Proje Döngüsü Yönetimi ve Mantıksal Çerçeve

Sorumlu Mahalleler Projesi
Proje Döngüsü Yönetimi ve Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı
Eğitimi
Bu proje T.C. İçişleri Bakanlığı Dernekler Dairesi Başkanlığı tarafından desteklenmektedir.
Proje ?
•
Belli bir amacı gerçekleştirmek için, bireysel yada
grup olarak, planlı olarak başlatılan girişim.
•
•
Değişiklik ve etki yaratma süreci.
•
Bizleri fikirden, harekete geçiren ve aşamaları olan
süreç.
Bir ürün veya hizmet geliştirmeyi hedefleyen; orijinal,
kendine özgü geçici bir girişimdir.
Özellikleri;
•
•
•
•
•
•
•
Amaçlı,
Başarılabilir,
Gerçekçi,
Duruma uygun,
Belli bir zamanı-süresi olan,
Gözlenebilen ve ölçülebilen,
Aşamalı,
Proje Döngüsü Yönetimi ?
• Bir projenin hedeflerine zamanında, öngörülen maliyet, kalite ve
performansta ulaşmasını sağlamak amacıyla; projenin tüm boyutlarının
planlanması, izlenmesi, kontrol edilmesi ve tüm çalışanların
motivasyonunun sağlanmasıdır.
Neler Proje Olabilir ?
* İnşaat, bakım ve onarım
* Yeni bir bilişim teknolojileri sisteminin kurulması
* Bir kurumda yeni prosedürlerin uygulanması
* Kurumsal gelişim
* Yeni ürün teknolojisi
* İş geliştirme ve istihdam
* Yeni bir öğretim programı
* Sosyal içerikli girişimler
Ancak, Projeler ayrıca özel hayatlarımızda
da her zaman vardılar:
* Bahçe etrafına yeni bir çit yapılması
* Kek pişirmek için yeni bir tarifin
denenmesi
Kaynak : Mesleki Eğitim Projesi- Modül 4, www.metem.gov.tr
Proje Hazırlığına Başlamadan
Önce…
Finansman Sağlayan Programın İncelenmesi
Finansman desteği sağlayan Programın rehberini/tebliğinin/yönetmeliğinin/planının
incelenmesi çok önemlidir. Program öncelikleri geliştirilmek istenilen proje ile örtüşüyor
mu? Proje uygulama takvimi sizin takviminizle uyuşuyor mu? Finansman sağlanacak
miktar sizin proje bütçe tahmininize uyuyor mu?
Başvuru Dokümanlarının İncelenmesi
Proje finansmanı sağlayan Programlarda başvuran tüm projelerin aynı temelde
değerlendirilmesi amacıyla, birbirini tamamlayan alt başlıklardan oluşan standart bir proje
belgesi kullanılır. Bazıları zorunlu olmak üzere tamamlayıcı belgeler bu standart belgeye
eklenir.
•Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı
6
Mantıksal Çerçeve
Analizi’nin Fonksiyonu
 Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı sistematik düşünmeye
yardımcı olur.
Projeden elde edilecek sonuçlar kadar, proje sürecine kimin
nasıl iştirak edeceğini de belirler.
 Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı araçları, proje yönetimi süreci
boyunca devamlılık ve tutarlılık sağlar.
 Projenin gözden geçirilmesine ve gerektiğinde revizyonuna
imkan tanır..
Mantıksal Çerçeve
Yaklaşımının Aşamaları
ANALİZ SAFHASI
•
•
•
•
Problem analizi- önemli
problemlerin, sınırların & fırsatların
belirlenmesi; sebep & sonuç
ilişkilerinin saptanması
Paydaş analizi- muhtemel ana
paydaşların kapasiteleri
değerlendirilerek belirlenmesi
Hedef analizi – belirlenen
problemlerden çözümler geliştirmek;
sonuca götüren yöntemler ile
sonuçlar arasındaki ilişkilerin
belirlenmesi
Strateji Analizi- çözümler elde etmek
için farklı stratejiler geliştirmek; en
uygun stratejiyi belirlemek.
PLANLAMA SAFHASI
•
•
•
Mantıksal Çerçeve Matrisi- proje
yapısını tanımlamak, kendi
içerisindeki tutarlılığını ve riskleri
irdelemek; ölçülebilir başarı
göstergelerini oluşturmak
Faaliyet planlaması- her bir faaliyet
ne zaman gerçekleştirilecektir?
Kaynak planlaması – hangi
kaynaklara ihtiyaç duyulacaktır?
SORUN ANALİZİ
SORUN ANALİZİ – NEDİR?
Sorun analizi, sorunların esas “nedenlerini” bulmak, sorunun
köküne inmek anlamını taşır.
Bizim sorun olarak gördüğümüz ve birbirinden bağımsız olarak
düşündüğümüz bir çok “sorun” aslında bir tek “ana sorunun”
uzantıları olabilir.
Örnek
Midenizde bir ağrı var ve doktora gittiniz.
SORUN ANALİZİ - NİÇİN YAPILIR?
Ana Sorun ve buna neden olan sorunlar ile sebep olduğu
sonuçların tarafların üzerinde uzlaşabileceği bir netlikte ortaya
çıkarılması için yapılır
PAYDAŞLAR ANALİZİ
PAYDAŞLAR ANALİZİ
Kim?
– Paydaşlar, proje sonuçlarını doğrudan ya da dolaylı,
olumlu veya olumsuz olarak etkileyebilecek ve proje
sonuçlarından olumlu veya olumsuz etkilenebilecek
kişiler, topluluklar, örgütler, kurum, kuruluş, firmalardır.
Örneğin:
– Devlet kurumları
– Özel sektör grupları, şirketler
– Sivil toplum grupları
– Toplumun üyeleri (çiftçi/tüccar, kadın/erkek, genç/yaşlı,
zengin/yoksul)
NEDEN PAYDAŞLAR ANALİZİ?
Bir sorunun çözülmesi veya bir mal ya da hizmetin
üretilmesi hiçbir zaman tek taraflı olarak
gerçekleştirilemez.
Proje konusuyla ilgili tüm tarafların bir “fikri” vardır ve
çözüm tüm bu “fikirlerin” bileşkesidir.
Paydaşlar analizi, tüm tarafların fikirlerini öğrenmek ve
sonuçta “bileşke fikri” ortaya çıkarmak için yapılır.
PAYDAŞLAR ANALİZİ
A - Proje Sahibi Kuruluş: Projeyi hazırlayan kuruluş
B - Proje Ortakları: Proje konusu ile ilgili ve proje sorumluluğunu
paylaşan kurum/kuruluşlar
C - Hedef Grup(lar): Projenin gerçekleştirilmesinden doğrudan ve
olumlu etkilenen grup veya gruplar. Proje bu gruplar için
yapılmaktadır.
D – Diğer Paydaşlar: Projenin hedef grubu ile ilişkili gruplar,
projeden olumlu ya da olumsuz olacak ilgilenecek diğer gruplar
PAYDAŞLAR ANALİZİ
Paydaşlar Analizi
 Proje ile bir bağı olan kişileri, grupları, örgütsel yapıları
tanımlar,
 Proje açısından önemli olabilecek grupların ve kişilerin
çıkarlarını ve beklentilerini tanımlar.
Paydaşlar Analizi için Yapılması Gerekenler
 Temel grupları/kişileri tanımla
 Sınıflandır (yararlanıcılar, uygulayıcılar, vs)
 Karakteristik özelliklerini belirle ve analiz et
 Proje açısından sonuçları tanımla
HEDEF ANALİZİ
HEDEF ANALİZİ – NEDİR?
Gelecekte olması istenen durumun gerçekleştirilmesi için
POTANSİYEL ÇÖZÜMLERİN analiz edilmesidir.
HEDEF ANALİZİ – NASIL YAPILIR?
 Sorun ağacındaki problemler pozitif olarak yeniden ifade edilir.
 Sorun ağacıyla karşılaştırılır ve yapılması gerekenler veya
başarılması gerekenler yeniden ifade edilir.
 Gerçekçi bir şekilde revize edilmesi gereken ve/veya
ekleme/çıkarma yapılması gereken hususlar tamamlanır.
 Bağlantıların tutarlı olmasına dikkat edilerek Hedef Ağacı
oluşturulur.
STRATEJİ ANALİZİ
STRATEJİ ANALİZİ
 Bu aşama, kendi kapasitemizi tanıdığımız ve tanımladığımız
aşamadır.
 Yeteneklerimizi, gücümüzü, güçsüz yanlarımızı ortaya
koymamız gerekir.
Strateji Analizinin Hedefi şudur:
 Belirlenen (muhtemel) amaçları bir dizi fizibilite
(olabilirlik) kriterine göre analiz etmek;
 Proje uygulaması için uygun stratejiyi seçmek
Strateji Seçiminde Dikkate Alınacak Kriterler
 Maliyetler
 Farklı Paydaşların Bakış
Açıları
 Faydaların Zaman Perspektifi
 Mevcut Kaynaklar
 Mevcut Potansiyel ve
Kapasiteler
 Politik Yapılabilirlik
 Verimlilik ve Etkinlik
 Sosyal Kabul Edilebilirlik
 Eşitsizliklerin (Kadın-Erkek)
Giderilmesine Katkısı
 Diğer Projeleri Tamamlayıcılık
 Aciliyet
Faaliyet Planlaması
• Faaliyetleri gerçekleştirmek için gerekli detayları tanımlar
• Faaliyetlerin sırasını, süresini ve önceliğini belirler
• Uygulama ve yönetim sorumluluklarını belirler
Faaliyet Planının Hazırlanma Aşamaları
•
Ana faaliyetlerin listelenmesi;
•
Faaliyetleri detaylandırmak;
•
Sıralama ve bağımlılıkların belirlenmesi;
Bütçe
• Planın rakamsal ifadesidir
• Planlanmış kaynakların harekete geçirilmesine dayanak
oluşturur
• Proje Maliyetinin ve finansman kaynaklarının belirlenmesine
kolaylık sağlar
Bütçenin Genel Esasları
• Bütçe proje teklifi hazırlanan kurumun belirlediği para
birimi ile hazırlanmalıdır.
• Bütçe süresi proje süresi ile sınırlıdır.
• Bütçeye aktarılan her türlü gider yapılacak faaliyetlerle
ilgili olmalıdır.
• Bütçeye aktarılan giderler sadece istenilen hibe tutarını
değil, projeyle ilgili tüm giderleri kapsamalıdır.
Bütçenin Genel Esasları
• Bütçe aktarılan her tutar gerçekçi olmalı, hibe tutarını
arttırabilmek için bu tutarlar şişirilmemelidir.
• Bütçeye aktarılan giderler hibe rehberinde açıklanan uygun
giderler tanımına uymalıdır.
• Bütçeye aktarılan her giderin kullanma aşamasında
belgelendirileceği unutulmamalıdır.