling Tecnologies
General Guideline on tooling: Fiat tools the specific racks necessary to cover the domestic
portion of the flow (12 days coverage as a maximum); remaining racks have to be tooled
by the supplier if not differently specified or approved by SCD / Handling Tecnologies FGA
Protection devices requested by the Quality departments (plastic films, bags or similar) are
to be quoted)
By signing this document the Supplier agrees on and accepts all the conditions in these papers, attachments included.
Supplier
Responsible:
Name:
Function:
Phone number:
Date:
Signature and stamp:
Each and every yellow box must be filled in by the Supplier
Şekil 7. Lojistik Gereklilikler Formu
Genel
15
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Fiat Group Automobiles S.p.A.
Supply Chain Management
sheet: 1/3
LOGISTICS SOURCING STANDARD
Supplier Corporate Name:
Supplier
Location
DESTINATION
Plant
Supplier Plant of Production (address):
Flow Type
Desc. of component:
Delivery
Point (address)
Incoterms
Delivery
Frequency
Model:
Invoicing Scheduling
Date
Rules
Nr of items per car:
Packaging
(see I-Fast attachments in
"Packaging" Section where
indicated)
I-Fast Container CODE:
ONCE A WEEK as
MINIMUM
FCA
ITA/EU - Group 1
daily
FCA - Bursa (Turkey)
TURKEY WMF POLE - Group 2
FGA Italy
Indirect Flow
COUNTRY with WMF FIAT POLE - Group 3
multiple x w eek
n° parts/container:
I-Fast Container CODE:
w eekly
Yeni Yalova Yolu KM 10 16 16369
Bursa - TURKEY
Supplier Gate
Transit
FOB
ONCE A WEEK as
MINIMUM
FCA - Supplier
Advanced Warehouse
ONCE A WEEK as
MINIMUM
See the
"Scheduling
Rules"
attachement
n° parts/container:
Overseas Disposable
I-Fast Container CODE:
REST of the WORLD not BCC - Group 4
daily
DDP
PL/EU - Group 5
COUNTRY with WMF POLE - Group 7
Indirect Flow
TURKEY WMF POLE - Group 8
Yeni Yalova Yolu KM 10 16 16369
Bursa - TURKEY
daily
multiple x w eek
w eekly
daily
multiple x w eek
w eekly
FIAT AUTO
SERBIA
FAS Serbia Trg Topolivaca 4
34000 Kragujevac - SERBIA
Indirect Flow
FCA - Bursa (Turkey)
TURKEY WMF POLE - Group 13
I-Fast Container CODE:
w eekly
n° parts/container:
daily
multiple x w eek
w eekly
daily
multiple x w eek
w eekly
I-Fast Container CODE:
n° parts/container:
FAS Serbia Trg Topolivaca 4
34000 Kragujevac - SERBIA
DAP
I-Fast Container CODE:
n° parts/container:
multiple x w eek
FAS Serbia Trg Topolivaca 4
34000 Kragujevac - SERBIA
DAP
Overseas Disposable
I-Fast Container CODE:
FAP Tychy from Supplier Polish
Advanced Warehouse
DAP
PL - Group 12
Supplier Gate
Transit
See the
"Scheduling
Rules"
attachement
n° parts/container:
daily
ITA/PT/SPA - Group 11
I-Fast Container CODE:
w eekly
n° parts/container:
FOB
DDP
SERBIA/EU - Group 10
multiple x w eek
Villanova, Località Casetto
14019 (AT) - ITALY
ONCE A WEEK as
MINIMUM
FCA - Bursa (Turkey)
REST of the WORLD not BCC - Group 9
I-Fast Container CODE:
n° parts/container:
daily
FIAT AUTO
POLAND
n° parts/container:
w eekly
FAP Tychy
FCA - Villanova D'Asti
(Italy)
ITA - Group 6
multiple x w eek
I-Fast Container CODE:
Supplier Gate
Transit
daily
multiple x w eek
w eekly
daily
multiple x w eek
w eekly
daily
multiple x w eek
w eekly
daily
multiple x w eek
w eekly
See the
"Scheduling
Rules"
attachement
Yeni Yalova Yolu KM 10 16 16369
Bursa - TURKEY
n° parts/container:
Returnable Container
Supplier Ownership
Rack external dimensions:
n° parts/container:
REST of the WORLD not BCC - Group 14
n° parts/container:
Returnable Container
TOFAŞ Ownership
FCA Supplier
/DAT TOFAŞ
TURKEY- Group 15
FCA Villanova D'Asti/
Sud
ITA-GROUP 16
Villanova, Località Casetto
14019 (AT) - ITALY
Disposable Containe/I-FAST
Returnable Container
daily
TOFAS TURKEY POLAND WMF POLE-GROUP 17
I-Fast Container CODE:
FAS Kragujevac from Serbian
Supplier Advanced Warehouse
DAP
Indirect Flow
DAP TOFAŞ
multiple x w eek
w eekly
Supplier Gate
Transit
FAP Tychy
daily
multiple x w eek
See the
"Scheduling
Rules"
attachement
CIF Gemlik (FOB Fiat
Pole for Supplier)
COUNTRY WITH WMF POLE - Group 19
Overseas Disposable
daily
DAP TOFAŞ
REST of the WORLD not BCC Group 20
Disposable Container
w eekly
multiple x w eek
w eekly
Yeni Yalova Yolu KM 10 16 16369
Bursa - TURKEY
Disposable
YES
NO
BY (date)
I-FAST contract signed NOT APPLICABLE
Note:
Only for the choice selected, each and every yellow box must be filled in by the Supplier
Date:
Supplier Responsible:
By signing this document the Supplier agrees on and accepts all the conditions enclosed
Name:
Function:
Signature and stamp:
Phone number:
Şekil 8. Lojistik Standartları Formu
Genel
16
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
2. Tedarikçi Portalı
Tedarikçi portalı Tofaş ile tedarikçiler arasında iletişim ara yüzü olup,
karşılıklı iş süreçlerinin yönetilmesinde kullanılmaktadır. Lojistik sistemlere de
portal aracılığı ile erişilebilir.
2.1. Tedarikçi Portalına Erişim
Tedarikçi portalına giriş için gerekli kullanıcı adı ve şifre Satınalma
Birimi’nden temin edilmelidir.
Tofaş tedarikçi portalına aşağıdaki adresten erişim sağlanabilir:
http://kurumsal.tofas.com.tr
Portala erişim veya şifre problemleri durumunda aşağıdaki adresten
çağrı açılmalıdır:
https://hizmetmasasi.tofas.com.tr
Ayrıca, hizmet.masasi@tofas.com.tr adresine mail atılabilir ve 0224 261
04 00 numaralı telefondan yardım talep edilebilir.
Portal Giriş Ekranı
Tofaş yan sanayi portalına erişim aşağıdaki gibidir.
Genel
17
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
2.2. Portal Alanları
Tedarikçi portalına eriştikten sonra aşağıda gösterilen alanlarda ilgili
işlemler yapılabilir.
Tedarikçi Portalı Ekran Görüntüsü
Portal ana sayfası aşağıdaki gibidir. Sol tarafta birim bazında menü;
ortadaki duyurular kısmında üretim planları, bazı değişiklikler, sevkiyat
bilgilendirmeleri gibi duyurular; sağ tarafta ise talimatlar, eğitimler gibi
dokümanlar mevcuttur.
Sağ üst tarafta yer alan kullanıcı bilgilerinin güncel tutulması Tofaş
tarafından gönderilen bazı bilgilerin ulaşması açısından önemlidir.
Lojistik Menüsü Görüntüsü
Lojistik menüsü aşağıda göründüğü gibi olup ilgili alanlar açıklanmıştır.
Genel
18
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Buradaki alanların içerikleri ise aşağıdaki şekildedir.

e-Kanban Siparişleri: Kanban siparişlerinin takip edildiği alandır.

Ambalaj Bilgileri: Tofaş’ta tanımlı ambalajların ölçüleri ile birlikte
bulunduğu alandır.

Teslimat Program Bildirimleri: Sipariş ve öngörülerin yer aldığı
alandır.

İrsaliye Sorgulama: Sevki yapılan irsaliyelerin kabul bilgilerinin yer
aldığı alandır.

Resim Şube Listesi: Birden fazla şubeden sevkiyat yapan firmalar için
parçalar ile şubelerin eşleştirildiği alandır. Gerek kasa hareketleri,
gerek nakliye planlaması bu bilgiye göre yapıldığı için güncel tutulması
gereklidir.

Odette Etiketi: Tofaş’ın istediği standartta etiket basılan alandır.
Genel
19
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı

e-İrsaliye Yükleme: Elektronik irsaliyelerin otomatik gönderimi için
program indirme alanıdır.

e-İrsaliye Manuel Giriş: Elektronik irsaliyelerin tek tek elle giriş
yapıldığı alandır.

e-İrsaliye Manuel Dosya Gönderme: İrsaliye bilgilerinin gerekli
formatta hazırlandıktan sonra .txt dosyası olarak yüklenip gönderildiği
alandır.

e-İrsaliye Performansı: Elektronik irsaliye performansının belirli
dönemler için sorgulandığı ve görüntülendiği alandır.

Ambalaj Teyitleşmesi: Parçalar ile sevkiyat ambalajlarının eşleştirme
işlemlerinin yönetildiği alandır.

Tedarikçi Kapasite Yönetimi: Parça üretim kapasitelerinin girildiği
alandır.

MMOG/LE Uygulaması: MMOG/LE öz değerlendirme dokümanının
yüklendiği alandır

Tedarikçi Kasa Tamir Talepleri: Tedarikçilerin elindeki hasarlı kasa
bilgisini girerek tamire yönlendirmesini sağlayan ekrandır.

e-Kanban Siparişleri Analizi: Kanban siparişlerinin araç bazlı
dağılımının görüldüğü alandır.
Genel
20
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
3. Sipariş Yönetimi
Sipariş, Tofaş tarafından
programını belirten bir ifadedir.
tedarikçiye
gönderilen
periyodik
teslimat
3.1. Sipariş Gönderim Metotları
Tofaş tarafından siparişler tedarikçilere şu metotlarla gönderilir:
a) Tedarikçi Portalı: Tüm siparişler her zaman için tedarikçi portalında
yayınlanır. Siparişlere portalda “Teslimat Program Bildirimleri”
alanından ulaşılabilir.
b) EDI: Bu metotta tedarikçi portalına gönderilen sipariş bilgileri, bir servis
sağlayıcı aracılığı ile tedarikçiye tahsis edilmiş bir posta kutusuna
bırakılır. Siparişler elektronik olarak iletilmiş olur. Tedarikçi portalında
aynı siparişler görülür.
c) Stake: JIS olarak sevkiyat yapan tedarikçiler ekstra olarak stake
programı kullanır. 10 dakikada bir olmak üzere Tofaş üretim
istasyonlarından geçen araçların bilgilerine ulaşarak hangi malzemenin
gerekli olduğunu görebilir.
3.2. Sipariş Gönderim Periyodu
Tofaş seri üretim parça siparişleri günlük veya haftalık MRP ile
oluşturulmaktadır.
3.2.1. Haftalık MRP
Uzun teslimat ve üretim süresi gerektiren malzemeler için ihtiyaçların ve
siparişlerin haftalık olarak güncellendiği MRP çalışma şeklidir. Bu durumda
tedarikçilere haftada bir kez siparişler iletilir, bir sonraki haftaya ait siparişler
kesinleştirilerek 6 ay öngörü olarak iletilir.
Haftalık MRP ile siparişler her Çarşamba tedarikçilere iletilir.
Genel
21
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Şekil 9. Haftalık MRP Periyotları
3.2.2. Günlük MRP
Kısa teslimat ve üretim süresi gerektiren malzemeler için ihtiyaçların ve
siparişlerin günlük olarak güncellendiği MRP çalışma şeklidir.
Bu durumda tedarikçilere her işgünü siparişler iletilir, tedarikçinin üretim
prosesi ve lokasyona bağlı olarak 2-3 gün sonrasına ait siparişler
kesinleştirilerek, Günlük MRP ile tedarikçilere her gün güncel siparişler
gönderilir.
Sipariş dosyası içinde aksi durum anlaşılmadı ise siparişler şu şekildedir:
Bursa İçi Tüm Firmalar ve Bursa Dışı Milk-Run Dışı Firmalar: İçinde
bulunulan günle beraber 2 gün dondurulmuş (frozen) ve 3. günü kesinleştirilmiş
3 günlük kesin sipariştir. Bir sonraki haftanın sonuna kadar öngörü vardır.
Şekil 10. Günlük MRP Periyotları (1)
Bursa Dışı Milk-Run Firmalar: İçinde bulunulan günle beraber 3 gün
dondurulmuş (frozen) ve 4. günü kesinleştirilmiş 4 günlük kesin sipariştir. Bir
sonraki haftanın sonuna kadar öngörü vardır.
Şekil 11. Günlük MRP Periyotları (2)
Genel
22
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
3.3. Sipariş Dosyası Formatı
Tedarikçi portalı üzerinden gönderilen sipariş dosya formatı aşağıdaki
gibidir. EDI ile de bu bilgilerin tamamı gönderilmektedir.
Kayıt no:
Siparişin dosyadaki sıra numarasıdır.
Şirket:
Müşteri kodu yazılır. Örneğin Tofaş için 129, Brezilya için
161 yazılır.
Firma:
Tedarikçinin Tofaş’taki kodudur.
Onay Haft Pzt: Dosyanın çalıştığı hafta Pazartesi günü tarihidir.
İşletme:
Tofaş’tır.
Parça Kodu:
Tofaş parça numarasıdır (resim numarası).
Parça Adı:
Tofaş resim adıdır.
Program Turu: Kesin veya öngörü sipariş olduğunu belirtir.
Periyod:
Günlük, haftalık veya aylık toplamı ifade eder.
Periyod Başı: İlgili periyod için ilk günü verir. Günlük periyod için
siparişin gününü, haftalık periyod için haftanın ilk
gününü, aylık periyod için ayın ilk gününü verir.
Periyod Bitiş: Periyodun bitiş tarihidir.
Genel
23
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Miktar:
Sipariş miktarıdır.
Rampa Kodu:
Tofaş boşaltma rampa kodudur.
Tmn Masa No:
Temin masa numarasıdır.
Taşıyıcı Kodu:
Taşıyıcı kodudur.
Taşıyıcı İçi Mik:
Taşıyıcı içi malzeme miktarıdır (kaset, kutu, palet,
koli vs. içi).
Kümülatif Prg:
Yılbaşından MRP çalışma anına kadar açılmış olan
sipariş toplamıdır.
Kümülatif Tes:
Yılbaşından MRP çalışma anına kadar yapılmış olan
teslimat toplamıdır.
Erken:
MRP çalışma anına kadar olan program fazlası
miktarıdır.
Geç:
MRP çalışma anına kadar olan bakiye miktarıdır.
İrsaliye No:
MRP çalışma anına kadar Tofaş kabulü yapılmış son
irsaliye numarasıdır.
İrsaliye Tar:
Son irsaliyenin tarihidir.
Geliş Tar:
Son irsaliyenin Tofaş kabul zamanıdır.
Miktar:
Son irsaliyedeki miktardır.
İrsaliye 2 No:
MRP çalışma anına kadar Tofaş kabulü yapılmış son
irsaliyeden bir önceki irsaliye numarasıdır.
İrsaliye 2 Tar:
Son irsaliyeden bir önceki irsaliyenin tarihidir.
Geliş Tar 2:
Son irsaliyeden bir önceki irsaliyenin Tofaş kabul
zamanıdır.
Miktar 2:
Son irsaliyeden bir önceki irsaliyedeki miktardır.
Genel
24
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Önemli Noktalar

Periyod başı ile periyod bitişi aynı olan satırlarda yer alan siparişler ilgili
günün siparişleridir.
o Örnek: p.başı: 01.01 p.bitişi: 01.01 ise buradaki miktar 01.01 günü
siparişidir.
o Periyod başı ile bitişi farklı ise belli bir aralıktaki siparişlerin
toplamıdır.
o Örnek: p.başı: 01.01 p.bitişi: 31.01 ise buradaki miktar Ocak ayı
toplam siparişidir.

Devreden kalkmış parçalar için temin masa numarası 900 ile başlar
(922 gibi). Bu parçalarda sipariş miktarı 0’dan farklı ise ilgili Tofaş
malzeme temin uzmanı ile irtibata geçilmelidir. Teyit alınmadan
sevkiyat yapılmamalıdır.

Erken ve geç alanları MRP çalıştığı anda Tofaş kabulü yapılmış
değerlere göre oluşur. Son irsaliye bilgisine göre henüz kabulü
yapılmamış malzeme var ise buna göre değerlendirme yapılmalıdır.

Haftalık MRP’de kullanılan veriler hafta başı kesitine göredir. Erken ve
geç alanları hafta başı bilgisini yansıtır. Hafta başından dosyanın fiziki
olarak gönderildiği Çarşamba gününe kadar herhangi bir müdahale
edildi ise buna göre değerlendirilmelidir. Örnek olarak tedarikçiye
09.09.2015 Çrş. günü aşağıdaki siparişleri iletilmiştir.
OnayHaftPzt ParcaKodu
07.09.2015 00518696850E
07.09.2015 00518696850E
07.09.2015 00518696850E
07.09.2015 00518696850E
07.09.2015 00518696850E
07.09.2015 00518696850E
07.09.2015 00520035570E
07.09.2015 00520035570E
07.09.2015 00520035570E
07.09.2015 00520035570E
07.09.2015 00520035570E
07.09.2015 00520035570E
TeslimTarihi
14/09/2015
15/09/2015
16/09/2015
17/09/2015
18/09/2015
19/09/2015
14/09/2015
15/09/2015
16/09/2015
17/09/2015
18/09/2015
19/09/2015
Miktar Erken Gec IrsaliyeNo IrsaliyeTar GelisTar
Miktar
80
30
0
430895 09.04.2015 09.04.2015 16:47
40
0
30
0
430895 09.04.2015 09.04.2015 16:47
40
0
30
0
430895 09.04.2015 09.04.2015 16:47
40
20
30
0
430895 09.04.2015 09.04.2015 16:47
40
60
30
0
430895 09.04.2015 09.04.2015 16:47
40
80
30
0
430895 09.04.2015 09.04.2015 16:47
40
240
0 10
430900 09.04.2015 09.05.2015 00:20
240
320
0 10
430900 09.04.2015 09.05.2015 00:20
240
360
0 10
430900 09.04.2015 09.05.2015 00:20
240
320
0 10
430900 09.04.2015 09.05.2015 00:20
240
340
0 10
430900 09.04.2015 09.05.2015 00:20
240
500
0 10
430900 09.04.2015 09.05.2015 00:20
240
Şekil 12. Haftalık MRP Örneği
Genel
25
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Bu siparişlerde yer alan erken/geç bilgileri 07.09.15 Pazartesi gün başı
kesitini göstermektedir. Buna göre 07.09 Pzt. gün başında
00518696850E parçasında 30 adet program fazlası, 00520035570E
parçasında ise 10 adet bakiye vardır. Ancak 07.09 Pzt. veya 08.09 Salı
günü 00518696850E sevkiyatlarından 30 adet kesilmiş, 00520035570E
sevkiyatlarına 10 adet ilave edilmiş olması durumunda, 09.09 Çrş.
erken/geç bulunmaz. Benzer şekilde Tofaş malzeme temin tarafından
bu parçaların siparişleri bakiyeyi düzeltecek şekilde revize edilmiş ise
yine erken/geç bulunmayabilir. Bursa dışı milk-run firmalarında 07.09
Pzt siparişi kadar erken görünmesi normaldir. Haftalık MRP
parçalarında erken/geç ile şüphe olması halinde malzeme temin
uzmanı ile irtibata geçilmelidir.

Günlük MRP belirli sabit bir saatte çalışır ve bu saatteki güncel
program-teslimat bilgilerini referans alır. Genel olarak 2’li vardiya
düzeninde gece 02:30’da; 3’lü vardiya düzeninde ise 23:00’te
çalışmaktadır. Güncel çalışma saati Tofaş malzeme temin uzmanından
öğrenilebilir.

Bursa dışı milk-run firmalarında aksi anlaşılmadıkça sipariş gününden
1 gün önce malzeme toplama yapılır. Bu malzemelerin Tofaş’a gelişi
program gününden erken olabildiği için siparişlerde program fazlası
olarak görünmesi normaldir. Son irsaliye bilgisine göre
değerlendirilmelidir.
3.4. Sipariş Değişikliği (A8)
Sipariş değişikliği, kesin siparişlerin miktarını değiştirmek anlamına gelir.
Sipariş değişimi malzeme temin uzmanları tarafından yapılır. Sipariş değiştirme,
verilmiş olan kesin siparişin azaltılması ya da kesin siparişe ek sipariş yapılması
şeklinde olabilir.
Genel
26
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Sipariş değişikliği portaldan yayınlanır. Ayrıca SAP sisteminden
otomatik mail iletimi yapılır. Mail Tofaş portalda tanımlı lojistik
sorumlularına gönderildiği için bu alanın güncel tutulması önemlidir.
Şekil 13. Sipariş Değişikliği Dosyası
Değişiklik dosyasında yer alan miktar bilgisi güncel miktarı gösterir. İlave
olan ya da eksiltilen miktarı göstermez.
Örneğin sipariş adedi 100 iken, 50 adet ilave geldiğinde, sipariş değişikliği
dosyasında miktar 150 adet olarak görülür.
3.5. Malzeme Kullanımının Sona Ermesi
Bir malzemenin kullanımının sona ermesi ve/veya yerine bir başka
malzemenin kullanılmaya başlanacak olması durumunda malzeme siparişlerinin
özel olarak yönetilmesi gerekmektedir. Bu durumdaki malzemelerin atıl
kalmaması için, her sipariş sonrası gerek hammadde gerek bitmiş ürün stokları
stok sayımı ile kontrol altında tutulmalıdır. Güncel siparişlerin buna etkisi ilgili
Tofaş malzeme temin uzmanına bildirilmelidir.
Özellikle biten ürünler için son siparişler kasa katı dışında gönderilebilir.
Malzeme sevkiyatları da bu duruma uygun yapılmalıdır. Zira biten bir üründe
kasa içine uygun olması için siparişten fazla yapılan sevkiyatlar kabul edilmez;
atıl kalan malzeme tedarikçiye iade edilir.
3.6. Kanban Uygulaması
Tofaş tarafından özellikle sık kullanılan hacimli parçaların tedarikinde
elektronik kanban (e-Kanban) uygulaması kullanılabilir. Bu uygulamadaki
parçalar günlük MRP sisteminde yönetilir. Bu malzemelerin malzeme ve üretim
Genel
27
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
planlaması MRP bilgilerine göre; kısa vadeli üretim ve sevk planları ise kanban
sistemine göre yapılır.
Kanban uygulamasında talepler, hat yanı malzeme sisteminde otomatik ya
da manuel oluşturulmuş malzeme ihtiyaçları ile tetiklenir. Tedarikçilerden gelen
malzemeler ambar sistemine girdikçe talepler karşılanmış olur ve yeni talepler
de bir yandan oluşturularak çevrim devam eder.
Kanban sistemi ile oluşturulmuş malzeme talepleri tedarikçi portalının “eKanban Sipariş” ekranında görülür. Tedarikçiler sevkiyatlarını buna göre
yönetir. Aşağıda e-kanban sisteminin ekran görüntüsü verilmiştir.
Şekil 14. e-Kanban Sistemi
Sefer Kodu:
İlgili sefere Tofaş tarafından verilen koddur.
Kart Okutma Bitiş: Kanban talebinin oluşturulduğu son saattir.
Firma Çıkış:
Parçanın tedarikçiden çıkması gereken son saattir.
Resim No:
Parça numarasıdır.
Resmin Adı:
Parça adıdır.
Kasa Adet:
Sevk edilmesi gereken kasa adedidir.
Bu alandaki talepler malzemeler kabul yapıldıkça silinir; üretim hattına
besleme yapıldıkça yeni talep oluşur. Buna göre burada ilgili saat itibari ile
gönderilmemiş malzeme bakiye; sevkiyatından erken gönderilmiş malzeme ise
program fazlası olarak değerlendirilir.
Genel
28
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Elektronik kanban uygulamalarında, tedarikçi firma göndermiş olduğu
malzemelerin giriş işlemlerini portal ekranından takip eder. Gönderilen
malzemelerin aracın normal şartlarda Tofaş’a varış süresini takip eden iki saat
içerisinde giriş yapılmaması durumunda, ilgili malzeme kabul bölümüne giriş
yapılmayan malzemelerle ilgili bilgi verir ve ekranda gönderilmiş malzemeye ait
bakiye kalmasını engeller.
Kanban seferlerini yapan araçların sevkiyatları Tofaş Yerli Malzeme Temin
Yöneticiliği tarafından belirlenen zaman aralıklarında yapılmalıdır. Bu
sevkiyatların saatleri Tofaş onayı olmadan değiştirilemez.
Bir malzemenin sevkiyat saatine kadar yetiştirilememesi durumunda, taşıyıcı
lojistik firmasına ait kanban aracı hazır durumdaki malzemeler yüklenerek
çıkartılır. Kanban aracı ile sevk edilememiş malzemeler, tedarikçi firmanın kendi
aracı veya ilgili lojistik firmanın özel olarak organize edeceği acil araç ile sevk
edilir. Her iki durumda da oluşacak maliyetler tedarikçi firmaya aittir.
Gecikmeden dolayı oluşabilecek üretim kayıpları tedarikçi firmaya faturalanır.
Şekil 15. e-Kanban Sipariş Analizi
Portalda yer alan e-Kanban siparişleri analizi ekranında taleplerin dağılımı
sefer bazlı incelenebilir. Koyu kırmızı gösterilen alanlar bakiye kalmış talepleri,
sarı alanlar sipariş ortalamasının altında kalan talepleri, açık kırmızı alanlar ise
sipariş ortalamasının üzerinde kalan talepleri göstermektedir. Tofaş malzeme
temin uzmanları, ortalamanın altında ve üzerinde kalan talepleri (sarı ve açık
kırmızı alanları) inceleyerek müdahale edebilir.
Genel
29
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
3.7. Kapasite Yönetimi
Tedarikçiler yıllık, aylık, günlük ve vardiyalık kapasitelerini parça bazında
Tofaş portalında yer alan Tedarikçi Kapasite Yönetimi alanına tanımlar.
Girilecek kapasite değerleri Tofaş Satınalma Birimi ile anlaşılmış kapasite
değerleridir. Kapasite yönetimi ana ekranı aşağıdaki gibidir.
Şekil 16. Kapasite Yönetimi Ana Ekran
Yeni parça tanımlandıkça veya parça kapasitesi değiştiğinde kapasite
güncellenmelidir. Ekrandaki “Durum” alanında kapasite bilgisi girilen ve
girilmeyen parçalar; “Onay Durumu” alanından ise kapasite bilgisi onaylı ve
onaysız parçalar görüntülenebilir.
Ana ekranda
işaretliler kapasitesi girilmiş ve onaylanmış,
işaretliler kapasitesi girilmiş ancak henüz onaylanmamış,
işaretliler
kapasite bilgisi girilmemiş parçaları gösterir.
İlgili ekranın yanındaki
butonu ile kapasite giriş ekranına girilebilir.
Kapasite giriş ekranı aşağıdaki gibidir.
Kapasite girişleri ve kritiklik sorgulama ile ilgili detaylı bilgi Tofaş
portalda Tedarikçi Kapasite Yönetimi pdf dökümanında yer almaktadır.
Genel
30
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Şekil 17. Kapasite Giriş Ekranı
Tofaş tarafından haftalık olarak kapasite bilgileri ile güncel ihtiyaçlar
karşılaştırılır. Kapasite bilgisi girilmemiş veya kritik olan parçalar otomatik bir
rapor ile tedarikçilere bildirilir. Rapora göre kapasitesi girilmemiş parçaların
kapasitesi tanımlanmalı; kritik görünen parçalarda ise ya önlem alınarak Tofaş
malzeme temin ve tedarik zinciri geliştirme kapasite yönetimi birimlerine bilgi
verilmeli, ya da kapasite bilgisi (uygunsa) güncellenmelidir. Raporun doğru
kişilere ulaşması için iletişim bilgisi değişikliklerinin Tofaş’a zamanında bildirimi
gereklidir. Rapor örneği aşağıdaki gibidir.
Şekil 18. Kapasite Kritiklik Raporu
Genel
31
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
4. Ambalaj Yönetimi
Tofaş ile tedarikçileri arasında malzemeler farklı tipte ambalajlarda
taşınmaktadır. Ambalajın tasarımı, seçimi, tedarikçi ile Tofaş arasındaki çevrimi,
hasar yönetimi ve mutabakatlaşma gibi işlemlerin tamamı ambalaj yönetimi
başlığı altında incelenir.
4.1. Geri Dönüşümlü Ambalajlar
Yerli tedarikçiler ile teknik bir engel olmadığı sürece geri dönüşümlü ambalaj
uygulaması yapılmaktadır. Bu ambalajlar 3 grupta toplanır.
4.1.1. Standart Ambalajlar
Tek bir çeşit malzemeye özel olmayıp, birçok farklı malzemenin
taşımasında kullanılan ambalajlardır. Her bir ambalaj tipi için bir ambalaj kodu
vardır.
Standart ambalajlara malzeme yerleşimi tedarikçi sorumluluğundadır.
Malzemenin taşıma esnasında kalitesi garanti edilmelidir.
Şekil 19. Standart Ambalajlar
4.1.2. Kaset ve Palet
Plastik kaset (plastik kutu) ve bunların üzerinde taşınacağı plastik paletler
çok amaçlı ambalajlardır. Plastik kasetler katlanmaz; ancak farklı ölçülerdeki
kasetler birbiri üzerine yerleştirilebilir özelliğe sahiptir.
Plastik paletler 1000 mm x 1200 mm ölçülerindeki paletlerdir. Tofaş palet
ve kapaklarının kodları sabittir. Palet: T100 Kapak: T101 olarak ifade edilir.
Genel
32
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
4.1.3. Spesifik Ambalajlar
Standart ambalaj ile gelmesi mümkün olmayan, daha büyük ve şekilli
malzemeler için kullanılan ambalajlardır. Taşınma esnasında kalite riski yüksek
olan malzemelerde kullanılmaktadır.
Şekil 20. Spesifik Ambalajlar
4.2. Geri Dönüşümsüz Ambalajlar
Geri dönüşümüz ambalajlar da kendi içinde 3 gruba ayrılır.
4.2.1. Karton Kutu
Karton kutu ancak zorunlu hallerde kullanılmaktadır. Bu kutuların kullanım
esasları şu şekildedir:

Tüm karton kutular % 100 doldurulmalıdır. Geometrisini kullanıldığı
yere kadar korumalıdır.

El ile taşınabilen karton kutularda ağırlık maksimum 15 kg. olmalıdır.

Tüm karton kutu kapakları 9 cm plastik bantla dar yan yüzeyleri en az
10 cm geçecek şekilde kapatılmalıdır.

Tüm karton kutular palet ile taşınabilmelidir. Paletlemeye ilişkin
uyulması gereken kurallar paletleme esasları kısmında anlatılmaktadır.
4.2.2. Tahta Palet
Tofaş sevkiyatları için tahta palet kullanılması öngörülmemektedir. Zorunlu
hallerde Tofaş’tan izin alınmalıdır. Bu durumlarda da kullanılan paletler 1000
mm X 1200 mm ebatlarında olmalıdır.
Genel
33
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
4.3. Ambalaj Teyitleşme
Yeni bir malzemenin devreye girmesi aşamasında, ambalaj çalışmaları da
başlatılır. Tedarikçi, ürettiği malzemenin üretim bandına kadar hasar
görmeyecek, kalite problemi yaratmayacak şekilde gelmesini sağlayacak bir
ambalajı Tofaş’a önerir. Bu çalışma portalda lojistik dizini altında “Ambalaj
Teyitleşme” bölümünden yürütülür. Tedarikçinin önerdiği ambalaj Tofaş
tarafından incelenerek gerekirse tedarikçiye başka öneri yapılır. Her iki tarafın
mutabık kaldığı ambalaj kullanıma alınır.
Seri üretim süreci başlamadan önce ambalaj teyitleşme işlemi
tamamlanmalıdır. Ambalaj teyidi tamamlanmayan malzemenin kalite numune
onayı verilmez ve malzeme kabullerinde sisteme girişi yapılamaz. Tedarikçinin,
sadece parça numarası değişikliği bile olsa yeni resim numarası için ambalaj
teyitleşmesi yapması gereklidir. Seri üretim parçaları için ambalaj içi miktar
değişiklikleri de, ambalaj teyitleşme ekranından yönetilir. Yeni ambalaj içi miktar
teyitleşme sonrası tedarikçi tarafından Tofaş malzeme temin uzmanına da
bildirilmelidir.
Şekil 21. Ambalaj Teyitleşme Ekranı
Genel
34
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Bu ekranda,

Son durum filtresinden “Yeni Resim” seçildiğinde henüz herhangi bir
işlem yapılmamış parçalar görüntülenir. Bu parçalar için teyitleşme
işlemi başlatılmalıdır. Bu parçaların sol tarafında yer alan
ikonuna
basılarak teyitleşme ekranına gidilir.

Son durum filtresi ile firmanın yaptığı öneriler, Tofaş’ın yaptığı öneriler
ve Tofaş tarafından red edilmiş öneriler de görüntülenebilir.

Herhangi bir parçaya yeni ambalaj önerisinde bulunmak için
tuşuna basılır.

Mevcut durum kolonu altındaki ikona basıldığında, şu an geçerli olan
ambalaj tanımı bilgileri görülür.

Listedeki
işaretli kayıtlar Tofaş tarafından önerisi verilmiş
kayıtlardır. Bu öneriler tedarikçi tarafından kontrol edilip uygunsa kabul
edilmelidir.
Şekil 22. Ambalaj Teyitleşme Formu
Ambalaj teyitleşme süreci aşağıdaki şekildedir.
Genel
35
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
a) Tedarikçi sorumlusu, resme ait ambalaj için ilk tanımlama önerisini
veya değişiklik önerisini Tofaş tedarikçi portalı üzerinden ilgili ekrana
girerek oluşturur.
b) Tofaş sorumlusu kişiler bu talebi sistemlerinde görerek uygunluğunu
kontrol edip kabul veya reddedebilir.
c) Tofaş yetkilisi işlemi bitirdiği anda, tedarikçi yetkilisi yaptığı bu önerinin
sonucunu portal üzerinde ambalaj teyitleşme sayfası üzerinde görebilir.
d) Öneri Tofaş tarafından kabul edilene kadar önceki kayıtlı ambalaj
kullanılır.
Ambalaj teyitleşmesi için sistem tanıtımı ve örnek uygulama videoları
tedarikçi portalında ayrıca yer almaktadır.
4.4. Spesifik Ambalaj Belirleme
Bir malzeme için standart ambalaj kullanımı uygun değil ise, spesifik kasa
kullanımı yoluna gidilir.
Bu aşamada Tedarik Zinciri Geliştirme Müdürlüğü ambalaj tasarımı,
prototip üretimi, seri kasa üretimi ve kasaların devreye alınmasındaki süreçten
sorumludur.
Ambalaj tipi ve ambalaj içi miktarlarında Tofaş ile mutabık kalınmasının
ardından, diğer ambalajlarda olduğu gibi portalda ambalaj teyitleşme
programına resim numarası bazında giriş yapılır. Ambalaj tanımlarının web
ortamında güncel olarak yaşatılması için tedarikçiler bu bilgileri gözden
geçirmek ve gerektiğinde Tofaş’a geri besleme yapmaktan sorumludur.
4.5. Geri Dönüşümlü Ambalajların Yönetimi
Geri dönüşümlü ambalaj yönetimi Tofaş adına bir lojistik servis sağlayıcı
(3PL) firma tarafından yönetilmektedir.
3PL tarafından her hafta bir sonraki haftanın siparişlerine göre,
tedarikçilerde her ambalajdan bulunması gereken minimum ihtiyaçlar
hesaplanır. Bu ihtiyaçlara göre tedarikçilere kasa gönderimleri organize edilir.
Ambalajlar milk-run kapsamındaki firmalara milk-run araçları ile sevk edilir. Milk-
Genel
36
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
run dışındaki firmalar için firmanın organize ettiği araçlara yükleme yapılır.
Ambalajlar sevkiyat irsaliyeleri ile sevk edilir.
Geri dönüşümlü ambalajların çevrimdeki miktarı Tofaş tarafından belirlenir
ve döngüye dahil edilir. Miktarı belirlerken tedarikçide, Tofaş’ta ve yolda olması
gereken adetler dikkate alınır ve buna göre ambalaj üretilir. Tedarikçinin üretim
prosesi veya stok politikası gibi sebepler ile fazladan yaptığı stoklar için Tofaş
tarafından kasa tedarik edilmemekte; bu ilave ihtiyaçlar için firmanın kendi
kasasını tedarik etmesi talep edilmektedir.
Ambalajlar sadece Tofaş sevkiyatlarında kullanılmalıdır. Ambalajların
tedarikçinin kendi tedarikçileri ile arasındaki malzeme taşımasında kullanılması,
tedarikçinin bitmiş ürün taşıma dışında kendi iç süreçlerinde hammadde, yarı
mamul taşıması, kasalara hasar verecek uygulamalarda bulunması uygun
görülmez. Bu tip durumların tespiti halinde cezai işlemler uygulanır.
Ambalaj yetersizliği sebebiyle parçanın bakiyeye kalma riski oluşursa,
Tofaş, Malzeme Temin Birimi’ne önceden haber vermelidir ve
yönlendirme istenmelidir (alternatif ambalaj kullanımı, sipariş öteleme,
ayrı araç organizasyonu, vb.).
4.5.1. Boş Ambalaj Mutabakat
Geri dönüşümlü ambalajların stoklarını takip etmek ve herhangi bir veri
hatası kaynaklı kasa problemi oluşmaması için, tedarikçi firmalar ile lojistik
servis sağlayıcı arasında her hafta ambalaj mutabakatı yapılır.
Mutabakatta servis sağlayıcı kendi kurumsal portalı üzerinde her tedarikçide
görünen stok miktarını yayınlar. Tedarikçilerin de belirlenen zaman aralığında
bu portala girerek stokundaki dolu ve boş ambalajların fiziki miktarını girmesi
gerekir. Fark var ise ayrıca bu farkın açıklaması girilmelidir. Açıklamada farkın
tedarikçi kaynaklı olmadığı bildiriliyorsa, bu durumu ispat eder bir doküman
(irsaliye, fatura vb.) servis sağlayıcıya gönderilmelidir.
Ambalaj stoklarının doğru ve etkin takibi için tedarikçi firmalar ambalaj girişçıkış kayıtlarını kendi sisteminde tutmalı ve gerektiğinde sunabilmelidir. İspat
edilemeyen bir fark görülmesi durumunda kasa maliyeti tedarikçilere fatura
edilir.
Genel
37
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Boş kasa mutabakatlaşma ile ilgili detay bilgiler için 3PL firması ile
görüşülmelidir.
Şekil 23. Boş Kasa Mutabakat Ekranı
Bu portalda aynı zamanda kasa stok hareket bilgileri de yer alır. Mutabakat
yaparken bu kayıtlar ile tedarikçi kayıtları karşılaştırılmalı, fark görülen kayıtlar
bildirilmelidir.
4.5.2. Hasarlı ve Hatalı Kasa Sevkiyatları
Servis sağlayıcının tedarikçiye sevk ettiği kasalarda hasar tespit edilmesi
halinde tutanak tutulması gereklidir. Aynı şekilde bu tutanak servis sağlayıcının
portalına da giriş yapılmalıdır. Bildirim yapılan ambalajlar servis sağlayıcı
tarafından geri alınır ve Tofaş’ta tamir görür. Buradan bildirilmeyen ambalajların
hasarı ise kabul edilmez.
Benzer şekilde sevkiyatta irsaliyeye göre eksik, fazla ya da farklı ambalaj
sevki tespiti halinde tutanak tutulması ve portala giriş yapılması gerekir.
4.5.3. Ambalaj İrsaliye Onayları
Tedarikçiler kendisine sevk edilen kasaları teslim aldıktan ve irsaliyesevkiyat kontrolü yaptıktan sonra 3PL portalına girerek irsaliye onayı
yapmalıdır. 48 saat içinde onaylanmayan irsaliyeler doğru şekilde teslim alınmış
kabul edilir.
Genel
38
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Şekil 24. İrsaliye Onay Ekranı
4.6. Flusso Teso
İhraç edilecek parçaların ambalajlama işlemlerinin müşteri taleplerine uygun
olarak tedarikçi firmada gerçekleştirilmesidir.
Bu modelde ihraç edilen parça numaraları Tofaş tarafından tedarikçiye
bildirilir. Ambalajlama standartları, kullanılan ambalaj malzemesini üreten
firmaların bilgisi de paylaşılır. Bu standartlara göre tedarikçi bir ambalajlama
metodu öngörür. Tofaş ile metot üzerinde mutabık kalınır. Ambalajlama maliyeti
de satın alma maliyetlerine aktarılır.
Flusso teso olarak yönetilen parçalara Tofaş tarafından herhangi bir
elleçleme işlemi yapılmaz. Gelen sevkler direkt olarak konteyner veya TIR içine
yüklenir. Bağlı olarak Tofaş müşterisinden gelen problem bildirimleri direkt
olarak tedarikçi firmaya yönlendirilir.
Genel
39
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
5. Sevkiyat Yönetimi
Bu alanda tedarikçilerden Tofaş’a yapılacak sevkiyatlardaki ambalajların
hazırlanması ve araca yüklenmesi, ambalaj etiketlerinin standartları, irsaliyelerin
gönderilmesi, milk-run ve Tofaş malzeme kabul konularından bahsedilmektedir.
5.1. Malzeme Tanıtım Etiketleri
Tofaş’a gönderilecek tüm direkt üretim malzemeleri için Odette taşıma
etiketi kullanılması gerekmektedir.
Etiket büyüklüğü olarak her kasaya A5 (210 x 148 mm) boyutunda etiket
basılmalıdır. Ancak küçük kasetlere (yüksekliği 15 cm ve altında) A6 (210 x 74
mm) etiket basılmalıdır.
Tofaş portalında sevkiyat ambalajlarının üzerine asılacak olan malzeme
tanıtım etiketleri görülebildiği gibi, direkt olarak etiket basımı da yapılabilir. Etiket
ekranına portalda Lojistik sekmesi altında “Odette Etiketi” bölümünden
ulaşılabilir. Etiket basma ekranı aşağıdaki gibidir.
Şekil 25. Odette Etiket Basma Ekranı
Ekrandaki alanlar ve açıklamaları aşağıdaki gibidir:
Resim No: 12 haneli parça numarasıdır.
Genel
40
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Resim Adı:
Parça adı, otomatik gelir.
Boşaltma Yeri:
Parçanın Tofaş indirme rampasıdır.
Miktar:
Ambalaj içi miktardır.
Net Ağırlık:
Parçaların ambalajsız ağırlığıdır.
Brüt Ağırlık:
Ambalaj ve parçaların toplam ağırlığıdır.
Paket Tipi:
Parçanın tanımlı ambalajıdır. Otomatik gelir.
Kutu Sayısı:
Ambalajın içerisinde bulunan kutu ya da kaset
adedidir.
İmalatçı Resim No:
Parçanın tedarikçideki dahili kodudur.
Sevk Tarihi:
Otomatik olarak basım tarihi gelir, değiştirilebilir.
Değişiklik Tarihi:
Parçanın ODM tarihidir.
Değişiklik No:
ODM numarasıdır.
İrsaliye No:
Sevkiyat irsaliye numarasıdır.
Parça Üretim Tarihi:
Otomatik olarak etiket basım tarihi gelir. Üretim
tarihine göre değiştirilmelidir.
Parti-Lot No:
Üretim parti veya lot numarasıdır.
Etiket Tipi:
Seçilir ise A6 boyutunda etiket basımı yapılır.
AQP Kapsamı:
Parça AQP kapsamında ise seçilmelidir. CSL
(Controlled Shipment Level-Kontrollü Sevkiyat
Seviyesi) parçalarda işaret kaldırılmalıdır.
Son Kullanma Tarihi:
Kimyasal ve ömürlü malzemeler için zorunludur
Resim No alanının yanındaki
kutucuğuna girilerek bir parça için net
ağırlık, imalatçı resim no, değişiklik tarihi ve değişiklik, CF1D bilgileri ön tanımlı
hale getirilebilir. Bu sayede her etiket basımında bu bilgiler tekrar tekrar
girilmez.
Genel
41
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Şekil 26. Parça Bilgileri Ön Tanımlama Ekranı
Önemli Hususlar

Etiketlerde, parça mühendislik değişiklik tarihi bildirilmelidir.
Girilmemesi halinde kalite birimi parçayı bloke edebilir.

Sevkiyat sırasında ve sonrasında bozulma ve tahrip olma risklerini
azaltmak adına etiketlerin neme karşı dayanıklı ve ağırlığının minimum
120 gr/m2 olması gereklidir.

Etiketler ambalaj üzerinde yer alan etiketliğe yerleştirilmelidir.

Arkası yapışkanlı etiket kullanılmamalıdır. Etiket düşmemesi için üst ve
alt orta noktadan bant ile yapıştırılmalıdır.

Barkotlu alanların barkod okuyucu ile okunabilmesini sağlamak için
yüksek kaliteli barkod baskısı gerekmektedir.

Boşaltma yeri olarak malzemenin indirileceği rampa kodu girilmelidir.
Rampa kodları Tofaş sipariş dosyaları içinde görülebilir.

Resim adı bilgisi Tofaş sipariş dosyasındaki resim adı ile aynı olmalıdır.

CF1D işareti farklı bir çıktı veya sticker olarak etiketin kenarına
yapıştırılabilir; etiketin üzerindeki bilgilerin okunmasını
engellememelidir.

Etiketlerin bu standartlarda basılması tedarikçinin sorumluluğundadır.
Etiketler üzerinde herhangi bir değişiklik yapılmadan önce Tofaş’ın
onayı alınması gereklidir.
Genel
42
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Sevkiyat Etiketi
Odette etiketinin yazıcıdan düzgün çıkması için aşağıda belirtilen ayarlar
yapılmalıdır. Bu ayarların 1 kez yapılması yeterlidir. Daha sonraki etiket
basımında bu ayarlar korunur.
Odette etiketi sayfasında File/Page setup menüsüne tıklanır. Sayfa margin
ayarları aşağıda görüldüğü gibi olmalıdır.
Genel
43
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Şekil 27. Odette Etiket Sayfa Ayarları
Inch ayarı olan bilgisayarlar için milimetre-inch dönüşümü aşağıdaki
gibidir:

6,01 milimetre = 0.237 inc

4,23 milimetre = 0.167 inc

6,18 milimetre = 0.243 inc
5.2. İrsaliye İşlemleri
Tofaş’a sevk edilen tüm malzemeler için hem matbu irsaliye hem de
elektronik irsaliye (ASN) düzenlenmelidir.
5.2.1. Matbu İrsaliye
Matbu irsaliyeler yasal bir zorunluluktur. Malzeme bedelsiz dahi
gönderilse, bedelsiz matbu irsaliye düzenlenmelidir. Ancak bedelsiz malzemeler
için elektronik irsaliyeye gerek yoktur.
İrsaliyelerde beklenen özellikler aşağıdaki gibidir:

İrsaliye üzerinde firma kodu bilgisi bulunmalıdır.
Genel
44
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı

Sipariş dosyasında malzemenin tanımlı indirme rampa kodu yer alır.
(sipariş yönetimi bölümü, rampa kodu) Her indirme rampasına ayrı
irsaliye düzenlenmelidir. İndirme rampa kodu irsaliye üzerine
yazılmalıdır veya kaşe ile basılmalıdır.

İhracat siparişleri için irsaliye üzerine “İHRACAT” kaşesi basılmalı ve
ilgili pazar kodu yazılmalıdır (Örn: 201-Çin).

Ambalaj bilgileri tam ve doğru yazılmalıdır.

İrsaliye üzerinde oynama yapılmaz. Yapılırsa paraflanıp o şekilde sevk
edilir ve ilgili birimlere bilgi verilir.

Bir irsaliyede maksimum 30 kalem malzeme olması operasyon
açısından kolaylık sağlar. JIS sevkiyat irsaliyeleri için bu şekilde bir
kısıt yoktur.
5.2.2. Elektronik İrsaliye (ASN)
Elektronik irsaliye (Advance Shipment Notice-ASN) her irsaliye için ayrı
düzenlenmesi gereken zorunlu bir uygulamadır. Gönderilen her irsaliyenin
Tofaş kabulü yapılmadan önce elektronik irsaliyesinin gelmiş olması gereklidir.
ASN hazırlanması ile ilgili doküman Tofaş portalda “Elektronik İrsaliye
Kılavuzu” başlığı altında bulunabilir.
Elektronik irsaliye oluştururken şunlara dikkat edilir.

Sefer No: 3PL firması ile sevkiyatlarda, 3PL firmasının bildirmiş olduğu
sefer numarası girilir. Tedarikçi kendi araç organizasyonu veya 3PL
firması dışındaki taşımalarda sefer no kısmına firma kodunu girmelidir.

Ambalaj Tanımı: Fiziki olarak sevk edilen ambalaj tanımı girilir.
Sistemde tanımlı ambalaj kodu haricinde farklı ambalaj ile sevk edilme
durumunda irsaliyeye fiziki gönderilen girilir.

Ambalaj Adeti: Fiziki olarak sevk edilen ambalaj adedi girilir.

Malzeme Miktarı: İlgili malzemenin toplam sevk edilen fiziki miktarı
girilir.
Genel
45
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Numune parça sevki durumunda da ASN gönderilmelidir.
5.2.3. ASN Gönderim Metotları
Gönderilen bir ASN Tofaş kabulünden önce değiştirilerek tekrar
gönderilebilir. Kabulü yapılan ASN’nin değiştirilmesi mümkün değildir. ASN
Tofaş’a 3 metot ile gönderilebilir.
5.2.3.1.
Otomatik ASN Gönderimi
Bu metot ile tedarikçi kendi sisteminde otomatik olarak hazırladığı ASN’yi
Tofaş’a otomatik olarak göndermektedir. Sistemin çalışması için portalda eirsaliye yükleme alanında bulunan “İrsaliye Transfer Programı” irsaliye
gönderilecek bilgisayara kurulur. Gönderilen ASN’lerin bilgisi aynı sayfadaki “eİrsaliye Log Sayfası” ekranından görüntülenebilir.
Şekil 28. e-İrsaliye Log Sayfası
5.2.3.2.
Portala Manuel Yükleme
Bu metot ile belirli bir formatta hazırlanan yükleme dosyası portala
yüklenerek ASN gönderilir. Yükleme dosya formatı .txt olmalıdır. Bir seferde
sadece 1 irsaliyenin ASN’si yüklenebilir.
Genel
46
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Şekil 29. ASN Manuel Yükleme Ekranı
Dosya seçilip “dosyayı gönder” butonuna basılınca ekrana yüklenen
bilgiler gelir. Hatalı olan bir kayıt olması halinde X şeklinde gösterilir. Sadece
hatasız kayıtlar işleme alınır.
Hata oluşması halinde irsaliyedeki hatalı kayıt düzeltilip dosyanın tamamı
tekrar yüklenmelidir. Kaydın tekrar gönderilmesinde eski irsaliye sistemden
silinmekte ve son gönderilen dikkate alınmaktadır.
Şekil 30. İrsaliye Kontrol Ekranı
Başarılı yükleme sonrası ekrana bildirim gelir. Yüklenen dosyalar yükleme
ekranında “Upload Edilen Dosyalar” alanında görüntülenebilir.
Şekil 31. Yükleme Bildirimi
Genel
47
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
5.2.3.3.
Portala Manuel Giriş
ASN Tedarikçi portalında e-irsaliye manuel giriş alanından gönderilebilir.
Bu ekranda malzeme bilgileri teker teker girilmektedir. Hataya en açık seçenek
olduğundan en son tercih edilecek seçenektir.
Şekil 32. ASN Manuel Giriş Ekranı
Buradaki alanlar şu şekildedir:
Sipariş Türü: Parçanın indirme rampasıdır.
İrsaliye No:
İrsaliye numarasıdır.
İrsaliye Tarihi: İrsaliyenin kesildiği gündür.
Sefer No:
Milk-Run firmaları için 3PL firmasının vermiş olduğu sefer
kodudur. Fiziksel olarak gönderilen araç sefer numarası
olmalıdır. Milkrun dışı firmalar için firma kodu yazılır (Örn:
897). 3PL dışında acil araçlar ile yapılan taşımalarda da
firma kodu yazılır.
Resim No:
Parça numarasıdır.
Resim Adı:
Parçanın adıdır. Sistemden otomatik olarak gelir.
Miktar:
Sevk edilen malzeme miktarıdır.
Genel
48
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Ambalaj Kodu:
Fiziksel olarak kullanılan ambalaj kodudur.
Ambalaj Adedi:
Sevk edilen ambalaj adedidir.
Ambalaj İçi Miktar: Ambalajın içindeki fiziki miktardır.
5.2.4. Elektronik İrsaliye Gönderim Raporu
Elektronik irsaliyelerin Tofaş’a ulaşma durumu ve zamanı portalda eirsaliye raporu altından görülebilir.
Şekil 33. e-İrsaliye Gönderim Raporu
5.2.5. ASN Performansı
Gönderilen ASN’lerin içeriğinde yer alan bilgilerin uygunluğu ölçülmektedir.
Temel olarak ASN ile Tofaş kabul arasındaki bilgiler karşılaştırılır. Portalda “eİrsaliye Performansı” alanı altından görüntülenir.
Genel
49
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Şekil 34. ASN Performansı Sorgulama Ekranı
Sorgulanmak istenen yıl, ay veya hafta seçilir ve göster butonuna basılır.
İçinde bulunulan yıl, ay veya hafta sorgulanmak isteniyor ise seçime gerek
olmadan göster butonuna basılabilir.
Tedarikçinin ASN’yi fiziki sevkiyattan önce gönderip göndermediği
kontrol edilir. Tofaş kabul işlemi sonrasında ulaşan ASN’ler 0 puan
olarak değerlendirilir.
Hatasız bir ASN, içindeki resim sayısı kadar puan alabilir. Her resim 1
puandır; buna göre içinde 10 resim olan bir ASN maksimum 10 puan alabilir.
Sorgulama sonrası hangi ASN’de problem olduğu ASN’deki resim sayısı ile
puan karşılaştırılarak tespit edilir. Örneğin, aşağıdaki ekranda 428432 numaralı
ASN 7 resim için 7 puan alınabilecek iken, 4,90 puan almıştır. İrsaliye
numarasına tıklanarak uygunsuzluk incelenebilir.
Şekil 35. ASN Performansı Sorgusu
ASN içindeki her resim için 5 ana kriter kontrol edilir. Hata görülmesi halinde
o resim için aşağıdaki şekilde puan kesintisi yapılır.
Genel
50
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı

ASN gelmemiş veya Tofaş kabulünden sonra gelmiş ise  1 puan

ASN’deki malzeme miktarı ve kabuldeki farklı ise  0,2 puan

ASN’deki ambalaj tanımı ile kabuldeki farklı ise  0,25 puan

ASN’deki ambalaj miktarı ile kabuldeki farklı ise  0,25 puan

ASN’deki sefer no ile kabuldeki farklı ise  0,30 puan
428432 numaralı ASN’nin içine girildiğinde sefer numarasının ASN’ye hatalı
girildiği görülmektedir.
Şekil 36. ASN Performans Hata Örneği (1)
Tofaş malzeme kabulde sefer no 13 karakter olarak girilir. Son 6
karakter tarihtir. Sefer numarası performansı olarak, gerçek sefer
no’daki 2. haneden sonraki 6 karakter ile ASN sefer no
karşılaştırmaktadır.
Aşağıda ise ambalaj tanımında hata olan bir ASN performansı görülebilir.
Şekil 37. ASN Performans Hata Örneği (2)
Genel
51
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
5.3. Odette Etiketi ve e-İrsaliye Oluşturma Programı
Tofaş portalında yer alan Odette etiketi ve e-irsaliye oluşturma programı ile
etiketlerin ve irsaliyelerin programın kurulu olduğu bir bilgisayardan, Odette
standartlarına göre hazırlanması sağlanır.

Bu yöntem ile etiket oluştururken herhangi bir internet bağlantısına
ihtiyaç yoktur.

Etiketi oluşturulacak malzemelerin bir kereye mahsus programa
girilmesi yeterlidir.
Detaylı bilgi için Tofaş Portal altında Tofaş’ın Yayımladığı Dokümanlar
alanındaki “Odette Etiketi ve e-İrsaliye Oluşturma Programı”
incelenebilir. Kullanılacak barkod fontlarına Tofaş portalından da erişim
sağlanabilir. Portalda “Barkod Fontu” olarak yer almaktadır.
5.4. Sevkiyatlar
Tedarikçilerden malzemelerin taşınma yöntemi, paletlerin hazırlanması,
sevkiyatların doğruluğu ve yüklemenin yapılması sevkiyat konusunda incelenir.
Tofaş’a malzeme sevkiyatları milk-run veya milk-run dışı olarak 2 şekilde
yapılmaktadır.
5.4.1. Milk-Run
Bu modelde nakliye, Tofaş sorumluluğundadır. Yapılan seferler ile tek
firmadan malzeme alınabildiği gibi, birden fazla firmadan toplama da
yapılabilmektedir. Araçlar tedarikçilere boş ambalaj götürmekte, indirdiği
ambalaj yerine malzeme almaktadır. Milk-run toplamaları aşağıdaki şekildeki
gibi gösterilebilir.
Genel
52
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Şekil 38. Milk-Run Operasyonu
Milk-run operasyonları Tofaş adına 3PL firması tarafından gerçekleştirilir.
Milk-run yüklemeleri için tedarikçi rampalarının TIR’lara yandan yükleme
yapılması için uygun olması gerekir. Ayrıca firma esnek yükleme saatlerine
uyabilmeli ve yükleme zaman aralığında uygun ekipman ve personeli hazır
bulundurmalıdır.
5.4.1.1. Milk-Run Teyitleşme
Tofaş tedarikçilere göndermiş olduğu siparişleri günlük olarak 3PL firması
ile de paylaşır. 3PL firması ise kendi portalında bu siparişleri, malzemenin
yüklenmesinden 1 gün önce teyide açar. Belirlenen saat aralığında tedarikçi
tarafından fiili olarak yüklenecek malzemenin doğru bir şekilde teyit edilmesi
gerekir. Teyit işlemi tedarikçinin sahip olduğu her şube kodu için ve Tofaş’taki
ilgili tüm müşteriler için (Q129, Q161 gibi) ayrı ayrı yapılmalıdır.
Aşağıdaki ekranda bir firmanın ana şube kodu ile girdiğinde gördüğü ekran
yer almaktadır. Tofaş-129 ve Brezilya-161 için iki formun da onaylanmış olması
gerekir. Benzer şekilde firmanın ayrı bir şubesi var ise, bu şube için de
teyitleşme yapmalıdır.
Genel
53
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Şekil 39. 3PL Yükleme Teyit Formları Ekranı
Teyitleşmede Tofaş’ın brüt siparişleri teyide açılmaktadır. Bakiye veya
fazla sevk bu ekrana yansımaz. Firmanın yükleyeceği gerçek malzeme miktarı,
kasa sayısı ve kasa tipi bilgilerini teyit etmesi istenir.
Teyitleşme ekranında Tofaş siparişlerinden farklı bir değer yansımış ise,
tedarikçi tarafından Tofaş siparişlerine göre düzeltilerek teyit edilmelidir.
Şekil 40. 3PL Yükleme Teyitleşme Ekranı
Siparişler ile teyit edilen miktar arasında bulunan farklar 3PL tarafından
günlük olarak Tofaş malzeme temin birimine raporlanır. Tedarikçi teyit etmediği
bir malzemeyi yüklemek isterse, araçlarda uygun yer olmayabilir ve ekstra
yükleme maliyeti oluşabilir. Tersi bir durum olarak bir malzemeyi teyit edip
yüklememesi halinde ise hacim kaybı oluşur. Bu gibi durumlarda ekstra
yükleme maliyetleri ve/veya hacim kayıpları tedarikçilere fatura edilir.
Genel
54
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
5.4.1.2. Yükleme Planları
Teyitleşmenin tamamlanmasının ardından tedarikçilere, 3PL portalı
üzerinden ve otomatik mailler ile yükleme formları yayınlanır. Bu formlarda
yükleme ile ilgili detay bilgiler yer alır.
Şekil 41. Tedarikçilere Yayınlanan Yükleme Formu
Milk-run ile aksi bir anlaşma yapılmamış ise siparişler aşağıdaki günlerde
toplanır:
a) Bursa İçi Firmalarda: Sipariş gününde
Cumartesi üretim olması halinde, Cumartesi siparişleri Cumartesi günü
toplanmaktadır.
b) Bursa Dışı Firmalarda: Siparişten 1 gün önce
Cumartesi üretim olması halinde, Cumartesi siparişleri Cuma günü,
Pazartesi siparişleri ise Cumartesi günü toplanır.
Yükün ve sevkiyatların uygun olması halinde Tofaş malzeme temin ile
Bursa dışı firmalarda günün siparişinin aynı gün yüklenmesi konusunda mutabık
kalınabilir.
IRF Birimi’nin Cumartesi çalışması halinde Cumartesi siparişleri aynı gün,
Cumartesi kapalı olması halinde ise Cuma günü teslim edilmelidir.
Genel
55
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
5.4.1.3. Milk-Run Yüklemeleri
Malzeme taşıyan araçlardaki taşıma verimliliğini artırmak ve hatalı
sevkiyatları önlemek için tedarikçiler sevkiyat aracı gelmeden 1 saat önce
hazırlık ve kontrol işlemlerini tamamlamış olmalıdır. Bu işlemlerin amacı
araçların tedarikçilerde kalış sürelerini standartlaştırmak ve planlanan saatler
dışında giriş çıkışları önlemektir.
Teyit edilmiş ve sevkiyat için hazırlanmış malzemelerin, gelen 3PL
aracındaki yer yokluğu ile sevk edilememesi durumunda, tedarikçi durumu en
kısa sürede 3PL sorumlusuna bildirir. Bu durumda yüklenen malzemelere göre
irsaliye yenilenir. Teslim alınamayan malzemeler ise 3PL tarafından en kısa
zamanda ilgili tedarikçiye başka bir araç yönlendirilerek toplanır. Yeni aracın
gelmesi ile birlikte bir önceki araca teslim edilemeyen malzemeler irsaliye
düzenlenerek gelen araca teslim edilir.
Araç malzeme yükleme boşaltma rampasına yanaştıktan sonra aracın
perdeleri araç sürücüsü tarafından açılır. Eğer araçta tedarikçiye sevk edilmiş
geri dönüşümlü boş malzeme taşıyıcılar varsa, tedarikçi personeli bu kasaları
araçtan indirir ve irsaliye ile karşılaştırarak teslim alır.
Kasalarda irsaliyeye göre fark veya hasar tespit edilmesi halinde durum
tutanak ile kayıt altına alınır ve araç sürücüsüne imzalatılır. Fark
tedarikçi tarafından 3PL portalı üzerinden bildirilir. Bildirim yapılmayan
hallerde gelen irsaliyenin uygun teslim alındığı kabul edilir.
Boş kasa indirme işleminin ardından sevk edilecek malzemeler tedarikçi
personeli tarafından sürücünün gösterdiği tarafa ve tedarikçiye ayrılmış alan
aşılmadan yüklenir. Taşıma güvenliği olmayan ambalajlarla malzeme sevk
edilmek istenirse, bu ambalajlar sürücü tarafından teslim alınmaz.
Araçların tedarikçiye verilen saat aralığında çıkış yapması gereklidir. Bu
saat aralığına irsaliye hazırlama işlemi de dahildir. Aracın yükleme işlemi firma
çıkış saatine kadar tamamlanmamışsa ve fiilen yükleme işlemine ara verilmiş
ise araç sürücüsü tedarikçi firma sorumlusuna ve Tofaş’a durumu bildirerek
malzemeleri almadan firmadan ayrılabilir. Bu malzemeleri tedarikçi kendi
organize ettiği bir araçla vakit kaybetmeden Tofaş’a sevk eder. Bu gecikmeye
bağlı olarak üretim kaybı oluşması halinde kayıp tedarikçiye yansıtılır.
Genel
56
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Firmaya verilen yükleme-boşaltma süresi yetersiz görülüyor ise, Tofaş
ve 3PL ile mutabık kalınarak bu süre uzatılabilir.
Standart tanımlı ambalajı dışında yapılan sevkiyatlar veya standart
ambalaj içi miktarın altında yapılan yüklemeler nakliyede verimsizliğe sebep
olduğundan, aradaki hacim kaybı tedarikçilere fatura edilebilir.
5.4.2. Milk-Run Dışı
Bu modelde anlaşma Tofaş kapı teslim olarak yapılmakta olup, tedarikçi
malzemeleri kendi organize ettiği araçlar ile sevk etmektedir. Milk-run teyitleşme
ve 3PL tarafından araç yükleme planları oluşturulması söz konusu değildir.
Tofaş teslimat saatleri, Tofaş malzeme temin ve kabul birimleri tarafından
tayin edilerek tedarikçi firmaya iletilir. Tedarikçinin de bu saatler arasında
malzemeyi teslim etmesi istenir. Günde birden fazla sefer var ise, siparişler
sevkiyat sayısına bölünerek gönderilmelidir.
Örneğin, tedarikçinin A, B ve C parçalarından onar kasa siparişi vardır.
Tedarikçinin günde 5 sevkiyatı var ise, her sevkiyatta A, B ve C parçalarından
minimum ikişer kasa yüklemelidir.
Sevkiyatta kullanılacak araçlar minimum Euro-3 motora sahip olmalıdır.
5.4.3. Palet Hazırlama
Plastik kasetlerin paletlenmesinde son kat aynı hizada homojen bir
dağılıma sahip olmalıdır. Bunu sağlamak için homojenliğin bozuk olduğu yerlere
boş plastik kasetler koyulur. Böylece bu paletli sistemin üzerine başka bir paletli
sistemin yüklenebilmesi imkanı sağlanır. Boş gönderilen kasetler için ayrı
manuel bir irsaliye kesilmelidir.
Genel
57
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Şekil 42. Palet Doldurma
Paletleme esasları şu şekildedir:

Paletli sistemin maksimum yüksekliği 1350 mm. olmalıdır. Paletli
sistemlerin üst üste koyulmasındaki maksimum yükseklik 2700 mm
olabilir.

Bir palette sadece bir üretim biriminin malzemesi olmalıdır. Örneğin
montaj ve süspansiyonda kullanılan malzemeler tek bir paletle sevk
edilemez.

Paletli sistemin ağırlığı 1000 kg sınırını geçmemelidir.
Palet doldurulduktan sonra kapak kapatılır. Son olarak palet-kaset-kapak
sisteminin bütünlüğünü sağlamak için aşağıdaki iki yöntemden biri kullanılabilir.
a) Kapak üzerinde bulunan plastik şerit yuvaları kullanılarak sistem plastik
bir şeritle bağlanır.
b) Naylon folyo ile sarılır.
Şekil 43. Şeritleme Örneği
Genel
58
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Tofaş ASN yapısı içinde kapak ve palet bilgisi gönderimi yapılamaz.
Bunun yerine 3PL firmasının portalı üzerinde yönetilir. Kapak ve palet
sevkiyatları sonrasında 3PL portalı üzerinden elektronik irsaliye gönderimi
yapılır.
Tofaş paletleme talimatı Tofaş portalında incelenebilir. (Kaset Palet
Kapak Kullanım Esasları.xls)
5.4.4. Sevkiyat Doğruluğu
Yapılan sevkiyatlarda miktar ve malzeme doğruluğu kritik öneme sahip iki
husustur. Sevk edilen bir malzeme kasasının içinden hatalı malzeme çıkması,
malzemelerin karışık çıkması, etikette yazan miktardan eksik çıkması, irsaliyede
beyan edilen malzemeye göre eksik/farklı sevkiyat yapılması durumunda
yüksek maliyetli kayıplar meydana gelebilir. Bu maliyetlerin oluşmaması için
tedarikçilerin üretim ve sevkiyat aşamalarında hatasızlaştırma çalışmaları
yapmalıdır.
Bu noktada yapılması istenen uygulamalara aşağıdaki örnekler verilebilir:

Üretim sonrası benzer ürünler (özellikle sağ-sol parçalar) üretim
tesisinden çıktıktan sonra birbirinden ayrı olarak izlenmeli; üretim ve
depoda karışmayacak şekilde stoklanmalıdır.

Sevk edilecek ürünler fabrikadaki diğer ürünlerden ayrılmalıdır.
Sevkiyat alanı tanımlı, sınırları belirlenmiş olmalıdır.

Ambalajların üzerindeki dahili dolaşım etiketlerinin üretim safhasında
doğru basılması için önlem alınmalıdır. Bu amaçla üretim tesisinde
ürün-etiket barkod eşleştirmesi yapılabilir. Teknik olarak yapılamıyorsa,
fiziksel olarak parça doğrulandıktan sonra sistemde kayıt altına
alınabilir.

Tofaş etiketleri ve dahili dolaşım etiketleri elektronik olarak (barkod
okuyucu vb ile) eşleştirilmelidir. Hatalı eşleşme halinde sistemi bloke
eden bir yapı kurulmalıdır. Hatalı eşleşme sonrası ilgili ambalajın depo
çıkışı bloke olabilir, irsaliye kesimi bloke olabilir, veya benzeri bir blokaj
sistemi uygulanabilir.
Genel
59
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı

Kesilen irsaliye ile gönderilen malzeme arasında fark bulunmamalıdır.
Bu amaçla sevk edilecek ambalajların Tofaş etiketlerinin okutulması ve
irsaliyenin otomatik oluşturulması önerilmektedir. Tofaş etiketleri
okutulan ambalajlar, irsaliye sistemine iletilmeli ve bu ambalajlar
irsaliye edilmelidir. Okutulmayan ambalajların irsaliye edilmesi
engellenmelidir.

Elektronik irsaliye otomatik olarak gönderilmelidir. İrsaliye edilen bilgiler
Tofaş portalından kurulacak olan ara yazılım aracılığı ile Tofaş’a
otomatik gönderilmelidir. Ancak parçaya tanımlanmış ambalaj harici bir
sevkiyat yapılacak ise, bu ambalajın bilgisi irsaliyeye manuel
girilmelidir.
Programın kurulumu için portalda “e-İrsaliye Yükleme” bölümü
incelenmelidir.
5.4.5. Malzemelerin Araç İçinde Konumlandırılması
Malzemelerin indirme esnasında ayırt edilebilmesi için malzeme tanıtma
etiketlerinin ambalaja aracın yan yüzeyinden görülebilecek şekilde tutturulması,
ambalajların da araç içinde bu etiketler yandan görülebilecek şekilde
konumlandırılması gereklidir.
Şekil 44. Etiketlerin Konumlandırılması

Ambalajların emniyetli istif miktarına göre yüklendiğinden emin
olunmalıdır.

Paletler üst üste koyularak araç içerisinde maksimum verimlilik
sağlanmalıdır.
Genel
60
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı

Ambalajlar, tüm etiketlerin yandan görülebileceği şekilde yüklenmelidir.

Tüm palet ve kasalar forklift ayakları öne gelecek şekilde yüklenmelidir.
5.5. Tofaş Kabul İşlemleri
Tedarikçilerden malzeme getiren araçlar önce Tofaş kapısında kayıt kabul
işlemi yaptırır. Buradan aldığı iç irsaliye ile irsaliye üzerinde belirtilen malzeme
indirme rampasına gider.
Kayıt kabulden sonra lojistik kabul yapılır. Gelen malzemelerde herhangi
bir kalite (kırık, bozuk, ıslak, çizik, farklı taşıyıcı vb.) uygunsuzluğu gözlenir ise,
malzeme uygunsuz ürün alanına (tecrit alanı) alınır. Kullanılamayacak
malzemeler ıskartaya ayrılarak tedarikçiye iade edilir. Bunun yanı sıra malzeme
doğruluğu, irsaliye-sevkiyat uygunluğu gibi kriterler de kontrol edilir.
Şekil 45. Tofaş Genel Kabul Süreci
Uygunsuzluk tespit edilmesi durumunda, kabul birimi tarafından tutanak
düzenlenir. Bu tutanak otomatik e-mail aracılığı ile tedarikçiye gönderilir.
Genel
61
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Lojistik Uygunsuzluk Bildirimi
Tutanak ile eksik/fazla gönderildiği bildirilmiş malzemeler için, Tofaş
sistemlerinde fiziki olarak gelen malzemeye göre giriş kaydı güncellenir.
Muhasebeleşme için tedarikçilerin de tutanağa göre kayıtlarını
güncellemesi gereklidir.
Genel
62
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
6. Tedarik Zinciri Performans Yönetimi
Tedarik zinciri performansı, tedarikçilerin yıl içerisindeki teslimat
performansı, lojistik hatalar (SQP, tutanak), MMOG/LE denetlemesini içeren bir
performans yönetimidir.
6.1. Lojistik Hata Yönetimi (SQP)
Tedarikçi parçalarındaki hataların yönetimi Fiat normuna göre
yapılmaktadır. Fiat’ın belirlediği normda tedarikçi kaynaklı uygunsuzluklarla ilgili
hata kodlarına göre, SQP sistemi üzerinden firmalara hata bildirimi açılır. Hata
kodları ve puanlandırma ile ilgili detaylar, SQP portalda yer alan SQP Manuel
Logistics 08018 normundan incelenebilir.
6.1.1. SQP Sistemine Erişim
Fiat Group kullanıcıları ve yan sanayi firmalar, SQP sistemine
http://sqp.fiat.com adresinden ulaşabilir. SQP giriş ekranı aşağıdaki şekildeki
gibidir.
Şekil 46. SQP Giriş Ekranı
6.1.2. SQP Ana Ekranı
SQP Bills (Endeks) sekmesi, SQP sisteminde endeks açmak ve
yönetmekle ilgili fonksiyonları içeren menüye ulaşımı sağlar. Tedarikçilerin,
kendilerine açılmış endeksleri takip etmesi ve cevaplaması için kullandığı
bölümdür.
Genel
63
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Şekil 47. SQP Ana Ekranı
Owner bills (kendi fişlerim) kutucuğu işaretlenerek tedarikçiye açılmış tüm
bildirimler görüntülenebilir. Endeks bölümünde cevap bekleyen bildirimler
kırmızı renk ile uyarı olarak gösterilmektedir. Endeksin içine girildiğinde görülen
ekran aşağıdaki gibidir.
Şekil 48. SQP Endeks Ekranı
Bu ekrandaki sekmeler ise şu şekildedir:
Genel
64
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Header: Endeksin neden, hangi tarihte, kim tarafından açıldığı gibi
endeksi tanımlayan bilgiler yer alır.
Section I – Containment Action: Tedarikçi firmaların kendilerine açılmış
hata bildirimine istinaden acil aksiyonlarını girdiği ekrandır. Geçici aksiyonların
ilk 24 saat içinde bildirilmesi gerekir. 24 saatin aşılması durumuna sistem
tarafından ilave ceza puanı uygulanır.
Bu alandaki aksiyonlar problem kalıcı olarak çözülene kadar Tofaş
üretimini garantiye alacak şekilde olmalıdır. Sevkiyat ile ilgili
problemlerde kontrollü sevkiyat başlatılmalı ve bu kontrollü sevkiyatın
başlatıldığı irsaliye numarası, araç plakası gibi bilgiler belirtilmelidir.
Kontrollü yapılan sevkiyatlarda ambalajlar işaretli olarak sevk
edilmelidir.
Cevaplanması Gereken Tarih: SQP endeksi açıldıktan sonra geçici
aksiyonların tedarikçi tarafından SQP sistemine girişi için son tarih ve saat
bilgisini verir.
Cevap Gecikmesi İçin Ceza: Aksiyonların cevaplanması gereken tarihe
kadar bildirilmemesi durumunda ilave ceza puanı oluşur ve bu alanda belirtilir.
Cevap Tarihi: Tedarikçi tarafından cevaplanma tarihidir.
Containment Action Description: Aksiyonların girildiği alandır.
Plant Reply Date: Tofaş’ın ilgili biriminin değerlendirme sonucu ve
tarihidir.
Reddedilmiş Sebepler: Eğer endeks cevabı red edilmiş ise, red sebebini
gösterir.
Section I–Cross-Out: Tedarikçi hatanın kendisi kaynaklı olmadığı
görüşünde ise, itiraz talebinde bulunduğu ve gerekçelerini bildirdiği ekrandır.
Section II–Corrective Action: Problemin çözümü için kalıcı önlemlerin
bildirildiği ekrandır. Bu önlemler aşağıdaki konuları içermelidir:

Tespit edilen kök nedenlerin karşı önlemleri

Hata önleyici uygulamalar
Genel
65
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı

Standartlaştırma

Kalıcı önlem sevkiyat başlangıç bilgileri

Kalıcı önlem uygulanmış parçanın ve partilerin nasıl tanımlandığı
(parça ve lot üzerindeki işaretlemeler ve tanımlamalar)
SQP açıldıktan sonra konu hata ile ilgili tüm maliyetler tedarikçi firmaya
fatura edilmektedir.
6.2. Teslimat Performansı
Teslimat performansı, istenen malzemenin zamanında, doğru adette ve
istenen lojistik kalitede temin edilmesini amaçlayan; bu doğrultuda tedarikçilerin
bu kriterlere uygunluklarının değerlendirildiği performans sistemidir.
Raporlamalar Tofaş seri üretim ve IRF için ayrı olarak yapılmaktadır.
6.2.1. Seri Üretim Parçaları Değerlendirme Kriterleri
Değerlendirme aşağıdaki kriterlerden oluşmaktadır:
1) Sipariş programlarına uyum
2) Malzeme lojistik uygunluğu
3) Elektronik irsaliye (e-irsaliye/ASN) performansı
4) Lojistik servis sağlayıcı (3PL) teyitleşme performansı
5) Eksik malzemeli üretim/gövde hazırlama duruşu
6) Üretim kısıtlama
7) Üretim duruşu/üretim iptali
6.2.1.1. Sipariş Programlarına Uyum
Tofaş siparişlerinin miktarsal açıdan ve istenen zamanda karşılanma
durumunun ölçüldüğü kriterdir.

Programlara uyum günlük olarak ölçülür.

Zaman ve miktar uygunluğu dikkate alınır. Teslimatı gereken miktardan
sapmalar performansı belirler. Tedarikçinin teslim etmesi gereken ve
teslim ettiği miktar kıyaslanır. Fazla gönderim de, eksik gönderim gibi
performansı etkiler.
Genel
66
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı

Tedarikçilerin Tofaş üretimine sıralı olarak parçalar (just in time, just in
sequence) için teslimat programına uyum % 100 olarak değerlendirilir.

Tedarikçinin o gün için teslim etmesi gereken program/bakiye yok ve
malzeme göndermemiş ise, o gün performans hesabında
değerlendirme dışı bırakılır.
Programa uyum hesaplama algoritması aşağıda gösterilmiştir.
Program
Teslim edilen miktar
Bakiye
Teslimatı gereken miktar
Performans
Gün1
Gün2
Gün3
Gün4
Gün5
P1
P2
P3
P4
P5
G1
G2
G3
G4
G5
B1
T1-G1
T2-G2
T3-G3
T4-G4
T1=P1+B1 P2+(T1-G1) P3+(T2-G2) P4+(T3-G3) P5+(T4-G4)
S1
S2
S3
S4
S5
Şekil 49. Hesaplama Algoritması
Pi: i. gün için MRP sonucunda oluşturulmuş programdır.
Bi: i. güne başlarken bakiyedir.
Ti: Gün i için tedarikçinin teslim etmesi gereken miktardır.
Gi: Tedarikçinin i günü için teslim ettiği miktardır.
Si: i gününün programa uyum performansıdır.
N: Teslimat yapılması gereken gün sayısıdır.
Günlük Ortalama Performans = ∑Si / N
Teslimat Performansı Hesaplama
Aşağıda 1. gün tedarikçinin bakiyesi olmadığı için teslim etmesi gereken
malzeme miktarı programa eşittir; yani 100’dür. Fakat tedarikçi 1. gün
110 adet malzeme teslim ettiği için programa uyumda 10 adet fazla
gönderime göre performansı % 90 olarak değerlendirilir. 2. gün
Genel
67
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
tedarikçinin teslim etmesi gereken miktar; ilk gün 10 adet malzemeyi
fazla teslim ettiği için 120 – 10 = 110 olarak hesaplanır. 2.gün tedarikçi
90 adet malzeme teslim ettiği için de programa uyum 90 / 110 = %81,82
olarak hesaplanır. Hesaplama diğer günler için de aynı şekilde yapılır.
Gün1
Program
Parça 1
Gün2
Gün5
120
120
150
0
-10
20
10
-5
Teslimatı gereken miktar
100
110
140
160
75
Teslim edilen miktar
110
90
130
165
70
90,00%
81,82%
92,86%
96,88%
93,33%
Gün1
Program
Bakiye
Teslimatı gereken miktar
Teslim edilen miktar
Durum
Gün2
Gün4
Gün5
20
20
100
0
-10
-25
-95
80
0
50
10
-5
5
80
60
35
90
5
70
80,00%
0,00%
0,00%
100,00%
87,50%
Program
Bakiye
Teslimatı gereken miktar
Teslim edilen miktar
Durum
Gün3
80
50
Gün1
Parça 3
Gün4
100
Bakiye
Durum
Parça 2
Gün3
Gün2
Gün3
Gün4
Gün5
100
200
0
0
0
0
-10
100
0
0
100
190
100
0
0
100
0
110
90
90,00%
47,37%
100,00% D.DIŞI
0
D.DIŞI
Performans = Günlük performanslar toplamı / Değerlendirilen gün
sayısı
% 959,76 / 13 = %73,83
Tedarikçinin günlük ortalama performansı ise her resmin performans
toplamının değerlendirilen gün sayısına bölünmesi ile elde edilir.
Tedarikçilere gönderilen program dosyalarında sipariş miktarı ve bakiye
bilgisi yer almaktadır. Tedarikçiler sevkiyatını hem program hem de bakiye
bilgisini dikkate alarak planlamakla yükümlüdür. Tedarikçinin bir önceki günden
erken malzeme teslimatı varsa, bu miktarı ilk sevkiyatından kesmelidir. Bakiye
mevcut ise, bakiyeyi en kısa zamanda kapatmalıdır.
Genel
68
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
6.2.1.2. Malzeme Lojistik Uygunluğu
Malzemenin aşağıda belirtilen lojistik kriterlere uyumu aranır. Uygunsuzluk
halinde sistemde tutanak ile giriş yapılır. Performansı ise sisteme girilen
tutanaklar belirler.
Şekil 50. Malzeme Lojistik Uygunluk Kırılımı
Performans = 1- (Uygunsuzluk ağırlığı x Tekrar sayısı)
Performans değeri negatif çıkarsa 0 olarak değerlendirilir.
Örneğin bir tedarikçi değerlendirme haftası içinde 1 kez miktarsal
uygunsuzluk, 3 kez de etiket uygunsuzluğu hatası yapmış ise lojistik uygunluğu
aşağıdaki şekilde gerçekleşir.
1 - (%30 x 1 + %10 x 3) = %40
6.2.1.3. Elektronik İrsaliye (e-İrsaliye/ASN) Performansı
Bir önceki haftanın ASN performansı Tofaş portaldan teslimat performansı
sistemine Salı günleri otomatik olarak transfer edilir.
Tedarikçi kaynaklı olmayan herhangi bir problem var ise ilgili hafta tespit
edilmeli ve ilgili kabul birimi ile irtibata geçilerek en geç Pazartesi gününe kadar
düzelttirilmelidir. Sonradan yapılan düzeltmeler teslimat performansına
yansımaz.
ASN performansı sistem tarafından otomatik hesaplanmaktadır. Manuel
değişikliklere açık değildir.
Genel
69
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
6.2.1.4. Lojistik Servis Sağlayıcı (3PL) Teyitleşme Performansı
Milk-run kapsamında taşıma yapan tedarikçiler yüklemeden bir gün önce
yükleme yapacağı malzemeyi, 3PL firması portalında teyit eder. Böylelikle 3PL
araç optimizasyonu yapar. Milk-run performans ölçümünde, firmanın 3PL
firmasına vermiş olduğu teyitlerin haftalık performansı dikkate alınır.
Milk-run performansı = Firmadan teyit edilen form sayısı / Firmaya
gönderilen form sayısı
Örnek olarak, bir firma 5 çalışma günü boyunca gönderilen 12 teyit
formunda 6’sını teyit ettiyse, performansı 6 / 12 = % 50 olarak gerçekleşir.
Milkrun teyitleşme performansı 3PL portalından takip edilir.
Tofaş geri dönüşümlü ambalajı kullanan tüm firmalar 3PL ile Pazartesi
günleri boş ambalaj mutabakatı yapmaktadır. Ambalaj mutabakat performansı
bu işlem yapıldı ise tam, yapılmadı ise 0 puan olarak değerlendirilir.
Milk-run Firmaları Teyitleşme performansı = (Milkrun performansı x
%60) + (Boş ambalaj mutabakat performansı x %40)
Milk-run Dışı Firmalar Teyitleşme performansı = Boş ambalaj
mutabakat performansı
Taşıması ve ambalajı kendi sorumluluğunda olan firmalarda 3PL
performansı kriteri değerlendirilmez.
6.2.1.5. Eksik Malzemeli Üretim/Gövde Hazırlama Duruş
Tedarikçinin lojistik kaynaklı sebepler ile eksik malzemeli oto üretimi
ve/veya gövde hazırlama tesislerinde duruşa yol açıp açmadığı incelenir.
Uygunsuzluk yok ise % 100, var ise % 0 olarak değerlendirilir.
6.2.1.6. Üretim Kısıtlama
Tedarikçinin lojistik kaynaklı sebepler ile Tofaş üretim programında
değişikliğe yol açıp açmadığı incelenir. 2 alt kriter mevcuttur:
Genel
70
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı

S/S+1 Haftası Kısıt Verme

Boyalı Gövde Yere Alma
Uygunsuzluk yok ise % 100, var ise % 0 olarak değerlendirilir.
6.2.1.7. Üretim Duruşu/Üretim İptali
Bu iki kriter performans raporlarında direkt olarak yer almaz. Tofaş üretim
hatlarında tedarikçi kaynaklı duruş olması halinde, ilgili hafta program uyum
kriterinden 0 puan alır. Tedarikçi kaynaklı gün/vardiya iptali oluşması veya
üretim süresinin geçici süre ile kısaltılması durumunda ilgili hafta teslimat
performansının tamamından 0 puan alır.
6.2.2. IRF Parçaları Değerlendirme Kriterleri
IRF bölümü için gönderilen malzemelerde performans aşağıdaki kriterlere
göre değerlendirilmektedir.
1) Sipariş programlarına uyum
2) Malzeme lojistik uygunluğu
3) Elektronik irsaliye (e-irsaliye/ASN) performansı
6.2.2.1. Sipariş Programlarına Uyum
IRF siparişlerinin miktarsal açıdan ve istenen zamanda karşılanma
durumunun ölçüldüğü kriterdir.

Teslimat programına uyum haftalık olarak değerlendirilir.

Zaman ve miktar uygunluğu dikkate alınır. Teslimatı gereken miktardan
sapmalar performansı belirler.

Tedarikçinin ilgili hafta içerisinde teslim etmesi gereken program/bakiye
yok ise, o hafta performans hesabında değerlendirme dışı bırakılır.

Program haftasından önce yapılan teslimatlar, fazla teslimat olarak
değerlendirilir ve sapma miktarı kadar performansı etkiler.
IRF parçaları için siparişlere uyum performansı aşağıdaki algoritmaya göre
hesaplanmaktadır.
Genel
71
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
IRF Programa Uyum Performans Algoritma
if (O1>0)
if [ (P1/O1)-1 > L1]
if [ (P1/O1)-1 <= L1]
M1=O1*(1+L1)+B1
M1=P1+B1
if (O1=0)
X1=P1+B1
M1=P1+B1
X1=P1+B1
if (Mi>=Gi>=Xi)
if (Gi<Mi)
if (Gi>Xi)
M1=P1+B1
X1=P1+B1
X1=P1+B1
Hi=100%
Hi=0%
Hi=100-[(Gi-Xi)/Xi]
Şekil 51. IRF Programa Uyum Hesaplama Algoritması
Pi: O hafta için MRP sonucunda oluşturulmuş kesin programdır.
Bi: O haftaya başlarken bakiyedir.
Gi: Tedarikçinin o hafta içinde teslim ettiği miktardır.
Oi: İlgili hafta öngörü program miktarıdır.
Li: Öngörü miktarına göre kabul edilebilir program artış oranıdır.
Xi: Hafta içinde tedarikçinin teslim etmesi gereken maksimum miktardır.
Mi: Hafta içinde tedarikçinin teslim etmesi gereken minimum miktardır.
Hj: İlgili resim için haftalık performanstır.
IRF Programa Uyum Hesaplaması
Hafta 1 Programa Uyum Performansı = ( 100,00 % + 88,89 %) / 2 =
% 94,44
Hafta 2 Programa Uyum Performansı = ( 100,00 % + 8,33 %) / 2 =
54,16 %
Hafta 3 Programa Uyum Performansı = 0,00 %
Parça-2 için 1. haftada program 160, önceki hafta öngörüsü 100 ve
önceki haftadan kalan bakiyesi 20 olduğundan, 1.haftada teslim etmesi
gereken minimum miktar = 100 * (1 + 0,2) + 20 = 140, maksimum
teslim edebileceği miktar = 160 + 20 = 180’dir. Tedarikçi maksimum
Genel
72
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
teslim etmesi gereken miktarın üzerinde bir teslimat yaptığından ilgili
resim için siparişe uyum performansı aşağıdaki gibi hesaplanmıştır.
Performans Parça-2 = 1- (200 - 180) / 180 = 88,89 %
Hafta 1
Parça 2
Program
Teslim Edilen Miktar
Bakiye
Öngörü miktarına göre kabul edilebilir program
artış oranı
Öngörü Program
Minimum gerekli miktar
Maksimum gerekli miktar
Programa Uyum Performansı
Hafta 2
Hafta 3
160
200
20
140
230
-20
90
60
-110
20,0%
100
140
180
88,89%
20,0%
90
88
120
8,33%
20,0%
100
-20
-20
0,00%
6.2.2.2. Elektronik İrsaliye (e-İrsaliye/ASN) Performansı
Seri üretim parçaları ile birlikte hesaplanır. Hem seri üretim parçaları, hem
de ihracat parçaları aynı sonucu kullanır.
6.2.2.3. Malzeme Lojistik Uygunluğu
Seri üretim parçaları gibi hesaplanır.
6.2.3. Değerlendirme Kriter Ağırlıkları
Değerlendirme kriterlerinin performansı etkileme oranı aşağıdaki gibi
belirlenmiştir.
Genel
73
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
3PL Teyitleşmeye Dahil Firmalar
Kriter
Programa uyum
Alt Kriter
Miktarsal uygunluk
Paketleme uygunluğu
Lojistik Uygunluk
ASN Performans
Malzeme doğruluğu
Alt Kriter Ağırlık Kriter Ağırlık
60%
30%
20%
15%
40%
Etiket uygunluğu
Sefer no uygunluk
Ambalaj tanım
Ambalaj adet
Malzeme miktar
10%
30%
25%
25%
20%
Eksik Malzeme
Teyitleşme
Üretim Kısıtlama
2,5%
2,5%
Etiketteki resim no = Kasa içindeki malzeme
Talimata uygunluk
ASN üzerinde yer alan bilgiler = Kabul
yapılan bilgiler
10%
5%
5%
Gövde yere alma
S/S+1 kısıtlama
Uygunluk kriteri
Günlük programlara uyum performansı
Etiketteki miktar = Kasa içindeki fiili miktar
Talimata uygunluk
Eksik malzemeli üretilen oto = 0
Teyitleşmeye katılım oranı
Gövde yere alma = 0
Üretim kısıtlama = 0
5%
Şekil 52. 3PL Teyitleşmeye Dahil Firmalar İçin Kriter Oranları
3PL Teyitleşme Dışındaki Firmalar
3PL teyitleşme performansı puanı programa uyum kriterine eklenmiştir.
Kriter
Programa uyum
Alt Kriter
Miktarsal uygunluk
Paketleme uygunluğu
Lojistik Uygunluk
ASN Performans
Malzeme doğruluğu
Alt Kriter Ağırlık Kriter Ağırlık
65%
30%
20%
15%
40%
Etiket uygunluğu
Sefer no uygunluk
Ambalaj tanım
Ambalaj adet
Malzeme miktar
10%
30%
25%
25%
20%
Gövde yere alma
S/S+1 kısıtlama
2,5%
2,5%
Eksik Malzeme
Üretim Kısıtlama
Uygunluk kriteri
Günlük programlara uyum performansı
Etiketteki miktar = Kasa içindeki fiili miktar
Talimata uygunluk
Etiketteki resim no = Kasa içindeki malzeme
Talimata uygunluk
10%
5%
5%
ASN üzerinde yer alan bilgiler = Kabul
yapılan bilgiler
Eksik malzemeli üretilen oto = 0
Gövde yere alma = 0
Üretim kısıtlama = 0
Şekil 53. 3PL Teyitleşme Dışındaki Firmalar İçin Kriter Oranları
IRF
Kriter
Programa uyum
Lojistik Uygunluk
ASN Performans
Alt Kriter
Alt Kriter Ağırlık Kriter Ağırlık
65,0%
Miktarsal uygunluk
30%
Paketleme uygunluğu
20%
20%
Malzeme doğruluğu
40%
Etiket uygunluğu
10%
Sefer no uygunluk
30%
Ambalaj tanım
25%
15%
Ambalaj adet
25%
Malzeme miktar
20%
Uygunluk kriteri
Hafta toplamına uyum performansı
Etiketteki miktar = Kasa içindeki fiili miktar
Talimata uygunluk
Etiketteki resim no = Kasa içindeki malzeme
Talimata uygunluk
ASN üzerinde yer alan bilgiler = Kabul
yapılan bilgiler
Şekil 54. IRF Firmaları İçin Kriter Oranları
Genel
74
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
6.2.4. Değerlendirme Sonuçları ve İtiraz Süreci
Değerlendirme sonuçları haftalık olarak otomatik mail ile gönderilir. Her
Perşembe bir önceki haftanın performans sonucu gönderilir. Teslimat
performansı düşük seyreden tedarikçilerden SQP üzerinden aksiyon talebi
yapılır. Teslimat performansı ile amaç tüm lojistik alanlardaki iyileşmelerin
sağlanmasıdır. Bu sebeple geriye dönük manuel değişiklikler yapılmamaktadır.
Aksine problemlerin görünür olması ve bunların giderilmesi için aksiyonların
alınması beklenmektedir.
Herhangi bir haftada kabul, temin, siparişler ve diğer tüm operasyonel
problemler, ilgili operasyon birimi ile çözülmelidir. Rapor yayını sonrası
değişiklik yapılmaz. Sadece değerlendirmede sistemsel hesaplama hatası
mevcut ise, itiraz ve düzeltme 1 hafta içinde yapılabilir.
Siparişler ile İlgili Problemler: Temin birimi ile Pazartesi gününe kadar
Tutanak Problemleri: Kabul birimi ile Salı gününe kadar
ASN Problemleri: Kabul birimi ile Pazartesi gününe kadar
Teyitleşme Problemleri: 3PL ile Pazartesi gününe kadar çözülmelidir.
Siparişin değişmesi durumunda güncel siparişin malzeme temin birimi
tarafından aynı gün sisteme girilmesi sağlanmalıdır. Mesai dışı acil talep
oluşması halinde de, talep eden birime sipariş açtırılmalıdır.
6.3. MMOG/LE
MMOG/LE (Materials Management Operations Guideline/Logistis
Evaluation-Malzeme Yönetimi Operasyonları Kılavuzu/Lojistik Değerlendirme),
Kuzey Amerika’daki otomotiv standartları derneği Automotive Industry Action
Group (AIAG) ve Avrupa’daki karşılığı olan Odette tarafından global tedarik
zincirlerinin performansını iyileştirmek amacıyla 2001 yılında geliştirilmiştir.
MMOG/LE değerlendirme süreci, operasyonlarda iyileştirme yapılması gereken
kritik alanları açığa çıkarır ve sürekli iyileştirmeyi teşvik eder. Bir
organizasyonun tedarik zinciri performansını ve endüstrideki en iyi
uygulamalardaki yeteneğini kapsamlı şekilde değerlendirmesini sağlar.
MMOG/LE’nin incelediği süreçler aşağıdaki şekilde gösterilmektedir.
Genel
75
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Şekil 55. MMOG/LE Modeli
MMOG/LE versiyon 4 dokümanında tam değerlendirme (full evaluation) ve
temel değerlendirme (basic evaluation) şeklinde 2 seçenek sunulmaktadır. Tam
değerlendirme 197 kriter içerir. Temel versiyon, tam versiyonundaki kriterlerden
106'sını içerir; tier2 için kullanımı tavsiye edilir.
Tofaş tüm tedarikçileri ile MMOG/LE versiyon 4, tam değerlendirme
kullanmaktadır.
6.3.1. Amaç ve Hedefler
MMOG/LE’nin amacı, tedarik zinciri performans ve yeterliliklerinin
kapsamlı bir şekilde değerlendirilmesini sağlamaktır. MMOG/LE tedarik
zincirinde her bir ortak tarafından tedarikçi seçimi ve değerlendirmesinde
kullanılabilir. MMOG/LE aşağıdaki konuları hedefler:

Sürekli gelişimi harekete geçirme

Teslimat performansını geliştirme

Öncelikli faaliyetleri belirleme

En iyi uygulama kriterlerine göre değerlendirme
Genel
76
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
6.3.2. Kriter Ağırlıkları ve Sınıflandırma
MMOG/LE dokümanındaki kriterler önem derecesine göre F1, F2, F3
olarak üçe ayrılır. F3 kriterler 3 puan değerinde en kritik olandır.
F1
F2
F3
=1
Operasyonel süreçlerin kontrol seviyesini göstermekte ve kurumun genel rekabet
gücüne katkıda bulunmaktadır. F1 kriterlerine uyum sağlamak kurumun uzun süreli
puan
=2
sürdürülebilirlik ve/veya rekabet gücüne katkıda bulunmaktadır.
Operasyonel süreçlerin kontrolünü göstermekte ve kurumum operasyonlarının
verimliliği ve etkinliği bakımından önemlidir. F2 kriteri karşılanmadığında kurum
puan
=3
performansı ve/veya müşteri memnuniyeti ciddi bir şekilde etkilenebilir.
Kurumun operasyonlarının temel gereksinimidir. F3 kriterinin yerine getirilmediği
puan
durumda, kurumun ve/veya müşterinin operasyonlarının büyük oranda kesilme riski
oluşabilir ve/veya bunlarda maliyet artışı gerçekleşebilir.
Şekil 56. MMOG/LE Kriter Ağırlıkları
Bu kriterlere göre değerlendirme sonucunda A, B, C olarak sınıflandırma
yapılır. Sınıflandırma detayları aşağıda açıklanmaktadır.
1) Tüm F3 kriterleri ile
uyumluluk
A
2) 10 F2 kriterlerine
uyumsuzluk
3) Toplam % 90 veya daha
yükseği
Kurum, tüm kilit kriterler ile uyumludur ve tesiste kullanılan
tedarik zinciri yönetim süreçlerinin en iyi uygulama
olduğunu kanıtlayabilmektedir. Sürdürülebilir ve en iyi
uygulama süreçlerini sağlamak amacıyla yıllık
değerlendirmeler yapılmaktadır. Sürekli gelişimi
desteklemek amacıyla yerine getirilmemiş kriterleri ortadan
kaldırmak için bir eylem planı geliştirilmelidir.
1) Tüm F3 kriterleri ile
uyumluluk
Tedarik zinciri yönetiminin birçok kriteri karşılamasına
2) 10 ila 15 F2 kriterlerinin
rağmen kurum, müşteri ihtiyaçlarını destekleyen ve iç
B uygunsuzluğu
performansı etkileyen birçok alanda eksiktir. İş ve
3) % 75'ten daha fazla veya
müşterinin ihtiyaçlarını karşılayan bir eylem planı
eşit ve % 90'dan daha az
geliştirilmesi ve uygulanması gerekmektedir.
toplam bir sonuç
Kurum, tedarik zinciri yönetiminin bir veya daha fazla kilit
C
1) Herhangi bir F3 kriteri ile
alanında eksiktir. Bu durum müşterilerde yüksek risk
uyumsuzluk veya
oluşturmakta ve tedarik zinciri iç süreçleri kontrol ve
2) 16 veya üstü F2 kriterlerinin
verimliliğinde eksiklik oluşturmaktadır.
uyumsuzluğu veya
Müşteri ile ciddi veya uzun süreli problemlerin önüne
3) % 75'ten daha az toplam
geçmek için eylem planlarının oluşturulması, öncelik
puan
verilmesi ve uygulamaya konması için yönetim taahhüdü
gerekli olacaktır.
Şekil 57. MMOG/LE Sınıflandırma
Genel
77
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
6.3.3. Öz Değerlendirme Gönderimi
MMOG/LE öz değerlendirmesi her yıl tedarikçiler tarafından yapılmalı ve
öz değerlendirme dokümanı Tofaş Tedarik Zinciri Geliştirme Birimi’nin
yılbaşında bildirmiş olduğu tarih aralığında Tofaş portalda MMOGLE
uygulamasına yüklenmelidir.
Öz değerlendirmede, her kriter için tedarikçilerimizin nasıl uyguladığı
açıklamaları ile yazılmalıdır. Kriterlerin değerlendirmesi tamamlandıktan sonra,
sağlanmayan kriterler için aralık analizi yapılmalı ve konuyla ilgili faaliyet planı
oluşturulmalıdır. Radar grafikleri incelenmeli ve ilerleme grafiği oluşturulmalıdır.
Kriter açıklamaları eksik/yetersiz bulunan, aralık analizi yapılmamış,
faaliyet planı ve ilerleme grafiği oluşturulmamış öz değerlendirmeler tedarik
zinciri performansını etkilemektedir. MMOG/LE dokümanı Tofaş portalı
üzerinden gönderilir. Bunun için portal lojistik sekmesi altında MMOG/LE
alanına girilir. Bu ekran aşağıdaki gibidir.
Şekil 58. MMOG/LE Gönderim Ekranı
Ekrana şu alanlar otomatik olarak gelir:

Firma

Yıl

Yükleme Zamanı

Toplam Alanları
Genel
78
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Diğer alanlara giriş ise şu şekildedir:
MMOG/LE Dosyası: Dosyanın yüklenmesi için
işareti tıklanır.
Dosya bilgisayardaki konumundan seçilir ve yüklenir.
Tamamlanan:
Firma tarafından değerlendirmede uygun olduğu
belirtilmiş kriter sayısıdır. F1-F2-F3 kriterleri için ayrı
ayrı sayılar girilir.
Tamamlanmayan:
Firma tarafından değerlendirmede uygun olmadığı
belirtilmiş ve aksiyon alınacak olan kriter sayısıdır.
F1-F2-F3 kriterleri için ayrı ayrı sayılar girilir.
N/A Onaylı:
Firmanın prosesleri, yapısı, lokasyonu vb. durumlar
sebebi ile uygulamaktan muaf olduğu ve Tofaş’a
onaylatılmış kriter sayısıdır. F1-F2-F3 kriterleri için
ayrı ayrı sayılar girilir.
N/A Onaysız:
Firmanın muaf olduğunu düşündüğü ancak Tofaş’a
onaylatılmamış kriter sayısıdır. F1-F2-F3 kriterleri için
ayrı ayrı sayılar girilir. N/A onaysız kriter sayısı
Tofaş’a onaylatılmalı ve onaylıya çevrilmelidir.
Dosya yükleme sadece Tofaş Tedarik Zinciri’nin yıl başında bildirdiği
tarih aralığında gerçekleştirilebilir. Bu tarihe kadar dosya yükleme
yapılmaması durumunda tedarik zinciri performansından kesinti yapılır.
6.4. Tedarik Zinciri Performansı Kriterleri
Tedarik zinciri performansları haftalık, aylık ve yıllık bazda çeşitli araçlar
yardımı ile izlenmektedir. Yılsonunda ise değerlendirme kriterleri üzerinden
genel bir performans puanı hesaplanır.
Tedarik zinciri performansı kapsamında izlenen kriterler, teslimat
performansı, SQP, genel değerlendirme ve MMOG/LE’den oluşmaktadır.
Genel
79
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
6.4.1. Teslimat Performansı
Haftalık yayınlanan teslimat performansı değerlerinin yılsonunda
ortalaması alınır. Bu ortalama tedarik zinciri performansına dahil edilir.
6.4.2. SQP
Açılan SQP’ler 100 puanlık değere çevrilir. Bu değer tedarik zinciri
performans sonuçlarına dahil edilir. Firmanın endeks puan toplamı 100’e
bölünerek hesaplanır.
Firmaya tabloda göründüğü kadar endeks açıldığı
durumda, buradan hareketle firmaya 40 x 5 + 75 x 1
+ 90 x 2 = 455 endeks puanı açılmış demektir. Bu
puanın % 1’i alınarak 455 / 100 = 4,55 puan SQP
performansından kesinti yapılır.
Endeks
Tekrar
40 puan
5
75 puan
1
90 puan
2
6.4.3. Genel Değerlendirme
Firmaların genel değerlendirmesi Tofaş Operasyon Birimleri tarafından
periyodik olarak yapılır. Tedarik esnekliği, iletişim, problemlere karşı aksiyon
alma hızı ve aksiyon etkinliği gibi kriterler değerlendirilir.
6.4.4. MMOG/LE
Firmanın istenen tarihe kadar MMOG/LE öz değerlendirmesini gönderip
göndermediği; gönderilen dokümanın içerik uygunluğu ve bilgilerin doğruyu
yansıtması kontrol edilir.
Yıl içinde herhangi bir lojistik problem tespitinde son gönderilen MMOG/LE
dokümanı kontrol edilir. Dokümanda uygun olarak belirtilen bir maddeden
problem olduğu görülürse bu maddenin uygunluğu iptal edilir ve tedarik zinciri
performansına kesinti olarak yansıtılır.
Genel
80
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Kriter
Alt Kriter
Teslimat Performansı
129-üretim performansı
IRF performansı
Alt Kriter
Ağırlık
90%
10%
SQP
Genel Değerlendirme
TOPLAM
MMOG/LE
MMOG/LE gönderimi yapılmadı ise
MMOG/LE gönderildi ancak içeriği yetersiz ise
Kriter
Ağırlık
75%
20%
5%
100%
-10%
-5%
Şekil 59. Tedarik Zinciri Performans Kriter Ağırlıkları
Teslimat performansı, SQP ve genel değerlendirme 100 puanı
oluşturmaktadır. MMOG/LE öz değerlendirme dokümanının istenen
zamanda Tofaş’a gönderilmemesi halinde, bu hesaplanan puan
üzerinden 10 puan kesilir. Doküman gönderilmiş olmasına karşın içeriği
uygunsuz veya yetersiz ise 5 puana kadar kesinti yapılır.
6.4.5. Tedarik Zinciri Performansı Kategori Aralıkları
Tedarik zinciri performansı hesaplandıktan sonra performans kategorisi
belirlenir.
Şekil 60. Tedarik Zinciri Performans Kategori Aralıkları
Tedarikçinin yılsonu IRF teslimat performansı 80 puanın altında ise,
tedarik zinciri performansı 90 puanın üstünde dahi olsa A kategori olamaz.
Genel
81
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Tedarik zinciri, ürün veya hizmetlerin hammaddeden başlayarak, bitmiş
ürünün son müşteriye teslim edilmesine kadar yapılan operasyonların, bilgi
akışının ve fiziksel taşımaların tasarlanması, işletilmesi, performansının
ölçülmesi ve iyileştirilmesi süreçlerini içermektedir. Bu süreçlerde yalın akışın
sağlanması tüm tedarik zinciri verimliliği için önemlidir.
Tofaş malzeme siparişlerini tedarikçileri ile paylaşırken günlük/haftalık
MRP, JIT/JIS, kanban gibi yöntemler kullanmaktadır. Siparişlerin tedarikçiler
tarafından eksiksiz, zamanında, uygun lojistik kalitede teslim edilmesi
beklenmekte; risk görülmesi durumunda ilgili birimlerle iletişime geçilmesi
istenmektedir. Tedarik riskinin azaltılması için tedarikçi kapasitelerinin doğru
yönetilmesi gerekir.
Malzemelerin sevk edilmesinde kullanılan ambalajların yeterli sayıda
tedarikçilerde bulunabilmesi için, ambalaj teyitleşme, boş ambalaj mutabakat ve
hasarlı kasa bildirimleri zamanında tamamlanmalıdır.
Malzeme ve ambalaj kabullerinin doğru yapılabilmesi için sevkiyat etiketleri
ve elektronik irsaliye Tofaş standartlarına uygun hazırlanmalıdır. Sevkiyat
öncesinde hatasızlaştırma ve kontrol ile ambalaj içindeki malzeme ve miktarın
etiket/irsaliye ile uyumu sağlanmalıdır.
Tedarik zincirinin faaliyetlerinin iyileştirilmesi için performans ölçümü
yapılmaktadır. Tofaş tedarik zinciri performansı, teslimat performansı, SQP
(tedarikçi lojistik kalite performansı) ve MMOG/LE değerlendirmesine göre
ölçülmektedir. Tedarik zincirinin tüm halkalarından performansını bu kriterlere
göre izleyerek, iyileştirmeye yönelik çalışma yapması beklenmektedir.
Genel
82
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
3PL (Third Party Logistic Provider): Üçüncü parti lojistik servis
sağlayıcısını ifade eder.
A8: Planlı kesin siparişte değişiklik yapılması sonucu oluşan hareketi
ifade etmektedir. Bir malzeme için her tarihte yapılan değişiklik ayrı
bir A8 anlamına gelmektedir.
Bakiye: Müşterinin talep ettiği ürünün karşılanamamış kısmıdır.
CSL (Controlled Shipment Level): Kontrollü sevkiyat seviyesini ifade
eder.
Darboğaz: Sürecin kapasitesini sınırlayan aşamadır.
EDI (Electronic Data Interchange): Farklı birimler arasında elektronik
bilgi akışı sistemidir.
Esneklik: Üretimin müşteri talep ve beklentileri doğrultusunda değişim
gösterebilme hızı olarak tanımlanır.
Flusso Teso: IRF üzerinden Fiat fabrikalarına elleçlenmeden
gönderilen malzemenin tedarikçiden geliş ambalaj şeklidir.
Kanban: Tam zamanında üretim ortamında malzeme hareketlerinin
kontrolü aracılığıyla kullanılan bir çizelgeleme yaklaşımıdır.
Milkrun: Ürünlerin daha ekonomik koşullarda taşınması için yapılan
rota optimizasyonudur.
MRP (Materials Requirement Planning): Üretimin ihtiyaç duyacağı
brüt malzeme ihtiyaç planlamasıdır.
Program Fazlası (Anticipo): Müşteri siparişinden fazla gönderilmiş
olan miktardır.
Rampa: Depo alanlarının önünde araçlardan eşya yüklemek veya
boşaltmak için yapılan, depo önünde bulunan settir.
SQP Cevap Verme Süresi: Müşterinin beklentisini karşılama süresidir.
Genel
83
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Tedarik Zinciri Yönetimi: Şirketlerin ve tedarik zincirinin bir bütün
olarak uzun vadeli performansını iyileştirmek amacı ile zincirde yer
alan işletmelerin birbirleriyle ve kendi içlerinde yer alan iş
fonksiyonlarının sistemsel ve stratejik koordinasyonudur.
Tedarik Zinciri: Bir müşteri talebinin karşılanması için direkt veya
endirekt olarak devreye giren bütün aşamaların oluşturduğu yapıdır.
IRF: Yerli tedarikçilerden malzeme alarak diğer Fiat fabrikalarına
gönderen Tofaş birimidir.
Genel
84
TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı
Bu eğitim hazırlanırken aşağıdaki kaynaklardan yararlanılmıştır;

Direkt Malzeme Sipariş Yönetimi Eğitim Notları

Sourcing ve Sipariş Süreci Eğitimi Notları

Tedarik Zinciri Yönetimi Eğitim Notları

Tofaş Tedarikçi Lojistik El Kitabı

WCM Lojistik Eğitim Notları

http://kurumsal.tofas.com.tr

http://sqp.fiat.com/

http://portal.tofas.local

http://tofasweb/Sayfalar/AnaSayfa.aspx
Genel
85
Download