T.C Marmara Üniversitesi Sınıf Öğretmenliği Ana Bilim Dalı

T.C Marmara Üniversitesi Sınıf
Öğretmenliği Ana Bilim Dalı
Etkili İletişim Ders Sunumu
Hazırlayan: Tuba TEMUR
4/B
20070092
Öğretim görevlisi: Süleyman Tıraş
Konu: Biçimsel (Formal) İletişim
BİÇİMSEL (FORMAL) iLETİŞİM

Biçimsel iletişimin konusu, örgüt içerisinde
iletişimi kişisel kalıplardan ayırarak örgüt
kültürü ile uyumlu bir çerçeveye oturtmaktır.
Bu amaçla örgüt hiyerarşisine bağlı olarak
izlenecek olan iletişim yöntemleri ve kanalları
belirlenip standardize edilir.

Örgüt içi iletişim genellikle biçimsel biçimde
gerçekleşir. Biçimsel iletişim, örgüt içinde
yetkili kişilerce önceden düzenlenen ve
öngörülen iletişim sistemi veya bilgi akış
sistemidir.



Biçimsel iletişimin avantajlarını aşağıdaki
şekilde sıralamak mümkündür:
Kurumda belirli bir düzeni ve birimler arası
bütünlüğü sağlar;
Çalışanların görev ve sorumluluklarını
belirler;
Çalışanlara kiminle nasıl iletişim kurulacağı
konusunda bilgilendirici nitelik taşır.
Dezavantajları da aşağıdakilerdir:


Biçimsel iletişim, kurumun tüm iletişim
gereksinimlerini tam olarak karşılayamaz;
Biçimsel iletişimin etkili olabilmesi için,
çalışanların tümü tarafından kabul edilmelidir;


Kurumda baş vermiş veya verecek olayları
önceden tahmin etmek zor bazen de
imkansız olduğundan bunların biçimsel bir
şekle getirilmesi de zordur;
Biçimsel iletişim çoğu kez ağır işler ve esnek
değildir.
Biçimsel iletişim dikey, yatay ve çapraz
(diyagonal) olmak üzere üç şekilde ortaya
çıkabilir.
DİKEY İLETİŞİM


Hiyerarşik yapılanmanın doğal sonucu olarak, üst
konumundaki yöneticilerle ast konumundaki
işgörenler arasında iki yönlü olarak gerçekleşir.
Üstler belirlenen amaçlar doğrultusunda, çeşitli
konulara ilişkin olarak oluşturdukları kararlarla ilgili
emirleri yukarıdan aşağıya iletirken; astlar da
kendilerine verilen emirlerin sonuçlarını, çeşitli dilek
ve isteklerini yakınma ve önerilerini aşağıdan
yukarıya doğru iletirler.
Dikey iletişim kanalları yukarıdan aşağıya ve
aşağıdan yukarıya olmak üzere iki yönlü
çalışır.
YUKARIDAN AŞAĞIYA DOĞRU
(HİYERARŞİK) İLETİŞİM


Organizasyonun hiyerarşik yapısı içerisinde,
tepedeki yöneticiden başlayıp, emir komuta
zincirini izleyerek aşağıya doğru uzanan
iletişimdir.
Üstlerden astlara doğru akan yukarıdan
aşağıya iletişim örgütlerde genellikle
aşağıdaki amaçlarla yapılmaktadır;





Göreve ilişkin talimatların iletilmesi,
Görevin ve örgütteki diğer görevlerle ilişkisini
anlaşılmasını sağlayacak bilgilerin ilgililere iletilmesi,
Örgütün çeşitli işlem ve uygulamalarına ilişkin
bilgilerin ilgililere dağıtılması,
Astların kişilik ve işteki başarı durumlarına ilişkin
bilgi ve değerlendirmelerin kendilerine bildirilmesi,
Örgüt amaçlarının benimsenmesini ve
gerçekleştirilmesini kolaylaştıracak bilgilerin örgüt
yelerine iletilmesi.

Yukarıdan aşağıya doğru iletişim genellikle,
yalın bir dille, anlaşılır, yoruma yer
vermeyecek biçimde yazılı olmalıdır.
AŞAĞIDAN YUKARIYA İLETİŞİM



Aşağıdan yukarıya doğru iletişim,
çalışanların yöneticileriyle kurdukları iletişimi
kapsar.
Bu tür iletişimin temel amacı, yönetimi
çalışmalarla ilgili olarak bilgili kılmaktır.
Konuya iletişim süreci açısından
bakıldığında aşağıdan yukarıya doğru
iletişim, yöneticiler tarafından iletilen
mesajlara çalışanların bir tepkisi, yani
geribildirimi olarak değerlendirilebilir.

Yöneticiler, çalışanlardan olumlu ya da
olumsuz geri bildirim alamadığında kurumun
işleyişi ile ilgili bilgiyi de edinememiş olurlar.
Bu nedenle bir kurumda, aşağıdan yukarıya
doğru iletişimin sağlıklı bir şekilde işlemesi,
etkin bir yönetimin gerçekleştirilmesi
açısından son derece önemlidir.


Aşağıdan yukarıya doğru iletişimin sağlıklı bir
şekilde işleyip işlememesi, yöneticilerin
yönetim anlayışlarına, kurumun kültürel
özelliklerine ve kurum kültürüne bağlıdır.
Aşağıdan yukarıya doğru iletişim, en otoriter
yönetim biçimlerinde dahi bir ihtiyaç olarak
ortaya çıkabilmektedir. Burada yönetimin,
çalışanların iletişim ihtiyacını biçimsel bir
iletişim sistemi içinde karşılayıp
karşılamadıkları önemlidir.
Çalışanların dile getirme ve paylaşma
ihtiyacı içinde oldukları duygularını şu
şekilde açıklayabiliriz: İş İle İlgili Duygular
1. İş yükü dağıtımı adil mi?
2. Çalışma saatleri makul mü?
3. Kullanılan araç, gereç sağlam ve güvenilir
mi?
4. Çalışma ortamı, araç gereç rahat, uygun
ve yeterli mi?
5. Kimin ne yapacağı belli mi?
6. Ödüller hak edilenlere veriliyor mu?
Ödüller adil mi?
Yöneticiyle İlgili Duygular
1. İyi çalışanlar da takdir ediliyor mu?
2.Yönetici çalışanların kişisel sorunlarıyla
ilgileniyor mu?
3. Yöneticinin gözdesi olan, kayrılan kişiler
var mı?
4. Çalışanlar, yeterince denetleniyor mu?
5. Çalışanların şikâyetleri hemen ele alınıyor
mu?
6. Yönetici çalışanların görüşlerini alıyor
mu?
Örgütle İlgili Duygular
1. Çalışanların terfi etme şansı var mı?
2. Kurum politikaları adil mi?
3. Çalışanlar, kurumun dış çevresindeki
itibarıyla iftihar ediyorlar mı?
4. Kurumun sağladığı sosyal güvenlik, fazla
mesai, yıllık izin, hastalık izni gibi haklar
çalışanları tatmin ediyor mu?
5. Kurumsal değişiklikler konusunda
çalışanlara bilgi veriliyor mu?

Aşağıdan yukarıya iletişimin çalışanlar
açısından sağladığı en büyük yarar, onların
temel kişisel ihtiyaçlarının giderilmesini
sağlamaktır. Ayrıca çalışanların fikirlerinin
sorulması, çalışanlara verilen değerin bir
göstergesi olacağı için çalışanların
morallerinin yükselmesine ve kurum
amaçlarını benimsemelerini kolaylaştırır ve
daha doğru bir şekilde işlerini yapmalarını
sağlar.
YATAY İLETİŞİM


Aynı hiyerarşik düzeyde bulunan yönetici
veya fonksiyonel bölümler arasındaki iletişimi
ifade eder.
Ortaya çıkan sorunların çözümlenmesi,
örgütsel işleyişinin hızlandırılması gibi
amaçlarla ve belirli bir şekil şartına bağlı
olmadan yürütülen ve çoğu kez sözlü olarak
gerçekleşen bir iletişim türüdür.


Kurum içinde dikey ilişkiler her zaman verimli ve
etkin bir şekilde çalışmayabilir. Bu nedenle, dikey
organizasyon modelinin yaratıcısı olarak bilinen H.
Fayol, yalnızca hiyerarşik ilişkilerin geçerli olduğu bir
kurumda iletişim sorunlarının giderek yoğunlaştığını
ve çözüm olarak da yatay ilişkilerin geliştirilmesi
gerektiğini savunmuştur.
Fayol’a göre, dikey kanallar aracılığıyla iletilen
mesajların çeşitli basamaklardan geçmesi,
mesajların gerçek anlamını ve amacını önemli
ölçüde yitirmesine yol açmaktadır.

Ayrıca basamaksal bir akış izlenmesi hem
zaman kaybına yol açmakta, hem de
iletişimin etkinliğini azaltmaktadır. Fayol, bu
sorunları ortadan kaldırmak ya da azaltmak
için köprü kurma yöntemini bir çözüm olarak
önermiştir. Bu yöntem, aynı düzeyde görev
yapan kişiler arasında karşılıklı, yatay boyutlu
bir iletişimi olanaklı kılmaktadır.


Yatay iletişimin sağlıklı bir şekilde
çalışabilmesi için üst düzeydeki yöneticilerin
alınan kararlardan ve girişilen eylemlerden
bilgilendirilmeleri gerekir.
Yatay iletişim, kurumlarda karşılıklı
dayanışma ve takım ruhunun gelişmesine de
yardımcı olur. Çalışanlar arasında kurulan
sıkı ilişkiler inanç, amaç ve davranış birliğini
güçlendirir.
ÇAPRAZ İLETİŞİM



İşletmenin farklı birimlerinde çalışan ast ve
üstler arasında kurulan iletişimdir.
Çapraz iletişim çeşitli departmanlar arasında
ve ast -üst hiyerarşisi göz önünde
tutulmaksızın kurulan iletişimdir.
Çapraz iletişim örgüte yönelik
uzmanlaşmayı, farklı birimleri birbirinin
sorumluluklarını daha iyi kavramalarını ve
yardımlaşmalarını kolaylaştırıcı bir etki
yaratır.

Sorun çözme ya da proje geliştirme
amacıyla, grup veya ekiplerin üzerinde
çalıştıkları konuyu tam olarak analiz
edebilmeleri, çok yönlü bir bakış açısı
geliştirebilmeleri çapraz iletişim sayesinde
gerçekleştirilir.